SKRIPSI
Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar
Sarjana Kesehatan Masyarakat
Oleh:
Muhammad Luqman
NIM : 1112101000091
JAKARTA
1437/2016 H
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN
SKRIPSI, MARET 2017
ABSTRAK
Pengadaan obat di Rumah Sakit merupakan suatu kegiatan yang bertujuan
untuk menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang
terjangkau dan sesuai standar mutu. Dalam hal ini pemerintah mengeluarkan
kebijakan pengadaan obat berdasarkan E-catalogue secara E-purchasing untuk
membantu fasilitas kesehatan dalam melakukan pengadaan obat. Pada
penerapannya di RSU Kota Tangsel diketahui masih terdapat beberapa kendala
seperti waktu tunggu obat yang terlalu lama, dan jumlah obat yang tidak sesuai.
Penelitian Ini bertujuan untuk melihat gambaran penerapan kebijakan pengadaan
obat secara E-purchasing.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan melakukan
wawancara mendalam, observasi, dan telaah dokumen. Penelitian ini dilakukan di
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan. Informan dalam penelitian ini
ditentukan dengan Snawball sampling, dan didapatkan beberapa informan yaitu
Kepala Instalasi Farmasi, Petugas Pengadaan, Pihak Penerima Hasil Pekerjaan,
Staff Pengadaan, dan Kepala Gudang.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa ketersediaan input pengadaan
obat secara E-purchasing dari SDM dalam segi jumlah belum mencukupi tetapi
dalam kualitas telah cukup untuk menjalankan proses pengadaan, dari segi
anggaran telah mencukupi, Kebijakan terkait pengadaan secara E-purchasing
telah dipahami dan dijalani, serta sarana dan prasarana telah mencukupi. Proses
perencanaan kebutuhan obat telah sesuai dengan PMK No 63 tahun 2014, tetapi
perencanaan ini belum bisa menghindari kekosongan obat, Proses Pemesanan juga
telah sesuai dengan PMK No. 63 tahun 2014 tetapi waktu pemesanan obat belum
sesuai dengan Standar Pelayanan Kefarmasian. Proses Perjanjian Kontrak juga
telah sesuai dengan PMK No. 63 tahun 2014. Proses Pengiriman telah sesuai
dengan perjanjian yang telah dibuat. Output pengadaan obat yaitu ketersediaan
obat di rumah sakit belum sesuai dengan indikator yang ditetapkan yaitu
persentase stok obat harus 0% dikarenakan di temukan 30 jenis obat yang pernah
kosong pada tahun 2016. Kendala dari kekosongan obat ini adalah jumlah obat
yang tidak semuanya terealisasi, waktu pengiriman obat yang lama dari
distributor, pernah terjadi kekosongan obat secara nasional, serta belum
terdapatnya sistem informasi yang bisa memberikan peringatan jumlah obat yang
memasuki stok minimum, sehingga pengajuan pemesanan obat dilakukan tidak
terlambat. Berdasarkan hasil penelitian disarankan kepada Rumah Sakit Umum
ii
Kota Tangerang Selatan untuk memperhatikan perencanaan dengan melihat lead
time obat yang ada di E-catalogue.
Kata kunci : Kebijakan Pengadaaan obat, E-catalogue, E-purchasing, Rumah
Sakit.
Daftar Bacaan : 72 : 1989-2016
iii
Faculty Of Medicine And Health Sciences
Departement Of Public Health
Health Care Management
Udergraduated Thesis, March 2017
ABSTRACT
Medicine procurement in hospitals is an activity that aims to ensure the
availability, right timing at affordable prices and appropriate quality standards. In
this case, the government issued a procurement policy based on the E-catalogue
with E-purchasing procedure to help healthcare facilities in the medicine
procurement. In practice in Tangsel public hospitals (RSU Kota Tangsel) known
there are still some constraints such as the times for taking medicine are too long,
and the amount of medicine that are not appropriate. This study aims to look the
description of the implementation of a procurement policy based on the E-
catalogue by way of E-purchasing.
The results of this study indicate that the availability of input medicine
procurement which is human resources in terms of quantity is not sufficient but
the quality is sufficient to run the procurement process, in terms of the budget has
been insufficient, policies related to procurement by E-purchasing is understood
and lived, and have sufficient infrastructure. The medicine needs planning process
in accordance with the Health minister regulation No. 63 of 2014, but these plans
have not been able to avoid any lack of medicine, Booking process also complies
with the regulation but the time of booking the medicine has not in accordance
with the Standards of Pharmaceutical Services. Contract Agreement process also
complies with the regulation. Delivery Process in accordance with agreements
made. Output of medicine procurement is the availability of medicines in
hospitals which is not in accordance with the indicators set out the percentage of
medicines stocks should be 0% due in 30 types of medicines found empty ever in
2016. The main obstacles are the amount of medicines that are not everything is
realized, a long time of medicines delivery from a distributor, a national
medicines emptiness, and yet the presence of an information system that could
provide warnings amount of medicines that enters the minimum stock, so that the
iv
subscription of the medicine will not be late . Based on the research results
suggested to the General Hospital of South Tangerang City to pay attention to see
the lead time of the medicine that is available in the E-catalogue.
v
PANITIA SIDANG SKRIPSI
vii
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. Data Pribadi
1. Nama Lengkap : Muhammad Luqman
2. Tempat Tanggal : Palembang, 4 juni 1994
Lahir
3. Alamat Asal : Jl. Letnan Simanjuntak Lrg.
Lebak Mulyo No. 1387 RT 21
RW 08 Kelurahan Pahlawan
Kecamatan Kemuning Kota
Palembang
4. Alamat Domisili : Jl. Kertamukti, pisangan raya no.
20 RT 03 RW 09 Kelurahan
Cireundeu Kecamatan Ciputat
Timur Kota Tangerang Selatan
5. Agama : Islam
6. Jenis Kelamin : Laki-laki
7. Golongan Darah : A
8. Status : Belum Menikah
9. Program Studi : Kesehatan Masyarakat
10. Nomor Telepon : 089513815096
11. Alamat Email : Mluqman240@gmail.com
4. MA Negeri 3 Palembang
Jakarta
viii
KATA PENGANTAR
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan Tahun 2016” telah diselesaikan.
program Strata Satu (S1) pada program studi Kesehatan Masyarakat Fakultas
Jakarta. Penyelesaian Skripsi ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan
berbagai pihak. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima
kasih kepada :
1. Allah SWT yang telah memberikan nikmat sehat dan kelancaran sehingga
serta selalu memberikan kasih sayangnya yang tiada henti kepada penulis.
3. Dr. Arif Soemantri, MKM selaku Dekan Fakultas Kedokteran Dan Ilmu
4. Ibu Fajar Ariyanti, SKM, M,Kes, Ph,D selaku Kepala Program Studi
Kesehatan Masyarakat.
ix
7. Pak dr. Yuli Prapanca Satar, MARS selaku penguji I yang telah memberikan
10. Ibu Agustina Ariyani, S. Si. Apt dan ibu Evi Budi Ardiyanti, S. Si. Apt yang
11. Sofiani Handini. S. Kep. MA yang telah membantu dalam proses perizinan di
12. Teh Yayuk, Teh Ninin, Pak Midi, Bang Akbar, Bang Jajang, Bang Wawan
yang telah bersedia menerima dan menyediakan waktu dan tempat dalam
proses penelitian.
13. Yolanda Mutiara Christina yang telah banyak membantu dan mendukung
14. Teman-teman KBHCM Santo, Saeful, Rico, Tyo, Aida, Annisa, Ayu F, Ayu
H, Erika, Fitri, Halida, Ica N, Jupe, Laily, Mery, Nuril, Paramitha, Tantri,
Ratna, Rika, Toyyibah, Hesti, Nurzia, dan Umi Kalsum yang menjadi teman
15. Teman-teman kesmas cowo Tsabit, Rico, Yaumi, Rohem, Nizar, Faiz, Agin,
Viral, Santo, Saeful, Tyo, Ivan, Agus, Rizky, dan Richard, yang telah menjadi
sekarang.
x
Penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini masih jauh dari
kesempurnaan, baik dari segi materi maupun teknik penulisan. Untuk itu, kritik
Penulis
DAFTAR ISI
xi
DAFTAR ISI
SKRIPSI ................................................................................................................................ i
PERNYATAAN BEBAS PLAGIASI ................................................................................. i
ABSTRAK ......................................................................................................................... ii
PERNYATAAN PERSETUJUAN ................................................................................... vi
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ........................................................................................ viii
KATA PENGANTAR ...................................................................................................... ix
DAFTAR ISI......................................................................................................................... xi
DAFTAR TABEL ............................................................................................................ xv
DAFTAR BAGAN ......................................................................................................... xvi
DAFTAR ISTILAH ....................................................................................................... xvii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................... xix
1.1. Latar Belakang ...................................................................................................1
1.2. Rumusan Masalah ..............................................................................................8
1.3. Pertanyaan Penelitian .........................................................................................9
1.4. Tujuan ................................................................................................................9
1.4.1. Tujuan Umum ..........................................................................................9
1.4.2. Tujuan Khusus .........................................................................................9
1.5. Manfaat ............................................................................................................10
1.6. Ruang lingkup Penelitian .................................................................................11
Bab II ...............................................................................................................................12
2.1. Rumah Sakit ..........................................................................................................12
2.1.1. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS).......................................................13
2.2. Manajemen Logistik ..............................................................................................14
2.2.1. Fungsi Manajemen Logistik ........................................................................15
2.3. Pengadaan obat .....................................................................................................18
2.3.1. Pengertian obat.............................................................................................18
2.3.2. Pengertian Pengadaan .................................................................................20
2.3.3. Proses Pengadaan Obat ...............................................................................22
2.4. Kebijakan Pengadaan obat ....................................................................................24
2.4.1. Pengadaan obat berdasarkan e-catalogue secara E-purchasing ...............24
2.4.3. Alur Proses E-purchasing obat ....................................................................28
xii
2.5. Pengadaan Obat Non E-purchasing ......................................................................30
2.6. Logic Models ........................................................................................................31
2.7. Kerangka Teori .....................................................................................................36
Bab III ..............................................................................................................................39
3.1. Kerangka Berpikir ............................................................................................41
3.2. Definisi Istilah ..................................................................................................42
Bab IV..............................................................................................................................46
4.1. Desain Penelitian ..............................................................................................46
4.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................................46
4.3. Informan Penelitian ..........................................................................................46
4.4. Instrumen Penelitian .........................................................................................47
4.5. Sumber data......................................................................................................48
4.6. Pengumpulan data ............................................................................................49
4.7. Analisa Data .....................................................................................................50
4.7.1. Transcription ...........................................................................................50
4.7.2. Familirisation with the interview ............................................................50
4.7.3. Coding ......................................................................................................51
4.7.4. Developing a working analitycal framework ..........................................51
4.7.5. Applying the analitycal Framework ........................................................51
4.7.6. Chariting data into framework matrix ....................................................52
4.7.7. Interpreting data ......................................................................................52
4.8. Validasi data .....................................................................................................52
BAB V .............................................................................................................................55
5.1. Gambaran Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan ......................................55
5.1.1 Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan ....................55
5.1.2. Prinsip Dasar RSUD Tangsel ......................................................................56
5.1.3. Pelayanan rumah sakit.................................................................................56
5.2. Karakteristik Informan ..........................................................................................57
5.3. Pengadaan Obat di Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan .......................58
5.4. Input Pengadaan obat di Rumah Sakit umum Kota Tangerang Selatan .................58
5.4.1. Sumberdaya Manusia ..................................................................................59
5.4.2. Anggaran.......................................................................................................61
5.4.3. Kebijakan ......................................................................................................63
xiii
5.4.4. Sarana dan Prasarana..................................................................................68
5.5. Proses Pengadaan Obat secara E-Purchasing ........................................................70
5.5.1. Proses Perencanaan Kebutuhan Obat ........................................................70
5.5.2. Pemesanan Obat ...........................................................................................73
5.5.3. Proses Perjanjian Kontrak ..........................................................................83
5.5.4. Pengiriman atau Distribusi obat .................................................................85
5.6. Output pengadaan obat secara E-purchasing.........................................................91
BAB VI ............................................................................................................................94
6.1. Keterbatasan Penelitian ....................................................................................94
6.2. Pengadaan Obat secara E-purchasing di Rumah Sakit .....................................94
6.3. Input Pengadaan obat secara E-purchasing ......................................................95
6.3.1. Sumber Daya Manusia ...........................................................................96
6.3.2. Anggaran .................................................................................................98
6.3.3. Kebijakan ..............................................................................................100
6.3.4. Sarana dan Prasarana ..........................................................................102
6.4. Proses Pengadaan Obat Berdasarkan secara E-purchasing .............................104
6.4.1. Proses Perencanaan Kebutuhan Obat ................................................104
6.4.2. Proses Pemesanan Obat .......................................................................107
6.4.3. Proses Perjanjian Kontrak secara E-Purchasing ...............................113
6.4.4. Proses Pengiriman atau ditribusi obat ................................................114
6.5. Output pengadaan obat secara E-purchasing ..................................................117
BAB VII.........................................................................................................................121
7.1. SIMPULAN ..............................................................................................121
7.2. SARAN ......................................................................................................123
Daftar Pustaka : ..............................................................................................................124
Lampiran ........................................................................................................................133
Lampiran 1 Inform Concent ......................................................................................134
Lampiran 2 Izin Penelitian .........................................................................................135
Lampiran 3 Pedoman Penelitian .................................................................................138
Lampiran 4 hasil observasi .........................................................................................146
lampiran 5 hasil telaah Dokumen ...............................................................................147
Lampiran 6 matriks Wawancara .................................................................................154
Lampiran 7 Triangulasi Data ......................................................................................168
xiv
DAFTAR TABEL
purchasing ..........................................................................................................
Tabel 5.4.4. Daftar inventaris barang di ruang pengadaan RSU Kota Tangsel ... 68
Tabel 5.4.4. Obat yang tidak terealisasi pengadaan secara E-purchasing .......... 87
xv
DAFTAR BAGAN
xvi
DAFTAR ISTILAH
KO : Kebutuhan Obat
xvii
PPHP : Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan
SK : Surat Keputusan
SP : Surat Perjanjian
xviii
DAFTAR LAMPIRAN
xix
BAB I
Pendahuluan
bermutu adalah pelayanan farmasi. Hal ini diperjelas dalam Peraturan Menteri
obat yang tidak rasional dalam rangka keselamatan pasien (patient safety)
kesehatan. Semua obat yang beredar harus terjamin keamanan, khasiat dan
mutunya agar memberikan manfaat bagi kesehatan. Salah satu faktor yang dapat
Pada umumnya rumah sakit memiliki biaya rutin terbesar pada pengadaan
sediaan farmasi, menurut kebijakan obat nasional menyatakan bahwa biaya obat
1
merupakan bagian yang cukup besar dari seluruh biaya kesehatan. Dari berbagai
survei dapat disimpulkan bahwa biaya untuk pembelanjaan obat dirumah sakit
(Istinganah, 2006).
Pengadaan obat yang baik dan tepat akan memberikan dampak yang baik
bagi rumah sakit, tujuan pengadaan obat itu sendiri adalah tesedianya obat dengan
jenis jumlah yang cukup sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan, mutu obat
farmasi. karena dalam pengadaan obat kita harus mempertimbangkan secara detail
dan merencanakan secara rinci tentang rencana pengadaan obat yang dilakukan
pemesanan obat yang terlalu sedikit. Pemesanan obat yang terlalu sedikit
Stockout adalah ketika permintaan suatu barang atau obat tidak dapat terpenuhi
pembelian obat di luar rumah sakit yang secara tidak langsung akan
Untuk memenuhi kebutuhan obat yang banyak dan berkualitas serta harga
yang sesuai diperlukan pengadaan obat yang tepat, dalam hal ini pemerintah telah
2
mengeluarkan kebijakan tentang pengadaan obat melalui mekanisme E-
memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang tertentu dari berbagai
obat sehingga pada akhirnya dapat mengurangi terjadinya korupsi. Karena dengan
perencanaan dan proses kontrol dan lain-lain (Calipinar dan Soysal, 2012).
3
perencanaan produksi, dan sistem kas manajemen), resiko eksternal bisnis (antara
pembeli dan pemasok harus ada standar komunikasi dan operasi yang sama),
direktorat bina obat publik dengan industri farmasi dan distributor (2016),
diketahui masih banyak kendala yang sering dihadapai dalam pembelian secara E-
purchasing. Kendala yang sering dijumpai adalah ketersediaan obat, karena masih
banyak item obat yang belum tercantum dalam E-catalogue sehingga Satker tidak
dapat melakukan pengadaan. Lalu pihak penyedia obat sering over supply, dan
Selain itu jumlah obat dalam E-catalogue masih lebih sedikit dari Fornas
E-catalogue. Jumlah obat dan BMHP yang sudah ada di E-catalogue baru
berjumlah 796 item sediaan, bukan item obat. Sementara Fornas 2015 terdiri dari
1060 item sediaan dari 574 item obat dan terbagi dalam 29 Kelas Terapi dan 90
Sub Kelas Terapi (Hani, 2016). Jumlah obat inilah yang membuat Satker atau
yang ada sehingga obat yang tidak ada di dalam daftar harus dibeli diluar E-
secara E-purchasing dalam menunjang pengadaan obat yang efisien dan terbuka
4
dari berbagai kecurangan. Tetapi terlihat masih banyak kendala dalam penerapan
2013 ini masih memiliki banyak kendala, seperti obat yang disediakan tidak
perbandingan RKO dengan realisasinya tidak mencapai 30%, dan pada tahun
dalam penelitian Adyaksa (2015) di Dinas Kesehatan kota Denpasar, yang mana
melainkan 60%. Permasalahan dalam realisasi obat disebabkan karena pada saat
mencukupi.
cara pengadaan obat melalui E-purchasing. Daftara harga, spesifikasi dan nama
penyedia obat dapat dilihat melalui E-catalogue yang terdapat di portal pengadaan
nasional (INAPROC), lalu PPK dan panitia melakukan proses pengadaan obat
5
dengan cara E-purchasing menggunakan aplikasi E-purchasing obat yang terdapat
pada aplikasi SPSE, lalu PPK dan Panitia login melalui aplikasi SPSE, lalu
berkoordinasi dengan pihak penyedia yang harus login juga di aplikasi SPSE agar
dapar menggunakan aplikasi E-purchasing obat dan yang terkahir adalah proses
E-purchasing obat dimana pihak PPK dan panitia serta penyedia obat harus
masyarakat. Untuk memenuhi tujuan tersebut RSU Kota Tangsel harus menaati
dan mengikuti kebijakan yang telah dikeluarkan oleh pemerintah, yaitu salah
diketahui bahwa RSU Kota ini telah menerapakan kebijakan pengadaan obat
catalogue tidak banyak sehingga pihak rumah sakit membeli diluar E-catalogue,
Kendala dalam proses pembelian obat yang telah dipaparkan diatas dapat
metode program logic model . Program logic model adalah gambaran bagaimana
suatu organisasi/institusi itu bekerja dengan teori dan asumsi program yang
6
berjalan untuk menghasilkan tujuan dengan melihat aktivitas/proses dan
Tujuan dari program logic model ini adalah untuk menggambarkan urutan
program hasil yang diinginkan. Pemetaan program ini dibagi menjadi input,
2016.
7
1.2. Rumusan Masalah
dibuat harus disesuaikan dengan obat yang ada, serta sering terjadi
Umum Kota Tangsel terdapat 15 jenis obat yang stoknya kosong di bulan
Februari sampai dengan bulan Maret. Persentase stok kosong yang ada di
Rumah Sakit sebesar 4,4% dari 460 jenis obat yang ada di gudang.
Tangerang Selatan.
8
1.3. Pertanyaan Penelitian
Tangsel?
Tangsel?
1.4. Tujuan
2016
Kota Tangsel.
9
1.5. Manfaat
Tangsel.
b. Bagi peneliti
purchasing.
c. Bagi Akademisi
10
1.6. Ruang lingkup Penelitian
obat secara E-purchasing di Rumah Sakit Umum Daerah Tangerang Selatan pada
Syarif Hidayatullah Jakarta pada bulan November sampai dengan Desember 2016.
yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data
dokumen. Informan dalam penelitian ini terdiri dari kepala instalasi Farmasi,
Petugas Pengadaan obat dan petugas keuangan Rumah Sakit Umum Kota
Tangerang Selatan.
11
Bab II
Tinjauan Pustaka
Rumah Sakit dijelaskan bahwa Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan
adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi
Rumah Sakit)dijelaskan juga tugas dan fungsi rumah sakit. Rumah sakit
sebagai berikut:
12
c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam
kesehatan yang memberikan pelayanan kepada masyarakat secara utuh baik itu
rumah sakit untuk menunjang tujuan dari pelayanan itu sendiri salah satunya
kepada pelayanan pasien, penyediaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai yang bermutu dan terjangkau bagi semua lapisan masyarakat
(Irmawati, 2014).
Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit) tugas instalasi farmasi rumah sakit yaitu:
13
b. Melaksanakan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai guna memaksimalkan efek
farmasi klinis.
Selain itu, terdapat dua fungsi instalasi rumah sakit yang dijelaskan dalam
dan Bahan Medis Habis Pakai dan menyelanggaran pelayanan farmasi klinik.
Pengelolaan sedian farmasi ini sering disebut Manajemn logistik di Rumah Sakit.
dan informasi) dengan maksud untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien
14
dan efektif (Griffin, 2004). Sedangkan menurut Febriawati (2013) logistik
kualitas dan pada waktu yang tepat dengan harga serendah mungkin.
Manajeman logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta
Perencanaan dan
Penentuan Kebutuhan
Penghapusan Penganggaran
Pengendalian
Pemeliharaan Pengadaan
Penyimpanan dan
Penyaluran
Bagan 2.2.1. Siklus Logistik
15
1. Fungsi Perencanaan dan penentuan kebutuhan
merupakan perincian dari fungsi perencanaan, bila mana perlu semua faktor
2. Fungsi Penganggaran
kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan jumlah biaya
terhadapnya.
3. Fungsi Pengadaan
waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu.
16
4. Fungsi Penyimpanan
harus dapat menjamin kualitas dan keamanan sediaan farmasi, alat kesehatan,
5. Fungsi Penyaluran/Pendistribusian
dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu.
6. Fungsi pemeliharaan
Fungsi ini adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi
7. Fungsi Penghapusan
Fungsi ini adalah berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari
adalah usaha untuk menghapus kekayaan karena kerusakan yang tidak dapat
diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis,
kelbihan hilang, susut, dan karena hal-hal lain menurut peraturan perundang-
17
8. Fungsi Pengendalian
Fungsi ini merupakan inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha
pakai dapat dilakukan oleh instalasi farmasi harus bersama dengan tim famasi
sakit.
campuran yang dipergunakan oleh semua makhluk untuk bagian dalam dan luar
menurut Kepmenkes 2008, obat merupkan bahan atau paduan bahan-bahan yang
18
Berdasarkan pengertian diatas diketahui bahwa Obat merupakan bahan atau
menyembuhkan penyakit. Tak hanya itu secara khusus obat juga terbagi menjadi
1. Obat jadi, adalah obat dalam keadaan murni atau campuran dalam bentuk
serbuk, tablet, pil, kapsul, supositoria, cairan, salep, atau bentuk lainnya
yang secara teknis sesuia dengan FI atau buku resmi lain yang ditetapkan
pemerintah.
2. Obat paten, yaitu obat jadi dengan nama dagang yang terdaftar atas nama
pembuat yang diberi kuasa dan dijual dalam bungkus asli dari pabrik yang
memproduksinya.
3. Obat baru, yaitu obat-obat yang berisi zat, baik berkhasiat maupun tidak
4. Obat asli, yaitu obat yang didapat langsung dari bahan-bahan alamiah
5. Obat tradisional, yaitu obat yang didapat dari bahan alam (mineral,
6. Obat esensial, yaitu obat yang paling banyak dibutuhkan untuk layanan
19
7. Obat generik, yaitu obat dengan nama resmi yang ditetapkan dal FI untuk
jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar
melalui :
a. Pembelian
kesehatan, dan bahan medis habis pakai harus sesuai dengan ketentuan
apabila:
20
6. Sediaan farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai harus sesuai
dan bahan medis habis pakai yang tidak bermanfaat bagi kepentingan
penyedia obat yang dibutuhkan di unit pelayanan. Tujuan dari pengadaan obat
sendiri adalah pertama tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup
sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan, mutu obat terjamin, dan obat dapat
21
2.3.3. Proses Pengadaan Obat
terdapat proses pengadaan barang/jasa yang terlepas dari unsur perencanaan, akan
A. Persiapan
C. Pelaksanaan B. Pelaksanaan
kontrak Pemilihan
(Sumber: Ramli,2015 .)
A. Persiapan
kontrak.
22
3. Perencanaan pemilihan penyedia, meliputi pengkajian ulang paket
prakualifikasi).
5. Pejelasan pemilihan
Pascakualifikasi).
2. Penandatangan kontrak.
3. Pengendalian pekerjaan.
pengguna akhir.
23
2.4. Kebijakan Pengadaan obat
dalam proses pengadaan obat program jaminan kesehatan nasional dan obat
program lainnya pada satuan kerja di bidang kesehatan baik pusat maupun daerah,
pemerintah mengeluarkan kebijakan E-catalogue obat pada tahun 2013 yang pada
tahun pertama pemilihan obat masih menggunakan DOEN ( daftar obat esensial
pemerataan obat yang aman, bermutu, dan berkhasiat untuk memenuhi kebutuhan
Kebijakan ini mencakup seluruh satuan kerja bidang kesehtaan di pusat maupun
daerah terhadap pengadaan obat yang tercantum dalam katalog obat yang
memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang tertentu dari berbagai
kantor kelompok kerja unit layanan pengadaan untuk melihat, mendaftar, dan
24
mengikuti proses pelelangan, tetapi cukup melakukannya secara online pada
barang/jasa
pengadaan barang/jasa.
penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua
Dengan telah terbangunnya sistem E-catalogue obat, maka seluruh satuan kerja di
bidang kesehatan baik pusat maupun daerah dan FKTP atau FKRTL dalam
pengadaan obat baik untuk program jaminan kesehatan nasional maupun program
25
Berdasarakan peraturan menteri kesehatan no. 63 ada beberapa tahapan dalam
1. Persiapan
kesehatan baik pusat maupun daerah dan FKTP atau FKTRL dengan
purchasing.
26
pengadaan barang/jasa pemerintah sebagaimana telah diubah
LPSE setempat.
27
5. PPK selanjutnya melakukan perjanjian/kontrak jual beli terhadap obat
obat.
Alur proses pengadaan obat secara E-purchasing memiliki alur yang tidak
pendek, alur ini melewati pihak PPK, Panitia Obat, dan penyedia (obat), berikut
alurnya :
28
Berdasarkan alur yang telah digambarkan berawal dari melihat kebutuhan
untuk memenuhi jumlah obat, maka akan dilakukan perencanaan pembeliaan obat
catalogue obat tersedia atau tidak. Setelah itu bisa melakukan proses pembeliaan
secara E-purchasing yang tentunya harus login ke website LPSE dan melakukan
proses pembelian yang telah dijelaskan diatas degan dilakukan secara online , jika
29
5. PPK selanjutnya melakukan perjanjian/kontrak jual beli terhadap
penyedia obat.
perjanjian/kontrak jual-beli.
terdapat item yang akan dibeli maka bisa dilakukan metode pengadaan lainnya
yang seuai dengan Peraturan Presiden Nomor 70 tahun 2012. Berikut kendala
Selain dari kedua masalah tersebut pengadaan obat di luar E-catalogue juga
catalogue tetapi harus memiliki izin dari Pejabat Pembuat Komitmen dari Rumah
metode :
30
1. Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan
penuh.
yang baik. Harga masih dapat dikendalikan, tenaga dan beban kerja
Logic models adalah cara sistematis dan visual untuk menyajikan dan
mengoperasikan program yang direncanakan, dan perubahan atau hasil yang ingin
Menurut Helena Clark (2004) logic models adalah suatu grafis yang
31
Logic models ini sering digunakan untuk menggambarkan suatu program
atau kegiatan sehingga disebut juga program logic model. Tujuan dari program
yang diinginkan. Pemetaan program ini dibagi menjadi input, proses, output,
outcome, serta effect. Sehingga pendekatan ini bisa diterapkan digunakan dalam
asumsi/prinsip dari suatu program. logic models ini sering disebut dengan
melihat gambaran dari input, proses, output, outcome, serta impact dari suatu
bagaimana gambaran dari proses tersebut bisa digunakan logic models dengan
melihat dari sistemnya itu sendiri. Logic models melihat suatu sistem itu terdiri
dari input, proses, output, outcome, dan effect. Berikut bagan logic models :
32
Bagan 2.5. logic models
Jika manfaat
telah tercapai
makan akan
Sumberdaya Menggunak membuat
yang an Manfaat yang perubahan
diperlukan sumberday Hasil keluaran akan datang dari bagi organisasi
untuk a untuk langsung dari kegiatan yang atau
menjalankan menjalanka rencana telah masyarakat
program n rencana kegiatan. direncanakan dan instansi
1 2 3 4 5
komponen saling berhubungan diantara apa yang direncanakan dan apa yang
33
Aktivitas program/proses adalah menjalankan sumberdaya/input.
Aktivitas juga berarti proses, alat, kejadian, teknologi, dan aksi dari
Distribusi/pengiriman.
purchasing.
tersedianya obat yang cukup baik jumlah dan jenis bagi pelayanan
kesehatan
34
Impact adalah dampak yang terjadi dalam waktu sekitar 7 sampai 10
tahun. perubahan yang dituju atau yang tidak diinginkan mendasar yang
tingginya.
35
2.7. Kerangka Teori
penerapan dari cara berpikir yang sistematis dan logis dalam membahas dan
mencari pemecahan dari suatu maslah atau kedaaan yang dihadapi. Sistem sendiri
terbagi dari berbagai elemen yaitu input, proses, output,outcome, dan impact
offline.
36
panjang bisa meningkatkan pemerataan dan keterjangkauan obat di Rumah Sakit
37
Bagan 2.6. Kerangka Teori
Proses :
1. Tahap Persiapan
a. Perencanaan
kebutuhan obat Output:
Input:
2. Tahap Pembelian Outcome: Effect :
Sumberdaya Manusia Secara E-purchasing Ketersediaan
a. Proses pemesanan Obat berdasarkan 1. Transparansi Pemerataan dan
Anggaran obat E-catalogue di Pembelian Obat keterjangkauan
b. Proses perjanjian Rumah Sakit 2. Akuntabel obat di RSU
Kebijakan
kontrak 3. Efektifitas dan Tangsel secara
Sarana dan Prasarana c. Proses efisiensi berkelanjutan
pengiriman/distribusi pengadaan
3. Pembelian secara
Offline
Modifikasi Teori : Kellog Foundation (2003), Ramli (2010), dan PMK no 63 tentang pengadaan obat berdasarkan E-catalogue 2014
38
Bab III
Kerangka Berpikir
yaitu dengan melihat lima (5) bagian input, proses, output,outcome, impact.
Tetapi pada penelitian ini dengan keterbatasan yag ada peneliti hanya meneliti
input, proses, outut, saja. Input merupakan segala sesuatu yang harus disediakan
bisa menjalankan kegiatan, dan output merupakan keluaran hasil dari proses input
atau lebih tepatnya hasil akhir. Di dalam pendekatan sistem semua bagian ini
menjadi satu bagian yang tidak dapat terpisahkan, sehingga logic models ini bisa
digunakan dalam melakukan kinerja dari suatu kegiatan ataupun melihat masalah
Kebijakan, Sarana dan prasana. Input diperlukan sebagai dasar dari suatu
kegiatan, karena input akan menunjang setiap proses pengadaan yang akan
dilakukan. Proses dari penelitian ini adalah perencanaan pengadaan obat secara
39
Output dari penelitian ini adalah ketersediaan obat secara E-prchasing di
Rumah sakit umum daerah Tangerang Selatan, ketersediaan ini akan dilihat
dengan menghitung jumlah obat yang tersedia dibagi rata-rata pemakaian obat
perbulan akan diketahui berapa tingkat ketersediaan obat yang ada (Harsono,
2012).
dikarenakan untuk hasil dari outcome bisa terlihat 1-3 tahun dari yang
direncanakan dan impact atau dampak dari suatu rencana akan terlihat 7-10 tahun
meneliti tidak sampai ke outcome dan impact karena waktu yang diperlukan
cukup lama.
40
3.1. Kerangka Berpikir
Input: Proses :
Output:
Sumberdaya Manusia - Perencanaan
Kebutuhan Obat Ketersediaan Obat Di
Anggaran - Proses Rumah Sakit Umum Daerah
pemesanan obat
Tangerang Selatan
Kebijakan - Proses Perjanjian
Kontrak
Sarana dan Prasarana - Proses
pengiriman/distri
busi
41
3.2. Definisi Istilah
1 Ketersediaan Input
E-purchasing serta
pendidikan
Kefarmasian.
obat secara E-
purchasing
42
Kebijakan Peraturan yang Telaah Pedoman
secara E-purchasing
43
Petugas pengadaan Dokumen
dengan menggunakan
prosedur E-purchasing
purchasing.
industri farmasi
44
kosong dan tidak di Telaah Pedoman Telaah
minimum stok
45
Bab IV
Metodelogi Penelitian
atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati. Pada penelitian ini,
yang terletak di Jl. Raya Padjadjaran No. 101, Pamulang Barat, Kota Tangerang
Selatan. Penelitian ini dilakukan pada bulan November sampai dengan bulan
Desember.
satu atau dua orang, tetapi karena dengan dua orang ini belum merasa lengkap
terhadap data yang diberikan, maka peneliti mencari orang lain yang dipandang
46
lebih tahu dan dapat melengkapi data yang diberikan orang sebelumnya
(Sugiyono, 2011).
kualitas informan atas masalah yang diteliti dan informan penelitian secara
langsung ditentukan oleh peneliti sesuai dengan kriteria pemilihan informan, yaitu
a. Kesesuaian (appropriatness)
Selatan.
b. Kecukupan (adequacy)
informan, serta melakukan observasi pada kegiatan proses pengadan obat secara
47
yang mengacu pada Peraturan Menteri Kesehatan No. 63 tentang Pengadaan obat
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, serta referensi lain
a. Data Primer
b. Data Sekunder
48
4.6. Pengumpulan data
pengumpulan data pada peneltian ini dilakukan oleh berbagai cara, yaitu :
purchasing.
b. Telaah Dokumen
c. Observasi
49
4.7. Analisa Data
data yang telah diolah. Pendekatan ini mengidentifikasi persamaan dan perbedaan
berbeda dari data, sehingga berusaha untuk menggambarkan peristiwa dan / atau
menjelaskan kesimpulan dari berbagai arah. Proses atau prosedur analisis data
4.7.1. Transcription
transkripkan sehingga data yang didapat bisa dipindahkan dalam bentuk tulisan.
Setelah dilakukan transkrip dari hasil pengumpulan data oleh peneliti, perlu
juga dilakukan familirisasi data yaitu mengulang lagi data yang telah ditranskrip.
Tujuan dilakukan familisasi adalah untuk mengetahui lebih dalam data yang
data yang telah ditranskrip tadi dengan data mentah yang berupa catatan atau
50
rekaman sehingga data yang di dapatkan bisa lebih akurat dalam mengurangi
4.7.3. Coding
data, maka dilakukan coding, yaitu mengkategorikan data yang didapat. Kategori
atau coding di dalam penelitian ini dibagi dalam perdomain yaitu SDM,
Setelah dilakukan coding terhadap data yang dianalisis, maka setiap akan
di bagi lagi menjadi code yang lebih besar seperti SDM, Anggaran, Prosedur serta
Sarana dan Prasarana akan masuk kedalam Kode input Pengadaan obat secara E-
purchasing serta rencana kebutuhan obat, proses pemilhan dan pemesanan serta
pengajuan kontrak masuk kedalam proses pengadaan obat. Dan Ketersediaan obat
berdasarkan E-catalogue.
telah ditentukan sebelumnya. Sehingga pada setiap kode akan berisikan semua
51
4.7.6. Chariting data into framework matrix
akan dilanjutkan dengan meringkas semua data dalam matriks untuk setiap tema
Bentuk matriksnya berisikan semua data dari berbagai sumber data dari
dilkukan analisis terhadap data tersebut atau di interpretasikan hasilnya baik dari
pengadaan itu sendiri. Selanjutnya data yang telah dianalisis, dijelaskan dan
Selatan.
melakukan validasi data. Dalam penelitian ini validasi data yang dilakukan
52
a. Triangulasi sumber dilakukan dengan menyesuaikan data hasil
peneliti dapat melakukan analisis secara tepat, akurat dan percaya. Sehingga
didapatkan analisis data yang tepat, akurat dan terpercaya. Adapun tabel
triangulasi data pada penelitian ini dapat dilihat pada tabel 4.8.
53
Tabel 4.8
Triangulasi Data
Sumberdaya √ √ - √ - √
Manusia
Anggaran √ √ - √ - √
Kebijakan √ √ - √ - √
Perencanaan √ √ - √ - √
Pemesanan obat
Proses Pemesanan √ √ - √ - √
Proses Perjanjian √ √ - √ - √
Kontrak
Pengiriman/distribusi √ √ √ √ - √
obat
Ketersediaan Obat √ √ √ √ - √
54
BAB V
HASIL PENELITIAN
kali diresmikan pada tanggal 07 april 2010 yang bertepatan dengan hari
diresmikan langsung oleh Gubernur Banten pada saat itu yaitu Hj. Ratu Atut
Chosiyah dan direktur pertama yaitu drg. Hj. Ida Lidia. Dan pada tanggal 29
Maret 2012 barulah Rumah sakit ini berpindah ke jalan Raya Pajajran No.
101 Pamulang dengan bangunan lima lantai dan berkapasitas 133 tempat
tidur.
5.1.1 Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan
Menjadi Rumah Sakit Pilihan yang Bermutu dan Amanah (Aman, Nyaman,
terstandarisasi
55
5.1.2. Prinsip Dasar RSUD Tangsel
Layanan Medis
Dalam Kelamin
Denti
Tulang
56
Poliklinik Medical Polklinik
Poliklinik Rehabilitas
Medik
Layanan Penunjang
jam
Radiologi
disebabkan karena keterbatasan perizinan dan kesibukan dari pihak rumah sakit
sehingga informan yang terpilih berjumlah 5 (lima) orang yang tetap dapat
mewakili dan dapat memberikan informasi yang tepat dan memadai penelitian.
57
Tabel 5.2. Karakteristik Informan
tahun 2013 sampai dengan sekarang. E-purchasing adalah tata cara pembelian
didukung oleh input dalam pelaksanaannya. Berikut Input, proses, dan output
5.4. Input Pengadaan obat di Rumah Sakit umum Kota Tangerang Selatan
pengadaan obat terdiri dari sumber daya manusia, anggaran, prosedur, serta sarana
58
5.4.1. Sumberdaya Manusia
Sumber daya manusia merupakan salah satu input dari pengadaan obat
secara E-purchasing. Sumber daya manusia yang ada di pengadaan dijelaskan dari
wawancara mendalam dan telaah dokumen terkait Sumber daya manusia yang
beberapa informan diketahui bahwa Sumber daya manusia yang ada di tim
pengadaan Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan berjumlah 4 orang yaitu
dua orang pejabat pengadaan BLUD, satu orang pejabat pengadaan APBD, serta
satu orang Staff. Pejabat pengadaan ini memiliki tugas masing-masing yaitu ada
obat secara E-purchasing terdiri dari Petugas pengadaan Farmasi yaitu Kepala
Instalasi Farmasi, dibantu oleh dua petugas yaitu satu petugas perencanaan dan
“kalo untuk jumlah dari petugas pengadaan secara umum sih, ada tiga orang
yang 2 orang untuk khusus APBD dan 1 orang khusus untuk BLUD, ditambah
lagi 1 staff, dan satu orang dari perencanaan yang sering membantu ibu saat
Secara umum ada pejabat pengadaan blud 2, pejabat pengadaan apbd 1, staff 1.
Dari pejabat pengadaan tadi ada yang bertugas sebagai pengadaan farmasi satu
59
orang, tetapi juga sering dibantu oleh ibu dari perencananaan dan staff
Kalau pengadaan untuk e-catalogue atau farmasi bu tina yang pegang sama mba
evi juga yang sering membantu dan saya juga membantu yang kurang-kurang.
(inf 03).
dengan persetujuan kepala seksi penunjang medis. Setelah disetujui maka akan
melakukan pembelian obat secara E-purchasing. Tugas ini dibantu oleh petugas
akan diajukan, serta staff yang membantu mempersiapkan data yang dibutuhkan
diketahui bahwa jumlah dari petugas pengadaan yang ada di rumah sakit masih
kurang, terlebih lagi staff pengadaan hanya satu untuk semua pengadaan baik
umum ataupun Farmasi serta untuk petugas pengadaan juga memiliki rangkap
tugas selain pengadaan juga bertanggung jawab terhadap perencanaan obat, serta
“SDM yaa, klo mnrt ibu sih kita masih kekurangan orang Selain itu tidak
semua orang juga bisa masuk disini jadi tim pengadaan karena harus ada
60
sertifikat dari dan syarat dari LKPP. Dan tidak semua orang di rumah sakit yang
memiliki satu staff yang tugasnya menangani 3 staff penjabat lainnya. menurut
saya ya. Mana bisa staf Cuma satu pejabat 3, berarti staf ini menangani 3
pejabat. Jadikan pengadaan staffnya Cuma satu, untuk pengadaan secar umum
dan farmasi, disini juga saya merangkap tugas sebagai petgas pengadaan,
seoerang Apoteker, hanya seorang staff yang tidak memiliki latar belakang
ataupun Farmasi.
Manusia yang ada pada pengadaan obat secara E-purchasing, dalam jumlah
petugas masih kurang tetapi untuk kualitas petugas pengadaan telah memiliki latar
5.4.2. Anggaran
kegiatan pengadaan obat di rumah sakit baik pengadaan itu secara E-purchasing
61
bersama mendalam kepada informan di Rumah Sakit Umum Kota Tangerang
pengadaan obat bersumber dari dana APBD dan BLUD. Dana yang disediakan
pengadaan obat secara E-purchasing serta jumlah dana yang tersedia telah
kepada kedua informan, keduanya menyebutkan bahwa anggaran berasal dari dua
sumber :
“anggaran dari rumah sakit telah cukup untuk dan tidak ada masalah
kekurangan dana juga, apalagi setiap tahun anggaran untuk pengadaan obat
meningkat. Anggaran kita jugakan berasal dari APBD dan BLUD jadi dari dua
anggaran itu sudah memberikan dana yang cukup untuk keseluruahan yang
tapi biasanya pembeliaannya offline, tapi juga bisa secara online. Anggarannya
Dana yang disediakan untuk pengadaan obat di Rumah Sakit Umum Kota
berasal dari dana APBD dengan dibantu dan dari BLUD yang biasa digunakan
untuk pembelian secara offline, untuk penggunaan anggaran juga telah digunakana
secara tepat karena dana yang disediakan tidak pernah bersisa dan kurang. Hal ini
62
berdasarkan wawancara terhadap dua informan, keduanya menyebutkan bahwa
“anggaran dari rumah sakit telah cukup untuk pengadaan dan tidak ada masalah
kekurangan dana juga, apalagi setiap tahun anggaran untuk pengadaan obat
meningkat. Anggaran kita jugakan berasal dari APBD dan BLUD jadi dari dua
anggaran itu uda memberikan dan yang cukup untuk pengadaaan sehingga kita
“kalo e-catalogue dari apbd, di tambah oleh blud tapi biasanya pembeliaannya
offline, tapi juga bisa secara online. Anggaran juga sudah dimanfaatkan dengan
baik, karena anggarannya juga kita gunaain pas ga bersisa. Paling pernah
kekurangan sedikit, karena penambahan dokter. Tapi karena ada tambahan dan
pengadaan obat secara E-purchasing memiliki jumlah dana yang tersedia untuk
terselenggaranya pembelian obat, dana berasal dari APBD dan BLUD. Selain itu
juga anggaran telah digunakan secara optimal dengan melihat dari penggunaaan
5.4.3. Kebijakan
diterapkan semenjak peraturan ini dikeluarkan yaitu pada tahun 2013. Kebijakan
63
berdasarkan E-catalogue secara E-purchasing. Selain itu juga petugas pengadaan
Perpres No 4 tahun 2015 dan kebijakan E-catalogue itu sendiri, selain kebijakan
pasti ada juga juknis yang keluar bersamaan dengan kebijakan itu sendiri. Kita
juga menerapkan juknis pengadaan yang telah di sosialisasiin ke kita pada setiap
“ kita sudah menerpakan kebijakan ini dari awal kebijakan ini keluar,
sedniri, Kebijakan Perpres tentang pengadaan barang dan jasa.” (inf 02)
teknis dan prosedur dalam membatu kegiatan operasional rumah sakit. Terdapat
prosedur pengadaan obat di Rumah Sakit Umum Kota Tangerang selatan, serta
prosedur terkait pengadaan obat yaitu prosedur perencanaan obat dan penerimaan
prosedur operasional yang dikeluarkan oleh Direktur RSU Kota Tangsel nomor
64
2. Kepala bidang penunjang menolak/menyetujui usulan pengadaan obat dan
BMHP
65
Tabel 5.4.3 Prosedur terkait pengadaan obat berdasarkan E-catalogue secara E-
purchasing
No Prosedur Jenis
dan BMHP
dan BMHP
purchasing
yaitu pada tahun 2013, kebijakan ini disertakan bimbingan dari pihak LKPP bagi
atau juknis yang dikeluarkan pihak LKPP dalam bentuk bagan dirasakan mudah
66
untuk dipahami selain itu juga sering diadakan bimbingan dari LKPP sehingga
petugas pengadaan lebih mudah memahami prosedur atau juknis yang diberikan.
Hal ini berdasarkan wawancara yang dilakukan terhadap dua informan, keduanya
“kita pada saat keluarnya peraturan kita langsung ngejalalanin, dan dari pihak
LKPP juga langsung memberikan pelatihan dan bimbingan teknis kepada kita
terkait Prosedur LKPP, jadi kita bisa memahami E-catalogue secara cepat.
karena kita tadi dapet pelatihan, jadi kita mengerti dengan prosedur dari lkpp.
Prosedurnya juga mudah dipahami karena jelas dan bertahap “ (inf 01)
“prosedur yang ada untuk pembelian obat secara E-purchasing mudah untuk
dipahami terlebih lagi petunjuk yang digunakan simple, jadi lebih mudah
pengadaan obat secara E-purchasing telah dipahami oleh petugas, dan terdapat
beberapa prosedur dan petunjuk teknis di rumah sakit yaitu standar operasional
obat dan BMHP, standar operasional prosedur pengadaan obat dan BMHP,
E-catalogue, Perpres RI No. 4 tahun 2015 tentang pengadaan barang dan jasa
pemerintah.
67
5.4.4. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana juga merupakan salah satu input yang mendukung
kelancaran kegiatan pengadaan obat di RSU Kota Tangerang Selatan. Data sarana
dokumen. Berikut hasil dari telaah dokumen terkait sarana dan prasarana terkait
1. Komputer 1
2. Scanner 1
3. Printer 4
5. Laptop 3
6. Penghancur kertas 2
7. Meja kerja 2
8. Ac 1 PK 1
meja, serta AC. Hasil dari telaah dokumen ini juga didukung dari hasil observasi
yang dilakukan bahwa sarana yang ada di dokumen telah ada di tempatnya, selain
68
itu juga di ruangan pengadaan di temukan juga kursi dan jaringan internet yang
ketiga informan diketahui bahwa sarana dan prasarana yang ada di RSU Kota
tejadi dikarenakan sarana dan prasarana. Selain itu juga fasilitas internet di rumah
sakit selalu stabil sehingga tidak ada kendala dalam pembelian secara E-
cepat, ATK, serta ruangan dan perlkangapan kantor kayak meja dan lemari.
laptop, internet, alat kantor, ruangan, sudahh sangat cukup sih klo sarana dan
prasarana jadi ga ada kendala kurang alat-alat gitu kita, selain itu juga
diakses minggu kemaren tuh dari hari kamis ga bisa diakses. Jadi itu kendalanya
Kita memerlukan komputer, meja, kursi,ATK, telepon, dan ruangan untuk bekerja,
69
serta akses internet yang stabil. Semuanya telah terpenuhi sehngga proses
Tangerang Selatan memiliki sarana dan prasarana yang cukup untuk menunjang
komputer/mesin tik, alat tulis kantor, telepon serta akses internet yang stabil.
Selain itu juga dilengkapi prasarana yang berupa ruangan pejabat pengadaan.
proses pertama adalah proses perencanaan kebutuhan obat, setelah itu proses
pemesanan obat, lalu proses perjanjian kontrak, serta proses pengriman atau
distribusi obat.
70
juga untuk obat tersebut. Hal ini berdasarkan wawancara yang
sedikit jadi bisa kita menentukan berapa banyak obat yang harus kita
beli. Selain itu kita juga memperhatikan buffernya sebesar 20% (inf
01)”
2. Setelah diketahui obat apa saja yang pemakaiannya banyak dan telah
menghitung berapa jumlah yang harus dibeli, maka hal yang dilakukan
purchasing dan yang tidak masuk dalam E-catalogue. Obat yang tidak
kita lihat pemakaiaannya nanti baru kita pisah2 yang mana bisa kite
71
“Jadi kita lihat e-catalogue dulu. Kita print dulu langusng semuanya.
Karena klo kita nyusun itu langsung e-catlogue dan non e-catalogue
(inf 02)”
kabid penunjang dan kepala seksi medis untuk disetujui” (inf 01)
“ pemesanan akan kita lakukan jika pengajuan yang kita ajukan telah
dengan menggunakan data dan laporan obat dan BMHP dari penanggung jawab
setelah diajukan maka kepala instalasi farmasi akan memilah jenis pengadaan, dan
72
terakhir kepala instalsi farmasi ke ke kepala bidang penunjang dengan persetujuan
dengan metode konsumsi lalu setelah diajukan ke kepala instalasi farmasi, maka
catalogue.
73
“ pembelian dengan menggunakan E-catalogue itu memberikan
kemudahan bagi kita, tapi tidak semua obat yang mau kita beli ada di E-
catalogue jadi kita beli diluar E-catalogue kita beli di luar E-catalogue juga
milih-milih harga yang paling murah dan jika bisa harganya sama seperti obat di
E-catalogue. Selain itu kadang juga ada kendala dari lamanya persetujuan,
kita harus beli diluar E-catalogue biar terpenuhi gudang kita, selain itu juga kita
beli diluar E-catalogue karan tidak semua obat ada di E-catalogue” (inf 05)
“kita melakukan pembelian diluar E-catalogue jika obat yang mau kita
beli tidak ada di E-catalogue selain itu juga melihat kebutuhan kita jika kita
sudah mesan obat di E-catalogue tetapi tidak dikirimkan sedangkan obat sudah
mau habis atau kosong kita lakukan pembelian diluar E-catalogue untuk
pelelangan umum dilakukan petugas pengadaan dengan memilah harga obat yang
item obat yang memiliki harga mirip dengan E-catalogue dengan melihat kualitas
dan waktu expired obat. Proses pemesanan secara lelang dilakukan oleh pejabat
petugas pengadaan bisa mencari informasi melalui internet, via telpon, ataupun
74
distributor yang sering datang untuk menawarkan produknya. Kendala utama
dalam lelang ini adalah harga, petugas pengadaan mencari harga yang mendekati
dengan E-catalogue atau yang sama dengan harga E-catalogue tetapi tidak banyak
harga obat yang paling murah dan mendekati harga E-catalogue. Ada beberapa
harga bila kita beli diluar E-catalogue, harganya pasti lebih mahal” (inf 02).
ada beberapa tahapan yang harus dilewati, tahapan ini akan dijelaskan lewat alur
75
Penjelasan pada alur diatas juga didukung dengan hasil wawancara yang
penunjang dalam hal ini sebagai PPK dengan persetujuan kepala seksi penunjang
medis , maka kabid penunjang akan memberikan nota dinas ke pejabat pengadaan
Alur proses pemesanan obat diatas memakan waktu kurang lebih 4 (empat) hari,
cepat sehingga tidak memakan waktu yang lama. Hal ini berdasarkan hasil
beberapa alur pemesanan dan alur tersebut memakan waktu yang tidak lama:
“proses pemesanan obat kita dari farmasi mengajukan apa yang akan
dibeli ke Kabid penunjang nanti baru kabid penunjang atau disebut juga PPK
“kitakan ngajuinn nih ada ttd kepala farmasinya nanti ke pak surdjana,
jadi pak surdjanaya nota dinas ke pejabat pengadaan jadi nnti dklik oleh pejabat
pengadaan, setelah di klik kita harus nunggu kabar dari penyedia untuk disetujui,
untuk dikirim barangnya. Biasanya prosesnya kurang lebih 4-5 hari” (inf 02)
Waktu Pemesanan obat dilakukan pada saat obat mempunyai stok aman di
gudang atau safety stok yaitu berkisar 2-3 bulan stok aman. Tetapi pada
76
penerapannya di tahun 2016 pemesanan obat sering dilakukan saat stok obat mau
habis dan kosong. Pengajuan pemesanan obat dilakukan oleh pihak gudang ke
koordinator perbekalan atau bagian perencanaan obat. Pada tahap ini pengajuan
obat di gudang sering mengajukan obat yang hampir kosong dan juga obat yang
sudah kosong di gudang. Menurut pihak gudang pengajuan yang telat ini
belum ada sistem yang memberikan peringatan jika obat sudah memasuki stok
yang tidak aman. Hal ini berdasarkan wawancara kepada tiga informan, ketiganya
keterlambatan:
“ pengajuaan dari gudang pada tahun ini memang sering terlambat, jadi
keadaan ini yang sering menyebabkan kosongnya obat di gudang” (inf 01)
“pengajuan obat seharusnya kita mengajukan 2-3 bulan untuk stok obat
yang fast moving, kalau obat low moving 1 bulan. Tetapi pada tahun ini kita
sering mengajukan pemesanan obat pada saat stok obat sudah menipis dan
manual dalam monitoring obatnya. Apalagi jarak gudang jauh, jadi tiba-tiba obat
“pengajuan yang kita lakukan dari gudang memang sering telat, kita
sering mengajukan pada saat obat hampir dan obat kosong. Itu karena kita masih
belum maksimal karena kita masih manual dalam mengangani gudang obat jadi
kita tidak ada sistem yang memperingati kita jika obat itu sudah habis, apalagi
77
jumlah obat itukan banyak banget jadi itu kendala kita memang perlu sistem
beberapa hal.
metode utama yang digunakan untuk melakukan pembelian obat di Rumah Sakit
purchasing :
78
5. Apabila sudah memilih salah satu komoditas, maka akan tampil
katalog produk dari komoditas tersebut. klik tombol beli pada produk.
6. Pada halaman keranjang belanja terdapat fitur untuk pilih produk lagi,
sudah dipilih, klik tahap selanjutnya, form paket pembelian maka akan
79
7. Selanjutnya Pejabat Pengadaan wajib mengisi form pembelian produk.
8. Kemudian pilih daftar produk, isikan jumlah produk yang akan dibeli
paket.
menggunakan salah satu tab. Selain itu juga pejabat pengadaan bisa
sebelumnya.
80
10. Setelah berhasil disimpan , aplikasi akan kembali ke halaman daftar
paket. Klik paket maka akan tampil detail paket. Setelah itu klik kirim
11. Setelah pejabat pengadaan mengirim paket, maka akan muncul pada
detail paket “tombol cetak pesanan” jika PPK sudah menyetujui paket.
Dan pesanan bisa dicetak, selain itu paket juga bisa diubah dengan
12. Pada daftar detail paket pejabat pengadan menunggu persetujuan dari
13. PPK akan membuat pernjanjian kontrak, setelah itu pejabat pengadaan
obat diterima di PPK. Dan setelah di terima maka PPK akan mengisi
dengan masuk ke website LKPP dan mengklik obat yang mau dibeli, lalu
81
menunggu konfirmasi pihak penjual untuk menerima persetujuan pembelian obat.
Dalam proses ini sering terdapat kendala pada saat menunggu persetujuan dari
kebutuhan rumah sakit harus diselesaikan segera. Selain lamanya respon dari
pihak penjual, jumlah barang juga menjadi kendala karena jumlah obat yang tidak
menunggu dibales dulu sama penyedianya padahal kita juga perlu obat cepat,
terus jumlah obatnya banyak yang kurang, sehingga kita beli diluar e-catalogue
yang harganya lebih mahal walaupun ada beberapa distributor yang mau
dihubungi.”(inf 01)
Kita juga terkadang ada kendala dalam pemesanan, jadi kita sudah
follow up, terus yang kedua barangnya di klik di aprove ternyata barangnya di
distributor tidak ada. sehingga barang kita jadi kosong kerena lama, jadi kita
juga harus mencari di luar yang harganya lebih mahal (inf 02).
secara E-purchasing dilalui beberapa tahap yaitu melawati persetujuan dari kepala
instalasi Farmasi, kepala seksi penunjang medis, dan ketua bidang penunjang atau
PPK, barulah obat bisa dipesan oleh pejabat pengadaan di website dengan cara
82
login dan mengikuti prosedur yang telah ada. Kendala dalam pemesanan obat
secara E-purchasing adalah jumlah obat yang tidak mencukupi, respon dari
distrbutor yang lama dan kontak person di E-catalogue sulit dihubungi. Kendala
ini menyebabkan pihak rumah sakit harus menunggu dan untuk obat yang
terdapat dua metode pemesanan obat di rumah sakit umum kota tangerang selatan
perjanjian kontrak dilakukan setelah data-data yang akan dibeli lengkap, PPK
sudah ada dalam contoh format kontrak dapat ditambah maupun dikurangi sesuai
83
Perjanjian kontrak pengadaan obat di RSU Kota Tangerang Selatan sering
puluh) juta lebih maka akan dibuat Surat perjanjian kontrak (SPK) dan jika
dibawah 50 (lima puluh) juta hanya dibuat Surat perjanjian biasa (SP). Selain itu
keterangan khusus dari pihak farmasi dan tandatangan kepala instalasi farmasi.
“kalau buat perjanjian kontrak, mudah kita cuma buat dari sini seperti
surat perjanjian, itu juga obat yang dengan pembelian diatas 50 juta harus buat
surat pernjanjian selian itu kalau ada obat psikotropika dan narkotika ditambah
“jadi kalau disini uda ngeklik, aprove, dan keluar e-purchasing , nanti
pejabat pengadaan kasih lembar satu disini satu ke pak surdjana, lalu mas arif
buat spk staf pak surdnaja. Kalau diatas 50 SPK kalau dibawah SP biasa.” (inf
02)
berdasarkan telaah dokumen dari surat perjanjian pembelian obat di rumah sakit
diketahui bahwa di dalam surat perjanjian (SP) dijelaskan rincian barang yang
dan denda keterlambatan. Lain halnya dengan surat perintah kerja (SPK)
dijelaskan rincian barang, syarat umum yang meliputi lingkup pekerjaan, hukum
yang berlaku, penyedia jasa mandiri, harga SPK, hak kepemilikan, cacat mutu,
84
perpajakan, pengalihan dan atau subkontrak, jadwal, penaggunaan dan resiko,
dibuat dibagi menjadi dua SPK (Surat Perjanjian Kontrak) dan SP (Surat
ditambah surat keterang khusus dari kepala insatalasi Farmasi. SPK dibuat dengan
pembelian obat diatas 50 (lima puluh) juta dan SP dibawah 50 (juta). Surat
Setelah dilakukan pemesanan obat dan perjanjian kontrak, maka obat akan
telah ditetapkan. Data untuk pengiriman atau distribusi obat didapatkan melalui
yang dilakukan diketahui bahwa proses penerimaan obat dari distributor di RSU
Kota Tangsel dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, ketika obat
datang maka obat akan diterima oleh pihak penerima hasil pekerjaan (PPHP)
untuk di cek jumlah, fisik barang, dan nomor batchnya sesuai dengan perjanjian
85
- Obat datang dari distributor
barang
tim PPHP akan mengecek lagi obat yang datang baik jumlah, fisik barang,
kadalurasa, dan nomor batch sehingga obat yang dikirimkan bisa dilihat apakah
telah sesuai. Dalam hal ini peneliti melihat kesesuaian antara jumlah, jenis, dan
1. Jumlah obat yang sesuai dengan pemesanan bisa dilihat dari Laporan
86
melakukan proses pembelian obat sebanyak 293 jenis obat dengan 5
jenis obat yang tidak terealisasi atau tidak sesuai kontrak pada saat
obat dari tim PPHP sering mendapatkan jumlah obat yang tidak sesuai
surat kosong sebagai alasan bahwa pihak distributor tidak bisa memenuhi
obat yang kurang serta obat yang belum datang sehingga kebutuhan obat
87
di rumah sakit terpenuhi. Pembelian obat diluar E-catalogue memiliki
yang tidak sebentar membuat stok yang ada di rumah sakit menjadi sedikit
“kalo obat sering banget jumlahnya tidak sesuai dengan yang sudah
dipesan, distributor beralasan karena memang stok obat kosong dan lagi
Ada kita ngeklik bulan maret dateng bulan november jadi begitu
keluar, selain itu juga mereka ngasih surat kosong yaitu jumlah obat
“tahun ini lumayan banyak obat yang dikirim tidak sesuai pesanan. Kita
sudah lama menunggu ternyata mereka ngirim surat kosong kalau mereka
tidak menyanggupi pesanan yang kita minta. Lalu banyak juga jumlah obat
yang dikirim tidak sesuai dengan yang kita minta” (inf 05)
dalam jenis obat yang dikirim dari pihak distributor. Semua obat yang
88
dikirimkan di rumah sakit telah sesuai dengan pesanan atau kontrak
ada 316 jenis obat dan semuanya telah sesuai dengan pesanan atau
“ kalau untuk jenis obat sudah sesuai dengan yang kita pesan,
“ tidak ada masalah pada jenis obat semua telah sesuai pesanan”
(inf 04)
“selama ini belum ada masalah untuk jenis obat yang dikirim
89
kepada tiga informan, sebagian besar informan menyebutkan bahwa
distributor dikirimkan ke rumah sakit di terima oleh tim PPHP, alur penerimaan
obat dari distributor sesuai dengan prosedur yang ditetapkan di rumah sakit.
Tetapi dalam realisaasi pengiriman obat dari distributor tidak mencapai 100% ,
untuk kesesuian jenis telah sesuai dengan surat perjanjian tetapi untuk ketepatan
90
5.6. Output pengadaan obat secara E-purchasing
ketersediaan obat di gudang, dalam hal ini peneliti melihat ketersediaan obat di
gudang RSU Kota Tangsel melalui wawancara mendalam dan telaah dokumen
Selatan pada tahun 2016 sering ditemukan obat yang stoknya kosong digudang,
stok kosong yang pernah terjadi pada tahun 2016 adalah sebanyak 30 macam obat
dan 35 macam obat yang mempunyai stok yang hampir habis. Dari 65 macam
obat yang kosong dan stoknya hampir habis 32,30% dari jumlah tersebut adalah
obat yang dibeli secara E-purchasing. Hal ini juga didukung oleh hasil
bahwa keadaan jumlah obat pada tahun ini tidak cukup bagus:
masih ada stok yang kosong dan stok yang hampir habis tahun ini, yaitu karena
kita sering terkendala pemesanan obat yang obat lama dateng kadang sudah di
tunggu lama tapi distributor mengirim surat kosong jadinya kita harus beli keluar
ke Non E-catalogue yang harganya tentu lebih mahal dan bakal makan waktu
pada saat stok obat hampir habis dan stok sudah habis. Hal ini dikarenakan
91
pengajuan yang terlambat dari gudang, tidak adanya sistem informasi sehingga
ada peringatan jika obat telah memasuki jumlah minimum stok. Selain itu terdapat
juga kendala dari waktu tunggu obat yang lama dari distributor obat dikarenakan
bersama distbutor seperti jumlah obat yang tidak sesuai sehingga membuat pihak
gudang harus mengirim permintaan pembelian obat lagi dan memakan waktu
lebih lama, sehingga waktu tunggu obat menjadi lebih lama, selain itu juga pernah
terjadi kekosongan obat secara nasional . Hal ini berdasarkan hasil wawancara
yang diajukan pada saat stok obat mau habis sehingga stok obat di gudang jadi
kosong, selain itu juga terkadang kendala dari obat E-purchasing juga sering
menghambat, selain itu juga memang ada kekosongan obat secara nasional.” (inf
01).
terlambat tidak bisa mengcover kebutuhan obat di rumah sakit sehingga terjadi
kekosongan obat, ini karena kita belum mempunyai sistem informasi digudang
jadi kita tidak mengetahui jika jumlah obat telah memasuki jumlah minimum.
Selain itu juga keterlambatan pengiriman dan ada beberapa obat yang tidak
92
“ kosongnya obat di gudang tahun ini dikarenakan oleh beberapa hal,
yaitu pembelian yang dilakukan pengirimannya sering terlambat. Lalu kita juga
obat. Ini karena monitoring yang kita lakukan digudang masih manual “ (inf 05)
gudang terdapat kekosongan obat yang berjumlah 127 macam obat dan 62 obat
yang mempunyai stok hampir habis pada tahun 2016. Penyebab kekosongan obat
adanya sistem informasi yang memberikan peringatan jika jumlah obat telah
minimum, selain itu juga terdapat kendala dari waktu pengiriman obat E-
purchasing ,tidak terealisasinya semua obat yang dipesan dan pernah terdapat
93
BAB VI
PEMBAHASAN
data dalam penelitian ini dilakukan dengan wawancara, observasi dan telaah
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan tahun 2016 antara lain :
Pengadaan obat secara E-purchasing merupakan salah satu cara dalam proses
kesehatan terutama Rumah sakit dalam kebutuhan obat yang bermutu dan serta
harga yang sesuai. Di rumah sakit, kegiatan pengadaan obat merupakan salah satu
dari bagian siklus manjemen farmasi. Kegiatan pengadaan obat di rumah sakit
94
Pengadaan obat secara E-purchasing telah dijalankan pihak Rumah Sakit
Umum Kota Tangerang Selatan semenjak peraturan itu dikeluarkan yaitu 2013
sakit digunakannlah teori Logic Models dengan melihat dari input sampai dengan
Input dari pengadaan obat secara E-purchasing ini adalah Sumber daya
manusia , anggaran, prosedur, sarana dan prasarana. Proses dari pengadaan obat
obat, perjanjian kontrak, serta pengiriman obat. Untuk output dari pengadaan obat
secara E-purchasing sendiri adalah ketersediaan obat di Rumah Sakit Umum kota
Tangerang Selatan.
Input merupakan masukan yang perlu disediakan atau harus tersedia untuk
melaksanakan seuatu kegiatan atau proses. Input memegang peranan yang penting
dalam suatu sistem. Jika input tidak tersedia dengan baik, maka dapat
menghambat kegiatan yang terjadi dalam proses pada suatu sistem, bahkan dapat
Rumah sakit harus dapat menyediakan input yang menunjang proses kegiatan
tersebut. input dari pengadaan obat secara E-purchasing ialah Sumber daya
95
6.3.1. Sumber Daya Manusia
organisasi. Sumber daya manusia merupakan asset yang sangat penting dari suatu
organisasi. Keberhasilan dari suatu organisasi hanya dapat dicapai jika peraturan
atau kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan manusia dari organisasi
kesehatan. SDM Kesehatan di bidang farmasi di bagi menjadi dua klasifikasi yaitu
Sakit Umum Kota Tangerang Selatan berjumlah 4 orang yaitu terdiri dari dari
pejabat pengadaan APBD dua orang dan pejabat pengadaan BLUD satu orang
serta ditambah dengan satu Staff. Untuk perencanaan obat farmasi atau pengadaan
secara E-purchasing sendiri terdiri dari kepala instalasi farmasi, dengan dibantu
secara E-purchasing dapat dilihat dari dua aspek yaitu kuantitas dan kualitas.
Secara kuantitas jumlah sumber daya yang dimiliki rumah sakit masih
pengadaan obat secara E-purchasing memiliki tugas tambahan selain dari tugas
utamanya dalam pengadaan obat. Tugas tambahan yang lebih maka akan
96
mengganggu kinerja dari petugas, hal ini juga ditemukan di dalam penelitian
Ningsih (2013) di dalam penelitiannya di Rumah Sakit Mata Dr. YAP Yogyakarta
karyawan atau tenaga kesehatan di rumah sakit, semakin besar beban kerja makin
menurun juga kinerjanya. Penelitian ini juga berbanding lurus dengan penelitian
kerja denga stress kerja petugas kesehatan atau perawat di Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Yogyakarta.
bahwa keterbatasan sumber daya serta sumber daya yang telah memiliki tupoksi
yang efektif dan efisien pada era JKN (Badan PPSDM Kesehatan RI, 2013).
Secara kualitas, sumber daya yang dimiliki oleh Rumah Sakit Umum Kota
Sumber daya ini bisa dilihat dengan pemahaman terhadap prosedur kerja yang
farmasi harus memiliki Apoteker dan tenaga teknis kefarmasian yang sesuai
dengan beban kerja dan petugas penunjang lain agar tercapai sasaran dan tujuan
97
instalasi farmasi rumah sakit. Ketua instalasi farmasi harus dipegang oleh
Apoteker serta dibantu oleh tenaga teknis kefarmasian. Sumber Daya yang ada di
Instalasi Farmasi RSU Kota Tangerang Selatan jika dilihat dari kualitas telah
sesuai dengan peraturan tersebut dengan dikepalai oleh Apoteker dan dibantu oleh
petugas yang memegang tugas adalah petugas yang memiliki rangkap tugas.
6.3.2. Anggaran
Anggaran berfungsi sebagai alat bantu bagi manajemen untuk mencapai tujuan
dalam aktivitasi di dalam organisasi (Sirait, 2006) . Anggaran yang ada di Rumah
Sakit ditujukan untuk biaya operasional dalam kegiatan yang ada di rumah sakit.
tahun 2009 tentang Rumah Sakit, sistem pembiayaan di rumah sakit dapat
pemerintah daerah, subsidi pemerintah daerah atau sumber lain yang tidak
dengan anggaran yang baik maka akan mempermudah proses perencanaan obat
dalam perencanaan obat salah satunya adalah penyesuaian antara anggaran dan
98
Anggaran yang disediakan oleh Rumah Sakit Umum Kota Tangrang Selatan
untuk pengadaan telah disediakan. Anggaran ini bersumber dari dana APBD dan
aktivitas pengadaan dan keseluruhan dana yang telah direncanakan di rumah sakit
selain itu setiap tahun anggaran di pengadaan meningkat. Selama ini belum
terdapat kendala terkait anggaran yang disediakan karena pihak rumah sakit
Dalam penelitian ini melihat anggaran dari jumlah dana yang mencukupi dan
pemakaian dana yang tepat. Untuk jumlah dana di Rumah Sakit Umum Kota
E-purchasing karena anggaran yang berasal dari dua sumber serta petugas
secara E-purchasing , dan hal ini juga terlihat dari jumlah dana yang tersedia telah
berjalan dengan baik. Hal ini juga sejalan dengan hasil penelitian yang dilakukan
oleh Afriadi (2005) dan Ukai (2009) bahwa pengadaan obat yang berjalan dengan
baik mendapatkan dukungan dari beberapa sumber anggaran dan tepatnya jadwal
kedatangan obat.
Selain itu anggaran juga dilihat dari segi pemakaiaannya atau penggunaannya
dana yang digunakan tidak bersisa, semua dana dikeluarkan untuk melakukan
99
pembelian obat secara E-purchasing dan non E-purchasing sehingga anggaran
yang disediakan telah digunakan secara maksimal untuk pengadaan obat secara E-
purchasing.
telah digunakan secara maksimal dengan mengadaakan semua obat yang telah
dikarenakan tidak semua obat yang direncanakan di adakan, RSU Kota Tangsel
dengan maksimal dilihat dari semua obat yang direncanakan telah di adakan.
Kota Tangerang Selatan telah memiliki anggaran yang cukup untuk melakukan
6.3.3. Kebijakan
Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar
Istilah ini dapat diterapkan pada pemerintahan, organisasi dan kelompok sektor
akses pengadaan obat di indonesia. Kebijakan ini keluar pada tahun 2013 dan
100
Pelaksanan pengadaan obat secara E-purchasing di Rumah Sakit Umum Kota
teknis pelaksanaan diberikan melalui sosialisasi yang dilakukan oleh pihak LKPP.
diatur dan ditetapkan dalam peraturan menteri kesehatan No. 63 tahun 2014
perubahan yang telah dibuat. Selain petunjuk teknis pengadaan di Rumah Sakit
Umum Kota Tangsel juga terdapat prosedur kerja yang harus di terapkan.
tujuan tertentu dan pedoman untuk bertindak. Prosedur kerja yang baik akan
membuat koordinasi kerja yang jelas dan dan baik juga tentunya. Rumah Sakit
Umu Kota Tangerang Selatan telah membuat Prosedur kerja untuk setiap kegiatan
Prosedur kerja pengadaan obat dibuat secara umum yaitu untuk semua tata
cara pembelian baik E-purchasing dan Non E-purchasing karena untuk secara
teknisnya telah diberikan petunjuk teknis untuk pembelian obat. Berdasarkan hasil
101
catalogue secara E-purchasing dikarenakan selain prosedurnya mudah dipahami
pihak rumah sakit juga diberikan bimbingan dari pihak pemerintah. Pengetahuan
penelitian yang dilakukan oleh Sa’adah Dkk (2014) diketahui bahwa pentingnya
memahami SOP, pengetahuan terhadap SOP merupakan salah satu faktor yang
sudah disebarkan keseluruh satuan kerja di bidang kesehatan dan telah dilakukan
teknis yang ada sudah mulai dijalankan petugas baik berupa prosedur pengadaan,
perencanaan kebutuhan obat, penerimaan obat serta petujuk teknis pengadaan obat
secara E-purchasing.
Sakit Umum Kota Tangerang Selatan yang telah mealkukan pengadaan obat
secara E-purchasing telah memahami petunjuk teknis yang diberikan serta telah
Sarana dan prasarana merupakan salah satu input yang harus disiapkan untuk
meliputi 2 (dua) kegiatan yaitu yang bersifat manajerial dan klinik. Kegiatan
tersebut harus didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan peralatan.
102
Untuk sarana dan prasarana yang harus disediakan agar menunjang kegiatan
peralatan yaitu meja, kursi, lemari buku/rak, komputer/mesin tik, alat tulis kantor,
purchasing, menurut Evaluasi yang dilakukan oleh Direktorat Bina Obat Publik
dan Perbekalan Kesehatan pada tahun 2014 dan 2015 diketahui bahwa akses
jaringan internet masih menjadi kendala di beberapa daerah (Direktorat Bina Obat
Publik dan Perbekalan Kesehatan, 2016). Kendala internet ini tidak ditemukan di
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan, karena akses internet yang ada di
rumah sakit stabil, hal ini dilihat dari hasil wawancara dan observasi yang
dilakukan di Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan diketahui bahwa untuk
103
yang ada diruangan ini seperti meja, kursi, lemari buku/rak, komputer/mesin tik,
alat tulis kantor, telepon, serta dilengkapi dengan akses internet yang cepat.
Tangerang Selatan telah memiliki sarana dan prasarana yang telah menunjang
kegiatan proses pengadaan obat secara E-purchasing yaitu berupa satu ruangan
yang dilengkapi dengan meja, kursi, lemari buku/rak, komputer, alat tulis kantor,
perencanaan obat. Tujuan perencanaan obat dan perbekalan farmasi yaitu untuk
menetapkan jenis serta jumlah obat dan perbekalan farmasi yang tepat, sesuai
104
dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara
data pemakaian periode yang lalu, waktu tunggu pemesanan, dan rencana
pengembangan.
Metode Konsumsi adalah metode yang diadasarkan atas analisa data konsumsi
obat tahun sebelumnya sehingga nanti hasilnya akan mendapatkan jumlah obat
ketepatan, perlu dilakukan analisa trend pemakaian obat 3 (tiga) tahun sebelunya
atau lebih. Selain itu juga diperlukan data seperti daftar obat, sok awal,
obat, pemakaian rata-rata, waktu tunggu, stok pengaman, dan perkembangan pola
konsumsi.
jumlah obat yang harus dibeli, maka petugas bisa membuat paket pembelian
105
setelah melihat di E-catalogue obat apa saja yang ada, lalu dipisahkan obat yang
akan dibeli secara E-purchasing dan non E-purchasing.. Hal ini juga telah sesuai
dengan PMK No. 63 tahun 2014 bahwa sebelum melakukan pemesanan obat,
purchasing.
PMK No. 63 tahun 2014 dan Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit yaitu
yang disediakan. Metode perencanan ini juga digunakan untuk semua cara
salah satu cara dalam standar pelayanan Farmasi, tetapi untuk tujuan dari
perencanaan sendiri metode ini masih belum tepat digunakan, karena masih
ditemukan kekosongan obat di rumah sakit. Hal ini juga ditemukan dalam
penelitian yang dilakukan oleh Rahmawati (2015) dan Badarudin (2015) bahwa
dengan kebutuhan serta tidak dapat dijadikan dasar pengkajian penggunaan obat
106
mengakibatkan kekosongan stok obat di rumah sakit. Hal ini juga sesuai dengan
jenis obat dan kekosongan stok disebabkan karena lemahnya proses perencanaan
kebutuhan obat di Rumah sakit tersebut. Hal ini menunjukkan pentingnya proses
kesehatan.
menggunakan salah satu metode yang ada pada Standar Pelayanan Kefarmasian
2014 tetapi Perencanaan yang dilakukan oleh petugas perencanaan masih belum
obat.
lokasi penjual, sehingga dapat menghindari waktu tunggu yang lama dan
107
at sekarang bisa dilakukan dengan cara E-purchasing yaitu tata cara
pembelian Barang/jasa dalam hal ini obat melalui sistem katalog elektronik (PMK
rumah sakit Umum Kota tangerang Selatan telah menerapkan peraturan tersebut
yaitu pada tahun 2013 sampai dengan sekarang. Proses pemesanan obat
dilakukan oleh beberapa pihak, berawal dari pihak perencanaan yang mengajukan
penunjang dalam hal ini sebgai PPK , maka kabid penunjang akan memberikan
Proses pemesanan obat yang dilakukan oleh Rumah Sakit Umum Kota
dilakukan, serta pengiriman yang lama dari distributor obat sehingga petugas
sakit.
108
Pembelian obat dengan menggunakan cara di luar E-purchasing ini telah
berdasarkan E-catalogue tahun 2016 dan evaluasi implementasi tahun 2014 dan
2015 (Direktorat bina obat publik dan perbekalan kesehatan, 2016) bahwa jika
purchasing bisa dilakukan pembelian yang sesuai dengan peraturan presiden No.
70 tahun 2012, pembelian ini bisa menggunakan metode lelang dan penunjukan
yang ditentukan oleh Permenkes RI No 63 tahun 2014 dan Direktorat bina obat
farmasi di gudang) , lalu pejabat pengadaan login pada website dan memilih
aplikasi E-procrument dan E-purchasing untuk membuat paket, lalu input dan
109
kontrak dan pelaksanaan kontrak. Berdasarkan penjelasan diatas dapat
menerapkan petunjuk teknis dari pemerintah dalam pemesanan obat dengan cara
pembelian obat. Kendala itu berupa pada saat menunggu persetujuan dari pihak
rumah sakit harus diselesaikan segera. Masalah ini juga ditemukan dalam hasil
evaluasi rutin Direktorat Bina Obat Publik Dan Perbekalan Kesehatan pada tahun
2014-2015 pada laporan keluhan dari Satker (satuan kerja) bahwa masih ada
kendala dalam lambatnya respon penyedia terhadap pemesanan dan sulit dalam
kesehatan, 2016)
dalm kontrak payung baru bahwa lamanya respon menanggapi pesanan melalui E-
pemesanan yang dilakukan oleh pihak RSU Kota Tangsel diketahui bahwa pihak
dalam satu pembelian bisa menunggu respon dari penyedia lebih dari waktu 7
hari. Terlambatnya respon dari pihak penyedia sebenarnya bisa dikenakan sanksi
karena tidak menggapi pesananan melalui E-purchasing, sanksi ini bisa berupa
peringatan tertulis (SP1, SP2). Dan apabila SP ini tidak ditindaklanjut, penyedia
110
2015). Penerapan sanksi ini masih belum diterapkan karena belum ada tindak
lanjut akan ketidakpatuhan penyedia obat ini di rumah sakit. Respon yang lama
dari penyedia ini ini membuat pihak rumah sakit harus melakukan pembelian obat
berdasrkan E-catalogue ini memang masih sangat rendah, hal ini dilihat dengan
seringnya pihak distributor tidak menerapkan aturan yang telah ditetapkan. Hal ini
catalogue pada tahun 2014 dan 2015 oleh Direktorat Bina Obat Publik dan
Perbekalan kesehatan, yaitu masih ditemukan keluhan dari pihak rumah sakit
terhadap lambatnya respon dari penyedia obat tak hanya itu terdapat juga keluhan
terhadap pemenuhan obat yang tidak sesuai oleh penyedia obat (Direktorat bina
Selain kendala diatas juga ditemukan kendala dalam waktu pemesanan yang
salah satu faktor yang harus diperhatiakan dalam pembelian obat adalah
penentuan waktu pengadaan atau pemesanan. Diketahui bahwa pada tahun 2016
petugas pengadaan sering melakukan pembelian pada saat stok obat hampir habis
dan stok obat kosong. Hal ini tidak sesuai dengan standar pelayanan kefaramasian
bahwa waktu pemesanan obat harus memperhatikan safety stok obat di rumah
Menurut Heizer dan Render (2010) pemesanan yang dilakukan pada waktu
yang tepat akan menghindari kehabisan persedian atau stok kosong. Waktu
111
pemesanan yang tepat akan menghindari kekosongan obat di rumah sakit, hal ini
juga sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Amiati (2009) di Rumah Sakit
Islam Cempaka Putih diketahui salah satu faktor yang mempengaruhi kekosongan
dikarenakan pengajuan dari gudang yang terlambat hal ini dikarenakan pihak
ketika stok obat habis. Belum terdapat sistem yang terhubung di gudang obat
menyebabkan tidak adanya warning jika stok sudah memasuki jumlah yang
minimum atau sedikit. Menurut penelitian yang dilakukan oleh Anindito (2011)
waktu lama menjadi lebih cepat karena lokasi setiap obat terdata dengan rapi dan
dengan adanya sistem informasi ini semua data mengenai obat dapat terdata,
obat.
dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Selain itu dengan menerapkan sistem
warning (Alert ROP) akan memberi peringatan jika terjadi kehabisan obat
sehingga bisa menyiapkan pasokan lebih awal sehingga pelayanan pasokan dan
112
Berdasarkan penjelasan diatas diketahui bahwa pihak rumah sakit telah
Kontrak atau juga sering disebut surat perjanjian merupakan perjanjian antara
berbagai pihak yang akan terkena dampak hukum (Abrams, 2008). Bentuk suatu
perjanjian yang dibuat secara tertulis (kontrak), salah satunya adalah adanya
tersebut. tanda tangan, selain berfungsi sebagai wujud kesepakatan, juga sebagai
wujud persetujuan atas tempat, waktu, dan isi perjanjian yang dibuat (Wicaksono,
perjanjian tertulis antara pembeli dan penjual dalam hal ini antara PPK dengan
untuk membuat kesepakatan antara kedua belah pihak sehingga antara kedua
belah pihak harus menaati kesepakatan yang telah dibuat bersama. Perjanjian
kontrak dalam pengadaan Farmasi dilakukan untuk (PMK No. 63 Tahun 2014).
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan dimulai dari proses E-purchasing
113
kontrak pengadaan dan melakukan kontrak dengan distributor/pelaksana
pekerjaan yang ditunjuk oleh penyedia. Kesepakatan yang sudah ada dalam
contoh format kontrak dapat ditambah maupun dikurangi sesuai dengan perjanjian
tersebut.
dilakukan di Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan telah sesuai dengan
petunjuk teknis dan mengacu pada Permenkes RI No. 58 tahun 2014 tentang
Proses pengiriman atau distribusi obat adalah proses dimana penyedia atau
ditetapkan. Pengiriman ini harus sesuai dengan kontrak yang dibuat, kontrak yang
dibuat berisikan jumlah obat, keterangan obat, ukuran obat, masa kadaluarsa obat,
Proses pengiriman dari distributor akan diterima di Rumah sakit, bagian ini
jenis, spesifikasi, jumlah mutu, waktu penyerahan dan harga uang tertera dalam
kontrak atau surat pesanana dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen
terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik. Berdasarkan hasil Telaah
obat dari distributor di RSU Kota Tangsel dengan mengikuti prosedur yang telah
114
ditetapkan, ketika obat datang maka obat akan diterima oleh pihak penerima hasil
pekerjaan (PPHP) untuk di cek jumlah, fisik barang, dan nomor batchnya sesuai
E-purchasing diketahui semua jenis obat yang dipesan telah seusuai dengan yang
diterima tetapi untuk realisasi kontrak pada saat pengriman obat tidak sampai
100% yaitu hanya sebesar 98,29%. Hal ini menunjukkan bahwa ada
ketidaksesuaian antara kesepakatan yang dibuat oleh pihak rumah sakit dengan
pihak distributor. Ketidaksesuaian ini akan merugikan pihak rumah sakit dalam
distribusi obat pernah mengalami keterlambatan dan realisasi obat tidak mencapai
100%. Selain itu hal ini juga ditemukan di dalam hasil Evaluasi Implementasi
(Satuan Kerja) bahwa masih ada industri farmasi yang sampai saaat ini belum
perencanaan yang dibuat. Kendala dalam waktu tunggu yang lama ini juga di
dapatkan pada salah satu kendala dalam ketersediaan obat di era JKN : E-
catalogue obat pada tahun 2013-2015 salah satu kendalanya adalah waktu tunggu
115
barang oleh supplier merupakan salah satu masalah yang sering timbul dalam
proses pengadaan obat yang berakibat pada kekosongan obat. Hal ini juga sejalan
dengan penelitian yang dilakukan oleh Adyaksa di kota Denpasar bahwa distribusi
obat pernah mengalami keterlambatan dan realisasi obat tidak mencapai 100%.
ini menyebabkan petugas pengadaan harus membeli lagi obat yang kurang serta
obat yang belum datang sehingga kebutuhan obat di rumah sakit terpenuhi.
yang terkadang sebagian besar lebih mahal dari pembelian dengan menggunakan
E-purchasing, selain itu proses pembelian obat yang tidak sebentar membuat stok
yang ada di rumah sakit menjadi sedikit dan terkadang kosong. Hal ini juga
sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Pratiwi (2011) menyebutkan bahwa
obat adalah waktu tunggu obat. Selain itu penelitian yang dilakukan oleh Pujawati
di Rumah sakit Panti Yogyakarta tahun 2015 menunjukkan bahwa waktu tunggu
dengan baik oleh RSU Kota Tangerang Selatan, tetapi dalam penerapan ini juga
terdapat kendala, dalam hal penerimaan obat yaitu jumlah obat yang dipesan tidak
116
6.5. Output pengadaan obat secara E-purchasing
yang ada di gudang. Ketersediaan obat merupakan salah satu aspek yang sangat
berbagai penyakit tidak dapat dilepaskan dari tindakan terapi dengan obat atau
harus selalu tersedia, sebab jika rumah sakit tidak dapat menyediakan obat maka
proses pelayanan di rumah sakit akan terhambat. Karena obat merupakan barang
penting yang harus tersedia di rumah sakit, maka setiap rumah sakit harus
tahun 2016 sering di temukan stok yang kosong di gudang selain itu juga terdapat
obat yang memiliki jumlah yang hampir habis. Diketahui bahwa terdapat
sebanyak 30 macam obat dan 35 macam obat yang mempunyai stok yang hampir
habis di gudang RSU Kota Tangsel dan dari 65 jenis obat yang kosong dan
hampir habis 32.30% dari jumlah tersebut adalah obat yang dibeli secara E-
purchasing . hal ini tidak sejalan dengan indikator yang telah ditetapkan oleh
Dirjend Bina Kefarmasian dan alat kesehatan 2010 bahwa persentase stok mati
117
salah satu masalah dalam ketersedian obat di gudang. Penyebab kekosongan dan
kekurangan jumlah obat di gudang RSU Kota Tangerang Selatan disebabkan oleh
sistem informasi yang bisa memberikan peringatan jika obat telah memasuki
minimum stok selain itu juga kendala dari tidak terpenuhinya jumlah obat secara
mempertimbangkan lead time obat. Menurut Menurut Heizer dan Render (2010)
pemesanan yang dilakukan pada waktu yang tepat akan menghindari kehabisan
persedian atau stok kosong. Waktu pemesanan yang tepat akan menghindari
kekosongan obat di rumah sakit, hal ini juga sejalan dengan penelitian yang
dilakukan oleh Amiati (2009) di Rumah Sakit Islam Cempaka Putih diketahui
keterlambatan kedatangan obat yang telah di pesan baik secara E-purchasing dan
secara umum waktu tunggu berkisari 3 sampai dengan 6 bulan sehingga pada
jenjang waktu ini petugas pengadaan seharusnya telah melakukan pemesanan. Hal
ini juga sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Pujawati (2015) bahwa
118
waktu tunggu obat (lead time) sangat mempengaruhi safety stok obat di rumah
sakit
melakukan pemesanan obat lagi dan memakan waktu lebih lama, yang
menghambat pelayanan farmasi di rumah sakit. Hal ini sejlaan dengan pernyataan
jumlah obat yang terjadi di rumah sakit tentu saja dapat menghambat proses
Salah satu upaya dari yang dilakukan jika terjadi kekosongan obat di
gudang melakukan pembelian secara cito ke distributor obat, dan bisa juga
pembelian ke Apotek luar rumah sakit. Pembelian cito atau pembelian kecil-
kecilan ini tidak sejalan dengan tujuan pengawasan persediaan yang dinyatakan
oleh Rangkuti (1996) yaitu salah satunya untuk menghindari pembelian kecil-
pembelian cito berakibat pada kerugian berupa tidak efisien biaya dan terputusnya
hubungan dengan pelanggan. Hal ini juga tidak sejalan dengan tujuan
diadakannya kebijakan pembelian obat secara elektronik yaitu PMK No. 63 tahun
2014.
Rumah Sakit Umum Kota Tangerang Selatan belum sesuai dengan indikator
119
yang telah ditetapkan oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan alat kesehatan 2010.
peringatan jika obat telah memasuki minimum stok selain itu juga kendala dari
secara nasional.
120
BAB VII
SIMPULAN DAN SARAN
7.1. SIMPULAN
121
c. Proses Perjanjian Kontrak obat secara E-purchasing di Rumah
telah ditetapkan oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan alat kesehatan 2010
macam obat dan 35 macam obat yang mempunyai stok yang hampir habis
oleh jumlah obat yang tidak semuanya terealisasi, waktu pengiriman obat
122
7.2. SARAN
tersambung dari gudang obat sehingga bisa melihat kuota obat di gudang
minimum stok.
menentukan jumlah dan waktu yang tepat dalam pemesanan obat sehingga
4. Perlu dilakukan penentuan lead time setiap obat di rumah sakit, sehingga
5. Pihak rumah sakit bisa memberikan laporan kepada LKPP terhadap pihak
bisa diberikan sanksi atas kerugian yang di alami oleh pihak rumah sakit.
123
Daftar Pustaka :
Abrams, Rhonda. Dan La plante Alice. 2008. Passion to profit business succes for
Jakarta: UI Press.
Udayana, Bali.
Anindito, Adi Prasetyo. 2011. Perencanaan Tata Letak Dan Sistem Informasi
Diponogoro: Tesis.
124
Anshari, M. 2009. Aplikasi Manajemen Pengelolaan Obat Dan Makanan. Nuha
Medika, Yogyakarta.
Skripsi.
Group.
Clark, Helena. 2004. Theories of change and Logic Models: Telling Them Apart.
125
Endraswara, Suwardi. 2006. Metode, Teori, Teknik, Penelitian Kebudayaan.
Publishing.
Gale, Nicola K., Dkk. 2013. Using The Frmawork Method For The Analysis Of
Deepublish
Hani, Tri Muhammad. 2016. Extra-ordinary Problem Program JKN: obat. RSUD
126
Harsono,Mugi., Dkk. 2012. Analisis Efisiensi Pengelolaan Obat Pada Tahp
Heizer, Jay dan Render, Barry. 2010. Manajemen Operasi. Jakarta: Salemba
Empat
university press.
Politik, Agama dan Filsafat). Jakarta: Gaung Persada (GP Press) Jakarta.
Istinganah, dkk. 2006. Evaluasi Sistem Pengadaan Obat dar Dana APBD Tahun
dari www.wkkf.org.
127
Kusuma, Hendra. 2009. Manajemen Produksi: Perencanaan dan Pengendalian
Kreasi.
Rosdakarya.
download.portalgaruda.org/article.php?article=40552&val=3585
Nedialita, Ayu. 2014. Kinerja Panitia Pengadaan Barang Dan Jasa Secara
Ningsih, Kori Puspita. 2013. Hubungan Beban Kerja dan Kepuasan Kerja
128
Ningsih, Andriyani 2015. Hubungan Penerapan Elektronik Katalog Terhadap
Skripsi.
Indonesia.
Octadevi, Okky Mareta,. Dan Sasongko, Heru. 2016. Gambaran pengelolaan obat
129
Pratiwi, Fitri. 2011. Evaluasi perencanaan dan pengadaan obat di Instalasi
Pujawati, Helena. 2015. Analisis Sistem Pengadaan Obat Dengan Metode ABC
Dharma : Tesis
International Development.
Pustaka.
130
Siraitu, T. Justine. 2006. Anggaran sebagai alat bantu manajemen. Jakarta:
Gramedia Widiasarana
Sosialine, Engko M. 2015. Tata kelola dan perbekalan kesehatan terpadu. Rapat
content/uploads/2014/11/EVALUASI-TENTANG-IMPLEMENTASI-
PROGRAM-E-CATALOGUE-OBAT-2013-2014.ppt.
Suciati, Suci dan Adisasmito, Wiku B.B. 2006. Analisis Perencanan Obat
Pelayanan Kesehatan.
Alfabeta.
Obor Indonesia.
Suryaningrum, Sri. 2015. Pengaruh beban kerja dan dukungan sosial terhadap
131
Suryoningrat, Dewanto. 2015. Analisis pengadaan obat berbasis pareto dan VEN
Muhammadiyah.
Wasir, Riswandi. 2011. Evaluasi Dan Ketersediaan Obat, Rumah Sakit Wahidin
masyarakat. –tesis.
Tesis.
132
Lampiran
133
Lampiran 1 Inform Concent
“Gambaran Penerapan Pengadaan Obat Berdasarkan E-catalogue
Peneliti,
Muhammad Luqman
134
Lampiran 2 Izin Penelitian
135
136
137
Lampiran 3 Pedoman Penelitian
a. Identitas Informan
Nama Informan :
Pendidikan :
Jabatan/Pekerjaan :
Hari/Tanggal Wawancara :
Dengan ini saya bersedia untuk menjadi informan dalam penelitian yang berjudul
Tangerang, __________2016
(……………………………….)
138
b. Pedoman Observasi
1. Komputer
2. Scanner
3. Printer
5. Laptop
6. Penghancur kertas
7. Meja kerja
8. Ac 1 PK
11 Dan lain-lain
139
c. Pedoman Telaah Dokumen
5 Lembar -
Kontrak/perjanjian
pemesanan obat anatara
penyedia dan pembeli
6 Lembar realisasi -
penerimaan obat
7 Pelaporan terhadap -
pembelian secara e-
purchasing
140
Selatan
141
d. Pedoman Wawancara
SDM
Anggaran
obat E-catalogue?
dengan baik?
Kebijakan
142
proses pengadaan obat secara E-purchasing?
Perencanaan Kebutuhan
Pemesanan
143
- Jelaskan kapan menggunakan E-purchasing dan
Non E-purchasing
purchasing?
tersedia?
Perjanjian Kontrak
Distribusi Obat
Persediaan Obat
144
2 Bagaimanakah tingkat persediaan obat apasaja yang
145
Lampiran 4 hasil observasi
146
148
149
c. Contoh Surat perjanjian
150
151
d. Laporan obat kosong
152
153
Lampiran 6 matriks Wawancara
No Pertanyaan Jawaban
1 Apakah posisi/jabatan Kepala Instalasi Pejanggung jawab Staff Petugas Kepala Gudang
bapak/ibu saat ini Farmasi perencanaan dan pengadaan PPHP Instalasi
pelaporan Farmasi
SDM
1 Bagaimanakah jumlah petugas Dari segi jumlah Dari segi Ada 2 orang
pengadaan masih petugas pengadan jumlah petugas petugas
menurut pendapat kekurangan orang. masih kurang pengadaan pengadaan
masih kurang . APBD 1 orang
bapak/ibu dengan Terdapat dua Terdapat dua petugas
petugas pengadaan petugas Terdapat dua
jumlah petugas pengadaan
E-purchasig pengadaan E- petugas BLUD. Untuk
pengadaan sekarang ? dengan dibantu purchasig dengan pengadaan E- pengadaan
oleh 1 staff dibantu oleh 1 purchasig
farmasi terdapat
staff dengan dibantu 2 orang dengan
oleh saya dibantu oleh
(staff) satu staff. Dari
pendapat
sebagian besar
154
menyatakan
bahwa jumlah
sdm telah cukup
pengadaan sekarang?
3 Bagaimanakah Belum ditemukan Selama ini belum Belum ada Belum terdapat
kendala terkait ditemukan masalah terkait maslah terkait
menurut bapak/ibu SDM pengadaan masalah terkait SDM sumber daya
SDM Pengadaan Pengadaan manusia yang
masalah SDM apa
ada di
yang paling sering pengadaan
farmasi
terjadi dalam kegiatan
Pengadaan obat?
155
Anggaran
berdasarkan E-
catalogue?
156
Kebijakan
157
bimbingan
1 Sarana dan prasana Sarana terdiri dari Sarana terdiri dari Sarana terdiri Saran dan
laptop, internet, meja, kursi, dari laptop, prasarana yang
apa saja yang tersedia alat tulis kantor, laptop/komputer, internet, alat diperlukan
meja, lemari, akses internet, tulis kantor, untuk proses
untuk proses
printer, kursi. lemari, printer, meja, lemari, pengadaan
pengadaan obat dan alat tulis printer, kursi. secara E-
Prasarana terdiri kantor. purchasing
secara E-purchasing dari ruangan kerja Prasarana berupa meja,
Prasarana terdiri terdiri dari printer,
dari ruang kerja. ruangan kerja lemari,kursi,
alat tulis kantor,
laptop atau
158
komputer ,akses
internet serta
ruang kerja.
159
masing proses) pembelian akan sesuai Non E-
dibagi ke obat E- ketersediaan obat catalogue sesuai
catalogue dan non di E-catalogue. dengan
E-catalogue ketersediaanobat
di E-catalogue.
160
tahun ini ada untuk mengatasi
perubhan trend permintaan obat
penyakit atau yang baru.
penggantian
dokter maka obat
yang dibutuhkan
juga berubah dan
ketersediaan obat
di gudang tidak
siap mengahadapi
itu.
Pemesanan obat
1 Bagaimanakah proses dari farmasi terus Dari gudang ke Dari gudang Proses
ke kabid penunjang pengajuan
pemesanan obat pada terus ke PP terus kepala farmasinya menajukan ke pemesanan obat
pemebliaan secara dimulai dari
sistem pengadaan lalu ke pak kepala instalasi
E-purcahasing. perencanaan
obat secara E- surdjana, pak farmasi, lalu mengajukan ke
pembelian diluar kepala instalasi
purchasing? Prosedur E-catalogue jika surdjana nota diteruskan ke farmasi untuk
obat yang mau kita ditandatangani
secara E-purchasing. beli tidak ada di E- dinas ke pejabat kabid dan akan
catalogue selain itu dilanjutkan ke
juga melihat pengadaan untuk penunjang dan
Prosedur Non E- kabid penunjang
kebutuhan kita jika dan diteruskan
161
purchasing kita sudah mesan melakukan selanjutnya ke PPK.
obat di E-catalogue
tetapi tidak pemesanan obat. dilihat oleh Jika tidak
terdapat kendala
dikirimkan
Untuk kendala ppk. Setelah itu maka akan
sedangkan obat
sudah mau habis melakukan
dalam pemesanan baru akan
proses
atau kosong.
secara E- keluar nota pemesanan obat
dengan prosedur
purchasing, bisa dinas untuk E-purchasing,
dan jika
melakukan melakukan mengalami
kendala seperti
pemeblian diluar pemesana obat.
tidak
E-purchasing terdapatnya item
obat di E-
catalogue, tidak
disetujui
penyedia, serta
barang yang
dikirim tidak
sampai maka
akan dilakukan
pemebelian
diluar E-
catalogue
162
2 Bagaimanakah Kendala utama itu Kendala yang Kendala tahun Kendala dalam
pengajuan sering dihadapi ini sering pemesanan obat
kendala-kendala pemesanan obat adalah respon terlambatnya adalah waktu
sering telat, selain penyedia yang pengiriman pemesanan obat
dalam proses
itu juga pengiriman lama, pengiriman dari distributor yang sering
pengajuaan obat pernah telat, yang kadang obat, selain itu terlambat,
serta terkadang terlambat. Dan juga pengajuan pemesanan
pemesanan obat pada respon penyedia kendala lain yang kita dilakukan pada
lama. pengajuan yang lakukan sering saat stok obat
sistem pengadaan kita lakukan terlambat. sudah mau habis
sering terlambat Karena gudang dan kosong, hal
obat berdasarkan E-
sehingga obat maish ini
catalogue secara E- yang dipesan menggunakan menyebabkan
belum sampai sitem manual kekosongan di
purchasing? tetapi stok obat yang belum gudang obat,
digudang sudah terdapat sistem selian itu juga
habis. yang ditemukan
menginatkan kendala
jika obat mau terkadang
habis. peneydia lama
merespon
pemesanan
melalui E-
purchasing, dan
untuk pembelian
diluar e-
163
catalogue masih
sedikit obat
yang harganya
hampir sama
dengan harga
yang ada di E-
catalogue.
Perjanjian Kontrak
164
purchasing? juta). perjanjian ada dua terbagi dua yaitu
yaitu SP dan SPK SP (diabawah
50 juta) SPK
(diatas 50 juta)
pengadaan obat
secara E-purchasing?
Distribusi/pengiriman obat
165
yang telah dijanjikan? pengiriman surat kosong. sering terlambat
sehingga sesuai tetapi pihak
kontrak. distributor
mengubah
perjanjian waktu
pengiriman.
2 Bagaimanakah jika Jika tidak sesuai Terkadang Jika tidak Jika ada
distirbutor akan distributor sesuai ada ketdiaksesuaian
obat yang diterima mengirimkan surat sering perubahan maka akan ada
kosong dan sering mencicil kontrak. Kita surat kosong
tidak sesuai dengan
melakukan obat, jika juga sering atau perubhan
obat yang dipesan? perubahan tidak melakukan kontrak. Selain
perjanjian menyanggupi pemebelian itu rumah sakit
addendum jumlahnya diluar untuk sering
maka meraka mencegah melakukan
akan kekosongan pembelian
mengirimkan obat diluar untuk
surat kosong. mencegah
kekosongan
obat.
Ketersediaan Obat
166
obat pada tahun ini? baik. obat yang ketersediaan
kosong obat belum
bagus karna
terdapat
kekosongan
obat.
2 Bagaimanakah Tingkat persedian Pembelian Ada faktor dari Ada dua faktor
di pengaruhi oleh secara E- pembelian yang
tingkat persediaan keterlamabatan purchasing secara E- mempengaruhi
pemesanan obat sering menjadi purchasing yaitu
obat apasaja yang
dari gudang dan kendala karena yaitu keterlambatan
mempengaruhi keterlamabatan keterlambatan keterlambatan dalam
pengiriman dari pengiriman, dan serta pengajuan
tingkat persediaan distributor. tetapi kendala jumlah obat pemesanan serta
utama adalah yang tidak kendala dalam
obat di rumah sakit? keterlamabatan sesuai. Dan pembelian obat
pengajuan terdapat secara E-
pemesanan kendala lain purchasing.
yang yaitu
dilakukan. terlambatnya
pengajuan
pemesanan.
167
Lampiran 7 Triangulasi Data
No Domain Wawancara mendalam Observasi Telaah Dokumen
1 Sumber Daya Manusia Terdapat 3(tiga) petugas untuk - Tidak dokumen terkait
pengadaan E-catalogue kedua jumlah petugas, tetapi
petugas adalah Apoteker dan fungsi petugas pengadaan
satunya adalah staff pengadaan adalah mengajukan usulan
umum. pembelian dan melakukan
pembelian obat.
168
prosedur pengadaan obat,
prosedur penerimaa, dan
4 Sarana dan Prasarana Sarana yaitu berupa meja, kursi, Meja, kursi,printer, scanner, Komputer, scanner, printer,
lemari buku/rak, komputer/mesin lemari buku/rak, komputer, laptop, penghancur kertas,
tik, alat tulis kantor, telepon, serta alat tulis kantor, telepon, AC, dan meja.
dilengkapi dengan akses internet serta internet yang stabil.
yang cepat.
6 Proses pemesanan Proses pemesanan obat dilakukan Berawal dari PPK membuat
oleh beberapa pihak. Prosesnya rencana pelaksanaan
dimulai dari pihak perencanaan pengadaan (perencanaan ini
yang mengajukan ke kepala berawal dari perencanaan
instalasi farmasi untuk di farmasi di gudang) , lalu
169
tandatangani. Setelah itu pejabat pengadaan login
diteruskan ke kabid penunjang pada website dan memilih
dalam hal ini sebagai PPK dengan aplikasi e-procrument dan
persetujuan kepala seksi E-purchasing untuk
penunjang medis , maka kabid membuat paket, lalu input
penunjang akan memberikan nota dan kirim data pembelian
dinas ke pejabat pengadaan untuk permintaan pembeliaan,
melakukan pembelian secara E- setelah mengirimkan
purchasing. Setelah mengklik atau permintaan pembeliaan
mengirimkan permintaan maka maka akan dirimkan
selanjutnya menunggu respon dari persetujuan pembeliannya
pihak penyedia dari penyedia bisa berupa
penolakan atau penerimaan
setelah itu barulah
dilakukan perjanjian
kontrak dan pelaksanaan
kontrak
7 Proses perjanjian kontrak perjanjian kontrak pengadaan obat - PPK (pembeli) mengunduh
di RSU Kota Tangerang Selatan, format kontrak pengadaan
sering disebut SP atau surat dan melakukan kontrak
perjanjian. Pembeliaan dalam dengan
jumah nominal 50 (lima puluh) distributor/pelaksana
juta lebih maka akan dibuat Surat pekerjaan yang ditunjuk
perjanjian kontrak (SPK) dan jika oleh penyedia. Kesepakatan
diabwah 50 (lima puluh) juta yang sudah ada dalam
hanya dibuat Surat perjanjian biasa contoh format kontrak dapat
170
(SP). Selain itu Khusus untuk obat ditambah maupun dikurangi
narkotika / psikotropika / sesuai dengan perjanjian
prekursor harus ditambah surat yang disepakati antara PPK
keterangan khusus dari pihak (pembeli) dengan
farmasi dan tandatangan kepala distributor/pelaksana
instalasi farmasi. pekerjaan tersebut.
8 Proses distribusi atau Petugas PPHP yang menyatakan Jumlah obat yang sesuai
pengiriman bahwa penerimaan obat dari tim dengan pemesanan bisa
PPHP sering mendapatkan jumlah dilihat dari Laporan
obat yang tidak sesuai dengan Pembelian obat berdasarkan
perjanjian yang telah ditetapkan, E-catalogue secara E-
terkadang jumlah obat yang purchasing di Rumah Sakit
dikirim kurang dan dikirim dengan Umum Kota Tangerang
menyicil, dan terlebih lagi waktu selatan pada tahun 2016.
pengiriman yang sering telat dari Berdasarkan laporan
distributor, selain itu distrbutor tersebut diketahui bahwa
juga pernah tidak memenuhi rumah sakit telah
jumlah obat yang dipesan mereka melakukan proses
memberikan surat kosong sebagai pembelian obat sebanyak
alasan bahwa pihak distrbutor 293 jenis obat dengan 23
tidak bisa memenuhi jenis obat yang tidak
pesananKesesuaian jenis obat terealisasi atau tidak sesuai
yang dibeli dengan prosedur E- kontrak pada saat
purchasing di rumah sakit umum pemesanaan sebelumnya.
kota Tangsel telah sesuai. Semua Realisasi pengadaan obat
obat yang dikirimkan di rumah berdasarkan E-catalogue
171
sakit telah sesuai dengan pesanan secara E-purchasing pada
atau kontrak yang telah disepakati tahun 2016 tidak mencapai
bersama. Berdasarkan telaah 100% yaitu sebesar 87,26%.
dokumen diketahui ada 316 jenis
obat dan semuanya teah sesuai
dengan pesanan atau perjanjian
kontrak
172
beberapa obat yang kosong, salah yang pernah terjadi pada
satu faktornya adalah waktu tahun 2016 adalah sebanyak
tunggu obat di E-catalogue lalu 127 macam obat dan 62
ketidakmampuan distributor dalam macam obat yang
mencukupi jumlah obat. mempunyai stok yang
hampir habis.
173