Doc.

No : QP170002/BD/TS
QUALITY PROCEDURE Revisi : 00
Date : 03.04.2017

Page 1 of 9
Dokumen ini dikontrol oleh:

Service Department

Perubahan terhadap dokumen ini harus disampaikan ke bagian tersebut diatas, sebelum disahkan

AUTOLUBE REPAIRING PROCEDURE

Versi Bahasa Indonesia

Disiapkan Oleh : Disetujui Oleh :

Andy Ahmad Rivai Sarah Ruf f les

Business Development Owner & CEO
&Technical Manager

REG.No : QP170002/BD/TS,-QUALITY PROCEDURE,- AUTOLUBE REPAIRING PROCEDURE

This document is UNCONTROLLED if Printed without Original Controlled Document Copy Stamp.
 Doc. No : QP170002/BD/TS
QUALITY PROCEDURE Revisi : 00
Date : 03.04.2017

Page 2 of 9
Title : Prosedur Autolube Repairing Revision History

REV DESCRIPTION DATE APPROVAL

Title : Repairing Autolube system process

1. Tujuan
Prosedur ini memberikan acuan dan mengontrol tata cara mengenai perencanaan dan perbaikan system
Autolube atau produk PT. ETI Fire Systems lainnya termasuk pengetesan pada unit. Sehingga Staf Teknikal
dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan benar sesuai dengan yang telah ditetapkan sehingga
menghasilkan kinerja yang optimal.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini dibuat untuk dapat diterapkan di lingkungan Departemen Service PT. ETI Fire Systems.

3. Rujukan
1. Standar prosedur f orm departemen service PT. ETI Fire Systems
2. Buku Manual Perawatan Sistem Autolube
3. Buku Manual Pemasangan Sistem Autolube
4. HSE PT. ETI Fire Systems
5. Kepmen No:555.K/26/M.PE/1995
6. ISO 9001-2000 pasal 5.2, 6.4, 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3

REG.No : QP170002/BD/TS,-QUALITY PROCEDURE,- AUTOLUBE REPAIRING PROCEDURE

This document is UNCONTROLLED if Printed without Original Controlled Document Copy Stamp.
 Doc. No : QP170002/BD/TS
QUALITY PROCEDURE Revisi : 00
Date : 03.04.2017

Page 3 of 9
4. Istilah dan Singkatan

4.1 Istilah
4.1.1 Repairing adalah proses pemasangan system Autolube atau produk PT. E TI Fire Systems
lainnya baik dilapangan maupun di worksho p.
4.1.2 Dept Head adalah orang yang memimpin departemen.
4.1.3 Staff Technical / Technician adalah karyawan tenaga ahli yang bertugas melakukan
servicing, repairing dan installing pada semua produk PT. ETI Fire Systems
4.1.4 Service Admin adalah karyawan yg menangani masalah administrasi di service
4.1.5 Daily Activi ty Report adalah laporan pekerjaan selama dilokasi pelanggan dalam waktu lebih
dari 24 jam dilokasi kerja
4.1.6 Customer adalah orang atau perusahaan yang memberikan pekerjaan
4.1.7 Tools box adalah peralatan kerja beserta boxnya
4.1.8 Special Tool adalah peralatan kerja khusus
4.1.9 Tagging adalah proses mencatat dan memberi data/label pada komponent
4.1.10 Work Request adalah lembar permintaan untuk melakukan suatu pekerjaan pada service dept
yang diisi oleh marketing
4.1.11 Job Instruction Card adalah kartu instruksi pekerjaan yang diletakan pada komponent setelah
dibongkar dan diletakan pada rak penyimpanan
4.1.12 Customer adalah orang atau perusahaan yang memberikan pekerjaan
4.1.13 Travel Order adalah permintaan untuk dinas luar.
4.1.14 Job Order adalah surat intruksi pekerjaan kepada tech.staf f .

4.2 Singkatan
4.2.1 WI-SOP (Working Instruction-Standard Operation Procedure)
4.2.2 SVC Form (Service f orm : A,B,C)
4.2.3 PRF (Parts Requesition Form)
4.2.4 CRR (Component Repair Report )
4.2.5 BOM (Bill Of Material)
4.2.6 PO (Purchase Order)
4.2.7 WO(Work order)
4.2.8 PPE (Personal Protective Equipment)
4.2.9 ALS (Autolubrication System)
4.2.10 WR (Work Request)
4.2.11 FAR (Failure Analisis Report)

REG.No : QP170002/BD/TS,-QUALITY PROCEDURE,- AUTOLUBE REPAIRING PROCEDURE

This document is UNCONTROLLED if Printed without Original Controlled Document Copy Stamp.
 Doc. No : QP170002/BD/TS
QUALITY PROCEDURE Revisi : 00
Date : 03.04.2017

Page 4 of 9

Title : Autolube Repairing Procedure ( at workshop )

Process Description PIC Doc. Ref f .
1.Component Repair Permintaan pekerjaan pekerjaan dan penerimaan Cutomer Email, Fax, etc
Request komponen untuk perbaikan

2.Receive Request by : Menerima dokumen permintaan repairing melalui : email, Sales PO/WO/PR, etc
PO/WO/etc PO, WO, atau

3.Making Work Request Membuat work request untuk diserahkan ke Service Sales WR f orm
departemen
4.Making Job order & Membuat intruksi kerja dan rencan kerja serta jumlah Serv.Dept. Job Order f orm
instruction teknisi yang dibutuhkan Head

5.Tagging Component Melakukan tagging pada komponen dan bersihkan lalu Serv.Admin Tagging
simpan pada rak perbaikan
6.Component Registration Melakukan registrasi komponen pada buku register Serv.Admin Register Book
komponen
7.Inspection/Testing Pemeriksaan dan tes komponen Technician

8.Making Failure Analisys
(FAR)
9.Follow up to sales
10.Follow up to customer
11.Request part to
warehouse
12.Provide Parts
13.Receive Part
14.Repairing Component
15.Component Test
16.Packaging component
17.Fill daily activity report,
CRR/comp.rep-report,
Report to Serv.Head &
Membuat f ailure analisys terhadap kerusakan yang Technician FAR f orm
ditemukan pada komponen dan inf ormasikan ke
Serv.dept,head bila ada part yang harus diganti.
Inf ormasikan kesales penggantian komponen yang Serv.Dept.
diperlukan.Bila tidak ada komponen yang harus diganti, Head
lanjutkan tindakan perbaikan (proses no 14 dan
seterusnya)
Minta persetujuan customer untuk penggantian part Sales
yang diperlukan.
Permintaan part yang dibutuhkan kebagian warehouse Serv.Admin PRF
bila sudah mendapat konf irmasi dari sales untuk
penggantian part, bila sales memberi konf irmasi bahwa
customer tidak setuju, lakukan tindakan proses no 16
dst.
Menyiapkan kebutuhan part yang diperlukan Warehouse
staf f
Menerima dan memeriksa apakah part yg diperlukan technician
sudah sesuai
Melakukan tindakan perbaikan terhadap komponen technician WI-SOP atau
sesuia dgn WI-SOP atau manual book yg ada. Manual book
Melakukan test dan uji coba pada system yang telah Technician
selesai dipasang dan melakukan perbaikan sampai tes
menghasilkan perf ormance yg sesuai standard .
Lakukan pembersihan komponen yang telah diperbaiki Technician
dan bungkus untuk dikirim.
Mengisi f orm Component repair report untuk kemudian Technician CRR,FAR,Daily
ditandatangani serv.dept head. activity report.
Note : ditandatangai oleh customer dan diberikan
lembaran salinan kepada customer.( (bila dikerjakan

REG.No : QP170002/BD/TS,-QUALITY PROCEDURE,- AUTOLUBE REPAIRING PROCEDURE

This document is UNCONTROLLED if Printed without Original Controlled Document Copy Stamp.
 Doc. No : QP170002/BD/TS
QUALITY PROCEDURE Revisi : 00
Date : 03.04.2017

Page 5 of 9
Sales Rep. dishop customer)
Melakukan dokementasi photo terhadap komponen/part
yang rusak dan melaporkannya kepada serv.dept.head
juga sales, Record komponent yang telah selesai
diperbaiki pada buku register dan isi daily actvity report
18. Stored Menyimpan dokumen : CRR/Componen repair report, Serv.Dep.
CCR/comp.Repair report, Failure analisyse report, salinan part request report. head
FAR, PRF

19.Re-Send Component, Mengirim balik komponen dan part yang diganti (bila Sales Airway bill
copy FAR and CRR diminta customer) dan melampirkan salinan CRR dan number.
FAR
20.Invoice Melakukan invoice dengan melampirkan dokumen Sales Invoice f orm
pekerjaan service dept. Yang diperlukan.

REG.No : QP170002/BD/TS,-QUALITY PROCEDURE,- AUTOLUBE REPAIRING PROCEDURE

This document is UNCONTROLLED if Printed without Original Controlled Document Copy Stamp.
 Doc. No : QP170002/BD/TS
QUALITY PROCEDURE Revisi : 00
Date : 03.04.2017

Page 6 of 9
Title : Autolube Repairing Procedure (at Workshop)

Service Dept. Process : Repairing (WORKSHOP)

Warehouse
Customer Sales Rep. Serv.Dept.Head Serv.Admin Technician
staff

2 4
START
Receive Making Job
Request by order &
: PO/WO/ instruction
Any Tagging?
etc
1 YES NO
Component 7
Repair Inspection/
Request Testing
3 5
Making Tagging
Work Component
Request
8
Making Failure
6 Analisys (FAR)
Component
Registration

10 9
NO Part Need to
Agree ? Follow up to Follow up to
replace?
customer sales
YES NO
YES

11
Request part to 12
warehouse Provide
Parts

13
Receive Part

14
Repairing
Component

15
Component
19 Test
Re-Send
Component,
copy FAR
and CRR 16
Packaging
component

17
Fill daily activity
18 report, CRR/
20
FINISH ~ CCR/comp.Repair comp.rep-report,
Invoice
report, FAR, PRF Report to
Serv.Head & Sales
Rep.

REG.No : QP170002/BD/TS,-QUALITY PROCEDURE,- AUTOLUBE REPAIRING PROCEDURE

This document is UNCONTROLLED if Printed without Original Controlled Document Copy Stamp.

Title : Autolube Repairing Procedure ( at Field )
Process Description
1.Request to repairing Permintaan pekerjaan perbaikan dilapangan
2.Receive Request by :
PO/WO/etc
3.Making Work Request
4.Making Job order &
Plan installation
5.Making Travel Order
6.Making Est. PRF
7.Approval of Est.PRF
8.Request part to
warehouse
9.Provide Parts
10.Receive Part
11.Preparing parts,
tools,WI & document
needed
12.Inspection/Testing
13.Making Failure
Analisys (FAR)
14.Follow up to Customer
15.Repairing Component
16.Component Test
17.Report to customer &
CRR approval
REG.No : QP170002/BD/TS,-QUALITY PROCEDURE,- AUTOLUBE REPAIRING PROCEDURE
This document is UNCONTROLLED if Printed without Original Controlled Document Copy Stamp.
Doc. No : QP170002/BD/TS
QUALITY PROCEDURE Revisi : 00
Date : 03.04.2017
Page 7 of 9
PIC Doc. Ref f .
Cutomer Email, Fax,
phone, etc
Menerima dokumen permintaan perbaikanmelalui : Sales PO/WO/PR, etc
email, PO, WO, atau
Membuat work request untuk diserahkan ke Service Sales WR f orm
departemen
Membuat intruksi kerja dan rencan kerja serta jumlah Serv.Dept. Job Order f orm
teknisi yang dibutuhkan. Head
Bila pekerjaan harus dilakukan diluar kota, dilakukan Serv.Dept. Travel Order
pembuatan travel order atau persiapan kendaraan bila Head f orm
memang diperlukan.
Kendaraan harus dikemudikan oleh pemilik SIMPER
atau orang yg ditunjuk oleh perusahaan.
Membuat Estimasi part yang diperlukan. Serv.Admin
Menyetujui Part request yang diajukan Serv.Admin
Melakukan permintaan part kebagian warehouse PRF
Melakukan pengadaan part sesuai PRF atau kebutuhan Warehouse
staf f
Melakukan pemeriksaan part yg disiapkan oleh Technician
warehouse sampai lengkap
Persiapan part installasi , tools yang dibutuhkan, dan Technician
dokument yang terkait dengan pekerjaan installasi
Pemeriksaan dan tes komponen Technician
Membuat f ailure analisys terhadap kerusakan yang Technician FAR f orm
ditemukan pada komponen dan inf ormasikan ke
Serv.dept,head dan sales bila ada part yang harus
diganti. Bial tidak memerlukan part pengganti, lanjutkan
pekerjaan pada proses no 15 dst.
Minta persetujuan customer untuk penggantian part Sales
yang diperlukan. Bila customer tidak menyetujui
penggantian part lakukan langkah nomer 17 dst.
Melakukan tindakan perbaikan terhadap komponen technician WI-SOP atau
sesuia dgn WI-SOP atau manual book yg ada. Manual book
Melakukan test dan uji coba pada system yang telah Technician
selesai dipasang dan melakukan perbaikan sampai tes
menghasilkan perf ormance yg sesuai standard .
( gunakan form service A bila pekerjaan yg
dilakukan merupakan pekerjaan service terencana)
Laporkan kepada customer bila perbaikan telah selesai Technician CRR
dan Isi dan Minta tanda tangan approval untuk f orm
CRR, Service A f orm (bila service) berikan salinannya
pada customer
 Doc. No : QP170002/BD/TS
QUALITY PROCEDURE Revisi : 00
Date : 03.04.2017

Page 8 of 9
18.Fill daily activity report, Mengisi f orm Component repair report untuk kemudian Technician CRR,FAR,
CRR/comp.rep-report, ditandatangani oleh customer dan diberikan lembaran service A, Daily
Report to Serv.Head & salinan kepada customer. activity report.
Sales Rep. Melakukan dokementasi photo terhadap komponen/part
yang rusak dan melaporkannya kepada serv.dept.head
juga sales, isi daily actvity report
19.CCR/comp.Repair Menyimpan dokumen : CRR/Componen repair report, Serv.Dep.
report, FAR, PRF Failure analisyse report, salinan part request report dan head
Service A.
20.Invoice Melakukan invoice dengan melampirkan dokumen Sales Invoice f orm
pekerjaan service dept. Yang diperlukan.
21.Revise est. PRF Bila ada sisa part yang tidak terpakai, inf ormasikan Serv.Admin Revisi PRF
kepada sales dan Serv.Dep.Head, lakukan revisi
terhadap PRF yang telah dibuat, lalu serahkan kepada
ales.
22.Return Part to Serahkan sisa part yang tidak terpakai beserta revisi Serv.Admin
warehouse. PRF
23. Part stored & revise Menyimpan Part yang telah dikembalikan dan Warehouse
O/hand stock melakukan revisi record stock yang ada staf f

REG.No : QP170002/BD/TS,-QUALITY PROCEDURE,- AUTOLUBE REPAIRING PROCEDURE

This document is UNCONTROLLED if Printed without Original Controlled Document Copy Stamp.
 Doc. No : QP170002/BD/TS
QUALITY PROCEDURE Revisi : 00
Date : 03.04.2017

Page 9 of 9
Title : Autolube Repairing Procedure (at field/remote site)

Service Dept. Process : Repairing (FIELD)

Warehouse
Customer Sales Rep. Serv.Dept.Head Serv.Admin Technician
staff

START 2 4
Receive Making Job
order & 9
Request by 6 Provide
: PO/WO/ repairing plan
Making Est. PRF Parts
1 etc
Component 10
Repair Receive Part
Request
Remote Site ?
3 11
Making YES Preparing parts,
Work tools,WI &
Request document needed
5
Making Travel
Order
12
Inspection/
Testing

8 13
7 Request part to Making Failure
Approval of warehouse Analisys (FAR)
Est.PRF

YES Part Need to

14 Follow up
to customer replace?

NO
YES 16
Agree ?
Repairing

NO

16
Testing

17
Report to customer
& CRR approval
19
20
~ CRR
Invoice
~FAR form, PRF
18
Fill daily activity
22 report, Report to
FINISH Return Part Serv.Head & Sales
to Rep., Continue to
warehouse. returned not used
part

21 23
Revise est. Part stored
PRF & revise O/
Any part
return? hand stock

YES

REG.No : QP170002/BD/TS,-QUALITY PROCEDURE,- AUTOLUBE REPAIRING PROCEDURE

This document is UNCONTROLLED if Printed without Original Controlled Document Copy Stamp.