Lampiran

No.SK : 0089/PERDIR/MHCP/1/2022
Perihal : PEDOMAN PENGORGANISASIAN
INFORMASI TEKNOLOGI (IT)

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pelayanan Informasi Teknologi merupakan sebuah penyelenggaraan pelayanan terpadu
yang ditujukan bagi pengguna Sistem dan Barang teknologi. Bentuk pelayanan IT meliputi dua
aspek yaitu Development Sistem dan Infrastruktur.
Development Sistem dan Infrastruktur merupakan dua unit di rumah sakit yang
memiliki masing-masing tim kerja dengan kemampuan khusus dan peralatan pendukung yang
memadai untuk memberikan pelayanan kepada pengguna sistem dan barang teknologi dalam
upaya pendukung pengguna IT di Metro Hospitals Cikupa.

B. Tujuan
a. Tujuan Umum : Memberikan support seluruh Unit Metro Hospitals Cikupa khususnya
dalam system dan Hardware.
b. Tujuan khusus : Memudahkan bagi pengguna jasa Informasi Teknologi dalam
menggunakan pelayanan berbasis teknologi dengan dibantu Tim yang
bermutu dan profesional

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 1
 BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

Metro Hospital Cikupa adalah Rumah Sakit type C , berlokasi di Jalan Raya Serang Km 16,8
Desa Sukamulya, Kecamatan Cikupa, Kabupaten Tangerang, Provinsi Banten, Kode Pos 15710
berada dikawasan Industri Cikupa, rumah sakit yang didirikan diatas lahan seluas 9.000 meter
persegi, siap melayani penduduk wilayah Cikupa dan sekitarnya. Yang memiliki Visi adalah
berkomitmen memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, untuk mewujudkan visi Metro
Hospitals Cikupa harus memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, efektif, efisien responsive
dengan biaya terjangkau kepada para pelanggan. Dengan Nilai-nilai Integritas, Kualitas dan Pasient
Safety. Dan menjalankan Motto yaitu Peduli, Empati, Cepat dan Tanggap.

Metro Hospitals Cikupa sebelumnya adalah Rumah Sakit Mulia Insani yang telah di akuisisi
oleh Metro Hospitals Group pada tanggal 25 September 2017. Rumah Sakit Mulia Insani berubah
Ijin Operasional menjadi Metro Hospitals Cikupa pada tanggal 29 Mei 2019, dan melakukan grand
opening pada bulan Oktober 2019 menjadi Metro Hospitals Cikupa yang diresmikan oleh Bupati
Kabupaten Tangerang.

Metro Hospitals Cikupa merupakan bagian dari Metro Hospitals group, yang
menyelenggarakan pelayanaan : Instalasi Gawat Darurat 24 jam, Laboratorium 24 jam, Radiologi
24 jam, Poliklinik, Rawat inap, Intensive care unit ( ICU), High care unit ( HCU), Perinatologi,
Kamar Bersalin, Kamar Operasi, Farmasi 24 jam, Fisioterapi, MCU dan Pelayanan Hemodialisa.
Metro Hospitals Cikupa memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat yang saat ini
didukung oleh dokter spesialis, dokter umum, perawat, staff penunjang medis, dan tenaga non
medis lainnya yang berpengalaman di bidangnya masing-masing.
Dalam memberikan pelayanan yang bermutu kepada pelanggan, Metro Hospitals Cikupa dalam
menjalankan kegiatan operasioanal dan pelayanan kepada pasien mengacu kepada Peraturan-
peraturan tentang perumahsakitan yang berlaku di Indonesia dan berkomitmen menjalankan
standar Akreditasi Nasional sesuai dari Standar Akreditasi Nasional Rumah Sakit yang dikeluarkan
oleh KARS.

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 2
 BAB III
VISI, MISI, NILAI DAN TUJUAN RUMAH SAKIT

3.1 VISI
Berkomitmen memberi pelayanan kesehatan yang bermutu

3.2 MISI
Memberi Pelayanan Kesehatan yang bermutu, efektif, efisien dan responsive dengan biaya
terjangkau kepada para pelanggan.

3.3 NILAI-NILAI
1. Integritas
2. Kualitas
3. Patient safety

3.4 Motto
1. Peduli
2. Empati
3. Cepat dan tanggap

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 3
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 4
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 5
 BAB VI
URAIAN JABATAN

A. Uraian Jabatan Kepala IT

1 Nama Jabatan : Kepala IT

2 Hubungan Jabatan :

a. Bertanggung Jawab Kepada : Kepala Bidang Administrasi & Keuangan

b. Sub Ordinasi : Direktur, Staf ITdan staff Rumah Sakit

c. Hubungan Koordinasi : Finance Acc, HRD, GA, Logistik, JangMed,

YanMed, Marketing, Purchasing, Dokter dan QRM

3 Persyaratan Jabatan:

a. Pendidikan Formal : Minimal

Sarjana Komputer

b. Pengalaman :

Pengalaman minimal 7 tahun dibidang dan Jabatannya di Rumah Sakit.

c. Nilai Kerjasama dan Kepribadiannya :

Nilai rata-rata NPK ≥ 3,0

d. Umur :

Minimal 22 tahun - 35 tahun

e. Ketrampilan :

 Memiliki pengetahuan dan ketrampilan dasar tentang pemenuhan

kebutuhan dasar manusia.

 Komunikasi yang baik

f. Sikap :

 Disiplin / jujur

 Inisiatif

 Kerjasama
Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)
Metro Hospitals Cikupa Page 6
  Loyalitas dan tanggungjawab yang tinggi

4 Tujuan Unit Kerjanya :

Memberikan support seluruh Unit Metro Hospitals Cikupa khususnya dalam

system dan Hardware

5 Uraian Tugas,Tanggung Jawab dan Wewenang :

Secara teknis, detail pengawasan dan pekerjaan dari General Manager IT

adalah sebagai berikut :

 Merancang business process, data flow diagram, flowchart, dll,

Sebagai system analyst dalam rangka mengembangkan program
aplikasi HIS (Hospital Information System)
 Merancang SOP (System Operational Procedure) di dalam bidang
IT
 Merancang kebijakan-kebijakan IT dan menjalankan agar sesuai
dengan mekanisme aturan yang telah dibuat.
 Develop Coding & Programing berdasarkan system yang telah
dirancang.
 In-House Development (Medis & Non-Medis Application) :
bertanggung jawab dalam mendelegasikan, mengontrol staf
ITInhouse Development untuk Memelihara dan mengembangkan
aplikasi program yang sudah jadi / go-live (jika ada kebutuhan),
dan mengatur pendelegasian tugas-tugas kepada programmer.
 In-Outsources Development (Medis & Non-Medis Application) :
Berkolaborasi dengan vendor software dalam membangun project
outsource dari mulai initial kick-off hingga project go-live. Dan
ikut serta terlibat serta memantau proses berjalannya coding
programming.
 Merancang Data Center (Ruang Server) bersama dengan GA
 Merancang Topologi Networking bersama dengan staff Infra
 Networking & Communication : bertanggung jawab dalam
mengontrol Infrastructure untuk persiapan, pengadaan dan
implementasi perangkat jaringan LAN, WAN maupun internet
serta instalasinya (mencari dan memilih vendor yang layak utk
solusi tersebut).
 Server Administrator (Data Centre) : bertanggung jawab dalam
mengontrol persiapan, pengadaan, instalasi perangkat Server serta
implementasinya (mencari dan memilih vendor yang layak utk
solusi pengadaan perangkat server tersebut).
 Enhancement / Pengembangan teknologi Software maupun
Hardware

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 7
 Tanggung Jawab Organisasi

1. Merancang dan mengusulkan struktur organisasi IT

2. Menentukan kualifikasi perekrutan staf ITbaru (interview) yang

akan ditempatkan di dalam team IT.

3. Melakukan evaluasi kinerja terhadap team/ staf ITsecara

periodik dengan mengadakan serta memimpin meeting berkala
untuk menentukan skala prioritas pekerjaan dan mengevaluasi
progress project agar sesuai dengan time schedule yang telah
ditetapkan.

4. Delegate of authority

5. Membimbing dan membina tim / staf ITdalam pelaksanaan job-

desc masing-masing, serta mengembangkan technical skill team
dengan mengadakan training atau berbagai jenis pengembangan
skill dan knowledge dari tim baik secara internal maupun
external.

6. Bertanggungjawab melaporkan progress result pekerjaan

kepada Direksi secara periodik.

7. Menunjang proses pelaporan secara elektronik digital yang akan

digunakan oleh direksi sebagai acuan parameter indikator dalam
pengambilan keputusan. Ikut serta dalam meeting BOD (Board
of Director)

8. Mengatur dan memimpin rapat rutin dengan team IT, serta

mengevaluasi progress pekerjaan tiap-tiap staff IT

9. Bertanggungjawab dalam mengevaluasi dan mengembangkan

teknologi secara uptodate sesuai dengan perkembangan iptek.

B. Uraian Jabatan Staff IT

1. Nama Jabatan : Staf IT

2. Hubungan Jabatan :

a. Bertanggung Jawab Kepada : Kepala Bidang Administrasi & Keuangan

b. Sub Ordinasi : Direktur, Staf ITdan staff Rumah Sakit

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 8
 c. Hubungan Koordinasi : Finance Acc, HRD, GA, Logistik, JangMed, YanMed,
Marketing, Purchasing, Dokter dan QRM

3. Persyaratan Jabatan:

i. Pendidikan Formal : Minimal D3/S1

Teknologi Informasi Komputer

ii. Pengalaman :

Pengalaman minimal 1 tahun dibidang dan Jabatannya di Rumah Sakit.

iii. Nilai Kerjasama dan Kepribadiannya : Nilai rata-rata

NPK ≥ 3,0

iv. Umur :

Minimal 22 tahun - 35 tahun

v. Ketrampilan :

1. Memiliki pengetahuan dan ketrampilan dasar tentang pemenuhan kebutuhan

dasar manusia.

2. Komunikasi yang baik

vi. Sikap :

1. Disiplin / jujur

2. Inisiatif

3. Kerjasama

4. Loyalitas dan tanggungjawab yang tinggi

4. Tujuan Unit Kerjanya :

Memberikan support seluruh Unit Metro Hospitals Cikupa khususnya dalam sistem
sofhware dan hardware.

5. Uraian Tugas,Tanggung Jawab dan Wewenang :

Secara teknis, detail pengawasan dan pekerjaan dari General Manager IT adalah
sebagai berikut :

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 9
  Help-Desk / IT Call Centre : Mengawasi semua aktivitas helpdesk di dalam
internal Metro Hospitals Cikupa, responsif dan interaktif terhadap users
complain, menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan IT dan memberikan
jawaban secara tepat waktu, mengawasi administrasi dan pemeliharaan perangkat
lunak.
 Remote Access 24 jam sehari dan 7 hari seminggu untuk trouble shooting.
Menangani jalur komplain users online via Handphone (khususnya dari level
managerial)
 Technical Support (H/W Maintenance & Services) : Memastikan bahwa asset
teknologi informasi (perangkat komputer, server, PC-Client, Printer, Scanner,
UPS, dll) di dalam perusahaan terpelihara dengan baik.
 Backup Database SIM RS (Medinfras & Eklaim)
 Troubleshoot PABX dan Penambahan Line PABX (Line Telpon)
 Maintenance dan Troubleshoot Hardware & Software
 Maintenance dan Troubleshoot Jaringan Internet & Intranet
 Follow Up Vendor SIMRS bila terjadi bug, permintaan laporan atau ada
modifikasi sistem
 Backup Data File Sharing
 System Administrator Vclaim (Sistem Pencetakan SEP) & HFIS
 Follow Up Trouble SIMRS yang berhubungan dengan mitra luar seperti BPJS
 Berperan aktif dalam program pengembangan mutu

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 10
 BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

Keterkaitan Hubungan Kerja IT dengan unit lain :

1. Pelayanan Medis

Terdapat banyak unit yang termasuk dalam Pelayanan Medis : Rawat Jalan, Rawat Inap,
MCU, Keperawatan dan dokter GP yang memiliki kebutuhan dengan IT dalam
penggunaan sistem (applikasi HIS) dan penggunaan Hardware (Perangkat IT) yang
digunakan dalam sehari-hari untuk pendukung dalam bekerja.

2. Penunjang Medis

Terdapat banyak unit yang termasuk dalam Penunjang Medis : Radiologi, Laboratorium,
Medical Record, Farmasi dan Rehabilitasi Medik yang memiliki kebutuhan dengan IT
dalam penggunaan sistem (applikasi HIS) dan penggunaan Hardware (Perangkat IT)
yang digunakan dalam sehari-hari untuk pendukung dalam bekerja.

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 11
 3. Dokter Spesialis

Dokter Spesialis yang menggunakan sistem (Applikasi HIS) dan Hardware (Perngkat IT)
untuk melakukan order resep, order JangMed dan penginputan lainnya dalam sehari-hari.

4. Finance, Accounting & Purchasing

Terdapat beberapa unit yang termasuk dalam Tim Keuangan : Finance, Accounting, AR,
Purchasing yang memiliki kebutuhan dengan IT dalam penggunaan sistem (applikasi
HIS) dan penggunaan Hardware (Perangkat IT) yang digunakan dalam sehari-hari untuk
pendukung dalam bekerja.

5. General Affair, Logistik dan ME

Kebutuhan sistem untuk mendukung Tim GA, seperti adanya Modul e-Transport, e-
Request untuk Logistik dan Helpdesk GA khusus untuk digunakan dalam sehari-hari
untuk pendukung dalam bekerja.

6. HRD

Kebutuhan sistem untuk mendukung HRD, seperti adanya Modul Cuti, Modul Admin
HRD yang digunakan untuk pendukung dalam bekerja.

7. Sales

Kebutuhan sistem untuk mendukung HRD, seperti adanya Modul Cuti yang digunakan
oleh karyawan Rumah sakit untuk mengajukan cuti, Modul Admin HRD yang digunakan
admin HRD untuk pendukung dalam bekerja.

8. Marketing

Kebutuhan dengan IT dalam penggunaan sistem (applikasi HIS) dan penggunaan

Hardware (Perangkat IT) yang digunakan dalam sehari-hari untuk pendukung dalam
bekerja.

9. QRM

Kebutuhan sistem untuk mengolah data Mutu Metro Hospitals Cikupa menggunakan
Program e-mutu berbasis Reporting Services.

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 12
 BAB VIII

POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

A. Pola ketenagaan dan kualifikasi SDM

KUALIFIKASI
JUMLAH
SDM
PENDIDIKAN SERTIFIKASI

JABATAN KON KONDI KONDIS KETERANGAN

STA DISI KEBU SI STA I
NDA SAAT TUHA SAAT KEBUT ND SAAT KEBUTUH
R INI N STANDAR INI UHAN AR INI AN

Kepala Unit S1
IT 1 0 0 Komputer + - +

Staff Unit IT D3
1 1 0 Komputer + - +

B. Dasar Perhitungan Ketenagaan IT adalah sebagai berikut :

1. Staf ITDevelopment On Call

Pada hari libur, jika troubleshoot bisa dilakukan by Remote dan Call.

2. Staf ITInfrastruktur On Call

Pada hari libur, jika troubleshoot bisa dilakukan by Remote, Call atau datang
langsung ke Rumah Sakit .

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 13
 BAB IX
PROGRAM ORIENTASI

A. Pengertian
Program Orientasi adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh bagian HRD bagi
semua karyawan baru dalam rangka memperkenalkan organisasi, lingkungan dan budaya kerja
Metro Hospitals Cikupa

B. Maksud dan Tujuan

1. Untuk memberikan pengetahuan tentang organisasi.
2. Untuk memberikan informasi mengenai hak dan kewajiban calon karyawan/ karyawati.
3. Untuk memperkenalkan lingkungan kerja kepada karyawan baru.
4. Untuk mempercepat proses adaptasi bagi karyawan baru dengan lingkungan dan situasi
Metro Hospitals Cikupa sehingga di harapkan dapat menunjang kelancaran pelaksanaan
tugasnya di Rumah Sakit.
5. Membangun komunikasi antar karyawan.

C. Pelaksanaan Program
Program Orientasi Karyawan Baru terbagi dalam 2 (dua) bagian, yaitu orientasi umum
yang dilaksanakan oleh bagian HRD dan orientasi khusus yang dilakukan oleh bagian
administrasi dan keuangan.

D. Bagian Sumber Daya Manusia

Program orientasi karyawan baru yang diberikan oleh bagian HRD dilaksanakan
secara masal, tergantung kepada jumlah calon karyawan/ karyawati kontrak yang baru masuk.
1. SDM
Memberi penjelasan tentang jumlah dan kualifikasi SDM
2. Fasilitas.
Memberi penjelasan tentang fasilitas pelayanan yang di miliki unit
3. Sistem
Memberi penjelasan tentang sistem yang dilakukan dalam pekerjaan
E. Metode Pelaksanaan
Program orientasi unit di lakukan dengan cara :
- Penjelasan
- Diskusi dan tanya jawab
- Simulasi
- Evaluasi

F.Evaluasi
Pelaksanaan orientasi unit akan di evaluasi setiap 3 bulan oleh kepala unit dalam bentuk
Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)
Metro Hospitals Cikupa Page 14
 penilaian kinerja per 3 bulan dan di laporkan kepada kepala bagian administrasi dan keuangan,
yang pada akhirnya menjadi acuan penilaian kinerja 1 tahun sebagai pedoman bagi HRD dalam
pengangkatan atau pengakhiran masa kerja karyawan.

Departement IT memiliki Kegiatan Orientasi yang terdiri dari :

1. Orientasi Karyawan Baru

Orientasi tersebut berisikan beberapa materi seperti berikut :

No. Materi Waktu Metoda Penanggung Jawab

1. Cara Penggunaan Program HIS Langsung

30 Menit Praktek IT Support

2. Orientasi Dokter Baru

No. Materi Waktu Metoda Penanggung Jawab

1. Cara Penggunaan Program HIS Langsung

30 Menit Praktek IT Support

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 15
 BAB X
PERTEMUAN / RAPAT

1. Rapat Rutin
Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Sesuai Undangan
Jam : Sesuai Undangan
Tempat : Ruangan Pertemuan Metro Hospitals Cikupa
Peserta : Direktur, Kepala Unit IT , Staf IT.
Materi :
1. Evaluasi kinerja IT
2. Evaluasi SDM IT
3. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di IT.
4. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan IT.
5. Pembahasan permasalahan dalam menjalankan operasional pekerjaan
Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 16
 BAB XI
PELAPORAN

A. Pengertian
Pelaporan merupakan sistem atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala
bentuk kegiatan yang ada dalam pemberian pelayanan IT.

B. Jenis Laporan
Laporan dibuat oleh Admin IT. Adapun jenis laporan yang dikerjakan terdiri dari :

1. Laporan Harian
No. Nama Laporan Isi Laporan PIC

1. Report Helpdesk Laporan Helpdesk periode mingguan IT Support

2. Report Network Laporan Network periode mingguan IT Support

3. Report Development Laporan Progress Development IT Support

mingguan

2. Laporan Bulanan

No. Nama Laporan Isi Laporan PIC

1. Report Helpdesk Laporan Helpdesk periode bulanan IT Support

2. Report Network Laporan Network periode bulanan IT Support

3. Report Training Laporan Training Karyawan Baru IT Support

3. Laporan Tahunan

No. Nama Laporan Isi Laporan PIC

1. Report Helpdesk Laporan Helpdesk periode tahunan IT Support

2. Report Network Laporan Network periode tahunan IT Support

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 17
Tangerang, 10 Januari 2022
Yang Membuat Mengetahui
Pj. Iformasi Teknologi, Kepala Bagian Finance

Muhamad Lutfi Sanny

Mengetahui.

dr. Daniel Prayogo Harwinanto, MM

Direktur

Pedoman Pengorganisasian Informasi Teknologi (IT)

Metro Hospitals Cikupa Page 18