I. ORGANISASI
Pengertian sederhana dari suatu organisasi adalah kerjasama antara dua orang atau
lebih untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan manajemen adalah cara mencapai
tujuan dengan menggunakan sumber-sumber yang ada. Maksud dari sumber tersebut
antara lain uang (modal), mesin, peralatan, personal (tenaga kerja), bahan dll.
Penyusunan organisasi suatu usaha berbeda-beda disesuaikan dengan situasi &
kondisi dimana usaha tersebut dijalankan. Pada prinsipnya penyusunan organisasi
restoran didasarkan atas fungsi-fungsi yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan perusahaan.
Usaha restoran ini nantinya akan ditangani atau dikelola secara professional dengan
memanfaatkan sumber daya yang ada. Untuk itu dibutuhkan tenaga-tenaga kerja yang
memiliki loyalitas, ketekunan, ketrampilan/keahlian, penampilan dan wawasan yang
luas serta hal-hal lain yang berkaitan dengan pekerjaannya. Agar suatu usaha dapat
berjalan sesuai dengan yang diharapkan maka diperlukan suatu standarisasi kerja atau
struktur organisasi yang jelas.
MANAJEMEN
(Manager Operasional Ibu Liesmia)
3.1 INVESTOR
Pemilik adalah pemegang saham atau pemodal yang telah menanamkan uangnya
untuk usaha ini. Tugas pokok pemilik adalah mengawasi jalannya restoran agar sesuai
dengan kebijakan umum atau sesuai dengan kesepakatan yang sudah ada. Dalam hal
ini investor tidak digaji & tidak mempunyai jam kerja sehingga sewaktu-waktu bisa
hadir mengontrol kegiatan harian restoran ( secara garis besar sudah tercantum dalam
surat perjanjian kerjasama).
3.2 MANAJEMEN
Manajemen bertanggung jawab operasional di lapangAn sehingga memperoleh
pembagian saham sesuai dengan hak & kewajibannya.Dalam hal ini manajemen tidak
digaji bulanan tetapi mendapatkan prosentase keuntungan.(Secara garis besar
tercantum dalam surat perjanjian kerjasama).
Tugas, wewenang & tanggung jawab Manajemen adalah sebagai berikut :
1. Membuat Anggaran Pendapatan & Biaya perusahaan.
2. Membuat administrasi & keuangan restoran secara umum.
3. Membuat laporan rugi laba/ cash flow bulanan dll yang
dipertanggungjawabkan kepada investor.
4. Membuat & mengontrol pengeluaran & pemasukan harian, mingguan atau
bulanan (pemeriksaan hasil penjualan, setoran ke bank, pengeluaran biaya
rutin, pemeriksaan atas kebenaran transaksi & pembayaran hutang ke
supplier).
5. Melakukan pengawasan & pengecekan kepada staf dibawahnya tentang
kevalid-an data laporan keuangan dengan disertai bukti-bukti pembayarannya.
6. Membuat & menerima laporan keuangan & laporan kegiatan restoran dari staf
administrasi serta mempelajarinya untuk kemudian memberikan pengarahan
kepada staf apabila dipandang perlu.
7. Merencanakan/ menyusun pengeluaran investasi (pembelian aktiva tetap &
pengeluaran untuk jangka panjang maupun jangka pendek).
8. Berwenang mengangkat, mempromosikan, memotivasi, menurunkan jabatan,
memindahkan & memberhentikan pegawai dibawahnya.
9. Menghitung & menetapkan pemberian gaji, komisi atau bonus kepada
karyawan sepersetujuan investor.
10. Merumuskan pokok-pokok kebijaksanaan dalam bidang operasional sebuah
restoran ( menetapkan target penjualan yang akan dicapai restoran untuk suatu
periode tertentu).
11. Memanage kondisi restoran agar dapat menghasilkan keuntungan yang
maksimal (membuat rencana kerja bulanan, triwulan atau tahunan &
bertanggung jawab dalam pencapaian target omzet/ melakukan pengamatan &
analisa pasar untuk menetapkan konsep yang jelas & terarah).
12. Manajemen bertanggung jawab menstabilkan kondisi jualan menyangkut rasa,
tampilan, waktu pengolahan & penyajian.
13. Sepengetahuan & sepersetujuan investor mewakili manajemen dalam
melakukan hubungan dengan pihak ketiga untuk keperluan restoran.
14. Bertanggung jawab memupuk langganan yang sudah ada.
KETERANGAN
Segala kegiatan manajemen dalam hal tertentu harus sepersetujuan investor, antara
lain dalam hal kebijaksanaan pengeluaran keuangan :
1. Pengeluaran untuk investasi tambahan diluar belanja rutin harus
sepengetahuan & sepersetujuan investor.
2. Untuk mempermudah pengontrolan keuangan maka omzet restoran secara
rutin setiap hari harus dimasukkan ke Bank tanpa terkecuali, utuh sesuai
dengan hasil omzet perhari. Omzet hari ini dimasukkan besoknya kecuali
tanggal merah & hari Jumat, Sabtu, Minggu dimasukkan pada hari Senin
(perkecualian apabila bank tutup/ libur).
3. Pengeluaran rutin untuk belanja harian akan dibuatkan pembukuan system kas
kecil dari manager operasional yang pertanggungjawabannya pada supervisor.
4. Pembayaran kepada supplier dapat dijadwalkan secara rutin oleh supervisor
sesuai kesepakatan dengan supplier.Pengeluaran oleh manager operasional
atau yang mewakili yaitu supervisor.
5. Untuk control operasional restoran maka managemen akan membuat SOR
(Standar Operation Restoran) dan job diskription bagi setiap karyawan
sehingga secara jelas karyawan tahu apa yang harus dilakukan & tidak boleh
dilakukan .
Selain management, perusahaan akan dapat berjalan dengan lancar apabila dibantu
oleh karyawan atau tenaga professional yang handal. Manajemen akan dibantu oleh 2
tenaga kerja pokok yaitu :
1. Supervisor ( kasir & administrasi)
2. Kepala Koki ( Food & beverage)
1. SUPERVISOR
2. KEPALA KOKI
Tugas pokoknya adalah membantu supervisor dalam menjalankan tugas sehari-hari
demi kelancaran operasional restoran. Tanggung jawab & wewenangnya sebagai
berikut:
1. Bersama supervisor memimpin & mendidik asisten koki & washer agar situasi
& kondisi kerja dapat berjalan dengan maksimal (termasuk membina system
internal control yang baik dalam setiap kegiatan restoran ).
2. Bersama supervisor mengontrol pramusaji dalam menata meja kursi,
pendisplay-an pajangan, kebersihan & kesiapan peralatan dapur .
3. Membantu supervisor membuat administrasi dapur.
4. Bersama asisten koki menyiapkan kelengkapan bahan masakan/ minuman,
peralatan masak, peralatan kebersihan, kerapian dll (sebelum buka & setelah
tutup).
5. Bersama supervisor mengontrol kondisi jualan ( rasa, tampilan, waktu
pengolahan & cara penyajian).
6. Bersana supervisor mengevaluasi jenis jualan yang laku & kurang laku serta
menciptakan menu baru minimal 1 menu perbulan (penentuan menu baru
harus di sepersetujuan managemen).
7. Bersama supervisor membuat data stok peralatan awal, tambahan & barang/
peralatan di stok opname perbulan ( barang rusak, hilang, beli baru dll ).
8. Bersama supervisor mengontrol penggunaan & stok bahan serta mengatur
efisiensi bahan & peralatan serta menerima & mengecek barang yang datang.
9. Mempelajari situasi & kondisi konsumen (memantau perilaku tamu) sehingga
dapat memberikan service sebaik mungkin (melayani/menerima masukan/
komplain & mengevaluasi ) sehingga cepat & tanggap dalam melayani.
10. Bersama staf dibawahnya bertanggungjawab belanja bahan harian.
11. Koki & asistennya tidak boleh membuat masakan / minuman tanpa pesanan
tertulis order tersebut direkap setiap hari bersama pramusaji untuk laporan dan
kros cek dengan penjualan di kasir ( FC order harus defile atau
diadministrasikan secara rapi).
KEGIATAN RUTINITAS SELURUH KARYAWAN.
a. Pramusaji harus siap melayani & selalu bersiaga di area kerjanya, apabila ada
konsumen konsumen diarahkan tempat duduknya (meja kursi) sesuai dengan
jumlah yang datang.
b. Melayani konsumen dengan ramah, menyapa dengan sopan dengan mengucapkan
salam sesuai dengan usia & sebutkan nama tamu tersebut bila sudah kenal
sambil memberikan daftar menu. Kalau tamu belum tahu maka kita sampaikan
menu special atau menjelaskan menu yang belum diketahui dengan cara yang
luwes sehingga tamu benar-benar paham apa yang akan dipesan.
Bila sudah menentukan pilihan, beritahukan bahwa anda akan membuat pesanan
tersebut dengan segera Dan apabila memerlukan sesuatu anda siap melayani
misalnya tambahan order.
c. Pramusaji menuliskan order konsumen disertai No. meja serta kode pramusaji &
kode nota. Order rangkap 2, satu untuk kitchen satu untuk kasir (order bisa
ditulis oleh tamu bisa oleh pramusaji). Apabila ada tambahan cukup memakai
kertas kecil ke kasir untuk diteruskan ke kichen. Setelah selesai kasir akan
menuliskan bill sesuai pesanan & tambahan order, bill diserta kode nota, kode
pramusaji, no meja & dibuat rangkap 2, satu untuk tamu, satu untuk file kasir.
d. Setelah order jadi pramusaji menyajikan dengan tata cara yang benar & sopan,
jangan lupa ucapkan ……Silakan & selamat menikmati hidangan dari kami.
e. Secara periodic pramusaji harus keliling memeriksa meja tamu. Apabila gelas
tamu atau hidangan tamu sudah kosong coba tawarkan secara sopan apakah mau
order lagi & bawa yang kosong ke washer.
f. Layani proses pembayaran sesuai dengan ketentuan (langsung ke kasir atau bill
dibawa pramusaji) .
g. Kasir sambil menunggu pembayaran tamu, mengerjakan administrasi (mengisi
form yang telah dipersiapkan) & memfile semua data pemasukan maupun
pengeluaran.
h. Apabila tamu sudah membayar jangan lupa ucapkan terima kasih semoga
masakannya cocok & bisa kembali lagi atau merekomendasikan restoran ini
kepada teman & keluarganya.
JOB WAITERS
1. Datang semua waiters langsung membersihkan area depan dulu
baru belakang termasuk tempat sholat & sekelilingnya, wastafel.
2. Meja kursi ditata sesuai tempatnya dilap bersih, lantai dipel.
3. Peralatan di meja dicek jumlah & isinya = sendok garpu, tissue,
tusuk gigi, asbak, (garam meja , kecap, lada bubuk cs).
4. Minimal setiap 3 jam sekali meja kursi depan dilap karena debu,
lantai & bawah wastafel bila kotor dipel, sabun wastafel diisi.
5. Apabila depan & belakang sudah siap maka membersihkan area
sekitar kolam, daun didalam kolam, siram bunga, peralatan
pancing, area sholat & peralatannya.
6. Sebelum buka tanyakan ke koki menu apa yang kosong/tidak ada,
penampilan harus rapi, bersih, wangi.
7. Mempelajari situasi & kondisi tamu/pelanggan sapa yang ramah &
sopan kalau sudah beberapa kali datang. Panggil dengan Ibu atau
Bpk, jangan sekali2 panggil Cik/ Koh kepada pelanggan Chinese.
8. Selama operasional resto selalu siap melayani tamu. Datang
dipersilakan mau di depan apa belakang. Diarahkan sesuai dengan
kapasitas tempat duduk.
9. Waiter harus menguasai menu terutama menu andalan ( pada
waktu kosong dimanfaatkan untuk belajar jenis menu dengan ass.
koki). Apabila ditanya tamu tapi belum paham jenis masakannya
maka tanyakan dulu ke dapur.
10. Semua order ke dapur/bar harus tertulis. Bon rangkap 2 ( 1 koki, 1
kasir, minuman ditulis di kertas kecil ). Apabila ada tambahan
harus tertulis juga & jangan lupa no. meja.
11. Waiters ikut memonitor lama tidaknya waktu penyajian, kalau
sudah lama tanyakan ke Cook Helper ( kasir atau koki).
12. Apabila ada tamu di belakang maka salah satu waiter harus stand
by di belakang.
13. Konsentrasi waiters selalu ke tamu apabila ada tambahan order
atau pelayanan lain segera dilayani. Menerima masukan2 dari
konsumen, apabila tamu komplain dilayani dengan ramah jangan
emosi. Apabila tidak bisa mengatasi lapor ke Ibu Lies/ Bp Yanto.
14. Apabila selama makan banyak gelas atau piring kosong di meja
tamu maka minta ijin untuk ditarik ke belakang dengan cara yang
sopan & tanyakan apa perlu tambahan lagi.
15. Apabila tamu sudah pulang maka secepatnya meja dibersihkan
total, dilap bersih & dicek peralatan meja yang berkurang.
16. Cek stok tissue, tusuk gigi dll lapor ke kasir bila sudah habis.
SISTEM OPERASIONAL BALEKAMBANG
A. PEMBELANJAAN