LECTURE NOTES

ISYS6305035
ENTERPRISE SYSTEM

Week 01
Systems Integration
 LEARNING OUTCOMES :

LO1. Explain the technical foundation of ERP systems and understand the
implementation process.

LEARNING OBJECTIVES:

LO1. Memahami dampak struktur organisasi pada kebijakan sistem informasi.

LO2. Mengetahui jenis-jenis Functional Silos pada organisasi.
LO3. Mempelajari evolusi arsitektur dan generasi teknologi Sistem Informasi
dan pengaruhnya pada lingkungan silo.
LO4. Mengetahui pentingnya Integrasi Sistem untuk organisasi.
LO5. Memahami peran sistem ERP dalam integrasi sistem.

OUTLINE MATERI:
1. Silo Fungsional
2. Proses Bisnis dan Silo
3. Evolusi Sistem Informasi dalam Organisasi
4. Integrasi Sistem
5. Peran ERP dalam Integrasi
6. Implikasi bagi Manajemen
 MATERI : WEEK 01
SYSTEMS INTEGRATION

Dalam manajemen bisnis dan teknologi informasi, silo adalah istilah untuk
menggambarkan sistem manajemen yang tertutup dari sistem lain sehingga
tercipta sistem individu, tidak terinteraksi dengan sistem lain. Fungsional silo
dapat terjadi pada organisasi bisnis yang tidak saling berbagi tujuan yang sama,
peralatan yang sama bahkan prioritas yang sama, sehingga masing-masing
departemen bekerja sebagai unit individu atau badan dalam perusahaan.

Terjadinya Silo pada organisasi sering disebabkan oleh struktur organisasi,

manajer hanya bertanggungjawab untuk satu departemen tertentu dan memiliki
prioritas, tanggungjawab dan visi yang berbeda, antar manajer tidak menyadari
prioritas, dan tujuan dari departemen lain serta ditunjang dengan minimnya
komunikasi dan kolaborasi lintas departemen yag pada akhirnya organisasi tidak
dapat menemukan kekuatan secara teamwork

gambar 1. Silos in organization

Source: Enterprise Systems for Management, Chapter 2

Mentalitas silo banyak terjadi pada berbagain organisasi. Mentalitas silo diyakini
berdampak secara operasional, mengurangi semangat kerja karyawan dan dapat
berkontribusi pada kegagalan keseluruhan dari perusahaan atau produk dan
budaya. Tugas para manager untuk menghentikan mentalitas silo dan

P ag e 3 of 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 memastikan informasi mengalir dengan bebas ke semua departemen dalam suatu
organisasi. Tujuannya adalah untuk mengubah dan meningkatkan hubungan
antara unit bisnis dengan menganjurkan kerja sama tim yang lebih baik.
Komunikasi dan kolaborasi sangat penting untuk mencegah mentalitas silo.

1. SILO FUNGSIONAL
Menurut kamus Webster, silo adalah lubang atau menara kedap udara untuk
mengawetkan produk. Silo pada dasarnya adalah unit operasi yang terkotak-
kotak yang diisolasi dari lingkungannya. Mengapa sistem dan organisasi
informasi berevolusi menjadi silo fungsional? Untuk memahami alasannya,
pertama-tama kita perlu melihat sejarah evolusi organisasi modern dan sistem
yang mendukung kebutuhan informasi mereka. pengawasan, dan administrasi
dimulai pada akhir tahun 1930. Selama 50 tahun berikutnya, istilah fungsi dalam
organisasi telah berubah, katakanlah dari perencanaan ke manajemen menjadi
strategi, tetapi konsep pengkategorian aktivitas kompleks ke dalam fungsi
terorganisir tetap untuk alasan kontrol dan koordinasi. Klasifikasi organisasi saat
ini ke dalam divisi atau departemen seperti Akuntansi, Sumber Daya Manusia,
Pemasaran, Manajemen, dan lainnya mencerminkan evolusi ini dalam organisasi
yang memecah tugas kompleks menjadi tugas-tugas kecil yang dapat dikelola
yang dapat ditugaskan ke sekelompok orang yang kemudian dapat dimintai
pertanggungjawaban.

Horizontal Silos: Ahli teori manajemen Huber dan McDaniel2 dalam studi
penelitian mereka menemukan bahwa kompleksitas dan turbulensi dalam
lingkungan organisasi memaksanya untuk memecah tugas-tugas kompleks
menjadi unit-unit yang lebih kecil yang dapat dikelola. Jika kita melihat lebih
dekat pada evolusi organisasi modern, penekanan awal selalu pada paradigma
horizontal atau fungsional. Pada awal 1900-an, seorang filsuf manajemen
bernama Henry Fayol3 adalah orang pertama yang membagi organisasi yang
difungsikan menjadi lima bidang dasar: perencanaan, pengorganisasian,
koordinasi, komando, dan pengendalian. Klasifikasi Fayol diperluas dan
dikonseptualisasikan pada tahun 1930-an oleh Luther Gulick4 ke dalam model
fungsional POSDCORB (perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf,
pengarahan, koordinasi, pelaporan, dan penganggaran). Kategorisasi
POSDCORB (Gambar 1) menjadi sangat populer dan mengarah pada
serangkaian fungsi organisasi formal seperti kontrol, manajemen,

P ag e 4 of 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 Vertical Silos: Selain pembagian fungsional atau horizontal, organisasi juga
melihat lapisan fungsi manajemen secara vertikal atau hierarkis. Pada akhir
1960-an, Robert Anthony,6 seorang peneliti organisasi, di Universitas Harvard,
menemukan bahwa organisasi juga membagi tanggung jawab dalam lapisan
hierarkis dari perencanaan strategis hingga pengendalian manajemen dan
pengendalian operasi. Misalnya, sebagian besar organisasi memiliki manajemen
tingkat atas seperti CEO dan presiden untuk merencanakan strategi jangka
panjang organisasi, sedangkan manajemen tingkat menengah (misalnya, wakil
presiden atau manajer umum) berfokus pada masalah taktis dan pelaksanaan
kebijakan organisasi untuk memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuan
strategisnya. Tugas manajemen tingkat bawah (misalnya, supervisor) adalah
fokus pada operasi perusahaan sehari-hari. Kategorisasi vertikal ini, meskipun
bukan fungsi organisasi yang terpisah, memang melibatkan serangkaian aktivitas
yang berbeda. Silo fungsional biasanya mengikuti model ilmiah untuk bisnis dan
biasanya memiliki struktur pelaporan hierarkis atau berlapis-lapis, kepemimpinan
formal, posisi manajemen, atau keduanya dengan otoritas akhir dalam
pengambilan keputusan. Dalam organisasi fungsional (atau silo) tradisional ini,
mempertahankan komando dan kontrol biasanya penting untuk keseluruhan
fungsi organisasi bisnis.

Jadi, ketika organisasi menjadi besar dan kompleks, mereka cenderung memecah
fungsi menjadi unit yang lebih kecil dan menugaskan satu atau lebih staf
tanggung jawab untuk kegiatan ini. Hal ini memungkinkan organisasi untuk
mengelola kompleksitas serta staf untuk mengkhususkan diri dalam kegiatan-
kegiatan yang meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Kelompok kerja atau
tim dengan kepemimpinan formal atau supervisor juga merupakan bagian dari
struktur organisasi ini. Kualitas produk dan layanan meningkat, tetapi organisasi
dibagi menjadi unit-unit yang terkotak-kotak yang hanya tahu sedikit satu sama
lain. Berbagi informasi hanya terjadi pada tingkat manajemen yang lebih tinggi.

Meskipun ada upaya untuk memecahkannya, silo fungsional masih hidup dan
berfungsi dengan baik. Menurut survei oleh majalah Purchasing,7 96 persen
responden mengatakan organisasi mereka masih mempertahankan struktur
fungsional tetapi 86 persen juga mengatakan mereka setuju dengan keputusan
perusahaan mereka untuk mempromosikan kerja tim dan integrasi area
fungsional dalam organisasi mereka. Salah satu alasannya adalah bahwa masalah
berbagi informasi dan komunikasi menjadi lebih buruk ketika sebuah organisasi
menyebar secara geografis dan menjadi lebih virtual. Tujuan awal dari

P ag e 5 of 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 pembagian fungsional (yaitu, efisiensi dan efektivitas) dikalahkan. Kurangnya
berbagi informasi di semua tingkat organisasi sering menyebabkan masalah
dengan manajemen persediaan, seperti kelebihan produksi barang, ketika
departemen penjualan tidak membagikan data terkini tentang proyeksi penjualan
dengan departemen produksi, atau layanan pelanggan yang buruk, ketika
perwakilan layanan pelanggan tidak mengetahui status barang yang dikirim.
Inefisiensi dapat menjalar dari kontrol operasi sampai ke tingkat perencanaan
strategis organisasi. Dengan persaingan global dan organisasi virtual, struktur
organisasi fungsional tradisional harus berubah menjadi struktur berorientasi
proses untuk memungkinkan integrasi informasi yang mudah dan lebih banyak
fleksibilitas bagi organisasi untuk menyelaraskan kembali dengan
lingkungannya. Untuk bersaing dalam ekonomi global, perusahaan harus melihat
proses bisnis dan memanfaatkan TI untuk mengintegrasikan proses bisnis
tersebut.

2. PROSES BISNIS DAN SILO

Masalah silo fungsional dirasakan oleh banyak organisasi pada akhir 1980-an
dan awal 1990-an, yang melahirkan Business Process Reengineering (BPR).
Pengelompokan fungsional sering mengarah pada pandangan picik untuk
meningkatkan divisi atau departemen daripada keseluruhan organisasi. Hal ini
menyebabkan gesekan intraorganisasi dan kontraproduktif terhadap tujuan
keseluruhan organisasi.

Proses bisnis memberikan pandangan alternatif pengelompokan orang dan

sumber daya yang berfokus pada aktivitas organisasi, bahkan jika itu berarti
memotong area fungsional tradisional (misalnya, pemrosesan pesanan), yang
melibatkan interaksi antara area fungsional penjualan, pergudangan, dan
akuntansi sebagai pekerjaan berlangsung dari pesanan penjualan awal hingga
pengumpulan pembayaran dari klien. Proses bisnis lintas fungsi dapat melibatkan
orang dan sumber daya dari berbagai departemen fungsional yang bekerja
bersama, berbagi informasi, jika perlu, di tingkat organisasi mana pun. Fokus
proses bisnis ini telah memindahkan pemikiran manajemen dari departemen
fungsional ke tampilan proses bisnis. Pandangan proses bisnis meratakan struktur
organisasi dari hierarki ke matriks di mana orang dan sumber daya dari beberapa
unit fungsional berkolaborasi dalam proyek-proyek seperti pengembangan
produk baru, pengadaan, atau pemrosesan pesanan untuk melayani entitas
eksternal organisasi dengan lebih baik dan lebih cepat.

P ag e 6 of 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 Struktur organisasi lintas fungsi memecah silo fungsional tradisional dari sebuah
organisasi yang membuka arus informasi dari satu departemen ke departemen
lain. Ini membuka pintu untuk lebih banyak perubahan organisasi karena
beberapa organisasi bergerak dari orientasi proses ke orientasi pelanggan.
Organisasi yang berpusat pada pelanggan memfokuskan semua proses bisnisnya
untuk meningkatkan hubungan dengan pelanggannya.

gambar 1. Matrix Structure of Organization.

Source: Enterprise Systems for Management, Chapter 2

3. EVOLUSI SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

Peran sistem informasi telah dan akan selalu menjadi salah satu penunjang
kegiatan bisnis dan peningkatan efisiensi pekerja. Namun, seiring waktu, ketika
bisnis berubah dan berkembang, sistem perlu diubah untuk mengimbanginya.
Hasilnya terkadang berbagai sistem informasi dan konfigurasi arsitektur
komputer menciptakan sistem nonintegrasi yang heterogen atau independen.
Sistem ini pada akhirnya menciptakan kemacetan dan mengganggu produktivitas.
Sistem ini tidak memiliki kontrol dan koordinasi. Mereka menjadi tempat
berkembang biaknya data yang tidak konsisten, tidak akurat, dan tidak
kompatibel dan pada akhirnya menyebabkan salah urus. Sistem informasi yang
bekerja secara independen dan dikelompokkan berdasarkan berbagai fungsi dan
departemen, atau keduanya, dikenal sebagai silo. Sistem ini tidak dapat berbagi
data dan oleh karena itu mengharuskan pengguna mengakses beberapa sistem
untuk mengintegrasikan data secara manual. Akibatnya, peluang untuk kesalahan
dan inkonsistensi data meningkat. Sistem Silo fokus pada tugas atau fungsi
individu, atau keduanya, bukan pada proses dan tim. Selain itu, sistem ini
membuat sangat sulit bagi organisasi untuk menjadi customer-centric karena data

P ag e 7 of 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 tidak dapat diasimilasi dari area fungsional yang berbeda untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan. Misalnya, jika proses dukungan pelanggan memerlukan
informasi untuk ditarik dari departemen akuntansi dan pengiriman, tugas tersebut
memerlukan akses ke dua sistem terpisah dan kemudian mencocokkan informasi
pengiriman dengan informasi penagihan secara visual. Ini bisa memakan waktu
dan rentan terhadap kesalahan, yang mengakibatkan dukungan pelanggan yang
buruk.

Masalah penting dengan silo fungsional adalah bahwa organisasi merancang,

mengelola, dan memberi penghargaan kepada karyawan dan manajer mereka
dengan kinerja fungsional, namun mereka memberikan nilai kepada pelanggan
melalui proses lintas fungsi. Saat ini, banyak organisasi memberi penghargaan
kepada karyawan atas kinerja mereka di berbagai bidang yang mencakup kinerja
pribadi, kinerja unit bisnis, dan kinerja tingkat perusahaan.

Mendapatkan keseimbangan yang tepat antara manajemen fungsional dan

penyampaian proses adalah inti dari kinerja organisasi. Organisasi telah
dirancang di sekitar fungsi untuk waktu yang sangat lama dan untuk alasan yang
baik. Fungsi organisasi (misalnya, penjualan, manufaktur, penilaian klaim, SDM,
dan gudang) adalah penting. Mereka menyediakan struktur di mana organisasi
berfungsi dengan lancar. Misalnya, departemen gudang dan manajer gudang
sangat penting untuk mempertahankan kendali atas inventaris produk.

Ketika penekanannya hanya pada kinerja fungsional, organisasi cenderung

menciptakan silo yang mengoptimalkan hasil fungsional, mungkin dengan
mengorbankan kinerja proses ujung ke ujung. Kinerja organisasi tidak dapat
dioptimalkan dengan berfokus pada terowongan proses dengan mengorbankan
operasi fungsional. Mengganti silo fungsional dengan terowongan proses akan
menjadi fungsi yang merugikan diri sendiri karena hanya akan membuat proses
menjadi efisien tanpa memberikan nilai kepada pelanggan. Dalam organisasi saat
ini, sistem informasi silo menciptakan hambatan bagi karyawan, vendor, dan
klien. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2, lingkungan silo tidak efisien,
tidak akurat, dan mahal. Informasi ditangkap dan dimasukkan kembali beberapa
kali dan tidak tersedia secara real time. Lingkungan Silo menghambat
pengambilan keputusan perusahaan dan efektivitas keseluruhan karena informasi
kunci tidak pernah keluar dari kantong organisasi yang berbeda pada waktunya
untuk pembuat keputusan. Dalam lingkungan sistem silo hanya karyawan selektif
dari departemen itu yang memiliki akses ke informasi; pelanggan, mitra, dan
pemasok bergantung pada karyawan ini untuk memberi mereka jawaban.

P ag e 8 of 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 gambar 2. Functional Silo in Organization
Source: Enterprise Systems for Management, Chapter 2

Evolusi SI, ketika diamati dari arsitektur perangkat keras dan perangkat lunaknya ke
berbagai generasi sistem, menunjukkan bahwa perannya secara umum adalah untuk
mendukung kebutuhan informasi organisasi yang berkembang.

Sistem informasi seperti yang kita kenal sekarang telah digunakan dalam bisnis sejak
tahun 1960-an. Pengenalan komputer ke dalam organisasi bisnis oleh vendor seperti
IBMTM dan UNISYSTM mulai mengubah cara sistem komputer digunakan. Evolusi
IS sering dipandang sebagai proses perubahan sosioteknik di mana teknologi, faktor
manusia, hubungan organisasi, dan tugas berubah terus menerus. Proses sosioteknik
ini, sering dikenal sebagai siklus hidup sistem untuk menganalisis persyaratan sistem
informasi, membantu menganalisis dinamika sosioteknik yang kompleks antara sistem
informasi dan organisasi. Dengan memahami evolusi sistem sebagai urutan peristiwa
dan keadaan kritis dalam sistem sosioteknik dan elemennya, peneliti proses dapat
menceritakan penjelasan proses dan hasilnya.

P ag e 9 of 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 Arsitektur Sistem Informasi
IS hari ini dapat dikonfigurasi menggunakan berbagai arsitektur sistem
tergantung pada kebutuhan informasi organisasi. Kemajuan pesat yang
berkelanjutan dalam teknologi komputer dan jaringan, serta perubahan dinamika
organisasi, mendorong munculnya model sistem informasi baru. Model berbasis
web saat ini akan berkembang dan berubah seiring dengan perubahan model
bisnis untuk memenuhi permintaan pelanggan dan klien.

Seperti sistem berbasis Web saat ini, menggunakan arsitektur terdistribusi

memungkinkan berbagi aplikasi dan sumber daya data antara klien dan komputer
server. Ini menggabungkan fitur dari arsitektur terpusat dan terdesentralisasi.
Dalam konfigurasi ini, komputer pribadi terhubung melalui jaringan ke server
Web yang menyediakan jendela ke aplikasi dan server basis data, yang bisa
berupa mainframe atau jenis komputer lain. Server biasanya menampung aplikasi
dan data yang dibagikan di seluruh organisasi, sedangkan PC menyimpan
aplikasi dan data yang tidak memerlukan berbagi apa pun. Arsitektur ini
menyediakan pendekatan yang sangat terintegrasi untuk memperbarui dan
berbagi data secara real time, sehingga duplikasi usaha minimal dan konsistensi
data meningkat. Meskipun mereka sangat fleksibel dan terukur, ada beberapa
kekurangannya. Arsitekturnya sangat kompleks dan membutuhkan perencanaan
dan desain yang cermat. Selain itu, diperlukan staf pendukung TI yang sangat
terlatih untuk mengelola dan mengoordinasikan berbagai macam aplikasi, sistem
operasi, dan perangkat keras..

Fungsionalisasi Sistem Informasi

Selain melayani tingkat manajemen yang berbeda, IS juga mendukung fungsi
utama bisnis, seperti manufaktur, pemasaran, akuntansi, keuangan, dan SDM.

Setiap area fungsional yang berbeda memiliki kebutuhan informasi dan laporan
yang berbeda sesuai permintaan.

Setiap area fungsional dalam suatu organisasi juga memiliki beberapa tingkatan
manajemen, masing-masing memerlukan berbagai tingkat analisis dan rincian
informasi.

P ag e 1 0 o f 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 gambar 3. IS Architecture
Source: Enterprise Systems for Management, Chapter 2

Integrasi sistem adalah proses menciptakan sistem informasi yang kompleks

termasuk aktifitas merancang atau membangun arsitektur, sinkronisasi hardware
yang sudah ada dengan yang baru, software paket dan kustom serta manajemen
jaringan komunikasi. Integrasi Sistem dapat kelompokkan dalam dua kategori
yaitu Integrasi secara Logik yang dilakukan secara konteks serta konsep dan
Integrasi secara Phisik yang meliputi penataan infrastruktur dan sumber daya
organisasi.

Logical
Mengembangkan sistem informasi yang memungkinkan organisasi untuk berbagi
data dengan semua pemangku kepentingan berdasarkan kebutuhan dan otorisasi.

Manajemen perlu mengubah struktur organisasi, proses, dan peran karyawan dan
tanggung jawab.

Physical
Langkah kongkret dalam integrasi secara physical yaitu menyediakan
konektivitas tanpa batas antara sistem heterogen, hal ini dapat dilakuakan baik
menggunakan adapter atau interface. Rekayasa ulang proses bisnis melibatkan
mengubah pola pikir karyawan dalam organisasi, mendorong dan memungkinkan
mereka untuk melakukan tugas-tugas mereka dengan cara baru.

P ag e 1 1 o f 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 Langkah-langkah Integrasi
Langkah-langkah Integrasi
Kategorisasi sumber daya yaitu untuk memastikan sarana it pendukung
Step 1:
integrasi agar pada saat pemeliharaan tidak menimbulkan masalah yang
resource categorization
berkaitan dengan inegrasi sistem.
Diperlukan kepatuhan bagi semua user internal dan mitra eksternal yang
Step 2:
meiliki akses kedalam sistem terintegrasi dan standarisasi prosedur
compliance and standards
operasional.
Step 3:
Mengembangkan kebijakan untuk mendukung aplikasi sebelumnya.
legacy systems support
Step 4: Middleware tools penting untuk integrasi dalam jangka pendek jika aplikasi
middleware tools yang ada harus digunakan oleh organisasi.
Step 5: Kebijakan aplikasi dan akses data karena semua karyawan dan mitra
authentication and eksternal akan memerlukan akses ke sebuah sistem yang terintegrasi di
authorization policies mana saja, kapan saja.
Step 6:
Staf ti harus mampu mendukung semua aplikasi dan platform dengan
centralized it services and help
dukungan help desk terpusat it.
desk support
Step 7:
Sebuah back-up dan recovery sistem yang baik adalah penting sebagai
back-up, recovery, and
antisipasi jika terjadi kegagalan sistem atau bencana besar.
security policies

Step 8:
Mengembangkan kebijakan organisasi dan standar hardware dan software
hardware and software
baru yang selaras dengan strategi it organisasi.
standardization policies

Source: Enterprise Systems for Management, Chapter 2

Manfaat dan Keterbatasan Sistem Integrasi

Tabel 2: Manfaat dan Keterbatasan

Manfaat Keterbatasan

Peningkatan pendapatan dan pertumbuhan Biaya penyiapan awal yang tinggi

Menciptakan lingkungan yang kompetitif Konflik kekuasaan dan antardepartemen

Peningkatan visibilitas informasi ROI jangka panjang dan tidak berwujud

Peningkatan standarisasi Batasan kreativitas

Source: Enterprise Systems for Management, Chapter 2

P ag e 1 2 o f 17 IS YS6 3 050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 4. INTEGRASI SISTEM DAN ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem yang terintegrasi, paket
perangkat lunak aplikasi multi-modul yang dirancang untuk melayani dan
mendukung beberapa fungsi bisnis di seluruh organisasi. Sistem ERP biasanya
berupa paket perangkat lunak komersial yang memfasilitasi pengumpulan dan
integrasi informasi yang berkaitan dengan berbagai bidang organisasi. Sistem
ERP memungkinkan organisasi untuk membakukan dan meningkatkan proses
bisnis untuk menerapkan praktek-praktek terbaik untuk industri.

PERAN ERP DALAM LOGICAL INTEGRATION

Sistem ERP memainkan peran yang sangat penting dalam memungkinkan

integrasi sistem di berbagai tingkat arsitektur aplikasi. Pada tingkat logis, sistem
ERP mengharuskan organisasi untuk fokus pada proses bisnis daripada fungsi.
Sistem ERP hadir dengan proses bawaan untuk berbagai fungsi bisnis umum.
Sistem ERP menerapkan praktik terbaik melalui langkah-langkah bawaan khusus
untuk memproses pesanan pelanggan dalam hal bagaimana informasi pesanan
dimasukkan ke dalam sistem, bagaimana hal itu akan diarahkan melalui berbagai
departemen untuk tindakan atau keputusan, dan bagaimana output dari sistem
dikomunikasikan ke berbagai pihak, termasuk pelanggan eksternal dan pemasok.
Sementara sistem ERP dapat mengatasi integrasi data, jika proses bisnis tidak
berubah, organisasi tidak akan dapat memanfaatkan sepenuhnya kemampuan
ERP. Istilahnya adalah rekayasa ulang proses bisnis (BPR). Dengan penerapan
proses bisnis ERP, struktur organisasi bahkan peran dan tanggung jawab dalam
suatu organisasi akan berubah.

PERAN ERP DALAM PHYSICAL INTEGRATION

Selain level logis, integrasi sistem juga diperlukan pada level fisik. Sebelum
menginstal sistem ERP, organisasi mungkin harus meningkatkan atau menginstal
middleware dan merencanakan penghapusan perangkat keras dan perangkat
lunak sistem warisan mereka. Meskipun dimungkinkan untuk melestarikan
beberapa sistem warisan dan, jika penting, mengintegrasikannya melalui alat
middleware, sistem ERP generasi saat ini tidak bekerja dengan baik dengan
arsitektur terpusat pada platform warisan. Seperti yang akan kita bahas nanti
dalam buku ini, arsitektur sistem berlapis harus diadopsi untuk mengintegrasikan
sistem ke dalam platform perusahaan umum. Integrasi juga diperlukan pada

P ag e 1 3 o f 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 tingkat data (yaitu, dengan mengubah semua sumber daya data menjadi satu
database), tingkat klien (yaitu, dengan menstandarisasi semua platform klien),
dan tingkat aplikasi (yaitu, melalui desain antarmuka pengguna yang umum.
akses back-end ke infrastruktur sistem, serta rencana pencadangan dan
pemulihan).

5. IMPLIKASI BAGI MANAJEMEN

Silo tidak bekerja. Sebagian besar organisasi kehilangan dalam jangka panjang
ketika informasi tidak dibagikan secara real time melintasi batas-batas fungsional
dalam perusahaan. Dalam lingkungan persaingan global saat ini, organisasi harus
bersaing baik dengan biaya lebih rendah maupun dengan menyediakan layanan
pelanggan yang lebih baik, melalui aliansi dan kemitraan dengan persaingan, dan
dari mengambil strategi gesit lainnya untuk bertahan hidup. Silo akan mencegah
organisasi memanfaatkan manajemen rantai pasokan dan aktivitas e-commerce
B2B untuk memperkenalkan efisiensi dalam produksi dan pengadaan. Sejalan
dengan itu, informasi yang tidak dapat diakses oleh perwakilan layanan
pelanggan ketika mereka berinteraksi dengan pelanggan dapat merusak hubungan
dengan klien dan berdampak negatif pada penjualan di masa mendatang.

Integrasi sistem memiliki banyak manfaat tersembunyi. Manajemen perlu

memahami manfaat nyata dan tidak berwujud dari sistem terintegrasi. Selain
manfaat langsung dari berbagi informasi di seluruh organisasi, integrasi sistem
memungkinkan pengambilan keputusan mengalir ke semua karyawan dalam
organisasi. Ini dapat membantu posisi kompetitif karena karyawan di tingkat
yang lebih rendah dapat membuat keputusan yang lebih baik saat berinteraksi
dengan klien atau mitra.

Integrasi sistem memiliki banyak tantangan. Ada tantangan dan biaya yang
cukup besar dalam mengintegrasikan sistem yang heterogen, termasuk mengganti
perangkat keras dan perangkat lunak lama dengan sistem yang lebih baru, bekerja
dengan konsultan TI dalam mengembangkan middleware untuk memfasilitasi
integrasi tanpa batas, atau hambatan dalam integrasi data. Namun, tantangan
teknis tidak ada artinya jika dibandingkan dengan tantangan manusia yang
dihadapi organisasi saat mengintegrasikan sistem.

Sistem terintegrasi membuka cara baru untuk berbagi informasi, tetapi juga
membawa kemungkinan beberapa karyawan mengeksploitasi informasi ini untuk
keuntungan pribadi mereka serta akses informasi ilegal yang dapat mereka

P ag e 1 4 o f 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 lakukan dengan mudah dari meja mereka. Untuk menghindari penggunaan
informasi yang tidak etis, manajemen perlu mengembangkan kebijakan tentang
penggunaan informasi yang etis serta menggunakan perangkat lunak dan
perangkat keras keamanan yang tepat (seperti firewall) untuk mencegah,
melacak, dan memantau akses dan penggunaan informasi. Selain itu, organisasi
harus mengalokasikan sumber daya untuk pelatihan dan pendidikan karyawan
dan mitra eksternal tentang cara mengakses dan menggunakan informasi dan
menyadari pelanggaran etika dan keamanan yang mungkin terjadi dengan sistem
terintegrasi.

P ag e 1 5 o f 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 SIMPULAN

1. Pengelompokan silo fungsional terhadap tugas dan kegiatan organisasi ke

dalam grup-grup untuk meningkatkan efisiensi dan tanggung jawab kerja
dalam organisasi.

2. Silo dapat meningkatkan produktivitas, tetapi sering menggiring pekerja

hanya mengejar pencapaian tujuan departemen dari pada tujuan total
organisasi.

3. Sistem informasi telah berkontribusi pada terbentuknya pengelompokan/

pembagian fungsi secara horizontal dan pengbagian tingkat hirarki secara
vertikal.

4. Arsitektur Sistem Informasi telah berkembang dari arsitektur mainframe

terpusat menjadi komputer pribadi dengan arsitektur terdistribusi atau
client-server.

5. Agar integrasi sistem berhasil dengan baik, organisasi harus fokus pada
manusia atau level logika dan pada sistem atau level fisik.

6. Sistem ERP nampaknya akan membuat proses integrasi sistem lebih

mudah, tetapi sistem ERP cukup mahal dan sering membutuhkan
perombakan dan penataan organisasi memulai dari awal.

7. Sistem integrasi membutuhkan keterlibatan seluruh elemen organisasi

khususnya dukungan top-manajemen dan sumber daya untuk jangka
panjang. Manajemen harus siap menghadapi tantangan manusia dan etika
dalam proyek integrasi sistem.

P ag e 1 6 o f 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM

 DAFTAR PUSTAKA

Luvai Motiwalla, Jeffrey Thompson (2014), Enterprise Systems for Management, 2nd
Edition, Pearson Prentice Hall

http://endlessknots.netage.com/endlessknots/complexity/

https://hbr.org/1998/05/evolution-and-revolution-as-organizations-grow

http://4.bp.blogspot.com/-Kcpjqi965-4/ULJoP3w2JPI/AAAAAAAAAM4/lnyo-
S6IvyI/s1600/xfunc-process-map.png

http://coolreferat.com/ref-1_1892739354-44921.coolpic

P ag e 1 7 o f 17 IS YS6 3050 35 -E NT ERP R IS E S YST EM