KERANGKA ACUAN KERJA

TERM OF REFERENCE (TOR)

Kegiatan : Jasa Konsultasi ISO Balai Kesehatan Masyarakat

Pekerjaan : Belanja Jasa Audit Sertifikasi Pada Balai Kesehatan Masyarakat
Wilayah Pati
Satuan Kerja : -------------------------------------------------------
Ruang Lingkup : Sertifikasi ISO 900 : 2015 Balai Kesehatan Masyarakat Wilayah Pati
Tahun Anggaran : 2017

I. LATAR BELAKANG
Di era globalisasi Balai Kesehatan Masyarakat diharapkan dapat menjadi institusi
yang berorientasi pada kualitas kerja yang komprehensif yang penuh inovasi dan
berorientasi pada kebutuhan dan kepuasan pelanggan.
Dan sebagai unsur penunjang pelaksana Pekerjaan di bidang Balai Kesehatan
Masyarakat dituntut untuk selalu mengadakan pembenahan baik secara internal maupun
eksternal. Secara internal Balai Kesehatan Masyarakat senantiasa dituntut untuk
meningkatkan dan mengoptimalkan segenap sumber daya yang ada untuk memenuhi
dan menyesuaikan diri dengan standar dan prosedur – prosedur pelayanan yang telah
ada, secara eksternal Balai Kesehatan Masyarakat dituntut untuk meningkatkan kualitas
dan kuantitas dengan menerapkan prosedur pelayanan yang telah ada guna memuaskan
pelanggan (masyarakat) serta menunjang aktivitas organisasi dengan memperhatikan
prinsip pengelolaan mutu pekerjaan kepada konsumen.
Oleh karena itu guna meningkatkan manajemen mutu Balai Kesehatan
Masyarakat sebagai lembaga pelayanan baik secara internal maupun eksternal, perlu
adanya standarisasi pelayanan yang telah diakui secara internasional, guna tercapainya
kualitas dan kuantitas pekerjaan untuk menuju perdagangan bebas, yaitu dengan meraih
Sertifikat Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 : 2015 merupakan standar
internasional untuk sistem manajemen mutu yang menjamin kualitas pelayanan sebuah
organisasi yang berorientasi terhadap kepuasan pelanggan.
Keberadaan suatu organisasi tanpa pelanggan atau dengan pelanggan yang tidak
puas akan menempatkan organisasi tersebut pada keadaan bahaya atau pada keadaan
yang tidak menguntungkan. Untuk mempertahankan konsumen dan membuat mereka
tetap puas, produk atau jasa organisasi tersebut harus memenuhi persyaratan. ISO 9001
: 2015 menyediakan kerangka kerja yang telah dicoba dan dites untuk mengambil
pendekatan yang sistimatis dalam mengatur proses bisnis organisasi sehingga dapat
konsisten menyampaikan produk atau jasa yang sesuai. Dengan demikian ISO 9001 :
2015 merupakan perangkat yang tepat untuk mempertahankan pelanggan dan
membuatnya tetap puas.
II. DASAR HUKUM
Dasar hukum kegiatan Upaya Peningkatan Kualitas dan Kepuasan Pelanggan
Balai Kesehatan Masyarakat Tahun Anggaran 2017 melalui standarisasi ISO :
1. Undang-undang Nomor 33 tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara
Pemerintah Pusat dan Daerah;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000 tentang Pengelolaan dan
Pertanggungjawaban Keuangan Daerah;
3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 85 Tahun 2006 tentang Perubahan
Keenam atas Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor:
63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik;
5. Keputusan Sekretaris Utama Badan POM Nomor: HK.04..2.21.08.15.3979 Tahun 2015
Tentang : Penunjukan Pengelola Sistem Manajemen Mutu ( Quality Management
System) Badan Pengawas Obat dan Makanan
6. Keputusan Kepala Badan POM Nomor: HK.04.1.21.08.15.4092 Tahun 2015 Tentang :
Penerapan Sistem Manajemen Mutu (Quality Management Syatem) Badan Pengawas
Obat dan Makanan

III. NAMA DAN PENYELENGGARA KEGIATAN

Satuan Kerja/Instansi : -------------------------------------------------------------------------
Kegiatan : Jasa Sertifikasi ISO 9001 : 2015 Balai Kesehatan Masyarakat
Pekerjaan : Belanja Jasa Sertifikasi ISO 9001 : 2015 Pada Balai Kesehatan
Masyarakat Wilayah Pati
Volume : 1 (satu) unit
Ruang Lingkup : ----------------------------------------------------
Kode Organisasi : ---------------------------------------------------------------
Kode Program : --------------------------------------------------------------
Kode Kegiatan : ----------------------------------------------------------------

Pagu : -----------------------------------------------
Sumber Dana : -------------------------------------------------
Tahun Anggaran : 2017

Penyelenggara Kegiatan
 Pemberi Tugas
Pemberi Tugas adalah Pengguna Anggaran Lingkup
------------------------------------------------------------------------------------------------melalui
 Kuasa Pengguna Anggaran yaitu Kuasa Pengguna Anggaran yang ditetapkan Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jatim.

 Konsultan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015

Konsultan ISO adalah Perusahaan bidang Jasa Konsultan Sub Bidang Konsultan
Manajemen dengan yang terpilih dan yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas berdasarkan
Surat Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran atas dasar Usulan Panitia Pengadaan
untuk melaksanakan pekerjaan Jasa Konsultansi dan Sertifikasi Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001 : 2015.

IV. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud diadakannya kegiatan Perencanaan Dan Pelaksanaan ISO Untuk
Peningkatan Mutu Pekerjaan pada Balai Kesehatan Masyarakat adalah mengadakan
pekerjaan Jasa Konsultansi dengan tujuan diperolehnya Inventarisasi Standarisasi
Pelayanan dan Sertifikat ISO 9001 : 2015 selain itu juga mengembangkan sistem
manajemen yang komprehensif dengan program pelayanan prima yang direncanakan
dan sekaligus peningkatan mutu manajemen.
Sedangkan Sasaran yang direncanakan adalah :
1. Peningkatan mutu Balai Kesehatan Masyarakat;
2. Peningkatan kompetensi sumber daya manusia di lingkungan Balai Kesehatan
Masyarakat;
3. Mengurangi tindakan keluhan terhadap barang / jasa yang diberikan;
4. Pengelolaan pelayanan menjadi lebih cepat dan tepat sesuai aturan yang berlaku;
5. Sistem administra meningkat menjadi lebih baik;
6. Sarana dan Prasarana dipelihara secara baik dalam rangka menjaga kesiapan dan
keakurasiannya;

V. RUANG LINGKUP PEKERJAAN

A. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pekerjaan Jasa Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015
Tahun Anggaran 2017 adalah Balai Kesehatan Masyarakat.

B. Keterkaitan antara suatu keluaran dengan keluaran yang lain

Dengan melaksanakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 dengan baik dan
konsisten diharapkan dapat memberikan kontribusi yang signifikan, baik terhadap
pelanggan, organisasi, karyawan maupun masyarakat pada umumnya.

C. Fasilitas yang disediakan oleh pengguna barang/jasa

Selama masa pelaksanaan kegiatan pengguna jasa menyediakan biaya sesuai
kesepakatan kontrak, jasa rapat koordinasi dengan instansi terkait, peraturan
 perundang – undangan yang berkaitan dengan kegiatan selama ada dalam
dokumentasi pengguna anggaran, ATK untuk mengurus administrasi keuangan dan
lain – lain kebutuhan yang berkaitan dengan administrasi proyek.
D. Sarana dan Prasarana yang disediakan oleh penyedia barang/jasa
Segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan baik berupa sarana
dan prasarana baik secara administratif maupun teknis termasuk transportasi,
akomodasi selama masa pelaksanaan kegiatan disediakan sendiri oleh konsultan.

VI. TAHAP KEGIATAN

Kegiatan Sistem Manajemen ISO 9001 : 2015 yaitu :
AUDIT IMPLEMENTSI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2015
Pada tahap ini Manajemen Balai Kesehatan Masyarakat akan diaudit oleh Badan
Sertifikasi yang telah dipilih. Audit tersebut merujuk kepada Standar Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001 : 2015 dan melihat kesesuaiannya (Compliance) dengan Implementasi
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 pada Balai Kesehatan Masyarakat Wilayah
Pati.

Perbaikan Hasil Audit Sertifikasi

Konsultan akan membantu Manajemen Balai Kesehatan Masyarakat dalam perbaikan
hasil temuan Audit Badan Sertifikasi hingga sesuai dengan temuan tersebut.

Penyerahan Laporan Audit & Surat Rekomendasi

Apabila dinyatakan lulus makan Badan Sertifikasi akan menerbitkan Laporan Audit &
Surat keterangan bahwa Balai Kesehatan Masyarakat layak untuk meneruskan Sertifikat
yang diterbitkan olek Badan Sertifikasi.

Peningkatan Berkelanjutan
- Tindakan Koreksi
- Tindakan Pencegahan Wakil manajemen

1. Keluaran

Keluaran yang diharapkan dari konsultasi dan sertifikasi ISO 9001 : 2015 adalah Balai
Kesehatan Masyarakat dapat menjamin ataupun memberikan kualitas pelayanan yang
berorientasi terhadap kepuasan pelanggan baik internal ataupun eksternal.
Pada proses keluaran ini perlu adanya pemahaman dan dukungan dari untuk
perubahan seluruh pegawai intansi yang terakit.
Sistem Manajemen yang akan diterapkan akan menumbuhkan budaya pemecahan
masalah dan perbaikan berkesinambungan, meningkatkan kompetensi, meningkatkan budaya
bertanggung jawab pada kewenangan yang berdasar standar pekerjaan yang jelas, juga
menyadari dan menerima pentingnya peningkatan terus menerus agar terciptanya
peningkatan kepuasan pelanggan.
 2. Peralatan, Material, Fasilitas dari Pejabat Pembuat Komitmen

Penyediaan peralatan, material dan fasilitas akan disediakan sesuai kebutuhan personil
dan berkoordinasi dengan kesepakatan bersama.
Adapun untuk memperlancar kegiatan sertifikasi diperlukan antara lain :
1. Tersedianya Proyektor untuk pelaksanaan Closing meeting
2. Tersedianya printer untuk mencetak dokumen dalam bentuk hard copy
3. Tersedianya Ruang meeting yang representative untuk pertemuan antara Auditor
dengan tim auditee
4. Tersedianya tempat kerja yang mendukung untuk konsultan bila tidak melakukan
pertemuan dengan tim

3. Peralatan dan Material dari Penyedia Jasa Sertifikasi

Auditor selaku penyedia jasa menyiapkan peralatan dan materialsesuai dengan

kebutuhan teknis operasional pekerjaan dalam Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 :
2015

4. Lingkup Kewenangan Penyedia Jasa

1. Memberikan penilaian, arahan, dan saran pada Penerapan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001 : 2015
2. Melakukan Monitoring, review dan evaluasi pada penerapan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001 : 2015
3. Melaporkan hasil kegiatan sebagaimana pada nomor 1 dan 2

5. Jangka Waktu Penyelesaian Kegiatan

Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan Penerapan ISO 9001 : 2015 yaitu selama 30
(tiga puluh) hari kalender.
Lamanya pekerjaan tersebut dari Proses Audit Sertifikasi oleh Badan Sertifikasi.

6. Personil

Sesuai dengan kualifikasi dari pengadaan pekerjaan, pelaksana pekerjaan harus berupa
satu tim yang terdiri dari sejumlah tenaga dengan kualitas dan keahlian yang sudah
ditentukan sebagai berikut :
1. Team Leader Auditor
Lead Auditor merupakan Pimpinan dalam Tim Auditor yang bertindak sebagai
Koordinator bagi seluruh personel yang terlibat didalamnya dengan kualifikasi
pendidikan S1, berpengalaman minimal 3 tahun sebagai Konsultan / Auditor Sistem
Manajemen Mutu dan memiliki Sertifikat Keahlian Auditor ISO 9001 : 2015 yang
diterbitkan oleh IRCA (International Register of Certificated Auditors). Mampu
memimpin dan mengarahkan tim, berkoordinasi, serta bekerja sama dengan para
pihak terkait.
 Deskripsi tugas lead auditor adalah sebagai berikut :
- Koordinator pelaksanaan Audit Sertifikasi
- Menyiapkan rencana audit
- Memimpin rapat pembukaan dan rapat penutupan audit
- Melakukan Audit Sistem manajemen ISO 9001 : 2015
- Memastikan semua kegiatan berjalan sesuai dengan rencana
- Menyusun Laporan Audit Sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2015
2. Tehnical Expert
Dalam bidang keahliannya sebagai auditor serta dapat bekerja sama dengan tim yang
telah disusun, kualifikasi pendidikan S1, dengan pengalaman sebagai Konsultan /
Auditor Sistem Manajemen Mutu sekurang-kurangnya 2 tahun dan memiliki Sertifikat
Keahlian Auditor ISO 9001 : 2015 yang diterbitkan oleh IRCA (International Register
of Certificated Auditors).
Deskripsi tugas auditor reviewer adalah sebagai berikut :
- Melakukan Audit Sertifikasi Sistem manajemen Mutu ISO 9001 : 2015
- Melaporkan seluruh hasil Audit ke Lead Auditor ISO 9001 : 2015
3. Audit Support
Dalam bidang keahliannya sebagai audit Support serta dapat bekerja sama dengan
tim yang telah disusun, kualifikasi pendidikan S1, dengan pengalaman sebagai Auditor
Sistem Manajemen Mutu sekurang-kurangnya 2 tahun dan memiliki Sertifikat
Keahlian Auditor ISO 9001 : 2015 yang diterbitkan oleh IRCA (International Register
of Certificated Auditors).
Deskripsi tugas Audit Support adalah sebagai berikut :
- Membantu Team Leader Auditor & Auditor Expert dalampelaksanaan audit
Sertifikasi Sistem manajemen Mutu ISO 9001 : 2015
- Membantu Team Leader Auditor & Auditor Expert dalam pembuatan laporan audit
ISO 9001 : 2015
4. Technical Reviewer
Dalam bidang keahliannya sebagai Technical Reviewer serta dapat bekerjasama
dengan tim yang telah disusun, kualifikasi pendidikan SLTA, dengan pengalaman
sebagai Technical Reviewer Sistem Manajemen Mutu sekurang-kurangnya 1 tahun &
memiliki Sertifikat Keahlian Auditor ISO 9001 : 2015 yang diterbitkan oleh IRCA
(International Register of Certificated Auditors).
Deskripsi tugas Technical Reviewer adalah sebagai berikut :
- Melakukan review laporan audit yang dikirimkan oleh Tim Auditor sebelum
dikirimkan ke kantor pusat
- Mengirimkan Laporan audit ke kantor pusat
- Melakukan pemantauan status laporan & penerbitan sertifikat dari kantor pusat
5. Audit Plan
 Dalam bidang keahliannya sebagai Audit Plan serta dapat bekerjasama dengan tim
yang telah disusun, kualifikasi pendidikan SLTA, dengan pengalaman sebagai Audit
Plan sekurang-kurangnya 1 tahun.
Deskripsi tugas Technical Reviewer adalah sebagai berikut :
- Melakukan proses penjadwalan audit yang disepakati antara instansi & ACM
- Berkoordinasi dengan konsultan pembimbing & instansi yang akan disertifikasi
terkait persiapan pelaksanaan audit ISO 9001 : 2015

7. Jadwal Tahapan Pelaksanaan Kegiatan

Dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 berjalan sekurang –
kurangnya 1 bulan
Maka dari itu kegiatan Implementasi Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 :
2015 pada 3 instansi sebagai berikut
1. Audit Implementasi / Sertifikasi
2. Tindakan perbaikan dari Audit Sertifikasi
3. Penerimaan Sertifikat ISO 9001 : 2015

8. Pelaporan

Laporan Akhir
Laporan akhir memuat kegiatan pelatihan dan penerapan audit seluruh kegiatan selesai
juga termasuk hasil perbaikan audit sertifikasi berupa rekomendasi Sertifikat ISO 9001 : 2015
dari Badan Sertifikasi.

IX. HASIL PEKERJAAN DAN PEMBAYARAN

Hasil pekerjaan disusun berdasarkan tahapan pekerjaan yang telah diselesaikan
dan pembayaran dilakukan menyesuaikan dengan bobot pekerjaan. Adapun pelaksanaan
pembayaran dilakukan setelah penandatanganan Berita Acara atas Serah Terima
Penyelesaian Pekerjaan sesuai yang disyaratkan. Pelaporan untuk pekerjaan ini dibuat
berdasarkan tahap-tahap yang telah dilaksanakan dan disusun dengan menggunakan
standart baku pelaporan. Pelaporan berupa Laporan Audit Tinjauan Dokumen Mutu
(Laporan tersebut diterbitkan bersama- sama dengan Laporan audit lainnya / Initial
Audit ). Selanjutnya laporan yang dibuat akan menjadi bukti ataupun sebagai dasar
penagihan dalam pembayaran kepada pihak Konsultan sesuai dengan Kontrak
Kerja/Surat Perintah Kerja (SPK).
Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya : 30 (Tiga puluh) hari kerja sejak
SPMK diterbitkan sebanyak 1 (Satu) buku laporan dan 1 (Satu) keping laporan dalam
bentuk CD. Pembuatan laporan akhir dikerjakan dengan software Microsoft Word, spasi
1,5 dengan menggunakan kertas HVS ukuran A 4 dan disertai berita acara penyerahan.
Pembayaran dilaksanakan setelah diselesaikannya Laporan/Hasil Pelaksanaan
Pekerjaan yang berisi laporan hasil audit yaitu berupa bendel Dokumen ISO 9001 :
 2015. Adapun besarnya termin untuk tahap pertama ini dibayarkan sebesar 100% dari
nilai kontrak, setelah bobot pekerjaan selesai 100%.

X. TENAGA PENDUKUNG (TIM TEKNIS PENGAWAS PEKERJAAN)

Di dalam melaksanakan pekerjaan Jasa Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO
9001 : 2015, konsultan akan didampingi oleh tim teknis yang berasal dari Balai
Kesehatan Masyarakat Wilayah Pati yang bertugas memberikan pembinaan, pengarahan
dan pengawasan terhadap konsultan pelaksana sesuai dengan ketentuan perundangan –
undangan yang berlaku.