11/28/22, 1:28 PM Pentingnya Tata Kelola Arsip yang Efisien dan Efektif Dalam Memberi Manfaat Finansial dan

ektif Dalam Memberi Manfaat Finansial dan Sosial Bagi Sebesar-besar Ke…

Jl. Lapangan Banteng Timur No.2-4, Jakarta Pusat

 1 50-991   
ID | EN    
 Login Pegawai (https://www.djkn.kemenkeu.go.id/auth/signin?no-cache=INse0RAPzEqDmTrJHy5G)

Beranda (https://www.djkn.kemenkeu.go.id/?from=menu) Profil DJKN Layanan Peraturan (https://www.djkn.kemenkeu.go.id/peraturan)

(https://www.kemenkeu.go.id/home)

Informasi Publik Berita Artikel Galeri

 
Kanwil DJKN Sumatera Selatan, Jambi dan Bangka Belitung (https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-sumseljambibabel) > Artikel

  

(https://www.djkn.kemenkeu.go.id/files/images/2022/03/dprd-dki-sarankan-pemprov-pelajari-pengelolaan-arsip-dari-negara-maju-6PH-thumb.jpg)

Pentingnya Tata Kelola Arsip yang Efisien dan Efektif Dalam Memberi Manfaat Finansial dan Sosial Bagi Sebesar-besar Kemakmuran Rakyat


(http://www.facebook.com/sharer.php?u=https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-sumseljambibabel/baca-artikel/14850/Pentingnya-
Dewi Lestuti Ambarwati

Jum'at, 25 Maret 2022   |   1586 kali

Tata-Kelola-Arsip-yang-Efisien-dan-Efektif-Dalam-Memberi-Manfaat-Finansial-dan-Sosial-Bagi-Sebesar-besar-Kemakmuran-Rakyat.html)

(https://twitter.com/share?url=https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-sumseljambibabel/baca-artikel/14850/Pentingnya-Tata-Kelola-Arsip-yang-
Efisien-dan-Efektif-Dalam-Memberi-Manfaat-Finansial-dan-Sosial-Bagi-Sebesar-besar-Kemakmuran-
Rakyat.html&text=Pentingnya+Tata+Kelola+Arsip+yang+Efisien+dan+Efektif+Dalam+Memberi+Manfaat+Finansial+dan+Sosial+Bagi+Sebesar-

besar+Kemakmuran+Rakyat+&hashtags=djkn)


(mailto:?Subject=Pentingnya Tata Kelola Arsip yang Efisien dan Efektif

Dalam Memberi Manfaat Finansial dan Sosial Bagi Sebesar-besar Kemakmuran Rakyat
&Body=Baca%20Pentingnya+Tata+Kelola+Arsip+yang+Efisien+dan+Efektif+Dalam+Memberi+Manfaat+Finansial+dan+Sosial+Bagi+Sebesar-
besar+Kemakmuran+Rakyat+ https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-sumseljambibabel/baca-artikel/14850/Pentingnya-Tata-Kelola-Arsip-yang-
Efisien-dan-Efektif-Dalam-Memberi-Manfaat-Finansial-dan-Sosial-Bagi-Sebesar-besar-Kemakmuran-Rakyat.html)

Tata kelola arsip yang

efisien dan efektif tentu akan membawa dampak positif bagi suatu unit kerja,
dimana salah satu tugas negara adalah memastikan arsip
negara dapat terlindungi
dan terselamatkan untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik, dan
kesejahteraan rakyat. Sebagaimana yang diatur dalam
Undang-Undang Nomor 1 Tahun
2004 tentang Perbendaharaan Negara, pada Pasal 52 yang berbunyi : “Setiap
orang dan/atau badan yang menguasai dokumen yang
berkaitan dengan
Perbendaharaan Negara wajib menatausahakan dan memelihara dokumen tersebut
dengan baik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku” dengan
penjelasan Pasal 52 sebagai berikut : Peraturan perundang-undangan yang berlaku
adalah Undang-undang tentang kearsipan. Selain itu pentingnya tata
Kelola
arsip/pemeliharaan arsip juga diatur pada UU No. 24 Tahun 2007 tentang
Penanggulangan Bencana sebagaimana tercantum dalam Pasal 6 yang berbunyi :
“Pemeliharaan
arsip/dokumen otentik dan kredibel dari ancaman dan dampak bencana”

Apabila kita gali lebih

lanjut, arsip mampu merekam suatu keputusan, tindakan, ataupun memori dimana
merupakan warisan yang unik dan tidak tergantikan
melintasi satu generasi ke
generasi berikutnya. Tata kelola arsip dibutuhkan untuk melestarikan nilai guna
dan peruntukannya sebagai sumber informasi yang sah dalam
mendukung kegiatan
administrasi yang akuntabel dan transparan yang memainkan peran penting dalam
pengembangan masyarakat dengan cara menjaga dan
membantu memori individu maupun
kolektif. Keterbukaan akses arsip mampu memperkaya pengetahuan kita mengenai
masyarakat, mendorong demokrasi, melindungi
hak warga negara, serta
meningkatkan kualitas hidup.

Berkaitan dengan arsip

yang dimiliki negara (dimana merupakan arsip yang dihasilkan dari kegiatan
Lembaga Negara dan kegiatan yang menggunakan sumber
dana negara), arsip negara
yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara harus
dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya,
seperti: Arsip yang berkaitan
dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian
internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintahan
yang strategis.

https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-sumseljambibabel/baca-artikel/14850/Pentingnya-Tata-Kelola-Arsip-yang-Efisien-dan-Efektif-Dalam-Mem… 1/3
11/28/22, 1:28 PM Pentingnya Tata Kelola Arsip yang Efisien dan Efektif Dalam Memberi Manfaat Finansial dan Sosial Bagi Sebesar-besar Ke…
Untuk lebih mengetahui secara detail, ada berbagai jenis dan ragam arsip, yaitu :

 
  1. Berdasarkan fungsinya,
meliputi :

a.     Arsip Aktif : Arsip dengan frekuensi penggunaan yang tinggi dan

terus menerus

b.          Arsip Vital : Arsip dengan keberadaannya yang merupakan

persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip dan tidak dapat
diperbaharui
serta tidak tergantikan apabila rusak dan hilang.

c.     Arsip Inaktif : Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

 2. Berdasarkan subjeknya, misalnya : arsip

kepegawaian, arsip keuangan , arsip pemasaran

 3. Berdasarkan sifat kepentingannya (level

of importance) : arsip tidak berguna, arsip berguna, arsip penting, arsip
vital, dan arsip terjaga

  4. Berdasarkan tingkat keasliannya : asli, tembusan, salinan, dan petikan

  5. Berdasarkan kekuatan hukum : arsip

otentik dan arsip tidak otentik

Setelah melihat
macam-macam arsip, mari kita lihat kebijakan kearsipan di DJKN :

  1. Pengelolaan arsip dinamis yang

memadai dilakukan melalui :

a.     Program arsip vital dan terjaga yang termitigasi dengan baik

b.     Persiapan dalam rangka pengawasan kearsipan internal dan

monitoring dengan baik

2. Informasi
pengelolaan dan penyajian arsip dilaksanakan melalui kegiatan webinar kearsipan
yang bertemakan arsip produk sejarah organisasi DJKN dari masa ke masa

  3.
Pembinaan kearsipan yang kontinyu serta hasil pembinaan yang siap dievaluasi
dilakukan dengan kegiatan lomba kearsipan yang menjadi tradisi dan kebutuhan
organisasi.

Berkaitan dengan
kebijakan DJKN di atas mengenai tata kelola arsip, pentingnya bagi suatu unit
kerja dalam hal ini DJKN sebagai Pengelola Kekayaan Negara
untuk menerapkan tata
Kelola arsip yang baik dalam mengatur data/dokumen aset negara yang dimilikinya
yang sejalan dengan misi menjadi Pengelola Kekayaan
Negara yang  profesional
dan akuntabel  dalam rangka mendukung visi Kementerian Keuangan
menjadi  Pengelola Keuangan Negara  untuk mewujudkan  Perekonomian
Indonesia yang Produktif, Kompetitif, Inklusif, dan berkeadilan serta untuk
sebesar-besar kemakmuran rakyat.

Berdasarkan kebijakan
kearsipan DJKN yang telah disebutkan di atas. Mari kita bahas mengenai
permasalahan pengelolaan arsip di Kementerian Keuangan
khususnya di DJKN,
sebagai berikut :

  1. Unit kerja dipenuhi dengan arsip

Saat ini arsip di

beberapa unit kerja masih tertumpuk dan belum terkelola dengan baik yang
disimpan dengan kepentingan masing-masing pegawai.

  2. Pencarian kembali arsip tidak dapat

dilakukan secara cepat, tepat, dan benar

Arsip yang telah

disimpan sulit untuk ditemukan kembali

  3. Tidak ada petugas khusus yang

menangani arsip

Tidak adanya petugas

yang menangani arsip secara khusus dan profesional yang memahami tata kelola
pengarsipan, ditambah lagi pemberkasan arsip tidak
berdasarkan klasifikasi
tetapi nomor urut agenda atau jenis naskah dinas.

Setelah membahas
beberapa permasalahan tata Kelola arsip di DJKN. Penulis ingin menyampaikan
beberapa rekomendasi perbaikan pada tata kelola arsip di DJKN,
meliputi :

  1.
Pengelolaan arsip dengan sistem aplikasi pemutakhiran database

Arsip disimpan sesuai

dengan sistem aplikasi pemutakhiran database sehingga terselamatkannya arsip
yang mempunyai nilai sejarah dan pertanggungjawaban secara
nasional

  2. Adanya pemisahan pada arsip aktif dan

inaktif

Arsip aktif dan inaktif

dapat terpisahkan serta terkelola dengan baik dan didukung oleh prasarana dan sarana yang
memadai sehingga penemuan kembali arsip dapat
dilakukan dengan cepat dan tepat

  3.
Terdapat petugas khusus tata kelola kearsipan

Adanya petugas yang

khusus menangani arsip sehingga pemberkasan arsip dapat mempergunakan
klasifikasi

https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-sumseljambibabel/baca-artikel/14850/Pentingnya-Tata-Kelola-Arsip-yang-Efisien-dan-Efektif-Dalam-Mem… 2/3
11/28/22, 1:28 PM Pentingnya Tata Kelola Arsip yang Efisien dan Efektif Dalam Memberi Manfaat Finansial dan Sosial Bagi Sebesar-besar Ke…
Di akhir kata, Penulis
ingin menyampaikan “Tetap semangat berjuang mengubah paradigma pengelolaaan
kearsipan dari suatu kewajiban menjadi sebuah
kebutuhan”.

(Penulis : Hedaryani - Kepala

Subbagian Sumber Daya Manusia Kanwil DJKN SJB)

Disclaimer

Tulisan ini adalah pendapat pribadi dan tidak mencerminkan kebijakan institusi di mana penulis bekerja.

Foto Terkait Artikel

Peta Situs (https://www.djkn.kemenkeu.go.id/)

|
Email Kemenkeu (http://www.webmail.kemenkeu.go.id/)
|
FAQ (https://www.djkn.kemenkeu.go.id/)
|
Prasyarat (https://www.djkn.kemenkeu.go.id/)
|
Wise (http://www.wise.kemenkeu.go.id/)
|
LPSE (https://www.lpse.kemenkeu.go.id/)
|

Hubungi Kami (https://www.djkn.kemenkeu.go.id/page/10771/Hubungi-Kami.html)

|
Oppini (https://www.djkn.kemenkeu.go.id/oppini/)

Hak Cipta Direktorat Jenderal Kekayaan Negara@2021

Direktorat Hukum dan Hubungan Masyarakat - Gedung Syafruddin Prawiranegara II Lt.12

Jl. Lapangan Banteng Timur Nomor 2-4 Jakarta

Ikuti Kami
(https://id-id.facebook.com/DitjenKekayaanNegara) 
(https://twitter.com/ditjenkn) 
(https://youtube.com/)

KNPedia

(https://www.djkn.kemenkeu.go.id/knpedia) 

https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-sumseljambibabel/baca-artikel/14850/Pentingnya-Tata-Kelola-Arsip-yang-Efisien-dan-Efektif-Dalam-Mem… 3/3