ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI INSTALASI FARMASI

RUMAH SAKIT ISLAM SITI AISYAH MADIUN TAHUN 2017

ABSTRAK

Obat sebagai aset lancar rumah sakit sangat penting untuk kelangsungan
hidup pasien karena intervensi pelayanan kesehatan dirumah sakit 90% lebih
menggunakan obat. Terjadinya kekosongan obat, kehabisan stok, atau stok yang
menumpuk berdampak secara medis dan ekonomi. Hal seperti ini memerlukan
upaya pengelolaan obat yang efisien dan efektif. Di Instalasi Farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun mengenai ketersediaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun merupakan variabel yang memiliki angka ketidakpuasan tinggi dengan
nilai sebesar 56,7%. Untuk itu maka perlu dilakukan analisis manajemen logistik
obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun.
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif untuk mendapatkan
informasi yang lebih mendalam tentang proses manajemen logistik obat di
instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Tahun 2017. Penelitian ini dilakukan
pada bulan April-Juni 2017. Informan penelitian ini berjumlah 7 informan terdiri
dari Kepala Instalasi Farmasi, Koordinator Pelayanan Farmasi, Asisten Apoteker
Rawat Inap, Asisten Apoteker Rawat Jalan, Koordinator Gudang Farmasi, Staf
Gudang Farmasi, serta Kabag Perencanaan dan Keuangan.
Hasil penelitian menunjukan bahwa manajemen logistik obat di Instalasi
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum efektif. Hal ini terlihat dari beberapa
komponen Input yang terlihat bahwa SDM yang masih kurang, masih ada point
dalam SOP yang diabaikan serta sarana kurang memadai terutama untuk gudang
penyimpanan yang masih kurang luas. Sedangkan untuk proses masih terlihat
bahwa perencanaan, pengadaan dan pengendalian belum efektif serta
penyimpanan kurang memadai. Output yang dihasilkan masih terdapat obat yang
kosong dan kadaluwarsa.
Disarankan Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun lebih memperhatikan
sistem manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun
khususnya mengenai kuantitas dan kualitas SDM serta sarana prasarana.

Kata kunci : Manajemen Logistik Obat, Instalasi Farmasi, Rumah Sakit

i
 ABSTRACT

Drugs as a vital current asset for patient survival in hospital because 90%
more health service interventions are using drug. The occurrence of drug void, out
of stock, or stacked up stock that impacts medically and economically. This
requires effective and efficient drug management attemption. In Pharmacy
Installation of Hospital Siti Aisyah Madiun showed the availability of drugs has a
high rate of dissatisfaction with a value of 56.7%. Therefore, necessary to analyze
the drug logistics management in Installation of Pharmacy RSI Siti Aisyah
Madiun.
This research is descriptive qualitative, its to get deeper information about
the process of drug logistics management in pharmacy installation RSI Siti Aisyah
Madiun Year 2017. This research was conducted in April-June 2017. The
informants of this research are 7, consist of Head of Pharmacy Installation,
Coordinator of Pharmacy Services, Inpatient Pharmacist Assistant, Outpatient
Pharmacist Assistant, Pharmaceutical Warehouse Coordinator, Pharmaceutical
Warehouse Staff, and Head of Planning and Finance.
The results showed that the management of drug logistics in Pharmacy
Installation RSI Siti Aisyah Madiun is not effective. It can be seen from some
components of Input that the human resources are still lacking, there are still
points in the SOP is neglected and facilities are not adequate, especially for the
warehouse storage is still less extensive. As for the process is seen that the
planning, procurement and control has not been effective and inadequate storage.
The resulting Output there are many drug that empty and expired.
Suggested in Pharmacy Installation of RSI Siti Aisyah Madiun more
focuss to drug logistics management system especially for quantity and quality
human resources and infrastructure facilities.

Keywords: Logistic Management of Drugs, Pharmacy Installation, Hospital

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Upaya kesehatan adalah kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan

kesehatan, bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi

masyarakat. Upaya kesehatan diselenggarakan dengan pendekatan pemeliharaan

peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan

penyakit (kuratif), dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif), yang diselenggarakan

secara menyeluruh, terpadu, dan berkesinambungan. Konsep kesatuan upaya

kesehatan ini menjadi pedoman dan pegangan bagi semua fasilitas kesehatan di

Indonesia, termasuk rumah sakit (Satibi, 2016).

Menurut undang-undang RI No 44 tahun 2009 Rumah Sakit adalah institusi

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan

secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat

darurat. Salah satu kewajiban rumah sakit yaitu membuat, melaksanakan, dan

menjaga standar mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit sebagai acuan dalam

melayani pasien, Sehingga kewajiban ini menuntut rumah sakit untuk terus

melakukan upaya dalam memperbaiki kualitas pelayanan kesehatan yang

diberikan. Rumah Sakit salah satunya juga harus memenuhi persyaratan

kefarmasian, Persyaratan kefarmasian sebagaimana yang dimaksud yaitu harus

menjamin ketersediaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang bermutu,

bermanfaat, aman dan terjangkau.

1
 2

Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus

merupakan revenue center utama. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90%

pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi obat-

obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan habis, alat kedokteran,

dan gas medik, dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari

pengelolaan perbekalan farmasi. Aspek terpenting dari pelayanan farmasi adalah

mengoptimalkan penggunaan obat, ini harus termasuk perencanaan untuk

menjamin ketersediaan, keamanan dan keefektifan penggunaan obat (Suciati,

2006).

Obat sebagai aset lancar rumah sakit sangat penting untuk kelangsungan

hidup pasien karena intervensi pelayanan kesehatan dirumah sakit 90% lebih

menggunakan obat. Hal inilah yang akhirnya menyebabkan ketersediaan obat

menjadi indikator yang sangat penting. Terjadinya kekosongan obat, kehabisan

stok, atau stok yang menumpuk berdampak secara medis dan ekonomi. Hal seperti

ini memerlukan upaya pengelolaan obat yang efisien dan efektif (Satibi, 2016).

Dalam peraturan menteri kesehatan republik Indonesia Nomor 72 tahun

2016 Tentang Standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit, Pelayanan

Kefarmasian adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggungjawab kepada

pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil

yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien.

Tuntutan pasien dan masyarakat akan peningkatan mutu Pelayanan

Kefarmasian, mengharuskan rumah sakit untuk meningkatkan mutu secara

bertahap agar menjadi lebih efektif dan efisien bagi pasien, keluarga maupun

masyarakat. Pengelolaan obat di instalasi farmasi harus dilakukan secara baik

agar rumah sakit

 3

terhindar dari masalah kehabisan persediaan obat di instalasi farmasi. Apabila

terjadi kekosongan stok obat di instalasi farmasi tentu akan sangat berpengaruh

terhadap mutu pelayanan yang diberikan kepada pasien.

Menurut penelitian Ajrina Winasari, tentang penyebab kekosongan stok

obat dan cara pengendaliannya di RSUD kota bekasi pada tahun 2015 menyatakan

bahwa pengelolaaan obat yang dilakukan masih belum cukup efektif. Hal ini

dikarenakan masih ada beberapa komponen input (Sumber daya manusia, dana,

kebijakan, prosedur dan distributor), proses (perencanaan, pengadaan,

pengawasan dan pengendalian), serta output (stock out, obat kaduluarsa, stock

opname) yang belum memenuhi standart sesuai dengan permenkes No. 58 tahun

2014 tentang standart pelayanan kefarmasian di rumah sakit.

Dari penelitian Malinggas Tahun 2015 tentang anilisis manajemen logistik

obat di instalasi farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Dr Sam Ratulangi Tondano

menyimpulkan bahwa manajemen logistik obat di instalasi farmasi RSUD Dr Sam

Ratulangi Tondano belum berjalan sesuai standart pelayanan kefarmasian di

Rumah Sakit yang sudah ditetapkan, dikarenakan kendala yang ada fasilitas

gudang farmasi dan instalasi farmasi belum memadai sehingga masih terjadi

penumpukan obat.

Berdasarkan penelitian oleh Anindita tentang cara pengendaliaan

persediaan obat paten di RS Zahirah pada tahun 2014, kekosongan obat juga

terjadi dimana 164 jenis obat yang pernah dibeli ke apotek luar pada triwulan 1

(januari- Maret) tahun 2014. Hal ini menunjukan bahwa terdapat 164 jenis obat

yang belum dapat disediakan dalam jumlah yang diminta pada waktu yang

dibutuhkan sehingga harus dibeli Cito (pemesanan dilakukan secara insidental

dan harus segera) ke

 4

apotek luar. Rata-rata terdapat 6 jenis obat yang dibeli ke apotek luar setiap

harinya, hal ini tentu saja dapat merugikan rumah sakit.

Berdasarkan penelitian oleh Mahmud Badaruddin pada tahun 2015

mengenai gambaran pengelolaan persediaan obat digudang farmasi RSUD kota

sekayu kabupaten musi banyuasin palembang menyatakan bahwa pengelolaan

persediaan obat di gudang farmasi RSUD kota sekayu belum efektif. Hal ini

terlihat dari beberapa komponen mulai dari input yaitu SDM yang kurang, sarana

dan tempat gudang penyimpanan yang kurang memadai serta anggaran yang

kurang, untuk proses yaitu perencanaan yang kurang tepat dan tempat

penyimpanan yang kurang memadai sedangkan output masih terdapat obat yang

kaduluwarsa dan rusak.

Sedangkan berdasarkan penelitian oleh Rahmi Fadhila tentang

pengendalian persediaan obat generik di Rumah Sakit Islam Asshobirin tahun

2013 menyatakan bahwa RS perlu membentuk Komite Farmasi Terapi (KFT)

untuk menyusun formularium, penyesuaian sistem informasi untuk menghasilkan

informasi mengenai jumlah penggunaan setiap dalam periode tertentu agar

memudahkan dalam menyusun kebutuhan obat dan perlu menetapkan metode

pengendalian persediaan untuk menghindari stock out dan pembelian cito.

Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun adalah rumah sakit islam pertama di

kota madiun yang berdiri pada tanggal 31 Agustus 1962. Rumah Sakit Islam Siti

Aisyah memiliki Instalasi Farmasi 24 jam yang dikepalai oleh seorang apoteker.
 5

Berdasarkan Hasil survei penelitian oleh Rahmawati mengenai tingkat

kepuasan pasien di Instalasi Farmasi Rawat Jalan RSI Siti Aisyah Madiun dapat

dilihat berikut ini :

Tabel 1.1 Distribrusi responden berdasarkan tingkat kepuasan terhadap pelayanan

farmasi di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Pada Bulan
Februari Tahun 2016.
Tingkat kepuasan
No Variabel Tidak puas Puas
Σ % Σ %
1 Kenyamanan ruang tunggu 8 26,7 22 73,3
2 Penampilan petugas 4 13,3 26 86,7
3 Fasilitas ruang tunggu 8 26,7 22 73,3
4 Waktu tunggu pelayanan obat 25 83,3 5 16,7
5 Ketersediaan obat 17 56,7 13 43,3
6 Pemberiaan edukasi oleh petugas 7 23,3 23 76,7
7 Keterjangkauan harga obat 4 13,3 26 86,7
8 Keramahan petugas oleh pasien 4 13,3 26 86,7
9 Kesediaan petugas mendengar keluhan 6 20 4 80
10 Kesediaan petugas memberikan solusi 7 23,3 23 76,7
Sumber : data sekunder, 2016

Berdasarkan tabel 1.1, Dari semua variabel yang ada mengenai waktu

tunggu dan ketersediaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun pada

bulan februari tahun 2016 merupakan variabel yang memiliki angka

ketidakpuasan paling tinggi, dalam variabel waktu tunggu dan ketersediaan obat

dapat diketahui bahwa pasien yang menyatakan tidak puas masih diatas 50%,

untuk waktu tunggu pelayanan obat responden yang menyatakan tidak puas yaitu

sebesar 83,3% sedangkan untuk ketersediaan obat responden yang menyatakan

tidak puas sebesar 56,7%.

 6

Berdasarkan penelitian oleh rahmawati pada tahun 2016 di Instalasi farmasi

RSI Siti Aisyah Madiun yang menyatakan bahwa rata-rata waktu tunggu

pelayanan resep obat jadi adalah 8,54 menit dan obat racikan adalah 16,95 menit,

hal ini menunjukan bahwa waktu tunggu pelayanan obat di RSI Siti Aisyah

Madiun masih masuk range PERMENKES Nomor.129/MENKES/SK/II/2018

yaitu waktu tunggu kurang dari 30 menit untuk obat jadi dan kurang dari 60 menit

untuk obat racikan.

Sedangkan permasalahan yang kedua mengenai ketersediaan obat di

Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun juga merupakan variabel yang memiliki

angka ketidakpuasan tinggi dengan nilai sebesar 56,7%, sehingga untuk

pengelolaan persediaan obat perlu adanya pembahasan secara mendalam.

Berdasarkan survei awal melalui wawancara dari kepala instalasi farmasi

RSI Siti Aisyah Madiun bahwa untuk ketersediaan obat sudah hampir tercapai,

meskipun masih ada beberapa yang mengalami stock out. Hal ini dapat dibuktikan

dengan kalimat dibawah ini :

“output manajemen logistik belum tercapai 100%, meskipun nilai obat stock
out tidak terlalu besar (Ka. Farmasi).”

Adapun kendala yang dialami oleh instalasi farmasi dalam melakukan

fungsi manajemen logistik yakni pelaksanaan yang belum berjalan maksimal hal

ini disebabkan karena tempat penyimpanan yang belum memadai dan tenaga

teknis kefarmasian yang masih kurang.

 7

Hal ini dapat dibuktikan dengan kalimat dibawah ini :

“Kendala pada tempat penyimpanan masih kecil, terutama untuk cairan

infus tidak bisa masuk semua, kemuadian sistem FEFO/FIFO belum
maksimal dalam pelaksanaannya (Ka.Farmasi).”

“karena tidak maksimal, akhirnnya pengendaliannya dilakukan setiap hari,

paling tidak ada cross cek untuk barang-barang yang hampir stok out,
selain itu untuk pengadaan belum terlalu banyak, hanya untuk 3hari-
1minggu karena tempat dan pengendalian yang belum maksimal
(Ka.Farmasi).”

Sedangkan pada Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

72 tahun 2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit pada pasal 6

disebutkan bahwa penyelenggaraan pelayanan kefarmasian di rumah sakit harus

menjamin ketersedian sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan habis pakai yang

aman, bermutu, bermanfaat dan terjangkau.

Dalam KEPMENKES RI Nomor HK.02.02/MENKES/52/2015 tentang

rencana strategis kementerian kesehatan tahun 2015-2019 menyatakan bahwa

salah satu strategi pembangunan kesehatan 2015-2019 yaitu meningkatkan

ketersediaan, keterjangkauan, pemerataan dan kualitas farmasi dan alat kesehatan.

Dalam rencana strategis kementerian kesehatan tahun 2015-2019 juga

menyebutkan bahwa salah satu kegiatan yang akan dilakukan adalah dukungan

manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya pada program kefarmasian dan

alat kesehatan dengan sasaran kegiatan ini adalah meningkatnya dukungan

manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya pada program kefarmasian dan

alat kesehatan dengan indikator pencapaian sasaran adalah presentase kepuasan

pasien terhadap dukungan manajemen sebesar 95%.

 8

Berdasarkan dari uraian latar belakang diatas, maka peneliti tertarik untuk

mengetahui gambaran analisis manajamen logistik obat di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun.

RUMUSAN MASALAH

Rumusan masalah dari latar belakang tersebut yaitu Bagaiamana analisis

manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun tahun 2017?

TUJUAN PENELITIAN

Tujuan Umum

Untuk menganalisis gambaran manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi

RSI Siti Aisyah Madiun tahun 2017.

Tujuan Khusus

1. Mengetahui gambaran input (SDM, anggaran, sarana dan prasarana, serta

prosedur) dalam manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah

Madiun.

2. Mengetahui gambaran proses manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun yang meliputi fungsi manajemen

logistik obat yaitu mulai dari perencanaan, penganggaran, pengadaan,

Penyimpanan, Pendistribusian atau Penyaluran, Pemeliharaan, Penghapusan,

sampai dari pengendalian logistik obat.

3. Mengetahui gambaran output manajemen logistik obat mengenai ketersediaan

obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun.

 9

MANFAAT PENELITIAN

Manfaat Praktis

1. Bagi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun

a. Mengetahui sejauh mana pelaksanaan manajemen logistik obat di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah.

b. Hasil penelitian dapat digunakan sebagai bahan masukan untuk penyusunan

pengelolaan persediaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti

Aisyah.

2. Bagi peneliti

a. Dapat menerapkan keilmuan manajemen pelayanan kesehatan khususnya

manajemen logistik.

b. Mendapatkan gambaran nyata mengenai manajemen logistik obat di

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Asyah Madiun.

Manfaat Teoritis

Bagi institusi pendidikan (STIKES Bhakti Husada Mulia Madiun)

a. Dapat dijadikan sebagai referensi terkait dengan manajemen logistik obat di

Rumah Sakit.

b. Dapat dijadikan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya mengenai

manajemen logistik obat dirumah sakit.

 BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

Rumah Sakit

Pengertian Rumah Sakit

Menurut Febriawati (2013) rumah Sakit itu adalah sebuah tempat, tetapi

juga sebuah fasilitas, sebuah institusi dan sebuah organisasi. Untuk mengetahui

definisi dari rumah sakit secara jelas dapat kita lihat dari pendapat para ahli

dibawah ini:

1. Menurut undang-undang No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Rumah

Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat

inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah Sakit harus tetap mampu

meningkatkan pelayanan kesehatan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh

masyarakat agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-

tingginya.

2. Menurut Azwar tahun 1996 Rumah Sakit adalah suatu organisasi yang melalui

tenaga medis profesional yang terorganisasi serta sarana kedokteran yang

permanen menyelenggarakan pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan yang

berkesinambungan, diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh

pasien.

3. Menurut American Hospital Association tahun 1978 Rumah Sakit adalah suatu

institusi yang fungsi utamanya adalah untuk memberikan pelayanan kepada

pasien-diagnostik dan terapeutik untuk berbagai penyakit dan masalah

kesehatan, baik yang bersifat bedah maupun non bedah.

10
 11

4. Rumah Sakit menurut Dr.Suparto Adikoesoemo tahun 2002 adalah bagian dari

keseluruhan sistem pelayanan kesehatan yang dikembangkan melalui rencana

pembangunan kesehatan dan merupakan suatu sistem sosial yang didalamnya

terdapat obyek manusia sebagai pasien.

Tugas dan Fungsi Rumah Sakit

Menurut undang-undang Nomor 44 tahun 2009, Berikut merupakan tugas

sekaligus fungsi dari Rumah sakit secara umum, yaitu :

1. Melaksanakan pelayanan medis, pelayanan penunjang medis,

2. Melaksanakan pelayanan medis tambahan, pelayanan penunjang medis

tambahan,

3. Melaksanakan pelayanan kedokteran kehakiman,

4. Melaksanakan pelayanan medis khusus,

5. Melaksanakan pelayanan rujukan kesehatan,

6. Melaksanakan pelayanan kedokteran gigi,

7. Melaksanakan pelayanan penyuluhan kesehatan,

8. Melaksanakan pelayanan rawat jalan atau rawat darurat dan rawat tinggal

(observasi), Melaksanakan pelayanan rawat inap,

9. Melaksanakan pelayanan administratif,

10. Melaksanakan pendidikan para medis,

11. Membantu pendidikan tenaga medis umum,

12. Membantu pendidikan tenaga medis spesialis,

13. Membantu penelitian dan pengembangan kesehatan,

14. Membantu kegiatan penyelidikan epidemiologi.

 12

Jenis Rumah Sakit

Berdasarkan kepemilikannya rumah sakit di indonesia dibedakan ke dalam

dua jenis (UU Nomor 44 tahun 2009) yakni :

1. Rumah sakit Publik, yaitu rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah

(termasuk pemerintah daerah) dan badan hukum lain yang bersifat nirlaba.

Rumah sakit publik meliputi :

a. Rumah sakit milik departemen kesehatan.

b. Rumah sakit milik pemerintah daerah provinsi.

c. Rumah sakit milik pemerintah daerah kabupaten atau kota.

d. Rumah sakit milik tentara nasional Indonesia.

e. Rumah sakit milik kepolisian republik indonesia.

f. Rumah sakit milik departemen diluar depatemen kesehatan (termasuk milik

badan usaha milik negara seperti pertamina).

2. Rumah sakit privat, yaitu rumah sakit yang dikelola oleh badan hukum dengan

tujuan profit yang berbentuk perseroan terbatas atau persero. Rumah sakit

privat meliputi :

a. Rumah sakit milik yayasan.

b. Rumah sakit milik perusahaan.

c. Rumah sakit milik penanam modal (dalam negeri dan luar negeri).

d. Rumah sakit milik badan hukum lain.

 13

Di Indonesia, Rumah sakit dapat juga dibedakan berdasarkan jenis

pelayanannya menjadi tiga pelayanan, yaitu :

1. Rumah Sakit Umum

Rumah Sakit umum adalah rumah sakit yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan kepada masyarakat untuk semua jenis penyakit, mulai dari pelayanan

kesehatan dasar sampai dengan pelayanan sub spesialistis sesuai dengan

kemampuannya.

2. Rumah Sakit Jiwa

3. Rumah Sakit Khusus

Rumah Sakit khusus adalah Rumah sakit yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan kepada masyarakat untuk jenis penyakit tertentu atau berdasarkan

disiplin ilmu tertentu. Sebagai contoh rumah sakit khusus, yaitu rumah sakit

khusus mata,paru,rehabilitasi,jantung,kanker,dan sebagainya.

Menurut Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, dalam

rangka penyelenggaraan pelayanan kesehatan secara berjenjang dan fungsi

rujukan, rumah sakit umum dan rumah sakit khusus diklasifikasikan berdasarkan

fasilitas dan kemampuan pelayanan rumah sakit.

1. Klasifikasi rumah sakit umum terdiri atas :

a. Rumah sakit umum kelas A, mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 4 spesialis dasar, 5 spesialis penunjang

medik, 12 spesialis lain, dan 13 subspesialis dasar.

 14

b. Rumah sakit umum kelas B, mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 4 spesialis dasar, 4 spesialis penunjang

medik, 8 spesialis lain, dan 2 subspesialis dasar.

c. Rumah sakit kelas C, mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik

paling sedikit 4 spesialis dasar dan 4 spesialis penunjang medik.

d. Rumah sakit umum kelas D, mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 2 spesialis dasar.

2. Klasifikasi rumah sakit khusus terdiri atas :

a. Rumah sakit kelas A, mempunyai fasilitas dan kemampuan paling sedikit

pelayanan medik spesialis dan subspesialis sesuai kekhususan yang lengkap.

b. Rumah sakit kelas B, mempunyai fasilitas dan kemampuan paling sedikit

pelayanan medik spesialis dan subspesialis sesuai kekhususan yang terbatas.

c. Rumah sakit kelas C, mempunyai fasilitas dan kemampuan paling sedikit

pelayanan medik spesialis dan subspesialis sesuai kekhususan yang

minimal.

Instalasi Farmasi Rumah Sakit ( IFRS )

Pengertian Instalasi Farmasi Rumah Sakit ( IFRS )

Instalasi farmasi rumah sakit dapat didefinisikan sebagai suatu departement

atau unit atau bagian di suatu rumah sakit dibawah pimpinan apoteker dan dibantu

oleh beberapa orang asisten apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan

perundang-undangan yang berlaku dan kompeten secara profesional yang

bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian, yang

terdiri atas pelayanan paripurna

 15

Pekerjaan dan pelayanan kefarmasian di IFRS adalah mencakup :

Perencanaan, Pengadaan, Produksi, Penyimpanan perbekalan kesehatan/sediaan

farmasi, Dispensing obat berdasarkan resep bagi penderita rawat tinggal dan rawat

jalan, Pengendalian mutu dan pengendalian distribusi, Penggunaan seluruh

perbekalan kesehatan di rumah sakit, Pelayanan farmasi klinik umum dan

spesialis yang mencakup pelayanan langsung pada penderita, Pelayanan klinik

yang merupakan program rumah sakit secara keseluruhan (Hamzah, 2008).

Tujuan Instalasi Farmasi Rumah Sakit ( IFRS )

Menurut Hamzah (2008) Tujuan Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah

sebagai berikut :

1. Memberi manfaat kepada penderita, rumah sakit, sejawat profesi kesehatan,

dan kepada profesi farmasi oleh apoteker rumah sakit yang kompeten dan

memenuhi syarat.

2. Membantu dalam penyediaan perbekalan yang memadai oleh apoteker rumah

sakit yang memenuhi syarat.

3. Menjamin praktik profesional yang bermutu tinggi melalui penetapan dan

pemeliharaan standart etika profesional, pendidikan, dan pencapaian, dan

melalui peningkatan kesejahteraan ekonomi.

4. Meningkatkan penelitian dalam praktik farmasi rumah sakit dan dalam ilmu

farmasetik pada umumnya.

5. Menyebarkan pengetahuan farmasi dengan mengadakan pertukaran informasi

antara para apoteker rumah sakit, anggota profesi, dan spesialis yang

serumpun.
 16

6. Memperluas dan memperkuat kemapuan apoteker rumah sakit untuk:

a. Secara efektif mengelola suatu pelayanan farmasi yang terorganisasi.

b. Mengembangkan dan memberikan pelayanan klinik.

c. Melakukan dan berpartisipasi dalam penelitian klinik dan farmasi dan dalam

program edukasi untuk praktisi kesehatan, penderita, mahasiswa, dan

masyarakat.

7. Meningkatkan pengetahuan dan pengertian praktik farmasi rumah sakit

kontemporer bagi masyarakat, pemerintah, industri farmasi dan profesional

kesehatan lainnya.

8. Membantu menyediakan personel pendukung yang bermutu untuk IFRS.

9. Membantu dalam pengembangan dan kemajuan profesi kefarmasian.

Tugas dan Tanggung jawab IFRS

Tugas utama IFRS adalah pengelolaan mulai dari perencanaan, pengadaan,

penyimpanan, penyiapan, peracikan, pelayanan langsung kepada penderita,

sampai pada pengendalian semua perbekalan kesehatan yang beredar dan

digunakan dalam rumah sakit baik untuk penderita rawat jalan, maupun untuk

semua unit termasuk poliklinik rumah sakit. Tanggung jawab IFRS adalah

mengembangkan suatu pelayanan farmasi yang luas dan terkoordinasi dengan

baik dan tepat untuk memenuhi berbagai bagian/unit diagnosis dan terapi, unit

pelayanan keperawatan, staf medik dan rumah sakit secara keseluruhan untuk

kepentingan pelayanan penderita yang lebih baik (Hamzah, 2008).

 17

Menurut Aditama (2015) untuk dapat menjalankan tugasnya dengan baik

maka pelayanan apotek di rumah sakit harus memenuhi hal-hal sebagai berikut:

1. Mempunyai sistem yang mampu mendukung berjalannya kegiatan yang cepat,

tepat dan aman.

2. Sebaiknya mendistribusikan pelayanan dibeberapa loket untuk mempermudah

pasien.

3. Mampu membuat sistem inventory yang dapat menurunkan penggunaan modal

kerja.

4. Mampu menjalin komunikasi yang baik dengan seluruh unit kerja di rumah sakit.

5. Memiliki karyawan yang andal dan terlatih.

Pengertian Sistem

Sistem adalah gabungan dari elemen-elemen (subsistem) di dalam suatu

proses atau struktur dan berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi. Didalam suatu

sistem terdapat elemen-elemen atau bagian-bagian dimana didalam nya juga

membentuk suatu proses dalam suatu kesatuan, maka disebut sub sistem (bagian

dari sistem). Selanjutnya subsistem tersebut juga terjadi suatu proses berfungsi

sebagai sebagai suatu kesatuan sendiri sebagai suatu kesatuan sendiri sebagai

bagian dari subsistem tersebut.

Sistem terbentuk dari elemen atau bagian yang saling berhubungan dan

saling mempengaruhi. Apabila salah satu bagian atau subsistem tidak berjalan

dengan baik, maka akan mempengaruhi bagian yang lain.

 18

Secara garis besarnya elemen-elemen dalam sistem itu sebagai berikut

(Notoatmodjo, 2011) :

1. Masukan (Input)

Adalah sub elemen-sub elemen yang diperlukan sebagai masukan untuk

berfungsinya sistem.

2. Proses

Adalah suatu kegiatan yang berfungsi untuk mengubah masukan sehingga

menghasilkan sesuatu (keluaran) yang direncanakan.

3. Keluaran (Output)

Hal yang dihasilkan oleh proses.

4. Dampak (Impact)

Akibat yang dihasilkan oleh keluaran setelah beberapa waktu lamanya.

5. Umpan Balik (Feed Back)

Merupakan hasil dari proses yang sekaligus sebagai masukan untuk sistem

tersebut.

6. Lingkungan (Environment)

Merupakan dunia di luar sistem yang mempengaruhi sistem tersebut.

Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya

fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan

lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk

memenuhi kepuasannya (Hasibuan, 2015).

 19

Berdasarkan PERMENKES No 72 Tahun 2016 tentang standar pelayanan

kefarmasian di rumah sakit menyatakan bahwa Instalasi Farmasi harus memiliki

Apoteker dan tenaga teknis kefarmasian yang sesuai dengan beban kerja dan

petugas penunjang lain agar tercapai sasaran dan tujuan Instalasi Farmasi.

Ketersediaan jumlah tenaga Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian di

Rumah Sakit dipenuhi sesuai dengan ketentuan klasifikasi dan perizinan Rumah

Sakit yang ditetapkan oleh Menteri.

Uraian tugas tertulis dari masing-masing staf Instalasi Farmasi harus ada dan

sebaiknya dilakukan peninjauan kembali paling sedikit setiap tiga tahun sesuai

kebijakan dan prosedur di Instalasi Farmasi.

1. Kualifikasi Sumber Daya Manusia (SDM)

Berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, kualifikasi SDM Instalasi Farmasi

diklasifikasikan sebagai berikut:

a. Untuk pekerjaan kefarmasian terdiri dari:

1) Apoteker

2) Tenaga Teknis Kefarmasian

b. Untuk pekerjaan penunjang

1) Operator Komputer/Teknisi yang memahami kefarmasian

2) Tenaga Administrasi

3) Pekarya/Pembantu pelaksana.

2. Persyaratan SDM

Pelayanan Kefarmasian harus dilakukan oleh Apoteker dan Tenaga

Teknis Kefarmasian. Tenaga Teknis Kefarmasian yang

melakukan Pelayanan
 20

Kefarmasian harus di bawah supervisi Apoteker. Apoteker dan Tenaga Teknis

Kefarmasian harus memenuhi persyaratan administrasi seperti yang telah

ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku. Ketentuan terkait

jabatan fungsional di Instalasi Farmasi diatur menurut kebutuhan organisasi

dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Instalasi Farmasi harus dikepalai

oleh seorang Apoteker yang merupakan Apoteker penanggung jawab seluruh

Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Kepala Instalasi Farmasi diutamakan

telah memiliki pengalaman bekerja di Instalasi Farmasi minimal 3 (tiga)

tahun.

3. Beban Kerja dan Kebutuhan Beban Kerja

a. beban kerja

Dalam perhitungan beban kerja perlu diperhatikan faktor-faktor yang

berpengaruh pada kegiatan yang dilakukan, yaitu:

1) kapasitas tempat tidur dan Bed Occupancy Rate (BOR);

2) jumlah dan jenis kegiatan farmasi yang dilakukan

3) jumlah Resep atau formulir permintaan Obat (floor stock) per hari

4) volume perbekalan farmasi.

b. Penghitungan Beban Kerja

Penghitungan kebutuhan Apoteker berdasarkan beban kerja pada

Pelayanan Kefarmasian di rawat inap yang meliputi pelayanan farmasi

manajerial dan pelayanan farmasi klinik dengan aktivitas pengkajian resep,

penelusuran riwayat penggunaan Obat, rekonsiliasi Obat, pemantauan terapi Obat,

pemberian informasi Obat, konseling, edukasi dan visite, idealnya dibutuhkan

tenaga
 21

Apoteker dengan rasio 1 Apoteker untuk 30 pasien. Penghitungan kebutuhan

Apoteker berdasarkan beban kerja pada Pelayanan Kefarmasian di rawat jalan

yang meliputi pelayanan farmasi menajerial dan pelayanan farmasi klinik

dengan aktivitas pengkajian Resep, penyerahan Obat, Pencatatan Penggunaan

Obat (PPP) dan konseling, idealnya dibutuhkan tenaga Apoteker dengan

rasio 1 Apoteker untuk 50 pasien.

Selain kebutuhan Apoteker untuk Pelayanan Kefarmasian rawat inap

dan rawat jalan, maka kebutuhan tenaga Apoteker juga diperlukan untuk

pelayanan farmasi yang lain seperti di unit logistik medik/distribusi, unit

produksi steril/aseptic dispensing, unit pelayanan informasi Obat dan lain-lain

tergantung pada jenis aktivitas dan tingkat cakupan pelayanan yang

dilakukan oleh Instalasi Farmasi. Selain kebutuhan Apoteker untuk Pelayanan

Kefarmasian di rawat inap dan rawat jalan, diperlukan juga masing-masing

1 (satu) orang Apoteker untuk kegiatan Pelayanan Kefarmasian di ruang tertentu,

yaitu:

1) Unit Gawat Darurat

2) (ICCU)/Neonatus Intensive Care Unit (NICU)/Pediatric Intensive Care Unit

(PICU)

3) Pelayanan Informasi Obat

 22

Anggaran

Salah satu komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan obat

adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan untuk

penyediaan perbekalan farmasi di rumah sakit. Anggaran dalam pengelolaan

perbekalan farmasi di rumah sakit bertujuan agar dapat memenuhi kebutuhan obat

di rumah sakit. Kendala yang umum dijumpai dalam pengelolaan obat meliputi

beberapa aspek antara lain sumber daya manusia (SDM), sumber anggaran yang

terbatas, sarana prasarana (Depkes, 2008).

Sumber anggaran dapat bersumber dari pemerintah maupun pihak swasta,

diantaranya yaitu (Depkes, 2008) :

1) Sumber anggaran yang berasal dari pemerintah antara lain dari APBN, APBD

dan Revolving Funds (Walikota/Gubernur).

2) Sumber anggaran yang berasal dari swasta antara lain CSR (BUMN), Donasi,

Asuransi.

Sarana Prasarana

Menurut PERMENKES No 72 tahun 2016 bahwa penyelenggaraan

Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit harus didukung oleh sarana dan

peralatan yang memenuhi ketentuan dan perundang-undangan kefarmasian yang

berlaku. Lokasi harus menyatu dengan sistem pelayanan Rumah Sakit,

dipisahkan antara fasilitas untuk penyelenggaraan manajemen, pelayanan

langsung kepada pasien, peracikan, produksi dan laboratorium mutu yang

dilengkapi penanganan limbah. Peralatan yang memerlukan ketepatan

pengukuran
 23

harus dilakukan kalibrasi alat dan peneraan secara berkala oleh balai pengujian

kesehatan atau institusi yang berwenang. Peralatan harus dilakukan

pemeliharaan, didokumentasi, serta dievaluasi secara berkala dan

berkesinambungan.

1. Sarana

Fasilitas ruang harus memadai dalam hal kualitas dan kuantitas agar dapat

menunjang fungsi dan proses Pelayanan Kefarmasian, menjamin lingkungan kerja

yang aman untuk petugas dan memudahkan sistem komunikasi Rumah Sakit.

a. Fasilitas utama dalam kegiatan pelayanan di Instalasi Farmasi terdiri

dari: Ruang Kantor/ Administrasi, Ruang penyimpanan perbekalan farmasi,Ruang

distribusi, Ruang konsultasi / konseling Obat, Ruang Pelayanan Informasi Obat,

Ruang produksi, Ruang Aseptic Dispensing, Laboratorium Farmasi, Ruang

produksi Non Steril, Ruang Penanganan Sediaan Sitostatik, Ruang Pencampuran/

Pelarutan/ Pengemasan Sediaan Yang Tidak Stabil, serta Ruang Penyimpanan

Nutrisi Parenteral.

b. Fasilitas penunjang dalam kegiatan pelayanan di Instalasi Farmasi, terdiri

dari : Ruang tunggu pasien, Ruang penyimpanan dokumen/arsip Resep dan

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang rusak,

Tempat penyimpanan Obat di ruang perawatan, Fasilitas toilet, kamar mandi

untuk staf.

2. Peralatan

Fasilitas peralatan harus memenuhi syarat terutama untuk perlengkapan

peracikan dan penyiapan baik untuk sediaan steril, non steril, maupun cair

untuk Obat luar atau dalam. Fasilitas peralatan harus dijamin sensitif pada
 24

pengukuran dan memenuhi persyaratan, peneraan dan kalibrasi untuk peralatan

tertentu setiap tahun.

Peralatan yang paling sedikit harus tersedia yaitu : Peralatan untuk penyimpanan,

peracikan dan pembuatan Obat baik steril dan nonsteril maupun aseptik/steril,

Peralatan kantor untuk administrasi dan arsip, Kepustakaan yang memadai untuk

melaksanakan Pelayanan Informasi Obat, Lemari penyimpanan khusus untuk

narkotika, Lemari pendingin dan pendingin ruangan untuk Obat yang termolabil,

Penerangan, sarana air, ventilasi dan sistem pembuangan limbah yang baik,

Alarm.

Prosedur

SOP (Standart Operating Prosedure) adalah suatu perangkat lunak pengatur,

yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Oleh

karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah,

prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis yang disebut sebagai

SOP (Budiharjo, 2014).

Menurut PERMENKES No 72 tahun 2016 bahwa Penyelenggaraan Standar

Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit harus didukung oleh ketersediaan sumber

daya kefarmasian, pengorganisasian yang berorientasi kepada keselamatan

pasien dan standar prosedur operasional.

 25

Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit

logistik rumah sakit

Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai

perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan

pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat (Aditama, 2015).

Logistik merupakan bagian dari instansi yang tugasnya adalah menyediakan

bahan/ barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasionalnya instansi tersebut

dalam jumlah ,kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan

harga serendah mungkin.

Kegiatan dan Tujuan Logistik Rumah Sakit

Kegiatan logistik adalah pengembangan operasi yang terpadu dari kegiatan

pengadaan atau pengumpulan bahan, pengangkutan atau transportasi dari

pengumpulan bahan tersebut, kemudian penyimpanan bahan yang baru datang

maupun untuk kebutuhan. Kegiatan logistik meliputi (Febriawati, 2013) :

1. Pemilihan lokasi, penempatan bahan baku, suku cadang, barang jadi.

2. Penggunaan fasilitas yang tersedia dari organisasi yang bersangkutan.

3. Penyiapan transportasi serta alat pengangkutan barang.

4. Masalah pembukuan dan pencatatan.

5. Pelaksanaan komunikasi yang bersuasif sebagai penyampaian ide konsep,

gagasan, informasi dari individu satu atau bagian-bagian lain dalam

organisasi perusahaan.

6. Kegiatan pengurusan sebagai kegiatan untuk mengelola bahan baku, suku

cadang, barang jadi yang disesuaikan dengan jenis spesifikasi.

 26

7. Kegiatan penyimpanan sebagai kegiatan untuk menahan bahan baku suku

cadang, serta barang sampai batas waktu tertentu tanpa mengurangi kualitas

barang yang bersangkutan.

Menurut Febriawati (2013) kegiatan logistik mempunyai 3 tujuan, yaitu :

1. Tujuan operasional

Agar tersedia barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang

memadai.

2. Tujuan keuangan

Upaya operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-rendahnya.

Nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin didalam sistem

akuntasi.

3. Tujuan pengamanan

Agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan

tanpa hak, pencuriaan dan penyusutan yang tidak wajar lainnya.

Agar tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dapat dicapai, maka

manajemen memerlukan unsur atau sarana atau “the tool of management”.

Menurut Seto (2015) meliputi unsur 5 M yaitu :

1. Man : Manusia, SDM yang diperlukan

2. Money : Uang yang dibutuhkan

3. Methods : Metode/sistim yang digunakan

4. Machines : Mesin-mesin yang digunakan

5. Market : Pasar yang digunakan untuk menjual produk atau jasa nya.

Untuk dapat terselenggaranya manajemen yang baik, unsur-unsur tersebut

diproses melalui fungsi-fungsi manajemen. Prinsip-prinsip manajemen tersebut

 27

merupakan pegangan umum untuk terselenggaranya fungsi-fungsi logistik dengan

baik. Di dalam pengelolaan logistik, fungsi-fungsi manajemen yang merupakan

suatu siklus kegiatan dapat dijalankan sebagaimana terlihat pada gambar 2.1 :

perencanaan

Peramalan &
penentuan kebutuhan

penghapusan penganggaran

pengendalian
pemeliharaan

pengadaan
penyaluran

Penerimaan Dan
penyimpanan

Gambar 2.1 Siklus pengelolaan di bidang logistik (Seto, 2015)

Sukses atau gagalnya pengelolaan logistik ini ditentukan oleh kegiatan

didalam siklus tersebut yang paling lemah. Apabila lemah dalam perencanaan,

akibatnya akan mengacaukan suatu siklus manajemen logistik secara keseluruhan

mulai dari pemborosan dalam penganggaran, membengkaknya biaya pengadaan

dan penyimpanan, tidak tersalurkannya obat/barang tersebut sehingga barang bisa

rusak, kaduluwarsa yang bagaimanapun baiknya pemeliharaan di gudang, tidak

akan membantu. Karena itu perlu dilakukan penghspusan yang berarti kerugian
 28

(Seto, 2015). Oleh karena itu penting dilakukan pengelolaan pada setiap fungsi-

fungsi tersebut.

Fungsi – Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit

Fungsi Perencanaan

Perencanaan merupakan dasar tindakan manajer untuk dapat menyelesaikan

tugas pekerjaannya dengan baik. Sebelum perencanaan ditetapkan ,umumnya

didahului oleh prediksi atau ramalan tentang peristiwa yang akan datang (Seto,

2015).

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No 72 tahun 2016, Perencanaan

kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan

Sediaan perbekalan Farmasi sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk

menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.

Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat dengan

menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar

perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi,

kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan

anggaran yang tersedia. Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan:

1. anggaran yang tersedia

2. penetapan prioritas

3. Sisa persediaan

4. data pemakaian periode yang lalu

5. waktu tunggu pemesanan

6. rencana pengembangan.
 29

Menurut Satibi (2016) Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk

menentukan jumlah dan periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin

terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.

Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat dengan

menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar

perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi

metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan anggaran yang

tersedia. Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan :

1. DOEN, Formularium rumah sakit, standar terapi rumah sakit, dan ketentuan

setempat yang berlaku

2. Data catatan medik

3. Anggaran yang tersedia

4. Penetapan prioritas

5. Sisa persediaan

6. Data pemakaian periode yang lalu

7. Waktu tunggu pemesanan, dan

8. Rencana pengembangan.

Tujuan perencanaan obat :

1. Mendapatkan jenis dan jumlah obat tepat sesuai kebutuhan.

2. Menghindari kekosongan obat.

3. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional.

4. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.

 30

Perencanaan merupakan tahap awal pada pengadaan obat. Menurut Satibi

(2016) ada beberapa macam metode perencanaan, yaitu :

1. Metode morbiditas/epidemiologi

Metode ini diterapkan berdasarkan jumlah kebutuhan perbekalan farmasi

yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load), yang didasarkan pada

pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (lead time).

Beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam metode ini, yaitu menentukan

jumlah pasien yang akan dilayani dan jumlah kunjungan kasus berdasarkan

prevalensi penyakit, menyediakan formularium/standar/pedoman perbekalan

farmasi, menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi, dan penyesuaian

dengan alokasi dana yang tersedia. Persyaratan utama dalam metode ini adalah

rumah sakit harus sudah memiliki standar pengobatan, sebagai dasar untuk

penetapan obat yang akan digunakan berdasarkan penyakit.

Langkah-langkah perhitungan metode morbiditas adalah :

a. Menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur penyakit.

b. Menyiapkan data populasi penduduk.

c. Menyediakan data masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh populasi pada

kelompok umur yang ada.

d. Menghitung frekuensi kejadian masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh

populasi pada kelompok umur yang ada.

e. Menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi, dan lama pemberian obat

menggunakan pedoman pengobatan yang ada.

 31

f. Menghitung jumlah yang harus diadakan untuk tahun anggaran yang akan

datang.

Keunggulan dan kelemahan metode epidemiologi

Keunggulan :

a. Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran

b. Standar pengobatan mendukung usaha memperbaiki pola penggunaan obat.

Kelemahan ;

a. Membutuhkan waktu dan tenaga terampil.

b. Data penyakit sulit diperoleh secara pasti.

c. Perlu pencatatan data pelaporan yang baik.

2. Metode konsumsi

Metode ini diterapkan berdasarkan data rill konsumsi perbekalan farmasi

periode lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Metode konsumsi ini

mensyarakatkn bahwa penggunaan obat periode sebelumnya harus dipastikan

rasional. Hal ini disebabkan metode konsumsi hanya berdasarkan pada data

konsumsi sebelumnya yang tidak mempertimbangkan epidemiologi penyakit.

Kalau penggunaan obat periode sebelumnya tidak rasional, disarankan untuk tidak

menggunakan metode ini karena kalau tidak justru mendukung pengobatan yang

tidak rasional di rumah sakit. Berdasarkan pada penggunaan obat tahun

sebelumnya (untuk RS yang sudah berdiri).

Dasar : analisis data

Konsumsi obat sebelumnya

 32

Sumber data :

a. Pencatatan dan pelaporan (kartu stok)

b. Pencatatan dan pelaporan berbagai fasilitas kesehatan.

c. Hasil pertemuan beberapa tenaga medis.

Jenis data :

Alokasi dana, daftar obat, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok,

kaduluwarsa, obat kosong, stok pengaman.

Kelebihan metode konsumsi :

a. Datanya akurat dan metode paling murah.

b. Tidak perlu data penyakit dan standar pengobatan.

c. Kekurangan dan kelebihan obat sangat kecil.

Kekurangan metode konsumsi :

a. Data konsumsi, obat dan jumlah kontak pasien sulit.

b. Tidak dapat untuk dasar penggunaan obat dan perbaikan pola peresepan.

c. Kekurangan, kelebihan, dan kehilangan obat sulit diandalkan.

d. Tidak perlu catatan morbiditas yang baik.

3. Metode gabungan

Metode gabungan adalah gabungan dari mordibitas dan konsumsi. Metode

ini untuk mentupi kelemahan kedua metode tersebut (morbiditas dan konsumsi).

fungsi penganggaran

Fungsi penganggaran adalah menyangkut kegiatan-kegiatan dan usaha-

usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala

standar yaitu dengan skala mata uang (dollar, rupiah, dan lain-lain) (Seto,

2015). Menurut
 33

Febriawati (2013) Menjabarkan perincian kebutuhan dalam ukuran uang dengan

berpegang kepada ketentuan yang berlaku dan mengikat. Untuk rumah sakit

pemerintah ketentuanya adalah anggaran pemerintah (APBN, APBD, Inpres,

Banpres, dan lain-lain) sedangkan rumah sakit swasta tergantung ketentuan

masing- masing rumah sakit. Dengan adanya hambatan dan keterbatasan dalam

anggaran, maka tidak jarang pada fungsi ini diperlukan feedback ke perencanaan

untuk dilakukan penyesuaian.

Penganggaran yang ditetapkan harus mencakup biaya :

1. Pembelian, umumnya anggaran pemerintah hanya terkonsentrasi disini saja. hal

ini bisa berlaku untuk barang yang habis pakai.

2. Perbaikan dan pemeliharaan/ maintenance, mencakup orang yang menjalankan

alat , seperti CT scan, harus orang yang sudah di training.

3. Penyimpanan dan penyaluran

4. Penelitian dan pengembangan

5. Penyempurnaan administrasi

6. Pengawasan dan diklat personil

Fungsi Pengadaan

Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk

memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan didalam fungsi

perencanaan, penentuan kebutuhan, maupun penganggaran. Pengadaan

merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan

kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan

waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu.

Pengadaan merupakan
 34

kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah yang

dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode

pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan

proses pengadaan, dan pembayaran.Untuk memastikan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi

yang dipersyaratkan maka jika proses pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di

luar Instalasi Farmasi harus melibatkan tenaga kefarmasian (Seto, 2015).

Menurut permenkes no 72 tahun 2016, Hal-hal yang perlu diperhatikan

dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

antara lain:

1. bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa;

2. bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS);

3. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus

mempunyai Nomor Izin Edar; dan

4. expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-

lain).

Rumah Sakit harus memiliki mekanisme yang mencegah kekosongan stok

Obat yang secara normal tersedia di Rumah Sakit dan mendapatkan Obat saat

Instalasi Farmasi tutup.

 35

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No 72 tahun 2016 Pengadaan dapat

dilakukan melalui :

1. Pembelian

Untuk Rumah Sakit pemerintah pembelian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,

dan Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan ketentuan pengadaan barang

dan jasa yang berlaku.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah:

a. kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai,

yang meliputi kriteria umum dan kriteria mutu Obat;

b. persyaratan pemasok;

c. penentuan waktu pengadaan dan kedatangan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai; dan

d. pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.

2. Produksi Sediaan Farmasi

Instalasi Farmasi Rumah Sakit dapat memproduksi sediaan tertentu apabila :

a. Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran;

b. Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri;

c. Sediaan Farmasi dengan formula khusus;

d. Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking;

e. Sediaan Farmasi untuk penelitian; dan

f. Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat baru

(recenter paratus).
 36

Sediaan yang dibuat di Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan mutu dan

terbatas hanya untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di Rumah Sakit tersebut.

3. Sumbangan/ Dropping/ Hibah

Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap

penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai sumbangan/ dropping/ hibah. Seluruh kegiatan penerimaan Sediaan

Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dengan cara sumbangan/

dropping/ hibah harus disertai dokumen administrasi yang lengkap dan jelas. Agar

penyediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat

membantu pelayanan kesehatan, maka jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan kebutuhan pasien di Rumah Sakit.

Instalasi Farmasi dapat memberikan rekomendasi kepada pimpinan Rumah Sakit

untuk mengembalikan/ menolak sumbangan/ dropping/ hibah Sediaan Farmasi,

Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak bermanfaat bagi

kepentingan pasien Rumah Sakit.

Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan

obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan

tenaga medis.

Proses pengadaan efektif seharusnya (Lydianita, 2016) :

1. Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat.

2. Memperoleh harga pembelian serendah mungkin.

3. Merasa yakin bahwa seluruh obat yang dibeli memiliki standar yang berkualitas.
 37

4. Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu),

dan menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan.

5. Menyakini kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan berkualitas.

6. Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk

mencapai keseluruhan yang lebih rendah.

Penerimaan dan Penyimpanan

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No 72 tahun 2016 Penerimaan

merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu,

waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan

dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang

harus tersimpan dengan baik. Dalam Fungsi penerimaan perlu dilakukankannya

checking terhadap (Seto, 2015) :

1. Legalitas : PBF dan fakturnya : resmi sesuai peraturan yang berlaku

2. Obat diterima, dicocokan antara surat pesanan (SP) yang ditandatangani APA

dan faktur kiriman, menyangkut spesifikasi obat antara lain : exp date,

kualitas (kondisi fisik obat dan wadah), kuantitas obat, no batch, harga obat

dan discount (bila ada) sesuai perjanjian sebelumnya

3. Catatan : fasilitas pengembalian obat yang mendekati expire, jumlah discount

obat menjadi alternative yang dapat dipilih, sewaktu dilakuakan pembelian

didalam fungsi pengadaan.

Setelah barang diterima di Instalasi Farmasi perlu dilakukan penyimpanan

sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas

dan keamanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
 38

sesuai dengan persyaratan kefarmasian. Persyaratan kefarmasian yang dimaksud

meliputi persyaratan stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban,

ventilasi, dan penggolongan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No 72 tahun 2016 Komponen

yang harus diperhatikan antara lain :

1. Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan Obat diberi label

yang secara jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan dibuka,

tanggal kadaluwarsa dan peringatan khusus;

2. elektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit perawatan kecuali untuk

kebutuhan klinis yang penting;

3. elektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit perawatan pasien

dilengkapi dengan pengaman, harus diberi label yang jelas dan disimpan pada

area yang dibatasi ketat (restricted) untuk mencegah penatalaksanaan yang

kurang hati-hati; dan

4. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang dibawa

oleh pasien harus disimpan secara khusus dan dapat diidentifikasi.

Instalasi Farmasi harus dapat memastikan bahwa Obat disimpan secara

benar dan diinspeksi secara periodik. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai yang harus disimpan terpisah yaitu:

1. Bahan yang mudah terbakar, disimpan dalam ruang tahan api dan diberi tanda

khusus bahan berbahaya

 39

2. Gas medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaaan untuk

menghindari kesalahan pengambilan jenis gas medis. Penyimpanan tabung gas

medis kosong terpisah dari tabung gas medis yang ada isinya. Penyimpanan

tabung gas medis di ruangan harus menggunakan tutup demi keselamatan.

Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi,bentuk

sediaan, dan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai dan disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First

Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen.

Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

yang penampilan dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike)

tidak ditempatkan berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah

terjadinya kesalahan pengambilan Obat.

Rumah Sakit harus dapat menyediakan lokasi penyimpanan Obat emergensi untuk

kondisi kegawatdaruratan. Tempat penyimpanan harus mudah diakses dan

terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian.

Pengelolaan Obat emergensi harus menjamin:

1. jumlah dan jenis Obat sesuai dengan daftar Obat emergensi yang telah

ditetapkan;

2. tidak boleh bercampur dengan persediaan Obat untuk kebutuhan lain;

3. bila dipakai untuk keperluan emergensi harus segera diganti;

4. dicek secara berkala apakah ada yang kadaluwarsa; dan

5. dilarang untuk dipinjam untuk kebutuhan lain.

 40

Dalam buku Satibi (2016) standar penyimpanan obat yang sering digunakan

adalah sebagai berikut (Kemenkes, 2010) :

a. Persyaratan Gudang :

1. Luas minimal 3x4 M2

2. Ruang kering tidak lembap

3. Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembap

4. Cahaya cukup

5. Lantai dar tegel dan semen

6. Dinding dibuat licin

7. Hindari pembuatan sudut lantai atau dinding yang tajam

8. Ada gudang penyimpanan obat

9. Ada pintu yang dilengkapi kunci ganda

10. Ada lemari khusus untuk narkotika

b. Pengaturan Penyimpanan Gudang :

1. Menurut bentuk sediaan dan alfabetis

2. Menerapkan sistem FIFO dan FEFO

First Expired First Out adalah mekanisme penggunaan obat yang

berdasarkan masa kaduluwarsa obat tersebut, semakin dekat masa

kaduluwarsa obat tersebut, maka semakin menjadi prioritas untuk

digunakan.

First In First Out adalah mekanisme penggunaan obat yang tidak

mempunyai kaduluwarsanya. Prioritas penggunaan obat berdasarkan waktu

kedatangan obat, semakin awal kedatangan obat tersebut, maka seakin

menjadi prioritas untuk digunakan.

 41

3. Menggunakan almari, rak, dan pallet.

4. Menggunakan almari khusu untuk perbekalan farmasi yang memerlukan

penyimpanan pada suhu tertentu.

5. Dilengkapi kartu stok.

Menurut Depkes RI 2008 Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam

merancang bangunan gudang agar mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan,

penyusunan, pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan tata ruang

sebagai berikut :

1. Kemudahan bergerak

Untuk memudahkan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut :

a. Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan menggunakan sekat-sekat

karena kan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan Sekat, perhatikan

posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

b. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang

gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U atau arus L.

2. Sirkulasi Udara yang Baik

Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan gudang adalah adanya

sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan

memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi sekaligus bermanfaat dalam

memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat

AC, namun biaya nya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas.

Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin, apabila kipas angin belum cukup

maka perlu ventilasi melalui atap.

 42

3. Rak dan Pallet

Penempatan Rak yang tepat dan penggunaan palet akan meningkatkan

sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan farmasi.

Keuntungan menggunakan Pallet :

a. Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan dari banjir

b. Peningkatan efisiensi penangan stok

c. Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak

d. Pallet lebih murah daripada rak.

4. Kondisi Penyimpanan Khusus

a. Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi dari

kemungkinan putusnya aliran listrik

b. Narkotika dan bahan berbahaya harus dismpan dalam lemari khusus dan selalu

terkunci.

c. Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam

ruangam khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang

induk.

5. Pencegahan Kebakaran

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti

dus, karton, dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat

yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabung pemadam

kebakaran agar diperiksa secara berkala, untuk memastikan masih berfungsi atau

tidak.
 43

Fungsi penyaluran/distribusi

Menurut Permenkes RI No 72 tahun 2016 tentang standar pelayanan

kefarmasian di rumah sakit distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam

rangka menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit pelayanan/pasien

dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu.

Rumah Sakit harus menentukan sistem distribusi yang dapat menjamin

terlaksananya pengawasan dan pengendalian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,

dan Bahan Medis Habis Pakai di unit pelayanan.

Sistem distribusi di unit pelayanan dapat dilakukan dengan cara:

1. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock)

a. Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai untuk persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola oleh Instalasi

Farmasi.

b. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang

disimpan di ruang rawat harus dalam jenis dan jumlah yang sangat dibutuhkan.

c. Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang mengelola (di

atas jam kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan kepada penanggung

jawab ruangan.

d. Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor stock kepada

petugas farmasi dari penanggung jawab ruangan.

e. Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan interaksi

Obat pada setiap jenis Obat yang disediakan di floor stock.

 44

2. Sistem Resep Perorangan

Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai berdasarkan Resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui

Instalasi Farmasi.

3. Sistem Unit Dosis

Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai berdasarkan Resep perorangan yang disiapkan dalam unit dosis tunggal atau

ganda, untuk penggunaan satu kali dosis/pasien. Sistem unit dosis ini digunakan

untuk pasien rawat inap.

4. Sistem Kombinasi

Sistem pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai bagi pasien rawat inap dengan menggunakan kombinasi a + b atau b

+ c atau a + c.

Sistem distribusi Unit Dose Dispensing (UDD) sangat dianjurkan untuk pasien

rawat inap mengingat dengan sistem ini tingkat kesalahan pemberian Obat dapat

diminimalkan sampai kurang dari 5% dibandingkan dengan sistem floor stock

atau Resep individu yang mencapai 18%.

Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien

dengan mempertimbangkan:

1. efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada; dan

2. metode sentralisasi atau desentralisasi.

 45

Metode distribusi obat berdasarkan ada atau tidaknya satelit farmasi dengan

sistem sebagai berikut (Lydianita, 2016) :

1. Sistem pelayanan terpusat (Sentralisasi)

Sentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang dipusatkan

pada satu tempat, yaitu instalasi farmasi.

2. Sistem pelayanan terbagi (Desentralisasi)

Sistem perbekalan farmasi yang mempunyai cabang di dekat unit perawatan/

pelayanan. Cabang ini dikenal dengan istilah depo farmasi/ satelit farmasi.

Menurut Depkes RI 2008 Sistem distribusi dosis unit dapat dioperasikan

dengan salah satu dari metode dibawah ini, yang pilihannya tergantung pada

kebijakan dan kondisi suatu rumah sakit.

a. Sistem distribusi dosis unit sentralisasi. Dilakukan oleh IFRS sentral ke semua

unit rawat inap di rumah sakit secara keseluruhan. Artinya di rumah sakit itu

mungkin hanya satu IFRS tanpa adanya depo/ satelit IFRS dibeberapa unit

pelayanan.

b. Sistem distribusi dosis unit desentralisasi dilakukan oleh beberapa depo/satelit

IFRS di sebuah rumah sakit. Pada dasarnya sistem distribusi desentralisasi ini

sama dengan sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang, hanya saja

sistem distribusi desentralisasi ini dikelola seluruhnya oleh apoteker yang sama

dengan pengelolaan dan pengendalian oleh IFRS sentral.

 46

Pemeliharaan

Menurut Seto (2015) Persediaan yang menjadi tanggung jawabnya seorang

apoteker (APA dan apoteker pendamping) adalah harus selalu memelihara obat

dari: Kerusakan, Kedaluwarsa, hilang. satu dan lain hal adalah usaha untuk

menjaga dan melindungi kualitas dan kuantitas obat dari hal hal tersebut diatas,

yakni dengan upaya melindungi dari :

1. Faktor panas, dengan menghindari dari cahaya/sinar matahari secara langsung.

2. Kelembaban, bila perlu ruangan dilengkapi dengan Dehumidifer.

3. Kerusakan fisik

4. Kedaluwarsa, bila ditemukan banyak yang expire, berati siklus manajemen

logistik tidak berjalan dengan baik (Ingat 3S dan 3K)

5. Serangga dan hama, dengan selalu menjaga kebersihan ruangan penyimpanan

dan peracikan

6. Pencuri

7. Api, obat yang disimpan sebagian adalah mudah terbakar antara lain :

alkohol, aether narcose, dll.

Penghapusan / Pemusnahan

Menurut Permenkes RI No 72 Tahun 2016 bahwa Pemusnahan dan

Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang

tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

 47

Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai bila:

1. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu;

2. Telah kadaluwarsa;

3. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau

kepentingan ilmu pengetahuan; dan

4. Dicabut izin edarnya.

Tahapan pemusnahan Obat terdiri dari:

1. Membuat daftar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai

yang akan dimusnahkan

2. Menyiapkan berita acara pemusnahan;

3. Mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak

terkait

4. Menyiapkan tempat pemusnahan

5. Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta

peraturan yang berlaku.

Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Badan Pengawas Obat

dan Makanan (BPOM). Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai dilakukan oleh BPOM atau pabrikan asal. Rumah Sakit harus

mempunyai sistem pencatatan terhadap kegiatan penarikan.

 48

2.8.3.8. Pengendalian

Menurut Permenkes RI No 72 Tahun 2016 tentang standar pelayanan

kefarmasian di rumah sakit menyatakan bahwa pengendalian dilakukan terhadap

jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,

dan Bahan Medis Habis Pakai. Pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi

harus bersama dengan Tim Farmasi dan Terapi (TFT) di Rumah Sakit.

Tujuan pengendalian persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai adalah untuk:

1. penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit;

2. penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi

3. memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan

kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan serta

pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai.

Cara untuk mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai adalah:

1. melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving);

2. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan

berturut-turut (death stock);

3. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.

 49

Terdapat 2 model dasar dalam pengendalian persediaan yaitu (Febriawati, 2013) :

a. Sistem periodik : Sistem ini dikenal juga dengan nama sistem interval pasti

(fixed interval system), Sistem T (Time), atau juga sistem EOI (Economic

Order Interval). Pengendalian persediaan di dasarkan pada waktu interval

pemesanan.

b. Sistem Perpetual: disebut juga sebagai sistem kuantitas pasti, sistem kuantitas

atau EOQ (Economic Order Quantity). Level inventori untuk masing-masing

item barang dilakukan secara kontinyu dan pada saat stok turun dibawah level

reorder yang telah direncanakan, maka pemesanan dimulai.

Ada beberapa sistem pengendalian persediaan yaitu (Satibi, 2016) :

1. Model ABC (Always Better Control)

Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan

persediaan bahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya kepada

pasien. Analisis ABC ini menekankan pada persediaan yang mempunyai nilai

penggunaan yang relatif tinggi atau mahal. Dengan analisis ABC, jenis-jenis

perbekalan farmasi ini dapat diindentifikasi untuk kemuadian dilakukan evaluasi

lebih lanjut. Analisis ini berguana pada setiap sistem suplai untuk menganalisa

pola penggunaan dan niali penggunaan total semua item obat. Hal itu

memungkinkan untuk mengklasifikasikan item-item persediaan menjadi 3

kategori (A,B, dan C) sesuai dengan nilai penggunaannya. Pembagian 3 kategori

tersebut adalah sebagai berikut :

A. merupakan 10-20% jumlah item menggunakan 75-80% dana

B. merupakan 10-20% jumlah item menggunakan 15-20% dana

C. merupakan 60-80% jumlah item menggunakan 5-10% dana

 50

Langkah-langkah yang menentukan kelompok A, B, C :

1) Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara

kuantum obat x harga obat

2) Tentukan rangkingnya mulai dari dana terbesar sampai terkecil

3) Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.

4) Hitung kumulasi persennya

5) Obat kelompok A termasuk dalam kumulasi 75%

6) Obat kelompok B termasuk dalam kumulasi >75% s.d 95%

7) Obat kelompok C termasuk dalam kumulasi >95% s.d 100%

2. Analisis VEN

Klasifikasi barang persediaan menjadi golongan VEN (Vital, Esensial, dan

Non Esensial) ditentukan oleh faktor makro (misalnya peraturan pemerinatah atau

data epidemiologi wilayah) dan faktor mikro (misalnya jenis pelayanan kesehatan

yang tersediadi RS yang bersangkutan).

Kategori obat-obat dalam sistem VEN, yaitu :

1) V (Vital) adalah obat-obatan yang termasuk dalam potensial life-saving drugs.

2) E (Esensial) adalah obat-obatyang efektif untuk mengurangi kesakitan

meskipun demikian, sangat signifikan untuk bermacam-macam obat, tetapi

tidak vital untuk penyediaan sistem kesehatan dasar.

3) N (Non Esensial) adalah obat-obat yang digunakan untuk penyakit minor atau

penyakit tertentu yang efikasinya masih diragukan, termasuk terhitung

mempunyai biaya yang tinggi untuk memperoleh keuntungan terapeutik.

 51

3. Analisis kombinasi ABC dan VEN

Analisis kombinasi metode ABC dan VEN adalah dengan melakukan pendekatan

yang paling bermanfaatdalam efisiensi dan penyesuaian dana. Jenis obat yang

termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yang diperlukan

untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan

sebagian V (dari analisis VEN). Sebaliknya, jenis obat dengan status N harusnya

masuk dalam kategori C.

Tabel 2.1 merupakan tabel yang dapat digunakan untuk menetapkan prioritas

pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak sesuai kebutuhan dengan metode

kombinasi ABC dan VEN.

Tabel 2.1 Prioritas pengadaan obat dengan metode kombinasi ABC dan VEN

A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC

Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat.

Mekanismenya adalah obat yang masuk kategori NA menjadi prioritas pertama

untuk dikurangi dari rencana kebutuhan. Jika setelah dilakukan dengan

pendekatan ini dana yang tersedia masih juga kurang, maka dilakakukan langkah

selanjutnya.
 BAB 3

KERANGKA KONSEP

Kerangka Konseptual

Kerangka Konsep / Kerangka berfikir merupakan dasar pemikiran pada

penelitian yang dirumuskan dari fakta-fakta, observasi dan tinjauan pustaka.

Uraian dalam kerangka konsep menjelaskan hubungan dan keterkaitan antar

variabel penelitian (Saryono, 2013).

Berdasarkan tujuan penelitian dan landasan teori, maka dapat dirumuskan

kerangka konsep penelitian seperti pada gambar 3.1.

INPUT PROSES OUTPUT

Perencanaan Penganggaran pengadaan Penyimpanan Pendistribusia

SDM pengendalian Tersedianya persediaan obat yang ef
efisien
Anggaran Sarana Prasarana Prosedur

Gambar 3.1. Kerangka Konsep Penelitian

52
 53

Berdasarkan gambar 3.1 dapat dijelaskaan bahwa kerangka konsep

penelitian analisis manajemen logistik obat di instalasi farmasi rumah sakit islam

siti aisyah madiun menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 3 bagian

yaitu : input, proses, output. Dalam pendekatan sistem, setiap bagian menjadi

suatu rangkaian yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Input manajemen

logistik obat terdiri dari SDM, anggaran, sarana prasarana, dan prosedur. Proses

dari manajamen logistik obat terdiri dari mulai dari perencanaan, penganggaran,

pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan, penghapusan dan

pengendalian. Sedangkan output dari manajemen logistik obat adalah tersedianya

persediaan obat yang efektif dan efisien.

Pertanyaan Penelitian

Berdasarkan permasalahan diatas maka didalam penelitian ini dirumuskan

pertanyaan sebagai berikut :

1. Bagaimana gambaran input (SDM, anggaran, sarana dan prasarana, serta

prosedur) dalam manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah

Madiun?

2. Bagaimana gambaran proses manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun yang meliputi fungsi manajemen

logistik obat yaitu mulai dari perencanaan, penganggaran, pengadaan,

Penyimpanan, Pendistribusian atau Penyaluran, Pemeliharaan, Penghapusan,

sampai dari pengendalian persedian obat?

 54

3. Bagaimana gambaran output manajemen logistik obat mengenai ketersediaan

obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?

 BAB 4

METODOLOGI PENELITIAN

Desain Penelitian

Penelitian ini menggunakan desain penelitian dengan sifat deskriptif

dengan pendekatan kualitatif. Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang

digunakan untuk menyelidiki, menemukan, menggambarkan dan menjelaskan

kualitas atau keistemawaan dari pengaruh sosial yang tidak dapat dijelaskan,

diukur atau digambarkan melalui pendekatan kuantitatif (Saryono, 2013). Pada

Penelitian ini, peneliti menggunakan pendekatan kualitatif tujuannya adalah untuk

mendapatkan informasi yang lebih mendalam tentang proses manajemen logistik

obat di instalasi farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun.

Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah

Madiun yang beralamat di Jalan Mayjend Sungkono 38-40 Madiun dengan waktu

penelitian mulai bulan April-Juni tahun 2017.

Informan Penelitian

Informan pada penelitian ini diambil secara purposive sampling. Teknik

pengambilan sampel purposive sampling adalah teknik pengambilan sampel

sumber data dengan pertimbangan tertentu (Sugiyono, 2015). Cara pemilihan

partisipan pada penelitian ini tidak diarahkan pada jumlah tetapi berdasarkan pada

55
 56

asas kesesuaian dan kecukupan sampai mencapai saturasi data artinya bahwa

dengan menggunakan partisipan selanjutnya boleh dikatakan tidak lagi diperoleh

tambahan informasi baru yang berarti atau mengulang data yang sudah ada

(Saryono, 2013).

Informan yang akan dilibatkan sebagai sumber data dalam penelitian

analisis manajemen logistik obat dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki

sesuai dengan topik penelitian yang diangkat yaitu Analisis Manajemen Obat di

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun, diantaranya adalah :

1. 1 orang kepala instalasi farmasi

2. 1 orang koordinator pelayanan farmasi

3. 2 orang asisten apoteker instalasi

farmasi Yang terdiri dari :

a. 1 orang asisten apoteker rawat inap

b. 1 orang asisten apoteker rawat jalan

4. 1 orang koordinator gudang farmasi

5. 1 orang staf gudang farmasi

6. 1 orang manajemen keuangan

 57

Definisi Operasional

Definisi Operasional dari penelitian dengan judul “ Analisis Manajemen

Logistik Obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Tahun 2017 “ adalah sebagai

berikut :

Tabel 4.1 tabel definisi operasional

No Variabel Definisi Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur

1 SDM Tenaga Wawancara Pedoman Informasi
kefarmasian yang mendalam, wawancara, terkait
bertugas dalam observasi, telaah dokumen kesesuaian
pengelolaan dokumen kualitas dan
persediaan obat di kuantitas SDM
Instalasi farmasi di RSI Siti
RSI Siti Aisyah Aisyah
Madiun Madiun
2 Anggaran Dana yang Wawancara Pedoman Informasi
disediakan oleh mendalam, wawancara, mengenai
pihak rumah sakit telaah dokumen dokumen sejumlah dana
untuk menunjang yang
kegiatan disediakan dan
pengelolaan obat dipergunakan
di instalasi farmasi untuk proses
RSI Siti Aisyah manajemen
logistik obat di
instalasi
farmasi RSI
Siti Aisyah
3 Sarana prasarana Fasilitas yang Wawancara Pedoman Informasi
digunakan untuk mendalam, wawancara mengenai
mendukung proses observasi dan check fasilitas yang
manajemen list digunakan
logistik obat di untuk
instalasi farmasi mendukung
RSI Siti Aisyah proses
Madiun manajemen
logistik obat di
instalasi
farmasi RSI
Siti Aisyah
Madiun
4 Prosedur Pedoman yang Wawancara Pedoman Informasi
digunakan oleh mendalam, wawancara, mengenai
instalasi farmasi observasi, telaah check list, Pedoman yang
RSI Siti Aisyah dokumen dokumen digunakan
Madiun instalasi
farmasi
 58

No Variabel Definisi Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur

5 Perencanaan Kegiatan yang Wawancara Pedoman Informasi
dilakukan untuk mendalam, wawancara, mengenai
menentukan observasi, telaah check list, kegiatan
jumlah obat yang dokumen dokumen perencanaan di
dibutuhkan di Instalasi
RSI Siti Aisyah Farmasi RSI
Madiun Siti Aisyah
Madiun

6 Penganggaran Kegiatan untuk Wawancara Pedoman Informasi

menentukan mendalam, wawancara, mengenai
jumlah biaya yang telaah dokumen dokumen kegitan
diguanakan untuk merumuskan
pengadaan obat- jumlah
obatan di Instalasi anggaran yang
Farmasi RSI Siti dikeluarkan
Aisyah Madiun oleh RS untuk
kebutuhan
obat-obatan
7 Pengadaan Kegiatan Wawancara Pedoman Informasi
pembelian yang mendalam, wawancara, mengenai
dilakukan oleh RS telaah dokumen dokumen kegiatan
untuk pengadaan pengadaan
obat-obatan yang sedian farmasi
telah direncanakan dan obat-
obatan di
Instalasi
Farmasi RSI
Siti Aisyah
Madiun
8 Penyimpanan Kegiatan yang Wawancara Pedoman Informasi
dilakukan oleh mendalam, wawancara, mengenai
instalasi farmasi observasi, telaah check list, kegiatan
RSI Siti Aisyah dokumen dokumen penyimpanan
madiun untuk dan metode
menyimpan obat- yang
obat ditempan digunakan
yang aman dan ddalam
tepat penyimpanan
obat-obatan di
Instalasi
Farmasi RSI
Siti Aisyah
Madiun
9 Pendistribusian Kegiatan untuk Wawancara Pedoman Informasi
menyalurkan obat- mendalam, wawancara, megenai
obat an di unit- telaah dokumen dokumen proses yang
unit tertentu di dilakukan
RSI Siti Aisyah Instalasi
Madiun farmasi untuk
menyalurkan
obat-obat an
 59

No Variabel Definisi Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur

10 Pemeliharaan Kegiatan yang Wawanca Pedoman Inforasi
dilakukan Instalasi mendalam,telaah wawancara, mengenai
farmasi untuk dokumen dokumen upaya untuk
melindungi melindungi
kualitas dan kualitas dan
kuantitas obat agar kuantitas obat
tidak rusak, agar tidak
kaduluwarsa, atau rusak,
hilang. kaduluwarsa,
atau hilang.

11 Penghapusan Kegiatan yang Wawancara Pedoman Informasi

dilakukan RSI Siti mendalam, wawancara, mengenai
Aisyah untuk telaah dokumen dokumen kegiatan yang
menghilangkan dilakukan
obat-obat yang untuk
tidak terpakai menghilangkan
karena obat-obat an
rusak,expired, atau yang telah
sebagainya tidak terpakai
12 Pengendalian Kegiatan dalam Wawancara Pedoman Informasi
menjaga mendalam, wawancara, mengenai
ketersediaan obat observasi, telaah check list, Kegiatan
dari kekurangan dokumen dokumen dalam menjaga
atau kelebihan ketersediaan
stok di Instalasi obat dari
Farmasi RSI Siti kekurangan
Aisyah Madiun atau kelebihan
stok di
Instalasi
Farmasi RSI
13 Ketersediaan Kondisinya Wawancara Pedoman Hasil
obat dimana mendalam, wawancara, pengendalian
tersedianya obat di observasi, telaah dokumen obat sesuai
instalasi farmasi dokumen dengan tujuan
RSI Siti Aisyah pengendalian
Madiun sesuai obat yang
kebutuhan ditetapkan oleh
meliputi tepat permenkes
jumlah, waktu dan
tepat
 60

Istrumen Penelitian

Dalam penelitian kualitatif instrumen utamanya adalah peneliti sendiri,

namun selanjutnya setelah fokus penelitian menjadi jelas, maka kemungkinan

akan dikembangkan instrumen penelitian sederhana, yang diharapkan dapat

melengkapi data dan membandingkan dengan data yang telah ditemukan melalui

observasi dan wawancara (Sugiyono, 2015).

Instrumen pengumpulan data dalam penelitian ini adalah pedoman telaah

dokumen, pedoman observasi (check list), pedoman wawancara yang berisi daftar

pertanyaan yang berkaitan dengan manajemen logistik obat di instalasi farmasi

Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun.

Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian kualitatif ini yaitu :

a. Data Primer

Diperoleh dari wawancara mendalam untuk mendapatkan informasi dari

responden. Dalam penelitian ini, teknik wawancara mendalam digunakan untuk

mencari informasi terkait manajemen logistik obat di RSI Siti Aisyah Madiun.

b. Data Sekunder

Diperoleh dari telaah dokumen rumah sakit, seperti laporan penggunaan obat,

laporan stock out obat, laporan obat expired, dan sebagainya.

 61

Validitas Data

Penelitian kualitatif ini dilakukan pemeriksaan keabsahan datanya, dengan

menggunakan metode triangulasi. Adapun Metode triangulasi yang digunakan

yaitu :

Triangulasi Teknik, Triangulasi Teknik untuk menguji kredibilitas data dilakukan

dengan cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang

berbeda. (Sugiyono, 2015). Triangulasi Teknik dilakukan/diperoleh dengan

wawancara mendalam, lalu dicek dengan observasi dan telaah dokumen.

Analisis Data

Tahapan analisis data pada penelitian ini adalah :

1. Reduksi Data

Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,

memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan

demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas,

dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan

mencarinya bila diperlukan (Sugiyono, 2015). Penulis mengumpulkan informasi

inti yang selanjutnya dianalisis dan disajikan. Mereduksi data bertujuan untuk

memfokuskan penelitian pada manajemen logistik obat di Instalasi faramasi

rumah sakit, agar tidak keluar dari topik penelitian.

2. Display Data

Setelah data direduksi, langkah selanjutnya adalah mendisplay data. Display

adalah rancangan penyajian dalam bentuk teks naratif dan tabel didapatkan setelah
 62

peneliti melakukan penyusunan data dalam bentuk transkip data yang selanjutnya

dilakukan kategorisasi data menurut variabel yang sesuai. Data yang disajikan

akan dikaitkan satu sama lain guna mendukung suatu pernyataan dalam proses

analisis.

3. Analisis

Pada penelitian ini menggunakan analisis domain dimana pada umumnya

penelitian ini dilakukan untu memperoleh gambaran umum dan menyeluruh

tentang situasi sosial yang diteliti atau obyek penelitian. Hasilnya berupa

gambaran umum tentang obyek yang diteliti, yang sebelumnya belum pernah

diketahui. Dalam analisis ini informasi yang diperoleh belum mendalam, masih

dipermukaan, namun sudah menemukan domain-domain atau kategori dari situasi

sosial yang diteliti (Sugiyono, 2015).

Analisis domain pada hakikatnya adalah upaya peneliti untuk memperoleh

gambaran umum tentang data untuk menjawab fokus penelitian. Data yang

diperoleh dari hasil wawancara mendalam, observasi, dan telaah dokumen

dideskrisipkan, hasil analisis ini berupa informasi mengenai gambaran proses

manajemen logistik obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun. Dengan

analisis domain peneliti mendiskripsikan unsur pada domain kegiatan pengeloaan

obat mulai dari input, proses, output kemudian dibandingkan dengan pedoman

maupun teori terkait manajemen logistik obat di rumah sakit.

4. Verifikasi data

Proses menyimpulkan data semua hasil wawancara mendalam dengan

informan, dengan demikian hasil penelitian dapatlah terlihat. Penarikan

kesimpulan dilakukan dengan merangkum hasil analisis proses pengelolaan

obat mulai dari

 63

input, proses dan output yang ada terkait dengan manajemen logistik obat di

rumah sakit.

Penyajian Data

Hasil penelitian disusun dan disajikan dalam bentuk matriks dan narasi

atau kuotasi. Kuotasi adalah kutipan pernyataan responden dalam bentuk aslinya

(kalimat atau dialog), yang dapat disajikan sebagai bagian dari kalimat atau

terpisah dalam paragraf (Saryono, 2013). Pernyataan responden mengenai

manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun dan

dibandingkan dengan teori tentang manajemen logistik obat.

 BAB 5
HASIL DAN PEMBAHASAN

HASIL

Profil Rumah Sakit Islam (RSI) Siti Aisyah Madiun

Rumah Sakit Islam (RSI) Siti Aisyah Madiun adalah rumah sakit

islam pertama di kota madiun yang berdiri pada tanggal 31 agustus 1962. Rumah

sakit ini telah terakriditasi 5 pelayanan, mendapat kan penetapan kelas C dari

Kemenkes (Kementerian Kesehatan) RI, telah mendapatkan izin operasional dari

pemkot sampai dari tahun 2018, bekerjasama dengan Badan Penyelenggaraan

Jaminan Sosial (BPJS) Kesehatan, asuransi dan perusahaan lainnya serta telah

melayani trauma centre. Di RSI Siti Aisyah Madiun terdapat 406 pegawai

termasuk tenaga medis dan tenaga non medis. Berdasarkan letak geografis Rumah

Sakit Islam Siti Aisyah Madiun berbatasan dengan :

Sebelah Timur : Kecamatan Taman

Sebelah Selatan : Kecamatan Geger

Sebelah Barat : Kecamatan Jiwan

Sebelah Utara : Kecamatan Mangunharjo

1. Visi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun

Menjadi rumah sakit pilihan utama masyarakat madiun dan sekitarnya

dengan memberikan pelayanan kesehatan yang berfokus pada pasien, islami, serta

mengutamakan mutu serta keselamatan pasien.

64
 65

2. Misi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun

a. Memberikan pelayanan yang berfokus pada pasien dengan mengutamakan

mutu dan keselamatan pasien.

b. Mengembangkan sumber daya insani sesuai dengan standart profesi,

bermutu, dan mempunyai komitmen yang tinggi terhadap rumah sakit dan

persyarikatan.

c. Mengembangkan dakwah dengan pelayanan yang islami.

d. Menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan harmonis.

3. Tujuan Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun

a. Terciptanya sdi sesuai standart profesi, bermutu, dan mempunyai komitmen

yang tinggi terhadap rumah sakit dan persyarikatan muhammadiyah.

b. Tercapainya pelayanan total care dan islami.

c. Menjadi rumah sakit yang tumbuh dan berkembang dengan memberikan

pelayanan yang bermutu dan terjangkau.

4. Motto Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun

Motto Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun adalah “Layananku

Ibadahku” Motto ini diterapkan dalam tujuh langkah pelayanan islami Rumah

Sakit Islam Siti Aisyah Madiun. Tujuh langkah pelayanan islami tersebut adalah :

1. Budayakan senyum, salam, dan sapa.

2. Informasikan setiap rencana pelayanan.

3. Awali setiap tindakan dengan basmallah dan akhiri dengan hamdalah.

4. Layanilah pasien dan keluarganya seperti keluarga sendiri.

5. Bekerjalah dengan ikhlas, ramah, santun, dan disiplin.

 66

6. Ajaklah pasien dan keluarganya untuk selalu berdoa dan beristighfar.

7. Budayakan sholat berjamaah.

5. Strategi Pengembangan Rumah Sakit

1. Corporate Culture

Menjadikan 7 langkah pelayani islami :

a. sebagai pedoman pelayanan yang harus dilaksanakan.

b. sebagai pedoman perilaku sehari-hari di rsi siti aisyah madiun.

c. sebagai alat kontrol peningkatan karir di rsi siti aisyah madiun.

2. Quality Culture

Menjadikan budaya mutu sebagai :

a. Pedoman pelayanan.

b. Budaya kerja.

c. Etika profesi.

d. Upaya perbaikan pelayanan terus-menurus (continue improvement).

e. Perbaikan standart prosedur operasional.

f. Pijakan untuk mendapatkan akreditasi pola.

3. Loyality Culture

Membudayakan loyalitas sebagai :

a. Komitmen bersama di RSI Siti Aisyah Madiun.

b. Menyamakan gerak langkah menuju kemajuan bersama.

c. Kebulatan tekad untuk mewujudkan visi-misi rumah sakit.

 67

6. Unit-unit yang ada di Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun

a. Unit rawat inap dengan 152 TT (VIP 43 TT, Kelas 1 26 TT, Kelas 2 29 TT,

dan kelas 3 54 TT).

b. Pelayanan Rawat Jalan

1. IGD 24 Jam

2. Poli Gigi dan Mulut

3. Poli Spesialis Penyakit Anak

4. Poli Spesialis Bedah Anak

5. Poli Spesialis Paru

6. Poli Spesialis Mata

7. Poli Spesialis Bedah Umum

8. Poli Spesialis Bedah Orthopedi

9. Poli Spesialis THT Kepala Leher

10. Poli Spesialis Radiologi

11. Poli Spesialis Kebidanan dan Kandungan

12. Poli Spesialis Penyakit Dalam

13. Poli Spesialis Bedah Syaraf

14. Poli Spesialis Penyakit Syaraf

15. Poli Spesialis Urologi

16. Poli Spesialis Penyakit Kulit

17. Poli Umum

 68

c. Pelayanan Penunjang Medis

1. Instalasi Farmasi 24 jam

2. Instalasi Laboratorium 24 jam

3. Instalasi Radiologi

4. Instalasi Gizi

d. Unit Penunjang Lainnya

1. Melayani BPJS Kesehatan dan Asuransi Kesehatan lainnya yang menjadi

mitra RSI Madiun

2. Pelayanan Administrasi Keuangan dengan Computerized Billing System

3. Pelayanan Hospital Online BRI 24 Jam 7 hari seminggu

4. Pelayanan CT Scan

5. USG 3 Dimensi

6. Ambulance 24 Jam

7. Mobil Jenazah

8. Pemulasaran/Perawatan Jenazah

9. Mobil antar jemput pasien rawat jalan dan rawat inap

10. Melayani Home Care (Perawatan di rumah)

11. Pelayanan Total Care dan Fisiotherapy

12. Khitan Islam dengan Electric Counter

13. Pembakaran sampah medis dengan incinerator

14. Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL)

15. Koperasi Pegawai, Kantin, dan Masjid

16. Pelayanan Bimbingan Rohani bagi Pasien

 69

17. Mesin Antrian Pasien

18. ATM

19. Pelayanan 7 Langkah Islami

7. Sumber Daya Manusia

Berikut tabel ketenagaan di RSI Siti Aisyah Madiun Tahun

2017 Tabel 5.1 Data Ketenagaan RSI Siti Aisyah Madiun 2017
No Kualifikasi Jumlah
1 Direksi 2
2 Tenaga Medis 45
3 Tenaga Paramedis 170
4 Tenaga Non medis 152
5 Tenaga Kesehatan Lain 37
Total 406
sumber : profil rumah sakit islam siti aisyah madiun 2017
Berdasarkan tabel 5.1, Ketenagaan di RSI Siti Aisyah Madiun terdiri dari

Direksi 2 orang, Tenaga Medis sebanyak 45 orang, Tenaga Paramedis 170

Orang, Tenaga Non medis 152 orang, dan Tenaga kesehatan lainnya sebanyak

37 orang, sehingga total ketenagaan seluruhnya adalah 406 orang.

8. Jumlah Tempat Tidur

Dibawah ini jumlah TT di Rsi Siti Aisyah Madiun tahun 2017

Tabel 5.2 jumlah tempat tidur tahun 2017
KELAS JUMLAH TT PRESENTASE (%)
VIP 43 28
KELAS 1 26 17
KELAS 2 29 19
KELAS 3 54 36
TOTAL 152 100

Sumber : profil rumah sakit islam siti aisyah madiun 2017

 70

Terdapat 4 kelas yang disediakan di RSI Siti Aisyah Madiun yaitu kamar

VIP Sebanyak 43 TT dengan presentase 28% yang terdiri dari ruangan 1 TT VVIP

Ar- raudah, 16 TT VIP Ar-Raudah, 9 TT ruang Ahmad Dahlan, 1 TT Ruangan As

Syakinah A, 1 TT ruangan VK VIP, 6 TT Ruang Marwah, 9 TT Ruang Riyad.

Kelas 1 jumlah TT 26 dengan presentase 17% yang terdiri dari 9 TT ruangan

Musdalifah, 2TT di ruangan Mina A, 5 TT ruangan ICU, 5 TT ruangan HCU, 5

TT ruangan Unit stroke. Kelas 2 terdapat 29 TT dengan presentase 19% terdiri

dari 2TT di ruangn Syakinah B, 6 TT Ruangan Mina B, 14 TT ruangan Multazam,

7 TT ruangan Isolasi Multazam. Kelas 3 sebanyak 54 TT dengan presentase 36%

yang terdiri dari 36 TT di Ruangan Arofah A-B, 5 TT di ruangan Mina zaal, 10

TT ruang bayi, dan 3 TT di ruang Al- badar.

9. Struktur Organisasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun

Struktur Organisasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun (Terlampir).

10. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah

Madiun

Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun

(Terlampir).

11. Visi Misi Instalasi Farmasi Rsi Siti Aisyah Madiun

VISI

Terwujudnya Instalasi Farmasi yang berkualitas dengan memberikan

pelayanan kefarmasian yang profesional, cepat dan berfokus pada pasien, islami

serta mengutamakan mutu dan keselamatan pasien.

 71

MISI

1. Memberikan pelayanan farmasi yang berkualitas melalui penerapan asuhan

kefarmasian

2. Memberikan pelayanan kefarmasian yang cepat dan tepat dengan

mengutamakan mutu dan keselamatan pasien

3. Meningkatkan mutu tenaga kefarmasian melalui penyelenggaraan pelatihan

dan pendidikan keprofesian yang didasari nilai-nilai ajaran agama islam

MOTTO

Layananku Ibadahku

Input Manajemen Logistik Obat

Pengelolaan perbekalan farmasi dilakukan di dalam ruang lingkup Instalasi

Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun. Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun

terbagi menjadi 3 tempat yaitu : Farmasi Rawat Inap, Farmasi Rawat Jalan,

Gudang Farmasi. Pelaksanaan semua kegiatan pengelolaan obat dilakukan di

gudang farmasi RSI Siti Aisyah Madiun. Gudang Farmasi akan mendistribusikan

semua perbekalan farmasi yang ada di rumah sakit ke unit-unit yang

membutuhkan perbekalan farmasi. Gudang Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun

berada dibawah unit Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah. Oleh karena itu, gudang

farmasi masih merupakan tanggung jawab dari kepala Instalasi Farmasi.

Input merupakan masukan yang perlu disediakan atau harus tersedia untuk

melaksanakan suatu proses. Input dari kegiatan manajemen logistik obat ini terdiri

dari SDM, anggaran, sarana prasarana, dan prosedur pengelolaan obat.

 72

1. SDM (Sumber Daya Manusia)

Instalasi Farmasi harus memiliki Apoteker dan tenaga teknis kefarmasian

yang sesuai dengan beban kerja dan petugas penunjang lain agar tercapai sasaran

dan tujuan Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Berikut kualifikasi SDM yang ada di

Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun :

1. KA. Instalasi terdiri dari 1 orang

2. Koordinator terdiri dari 1 orang

3. Farmasi Klinis terdiri dari 2 orang

4. Asisten Apoteker terdiri dari 16 orang

5. Juru Racik terdiri dari 2 orang

6. Tenaga Administrasi terdiri dari 1 orang

7. Distribusi Oksigen terdiri dari 1 orang dan pekarya terdiri dari 2 orang

Total keseluruhan tenaga yang ada di Instalasi Farmasi tersebut sebanyak 26

orang. Tenaga yang ada di Instalasi Farmasi terdistribusi ke bagian yaitu :

1. Farmasi rawat jalan terdiri dari Apoteker dan Asisten Apoteker yakni 3 orang.

2. Farmasi Rawat inap terdiri dari Apoteker, Asisten Apoteker, pekarya 19 orang.

3. Gudang farmasi terdiri dari Asisten Apoteker dan staf administrasi 2 orang.

4. Gas medik terdiri dari tenaga distribusi oksigen terdiri dari 1 orang.

Pengaturan jadwal jaga sebagai berikut :

1. Farmasi Rawat inap melakukan pelayanan 3 shift (24jam)

a. Shift 1 jam 07.00-14.00 WIB

b. Shift 2 jam 14.00-21.00 WIB

c. Shift 3 jam 21.00-07.00 WIB

 73

2. Farmasi Rawat jalan melakukan pelayanan 1 shift yaitu :

a. Senin - Jum at : Jam 07.00 -14.00 WIB

b. Sabtu : Jam 07.00 – 12.00 WIB

Dari hasil observasi dan wawancara dengan beberapa responden

pengelolaan obat di instalasi farmasi dilakukan di gudang farmasi adapun yang

terlibat langsung dalam pengelolaan obat diantaranya kepala instalasi farmasi dan

petugas pelaksana yakni asisten apoteker dan tenaga administrasi serta dibantu

oleh prakarya. Pernyataan tersebut dapat didukung dengan hasil wawancara yang

dilakukan oleh peniliti, berikut kutipan wawancara nya :

“Yang terlibat pertama adalah kepala instalasi farmasi yang kedua petugas
bagian gudang farmasi” (Inf-1).

“Asisten apoteker, apoteker, Prakarya, SMA/ bagian gudang”.

“Di gudang ada bagian farmasi asisten apoteker, SMA untuk tenaga
administrasi dan prakarya” (Inf-2).

Sementara itu, berdasarkan telaah dokumen dari pedoman pengorganisasian

instalasi farmasi, adapun tugas kepala instalasi farmasi adalah sebagai berikut :

1. Melaksanakan fungsi perencanaan

2. Melaksanakan fungsi pengelolaan dan pelaksanaan

3. Monitoring dan evaluasi

Sedangkan untuk tugas koordinator gudang farmasi dalam pengelolaan

persediaan obat di RSI Siti Aisyah Madiun antara lain:

1. Menerima perbekalan farmasi dari suplier dan menjamin bahwa barang yang

datang sudah benar.

 74

2. Mengkoordinasikan barang ED dekat atau tidak sesuai dengan pemesanan

kepada supplier untuk proses retur.

3. Mengkoordinasikan dengan kepala instalasi farmasi apabila ada obat baru dari

supplier.

4. Melakukan pencatatan penerimaan perbekalan farmasi dengan meng-entry data

faktur ke dalam komputer.

5. Mengontrol sistem dan pelaksanaan distribusi perbekalan farmasi di gudang

farmasi.

6. Mengecek daftar defecta serta koreksi manual atas data permintaan dari

farmasi rawat inap dan rawat jalan, dan kemudian memberikan data kepada

kepala instalasi farmasi untuk diadakan.

7. Mengkoordinasikan barang yang mendekati ED dengan kepala instalasi

farmasi supaya dipakai oleh dokter, dan mengembalikan kepada suplier, jika

diperlukan membuat berita acara penghapusan ED sesuai prosedur yang

berlaku.

8. Membantu staf pelaksana gudang melakukan kegiatan penyimpanan

perbekalan farmasi sesuai sistem FIFO (First In First Out) / FEFO (First

Expired First Out).

9. Mengontrol dan menilai kualitas perbekalan farmasi kebutuhan rumah sakit.

10. Mengontrol dan menilai pelaksanaan kerja sama pengadaan kebutuhan

farmasi dengan rekanan, distributor dan supplier.

11. Menerima usulan permintaan perbekalan farmasi kebutuhan unit kerja

sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

12. Mengontrol dan mengevaluasi realisasi usulan permintaan perbekalan

farmasi dari unit kerja.

 75

13. Membuat laporan kegiatan yang berhubungan dengan administrasi gudang

farmasi.

14. Melakukan pencatatan dengan entry data dan pengeluaran bon obat

emergency gudang farmasi.

15. Melaksanakan stock opname setiap 4 bulan.

16. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dan untuk staf pelaksana gudang farmasi berikut uraian tugasnya :

1. Menyiapkan fasilitas dan lingkungan gudang farmasi untuk menjaga

keamanan dan pengamanan perbekalan farmasi sesuai dengan ketentuan dan

prosedur yang telah ditetapkan.

2. Memelihara dan mengatur perbekalan farmasi agar selalu dalam keadaan siap

pakai.

3. Melaksanakan, mengendalikan dan menilai pelaksanaan kegiatan pengadaan

perbekalan farmasi kebutuhan rumah sakit.

4. Meminta informasi kepada unit kerja untuk memperjelas spesifikasi

perbekalan farmasi yang dibutuhkan dengan tetap mengacu pada formularium

rumah sakit.

5. Melaksanakan pemesanan dan pembelian tunai perbekalan farmasi yang tidak

termasuk dalam kesepakatan kerjasama dengan pihak rekanan atau tidak

termasuk dalam formularium rumah sakit sebatas kewenangan dan sesuai

dengan prosedur yang berlaku.

6. Melakukan pemesanan perbekalan farmasi berdasarkan SP yang telah

disetujui oleh kepala instalasi farmasi.

 76

7. Menyiapkan perbekalan farmasi yang diminta oleh ruangan untuk persediaan

yang telah disetujui oleh kepala instalasi farmasi.

8. Mencatat dan mengidentifikasi setiap penerimaan, penambahan dan

pengeluaran perbekalan farmasi dari gudang farmasi.

9. Melaksanakan tindakan keamanan persediaan farmasi sesuai dengan

ketentuan yang telah ditetapkan.

10. Mengatur penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi dengan sistem

FIFO (First In First Out) / FEFO (First Expired First Out)

11. Mengarsipkan dokumen yang ada di gudang farmasi secara sistematis dan rapi.

12. Membuat laporan kegiatan yang berhubungan dengan administrasi gudang.

13. Menciptakan dan memelihara hubungan dan suasana kerja yang baik dengan

petugas rumah sakit.

14. Melaksanakan stock opname 4 bulan sekali.

15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasannya.

Berdasarkan hasil observasi ditemukan bahwa ada beberapa kegiatan yang

jarang dilakukan oleh petugas di instalasi farmasi misal nya evaluasi dan

monitoring persediaan obat atau stok obat di instalasi farmasi. Hal ini juga

didukung oleh wawancara yang dilakukan oleh peneliti, adapun kutipan nya

sebagai berikut :

“untuk (kegiatan) keseharian insyaallah mencukupi, tetapi untuk beberapa

hal misal nya evaluasi dan monitoring itu memang mereka belum bisa
menghandel” (Inf-1).

Hal ini dikarenakan Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum

memiliki tenaga pelaksana yang cukup khususnya di bagian gudang farmasi untuk
 77

pengelolaan persediaan obat. Ini terlihat bahwa masih ada rangkap tugas sehingga

dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan obat tidak dapat berjalan maksimal.

Seperti yang telah disampaikan informan sebagai berikut :

“SDM nya masih kurang, harus nya order ada sendiri, input barang ada
sendiri tapi disini masih rangkap-rangkap tugas, ya masukan juga ya
order” (Inf-5).

Hal ini juga disampaikan sendiri oleh kepala instalasi farmasi yang

menyatakan bahwa SDM di gudang farmasi masih kurang, karena hanya ada 2

orang petugas pelaksana gudang farmasi dan 1 pekarya untuk pelayanan farmasi,

seharusnya berdasarkan telaah dokumen pedoman pengorganisasian Instalasi

Farmasi mengenai perhitungan jumlah tenaga untuk tenaga pelaksana tidak

termasuk Kepala Instalasi Farmasi yaitu total kebutuhan SDM untuk pelaksana

gudang farmasi adalah ber jumlah 6 orang. Berikut kutipan wawancara nya :

“kalau petugas gudang nya memang kurang dari analisa beban kerja
kemarin kita hitung bahwa gudang itu ideal nya ada 6 orang petugas untuk
melayani semua pendistribusian obat di rumah sakit mulai dari pengadaan,
evaluasi, distribusi dan sebagainnya. Sekarang 3, 3 pun juga gak full
karena untuk pak mul (prakarya) sendiri kan dia di pelayanan dulu setelah
pelayanan selesai baru dia ke gudang”(Inf-1).

Sedangkan untuk pelatihan SDM mengenai pengelolaan persediaan obat

masih sangat jarang dilakukan. Hal ini tentu saja dapat mempengaruhi

pengetahuan dan keterampilan nya. Untuk pelatihan SDM sudah pernah diikuti

oleh kepala Instalasi Farmasi namun sudah beberapa tahun yang lalu. Adapun

kutipan wawancara nya sebagai berikut:

“kalau pelatihan mengenai manajemen sekarang sudah mulai banyak

ditinggal, karena kita kan kalau apoteker lebih banyak fokus di klinisnya.
Jadi memang Kemarin itu sudah lama, saya ikut 1 tahun sekali tapi itu
sudah beberapa tahun lalu. kalau akhir-akhir ini sudah banyak gak ada
pelatihan seperti itu” (Inf-1).
 78

Sedangkan untuk asisten apoteker mengenai pelatihan SDM ada yang sudah

mengetahui dan ada yang belum. Berikut kutipan wawancaranya :

“Kalau pelatihan saya tidak tahu, belum pernah tau” (Inf-3).

“Pernah ( ada pelatihan ) tapi saya tidak pernah ikut.”

“Seingat saya baru ada 1 kali” (Inf-5).

Sedangkan untuk evaluasi kinerja karyawan sudah dilakukan setiap tahun

oleh kepala instalasi farmasi dan pihak manajaemen farmasi. Adapun kutipan

wawancaranya sebagai berikut :

“setiap tahun kita melakukan evaluasi. dilakukan oleh kepala Instalasi”

(Inf-1).

“pernah, dilakukan oleh kepala instalasi farmasi dan manajemen

RSI” (Inf-2).

2. Anggaran

Salah satu komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan obat

adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan untuk

penyediaan perbekalan farmasi di rumah sakit. Terkait pendanaan atau sumber

dana yang dimiliki RSI Siti Aisyah Madiun untuk pengelolaan persediaan obat

menggunakan RAPB yakni anggaran yang diberikan dari rumah sakit sendiri.

Berikut kutipan wawancaranya :

“iya ada, selama ini RAPB.”

“sumber anggaran biaya dari rumah sakit ( Inf-7)”.

Dalam proses pemberian dana karena RSI Siti Aisyah merupakan rumah

sakit swasta maka dalam pemberian dana sangat flexibelitas dan tidak sulit untuk

pencairan anggarannya. Berikut kutipan dari informan :

 79

“pemberiaan dana nya flexibelitas, tidak sulit kok. Intinya kita membayar
setelah ada faktur yang diverifikasi dari farmasi, pokoknya setiap
pembelian obat lewatnya farmasi dulu, sini tinggal bayar” (Inf-7).

Berdasarkan telaah dokumen anggaran pendapatan dan belanja tahun 2017

dan wawancara dengan informan dapat diketahui bahwa dana tersebut digunakan

untuk pembelian obat, pembelian oksigen, BHP, cetakan, pelabelan obat, Alat

tulis kantor, Alat dan bahan kebersihan, Alat listrik dan pemeliharaan, paket

pasien, konsumsi, peningkatan sarana dan prasarana gudang farmasi dan gas

medik, peningkatan sarana dan prasarana rawat inap, peningkatan sarana dan

prasarana rawat jalan serta peningkatan pelayanan farmasi. Hal ini juga sesuai

dengan kutipan wawancara dengan informan, berikut kutipan nya :

“untuk pembelian obat, pembelian oksigen, BHP, alat tulis, sarana

prasarana, dsb nya.” (Inf-7).

Berdasarkan sumber dari informan jumlah anggaran pada tahun 2016 untuk

pembeliaan obat yaitu sebesar Rp. 14.420.431.116 dan untuk realisasi nya dalam

pembelian obat RSI Siti Aisyah mengeluarkan dana 20.005.376.370. Hal ini

dalam realisasinya ada kenaikan anggaran untuk pembelian obat dan alkes sebesar

38,73% dari RAPB yang direncanakan. Berikut kutipan wawancara dari informan

(Informan melihat catatan laporan keuangan) :

“untuk anggaran pembelian obat pada tahun 2016 Rp.14.420.431.116

sedangkan untuk realisasi pembelian 20.005.376.370 dalam realisasinya
anggaran membengkak 38,73% dari RAPB yang direncanakan ( Inf-7 )”.

Untuk rancangan anggaran Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun

memang selalu lebih kecil dari realisasi anggaran yang dikeluarkan. Namun hal

ini tidak terjadi setiap tahun, hanya pada tahun 2016 anggaran membengkak

38,73%
 80

dari total yang dianggarkan. Berikut kutipan wawancara nya ( Informan melihat

catatan laporan keuangan ):

“Penganggaran nya memang terlalu kecil tapi tidak setiap tahun.

penganggarannya pada tahun 2016 saja, realisasinya 20.005.376.370
membengkak 38,73% dari total yang dianggarkan ( Inf-7 ).”

Meskipun demikian dalam pelaksanaannya Instalasi Farmasi RSI Siti

Aisyah Madiun tidak mengalami kendala dan tidak mengalami kerugian dengan

adanya pembengkakan dana tersebut. Hal ini dikarenakan juga diimbangi dengan

pendapatan yang naik dari yang direncanakan. Berikut sesuai dengan kutipan

wawancara dari informan sebagai berikut :

“kenaikan ini juga diimbangi dengan pendapatan yang naik dari yang
direncanakan. Di tahun yang sama pendapatan nya juga naik, jadi tidak
rugi (Inf-7)”.

3. Sarana Prasarana

Untuk menunjang para petugas di gudang farmasi dalam melaksanakan

tugas dan tanggung jawabnya, ketersedian sarana prasarana merupakan salah satu

hal yang sangat penting dan perlu diperhatikan. Berdasarkan hasil wawancara

diketahui bahwa kondisi ketersedian kelengkapan dan kelayakan sarana dan

prasarana yang digunakan untuk menunjang kerja petugas dalam manajemen

logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun pada dasarnya kurang

memadai. Berikut kutipan wawancara nya :

“untuk pengelolaan dari segi tenaga memang kurang, kalau tempat kita
memang kecil jadi sebetulnya kita belum memenuhi standart tapi memang
kebijakan rumah sakit belum memenuhi untuk itu jadi ya akhirnya kita
memaksimalkan tempat yang sudah ada tapi prinsip bahwa penyimpanan
obat kita upayakan semaksimal mungkin sesuai standar jadi obat-obat yang
memerlukan suhu tertentu kita kondisikan seperti itu terus kemudian intinya
obat yang memerlukan perlakuan khusus kita perlakukan khusus” (Inf-1).
 81

Hal ini juga di dukung dengan hasil observasi di gudang farmasi RSI Siti

Aisyah Madiun.

Berikut hasil observasinya dapat dilihat pada tabel 5.3 mengenai sarana
prasarana penunjang di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun.

Sarana Prasarana
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedianya ruangan/kantor untuk ѵ
kepala gudang
2 Tersedianya ruangan/ kantor untuk Ѵ
kepala instalasi farmasi
3 Ruang/kantor terpisah dengan Ѵ
gudang obat
4 Terdapat computer Ѵ
5 Terdapat meja,kursi,lemari di Ѵ
ruangan atau kantor
6 Tersedia telepon Ѵ
7 Terdapat ATK di ruangan atau Ѵ
kantor
8 Terdapat prosedur untuk Ѵ
pengelolaan persediaan obat
9 Gudang penyimpanan yang ideal V
10 Terdapat AC atau kipas angin V
11 Terdapat tabung APAR Ѵ
Sumber :Hasil observasi sarana prasarana di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun Tahun 2017

Dari hasil observasi sarana prasarana di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah

Madiun diketahui bahwa luas gudang penyimpanan 3x5m2 namun hal tersebut

dirasa masih kurang ideal karena tidak hanya obat-obatan saja yang ada di gudang

farmasi akan tetapi alat kesehatan pun juga di simpan di dalam nya. Minim nya

luas gudang menyebabkan tempat obat tidak cukup selain itu hal ini juga

menyebabkan petugas tidak maksimal dalam pelaksanaan manajemen logistik

obat. Pernyataan tersebut didukung dengan hasil wawancara peneliti adalah

sebagai berikut :
 82

“karena luas gudang yang belum memadai kadang memang sulit, terutama
kalau akan lebaran, disini stok lebih banyak dari biasanya jadi tempatnya
tidak cukup (Inf-1)”.

“Kendalanya karena kurang jadi ya tidak bisa maksimal dalam

pelaksanaannya” (Inf-6).

4. Prosedur

Prosedur merupakan dasar bagi petugas dalam melaksanakan seluruh

kegiatan operasional di rumah sakit. Dalam menjalankan suatu proses kerja

diperlukan standart prosedur yang digunakan sebagai pedoman dalam

melaksanakan pekerjaan yang ada. Berdasarkan wawancara dengan semua

informan dapat diketahui bahwa Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun

memiliki prosedur kerja dalam pengelolaan persediaan obat. Berikut kutipan nya :

“ada, semua kita sudah ada SPO nya” (Inf-1).

Hasil wawancara juga didukung oleh hasil observasi dan telaah dokumen

bahwa prosedur atau standart operasional prosedur (SOP) yang berlaku di instalasi

farmasi RSI Siti Aisyah Madiun terkait manajemen logistik obat antara lain

adalah sebagai berikut : Prosedur perencanaan kebutuhan obat, prosedur

pengadaan obat, prosedur penyimpanan obat, prosedur pendistribusian obat,

prosedur monitoring kondisi penyimpanan perbekalan farmasi, prosedur

penghapusan atau pemusnahan obat, prosedur pengendalian kebutuhan obat.

SOP kegiatan pengelolaan obat di Instalasi farmasi yang digunakan dibuat

oleh kepala instalasi farmasi dan ditetapkan serta ditanda tangani oleh Direktur

RSI Siti Aisyah Madiun. SOP yang berlaku pada tahun ini pada dasarnya masih

menggunakan SOP pada tahun-tahun sebelumnya. Setiap SOP yang ada terdiri

dari dari beberapa konten seperti pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur, dan

unit
 83

terkait. Jika dilihat pada masing-masing SOP, dapat dikatakan bahwa SOP yang

ada cukup singkat dan jelas. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah para SDM

untuk menerapkan pelaksanaan SOP yang ada.

SOP yang ada telah disesuaikan dengan kegiatan rutin pengelolaan

persediaan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun, namun dalam

implentasi SOP di instalasi farmasi terkadang masih diabaikan dalam

pelaksanaannya. Hal ini dapat dilihat dari hasil wawancara dari informan, berikut

kutipan wawancaranya :

“kendala nya ada, kadang dalam menjalankan tidak sesuai prosedur. Yang
penting kadang tertata” (Inf-2).

“Ada, kalau waktu nya barengan saat barang datang.”

“Kalau ada yang order, ada yang barang datang, dan saat itu petugas
bekerja sendirian terkadang mengabaikan SOP” (Inf-5).

Proses Manajemen Logistik Obat

Proses pengelolaan obat merupakan serangkaian kegiatan untuk

mengelola obat yang dilakukan dengan menggunakan input yang sudah ada.

Variabel yang ada pada proses manajemen logistik obat ini adalah proses

pengelolaan obat yang terdiri dari : perencanaan kebutuhan obat, penganggaran

kebutuhan obat, pengadaan obat, penyimpanan obat, pendistribusian obat,

pemeliharaan obat, penghapusan dan pengendalian kebutuhan obat. .

1. Perencanaan kebutuhan obat

Kegiatan perencanaan di gudang farmasi RSI Siti Aisyah Madiun mengacu

kepada prosedur yang telah ditetapkan. Kegiatan perencanaan dan penentuan

kebutuhan obat di instalasi farmasi menggunakan metode konsumsi. Metode

konsumsi merupakan metode perencanaan dengan melihat penggunaan obat

 84

periode sebelumnya. Metode ini digunakan karena lebih mudah dalam

penerapannya. Kegiatan perencanaan di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah

Madiun diawali dengan melihat kebutuhan obat pada 10 hari sebelumnya untuk

kebutuhan dalam 1 minggu. Sedangkan untuk obat BPJS dengan melihat

konsumsi sebelumnya untuk kebutuhan 1 bulan.

Berikut kutipan wawancara nya :

“Perencanaan kita berdasarkan obat yang keluar sebelumnya, kita

perencanaan 1minggu sekali seperti yg sudah saya jelaskan nanti diadakan,
kalau untuk obat yang fast moving kita bisa pengadaan 2 minggu untuk stok
nya, dan untuk obat-obat BPJS karena agak susah dalam mencarinya untuk
obat tertentu yang fast moving kita bisa stok buat 1 bulan” (Inf-1).

“Perencanaan kita melihat penggunaan obat 10hari sebelum nya.”

“Order dilakukan 1 minggu sekali, itu melihatnya berdasarkan pemakaian
10hari sebelumnya” (Inf-5).

Hal ini juga didukung dengan telaah dokumen dari buku pedoman

pelayanan farmasi di RSI Siti Aisyah Madiun yang menyatakan bahwa perbekalan

farmasi yang direncanakan pengadaanya oleh Instalasi Farmasi adalah obat sesuai

Formularium. Perencanaan Gudang Farmasi dilakukan setiap minggu untuk

kebutuhan 2 minggu sedangkan obat untuk peserta BPJS direncanakan untuk

kebutuhan 3 minggu. Perencanaan perbekalan Farmasi dilakukan oleh Kepala

Instalasi Farmasi dibantu oleh koordinator gudang farmasi menggunakan metode

konsumsi dengan beberapa penyesuaian. Unit-unit di Instalasi Farmasi dan di luar

Instalasi Farmasi mengusulkan perencanaan di unitnya masing-masing kepada

koordinator gudang farmasi, untuk kemudian dilakukan kros cek dengan data

distribusi dan apabila ada ketidaksesuaian jenis dan jumlah, dilakukan komunikasi

dan penyesuaian.
 85

Menurut informan obat-obat yang akan diusulkan dalam perencanaan adalah

obat-obat an yang sudah sesuai formularium RSI Siti Aisyah Madiun. Berikut

kutipan informan :

“sudah sesuai FORNAS” (Inf-5).

Berikut adalah beberapa hal yang dapat mempengaruhi pelaksanaan

perencanaan kebutuhan obat yang tidak maksimal sehingga menyebabkan

beberapa obat yang masih mengalami stock out. Adapun hal-hal yang dapat

menyebabkan stock out tersebut diantaranya adalah :

1. Kelemahan metode konsumsi

Metode konsumsi hanya berdasarkan data konsumsi sebelumnya yang

tidak mempertimbangkan epidemiologi penyakit. Sehingga kekurangan dan

kelebihan sulit untuk ditentukan. Hal tersebut dapat dilihat dari kutipan

wawancara informan sebagai berikut :

“insyaallah sudah, cuma memang tidak bisa 100% berjalan sempurna

karena metode konsumsi kan punya kelemahan jadi misal minggu kemarin
pasien mungkin dalam keadaan sepi, padahal konsumsi pada minggu
kemarin misal barang A karena pasien pada saat itu keluarnya 100 ternyata
minggu ini kondisi pasien ramai jadi bisa jadi kosong meskipun sebenarnya
sudah ada buffer stock tapi kondisi tertentu masih memungkinkan terjadi
stock out”
(Inf-1).

2. Keterlambatan dalam melakukan order ke distributor obat

Hal ini sesuai dengan kutipan wawancara sebagai berikut :

“belum, kadang sini obat nya sudah habis, gudang belum ada. Sering

kosong Dalam arti bukan kosong dari distributor tapi gudang telat dalam

order” (Inf-2).
 86

3. Kurangnya SDM

Kurangnya SDM dapat menghambat dalam proses manajemen logistik

obat. Minimnya SDM tersebut mempengaruhi proses perencanaan menjadi tidak

efektif. Sehingga dalam melakukan order tidak bisa maksimal dan dapat

menyebabkan stock out. Berikut kutipan wawancaranya :

“Dikatakan efektif ya belum lah”

“Karena kurang nya tenaga itu, jadi ordernya tidak bisa
maksimal......................” (Inf-6).

Selama ini dalam proses perencanaan kebutuhan obat sudah sesuai pedoman

dan standart operasional prosedur di rumah sakit. Namun tetap saja masih ada

beberapa kendala dalam menjalankan proses perencanaan kebutuhan obat.

Kendala tersebut diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Ketidaksesuaian antara kondisi yang diingin dengan kondisi real nya.

Hal ini didukung dengan kutipan wawanca dengan informan sebagai berikut :

“antara perencanaan dan kondisi real mbleset, kadang kita juga tergantung
dari suplier yang kadang dalam mengirim obat telat kemudian juga ada
sistem ngelock jadi maksud saya ada masalah yang kadang kekunci jadi kita
gak bisa order” (Inf-1).

2. Kelemahan Metode Konsumsi

Dalam menggunakan metode konsumsi, penggunaan obat yang keluar tidak

dapat dipastikan, pasti ada perubahan dalam obat-obat yang keluar. Sehingga akan

mengalami stok kurang dan stok berlebih. Berikut sesuai kutipan wawancara

informan sebagai berikut :

“ada mbak mesti”

“saat menggunakan metode konsumsi , pasti ada perubahan dalam obat-
obat yang keluar. Jadi akan ada obat yang stok kurang dan stok berlebih.
Untuk solusinya dikombinasikan dengan analisis ABC. Jadi bisa
diketahui obat
 87

yang fast moving sama slow moving dalam menentukan jumlah ordernya”
(Inf-2).

3. Kekosongan dari distributor

Kekosongan dari distributor membuat pelaksanaannya menjadi terhambat.

Karena apabila kosong harus mencarikan dulu, tapi sebelumnya kita

mengusahakan dulu untuk acc ke dokter apakah boleh untuk diganti. Berikut

sesuai kutipan wawancara sebagai berikut :

“mungkin kalau dari distributor kosong, harus mencarikan diluar, jadi

kadang ada obat-obat yang kosong dari distributor kita harus mencarikan,
tapi sebelumnya kita mengusahakan dulu untuk acc ke dokter apakah boleh
untuk diganti” (Inf-3).

Selain barang kosong dari distributor, hal lain yang menyebabkan kendala

dalam menjalankan proses perencanaan obat adalah apabila terjadi ngelock pada

distributor, sehingga pihak instalasi farmasi tidak dapat melakukan order dan

harus mencari ke distributor lain untuk memenuhi stok. Berikut kutipan

wawancara nya :

“Kendalanya kalau pas barang kosong, atau distributor ada yg ngelock.”

“Ya kita biasanya dialihkan ke distributor lain, untuk stok disini kan
terbatas, ada keterlambatan pengiriman kalau gak dicarikan kita akan
kehabisan stok kan kita yang akan kerepotan” (Inf-6).

2. Penganggaran

Penganggaran adalah dana yang disediakan dari rumah sakit untuk

menunjang kebutuhan pengelolaan persediaan obat yang ada di instalasi farmasi.

Proses penganggaran untuk pengadaan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah

Madiun menjadi tanggung jawab bagian keuangan dan kepala instalasi farmasi.

Adapun mekanisme penganggaran obat yaitu dibuat setiap tahun berdasarkan

konsumsi obat pada tahun sebelumnya, jadi setiap oktober sudah dilakukan

perencanaan penyusunan kebutuhan anggaran. Kepala instalasi farmasi akan

 88

menerima daftar kebutuhan yang sudah di periksa. Kepala farmasi melakukan

perhitungan rencana perbekalan farmasi dan anggaran yang dibutuhkan, kemudian

diajukan ke tim anggaran. Instalasi farmasi melakukan pengadaan sedangkan

untuk proses penagihan ada di bagian keuangan. Hal ini di dukung dengan kutipan

informan sebagai berikut :

“ jadi ketika disana sudah order, order dicatat ke bu anik bagian gudang,
setelah itu terbit faktur kemudian faktur itu akan diverifikasi di apotek, terus
di titip faktur ke bu dian ( Bag. Keuangan ) kemudian akan membuatkan TT
setelah itu seminggu setelah nya direkap, pengeluaran obat itu total berapa,
jadi ada rekapannya masing-masing misal PT. A 10rb PT.B 13rb satu
minggu itu berapa terus dibayar” (Inf-7).

Dalam proses penganggaran untuk pengadaan obat di RSI Siti Aisyah

Madiun tidak mengalami kendala karena dana yang diberikan fleksibel sesuai

kebutuhan dari instalasi farmasi mengingat bahwa farmasi merupakan unit

penghasil terbesar dan juga penghabis terbesar. Berikut kutipan wawancara

dengan informan :

“kalau pengaggaran tidak ada mbak, sedapat mungkin memang dari

manajemen kalau untuk farmasi itu memang di unit rumah sakit merupakan
penghasil terbesar tetapi juga penghabis terbesar juga, tetapi untuk
pengajuan anggaran kita tidak ada kendala hanya memang
pengendaliannya saja yang lebih diprioritaskan” (Inf-1).

3. Pengadaan

Pengadaan merupakan salah satu kegiatan mereleasikan perencanaan dan

menentukan kebutuhan obat di rumah sakit. Dari hasil wawancara yang dilakukan

peneliti didapatkan bahwa proses pengadaan yang ada di RSI Siti Aisyah Madiun

dimulai dari pengajuan gudang farmasi ke kepala instalasi farmasi berdasarkan

kebutuhan yang telah direncanakan, setelah itu kepala instalasi farmasi akan

membuat surat pesanan, kemuadian pemesanan akan diajukan ke distributor

masing-masing. Seperti yang diungkapkan informan sebagai berikut :

 89

“jadi gudang merencanakan kebutuhan, kemudian diajukan ke kepala

instalasi farmasi, kepala instalasi akan membuat SP diadakan untuk
kebutuhan 1 minggu” (Inf-1).

“pengadaan disini distributor resmi” (Inf-2).

Hal ini juga didukung dengan telaah dokumen SOP pengadaan perbekalan

farmasi yang menyebutkan bahwa pelaksanaan pengadaan perbekalan farmasi

sebagai berikut :

1. Petugas gudang farmasi membuat rencana kebutuhan perbekalan farmasi.

2. Kepala Instalasi Farmasi menentukan jumlah pesanan.

3. Kepala Instalasi Farmasi membuat surat pesanan.

Sedangkan untuk pengadaan di ruangan dengan melakukan permintaan

setiap hari ke gudang farmasi. Kemudian petugas gudang farmasi akan

menyiapkan, apabila barang yang diminta tidak ada maka gudang akan segera

melakukan pengadaan. Seperti yang disampaikan oleh informan sebagai berikut :

“Untuk pengadaan kita setiap hari permintaan, itu kan kalau barang ada
yang langsung dikasihkan, kalau tidak ada ya akan diorderkan oleh
gudang” (Inf-3).

Menurut informan proses pengadaan obat dilakukan setiap 1 minggu sekali,

akan tetapi obat yang fast moving atau live saving maka pemesanan obat bisa

dilakukan 1 minggu 2 kali tergantung bagaimana kebutuhannya. Berikut

pernyataan informan :

“1 minggu biasanya dihari senin. Untuk obat-obat yang memang urgent

bisa jadi kita order dalam 1 minggu bisa 2 kali.”
“kita upaya kan memang 1 minggu sekali tetapi tidak menutup kemungkinan
ketika obat-obat yang fast moving dan obat-obat yang kita live saving itu ya
karena kita tidak tau keluarnya kapan bisa jadi dalam 1 minggu kita
orderkan 2x mbak tergantung kebutuhan nya” (Inf-1).
 90

Kendala yang sering terjadi dalam proses pengadaan adalah datang dari

distributor yang sering terlambat dalam melakukan distribusi ke rumah sakit dan

adanya barang kosong dari distributor. Hal ini mengakibatkan pihak gudang harus

melakukan pembelian cito ke apotek luar atau mencari distributor lain. Berikut

kutipan dari informan :

“Pengiriman yang sering terlambat, ada ngelock-ngelock dalam

pembayaran. kalau ngelock, ya itu memang salah dari sales nya atau
distributornya, kalau belum diselesaikan kepada PBF nya ya kita tidak bisa
order. Solusinya kalau ada resep beli dari luar “ (Inf-5).

4. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang

diterima agar tidak hilang dan terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia serta

mutunya agar tetap terjamin. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa

penyimpanan obat di gudang farmasi disusun berdasarkan abjad dan bentuk

sediaan dan penyimpanan di ruangan disusun berdasarkan farmakalogi. Berikut

kutipan yang disampaikan oleh informan :

“penyimpanan sudah diupayakan ya sesuai standart, penyimpanannya

kalau digudang masih abjad sama bentuk sediaan. Kalau lainnya di depo-
depo sesuai farmakologi” (Inf-1)

Penyimpanan obat ini menggunakan sistem FIFO (First In First Out) dan

FEFO (First Expired First Out) namun dalam kondisi tertentu ada beberapa hal

yang mempengaruhi sistem FEFO/FIFO belum terlaksana secara maksimal

diantaranya adalah sebagai berikut :

Minimnya tenaga dan tempat yang belum memadai membuat standart

penyimpanan tidak dapat berjalan 100% dan membuat sistem FEFO/FIFO

terkadang dalam
 91

pelaksanaan masih diabaikan. Hal ini didukung oleh kutipan informan sebagai

berikut:

“FEFO FIFO iya, jadi kita prioritaskan barang ya masuk dulu akan keluar
dulu atau barang yg ED Dulu kita keluarkan.”
“penyebab ya karena kembali lagi ke tenaga dan tempat yang belum
memungkinkan kadang memang standart penyimpanan tidak dapat berjalan
100% disini” (Inf-1).

Dalam kondisi ramai, hal ini juga menyebabkan penataan obat dengan sistem

FEFO/FIFO tidak terlaksana. Hal ini sesuai dengan kutipan wawancara sebagai

berikut :

“sesuai FEFO/FIFO Jadi obat yang Expirednya duluan ditaruh depan.

Namun kadang-kadang tidak terlaksana penataan nya ketika rame-rame,
namun ketika mengambilkan tetep dicek ” (Inf-2).

Pernyataan diatas juga didukung oleh hasil telaah dokumen di Instalasi

Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun diketahui bahwa penyimpanan sesuai dengan

prosedur penyimpanan yang ada di RSI Siti Aisyah Madiun sebagai berikut :

Obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus dengan pintu

ganda yang selalu terkunci. Bahan yang mudah terbakar, korosif, eksplosif, iriatif,

karsionogenik disimpan di tempat tersendiri terpisah dari obat lain. Bahan

berbahaya disimpan dalam tempat terpisah dimana tersedia APAR dan diberi label

B3 sesuai dengan klasifikasi. Perbekalan farmasi harus disimpan dengan prinsip

FIFO (First In First Out) / FEFO (First Expired First Out). Masing-masing

perbekalan farmasi memerlukan penyimpanan-penyimpanan tertentu. Contohnya

menyimpan vaksin suhu yang harus digunakan dalam penyimpanan yaitu 2-8 C 0.

Asisten apoteker wajib cek suhu setiap hari. Penyimpanan nutrisi harus

terlindungi dari cahaya. Obat disimpan di farmasi dan di unit biasanya di ruang

keperawatan.
 92

Obat yang disimpan di unit yaitu obat-obat yang emergency kit. Pemantauan

emergency kit dilakukan setiap 2 bulan. Penyimpanan obat selalu memenuhi

aturan dari masing-masing obat.

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti di Instalasi

Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun terhadap petugas dalam proses penyimpanan

obat antara lain :

a. Pada saat menyusun obat, petugas gudang farmasi menyusun obat-obat sesuai

alfabhet pada rak-rak yang masih kosong saja karena belum ada penamaan pada

rak-rak obat nya, hanya dibedakan rak obat reguler dan rak obat BPJS.

b. Untuk obat yang masih dalam karton di tumpuk, khususnya untuk infus

terdapat dalam karton dan ditumpuk-tumpuk, tidak jarang untuk infus juga masih

ditata diluar gudang.

c. Obat-obat an tablet dan kapsul diletakan didalam rak, sedangkan untuk salep,

sirup, obat tetes di dalam gudang farmasi belum ada lemari penyimpanan,

sehingga langsung didistribusi ke ruangan-ruangan.

d. Untuk obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika penyimpanan nya

dilakukan dilemari terpisah, yaitu lemari khusus dengan pintu double yang

dilengkapi kunci. Untuk obat-obat an narkotika dan psikotropika juga hanya ada

di apotek instalasi farmasi baik rawat jalan maupun rawat inap.

Hal ini juga didukung dengan hasil observasi mengenai penyimpanan terkait

syarat gudang dan pengaturan penyimpanan perbekalan farmasi di Instalasi

Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun yang masih terlihat bahwa masih adanya

penumpukan dus dan karton. Selain itu untuk bahan-bahan mudah terbakar

seperti alkohol dan eter

 93

juga belum terpisah dari gudang induk dalam penyimpanannya. Sedangkan untuk

pengaturan penyimpanan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum

dilengkapi kartu stok. Adapun hasil observasinya dapat dilihat pada tabel hasil

observasi mengenai syarat gudang untuk penyimpanan obat di Instalasi Farmasi

Tabel 5.4. hasil observasi syarat gudang untuk penyimpanan di Instalasi Farmasi
Siti Aisyah Madiun.

Syarat gudang
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia rak atau lemari Ѵ
penyimpanan obat
2 Tersedia lemari khusus yang Ѵ Di apotek rawat
terkunci untuk penyimpanan jalan dan
narkotika dan psikotropika apotek rawat
inap, untuk
gudang belum
ada.
3 Tersedia lemari pendingin untuk Ѵ
penyimpanan obat jenis tertentu
yang memerlukan suhu dingin
4 Luas gudang minimal 3x4 M2 Ѵ 3 x 5 M2
5 Ada ventilasi agar ada aliran Ѵ
udara dan tidak lembap
6 Lantai dari tegel atau semen Ѵ
7 Pembuatan sudut lantai atau Ѵ
dinding yang tidak tajam
8 Ada gudang penyimpanan obat Ѵ
9 Dinding dibuat licin Ѵ
10 Ruang kering tidak lembap Ѵ
11 Cahaya cukup Ѵ
12 Gudang menggunakan sistem satu Ѵ
lantai
13 Terdapat AC atau kipas angin Ѵ
14 Bahan mudah terbakar disimpan Ѵ
di ruangan khusus (terpisah dari
gudang induk)
15 Dihindari adanya penumpukan Ѵ
dus,karton dan lain-lain
 94

Tabel 5.5. Hasil observasi mengenai pengaturan penyimpanan obat di Instalasi

Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun.

Pengaturan Penyimpanan
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Penggolongan obat menurut bentuk Ѵ
sediaan
2 Penggolongan obat sesuai alfabetis Ѵ
3 Menggunakan almari,rak, dan pallet Ѵ
4 Menggunakan almari khusus untuk Ѵ
perbekalan farmasi yang
memerlukan penyimpanan pada
suhu tertentu
5 Menerapkan metote penyimpanan Ѵ
metode FIFO/FEFO
6 Dilengkapi kartu stok Ѵ

Masalah atau kendala yang terjadi di Instalasi Farmasi yang berhubungan

dengan penyimpanan diantaranya adalah kondisi gudang yang tidak

memungkinkan untuk melakukan penyimpanan karena kurang luas. Hal ini tentu

mengakibatkan ketidakleluasan petugas dalam melakukan pekerjaan didalam

gudang farmasi dan terjadinya penumpukan barang atau kardus obat di gudang

farmasi serta masih banyak penumpukan karton infus diluar.

Hal ini sesuai dengan yang disampaikan oleh informan sebagai berikut :
“Gudang nya kurang besar, penataan nya masih belum rapi menurut saya,
penuh soalnya.”
“untuk salep syrup belum ada rak nya, sehingga langsung dikeluarkan ke
ruangan-ruangan” (Inf-2).

“Belum, masih sempit kurang lebar.”

“iya, lha infus ku masih diluar, harus nya kan juga masuk didalam” (Inf-5).
 95

5. Pendistribusian

Distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat kepada unit

pelayanan kesehatan sesuai permintaan yang diajukan. Berdasarkan hasil

wawancara dengan informan dapat diketahui bahwa distribusi obat prinsipnya

yaitu gudang farmasi mendistribusikan ke semua ruangan yang ada di rumah sakit

yang membutuhkan perbekalan farmasi baik berupa obat, oksigen dan barang

habis pakai. Distribusi obat dilakukan dimulai dengan permintaan obat dari

ruangan kepada petugas pelaksana gudang farmasi dengan mengisi surat pesanan.

Setelah itu petugas gudang akan mengambilkan obat yang diminta dari rungan,

kemudian petugas gudang farmasi akan meneliti dan memeriksa barang yang akan

didistribusikan. Jika obat yang diminta ke gudang oleh ruangan tidak ada maka

gudang akan segera membuat proses pengadaannya. Hal ini seperti yang

diungkapkan oleh informan dibawah ini :

“Kita bedakan ya, jadi gudang farmasi itu prinsipnya mendistribusikan ke

semua ruangan yang ada di rumah sakit yang membutuhkan. yang
didistribusikan bisa obat, bisa oksigen, bisa barang habis pakai. Kalu
sistem nya masing-masing ruangan akan mengajukan barang apa yang
mereka minta melalui form permintaan barang. Kemudian gudang akan
mengevaluasi atau melihat stok nya kalau memang stok nya memenuhi ada
kita penuhi, tetapi jika ternyata obat yang diminta belum ada gudang akan
segera membuat proses pengadaannya” (Inf-1).

Pernyataan diatas juga didukung oleh hasil observasi dan telaah dokumen

berupa standar prosedur operasional sebagai berikut :

1. Petugas farmasi rawat inap dan rawat jalan membuat rencana permintaan

perbekalan farmasi di buku permintaan dan diserahkan di gudang farmasi.

2. Siapkan perbekalan farmasi sesuai dengan yang tulis pada buku permintaan

barang.
 96

3. Cetak pada buku permintaan barang sesuai jumlah yang diberikan.

4. Masuk kan data permintaan ke komputer pada masing-masing transaksi depo

farmasi kemudian print.

5. Kirim perbekalan farmasi yang sudah disiapkan ke depo farmasi yang

bersangkutan.

6. Serah terima perbekalan farmasi dengan petugas depo farmasi dengan

mencocokan nama dan jumlah perbekalan farmasi.

7. Tanda tangan dan nama terang pada kolom yang telah disediakan pada buku

permintaan barang yaitu petugas yang meminta, petugas gudang yang melayani

dan petugas depo yang menerima perbekalan farmasi.

8. Arsipkan form permintaan beserta print outnya di gudang farmasi.

Dalam distribusi obat adapun kendala yang dapat mempengaruhi proses

pendistribusian obat yakni jika obat yang tersedia di gudang farmasi jumlah nya

memungkinkan maka bisa dilakukan pendistribusian ke unit tersebut. Akan tetapi

jika obat yang diminta jumlahnya tidak memungkinkan untuk dilakukan

pendistribusian dan barang yang diminta kosong maka pendistribusian tidak dapat

dilakukan. Hal tersebut dapat dilihat dari hasil wawancara dengan informan

sebagai berikut :

“ya kalau barang kosong, kalau pas kita butuh ya kita harus pergi keluar
terpaksa” (Inf-3).

“kita minta tapi barang tidak ada, akhirnya harus acc dokter jadi
pelayanannya menjadi lama” (Inf-4).
 97

6. Pemeliharaan

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada informan

dapat diketahui bahwa pemeliharaan obat-obat an agar tidak rusak atau expired

date dengan menyimpan obat sesuai label atau petunjuk penyimpanan obat yang

sudah tertera pada obat. Selain itu petugas farmasi juga mengecek suhu obat setiap

hari dan obat yang mendekati expire date. Hal ini sesuai pernyataan oleh informan

sebagai berikut :

“kita simpan sesuai dengan yang di ingin obat kan biasanya di label ada
petunjuk penyimpanan seperti apa itu yang kita terapkan”
(Inf-1).

“ya pengecekan suhu tadi, kalau suhu setiap hari dicek terus.”
“stok 3 bulan, 4 bulan, akhir bulan, untuk death stock 3 bulan
sekali” (Inf-2).

Hal ini juga didukung dengan telaah dokumen standar prosedur operasional

yang menyatakan prosedur monitoring kondisi penyimpanan perbekalan farmasi

antara lain :

1. Setiap pagi, kontrol suhu lemari pendingin, suhu ruang dan kelembapan udara

dengan termometer yang sudah ditara/di kalibrasi.

2. Catat pada lembar monitoring suhu dan kelembapan yang sudah tersedia.

3. Bila suhu melebihi standar lapor ke bagian pemeliharaan untuk ditindak lanjuti.

Menurut beberapa informan yang ada dalam pelaksanaan pemeliharaan

obat di Instalasi Farmasi dirasa tidak ada kendala atau masalah yang terjadi.

Berikut salah satu kutipan wawancaranya :

“Untuk kendala tidak ada” (Inf-6).

 98

7. Penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada

informan dapat diketahui bahwa penghapusan obat-obat an yang mendekati

expired date adalah dengan cara menyerahkan obat ke gudang farmasi 6 bulan

sebelum obat expired date, kemudian gudang akan memilih barang mana yang

bisa di retur dan yang tidak bisa. Untuk obat yang telah rusak atau expired date

dan tidak dapat dikembalikan ke distributor maka rumah sakit akan melakukan

penghapusan sesuai dengan prosedur yang ada dirumah sakit. Penghapusan obat

yang dilakukan di RSI Siti Aisyah Madiun dengan melalui kerja sama dengan

pihak ke 3 dikarenakan RSI Siti Aisyah Madiun belum memiliki inecerator

sendiri. Berikut kutipan yang disampaikan oleh informan :

“Expired itu kita punya kebijakan 6 bulan sebelum barang itu expired akan
ditarik oleh gudang kemudian gudang akan mereuji barang mana yang bisa
dikembalikan ke distributor untuk proses retur dan mana yang tidak. Ketika
barang itu tidak bisa diretur gudang akan memisahkan barang yang tidak
bisa diretur itu dan mendekati ED. Kemudian ketika sudah jatuh tempo
sudah jatuh ED nya kita packing nanti akan kita koordinasi dengan IPAL
pihak sanitasi untuk melakukan pemusnahannya, jadi karena RSI
pemusnahan nya dengan pihak ke 3 jadi nanti yang melakukan pihak ke
tiga” (Inf-1).

Hal ini juga didukung dengan telaah dokumen standar operasional prosedur

mengenai pengelolaan perbekalan farmasi expired date dan rusak di Instalasi

Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun yaitu sebagai berikut :

1. Kepala ruangan/Instalasi pelayanan mengumpulkan dan menyerahkan

perbekalan farmasi yang sudah ED atau rusak.

2. Petugas gudang farmasi merekap jenis, jumlah, dan nilai perbekalan farmasi

ED/rusak dari seluruh unit.

 99

3. Apabila tidak dilakukan retur ke pemasok, maka petugas melakukan

pengemasan.

4. Petugas gudang farmasi membuat laporan perbekalan yang ED/rusak ke

Kepala Instalasi Farmasi.

5. Kepala Instalasi Farmasi mebuat laporan penghapusan perbekalan farmasi

ED/rusak ke direktur.

6. Petugas logistik menyerahkan barang yang sudah ED/rusak ke petugas sanitasi

untuk dimusnahkan.

Menurut informan dalam pelaksanaan penghapusan tidak ada kendala atau

masalah yang dirasa meskipun pemusnahan nya bekerjasama dengan pihak ke

tiga. Berikut pernyataan nya :

“untuk penghapusan tidak ada kendala” (Inf-5).

8. Pengendalian persedian

Berdasarkan telaah dokumen buku pedoman pelayanan farmasi

pengendalian dilakukan dengan tujuan agar penggunaan obat sesuai dengan

formularium Rumah Sakit dan memastikan persediaan efektif dan efisien atau

tidak terjadi kelebihan dan kekurangan atau kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa,

dan atau kehilangan serta pengembalian pesanan sediaan farmasi, alat kesehatan,

dan bahan medis habis pakai. Adapun cara untuk mengendalikan persediaan

sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai adalah sebagai

berikut :

a. Melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving)

b. Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan

berturut-turut (death stock)

 100

c. Melakukan stok opname setiap 4 bulan sekali

Kegiatan pengendalian persediaan yang dilakukan oleh instalasi farmasi RSI

Siti Aisyah Madiun yaitu melalui stock opname dan cek stok secara berkala. Hal

ini sesuai dengan yang disampaikan oleh informan sebagai berikut :

“kita pakai stock opname, kemudian kita melakukan analisa ABC, jadi
barang-barang dengan kategori A itu yang akan kita awasi, bener-bener
kita kendalikan karena disitu barang dengan kategori A itu kan jumlah nya
sedikit tapi value nya besar, memakan hampir 80% dari dana yang diserap
dirumah sakit’’ (Inf-1).

Biasanya kita cek stok, tidak sampai kosong sudah permintaan ke gudang
jadi tidak sampai telat” (Inf-4).

Berdasarkan hasil telaah dokumen berupa prosedur pengendalian dengan

stock opname dapat diketahui bahwa kegiatan stock opname di Instalasi farmasi

RSI Siti Aisyah Madiun dilakukan setiap 4 bulan sekali yaitu bulan april, agustus

dan desember, akan tetapi dalam proses pengendalian terkadang terhambat karena

tidak bisa memantau stok secara berkala. Hal ini seperti yang disampaikan

informan sebagai berikut :

“Itu yang susah, belum bisa maksimal dalam melakukan pengendalian.

Untuk obat-obat yang mau ED kita belum bisa ngeceki, harusnya
dikembalikan pun kadang tidak bisa dikembalikan makanya ada obat ED
Sehingga Proses pengendalian nya terhambat karena tidak bisa mengecek
satu persatu”(Inf-5).

Kendala dalam kegiatan stock opname yang biasa ditemui oleh petugas

diantaranya adalah disebabkan karena keterbatasan tenaga dan pengentahuan

sehingga pengendalian nya tidak bisa dilaksanakan secara periodik. Kejadian

seperti ini tentu dapat menyebabkan beberapa obat mengalami kekosongan dan

juga expired date. Berikut kutipan dari informan :

 101

“pasti ada, karena SDM kami memang punya keterbatasan tenaga dan
memang pengetahuan sih terus terang. Sebetulnya analisa itu kan
pengendalian secara periodik ya cuman belum bisa berjalan secara
periodik. kadang mereka itu, kayak apa ya, Kadang masih ada miss jadi
sampe masih ada barang ED, barang retur dan sebagainya kelewatan itu
bisa terjadi” (Inf-1).

Output Manajemen Logistik Obat

1. Ketersediaan obat di Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun

Berdasarkan hasil observasi di Instalasi Farmasi terhadap obat-obat yang

tersedia di gudang penyimpanan diketahui bahwa secara garis besar ketersediaan

obat di Instalasi farmasi sudah sesuai kebutuhan, akan tetapi memang ada

beberapa obat terkadang tidak tersedia disebakan karena stok yang ada terbatas

dan disebabkan karena kosong dari distributor. Hal ini juga didukung dengan hasil

wawancara yang telah disampaikan oleh informan sebagai berikut :

“Sudah, cuma ya kendala kalau barang kosong, kalau tidak kosong ya tidak
masalah kita. belum 100%, kalau order barang kosong kita harus order
PBF lain yang punya barang itu.” (Inf-3).

Berdasarkan penelitian diketahui bahwa Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah

Madiun untuk ketersediaan sudah bagus, ada penolakan dan penggantian obat

namun nilainya sangat kecil. Untuk penolakan obat pada pasien rawat jalan dan

rawat inap rata-rata hanya 1%. Hal ini sesuai kutipan wawancara oleh informan

berikut :

“...................untuk penolakan nilainya juga kecil rata-rata hanya 1%, penggantian

juga kecil. Terus pemakaian sesuai formularium juga hampir 100%” (Inf-1).
 102

Berdasarkan laporan data obat rusak atau expired date pada tahun 2016 di

RSI Siti Aisyah mengalami obat rusak atau expired date dengan jumlah total

24.123.598. Obat rusak atau Expired date sebagaian berasal dari obat-obat dan

alkes di ruang keperawatan.

Dalam menjaga ketersediaan obat, maka Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah

Madiun harus lebih meningkatkan sistem pengelolaan obat. Hasil akhir dari

pengelolaan obat adalah ketersediaan obat sesuai kebutuhan, tidak ada obat stock

out ataupun expired date dan berkurangan nilai penolakan resep atau pergantian

obat karena kekosongan obat. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan

sebagai brikut :

“di harapkan ya sebenarnya outputnya tidak ada stock out, tidak ada obat
expired, tidak ada obat yang death stock. Ya tapi mungkin memang
membutuhkan kebijakan dari top manajemen untuk pengelolaan death stock
itu, jadi gak bisa kami berjalan sendiri” (Inf-1).

Adapun upaya yang dilakukan pihak Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah

Madiun dalam mengatasi terjadinya kekosongan obat yaitu dengan mencarikan

obat ke PBF lain atau rekanan luar. Namun sebelum nya apabila punya obat lain

yang sama di koordinasikan dulu ke dokter, apabila boleh diganti akan diganti

dengan obat yang kandugan nya sama. Hal ini seperti yang telah siungkapkan oleh

informan sebagai berikut :

“kalau reguler kan pasti punya second line maksudnya kita usahakan
koordinasikan dengan DPJP untuk mengganti yang isinya sama itu tapi
kalau BPJS ya itu tadi kita upayakan stok nya lebih diperbanyak” (Inf-1).

“kita pinjam, ataupun CITO, CITO ke PBF atau apotek lain” (Inf-5).

Hal ini juga didukung dengan hasil telaah dokumen prosedur penanganan

ketidaktersediaan obat sebagai berikut :

 103

1) Pasien rawat inap

Lakukan telaah resep, apabila Obat yang ditulis dokter tidak tersedia maka

hubungi dokter penulis resep dan apabila dokter bersedia obat diganti maka

lakukan SPO pergantian obat. Jika dokter tidak bersedia maka asisten apoteker

jaga menghubungi rekanan untuk pengadaan, setelah obat tersedia serahkan obat

ke pasien atau perawat dengan menggunakan formularium pengambilan obat.

Proses administrasi dilakukan oleh petugas gudang.

2) Pasien rawat jalan

Baca resep dengan teliti, apabila obat yang ditulis dokter tidak tersedia

hubungi dokter penulis resep. Dokter bersedia obat diganti lakukan SPO

Penggantian obat dan apabila dokter tidak bersedia diganti maka buatkan copy

resep.

PEMBAHASAN

Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan

farmasi merupakan suatu siklus kegitan yang dimulai dari perencanaan sampai

pengendalian persediaan. Untuk dapat terselenggaranya manajemen yang baik,

unsur-unsur tersebut diproses melalui fungsi-fungsi manajemen. Prinsip-prinsip

manajemen tersebut merupakan pegangan umum untuk terselenggaranya fungsi-

fungsi logistik dengan baik. Fungsi-fungsi manajemen tersebut meliputi

perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian,

pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian persediaan ( Seto, 2015).

 104

Pengelolaan perbekalan farmasi dilakukan di dalam ruang lingkup

Instalasi Farmasi. Pengelolaan persediaan obat yang baik tentu nya memerlukan

manajemen yang baik pula. Namun hal tersebut tidak terlepas dari faktor-faktor

yang mempengaruhinya. Untuk melihat efektifitas dari pengelolaan persediaan

obat perlu diperhatikan faktor-faktor input sebagai penunjang terlaksananya

proses manajemen logistik dari proses pengelolaan itu sendiri. faktor input terdiri

dari sumber daya manusia, anggaran, sarana dan prasarana, dan prosedur.

Sementara itu, proses pengelolaan persediaan obat yang perlu diperhatikan yaitu

mulai dari perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian,

penghapusan, dan pengendalian. Sedangkan output nya adalah ketersediaan obat

yang efektif dan efisien. Sehingga bisa melihat sistem pengelolaan obat yang

dilaksanakan di gudang farmasi rumah sakit.

Input Manajemen Logistik Obat

Masukan (Input) Adalah sub elemen-sub elemen yang diperlukan sebagai

ma sukan untuk berfungsinya sistem (Notoatmodjo, 2011). Jika input tidak

tersedia dengan baik, maka dapat menghambat kegiatan yang terjadi dalam proses

pada suatu sitem bahkan dapat menghambat suatu sistem untuk mencapai tujuan.

Begitu juga dalam penelitian ini, dalam pengelolaan obat suatu rumah sakit harus

menyediakan input yang baik. Adapun input pengelolaan obat di Instalasi Farmasi

RSI Siti Aisyah Madiun adalah sebagai berikut :

 105

1. SDM (Sumber Daya Manusia)

Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor penting dalam

manajemen logistik obat di Instalasi farmasi. Dari hasil penelitian yang dilakukan

dengan menggunakan wawancara, observasi dan data sekunder diketahui bahwa

sumber daya manusia yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan obat di

gudang farmasi Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun hanya ada 3 orang. 2

orang sebagai petugas pelaksana gudang dan 1 orang sebagai prakarya.

Berdasarkan buku pedoman pengorganisasian RSI Siti Aisyah tahun 2015

mengenai Analisis beban kerja diketahui bahwa kebutuhan petugas pelaksana

gudang farmasi seharusnya berjumlah 6 orang. Sehingga hal ini dapat disimpulkan

bahwa kuantitas SDM yang ada di gudang farmasi RSI Siti Aisyah Madiun saat

ini dirasa memang masih kurang.

Berdasarkan PERMENKES RI No 72 Tahun 2016 Instalasi farmasi harus

memiliki Apoteker dan tenaga teknis kefarmasian yang sesuai dengan beban kerja

agar tercapai sasaran dan tujuan Instalasi Farmasi. Kualifikasi Sumber Daya

Manusia (SDM) Untuk pekerjaan kefarmasian terdiri dari Apoteker dan Tenaga

Teknis Kefarmasian sedangkan Untuk pekerjaan penunjang terdiri dari : Operator

Komputer/Teknisi yang memahami kefarmasian, Tenaga Administrasi,

Pekarya/Pembantu pelaksana.

Untuk menghasilkan mutu pelayanan yang baik dan aman, maka dalam

penentuan kebutuhan tenaga harus mempertimbangkan kompetensi yang

disesuaikan dengan jenis pelayanan, tugas, fungsi, wewenang dan tanggung

jawabnya.
 106

Berdasarkan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010,

diketahui bahwa sumber daya manusia dalam pengelolaan persediaan obat di

gudang farmasi terdiri dari satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala

gudang, satu orang pengurus barang, dan satu orang pelaksana. Jika dibandingkan

dengan kebijakan-kebijakan tersebut memang sumber daya manusia yang

berperan dalam pengelolaan obat di gudang farmasi masih belum mencukupi.

Minimnya sumber daya manusia yang ada di gudang farmasi menyebabkan

ada beberapa kegiatan yang jarang dilakukan oleh petugas di instalasi farmasi

misalnya evaluasi dan monitoring persediaan obat atau stok obat di instalasi

farmasi. hal ini dikarenakan pekerjaan yang terlalu padat dan tidak adanya petugas

lain yang membantu pekerjaannya. Hal ini tentu mempengaruhi beban kerja SDM

yang ada saat ini menjadi bertambah dan pelaksanaan pengelolaan persediaan obat

yang tidak dapat berjalan maksimal karena kebijakan untuk penambahan tenaga

SDM sampai saat ini belum dilakukan.

Sedangkan untuk pelatihan SDM mengenai pengelolaan persediaan obat

masih sangat jarang dilakukan. Hal ini tentu dapat mempengaruhi pengetahuan

dan keterampilan nya. Untuk pelatihan SDM sudah pernah diikuti oleh kepala

Instalasi Farmasi namun sudah beberapa tahun yang lalu. Sedangkan untuk asisten

apoteker mengenai pelatihan SDM masih jarang yang sudah mengetahui. Di

Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun untuk pelatihan mengenai manajemen

sudah mulai ditinggalkan, pelatihan yang ada sekarang lebih fokus untuk farmasi

klinis.

Hasibuan (2015) menyebutkan bahwa faktor penting yang perlu

diperhatikan dalam penempatan jabatan adalah kesesuaian pengetahuan dan

 107

keterampilan petugas, kemudian dari situ akan muncul disiplin kerja. Sedangkan

menurut penelitian oskar (2005) menunjukan bahwa kesesuaian pengetahuan dan

keterampilan dalam penempatan jabatan kerja memiliki pengaruh sebesar 63,9%

dalam menentukan prestasi kerja seorang pegawai.

Dengan demikian dapat diketahui bahwa pelatihan dapat mempengaruhi

pengetahuan dan keterampilan SDM. Oleh karena itu diharapkan manajemen RSI

Siti Aisyah Madiun dapat melakukan pelatihan petugas farmasi mengenai

manajemen logistik obat secara berkala agar dapat mencapai sasaran yang

diinginkan serta peningkatan kinerja SDM.

Terjadinya permasalahan pada sumber daya manusia di Instalasi Farmasi

RSI Siti Aisyah Madiun dan minimnya pelatihan terhadap Sumber daya manusia

mengenai manajemen logistik obat dapat menghambat proses pelaksanaan

pengelolaan persediaan obat. Minimnya sumber daya yang ada digudang farmasi

dapat membuat kegiatan proses pengelolaan obat tidak berjalan dengan baik. Oleh

karena itu perlu adanya proses rekrutmen dan seleksi untuk memenuhi kebutuhan

akan SDM, karena SDM yang ada saat ini untuk proses pengelolaan obat di

gudang farmasi khususnya hanya ada dua orang.

2. Anggaran

Anggaran merupakan salah satu input yang menunjang dalam proses

pelaksanaan manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi. Berdasarkan hasil

penelitian dapat disimpulkan bahwa anggaran di RSI Siti Aisyah berdasarkan

RAPB. Karena RSI Siti Aisyah merupakan rumah sakit swasta dalam pemberian

dananya tidak ribet dan fleksibel sesuai yang dibutuhkan oleh instalasi farmasi.
 108

Anggaran di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun digunakan untuk

pembelian obat, pembelian oksigen, BHP, cetakan, pelabelan obat, Alat tulis

kantor, Alat dan bahan kebersihan, Alat listrik dan pemeliharaan, paket pasien,

konsumsi, peningkatan sarana dan prasarana gudang farmasi dan gas medik,

peningkatan sarana dan prasarana rawat inap, peningkatan sarana dan prasarana

rawat jalan serta peningkatan pelayanan farmasi.

Jumlah anggaran pada tahun 2016 untuk pembeliaan obat yaitu sebesar

Rp.14.420.431.116 dan untuk realisasi nya dalam pembelian obat RSI Siti Aisyah

mengeluarkan dana 20.005.376.370. Hal ini dalam realisasinya ada kenaikan

anggaran untuk pembelian obat dan alkes membengkak 38,73% dari RAPB yang

direncanakan. Meskipun demikian pihak RSI Siti Aisyah Madiun dirasa tidak

memiliki kerugian ataupun kendala dalam pemberian anggaran karena adanya

pembengkakan dana tersebut juga diimbangi dengan adanya peningkatan

pendapatan Instalasi Farmasi pada tahun 2016.

Menurut hasil penelitian yang telah dilakukan suciati dkk (2006),

menyatakan bahwa pelayanan farmasi untuk penyediaan obat dan perbekalan

kesehatan merupakan revenue center atau pusat pendapatan bagi rumah sakit,

mengingat lebih dari 90% pelayanan kesehatan menggunakan perbekalan farmasi

dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan

farmasi.

Sesuai dengan penelitian suciati (2006) yang menerangkan bahwa pelayanan

farmasi merupakan unit penghabis dan penghasil terbesar, tidak mengalami

kesulitan untuk dana karena setiap anggaran yang tinggi juga diimbangi dengan

adanya peningkatan pendapatan. maka pihak RSI Siti Aisyah hanya perlu
 109

meningkatkan pengendalian pengelolaan obat yang dapat menghindari kerugian

rumah sakit dari adanya obat rusak dan expired date.

Berdasarkan DEPKES RI Tahun 2008 Anggaran dalam pengelolaan

perbekalan farmasi di rumah sakit bertujuan agar dapat memenuhi kebutuhan obat

di rumah sakit. Kendala yang umum dijumpai dalam pengelolaan obat meliputi

beberapa aspek antara lain sumber daya manusia (SDM), sumber anggaran yang

terbatas, sarana prasarana.

Ratio perencanaan anggaran dan pembelian obat pada tahun 2016 sebesar

1: 1,38. Ratio tersebut menunjukan perbandingannya tidak ideal. Hal ini sulit

dicapai karena banyak faktor yang mempengaruhi terutama pengguaan obat. Oleh

karena itu perlu dievaluasi kembali terkait untuk penyusunan RAPB dan

pembeliannya.

3. Sarana Prasarana

Kelengkapan fasilitas merupakan suatu faktor yang harus dipenuhi oleh

setiap rumah sakit. Dengan terlengkapinya fasilitas yang digunakan dalam

memberikan suatu pelayanan, maka pelayanan akan dapat diberikan dengan

maksimal. Begitu juga dengan fasilitas yang digunakan dalam manajemen logistik

obat di RSI Siti Aisyah Madiun. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di

instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun maka dapat diketahui bahwa fasilitas

sarana prasarana di instalasi farmasi masih kurang memadai.

Menurut PERMENKES No 72 tahun 2016 bahwa penyelenggaraan

Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit harus didukung oleh sarana dan

peralatan yang memenuhi ketentuan dan perundang-undangan kefarmasian yang

 110

berlaku. Dengan kriteria sarana sebagai berikut fasilitas ruang harus memadai

dalam hal kualitas dan kuantitas agar dapat menunjang fungsi dan proses

pelayanan kefarmasian, menjamin lingkungan kerja yang aman

untuk petugas dan memudahkan sistem komunikasi Rumah Sakit, baik

fasilitas utama dan fasilitas penunjang dalam kegiatan pelayanan di Instalasi

Farmasi. Sedangkan untuk fasilitas peralatan harus memenuhi syarat terutama

untuk perlengkapan peracikan dan penyiapan baik untuk sediaan steril,

non steril, maupun cair untuk obat luar atau dalam. Fasilitas peralatan harus

dijamin sensitif pada pengukuran dan memenuhi persyaratan, peneraan dan

kalibrasi untuk peralatan tertentu setiap tahun.

Beberapa kendala yang ditemukan diantaranya kurang memadainya kondisi

luas gudang. Dari hasil observasi sarana prasarana di instalasi farmasi RSI Siti

Aisyah Madiun diketahui bahwa luas gudang penyimpanan 3 x 5m 2. Sedangkan

menurut Depkes RI 2010 dalam pedoman pengelolaan gudang menyebutkan

bahwa luas gudang penyimpanan obat minimal adalah 3 x 4m 2 . Hal tersebut

sudah sesuai dengan persyaratan minimal luas gudang, namun dirasa masih

kurang ideal karena tidak hanya obat-obatan saja yang ada di gudang farmasi akan

tetapi alat kesehatan pun juga di simpan di dalam nya .

Hasil tersebut sesuai dengan penelitian prihatiningsih (2012) yang

menyebutkan bahwa adanya hubungan antara luas gudang dengan kegiatan

penyimpanan. Luas gudang yang kurang memadai tentunya sangat menghambat

petugas gudang dalam pelaksanaan manajemen logistik obat.

Dengan kondisi gudang yamg kurang memadai tersebut, banyak barang-

barang yang masih terlihat menumpuk. Oleh karena itu, petugas gudang menjadi
 111

tidak leluasa bergerak pada saat menyusun obat-obat yang baru diterima nya.

Minimnya luas gudang juga menyebabkan petugas tidak maksimal dalam

pelakpsanaan manajemen logistik obat.

Lengkap atau tidaknya suatu fasilitas atau sarana dan prasarana yang

dimiliki oleh rumah sakit akan mempengaruhi terhadap kegiatan pengelolaan

persediaan obat. Sehingga dengan kelengkapan sarana dan prasarana yang ada di

Instalasi Farmasi, maka dapat dinilai apakah manajemen logistik obat berjalan

dengan lancar atau tidak. Kegiatan akan terlaksana dengan baik apabila segala

fasilitas atau sarana dan prasarana dilihat sudah cukup baik dan lengkap.

4. Prosedur

Menurut Budiharjo (2014) SOP (Standart Operating Prosedure) adalah suatu

perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur

kerja tertentu. Oleh karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan

tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis.

Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan menggunakan wawancara,

telaah dokumen dan observasi maka dapat disimpulkan bahwa SOP yang ada

terkait dengan proses pengelolaan obat sudah dibuat secara singkat dan jelas agar

mudah dimengerti oleh para petugas.

Hal ini sudah sesuai dengan PERMENKES No 72 tahun 2016 bahwa

Penyelenggaraan Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit harus didukung

oleh ketersediaan sumber daya kefarmasian, pengorganisasian yang berorientasi

kepada keselamatan pasien dan standar prosedur operasional.

 112

Pada pelaksanaannya prosedur yang dibuat ini sudah dijalankan oleh SDM

yang melakukan pengelolaan persediaan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah

Madiun, meskipun dalam pelaksanaan SOP terkadang masih ada point yang

terlewatkan dan tidak dilaksanakan. Tidak dilaksanakannya point-point tersebut,

akan menyebabkan kegiatan manajemen logistik obat menjadi terganggu.

Hal ini sesuai dengan penelitian yudha (2012) yang menyatakan bahwa

ketidaklengkapannya prosedur dapat menghambat proses pengelolaan persediaan

obat terlebih lagi kegiatan yang dilakukan sudah menjadi rutinitas harian.

SOP dapat dijadikan sebagai pedoman yang digunakan dalam proses

pelaksanaan manajemen logistik obat, sehingga tujuan dari manajemen logistik

obat dapat tercapai. Dengan adanya prosedur maka dalam pengelolaan obat dapat

berjalan dengan baik dan dapat terhindar dari kesalahan, keraguan dan pekerjaan

menjadi lebih efisien.

Proses Manajemen Logistik Obat

1. Perencanaan Kebutuhan Obat

Perencanaan dan penetapan kebutuhan merupakan langkah awal dalam

proses pengelolaan obat. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan

menggunakan wawancara mendalam dan telaah dokumen pedoman pelayanan

farmasi dan SOP dapat disimpulkan bahwa perencanaan kebutuhan obat di RSI

Siti Aisyah Madiun dalam pelaksanaan belum sesuai pedoman dan Standart

Operasional Prosedur yang ada di rumah sakit. Kegiatan perencanaan dan

penentuan kebutuhan obat di instalasi farmasi menggunakan metode konsumsi.

Metode ini digunakan karena lebih mudah dalam penerapannya. Kegiatan

 113

perencanaan diawali dengan melihat kebutuhan obat pada 10 hari sebelumnya

untuk kebutuhan dalam 1 minggu.

Hasil ini sejalan dengan hasil penelitian Pratiwi (2012) yang menyebutkan

bahwa metode yang digunakan di sub unit gudang farmasi RSUD Kota Depok

adalah dengan menggunakan metode konsumsi yang merupakan dasar dari

perencanaan melalui data laporan jumlah pemakaian sebelumnya.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No 72 tahun 2016, Perencanaan

kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan

Sediaan perbekalan Farmasi sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk

menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.

Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat dengan

menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar

perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi,

kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan

anggaran yang tersedia.

Masalah yang dihadapi dalam perencanaan obat di instalasi farmasi adalah

perencanaan hanya menggunakan metode konsumsi dan kurang memperhatikan

pola penyakit, oleh karena itu menyebabkan stok obat yang ada menjadi tidak

pasti dan pelaksanaan perencanaan kebutuhan obat yang kurang maksimal

sehingga masih ada beberapa obat yang mengalami stock out.

Dalam proses perencanaan kebutuhan obat, Instalasi Farmasi RSI Siti

Aisyah Madiun sudah sesuai pedoman dan standart operasional prosedur di rumah

sakit. Namun tetap saja masih ada kendala dalam menjalankan proses perencanaan
 114

kebutuhan obat. Kendala tersebut adalah ketidak sesuaian antara kondisi yang

diingin dengan kondisi realnya.

Sedangkan menurut Satibi (2016) Metode konsumsi diterapkan

berdasarkan data rill konsumsi perbekalan farmasi periode lalu, dengan berbagai

penyesuaian dan koreksi. Metode konsumsi ini mensyarakatkan bahwa

penggunaan obat periode sebelumnya harus dipastikan rasional. Hal ini

disebabkan metode konsumsi hanya berdasarkan pada data konsumsi sebelumnya

yang tidak mempertimbangkan epidemiologi penyakit. Kalau penggunaan obat

periode sebelumnya tidak rasional, disarankan untuk tidak menggunakan metode

ini karena kalau tidak justru mendukung pengobatan yang tidak rasional di rumah

sakit.

Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat dan mengantipasi

melonjaknya permintaan dan penggunaan obat dalam perencanaan kebutuhuan

obat sebaiknya untuk metode perencanaan kebutuhan obat juga memperhatikan

pola penyakit selain itu petugas lebih memperhatikan stok pengaman serta

melakukan cek stok secara berkala.

2. Penganggaran

Sumber dana merupakan salah satu input yang mendukung terlaksananya

suatu proses. Pelayanan kesehatan akan berjalan dengan baik apabila didukung

dengan pendanaan yang memadai. Begitu juga dengan pelayanan di RSI Siti

Aisyah Madiun, dari hasil penelitian dapat diketahui bahwa dalam proses

penganggaran pengelolaan persediaan obat di RSI Siti Aisyah Madiun berjalan

dengan baik dan tidak terdapat kendala. Pemberian dana diberikan flexibel

sesuai kebutuhan
 115

instalasi farmasi. Adapun mekanisme pencairannya yaitu Instalasi farmasi

melakukan pengadaan sedangkan untuk proses penagihan ada di bagian keuangan.

Menurut Febriawati (2013) Menjabarkan perincian kebutuhan dalam ukuran

uang dengan berpegang kepada ketentuan yang berlaku dan mengikat. Untuk

rumah sakit pemerintah ketentuanya adalah anggaran pemerintah (APBN, APBD,

Inpres, Banpres, dan lain-lain) sedangkan rumah sakit swasta tergantung

ketentuan masing- masing rumah sakit. Dengan adanya hambatan dan

keterbatasan dalam anggaran, maka tidak jarang pada fungsi ini diperlukan

feedback ke perencanaan untuk dilakukan penyesuaian.

Dalam proses penganggaran untuk pengadaan obat di RSI Siti Aisyah

Madiun tidak mengalami kendala karena dana yang diberikan fleksibel sesuai

kebutuhan dari instalasi farmasi mengingat bahwa farmasi merupakan unit

penghasil terbesar dan juga penghabis terbesar. Hal ini seperti yang diungkapkan

oleh penelitian dari Suciati dkk (2006) yang menyatakan bahwa pelayanan

farmasi untuk penyediaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan revenue

center atau pusat pendapatan bagi rumah sakit, mengingat lebih dari 90%

pelayanan kesehatan menggunakan perbekalan farmasi dan 50% dari seluruh

pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi.

Dengan tersedianya anggaran tentunya dapat mempengaruhi dalam proses

perencanaan dan pengadaan obat. Dengan anggaran yang cukup maka kebutuhan

obat akan terpenuhi dengan baik, sebaliknya jika anggaran yang disediakan untuk

pengadaan obat terbatas maka pelayanan kefarmasian rumah sakit akan terganggu

dan rumah sakit akan mengalami kerugian.

 116

3. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah

direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi, dan sumbangan. Tujuan

pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi yang layak dengan

mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan

lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan ( Depkes RI, 2008).

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti, maka dapat

diketahui bahwa proses pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah

Madiun sudah berjalan sesuai dengan standart operasional prosedur yang ada di

rumah sakit. Proses pengadaan yang ada di RSI Siti Aisyah Madiun dimulai dari

pengajuan gudang farmasi ke kepala instalasi farmasi berdasarkan kebutuhan yang

telah direncanakan, setelah itu kepala instalasi farmasi akan membuat surat

pesanan, kemuadian pemesanan akan diajukan ke distributor masing-masing.

Dalam penelitian Sumangkut dan Jansen (2014) menyebutkan hal yang

sama yaitu pengadaan dilakukan secara langsung kepada penyedia barang,

pengadaan seperti ini untuk mempermudah petugas dalam pemesanan barang

kepada penyedia barang.

Untuk pengadaan obat dilakukan setiap 1 minggu sekali, bahkan untuk obat

yang fast moving atau live saving pemesanan obat dapat dilakukan dua kali dalam

satu minggu tergantung bagaimana kebutuhan dan pergerakan obatnya. Hal ini

sesuai dengan yang sudah disampaikan oleh informan dalam penelitian.

Menurut permenkes no 72 tahun 2016, Hal-hal yang perlu diperhatikan

dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

antara
 117

lain: bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa, bahan berbahaya harus

menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS), Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus mempunyai Nomor Izin Edar, dan

expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-

lain). Pengadaan dapat dilakukan melalui pembeliaan, produksi sediaan farmasi,

dan sumbangan. Dalam hal ini Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun

melakukan pengadaan melalui pembelian ke distributor resmi.

Dalam proses pengadaan obat, kendala yang sering terjadi adalah distributor

yang sering terlambat dalam mendistribusikan obat ke rumah sakit atau obat yang

dipesan tidak ada atau kosong dari distributor tersebut, sehingga harus memesan

distributor lain atau pembelian cito ke apotek luar yang dilakukan oleh pihak

gudang. Hal ini tentu membutuhkan waktu tunggu obat yang semakin lama.

Selain itu dilihat berdasarkan perencanaan obat dengan menggunakan

metode konsumsi dirasa akan mempengaruhi dalam proses pengadaan obat yang

akan berakibat vatal seperti halnya kekurangan dan kelebihan stok obat tertentu.

Sedangkan menurut Satibi tahun 2016 pengadaan obat merupakan suatu

proses dari penentuan item obat dan jumlah tiap item berdasarkan perencanaan

yang telah dibuat, pemilihan pemasok, penulisan surat pesanan (SP) hingga SP

diterima pemasok. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengadaan adalah

penentuan pemasok, penentuan jumlah item obat, jumlah barang tiap item obat

dan kelengkapan surat pesanan dan kontrak, negoisasi harga, kapan dipesan dan

cara pembayaran.
 118

Perencanaan obat merupakan tahap awal kegiatan pengelolaan obat dan

pengadaan obat yang merupakan faktor terbesar yang dapat menyebabkan

pemborosan, maka perlu dilakukan efisiensi dan penghematan biaya. Pengelolaan

persediaan obat yang tidak efisien akan memberikan dampak negatif terhadap

rumah sakit, baik medik maupun ekonomi (Malinggas, 2015).

Untuk meminimalisir akan pengadaan obat yang kurang, maka instalasi

farmasi dan manajemen rumah sakit perlu mengetahui secara jelas kebutuhan obat

seperti dalam Permenkes Nomor 72 tahun 2016 menyatakan bahwa pengadaan

merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan

kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan

waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu.

Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan,

penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana,

pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak,

pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran.

Berdasarkan hasil dan pembahasan diatas bahwa proses pengadaan

persediaan obat sudah dilaksanakan sesuai dengan apa yang dijelaskan dalam

prosedur pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun. Namun

untuk menghindari kekosongan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun

sebaiknya melakukan pemantauan obat secara berkala dan melakukan evaluasi

untuk perencanaan pengadaan dan memilih distributor yang dapat berkerjasama

dengan baik.
 119

4. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan

cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai

aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan

penyimpanan adalah memelihara mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan

yang tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan, memudahkan pencarian dan

pengawasan (Depkes RI, 2008).

Berdasarkan hasil penelitian maka dapat diketahui bahwa proses

penyimpanan di Instalasi Farmasi sudah dilaksanakan sesuai standar operasional

prosedur yang ada di instalasi farmasi namun belum berjalan secara maksimal.

Metode penyimpanan obat yang digunakan di gudang farmasi disusun

berdasarkan abjad dan penyimpanan di ruangan disusun berdasarkan farmakalogi

dengan menggunakan prinsip FEFO/FIFO.

Hasil penelitian ini juga didukung oleh hasil penelitian sheina dan umam

(2010) yang menyebutkan bahwa penyimpanan dan penyusunan obat di gudang

Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1 menggunakan

metode FIFO dan FEFO dan berdasarkan abjad. Metode ini digunakan agar

mempermudah petugas dalam pengambilan obat-obat an dan menjaga mutu obat-

obat an di Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta unit 1.

Namun dalam kondisi tertentu sistem FEFO/FIFO penerapan nya tidak

terlaksana secara maksimal. Hal ini dikarenakan tenaga dan tempat yang belum

memungkinkan untuk melakukan sesuai standart penyimpanan.

 120

Menurut Permenkes No 72 tahun 2016 Instalasi Farmasi harus dapat

memastikan bahwa Obat disimpan secara benar dan diinspeksi secara periodik.

Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk sediaan,

dan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dan

disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out

(FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen.

Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

yang penampilan dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike)

tidak ditempatkan berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah

terjadinya kesalahan pengambilan Obat. Rumah Sakit harus dapat menyediakan

lokasi penyimpanan Obat emergensi untuk kondisi kegawatdaruratan. Tempat

penyimpanan harus mudah diakses dan terhindar dari penyalahgunaan dan

pencurian.

Dalam kegiatan penyimpanan, barang yang sudah diterima dan sudah

diperiksa oleh petugas gudang farmasi disimpan di gudang farmasi. Akan tetapi

penyusunan obat yang dilakukan di rak rak belum ada pemberian nama dan kode

pada rak-rak obat nya, hanya dibedakan rak obat reguler dan rak obat BPJS,

Begitu juga dalam kondisi tertentu penerapan sistem FEFO/FIFO tidak terlaksana

secara maksimal. Selain itu masih terlihat tumpukan karton-karton, khususnya

untuk infus terdapat dalam karton dan ditumpuk-tumpuk, tidak jarang untuk infus

juga masih ditata diluar gudang dan untuk obat-obat an tablet dan kapsul sudah

diletakan didalam rak, sedangkan untuk salep, sirup, obat tetes di dalam

gudang farmasi
 121

belum ada lemari penyimpanan, sehingga langsung didistribusi ke ruangan-

ruangan.

Menurut hasil penelitian Wardhana (2013) yang menyebutkan bahwa

terjadinya medication error disebabkan karena obat-obat an yang disimpan tidak

menggunakan kode atau tanda khusus baik obat yang expired date atau yang tidak

expired date. Dengan menggunakan tanda khusus, kode atau pelabelan tersebut

diharapkan agar lebih mudah membedakan jenis obat.

Menurut Depkes RI tahun 2008 untuk mempermudah pengendalian stok,

perbekalan farmasi harus disusun dengan langkah sebagai berikut :

1. menggunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) / FIFO (First In First

Out) yaitu perbekalan farmasi yang masa kadaluwarsanya lebih awal atau yang

diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya perbekalan

farmasi yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan

umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.

2. Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar diatas pallet secara rapi dan

teratur.

3. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.

4. Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara,

cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.

5. Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomer kode, pisahkan

perbekalan farmasi dalam dan penggunaan luar.

6. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.

 122

7. Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan

perbekalan farmasi tetap dalam box masing-masing.

8. Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan

rotasi stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada dibelakang

sehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluwarsa habis.

Dalam proses penyimpanan ada beberapa faktor hambatan yang

mempengaruhi proses penyimpanan di RSI Siti Aisyah Madiun antara lain yaitu

kurangnya petugas pelaksana yang ada digudang farmasi membuat pekerjaan yang

seharusnya dilakukan menjadi tertunda, serta kondisi gudang yang kurang luas.

Dari hasil penelitian diketahui bahwa luas gudang adalah 3x5 m 2. Hal ini sudah

sesuai dengan persyaratan luas minimal gudang menurut Depkes RI 2010 yang

tercantum dalam buku satibi tahun 2016, namun luas tersebut dirasa masih kurang

memadai karena dalam penelitian tersebut diketahui bahwa gudang farmasi RSI

Siti Aisyah Madiun tidak hanya digunakan untuk menyimpan obat namun juga

untuk menyimpan alat kesehatan. Selain itu dengan kondisi yang kurang memadai

tersebut menyebabkan terjadinya penumpukan kardus yang berisi obat-obat an

dan adanya beberapa infus yang tidak dapat masuk ke dalam gudang.

Menurut Depkes RI 2008 Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam

merancang bangunan gudang agar mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan,

penyusunan, pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi adalah sebagai

berikut: Kemudahan bergerak, sirkulasi udara yang baik, penempatan rak dan

penggunaan Pallet, serta menghindari adanya penumpukan bahan-bahan yang

mudah terbakar seperti dus, karton, dan lain-lain.

 123

Berdasarkan pernyataan diatas dapat diketahui bahwa luas gudang yang

kurang memadai tentunya sangat menghambat petugas gudang dalam melakukan

proses penyimpanan obat di gudang farmasi. Petugas gudang menjadi tidak

leluasa bergerak pada saat akan menyusun obat-obatan yang baru diterima nya.

Minimnya luas gudang farmasi juga menyebabkan petugas gudang terpaksa harus

menumpuk obat-obat an dan alat kesehatan yang disimpan didalam nya.

Dengan adanya hal tersebut sebaiknya pihak Instalasi Farmasi RSI Siti

Aisyah Madiun melakukan pengaturan kembali tata ruang gudang sehingga

penataan lebih rapi lagi, menambah rak penyimpanan obat agar petugas farmasi

lebih mudah dalam menemukan jenis persediaan obat serta gudang segera

dibangun sesuai standart agar kegiatan pengelolaan persediaan obat dapat efektif

dan efisien.

5. Pendistribusian

Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah

sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan

rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Tujuan pendistribusian

adalah tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan secara tepat waktu,

tepat jenis, dan jumlah (Depkes RI, 2008).

Proses pendistribusian obat di RSI Siti Aisyah Madiun dilakukan dengan

sistem desentralisasi yaitu melalui apotek dan unit-unit yang ada di rumah sakit.

Jika stok obat di apotek tersebut sudah habis atau sedikit jumlahnya, maka pihak

apotek akan melakukan permintaan ke gudang farmasi yang disertai dengan bukti

berupa surat pesanan atau surat permintaan obat. Permintaan setiap unit akan obat
 124

semua ditujukan ke gudang farmasi. Pendistribusian obat-obat an ke unit rumah

sakit dipusatkan ke gudang farmasi tujuannya adalah untuk memudahkan

pendataan terhadap obat-obat an yang dikeluarkan.

Menurut Depkes RI tahun 2008 sistem distribusi dosis unit desentralisasi

dilakukan oleh beberapa depo/satelit IFRS di sebuah rumah sakit. Pada dasarnya

sistem distribusi desentralisasi ini sama dengan sistem distribusi obat persediaan

lengkap di ruang, hanya saja sistem distribusi desentralisasi ini dikelola

seluruhnya oleh apoteker yang sama dengan pengelolaan dan pengendalian oleh

IFRS sentral. Dalam proses pendistribusian obat dipengaruhi oleh banyak

sedikitnya jumlah permintaan obat, jika obat yang tersedia di gudang farmasi

jumlahnya memungkinkan, maka bisa dilakukan pendistribusian ke unit tersebut,

akan tetapi jika obat yang diminta jumlahnya tidak memungkinkan maka tidak

dapat dilakukan

pendistribusian.

Sementara itu, dalam proses pendistribusian seringkali mengalami masalah.

Bedasarkan informasi dari petugas gudang, masalah yang sering terjadi adalah

jika obat yang dipesan telat datang bahkan kosong. Hal ini tentu saja dapat

menghambat proses pendistribusian obat di rumah sakit.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara dan data

sekunder, maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan pendistribusian obat

selama ini yang dilakukan oleh petugas pelaksanan gudang farmasi sudah sesuai

dengan standar operasional prosedur yang ada di rumah sakit. Akan tetapi ada

beberapa kendala atau masalah yaitu apabila barang yang diminta telat datang atau

bahkan kosong tentu akan mempengaruhi pendistribusian. Untuk menghindari hal

tersebut
 125

sebaiknya pihak instalasi farmasi lebih meningkatkan pemantauan stok obat

secara berkala agar meminimalisir adanya obat yang kosong.

6. Pemeliharaan

Menurut Seto (2015) Persediaan yang menjadi tanggung jawabnya seorang

apoteker (APA dan apoteker pendamping) adalah harus selalu memelihara obat dari:

Kerusakan, Kedaluwarsa, hilang. satu dan lain hal adalah usaha untuk menjaga dan

melindungi kualitas dan kuantitas obat dari hal hal tersebut diatas.

Pemeliharaan obat-obat an di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun agar

tidak rusak atau expired date dengan menyimpan obat sesuai label atau petunjuk

penyimpanan obat yang sudah tertera pada obat. Selain itu petugas farmasi juga

mengecek suhu obat setiap hari dan obat yang mendekati expire date.

Hal ini sesuai dengan pedoman prosedur pemeliharaan obat di RSI Siti

Aisyah Madiun antara lain dengan setiap pagi mengontrol suhu lemari pendingin,

suhu ruang dan kelembapan udara dengan termometer yang sudah ditara/di

kalibrasi kemudian dicatat pada lembar monitoring suhu dan kelembapan yang

sudah tersedia. Bila suhu melebihi standar lapor ke bagian pemeliharaan untuk

ditindak lanjuti.

Menurut Seto (2015) pemeliharaan merupakan upaya untuk melindungi dari:

1. Faktor panas, dengan menghindari dari cahaya/sinar matahari secara langsung.

2. Kelembaban, bila perlu ruangan dilengkapi dengan Dehumidifer.

3. Kerusakan fisik

4. Kedaluwarsa, bila ditemukan banyak yang expired, berati siklus manajemen

logistik tidak berjalan dengan baik (Ingat 3S dan 3K)

 126

5. Serangga dan hama, dengan selalu menjaga kebersihan ruangan penyimpanan

dan peracikan

6. Pencuri

7. Api, obat yang disimpan sebagian adalah mudah terbakar antara lain : alkohol,

aether narcose, dll.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti dapat disimpulkan

bahwa pemeliharaan obat sudah sesuai prosedur yakni dengan mengontrol suhu

setiap hari baik pada suhu lemari pendingin atau pun suhu ruangan sehingga

kualitas produk obat yang disimpan di gudang farmasi dan di pelayanan farmasi

RSI Siti Aisyah Madiun dapat terjamin mutunya.

7. Penghapusan

Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan

farmasi yang tidak terpakai karena kaduluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi

standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada

pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tujuan penghapusan adalah

untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola

sesuai dengan standar yang berlaku (Depkes, 2008).

Dari hasil penelitian diketahui bahwa penghapusan obat-obat an di RSI

Siti Aisyah Madiun adalah dengan cara menyerahkan obat ke gudang farmasi 6

bulan sebelum obat expired date, kemudian gudang akan memilih barang mana

yang bisa di retur dan yang tidak bisa. Untuk obat yang telah rusak atau expired

date dan tidak dapat dikembalikan ke distributor maka rumah sakit akan

melakukan penghapusan sesuai dengan prosedur yang ada dirumah sakit.

Penghapusan obat yang dilakukan

 127

di RSI Siti Aisyah Madiun dengan melalui kerja sama dengan pihak ke 3

dikarenakan RSI Siti Aisyah Madiun belum memiliki inecerator sendiri.

Menurut Permenkes No 72 tahun 2016 adapun tahapan pemusnahan Obat

terdiri dari : Membuat daftar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis

habis pakai yang akan dimusnahkan, menyiapkan berita acara pemusnahan,

mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait,

menyiapkan tempat pemusnahan dan melakukan pemusnahan disesuaikan dengan

jenis dan bentuk sediaan serta peraturan yang berlaku.

Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa kegiatan

pengahapusan di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun yaitu dengan

mengembalikan atau meretur obat ke disributor dan untuk obat yang tidak dapat

dikembalikan ke distributor maka rumah sakit akan menyerahkan ke pihak

sanitasi agar dilaksanakan pemusnahan oleh pihak ke tiga. Untuk menghindari

adanya obat expired date lebih banyak maka sebaiknya pihak instalasi farmasi

mengevaluasi stok obat yang slow moving dan yang sudah tidak diresepkan lagi

selama 3 bulan berturut-turut, serta memilih distributor yang kebijakan dalam

retuur obat lebih flexsibel.

8. Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan

tercapainya sasaran yang diinginkannya sesuai dengan strategi dan program yang

telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan/kekurangan dan kekosongan stok

di unit-unit pelayanan (Depkes, 2008).

 128

Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara, observasi dan

telaah dokumen dapat diketahui bahwa proses pengendalian persediaan obat di

Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun dengan menggunakan stock opname.

Berdasarkan hasil telaah dokumen berupa prosedur pengendalian dengan

stock opname dapat diketahui bahwa kegiatan stock opname di Instalasi farmasi

RSI Siti Aisyah Madiun dilakukan setiap 4 bulan sekali yaitu bulan april, agustus

dan desember, akan tetapi dalam proses pengendalian terkadang terhambat karena

tidak bisa memantau stok secara berkala.

Sedangkan pada Permenkes RI No 72 Tahun 2016 tentang standar

pelayanan kefarmasian di rumah sakit disampaikan bahwa tujuan pengendalian

persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

adalah untuk:

1. penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit;

2. penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi

3. memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan

kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan serta

pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai.

Kendala dalam kegiatan stock opname yang biasa ditemui oleh petugas

diantaranya adalah disebabkan karena keterbatasan tenaga dan pengentahuan

sehingga pengendalian nya tidak bisa dilaksanakan secara periodik. Hal ini tentu

dapat membuat kegiatan perencanaan obat yang dilakukan gudang farmasi pun

menjadi terhambat. Obat-obat an yang kaduluwarsa pun terlambat diketahui.

 129

Menurut Permenkes RI No 72 Tahun 2016 tentang standar pelayanan

persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

adalah:

1. melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving);

2. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan

berturut-turut (death stock);

3. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.

Berdasarkan pernyataan diatas dapat diketahui bahwa pengendalian

persediaan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum mempunyai

metode khusus untuk pengendalian persediaan. Metode dalam pengendalian

merupakan tindakan yang sangat penting dalam menghintung berapa jumlah

optimal tingkat persediaan yang diharuskan.

Output Manajemen Logistik Obat

1. Ketersediaan Obat di RSI Siti Aisyah Madiun

Menurut permenkes No 72 tahun 2016 tujuan dari pengelolaan persediaan

obat adalah untuk menjamin ketersediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai yang aman, bermutu, bermanfaat, dan terjangkau.

Dari hasil penilitian diketahui bahwa secara garis besar ketersediaan obat di

Instalasi farmasi sudah sesuai kebutuhan, akan tetapi memang ada beberapa obat

terkadang tidak tersedia disebabkan karena stok yang ada terbatas dan disebabkan

karena kosong dari distributor. Dari hasil penelitian juga diketahui bahwa di

Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun masih ada obat yang mengalami

kekosongan dan kadaluwarsa ataupun rusak.

 130

Data obat rusak atau expired date pada tahun 2016 yakni dengan total

Rp24.123.598. Obat rusak atau expired date sebagian besar berasal dari obat-obat

atau alkes di ruang keperawatan. Pada tahun ini trendnya sudah menurun

dikarenakan adanya pelaksanaan pemantauan oleh petugas instalasi farmasi

setiap bulan sekali. Yang tidak bisa dihindari adalah obat-obat an expired date

yang proses retuur nya harus kemasan box utuh.

Sedangkan untuk penolakan dan penggantian obat di Instalasi Farmasi RSI

Siti Aisyah Madiun sangat kecil. Tolakan obat pada pasien rawat inap dan rawat

jalan rata-rata hanya 1%. Penyebab penolakan tersebut DPJP menulis obat non

formularium.

Menurut hasil penelitian Somantri (2013) juga menyebutkan bahwa adanya

presentase nilai obat kaduluwarsa karena pengelolaan obat yang kurang baik

khususnya pada tahap penyimpanan. Hal ini disebabkan karena peresepan dokter

bervariasi, sehingga menyebabkan obat-obat yang digunakan berubah, akibatnya

banyak obat yang tidak keluar atau tidak digunakan dan menumpuk.

Hal ini dapat diketahui bahwa salah satu penyebab obat expired date di

ruang keperawatan RSI Siti Aisyah Madiun adalah peresepan dokter bervariasi,

dokter meresepkan non formalarium sehingga menyebabkan obat-obat yang

digunakan berubah, akibatnya banyak obat yang tidak keluar atau tidak digunakan

dan menumpuk.

Hasil penelitian Sheina (2010) yang dilakukan di RS PKU Muhammadiyah

Unit 1 didapatkan hasil presentase obat kaduluwarsa dan rusak sebesar 0,03%.

Hal tersebut disebabkan penyimpanan dan penyusunan belum sesuai dengan jenis

dan
 131

sediaan, selain itu kondisi gudang yang tidak memadai serta pengaturan suhu yang

tidak tertentu.

Sedangkan di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah total obat expired pada tahun

2016 adalah Rp24.123.598. Hal ini tentu belum dikatakan efisien dan belum

sesuai standar yang dibuat oleh Dirjen Kefarmasian dan Alat kesehatan Tahun

2010 yang menyatakan bahwa presentase obat kaduluarsa dan rusak sebesar 0 %.

Dalam keputusan menteri kesehatan RI No HK.02.02/MENKES/52/2015

tentang rencana strategis kementerian kesehatan tahun 2015-2019 menyatakan

bahwa salah satu strategi pembangunan kesehatan 2015-2019 yaitu meningkatkan

ketersediaan, keterjangkauan, pemerataan dan kualitas farmasi dan alat kesehatan.

Dalam rencana strategis kementerian kesehatan tahun 2015 -2019 juga

menyebutkan bahwa salah satu kegiatan yang akan dilakukan adalah dukungan

manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya pada program kefarmasian dan

alat kesehatan dengan sasaran kegiatan ini adalah meningkatnya dukungan

manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya pada program kefarmasian dan

alat kesehatan dengan indikator pencapaian sasaran adalah presentase kepuasan

pasien terhadap dukungan manajemen sebesar 95%.

Adapun upaya yang dilakukan pihak Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah

Madiun dalam mengatasi terjadinya kekosongan obat yaitu dengan mencarikan

obat ke PBF lain atau rekanan luar. Namun sebelum nya apabila punya obat lain

yang sama di koordinasikan dulu ke dokter, apabila boleh diganti akan diganti

dengan obat yang kandungan nya sama.

 132

Berdasarkan hasil penelitian berikut menunjukan bahwa ketersediaan obat di

Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum sesuai kebutuhan, ada penolakan

ataupun penggantian namun kecil. Untuk mengurangi adanya penolakan dan

penggantian obat pihak instalasi farmasi melakukan sosialisasi untuk penggunaan

obat formularium kepada DPJP. Dengan masih adanya obat yang mengalami

kekosongan dan kadaluwarsa atau rusak maka dapat dikatakan bahwa input masih

kurang baik sumber daya manusia yang kurang di gudang farmasi, pelaksanaan

prosedur kerja yang kurang maksimal dan perencanaan yang kurang baik, serta

sarana yang kurang memadai seperti gudang penyimpanan.

 BAB 6

KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN

A. Input

Input dalam manajaemen logistik obat di instalasi farmasi yang dapat

mempengaruhi suatu proses dan output yakni SDM yang kurang khususnya untuk

petugas pelaksana gudang hanya ada 3 orang harusnya 6 orang petugas, masih ada

point dalam SOP yang diabaikan, Sarana kurang memadai terutama untuk gudang

penyimpanan yang kurang luas. Sedangkan untuk anggaran di RSI Siti Aisyah

dalam pemberian dana nya tidak ribet dan fleksibel sesuai yang dibutuhkan oleh

pihak Instalasi Farmasi.

B. Proses

Dengan input yang ada sebagai berikut maka dapat mempengaruhi proses

manajemen logistik obat menjadi tidak berjalan maksimal khususnya dalam fungsi

perencanaan, pengadaan dan pengendalian yang belum efektif serta penyimpanan

yang kurang memadai. Sedangkan untuk proses penganggaran, pendistribusian

dan penghapusan tidak mengalami kendala dan sudah sesuai dengan prosedur

yang ada.

C. Output

Ketersediaan obat belum sesuai kebutuhan, hal ini masih terlihat bahwa

terdapat penolakan ataupun penggantian obat kepada pasien meskipun kecil.

Untuk tolakan obat pada pasien rata-rata hanya 1%. Dan juga masih terdapat obat

rusak dan expired date pada tahun 2016 yakni dengan total biaya Rp 24.123.598.

133
 134

SARAN

1. Bagi Rumah Sakit

a. Untuk instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun sebaiknya melakukan

perbaikan pelayanan dalam hal manajemen logistik obat, dengan penempatan

jabatan sesuai dengan pendidikan yang disyaratkan dan merotasi SDM yang

berada di instalasi farmasi rawat jalan ke gudang farmasi, serta segera

melakukan penambahan SDM jika diperlukan.

b. lebih memperhatikan sarana gudang farmasi yang kurang memadai, khususnya

untuk gudang farmasi segera dibangun gudang yang sesuai standart, serta

pengaturan kembali tata ruang gudang dan memisahkan antara tempat

penyimpanan obat dan alat kesehatan agar kegiatan pengelolaan obat dapat

terlaksana secara efektif dan efisien.

2. Bagi Institusi Pendidikan

Hasil penelitian ini diharapkan sebagai bahan kajian dan bahan

pertimbangan untuk kegiatan penelitian selanjutnya.

3. Bagi Peneliti Lain

Untuk peneliti selanjutnya diharapkan untuk melakukan dan

mengembangkan penelitian lebih lanjut mengenai analisis manajemen logistik

obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun.

4. Bagi Pembaca

Untuk kesempurnaan ini diharapkan bagi semua pihak untuk memberi

masukan yang bersifat membangun agar pada penelitian selanjutnya bisa lebih

sempurna.
 DAFTAR PUSTAKA

Aditama, Tjandra Yoga. 2015. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta : UI

Press

Badaruddin, Mahmud. 2015. Gambaran pengelolaan persediaan obat digudang

farmasi RSUD kota sekayu kabupaten musi banyuasin palembang. Jakarta:
Skripsi UIN

Buku Pedoman Pelayanan Farmasi.2015.Madiun : RSI Siti Aisyah Madiun

Buku Pedoman Pengorganisasian Instalasi Farmasi. 2015. Madiun : RSI Siti

Aisyah Madiun

Depkes RI. 2008. Pedoman Pengelolaan perbekalan Farmasi di Rumah Sakit.

Jakarta : Diretorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

Depkes RI, 2010. Materi-materi kefarmasian di instalasi farmasi kabupaten/kota.

Jakarta : Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian Dan Alat Kesehatan
Kementrian Kesehatan RI bekerja sama dengan International Coorperation
Agency (JICA)

Fadhila, Rahmi. 2013. Studi Pengendalian Persediaan Obat Generik Melalui

Metode Analisis ABC, EOQ dan ROP di Gudang Farmasi RS Islam
Asshobirin Tahun 2013. Jakarta : Skripsi UIN

Febriawati, Henny. 2013. Manajamen Logistik Farmasi Rumah Sakit.

Yogyakarta: Gosyen Publising

Hamzah, Amir. 2008. Manajemen Farmasi. Jakarta : PPB SMF-SMKF

Hasibuan, S.P Malayu. 2015. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Bumi
Aksara

Ir.M.Budiharjo. 2014. Panduan Menyusun SOP. Jakarta : Swadaya Grub

Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK.02.02/MENKES/52/2015 tentang

rencana strategis menteri kesehatan Tahun 2015-2019

Lydianita. 2016. Dasar-Dasar Manajemen Farmasi. Jakarta : Prestasi Pustaka

Malinggas. 2015. Gambaran Manajemen Logistik Obat di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Umum Daerah DR Sam Ratulangi Tondano. Jurnal

Muhhamad. 2009. Aplikasi Manajemen Pengelolaan Obat dan

makanan.Yogyakarta : Nuha Medika

135
 136

Notoatmodjo, soekidjo. 2011. Kesehatan Masyarakat Ilmu dan Seni. Jakarta :

Rineka Cipta

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 tentang Standar

Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit

Pratiwi, Sauzan. 2012. Gambaran Perencanaan obat antibiotik menggunakan

analisis ABC di sub unit gudang farmasi rumah sakit umum daerah kota
depok Tahun 2012. Depok. Skripsi FKM UI

Prihatiningsih, Dina. 2012. Gambaran Sistem Penyimpanan Obat di Gudang

Farmasi RS. Asri Tahun 2011. Depok : Skripsi FKM UI

Prof.Dr.Sugiyono. 2015. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandng : Alfabeta

Rahmawati, Mella. 2016. Analisis Waktu Tunggu Pelayanan Pasien Rawat Jalan
Di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Tahun 2016. Madiun : Skripsi
Stikes BHM

Saryono. 2013. Metodologi Penelitian Kualitatif dan Kuantitatif. Yogyakarta :

Nuha Medika

Satibi.2016. Manajemen Obat di Rumah Sakit. Yogyakarta : Gadjah Mada

University Press

Seto,S., Nita Yunita,. Triana lily. 2015. Manajemen Farmasi Edisi 4. Surabaya :
Airlangga University Press

Sheina, baby, M.R umam, Solikhah. 2010. Penyimpanan obat di gudang Instalasi
Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1. Yogyakarta : jurnal
skripsi FKM Universitas Ahmad dahlan

Siregar, Ch.J.P., dan Amalia, L. 2004. Farnasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan.
Jakarta : Penerbit Buku Kedokteran EGC

Somantri, Anggiani Pratiwi. 2013. Evaluasi Pengelolaan Obat Di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit “X”. Surakarta : Naskah Publikasi Universiatas
Muhammadiyah Surakarta

Suciati, S dan adisamito,B. 2006, Analisa perencanaan obat berdasarkan ABC

indeks kritis di instalasi farmasi rumah sakit. Jurnal, Manajemen kesehatan

Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Depkes RI, Jakarta

Utari, Anindita. 2014. Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode
Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Bufferstock dan
Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014.
Jakarta : Skripsi FKIK UIN
 137

Winasari, Ajrina. 2015. Gambaran Penyebab Kekosongan Stok Obat Paten dan
Upaya Pengendaliannya di Gudang Medis Instalasi Farmasi RSUD Kota
Bekasi Pada Triwulan 1 Tahun 2015. Jakarta : Skripsi UIN

Wardhana, zendy priscillia. 2013. Profil Penyimpanan Obat Di Puskesmas Pada

Dua Kecamatan Yang Berbeda Di Kota Kediri. Surabaya : Jurnal
Universitas Surabaya
 PEDOMAN WAWANCARA

MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI INSTALASI FARMASI RSI SITI

AISYAH MADIUN TAHUN 2017

Nama Informan :

Pendidikan :

Jabatan :

Masa Kerja :

PERTANYAAN :

I. INPUT

A. SDM

1. Siapa saja yang terlibat dalam pengelolaan obat di Instalasi Farmasi RSI

Siti Aisyah Madiun?

2. Bagaimana komposisi (jumlah dan kualifikasi) tenaga terkait dalam

manajemen logistik obat?

3. Apakah pelatihan mengenai proses perbekalan/logistik obat pernah

diadakan? kalau pernah berapa kali dalam setahun?

4. Apakah pernah dilakukan mengenai evaluasi kinerja SDM?

B. Anggaran

1. Apakah ada dana khusus untuk manajemen logistik obat di Instalasi

Farmasi?

2. Bagaimana proses pengganggaran? Apakah ada kendala atau masalah

dalam proses penganggaran?

137 138
 139

C. Sarana Dan Pasarana

1. Fasilitas apa saja yang digunakan dalam proses manajemen logistik obat di

Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?

2. Bagaimana kondisi sarana dan prasarana yang dimiliki dalam kegiatan

manajemen logistik obat?

3. Apakah ada kendala atau permasalahan berkaitan dengan sarana dan

prasarana yang dapat menghambat proses pengelolaan obat?

D. Prosedur

1. Apakah terdapat prosedur kerja dalam proses manajemen logistik obat?

2. Apakah ada kendala yang menghambat pelaksanaan prosedur dalam

manajemen logistik obat?

II. PROSES

A. Perencanaan Kebutuhan Obat

1. Bagaimana proses perencanaan kebutuhan persediaan obat yang dilakukan

oleh Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?

2. Bagaimana perencanaan kebutuhan obat BPJS? Apakah sudah sesuai

FORNAS?

3. Apakah perencanaan kebutuhan obat yang selama ini dilakukan oleh pihak

Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun sudah efektif?

4. Adakah kendala dalam proses perencanaan kebutuhan obat? Jika ada,

Bagaimana solusinya?
 140

B. Penganggaran

1. Bagaimana proses penganggaran dalam kegiatan pengadaan obat?

2. Apakah terdapat kendala atau masalah dalam proses penganggaran obat,

Bagaimana solusinya?

C. Pengadaan

1. Bagaimana proses pengadaan obat yang dilakukan oleh pihak Instalasi

Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?

2. Kapan pengadaan obat dilakukan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan

untuk pengadaan obat?

3. Apakah ada kendala dalam proses pengadaan? Jika ada, Bagaimana

solusinya?

D. Penyimpanan

1. Bagaimana proses penyimpanan yang dilakukan oleh petugas Instalasi

Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?

2. Apa saja yang mempengaruhi proses penyimpanan persediaan obat?

3. Bagaimana pendapat anda mengenai kondisi gudang tempat penyimpanan

obat? Apakah sudah sesuai dengan aturan tata ruang penyimpanan?

4. Apakah ada kendala dalam proses penyimpanan? Jika ada, Bagaimana

solusinya?

E. Pendistribusian

1. Bagaimana proses distribusi obat di RSI Siti Aisyah Madiun?

2. Apakah ada kendala yang terdapat pada proses pendistribusian obat? Jika

ada, Bagaimana solusinya?

 141

F. Pemeliharaan

1. Bagaiman proses pemeliharaan obat yang dilakukan oleh pihak Instalasi

farmasi agar obat-obatan tidak mengalami kadaluarsa atau rusak?

2. Apakah sudah ada prosedur mengenai pemeliharaan? Sudah kah sesuai

prosedur ?

3. Apakah ada kendala dalam proses pemeliharaan obat ? Jika ada, Bagaimana

solusinya?

G. Penghapusan

1. Bagaiman proses penghapusan yang dilakukan oleh pihak gudang jika ada

obat-obatan yang mengalami kadaluarsa atau rusak?

2. Apakah ada kendala dalam proses penghapusan? Jika ada, Bagaimana

solusinya?

H. Pengendalian

1. Apakah sudah dilakukan pengendalian dan bagaimana proses pengendalian

persediaan yang dilakukan oleh Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah?

2. Apakah ada kendala dalam melakukan pengendalian persediaan obat? Jika

ada, Bagaimana solusinya?

III. OUTPUT

A. Keamanan dan Ketersediaan Obat

1. Bagaimana ketersediaan dan keamanan obat yang disimpan di Instalasi

farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?

2. Apakah output yang dihasilkan sudah sesuai dengan yang diharapkan?

3. Bagaimana penanganan yang dilakukan jika terjadinya kekosongan obat?

 142

LEMBAR OBSERVASI
Instrumen Penelitian Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat
di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Tahun 2017

SDM
Ketersediaan SDM
NO Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Terdapat kepala instalasi
farmasi
2 Terdapat kepala gudang
3 Tedapat staf gudang
4 Terdapat apoteker
5 Terdapat tenaga teknis
kefarmasian
6 Petugas gudang mulai
kegiatan tepat waktu sesuai
jam yang telah ditentukan
7 Petugas gudang pulang
sesuai tepat waktu
8 Petugas melakukan kegiatan
manajemen logistik obat
sesuai SOP yang berlaku

Sarana Prasarana
Sarana Prasarana
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedianya ruangan/kantor untuk kepala
gudang
2 Tersedianya ruangan/ kantor untuk kepala
instalasi farmasi
3 Ruang/kantor terpisah dengan gudang obat
4 Terdapat komputer
5 Terdapat meja,kursi,lemari di ruangan atau
kantor
6 Tersedia telepon
7 Terdapat ATK di ruangan atau kantor
8 Terdapat prosedur untuk
pengelolaan persediaan obat
9 Gudang penyimpanan yang ideal
10 Terdapat AC atau kipas angin
11 Terdapat tabung APAR
 143

Prosedur
Prosedur
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia prosedur perencanaan kebutuhan
obat
2 Tersedia prosedur penganggaran
kebutuhan obat
3 Tersedia prosedur pengadaan obat
4 Tersedia prosedur penyimpanan obat
5 Tersedia prosedur pendistribusian obat
6 Tersedia prosedur penghapusan atau
pemusnahan obat
7 Tersedia prosedur pemeliharaan obat
8 Tersedia prosedur pengendalian
kebutuhan obat

Perencanaan
Perencanaan
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Petugas mengevaluasi obat yang
datang dan tidak datang di
Instalasi Farmasi
2 Merekap penggunaan obat
selama 1 bulan
3 Menentukan jumlah obat yang
akan dipesan
4 Menentukan distributor yang
akan mengirimkan obat
5 Membuat surat pesanan obat ke
distributor
6 Petugas memantau sisa
persediaan obat
 144

Penyimpanan
Syarat gudang
No Pernyataan Observasi hasil keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia rak atau lemari
penyimpanan obat
2 Tersedia lemari khusus yang
terkunci untuk penyimpanan
narkotika dan psikotropika
3 Tersedia lemari pendingin untuk
penyimpanan obat jenis tertentu
yang memerlukan suhu dingin
4 Luas gudang minimal 3x4 M2
5 Ada ventilasi agar ada aliran udara
dan tidak lembap
6 Lantai dari tegel atau semen
7 Pembuatan sudut lantai atau dinding
yang tidak tajam
8 Ada gudang penyimpanan obat
9 Dinding dibuat licin
10 Ruang kering tidak lembap
11 Cahaya cukup
12 Gudang menggunakan sistem satu
lantai
13 Terdapat AC atau kipas angin
14 Bahan mudah terbakar disimpan di
ruangan khusus (terpisah dari
gudang induk)
15 Dihindari adanya penumpukan
dus,karton dan lain-lain

Pengaturan Penyimpanan
No Pernyataan Observasi Hasil keterangan
Ya Tidak
1 Penggolongan obat menurut bentuk sediaan
2 Penggolongan obat sesuai alfabetis
3 Menggunakan almari,rak, dan pallet
4 Menggunakan almari khusus untuk
perbekalan farmasi yang
memerlukan penyimpanan pada suhu
tertentu
5 Menerapkan metote penyimpanan metode
FIFO/FEFO
6 Dilengkapi kartu stok
 145

pengendalian
Pengendalian
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Melakukan evaluasi persediaan
yang jarang digunakan (slow
moving)
2 Melakukan evaluasi persediaan
yang tidak digunakan dalam
waktu 3 bulan berturut-turut
(death stock)
3 Melakukan stock opname secara
periodik dan berkala
 155

HASIL
LEMBAR OBSERVASI
di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Tahun 2017
SDM
Ketersediaan SDM
NO Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Terdapat kepala instalasi Ѵ
farmasi
2 Terdapat kepala gudang Ѵ
3 Tedapat staf gudang Ѵ
4 Terdapat apoteker Ѵ
5 Terdapat tenaga teknis Ѵ
kefarmasian
6 Petugas gudang mulai Ѵ
kegiatan tepat waktu sesuai
jam yang telah ditentukan
7 Petugas gudang pulang Ѵ
sesuai tepat waktu
8 Petugas melakukan kegiatan Ѵ
manajemen logistik obat
sesuai SOP yang berlaku

Sarana Prasarana
Sarana Prasarana
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedianya ruangan/kantor Ѵ
untuk kepala gudang
2 Tersedianya ruangan/ kantor Ѵ
untuk kepala instalasi farmasi
3 Ruang/kantor terpisah dengan Ѵ
gudang obat
4 Terdapat computer Ѵ
5 Terdapat meja,kursi,lemari di Ѵ
ruangan atau kantor
6 Tersedia telepon Ѵ
7 Terdapat ATK di ruangan atau Ѵ
kantor
8 Terdapat prosedur untuk Ѵ
pengelolaan persediaan obat
9 Gudang penyimpanan yang ideal V
10 Terdapat AC atau kipas angina V
11 Terdapat tabung APAR Ѵ
 156

Prosedur
Prosedur
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia prosedur perencanaan ѵ
kebutuhan obat
2 Tersedia prosedur penganggaran ѵ
kebutuhan obat
3 Tersedia prosedur pengadaan obat ѵ
4 Tersedia prosedur penyimpanan obat ѵ
5 Tersedia prosedur pendistribusian obat ѵ
6 Tersedia prosedur penghapusan atau ѵ
pemusnahan obat
7 Tersedia prosedur pemeliharaan obat ѵ Monitoring
kondisi
penyimpanan
obat
8 Tersedia prosedur pengendalian ѵ
kebutuhan obat

Perencanaan
Perencanaan
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Petugas mengevaluasi obat yang Ѵ
datang dan tidak datang di
Instalasi Farmasi
2 Merekap penggunaan obat Ѵ
selama 1 bulan
3 Menentukan jumlah obat yang Ѵ
akan dipesan
4 Menentukan distributor yang Ѵ
akan mengirimkan obat
5 Membuat surat pesanan obat ke Ѵ
distributor
6 Petugas memantau sisa Ѵ
persediaan obat
 157

Penyimpanan
Syarat gudang
No Pernyataan Observasi Hasil keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia rak atau lemari Ѵ
penyimpanan obat
2 Tersedia lemari khusus yang Ѵ Di apotek rawat
terkunci untuk penyimpanan jalan dan apotek
narkotika dan psikotropika rawat inap, untuk
gudang belum ada.
3 Tersedia lemari pendingin untuk Ѵ
penyimpanan obat jenis tertentu
yang memerlukan suhu dingin
4 Luas gudang minimal 3x4 M2 Ѵ 3 x 5 M2
5 Ada ventilasi agar ada aliran Ѵ
udara dan tidak lembap
6 Lantai dari tegel atau semen Ѵ
7 Pembuatan sudut lantai atau Ѵ
dinding yang tidak tajam
8 Ada gudang penyimpanan obat Ѵ
9 Dinding dibuat licin Ѵ
10 Ruang kering tidak lembap Ѵ
11 Cahaya cukup Ѵ
12 Gudang menggunakan sistem Ѵ
satu lantai
13 Terdapat AC atau kipas angin Ѵ
14 Bahan mudah terbakar disimpan Ѵ
di ruangan khusus (terpisah dari
gudang induk)
15 Dihindari adanya penumpukan Ѵ
dus,karton dan lain-lain

Pengaturan Penyimpanan
No Pernyataan Observasi Hasil keterangan
Ya Tidak
1 Penggolongan obat menurut bentuk Ѵ Dipelayanan
sediaan sesuai
2 Penggolongan obat sesuai alfabetis Ѵ farmakologi
3 Menggunakan almari,rak, dan pallet Ѵ
4 Menggunakan almari khusus untuk Ѵ
perbekalan farmasi yang memerlukan
penyimpanan pada suhu tertentu
5 Menerapkan metote penyimpanan Ѵ
metode FIFO/FEFO
6 Dilengkapi kartu stok Ѵ
 158

pengendalian
Pengendalian
No Pernyataan Observasi hasil keterangan
Ya Tidak
1 Melakukan evaluasi persediaan ѵ
yang jarang digunakan (slow
moving)
2 Melakukan evaluasi persediaan ѵ
yang tidak digunakan dalam
waktu 3 bulan berturut-turut
(death stock)
3 Melakukan stock opname secara ѵ
periodik dan berkala
 159

MATRIKS WAWANCARA

Pedoman wawancara dilakukan terhadap 7 orang informan yang terdiri dari : Informan 1 kepala Instalasi Farmasi (Inf-1), Informan 2
koordinasi pelayanan farmasi (Inf-2), informan 3 asisten apoteker rawat inap (Inf-3), informan 4 asisten apoteker rawat jalan (Inf-4),
informan 5 koordinator gudang farmasi (Inf-5), informan 6 staf gudang farmasi (Inf-6), informan 7 kabag. Perencanaan dan monev
keuangan (Inf-7).
INPUT
VARIABEL PERTANYAAN JAWABAN
1. SDM Siapa saja yang terlibat dalam “Yang terlibat pertama kepala instalasi farmasi yang kedua gudang,
pengelolaan obat di Instalasi Farmasi gudang farmasi itu orang yang terlibat”
RSI Siti Aisyah Madiun? “Kalau prosesnya kita ada pedoman bahwa pengadaan itu buat
kebutuhan 2 minggu, kalau untuk obat yang fast moving untuk
kebutuhan 1 minggu, proses nya gudang melakukan perencanaan
setelah itu disetorkan ke kepala instalasi farmasi, kepala instalasi
farmasi akan membuatkan SP pengadaan obat selama 1 minggu”
“kalau yang gudang untuk jobdesk nya memang kalau bu wahyu itu
dia fokus di obat, kalau bu anik alat kesehatan dan administrasi
mulai dari pengarsipan sampai faktur, pelaporan dsb nya, kalau pak
mulyadi lebih banyak ke distribusi nya ke ruangan lain” (Inf-1).

“Asisten apoteker, apoteker, Prakarya, Sma/ bagian gudang”.

“Di gudang mbak nya farmasi asisten apoteker,mbak nya SMA, pak
mul sebagai prakarya” (Inf-2).
 160

“Pengelolaan obat disini yang gudang ada 2 bu anik sama bu

wahyu, yang order bu farida, yang bantu-bantu pak mol” (Inf-3).

“Yang terlibat itu semua, mencakup apoteker, asisten apoteker, non

AA”.
“ada tugas nya sendiri-sendiri”.
“tidak ada, untuk AA ada yang digudang memang ditanggung
jawabi gudang terus ada yang dipelayanan sama prakarya yang
nganter obat” (Inf-4).

“Pengelolaan persediaan obat termasuk order, penyimpanan dan

sebagainya dilakukan oleh gudang”
“gudang disini ada 3 orang, mb anik, saya, pak mul” (Inf-5)

“3 Orang, administrasi, order sama penataan”(Inf-6)

Bagaimana komposisi (jumlah dan “kalau gudang nya memang kurang dari analisa beban kerja
kualifikasi) tenaga terkait dalam kemarin kita hitung bahwa gudang itu ideal nya ada 6 orang petugas
manajemen logistik obat? untuk melayani semua pendistribusian obat di rumah sakit mulai
dari pengadaan, evaluasi, distribusi dan sebagainnya.”
“sekarang 3, 3 pun juga gak full karena untuk pak mul sendiri kan
dia di pelayanan dulu setelah pelayanan selesai baru dia ke
gudang.” “ya itu balik lagi ke kebijakan manajemen ya karena
memang beberapa tahun terakhir ini dari manajemen tidak ada
kebijakan untuk penambahan tenaga kerja. Akhirnya
memaksimalkan tenaga yang sudah ada meskipun akhirnya
memang ada beberapa hal yang
tidak bisa maksimal.”
 161

“untuk keseharian insyaallah mencukupi mbak tetapi untuk

beberapa misal nya evaluasi seperti monitoring itu memang
beberapa mereka gak bisa handel” (Inf-1).

“Kalau menurutkan yo wes sesuai, cuma dimaksimalkan saja”.

“Kalau kendala banyak mbak, kurang tenaga mesti, kalau dituruti
ya mesti kurang, kan harus e memasukan faktur sendiri,
mengambilkan barang sendiri gitu” (Inf-2).

Kalau orang nya menurutku ku masih kurang 1, paling tidak ada 3

orang, masalahnya kan ada yang harus ngecek i obat, ada yang
ngecek i expired date, ada yang permintaan ruanagn, ada yang
harus ambil ambil obat , Cuma sebenarnya sudah dibantu pak mol,
melihat kondisi seperti itu menurut saya kurang”.
“iya kerepotan, karena harus ngecek i stok” (Inf-3).

“ nggak kurang sih, ya dimaksimalkan aja” (Inf-4).

“belum, masih kurang”.

“kurang dari segi personil”.
“Orang nya kurang, mesti harus nya order ada sendiri, input barang
sendiri, tapi disini masih ropel- ropel tugas ya masukan juga ya
order” (Inf-5).

“kurang.”
“Disini idealnya harus nya 4.”
“karena kurang ya dioper-oper” (Inf-6).

Apakah pelatihan mengenai proses
perbekalan/logistik obat pernah
diadakan? kalau pernah berapa kali
dalam setahun?
Apakah pernah dilakukan mengenai “setiap tahun kita melakukan evaluasi. dilakukan oleh kepala
evaluasi kinerja SDM?
162
“kalau untuk staf gudang belum ada, tetapi kalau kepala instalasi
farmasi sudah.”
“kalau manajemen sekarang sudah mulai banyak ditinggal mbak,
karena kita kan kalau apoteker lebih banyak ke fokus di klinisnya.
Jadi memang Kemarin itu sudah lama, saya ikut 1 tahun sekali tapi
itu sudah beberapa tahun tapi kalau akhir-akhir ini sudah banyak
gak ada pelatihan seperti itu” (Inf-1).
“belum pernah ada kayak e” (Inf-2)”
“Kalau pelatihan saya tidak tahu, belum pernah tau” (Inf-3).
“Ada yang ikut, udah pernah tapi jarang cuma pernah ada 1 kali”
(Inf-4).
“Pernah tapi saya gag pernah ikut.”
“Seingatku baru ada 1 kali” (Inf-5).
“Kalau pelatihan belum, selama ini saya tidak tahu, gag tau kalau
bu farida, bu farida kan yan biasanya ikut-ikut seminar” (Inf-6).
Instalasi” (Inf-1).
“pernah, dilakukan oleh kepala instalasi farmasi dan manajemen
RSI” (Inf-2).
“Evaluasi kinerja sudah pernah ada” (Inf-3).
 163

“ada pernah” (Inf-4).”

“Ada, tapi yang tau bu farida untuk evaluasi kinerja SDM” (Inf-5).

“iya ada” (Inf-6).

2. Anggaran Apakah ada dana khusus untuk “Kalau anggaran insyaallah kita mencukupi sih mbak, karena kita
manajemen logistik obat di Instalasi setiap tahun akan membuat anggaran berdasarkan konsumsi kita,
Farmasi? jadi pengadaan itu biasanya kita metode konsumsi, jadi setiap
oktober kita sudah mulai melakukan perencanaan kebutuhan untuk
tahun berikutnya dan insyaallah bisa tercover dengan baik.”
“iya jadi instalasi farmasi yang melakukan, dasar nya ya dari
gudang pembelian dan pengelolaan kemudian diajukan ke rumah
sakit”
(Inf-1).

“He em ada, selama ini RAPB.”

“sumber anggaran ya anggaran biaya dari rumah sakit.”
“Yowes beli obat ini, pembelian obat, pembelian oksigen, BHP, alat
tulis, sarana prasarana, dsb nya.”
“ yang jelas kepala instalasi farmasi, kabag perencanaan dan monev
dan manajer keuangan.”
“untuk anggaran pembelian obat pada tahun 2016
Rp.14.420.431.116 sedangkan untuk realisasi pembelian
20.005.376.370 dalam realisasinya anggaran membengkak 38,73%
dari RAPB yang direncanakan.”
“ Penganggaran nya memang terlalu kecil tapi tidak setiap tahun.”
“penganggarannya pada tahun 2016 saja, realisasinya
20.005.376.370 membengkak 38,73% dari total yang dianggarkan.”
“memang pasti lebih tinggi dengan anggarannya (Inf-7).”
 164

“kenaikan ini juga diimbangi dengan pendapatan yang naik dari

yang direncanakan. Di tahun yang sama pendapatan nya juga naik,
jadi tidak rugi.”
“ya mungkin perlu dievaluasi kembali untuk penyusunan RAPB.
Pembeliaannya juga harus dievaluasi juga.”
“RAPB tetap harus disusun meskipun beda.”
“kalau untuk alat pemeliharaan, ATK, alat kebersihan, dsb nya
disediakan rumah sakit lewat logistik. Jadi pengadaan dan
pengendalian lewat logistik semua ( Inf-7 ).”
Bagaimana proses pengganggaran? “jadi yang kita anggarkan kita kan farmasi karena kita handle obat,
Apakah ada kendala atau masalah BHP, dan oksigen habis disitu sebagian besar anggarannya, jadi
dalam proses penganggaran? anggaran kami 99,9% terserap di pembeliaan obat dan oksigen.”
“kalau kita di rumah sakit swasta jadi gag ribet sih ya mbak, jadi
tetep pengadaan nanti proses penagihan ada di keuangan” (Inf-1).

“ jadi ketika disana sudah order, order dicatat ke bu anik, bu anik

bagian gudang, setalah itu terbit faktur, faktur itu akan diverifikasi
di apotek, terus di titip faktur ke bu dian kemudian bu dian
akan membuatkan TT setelah itu seminggu setelah nya direkap,
pengeluaran obat itu total berapa, jadi ada rekapannya masing-
masing misal PT. A 10rb PT.B 13rb satu minggu itu berapa terus
dibayar.”
“pemberiaan dana nya flexibelitas, tidak sulit kok. Intinya kita
membayar setelah ada faktur yang diverifikasi dari farmasi,
pokoknya setiap pembelian obat lewatnya farmasi dulu, sini tinggal
bayar” (Inf-7).
“tidak ada, dari pengadaan barang sampai penganggaran dana nya
cepat” (Inf-7).
 165

3. Sarana Prasarana Fasilitas apa saja yang digunakan “ya kita punya coller, komputer, dsb.”
dalam proses manajemen logistik “insyaallah sudah sesuai hanya persoalan tempat saja” (Inf-1).
obat di Instalasi farmasi RSI Siti “Komputer yang jelas, peralatan order, kaya buku, surat pesanan,
Aisyah Madiun? dsb nya” (Inf-3).

“Komputer, kartu stok” (Inf-2).

”sarana ya seperti komputer dsb nya” (Inf-4).

“Ya ini komputer, lemari-lemari, perlengkapannya kayak kulkas

dan lain-lain” (Inf-5).

“Ya komputer khususnya” (Inf-6).

Bagaimana kondisi sarana dan “untuk pengelolaan dari segi tenaga memang kurang, kalau tempat
prasarana yang dimiliki dalam kita memang kecil jadi sebetulnya kita belum memenuhi standart
kegiatan manajemen logistik obat? tapi memang kebijakan rumah sakit belum memenuhi untuk itu jadi
ya akhirnya kita memaksimalkan tempat yang sudah ada tapi
prinsip bahwa penyimpanan obat kita upayakan semaksimal
mungkin sesuai standar jadi obat-obat yang memerlukan suhu
tertentu kita kondisikan seperti itu terus kemudian intinya obat yang
memerlukan perlakuan khusus kita perlakukan khusus” (Inf-1).

“Sudah mencukupi” (Inf-2).

“kondisinya kalau gudang kurang besar, masalahnya barang nya

banyak, harus nya lebih dari ini” (Inf-3).

“tidak ada yang kurang sih sudah lengkap insyaallah” (Inf-4).

 166

“Sarana dan prasarana kurang memadai.”

“Kurang memadai dalam hal tempat” (Inf-5).

“Kondisinya ya kurang maksimal, kurang ideal baik tempat ataupun

tenaga”(Inf-6).
Apakah ada kendala atau “ya karena luasan nya yang belum memadai kadang memang sulit,
permasalahan berkaitan dengan terutama kalau mau lebaran gituya mbak kan disini kalau mau
sarana dan prasarana yang dapat lebaran stok lebih banyak dari biasanya tempatnya tidak cukup”
menghambat proses pengelolaan (Inf-1).
obat?
“ada kendala itu wajar, Barang kosong sama ngelock” (Inf-2).

“kendala lain terkait sarana prasarana itu biiling yang lemot,

sehingga kalau ada permintaan obat agak lama. Kalau komputer
cepet ya bisa cepet. Sama barangnya kalau digudang ada ya kita
langsung dikasih, kalau gudang tidak ada ya kita harus nunggu
barang datang dan datangnya itu kan tidak pasti” (Inf-3).

“kendala mungkin komputer mbak, biasanya billing nya error apa

gimana mungkin kendalanya disitu kan akhirnya distributor obat
kan lama dan pelayanannya lambat” (Inf-4).

“Ada, tempat kurang.”

“Itu tok ,klo suhu dan lain-lain sini sudah sesuai” (Inf-5).

“Kendalanya karena kurang jadi ya gag bisa maksimal dalam

pelaksanaannya” (Inf-6).
 167

4. Prosedur Apakah terdapat prosedur kerja “ada, semua kita sudah ada SPO nya” (Inf-1).
dalam proses manajemen logistik
obat? “ada”. (Inf-2).

“Ada SOP nya, menurut ku sudah kalau pelaksanaannya” (Inf-3).

“ada” (Inf-4).

“Kalau untuk SOP ada.”

“Insyaallah pelaksanaannya sesuai” (Inf-5).

“Ada.”
“Sudah sesuai pelaksanaannya” (Inf-6).
Apakah ada kendala yang “semaksimal mungkin sudah kami kerjakan sesuai SPO, karena kita
menghambat pelaksanaan prosedur SPO kemarin kita buat sesuai keadaan” (Inf-1).
dalam manajemen logistik obat?
“kendala nya ada, kadang lak jalane yo gag sesuai prosedur. Yang
penting kadang tertata” (Inf-2).

“Kalau kendala pasti ada, kalau SOP gudang yang tau hanya
gudang, saya tau nya SOP pelayanan, kalau sekilas saya baca SOP
gudang sih sudah” (Inf-3).

“untuk cek stok obat dibutuhkan waktu disela-disela pelayanan,

sehingga kadang sulit dilakukan karena pelayanan ramai dan
kurangnya petugas dipelayanan” (Inf-4).

“Ada, kalau waktu nya barengan, rame yang datang.”

 168

“Kalau ada yang order, ada yang barang datang, dan pas itu aku
sendirian itu pasti terkadang mengabaikan SOP” (Inf-5).

“Ya nggak sih, Justru itu kan buat keamanan kita juga to” (Inf-6).
 169

PROSES
VARIABEL PERTANYAAN JAWABAN
1. Perencanaan Bagaimana proses perencanaan “Perencanaan kan kita berdasarkan obat yang keluar sebelumnya,
kebutuhan persediaan obat yang kita perencanaan 1minggu sekali seperti yg sudah saya jelaskan
dilakukan oleh Instalasi farmasi RSI nanti diadakan, kalau untuk obat yang fast moving kita bisa
Siti Aisyah Madiun? pengadaan 2 minggu untuk stok nya, dan untuk obat-obat BPJS
karena agak susah ya carinya kita bisa untuk obat tertentu yang
fast moving juga kita bisa stok buat 1 bulan.”
“kalau slow moving sedapat mungkin habis baru kita orderkan.”
“evaluasi nya ada 3 bulan sekali untuk death stock, jadi itu istilah
nama nya pake death stock jadi itu artinya obat yang dalam 3
bulan berturut-turut tidak pernah keluar.”
“iya 3 bulan sekali atau pas waktu stock opname itu akan ketauan
obat-obat yang tidak pernah keluar” (Inf-1).

“Sesuai metode konsumsi” (Inf-2).

“Disini kalau baru kita order 10 hari sekali, dulu sih setiap hari,
karena ada direktur baru juga peraturan baru, kecuali kalau ada
barang habis CITO baru dicarikan atau diorderkan” (Inf-3).

“Permintaan tiap hari kegudang, defecta atau lihat barang-barang

yang menipis kita minta nya hari ini datangnya besok” (Inf-4).

“Perencanaan kita melihat penggunaan obat 10hari sebelum nya.”

“Order dilakukan 1 minggu sekali, itu melihatnya berdasarkan
pemakaian 10hari sebelumnya” (Inf-5).
 170

“Kalau perencanaan kita 1minggu sekali untuk order ya, kalau

bpjs sama.”
“Selama ini sama saja” (Inf-6).
Bagaimana perencanaan kebutuhan “untuk BPJS sesuai FORNAS” (Inf-2).
obat BPJS? Apakah sudah sesuai
FORNAS? “Untuk obat BPJS sama, kalau untuk obatnya ya khusus sendiri-
sendiri, kalau BPJS kan sesuai e-catalog itu, Cuma kalau
perencanaan nya sama saja” (Inf-3).

“kalau BPJS rawat inap sama setiap hari, kalau rawat jalan untuk
obat BPJS seminggu sekali”
“iya sesuai formlarium rumah sakit”(Inf-4).

”Kalau untuk obat BPJS juga metode konsumsi dilihat

berdasarkan 2minggu atau 14hari dari order, Order dilakukan
setiap 1 bulan.” “sudah sesuai FORNAS” (Inf-5).
Apakah perencanaan kebutuhan obat “insyaallah sudah, Cuma memang gak bisa 100% berjalan
yang selama ini dilakukan oleh sempurna karena metode konsumsi kan punya kelemahan jadi
pihak Instalasi Farmasi RSI Siti misal minggu kemarin pasien mungkin dalam keadaan sepi ya
Aisyah Madiun sudah efektif? ternyata berati kita padahal konsumsi pada minggu kemarin misal
barang A karena pasien pada saat itu keluarnya 100 ternyata
minggu ini kondisi pasien ramai jadi bisa jadi kosong meskipun
sebenarnya sudah ada buffer stock tapi kondisi tertentu masih
memungkinkan terjadi stock out” (Inf-1).

“belum ya, kadang sini obat e udah habis gudang belum ada.
Sering kosong Dalam arti bukan kosong dari distributor tapi
gudang telat dalam order” (Inf-2).
 171

“Sudah, selama ini sih sudah efektif “ (Inf-3).

“Sudah efektif” (Inf-4).

“belum, kadang tidak terlihat kalau ada yang kosong” (Inf-5).

“Dikatakan efektif ya belum lah dek.”

“Karena kurang nya tenaga itu dek, jadi ordernya gag bisa
maksimal, tapi sekarang sudah lebih efektif karena ordernya
1minggu sekali” (Inf-6).
Adakah kendala dalam proses “ada pasti.”
perencanaan kebutuhan obat? Jika “antara perencanaan dan kondisi real mbleset, kadang kita juga
ada, Bagaimana solusinya? tergantung dari suplier yang kadang ngirim telat kemudian juga
ada sistem ngelock jadi maksud saya ada masalah yang kadang
kekunci jadi kita gak bisa order.”
“ya itu masalah dengan distributor sedapat mungkin memang kita
pilih distributor yang memang bener-bener bagus dalam hal
kelonggaran dalam pembayaran, kecepatan dalam pengiriman juga
ketersediaan barang itu yang kita prioritas kan” (Inf-1).

“ada mbak mesti”

“saat menggunakan metode konsumsi , pasti ada perubahan dalam
obat-obat yang keluar. Jadi akan ada obat yang stok kurang dan
stok berlebih. Untuk solusinya dikombinasikan dengan analisis
ABC. Jadi bisa diketahui obat yang fast moving sama slow moving
dalam menentukan jumlah ordernya” (Inf-2).
 172

“mungkin kalau dari distributor kosong, harus mencarikan diluar,

jadi kadang ada obat-obat yang kosong dari distributor kita harus
mencarikan, tapi sebelumnya kita mengusahakan dulu untuk acc
ke dokter apakah boleh untuk diganti” (Inf-3).

“kendalanya kalau ada barang kosong” (Inf-4).

“ada, kendala nya telat-telat kita kalau kita melihat stok. Waktu
nya order belum order.”
Order dan pinjem, atau CITO ke luar” (Inf-5).

“Kendalanya kalau pas barang kosong, atau ada ngelock,

distributor ada yg ngelock.”
“Ya kita biasanya dialihkan ke distributor lain, untuk stok disini
kan terbatas, ada keterlambatan pengiriman kalau gak dicarikan
kita
akan kehabisan stok kan kita yang akan kerepotan” (Inf-6).
2. Penganggaran Bagaimana proses penganggaran “prosesnya sama seperti yang saya sampai kan tadi. Instalasi
dalam kegiatan pengadaan obat? farmasi melakukan pengadaan nanti proses penagihan ada di
keuangan” (Inf-1).

“ya kita sesuaikan dengan barang yang keluar aja, kita gak ada
nominal khusus, kita menyesuaikan saja, begitu pun ordernya kita
juga menyesuaikan” (Inf-6).
Apakah terdapat kendala atau “kalau pengaggaran gak ada mbak, sedapat mungkin memang
masalah dalam proses penganggaran kalau manajemen kalau farmasi itu memang di unit rumah sakit
obat, Bagaimana solusinya? merupakan penghasil terbesar tetapi juga penghabis terbesar juga,
tetapi untuk pengajuan anggaran kita tidak ada kendala hanya
memang pengendaliannya aja yang lebih diprioritaskan” (Inf-1).
 173

“untuk kendala tidak ada” (Inf-6).

3. Pengadaan Bagaimana proses pengadaan obat “jadi gudang merencanakan kebutuhan, kemudian diajukan ke
yang dilakukan oleh pihak Instalasi kepala instalasi farmasi, kepala instalasi akan membuat SP
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun? diadakan untuk kebutuhan 1 minggu” (Inf-1).

“pengadaan sini distributor resmi” (Inf-2).

“Untuk pengadaan kita setiap hari permintaan, itu kan kalau

barang ada yang langsung dikasihkan, kalau tidak ada ya akan
diorderkan oleh gudang.”
“biasanya langsung diorderkan” (Inf-3).

”Pengadaan ya langsung minta ke gudang, kalau nanti gudang stok

habis order.”
”gudang order biasanya 1 minggu sekali” (Inf-4)

“Order semua, ke pabrik lewat PBF” (Inf-5).

“Kita beli ke distributor resmi” (Inf-6).

Kapan pengadaan obat dilakukan “1 minggu biasanya dihari senin. Untuk obat-obat yang memang
dan berapa lama waktu yang urgent bisa jadi kita order dalam 1 minggu bisa 2 kali.”
dibutuhkan untuk pengadaan obat? “kita upaya kan memang 1 minggu sekali tetapi tidak menutup
kemungkinan ketika obat-obat yang fast moving dan obat-obat
yang kita live saving itu ya karena kita tidak tau keluarnya kapan
bisa jadi dalam 1 minggu kita orderkan 2x mbak tergantung
kebutuhan nya” (Inf-1).
 174

“sini ruangan permintaan setiap hari, kalau gudang kaya e 10 hari

sekali” (Inf-2).

“kalau pengadaan setiap hari senin”

“itu tergantung PBF , biasanya kaya SANBE kalau CITO bisa
datang cepet, kalau kaya ensenval itu tidak bisa, ya kurang lebih 2-
3 hari” (Inf-3).

“Kadang ada yang seminggu datang ada juga yang 2-3 hari sudah
datang” (Inf-4).
Pengadaan dilakukan setiap 1minggu sekali itu yang reguler, kalau
untuk obat BPJS 1 bulan sekali.”
Untuk order 2-3 jam, sedangkan lead time dari mulai order barang
datang 3 hari, kurang lebih 2-3 hari” (Inf-5).

“setiap 1minggu sekali.”

“dari mulai order sampai barang datang, mulai kita lihat stok ya 2
harian lah” (Inf-6).
Apakah ada kendala dalam proses “Kalau kendala nggak ada” (Inf-1).
pengadaan? Jika ada, Bagaimana
solusinya? “ya kalau barangnya kosong” (Inf-2).

“ seumpama kalau jatuh tempo sini gak bisa bayar itu ngelock jadi
gak bisa ke buka orderannya.”
“ya nanti harus ada dulu pembayaran dari sini.”
“diusahakan, kita tlp dokter dulu atau dicarikan ke distributor lain”
(Inf-3).
 175

“jika kosong dari distributor, jika dilock dari distributor.”

“pihak gudang mencarikan pinjaman supaya stok terpenuhi”
(Inf-4).

“Ya, banyak.”
“Pengiriman yang sering telat, ada ngelock-ngelock dalam
pembayaran.”
“kalau ngelock, ya itu memang salah dari sales nya atau
distributornya, kalau belum diselesaikan kepada PBF nya ya kita
gak bisa order.”
“solusinya ya kita kalau ada resep beli dari luar.”
“ya kalau ada PBF Lain, tapi yang sering-sering PBF lain tidak
ada.”
“kita sendiri yang akan menyarikan” (Inf-5).

“Kendala ya nggak ada lah, paling kalau barang kosong” (Inf-6).

4. Penyimpanan Bagaimana proses penyimpanan “penyimpanan yang melakukan gudang intinya semua satu pintu
yang dilakukan oleh petugas dulu, jadi begitu barang datang harus lewat gudang
Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah diadmistrasikan dulu dari gudang kemudian disimpan digudang,
Madiun? setelah baru didistribusikan ke unit-unit yang membutuhkan” (Inf-
1).

“sesuai FEFO/FIFIO Jadi obat yang Expirednya duluan ditaruh

depan.”
“Ya kadang-kadang tidak.”
“sakmestine kalau tau itu obat e mau ED ya taruh depan mbak.”
“ya kalau nata, pas rame-rame, pas ngambilkan kadang tetep dicek
kok” (Inf-2).

Apa saja yang mempengaruhi proses “penyimpanan sudah diupayakan ya sesuai standart,
penyimpanan persediaan obat?
176
“Ya sudah sesuai semua, kalau ditaruh kulkas ya kita taruh
kulkas.” “Penggolongan berdasarkan farmakologi” (Inf-3).
“Penyimpanan sesuai farmakologi, dikelompokan sesuai sediaan
nya” (Inf-4).
“Insyaallah penyimpanan sudah sesuai, pakai metode
FEFO/FIFO.” “Kalau gudang disusun berdasarkan abjad” (Inf-5).
“Kalau obat sesuai abjad, kalau alkes sesuai fungsinya, BPJS
sendiri, reguler sendiri, BMHP sendiri” (Inf-6).”
penggolongannya kita penyimpanannya kalau digudang masih
abjad sama bentuk sediaan. Kalau lainnya di depo-depo sesuai
farmakologi.”
“FEFO FIFO iya, jadi kita prioritaskan barang ya masuk dulu akan
keluar dulu an juga atau juga barang yg ED Dulu kita keluarkan.”
“penyebab ya karena kembali lagi ke tenaga dan tempat yang
belum memungkinkan kadang memang standart penyimpanan
tidak dapat berjalan 100% sini” (Inf-1).
“Suhu ruangan bisa juga, kalau gak stabil penyimpanan bisa rusak.
Kalau sini sudah rumayan ya, kalau di gudang itu suhunya
mungkin terlalu dingin kapan hari ada yang sampai beku obatnya,
kaya manitol itu ngristal” (Inf-2).
“Sudah bagus dalam penyimpanan” (Inf-3).
 177

“Yang mempengaruhi suhu” (Inf-4).

“mungkin diruangan kalau digudang tidak mempengaruhi,

diruangan biasanya death stock tidak sampai ke gudang.”
“Insyaallah untuk kendala tidak ada, soalnya sini kalau sudah
death stock ada penghapusan” (Inf-5).

“Ya karena kita tempat nya kurang aja, penyimpanan jadi kurang
bisa rapi” (Inf-6).
Bagaimana pendapat anda mengenai “luas nya kurang ya” (Inf-1).
kondisi gudang tempat penyimpanan
obat? Apakah sudah sesuai dengan “Gudang nya kurang besar, penataan nya masih semrawut nak
aturan tata ruang penyimpanan? menurutku penuh soalnya.”
“untuk salep syrup langsung dikeluarkan ke ruangan-ruangan gitu”
(Inf-2).

“kalau menurut saya kalau gudang ya belum, kurang besar, karena

obatnya kan juga banyak, macam nya juga banyak tempatnya
cuma kecil jadi kurang besar.”
“untuk depo-depo tidak ada, pelayanannya dibagi 2 apotek rawat
jalan sama rawat apotek rawat inap.”
“kalau untuk Kamar OK, Gawat darurat dan ruangan-ruangan ada
Floor stock nya.”
“sistemnya setiap bulan kita ngecek i stok nya, nanti ada
laporannya, kita cocok kan jumlahnya sama data-data yang
dikasihkan itu nanti ada.”
 178

“biasanya kalau ada pengambilan di floor stock itu biasanya sama

perawat diresepin, lha nanti obat nya dimasukin lagi di tempatnya
itu, jadi pas ngecek nanti jumlah nya harus sesuai” (Inf-3).

“sepertinya belum ya, belum nya itu gudang nya kecil ya. Infus
nya itu kan masih ada diluar, harus nya kan gag gitu ada
peraturannya. Kalau obat yang harus nya di suhu kulkas sudah
ditaruh situ, ya mungkin Cuma infus nya itu yang belum” (Inf-4).

“Belum, masih sempit kurang lebar.”

“iya, lha infus ku masih diluar, harus nya kan juga masuk
didalam.” “iya, Cuma infus” (Inf-5).

“belum, masih kurang.”

“solusinya kalau untuk tempat ya langsung mengajukan ke atasan,
itu solusinya dari manajemen” (Inf-6).
Apakah ada kendala dalam proses “ada mbak, ya tadi tempat nya yang kurang memungkinkan
penyimpanan? Jika ada, Bagaimana apalagi dengan tenaga segitu ya kadang-kadang untel-untel an
solusinya? pokoknya kesimpen.”
“ya sedapat mungkin saya menekankan ke teman-teman gudang
bahwa penyimpanan harus dilakukan sesuai SPO penyimpanan.
Kemudian kita juga sudah melakukan usulan tenaga terus kalau
untuk ruangan memang oleh manajemen planning mau bangun
Cuma kita belum tau realisasinya” (Inf-1).

“nggak ada” (Inf-2).

 179

“kalau penyimpanan nya semua sudah sesuai ya mbak, Cuma

kendala gudangnya aja masih terlalu sempit” (Inf-3).

“Kendala ya gudang, lainnya gag sih. Kalau diruangan gag ada

sih” (Inf-4).

“gudang sempit, kurang luas tempatnya” (Inf-5).

“Kondisi tempat ya kurang, kurang luas.”

“untuk rak-rak juga kurang karena tempatnya kurang luas, rak nya
pun juga kurang” (Inf-6).
5. Pendistribusian Bagaimana proses distribusi obat di “Kita bedakan ya, jadi gudang farmasi itu prinsipnya
RSI Siti Aisyah Madiun? mendistribusikan ke semua ruangan yang ada di rumah sakit yang
membutuhkan yang didistribusikan bisa obat, bisa oksigen, bisa
barang habis pakai. Kalu sistem nya masing-masing ruangan akan
mengajukan barang apa yang mereka minta melalui form
permintaan barang. Kemudian gudang akan mengevaluasi atau
melihat stok nya kalau memang stok nya memenuhi ada kita
penuhi, tetapi jika ternyata obat yang diminta belum ada gudang
akan segera membuat proses pengadaannya.”
“ kalau selama permintaan barang langsung ada langsung kita
kasih pada hari yang sama itu mbak, kalau barang belum ada,
diordekan bila sudah ada kita berikan.”
“stok ruangan prosesnya sama kita minta juga ke gudang sambil
menyertakan jumlah stok akhir yang mereka punya, ketika gudang
melihat mereka memang butuh kita layani tapi kalau memang dari
data terlalu banyak atau stok masih ada ya tidak dikasih.”
 180

“setiap ruangan ada, biasanya kalau ruangan lebih ke barang habis

pakai.”
“UGD sama, prinsipnya semua sama tetep satu pintu dari gudang.
Nanti mereka minta apa gudang yang mendistribusikan tapi
memang pengelolaan obat di ruangan memang tanggung jawab
kepala ruangan. Farmasi hanya men supervisi bagaimana kondisi
penyimpanannya seperti itu, jumlah nya fisiknya.”
“kalau obat resep masuk nya ke apotek, kalau di ruangan hanya
Bahan habis pakai” (Inf-1).

“UDD Mb itu lo mb Per hari mbak baik ke pasien maupun dari

gudang ke ruangan” (Inf-2).
“Kalau ruangan kita biasanya permintaan ruangan, itu biasanya
ada tanda tangan kepala ruangan nya, kalau kita biasanya setiap
hari setiap sore defecta, permintaan dikasih di pagi hari dari
gudang.” “kita ngelist
barang yang habis atau stok nya yang sedikit
kemudian disetor digudang dan gudang akan menyiapkan untuk
dikasihkan” (Inf-3).

“Jadi kita permintaan, Permintaan apa yang habis. Kita minta ke

gudang, nanti gudang menyiapkan siang kita ambil, nanti dicek
dulu yang dikeluarkan itu datanya sesuai atau tidaknya” (Inf-4).

permintaan dari ruangan dulu, kita menyiapkan baru ruangan

mengambil kembali.”
“tetap pakai surat pesanan’’ (Inf-5).

“Dari ruangan ada permintaan, terus kita layani sesuai permintaan.”

 181

“Kosong biasanya kita carikan dulu, baru kita penuhi untuk hari
berikutnya” (Inf-6).
Apakah ada kendala yang terdapat “Insyaallah gag ada” (Inf-1).
pada proses pendistribusian obat?
Jika ada, Bagaimana solusinya? “nggak ada.”
“setiap hari selalu ada permintaan” (Inf-2).

“ya kalau barang kosong, kalau pas kita butuh ya kita harus pergi
keluar terpaksa” (Inf-3).

“kita minta tapi barang tidak ada, akhirnya harus acc dokter jadi
pelayanannya menjadi lama” (Inf-4).
“kalau untuk kendala pendistribusian selama ini tidak ada” (Inf-5).

“Kendala kalau pas dari distributor datang nya telat, terus ada
permintaan dari ruangan kita belum bisa memberi” (Inf-6).
6. Pemeliharaan Bagaiman proses pemeliharaan obat “kita simpan sesuai dengan yang di ingin obat kan biasanya di
yang dilakukan oleh pihak Instalasi label ada petunjuk penyimpanan seperti apa itu yang kita
farmasi agar obat-obatan tidak terapkan”
mengalami kadaluarsa atau rusak? (Inf-1).

“ya pengecekan suhu tadi, kalau suhu setiap hari dicek terus.”
“stok 3 bulan, 4 bulan, akhir bulan, untuk death stock 3 bulan
sekali” (Inf-2).

“Kita kan dimasing-masing itu kan ada penanggung jawab nya

sendiri-sendiri, kita kalau mau retur ke gudang itu maximal ED
nya
6 bulan sebelum ED, jadi setiap penanggung jawab itu sudah
 182

dikasih bagian-bagian yang harus diperiksa dan obat yang mau

expired harus segera disetor ke gudang 6 bulan sebelum ED.”
“ya tergantung yang punya barang, kan penanggung jawab sendiri-
sendiri, seumpama saya syrup itu bagian saya, saya mau ngecek i
seminggu sekali atau 1 bulan sekali.”
“kalau expired tetep kasih ke gudang nanti kan ada pemusnahan
nya” (Inf-3).

“Biasanya ED, Kalau expired date itu dicek pas stock opname,
Kalau stock opname kan dihitung obatnya sekalian dihitung
expired nya nanti kita punya datanya nanti kalau 6 bulan sebelum
ED dikasihkan ke gudang, nanti yang pelayanan diinformasikan ke
pelayanan biar obatnya dikeluarkan. Biasanya apoteker yang akan
mengkonfirmasi ke dokter agar obat nya dikeluarkan yang mau
ED itu , kalau gag bisa ya dikembalikan diretur ke distributor.”
“stock opname 4 bulan sekali” (Inf-4).

“Sesuai dengan penyimpanannya, yang ada di petunjuk obat, di

obat nya biasanya ada petunjuk obat nya” (Inf-5).

“ya biasanya yang expired date dekat kita keluarkan dulu” (Inf-6).
Apakah sudah ada prosedur “iya ada, penyimpanan ada.”
mengenai pemeliharaan? Sudah kah “ kita upayakan sudah, jadi obat yang harus disimpan di suhu 2-8O
sesuai prosedur ? ya kita taruh coller disitu juga ada monitoring suhu nya” (Inf-1).

“SOP nya kelihatannya sudah ada.”

“Insyaallah sudah, Cuma terkadang rodo ndlewer” (Inf-3).
 183

“Sudah”
“Sudah kayak e” (Inf-4).

“Kalau untuk prosedur kayaknya sudah ada kok dek.”

“Kayaknya ada, vaksin tempatnya ini-ini, dsb nya” (Inf-5).

“ada prosedurnya, ya sudahlah sesuai” (Inf-6).

Apakah ada kendala dalam proses “nggak ada ya” (Inf-1).
pemeliharaan obat? Jika ada,
Bagaimana solusinya? “nggak sih ya mbak” (Inf-2).

”Kan gini kalau kita dinesnya pas pagi terus kayak gini, kan ramai
banget jadi belum sempet ngecek barang, kalau kita shif pagi siang
malam itu gag pasti,ya kendala waktu” (Inf-3).

“gag ada sih” (Inf-4).

“ nggak ada”(Inf-5).

“Untuk kendala tidak ada” (Inf-6).

7. Penghapusan Bagaiman proses penghapusan yang “expired itu kita punya kebijakan 6 bulan sebelum barang itu
dilakukan oleh pihak gudang jika expired akan ditarik oleh gudang kemudian gudang akan mereuji
ada obat-obatan yang mengalami barang mana yang bisa dikembalikan ke distributor untuk proses
kadaluarsa atau rusak? retur dan mana yang tidak. Ketika barng itu tidak bisa diretur
gudang akan memisahkan barang yang tidak bisa diretur itu dan
mendekati ED. Kemudian ketika sudah jatuh tempo sudah jatuh
ED nya kita packing nanti akan kita koordinasi dengan IPAL
pihak
sanitasi untuk melakukan pemusnahannya, jadi karena RSI
 184

pemusnahan nya dengan pihak ke 3 jadi nanti yang melakukan

pihak ke tiga” (Inf-1).

“begitu barang ED itu kasihkan gudang, nanti kalau bisa ditukar

ya dituker.”
“sebelum ED ngembalikannya.”
“yo wes ED yo pernah, tetap setor digudang nanti kalau bisa
dikembalikan ya dikembalikan kalau tidak ya dimusnahkan”
(Inf-2).

Untuk pemusnahan sama mb wahyu, semua setor gudang obat

yang mau expired obat yang sudah expired ada pemusnahan ada
berita acara nya sendir” (Inf-3).

“kurang tau sih, kalau sini obat yang ED kurang 6 bulan

diserahkan ke gudang. Yang akan memusnahkan gudang” (Inf-4).

”Penghapusan kita lewat pemeliharaan atau sanitasi, kita cuma

mengepack sama ngasih daftar obat-obat yang expired date terus
diserahkan ke sanitasi untuk dimusnahkan, soalnya sini pakai
orang luar tidak dihancurkan sendiri-sendiri.”
“Ya ada, tetap pakai berita acara.”
“yang buat ya sini” (Inf-5).

“Kita lewatkan ke bagian sanitasi, biasanya disana kita ada serah

terima ke bagian sanitasi, nanti bagian sanitasi yang akan
memusnahkan, karena kita belum ada inecerator sendiri, pakai dari
luar” (Inf-6).
 185

Apakah ada kendala dalam proses “nggak ada” (Inf-1).

penghapusan? Jika ada, Bagaimana
solusinya? “Yang tau gudang ya” (Inf-2).

“untuk penghapusan tidak ada kendala” (Inf-5).

“selama ini tidak ada” (Inf-6).

8. Pengendalian Apakah sudah dilakukan “kita pakai stock opname, kemudian kita melakukan analisa ABC.”
pengendalian dan bagaimana proses “jadi barang-barang dengan kategori A itu yang akan kita awasi,
pengendalian persediaan yang bener-bener kita kendalikan karena disitu barang dengan kategori
dilakukan oleh Instalasi farmasi RSI A itu kan jumlah nya sedikit tapi value nya besar, memakan
Siti Aisyah? hampir 80% dari dana yang diserap dirumah sakit.’’
“gudang tapi tanggung jawab tetap kepala instalasi farmasi’’(Inf-1).

“Disini pakai formularium, dokter kalau bisa harus sesuai

formularium. kita kalau nggak ada ya kita acc kan ke dokter yang
sama yang sesuai formularium, kadang yo ada yang mau ada yang
nggak dokter.”
“biasane semua terlibat” (Inf-2).

“Gini biasanya itu sini permintaan, permintaan obat digudang

kalau pas obat sudah diambil, gudang harus mulai nyetok lagi, jadi
kita mulai permintaan gudang harus mulai order.”
“Misal kita minta amoxixillin 1 box, gudang sudah mengeluarkan
sedangkan stok gudang hanya ada 1box itu, gudang harus segera
order menyiapkan kalau kita sewaktu-waktu permintaan lagi”
(Inf-3).
 186

Biasanaya kita cek stok, gag sampai kosong sudah permintaan ke

gudang jadi gag sampai telad” (Inf-4).

“Itu sing angel, belum bisa.”

“Lha itu obat-obat yang mau ED kita gag bisa ngeceki, harusnya
dikembalikan pun kadang gag bisa dikembalikan makanya ada
obat ED.”
“Proses pengendalian nya terhambat karena tidak bisa ngeceki satu
persatu.”
“Penyebab kembali lagi ke orang nya dek, gag ada orang”(Inf-5).
“Kita kan ada minimalnya, stok berapa kita harus tau, harus segera
order”(Inf-6).
Apakah ada kendala dalam “pasti ada, karena SDM kami memang punya keterbatasan tenaga
melakukan pengendalian persediaan dan memang pengetahuan sih terus terang. Sebetulnya analisa itu
obat? Jika ada, Bagaimana kan pengendalian secara periodik ya cuman belum bisa berjalan
solusinya? secara periodik.”
“kadang mereka itu, kayak apa ya. Kadang masih ada miss jadi
sampe masih ada barang ED, barang retur dan sebagainya
kelewatan itu bisa terjadi.”
“solusinya sedapat mungkin SPO kita terapkan bener-bener”
(Inf-1).

“Kendalanya ya kalau barang kosong dokter e nggak mau diganti,

terpaksa kita harus nyarikan .”
“Kalau rawat inap, kalau rawat jalan ya di copy” (Inf-2).

“Ya kalau barang kosong itu, jadi agak repot” (Inf-3).

 187

“kadang ya obat gak datang atau kosong distributor ya kendala nya

itu” (Inf-4).

“untuk kendala ya jumlah orangnya kurang mencukupi” (Inf-5).

“Kendala untuk selama ini belum ada, untuk stok kita lihat
dibilling berapa stoknya”
“sudah sesuai kalau keamanannya sudah disesuaikan suhu, kalau
ketersediaan sebagian sudah ada kecuali kalau memang kosong
distributor atau kosong dari pabrik” (Inf-6).
 188

OUTPUT

VARIABEL PERTANYAAN JAWABAN

1. Keamanan dan Bagaimana ketersediaan dan “insyaallah sudah bagus kita ketersediaan obat untuk penolakan
Ketersediaan Obat keamanan obat yang disimpan di nilainya juga kecil rata-rata hanya 1%, penggantian juga kecil.
Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Terus pemakaian sesuai formularium juga hampir 100%” (Inf-1).
Madiun?
“ya tercukupi lah, maksud e nggak sering kosong” (Inf-2).

“Sudah cuma ya kendala nya ya cuma kalau barang kosong itu aja
kalau gag kosong ya gag masalah kita.”
“belum 100%, kalau order barang kosong kita harus order PBF lain
yang punya barang itu.”
“tergantung pasiennya juga ramai atau tidak, kalau kondisi pas
ramai dan kita butuh obatnya ya paling kurang lebih 70%” (Inf-3).

“ketersediaan ya sudah sih, ya ada mungkin kadang-kadang yang

kosong, telad tapi ya gak banyak sih.”
“biasanya malah yang jarang keluar ya, terus tiba-tiba ada kasus
dokter ngresepin lagi, akhirnya order lagi kan itu nunggu nya lama.
Kalau yang sering keluar sih nggak, nggak sampai kosong.”
“perbandingan yang kosong sama yang tidak sedikit sih. 20%
paling ya yang kosong.”
“evaluasi obat slow moving death stock ya pas stock opmame 4
bulan sekali” (Inf-4).
“kurang, kadang kita sudah order terus tidak datang otomatiskan
akan menghambat distribusi, sehingga mempengaruhi
ketersediaan.”
 189

“ndak, kalau bagus ya tidak, paling sih ya 10 banding 1, misal

permintaan obat 10 macam yang tidak ada 1” (Inf-5).

“Ya sudah sesuai, ya sebagian besar sudah ada kecuali kalau kosong
distributor apa kosong dari pabrik” (Inf-6).
Apakah output yang dihasilkan “di harapkan ya sebenarnya outputnya tidak ada stock out, tidak ada
sudah sesuai dengan yang obat expired, tidak ada obat yang death stock. Ya tapi mungkin
diharapkan? memang membutuhkan kebijakan dari top manajemen untuk
pengelolaan death stock itu, jadi gak bisa kami berjalan sendiri.”
“harusnya ya 100% semua barang ada, tapi terus terang akhir-akhir
ini sejak era BPJS ini kami sering obat itu telat ngirimnya dan
sebagainya, meskipun kita sebenarnya sudah antisipasi .”
“khususnya BPJS, tapi juga ada imbasnya di pengadaan obat
reguler mbak.”
“iya yang sering kosong BPJS.”
“Jadi gini sebetulnya obat BPJS ini sebetulnya disebabkan karena e-
purchasing e-catalogoe jadi principall pabrik obat itu akan
mendahulukan pengiriman atau distribusi ke rumah sakit atau
pihak- pihak yang membeli secara online, yang bisa membeli online
itu kan baru rumah sakit pemerintah, provider BPJS. Kita rumah
sakit swasta meskipun sudah bekerja sama dengan BPJS kita belum
punya akses untuk online itu makanya kita istilah nya dinomer 2
kan. Mereka memenuhi dulu kebutuhan rumah sakit pemerintah
karena bila tidak terpenuhi denda nya besar itu yang jadi kendala”
(Inf-1).
“kedepan e yo pengene barang e terpenuhi semua, kalau sekerang
yo rodho ketantulan sering kosong” (Inf-2).
 190

“menurutku sudah” (Inf-3).

“iya sudah sih, Cuma kadang ya kadang ada kosong distributor atau
kosong nasional, lha pasien komplain nya disitu.”
“sudah sih kalau mengenai obat paling komplainnya kalau lama,
respontime ya” (Inf-4).

“belum, pengennya ya lebih bagus lagi” (Inf-5).

“Belum, ya itu karena banyak kendala tadi, tempat nya kurang,

saran prasarana kurang memadai belum begitu maksiamal” (Inf-6).
Bagaimana penanganan yang “kalau reguler kan pasti punya second line maksudnya kita
dilakukan jika terjadinya usahakan koordinasikan dengan DPJP untuk mengganti yang isinya
kekosongan obat? sama itu tapi kalau BPJS ya itu tadi kita upayakan stok nya lebih
diperbanyak.”
“kalau BPJS dari kebijakan kami memang obatnya generik yang
dipakai.”
“iya repot juga meskipun ada alternatif publikan yang lain.”
“kita akan masih terus mencarikan kita tidak melibatkan pasien
untuk pengadaan obat’’ (Inf-1).

“dicarikan keluar, dicarikan pinjeman dari rep nya kalau nggak ada
ya dibelikan di apotek luar” (Inf-2).

“disini kan ada formularium ya kalau obat kosong itu tidak sesuai
formularium, kita acc kan ke dokter kalau dokternya tidak mau
mengganti ya kita carikan diluar, kita beli diluar. Kecuali pasien
rawat inap bisa dijanjiin kita orderkan.”
 191

“kita carikan sendiri, kalau rawat jalan kita kasih copy resep, yang
utama kita acc dokter dulu kalau ada ganti nya apa cuma beda
pabrik kita acc kan dokter” (Inf-3).

“kalau kita punya sama ganti kita ya acc dokter, kalau gak punya ya
kita copy resep cari diluar.”
“he em ditolak pasien dikasih copy resep beli diluar itu kalau rawat
jalan lo. Kalau rawat inap dicarikan” (Inf-4).

“kita pinjam, ataupun CITO, CITO ke PBF atau apotek lain” (Inf-

5). “Ya kita carikan diluar pinjem apotek lain.”

“Kita yang akan mencarikan” (Inf-6).