PT.

L’ ESSENTIAL PROSEDUR TETAP

Dibuat Diperiksa Disetujui

INISIAL NAMA

Staff QA SMM QA Supervisor QA Manager

DIVISI DEPARTEMEN SEKSI
- QA DOKUMENTASI
Tanggal Berlaku Nomor Revisi Halaman
QASS-P-027 00 1 dari 4

1. TUJUAN
Agar dapat mempermudah proses penelusuran jika terjadi penyimpangan atau kesalahan
pengisian dokumen produksi termasuk penandaan.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur Tetap ini digunakan untuk seluruh personil departemen di PT. L’ESSENTIAL
(Produksi, QC, Warehouse, R&D, QA, PPIC, Engineering & Maintenance, Procurement,
Toll Manufacturing, dan Legal Manufacturing) yang berkaitan dengan penulisan inisial
nama dan paraf pada dokumen yang berkaitan dengan mutu produk.

3. TANGGUNG JAWAB
3.1. Operator, analis, dan petugas gudang bertanggung jawab dalam pelaksanaan
penulisan inisial nama dan paraf pada dokumen yang berkaitan dengan mutu produk.
3.2. Supervisor dan Assistant Manager masing-masing bertanggung jawab dalam
pelaksanaan prosedur ini.
3.3. Staf QA SMM bertanggung jawab untuk membuat Prosedur Tetap ini.
3.4. QA Supervisor bertanggung jawab untuk memeriksa dan mengkaji pembuatan
Prosedur Tetap, dan memantau pelaksanaannya bersama manager dari masing-masing
departemen.
3.5. Manager Departement bertanggung jawab dalam memantau pemberian inisial nama
dan paraf pada dokumen yang berkaitan dengan mutu produk.
3.6. QA Manager bertanggung jawab untuk menyetujui dan memastikan Prosedur Tetap
ini dilaksanakan sesuai prosedur yang telah ditetapkan.

4. PROSEDUR
4.1. Inisial nama digunakan di semua departemen terutama yang berkaitan dengan mutu
produk.
4.2. Inisial nama diberikan pada pengisian semua dokumen termasuk penandaannya
(misal: Batch Record, PWO/PCO, LPP, LPK, Check list jalur pengolahan dan
pengemasan, label penandaan, Protap, instruksi kerja, dokumen pendukung, dll).
4.3. Setiap personil harus memiliki inisial nama yang berbeda satu sama lain.
4.4. Tata Cara Penulisan Inisial Nama.
4.4.1. Inisial nama terdiri dari 3 huruf kapital
4.4.2. Untuk nama dengan 3 suku kata, dapat diambil huruf awal dimasing-masing
suku kata (misal: Ihli Anis Hardini → IAH). Apabila ada kesamaan nama pada
3 suku kata, maka dapat diambil inisial pada huruf awal pada suku kata
pertama dan kedua, kemudian huruf terakhir pada suku kata ketiga (misal: Ihli
Anis Hardini → IAI).
4.4.3. Untuk nama dengan 2 suku kata, dapat diambil huruf awal pada suku kata
pertama, kemudian huruf pertama pada suku kata kedua, dan huruf terakhir
pada suku kata kedua (misal: Pingkan Ambarwati → PAI). Apabila ada
PT. L’ ESSENTIAL PROSEDUR TETAP
Dibuat Diperiksa Disetujui

INISIAL NAMA

Staff QA SMM QA Supervisor QA Manager

DIVISI DEPARTEMEN SEKSI
- QA DOKUMENTASI
Tanggal Berlaku Nomor Revisi Halaman
QASS-P-027 00 2 dari 4

kesamaan nama untuk nama 2 suku kata dapat diambil inisial nama huruf
pertama pada suku kata pertama, huruf pertama pada suku kata kedua dan
sebelum huruf terakhir (misal: Pingkan Ambarwati → PAT)
4.4.4. Untuk nama dengan 1 suku kata, dapat diambil huruf awal, tengah dan akhir
dari nama dengan 1 suku kata (misal: Wahyono → WHO/WYO dibebaskan
memilih huruf tengah).
4.4.5. Inisial nama tidak boleh sama antara personil satu dengan yang lain baik di
departemen yang sama maupun di departemen yang lain.
4.4.6. Apabila ada kesamaan inisial nama antara personil yang lain baik di satu
departemen yang sama maupun antar departemen, akan ditentukan oleh QA
departemen.
4.5. Setiap 6 bulan sekali tiap supervisor atau assistant manager meng-update daftar
inisial personil.

5. DOKUMEN RUJUKAN / KEPUSTAKAAN:

In house

6. LAMPIRAN
6.1. Lampiran : Daftar Inisial Personil.

7. DAFTAR RIWAYAT REVISI

No. Dokumen Revisi Tanggal Berlaku Alasan Perubahan
QASS-P-027 00  Baru.
 Format dokumen sesuai dengan
Prosedur Tetap Pembuatan dan
Pengendalian Dokumen nomor
QASS-P-001.

8. DAFTAR DISTRIBUSI DAN PENARIKAN

PT. L’ ESSENTIAL PROSEDUR TETAP
Dibuat Diperiksa Disetujui

INISIAL NAMA

Staff QA SMM QA Supervisor QA Manager

DIVISI DEPARTEMEN SEKSI
- QA DOKUMENTASI
Tanggal Berlaku Nomor Revisi Halaman
QASS-P-027 00 3 dari 4

Nomor Penerima Prosedur Tetap No. Paraf Paraf /Tgl

Urut Copy Penerima / Penarikan
Tgl (Pengendalian
Diterima Dokumen)
1. Pengendalian Dokumen (QA) Asli

2. Departemen Quality Assurance (QA) 1

3. Divisi Plant 2

4. Departemen Produksi Proses Gedung A 3

Departemen Produksi Proses Gedung F
5. 3
lantai 2
Departemen Produksi Kemas Primer
6. 3
Gedung F lantai 1
Departemen Produksi Kemas Sekunder
7. 3
Gedung F lantai 1
Departemen Produksi Gedung G lantai
8. 3
1
9. Departemen Quality Control (QC) Obat 4
Departemen Quality Control (QC)
10. 4
Kosmetik
11. Departemen R&D 5
12. Departemen R&D (Reg) 6
13. Departemen Procurement 7
Departemen Engineering &
14. 8
Maintenance
15. Departemen Warehouse Obat 9

16. Departemen Warehouse Kosmetik 9

17. Departemen Personalia & GA 10

18. Departemen PPIC 13

19. Departemen Toll Manufacturing 14

Nomor Penerima Prosedur Tetap No. Paraf Paraf /Tgl
Urut Copy Penerima / Penarikan
PT. L’ ESSENTIAL PROSEDUR TETAP
Dibuat Diperiksa Disetujui

INISIAL NAMA

Staff QA SMM QA Supervisor QA Manager

DIVISI DEPARTEMEN SEKSI
- QA DOKUMENTASI
Tanggal Berlaku Nomor Revisi Halaman
QASS-P-027 00 4 dari 4

Tgl (Pengendalian
Diterima Dokumen)
20. Departemen Legal Manufacturing 15

9. DAFTAR REVIEW (KAJIAN ULANG)

No. Dikaji Ulang Oleh Disetujui Oleh
Jabatan Paraf/Tgl Jabatan Paraf/Tgl