Bahan Belajar

Menerima dan Memproses

Meservasi
Pendidikan Kesetaraan Program Paket C Mahir Daring

Disusun Oleh:
TIM KETERAMPILAN

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Pusat Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat
(PP PAUD dan Dikmas) Jawa Barat
Tahun 2017
Kata Pengantar
Pendidikan Kesetaraan Program Paket C Mahir dalam Jaringan dikembangkan untuk
memberikan layanan bagi masyarakat yang membutuhkan pendidikan namun terhambat pada
waktu dan jarak. Pembelajaran Pendidikan Kesetaraan Program Paket C Mahir dalam Jaringan
dirancang agar peserta didik mampu belajar mandiri sehingga peserta didik dapat menentukan
kebutuhan belajarnya, merumuskan tujuan belajaranya, mengidentifikasi sumber belajar,
memilih dan melaksanakan strategi belajar serta mampu mengukur hasil belajarnya. Dengan
kata lain, peserta didik dapat menentukan bagaimana, kapan dan dimana dia akan belajar.
Namun demikian untuk membantu peserta didik dalam memperoleh sumber belajar, maka
disediakan media pembelajaran dalam bentuk modul dan audiovisual.
Modul dikembangkan untuk untuk tiga belas mata pelajaran, yaitu 1) Pendidikan Agama Islam,
2) Pendidikan kewarganegaraan, 3) Bahasa Indonesia, 4) Bahasa Inggris, 5) Matematika, 6)
Sejarah Indonesia, 7) geografi, 8) ekonomi, 9) Sosiologi, 10) Sejarah Peminatan, 11) Seni
Budaya, 12) Pendidikan jasmani, olahraga dan kesehatan, 13) Keterampilan fungsional (house
keeping). Modul ini diharapkan mampu mempermudah penyajian pesan, mengatasi
keterbatasan waktu dan ruang peserta didik, serta mengembangkan kemampuan peserta didik
dalam menggali dan berinteraksi langsung dengan lingkungan dan sumber belajar lainnya.
Guna memudahkan peserta didik dalam mempelajari materi yang ada, modul memuat
deskripsi, petunjuk penggunaan modul, standar kompetensi, peta konsep dan kegiatan belajar.
Kegiatan Belajar yang memuat tujuan pembelajaran, uraian materi, rangkuman dan latihan
soal. Tugas dan kunci jawaban akan disampaikan terpisah melalui aplikasi pembelajaran paket
c dalam jaringan, paketcdaring.seamolec.org.
Semoga Bermanfaat.

Penulis

i
Daftar Isi
Contents
Kata Pengantar ............................................................................................................................... i
Daftar Isi .........................................................................................................................................ii
Petunjuk Penggunaan ...................................................................................................................iii
Pendahuluan ................................................................................................................................. 1
A. Standar Kompetensi .......................................................................................................... 1
B. Kompetensi dasar.............................................................................................................. 1
C. Deskripsi ............................................................................................................................ 1
D. Waktu ................................................................................................................................ 1
KEGIATAN BELAJAR Menerima dan Memproses Meservasi ....................................................... 2
A. Tujuan Pembelajaran ........................................................................................................ 2
B. Uraian Materi .................................................................................................................... 2
C. Rangkuman ..................................................................................................................... 10
D. Latihan ............................................................................................................................ 11
Daftar Pustaka ............................................................................................................................. 13

ii
Petunjuk Penggunaan
Bahan Belajar ini diperuntukkan bagi peserta didik Paket C Mahir dalam jaringan derajat 1. Proses
pembelajaran dikemas dalam bentuk modul, masing-masing modul saling berurutan dan menjadi satu
kesatuan pemahaman untuk dihayati dan diamalkan. Cepat atau lambatnya penyelesaian modul
tersebut sangat tergantung pada kesungguhan dan kerajianan anda mempelajarinya.

A. Cara Belajar
Cara belajar anda akan menentukan penguasaan dan keberhasilan anda sebagai peserta didik
paket C Mahir dalam jaringan derajat 1. Ikutilah petunjuk belajar ini agar anda dapat memahami isi
bahan belajar ini dengan baik.
1. Yakinkan diri anda bahwa anda telah siap untuk belajar.
2. Tenangkan pikiran dan pusatkan perhatian anda pada bahan belajar yang akan anda pelajari.
3. Berdoalah sejenak sesuai agama dan keyakinan anda dan sekarang anda siap untuk belajar.
4. Baca dan pahami deskripsi isi dari setiap bahan belajar, agar anda dapat mengetahui apa yang
harus dipelajari dari isi bahan belajar.
5. Baca dan pahami secara mendalam tujuan yang harus dicapai setelah melakukan
pembelajaran
6. Bacalah uraian materi secara seksama. Tandai dan catat materi yang belum/kurang anda
pahami.
7. Diskusikan materi-materi yang belum dipahami dengan teman, tutor/pendidik, dan/atau
orang yang dianggap ahli dalam bidang ini melalui chat, e-mail, forum diskusi atau bertanya
langsung saat video converence.
8. Anda juga dapat mempelajari materi melalui media yang tersedia seperti video, ppt, dan
gambar. Media yang ada karena akan lebih memudahkan anda mempelajari materi/isi yang
diuraikan.
9. Carilah sumber atau bacaan lain yang relevan dengan untuk menunjang pemahaman dan
wawasan tentang materi yang sedang anda pelajari.
10. Kerjakan soal latihan /evaluasi dalam modul atau dalam aplikasi untuk mengukur tingkat
penguasaan materi sebagai hasil pembelajaran.
11. Kerjakan soal ujian modul sebagai syarat untuk membuka modul berikutnya.
12. Jika hasil anda belum memuaskan jangan putus asa, cobalah lebih giat lagi belajar.

B. Pengukuran kemampuan Belajar

1. Jawablah pertanyaan ujian modul dalam aplikasi setiap akhir modul
2. Jawaban benar atau salahakan terlihat langsung dalam setiap pertanyaan.
3. Hasil ujian modul akan langsung keluar setelah anda selesai menyelesaikan seluruh soal.
Arti tingkat penguasaan yang capai:
90 - 100 = baiksekali
80 - 89 =baik
70 - 79 =cukup
- 69% =kurang

iii
 Jika anda mencapai tingkat penguasaan 70 atau lebih, maka anda dapat melanjutkan
dengan modul berikutnya.
Tetapi jika nilai anda di bawah 69, anda diharuskan untuk mengulang mempelajari modul
terutama pada bagian yang belum anda kuasai.

4. Setelah anda mempelajari seluruh modul pada setiap matapelajaran, cobalah anda sekali lagi
mengerjakan latihan pada setiap modul.
5. Jika secara keseluruhan anda telah mencapai tingkat penguasaaan 80 atau lebih, maka anda
sudah siap menempuh ujian naik derajat.

iv
Pendahuluan
A. Standar Kompetensi
Menerima dan Memproses Reservasi

B. Kompetensi dasar
Menerima dan mencatat permintaan reservasi

C. Deskripsi
Modul ini menjelaskan tentang proses menerima dan mencatat permintaan
reservasi. Hasil belajar yang akan dicapai yaitu peserta didik bisa memahami proses
menerima dan mencatat reservasi ketika bekerja sebagai house keeping di sebuah
hotel.
Unit ini berhubungan dengan keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan
untuk membuat reservasi. Fokus penjualan bagi staf reservasi ditemukan dalam
unit Mempromosikan dan Menjual Produk dan Layanan.

D. Waktu
2 x 45 menit

1
 KEGIATAN BELAJAR Menerima dan Memproses Meservasi

A. Tujuan Pembelajaran
1. Ketersediaan reservasi yang diminta ditentukan secara benar dan disarankan
secara sopan kepada pelanggan.
2. Pilihan alternatif ditawarkan jika booking yang diminta tidak tersedia termasuk
pilihan
3. Informasi dan saran tentang fasilitas hotel serta layanan ditawarkan secara pro-
aktif.
4. Pertanyaan-pertanyaan tentang biaya dan bentuk-bentuk produk lain dijawab
secara tepat
5. Profil/riwayat pelanggan diperiksa dan informasi digunakan untuk membantu
dalam membuat reservasi dan untuk meningkatkan layanan konsumen.
6. Data pelanggan dicatat pada saat pemesanan secara akurat
7. Permintaan khusus dicatat secara jelas dan akurat sesuai dengan persyaratan
perusahaan
8. Rincian pembayaran dicatat secara akurat
9. Keterangan rinci dikonfirmasikan dan disetujui oleh pelanggan.
10. Reservasi dilengkapi dan diarsip dengan baik sehingga mempermudah akses
pencarian & mudah dimengerti oleh orang lain

B. Uraian Materi
1. Pendahuluan
Berbicara mengenai reservasi (pemesanan kamar), terlebih dahulu kita perlu
mengetahui defenisi dari reservasi itu sendiri. Reservasi adalah suatu
permintaan untuk memperoleh sejumlah kamar yang dilakukan beberapa
waktu sebelumnya melalui berbagai sumber dengan menggunakan berbagai
cara pemesanan untuk memastikan bahwa tamu akan memperoleh kamar
tersebut pada waktu kedatangannya atau check-in.
Bagian reservasi merupakan salah satu bagian yang terpenting pada kantor
depan hotel, sebab tinggi rendahnya pemesanan kamar atas kamar-kamar
hotel tergantung pada bagian ini. Hal ini disebabkan pihak hotel tidak
mengharapkan jumlah tamu yang sebanyak-banyaknya dari tamu yang walk-in.
Tindakan menerima reservasi dinamakan sebagai tindakan menjual kamar,
dimana sebelum tamu datang atau tiba di hotel maka tamu terlebih dahulu
harus melakukan reservasi guna mendapatkan kepastian akan tersedianya

2
 kamar. Pemesanan kamar dapat dilakukan tamu beberapa hari atau beberapa
minggu sebelumnya.
2. Ruang lingkup operasional bagian reservasi
Ruang lingkup operasional bagian reservasi adalah :
1. Menerima seluruh pemesanan kamar dari berbagai sumber dan cara
pemesanan.
2. Melaksanakan proses pemesanan kamar termasuk konfirmasi mengenai
proses kedatangan dan keberangkatan tamu.
3. Melaksanakan proses pengarsipan dan menyimpan arsip pesanan tamu
sesuai dengan urutan abjad dan tanggal pada saat pemesanan tersebut
diterima.
4. Membuat evaluasi atas pemesanan kamar yang diterima khususnya untuk
pesanan yang pasti.
5. Melakukan pengecekan situasi jumlah kamar dan jenis kamar yang terjual
dan yang belum terjual.

Data-data yang diperlukan pada saat menerima reservasi adalah :

a. Nama lengkap dari tamu yang akan menginap di hotel.
b. Tanggal kedatangan tamu dan keberangkatan tamu.
c. Nama si pemesan, alamat dan nomor telepon.
d. Cara pembayaran.
e. Ditanyakan pula apabila ada permintaan kamar oleh tamu.
f. Tanggal dan jatuh tempo pada saat menerima pesanan kamar
3. Tugas dan Tanggungjawab
Adapun tugas dan tanggung jawab bagian reservasi adalah :
a. Membantu tamu dalam mempermudah pemesanan kamar hotel.
b. Menerima pemesanan kamar, mengisi reservation forms dan membuat
reservation slip.
c. Melakukan persetujuan terhadap pemesanan kamar ataupun melakukan
penolakan dikarenakan sudah fully booked (sudah penuh dipesan).
d. Melakukan penataan reservation rack dan reservation chart.
e. Melakukan dokumentasi dan korespondensi reservasi.
f. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan confirmation letter/ voucher/
notice.
g. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan room reservation forecast.
h. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan to day expected arrival and
departure list.
i. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan group information form
j. Melaksanakan koreksi-koreksi data dari setiap mutasi atau perubahan yang
ada dalam kaitannya dengan kegiatan reservasi.

3
 k. Menguasai berbagai isyarat atau kode-kode international (spelling word,
telegraph code).
l. Menguasai secara pasti tentang fasilitas kamar dan penguasaan data
tentang status kamar untuk periode yang akan datang.
m. Menjalin dan membina hubungan dengan tamu.
n. Menghadiri briefing secara berkala.
o. Memelihara suasana kerja yang sehat.

4. Jenis Harga Kamar

Pada dasarnya harga kamar dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu; normal
rate/rack rate/published rate dan harga kamar khusus yang terdiri dari:
 Weekend rate
Harga kamar yang diberlakukan pada hari jum’at, sabtu dan minggu. Harga
kamar weekend diberlakukan untuk hotel bisnis umumnya lebih rendah
dibandingkan dengan hari kerja (weekdays) sedangkan untuk
hotel resort harga kamarweekend yang dikenakan justru lebih mahal
dibandingkan dengan hari weekdays, hal ini disebabkan permintaan kamar
pada hari libur meningkat.
 Package rate; harga yang diberlakukan sudah termasuk dengan aktivitas dan
fasilitas yang ditentukan, harga ini seperti:honeymooner package, new year
package, ramadhan package, christmas package, long staying package, dsb.
 Corporate rate; harga kamar yang diberlakukan untuk perusahaan atau
perorangan yang sudah ada kerjasama dengan hotel.
 Government rate; harga kamar diberlakukan untuk tamu yang berasal dari
kantor pemerintah.
 Membership rate; harga kamar yang diberlakukan khusus untuk tamu yang
sudah menjadi member/anggota klub hotel, keanggotaan ini biasanya akan
dikenakan biaya tahunan yang besarnya tergantung pada jenis
keanggotaannya.
 Travel agent rate; harga kamar yang diberlakukan untuk tamu yang berasal
dari biro perjalanan, harga kamar yang diberikan sesuai dengan harga yang
sudah tertera pada surat perjanjian (contract rate).
 Group rate; harga kamar khusus yang diberikan kepada tamu rombongan,
dimana banyaknya jumlah kamar minimalnya yaitu 8 kamar.
 Long staying guest rate; harga kamar khusus untuk tamu yang menginap di
hotel untuk jangka waktu yang relatif lama, umumnya menginap minimal
selama 12 malam.
 Day use rate/day rate; harga kamar khusus untuk tamu yang menginap di
hotel jika kurang dari satu malam.

4
  Complimentary rate; hotel tidak memberlakukan harga kamar, hal ini
dilakukan dalam rangka mempromosikan fasilitas hotel.
 Family plan rate; harga kamar yang diberlakukan khusus untuk tamu
keluarga, dimana anak yang berusia 12 tahun tidak dikenakan biaya
tambahan jika berada di dalam satu kamar dengan dengan orangtuanya.
 Airline rate; harga kamar khusus untuk tamu yang berasal dari perusahaan
penerbangan, harga kamar diberlakukan untuk pilot, co-pilot atau
penumpang apabila pesawatnya dibatalkan atau ditunda keberangkatannya.
 Internet rate: harga khusus yang diberlakukan untuk tamu yang memesan
kamar melalui internet/e-mail.
5. Manfaat pemesanan kamar
Ada beberapa manfaat yang diperoleh hotel dalam proses pemesanan kamar,
yaitu:
a. Hotel akan mendapatkan informasi dari calon tamu sebelum tamu tiba,
sehingga hotel menyiapkan perlengkapan yang diperlukan pada saat check
in.
b. Hotel dapat memblocking kamar, sehingga tingkat hunian kamar dapat
diketahui dalam jangka waktu tertentu.
c. Hotel dapat membuat perkiraan, sehingga perkiraan tingkat hunian kamar
pada periode tertentu pula sehingga memudahkan pengaturan kebutuhan
dan pelayanan kepada pihak tamu.

Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh jika tamu melakukan pemesanan

kamar yaitu:
a. Tamu mendapatkan kamar yang telah dipesan sudah tersedia pada saat
check in.
b. Tamu dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan selama
menginap di hotel.

6. Klasifikasi reservasi
Klasifikasi reservasi (classification of reservations)terdiri dari :
a. Individual reservation
Pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan, atau sebuah
keluarga. Pemesanan kamar ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu
atau oleh agen. Harga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket
(normal rates/package rates/ family plan rates).
b. Gorup reservation. Pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan
atau perusahaan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali
harga yang diberikan adalah harga diskon (discount rates/ group rates).
c. Conference reservation

5
 Pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan
pertemuan di hotel. Pemesanan kamar ini biasanya dibuat oleh sebuah
organisasi, perusahaan, atau suatu asosiasi. Harga kamar yang diberikan
biasanya adalah harga komersial.
7. Tipe media dan sumber pemesanan kamar
Tipe, media, dan sumber pemesanan kamar/means and sources of reservations
a. Tipe pemesanan kamar/types of reservation
Pemesanan kamar bergaransi/guaranteed reservation
Guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang disertai
dengan jaminan pembayaran. Tujuan dari jaminan ini adalah untuk
mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang
telah dilakukan. Kebijakan ini umumnya dilakukan pada saat musim ramai
(peak season/ high season).
Adapun jenis-jenis dari guaranteed reservation adalah :
1. Pre-payment
Pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu
untuk sejumlah harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal
sebelum mereka mempergunakan fasilitas/menempati kamar.
2. Credit card.
Jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan
tagihan kartu kredit. Jaminan ini yang paling umum digunakan untuk
saat ini.
1. Advance deposit.
Pembayaran yang dikirimkan/dibayarkan oleh
calon tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu, paling sedikit
pembayaran harga kamar untuk satu malam atau lebih dan kurang
dari harga keseluruhan selama tinggal.
2. Contractual agreement (corporate).
Sebuah bentuk kerja sama di mana perusahaan menyetujui untuk
membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut
dilakukan bila kamar digunakan atau tidak digunakan sesuai dengan
yang sudah tertera pada surat kesepakatan.
3. Travel agent voucher.
Jaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak biro perjalanan
yang jaminannya berupa voucher.
b. Pemesanan kamar tidak bergaransi/non-guaranteed reservation
Non guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang
tidak disertai jaminan apa pun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar
yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang telah
ditentukan saat tanggal kedatangan. Umumnya batas waktu tersebut

6
 adalah pukul 18.00 waktu setempat. Hal ini sering disebut juga dengan
istilah 6 pm release.

c. Confirmed reservation
Pemesanan kamar yang telah disetujui oleh pihak hotel dengan bukti surat
kepastian tentang pemesanan kamar(confirmation letter) yang dikirimkan
kepada tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus dibawa oleh
tamu pada saat check-in sebagai bukti untuk memperoleh kamar.

8. Media Pemesanan Kamar

Media pemesanan kamar adalah alat penghubung yang digunakan oleh pihak
pemesan dengan pihak hotel. Media pemesanan kamar tersebut adalah:

a. Telephone
Suatu cara yang paling banyak dilakukan, karena mudah, cepat dan
menghemat waktu. Kelemahan dari sistem ini adalah apabila ada
kekeliruan pemesanan dan menimbulkan keluhan dari tamu, serta didapat
bukti karena pembicaraan tidak direkam. Sedangkan kelemahan lain adalah
jika ada pemesanan dari luar negeri dan penerima kurang dapat
menangkap dialek bahasa asal penelpon akan mengalami kesulitan
sehingga terjadi kesalahan dalam mengisi reservation form.
a. Letter (surat)
Pemesanan melalui surat banyak dilakukan terutama untuk
pemesanan dalam jumlah besar (group) dengan maksud untuk
pertemuan, istirahat, tour, penggunaan surat lebih efisien karena informasi
yang disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami, serta ada bukti yang
nyata apabila timbul kesalahan mengenai pemesanan kamar.
b. Telex
Telex adalah alat pemesanan kamar yang cukup modern pada waktu
itu, yaitu cepat diterima serta ada bukti, cara mengirimnya dengan
menggunakan kode-kode tertentu, namun dengan perkembangan
teknologi computer yang semakin canggih, para calon tamu, kebanyakan
lebih suka dengan menggunakan email/fax.
c. Facsimile
Metode pemesanan kamar dengan menggunakan fotokopi jarak jauh,
sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima. Ini
merupakan alat komunikasi yang sangat baik, sama cepatnya dengan
telepon. Di samping memiliki kecepatan yang sama dengan telepon namun
facsimile memiliki kelebihan dalam penggunaannya di mana kedua belah

7
 pihak mempunyai tanda bukti sebagai konfirmasi dan setiap saat dapat
dikirim.

d. Computer
Penggunaan komputer biasanya banyak dipergunakan pada perusahaan
besar maupun pada hotel-hotel yang bertaraf internasional yang
mempunyai hubungan kerja sama dengan hotel lain (hotel chain). Melalui
komputer pemesan dapat mengetahui apakah kamar masih tersedia atau
penuh.
e. Personal (langsung)
Reservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara
langsung datang ke hotel.

9. Sumber-sumber Reservasi
Yang dimaksud dengan sumber-sumber pemesanan kamar adalah asal usul
datangnya pemesanan kamar yang dibuat oleh berbagai pihak. Adapun sumber-
sumber pemesanan kamar tersebut adalah:
a. Perusahaan
b. Biro/agen perjalanan
Sumber pemesanan kamar dari travel agent dapat
digolongkan menjadi dua yaitu:
 FIT (Free Independent Traveler/ Free Individual Traveler).
 GIT (Group Inclusive Tour) atau orang-orang yang mengadakan
perjalanan dalam suatu kelompok, biasanya di dalam GIT sudah
termasuk paket perjalanan, minimal jumlah kamar dalam grup
sebanyak kamar.
c. Airlines companies
Sumber pemesanan kamar yang diperoleh dari perusahaan penerbangan,
antara lain awak kabin, kantor-kantor perwakilan yang tersebar di dalam
maupun di luar negeri.
d. Kantor pemerintahanPejabat pemerintahan serta tamu yang berasal dari
perusahaan negara/BUMN.
e. Hotel representative

10. Contoh percakapan ketika memproses reservasi (walk In)

Hotel: Good afternoon. Welcome to the Grand City Hotel. How may I help
you?
Guest: I have a reservation for today. It's under the name of Hannighan.
Hotel: Can you please spell that for me, sir?

8
Guest: Sure. H-A-N-N-I-G-H-A-N.
Hotel: Yes, Mr. Hannighan, we've reserved a double room for you with a view
of the ocean for two nights. Is that correct?
Guest: Yes, it is.
Hotel: Excellent. We already have your credit card information on file. If you
will just sign the receipt along the bottom, please.
Guest: Whoa! Five hundred and ninety dollars a night!
Hotel: Yes, sir. We are a five star hotel .
Guest: Well, fine. I'm here on business anyway, so at least I'm staying on the
company's dime. What's included in this cost anyway?
Hotel: A full Continental buffet every morning, free airport shuttle service,
and use of the hotel's safe are all included.
Guest: So what's not included in the price?
Hotel: Well, you will find a mini-bar in your room. Use of it will be charged to
your account. Also, the hotel provides room service, at an
additional charge of course.
Guest: Hmm. Ok, so what room am I in?
Hotel: Room 487. Here is your key. To get to your room, take the elevator on
the right up to the fourth floor. Turn left once you exit the elevator
and your room will be on the left hand side. A bellboy will bring
your bags up shortly.
Guest: Great. Thanks.
Hotel: Should you have any questions or requests, please dial 'O' from your
room. Also, there is internet available in the lobby 24 hours a
day.
Guest: Ok, and what time is check-out?
Hotel: At midday, sir.
Guest: Ok, thanks.
Hotel: My pleasure, sir. Have a wonderful stay at the Grand City Hotel
ARTINYA:
Hotel: Selamat siang. Selamat datang di Grand City Hotel. Bisakah saya
membantu anda ?
Tamu: Saya memiliki reservasi untuk hari ini. Ini atas nama Hannighan.
Hotel: Bisakah Anda mengejanya untuk saya, pak?
Tamu: Tentu. H-A-N-N-I-G-H-A-N.
Hotel: Ya, Mr Hannighan, kami telah memesan kamar double room untuk
Anda dengan pemandangan laut untuk dua malam. Apakah itu benar?
Tamu: Ya, itu.

9
 Hotel: baik. Kita sudah memiliki informasi kartu kredit Anda pada file. Jika
Anda hanya akan menandatangani tanda terima di sepanjang bagian
bawah, silakan.
Tamu: Whoa! Lima ratus sembilan puluh dolar per malam!
Hotel: Ya, Pak. Kami adalah sebuah hotel bintang lima setelah semua.
Tamu: Nah, baik. Aku di sini untuk bisnis, jadi setidaknya aku tinggal di
sepeser perusahaan. Apa yang termasuk dalam biaya ini sih?
Hotel: Sebuah penuh Kontinental prasmanan setiap pagi, layanan antar-
jemput bandara gratis, dan penggunaan hotel aman semua
termasuk.
Tamu: Jadi apa yang tidak termasuk dalam harga?
Hotel: Nah, Anda akan menemukan sebuah mini-bar di kamar Anda.
Penggunaan akan dibebankan ke rekening Anda. Juga, hotel ini
menyediakan layanan kamar, dengan biaya tambahan tentu saja.
Tamu: Hmm. Ok, jadi apa ruangan saya geluti?
Hotel: Room 487. Inilah kunci Anda. Untuk sampai ke kamar Anda, melalui lift
di sebelah kanan sampai ke lantai empat. Belok kiri setelah Anda keluar dari
lift dan kamar Anda akan berada di sisi kiri. Portir akan membawa tas Anda
segera.
Tamu: baik. Terima kasih.
Hotel: Jika Anda memiliki pertanyaan atau permintaan, silakan menghubungi
'O' dari kamar Anda. Juga, ada internet yang tersedia di lobi 24 jam
sehari.
Tamu: Ok, dan kapan check-out?
Hotel: Pada tengah hari, Pak.
Tamu: Ok, terima kasih.
Hotel: Sama-sama, Pak. Nikmati tinggal yang indah di Grand City Hotel

C. Rangkuman
Reservasi adalah suatu permintaan untuk memperoleh sejumlah kamar yang
dilakukan beberapa waktu sebelumnya melalui berbagai sumber dengan
menggunakan berbagai cara pemesanan untuk memastikan bahwa tamu akan
memperoleh kamar tersebut pada waktu kedatangannya atau check-in.
Ruang lingkup operasional bagian reservasi adalah :
1. Menerima seluruh pemesanan kamar dari berbagai sumber dan cara
pemesanan.
2. Melaksanakan proses pemesanan kamar termasuk konfirmasi mengenai
proses kedatangan dan keberangkatan tamu.

10
 3. Melaksanakan proses pengarsipan dan menyimpan arsip pesanan tamu
sesuai dengan urutan abjad dan tanggal pada saat pemesanan tersebut
diterima.
4. Membuat evaluasi atas pemesanan kamar yang diterima khususnya untuk
pesanan yang pasti.
5. Melakukan pengecekan situasi jumlah kamar dan jenis kamar yang terjual dan
yang belum terjual.

Klasifikasi reservasi (classification of reservations) yaitu Individual reservation,

Group reservation, Conference reservation

Media Pemesanan Kamar

Media pemesanan kamar tersebut adalah:
a. Telephone
b. Letter (surat)
c. Telex
d. Facsimile
e. Computer
f. Personal (langsung)

D. Latihan

1. Pengertian reservasi adalah....

A. Suatu permintaan untuk memperoleh sejumlah kamar yang dilakukan
beberapa waktu sebelumnya melalui berbagai sumber dengan
menggunakan berbagai cara pemesanan untuk memastikan bahwa tamu
akan memperoleh kamar tersebut pada waktu kedatangannya atau check-
in.
B. Permintaan sejumlah kamar yang dilakukan beberapa waktu sebelumnya
melalui berbagai sumber dengan beberapa cara dan ketentuan
C. Permintaaan sejumlah kamar yang dilakukan beberapa waktu sebelumnya
untuk berbagai keperluan
D. Proses dan prosedur mengisi Nama lengkap dari tamu yang akan menginap
di hotel., Tanggal kedatangan tamu dan keberangkatan tamu, Nama si
pemesan, alamat dan nomor telepon, Nama orang tua dan jumlah yang
akan menginap
2. Sebutkan minimal 4 data Data-data yang diperlukan pada saat menerima
reservasi !
A. Cara pembayaran, Ditanyakan pula apabila ada permintaan kamar oleh
tamu, nama perusahaan tempat bekerja, No kendaraan

11
 B. Nama lengkap dari tamu yang akan menginap di hotel., Tanggal kedatangan
tamu dan keberangkatan tamu, Nama si pemesan, alamat dan nomor
telepon, jumlah yang akan menginap
C. Nama lengkap dari tamu yang akan menginap di hotel., Tanggal kedatangan
tamu dan keberangkatan tamu, Nama si pemesan, alamat dan nomor
telepon Cara pembayaran, Ditanyakan pula apabila ada permintaan kamar
oleh tamu.
D. Nama dari teman tamu yang akan menginap di hotel,Tanggal kepulangan
tamu dan keberangkatan tamu, Nama si pemesan, alamat dan nomor
telepon, jumlah yang akan menginap,
3. Profil/riwayat pelanggan diperiksa biasanya untuk keperluan...
A. Membantu dalam membuat reservasi
B. Membantu dalam membuat reservasi dan meningkatkan layanan
konsumen
C. Membantu dalam membuat reservasi yang terbuka
D. Membantu dalam membuat reservasi dan meningkatkan layanan
konsumen dengan benar
4. Simak lah percakapan berikut :
Guest: So what's not included in the price?
Hotel: Well, you will find a mini-bar in your room. Use of it will be charged
to your account. Also, the hotel provides room service, at an additional
charge of course.

Contoh diatas adalah pertanyaan tentang....

A. Biaya dan bentuk produk lain dijawab secara tepat
B. Biaya yang dijawab secara secara benar
C. Pertanyaan seputar fasilitas hotel
D. Dialog tamu dan petugas hotel tentang kewajiban tamu selama menginap

5. Simaklah jawaban beirkut :

Hotel: Should you have any questions or requests, please dial 'O' from your
room. Also, there is internet available in the lobby 24 hours a day

Isi jawaban tersebut menyiratkan tentang .....

A. tugas penerima tamu dalam mencatat permintaaan khusus dicatat
secara jelas dan akurat
B. tugas penerima tamu dalam menulis permintaan khusus
C. tugas penerima tamu dalam mencatat keinginan tamu
D. tugas mencatat harapan tamu

12
Daftar Pustaka

http://yunitaherna.blogspot.co.id/
http://www.studybahasainggris.com/contoh-dialog-percakapan-booking-hotel-
atau-pemesanan-hotel/
http://learnhotel.blogspot.co.id/2014/07/10-percakapan-front-office-
beserta.html

13