GAMBARAN PROSES PENGADAAN SEDIAAN FARMASI

DI APOTEK SARAS SEHAT SLAWI

KARYA TULIS ILMIAH

Oleh :

SITI RIZKI MUNFADIYAH

17080098

PROGRAM STUDI DIII FARMASI

POLITEKNIK HARAPAN BERSAMA TEGAL

2020
GAMBARAN PROSES PENGADAAN SEDIAAN FARMASI

DI APOTEK SARAS SEHAT SLAWI

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Dalam Mencapai

Gelar Derajat Ahli Madya

Oleh :

SITI RIZKI MUNFADIYAH

17080098

PROGRAM STUDI DIII FARMASI

POLITEKNIK HARAPAN BERSAMA TEGAL

2020

ii
iii
iv
v
vi
 MOTTO

• Jangan berdoa ingin itu, ingin ini. Tapi berdoalah agar Tuhan
menetapkan ketentuan-Nya sebaik mungkin. Walaupun itu tidak
sesuai dengan apa yang kita inginkan. (Drs. K.H. Cholil Dahlan)

• Tanda ilmu yang bermanfaat adalah bertambahnya kebaikan.

(Ning Hj. Niswah Qonita)

• Dadio wong seng gedhe rumongso, ojo dadi wong seng rumongso
gedhe. ( Allhu yarhamu almagfurlah KH. Syamsul muin kholid)

• Selama apa yang kita lakukan itu benar, maka kerjakanlah.

Masalah cacian dan makian dimasyarakat itu sudah biasa.
(KH. Muh. As’ad Umar)

vii
 PRAKATA

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala

rahmat dan hidayah-Nya, serta tak lupa sholawat dan salam kepada junjungan
nabi Muhammad SAW sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah
yang berjudul “Gambaran Proses Pengadaan Sediaan Farmasi Di Apotek Saras
Sehat Slawi”.

Karya Tulis Ilmiah ini dibuat sebagai salah satu syarat untuk memperoleh
gelar Ahli Madya Politeknik Harapan Bersama Tegal. Banyak yang membantu
penulis dalam menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini dari awal hinggga akhir.
Melalui kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terimakasih yang sebesar-
besarnya kepada:

1. Bapak Mc. Chambali, B.Eng. EE., M.Kom selaku Direktur Politeknik

Harapan Bersama Tegal.
2. Bapak Heru Nurcahyo, M.Sc,Apt selaku Ka. Prodi DIII Farmasi
Politeknik Harapan Bersama Tegal.
3. Ibu Rosaria Ika Pratiwi, M.Sc, Apt selaku pembimbing I dan Ibu Ratih
Sakti Prastiwi, S.ST, M.PH selaku pembimbing II yang telah bersedia
dengan sabar dan ikhlas meluangkan waktu dan tenaga dalam
membimbing, mengarahkan dan memotivasi penulis. Terimakasih atas
bimbingan dan motivasinya.
4. Seluruh Dosen DIII Farmasi Politeknik Harapan Bersama Tegal yang telah
banyak memberikan bekal ilmu pengetahuan.
5. Para informan yang telah bersedia menjadi informan dan membantu dalam
penelitian, mereka adalah Apoteker Pengelola Apotek, Tenaga Teknis
Kefarmasian dan staff admin umum Apotek Saras Sehat Slawi.
6. Mamah, kakak dan adikku tersayang, terimakasih atas doa dan dukungan
sejak mulai menempuh perjalanan Karya Tulis Ilmiah hingga pada
akhirnya berhasil diselesaikan dengan baik.
7. Sahabat Grup Happines yaitu rizka, lina, nida, tanisa, friska, tika dan intan
terima kasih atas kebersamaan, dukungan satu sama lain, serta diskusi

viii
ix
 INTISARI

Rizki Munfadiyah, Siti., Ika Pratiwi, Rosaria., Sakti Prastiwi, Ratih., 2020.
Gambaran Proses Pengadaan Sediaan Farmasi Di Apotek Saras Sehat
Slawi

Ketersediaan sediaan farmasi khususnya obat sangat mempengaruhi

mutu pelayanan kesehatan. Oleh karena itu perlu adanya pengelolaan
pengadaan sediaan farmasi yang baik, efesien, efektif dan rasional. Adapun
tujuan penelitian adalah untuk mengetahui karakteristik informan, mengetahui
tujuan, metode dan tahapan proses pengadaan sediaan farmasi, dan mengetahui
faktor pendorong dan penghambat pada proses pengadaan di Apotek Saras
Sehat Slawi.
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif dengan
pendekatan fenomenology. Sumber data diperoleh dengan cara observasi
langsung d e n g a n a l a t c h e c k l i s t o b s e r v a s i dan wawancara mendalam
kepada Apoteker Pengelola Apotek Saras Sehat Slawi, TTK yang memiliki
kriteria mempunyai STRTTK dan pengalaman 2tahun bekerja diApotek Saras
Sehat Slawi dan admin umum apotek yang mempunyai pengalaman 2tahun
bekerja diApotek Saras Sehat dengan menggunakan alat pedoman
wawancara.Tahap analisis data meliputi tahap reduksi data, penyajian data, dan
penarikan kesimpulan. Analisis data menggunakan metode triangulasi.
Hasil penelitian berdasarkan wawancara adalah perencanaan sediaan
farmasi pada Apotek Saras Sehat Slawi menggunakan metode kombinasi yang
dilakukan oleh Apoteker dibantu TTK dan Admin Umum Apotek. Proses
pengadaan dipesan dengan pembelian langsung melalui Salesman secara
pembayaran tunai dan kredit yang telah menyesuaikan jumlah dan item obat
pada buku defekta kemudiaan disalin pada surat pesanan berdasarkan PBF.
Tujuan pengadaan diApotek Saras Sehat adalah mencegah kekosongan untuk
menjamin ketersediaan jumlah obat dan mutu pelayanan apotek. Faktor
pendorong yang mempengaruhi proses pengadaan diantaranya, banyaknya
tenaga kerja, modal besar, kerjasama dengan dokter spesialis dan lokasi yang
strategis, adapun hambatan yang terjadi yaitu stok di PBF kosong, penerimaan
obat yang tidak sesuai dengan lead time dan apotek yang diblok oleh PBF.

Kata kunci : Sediaan Farmasi, Pengadaan, Mutu Pelayanan, Pembelian

Langsung

x
 ABSTRACT

Rizki Munfadiyah, Siti., Ika Pratiwi, Rosaria., Sakti Prastiwi, Ratih., 2020.
Study Descriptive on The Procurement Process Of Pharmaceutical
Preparations at Saras Sehat Pharmacy Slawi

The availability of pharmaceutical preparations primarily affects the

quality of health services. Therefore, it is necessary to manage the procurement
of proper, efficient, effective, and rational pharmaceutical preparations. The
purpose of this research was to identified methods and stages in the process of
procurement of pharmaceutical preparations and the driving factor and
inhibitory in the procurement process at the Saras Sehat Slawi pharmacy.
The research is a descriptive qualitative research method with the
phenomenology approach. The data source obtained by direct observation with
an observation checklist tool and in-depth interview with some informant. The
informants were a pharmacy manager of Saras healthy Slawi Apotek, a
pharmacy assistant who had STRTTK, and two years of experience in the Saras
Sehat Slawi pharmacy and the admin of pharmacy who had two years
experience working at Saras Sehat Slawi pharmacy. In-depth interviewed being
conducted using an interview guidance tool—the data analysis through the
phase of reduction stages, data presentation, and withdrawal of conclusions.
The data is analyzed using the triangulation method.
The results of this research are pharmaceutical dosage planning in Saras
Sehat Slawi using a combination method conducted by the pharmacy assistant
and the admin of the pharmacy. The procurement process is ordered through
the Salesman by adjusting the number and item of the drug in the book Defekta
to be copied to the order letter based on PBF. The purpose of procurement in
Saras Sehat Pharmacy is to prevent vacancies to ensure the availability of
medicines and the quality of pharmacy services. The driving factors that
influence the procurement process include, the number of workers, rather large
capital, the collaboration with specialist doctors and strategic locations, while
the obstacles that occur in the procurement process are the stock in the PBF is
empty, the receipt of drugs that are not in accordance with the lead time and
pharmacies that are blocked by PBF because of late payment of collections.

Keywords: Pharmaceutical Preparations, Procurement, Service Quality, Direct

Purchase

xi
 DAFTAR ISI
HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................ iii
HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................. iv
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................ v
MOTTO ............................................................................................................... vii
PRAKATA .......................................................................................................... viii
INTISARI ...............................................................................................................x
ABSTRACT .......................................................................................................... xi
DAFTAR ISI ........................................................................................................ xii
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiv
DAFTAR TABEL ................................................................................................xv
DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xvi
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................... 4
1.3 Batasan Masalah ............................................................................................ 4
1.4 Tujuan Penelitian........................................................................................... 5
1.5 Manfaat Penelitian ......................................................................................... 5
1.6 Keaslian Penelitian ........................................................................................ 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA.............................................................................8
2.1 Tinjauan Pustaka ........................................................................................... 8
2.1.1 Pengeloolaan Perbekalan Farmasi ....................................................... 8
2.1.2 Sediaan Farmasi..................................................................................24
2.1.3 Pekerjaan Kefarmasian ...................................................................... 29
2.1.4 Apotek ............................................................................................... 32
2.1.5 Profil Apotek Saras Sehat Slawi ........................................................35
2.2 Kerangka Berpikir ....................................................................................... 38
BAB III METODE PENELITIAN ....................................................................... 39
3.1 Ruang Lingkup Penelitian ........................................................................... 39
3.2 Rancangan dan Jenis Penelitian ................................................................... 39
3.3 Subjek Penelitian ......................................................................................... 40
3.4. Dimensi Penelitian dan Definisi Operasional ............................................. 40
3.4.1 Dimensi Penelitian..............................................................................41
3.4.2 Definisi Operasional .......................................................................... 41

xii
 3.5 Jenis dan Sumber Data ................................................................................ 42
3.5.1 Jenis Data............................................................................................42
3.5.2 Sumber Data ...................................................................................... 43
3.6 Pengelolaan Data dan Analisis Data ............................................................ 44
3.6.1 Pengelolaan Data ............................................................................... 45
3.6.2 Analisis Data ...................................................................................... 45
3.7 Etika Penelitian.............................................................................................46
3.7.1 Anonimity (Tanpa Nama)....................................................................46
3.7.2 Confidentiality (Kerahasiaan) ............................................................ 46
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................. 47
4.1 Karakteristik Informan ................................................................................ 47
4.2 Pelaksanaan Proses Pengadaan Sediaan Farmasi diApotek Saras Sehat
Slawi .................................................................................................................. 50
4.2.1 Tujuan Pengadaan Sediaan Farmasi .................................................. 50
4.2.2 Metode Dalam Proses Pengadaan Sediaan Farmasi .......................... 51
4.2.3 Tahap Proses Pengadaan Sediaan Farmasi ........................................ 54
4.3 Faktor Pendorong Dan Penghambat Dalam Proses Pengadaan Sediaan
Farmasi diApotek Saras Sehat Slawi..................................................................68
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................73
5.1. Kesimpulan...................................................................................................73
5.2. Saran .............................................................................................................73
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 74
LAMPIRAN........................................................................................................ 78

xiii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Logo Obat Bebas ........................................................................... 24

Gambar 2.2 Logo Obat Bebas Terbatas ............................................................ 25
Gambar 2.3. Logo Peringatan Obat Bebas Terbatas ......................................... 25
Gambar 2.4 Logo Obat Keras .............................................................................26
Gambar 2.5 Logo Narkotika .............................................................................. 26
Gambar 2.6 Logo Jamu ................................................................................... 28
Gambar 2.7 Logo Obat Herbal Terstandar ........................................................ 28
Gambar 2.8 Logo Fitofarmaka .......................................................................... 29
Gambar 2.9. Struktur Organisasi Apotek Saras Sehat ........................................37
Gambar 2.10. Kerangka Berpikir ...................................................................... 38
Gambar 3.1. Model Analisis Data Interaktif ..................................................... 44

xiv
 DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Keaslian Penelitian..................................................................................7

Tabel2.1.Kelebihan dan Kekurangan Metode Konsumsi dan Metode
Epidemiologi ......................................................................................................... 13
Tabel 2.2.Metode Analisis ABC ........................................................................... 20
Table 2.3.Matriks Analisis ABC−VEN ................................................................ 23
Tabel 3.1.Definisi Operasional ............................................................................. 41
Tabel 4.1 Kriteria Informan ................................................................................. 47

xv
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Permohonan Izin Melakukan Penelitian ................................. 79

Lampiran 2. Surat Balasan Permohonana izin Penelitian ..................................... 80
Lampiran 3. Surat Keterangan Penelitian ............................................................. 81
Lampiran 4. Hasil Wawancara .............................................................................. 82
Lampiran 5. Dokumentasi Wawancara Dengan Informan.....................................95

xvi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Menurut Undang−Undang Kesehatan Nomor 36 tahun 2009 yang

dimaksud dengan sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional

dan kosmetika. Sediaan farmasi merupakan komponen paling penting dari

pelayanan kesehatan di apotek, terutama obat. Mengingat pentingnya sediaan

farmasi dalam pelayanan kesehatan, maka diperlukan sistem manajemen

yang baik dan berkesinambungan terkait pengelolaannya. Kekurangan jumlah

sediaan farmasi, terutama obat di sarana pelayanan kesehatan akan

menurunkan tingkat kepercayaan konsumen terhadap suatu pelayanan

kesehatan, oleh sebab itu sistem manajemen pengadaan menjadi hal penting

untuk dikelola dengan baik. Berdasarkan Peraturan Presiden Republik

Indonesia Nomor 72 Tahun 2012 mengatur tentang Sistem Kesehatan

Nasional Pasal 2 bahwa pengelolaan kesehatan diselenggarakan salah satunya

meliputi sediaan farmasi, alat kesehatan dan makanan, guna menjamin

tercapainya derajat kesehatan yang setinggi-tingginya.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 51 tahun 2009 tentang

pelayanan kefarmasian, yang dimaksud dengan apotek adalah salah satu

pelayanan kesehatan tempat dilakukannya praktek dibidang kefarmasian

oleh apoteker. Ketersediaan obat di Apotek, sangat mempengaruhi mutu

1
 2

pelayanan kesehatan. Oleh karena itu perlu adanya pengelolaan sediaan

farmasi yang baik, efesien, efektif dan rasional (Ribeiro et al, 2013). Menurut

Permenkes No 73 Tahun 2016 proses pengelolaan sediaan farmasi terdiri dari

beberapa tahap, yaitu tahap perencanaan, tahap pengadaan, tahap

penerimaan, tahap penyimpanan, tahap pemusnahan dan penarikan, tahap

pengendalian serta pencatatan dan pelaporan. Mutu pelayanan yang diberikan

apotek sangat berpengaruh terhadap citra apotek dan kepuasan pasien yang

berkunjung ke apotek tersebut. Salah satu faktor yang berperan terhadap

mutu pelayanan apotek adalah pengelolaan obat yang dilakukan apotek. Pada

pasien yang tidak memperoleh pengobatan sebagaimana mestinya

dikarenakan ketersediaan obat yang selalu tidak ada, maka membuat pasien

merasa tidak puas dan berdampak buruk dengan citra apotek tersebut

(Ramez, 2012).

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 73 tahun 2016, pengadaan

merupakan kegiatan yang dimaksud untuk merealisasikan perencanaan

kebutuhan.Tahap pengadaan merupakan tahapan yang penting karena faktor

pengadaan obat yang tidak tepat, belum efektif dan kurang efesien dapat

berakibat kepada tidak terpenuhinya kebutuhan obat-obat. Ketepatan dan

kebenaran dalam sebuah proses pengadaan akan menjamin ketersediaan obat

yang tepat dengan kuantitas yang tepat. Pengadaan yang efektif harus

menjamin ketersediaan, jumlah dan waktu yang tepat dengan harga yang

terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan dilakukan untuk menjamin

kualitas pelayanan kefarmasian, maka pengadaan sediaan farmasi harus

 3

melalui jalur resmi. Kegiataan pemilihan metode pengadaan merupakan salah

satu cakupan tahap pengadaan obat. Prosedur dari kegiatan pengadaan

sediaan farmasi dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan

pengadaan sediaan farmasi sehingga mendapatkan jumlah dan jenis yang

sesuai kebutuhan dan menjamin ketersediaan sediaan farmasi di sarana

pelayanan kesehatan.

(Humang, 2014) dalam penelitiannya menyebutkan terjadi hambatan

berupa ketidakefektifan sistem pencatatan perencanaan kebutuhan sediaan

farmasi di tahap pengandaan obat yang dapat mempermudah dalam

mengontrol perencanaan sediaan farmasi sehingga tidak terjadi stock out atau

over stock yang dapat merugikan apotek dalam alokasi anggaran. Selain itu

juga terdapat beberapa hambatan dalam proses pengadaan obat yang

dijelaskan (Delfa, 2016) dalam penelitiannya yaitu terjadi masalah yang

sering dihadapi pada proses pengadaan obat adalah anggaran yang terbatas

sehingga kebutuhan tidak mencukupi, pemasok yang kurang baik, kualitas

obat rendah dan jadwal penerimaan barang yang tidak sesuai.

Berdasarkan hasil wawancara singkat dengan seorang Tenaga Teknis

Kefarmasian, Apotek Saras Sehat merupakan salah satu apotek yang cukup

ramai yaitu kurang lebih 2000 pengunjung tiap bulannya. Apotek yang cukup

ramai ini perlu pengelolaan pengadaan obat yang baik. Oleh karena itu

penelitian tertarik untuk melakukan penelitian yang berjudul “Gambaran

Proses Pengadaan Sediaan Farmasi di Apotek Saras Sehat Slawi Kabupaten

Tegal”.
 4

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan permasalahan sebagaimana diuraikan pada latar belakang

diatas, rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagi berikut:

1) Bagaimana karakteristik informan dalam pengadaan sediaan farmasi di

Apotek Saras Sehat Slawi ?

2) Apa tujuan dari proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat

Slawi ?

3) Bagaimana metode dan tahap proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek

Saras Sehat Slawi ?

4) Apa saja faktor pendorong dan penghambat pada proses pengadaan

sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat Slawi ?

1.3. Batasan Masalah

Batasan masalah ini bertujuan untuk menghindari meluasnya suatu

permasalahan dalam penelitian. Batasan masalah pada penelitian ini adalah

sebagai berikut :

1. Variabel dalam penelitian ini adalah proses pengadaan sediaan farmasi

2. Lokasi penelitian ini di Apotek Saras Sehat Slawi.

3. Subjek penelitian ini adalah Apoteker pengelola, Tenaga Teknis

Kefarmasian dan karyawan administrasi di Apotek Saras Sehat Slawi.

4. Teknik sampling yang digunakan pada penelitian adalah purposive

sampling.

5. Rancangan penelitian yang digunakan pada penelitian deskriptif kualitatif

pendekatan study fenomenology dan observasi.

 5

6. Alat yang digunakan pada penelitian adalah pedoman wawancara dan

checklist observasi.

7. Acuan penelitian yang digunakan pada penelitian adalah peraturanmentri

kesehatan No 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian

diApotek

1.4. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk

1) Mengetahui karakteristik informan dalam pengadaan sediaan farmasi di

Apotek Saras Sehat Slawi.

2) Mengetahui tujuan dari proses dalam pengadaan sediaan farmasi di Apotek

Saras Sehat Slawi.

3) Mengetahui metode dan tahap proses pengadaan sediaan farmasi di

Apotek Saras Sehat Slawi.

4) Mengetahui faktor pendorong dan penghambat pada proses pengadaan

sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat Slawi.

1.5. Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai

berikut:

1. Manfaat Teoritis

Diharapkan dapat menjadi tambahan referensi tentang management

sistem pengelolaan sediaan farmasi dalam pelayanan kefarmasian

terutama dalam hal perencanaan dan pengadaan sediaan farmasi di

Apotek.
 6

2. Manfaat Praktis

1) Bagi instansi Apotek Saras Sehat Slawi

Diharapkan menjadi informasi bagi pihak Apotek Saras Sehat

Slawi terutama sebagai acuan atau bahan pertimbangan dalam

peningkatan kualitas pelayanan kefarmasian terutama mengenai

pengadaan sediaan farmasi terutama obat.

2) Bagi institusi

Diharapkan dapat menjadi bahan pembelajaran dan referensi bagi

kalangan yang akan melakukan penelitian lebih lanjut dengan topik

yang berhubungan dengan judul penelitian diatas.

 7

1.6. Keaslian Penelitian

Tabel 1.1 Keaslian Penelitian
Pembeda Soraya (2015) Kindangen (2018) Munfadiyah (2020)

Judul peneliti Perbandingan Proses Analisis Perencanaan Gambaran Proses

Pengadaan Obat di Pengadaan Obat Sediaan Farmasi di
Apotek Sanata Dharma Berdasarkan Metode Apotek Saras Sehat
dan Apotek K-24 di ABC di Instalasi Slawi.
Yogyakarta. Farmasi RSUD
Noongan Langowan.

Subjek penelitian Apoteker Apotek Kepala instalasi Apoteker pengelola

Sanata Dharma dan K- farmasi dan kepada dan Tenaga Teknis
24 di Yogyakarta. koordinator Kefarmasian Apotek
pengelolaan Saras Sehat Slawi.
perbekalan farmasi.

Metode analisis Metode deskriptif Metode deskriptif Metode deskriptif

kualitatif pendekatan kualitatif pendekatan
study kasus. study fenomenology
dan obeservasi.

Analisis data
Triangulasi sumber. Univariate. Triangulasi metode.

Hasil Proses pengadaan obat Proses perencanaan Proses perencanaan

di Apotek K-24 obat di Instalasi di Apotek Saras
dilakukan Farmasi RSUD Sehat Slawi
menggunakan sistem Noongan Langowan menggunakan
terbangun untuk yaitu melihat stock metode konsumsi.
mempermudah kerja akhir obat dan melihat Dan proses
Apoteker dan proses rata-rata pemakaian pengadaan sediaan
pengadaan di Apotek obat perbulan. Proses farmasi di Apotek
Sanata Dharma pengadaan obat di Saras Sehat Slawi
bergantung pada Instalasi Farmasi yaitu dengan
Apoteker untuk RSUD Noongan menggunakan
menentukan metode Langowan yaitu metode pembelian
yang digunakan. pemesanan obat lewat langsung secara
e-katalog. pembelian dengan
jumlah terbatas.
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Tinjauan Pustaka

2.1.1. Pengelolaan Perbekalan Farmasi

Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis

Habis Pakai adalah suatu proses yang merupakan siklus kegiatan

yang dimulai dari perencanaan, pengadaan atau produksi,

penerimaan, pendistribusian, pengawasan, pemeliharaan,

penghapusan, pemantauan, administrasi, pelaporan, dan evaluasi

yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan. Tujuan pengelolaan

sediaan farmasi dan alat kesehatan yaitu untuk menjamin

kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan perbekalan farmasi

yang efisien, efektif, dan rasional, dan juga untuk melaksanakan

pengendalian mutu pelayanan (Permenkes RI No 73, 2016).

1. Perencanaan Perbekalan Farmasi

Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam

pemeliharaan jenis, jumlah dan harga sediaan farmasi dan alat

kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran dalam

rangka pengadaan yang dilakukan untuk menghindari

kekosongan obat dengan metode yang dapat

dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar pelaksanaan yang telah

8
 9

ditentukan antara lain metode konsumsi, epidemiologi atau

kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi yang disesuaikan

dengan kebutuhan dan anggaran yang tersedia (Noviane, 2015).

Perencanaan obat merupakan tahap awal kegiatan

pengelolaan obat dan pengadaan obat yang merupakan factor

terbesar yang dapat menyebabkan pemborosan, maka perlu

dilakukan efisiensi dan penghematan biaya. Pengelolaan

persediaan perbekalan farmasi yang tidak efisien akan

berdampak negative terhadap instalasi kesehatan, baik medic

maupun ekonomi. Proses perencanaan obat berpedoman pada

DOEN (Daftar Obat Esensial Nasional), Formularium Nasional,

gambaran corak resep yang masuk, kebutuhan pelayanan

masyarakat setempat, anggaran yang tersedia, penetapan

prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian

periode yang lalu, kecepatan perputaran barang dan rencana

pengembangan (Permenkes RI N0 58 tahun 2014).

Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk

menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan

pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di Apotek,

meningkatkan penggunaan obat secara rasional, dan dapat

meningkatkan efisiensi penggunaan obat (Kemenkes RI, 2010).

Waktu perencanaan obat yang baik harus didukung

dengan dasar-dasar perencanaan yaitu sebagai ramalan tahunan

 10

atau bulanan dari pemasaran, menghitung bahan-bahan yang

dibutuhkan, dan menyusun daftar untuk bagian pembelian

seperti buku defecta yang harus disiapkan untuk mendaftar obat

apa saja yang habis atau menipis stoknya dengan seorang

apoteker yang mengambil keputusan untuk pemesanan barang.

Sebab dampak yang terjadi jika Apotek tidak dapat

merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi maka dapat terjadi

kekosongan obat pada waktu-waktu tertentu. Salah satu tahap

perencanaan adalah tahap kompilasi pemakaian alat kesehatan

dan obat-obatan yang bertujuan untuk memperoleh informasi

pemakaian tiap jenis obat pada masing-masing unit pelayanan

kesehatan pertahun, persentase pemakaian tiap jenis obat dan

perbekalan kesehatan, terdapat total pemakaian setahun seluruh

unit pelayanan kesehatan, penggunaan rata-rata untuk masing-

masing jenis alat kesehatan dan obat-obatan (Sondakh,2015).

2. Metode Perencanaan Perbekalan Farmasi

Berdasarkan Permenkes RI Nomor 35 Tahun 2014, dalam

membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan,

dan bahan medis habis pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola

konsumsi, dan kombinasi keduanya.

 11

Menurut Siregar (2009) terdapat tiga metode yaitu:

a. Metode Konsumsi

Perencanaan berdasarkaan data pengeluaran barang

periode sebelumnya. Data tersebut diklasifikasikan menjadi

kelompok cepat beredar (fast moving) dan lambat beredar

(slow moving).

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka

menghitung jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan

adalah:

1) Pengumpulan dan pengelohan data.

2) Analisis data untuk informasi dan evaluasi.

3) Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi.

4) Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan

alokasi dana.

b. Metode Epidemiologi

Perencanaan berdasarkan pola penyebaran penyakit dan

pengobatan. Dasarnya adalah jumlah kebutuhan obat yang

digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load), yaitu

didasarkan pada penyakit yang ada di rumah sakit atau yang

paling sering muncul dimasyarakat. Tahap-tahap yang dilakukan

yaitu:

1) Menentukan beban penyakit

2) Menentukan pedoman pengobatan

 12

3) Menentukan obat dan jumlahnya

c. Metode Kombinasi

Metode kombinasi merupakan gabungan metode konsumsi

dan metode epidemiologi. Metode kombinasi berupa kebutuhan

obat dan alat-alat kesehatan yang mana telah mempunyai data

konsumsi yang jelas namun kasus penyakit cenderung berubah

(naik atau turun). Gabungan perhitungan metode konsumsi

dengan koreksi epidemiologi yang sudah dihitung dengan suatu

prediksi (boleh prosentase kenaikan kasus atau analisa trend).

Metode kombinasi digunakan untuk obat dan alat kesehatan

yang terkadang fluktuatif, maka dapat menggunakan

metodekonsumsi dengan koreksi-koreksi pola penyakit,

perubahan,jenis atau jumlah tindakan, perubahan pola, peresapan,

perubahan kebijakan pelayanan.

 13

Table 2.1. Kelebihan dan Kekurangan Metode Konsumsi dan

Metode Epidemiologi
Metode Kelebihan Kekurangan

1. Metode yang paling 1. Data obat dan

mudah jumlah kunjungan
2. Tidak memerlukan pasien yang
data epidemiologi diandalkan sulit
maupun data standar diperoleh
Konsumsi pengobatan 2. Tidak dapat
3. Apabila data dijadikan dasar
konsumsi lengkap dan dalam mengkaji
kebutuhan relative penggunaan obat
stabil maka akan 3. Tidak dapat
mengurangi diandalkan jika
kemungkinan terjadi stock out,
kekurangan obat over stock, atau
adanya kehilangan
1. Perkiraan kebutuhan 1. Membutuhkan
mendekati kebenaran waktu dan tenaga
Epidemiologi 2. Program yang baru yang terampil
dapat digunakan dan 2. Data penyakit
Usaha perbaikan pola sulit diperoleh
penggunaan obat secara pasti
dapat didukung oleh
standar pengobatan

(Sumber : Febriawati,2013)

3. Pengadaan Obat

Menurut keputusan Menteri Kesehatan, pengadaan sediaan

farmasi harus melalui jalur resmi sesuai ketentuan peraturan

perundang−undangan untuk menjamin kualitas pelayanan

kefarmasian. Pengadaan sediaan farmasi merupakan suatu proses

yang dimaksud untuk mencapai tujuan dalam menjamin

ketersediaan dan keterjangkauan sediaan farmasi secara efektif dan

efisien serta rasional. Proses manajemen sediaan farmasi dapat

 14

terbentuk dengan baik apabila didukung dengan kemampuan

sumber daya yang tersedia dalam suatu system dengan mewujudkan

system informasi manajemen, dan melaksanakan pengendalian

mutu pelayanan. Tujuan utama pengadaan adalah tersedianya

sediaan farmasi yang berkualitas baik, tersebar secara merata, jenis

dan jumlah sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan

(Siregar,2009).

Menurut keputusan menteri kesehatan nomor 35 tahun

2014 tentang standar pelayanan farmasi di apotek, pengadaan untuk

menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan

farmasi harus melalui jalur resmi sesuai ketentuan peraturan

perundangan-undangan (Permenkes RI, 2014).

Pengadaan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan

agar tersedianya sediaan farmasi dengan jumlah dan jenis yang

cukup sesuai dengan kebutuhan pelayanan. Proses manajemen obat

dapat terbentuk dengan baik apabila didukung dengan kemampuan

sumber data yang terseda dalam suatu system (Siregar,2009).

Siklus pengadaan antara lain seleksi obat, menentukan

jumlah yang dibutuhkan, menyesuaikan kebutuhan dengan dana,

memilih metode pengadaan, memilih distributor, menetapkan

persyaratan kontrak, monitor pesanan, menerima dan memeriksa

obat-obatan, pembayaran, mendistribusikan dan laporan pemakaian

(Nofriana, 2012).
 15

Pengadaan dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu

pembelanjaan tahunan, pembelanjaan terencana atau pembelanjaan

harian. Prinsip pengadaan obat yang baik adalah pengadaan obat

generik, pembatasan daftar obat, pembelian dalam jumlah banyak,

serta pembatasan distributor dan monitoring, sehingga mendukung

pengadaan yang efektif (Nofriana, 2012).

(Hendradita, 2015), metode proses pengadaan dibagi menjadi 4

metode, antara lain:

a. Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan

sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan

harga metode ini lebih menguntungkan. Untuk pelaksanaanya

memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama serta perhatian

yang penuh.

b. Tender terbatas, sering disebutkan lelang tertutup hanya

dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan

memiliki riwayat yang baik. Harga masih dapat dikendalikan,

tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan denda

lelang terbuka.

c. Pembelian dengan tawar menawar, dilakukan bila item yang

biasanya tidak terlalu dibutuhkan tidak banyak atau biasanya

dilakukan pendekatan langsung dengan item tertentu.

d. Pembelian langsung, pembelian dalam jumlah kecil, perlu segera

 16

tersedia. Harga tertentu, relatif harga lebih mahal.

Metode pembelian dapat dilakukan dengan dua metode yaitu:

1. Metode Pembelian Langsung atau Tunai

Metode pembelian secara tunai merupakan sistem pembelian yang

pembayarannya secara langsung saat barang datang ke apotek.

Pembelian tunai biasanya dilakukan ketika membeli obat di apotek

lain. Hal ini dikarenakan stok obat tidak tersedia di apotek atau

bersifat mendesak. Pembelian tunai juga dapat dilakukan untuk

pembelian obat golongan narkotika dari PBF Kimia Farma.

2. Metode Pembelian Tempo atau Kredit

Metode pembelian secara tempo atau kredit merupakan sistem

pembelian yang pembayarannya dilakukan atas kesepakatan

antara apotek dengan PBF atau sesuai dengan persyaratan

tanggal jatuh tempo yang telah ditetapkan oleh PBF. Batas

pembayaran faktur diApotek Saras Sehat diberi waktu sampai 21

hari atau 30 hari untuk pembelian secara kredit.

Pengadaan yang efektif meliputi suatu proses yang

mengatur berbagai cara, teknik, dan kebijakan yang ada untuk

membuat suatu keputusan mengenai obat-obatan yang diadakan,

baik jumlah maupun sumbernya. Pengadaan dilakukan untuk

merealisasikan hasil perencanaan. Teknis pengadaan yang efektif

merupakan teknis yang ekonomis, selain menjamin persyaratan

mutu keamanan, dan kemanfaatan, harus menjamin juga

 17

ketersediaan dalam jenis dan jumlah yang tepat, serta harga yang

ekonomis. Dengan demikian pemilihan waktu pengadaan

merupakan bagian teknis pengadaan yang merupakan penentu

utama dari ketersediaan obat dan total biaya kesehatan

(Pujawati,2015). Proses pengadaan yang efektif seharusnya:

a. Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat.

b. Memperoleh harga pembelian serendah mungkin.

c. Merasa yakin bahwa seluruh obat yang dibeli memiliki standar

yang berkualitas.

d. Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam

waktu tertentu), dan menghindari kelebihan persediaan maupun

kekurangan persediaan.

e. Meyakini kehandalan penyalur dalam hasil pemberian serius dan

kualitas.

f. Mengatur jadwal pembelian obat tingkat penyimpanan yang

aman untuk mencapai keseluruhan yang lebih rendah.

Pada proses penggadaan ada tiga elemen penting yang

harus diperhatikan (Badharudin 2015) yaitu:

a. Pengadaan yang dipilih, bila tidak diteliti dapat menjadikan biaya

tinggi.

b. Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sama, sangat penting

untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu

 18

(misalnya persyaratan masa kadaluwarsa, sertifikat analisis atau

standar mutu, yaitu harus mempunyai material safety data sheet

(MSDS) ,untuk bahan berbahaya. Khusus untuk alat kesehatan

harus mempunyai certificate of origin, waktu dan kelancaran

bagi semua pihak, dan lain-lain.

c. Order pemesanan agar barang dapat sesuai macam waktu dan

tempat. Beberapa jenis obat, bahan aktif yang mempunyai masa

kadaluwarsa relatif pendek harus diperhatikan waktu

pengadaannya dalam jumlah besar.

4. Kontrol Persediaan Pengadaan Obat

Dengan melaksanakan penyesuaian rencana pengadaan

obat dengan jumlah dana yang tersedia maka informasi yang

didapat adalah jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing-

masing jenis obat dan jumlah kemasan, untuk rencana pengadaan

obat tahun yang akan datang. (Devnani, 2010).

Beberapa teknik manajemen untuk menngkatkan efektivitas

dan efisiensi penggunaan dana dalam perencanaan kebutuhan obat

adalah dengan cara:

a. Metode Analisis ABC

Metode analisis ABC adalah metode pengklasifikasian atau

penggolongan barang berdasarkan pada peringkat dari nilai

tertinggi hingga nilai terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok

 19

besar yang disebut kelompok A,B, dan C. analisis ini bertujuan

untuk mengetahui obat yang menjadi utama untuk dikendalikan

baik perencanaan dan pengadaannya (Suryantini, 2016).

Analisis ABC membagi persediaan yang menjadi tiga kelas

berdasarkan besarnya nilai (value) yang dihasilkan oleh

persediaan tersebut (Schroeder, 2010)

1) Kelompok A:

Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai renccana

pengadaannya menunjukan penyerapan dana sekitar 70% dari

jumlah dana obat keseluruhan.

2) Kelompok B :

Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana

pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 20%.

3) Kelompok C :

Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana

pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 10 %

dari jumlah dana obat keseluruhan.

 20

Tabel 2.2. Metode Analisis ABC

Kelompok Jumlah Item Jumlah Nilai

A 20% 75%

B 30% 20%

C 50% 5%

JUMLAH 100% 100%

Keterangan dari analisa ABC yaitu: (Atmaja, 2012)

1. Analisa ABC hanya mengevaluasi obat dari sisi pemakaian dan

nilai investasi, serta sisi ekonomu untuk apotek saja.

2. Analisa ABC tidak bisa menyaring atau menyeleksi semua obat

karena penyeleksian berdasarkan pemakaian saja, jika obat tidak

pernah keluar maka obat tidak muncul dalam hasil akhir.

3. Tidak bisa menganalisa perencanaan obat – obat yang jarang

keluar dipakai meskipun obat tersebut bersifat life saving atau

emergency.

Menurut Kusnadi, 2009 kelebihan analisa ABC yaitu sebagai

berikut:

1. Membantu mempermudah dalam penyeleksi obat, dan sebagai

bahan pertimbangan dalam perencanaan pengadaan obat.

2. Memberikan perhatian pada item obat yang dapat memberikan

 21

investasi yang besar untuk apotek.

3. Dapat memanfaatkan dana apotek, sehingga dapat

mengembangkan apotek menjadi semakin lebih berkembang dan

maju.

4. Pelayanan apotek semakin baik dengan obat– obat terlengkap

sesuai dengan kebutuhan pelayanan.

b. Analisis VEN

Analisis VEN merupakan analisa yang digunakan untuk

menetapkan prioritas pembelian obat serta menentukan tingkat stok

yang aman dan harga penjualan obat. Kategori dari obat-obat VEN

yaitu:

1) V (Vital)

Merupakan obat-obat yang harus ada, yang diperlukan

untuk menyelamatkan kehidupan, masuk dalam

kategori potensial life saving drug, mempunyai efek

samping withdrawl secara signifikan (pemberian harus secara

teratur dan penghentiannya tidak tiba-tiba) atau sangat penting

dalam penyediaan pelayanan kesehatan. Kriteria nilai kritis obat

ini adalah kelompok obat yang sangat essensial atau vital untuk

memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyakit penyebab

kematian ataupun untuk pelayanan pokok kesehatan. Pada obat

kelompok ini tidak boleh terjadi kekosongan (Nofriana, 2012).

 22

2) E (Essensial)

Merupakan obat-obat yang efektif untuk mengurangi rasa

kesakitan, namun sangat signifikan untuk bermacam-macam

penyakit tetapi tidak vital secara absolut, hanya untuk penyediaan

sistem dasar. Kriteria nilai kritis obat ini adalah obat yang

bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab

penyakit dan yang banyak digunakan dalam pengobatan penyakit

terbanyak. Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolelir kurang

dari 48 jam (Nofriana, 2012).

3) N (Non Essensial)

Merupakan obat-obat yang digunakan untuk penyakit yang

dapat sembuh sendiri dan obat yang diragukan manfaatnya

dibanding obat lain yang sejenis. Kriteria nilai krisis obat ini

adalah obat penunjang agar tindakan atau pengobatan menjadi

lebih baik, untuk kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan.

Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolerir lebih dari 48

jam (Nofriana, 2012).

c. Analisis ABC−VEN

Selain menggunakan analisis ABC dan VEN dalam penyesuaian

jumlah sediaan farmasi berupa obat dengan dana yang tersedia untuk

mengatasi perkiraan kebutuhan yang lebih besar dari dana yang

tersedia dapat digunakan pula analisis ABC−VEN yang merupakan

 23

penggabungan analisis ABC dan VEN kedalam suatu matriks,

sehingga analisis menjadi lebih tajam. Matriks dapat dibuat seperti

berikut.

Table 2.3. Matriks Analisis ABC−VEN

A B C

V VA VB VC

E EA EB EC

N NA NB NC

Matriks diatas dapat dijadikan dasar untuk menetapkan prioritas,

dalam rangka penyesuaian anggaran atau perhatian dalam pengelolaan

persediaan. Jenis barang yang bersifat vital (VA, VB, VC) merupakan

pilihan utama untuk dibeli atau memerlukan perhatian khusus,

sebaliknya barang yang non esensial tetapi menyerap anggaran banyak

(NA) dijadikan prioritas untuk dikeluarkan dari daftar belanja. Hasil

analisis ABC dan VEN dapat digunakan dalam menghemat biaya dan

meningkatkan efisiensi misalnya dalam pengelolaan stok, penetapan

harga satuan obat, penetapan jadwal pengiriman, pengawasan stok dan

monitoring umur pakai obat (Devnani, 2010).

 24

2.1.2. Sediaan Farmasi

Menurut permenkes No 73 tahun 2016 tentang standar pelayanan

kefarmasian di apotek yang dimaksud dengan sediaan farmasi adalah

obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika.

1. Obat

Menurut permenkes No 73 tahun 2016 obat adalah bahan

atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang digunakan untuk

mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan

patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan,

penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi

untuk manusia. Obat terbagi menjadi 4 golongan sebagai berikut.

a. Obat Bebas

Obat bebas adalah obat yang dijual secara bebas di pasaran dan

dapat dibeli tanpa harus menggunakan resep dokter. Tanda

khusus pada kemasan dan etiket obat bebas adalah lingkaran

hijau dengan garis tepi berwarna hitam. Contoh : parasetamol.

Gambar 2.1 Logo Obat Bebas (Anief,2010).

 25

b. Obat Bebas Terbatas

Obat bebas terbatas adalah obat yang sebenarnya termasuk obat

keras tetapi masih dapat dijual atau dibeli secara bebas tanpa

resep dokter dan disertaidengan tandaperingatan. Tanda khusus

pada kemasan dan etiket obat bebas terbatas adalah lingkaran

biru dengan garis tepi berwarna hitam. Contoh : CTM.

Gambar 2.2 Logo Obat Bebas Terbatas (Anief,2010).

Gambar 2.3. Logo Peringatan Obat Bebas Terbatas (Anief,2010).

c. Obat Keras

Obat keras adalah obat yang hanya dapat dibeli di apotek dengan

resep dokter. Tanda khusus pada kemasan dan etiket adalah huruf

K dalam lingkaran merah dengan garis tepi berwarna hitam.

Contoh : asam mefenamat, semua obat antibiotik (ampisilin,

 26

tetrasiklin, sefalosporin, penisilin, dll), serta obat-obatan yang

mengandung hormon (obat diabetes, obat penenang, dll).

Gambar 2.4 Logo Obat Keras (Anief,2010).

d. Narkotika

Narkotika adalah obat yang berasal dari tanaman atau bukan

tanaman baik sintetis maupun semi sintetis yang dapat

menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya

rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri dan

menimbulkan ketergantungan. Contoh : morfin, petidin.

Gambar 2.5 Logo Narkotika (Anief,2010).

e. Psikotropika

Obat psikotropika adalah obat keras baik alamiah maupun

sintetis bukan narkotik yang berkhasiat psikoaktif melalui

pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan

 27

perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Contoh :

diazepam, fenobarbital (Anief,2010).

2. Bahan obat

Bahan obat berupa substansi yang memenuhi syarat−syarat

Farmakope Indonesia atau buku resmi lainnya yang ditetapkan oleh

pemerintah (Permenkes No 73 tahun 2016).

3. Obat tradisional

Obat tradisional adalah bahan atau ramuan yang berupa

bahan tumbuhan, bahan hewan, bahan mineral, sediaan galenik atau

campuran dari bahan−bahan tersebut yang secara tradisional telah

digunakan untuk pengobatan berdasarkan pengalaman. Obat

tradisional dibuat atau diramu dari bahan tumbuh−tumbuhan, bahan

hewan, sediaan sarian (galenik), atau campuran bahan−bahan

tersebut. Obat tradisional secara turun−temurun telah digunakan

untuk kesehatan berdasarkan pengalaman. Obat tradisional telah

digunakan oleh berbagai aspek masyarakat mulai dari tingkat

ekonomi atas sampai tingkat bawah karena obat tradisional mudah

didapat, harganya yang cukup terjangkau dan berkhasiat untuk

pengobatan, perawatan dan pencegahan penyakit. Obat tradisional

dikelompokkan menjadi tiga sebagai berikut (Permenkes No 73

tahun 2016).
 28

a. Jamu

Jamu adalah obat tradisional yang diracik secara

turun−temurun digunakan untuk pengobatan yang aman sesuai

persyaratan yang berlaku dan belum dibuktikan secara ilmiah

(uji praklinis dan klinis).

Gambar 2.6 Logo Jamu (Permenkes, 2012)

b. Obat Herbal Terstandar

Obat herbal terstandar adalah obat tradisional atau jamu

yang telah dibuktikan dengan uji praklinis. Telah dibuktikan

standarisasi terhadap bahan baku yang digunakan dalam produk

jadi memenuhi persyaratan mutu yang berlaku.

Gambar 2.7 Logo Obat Herbal Terstandar (Permenkes, 2012)

c. Fitofarmaka

Fitofarmaka adalah obat tradisional paling modern yang

telah melewati pembuktian ilmiah baik uji praklinis maupun uji

 29

klinis, telah dilakukan standarisasi terhadap bahan baku yang

digunakan dalam produksi jadi dan telah memenuhi persyaratan

mutu yang berlaku.

Gambar 2.8 Logo Fitofarmaka (Permenkes, 2012)

2.1.3. Pekerjaan Kefarmasian

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 51 tahun 2009 tentang

pekerjaan kefarmasian, yang dimaksud dengan pelaksanaan pekerjaan

kefarmasian meliputi :

a. Pekerjaan Kefarmasian dalam Pengadaan Sediaan Farmasi

b. Pekerjaan Kefarmasian dalam Produksi Sediaan Farmasi

c. Pekerjaan Kefarmasian dalam Distribusi atau Penyaluran Sediaan

Farmasi

d. Pekerjaan Kefarmasian dalam Pelayanan Sediaan Farmasi

1. Pekerjaan Kefarmasian Dalam Pengadaan Sediaan Farmasi

Pengadaan sediaan farmasi dilakukan pada fasilitas

produksi, fasilitas distribusi atau penyaluran dan fasilitas pelayanan

sediaaan farmasi dan harus dilakukan oleh Tenaga kefarmasian serta

pengadaan sediaan farmasi harus dapat menjamin keamanan, mutu,

 30

manfaat dan khasiat sediaan farmasi (Menteri Hukum dan Hak Asasi

Manusia No 51, 2009).

2. Pekerjaan Kefarmasian Dalam Produksi Sediaan Farmasi

Pekerjaan Kefarmasian dalam Produksi Sediaan Farmasi

harus memiliki Apoteker penanggung jawab, dapat dibantu oleh

Apoteker pendamping dan atau Tenaga Teknis Kefarmasian.

Fasilitas Produksi Sediaan Farmasi dapat berupa industri farmasi

obat, industri bahan baku obat, industri obat tradisional, dan pabrik

kosmetika. Industri farmasi harus memiliki 3 (tiga) orang Apoteker

sebagai penanggung jawab masing-masing pada bidang pemastian

mutu, produksi, dan pengawasan mutu setiap produksi Sediaan

Farmasi. Industri obat tradisional dan pabrik kosmetika harus

memiliki sekurang-kurangnya 1 (satu) orang Apoteker sebagai

penanggung jawab (Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia No 51,

2009).

Pekerjaan Kefarmasian yang berkaitan dengan proses

produksi dan pengawasan mutu Sediaan Farmasi pada Fasilitas

Produksi Sediaan Farmasi wajib dicatat oleh Tenaga Kefarmasian

sesuai dengan tugas dan fungsinya. Tenaga Kefarmasian dalam

melakukan Pekerjaan Kefarmasian pada Fasilitas Produksi Sediaan

Farmasi harus mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi di bidang produksi dan pengawasan mutu (Menteri Hukum

dan Hak Asasi Manusia No 51, 2009).

 31

3. Pekerjaan Kefarmasian Dalam Distribusi atau Penyaluran

Sediaan Farmasi

Setiap Fasilitas Distribusi atau Penyaluran Sediaan Farmasi

berupa obat harus memiliki seorang Apoteker sebagai penanggung

jawab, Apoteker penanggung jawab dapat dibantu oleh Apoteker

pendamping dan/atau Tenaga Teknis Kefarmasian. Pekerjaan

Kefarmasian dalam Fasilitas Distribusi atau Penyaluran Sediaan

Farmasi harus memenuhi ketentuan Cara Distribusi yang Baik yang

ditetapkan oleh Menteri.Dalam melakukan Pekerjaan Kefarmasian,

Apoteker harus menetapkan Standar Prosedur Operasional. Standar

Prosedur Operasional harus dibuat secara tertulis dan diperbaharui

secara terus menerus sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan

dan teknologi di bidang farmasi dan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan (Menteri Hukum dan Hak Asasi

Manusia No 51, 2009).

4. Pelaksanaan Pekerjaan Kefarmasian Pada Fasilitas Pelayanan

Kefarmasian

Fasilitas Pelayanan Kefarmasian adalah sarana yang

digunakan untuk menyelenggarakan pelayanan kefarmasian, yaitu

apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik, toko obat,

atau praktek bersama. Dalam menjalankan Pekerjaan kefarmasian

pada Fasilitas Pelayanan Kefarmasian, Apoteker dapat dibantu oleh

Apoteker pendamping dan/ atau Tenaga Teknis Kefarmasian. Dalam

 32

menjalankan praktek kefarmasian pada Fasilitas Pelayanan

Kefarmasian, Apoteker harus menerapkan standar pelayanan

kefarmasian. Penyerahan dan pelayanan obat berdasarkan resep

dokter dilaksanakan oleh Apoteker. Dalam hal di daerah terpencil

tidak terdapat Apoteker, Menteri dapat menempatkan Tenaga Teknis

Kefarmasian yang telah memiliki STRTTK pada sarana pelayanan

kesehatan dasar yang diberi wewenang untuk meracik dan

menyerahkan obat kepada pasien (Menteri Hukum dan Hak Asasi

Manusia No 51, 2009).

2.1.4. Apotek

2.1.4.1. Definisi Apotek

Apotek menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 35

tahun 2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di Apotek,

Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan

praktik kefarmasian oleh apoteker, pelayanan kefarmasian

adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab

kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan

maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu

kehidupan pasien (Peraturan Menteri Kesehatan RI N0 35,

2016).

Apotek merupakan salah satu sarana penunjang kesehatan,

dimana apotek memiliki pelayanan kesehatan yang

diselenggarakan secara sendiri untuk memelihara dan

 33

meningkatkan kesehatan, mencegah dan menyembuhkan

penyakit pada masyarakat. Apoteker sebagai bagian tenaga

kesehatan mempunyai kewenangan yang terdapat pada

Peraturan Perundangan (PP) 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan

Kefarmasian bahwa pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan

termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan,

pengadaan, penyimpanan dan distribusi atau penyaluran obat,

pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan

informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat

tradisional. Dalam menjalani pekerjaan kefarmasian di apotek,

apoteker dibantu oleh tenaga teknis kefarmasian yang terdiri

dari Sarjana Farmasi, Ahli Madya Farmasi, dan Analisis

Farmasi (Kemenkes RI No 35, 2016).Pelayanann kefarmasian

yang dilakukan oleh apoteker diapotek merupakan bentuk

pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi apoteker

dalam melakukan pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan

kualitas hidup pasien.

2.1.4.2. Tugas dan Fungsi Apotek

Berdasarkan PP No. 51 Tahun 2009, Tugas dan

fungsi apotek diantaranya:

1. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah

mengucapkan sumpah jabatan Apoteker.

 34

2. Sarana yang digunakan untuk melakukan Pekerjaan

Kefarmasian.

3. Sarana yang digunakan untuk memproduksi dan

distrbusi sediaan farmasi antara lain obat, bahan baku

obat, obat tradisional, dan kosmetika.

4. Sarana pembuatan dan pengendalian mutu sediaan

farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan

pendistrbusi atau penyaluran obat, pengolahan obat,

pelayanan obat, atas resep dokter, pelayanan informasi obat,

serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional.

2.1.4.3. Peran Apotek

Berdasarkan Permenkes RI No. 35 tahun 2016 Apotek

berperan sebagai tempat untuk mengelola perbekalan farmasi

di apotek, pengelolaan perbekalan farmasi diapotek meliputi:

1. Pembuatan, pengelolaan, peracikan, pengubahan bentuk,

pencampuran, penyimpanan, dan penyerahan obat atau

bahan obat.

2. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan

perbekalan farmasi lainnya.

3. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi,

diantaranya:

a. Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi

diberikan baik kepada Dokter dan tenaga teknis

 35

kesehatan lainnya maupun kepada

masyarakat.Pengalaman dan pelaporan informasi

mengenai khasiat, keamanan, bahaya suatu obat dan

perbekalan farmasi lainnya.

b. Pelayanan informasi tersebut wajib didasarkan kepada

kepentingan masyarakat. Tanggung jawab pengelolaan

ini secara penuh diberikan kepada Apoteker.

2.1.5. Profil Apotek Saras Sehat Slawi

2.1.5.1. Apotek Saras Sehat

Apotek Saras Sehat Slawi adalah apotek pelayanan sediaan

farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya yang mempunyai

praktek dokter yang terdiri dari empat dokter praktek,

dr.spesialis anak, dr.spesialis THT, dr.spesialis dalam,

dr.spesialis bedah yang berlokasi di Jl dr. Soetomo No 30

Slawi kulon.

2.1.5.2. Sejarah Apotek Saras Sehat

Apotek Saras Sehat mulai beroperasi pada tanggal 1 Maret

2008 dengan apoteker pengelola Mohamad Ihsanudin, S.Si.,

Apt yang kemudian pada bulan Juni tahun 2013 diganti oleh

Sih Maolah, S.Si., Apt dan pemilik sarana apotek DR.Hj.Ayu

Palaretin, S.Sos, MM. Apotek saras sehat berlokasi di jalan

dr.Soetomo No.30 desa Slawi Kulon Kecamatan Slawi

Kabupaten Tegal.
 36

Jenis usaha yang digeluti adalah dibidang perdagangan dan

jasa medis atau kesehatan. Dari awal berdiri selain terdapat

apotek juga terdapat praktek dokter bersama antara lain

dr.Bambang Priyo, DTM &Sp.B, dr.Tri Kunjaya, Sp.THT dan

dr. Emi Ratnawati, Sp.Pd. Namun seiring dengan

berkembangannya usaha sekarang terdapat fasilitas ruang

operasi minor dan juga ada dokter praktek spesialis anak yang

ikut bergabung yaitu dr.Abdul Khanis, Msi.Med., Sp.A.

Apotek Saras Sehat buka mulai pukul 07.00 WIB sampai

dengan pukul 21.00 WIB atau sehabisnya pasien, yang terbagi

menjadi 2 kelompok shift dimana masing-masing shift

mempunyai 7 jam kerja. Apotek Saras Sehat mempunyai 11

orang karyawan yang terdiri atas 1 orang Apoteker; 5 orang

asisten apoteker; 2 orang administrasi yang dibagi menjadi 3

bagian yaitu bagian pembelian, bagian stok dan bagian

keuangan; 2 orang kasir dan 1 orang pembantu kasir yang

terbagi kedalam 2 kelompok shift atau jam kerja (7jam/shift)

 37

2.1.5.3. Struktur Organisasi

Struktur manajemen Apotek Saras Sehat :

Apoteker Pengelola Apotek Pemilik Sarana Apotek

Sih Maolah, S.Si., Apt DR.Hj.Ayu Palaretin, S.Sos, MM

Bagian administrasi Bagian pelayanan

Pengadaan Pembukuan Asisten Apoteker

Fitri Astuti, S.Kom 1. Dwi Naeli, Amd.Farm

Erlin Marliana
2. Evi Muafiyah
3. Siska Deviana Putri
4. Irni Riyanti
5. Dedy Irawan

Gambar 2.9. Struktur Organisasi Apotek Saras Sehat

 38

2.2. Kerangka Berpikir

Kerangka berpikir adalah konsep lengkap dan kejelasan hubungan antar

konsep yang dirumuskan peneliti berdasarkan teori pustaka, yang

dijelaskan pada gambar sebagai berikut:

Sediaan farmasi

Mutu pelayanan
perbekalan
farmasi

Perencanan Pengadaan sediaan

pengelolaan farmasi
konsumsi

Metode
morbiditas
perencanaan Karakteristik
informan
kombinasi penanggung jawab
Pengendalian
sediaan farmasi

Faktor pendorong
Analisis
dan penghambat
Analisis Analisis
ABC VEN ABC-
VEN

Metode dan tahapan

pengadaan

Tender Tawar Tender Pembelian

terbatas menawar terbuka langsung

Gambar 2.10. Kerangka Berpikir

 BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Ruang Lingkup Penelitian

1. Ruang Lingkup Ilmu

Penelitian ini merupakan penelitian farmasi sosial.

2. Ruang Lingkup Tempat

Penelitian ini mengambil lokasi di Apotek Saras Sehat Jalan Dr..

Soetomo No.30, Slawi Kulon, Kec. Slawi, Tegal. Dimana apotek tersebut

memiliki tanggung jawab dalam bidang pengelolaan perbekalan farmasi di

Kabupaten Tegal dengan tanggung jawab Apoteker pengelola Apotek.

3. Ruang Lingkup Waktu

Penelitian dilakukan sejak pengumpulan judul pada bulan Juli 2019

dan rencana diselesaikan hingga penyusunan laporan KTI pada bulan

April 2020.

3.2. Rancangan dan Jenis penelitian

Jenis penilitian ini merupakan penelitian deeskriptif pendekatan

kualitatif dengan menggunakan fenomenology yaitu berdasarkan data

sebenarnya tanpa adanya manipulasi data yaitu dengan menggali dan

mengungkapkan kesamaan makna dari sebuah konsep atau fenomena yang

menjadi pengalaman hidup sekelompok individu. Jenis penelitian dekriptif

kualitatif adalah membuat deskripsi, gambaran, atau lukisan secara

39
 40

sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta

hubungan antar fenomena yang diselidiki. Penelitian ini memberikan

gambaran secara jelas tentang proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek

Saras Sehat (Idrus,2009).

3.3. Subjek Penelitian

Subjek penelitian menurut (Arikonto 2016) merupakan benda, hal

atau orang tempat data untuk variabel penelitian melekat, dan yang di

permasalahkan. Dalam sebuah penelitian, subjek penelitian yang mempunyai

peran strategis. Pada penelitian kualitatif responden atau subjek penelitian

disebut dengan istilah informan, yaitu orang memberi informasi tentang data

yang diinginkan peneliti berkaitan dengan penelitian yang sedang

dilaksanakan. Adapun subjek dalam penelitian ini adalah Apoteker pengelola

dan Tenaga Teknis Kefarmasian di Apotek Saras Sehat Slawi dan karyawan

administrasi Apotek Saras Sehat Slawi. Kriteria untuk Apoteker Pengelola

Apotek adalah Apoteker Pengelola Apotek Saras Sehat sebagai informan

utama dan untuk kriteria Tenaga Teknis Kefarmasian adalah mempunyai

STRTTK dan mempunyai pengalaman minimal 2 tahun bekerja di Apotek

Saras Sehat dan kriteria karyawan administrasi adalah mempunyai

pengalaman minimal 2 tahun bekerja di Apotek Saras Sehat.

3.4. Dimensi Penelitian dan Definisi Operasional

3.4.1. Dimensi Penelitian

Variabel dalam penelitian ini hanya memiliki satu variabel yaitu

proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat Slawi.

 41

3.4.2. Definisi Operasional

Tabel 3.1. Definisi Operasional

No Variabel Definisi Cara ukur Alat ukur
1. Proses pengadaan suatu proses yang Wawancara Pedoman
sediaan farmasi di dimaksud untuk dan wawancara
Apotek Saras mencapai tujuan observasi. dan check
Sehat Slawi. dalam menjamin list
ketersediaan dan observasi.
keterjangkauan
sediaan farmasi
secara efektif dan
efisien serta
rasional.
2. Karakteristik Kriteria informan Wawancara Pedoman
informan dalam berdasarkan umur, dan wawancara
pengadaan sediaan pendidikan, jabatan observasi. dan check
farmasi diApotek dan lama berkerja list
Saras Sehat dalam melakukan observasi.
proses pengadaan
sediaan farmasi
diApotek Saras
Sehat
3. Tujuan proses Merealisasikan Wawancara Pedoman
pengadaan sediaan capaian yang telah dan wawancara
farmasi diApotek direncanakan dalam observasi. dan check
Saras Sehat proses pengadaan list
ssediaan farmasi observasi.
diApotek Saras
Sehat

4. Metode dan tahap Alur dan proses Wawancara Pedoman

proses pengadaan manajemen untuk dan wawancara
sediaan farmasi mewujudkan observasi. dan check
diApotek Saras tersedianya sediaan list
Sehat farmasi yang dapat observasi.
meningkatkan mutu
pelayanan
diApotek Saras
Sehat.
 42

5. faktor pendorong Hal-hal yang Wawancara Pedoman

dan penghambat mempengaruhi yang dan wawancara
pada proses bersifat mendorong observasi. dan check
pengadaan sediaan dan menghambat list
farmasi diApotek dalam pelaksanaan observasi.
Saras Sehat proses pengadaan
sediaan farmasi
diApotek Saras
Sehat.

3.5. Jenis dan Sumber Data

3.5.1. Jenis Data

1. Data primer

Data primer diperoleh dari hasil pengamatan atau observasi

langsung terhadap proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek

Saras Sehat, serta melakukan wawancara mendalam secara

langsung antara pewawancara (interviewer) dengan terwawancara

(interviewed), yaitu kepada Apoteker pengelola Apotek , Tenaga

Teknis Kefarmasian dan Admin Umum Apotek.

2. Data sekunder

Dokumen yang dimaksud dalam penelitian antara lain:

a. Standar Operational Procedur atau Dokumen intruksi

b. Surat Pesanan Obat

c. Faktur pengadaan obat

d. Dokumen kartu stok

 43

3.5.2. Sumber Data

Data praktik proses pengadaan sediaan farmasi diukur melalui

wawancara kepadaApoteker pengelola Apotek dan Tenaga Teknis

Kefarmasian dengan berbagai item pertanyaan tentang proses

pengadaan sediaan farmasi secara tatap muka dan dilakukan

pengamatan dengan observasi langsung (Suhaidi,2013).

Cara pengumpulan data dalam penelitian ini meliputi :

1. Wawancara mendalam (indepth interview)

Wawancara mendalam merupakan salah satu teknik

pengumpulan data untuk mendapatkan informasi yang lebih

mendalam dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung

kepada informan. Wawancara dilakukan kepada Apoteker pengelola

Apotek dan Tenaga Teknis Kefarmasian dan karyawan Administrasi

Apotek Saras Sehat untuk memperoleh informasi terkait dengan

sistem pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat dengan

menggunakan alat pedoman wawancara (Sugiyono, 2012).

2. Observasi

Observasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data

dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap

kelengkapan data-data yang berhubungan dengan penelitian.

Observasi dilakukan untuk mengetahui sistem pengadaan sediaan

 44

farmasi yang dilakukan Apotek Saras Sehat. (Sugiyono, 2012

Observasi oleh petugas pelaksnaan pengadaan di Apotek Saras

Sehat dan kesesuaian tugas sehari-hari dengan yang tertera pada

dokumen institusi kerja (SOP) dengan menggunkan checklist

observasi).

3.6. Pengolahan Data dan Analisis Data

3.6.1. Pengolahan Data

Pengumpulan
Data
Penyajian
Data

Reduksi Penarikan
Data Kesimpulan/
Verifikasi

Gambar 3.1. Model Analisis Data Interaktif (Miles dan Hubermen, 1994)

Salah satu cara analisis data kualitatif dalam model interaktif

meliputi tiga alur kegiatan yang terjadi secara bersamaan yaitu reduksi

data (data reduction),penyajian data (data display), dan kesimpulan

(conclusion/verification). Proses analisis interaktif ini merupakan

proses yang berulang dan berlanjut secara terus-menerus dan saling

menyusul. Kegiatan pengumpulan data, penyajian data, reduksi data,

dan kesimpulan atau verifikasi berlangsung selama dan setelah proses

 45

pengambilan data berlangsung. Kegiatan tersebut berhenti saat

penulisan akhir penelitian telah siap dikerjaan (Idrus,2009).

1. Tahap Reduksi

Tahap reduksi data yaitu melakukan seleksi data yang relevan dan

bermakna, merangkum, memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan

pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya yang mengarah

untuk pemecahan masalah, penemuan, pemaknaan atau untuk

menjawab pertanyaan peneliti.

2. Tahap Penyajian Data

Penyajian data (data display) dilakukan dalam bentuk uraian

singkat (teks naratif), bagan, hubungan antar kategori.

3. Tahap Penarikan Kesimpulan dan Verifikasi Data

Kesimpulan (conclusion atau verifikasi) yaitu mencari arti, pola-

pola, penjelasan, konfigurasi, alur sebab akibat dan proposisi. .

3.6.2. Analisis Data

Untuk memastikan kebenaran data, data perlu di crosscheck

menggunakan triangulasi metode. Triangulasi metode adalah

penggunaan beberapa metode dalam penelitian berupa metode

wawancara dan observasi untuk mempelajari satu topic, penggunaan

metode atau teknik pengumpulan data yang berbeda-beda untuk

mendapatkan data dari sumber yang sama dan disajikan dalam bentuk
 46

uraian dengan mendeskripsikan gambaran secara jelas tentang proses

pengadaan sediaan farmasi sesuai dengan fakta yang ada (Idrus, 2009).

3.7. Etika Penelitian

Dalam melakukan penelitian, peneliti harus mendapat rekomendasi dari

Politeknik Harapan Bersama Prodi DIII Farmasi dan permintaan ijin kepada

pihak yang bersangkutan sebagai subyek yang teliti. Etika penelitian ini

meliputi: (Notoatmodjo, 2012).

3.7.1. Anonimity (Tanpa Nama)

Untuk menjaga kerahasiaan, peneliti mencantumkan nama

informan pada lembar pengumpulan data.

3.7.2. Confidentiality (Kerahasiaan)

Kerahasiaan informasi dijamin oleh peneliti. Hanya kelompok

data tertentu saja yang akan di sajikan sebagai hasil riset. Cara

untuk menjaga kerahasiaan adalah dengan menyimpan lembar

kuisoner dengan jangka waktu yang lama setelah tidak digunakan

maka lembar kuisoner itu di bakar.

 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Penelitian ini dilakukan dengan observasi langsung menggunakan check

list observasi dan dilanjutkan dengan wawancara mendalam (indepth

interview) menggunakan alat pedoman wawancara kepada subjek penelitian

yang seorang Apoteker Pengelola Apotek, Tenaga Teknis Kefarmasian dan

Admin Umum Apotek berdasarkan kesesuaian pengetahuan, lama bekerja

dan informasi yang dimiliki subjek penelitian terkait proses pengadaan

sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat Slawi.

4.1. Karakteristik Informan

Tabel 4.1 Kriteria Informan

Nama Umur Pendidikan Jabatan Lama

Bekerja

IU 36 Tahun Apoteker APA 7 Tahun

IP-1 28 Tahun D3 Farmasi TTK 5 Tahun
IP-2 37 Tahun S1 Komputer Admin Umum 9 Tahun
Apotek
Keterangan: IU = Informan Utama

IP-1 = Informan pendukung pertama

IP-2 = Informan Pendukung kedua

Berdasarkan tabel 4.1 diketahui bahwa penelitian ini melakukan

wawancara dengan informan utama yaitu Apoteker Pengelola Apotek dan

47
 48

informan pendukung 1 adalah tenaga teknis kefarmasian serta sebagai

informan pendukung 2 yaitu admin umum apotek. Menurut hasil observasi

dilapangan, dalam pelaksanaan standar pengelolaan sediaan farmasi Apoteker

pengelola Apotek Saras Sehat lebih sering melaksanakan pelaporan narkotika

dan psikotropika, pengadaan, pemusnahaan, perencanaan sediaan farmasi

serta pelaporan pelayanan kefarmasian. Dan bertanggungjawab dalam

merencanakan, mengendalikan, melaksanakan, menganalisis hasil kinerja

operasional dan kinerja apotek, kemampuan berkomunikasi antar profesi,

menentukan system atau peraturan yang akan digunakan, kemampuan

mengelola SDM secara efektif, dan membantu memberi peluang untuk

meningkatkan pengetahuan.

Berdasarkan SDM yang ada pada Apotek Saras Sehat telah sesuai

dengan Permenkes RI Nomor 73 Tahun 2016 tentang kewajiban apoteker

dalam Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Hal ini ditunjukkan dengan

tugas dan wewenang apoteker yaitu membuat visi dan misi, menetukan arah

pada seluruh kegiataa serta yang memiliki kemampuan untuk menjadi

pemimpin. Kepemimpinan yang diharapkan meliputi keberanian mengambil

keputusan yang empati dan efektif, serta kemampuan mengkomunikasikan

dan mengelola hasil keputusan, mampu berkomunikasi dengan pasien

maupun profesi kesehatan lainnya sehubungan dengan terapi pasien.

Kegiatan yang paling sering dilaksanakan oleh Tenaga Teknis

Kefarmasian di Apotek Saras Sehat adalah pencatatan dan dokumentasi

perencanaan pengadaan sediaan farmasi, melaksanakan prosedur pengadaan

 49

sediaan farmasi, melaksanakan prosedur penerimaan sediaan farmasi sesuai

dengan SOP Apotek Saras Sehat, dan melaksanakan penyimpanan sediaan

farmasi sesuai dengan SOP Apotek Saras Sehat.

Berdasarkan tanggungjawab dan hak sebagai tenaga teknis kefarmasian

di Apotek Saras Sehat telah sesuai dengan Permenkes RI Nomor 09 Tahun

2017 tentang Apotek, ruang lingkup tanggung jawab dan hak sebagai

Asisten Apoteker yang meliputi melaksanakan pembuatan termasuk

pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan

dan distribusi obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta

pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional.

Bagian Admin Umum Apotek Saras Sehat memiliki tugas dan

kewenangan diantaranya yaitu mengorder obat, mengecek barang yang

mendekati tanggal expired, meretur barang, menghitung jumlah obat yang

masuk dan keluar, melakukan inkaso, memberi harga obat, menghitung gaji

karyawan dan menghitung retur obat. Berdasarkan tugas dan kewenangan

bagian admin umum Apotek Saras Sehat telah sesuai dengan tanggung jawab

dari admin keuangan yaitu mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan,

pelaporan, serta pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat,

tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku,

merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan,

serta mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan

penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan

operasional perusahaan, mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data

 50

dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang

dibutuhkan perusahaan secara akurat, serta merencanakan, mengkoordinasi,

dan mengontrol arus kas perusahaan (cash flow), terutama pengelolaan

piutang dan utang. Sehingga, hal ini dapat memastikan ketersediaan dana

untuk operasional perusahaan dan kondisi keuangan dapat tetap stabil

(Amalia,2018).

4.2. Pelaksanaan Proses Pengadaan Sediaan Farmasi Di Apotek Saras Sehat

Slawi

4.2.1. Tujuan Pengadaan Sediaan Farmasi

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan bahwa tujuan

pengadaan sediaan farmasi adalah mencegah kekosongan persediaan

untuk menjamin ketersediaan stok obat sehingga dapat meningkatkan

mutu pelayanan kefarmasian diapotek. Berikut hasil wawancara

dengan para informan mengenai tujuan pengadaan di Apotek Saras

Sehat Slawi:

“Tujuan proses pengadaan adalah untuk mencegah kekosongan

persediaan diapotek agar dapat meningkatkan mutu pelayanan
kefarmasian, seperti contoh jika stok obat yang diresepakan dokter
itu tersedia pasti pasien merasa puas karna tidak perlu menunggu
obat dengan lama dan juga tidak perlu mencari obat diapotek lain
dengan copy resep” (IU, 06 Februari 2020).
“Mmmm… ya agar stok obat yang diminta selalu ada sehingga
dapat menjamin ketersediaan obat yang digunakan untuk
memenuhi kebutuhan pelayanan”. (IP-1, 21 Februari 2020).
“Untuk menjamin ketersediaan obat agar tidak terjadi kekosongan
obat yang dibutuhkan dalam pelayanan”. (IP-2, 21 Februari 2020).
 51

Menurut Wijayanti (2014), pengadaan bertujuan untuk menetapkan

jumlah obat dan jenis obat yang sesuai dengan kebutuhan untuk

pelayanan apotek, agar tidak terjadi kekosongan obat atau kelebihan

obat. Apabila tidak dilakukan pengadaan dengan baik maka akan

terjadi kekosongan obat yang akan mempengaruhi pelayanan juga

pendapatan apotek dan apabila terjadi kelebihan obat dapat

menyebabkan kerusakan obat maupun obat ED karena terlalu lama di

simpan dalam gudang. Hal ini juga dijelaskan pada penelitian (Rahma,

2018) Pengadaan obat merupakan suatu proses pemenuhan kebutuhan

operasional obat dan bahan medis habis pakai yang dibutuhkan oleh

pelayanan, sebagai bentuk realisasi dari perencanaan kebutuhan obat

yang telah dilakukan sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk menjamin

ketersediaan obat dengan jumlah yang tepat di waktu yang tepat pula.

Berdasarkan hal tersebut, peneliti dapat menyimpulkan bahwa

tujuan pengadaan sediaan farmasi adalah mencegah kekosongan untuk

menjamin ketersediaan jumlah obat sesuai dengan kebutuhan sehingga

dapat meningkatkan mutu pelayanan apotek.

4.2.2. Metode Dalam Proses Pengadaan Sediaan Farmasi

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan diketahui

bahwa metode yang digunakan dalam proses pengadaan sediaan

farmasi diapotek. Hal ini dikutip bahwa:

“Melakukan perencanaan berdasarkan penulisan resep dari dokter

berdasarkan data kombinasi antara konsumsi dan epidemiologi
dengan metode pengadaan secara pembelian langsung yang
 52

dibayar secara tunai atau kredit dengan PBF resmi melalui sales
dengan kesepakatan dalam penentuan harga. Untuk pembayaran
tunai biasanya untuk pem esanan golongan obat narkotik, dan
golongan obat reguler kita secara kredit dengan jatuh tempo 30
hari. Karna dengan metode pembelian langsung melalui sales
yang seminggu tiga kali datang ke apotek dapat mempermudah
kami untuk melakukan order obat yang sesekali dibutuhkan
banyak” (IU, 06 Februari 2020).
“Sesuai dengan resep dari dokter, obat yang dibutuhkan pasien,
dan penjualan tanpa resep dengan metode berdasarkan data obat
yang sama dari taun ke taun dan berdasarkan penyakit. Biasanya
obat yang dipesan dari tahun ketahun itu sama dengan metode
pengadaan yang digunakan pembelian secara langsung yang
dibayar secara tunai atau kredit dengan metrep yang sudah akrab
dengan kami sehingga mudah dalam bernegoisasi penentuan
harga. Karna perputaran obat yang sangat cepat maka dari itu
kami memilih metode tersebut sehingga pada saat obat habis bisa
langsung order” (IP-1, 21 Februari 2020).
“Obat yang dipesan sesuai dengan resep dari dokter, dan
kebutuhan pasien berdasarkan sistem konsumsi dan epidemiologi.
Dan obat dipesan dengan pembelian langsung yang dibayar
secara tunai atau kredit melalui sales terpilih yang bisa
dinegoisasi dalam penetuan harga. Untuk pembayaran tunai
biasanya untuk pemesanan jenis obat narkotik, dan golongan obat
reguler pembayaran secara kredit dengan jatuh tempo 1 bulan.
Dengan metode pembelian langsung tersebut kita bisa melakukan
order obat yang dibutuhkan secara mendesak dengan menghindari
penolakan obat atau resep, sehingga kita tidak perlu membeli obat
diapotek lain yang membuat keuntungan kecil dari apotek sendiri”
(IP-2, 21 Februari 2020).

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan dapat

disimpulkan bahwa metode yang digunakaan dalam perencanaan di

Apotek Saras Sehat ini menggunakan metode kombinasi yang

merupakan metode yang mengkombinasikan antara metode konsumsi

dan epidemiologi. Metode Konsumsi merupakan metode yang

memperkirakan penggunaan obat berdasarkan pemakaian sebelumnya

sebagai dasar perencanaan yang akan datang sedangkan metode

 53

epidermologi merupakan metode yang berdasarkan penyebaran

penyakit yang paling banyak terdapat di daerah sekitar Apotek.

Apotek Saras Sehat melakukan kegiatan pengadaan barang atau

obat tergantung pada kebutuhan jumlah obat yang tersedia sesuai

dengan peresepan dokter dan penjualan tanpa resep. Hal ini bertujuan

agar stok obat di apotek selalu stabil dan dapat dikendalikan dengan

mudah. Berdasarkan hasil penelitian disampaikan oleh Apoteker

penanggung jawab Apotek Saras Sehat cara pembayaran yang

dilakukan adalah disesuaikan dengan jenis sediaan yang dipesan,

misalnya jenis obat narkotik, psikotropika dan precursor yaitu cara

pembayarannya dengan tunai melalui COD (Cash Order Delivery)

pada PBF kimia farma sedangkan jenis obat reguler yaitu secara kredit

dengan jatuh tempo 1 bulan (30 hari) seperti pada PBF AAM

(Anugrah Agron Medika).

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan dapat

disimpulkan bahwa metode yang ada di Apotek Saras Sehat telah

sesuai dengan literatur menurut Permenkes RI No.73 Tahun 2016

tentang Standar Pelayanan Kefarmasiaan Di Apotek Pasal 3 Ayat (2).

Hal ini dibuktikan dengan telah diterapkannya metode kombinasi yaitu

menggunakan metode epidermologi dan metode konsusmsi karena

dalam metode gabungan mencakup kedua metode yang memiliki

pengaruh yang paling penting dalam memenejemen sebuah Apotek

agar Apotek yang didirikan tersebut tidak mengalami kelebihan stok

 54

ataupun kekurangan stok ataupun hal lainnya yang dapat membuat

sebuah Apotek mengalami kerugiaan.

Pengadaan dengan metode pembelian langsung dalam jumlah

terbatas yaitu pembelian dilakukan apabila persedian barang dalam hal

ini adalah obat-obatan sudah menipis. Barang-barang yang sudah

dibeli hanyalah obat-obatan yang dibutuhkan saja, dalam waktu satu

sampai dua minggu. Hal tersebut dilakukan untuk mengurangi stok

obat dalam jumlah besar dan pertimbangan masalah biaya yang

minimal. Namun perlu pula adaya pertimbangan pengadaan obat

dalam jumlah terbatas ini dilakukan apabila PBF tersebut ada didalam

kota dan selalu siap mengirimkan obat dalam waktu tepat

(Permana,2013).

4.2.3. Tahap Proses Pengadaan Sediaan Farmasi

1. Alur Proses Pengadaan

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan diketahui

bahwa tahap proses pengadaan sediaan farmasi diapotek. Hal ini

dikutip bahwa:

“Mba TTK nya nulis daftar obat yang sudah hampir habis
didalam buku defecta, selanjutnya pihak admin apotek memriksa
kembali obat yang ditulis dengan ketersediaan obat dirak
penyimpanan, setelah itu pihak admin apotek menuliskan daftar
obat yang akan dipesan dalam surat pesanan sesuai dengan
golongan obat. SP ditanda tangani oleh Apoteker dan diberi
stempel apotek. Adapun sebagai contoh nama PBF nya adalah
kimia farma, sanbe, mepro. Biasanya melakukan pemesanan
melalui via whatsApp yang SP nanti diberikaan bersamaan
dengan barang datang” (IU, 06 Februari 2020).
 55

“Biasanya kami dari TTK nya mendata obat yang sudah menipis
dalam buku defecta, kemudian dari mba admin apotek
mencocokan obat yang ditulis dalam daftar obat dibuku defecta
dengan ketersediaan obat diapotek. Setelah itu admin umum
menuliskan surat pesanan yang ditanda tangani oleh Apoteker
dan diberi stempel apotek. SP disesuai dengan golongan obat
yang akan dipesan dengan PBF mana” (IP-1, 21 Februari 2020).
“Melihat daftar obat dibuku defecta yang sudah didata oleh
TTK, kemudian saya mencocokan apakah obat tersebut memang
harus dilakukan pemesanan dengan ketersediaan obat yang
menipis, setelah itu saya menuliskan daftar obat tersebut dalam
surat pesanan yang ditanda tangani oleh Apoteker dan diberi
stempel apotek dan SP juga disesuaikan dengan golongan obat
yang dipesan”(IP-2, 21 Februari 2020).
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan alur

proses pengadaan sediaan farmasi diApotek Saras Sehat antara lain:

a. Dokter menuliskan resep yang berisi obat-obatan sesuai dengan

penyakit pasien.

b. Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK) mengecek setiap jenis obat

yang dituliskan dokter pada resep, hal ini bertujuan agar apotek

mengetahui jenis obat apa yang sering dibutuhkan oleh pasien.

Sehingga apotek dapat menyediakan jumlah atau stok obat

tersebut sesuai kebutuhan. Dengan demikian dapat mengurangi

penumpukkan jumlah obat yang tidak digunakan, rusak atau

kadaluwarsa.

c. Setelah pengecekan, tahap selanjutnya yaitu pencatatan pada

buku defekta mengenai jenis obat yang dibutuhkan. Hal ini

bertujuan agar apotek dapat melaporkan kepada pihak

administrasi (pengadaan) agar dilakukan pemesanan jenis obat

tersebut.
 56

d. Selanjutnya dari buku defekta disalin ke surat pesanan untuk

dilakukan pemesanan kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF)

baik dalam kota maupun luar kota. Surat pesanan yang dibuat

biasanya berisi tentang nama distributor, nama barang atau obat,

kemasan obat, jumlah barang yang akan dipesan yang kemudian

ditandatangani oleh bagian pengadaan (pembelian) dan apoteker

pengelola apotek dan diberi stempel apotek. Surat pesanan dibuat

rangkap tiga, untuk dikirim ke distributor yang asli beserta

salinannya dan 1 salinan terakhir untuk arsip apotek. Surat

pesanan obat golongan narkotika dibuat rangkap 4,untuk

distributor yang asli dan 2 lembar salinan, dan 1 salinan untuk

arsip apotek. 1 surat pesanan narkotika untuk 1 jenis obat

narkotika, sedangkan untuk 1 surat pesanan psikotropika untuk 1

atau lebih jenis obat psikotropika.

e. Pada Apotek Saras Sehat terdapat lima jenis surat pesanan, yaitu

surat pesanan untuk obat bebas atau reguler, surat pesanan untuk

obat golongan prekursor, surat pesanan untuk Obat-Obat

Tertentu (OOT), surat pesanan untuk obat golongan psikotropika,

dan surat pesanan untuk obat golongan narkotika.

f. Waktu pemesanan dilakukan sesuai kebutuhan obat, tergantung

dari stok obat yang tersedia di apotek baik itu obat fast moving

maupun slow moving.

 57

g. Setelah membuat surat pesanan, bagian pengadaan langsung

memesan barang ke distibutor. Bila terdapat pemesanan yang

mendadak, maka bagian pengadaan akan melakukan pemesanan

melalui telepon dan untuk surat pesanannya akan diberikan pada

saat barang diantarkan ke apotek.

h. Pedagang Besar Farmasi (PBF) akan mengantarkan langsung

barang yang dipesan ke apotek.

Menurut hasil observasi dilapangan tahapan proses sediaan farmasi

di Apotek Saras Sehat Slawi sudah sesuai dengan SOP (standar

operational prosedur) dari manajemen pengelolaan proses

pengadaan sesuai dengan peraturan perundangan-undangan. Berikut

bukti adanya SOP proses pengadaan barang.

Gambar 4.1 SOP Pemesanan Barang

 58

2. Menentukan Waktu, Frekuensi dan Jumlah Pemesanan

Berdasarkan wawancara dengan informan diketahui waktu

pemesanan sediaan farmasi diApotek Saras Sehat disesuaikan

dengan kebutuhan apotek dan ketika TTK sudah mendata obat

dalam buku defecta obat yang akan dipesan, pemesanan akan

dilakukan saat obat menipis. Penentuan jumlah obat yang akan

dipesan berdasarkan pengunaan obat yang diresepkan oleh dokter

dan juga berdasarkan pola penjualan tanpa resep. Selain itu juga

dilihat ketersedian buffer stock untuk jenis obat fast moving, jadi

ketika buffer stok sudah mulai menipis dapat dilakukan pesanan

dengan jumlah yang banyak untuk ketersediaan satu minggu dan

bisa juga untuk obat yang sama untuk kebutuhan pelayanan

pemesanan 2kali dalam seminggu. Hal ini dikutip bahwa:

“Ya tentunya ketika buffer stok digudang penyimpanan sudah

menipis, dan biasanya TTK akan menuliskan dibuku defecta,
buku defecta untuk apotekernya melihat itu kemudian untuk
dipesan. Jadi ketika persediaan obat fast mooving sudah menipis
dan buffer stok juga sudah mau habis maka kami pesan dengan
jumlah besar, seperti contoh obat sediaan syrup attaroc yang
termasuk obat jenis fast mooving dalam melakukan pemesanan
bisa sebanyak 3 flesh dan dilakukan 2kali pemesanan dalam
seminggu, sedangkan untuk obat slow moving hanya 1 box
dalam 1kali pemesanan. ” (IU, 06 Februari 2020).
“Jika persediaan dirak penyimpanan sudah mulai menipis. Kita
melakukan pencatatan dibuku defecta yang selanjutnya dicek
oleh karyawan admin umum apotek untuk item obat yang harus
dipesan untuk kebutuhan pelayanan, untuk jumlah obat yang
dipesan itu tergantung obat yang sering diresepkan maka
pemesananya dengan jumlah yang banyak. Seperti dr. khanis
spesialis anak yang selalu meresepkan obat heptasan, cefixime
dan syrup curcuma maka kami mengorder obat tersebut dalam
jumlah yang banyak bahkan pemesanan bisa sampai 2-3kali
 59

dalam seminggu jika pasien benar-benar banyak. ” (IP-1, 21

Februari 2020)
“Pada saat stok dirak penyimpanan sudah menipis dan TTK
sudah menuliskan daftar obat yang dibutuhkan apotek dalam
kondisi sudah hampir habis dibuku defecta. Saya juga harus
mengecek ulang daftar obat yang ditulis dengan jumlah obat
yang tersedia sudah benar-benar harus dilakukan pemesanan.
Untuk penentuan jumlah obat yang dipesan itu berdasarkan pola
peresepan dari dokter. Biasanya kami memesan obat yang
benar-benar dibutuhkan bisa sebanyak 2-3 kali dalam
seminggu” (IP-2, 21 Februari 2020).

Frekuensi pemesanan sediaan farmasi diApotek Saras Sehat

dapat dilakukan pemesanan sebanyak 2 kali dalam seminggu

dengan jumlah pesanan besar seperti dalam sediaan sirup yang

termasuk sediaan fast moving bisa sampai 3 flesh. Pemesanan yang

dilakukan untuk memenuhi kebutuhan apotek dengan seminggu 2

kali diakui tidak menjadi permasalahan karena letak apotek masih

didalam kota sehingga supplier dapat memberikan pelayanan

dengan one day service (sehari antar) dan kebutuhan obat diapotek

yang mulai menipis bisa terlayani setiap harinya.

Menurut Humang (2014), dalam penelitiaanya menjelaskan

bahwa dalam menentukan jumlah pemesanan juga harus

diperhatikan biaya persediaan yang harus dibayar. Pemesanan

dalam jumlah banyak dengan frekuensi pemesanan lebih rendah

akan meningkatkan biaya penyimpanan dan mengurangi biaya

pemesanan. Sedangkan sebaliknya pemesanan dalam jumlah sedikit

dengan frekuensi pemesanan lebih tingga akan mengurangi biaya

penyimpanan dan meningkatkan biaya pemesanan. Selain itu juga

 60

pada penelitian sebelumnya dijelakan bahwa frekuensi pembeliaan

semakin sering adalah semakin baik asal tidak mengganggu

pelayanan. Oleh karena itu semakin sedikit barang yang da di

gudang penyimpanan, frekuensi pembelian akan semakin tinggi.

Semakin banyak jumlah barang yang disimpan digudang mka

fasilitas yang digunakan pun semakin banyak, antara lain ruang

penyimpanan yang lebih besar dan biaya penyimpanan yang lebih

tinggi (Mahdiyani, 2018).

3. Kriteria Pemilihan Distributor

Berdasarkan wawancara dengan para informan diketahui kriteria

pemilihan distributor dalam melakukan proses pengadaan sediaan

farmasi diApotek Saras Sehat bahwa:

“PBF yang aman, resmi dan memiliki perizinan sesuai dengan

peraturan undang-undang, pelayanan yang cepat (lead time
yang singkat), system pembayaran, ketepatan pengiriman
barang, kemudahan pengembalian baarang (retur) barang yang
menjelang kadaluwarsa, discount yang ditawarkan serta bonus”
(IU, 06 Februari 2020).
“Kriteria distributor pastinya PBF yang resmi sudah melakukan
registrasi perizinan sesuai dengan peraturan, kecepatan dalam
mengirimkan barang, barang yang diberikan dengan kondisi
baik dan pastinya PBF yang sering memberikan discount yang
besar dan apabila terjadi kesalahan melakukan return barang
dengan mudah” (IP-1, 21 Februari 2020).
“Kriteria distributor biasanya PBF yang sudah memiliki izin
resmi, PBF yang selalu menyediakan obat, cepat mengirim
barangnya tidak ada kendala, dan PBF yang memberikan
potongan harga” (IP-2, 21 Februari 2020).

Proses pengadaan yang dilakukan Apotek Saras Sehat telah

sesuai dengan literatur menurut Permenkes RI No.73 Tahun 2016

 61

tentang Standar Pelayanan Kefarmasiaan Di Apotek Pasal 3 Ayat

(2). Hal ini dibuktikan dengan kriteria yang telah memenuhi dalam

pengadaan sediaan farmasi yaitu memesan sediaan farmasi dan

perbekalan kesehatan dari jalur resmi seperti halnya Apotek Saras

Sehat yang telah memesan sediaan farmasi pada distributor yang

telah memiliki izin edar dan kualitas mutu dari sediaan farmasi

yang terjamin. Distributor yang dipilih Apotek Saras Sehat Slawi

sebagai supplier adalah PT. kimia farma, PT. BRATACO, MEPRO,

PT. HUSADA TIRTA FARMA, PT. COMBI PUTRA MANDIRI.

4. Penerimaan Barang dan Pencatatan

Berdasarkan wawancara dengan informan untuk penerimaan

barang yang baru datang dilakukan secara langsung pada saat obat

datang dari PBF (Pedagang Besar Farmasi) dengan memeriksa

kelengkapan. Berikut hasil wawancara dengan informan:

“Pemeriksaan obat yang datang diapotek dilakukan secara

langsung pada saat obat datang dari PBF dengan memeriksa
kondisi fisik barang, nomor batch, tanggal ED dan memeriksa
kemasan dan jumlah barang yang dikirim sesuai dengan faktur.
Setelah dilakukan pemeriksaan dan sesuai, selanjutnya faktur
pembelian ditandatangani oleh pihak penerima barang yaitu
apoteker atau asisten apoteker. Faktur yang sudah
ditandatangani lalu diberi stempel Apotek Saras Sehat dan
stempel nama apoteker pengelola apotek. Untuk arsip apotek
diambil satu lembar salinan faktur terakhir, sedangkan untuk
PBF atau petugas yang mengantarkan barang diberi faktur yang
asli beserta salinan faktur lainnya. Pencatatan pada Apotek
Saras Sehat dilakukan pada setiap proses pengelolaan sediaan
farmasi yang meliputi surat pesanan, faktur, kartu stok, nota
atau struk penjualan dan pencatatan penggunaan obat” (IU,06
Februari 2020).
“Pemeriksaan barang secara langsung ketika penerimaan obat
 62

datang dengan memeriksa keadaan fisik obat, Nomor batch,

tanggal ED dan mencocokan jumlah barang dengan faktur. Yang
harus diarsipkan diapotek adalah surat pesanan, faktur, kartu
stok, nota penjualan dan buku defecta” (IP-1, 21 Februari 2020).
“Pemeriksaan obat apabila obat diterima langsung diapotek,
dengan memeriksa kondisi fisik kemasan obat, jumlah obat dan
alamat pengirim dan memeriksa no batch tanggal ED dan
kesesuaian dengan faktur” (IP-2, 21 Februari 2020).

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan dapat

disimpulkan bahwa pemeriksaan obat yang datang di apotek

dilakukan secara langsung pada saat obat datang dari PBF

(Pedagang Besar Farmasi) dengan memeriksa barang dan

kelengkapannya yang meliputi No batch, tanggal expired, nama

barang, alamat pengirim barang yang dituju, kemasan dan jumlah

barang dikirim sesuai dengan yang tertera pada surat pesanan dan

faktur. Faktur yang diterima oleh apotek sebanyak 4 lembar, yaitu 2

lembar untuk PBF, 1 lembar untuk arsip apotek dan 1 lembar untuk

penagihan atau inkaso karna pembayaran secara kredit.

Gambar 4.2 Penerimaan Barang

 63

Gambar 4.3 Faktur

Penerimaan bertujuan agar obat yang diterima sesuai dengan

kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan. Dalam

penerimaan obat harus dilakukan pengecekan terhadap obat-obat

yang diterima, mencakup jumlah kemasan, jenis dan jumlah obat

sesuai faktur pembelian. Apabila terdapat ketidaksesuaian, petugas

penerimaan akan mengembalikan atau menolak barang yang

dikirim (return) disertai nota pengembalian barang dari apotek. Jika

barang- barang tersebut dinyatakan diterima, maka petugas akan

memeberikan nomor urut pada faktur pengirim barang,

membubuhkan cap apotek dan mendatangani faktur asli sebagai

bukti bahwa barang telah diterima. Faktur asli selanjutnya

dikembalikan, sebagai bukti pembelian dan satu lembar lainnya

disimpan sebagai arsip apotek. Barang tersebut kemudian disimpan

digudang penyimpanan (Atijah, 2010).

Berdasarkan hasil wawancara pada informan diketahui bahwa

 64

untuk pencatatan diApotek Saras Sehat dilakukan pada setiap proses

pengelolaan sediaan farmasi yang meliputi surat pesanan, faktur, kartu

stok, nota atau struk penjualan dan pencatatan penggunaan obat, serta

pencatatan lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan. Proses

pencatatan pada kartu stok di Apotek Saras Sehat dilakukaan setiap

kali suatu sediaan narkotika dan psikotropika diambil dari lemari

khusus narkotika dan psikotropika. Begitu pula dengan barang atau

sediaan farmasi yang lainnya akan ditulis dalam kartu stok. Hal ini

sesuai dengan Permenkes RI Nomor 35 Tahun 2016, yang

menjelaskan bahwa pencatatan dilakukan pada setiap proses

pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai

meliputi pengadaan (surat pesanan, faktur), penyimpanan (kartu stok),

penyerahan (nota penjualan) dan pencatatan lainnya disesuaikan

dengan kebutuhan.

5. Pemantauan Status Pemesanan

Berdasarkan wawancara dengan informan diketahui bahwa untuk

pemantaun status pemesanan dilakukan dengan via WhatsApp. Berikut

hasil wawancara dengan informan:

“Pemantauan kami via WA, apabila barabg yang dipesan belum

datang dengan lead time yang ditentukan maka kami langsung
koordinasi dengan sales tersebut. Jika barang yang dipesan sudah
diterima akan terlihat disistem admin apotek dengan keterangan
barang sudah diterima sesuai dengan faktur” (IU, 06 Februari
2020).
“Biasanya kalau pemantauan gitu lewatnya WA, yang melakukan
pemantauan seperti itu mba Admin Umum Apotek. Barang yang
sudah diterima pasti terlihat dari sistem admin apotek sesuai
 65

dengan faktur” (IP-1, 21 Februari 2020).

“Oooo via WA mba,, biasanya kalau ga ada kabar sampai lead
time habis saya crosscheck dengan salesman nya, kami sudah ada
system kalau barang sudah datang dan diterima sudah masuk
system dengan keterangan barang sudah diterima” (IP-2, 21
Februari 2020).

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan para informan

dapat disimpulkan bahwa pemantauan status pemesanan dalam

melakukan tahapan proses pengadaan adalah menggunakan via

handphone (whatsApp) antara pihak Admin Umum Apotek dengan

sales obat, dikarenakan letak Apotek Saras Sehat dan PBF berada

didalam kota maka jika terjadi kesalahan barang dapat diretur hari itu

juga. Pemantauan status pemesanan di Apotek Saras Sehat dilakukan

dengan system informasi obat yang sudah datang dengan status barang

diterima, apabila barang yang belum datang diwaktu yang telah

ditentukan maka Admin Umum Apotek akan croscek dengan pihak

PBF dan mengkonfirmasi barang yang belum datang diwaktu yang

telah ditentukan. Dimana adanya system informasi tersebut dapat

mengetahui jumlah obat yang sudah dibeli. Lead time pemesanan yang

ditentukan melalui kesepakatan dengan pihak PBF adalah 1 hari atau

2-3 hari disesuaikan dengan jenis obat yang dipesan.

Waktu pengadaan dan waktu kedatangan obat dari berbagai

sumber anggaran perlu ditetapkan berdasarkan hasil analisis data

seperti sisa stok dengan memperhatikan waktu, jumlah obat yang akan
 66

diterima sampai dengan akhir tahun anggaran, rata-rata pemakaian,

dan waktu tunggu (Lead time) (Permanan,2013). Selain itu juga data

lead time bisa digunakan sebagai dasar evaluasi supplier yang

dijelaskan (Indarti, 2019), dalam penelitiannya bahwa kestabilan

suplai dari pemasok dilakukan perhitungan waktu tunggu (supplier

lead time) pada saat pembelian yang dihitung dari tanggal pesanan

sampai tanggal penerimaan.

6. Penyesuaian Kebutuhan Dengan Anggaran Yang Tersedia

Berdasarkan wawancara dengan informan diketahui bahwa

penyesuaian kebutuhan dengan anggaran adalah dengan cara

mencocokan dengan dana yang tersedia dalam pelaporan keuangan.

Berikut hasil wawancara dengan informan:

“Modal yang kami miliki cukup lumayan banyak, seingga untuk

penyesuaian kebutuhan persediaan dengan anggaran dengan cara
mencocokan dana yang tersedia dengan adanya pelaporan
keuangan setiap bulannya. Dengan mencocokan dana yang
tersedia begitu kami jadi tau obat mana yang seharusya dilakukan
pemesanan untuk kebutuhan pelayanan” (IU, 06 Feebruari 2020).
“Admin umum apotek dan apoteker yang melakukan pengadaan
melakukan penyesuaian begitu dengan mencocokan dana yang
ada, hal tersebut menjadi pertimbangan dalam mimilih obat mana
yang haru dilakukan pemesanan terlebih dahulu” (IP-1, 21
Februari 2020).
“Kami mempunyai laporan keuangan setiap bulannya, jadi kami
dalam melakukan pemesanan obat mempertimbangkan dana yang
ada dengan kebutuhan obat yang benar-benar harus melakukan
pemesanan” (IP-2, 21 Februari 2020).

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan dapat

disimpulkan bahwa tahapan penyesuaian kebutuhan obat dengan

 67

anggaran memerlukan rekapitulasi data serta perkiraan kebutuhan yang

akan datang dengan mempertimbangkan dana yang teredia.

Berdasarkan hasil penelitian disampaikan oleh Apoteker penanggung

jawab Apotek Saras Sehat telah rutin melakukan laporan keuangan

yang diperlukan dalam pengadaan kebutuhan obat. Kegiatan yang

dilakukan dalam penyesuaian kebutuhan obat hanya mencatat apa yang

dibutuhkan sesuai dengan jenis pemakaian sebelumnya dan

menyesuaikan dana yang tersedia yang diolah oleh Admin Umum

Apotek.

Pada dasarnya penyesuian rencana pengadaan dapat menggunakan

teknik manajemen untuk menIngkatkan efektivitas dan efisiensi

penggunaan dana dalam perencanaan kebutuhan obat seperti teknik

analisa ABC. Teknik analisis ABC adalah metode pengklasifikasian

atau penggolongan barang berdasarkan pada peringkat dari nilai

tertinggi hingga nilai terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok besar

yang disebut kelompok A,B, dan C. dengan langkah, menghitung

jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan

harga, menentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar dananya

sampai yang terkecil, menghitung persentasenya terhadap total dana

yang dibutuhkan, mengetahui akumulasi persentasenya yaitu obat

kelompok A termasuk dalam akumulasi 70%, obat kelompok B

termasuk dalam akumulasi >70%-90% dan obat kelompok C termasuk

dalam akumulasi >90%- 100%. Analisis ini bertujuan untuk

 68

mengetahui obat yang menjadi utama untuk dikendalikan baik

perencanaan dan pengadaannya (Suryantini, 2016). Selain itu juga

perlu dilakukan pemberian prioritas dalan pengendalian persediaan

obat yang dijelaskan (Humang, 2014) dalam penelitiannya yaitu

dengan menggunakan analisis ABC dapat membantu pelayanan

kefarmasian dalam merencanakan pemakaian obat dengan

mempertimbangkan nilai pemakaian dari beberapa item obat,

pengadaan dan pengawasan obat dengan prioritas sesuai hasil analisis

ABC yang bertujuan efisiensi penggunaan dana dan efektivitas efek

terapi obat terhadap pasien.

4.3. Faktor Pendorong Dan Penghambat Dalam Proses Pengadaan

Sediaan Farmasi diApotek Saras Sehat Slawi

4.3.1. Faktor Pendorong Dalam Proses Pengadaan Sediaaan Farmasi

Berdasarkan wawancara dengan para informan diketahui factor

pendorong dalam proses pengadaan sediaan farmasi diApotek Saras

Sehat. Berikut hasil wawancara dengan para informan:

“Apotek yang terletak ditempat yang strategis dekat dengan

rumah sakit pemerintah dan jalan yang mudah diakses oleh
masyarakat, memiliki karyawan sebagai SDM yang baik dalam
bekerja, serta apotek kami tersedia stok obat yang lengkap dan
kami bekerja sama dengan dokter spesialis yang mayoritas pasien
sudah tersegusti merasa cocok periksa di Saras Sehat sehingga
apotek mendapatkan kontribusi paling besar dari kerjasama
dengan dokter spesialis tersebut, terutama dokter anak ” (IU, 06
Februari 2020).
“Apotek yang terletak dipinggir jalan sehingga mudah untuk akses
masyarakat dan salesman dalam pengiriman barang, stok obat
yang lengkap, dan adanya bekerja sama dengan dokter spesialis”
(IP-1, 21 Februari 2020).
 69

“Apotek Saras Sehat memiliki modal yang cukup besar, letak

apotek yang mudah dijangkau oleh masyarakat, pelanggan yang
banyak, serta adanya kerja sama apotek dengan praktek dokter
spesialis” (IP-2, 21 Februari 2020).

Berdasarkan hasil penelitian melalui wawancara dengan para

informan dapat disimpulkan bahwa beberapa faktor pendorong yang

dimiliki Apotek Saras Sehat Slawi dalam proses pengadaan

diantaranya:

a. Tenaga (Sumber Daya Manusia) yaitu jumlah tenaga kerja di

Apotek Saras Sehat terdiri dari 5 orang tenaga teknis kefarmasian,

kemudian apoteker, dan petugas administrasi umum apotek.

Berdasarkan Permenkes RI Nomor 9 Tahun 2017 dalam

mendirikan apotek harus memiliki minimal 1 apoteker dan tenaga

teknis kefarmasian. Hal ini menunjukan bahwa ketersediaan tenaga

di Apotek Saras Sehat sudah mencukupi dan sesuai dengan

peraturan yang berlaku.

Pada karakteristik tenaga, tingkat pendidikan tenaga di Apotek

Saras Sehat memiliki kesesuaian dengan profesi dimana Apoteker

dan tenaga teknis kefarmasian memiliki latar pendidikan yang

sesuai yaitu apoteker, D3 farmasi atau SMF. Staff administrasi

umum juga memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai yaitu

Sarjana komputer. Akan tetapi seluruh staff belum mendapatkan

pelatihan baik dari pihak apotek. Hal ini juga merupakan salah satu

bentuk ketidaksesuaian dengan Permenkes Nomor 889 Tahun 2011

dimana tenaga kefarmasian wajib diperlukan pendidikan dan

 70

pelatihan yang berkelanjutan meningkatkan dan menjamin mutu

pelayanan.

b. Modal yang dimiliki oleh Apotek Saras Sehat bersumber dari

penjualan obat yang berdasarkan resep dokter dan resep dari luar

(copy resep dari RS. Soesilo) yang menebus di Apotek Saras Sehat

dan pasien yang membeli obat sesuai dengan keluhan yang

dialami. Besar modal dalam setiap bulannya berkisar antara 200-

300 juta. Dalam kecukupan dana terdapat kendala terkait pencairan

dana yang terlambat dari pemilik sarana apotek dimana terjadi

keterlambatan pembayaran inkaso selama 3 bulan.

c. Bekerja sama dengan beberapa dokter spesialis, Apotek Saras

Sehat terdapat praktek dokter bersama, diantaranya dr.Bambang

Priyo, DTM &Sp.B, dr.Tri Kunjaya, Sp.THT, dr. Emi Ratnawati,

Sp.Pd, dan dr.Abdul Khanis, Msi.Med., Sp.A. Dengan adanya

dokter spesialis tersebut pasien rutin berobat karna merasa cocok

periksa di Saras Sehat, seperti anak yang sudah tersugesti sembuh

dengan dokter khanis maka mereka akan kembali lagi. Berdasarkan

hasil wawancara singkat dengan seorang Tenaga Teknis

Kefarmasian, Apotek Saras Sehat merupakan salah satu apotek

yang cukup ramai yaitu kurang lebih 2000 pengunjung tiap

bulannya.
 71

d. Lokasi strategis yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan apotek

yang terletak dipinggir jalan sehingga mudah dalam proses

pengiriman barang.

4.3.2. Hambatan Apa Yang Terjadi Dalam Proses Pengadaan Sediaan

Farmasi

Berdasarkan wawancara dengan para informan diketahui factor

pendorong dalam proses pengadaan sediaan farmasi diApotek Saras

Sehat. Berikut hasil wawancara dengan para informan:

“Hambatan yang dihadapi biasanya stok diPBF yang kosong

sehingga kami perlu mencari PBF lain yang menyediakan obat
dengan kandungan yang sama dengan mempertimbangkan harga
dan ketentuan lainnya, kendala dalam proses pengiriman,
biasanya kendala karna bencana banjir yang terjadi pada musim
hujan ini. Ada hambatan yang baru pertama kali kami alami yaitu
Apotek Saras Sehat diblok oleh PBF karna telat pembayaran
inkaso yang mencapai 2-3 bulan setelah jatuh tempo pembayaran
tanpa keterangan ke PBF” (IU, 06 Februari 2020).
“Hambatan dalam pengadaan yang terjadi adalah pada saat stok
di PBF kosong dan hambatan karna bencana banjir karna curah
hujann yang deras, hambatan yang baru kami alami yaitu Apotek
Saras Sehat diblok oleh PBF karna tidak melakukan pembayaran
inkaso yang mencapai 2-3 bulan setelah jatuh tempo pembayaran”
(IP-1, 21 Februari 2020).
“Apotek Saras Sehat diblok oleh PBF karna telat pembayaran
inkaso yang mencapai 2-3 bulan setelah jatuh tempo 30 hari.
Hambatan lainnya ya stok PBF kosong dan adanya telah
pengiriman karna bencana alam dengan kondisi cuaca yang
buruk” (IP-2, 21 februari 2020).

Berdasarkan hasil penelitian melalui wawancara dengan para

informan dapat disimpulkan bahwa beberapa hambatan yang dialami

dalam melaksanakan proses pengadaan sediaan farmasi diantaranya

stok di PBF kosong, penerimaan obat yang terlambat karena pernah

adanya bencana alam seperti banjir sehingga pada pengiriman barang

 72

relatif lama dan menyulitkan Admin Umum Apotek dalam pengaturan

penyimpanan dan pendistribusian obat. Hambatan lainnya yang

dialami oleh Apotek Saras Sehat adalah apotek tersebut di backlist

oleh PBF karna telat pembayaran inkaso yang mencapai 2-3 bulan

setelah jatuh tempo pembayaran. Hal ini disebabkan karna Apotek

Saras Sehat Slawi mengalami permasalahan di arus kas pemasarannya

(cash flow).

Menurut Kristin (2018), bahwa kekurangan ketersediaan obat yang

sering terjadi di suatu pelayanan kefarmasian kemungkinan disebabkan

oleh hambatan-hambatan dalam pengadaan seperti keterlambatan

pengiriman oleh supplier. Selain itu juga terdapat beberapa hambatan

dalam proses pengadaan obat yang dijelaskan (Delfa,2016) dalam

penelitiannya yaitu terjadi permasalahan yang sering dihadapi adalah

anggaran yang terbatas sehingga kebutuhan tidak mencukupi, pemasok

yang kurang baik, dan jadwal penerimaan barang yang tidak sesuai.

4.3.3. Kendala Penelitian

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dapat diketahui bahwa

terdapat kendala yang dihadapi dalam penelitian, diantaranya,

informan yang sering membatalkan janji dan sulit bertemu untuk

melakukan wawancara karena apotek yang sangat ramai sehingga

harus mengatur jadwal dilain hari agar tidak mengganggu pelayanan

kefarmasian diapotek pada hari tersebut.

 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang telah dilaksanakan dapat disimpulkan

bahwa pengelolaan manajemen pada proses pengadaan sediaan farmasi

diApotek Saras Sehat Slawi telah sesuai dengan Permenkes No. 73 Tahun

2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian diApotek tetapi masih ada

beberapa kekurangan dan permasalahan pada tahapan proses pengadaan

sediaan farmasi.

5.2. Saran

1. Apotek Saras Sehat Slawi perlu memperhatikan arus kas

pemasaran (cash flow) agar tidak mengalami keterlambatan dalam

pembayaran inkaso yang sesuai dengan jatuh tempo. Dan

diharapkan agar dapat melakukan pengendalian mutu persediaan

dengan menggunakan analisis ABC atau VEN sehingga dapat

mempermudah dan mengontrol perencanaan pengadaan sediaan

farmasi.

2. Perlu adanya penelitian perencanaan dan pengadaan obat dengan

kombinasi metode konsumsi dengan analisis ABC dengan

pengamatan selama 6 bulan terakhir, sehingga dampak terhadap

nilai persediaan efisiensinya dapat lebih diketahui.

73
 DAFTAR PUSTAKA

Afifuddin. 2009. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: CV Pustaka Setia

Anief, M. 2010. Pengggolongan Obat Berd.asarkan Khasiat dan Penggunaan.
Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada
Arikunto, S. 2016. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:
Rineka Cipta.
Athijah, U., Zairin, E.,dkk., 2010., Perencanaan dan Pengadaan Obat Di
Puskesmas Surabaya Timur dan Selatan, Jurnal Farmasi Indonesia,
Vol. 5 No. 1,15-23
Atmaja, H.K. 2012. Penggunaan Analisis ABC Indeks Kritis Untuk Pengendalian
Persediaan Obat Antibotik di Rumah Sakit M.H. Thamrin
Salemba(Tesis). Jakarta : Universitas Indonesia
Badharuddin, M. 2015. Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat diGudang
Farmasi Rumah akit Umum Daerah Kota Sekayu Kabupaten Musi
Banyuasin Palembang Tahun 2015. Srikipsi. Program Sarjana fakultas
kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah, Jakarta.
Delfa, R.S.2016. Evaluasi Pelaksanaan Program Pelayanan Kesehatan Peduli
Remaja (PKPR)Di Puskesmas Andalas Dan SMA N 10 Kota Padang
Tahun 2015. Diploma thesis, Univeritas Andalas.
Devnani, M., Gupta, A.K., dkk. 2010. ABC and VEN Analysis of the Pharmacy
Store of a Tertiary Care Teaching, Research and Referral Healthcare
Institute of India. J Young Pharm 2(2). 201-205.
Febriawati, H. 2013. Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Yogyakarta:
Gosyen publish.
Hendradita. 2015. The Global Review. Retrived. November 17 2016.
Humang, R.I . 2014. Analisis Perencanaan Pengadaan Obat diRumah Sakit ST.
Madya Palopo Provinsi Sulawesi Selatan. STIKES Mega Buana Palopo :
Sulawesi Selatan.
Idrus. 2009. Metode Penelitian Kualitatif dan Kuantitatif. Yogyakarta: PT. Aksara
Bahasa
Indarti, R.,. 2019. Pengendalian Persediaan Obat Dengan Minimum-Maximum
Stock Level Di Instalasi Farmasi RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta.
Yogyakarta: UGM. JMPF Vol 9. No. 3:192-202
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 2010. Permenkes Republik Indonesia
Nomor 340 Tahun 2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit.
http://ngada.org/menkes340-2010.htm. Diunduh pada hari Selasa, Jumat,
11 Oktober 2019 pukul 15.58 WIB.

74
 75

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 2012. Permenkes Republik Indonesia

Nomor 7 Tahun 2012 tentangObat Tradisional. 2012.
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 2014. Pedoman TB Nasional Tahun
2014. http://www.tbindonesia.or.id/opendir/Buku/bpn_p-tb_2014.pdf.
Diunduh pada hari Jumat, 11 Oktober 2019 pukul 15.56 WIB
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 2016. Permenkes Republik Indonesia
Nomor 34 Tahun 2016 tentang Rumah Sakit. http://www.mipa-
farmasi.com/2016/09/Permenkes-Nomor-34-Tahun-2016-Tentang
Perubahan-Atas-Peraturan-Menteri-Kesehatan-Nomor-58-Tahun-2014-
Tentang-Standar-Pelayanan-Kefarmasian-Di-Rumah-Sakit.html.
Diunduh pada hari Jumat, 11 Oktober 2019 pukul 16.00 WIB.
Kindangen,G.E. 2018.Analisis Perencanaan Pengadaan Obat Berdasarkan
Metode ABC Di Instalasi Farmasi Rsud Noongan Langowan .jurnal
Ilmiah Farmasi UNSRAT – Vol. 7 No. 3 AGUSTUS 2018 ISSN 2302 -
2493 210 Program Studi Farmasi FMIPA UNSRAT Manado, 95115
Kristin, E., Nesi, G. 2018. Evaluasi Perencanaan Dan Pengadaan Obat
DiInstalasi Farmasi Rsud Kefamenanu Kabupaten Timor Tengah Utara.
Yogyakarta : UGM . Jurnal Kebijakan Kesehatan Indonesia : Jkki
Kusnadi, E., 2009. Analisis Produktifitas Terhadap Penyeimbangan Lintasan.
Unpbulished Undrgraduat Thesis. Program Studi Teknik Industri,
Universitas Mercu Buana Jakarta.
Mahdiyani, U,. 2018 Evaluasi Pengelolaan Obat Tahap Perencanaan Dan
Pengadaan di RSUD Muntilan Kabupaten Magelang Tahun 2015-2016.
Yogyakarta: UGM. JMPF Vol 8. No. 1: 24-31
Mellen, R.C., Pudjiraharjo, W.J. 2013 Faktor Penyebab Dan Kerugian Akibat
Stockout Dan Stagnat Obat Diunit Logistic RSU Haji Surabaya,
Journal UNAIR, VOL 1 No, 99-107
Nofriana, E. 2012. ABC and VEN Analysis Toward the Drug Expenditure in
RSUD Soedarso Pontianak Year of 2010 (Tesis). Yogyakarta: Gajdah
Mada University
Notoatmodjo,S. 2012. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Noviane, A. 2015. Gambaran Perubahan Fisik dan Psikologis Pasien Kanker
Serviks Dengan Kemoterapi di RSUD dr. Moewardi. Surakarta
Permana, I, S., 2013., Analisis Dan Prosedur Pengadaan Obat-Obatan Pada
Rumah Sakit Islam Yarsi Pontianak., Journal Untan No 13-37
Pujawati. 2015. Analisis Sistem Pengadaan Obat Dengan Metode Analisis ABC.
Yogyakarta: universitas Sanata Dharma.
Ramez W. S. 2012. Patient’snPerceptio of Health Care Quality, Statisfaction and
Behavioral Bahrain. International Journal of Business and social science
3:18
Republik Indonesia. 2009. Peraturan Pemerintah No 51 tahun 2009 Tentang
 76

Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta Sekretariat Negara.

Republik Indonesia. 2009. Undang-undang Republik Indonesia No. 36 Tahun
2009 Tentang Kesehatan .Jakarta Sekretariat Negara.
Republik Indonesia. 2011. Undang-undang Republik Indonesia No. 889 Tahun
2011 Tentang Registrasi Apoteker .Jakarta Sekretariat Negara
Republik Indonesia. 2012. Peraturan Pemerintah No 72 tahun 2012 Tentang
System Kesehatan Nasional . Jakarta Sekretariat Negara.
Republik Indonesia. 2014. Undang-undang Republik Indonesia No. 58 Tahun
2014 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit. Jakarta
Sekretariat Negara.
Republik Indonesia. 2016. Peraturan Mentri Kesehatan No 35 tahun 2016
Tentang standar pelayanan kefarmasian di apotek.Jakarta Sekretariat
Negara
Republik Indonesia. 2016. Peraturan Mentri Kesehatan No 73 tahun 2016
Tentang standar pelayanan kefarmasian di apotek. Jakarta Sekretariat
Negara.
Republik Indonesia. 2017. Peraturan Mentri Kesehatan No 09 tahun 2017
Tentang Apotek.Jakarta Sekretariat Negara
Ribeiro, A., Antonio C, dkk. 2013. The Determinants of Effective -Tax Rates:
Firm’ Characteristic and Corporate Governance. Journal of Economics
and Management, University of Porto, Desember 2015 ISSN: 0870-
8541.
Schroeder, R.G. 2010. Operations Management: Contemporary Concepts and
Cases, International Edition, The McGraw-Hill Companies, Inc. New
York.
Siregar, C.J.Pd. 2009. Farmasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan. Jakarta :
Penerbit Buku Kedokteran.
Sondakh, A.M. 2015. Analisis Perbandingan Pengakuan Pendapatan dan
Pembebanan Biaya Menurut Standar Akutansi Keuangan dan Undang-
undang Perpajakan Pada Perusahaan Jasa Kontruksi. Jakarta : PT.
Anugrah Adyanta.
Soraya . 2015. Perbandingan Proses Pengadaan Obat di Apotek Sanata Dharma

dan Apotek K-24 di Yogyakarta. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma

Sugiyono. 2012. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung:

Alfabeta
 77

Suhaidi, A. 2013. Jenis-jenis Data dan Metode Pengumpulan Data. Jakarta :

Aksara Bahasa.
Suryantini. 2016. Evaluasi Perencanaan dan Pengadaan Obat Antibioik Dengan
Metode Analisis ABC. Pharmacon Jurnal Ilmiah Farmasi.
LAMPIRAN

78
 79

Lampiran 1. Surat Permohonan Izin Melakukan Penelitian

 80

Lampiran 2. Surat Balasan Permohonana izin Penelitian

 81

Lampiran 3. Surat Keterangan Penelitian

 82

Lampiran 4. Hasil Wawancara

Hasil wawancara proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat

dengan Apoteker Pengelola Apotek Saras Sehat

A. Identitas informan

Nama : IU

Umur :-

Pendidikan :-

Jabatan :-

Lama bekerja :-

B. pertanyaan wawancara

1. Apa tujuan dari proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat?
Jawab : Tujuan proses pengadaan adalah untuk mencegah kekosongan
persediaan diapotek agar dapat meningkatkan mutu pelayanan
kefarmasian, seperti contoh jika stok obat yang diresepakan
dokter itu tersedia pasti pasien merasa puas karna tidak perlu
menunggu obat dengan lama dan juga tidak perlu mencari obat
diapotek lain dengan copy resep.

2. Alasan diadakan proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat?

Jawab : Agar dapat meningkatkan mutu pelayanan kefarmasian, sehingga
pasien merasa puas dengan tersedianya obat.

3. Metode apa yang digunakan dalam proses pengadaan sediaan farmasi di

Apotek Saras Sehat?
Jawab : Melakukan perencanaan berdasarkan penulisan resep dari dokter
berdasarkan data kombinasi antara konsumsi dan epidemiologi
dengan metode pengadaan secara pembelian langsung yang
dibayar secara tunai atau kredit dengan PBF resmi melalui sales
dengan kesepakatan dalam penentuan harga. Untuk pembayaran
 83

tunai biasanya untuk pemesanan golongan obat narkotik, dan

golongan obat reguler kita secara kredit dengan jatuh tempo 30
hari.

4. Alasan pemilihan metode yang digunakan dalam proses pengadaan

sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat?
Jawab : Karna dengan metode pembelian langsung melalui sales yang
seminggu tiga kali datang ke apotek dapat mempermudah kami
untuk melakukan order obat yang sesekali dibutuhkan banyak.

5. Bagaimana alur proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat?

Jawab : Mba TTK nya nulis daftar obat yang sudah hampir habis didalam
buku defecta, selanjutnya pihak admin apotek memriksa kembali
obat yang ditulis dengan ketersediaan obat dirak penyimpanan,
setelah itu pihak admin apotek menuliskan daftar obat yang akan
dipesan dalam surat pesanan sesuai dengan golongan obat. SP
ditanda tangani oleh Apoteker dan diberi stempel apotek. Adapun
sebagai contoh nama PBF nya adalah kimia farma, sanbe, mepro.
Biasanya melakukan pemesanan melalui via whatsApp yang SP
nanti diberikaan bersamaan dengan barang datang
6. Bagaimana penentuan waktu pengadaan obat?

Jawab : Ya tentunya ketika buffer stok digudang penyimpanan sudah

menipis, dan biasanya TTK akan menuliskan dibuku defecta, buku
defecta untuk apotekernya melihat itu kemudian untuk dipesan

7. pada proses pengadaan apakah obat yang telah di pesan atau dibeli
langsung selalu datang tepat waktu?

Jawab : Ya datang tepat waktu, tergantung ada kendala dalam pengiriman

tidak.
 84

8. Apakah pengadaan sediaan farmasi khususnya obat sesuai dengan

kebutuhan diApotek Saras Sehat?
Jawab: Tentu sesuai dengan kebutuhan dong, kan kita melakukan
pengadaan untuk kebutuhan pelayanan.

9. Apakah kegiatan untuk proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras

Sehat sudah sesuai dengan aturan kefarmasian?

Jawab : Ya sesuai, untuk menjamin pelayanan dengan mutu dan kualitas

barang dari distributor resmin dan aman.

10. Siapa yang bertanggung jawab pada proses pengadaan sediaan farmasi di
Apotek Saras Sehat?

Jawab : Yang bertanggung jawab apoteker yang dibantu tenaga teknis

kefarmasian dan admin umum apotek.

11. Bagaimana proses penerimaan dan pemeriksaan obat yang baru datang?
Jawab :Pemeriksaan obat yang datang diapotek dilakukan secara
langsung pada saat obat datang dari PBF dengan memeriksa
kondisi fisik barang, nomor batch, tanggal ED dan memeriksa
kemasan dan jumlah barang yang dikirim sesuai dengan faktur.
Setelah dilakukan pemeriksaan dan sesuai, selanjutnya faktur
pembelian ditandatangani oleh pihak penerima barang yaitu
apoteker atau asisten apoteker. Faktur yang sudah
ditandatangani lalu diberi stempel Apotek Saras Sehat dan
stempel nama apoteker pengelola apotek. Untuk arsip apotek
diambil satu lembar salinan faktur terakhir, sedangkan untuk
PBF atau petugas yang mengantarkan barang diberi faktur yang
asli beserta salinan faktur lainnya.
 85

12. Bagaimana cara penentuan jumlah obat untuk melakukan pemesanan?

Jawab :Jadi ketika persediaan obat fast mooving sudah menipis dan buffer
stok juga sudah mau habis maka kami pesan dengan jumlah
besar, seperti contoh obat sediaan syrup attaroc dalam
melakukan pemesanan bisa sebanyak 3 flesh dan dilakukan 2kali
pemesanan dalam seminggu, sedangkan untuk obat slow moving
hanya 1 box dalam 1kali pemesanan.

13. Bagaimana kriteria pemilihan distributor?

Jawab : PBF yang aman, resmi dan memiliki perizinan sesuai dengan
peraturan undang-undang, pelayanan yang cepat (lead time yang
singkat), system pembayaran, ketepatan pengiriman barang,
kemudahan pengembalian baarang (retur) barang yang
menjelang kadaluwarsa, discount yang ditawarkan serta bonus

14. Bagaimana cara pemantauan status pemesanan?

Jawab : Pemantauan kami via WA, apabila barabg yang dipesan belum
datang dengan lead time yang ditentukan maka kami langsung
koordinasi dengan sales tersebut. Jika barang yang dipesan
sudah diterima akan terlihat disistem admin apotek dengan
keterangan barang sudah diterima

15. Bagaimana cara mencocok antara kebutuhan persediaan sediaan farmasi di

Apotek Saras Sehat dengan dana yang tersedia?

Jawab : Modal yang kami miliki cukup lumayan banyak, seingga untuk
penyesuaian kebutuhan persediaan dengan anggaran dengan
cara mencocokan dana yang tersedia dengan adanya pelaporan
keuangan setiap bulannya. Dengan mencocokan dana yang
tersedia begitu kami jadi tau obat mana yang seharusya
dilakukan pemesanan untuk kebutuhan pelayanan
 86

16. Berapa frekuensi rata-rata pemesanan sediaan farmasi tiap bulannya?

Jawab : Obat jenis fast mooving dalam melakukan pemesanan bisa

sebanyak 3 flesh dan dilakukan 2kali pemesanan dalam seminggu,
sedangkan untuk obat slow moving hanya 1 box dalam 1kali
pemesanan.

17. Bagaimana cara pembayaran dan kapan pembayaran dilakukan?

Jawab : Untuk pembayaran tunai biasanya untuk pemesanan golongan

obat narkotik, dan golongan obat reguler kita secara kredit
dengan jatuh tempo 30 hari.

18. Bagaimana cara mendata ketersediaan sediaan farmasi khususnya obat?

Jawab : Dengan buku defecta. Pencatatan pada Apotek Saras Sehat
dilakukan pada setiap proses pengelolaan sediaan farmasi yang
meliputi surat pesanan, faktur, kartu stok, nota atau struk
penjualan dan pencatatan penggunaan obat

19. Bagaimana mengetahui jumlah obat yang sudah dibeli?

Jawab : Jika barang yang dipesan sudah diterima akan terlihat disistem
admin apotek dengan keterangan barang sudah diterima sesuai
dengan faktur.

20. Hambatan apa yang terjadi ketika melakukan pengadaan obat?

Jawab : Hambatan yang dihadapi biasanya stok diPBF yang kosong
sehingga kami perlu mencari PBF lain yang menyediakan obat
dengan kandungan yang sama dengan mempertimbangkan harga
dan ketentuan lainnya, kendala dalam proses pengiriman,
biasanya kendala karna bencana banjir yang terjadi pada musim
hujan ini. Ada hambatan yang baru pertama kali kami alami yaitu
Apotek Saras Sehat diblok oleh PBF karna telat pembayaran
 87

inkaso yang mencapai 2-3 bulan setelah jatuh tempo pembayaran

tanpa keterangan ke PBF.

21. Faktor pendorong pada proses pengadaan sedian farmasi di Apotek Saras
Sehat?
Jawab: Apotek yang terletak ditempat yang strategis dekat dengan rumah
sakit pemerintah dan jalan yang mudah diakses oleh masyarakat,
memiliki karyawan sebagai SDM yang baik dalam bekerja, serta
apotek kami tersedia stok obat yang lengkap dan kami bekerja
sama dengan dokter spesialis yang mayoritas pasien sudah
tersegusti merasa cocok periksa di Saras Sehat sehingga apotek
mendapatkan kontribusi paling besar dari kerjasama dengan
dokter spesialis tersebut, terutama dokter anak.

Hasil wawancara dengan Tenaga Teknis Kefarmasian Apotek Saras Sehat

A. Identitas informan
Nama : IP-1
Umur :-
Pendidikan :-
Jabatan :-
Lama bekerja :-

B. pertanyaan wawancara
1. Apa tujuan dari proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat?
Jawab : Mmmm… ya agar stok obat yang diminta selalu ada sehingga
dapat menjamin ketersediaan obat yang digunakan untuk
memenuhi kebutuhan pelayanan

2. Alasan diadakan proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat?

Jawab : Untuk memenuhi kebutuhan pelayanan
 88

3. Metode apa yang digunakan dalam proses pengadaan sediaan farmasi di

Apotek Saras Sehat?
Jawab : Sesuai dengan resep dari dokter, obat yang dibutuhkan pasien,
dan penjualan tanpa resep dengan metode berdasarkan data
obat yang sama dari taun ke taun dan berdasarkan penyakit.
Biasanya obat yang dipesan dari tahun ketahun itu sama dengan
metode pengadaan yang digunakan pembelian secara langsung
yang dibayar secara tunai atau kredit dengan metrep yang sudah
akrab dengan kami sehingga mudah dalam bernegoisasi
penentuan harga.

4. Alasan pemilihan metode yang digunakan dalam proses pengadaan

sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat?
Jawab : Karna perputaran obat yang sangat cepat maka dari itu kami
memilih metode tersebut sehingga pada saat obat habis bisa
langsung order.

5. Bagaimana alur proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat?

Jawab : Melihat daftar obat dibuku defecta yang sudah didata oleh TTK,
kemudian saya mencocokan apakah obat tersebut memang harus
dilakukan pemesanan dengan ketersediaan obat yang menipis,
setelah itu saya menuliskan daftar obat tersebut dalam surat
pesanan yang ditanda tangani oleh Apoteker dan diberi stempel
apotek dan SP juga disesuaikan dengan golongan obat yang
dipesan

6. Bagaimana penentuan waktu pengadaan obat?

Jawab : Jika persediaan dirak penyimpanan sudah mulai menipis. Kita
melakukan pencatatan dibuku defecta yang selanjutnya dicek
oleh karyawan admin umum apotek untuk item obat yang harus
dipesan untuk kebutuhan pelayanan

7. Apakah pada proses pengadaan obat yang telah di pesan atau dibeli
langsung selalu datang tepat waktu?
Jawab : Rata-rata sih datang tepat waktu sesuai dengan lead time yang
ditentukan apabila dalam pengiriman tidak ada kendala seperti
bencana alam atau yang lainnya.

8. Apakah pengadaan sediaan farmasi khususnya obat sesuai dengan

kebutuhan diApotek Saras Sehat?
Jawab : Sesuai, kami melakukan pemesanan berdasarkan kebutuhan
pelayanan apotek, balik lagi tujuan pengadaan kami yaitu untuk
 89

meningkatkan mutu pelayanan dengan menjamin ketersediaan

obat.

9. Apakah kegiatan untuk proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras

Sehat sudah sesuai dengan aturan kefarmasian?
Jawab : Sesuai, kami melakukan pemesanan obat kepada PBF yang resmi
sudah melakukan refistrasi perizinan sesuai peraturan yang ada.

10. Siapa yang bertanggung jawab pada proses pengadaan sediaan farmasi di
Apotek Saras Sehat?
Jawab : Pastinya Apoteker Pengelola Apotek Saras Sehat.

11. Bagaimana proses penerimaan dan pemeriksaan obat yang baru datang?
Jawab : Pemeriksaan barang secara langsung ketika penerimaan obat
datang dengan memeriksa keadaan fisik obat, Nomor batch,
tanggal ED dan mencocokan jumlah barang dengan faktur

12. Bagaimana cara penentuan jumlah obat untuk melakukan pemesanan?

Jawab : Untuk jumlah obat yang dipesan itu tergantung obat yang sering
diresepkan maka pemesananya dengan jumlah yang banyak.
Seperti dr. khanis spesialis anak yang selalu meresepkan obat
heptasan, cefixime dan syrup curcuma maka kami mengorder
obat tersebut dalam jumlah yang banyak bahkan pemesanan bisa
sampai 2-3kali dalam seminggu jika pasien benar-benar banyak.

13. Bagaimana kriteria pemilihan distributor?

Jawab : Kriteria distributor pastinya PBF yang resmi sudah melakukan
registrasi perizinan sesuai dengan peraturan, kecepatan dalam
mengirimkan barang, barang yang diberikan dengan kondisi
baik dan pastinya PBF yang sering memberikan discount yang
besar dan apabila terjadi kesalahan melakukan return barang
dengan mudah.

14. Bagaimana cara pemantauan status pemesanan?

Jawab : Biasanya kalau pemantauan gitu lewatnya WA, yang melakukan
pemantauan seperti itu mba Admin Umum Apotek
 90

15. Bagaimana cara mencocok antara kebutuhan persediaan sediaan farmasi di

Apotek Saras Sehat dengan dana yang tersedia?
Jawab : Admin umum apotek dan apoteker yang melakukan pengadaan
melakukan penyesuaian begitu dengan mencocokan dana yang
ada, hal tersebut menjadi pertimbangan dalam mimilih obat
mana yang haru dilakukan pemesanan terlebih dahulu

16. Berapa frekuensi rata-rata pemesanan sediaan farmasi tiap bulannya?

Jawab : Seperti dr. khanis spesialis anak yang selalu meresepkan obat
heptasan, cefixime dan syrup curcuma maka kami mengorder
obat tersebut dalam jumlah yang banyak bahkan pemesanan bisa
sampai 2-3kali dalam seminggu jika pasien benar-benar banyak.

17. Bagaimana cara pembayaran dan kapan pembayaran dilakukan?

Jawab : Dengan metode pengadaan yang digunakan pembelian secara
langsung yang dibayar secara tunai atau kredit dengan metrep
yang sudah akrab dengan kami sehingga mudah dalam
bernegoisasi penentuan harga.

18. Bagaimana cara mendata ketersediaan sediaan farmasi khususnya obat?

Jawab : Stok obat yang sudah menipis dicatat dalam buku defecta. Yang
harus diarsipkan diapotek adalah surat pesanan, faktur, kartu
stok, nota penjualan dan buku defecta.

19. Bagaimana mengetahui jumlah obat yang sudah dibeli?

Jawab : Barang yang sudah diterima pasti terlihat dari sistem admin
apotek sesuai dengan faktur.

20. Hambatan apa yang terjadi ketika melakukan pengadaan obat?

Jawab : Hambatan dalam pengadaan yang terjadi adalah pada saat stok
di PBF kosong dan hambatan karna bencana banjir karna curah
hujann yang deras, hambatan yang baru kami alami yaitu Apotek
Saras Sehat diblok oleh PBF karna tidak melakukan pembayaran
inkaso yang mencapai 2-3 bulan setelah jatuh tempo
pembayaran.

21. Faktor pendorong pada proses pengadaan sedian farmasi di Apotek Saras
Sehat?
Jawab : Apotek yang terletak dipinggir jalan sehingga mudah untuk akses
masyarakat dan salesman dalam pengiriman barang, stok obat
yang lengkap, dan adanya bekerja sama dengan dokter spesialis.
 91

Hasil wawancara dengan karyawan Adminitrasi Umum Apotek Saras Sehat

A. Identitas informan
Nama : IP-2
Umur :-
Pendidikan :-
Jabatan :-
Lama bekerja :-

B. pertanyaan wawancara
1. Apa tujuan dari proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras Sehat?
Jawab : Untuk menjamin ketersediaan obat agar tidak terjadi kekosongan
obat yang dibutuhkan dalam pelayanan

2. Metode apa yang digunakan dalam proses pengadaan sediaan farmasi di

Apotek Saras Sehat?
Jawab :Obat yang dipesan sesuai dengan resep dari dokter, dan
kebutuhan pasien berdasarkan sistem konsumsi dan
epidemiologi. Dan obat dipesan dengan pembelian langsung
yang dibayar secara tunai atau kredit melalui sales terpilih yang
bisa dinegoisasi dalam penetuan harga. Untuk pembayaran tunai
biasanya untuk pemesanan jenis obat narkotik, dan golongan
obat reguler pembayaran secara kredit dengan jatuh tempo 1
bulan. Dengan metode pembelian langsung tersebut kita bisa
melakukan order obat yang dibutuhkan secara mendesak dengan
menghindari penolakan obat atau resep, sehingga kita tidak
perlu membeli obat diapotek lain yang membuat keuntungan
kecil dari apotek sendiri.

3. Bagaimana penentuan waktu pengadaan obat?

Jawab : Pada saat stok dirak penyimpanan sudah menipis dan TTK sudah
menuliskan daftar obat yang dibutuhkan apotek dalam kondisi
sudah hampir habis dibuku defecta. Saya juga harus mengecek
ulang daftar obat yang ditulis dengan jumlah obat yang tersedia
sudah benar-benar harus dilakukan pemesanan.
 92

4. Apakah pada proses pengadaan obat yang telah di pesan atau dibeli
langsung selalu datang tepat waktu?
Jawab : Tergantung, tapi sih biasanya tepat waktu kalau tidak ada kendala
dalam proses pengiriman.

5. Apakah pengadaan sediaan farmasi khususnya obat sesuai dengan

kebutuhan di Apotek Saras Sehat?
Jawab : Sesuai, dengan pertimbangan TTK apotek menuliskan daftar obat
yang harus dipesan dalam buku defecta untuk kebutuhan
pelayanan.

6. Apakah kegiatan untuk proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras

Sehat sudah sesuai dengan aturan kefarmasian?
Jawab : Apotek melakukan pengadaan obat dengan memesan obat pada
distributor yang sudah memiliki surat izin resmi dan registrasi
sesuai dengan peraturan.

7. Bagaimana tahap dari proses pengadaan sediaan farmasi di Apotek Saras

Sehat?
Jawab :Melihat daftar obat dibuku defecta yang sudah didata oleh TTK,
kemudian saya mencocokan apakah obat tersebut memang harus
dilakukan pemesanan dengan ketersediaan obat yang menipis,
setelah itu saya menuliskan daftar obat tersebut dalam surat
pesanan yang ditanda tangani oleh Apoteker dan diberi stempel
apotek dan SP juga disesuaikan dengan golongan obat yang
dipesan

8. Siapa yang bertanggung jawab pada proses pengadaan sediaan farmasi di

Apotek Saras Sehat?
Jawab : Tentunya Apoteker yang dibantu oleh TTK

9. Bagaimana proses penerimaan dan pemeriksaan obat yang baru datang?

Jawab : Pemeriksaan obat apabila obat diterima langsung diapotek,
dengan memeriksa kondisi fisik kemasan obat, jumlah obat dan
alamat pengirim dan memeriksa no batch tanggal ED dan
kesesuaian dengan faktur

10. Bagaiamana cara penentuan jumlah obat untuk melakukan pemesanan?

Jawab :Untuk penentuan jumlah obat yang dipesan itu berdasarkan pola
peresepan dari dokter
 93

11. Bagaimana kriteria pemilihan distributor?

Jawab : Kriteria distributor biasanya PBF yang sudah memiliki izin resmi,
PBF yang selalu menyediakan obat, cepat mengirim barangnya
tidak ada kendala, dan PBF yang memberikan potongan harga.

12. Bagaimana cara pemantauan status pemesanan?

Jawab : Oooo via WA mba,, biasanya kalau ga ada kabar sampai lead
time habis saya crosscheck dengan salesman nya, kami sudah
ada system kalau barang sudah datang dan diterima sudah
masuk system dengan keterangan barang sudah diterima

13. Bagaimana cara mencocok antara kebutuhan persediaan sediaan farmasi di

Apotek Saras Sehat dengan dana yang tersedia?
Jawab : Kami mempunyai laporan keuangan setiap bulannya, jadi kami
dalam melakukan pemesanan obat mempertimbangkan dana
yang ada dengan kebutuhan obat yang benar-benar harus
melakukan pemesanan

14. Berapa frekuensi rata-rata pemesanan sediaan faramasi tiap bulannya?

Jawab : Biasanya kami memesan obat yang benar-benar dibutuhkan bisa
sebanyak 2-3 kali dalam seminggu

15. Bagaimana cara pembayaran dan kapan pembayaran dilakukan?

Jawab : Obat dipesan dengan pembelian langsung yang dibayar secara
tunai atau kredit melalui sales terpilih yang bisa dinegoisasi
dalam penetuan harga. Untuk pembayaran tunai biasanya untuk
pemesanan jenis obat narkotik, dan golongan obat reguler
pembayaran secara kredit dengan jatuh tempo 1 bulan.

16. Bagaimana cara mendata ketersediaan sediaan farmasi khususnya obat?

Jawab : Stok obat yang sudah hamper habis dicatat dalam buku defecta.

17. Bagaimana mengetahui jumlah obat yang sudah dibeli?

Jawab : Kami sudah ada system kalau barang sudah datang dan diterima
sudah masuk system dengan keterangan barang sudah diterima

18. Hambatan apa yang terjadi ketika melakukan pengadaan obat?

Jawab : Apotek Saras Sehat diblok oleh PBF karna telat pembayaran
inkaso yang mencapai 2-3 bulan setelah jatuh tempo 30 hari.
Hambatan lainnya ya stok PBF kosong dan adanya telah
pengiriman karna bencana alam dengan kondisi cuaca yang
buruk.
 94

19. Faktor pendorong pada proses pengadaan sedian farmasi di Apotek Saras
Sehat?
Jawab : Apotek Saras Sehat memiliki modal yang cukup besar, letak
apotek yang mudah dijangkau oleh masyarakat, pelanggan yang
banyak, serta adanya kerja sama apotek dengan praktek dokter
spesialis.
 95

Lampiran 5. Dokumentasi Wawancara Dengan Informan

No. Gambar

1.

2.

3.
 96

No. Gambar

4.

5.

6.
 97

CURICULUM VITAE

BIODATA
Nama : Siti Rizki Munfadiyah
Tempat, Tanggal Lahir : Way Jepara, 24 September 1999
Alamat : Ds. Tembok Lor RT/RW 05/01
Email : Rizkimunfadiyah@gmail.com
No. HP 087719221980
PENDIDIKAN
SD : SD Negeri 1 Labuhan ratu II
SMP : SMP Negeri 1 Way Jepara
SMA : SMA DarulUlum 1 Unggulan BPP-T Jombang
DIII : Politeknik Harapan Bersama Tegal
Judul KTI : Gambaran Proses Pengadaan Sediaan Farmasi di
Apotek Saras Sehat Slawi
BIODATA AYAH
Nama : H. Masani (Alm)
Alamat : Ds. Labuhan Ratu II Kec. Way Jepara Kab.
Lampung Timur- Lampung
Pekerjaan :-
BIODATA IBU
Nama : Hj. Siti Fatimah
Alamat : Ds. Labuhan Ratu II Kec. Way Jepara Kab.
Lampung Timur- Lampung
Pekerjaan : Wiraswasta