PAPER TENTANG

PERANCANGAN SISTEM KEARSIPAN

DI DINAS PEMADAM KEBAKARAN KOTA SEMARANG

Dosen : Drs. Fatchun Hasyim, M.Si.

Disusun untuk memenuhi tugas Manajemen Kearsipan

Oleh:
1. Divia Cahya Bulan (4.52.21.0.10)
2. Farsya Salsabila (4.52.21.0.14)
3. Khamim Nur (4.52.21.0.16)
4. Modesta Dhea M.S(4.52.21.0.18)
5. Nurul Aulia Isnaini(4.52.21.0.21)
ABT 2A

PROGRAM STUDI D4 ADMINISTRASI BISNIS TERAPAN

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK NEGERI SEMARANG
TAHUN 2022
 BAB I
PEMAHAMAN OBJEK SECARA UMUM

A. Nama Organisasi : DINAS PEMADAM KEBAKARAN KOTA SEMARANG

B. Alamat Organisasi: Jl. Madukoro Raya No.6, Krobokan, Kec. Semarang Barat,
Kota Semarang, Jawa Tengah 50144
C. Unit : Umum dan Kepegawaian
D. Sifat : Rutin dan Penunjang

BAB II
PEMAHAMAN KEGIATAN RUTIN ORGANISASI
Bagian : Umum dan Kepegawaian
Kegiatan : 1. Penerimaan Tamu Lembaga
2. Bina Lingkungan
3. Surat Tugas Pegawai
4. Pengajuan Cuti Pegawai
5. Penilaian Pegawai

BAB III
ANALISA PROSEDUR KEGIATAN RUTIN ORGANISASI

1. Nama sub kegiatan : Penerimaan Tamu Lembaga

Prosedur:
1. Menyapa terlebih dahulu dengan sikap ramah, sopan, santun, simpatik, pada sikap
berdiri. Kemudian tawarkan bantuan.
2. Setelah tamu memberikan tujuan dan identitasnya, selanjutnya mempersilahkan
tamu duduk di ruang tunggu yang telah disedikan.
3. Segera menghubungi melalui telepon orang yang dituju tersebut dengan
mengucapkan: “selamat pagi/siang/sore, petugas jaga disini ada tamu yang ingin
menemui bapak/ibu … dari …”
4. Bila staf yang dituju mempunyai sekretaris, maka sekretaris tersebut harus
dihubungi dan diberitahukan jika ada tamu.
5. Bila sudah ada konfirmasi, maka tamu diharap menunggu atau menemui orang
yang dituju.
6. Antar atau beri petunjuk tentang lokasi yang harus dituju tempat tamu diterima
dan minta tamu untuk mengisi buku tamu dan berilah tanda visitor kepada tamu
tersebut.
7. Dalam keadaan tertentu yang disebut oleh pimpinan, petugas jaga wajib
mengantar/mengawal tamu yang sampai dengan resepsionis, misal:
- Tamu tersebut adalah pejabat tinggi dari suatu instansi pemerintah.
- Tamu tersebut adalah karyawan yang mempunyai masalah kepegawaian.
8. Ucapkan terimakasih ketika tamu akan meninggalkan kantor dan mintalah
Kembali kartu visitor.

1
Yang terlibat dalam pelaksanaan: Receptionist, dan security.
Periodisasi pelaksanaan aktifitas : Harian, Mingguan, Bulanan
2. Nama sub kegiatan : Bina Lingkungan
Prosedur:
1. Pemohon mengajukan permohonan penyuluhan ke Bidang Pemberdayaan dan
Partisipasi Masyarakat
2. Bidang Pemberdayaan dan Partisipasi Masyarakat memeriksa kelengkapan
persyaratan pengajuan penyuluhan
3. Setelah persyaratan lengkap, berkas permohonan disampaikan ke Sekretariat
Dinas
4. Pemadam Kebakaran Kota Semarang dan diajukan kepada Kepala Dinas
Pemadam Kebakaran untuk mendapat persetujuan dan perintah yang
didisposisikan kepada Kepala Bidang Pemberdayaan dan Partisipasi Masyarakat
5. Kepala Bidang mendisposisi kepada Kepala Seksi Informasi dan Publikasi untuk
ditindaklanjuti
6. Kepala Seksi Informasi dan Publikasi berkoordinasi dengan pemohon mengenai
pelaksanaan penyuluhan

Yang terlibat dalam pelaksanaan: Bidang Pemberdayaan dan Partisipasi Masyarakat

Periodisasi pelaksanaan aktifitas : Bulanan, Tahunan

3. Nama sub kegiatan : Surat Tugas Pegawai

Prosedur:
1. Mengajuakan Surat Tugas untuk didisposisi
2. Kepegawaian menerima memo pembuatan Surat Tugas
3. Kepegawaian membuatkan Surat Tugas
4. Diperiksa oleh Kasubbag Umum dan Kepegawaian
5. Surat Tugas diberi nomor dan dibubuhi stempel
6. Surat Tugas diberikan kepada yang bersangkutan
7. Arsip
Yang terlibat dalam pelaksanaan: Kasubbag Umum dan Kepegawaian
Periodisasi pelaksanaan aktifitas : Bulanan,Tahunan, Semesteran.

4. Nama sub kegiatan : Pengajuan Cuti Pegawai

Prosedur:
1.Pegawai mengisi dan mengajukan usulan kepada atasan langsung.
2.Atasan langsung menyetujui atau menolak pengajuan cuti, jika tidak disetujui, maka
usulan Cuti dikembalikan kepada pegawai.
3.Jika disetujui usulan cuti segera disampaikan kepada Kasubag Umum.
4.Kasubag Umum membuat surat pengantar ke Kasat melalui sekretaris.
5.Kasat menandatangani surat.
6.Usulan cuti disetujui oleh Kasat, kemudian sekretaris mengembalikan ke Kasubag
Umum.
7.Usulan cuti disetujui oleh Kasat, kemudian dikembalikan ke Kasubag Umum.
8.Kasubag Umum menyampaikan persetujuan cuti kepada pegawai pemohon.
9.Pegawai menerima persetujuan cuti.
2
Yang terlibat dalam pelaksanaan: Kasubbag Umum, Kasat, Sekretaris, Pegawai yang
mengajukan cuti, Atasan langsung
Periodisasi pelaksanaan aktifitas : Bulanan,Tahunan, Semesteran.

5. Nama sub kegiatan : Penilaian Pegawai

Prosedur:
1. Penyusunan sasaran kerja pegawai (SKP)
2. Penandatanganan Formulir SKP oleh pejabat penilai
3. Pengukuran dan penilaian prestasi kerja pegawai oleh pejabat penilai
4. Penandatanganan Daftar penilaian Prestasi kerja oleh pejabat penilai
5. Penandatanganan Daftar penilaian Prestasi kerja oleh pegawai yang dinilai
6. Penandatanganan Daftar penilaian Prestasi kerja oleh atasan pejabat penilai
7. Penyampaian daftar penilaian prestasi kerja
8. Pengarsipan SKP di arsip Kepegawaian

Yang terlibat dalam pelaksanaan: Pejabat Penilai, Pegawai Yang Dinilai, Atasan Pejabat
Penilai
Periodisasi pelaksanaan aktifitas : Tahunan

BAB IV
PENGIDENTIFIKASIAN ARSIP
Bagian : Umum dan Kepegawaian
Kegiatan :
1. Penerimaan Tamu Lembaga
Dokumen yang tercipta:
a. Buku Tamu

2. Bina Lingkungan
Dokumen yang tercipta:
a. Surat Permohonan Penyuluhan

3. Surat Tugas Pegawai

Dokumen yang tercipta:
a. Memo
b. Surat Tugas
c. Buku Agenda Surat Keluar
d. Lembar Disposisi

4. Pengajuan Cuti Pegawai

Dokumen yang tercipta:
a. Surat Permohonan Cuti

5. Penilaian Pegawai
Dokumen yang tercipta:
a. Dokumen SKP
b. Formulir Pengukuran dan Penilaian Prestasi Kinerja Pegawai
c. Daftar Penilaian Prestasi kerja Pegawai

3
 BAB V
PEMBERKASAN ARSIP

Bagian : Umum dan Kepegawaian

Kegiatan : Penerimaan Tamu Lembaga

Nama Berkas : Penerimaan Tamu Lembaga Tahun 2022

Arsip : Berkas Buku Tamu (UK.01.01)
Sistem : Subjek

Bagian : Umum dan Kepegawaian

Kegiatan : Bina Lingkungan

Nama Berkas : Bina Lingkungan Tahun 2022

Arsip : Berkas Surat Permohonan Penyuluhan (UK.02.01)
Sistem : Subjek

Bagian : Umum dan Kepegawaian

Kegiatan : Surat Tugas Pegawai

Nama Berkas : Surat Tugas Pegawai Tahun 2022

Arsip : Berkas Memo (UK.03.01)
Berkas Surat Tugas (UK.03.02)
Berkas Buku Agenda Surat Keluar (UK.03.03)
Berkas Lembar Disposisi (UK.03.04)
Sistem : Subjek

Bagian : Umum dan Kepegawaian

Kegiatan : Pengajuan Cuti Pegawai

Nama Berkas : Pengajuan Cuti Pegawai Tahun 2022

Daftar Isi Berkas : Berkas Surat Permohonan Cuti (UK.04.01)
Sistem : Subjek

Bagian : Umum dan Kepegawaian

Kegiatan : Penilaian Pegawai

Nama Berkas : Penilaian Pegawai Tahun 2022

Daftar Isi Berkas : Berkas Dokumen SKP (UK.05.01)
Berkas Formulir Pengukuran dan Penilaian
Prestasi Kinerja Pegawai (UK.05.02)
Berkas Daftar Penilaian Prestasi kerja Pegawai (UK.05.03)
Sistem : Subjek

4
 BAB VI
PEMBENTUKAN STRUKTUR FILE INDUK

POKOK KEGIATAN SUB KEGIATAN SUB-SUB KEGIATAN

Umum dan Kepegawaian UK.01 Penerimaan Tamu UK.01.01Buku Tamu

Lembaga

UK.02 Bina Lingkungan UK.02.01 Surat Permohonan

Penyuluhan

UK.03 Surat Tugas Pegawai UK.03.01Memo

UK.03.01.Surat Tugas

UK.03.02 Buku Agenda

Surat Keluar

UK.03.03 Lembar Disposisi

UK.04 Pengajuan Cuti Pegawai UK.04.01 Surat Permohonan

Cuti

UK.05 Penilaian Pegawai UK.05.01 Dokumen SKP

UK.05.02 Formulir
Pengukuran dan Penilaian
Prestasi Kinerja Pegawai

UK.05.03 Daftar Penilaian

Prestasi Kerja Pegawai

5
 BAB VII
PENENTUAN STRUKTUR PENYIMPANAN

Bagian : Umum dan Kepegawaian

Kegiatan : Penerimaan Tamu Lembaga

a. Daftar klasifikasi: UK.01

b. Tempat penyimpanan: filling cabinet dan hanging folder
c. Pelabelan dan tanda batas: UK.01-Penerimaan Tamu Lembaga

Bagian : Umum dan Kepegawaian

Kegiatan : Bina Lingkungan

a. Daftar klasifikasi: UK.02

b. Tempat penyimpanan: filling cabinet dan hanging folder
c. Pelabelan dan tanda batas: UK.02-Bina Lingkungan

Bagian : Umum dan Kepegawaian

Kegiatan : Surat Tugas Pegawai

a. Daftar klasifikasi: UK.03

b. Tempat penyimpanan: filling cabinet dan hanging folder
c. Pelabelan dan tanda batas: UK.03-Surat Tugas Pegawai

Bagian : Umum dan Kepegawaian

Kegiatan : Pengajuan Cuti Pegawai

a. Daftar klasifikasi: UK.04

b. Tempat penyimpanan: filling cabinet dan hanging folder
c. Pelabelan dan tanda batas: UK.04-Pengajuan Cuti Pegawai

Bagian : Umum dan Kepegawaian

Kegiatan : Penilaian Pegawai

a. Daftar klasifikasi: UK.05

b. Tempat penyimpanan: filling cabinet dan hanging folder
c. Pelabelan dan tanda batas: UK.05-Penilaian Pegawai