LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

PENGELOLAHAN SURAT MASUK DAN KELUAR

Disusun Oleh

NAMA :Lailatul Komariah

NIS :

NISN :0055247013

KOMPETENSI KEAHLIAN

AKUNTANSI DAN KEUANGAN LEMBAGA

SMK UNGGULAN NU MOJOAGUNG

JOMBANG

2022/2023
 LEMBAR PERSETUJUAN

Laporan Praktek Kerja Industri yang Disusun oleh :

NAMA : Lailatul komariah
NIS : …………………….
PROGRAM STUDI KEAHLIAN :
KOMPOTENSI KEAHLIAN : Akuntansi Dan Keuangan Lembaga
JUDUL LAPORAN :pengelolaan surat masuk dan keluar

Hari : ......................
Tanggal : ......................

Mengetahui/Mengesahkan :

Kepala Kompetensi Keahlian Guru Pembimbing Prakerin

ABIROTUN NAJLA,S.E,S.Pd,M.Si SAMSUL HUDA S.AK

Mengetahui :

Ketua Prakerin

………………

i
 LEMBAR PENGESAHAN

Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat telah melaksanakan
Praktek Kerja Industri (Prakerin)
DI
UNIVERSITAS DARUL ULUM KABUPATEN JOMBANG

Tanggal Ujian : .................

1. ………………………… (Penguji I = Guru Pembimbing)

2. ………………………… (Penguji II = Guru Mapel Umum)

3. ………………………… (Penguji III = Kaprodi Jurusan)

Kepala Kompetensi Keahlian Guru Pembimbing Prakerin

ABIROTUN NAJLA,S.E,S.Pd,M.Si SAMSUL HUDA S,AK

Pembina Prakerin Ketua Prakerin

SAMSUL HUDA S.AK ……………………………..

ii
 DAFTAR ISI

Lembar Persetujuan.......................................................................................................... i

Lembar Pengesahan.......................................................................................................... ii

Daftar Isi ............................................................................................................................ iii

Kata Pengantar.................................................................................................................. iv

BAB I PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG.................................................................................. 1

1.2. TUJUAN....................................................................................................... 1
1.3. MANFAAT.................................................................................................. 2

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN ...................................................... 3

2.2. VISI dan MISI PERUSAHAAN................................................................... 3
2.3. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN ............................................ 3

BAB III PELAKSANAAN PRAKERIN

3.1. TINJAUAN PUSTAKA.............................................................................. 3

3.2. PERALATAN PENDUKUNG.................................................................... 3
3.3. LANGKAH KERJA.................................................................................... 3
3.4. WAKTU PELAKSANAAN........................................................................ 4

BAB IV PENUTUP ……………………………………………………………………. 15

4.1 SIMPULAN.................................................................................................. 15
4.2 SARAN......................................................................................................... 16

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas petunjuk, rahmat dan hidayah-Nya, penulis
dapat menyelesaikan laporan pelaksanaan prakerin tanpa ada halangan apapun sesuai dengan
waktu yang telah ditentukan. Laporan ini disusun berdasarkan pengalaman dan ilmu yang
saya peroleh selama melaksanakan praktek kerja industri (Prakerin). Laporan Prakerin yang
telah saya susun ini dibuat dalam rangka memenuhi tugas dari sekolah salah satunnya sidang
prakerin yang mana sebagai salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Sekolah dan Kelulusan
dan juga sebagai pertanggung jawaban atas kegiatan prakerin di dunia usaha dan dunia
industri (DU/DI). Dengan ini saya menyadari bahwa laporan ini tidak akan tersusun dengan
baik tanpa adanya bantuan dari pihak-pihak terkait. Oleh karena itu, pada kesempatan ini
tidak lupa juga saya mengucapkan banyak terimakasih kepada semua pihak yang telah
membantu saya dalam rangkaian kegiatan prakerin maupun dalam penyusunan laporan ini.
Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya saya sampaikan kepada :

1. Yang terhormat Bapak ………. selaku Pimpinan nama DUDI

2. Yang terhormat Bapak ……….. selaku Kepala Sekolah ………….
3. Yang terhormat Bapak ……….. selaku Pembimbing Siswa Prakerin

Saya menyadari sepenuhnya bahwa dalam pembuatan Laporan Prakerin ini masih jauh dari
kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat saya harapkan demi
kesempurnaan laporan ini di masa yang akan datang. Akhir kata, saya mohon maaf yang
sebesar-besarnya apabila dalam penyusunan laporan ini terdapat banyak kekurangan,
mudahmudahan laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan umumnya bagi para
pembaca. Semoga bantuan dan bimbingan yang telah diberikan kepada penulis menjadi amal
baik yang akan di balas oleh Allah SWT dengan pahala yang berlipat ganda. Aamiin.

Penulis

iv
BAB 1
 PENDAHULUAN

1.1. LATAR

BELAKANG

SMK Unggulan Nahdlatul Ulama Mojoagung  didirikan pada tahun 2009 oleh tokoh-tokoh
Nahdlatul Ulama (MWC NU Mojoagung) bekerja sama dengan tokoh pendidikan  Mojoagung
dan sekitarnya dalam rangka mempersiapkan generasi muda Nahdlatul Ulama yang handal,
cerdas, terampil, berakhlaqul karimah serta mempunyai ketaqwaan yang tinggi kepada Allah
SWT, sehingga mampu menghadapi tantangan di Era Globalisasi.

Sambutan dan kepercayaan masyarakat, khususnya warga Nahdliyyin terhadap SMK Unggulan
NU Mojoagung  cukup bagus dan signifikan, karena SMK Unggulan NU dikelola dengan sistem
manegemen yang transparan, para siswa dididik dengan kedisiplinan yang tinggi serta dibimbing
secara kontinyu untuk mempraktekkan ibadah seperti yang diharapkan warga Nahdliyin.

Tepat sekali apabila warga masyarakat Mojoagung, khusunya warga Nahdliyin menyekolahkan
putra-putrinya di SMK Unggulan Nahdlatul Ulama Mojoagung, karena SMK Unggulan NU
Mojoagung juga didukung oleh tenaga-tenaga guru yang ahli dan terampil dibidangnya serta
pengalaman yang tinggi.

1.2. RUMUSAN

MASALAH

Jelaskan secara singkat bagaimana prosedur pengurusan surat masuk menggunakan sistem buku

agenda!

1.3.TUJUAN

1. Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu dan
Membantu mahasiswa untuk memiliki wawasan karier, memilih bidang karier yang ulet dan
gigih dalam berkompetensi, beradaptasi dalam lingkungan kerja, serta mampu mengembangkan
sikap profesional dalam bidang keahliannya.
2. Mempersiapkan tamatan yang memiliki keahlian professional yang sesuai dengan
tuntutan lapangan kerja
3. Membekali peserta dengan pengalaman kerja yang sebenarnya persiapan guna
penyesuanain diri dari Dunia Kerja/Industri dan masyarakat.
4. Memantapkan keterampilan peserta yang diperoleh dari latihan/praktik di sekolah.
5. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagian dari proses
pendidikan.
6. Memperoleh umpan balik dari Dunia Kerja dan Industri untuk memantapkan dan
mengembangkan program pendidikan
7. Memperkokoh hubungan keterkaitan dan kesepadatan (link and match) antar SMK
dengan Dunia Kerja dan Industi.
 Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris. Prosedur pengurusan surat masuk
dalam sistem buku agenda adalah dimulai dengan mengumpulkan surat.
 Pencatatan surat
 Membaca surat (dinas, biasa, penting)
 Memeriksa lampiran-lampiran.
 Membubuhkan stempel agenda.
 Mencatat surat dalam buku agenda masuk
BAB I1
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN

Universitas Darul Ulum Jombang (UNDAR) merupakan salah satu perguruan Tinggi
yang dikelola oleh Lembaga Yayasan Universitas Darul Ulum. Keberadaannya tidak bisa
dilepaskan dari misi besar pendirinya Dr. K.H. Mustain Romly, yaitu   sebagai gerakan
Pendidikan yang melakukan pembaharuan diberbagai bidang antara lain ekonomi, sosial,
dan keagamaan. Universitas Darul Ulum adalah lembaga pendikan modern yang
melakukan kegiatan nyata dalam mencerdaskan kehidupan bangsa. Maka, pengembangan
universitas ke depan harus memperhatikan dan memadukan secara terintegratif antara
misi Universitas Darul Ulum dengan sistem pendidikan Nasional secara konsisten. Arah
pengembangan tersebut setidaknya berdasarkan pada 3 (tiga) hal, yaitu pertama
eksistensi Universitas Darul Ulum tidak dapat dilepaskan dari  Sistem Pendidikan
Nasional Republik Indonesia.  Kedua Universitas Darul Ulum adalah institusi
penyelenggara pendidikan tinggi yang mempunyai tanggung jawab melahirkan
(meluluskan),  sarjana S1 dan S2 yang mempunyai kemampuan menguasai dan
mengembangkan ilmu dan kompetensi sesuai bidangnya secara etis dan Islami (berbasis
pada nilai-nilai Islam) berdasarkan pada standar kurikulum dan harapan masyarakat
sebagai  pengguna jasa lulusan pendidikan tinggi.  Ketiga  pengembangan pendidikan
Universitas Darul Ulum harus dilakukan secara terintegrasi  antara misi Universitas
Darul Ulum dengan Sistem pendidikan nasional sebagai penyedia jasa bagi masyarakat
pengguna.
Universitas Darul Ulum  ingin menjadikan kampus bukan sekedar sebagai tempat transformasi
ilmu dari pihak dosen kepada mahasiswa yang berlangsung secara formal dan mekanis sifatnya,
begitu pula tidak sekedar menyelenggarakan ujian-ujian untuk memperoleh sertifikat dan tanda
lulus. Akan tetapi ingin menjadikan dirinya sebagai ”rumah ilmu” sesuai dengan namanya
“Darul ‘Ulum”. Yakni sebagai rumah ilmu, penghuninya harus selalu memiliki ciri khas
mengedepankan keberanian yang bertanggung jawab, kebebasan yang didasari kekuatan nalar
yang kokoh serta keterbukaan dalam menerima segala informasi keilmuan yang diperlukan
dengan dilandasi keimanan dan ketakwaan yang mantap. Universitas Darul Ulum terus
melakukan pengembangan dan pembaharuan (develop and reform) memasuki usianya yang ke-
49 saat ini. Terobosan strategi dan perbaikan berkelanjutan senantiasa dilakukan untuk
mewujudkan misi universitas sebagai the miracle university yang memadukan antara kompetensi
dan aplikasi keilmuan dan teknologi yang berbasis pada nilai-nilai dan etika islam sebagai
landasan bagi perubahan sosial sebagaimana visi, misi, dan tujuan yang telah ditetapkan.

B. VISI dan MISI PERUSAHAAN

 VISI
 Menjadi kampus profesional berbasis Trisula pada tahun 2028

 MISI
 Mengembangkan kinerja pendidikan dan pengajaran berbasis tradisi
dengan budaya akademik
 Mengembangkan kinerja riset
 Mengembangkan kinerja pengabdian kepada masyarakat
 Mengembangkan kerja sama dengan para pihak sebagai upaya
pengembangan pancadharma(Tridharma, nilai-nilai trisula, dan dakwah
islamiyah)
 MOTTO
 Berotak,london.Berhati masjidil harom

C. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

D.PROFIL PERUSAHAAN

E. BIDANG USAHA/JASA
 F. DENAH PERUSAHAAN

BAB III
KAJIAN TEORI

A.pengertian pengelolaan surat masuk dan keluar

pengertian surat masuk dan surat keluar sudah sering dipakai dalam berbagai aktivitas

administrasi, baik dalam lingkup sebuah perusahaan maupun dalam organisasi tertentu. , Dengan

memahami pengertian surat masuk dan surat keluar, Kamu akan dapat lebih mudah dalam melakukan

pengaturan atau pengelolaan terhadap surat masuk dan surat keluar yang ada di perusahaan atau

organisasi. Berikut ini pengertian surat masuk dan surat keluar.

 . surat masuk dapat diartikan sebagai sebuah surat yang masuk dalam suatu instansi

atau perusahaan atau bisa juga pada bagian lain yang dikirim oleh instansi atau perusahaan lain.

Namun, surat masuk juga bisa berasal dari instansi atau perusahaan yang sama, tetapi dari bagian

yang lain.

pengertian surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh sebuah

instansi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada lain, baik itu perorangan atau bagian dari

suatu instansi atau perusahaan. Selain itu, surat keluar bisa dipahami sebagai surat yang sudah

lengkap dari suatu instansi, organisasi, perusahaan, atau lembaga lainnya. Surat yang sudah

lengkap yaitu surat yang memiliki tanggal, nomor, stempel, hingga tanda tangan oleh pihak yang

berwenang.

BAB IV
PEMBAHASAN

Surat yang masuk maupun yang keluar dari sebuah lembaga atau instansi harus dicatat
dengan baik dengan menggunakan buku agenda. Pencatatan surat tidak hanya membuat
administrasi menjadi lebih rapi, tapi juga memudahkan dalam proses penomoran dan
pengarsipan surat. Sistem pencatatan yang baik akan memudahkan Anda menemukan surat jika
dibutuhkan lagi nanti.

 Jenis-jenis Buku Agenda

Jenis pencatatan surat pada buku agenda ada 3 macam yakni:

 Buku agenda campuran (tunggal). Buku catatan ini berisi catatan surat masuk dan keluar
secara berurutan yang ditulis langsung pada setiap halaman
 Buku agenda berpasangan. Buku ini berisi catatan surat keluar pada halaman sebelah kiri
dan surat masuk pada halaman sebelah kanan (atau sebaliknya). Baik surat masuk
maupun surat keluar punya nomor urut masing-masing
 Buku agenda kembar. Buku agenda kembar adalah dua buku agenda berbeda yang
masing-masing berisi catatan surat masuk dan surat keluar secara terpisah.
  Penanganan Surat Sistem Buku Agenda
Untuk melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar dengan buku agenda, terdapat
prosedur yang harus diketahui antara lain:

 Penerimaan surat. Penerimaan surat dilakukan oleh bagian front office atau resepsionis.
Tugas penerima surat antara lain adalah mengumpulkan semua surat yang masuk,
melihat kesesuaian alamat serta menandatangani bukti penerimaan surat
 Penyortiran surat. Setelah diterima, surat kemudian disortir berdasarkan tujuannya.
Misalnya surat yang ditujukan kepada atasan, bagian keuangan dan lain sebagainya.
Dengan penyortiran, surat bisa diproses lebih lanjut dengan mudah
 Pencatatan surat. Di sinilah buku agenda berperan yakni untuk menyimpan detail
mengenai surat baik yang dikirim atau diterima. Adanya catatan ini akan memudahkan
perusahaan/instansi atau lembaga terkait untuk mengetahui jumlah surat yang masuk atau
keluar setiap periodenya

 Pencatatan Surat, Semakin Mudah dengan integraOffice

Persuratan

Pencatatan surat dengan buku agenda memang masih banyak dipakai sampai saat
ini. Namun sistem pencatatan manual seperti ini sangat rentan terhadap
kesalahan. Misalnya saja kesalahan penulisan nomor atau tujuan surat. Karena
sistemnya masih non-digital, Anda akan sulit menemukan surat tertentu karena
harus memeriksa satu-persatu surat yang ada di dalam agenda

BAB V
PENUTUP

A.SIMPULAN

Berdasarkan pembahasan tentang standard operasional prosedur yang diterapkan pada

adminisrasi fakultas ekonomi universitas darul ulum tentang pengelolaan surat masuk dan surat
keluar, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Surat mempunyai fungsi: alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
pesan, duta atau wakil untuk berhadapan dengan lawan bicara.
2. Standar operasional prosedur penanganan surat memiliki peran penting
mengingat tujuannya agar surat tercatat dengan baik, prosedur penanganan
jelas, surat akan tersimpan dengan baik, rahasia surat akan terjaga.
3. Penanganan surat di perusahaan sangatlah penting, apalagi bagi Dinas,
sehingga perlu orang-orang yang teliti dan memang menguasai tentang
urusan persuratan agar dapat membantu melancarkan segala aktivitas.
 4. Surat masuk merupakan semua jenis surat yang diterima oleh perusahaan.
Dan surat masuk dibedakan menjadi tiga yaitu surat rahasia, surat penting
dan surat biasa.
5. Prosedur penanganan surat masuk di PT PAL Indonesia (Persero) terdiri
atas: 1) menerima surat; 2) membuka dan menstempel surat; 3)
mengelompokkan surat; 4) menilai surat; 5) menilai surat; 6) mencatat
surat; 7) menyimpan surat.
6. Prosedur untuk penanganan surat keluar terdiri atas: 1) pengolahan surat
keluar; 2) penyiapan atau penyusunan konsep; 3) pemberian paraf; 4)
pemprosesan; 5) penggandaan; 6) pengiriman; 7) penyimpanan

B. SARAN

penulis mengamati bahwa proses pengurusan surat masuk dan keluar dalam agenda sudah tersusun

dengan baik dan pengarsipan yang dilakukan juga terstruktur dengan baik dan rapi

DAFTAR PUSTAKA
(Lihat Panduan Penulisan Daftar Pustaka)
 LAMPIRAN

(Foto-Foto Selama Kegiatan Prakerin