MENENTUKAN KEBUTUHAN

PELATIHAN INDIVIDU
.

N.78SPS02.010.1
 DESKRIPSI UNIT :
Unit kompetensi ini berhubungan dengan pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang dibutuhkan
dalam mengidentifikasi, membandingkan dan merumuskan kebutuhan pelatihan individu.

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

1. Menentukan kompetensi 1.1 Tugas dan fungsi jabatan atau uraian tugas/pekerjaan (job describtion)
individu/jabatan/pekerjaan diidentifikasi dengan mengacu kepada job describtion;
1.2 Standar kompetensi yang diperlukan untuk mendukung tugas dan fungsi jabatan
ditentukan berdasarkan hasil pemetaan;
2. Membandingkan 2.1 Jenis kompetensi yang dimiliki individu diidentifikasi kesesuaian dengan
kompetensi yang dimiliki aktualnya;
individu/jabatan/pekerjaan 2.2 Kompetensi yang dimiliki oleh individu dan kompetensi yang dibutuhkan oleh
pekerjaan dibandingkan untuk menentukan kesenjangannya;
3. Merumuskan kebutuhan 3.1 Kesenjangan kompetensi antara harapan dengan kenyataan dianalisis untuk
pelatihan untuk individu menentukan kebutuhan pelatihan yang tepat;
3.2 Kebutuhan pelatihan untuk individu diidentifikasi berdasarkan kebutuhan
kompetensi jabatan;
3.3 Kebutuhan pelatihan individu yang terkait dengan pekerjaanya dirumuskan;
 CAPAIAN UNIT KOMPETENSI

KEBUTUHAN PELATIHAN INDIVIDU DAPAT DITENTUKAN

 KRITERIA CAPAIAN
1. Mengidentifikasi tugas dan fungsi jabatan melalui analisis jabatan;
2. Mengidentifikasi kompetensi yang dimiliki individu;
3. Membandingkan kompetensi yang dimiliki individu dengan
kompetensi yang dibutuhkan oleh pekerjaan atau jabatan guna
menentukan kesenjangannya;
4. Menganalisis kesenjangan kompetensi antara harapan dengan
kenyataan untuk menentukan kebutuhan pelatihan yang tepat;
5. Merumuskan kebutuhan pelatihan individu terkait dengan
pekerjaannya;
 POKOK PEMBAHASAN

1. Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Need Analysis-TNA);

2. Analisis Jabatan;
3. Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan;
4. Tatacara Melakukan Pengukuran Kompetensi;
5. Hasil Pemetaan Kompetensi;
6. Tatacara Mengidentifikasi Standar Kompetensi Jabatan/ Individu
7. Tatacara Membandingkan Kompetensi Individu dengan Jabatan
8. Merumuskan Kebutuhan Pelatihan Individu
 TRAINING NEED ANALYSIS (TNA)

•Adalah proses kegiatan menentukan kebutuhan pelatihan

dan pengembangan potensi pegawai;

•Kegiatan sebelum melakukan pelatihan dan merupakan

bagian terpadu dalam merancang pelatihan untuk
memperoleh gambaran komprehensif tentang materi dan
strategi pembelajaran yang sebaiknya diterapkan agar
pelatihan memberikan manfaat yang optimal;
 JENIS TNA

• TNA Makro yaitu analisa yang bertujuan untuk menentukan

kebutuhan pelatihan berdasarkan geografi atau wilayah/daerah
tertentu, misalnya provinsi, kabupaten/kota atau kecamatan, baik
kebutuhan pelatihan saat ini maupun pada masa yang akan datang;
• TNA Mikro yaitu analisis yang bertujuan untuk menentukan
kebutuhan pelatihan dalam suatu organiaasi atau institusi atau
perusahaan tertentu, kebutuhan pelatihan tingkat jabatan, tingkat
individu;
• Berdasarkan batasan di atas, TNA Individu merupakan bagian dari
TNA Mikro, tapi pada SKKNI No 333 Tahun 2020 TNA Individu
ditetapkan sebagai Unit Kompetensi tersendiri;
 PROSES IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PELATIHAN

KEBIJAKSANAAN
PELATIHAN
(oleh pejabat tinggi
Negara)

PENETAPAN
PENETAPA
KEBUTUHAN
N ANALISIS
PELATIHAN
POPULASI KEBIJAKSANAAN
SECARA
TARGET PELATIHAN
DAERAH
PELATIHAN
(MAKRO)
PERENCANAAN

ANALISIS
TARGET KEBUTUHAN
POPULASI PELATIHAN
SECARA
MIKRO
(PER
PENGETAHU JABATAN)
AN
&
KETERAMPIL
AN
YANG JELAS

SPESIFIKA JABATAN JABATAN

PERENCANAAN SI- YANG YANG
DAN PELAKSANA GAP NYA JELAS JELAS BARU
MEMBUAT JOB
PROGRAM REQUIRED
PELATIHAN PRESEN PERFORM-
T ANCE SPESIFIKA
ANALISIS
PERFOR SI-
JABATAN
M- NYA JELAS
ANCE
 ANALYSIS KEBUTUHAN PELATIHAN

ANALYSYS
KEBUTUHAN
PELATIHAN

KEBUTUHAN KEBUTUHAN
PELATIHAN PELATIHAN
MIKRO MAKRO

KEBUTUHAN KEBUTUHAN
KEBUTUHAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN
PELATIHAN
PELATIHAN PELATIHAN PELATIHAN
YANG AKAN PELATIHAN
ORGANISASI JABATAN INDIVIDU SEKARANG
DATANG
 JENIS KEBUTUHAN PELATIHAN
KEBUTUHAN
PELATIHAN
SEKARANG
KEBUTUHAN
PELATIHAN MAKRO
KEBUTUHAN
PELATIHAN YANG
AKAN DATANG

JENIS
KEBUTUHAN
PELATIHAN KEBUTUHAN
PELATIHAN TINGKAT
ORGANISASI

KEBUTUHAN
KEBUTUHAN PELATIHAN TINGKAT
PELATIHAN MIKRO JABATAN

KEBUTUHAN
PELATIHAN TINGKAT
INDIVIDU
 MANFAAT TRAINING NEED ANALYSIS

1. Untuk memperoleh informasi mengenai kemampuan individual

maupun kelompok, mengenai Keterampilan, Pengetahuan dan Sikap
Kerja;
2. Untuk mengumpulkan uraian pekerjan yang sebenarnya dan uraian
pekerjaan yang seharusnya;
3. Untuk mendefinisikan secara rinci manfaat kompetensi yang
sesungguhnya;
4. Untuk mengembangkan dukungan yang diperlukan dengan
melibatkan pengambil keputusan atau pimpinan;
5. Untuk menyediakan data yang dapat digunakan sebagai bahan
perencanaan;
 WITHOUT
TRAINING NEED
TRAINING NEED
ANALYSIS ANALYSIS
1. Pelatihan tidak sesuai
dengan jabatan kerja
yang sebenarnya, hanya
TRAINING sebatas untuk
TRAINING NEEDS
NEEDS
menambah pengetahuan
NOT OK
karyawan;
2. Pelatihan tidak dikaitkan
PELATIHAN DENGAN
dengan syarat jabatan;
TNA DAN TANPA TNA
3. Karyawan/peserta
TRAINING TRAINING pelatihan hanya sekadar
PROGRAM NOT
PROGRAM OK melaksanakan perintah
atasan tidak tahu apa
manfaat yang akan
diperolehnya sehingga
kurang motivasi dan
TRAINING
ingin cepat selesai;
TRAINING
OK NOT OK
 MENENTUKAN KEBUTUHAN PELATIHAN INDIVIDU

• Adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara sistematis untuk

mengidentifikasi adanya kesenjangan antara pengetahuan,
ketrampilan, dan sikap kerja yang dimiliki seseorang dengan yang
dibutuhkan oleh organisasi, yang dapat ditingkatkan melalui pelatihan;

kebutuhan bukan keinginan

MENENTUKAN KEBUTUHAN PELATIHAN INDIVIDU

KEBUTUHAN PELATIHAN

KOMPETENSI JABATAN
C
C=B-A
B

KOMPETENSI
A INDIVIDU
 MENENTUKAN KEBUTUHAN PELATIHAN INDIVIDU

Kompetensi
Kompetensi
individu
B Jabatan

d e

C A C

g f
Kompetensi
yang sesuai
(area : defg) B
Gap
(kesenjangan)
 ANALISIS JABATAN

• Analisis Jabatan : adalah proses, metoda dan teknik untuk

mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan
dan menyajikannya untuk kepentingan program kelembagaan,
kepegawaian dan ketatalaksanaan.
• Tujuan Utama:
• Melakukan rekrutmen dan seleksi;
• Melakukan anailisis kinerja pegawai;
• Menentukan kebutuhan pelatihan karyawan;
• Menentukan kompensasi;
• Melakukan perancangan pekerjaan;
(Ningtyas Dewanasari Kinasih)
 HASIL ANALISIS JABATAN
• Hasil Pokok dari Analisis Jabatan
Uraian adalah INFORMASI JABATAN
Identitas
Jabatan
Tugas
• Butir-butir INFORMASI JABATAN, antara lain :
• Identitas Jabatan Bahan
Hasil Kerja
• Uraian Tugas Kerja
• Hasil Kerja
• Bahan Kerja Wewenang Tanggung
Jawab
• Lingkungan Kerja
• Tanggung Jawab
• Wewenang Lingkungan
Kerja
Syarat
Jabatan
• Syarat Jabatan
• Risiko Bahaya
Risiko
• Pelaksanaan Kerja Bahaya
Pelaksanaan
Kerja
 ELEMEN KOMPETENSI 1

MENENTUKAN KOMPETENSI INDIVIDU/ JABATAN/ PEKERJAAN

ANJAB SEBAGAI TITIK AWAL

PROGRAM
STANDARD PELATIHAN
KOMPETENSI
URAIAN JABATAN
TUGAS (UK)
INFORMASI
JABATAN

ANALISA
JABATAN
 Proses Analisis Jabatan
.

ANALISIS JABATAN

DAFTAR UNIT
INFORMASI
URAIAN TUGAS KOMPETENSI YANG
JABATAN
DIBUTUHKAN
 URAIAN TUGAS
• Pengertian Uraian Tugas
• “apa yang dikerjakan oleh seorang pemangku jabatan”. (versi Kemnaker)
• “Paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang merupakan upaya
pokok yang dilakukan pemangku jabatan dalam memproses bahan kerja
menjadi hasil kerja dengan menggunakan perangkat kerja dan dalam kondisi
pelaksanaan tertentu”
• Sifat atau Karakter Uraian Tugas
• Deskriptif (menggambarkan)
• Kualitatif (berbentuk naratif, berwujud susunan kata atau kalimat)
• Kualifikasi Uraian Tugas
Sistimatis – Jelas (isi dan maksud) - Ringkas – Tepat (sesuai isi jabatan) – Taat
azas - Akurat
 lanjutan URAIAN TUGAS
• Syarat Uraian Tugas
• Harus dapat mencerminkan 3 hal, yaitu :
• Obyek. Apa yang dikerjakan ? What ?
• Cara Bagaimana caranya ? How ?
• Tujuan Mengapa ? Untuk apa ? Why ?
• Norma Penyusunan Kalimat
• Volume kalimat: ringkas, sederhana
• Pola susunan kalimat : predikat dan objek, tidak menonjolkan subjek;
• Gaya penulisan kalimat : langsung, kalimat aktif
• Pemilihan Kata
• Menggunakan kata kerja aktif sebagai dasar dalam perumusan
 lanjutan URAIAN TUGAS
Ringkasnya :
Uraian Tugas dibuat dengan ketentuan sbb :
• Isi dengan daftar tugas pokok saja;
• Kalimat ringkas, jelas;
• Berisi what, how dan why ?
• Berurutan dari yang paling berat-ringan
• Mulai dengan kata kerja aktif “me”
Contoh : “Menyusun laporan harian dengan mengikuti sistimatika yang
berlaku agar kegiatan produksi untuk hari ini diketahui oleh
atasan”
 CONTOH URAIAN TUGAS
URAIAN TUGAS JABATAN INSTRUKTUR AHLI
PERTAMA
.
1. melakukan identifikasi kebutuhan pelatihan atau pengukuran produktivitias individu;
2. menyusun rencana pelaksanaan pelatihan setiap unit kompetensi pada level operator;
3. menyusun konten e-learning pada program pelatihan pada level operator;
4. menyusun media pembelajaran pada level operator;
5. mengidentifikasi perangkat penilaian atau instrumen pada program pelatihan pada level operator;
6. menyusun daftar kebutuhan fasilitas dan daftar peralatan;
7. melatih dengan tatap muka pada level operator;
8. melaksanakan pelatihan dengan menggunakan platform e-learning pada level operator;
9. memelihara peralatan pelatihan
10. melakukan pendampingan pada individu, perusahaan ultra, mikro, dan kecil;
11. melakukan bimbingan konsultansi pada individu, perusahaan ultra, mikro, dan kecil;
12. menyusun perangkat evaluasi hasil pembelajaran pada level operator; dan
13. melakukan evaluasi hasil pembelajaran pada level operator;
 DAFTAR UNIT KOMPETENSI
BERDASARKAN URAIAN TUGAS

NO URAIAN TUGAS UNIT KOMPETENSI KETERANGAN

 PEMETAAN KOMPETENSI
.
USULAN
GAP
KOMPETENSI / TINDAKAN
KOMPETENSI KOMPETENSI
NO JABATAN / FUNGSI PERSYARATAN NAMA INDIVIDU UNTUK
YANG DIMILIKI YANG BELUM
JABATAN MEMENUHI
DIPENUHI
KOMPETENSI
 ELEMEN KOMPETENSI 2

MEMBANDINGKAN KOMPETENSI YANG DIMILIKI INDIVIDU/

JABATAN/PEKERJAAN
 IDENTIFIKASI KOMPETENSI INDIVIDU
.

MELAKUKAN
IDENTIFIKASI
KOMPETENSI INDIVIDU

BUKTI MELAKUKAN
PORTOFOLIO PENGUKURAN

1. TES PSIKOMETRI
1. SERTIFIKAT 2. EXERCISE/SIMULASI
KOMPETENSI 3. ROL PLAYING
2. LOG BOOK 4. WAWANCARA
3. . 5. ANALISIS KASUS

6. .
 ANALISIS DATA KEBUTUHAN PELATIHAN INDIVIDU

A. Pendekatan Struktural (berorientasi pada organisasi)

1. Mutasi Jabatan;
2. Perubahan teknologi, metode dan proses kerja;
3. Perubahan system, struktur, kebijakan organisasi;
4. Perubahan system sosial;
B. Pendekatan Individual (berorientasi pada individu)
1. Kesesuaian jabatan dengan pemangku jabatan;
2. Kompetensi;
3. Perencanaan karier (carrier planning);
4. Kepribadian;
 PENDEKATAN MENENTUKAN KEBUTUHAN PELATIHAN INDIVIDU

1. Carrier planning, rencana pengembangan karier yang sudah

ditetapkan;

2. Rencana Promosi atau Rotasi atau Mutasi;

3. Rencana pengembangan atau innovasi teknologi peralatan;

4. Rencana optimalisasi peralatan yang sudah ada;

5. Rencana perubahan atau pengembangan tujuan organisasi;

31
 PENGUKURAN KOMPETENSI
• I

PARAMETER EVALUATOR PERFORMANCE

GAP
 HASIL PENGUKURAN KOMPETENSI INDIVIDU

KEBUTUHAN
NO KEMAMPUAN SAAT INI STANDAR JABATAN KESENJANGAN KEBUTUHAN PELATIHAN
PEMBINAAN
1. Melaksanakan Pelatihan Melaksanakan Melaksanakan Pelatihan Peningkatan kemampuan
dengan Tatap Muka Pelatihan Berbasis Jarak Jauh (distance learning) dalam ’Melaksanakan
Kompetensi Pelatihan Jarak Jauh
(distance learning)
2. Menerapkan K3 di Lembaga Menerapkan K3 di Lembaga
Pelatihan Kerja Pelatihan Kerja

3. Membuat konten e-learning Membuat konten e-learning

4.
5.

contoh
 MEMBANDINGKAN KOMPETENSI JABATAN DENGAN
KOMPETENSI INDIVIDU
.

KOMPETENSI
T
JABATAN

C D CBA

KOMPETENSI
A
INDIVIDU

C. Comparison (perbandingan Kompetensi Jabatan dengan Kompetensi

Individu)
D. Discrepancy (deskripsi hasil perbandingan)
T. Terminate (penghentian program)
A. Alternation (pilihan alternative) (Fernandes, 1984)
CBA. Cost Benefit Analysis (analisis rugi laba)
 MEMBANDINGKAN KOMPETENSI JABATAN - INDIVIDU
contoh VARIABEL SKOR
NO
. (URAIAN TUGAS) STANDAR AKTUAL GAP

1 melakukan identifikasi kebutuhan pelatihan atau pengukuran produktivitias individu; 4 2 2

2 menyusun rencana pelaksanaan pelatihan setiap unit kompetensi pada level operator; 4 4 -
3 menyusun konten e-learning pada program pelatihan pada level operator; 4 0 4
4 menyusun media pembelajaran pada level operator; 4 4 -
5 mengidentifikasi perangkat penilaian instrumen pada program pelatihan level operator; 4 2 2
6 menyusun daftar kebutuhan fasilitas dan daftar peralatan; 4 4 -
7 melatih dengan tatap muka pada level operator; 4 3 1
8 melaksanakan pelatihan dengan menggunakan platform e-learning pada level operator; 4 1 3
9 memelihara peralatan pelatihan; 4 4 -
10 melakukan pendampingan pada individu, perusahaan ultra, mikro, dan kecil; 4 2 2
11 melakukan bimbingan konsultansi pada individu, perusahaan ultra, mikro, dan kecil; 4 2 2
12 menyusun perangkat evaluasi hasil pembelajaran pada level operator; dan 4 1 3
13 melakukan evaluasi hasil pembelajaran pada level operator; 4 3 1
Jumlah 52 32 20
 KESENJANGAN KEMAMPUAN INSTRUKTUR
BERDASARKAN STANDAR KINERJA
STANDAR KINERJA
Indeks prestasi minimal untuk Indeks prestasi rata-rata
seorang instruktur 4,5 instruktur otomotif saat ini
adalah:
(dengan catatan tidak ada • 2 orang 4,6
komponen tugas yang mendapat
nilai di bawah 3) • 3 orang 4,2 (terendah rata-rata
pada skill menciptakan
lingkungan yang kondusif)
• 4 orang 3,3 (terendah rata-rata
pada penguasaan materi)
• 2 orang 2,8 (terendah rata-rata
pada skill penguasaan materi
dan menciptakan lingkungan
contoh yang kondusif)
KESENJANGAN
Kualitas skill instruktur:
-3 orang masih dibawah standar,
terutama skill dalam menciptakan
lingkungan belajar yang kondusif
-4 orang masih di bawah standar,
terutama skill penguasaan materi
-2 orang masih di bawah standar,
terutama skill dalam penguasaan
materi dan menciptakan
lingkungan yang kondusif
 DAFTAR KEBUTUHAN PELATIHAN INDIVIDU

PELATIHAN LAMA TEMPAT

NO. NAMA JABATAN KERJA YANG PELATIHAN PELATIHAN
DIPERLUKAN KERJA KERJA
1. Gina Operator Penggunaan alat 10 jp In house
ukur, mesin pengisi training
shampo
2. Gimin Operator Penggunaan alat 6 jp In house
ukur, mesin pengisi training
shampo
3. Hary Teknisi Pemeliharaan alat 12 Jp In house
ukur mesin pengisi training
shampo
4. Iman Teknisi Pemeliharaan alat 8 Jp In house
ukur mesin pengisi training
shampo

contoh
 DAFTAR PROGRAM PELATIHAN BERDASARKAN KEBUTUHAN
PELATIHAN
No. KEBUTUHAN PELATIHAN PROGRAM PELATIHAN
1. Peningkatan kemampuan dalam pelayanan Pelayanan Prima
kepada pelanggan
2. Peningkatan kemampuan dalam penyampaian Metodologi Pelatihan dengan Unit Kompetensi ”Memfasilitasi
materi pelatihan Proses Pembelajaran’
3. Peningkatan kemampuan menyusun konten Metodologi Pelatihan dengan Unit Kompetensi ’Menyusun
e-learning Konten E-Learning’

contoh
 ELEMEN KOMPETENSI 3

MERUMUSKAN KEBUTUHAN PELATIHAN UNTUK INDIVIDU

MELAKUKAN ANALISIS KESENJANGAN (GAP)
• Aspek penyebab kesenjangan (knowledge, skill atau attitude);
• Metode Pelaksanaan Pelatihan;
• Perkiraan durasi pelatihan;
• Preferensi (gaya belajar);
• Perkiraan biaya dan sumber biaya;
• Sifat pelatihan (In house training, apprentice system, hybrid system);
• Lokasi atau tempat pelatihan;
• Kualifikasi instruktur;
• Jadwal pelaksanaan;
 TATACARA MERUMUSKAN KEBUTUHAN PELATIHAN

Berdasarkan analisis atas kesenjangan (gap) di susun rumusan

berisi hal-hal sebagai berikut :
• Pelatihan apa yang direkomendasikan untuk individu;
• Berapa lama pelatihan dan kapan dilaksanakan;
• Dimana tempat pelaksanaan pelatihan;
• Siapa yang akan menjadi Instruktur;
• Metode pelatihan apa yang dipilih, dan mengapa;
• Bagaimana pelatihan akan dilaksanakan;
 SEKIAN
DAN
TERIMAKASIH
 Penyusun:
Drs. Tangsi Tarigan,
MM