1.OS CHSEMS Rev.4
1.OS CHSEMS Rev.4
Tidak ada bagian dari Sistem Operasi ini yang No part of this pulication may be reproduced,
boleh direproduksi, disebarluaskan, dan/atau transmitted, and/or copied in any form or by
disalin dalam bentuk apapun atau dengan cara any means, including photocopying , without
apapun, termasuk dengan cara memfotocopi the written consent of Medco E&P.
tanpa persetujuan tertulis dari Medco E&P.
LEMBAR REVISI
REVISION SHEET
Tingkat Dokumen
: 02
Document Level*)
I. TUJUAN I. PROPOSE
Dokumen Sistem Operasi ini dirancang sebagai This Operating System is designed as guidance to
pedoman untuk memastikan setiap Kontraktor dan sub ensure that each Contractor and Sub Contractor
Kontraktor yang terlibat dalam kegiatan Medco E&P, involved in the activities of Medco E&P has a HSE
memiliki sistem pengelolaan HSE sesuai dengan standar management system suitable with the company
Perusahaan. Dokumen ini juga bertujuan untuk standards. The document is also aims to meet the
memenuhi persyaratan HSEMS Elemen 10 Manajemen requirements of the HSEMS Elemen 10 Contractor
Kontraktor dan regulasi pemerintah Indonesia melalui Management and Indonesia government through
Pedoman Tata Kerja SKK Migas PTK- Pedoman Tata Kerja SKK Migas PTK-
005/SKKMA0000/2018/S0 Pengelolaan Kesehatan, 005/SKKMA0000/2018/S0 Pengelolaan Kesehatan,
Keselamatan Kerja, Dan Lindungan Lingkungan. Keselamatan Kerja, Dan Lindungan Lingkungan.
Sistem Operasi ini meliputi aspek Keselamatan, This Operating System covers Health, Safety and
Kesehatan Kerja dan Lindungan Lingkungan (HSE) terkait Environment (HSE) aspect associated with activities of
dengan aktivitas pengadaan barang / jasa di wilayah materials /services procurement within Company
operasi Perusahaan, fasilitas, tempat atau daerah operations area, facilities, location or other areas
lainnya yang ditunjuk di bawah tanggung jawab designated under the responsibility of the Company,
Perusahaan, kecuali: except:
1. Pengadaan barang tanpa pekerjaan instalasi 1. Material procurement without installation.
2. Pengadaan pekerjaan jasa risiko rendah. 2. Low risk service job procurement.
Centralised Integrated Vendor Database (CIVD) Centralized Integrated Vendor Database (CIVD)
Sistem online untuk pelaksanaan penilaian kualifikasi An online system for carrying out a centralized and
Penyedia Barang/Jasa secara terpusat dan terintegrasi integrated assessment of goods / services providers
antar KKKS dan database hasil penilaian kualifikasi untuk qualifications between PSC contractors and a database
aspek administrasi, HSE dan data kualifikasi lainnya. of qualification assessments for administrative aspects,
HSE, and other qualification data.
Komite Contractor HSE Management System Contractor HSE Management System (CHSEMS)
(CHSEMS) Committee
Komite CHSEMS adalah Komite yang dibentuk untuk Committees established to ensure the implementation
memastikan pelaksanaan pengelolaan CHSEMS secara of CHSEMS are standardized, consistent and
standar, konsisten dan berkelanjutan, dengan mengacu sustainable, with reference to the Company's HSE
kepada kebijakan HSE Perusahaan. Komite ini policy. This committee consists of Managers from the
beranggotakan Manager dari fungsi HSE dan SCM, analis HSE and SCM functions, analysts and ad hoc members
dan anggota ad hoc dari masing-masing asset. of each asset.
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 2 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
Kontrak Contract
Kontrak adalah perjanjian bisnis resmi yang merinci An official business agreement detailing the terms and
persyaratan dan ketentuan untuk penyediaan barang conditions for the provision of goods and/or services.
dan/atau jasa.
Kontraktor Contractor
Kontraktor adalah suatu perusahaan yang telah terikat A company that is officially undertakes a contract to
kontrak resmi untuk menyalurkan barang atau jasa untuk provide materials or to perform a service. The term
Perusahaan. Kontraktor mencakup Kontraktor utama dan contractor includes the main contractor and Sub-
Sub-Kontraktor. contractor.
Pekerja yang melakukan pembuatan kontrak, Personnel, who prepare contracts, upload in the system
mengunggah dalam sistem dan melakukan administrasi and perform other administration related to a contract
lainnya terkait suatu kontrak di bawah arahan Pemilik under the direction of the Contract Owner.
Kontrak.
Pemilik kontrak adalah manajemen dari fungsi Pengguna The owner is management form the User function that
(User) yang memiliki tanggung jawab dan kewenangan has the responsibility and authority toward contract
atas pelaksanaan kontrak. Strata manajemen ini sesuai implementation. In this case, the level of management
dengan authority table yang berlaku. level refers to applicable authority table.
Proses untuk memahami sifat risiko serta untuk Process to figure out the nature of risk and to determine
menentukan tingkat risiko. the level of risk.
Penilaian Kualifikasi adalah suatu prosedur untuk Pre-Qualification is a procedure for examining the
meneliti kualifikasi Kontraktor dalam aspek HSE Contractors’qualifications from the HSE aspects, so that
sehinggga hanya mereka yang memiliki potensi untuk only those who have the potential to work safely will be
bekerja secara aman yang akan disertakan di dalam included in the tender processes.
proses tender.
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 3 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
Pengawasan aspek HSE Kontraktor yang dilakukan pada Monitoring of Contractors HSE aspects carried out at
tahap pelaksanaan pekerjaan. the stage of contract implementation
Evaluasi bersama terhadap pelaksanaan pekerjaan, Joint evaluation of the job execution, implementation of
implementasi persyaratan dan rencana HSE, dan HSE requirements and plans, and evaluation of HSE
penilaian kinerja HSE Kontraktor sesuai dengan Indikator performance of Contractor in accordance with Key
Pengukuran Kinerja (KPI) selama pekerjaan. Performance Indicators (KPI) during the contract.
Perusahaan Company
Perusahaan adalah Medco E&P beserta afiliasinya Medco E&P with its affiliations
Badan usaha yang akan atau telah menjadi rekanan Business entity that will or has become a partner of the
Perusahaan. Company
Risiko Risk
Risiko adalah suatu ukuran dari seberapa mungkin dan Risk is a measurement of how likely and how serious an
seberapa serius suatu kejadian dapat terjadi. event can occur.
Rencana eksekusi terkait pelaksanaan pekerjaan dalam An execution plan related to job execution within the
konteks bagaimana aspek HSE akan dikelola dan context of how to manage and execute HSE aspects
dilaksanakan selama menjalankan kontrak tertentu. during the course of a specific contract.
Sistem manajemen untuk mengelola Kontraktor dan A management system used to manage Contractors
sub Kontraktor yang bekerja di lingkungan perusahaan and sub-contractors who work in a Company
agar memperhatikan aspek HSE dan menjaga environment, so that concerning HSE aspects in doing
pelaksanaan HSE didalam proses kerja agar terhindar their job, and ensuring HSE aspects implementation to
dari kecelakaan yang dapat merugikan perusahaan. avoid accidents that could inflict a loss for the Company.
Sub Kontraktor adalah Kontraktor yang dipekerjakan oleh A Contractor employed by the main Contractor.
Kontraktor utama
User adalah seseorang/departemen yang menggunakan Is the person/Department that a use the services of the
Jasa Kontraktor, secara struktural User adalah pejabat Contractor, structurally User is a supervisor or
penyelia atau Engineer. User dapat berupa Contract Engineer. The user can be the original Contract Initiator
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 4 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
Initiator sebenarnya atau yang mendapatkan penugasan or personel who gets an assignment to carry out the
untuk melaksanaan tugas sebagai pengguna kontrak. task as a contract user.
i. Menyetujui Sistem Operasi ini dan memberikan i. To approve this Operating System and provide the
alokasi sumberdaya yang tepat untuk pelaksanaan proper resources allocation for the implementation
Sistem Manajemen HSE Kontraktor. of this Contractor HSE Management System.
ii. Membentuk Komite CHSEMS yang berfungsi sebagai ii. Form a CHSEMS Committee as evaluators on a
pemeriksa CHSEMS pada tahap Penilaian Kualifikasi HSE pre-qualification stage, also as Chairman of
HSE, juga sebagai Ketua Komite Pengarah. the Steering Committee.
iii. Memastikan bahwa Head of Asset / Division iii. Ensure that the Head of Asset/ Divisions carry out
melaksanakan tanggung jawabnya sesuai Sistem their responsibilities according to this Operating
Operasi ini. System.
iv. Memberikan keputusan akhir pengajuan Penerimaan iv. To give final decision regarding Conditional
Bersyarat. Acceptance proposal.
i. Memastikan dilaksanakannya Sistem Manajemen i. Ensure the Contractors HSE Management System
HSE Kontraktor dalam kegiatan Kontraktor. is performed in the Contractor activities.
ii. Mendukung pembentukan dan operasional Komite ii. Support the CHSEMS Committee establishment
CHSEMS. and operations.
iii. Memberikan pengarahan dan supervisi kepada iii. Provide direction and supervision to the CHSEMS
Komite CHSEMS. Committee.
iv. Mengkomunikasikan hasil audit kepada Head of Asset iv. Communicate the results of the audit to the Head
/ Division dan Board of Director. of Asset/Division and Board of Director.
v. Meninjau dokumen pengajuan Penerimaan Bersyarat v. Review Conditional Acceptance proposal.
vi. Memastikan Contract Owner melakukan pemantauan vi. Ensure that the Contract Owner monitors HSE
kinerja HSE dan kualitas pekerjaan secara regular performance and job quality periodically and
berkala regularly
iv. Memastikan dilakukannya sosialisasi aspek iv. Ensure the familiarization of the monitoring aspects
pemantauan kualitas kinerja Kontraktor dalam Sistem of the quality of the Contractor's performance in this
Operasi ini kepada para Pemilik Kontrak. Operating System to the Contract Owners.
D. Chairman of Bid Committee and PPL D. Chairman of Bid Committee and PPL
Memastikan adanya pelaksanaan langkah-langkah Ensure the implementation of steps related to HSE
terkait aspek HSE selama masa lelang. aspects during the auction period.
i. Menetapkan prioritas kerja dan memberikan arahan i. Sets the work priority and provide referrals to the
kepada Komite CHSEMS mengenai kebijakan dan CHSEMS Committee regarding policies and
prosedur kerja, guna memastikan bahwa Komite working procedures, to ensure that the Committee
CHSEMS dapat mendukung pencapaian tujuan can support the in achievement of company goals,
Perusahaan, khususnya dalam aspek HSE. especially in the HSE aspects.
ii. Mengangkat dan memberhentikan Ketua, Ketua ii. Hire and fire the Chairman, its Replacement,
Pengganti, Sekretaris dan Sekretaris Pengganti dalam Secretary and its Replacement in the CHSEMS
Komite CHSEMS. Committee.
iii. Mengesahkan Anggota Ad-hoc yang ditetapkan oleh iii. Endorses the ad hoc members set by the Sr.
Senior Manager fungsi-fungsi terkait (User). Manager related functions.
G. Manager of System & Functional Excellence G. Manager of System & Functional Excellence
i. Memastikan tersedianya prosedur yang sesuai i. To ensure the procedures’ availability regarding
dengan Sistem Operasi ini. this Operating System.
ii. Melakukan sosialisasi terhadap Sistem Operasi ii. To perform familiarization towards this Operating
CHSEMS dan seluruh dokumen turunannya. System of CHSEMS and all related derivative
documents.
iii. Melakukan audit CHSEMS. iii. To conduct CHSEMS audit.
iv. Meninjau ulang dan merevisi Sistem Operasi ini. iv. Review and revise this Operating System.
v. Menjabat sebagai ketua atau wakil ketua komite v. Serves as chairman or deputy chairman of the
CHSEMS, jika ditunjuk. CHSEMS committee, if appointed.
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 6 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
i. Melakukan review atas hasil penilaian risiko yang i. Review the results of the risk assessment
dilakukan oleh User di Aset Jakarta. performed by User at Jakarta Asset.
ii. Memastikan rangkaian pelaksanaan evaluasi ii. Ensuring the implementation of the CHSEMS
CHSEMS oleh User di Jakarta dilakukan sesuai evaluation series by Jakarta User conducted
dengan prosedur dengan penugasan pendampingan consistently with its procedure by assigning Safety
oleh Safety Officer. Officer to assist.
iii. Memberikan persetujuan terhadap hasil PB bagi user iii. To give approval of WIP results for contract users
kontrak di Aset Jakarta. in Jakarta Assets.
iv. Menjabat sebagai ketua atau wakil ketua komite iv. Serves as chairman or deputy chairman of the
CHSEMS, jika ditunjuk. CHSEMS committee, if appointed.
i. Memastikan adanya ketentuan – ketentuan mengenai i. Ensure that there are provisions regarding HSE
aspek HSE yang dibutuhkan dalam kontrak ada dalam aspects required in the contract in the contract
dokumen exhibit kontrak. exhibit document.
ii. Memastikan user membuat kontrak seusai dengan ii. Ensure that the user prepare contract in accordance
standar dan ketentuan. with standards and provisions.
iii. Memastikan Contract Owner melakukan pemantauan iii. Ensure that the Contract Owner monitors HSE
kinerja HSE dan kualitas pekerjaan secara regular performance and job quality periodically and
berkala. regularly.
monitoring terhadap kegiatan evaluasi yang dilakukan case, The Committee must perform monitoring
oleh User atas kinerja HSE Kontraktor selama activities carried out by the User upon the
pelaksanaan kontrak dan pada akhir masa kontrak. performance of the Contractor during the execution
of the contract HSE and at the end of their contracts.
viii. Dapat memberikan rekomendasi kepada user dalam viii. May provide recommendations to users in terms of
hal pemberian sanksi terhadap Kontraktor yang imposing sanctions on Contractors who violate HSE
melakukan pelanggaran aspek HSE. aspects.
ix. Memberikan perpanjangan masa berlaku SLK bagi ix. Providing an extension of the validity period of SLK
kontraktor yang berhasil menyelesaikan kontrak for contractors who have successfully completed
dengan nilai PA lebih dari batas minimal tingkat risiko contracts with a FE value of more than the minimum
kontraknya. risk level of the contract.
i. Pada saat proses pendaftaran rekanan baru, i. To receive vendor’s CHSEMS documents as a part
menerima dokumen yang disyaratkan dari PJB. of registration process.
ii. Melakukan penilaian dokumen penilaian kualifikasi ii. To conduct document base pre-qualification
Kontraktor. evaluation.
iii. Melakukan klarifikasi kepada Kontraktor dan tinjauan iii. To conduct clarification process toward Contractor
lapangan bila diperlukan. and field visit if necessary.
iv. Menetapkan nilai sementara Kontraktor sebelum iv. To define temporary score before officially brought
dibawa ke rapat Komite CHSEMS. to the CHSEMS committee meeting.
v. Melakukan pekerjaan administrasi dan v. To do the administration and correspondence job
korespondensi atas nama Komite termasuk di on behalf of the Committee, including data updating
dalamnya pengkinian data, notulensi dan lain lain. etc.
i. Memberi persetujuan hasil penilaian risiko yang i. To approve the risk assessment result submitted by
diajukan oleh Contract Initiator. the Contract Initiator.
ii. Memastikan dilakukan pengelolaan kontraktor di ii. To ensure that contractors are well managed in his
wilayah kerjanya. area.
v. Melakukan pemantauan dan pembinaan secara aktif iii. To perform active monitoring and coaching towards
terhadap seluruh Kontraktor yang bekerja dalam Contractors working in his operation area.
wilayah operasinya
vi. Menghadiri pertemuan berkala Kontraktor dan iv. To attend Contractor – Management periodic
Manajemen. meeting
i. Melakukan review terhadap hasil penilaian risiko yang i. To review of the risk assessment result made by
dibuat oleh Contract Owner. the Contract Owner.
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 8 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
ii. Bekerja sama dengan User, memberikan HSE ii. Together with User in providing HSE Induction and
Induction dan HSE Passport Training kepada HSE Passport Training for Contractors who will do
Kontraktor yang akan bekerja di wilayah Perusahaan their job in the Company area.
iii. Memastikan pelaksanaan rangkaian evaluasi iii. Ensuring the implementation of the CHSEMS
CHSEMS oleh User di Aset terkait dilakukan sesuai evaluation series by User at related Asset
dengan prosedur dengan penugasan pendampingan conducted consistently with its procedure by
oleh Safety Officer. assigning Safety Officer to assist.
iv. Melakukan pemantauan berkala pelaksanaan iv. To conduct periodic monitoring towards CHSEMS
evaluasi CHSEMS di Aset terkait. evaluation at related Asset.
i. Mengevaluasi hasil penilaian risiko yang dilakukan i. To evaluate the risk assessment result carried out
oleh Contract Initiator. by Contract Initiator.
ii. Memastikan sudah dilakukan job orientation kepada ii. To ensure job orientation has been done to the
pekerja Kontraktor. Contractor workers
iii. Memastikan pelaksanaan rangkaian evaluasi iii. To ensure the CHSEMS evaluation series and
CHSEMS dan pemantauan kinerja kontraktor selama performance monitoring since auction process and
masa lelang hingga pelaksanaan kontrak dilakukan during the course of contract refer to this Operating
sesuai dengan Sistem Operasi ini. System.
iv. Melakukan pembinaan dan pemantauan atas kegiatan iv. To perform monitoring and coaching towards
Kontraktor yang bekerja dalam wilayah operasinya. Contractors working in his operation area.
departemen/divisi lain yang masih tercakup dalam departments / divisions that are still covered by the
ruang lingkup kontrak. contract scope.
Q. User Q. User
i. Memastikan HSE Orientation/Induction dan HSE i. To ensure that HSE Orientation/Induction and
Training telah diberikan kepada para Kontraktor HSE Training had been given to the Contractor
sebelum mulai pekerjaan. before starting to work.
ii. Memberikan orientasi pekerjaan kepada pekerja ii. To provide job orientation to Contractor’s workers.
Kontraktor.
iii. Bersama HSE terkait dan Kontraktor, melakukan iii. Together with related HSE and Contractors in
rangkaian PB dan pemantauan Kontraktor agar conducting Contractor WIP Evaluation and
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 10 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
Kontraktor bekerja sesuai rencana kerja dan Rencana Monitoring so that the Contractor works according
HSE. to the work plan and HSE Plan.
iv. Bersama HSE dan Manajemen melakukan pertemuan iv. Together with HSE and Management perform
berkala dengan Manajemen Kontraktor. periodic Meeting with Management of Contractor.
v. Memberikan saran, arahan dan/atau instruksi v. To give advice, suggestion and/or improvement
perbaikan kepada Kontraktor jika ditemukan instruction to the Contractor when substandard
kekurangan-kekurangan saat melakukan Penilaian performance found during WIP Evaluation and
Berjalan mapun pemantauan kinerja. performance monitoring.
vi. Melakukan pemeriksaan ulang untuk memastikan vi. To conduct a re-check to ensure that the previous
saran, arahan dan/atau instruksi perbaikan yang requested advice, suggestion and/or improvement
diminta telah dilakukan oleh Kontraktor. instruction have been carried out by Contractors.
vii. Memberikan peringatan tertulis kepada Kontraktor vii. To give a warning slip to the Contractor who
yang melakukan pelanggaran aspek HSE, atau tidak violates the HSE aspects, or is not serious in
serius dalam melakukan perbaikan-perbaikan yang carrying out the requested corrective actions, with
diminta dengan persetujuan Pemilik Kontrak.. the approval of the Contract Owner.
viii. Membuat laporan jika terjadi insiden terkait HSE. viii. Make a report related HSE incident.
ix. Bersama HSE Officer melakukan Evaluasi Akhir. ix. Together with related HSE Officer in conducting
x. Bersama Kontraktor, melakukan pertemuan penutup Contractors’ Final Evaluation
untuk membahas mengenai evaluasi akhir kinerja x. To conduct closing meeting to discuss Contractor
Kontraktor. final performance evaluation.
xi. Memberikan usulan pemberian piagam penghargaan xi. To give an award plaque on the performance of
atas kinerja kontraktor dengan kriteria yang telah contractors with predetermined criteria.
ditentukan kepada Pemilik Kontrak.
xii. Memasukkan hasil evaluasi akhir ke bank data. xii. To upload the final evaluation result into the
database.
xiii. Memberikan salinan (copy) evaluasi akhir ke xiii. To give the Contractor a copy of Final Evaluation
Kontraktor. result.
R. Buyer R. Buyer
i. Melakukan ketersediaan dan pengecekan masa i. To check the availability and expiry date of a
berlaku Surat Lulus Kualifikasi (SLK) HSE saat PJB Contractor’s HSE SLK every time a Vendor
akan mengikuti lelang. registered himself as a tender participant.
ii. Menginformasikan kepada PJB yang belum memiliki ii. Inform Vendors who do not have SLK to make a
SLK agar membuat permintaan Penilaian Kualifikasi. Qualification Assessment request.
iii. Menerima hasil Evaluasi CHSEMS dari Komite iii. To receive the results of HSE Evaluation from
CHSEMS sebagai bagian dari evaluasi penilaian Contractor HSEQ Committee as part of the pre-
kualifikasi. qualification evaluation.
iv. Memastikan ketersediaan dokumen Rencana HSE iv. Ensure the availability of the Contractor's HSE Plan
Kontraktor dalam dokumen lelang risiko Tinggi. document in the high risk level bid document.
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 11 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
S. Vendor Performance Management (VPM) Admin S. Vendor Performance Management (VPM) Admin
i. Meminta Komite CHSEMS untuk melakukan evaluasi i. To send evaluation request to the CHSEMS
terhadap Kontraktor dalam rangka proses pendaftaran Committee as a part of partner’s registration
rekanan baru. request.
ii. Menerima hasil Evaluasi CHSEMS dari Komite ii. To accept the evaluation results of the Contractor
CHSEMS sebagai bagian dari proses pendaftaran HSEQ Committee as a part of the registration
rekanan baru. process for new partners
iii. Melakukan update pada VPM Database berdasarkan iii. To update VPM Database base on the HSE pre-
hasil Evaluasi CHSEMS dari Komite CHSEMS. qualification results.
i. Mengisi Formulir Penilaian Kualifikasi HSE i. To fill out the HSE Pre-qualification Form.
ii. Mengembalikan Formulir PK HSE yang sudah diisi ii. To send back and submit the HSE Pre-qualification
dan menyerahkan dokumen PK HSE ke Analis document to CHSEMS Analyst.
CHSEMS.
iii. Membuat dan menyerahkan dokumen Rencana HSE iii. Create and submit HSE Plan documents when
saat mengikuti lelang jasa risiko sedang/tinggi. participating in medium / high risk service auction.
V. Kontraktor V. Contractor
i. Mematuhi dan melaksanakan semua persyaratan i. Comply with and perform all the terms and
dan ketentuan yang ditetapkan oleh pihak conditions set out by the Company.
Perusahaan
ii. Menyerahkan dan melaksanakan Rencana HSE ii. To submit, implement and report the Contractor
Kontraktor kepada Contract Owner dan melaporkan HSE Plan implementation to the Contract Owner.
hasil pelaksanaannya secara berkala.
iii. Melaksanakan tindak lanjut persyaratan Penerimaan iii. Perform the action plan of the Conditional
Bersyarat, jika ada. Acceptance, if any.
iv. Mengikuti kick-off meeting, job orientation, HSE iv. To attend kick-off meeting, job orientation, HSE
Induction dan HSE Training yang diberikan oleh Induction and HSE Training held by Company.
Perusahaan
v. Memastikan telah menyelesaikan Pemeriksaan v. To complete Initial Inspection of Contractor’s
Aktivitas Awal Pekerjaan oleh pihak Perusahaan Equipment & HSE Plan conducted by Company
sebelum diijinkan untuk mobilisasi. prior to mobilization.
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 12 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
vi. Bekerja sama dengan User dalam pelaksanaan PB vi. Being cooperative while User is performing WIP
dan pemantauan kinerja. Evaluations and monitoring.
vii. Menghadiri pertemuan Manajemen User dan vii. To attend the Contractor-Management of User
Kontraktor. meeting.
viii. Menindaklanjuti setiap perbaikan-perbaikan yang viii. To follow up on any improvements requested by the
diminta oleh pihak Perusahaan Company.
ix. Menyerahkan semua data-data terkait pelaksanaan ix. To submit all data related to the HSE Plan
Rencana HSE yang dilakukan Kontraktor selama implementation of conducted during the period of
masa kontrak, pelaporan pemantauan key the contract, key performance indicator (KPI)
performance indicator (KPI), laporan insiden, laporan monitoring report, incident reports, safe man hours
periodik jam kerja dan jam kerja selamat, laporan periodic report, near-miss report, investigation
nyaris celaka, laporan investigasi, serta pelatihan- reports, and trainings attended by the Contractor
pelatihan yang diikuti personel Kontraktor. personnel.
x. Menghadiri diskusi hasil Evaluasi Akhir dan memberi x. To attend the discussion of the Final Evaluation
persetujuan hasil Evaluasi Akhir. results and give approval.
Dalam pembuatan kontrak, User harus mengidentifikasi When making a service contract, the User must
pihak mana yang akan menjadi penanggung jawab identify which party will be the person in charge of
pelaksanaan pengelolaan aspek HSE selama kontrak implementing the HSE aspect management during the
berjalan, apakah Perusahaan atau Kontraktor. contract, whether the Company or the Contractor.
Berdasarkan tanggung jawab pengelola aspek HSE ini, Based on the responsibility of the HSE aspect
maka seperti dijelaskan dalah PTK 005, Mode Kontrak menagement, then as explained in PTK 005, the
dibagi menjadi : Contract Mode is divided into:
a. Mode 1 a. Mode 1
Kontraktor menyediakan sumber daya manusia, Contractor provides human resources, processes
proses dan peralatan untuk melaksanakan Kontrak di and equipment to carry out the Contract under the
bawah pengawasan, instruksi dan proses HSE supervision, instruction and HSE process of the
Perusahaan. Contoh: pengadaan manpower. Company. Example: manpower supply.
b. Mode 2 b. Mode 2
Kontraktor melaksanakan semua aspek pekerjaan Contractors carry out all aspects of the work in
sesuai dengan sistem pengelolaan HSE Kontraktor, accordance with the Company's HSE management
menyediakan semua instruksi dan pengawasan serta system, providing all instructions and supervision
verifikasi kesesuaian pelaksanaan sistem and verifying the suitability of the implementation of
pengelolaan HSE mereka. Contoh: EPC, drilling rig their HSE management system. Example: EPC,
contract. drilling rig contract.
c. Mode 3 c. Mode 3
Kontraktor melaksanakan pekerjaan sesuai dengan Contractor carry out the job in accordance with the
sistem pengelolaan HSE Kontraktor tanpa ada Contractor's HSE Management System, without
hubungan dengan proses HSE Perusahaan serta any connection with the Company's HSEMS
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 13 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
tidak memerlukan pelaporan data kinerja HSE process and does not require reporting of HSE
termasuk kejadian kecelakaan kepada Perusahaan. performance data including incidents to the
Contoh: analisa fluida di laboratorium, perbaikan alat Company. Example: fluid analysis in a laboratory,
di workshop kontraktor. repair of tools in a contractor's workshop
Konten dari Rencana HSE Kontraktor dapat disesuaikan Content of the Contractor's HSE Plan should be be
dengan mode kontrak terkait. adjusted according to the contract mode.
Penilaian Kualifikasi HSE hanya dilakukan pada The HSE Qualification Assessment is only carried out
pekerjaan yang memiliki risiko sedang dan tinggi dengan on medium and high-risk jobs with a minimum score
skor minimum untuk menjadi peserta lelang untuk to become a tender participant for medium risk jobs
pekerjaan risiko sedang 54.3% dan risiko tinggi 60%. 54.3% and high risk 60%.
HSE kategori risiko tinggi. Kesepakatan konsorsium qualifications. The consortium agreement also
juga mengikat tanggung jawab dari kinerja HSE binds the responsibility of HSE performance during
selama periode kontrak secara bersama. the contract period together.
- Afiliasi - Affiliation
PJB yang berafiliasi dengan perusahaan induk dapat Vendors affiliated with the parent company can
mendaftar dengan menggunakan hasil penilaian register by using the results of the existing HSE
kualifikasi HSE perusahaan induk (parent company) qualification assessment of the parent company.
yang sudah ada. PJB yang berafiliasi harus An affiliated Vendor must show the same
menunjukkan surat pernyataan penggunaan Sistem statement of use of the Contractor's HSE
Pengelolaan HSE yang sama dan disetujui oleh management system and be approved by the top
pimpinan tertinggi perusahaan induk dan PJB management of the parent company and the
terafiliasi yang mendaftar. Dalam hal PJB yang affiliated Vendorr who registers. In the event that a
berafiliasi dengan perusahaan induk tidak dapat Vendor affiliated with the parent company cannot
menunjukkan surat pernyataan tersebut, maka show the statement, then the qualification
penilaian kualifikasi akan dilakukan terhadap PJB assessment will be carried out on the Vendor who
yang mendaftar. registered.
Berikut adalah langkah-langkah proses Penilaian These are steps HSE Qualification Assessment for
Kualifikasi HSE untuk persyaratan peserta lelang: tender participants:
1) Penilaian Risiko 1) Risk Assessment
a) Contract Owner bertanggung jawab melakukan a) Contract Owner is responsible to conduct the initial
penilaian awal risiko HSE dari pekerjaan yang akan HSE risk assessment of the jobs to be contracted.
dikontrakkan. Hal ini membantu Kontraktor dan This will help contractor and User in developing
Contract Owner dalam mengembangkan program- safety programs to protect all workers and
program keselamatan kerja untuk melindungi semua facilities/installations.
pekerja dan fasilitas/instalasi.
b) Contract Owner dapat menggunakan Tabel 3 b) Contract Owner can use Table 3 Pengelompokan
Pengelompokan Jenis Pekerjaan Berdasarkan Risiko Jenis Pekerjaan Berdasarkan Risiko PTK-
PTK-005/SKKMA0000/2018/S0 sebagai acuan dalam 005/SKKMA0000/2018/S0 as a reference in
menentukan tingkat risiko pekerjaan. determining a job’s risk level.
c) Penilaian Risiko terhadap pekerjaan yang belum c) Risk assessment for jobs that are not determined in
termasuk dalam Tabel 3, menggunakan Form Table 3, may use form of Job Risk Assessment
Penilaian Risiko Pekerjaan HSEMS -10-OS-01-F02 HSEMS - 10- OS-01-F02 (Appendix 4).
(lampiran 4).
d) Hasil Penilaian Risiko baik berdasarkan acuan tabel 3 d) Risk assessment result based on table 3 or based
maupun hasil perhitungan menggunakan Lampiran 4, on calculation result using appendix 4, is written on
dicatat dalam Form Ikhtisar Penilaian Risiko Job Risk Assessment Summary Form HSEMS-10-
Pekerjaan HSEMS-10-OS-01-F01 (Lampiran 5). OS-01-F01 (Appendix 5).
e) Untuk pekerjaan yang akan dikontrakkan dengan e) For jobs to be contracted using mode contract 1,
menggunakan mode kontrak 1, maka pengajuan Contract Owner shall complete the proposed risk
penilaian risiko oleh Contract Owner sebaiknya
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 15 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
disertai dokumen rencana pengelolaan risiko terkait assessment with related job risk management
pekerjaan. Misalnya: risk register , Rencana HSE dll. planning. Such as: risk register, HSE Plan etc.
f) Contract Owner bersama dengan departemen/divisi f) Contract Owner along with the related HSE
HSE terkait bertanggung jawab melakukan Penilaian Department/Division is responsible for conducting
Risiko Pekerjaan dan dilaporkan kepada SCM setelah the job risk assessment and submits its approved
mendapatkan persetujuan Head of Department. result (by its Head of Department) to the SCM.
f) SLK dapat digunakan untuk mengikuti lelang sesuai f) SLK can be used to be a tender participant held in
dengan level risiko pekerjaan di semua Kontraktor all registered Production Sharing Contractors
Kontrak Kerja Sama (KKKS) yang terintegrasi dalam (PSC) suitable with his risk level in CIVD
CIVD. database.
a) Pengecualian a) Exception
Pengecualian Penilaian Kualifikasi dapat diberikan Qualification Assessment Exemptions can be
pada kondisi seperti: provided under conditions such as:
- Pengadaan Barang/Jasa yang dibutuhkan dalam - Procurement of Goods / Services needed in order to
rangka mengantisipasi atau menanggulangi Keadaan anticipate or overcome Emergency.
Darurat.
- Bentuk kerjasama lain yang dilakukan dengan badan - Other forms of cooperation carried out with
usaha milik pemerintah atau lembaga pendidikan. government-owned enterprises or educational
institutions.
b) Penerimaan bersyarat b) Conditional acceptance
Penerimaan bersyarat dapat diberikan jika tidak Conditional acceptance may be given if there is no
terdapat Kontraktor yang memenuhi Penilaian Contractor who meets the Qualification Assessment
Kualifikasi untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu to carry out a particular job but the Company
namun Perusahaan membutuhkan pekerjaan tersebut requires the job to be carried out.
dilaksanakan.
Pada kedua kondisi khusus ini maka harus In these two special condition, it must obtain
mendapatkan persetujuan dari pimpinan tertinggi yang approval from the highest authority in charge. The
berwenang. Contract Owner harus memastikan Contract Owner must ensure that the Contractor
pengelolaan Risiko HSE dapat dilakukan dengan baik who gets an exception or conditional acceptance
selama kontrak oleh Kontraktor yang mendapatkan during contract can carry out HSE risk management
pengecualian maupun penerimaan bersyarat. Form properly. Approval form is attached as Appendix 7.
pengajuan peretujuan terlampir sebagai Lampiran 7.
4) Penerbitan Surat Lulus Kualifikasi (SLK) HSE 4) Issuing HSE Qualification Pass Certificate
a) Komite CHSEMS akan mengeluarkan SLK HSE untuk a) CHSEMS Committee will issue the HSE
calon peserta lelang yang dinyatakan lulus Penilaian Qualification Pass Certificate (HSE SLK) for tender
Kualifikasi HSE. SLK HSE ini berlaku selama 2 (dua) participant candidates. This HSE SLK is valid for 2
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 17 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
tahun untuk mengikuti lelang pada KKKS yang telah (two) years to attend tenders at PSCs listed in
tergabung dalam CIVD. CIVD.
b) Masa berlaku SLK HSE dapat dibatalkan apabila b) The validity period of HSE SLK can be canceled if
selama masa berlaku SLK HSE tersebut ternyata during the validity period of the HSE SLK the
Kontraktor dalam melaksanakan kontrak: Contractor turns out:
- Mengalami kecelakaan dengan tingkat konsekuensi 4 - Having a serious accident with severity level 4 & 5
dan 5 Matriks Risiko sesuai dengan Lampiran PTK referring to Risk Matrix written in the Attachment of
005. PTK 005
- Nilai Penilaian Akhir HSE kurang dari 54.3%. - HSE Final Evaluation score is less than 54.3%.
c) Kontraktor yang telah habis masa berlaku SLK nya, c) Contractor who has expired SLK is entitled to file a
berhak mengajukan usulan perpanjangan SLK proposed SLK extension by retaking the HSE
dengan mengikuti kembali proses Penilaian Kualifikasi Qualification Assessment process. The Company
HSE. Perusahaan berhak mempertimbangkan usulan has the right to take into consideration of this
tersebut dengan melihat data evaluasi CHSEMS proposal by assessing CHSEMS evaluation data in
tersebut pada kontrak-kontrak sebelumnya (jika ada). previous contracts (if any).
2. Penetapan Persyaratan HSE saat proses Lelang 2. HSE Plan Evaluation during Auction Process
a. Contract Initiator menetapkan persyaratan khusus a. Contract Initiator determines the specific HSE
aspek HSE terkait pekerjaan yang akan dikontrakkan requirements to be contracted and set forth in the
dan dituangkan dalam dokumen lelang (ref. Lampiran bidding document (ref. Exhibit D HSE
D Persyaratan K3LL). Requirements).
b. Peserta lelang menyiapkan dokumen Rencana HSE b. Bidders prepare HSE Plans document to meet the
untuk memenuhi persyaratan HSE dan sesuai dengan HSE requirements and suitable with COP-HSE-
dokumen COP-HSE-SOP-POS-009 Prosedur SOP-POS-009 Contractor HSE Plan Development
Pembuatan Rencana K3LL Kontraktor. Procedure.
c. Peserta lelang menyerahkan Rencana HSE pada: c. When bidders should submit HSE Plans:
- Lelang pekerjaan risiko sedang: saat PJB ditetapkan - Medium risk job auction: when a Vendor is
sebagai pemenang lelang. awarded as an auction winner.
- Lelang pekerjaan risiko tinggi: saat evalusi tender, - High-risk job auctions: at bid evaluation, the Bid
Panitia Pengadaan memastikan ketersediaan Committee ensure the commitment to fulfill HSE
komitmen pemenuhan persyaratan K3LL requirements.
d. Dalam pre bid meeting Contract Initiator memberikan d. In the pre bid meeting Contract Initiator provides
informasi lebih detil mengenai persyaratan HSE more detailed information regarding HSE
sesuai tingkat risiko pekerjaan, mode kontrak dan requirements related activities risk level, contract
jenis kontrak (rutin, project based, on call), kebutuhan mode, procedure requirements, contract type
prosedur, dan Format Rencana HSE Kontraktor (routin, project based, on call), Contractor's HSE
sesuai prosedur yang berlaku. Plan Format according to applicable procedures.
e. Peserta lelang harus mencantumkan pernyataan e. Bidders must include a commitment statement to
komitmen pemenuhan persyaratan HSE kontrak dan fulfill the contract HSE requirements and the ability
kesanggupan melaksanakan Rencana HSE to implement the Contractor's HSE Plan.
Kontraktor.
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 18 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
f. Contract Initiator dan HSE terkait akan melakukan f. Contract Initiator and related HSE will evaluate the
evaluasi kualitas Rencana HSE Kontraktor terhadap quality of the winner’s HSE Plan.
pemenang lelang.
Lingkup kegiatan, daftar pekerjaan dan prosedur The scope of activities, job lists and related
(SOP) terkait serta penilaian risiko dan Job Safety procedures (SOP) as well as risk assessment result
Analysis (JSA). and Job Safety Analysis (JSA).
Konfirmasi tentang pengelolaan sumber daya Confirm about the human resources management,
manusia bahwa peran tugas dan tanggung jawab that roles and responsibilities have been outlined
telah diuraikan dan dipahami dengan jelas, termasuk and understood clearly, including the confirmations
kompetensi semua pekerja yang terpapar bahaya of all workers’ competences that will be exposed to
tempat kerja, seperti yang di jelaskan pada tahap hazards in the workplace, as described in the job
uraian pekerjaan dan penilaian risiko. descriptions and risk assessments.
Konfirmasi dari ruang lingkup dan jadwal kegiatan The confirmation of the scope and schedule of the
keselamatan, kesehatan kerja dan lingkungan, safety, health and the environment activities, for
misalnya: Management Visit, HSE Induction, Training, example: Management Visit, HSE Induction,
HSE meeting, audit, inspection, Promotion & Training, Meeting, Inspection, Promotion and
Campaign, Behavior & Task Observation, Audit & Campaign, Behavior & Task Observation, Audit &
Tinjauan Manajemen. Management Review
Konfirmasi adanya sistem pelacakan tindak lanjut, The confirmation of the existence of action tracking
prosedur tanggap darurat Kontraktor dan interaksi and follow up system, emergency response
antara rencana tanggap darurat kedua belah pihak procedures, and two way interaction of emergency
(Kontraktor dan Perusahaan) dan prosedur pelaporan response plans between Contractors and Company,
dan penyelidikan kecelakaan insiden. and the procedure for reporting and investigating
incidents.
iv. Tindak lanjut dari penerimaan bersyarat, jika ada. iv. Action plan from Conditional Acceptance, if any.
v. Contract Owner bertanggung jawab atas pembuatan v. Contract Owner is responsible for creating &
catatan/ records (MOM) dari Kick off Meeting. documenting MOM from the Kick off Meetings.
b. Pemeriksaan Awal Peralatan dan Rencana HSE b. Initial Inspection of Equipment & HSE Plan
Pemeriksaan awal ini bertujuan untuk: This initial inspection aims to:
- Finalisasi Rencana HSE Kontraktor - Finalize of Contractor's HSE Plan
Termasuk di dalamnya tindak lanjut dari penerimaan This include action plan form conditional
bersyarat, jika ada. acceptance, if any.
- Pemeriksaan pra mobilisasi - Pre mobilization audit
i. Contract Owner bersama HSE terkait dan perwakilan i. Contract Owner along with related HSE dept. and
Kontraktor melakukan pemeriksaan aktivitas awal Contractors’ representative perform the initial
menggunakan Formulir Pemeriksaan Awal Peralatan contract activities using the Initial Inspection of
dan Rencana HSE Kontraktor COP-HSE-SOP-SYS- Contractor’s Equipment & HSE Plan COP-HSE-
004-F01. SOP-SYS-004-F01.
ii. Apabila Kontraktor tidak memenuhi persyaratan maka ii. If the contractor does not meet the requirements
Contract Owner memberikan rekomendasi / saran then Contract Owner may give recommendation /
perbaikan dan arahan / instruksi untuk perbaikan advice / instruction for improvement before allowing
sebelum Contract Owner mengizinkan Kontraktor
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 20 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
untuk memulai mobilisasi peralatan dan pekerjanya ke the contractors to begin the mobilization to the job
lokasi pekerjaan. location.
iii. Contract Owner memasukkan hasil evaluasi ke dalam iii. Contract Owner should input evaluation result into
bank data. the database.
c. Mobilisasi c. Mobilization
i. Kontraktor hanya boleh mengadakan memulai i. Contractor may begin mobilization if only Contract
mobilisasi apabila Contract Owner sudah memberikan Owner had given his official permission, e.g. by
izin resmi kepada kontraktor untuk melakukan issuing a Purchase Order.
mobilisasi yang dapat berupa diterbitkannya Purchase
Order.
ii. Pekerjaan baru dapat mulai dilakukan setelah ii. A job can only be started after the Contractor meets
Kontraktor memenuhi semua persyaratan baik untuk all requirements for personnel, equipment’s
personil, ijin operasi peralatan, menyerahkan SOP operating permit, submitting related SOP that has
pekerjaan yang telah disahkan dan disetujui oleh wakil been authorized and approved by Company’s
Perusahaan. representative.
Nilai PB Kontraktor diambil dari nilai Inspeksi HSE Contractor's WIP Evaluation Score is calculated from
Kontraktor dan Audit Rencana HSE Kontraktor. Nilai PB the Contractor's HSE inspection and Contractor HSE
ini dapat diunggah dalam basis data yang ditentukan Plan audit score. This score can be inputted into the
oleh SKK Migas sebanyak 1x sepanjang masa kontrak. database determined by SKK Migas 1x throughout the
contract period.
Inspeksi HSE Kontraktor merupakan proses A physical inspection to the workplace while job
sedang berlangsung.
i. User bersama dengan HSE dan perwakilan Kontraktor i. User along with HSE personnel and Contractor’s
ii. Inspeksi dilakukan secara berkala berdasarkan tingkat ii. The inspection is carried out periodically based on
risiko kontrak. Meskipun begitu User dapat melakukan the contract risk level. Nevertheless, the User can
pelaksanaan inspeksi secara detil diterangkan pada frequency in details described in Appendix 6.
Lampiran 6.
iii. Apabila Kontraktor tidak / kurang memenuhi iii. If the contractor does not meet the requirements,
perbaikan. improvement.
iv. Contractors perform corrective and preventive
iv. Kontraktor melakukan tindakan perbaikan dan
pencegahan atas temuan-temuan dalam jangka waktu actions on findings within certain period and criteria
dan kriteria yang ditentukan Perusahaan. Hasil determined by the Company. This corrective action
perbaikan yang dilakukan ini tidak mengubah nilai result will not affect the previous inspection score.
inspeksi awal.
v. Perusahaan berhak menghentikan aktivitas v. The Company reserves the right to stop contractors
Kontraktor sebelum ada tindakan perbaikan. activities before any corrective action is performed.
vi. User bertanggungjawab mengelola tindakan vi. The user is responsible for managing corrective
perbaikan yang dilakukan terhadap temuan inspeksi. actions taken against the inspection findings.
vii. User mengunggah data hasil evaluasi ke dalam bank vii. User submits evaluation results data into the
data. database.
Audit Rencana HSE Kontraktor dilakukan untuk HSE Program Evaluation is performed to re-check
memeriksa apakah Rencana HSE dijalankan sesuai whether the HSE program was executed based on
prior approved Contractor HSE Plan during the
contract duration or not.
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 22 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
dengan dokumen yang telah disetujui selama kontrak i. User along with HSE personnel and Contractor’s
berlangsung. representative conduct the Contractor HSE Plan
i. User bersama dengan HSE dan perwakilan Audit using form COP-HSE-SOP-SYS-007-F01.
Kontraktor melakukan Audit Rencana HSE Kontraktor
menggunakan Formulir COP-HSE-SOP-SYS-007- ii. The frequency of Contractor HSE Plan Audit in
F01. details will be described in Appendix 3.
ii. Frekuensi Audit Rencana HSE Kontraktor secara detil iii. If the Contractor does not meet the requirements
diterangkan pada Lampiran 3. then User should provide
iii. Apabila Kontraktor tidak memenuhi persyaratan maka recommendation/suggestion/direction for
User memberikan rekomendasi / saran perbaikan dan improvement.
arahan / instruksi untuk perbaikan. iv. Contractors perform corrective and preventive
actions on findings within certain period and criteria
iv. Kontraktor melakukan tindakan perbaikan dan determined by the Company. This corrective action
pencegahan atas temuan-temuan dalam jangka waktu result will not affect the previous audit score.
dan kriteria yang ditentukan Perusahaan. Hasil
perbaikan yang dilakukan ini tidak mengubah nilai v. The Company has the right to stop the work of
audit awal. contractors before performing any corrective action.
v. Perusahaan berhak mengentikan pekerjaan vi. The user is responsible for managing corrective
Kontraktor sebelum ada tindakan perbaikan. actions taken against the audit findings.
vi. User bertanggungjawab mengelola tindakan vii. User submits evaluation results data into the
perbaikan yang dilakukan terhadap temuan audit. database
vii. Usermengunggah data hasil evaluasi ke dalam bank
data. c. Contractor Monitoring and Coaching
The company shall monitor and guide the Contractor
c. Pemantauan dan Pembinaan Kontraktor during the contract. Contractor monitoring and
Perusahaan wajib melakukan pemantauan dan coaching is the responsibility of the contract initiator
pembinaan terhadap Kontraktor selama menjalankan or a designated user.
kontrak. Pemantauan dan pembinaan Kontraktor ini
merupakan tanggung jawab contract initiator dan atau 1) Contractor Performance Monitoring
user yang ditunjuk. Monitoring is carried out by performing surveillance
1) Pemantauan Kinerja Kontraktor towards HSE and periodically within the contract
Pemantauan dilakukan dengan cara memantau period.
indikator HSE dan kinerja berkala Kontraktor dalam KPI monitoring on HSE aspects is using formula to
kurun waktu masa kontrak. calculate leading dan lagging indicators in COP-
Pemantauan KPI aspek HSE menggunakan HSE-SOP-SYS-005-F01 Contractor HSE
perhitungan leading dan lagging indicator seperti yang Performace Evaluation checklist. One final KPI
ada pada form COP-HSE-SOP-SYS-005-F01 Evaluasi score will be submitted to database when contract
Kinerja HSE Kontraktor. Nilai KPI final pada akhir ends
kontrak akan diunggah pada bank data.
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 23 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
Penilaian kinerja Kontraktor pada aspek kualitas Contractor performance in quality aspect is carried
hendaknya dilakukan berkala, melalui penilaian out by performing the Contractor Service Quality
Service Quality Review (SQR). Review (SQR) periodically.
Frekuensi penilaian SQR ini dilakukan secara berkala Frequency of SQR based on contract mode and
sesuai dengan mode dan tingkat criticality kontrak. criticality level.
User dapat berkonsultasi pada HSE Division atau User may consult with HSE Division or related HSE
departemen HSE Terkait dalam melakukan evaluasi Dept. in evaluating Contractor’s HSE performance.
aspek HSE Kontraktor.
User memberikan rekomendasi / saran dan arahan / User provides
instruksi perbaikan kepada Kontraktor apabila pada recommendation/suggestion/instruction for
saat dilakukan penilaian ditemukan kekurangan- improvement to Contractors if there was a
kekurangan. nonconformance found.
Kontraktor harus menindaklanjuti semua temuan dalam Contractor shall follow up the findings within a
kurun waktu tertentu certain time.
User mengunggah data hasil pemantauan ke dalam User submits monitoring results into the database.
bank data.
Pembinaan kontraktor juga dapat dilakukan dengan Contractor coaching may also be performed by
memberikan sosialisasi/awareness terkait dengan providing socialization/awareness session related to
program/kampanye HSE maupun aspek lain yang HSE program/campaign and other aspects needed
diperlukan Perusahaan, misalnya program Kesadaran by Company, e.g. Process Safety Awareness
aspek Keselamatan Proses dsb. program etc.
d. Pemberian Penghargaan atas Kinerja HSE Kontraktor d. Reward for Contractor HSE Performance
Perusahaan melalui user dan HSE terkait dapat Companies with user and associated HSE can give
memberikan plakat penghargaan atas pencapaian an award plaque for achieving good performance in
kinerja yang baik di aspek HSE misalnya: kecelakaan HSE aspects, example: zero accidents during the
nihil selama kontrak, pencapaian kumulatif jam kerja contract, achievement of certain cumulative safe
selamat tertentu, dll. man hours, etc.
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 26 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
Untuk Kontraktor yang berhasil mendapatkan PA Contractors, who managed to get the FE score
yang lebih tinggi dari nilai kategori SLK yang dimiliki higher than the original SLK category’s minimum
dapat mengajukan permohonan kenaikan kategori score, he can apply for the upgrade, but still must be
SLK dengan tetap melewati proses penilaian lanjutan further reviewed by the CHSEMS Committee. In this
oleh Komite CHSEMS. Dalam hal ini Kontraktor harus case the Contractors must submit evidence of
menyerahkan bukti berupa kinerja sebelumnya previous performances with the supporting
ditambah dengan dokumen kelengkapannya sebagai documents as the assessment objects
dasar penilaian.
i. Dokumen Sistem Operasi CHSEMS ini harus ditinjau i. This Operating System of Contractor HSE
ulang setiap tiga tahun atau setiap ada perubahan Management System document should be
terhadap organisasi, peraturan perundangan maupun reviewed every three years or whenever there is a
perubahan signifikan lainnya untuk memastikan change in the organization, regulation or other
bahwa dokumen CHSEMS dapat diimplementasikan significant change to ensure that the document can
sesuai dengan kondisi aktual. be implemented in accordance with the actual
conditions.
ii. Manager of System & Functional Excellence ii. Manager of System & Functional Excellence is
bertanggung jawab mengevaluasi pelaksanaan responsible to evaluate the CHSEMS
CHSEMS. implementation.
iii. Manager of System & Functional Excellence, iii. Manager of System & Functional Excellence is
bertanggung jawab untuk meninjau ulang dan responsible to review and revise this Operating
merevisi sistem operasi ini. System.
i. Formulir Ikhtisar Penilaian Risiko Pekerjaan i. Form of Job Risk Assessment Summary
ii. Formulir Penilaian Kualifikasi K3LL ii. Form of HSE Pre-qualification
iii. Formulir Formulir Pemeriksaan Awal Peralatan dan iii. Form of Initial Inspection of Contractor’s
Rencana Kerja K3LL Kontraktor Equipment and HSE Plan
iv. Formulir Inspeksi K3LL iv. Form of HSE Inspection
HSEMS ELEMENT 10
Doc. No: HSEMS-10-OS-01
CONTRACTOR MANAGEMENT
Rev. 04 Page 27 dari 28
OPERATING SYSTEM 10.01
Date: November 2019 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM
X. LAMPIRAN X. APPENDICES
1. Diagram Alir SMK3LL Kontraktor 1. Contractor HSE Management Flow Diagram
2. Diagram Alir Penilaian Berjalan Kontraktor 2. Contractor WIP Evaluation Diagram
3. Diagram Alir Penilaian Akhir Kontraktor 3. Contractor HSE Final Evaluation Diagram
4. Form Penilaian Risiko 4. Risk Assessment Form
5. Form ikhtisar Penilaian Risiko 5. Job Risk Assessment Summary
6. Frekuensi Evaluasi CHSEMS 6. Contractor HSEMS Evaluation Frequency
7. Form Penerimaan Bersyarat 7. Conditional Acceptance Form