PT.

TRADE CORP INDONESIA

SISTEM MANAJEMEN INTEGRASI ISO 9001; 14001; & OHSAS 18001

PROSEDUR KESIAGAAN DAN

Judul Dokumen
TANGGAP DARURAT
No. Dokumen QP-QAE-02
No. Revisi 01
Tanggal Berlaku 23 / 10 / 2017

Jabatan Nama Tanda Tangan

Jajang
Disusun QHSE Dept.
Sukarmawijaya
Management
Diperiksa Ma’mun Nawawi
Representative

Disetujui Director Juliana Wahid

Dokumen ini milik PT. TRADE CORP INDONESIA dan tidak boleh
disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun
seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. TRADE CORP
INDONESIA.

Dokumen Terkendali hanya dokumen Master. Salinan didistribusi hasil

pindai dalam format softcopy (PDF). Salinan dokumen cetak
merupakan Dokumen Tidak Terkendali.

1
 CATATAN PERUBAHAN

Halaman Tanggal Revisi Diajukan oleh

3 16 Tambahan untuk definisi MR Jajang S. Wijaya
Oct17
3 16Oct17 Tambahan untuk definsi TTD Jajang S. Wijaya
4 16Oct17 Uji coba tanggap darurat Jajang S. Wijaya
dilakukan berkala satu kali
dalam setahun

2
1. Tujuan

Prosedur ini merupakan panduan untuk menghadapi keadaan darurat di

lingkungan perusahaan, sehingga pelaksanaan penanggulangan dapat
terkoordinasi dengan baik sesuai target yang telah ditentukan.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku di PT. Trade Corp Indonesia (PT. TCI).

3. Definisi

3.1. Keadaan Darurat adalah kejadian atau insiden yang tidak direncanakan dan
tidak dikehendaki yang berakibat merugikan perusahaan atau mengganggu
kelancaran operasional baik sebagian maupun keseluruhan yang harus
dicegah dan ditanggulangi secara cepat dan tepat sehingga akibat yang
ditimbulkannya dapat ditekan seminimal mungkin (seperti: kebakaran,
ledakan, kebocoran gas beracun, dan lain-lain);
3.2. Kesiagaan adalah sikap atau kondisi seseorang atau suatu sistem yang
memungkinkan untuk setiap saat dapat mengambil tindakan dan atau dapat
digerakkan sesuai keperluan secara cepat dan tepat dalam menghadapi
keadaan darurat yang terjadi;
Kesiagaan meliputi kesiagaan seluruh sistem yaitu sumber daya manusia,
peralatan, dan prosedur atau tata cara baku yang berlaku;
3.3. Kebakaran dalam pengertian ini, meliputi kebakaran instalasi perusahaan dan
non instalasi perusahaan baik yang disebabkan karena operasional
perusahaan ataupun sebab-sebab lain yang berdampak merugikan
perusahaan;
3.4. Bencana Alam merupakan kejadian alam (banjir, gempa, gunung meletus,
tsunami, dan lain lain) yang mengakibatkan kerusakan atau kerugian
perusahaan;
3.5. Management Representative (MR) adalah seorang yang telah ditunjuk oleh
Manajemen Puncak (Top Management) sebagai Wakil Manajemen yang
bertanggungjawab terhadap efektifitas Sistem Manejemen K3L (QHSE
Management System);
3.6. Tim Tanggap Darurat (TTD) adalah organisasi internal perusahaan yang
telah disahkan oleh Top Management bertugas melakukan koordinasi dalam
hal sistem kesiagaan dan pengendalian kondisi darurat di lingkungan
perusahaan.

4. Prosedur dan Tanggung Jawab

4.1. Persiapan Kesiagaan

4.1.1. MR menyusun Tim Tanggap Darurat (TTD) dan mengajukan persetujuan
kepada Top Management;
4.1.2. TTD bertanggungjawab menangani kondisi darurat dengan melakukan
koordinasi sesuai dengan struktur organisasi yang telah diberlakukan;

3
4.1.3. TTD menetapkan Daftar Nomor Telpon Penting Kondisi Darurat, Alur/
Skenario keadaan Darurat, Peta Evakuasi dan sosialisasi kepada semua
personil setelah disetujui MR;
4.1.4. MR bersama bagian terkait dan TTD menyusun Jadwal Pelatihan Uji Coba
Tanggap Darurat (QF-QAE-05) dan mengajukan persetujuan kepada Top
Management.

4.2. Saat Tidak Terjadi Kondisi Darurat (Normal)

4.2.1. Uji coba tanggap darurat serta pelatihan terkaitnya dilakukan sesuai jadwal
yang telah disetujui oleh Top Management;
4.2.2. Pelaksanaan uji coba tanggap darurat serta pelatihan terkait didokumentasi,
dievaluasi efektifitasnya dan diberikan laporan kepada MR dan atau Top
Management;
4.2.3. Apabila dalam evaluasi pelaksanaan uji coba tanggap darurat serta pelatihan
terkait diperlukan tindakan perbaikan dan atau peningkatan baik segi materi
maupun keterampilan personil TTD, maka Koordinator TTD dapat
mengajukan pelatihan ulang atau tambahan kepada MR dan atau Top
Management. Hal ini mengacu Prosedur Sumber Daya, Kompetensi,
Pelatihan dan Kepedulian (QP-MNR-04-00);
4.2.4. Uji coba (simulasi) tanggap darurat dilakukan secara berkala dan dikaji untuk
penyempurnaan sekurang kurangnya satu (1) kali dalam setahun. Semua
dokumen dan rekaman terkait didokumentasikan oleh departemen QHSE dan
atau MR.

4.3. Saat Terjadi Kondisi Darurat

4.3.1. Setiap karyawan dan atau personil TTD yang melihat atau menemukan
keadaan darurat, harus berusaha untuk menangani keadaan darurat tersebut
sesuai petunjuk teknis yang telah diberlakukan;
4.3.2. Segera melaporkan kepada petugas Security;
4.3.3. Petugas Security segera menghubungi Manajer/ penanggungjawab bagian
terkait atau MR melakukan pengecekan lapangan dan memastikan bahwa
laporan tersebut benar dan segera ditindaklanjuti;
4.3.4. Apabila tidak mampu dan tidak dapat segera diatasi, maka harus segera
melaporkan kepada Top Management untuk mendapatkan persetujuan
tindakan berikutnya atau suatu penyelesaian;
4.3.5. Jika dibutuhkan tindakan evakuasi, TTD bertanggungjawab membunyikan
“Alarm” atau mengaktifkan “Paging System”;
4.3.6. Apabila keadaan darurat berupa kejadian kebakaran/ ledakan (yang
cenderung sulit dikendalikan oleh TTD), maka TTD segera meminta bantuan
kepada pihak eksternal (seperti Dinas Pemadam Kebakaran terdekat atau tim
ahli mengatasi ledakan terdekat) yang segera siap memberikan tindakan
pertolongan ke lokasi kejadian;
4.3.7. Jika keadaan darurat mampu diatasi, maka TTD bertanggungjawab terhadap
pemulihan keadaan dan melapor kepada MR atau Manajer terkait yang
sedang bertugas saat itu;
4.3.8. Koordinator TTD membuat Laporan Keadaan Darurat (QF-QAE-06) setelah
diadakan penyelidikan lebih rinci terhadap penyebab keadaan darurat yang
terjadi;
4.3.9. Laporan Keadaan Darurat yang telah disetujui Top Management, kemudian
didistribusikan kepada pihak terkait lainnya;

4
4.3.10. Apabila hasil penyelidikan terdapat hal kebutuhan perbaikan dan atau
konsekuensi terkait lainnya, maka hal ini dapat mengacu pada Prosedur
Ketidaksesuaian, Permintaan Tindakan Perbaikan dan Tindakan
Pencegahan (QP-MNR-08-00), hal penyebarluasan informasi dapat mengacu
pada Prosedur Komunikasi, Partisipasi dan Konsultasi (QP-MNR-05-00).

5. Rekaman

5.1. Laporan Insiden (QF-QAE-01);

5.2. Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (QF-QAE-02);
5.3. Daftar Nomor Telpon Penting Darurat (QF-QAE-03);
5.4. Form Peta Jalur Evakuasi (QF-QAE-04);
5.5. Form Jadwal Uji Coba Tanggap Darurat (QF-QAE-05);
5.6. Form Laporan Keadaan Darurat (QF-QAE-06);
5.7. Skenario Pelaksanaan Uji Coba Tanggap Darurat (QF-QAE-07).

6. Referensi

6.1. OHSAS 18001:2007 (klausul 4.4.7 Kesiagaan dan tanggap darurat);

6.2. ISO 14001:2015 (klausul 8.2 Kesiapsiagaan dan respon darurat).