Procurement Management

Kerangka
🔵 Pendahuluan
🔵 Peran Procurement
🔵 Identifikasi Kebutuhan
🔵 Sourcing / Pemenuhan Kebutuhan
🔵 Analisa Harga (Price vs Cost) & Negosiasi
🔵 Pengembangan Supplier
🔵 Etika Bisnis dan Pelanggaran dalam
Procurement
🔵 E-Commerce vs E-Procurement

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 2

 PENDAHULUAN

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 3

• Topik Utama

🔵 Peran Procurement Management dalam

mencapai tujuan perusahaan

🔵 Teknik perbaikan di area Procurement

sehingga dapat berjalan dengan efektif

4 School of Supply Chain and Logistics

• Tujuan
🔵 Menjelaskan peran sesungguhnya
Procurement Management dalam
mencapai tujuan perusahaan

🔵 Menjelaskan beberapa teknik untuk dapat

melakukan perbaikan di area
Procurement sehingga dapat berjalan
dengan efektif

5 School of Supply Chain and Logistics

 Latar Belakang

💹 Sering terjadi kegiatan procurement dilakukan oleh banyak pihak di

dalam suatu perusahaan
💹 Sering juga terjadi top management merasa belum perlu mempunyai
departemen khusus untuk menangani Procurement
💹 Walaupun ada departemen khusus yang menangani procurement,
sering kali aktivitas yang dilakukan hanya bersifat administratif -
untuk menerbitkan Purchase Order
💹 Fokus utama sering hanya berdasar “harga murah”

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 6

 Peran Procurement terhadap
Why ? Profit perusahaan
Meningkatkan Penjualan:
S • Mempercepat tersedia di pasar
• Meningkatkan kualitas
A
• Melakukan Inovasi
L • Menaikkan kepuasan pelanggan
E • Memperpendek Cycle and Lead
S Time

Menurunkan Biaya:
• Menurunkan harga
• Menekan biaya karena downtime
• Menghilangkan aktifitas yang non-
value added
• Mengurangi biaya supply chain
• Mengurangi inventory
C
• Menurunkan reject rate
O • Memastikan jaminan supply bahan
S baku
T • TCO (total cost of ownership)

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 7

 Peran Procurement terhadap
Why ? Return On Asset (ROA)
Labor Sales
$700,000 $5,000,000

Operating Cost Elements Minus Net Income

$400,000
Cost of Profit
Materials ($515,000)
Goods Sold Divided by Margin
$2,300,000
$3,800,000 8%
($2,185,000) ($3,685,000) Sales (10.3%)
Plus $5,000,000
Overhead Other Costs
$800,000 $800,000 Return On
Multiply Asset
10.0%
(13.0%)
Inventories Sales
$500,000 $5,000,000
Current Asset
($475,000)
Assets Divided by Turnover
$1,100,000 Rate 1.25
Assets

Account Total
Receivables ($1,075,000) (1.26)
Plus Assets
$300,000 $4,000,000
Fixed
Assets ($3,975,000) ROA akan meningkat berapa percent jika
$2,900,000 harga material dikurangi sebesar 5%?
Cash *Kenaikan penjualan 28,8% diperlukan untuk memenuhi peningkatan laba yang
dihasilkan oleh pengurangan 5% pada biaya bahan
$300,000
School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 8
 Why ? Procurement merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari Supply Chain Management
sekilas tentang SCOR Model
Supply-Chain Opera ons Reference

Plan

Suppliers’ Customers’ Customers’

Suppliers Suppliers Manufacturing Logistics
Warehouses Shops

Deliver Source Make Deliver Source Make Deliver Source Make Deliver Source

Return Return Return

Scope of Supply Chain Management

© 1996 - 2014 APICS Supply Chain Council, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. SCOR® is a registered trademark© 1996 - 2014 APICS Supply Chain Council, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. SCOR® is 11
a registered trademark

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 9

 4 Aktifitas Penting di
Procurement

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 10

 IDENTIFIKASI KEBUTUHAN

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 11

 Kebutuhan User adalah Complex
… dan sering menyebabkan konflik

• Keterlibatan sejak awal adalah sangat penting

• Pahami siapa saja stakeholders utama:

memudahkan melakukan koordinasi dan
mengambil keputusan

• Challenge apa yang disampaikan oleh user

sampai benar-benar memahami apa
sesungguhnya yang mereka butuhkan

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 12

 How ? Terlibat sejak Awal
Semakin besar 100%
kesempatan
mengoptimalkan
biaya
Dampak keputusan yang
diambil terhadap biaya
75%
Semakin flexible
dalam pemilihan
supplier dan solusi
teknis

Cost

Semakin dapat
mempengaruhi
kebutuhan users
25%
Dampak
keterlibatan
procurement
Semakin awal 0%
Procurement Plan Design Develop Produce
terlibat Time
School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 13
 Selalu “Challenge” yang disampaikan
oleh users dan klarifikasi
Besar kemungkinan setiap orang menyampaikan apa yang
dibutuhkannya dengan cara yang berbeda-beda, disebabkan oleh
perbedaan dalam:
• Informasi
• Expertise atau knowledge
• Pengalaman
• Kepentingan
• Ekspektasi atau Tujuan
• Persepsi
• Jaringan atau Network
• dll.
School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 15
 Kesempatan pertama dan efektif dalam
melakukan penghematan, dengan melakukan
Challenge Kebutuhan
Sering yang disampaikan oleh user BUKAN
yang dibutuhkan tetapi yang diinginkan

“Kebutuhan” “Keinginan”

Why?
Why?
Why?
Why?
Why?

PENTING : Kesempatan terbesar dari cost optimisasi BUKAN dicapai melalui negosiasi melainkan
dengan “challenge” kebutuhan

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 16

 Masalah yang Sering Muncul
dengan Specification
🚫Tidak jelas
🚫Memberi batasan terhadap kompetisi
🚫Toleransi yang berlebihan

• Selalu challenge untuk memahami alasan yang

sebenarnya terhadap specification yang diberikan
• Be Rational: specification yang terlalu ketat selalu
mempunyai dampak ke harga dan membatasi kompetisi

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 17

• Standardisasi
Suatu standard adalah identifikasi uniform yang
disetujui bersama.
• Standardisasi saat ini menjadi suatu cara yang
umum untuk menciptakan customization secara
masif
• Contoh: berbagai jenis model laptop sering kali
memiliki DVD player modul yang sama

Ada 3 jenis standard yang dapat kita temukan:

• International standard
• Industry atau National standard
• Company standard
18
 Contoh Material Standarization
Description

Mini Backwall
Multiplek 18 mm
Multiplek 12 mm
HPL Arborite Snow White
Acrylic 3 mm Milky 30 x 132 u/ Box Visual
Acrylic 2 mm Clear 30 x 132 u/ Cover
Sticker Digital Printing 15 x 116
Duratrans 17 x 82
Kaca 8 mm uk. 38 x 108
Shelf Talker Acrylic 0,6 mm Clear
Acrylic 2 mm Clear u/ Stopper Shelving
T4 21 watt Klauss u/ shelving
Ambalan Pen
Biaya Tukang Kayu

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 20

 PEMENUHAN KEBUTUHAN
(SOURCING)

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 21

 Definisi

SUPPLIER
or

VENDOR
or

SUBCONTRACTOR

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 22

 TIPE PERUSAHAAN

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 23

 DEFINISI
• Perusahaan Jasa: perusahaan yang menjual produk berupa jasa
• Perusahaan Manufaktur : badan usaha yang mengubah barang mentah menjadi
barang setengah jadi atau barang jadi yang memiliki nilai jual. Dalam proses
pengolahannya, perusahaan mengoperasikan mesin, peralatan, dan tenaga kerja
dalam satu medium

• Perusahaan Konstruksi/EPC :usaha yang memberikan pelayanan jasa

perencanaan, perancangan, pengawas proyek dan manajemen konstruksi serta
pembangunan, pemeliharaan, instalasi, perbaikan dan renovasi termasuk
pembongkaran bangunan atau struktur, sistem, utilitas bangunan, fasilitas industri
serta bentuk fisik lainny

• Perusahaan Pengerah Tenaga Kerja :sebuah perusahaan yang menyediakan jasa

sekaligus sebagai penyalur tenaga kerja yang mempunyai kemahiran dalam bidang
tertentu, terutama pada sebuah perusahaan yang membutuhkan tenaga pihak
penyalur.
School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on
 Informasi mengenai
Potential Supplier

• Supplier web sites • File korespondensi

• Supplier informasi file (brochures)
• Supplier catalogs • Personel bagian
• Trader registers and Sales
directories
• Trade journals • Trade shows
• Phone directories • Informasi dari user
• Buyer dari
perusahaan lain

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 25

 Dari Supply Market
menjadi Active List
Active List
Active Selection + RFXs
Suppliers

Sourcing
Short List
Audits / visits

Panel Potential Suppliers

RFI + Questionnaires

Global
Market Category Supply Market
Market analysis

32

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 26

 Lakukan Evaluasi dari
Potential Suppliers yang Ada

2 pertanyaan mendasar yang harus

dilakukan evaluasi:
• Apakah supplier tersebut memiliki
kemampuan untuk memenuhi requirement
kita ? (aspek teknikal)

• Apakah supplier tersebut memiliki motivasi

untuk memenuhi requirement kita ? (aspek
bisnis)

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 27

 PRICE VS COST

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 29

School of Supply Chain and Logistics | Where you learn hands-on 30