KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kemampuan penulis
untuk menyelesaikan bahan ajar Pelatihan TIK Pondok Pesantren. Bahan ajar ini adalah
berisi bahan ajar untuk mata pelatihan Aplikasi Pengolah Kata dan Data. Penulisan bahan
ajar ini digunakan untuk persiapan pelatihan di wilayah kerja BDK Denpasar nantinya.
Materi dalam bahan ajar ini disajikan secara terstruktur, ringkas dan diberi gambar
serta tampilan dinamis/berwarna. Harapnya dapat menarik dan membuat semangat
peserta dalam mempelajarinya. Sehingga dapat memberi motivasi pada peserta yang tidak
lain adalah seorang guru untuk meningkatkan kompetensinya guna memberikan
pembelajaran terbaik kepada siswanya.
Kami sangat menyadari bahwa bahan ajar ini jauh dari sempurna. Dengan segala
kekurangan yang ada pada bahan ajar ini, kami mohon kesediaan pembaca untuk dapat
memberikan masukan yang konstruktif guna penyempurnaan selanjutnya. Semoga bahan
ajar ini bermanfaat bagi pembaca sekalian.

Denpasar, 16 Januari 2023

Ninik Uswatun Fadilah

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................... i

DAFTAR ISI ....................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................... 1
A. Latar Belakang ........................................................................................................ 1
B. Deskripsi Singkat .................................................................................................... 2
C. Indikator Hasil Belajar ............................................................................................. 2
D. Pokok Bahasan ....................................................................................................... 2
BAB II APLIKASI PENGOLAH KATA DAN DATA .............................................................. 3
A. Pengolah Kata (Word Processing) .......................................................................... 3
B. Beberapa Proses Pengolah Kata ............................................................................ 6
C. Aplikasi Pengolah Data (Lembar Kerja Spread Sheet) .......................................... 22
BAB III PENUTUP ........................................................................................................... 30
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 31

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pergeseran paradigma strategi pembangunan bangsa dari pembangunan
industri menuju ke era informasi memberikan impikasi terjadinya proses transisi
pendidikan yang semula berbasis pada sumber daya (resource based education)
menjadi pendidikan yang berbasis pengetahuan (knowledge based education),
untuk mewujudkan diperlukan penguasaan materi pemanfaatan aplikasi
komputer sebagai bagian dari teknologi informasi dan komunikasi yang berperan
sebagai pendukung dan muatan utama produk nasional yang dapat
direalisasikan dengan menggunakan berbagai strategi pencapaian, salah satu
bagiannya adalah aplikasi pengolah kata dan data.

Pengertian maupun definisi dari aplikasi perangkat lunak pengolah kata

adalah sebuah aplikasi yang khusus diperuntukkan untuk mengolah kata disuatu
dokumen tertentu. Secara jelasnya silahkan lihat definisinya di screenshot yang
kami sertakan dibawah ini. Dalam perkembangannya, seiring berjalannya
peradaban dan bergulirnya teknologi yang sangat signifikan. Perangkat lunak
pengolah kata ini mengalami perkembangan yang sangat besar. Mungkin kita
sudah terbiasa mendengar yang namanya Microsoft word dan juga Open Office,
namun belakangan ini juga muncul banyak sekali aplikasi sejenis. Tentu saja
terdapat beberapa kekurangan dan kelebihan dari masing-masing aplikasi
tersebut. Ulasan tentang aplikasi perangkat lunak pengolah kata ini akan kami
bahas dengan sangat komprehensif. Adapun pada pembahasan sebelumnya
yang berkaitan dengan kabel crossover dan kabel straight silahkan anda baca
atau simpan blog ini untuk membukanya dilain waktu.

Fungsi dari aplikasi piranti lunak pengolah kata ini yaitu untuk memudahkan
pengguna dalam proses mengolah kata (termasuk didalamnya; menyusun,
mengelompokkan, mengedit, membuat variasi tertentu dan sebagainya).

1
B. Deskripsi Singkat
Bahan ajar ini membahas tentang Menjelaskan aplikasi pengolah kata dan
data. Dengan spesifikasi pada editing teks, penomoran otomatis, pembuatan
daftar isi, pembuatan daftar Pustaka, analisis data/angka dan pembuatan
diagram

C. Indikator Hasil Belajar

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu:

1. Menjelaskan aplikasi pengolah kata (editing teks, penomoran otomatis,

pembuatan daftar isi, dan pembuatan daftar Pustaka)
2. Menjelaskan analisis data/diagram
3. Menjelaskan pembuatan diagram

D. Pokok Bahasan
Untuk membantu Anda mencapai indikator hasil belajar, maka akan di bahas
hal-hal sebagai berikut:

1. Toolbar editing teks

2. Logikal If dan rumus-rumus dasar pada excell

2
 BAB II
APLIKASI PENGOLAH KATA DAN DATA

A. Pengolah Kata (Word Processing)

Program pengolah kata merupakan perangkat lunak komputer yang
digunakan untuk membuat atau mengolah dokumen yang berbentuk teks. Contoh
dokumen teks adalah surat, makalah, karya tulis, laporan kegiatan, laporan
penelitian, buku, novel, majalah dan sebagainya. Meskipun disebut dokumen teks
di dalamnya bisa memuat gambar, tabel, grafik, foto dan sebagainya. Dokumen
yang telah di buat dan di olah bisa di simpan, di cetak atau di unggah ke internet.
Ciri khas program pengolah kata adalah memiliki kemampuan pengolahan mulai
dari karakter (huruf), sekumpulan karakter membentuk suatu kata, sekumpulan
kata membentuk suatu kalimat, sekumpulan kalimat membentuk suatu paragraf,
sekumpulan paragraf membentuk suatu halaman, sekumpulan halaman
membentuk suatu naskah atau dokumen. Naskah yang dimaksud disini merupakan
data digital yang disebut sebagai berkas (file).

Program pengolah kata dapat membuat dan menyunting teks, mengatur

tipografi, mengatur paragraf, mengatur halaman, menyisipkan tabel dan elemen
grafis lainnya, menyimpan dokumen dan mencetak berkas (file). Ada banyak
program pengolah kata, Contohnya dapat anda lihat seperti :

1. WordStar
Sajian WordStar yang sederhana dengan menggunakan system operasi DOS.
Program ini dijalankan dengan menggunakan perintah bertitik (dot command).
Pada awal tahun 80-an hingga awal tahun 90-an, WordStar sempat menjadi
program pengolah kata yang banyak digunakan.

2. Microsoft Word
Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah
kata (word processor) andalan Microsoft. Microsoft Word (MS Word) merupakan
program pengolah kata yang saat ini paling banyak digunakan dibandingkan
yang lainnya. Microsoft Word memiliki berbagai fasilitas yang tersedia,
kemudahan dalam menggunakan, tampilan yang menarik, dan lain sebagainya.

3
 Microsoft Word merupakan bagian dari program Microsoft Office. Pertama
diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain
kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983),
Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989).

3. WordPerfect
WordPerfect merupakan program pengolah kata yang secara umum bekerja
dibawah kendali system operasi DOS. Namun dalam perkembangannya dapat
difungsikan dengan system operasi windows. Di era tahun 80-an pengguna
program cukup banyak digunakan, namun seiring dengan perkembangan
teknologi penggunaan program ini mulai diambil perannya oleh Microsoft Office.

4. NotePad
NotePad adalah aplikasi pengolah kata bawaan sistem operasi Windows. Jadi
setiap menginstal Windows NotePad biasanya otomatis akan ter-instal. NotePad
merupakan editor teks yang sederhana, NotePad biasanya digunakan oleh
pembuat program untuk menuliskan kode program atau merubah konfigurasi
contohnya untuk merubah HTML.

5. Star Office Writer

Star Office Writer adalah program aplikasi pengolah kata yang hampir mirip
dengan Microsoft Office perbedaannya hanya terletak pada extensinya saja. Jika
MS Word menggunakan extensi .doc maka Star Office Writer menggunakan
extensi .odt namun bisa diganti menjadi .doc. Star Office mengkombinasikan
fungsi pengolah kata, HTML editing, spreadsheet, desain grafik, presentasi, e-
mail, news reader, penjadwalan atau agenda dan database. Star Office dapat
dijalankan pada sistem operasi berbasis Windows dan Mac OS (Apple)

6. Open Office Writer

Aplikasi pengolah kata ini merupakan sebuah aplikasi seperti MS Word bedanya
Open Office dikembangkan dengan lisensi GPL(General Public Lisensi).
Sehingga program ini bebas didistribusikan secara gratis. Fitur yang terdapat
dalam Open Office Writer antara lain: Tabel dalam Open Office Writer dapat
melakukan kalkulasi formula (menjumlah antar cell). Open Office memiliki fasilitas
bawaan “export as PDF” sehingga tidak perlu membeli Adobe Acrobat untuk
4
 membuat file ber extensi .pdf. Open Office Writer juga dilengkapi Style, header,
footer, numbering fami naik merge seperti yang dimilik Microsoft Word.

7. AbiWord
Sama seperti Open Office, Abiword merupakan aplikasi yang berlisensi GPL dan
dikembangkan oleh komunitas OpenSource. Program ini bisa kita dapatkan
secara gratis dengan mendownload dari situs resminya di http://www.abiword.org
secara gratis. Abiword mempunyai ukuran kecil yaitu sekitar 5 MB

8. KWord
Aplikasi ini menggunakan lisensi GPL dan dikembangkan oleh KDE (K Desktop
Environment) yang merupakan lingkup desktop yang sering digunakan di sistem
operasi berbasis Linux. Aplikasi pengolah kata ini dapat digunakan pada sistem
operasi Windows, Linux, dan Mac OS. KOffice juga menyediakan aplikasi
pengolah kata yakni KWord, KSpread untuk spreadsheetr, KPresenter untuk
presentasi, KChart untuk chart dan KFormula untuk formula editor.
Atlantis Word Processor Atlantis Word Processor merupakan salah satu aplikasi
pengolah kata dan memiliki tampilan hampir mirip seperti MS Word. Atlantis
mendukung format-format extensi seperti Document (doc), Rich Text Format
(RTF), Encrypted Document (COD), dan format text standar (txt).
9. Chi Writer
Chi Writer adalah program pengolah kata yang cukup bisa diandalkan untuk
pengetikan bidang teknik, matematika, dan fisika. Mampu untuk memperlebar
lavar sampai 254 kolom dan tersediannya fasilitas untuk mengatur warna
tampilan pada layar monitor EGA dan VGA. Kelemahan software ini adalah
memiliki tampilan yang kurang menarik dan editor lebih berorientasi pada aspek
kecepatan dan interaktif mengedit,bukan pada tampilan visual hasil.

5
 Pada bahan ajar ini aplikasi pengolah kata yang akan dipelajari adalah Microsoft
Word. Cara membuka aplikasi pengolah kata sebagai berikut (contoh pada word
2016)

B. Beberapa Proses Pengolah Kata

Pengolahan kata ini terkait Menggunakan Fitur-Fitur Editing Sederhana,
Seperti: Mengetik Huruf/ Kata/ Kalimat, Memformat Huruf/Font, Penjajaran Teks
(Text Alignment), Penomoran, Bullet, Penggantian Halaman, Penggunaan Kolom.
1. Cara Mengetik Huruf/ Kata/ Kalimat
a. Klik MS Word 2010 di taskbar dan akan muncul tampilan seperti yang ada di
bawah ini

6
 b. Kemudian ketik huruf/kata/kalimat sesuai keinginan anda. Contoh anda ingin
mengetik "MICROSOFT WORD 2010" maka akan muncul tampilan seperti
gambar yang ada dibawah ini.

2. Memformat Huruf/Font
Ada banyak jenis teks yang disediakan dalam program microsoft word,
bahkan kita bisa menambah sendiri sehingga kita bisa leluasa memilih jenis
teks/font yang kita butuhkan. Berikut adalah cara-cara dalam mengganti jenis
teks :

a. Menggunakan ikon
Cara ini sangat mudah, Pertama anda seleksi/blok terlebih dulu dokumen
yang akan diganti teksnya; kedua, klik Sub Menu Home, Ketiga, Pada group
Font klik dan pilih jenis huruf/teks yang diinginkan dan ukuran yang diinginan.
klik teks tersebut, dokumen yang anda blok secara otomatis berubah sesuai
dengan jenis teks dan ukuran yang anda pilih. Berikut gambar jenis font
dalam ikon

7
Anda juga dapat menggunakan perintah "Grow Font" dan "Shrink Font" untuk
mengubah ukuran font, dengan memilih menu seperti tampak pada gambar
di bawah

Berikut cara mengubah teks menjadi tebal/miring/diberi garis bawah :

• Sorot teks yang anda inginkan -> klik Bold untuk mempertebal huruf
• Atau klik Italic untuk memberi efek miring pada teks
• Atau klik underline untuk memberi garis bawah pada teks

Lihat hasilnya seperti tampilan yang ada di bawah ini :

8
Berikut cara mengubah warna teks :

Sorot teks yang anda diinginkan -> klik font color -> pilih warna yang anda
inginkan. Contoh : Anda ingin kalimat "Microsoft Word 2010" menjadi warna
merah. Maka akan menghasilkan tampilan seperti yang ada dibawah ini :

Memberikan Effect Coret di Teks

Superscripts >> teks aga ke atas (biasanya untuk penulisan pangkat atau
logaritma)
Subscript >> teks aga ke bawah (banyak digunakan untuk penulisan lambang
kimia)
Pengaturan capital atau tidakna huruf di ms word 2007 dan 2010 sangat
lengkap.
Sentence case : huruf capital pada awal kalimat
Uppercase : membuat huruf capital semua
9
Capitalize Each Word : Huruf capital pada awal kata
Toogle Case : huruf dapan kata non-capital selebihnya capital

Selain itu masih ada efek untuk mengatur format teks microsoft word
yang lain meliputi :
Shadow : memberikan bayangan pada teks
Outlline : menambahkan efek garis luar pada teks (perhuruf)
Emboss : memberikan efek emboss (semacam tepi tiga dimensi)
Engrave : efek teks jadi putih dengan garis hitam, terlihat 3 dimensi
Small Caps : membuat huruf capital dengan ukuran kecil seukuran huruf non-
capital
All Caps : membuat semua huruf menjadi capital
Hidden : menyembunyikan teks

Menghapus efek teks dengan cara :

Pilih teks yang ingin Anda hapus efeknya.
Pada tab Home, dibagian Font group, klik Clear Formatting.

Fitur Format Painter memungkinkan Anda untuk cepat menyalin format yang
sudah dalam dokumen Anda
• Pilih teks atau gambar yang memiliki format yang ingin Anda salin.
• Pada tab Home, dibagian Clipboard group, klik Format Painter.
Pointer akan berubah menjadi ikon kuas.
• Arahkan kursor ke teks atau grafis yang ingin Anda format dan klik
pada teks.

10
 • Untuk menghentikan format, tekan ESC atau klik pada perintah
Format Painter lagi

Clear Formatting
Untuk menyingkirkan semua style, efek teks, dan format font dalam dokumen
Anda, lakukan berikut:
• Pilih teks yang Anda ingin menghapus format dari. Atau tekan CTRL
+ A untuk memilih semuanya dalam dokumen.
• Pada tab Home, dibagian Font group, klik Clear Formatting.

3. Menggunakan Dialog Font

Dengan menggunakan dialog, tentunya kita harus membuka dialog tersebut,
langkah-langkahnya sebagai berikut:
• Seleksi/Blok dokumen yang akan diganti jenis hurufnya
• Klik sub menu Home, kemudian klik tanda panah kecil di sebelah
pojok kanan group Font, maka dimunculkan dialog font sebagai
berikut :

11
 • Pada sub tab font pilih dan klik jenis teks/font yang anda inginkan.
• Setelah dipilih selanjutnya klik OK atau tekan Enter pada keyboard.
atau Klik Default jika setiap Anda ingin membuka dokumen baru
maka default font yang ada akan berubah menjadi. Times New
Roman dan ukuran huruf menjadi 12 sesuai yang telah Anda pilih
sebelumnya.
• Jika anda klik Default maka akan muncul seperti tampilan yang ada
dibawah ini.
• Kemudian klik "All documents based on the Normal.dotm
template?"
• Lalu klik OK

Cara ini dilakukan dengan menekan dua atau lebih tombol dalam keyboard
secara bersamaan. Untuk mengubah jenis huruf setelah di blok tekan tombol
Shift + Ctrl + F, maka akan dimunculkan dialog Font, selanjutnya lakukan
pemilihan jenis huruf yang diinginkan dan akhiri dengan menekan tombol OK
atau Enter.

12
4. Penomoran
Jika Anda sudah memiliki paragraf yang Anda inginkan untuk angka, Sorot
paragraf tersebut sebelum Anda masuk ke langkah 2. Dengan cara ini, format
penomoran akan diterapkan ke teks yang disorot
a. Klik Beranda, dan di grup paragraf , klik ikon penomoran

Anda bisa mengklik panah untuk membuka menu turun bawah penomoran
dan pilih format angka berbeda atau membuat format penomoran. Misalnya,
untuk menghapus tanda titik setelah setiap nomor, klik panah di samping
penomoran, klik Tetapkan Format angka baru, dan lalu Hapus periode dalam
kotak format angka .
b. Tekan Enter setelah tiap paragraf untuk memulai paragraf baru bernomor.

5. Menambahkan nomor ke sub

Anda juga bisa sub angka menggunakan daftar multi tingkat. Ini ideal untuk
membuat kerangka atau dokumen
Menambahkan penomoran dalam dokumen baru

13
 a. Pilih gaya daftar yang Anda inginkan, atau klik Tetapkan Format angka baru
untuk membuat gaya daftar yang khusus untuk kebutuhan Anda.
b. Mulai mengetik. Setiap paragraf akan dihitung.
c. Untuk membuat sub, tekan Tab untuk menginden subparagraf, dan mulailah
mengetik. Sub akan bernomor berdasarkan pada format yang Anda pilih di
langkah 2.

Menambahkan penomoran ke paragraf yang sudah ada

a. Jika Anda sudah memiliki dokumen dengan paragraf dan sub, pilih paragraf
dan sub yang Anda inginkan untuk angka (atau tekan Ctrl + A untuk memilih
semua teks dalam dokumen).
b. Klik Beranda, dan di grup paragraf , klik ikon Daftar Multitingkat .

c. Pilih gaya daftar yang Anda inginkan, atau klik Tetapkan daftar Multitingkat
baru untuk membuat gaya daftar yang khusus untuk kebutuhan Anda.
d. Paragraf dan sub bernomor berdasarkan pada format yang Anda pilih di
langkah 3.

6. Cara Menyisipkan daftar Bullet, sebagai berikut :

a. Klik area di mana Anda menginginkan daftar Anda untuk muncul atau sorot
teks yang Anda inginkan untuk berada dalam daftar.
b. Arahkan ke tab Home, dibagian Paragraph group, klik Bullet.
c. Bullet akan disisipkan.

14
 Memilih Tipe Bullet :
a. Pilih items yang ingin anda tambahkan bullet.
b. Pada tab Home, dibagian Paragraph group, klik tanda panah disebelah
perintah Bullet.
c. Pilih format bullet yang ingin anda sisipkan.

Pindah Daftar Kiri atau Kanan :

Jika Anda tidak menyukai lokasi bullet, Anda dapat dengan mudah
memindahkannya ke lokasi yang lebih disukai.

a. Klik bullet dalam daftar untuk menyorot daftar

b. Tarik daftar ke lokasi baru. Seluruh daftar bergerak seperti yang Anda tarik.
Level penomoran tidak berubah

7. Penggantian Halaman
Cara mengganti halaman pada MS WORD 2010 anda dapat menggunakan
Menu Ribbon Page Layout dengan Group Page Setup. Lalu dengan mengklik
"Breaks", Kemudian anda bisa memilih "Page" atau "Next Page". Disini fungsi
dari "Page" yaitu digunakan untuk memisahkan isi dokumen ke awal halaman
baru. Misalnya jika kita ingin memastikan bahwa paragraf yang disusun tidak
terpisah, maka kita tempatkan kursor pada awal paragraf kemudian kita lakukan

15
 page break, atau bisa juga menggunakan shortcut kombinasi tombol Ctrl dan
Enter. sedangkan fungsi dari "Next Page" yaitu mengawali section yang terdapat
pada awal halaman baru. Anda dapat lihat dari tampilan yang ada di bawah ini.

8. Penggunaan Kolom
Langkah-langkah untuk mengatur kolom di Ms. Word antara lain :
Cara 1 :
a. Pilih Menu Page Layout – Columns

b. Pilih Jenis Columns yang akan anda gunakan

16
 Cara 2 :
a. Pilih Menu Page Layout – Columns
b. Pilih dan Klik More Columns, maka akan muncul Kotak Columns
c. Pilih Jenis Kolom pada Present, atau tuliskan jumlah Columns pada Number
Of Columns.

d. Untuk mengatur jarak antar Columns terdapat pada Width and Spacing
Keterangan :
➢ One : Membuat bentuk tulisan 1 kolom (seperti ketikan biasa).
➢ Two : Membuat tulisan menjadi 2 kolom yang sama besar lebarnya.
➢ Three : Membuat tulisan menjadi 3 kolom tulisan yang sama besar
lebarnya.
➢ Left : Membuat tulisan menjadi 2 kolom, kolom sebelah kiri lebih kecil dari
kolom sebelah kanan.
➢ Right : Membuat tulisan menjadi 2 kolom, kolom sebelah kanan lebih kecil
dari kolom sebelah kiri.
➢ More columns : Menampilkan pilihan lain untuk pembuatan kolom lebih
lanjut.

9. Menggunakan Fitur-Fitur Untuk Bagian Berulang Pada Dokumen, Seperti:

Header, Footer, Page
Berikut adalah cara menggunakan fitur Header, Footer, dan Page Numbering di
MS WORD 2010 :
Pertama Anda dapat menambahkan header, footer dan nomor halaman dengan
berbagai cara. Cara termudah adalah klik dua kali pada bagian atas atau

17
bawah halaman dan header footer dan daerah akan muncul. Masukkan teks
yang ingin Anda tampilkan di bagian atas atau bawah setiap halaman.

Menambahkan Page Numbers

Jika Anda ingin nomor halaman pada setiap halaman, Anda dapat dengan cepat
menambahkan nomor halaman dari galeri.
a. Pada tab Insert, dibagian Header & Footer group, klik Page Number.
b. Klik lokasi page number yang diinginkan.
c. Dalam galeri, gulir melalui pilihan, dan kemudian klik format nomor
halaman yang Anda inginkan.
d. Untuk kembali ke isi dokumen Anda, klik Close Header and Footer pada
tab Design (dibawah Header & Footer Tools).

Menambahkan Header or Footer

a. Pada tab Insert, dibagian Header & Footer group, klik Header or Footer
b. Klik header or footer yang ingin anda tambahkan ke dalam dokumen dan
area header atau footer anda akan terbuka
c. Ketik teks di area header atau footer
d. Untuk kembali ke isi dokumen anda, klik Close Header and Footer pada
tab Design (dibawah Header & Footer Tools).

18
 Menghapus page numbers, headers, and footers
a. Klik pada perintah Header, Footer dan Page Number
b. Sebuah menu drop down akan muncul
c. Klik Hapus di bagian bawah menu

10. Menggunakan Mail Merge

Mail Merge memungkinkan Anda untuk menghasilkan beberapa surat,
label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan
dalam daftar, database, atau spreadsheet. Ketika memanfaatkan Mail merge,
Anda memerlukan dokumen Word (Anda bisa mulai dengan yang sudah ada
atau membuat yang baru) dan daftar penerima, yang biasanya sebuah workbook
Excel. Langkah-langkah menggunakan Mail Merge sebagai berikut:
a. Buka dokumen yang akan digunakan. Misalnya akan memasukkan penerima
surat yang berbeda dan data penerimanya sudah terdapat di sebuah
dokumen excel. Arahkan kursor ke tempat yang akan dimasukkan data

b. Buka menu mailings

c. Klik oanah kecil pada start Mail Merge, kemudian pilih step-by-step Mail
Merge Wizard
d. Terdapat 6 step yang akan dilakukan
1) Step 1, pilih tipe dokumen yang akan digunakan, misalnya dipilih Letters,
kemudian klik Next di bagian bawah.

19
2) Step 2, karena kita akan menggunakan dokumen surat yang sedang
dibuat, maka pilih Use the current document. Kemudian klik next di bagian
bawah
3) Step 3, silahkan pilih file excel berisi data nama penerima surat yang akan
digunakan, klik Browse. Maka akan terbuka direktori foldernya, silahkan
pilih dokumen excel yang akan digunakan
Setelah meilih file excel, maka akan muncul tampilan seperti contoh
disamping, tampilan akan berbeda sesuai dengan file excelnya. File excel
yang digunakan pada contoh hanya terdapat 1 sheet. Klik ok

Setelah itu, akan muncul tampilan berikutnya untuk memilih apa saja yang
akan digunakan, jika ingin memasukkan semua komponen, bisa langsung
klik Ok

Kemudian klik Next ke step berikutnya

20
4) Step 4, setelah filenya masuk, kita akan memilih komponen dalam file
excel yang akan digunakan untuk mengisi bagian penerima surat. Klik
More itemns

Maka akan muncul pilihan seperti contoh di seblah kanan atas. Misalnya
kita memilih kolom unit kerja yang akan dimasukkan ke bagian penerima
surat, klik insert, lalu close. Kemudian klik Next ke step berikutnya.
5) Step 5, akan ditampilkan preview dari data yang sudah dipilih, jika sudah
tepat, dapat langung next ke step 6

6) Pada step 6, bisa dipilih edit individual letters untuk menampilkan hasil
akhir sebelum di print, atau bisa klik print jika sudah yakin akan dicetak

21
C. Aplikasi Pengolah Data (Lembar Kerja Spread Sheet)
Aplikasi pengolah angka/spreadsheet adalah salah satu program pengolah
angka yang papuler dan banyak digunakan untuk membantu menghitung,
menganalisis, membuat grafik dan manajemen data. Contoh aplikasi pengolah
angka: GNOME Office – Gnumeric, Microsoft Excel, Kspread, Abacus, StarOffice
Calc, Lotus 123, dan Open Office Calc.Fungsi aplikasi pengolah angka yaitu untuk
mengolah data berupa angka angka yang sering muncul di bidang bisnis, ilmiah,
perencanaan, pembuatan statistik, pembuatan lembar kerja, pengelolaan angka
untuk perhitungan sebuah data dan grafik. enis aplikasi yang sering digunakan
dalam pembelajaran yaitu Micrisoft Excel dan Kspread.
Lembar kerja Ms.Excel disebut juga Worksheet terdiri dari banyak sheet,
seperti pada gambar berikut:

• CELL adalah gabungan dari kolom dan baris. contohnya sel A1 berarti sel
tersebut terletak di kolom A baris 1
• RANGE adalah gabungan dari beberapa CELL
• COLUMN adalah sel berurutan ke bawah.
• ROW adalah sel berurutan ke samping

22
1. Memindahkan Sel Aktif (Cell Pointer)
Ms.Excel juga menyediakan fungsi untuk memindahkan sel aktif (Cell Pointer)
dengan menggunakan keyboard. Ada beberapa cara untuk memindahkan Cell
Pointer :

TOMBOL FUNGSI

←↑→↓ Memindahkan satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah

Enter Pindah satu sel ke bawah

Home Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif

Ctrl+Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif

Ctrl+End Pindah ke sel terakhir pada lembar kerja yang sedang

digunakan

PgUp Pindah satu layer ke atas

PgDn Pindah satu layer ke bawah

Alt+PgUp Pindah satu layer ke kiri

Alt+PgDn Pindah satu layer ke kanan

Ctrl+PgUp Pindah dari tab suatu lembar kerja ke tab lembar kerja
berikutnya

Ctrl+PgDn Pindah dari tab suatu lembar kerja ke tab lembar kerja
sebelumnya

2. Cara mengatur ukuran baris dan kolom :

Baris :

Caranya yaitu dengan mengklik pada batas antara satu baris dengan baris lainnya

kemudian tahan dan tarik (drag) sesuai dengan ukuran yang diinginkan

23
Kolom :

Caranya yaitu dengan mengklik pada batas antara satu kolom dengan kolom
lainnya kemudian tahan dan tarik (drag) sesuai dengan ukuran yang diinginkan

3. Memasukkan Data ke Lembar Kerja

Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti Huruf,
angka, Rumus, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke
dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :
a. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data
b. Ketikkan data yang ingin dimasukkan
c. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn

4. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan
mengikuti langkah berikut ini :
a. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri
mouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
b. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila
sudah selesai.

24
5. Menggunakan Rumus
Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke
dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan
diantaranya adalah + (penjumlahan), - (pengurangan), * (perkalian), dan ^
(perpangkatan).

6. Menghapus Data
Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke,
atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila
ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan
mengklik menu Edit, Clear, Formats.
7. Meratakan Tampilan Data

Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada
suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah
sel atau di tengah beberapa kolom tertentu.

Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni
dengan menggunakan perintah yang ada di baris menu dan toolbar.

Meratakan Data dengan Perintah di Baris Menu

a. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya
b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format
Cells akan ditampilkan
c. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment
d. Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :

25
Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat
dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify
(seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh).
Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah :
Beberapa pilihan untuk mengatur posisi teks

General Huruf ditampilkan rata kiri dan kanan

Left (Indent) Data ditampilkan rata kiri

Center Data ditampilkan rata tengah

Right Data ditampilkan rata kanan

Fill Mengisi seluruh sel dengan mengulang data

Justify Data ditampilkan pada seluruh sel secara merata

Center Across Selection Data ditampilkan di tengah-tengah beberapa kolom

yang dipilih

Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.

8. Klik OK

Meratakan Data dengan Perintah pada Toolbar

Toolbar untuk mengatur posisi teks

Data ditampilkan rata kiri

Data ditampilkan rata tengah

Data ditampilkan rata kanan

Data ditampilkan merata

26
 Data ditampilkan pada sebelah atas sel

Data ditampilkan di tengah sel

Data ditampilkan pada sebelah bawah sel

Menggabung beberapa baris/kolom dan menaruh

data baru

Di tengah baris/kolom tersebut

9. Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai

a. Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai
b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak
dialog akan tampil seperti gambar04 Kotak Dialog Format Cells – Tab Border
diatas
c. Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :

None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai •

Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range •

Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range •

• Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
• Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
• Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan
• Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang telah
anda set. Klik
• OK bila sudah selesai.

27
10. Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom

Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat
memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data2 yang terlewat. Langkah2 yang
dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :
a. Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan
disisipkan
b. Pilih dan klik di baris menu

• Shift cells right, digunakan untuk menambah sel di sebelah kanan.

• Shift cells up, digunakan untuk menambah sel atau range yang anda sorot
dan menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah bawahnya
• Entire row, digunakan untuk menambah seluruh baris pada sel atau range
yang anda sorot
• Entire column, digunakan untuk menambah seluruh kolom pada sel atau
range yang anda sorot
• Klik OK

11. Menghapus Sel, Baris atau Kolom

a. Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus
b. Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan
c. Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :

28
• Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda
sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya.
• Shift cells up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot
dan menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah bawahnya
• Entire row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range
yang anda sorot
• Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau
range yang anda sorot
• Klik OK

29
 BAB III
PENUTUP

Perangkat lunak pengolah kata mengalami perkembangan yang sangat

besar. Mungkin kita sudah terbiasa mendengar yang namanya Microsoft word dan
juga Open Office, namun belakangan ini juga muncul banyak sekali aplikasi sejenis.
Tentu saja terdapat beberapa kekurangan dan kelebihan dari masing-masing
aplikasi tersebut. Fungsi dari aplikasi piranti lunak pengolah kata ini yaitu untuk
memudahkan pengguna dalam proses mengolah kata (termasuk didalamnya;
menyusun, mengelompokkan, mengedit, membuat variasi tertentu dan
sebagainya). Selain aplikasi pengolah kata, ada juga aplikasi pengolah angka.
Beberapa aplikasi yang populer digunakan diantaranya, MS Excel, Kspread, Star
Office, Lotus 123 dll. Aplikasi ini sangat membantu guru dalam melakukan analisis
data, penyajian data dalam bentuk grafik serta fungsi-fungsi yang lain.

30
 DAFTAR PUSTAKA

Efendi, Mas U & Kuntaryadi. 2019. Modl Pengenalan Microsoft Word Bidang
Keahlian Operator Komputer. Kementerian Agama RI
Fajaryati. 2017. Modul Microsoft Word. Fakultas Teknik UNY
Katrina, 2022. Menggunakan Perangkat Lunak Pengolah Kata Tingkat Dasar.
BPPTIK KOMINFO
Kurweni Ukar, 2010. Microsoft Excel 2010, Elex media.
Kurweni Ukar & Gradiyan P, 2010 SPP Microsoft Word 2010, Elex media
Raditya. 2020. Aplikasi Pengolah Angka. http://yourraditya.com/.

31