UAS MANAJEMEN PROYEK

MANAJEMEN PROYEK STUDI KASUS PROYEK VIRTUAL CUSTOMER

PREMISE EQUIPMENT PT. ABC
MANAJEMEN VIRTUAL TIM PROYEK STUDI KASUS PROYEK PESAWAT
TEMPUR PERUSAHAAN LOCKED MARTIN

SITI NURJANNAH
6032211227

Dosen Pegampu:
Dyah Santhi Dewi, ST.,M.EngSc.,PhD

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI

SEKOLAH INTERDISIPLIN MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
2022

1
 MANAJEMEN PROYEK STUDI KASUS
PROYEK VIRTUAL CUSTOMER PREMISE EQUIPMENT PT. ABC

A. Identifikasi Masalah
Saat ini PT ABC menggunakan propiteary box dalam mendeliver solusi managed
service-nya, seperti menggunakan router Cisco, firewall palo Alto, Riverbed WANOpti dan
sebagainya, cara ini dianggap sudah tidak lagi efektif secara cost serta fleksibilitas, maka
perusahaan berencana untuk mengganti seluruh CPE menggunakan whitebox teknologi SDN
yang lebih praktis, fleksibel dan lebih murah seta mudah dalam operasionalnya
PT ABC melakukan delivery layanan jaringan dengan menempatkan perangkat router,
firewall atau appliance lainnya sesuai dengan produk pesanan customer yang mengakibatkan
tingginya biaya investasi dan lamanya proses delivery times. Semakin banyak perangkat yang
digunakan maka akan menambah effort untuk maintenance hardware yang harus dilakukan
oleh perusahan.
Hal ini menyebabkan perusahaan perlu mencari solusi untuk menekan biaya investasi
dan juga memangkas delivery time. Adapun solusi yang dipilih adalah dengan
mengimplementasikan vCPE (Virtual Customer Premise Equipment), dengan solusi ini
diharapkan biaya investasi menurun karena perusahaan hanya perlu menempatkan perangkat
whitebox dan memberikan lisensi software kepada pelanggan sesuai dengan jasa yang disewa,
baik itu software router, firewall, WAN optimizer, IDS, IPS ataupun web proxy. Dari segi
delivery times pun diharapkan menurun karena proses penyediaan layanan jasa yang baru bisa
langsung dilakukan secara remote sehingga tidak perlu mengalokasikan tim ke lokasi customer.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan sebelumnya, maka disusun rumusan
masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana cara menentukan vendor perangkat whitebox yang akan digunakan dengan
pertimbangan keuangan ?
2. Bagaimana sistem pengendalian proyek untuk meminimalisir resiko yang akan timbul
pada saat proyek berjalan ?

1
C. Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui perangkat whitebox vCPE mana yang cocok untuk diimplementasikan
sebagai solusi dari segi keuangan.
2. Membuat sistem pengendalian proyek untuk meminimalisir resiko pada saat
implementasi proyek vCPE di PT. ABC.
D. Batasan
Adapun pembatasan masalah yang akan dibahas pada paper ini adalah sebagai berikut:
1. Produk yang akan dibandingan adalah Advantech FWA-1010VC dan RAD ETX-
203AX.
2. Proyek ini dilakukan untuk customer PT.ABC yang berlangganan VAS Managed
Services.

E. Kajian Pustaka
1. Manajemen Proyek
Project dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan pada saat tertentu
dengan resources yang terbatas (biaya, personel dsb) sehingga dapat memberikan dampak
perubahan atau membawa nilai tambah pada perusahaan. Proyek dapat dikatakan sukses jika
memenuhi tiga dimensi yaitu pertama, tepat biaya berarti proyek yang dikerjakan harus tidak
boleh melebihi anggaran yang sudah ditetapkan, kedua, tepat waktu berarti proyek harus
diselesaikan sesuai jadwal atau rencana yang telah disusun, ketiga, tepat mutu berarti produk
atau jasa yang dihasilkan harus memenuhi spesifikasi dan kriteria dalam taraf yang disyaratkan
oleh menejemen.
Di dalam project management terdapat tahapan-tahapan yang harus dilakukan yaitu:
a. Initiation yaitu tahapan dilakukan identifikasi tujuan, resources, batasan-batasan dari
project hingga identifikasi hasil akhir sehingga bisa diputuskan apakah project tersebut
layak dilakukan atau tidak.
b. Planning dan design adalah tahapan membuat perencanaan project secara detail sehingga
dapat memetakan resikoresiko yang muncul. Dengan memetakan resiko yang muncul
diharapkan langkah antisipasi sudah ditentukan diawal. Fokus utama dalam perencanaan
ini adalah waktu, biaya, dan sumber daya.
c. Executing, pada tahap ini semua planing dan design yang sudah dibuat pada tahap
sebelumnya dijalankan.

2
d. Monitoring dan controlling, tahap ini dilakukan dengan monitoring kegiatan dan
memastikan bahwa setiap langkah yang sudah dijalankan menghasilkan target-target
(milestone) sesuai rencana yang disusun. Jika ternyata dalam implementasinya tidak
berjalan baik harus segera dilakukan mitigasi dan melakukan alternatif lain (plan B). Pada
tahap ini juga dilakukan reporting project disetiap kegiatannya, report ini berisi tentang
potensi masalah yang terjadi setelah sebagian kegiatan dijalankan, keputusan-keputusan
baru serta progress project secara keseluruhan.
e. Closing adalah tahap akhir setelah tujuan project terpenuhi berarti bisa dikatakan project
tersebut sudah selesai atau bisa ditutup. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah
mereview project yang dijalankan, pelajaran apa yang bisa di ambil serta melakukan
dokumentasi secara keseluruhan dari project tersebut.

2. vCPE (Virtual Customer Premise Equipment)

vCPE adalah cara untuk men-deliver layanan jaringan seperti routing, firewall, security
dan VPN kepada customer dengan menggunakan software daripada menggunakan perangkat
hardware sehingga layanan-layanan yang disebutkan di atas dapat di-deliver hanya dengan
menggunakan satu perangkat yang disebut whitebox. Whitebox sendiri adalah sebuah
perangkat generik selayaknya PC yang dilengkapi dengan OS, dalam hal ini Linux, dan juga
dilengkapi dengan multiple NIC yang dapat memungkinkan dirinya beroperasi menjadi
perangkat multiport seperti router, switch ataupun firewall.
Layanan-layanan berupa routing, security ataupun VPN nanti akan berjalan
menggunakan virtualisasi server dan virtualisasi jaringan di dalam whitebox ini dan tiap
layanan tersebut akan di-bind ke setiap port fisik yang ada pada whitebox. Dengan melakukan
virtualisasi pada CPE, penyelenggara jasa telekomunikasi diharapkan dapat menyederhanakan
topologi fisik yang dipasang pada jaringan pelanggan dan mempercepat delivery time,
memungkinkan perubahan konfigurasi secara remote untuk penambahan dan manajemen
layanan serta lebih jauh lagi, vCPE diharapkan dapat memungkinkan pelanggan mengajukan
permintaan pemasangan layanan baru secara real-time dan on-the-fly.

3. Analisis Keuangan
Analisis keuangan bertujuan untuk memperkirakan keuntungan dari suatu proyek terhadap setiap
biaya yang dikeluarkan dan beberapa parameter lainnya. Untuk melakukan analisa suatu proyek sesuai
ilmu ekonomi, terdapat beberapa metode yang bisa diterapkan diantaranya yaitu Net Present Value
(NPV), Future Worth (FW), Annual Worth (AW), Internal Rate of Return (IRR) dan External Rate of

3
Return (ERR).
a. Metode Net Present Value (NPV).
Metode ini digunakan untuk mengetahui nilai proyek pada saat ini (t=0) dengan cara menghitung
arus kas masuk (incash-flow) dikurangi arus kas keluar (outcashflow) pada masa tertentu atau
sepanjang proyek berjalan ditambah dengan nilai sisa dari proyek tersebut pada akhir masa proyek
berdasarkan interest rate tertentu. Suatu proyek dikatakan layak atau menguntungkan dari segi
ekonomis menurut metode ini jika nilai dari NPV lebih besar dari nol (NPV > 0), jika NPV bernilai
negatif (NPV < 0) maka proyek tersebut dinyatakan tidak layak. Untuk kasus alternatif proyek
NPV dengan nilai terbesar yang merupakan alternatif terbaik.
NPV = Cash Inflows – Cash Outflows

b. Metode Annual Worth

Dalam metode ini aliran kas masuk dan keluar didistribusikan dalam bentuk annual
(biasanya per tahun) dimana besaran nilainya sama selama proyek atau investasi berjalan.
Sedangkan pengertian secara matematisnya, menentukan nilai uang yang didapat tiap
jangka waktu dan interest rate tertentu dengan cara annual revenue (R) dikurangi
equivalent expenses (E) dan capital recovery (CR).
AW (i%) = R – E – CR(1%)
Untuk mengukur kelayakan dari suatu proyek dengan metode annual worth ini, prinsipnya
sama dengan metode future worth, dimana nilai AW lebih besar dari nol proyek layak
diterima dan sebaliknya. Sedangkan untuk pemilihan alternatif proyek, pilih dengan nilai
AW yang terbesar. Untuk nilai capital recovery bisa di peroleh dengan mempertimbangkan
penyusutan nilai asset dan tingkat bunga yang didapat dari modal yang sudah di
investasikan (bisa diambil dari nilai MARR). Secara matematis bisa di jabarkan dalam
rumus berikut,
CR (1%) = I (A/P. i%. N) – S(A/F.u%.N)
Dimana :
I : Nilai investasi awal dari suatu proyek
S : Nilai pasar setelah proyek berakhir
N : Jangka waktu proyek berjalan

Banyak para pengambil keputusan memilih menggunakan metode annual worth (AW) ini
ketika dihadapkan dengan proyek yang pendapatannya bersifat annual dikarenakan
metode ini relatif lebih mudah diimplementasikan pada kondisi tersebut.

4
c. Metode Future Worth
Teori nilai uang terhadap waktu (time value of money) menerangkan bahwa nilai suatu
mata uang cenderung turun terhadap waktu yang disebabkan berbagai faktor yang
mempengaruhi seperti inflasi, perubahan suku bunga dsb. Oleh karena prinsip tersebut
metode ini muncul untuk memaksimalkan nilai asset atau kekayaan pada waktu yang akan
datang. Jadi metode ini digunakan untuk menghitung nilai investasi dimasa yang akan
datang sesuai jangka waktu proyek berjalan berdasarkan suku bunga tertentu dan (jika ada)
biaya yang bersifat tetap atau angsuran.
d. Metode Internal Rate of Return
Metode IRR yang dijelaskan sebelumnya memiliki kelemahan, diantaranya adalah nilai
IRR tersebut terkadang tidak akan sama jika investor melakukan investasi kembali di
perusahaan tersebut. Selain itu, metode IRR hanya menghitung arus kas masuk dan keluar
dari suatu proyek namun di kenyataannya terkadang terdapat aliran uang masuk atau
keluar yang hubungannya dengan pihak luar. Karena beberapa faktor tersebut muncul
metode external rate of return (ERR).
e. Metode External Rate of Return
Metode external rate of return (ERR) langsung memperhitungkan tingkat bunga external suatu
proyek dimana arus kas bersih yang dihasilkan selama project tersebut berlangsung dapat di
investasikan kembali. Jika tingkat bunga external ini sama dengan tingkat bunga IRR (yang
biasanya sesuai dengan MARR perusahaan) maka hasil dari metode ERR akan sama dengan hasil
dari metode IRR.

F. Metode
Dalam menyususn analisis terhadap implementasi preyek vCPE di PT. ABC digunakan
metode deskriptif yang bertujuan untuk mengumpulkan informasi aktual secara rinci yang
menggambarkan gejala yang ada, mengindetifikasi masalah atau memeriksa kondisi dan
praktek - praktek yang berlaku dan membuat perbandingan atau evaluasi. Pendekatan analisis
yang digunakan yaitu :
1. Untuk mendapatkan data-data terkait dengan kondisi saat ini dari penerapan solusi VAS
managed service PT. ABC diperoleh dari katalog produk perusahaan, dokumentasi sistem
dari tim operasional VAS dan tim sales BoQ perusahaan.
2. Untuk menentukan solusi vendor yang dipilih dilakukan dengan menghitung perbandingan
secara ekonomi untuk 2 (dua) vendor whitebox yaitu Advantech dan RAD.

5
3. Untuk mengetahui kebutuhan apa saja dari proyek ini maka dilakukan penyusunan rencana
proyek menggunakan pendekatan manajemen proyek, terutama dari segi project time
management, human resource management dan risk management.

G. Pembahasan
1. Analisis Keuangan
Tahap awal dari proyek ini adalah menentukan perangkat mana dari dua vendor yang
sebelumnya disebutkan yang cocok untuk diimplementasikan menurut tinjauan ekonomi. Dari
data penyelenggaraan proyek yang telah didapat, berikut ringkasan hasil perhitungan
perbandingan nilai ekonomi dari alternatif - alternatif yang ada dalam proyek:

Tabel 1. Perbandingan Perhitungan NPV, IRR, dan Payback Period

Item Alternatif 1 (Adventech) Alternatif 2 (RAD)
MARR 20% 20%
Capital Investment USD 130,157 USD 120,785
Expense USD 8,000 USD 11,700
Annual Saving USD 30,769 USD 15,000
i% 10% 10%
N 10 10
(P/A.i%.N) 6,1446 6,1446
NPV USD 108,037 USD 80,692
IRR 23% 21%
Payback Period 4 6

Berdasarkan hasil perhitungan pada tabel 1diketahui bahwa :

1. Nilai NPV alternative 1 (USD108,037.56) lebih baik dibanding nilai NPV alternative 2
(USD 80,692).
2. Nilai IRR alternative 1 (23%) lebih baik dibanding nilai IRR alternative 2 (21%).
3. Nilai Payback period alternative 1 dan alternative 2 masuk dalam range investasi
menguntungkan.
Maka dapat disimpulkan alternative terbaik bagi PT ABC untuk meningkatkan
performansi dan menjaga Service Level Agreement (SLA) ke pelanggan-pelanggan korporasi
sehingga dapat meningkatkan revenue dan mengurangi biaya operasional adalah dengan
menjalankan proyek alternative 1 yaitu menggunakan vendor Advantech sebagai solusi
penyedia whitebox vCPE.

6
2. Analisis Manajemen Proyek
Manajemen proyek dibentuk dengan membentuk tim Project Management Officer
(PMO) dengan tujuan utama menjaga sistem pengendalian proyek dengan mengkonsolidasi
dan menyederhanakan data progress dan report proyek sehingga proyek berjalan sesuai dengan
kriteria tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu.
a) Risk, mengontrol resiko serta mengantisipasi resiko shingga tidak berdampak pada
molornya waktu pelaksanaan proyek
b) Time, Mengkontrol waktu pelaksanaan proyek agar sesuai dengan timeplan schedule
proyek yang telah direncanakan yaitu 6 bulan.
c) Human Resource, mengontrol alokasi personil serta membuat organigram proyek yang
jelas.

1) Project Organization
Pihak yang memiliki kewenangan dalam ini adalah sebagai berikut :
1. Direktur Utama
2. Direktur Keuangan
3. Direktur Datacomm
4. Direktur IT Service
5. General Manager Planning Engineering
6. General Manager Infrastruktur Deployment
7. General Manager
8. Network Operation Project Organization

Pada Proyek ini menggunakan project organisasi tipe matrix, dengan team proyek mengambil
dari masing-masing personel dari Department yang terlibat dalam proyek. project organisasi
sebagai berikut :

Gambar 1. Struktur Organisasi

7
2) Main Activities
Proyek ini dibagi menjadi tiga aktivitas utama, antara lain sebagai berikut :
a) Proses Tender, merupakan proses pemilihan mitra kerja penyedia solusi.
b) Purchase Order Award, merupakan proses melakukan pembelian atau order kepada mitra
kerja penyedia solusi, setelah PO terbit maka proses kick-off meeting dan design review
meeting dapat dimulai dan proyek dapat dinyatakan dimulai.
c) Implementasi, merupakan proses pelaksanaan proyek, yang terbagi menjadi 3 tahap yaitu
sebagai berikut :
1. Tahap Persiapan Proyek
1) Survey dan approval site.
2) Pengurusan ijin kerja dan pembuatan task untuk masing-masing PIC.
3) Penyiapan dokumen pelaksanaan proyek (document HLD, MLD dan LLD) dan
briefing pelaksanaan proyek.
4) Penyiapan material dan tools penunjang pelaksanaan proyek.
5) Pengetesan perangkat sebelum pelaksanaan proyek.
2. Tahap Pelaksanaan Proyek
1) Pengiriman perangkat kelokasi instalasi.
2) Pelaksanaan instalasi perangkat.
3) Pelaksanaan UAT
4) Pelaksanaan Integrasi
3. Tahap Pengetesan dan Dokumen Akhir
1) Dokumentasi ATP
2) Dokumentasi UAT
3) Dokumentasi Integrasi
4) Dokumentasi Stability Test & Monitoring
5) Berita Acara Uji Terima
6) Berita Acara Serah Terima
7) Closing project

8
3. Project team
Tabel 1. Project Team
Role PIC
Projedct Manager YKK
Planning Engineer SNJ
Network Deployment Technician LMG
Network Operation Engineer AEA
Network Operation Technician YAW
Technical Writer JFB
Q & A Engineer MSR
PMO Admin BRZ
Procurement Staf TRH

4. Risk & Mitigation Plan

Tabel 2. Risk and Mitigation Plan
No Deskripsi Risiko PIC Dampak Mitigasi
1 Assesment terhadap Vendor & Tim Assesment yang Memastikan bahwan
network eksisting Datacom tidak lengkap dapat assessment benar-
kemungkinan tidak Planning menyebabkan benar menggambarkan
lengkap atau ada kesalahan desain jaringan existing
yang terlewat karena dan proses migrasi dengancara melakukan
kompleksitas terhambat, review rutin.
jaringan. berujung pada
keterlambatan
implementasi.
2 Perubahan Vendor & Dapat Memastikan pada
spesifikasi perangkat Principal mengakibatkan principal bahwa segala
dari yang diajukan fitur perangkat update yang berkaitan
principal pada saat yang sebelumnya dengan softwere dan
desain dan pada saat dijanjikan jadi tidak
hardwere tidak
pengadaan. support oleh
berpengaruh pada
perangkat. scope proyek yang
harus di deliver.
3 Keterlambatan Vendor, Keterlambatan di Melakukan push dan
pengiriman barang Principal & bagian aktivitas follow up secara
dari gudang principal Project pengiriman barang. berkala kepada
di luar negeri. Management vendor.
4 Proses migrasi Vendor, & Tim Keterlambatan Memastikan bahwa
terhambat karena Datacom pelaksanaan network assessment
kompleksitas Planning migrasi jaringan sudah secara detail
topologi jaringan dan pelanggan. menggambarkan
akses customer. keadaan sebenarnya
dan melakukan
simulasi pada
lingkungan lab secara

9
 detail dan terstruktur.
5 Customer menolak Tim Customer Perbedaan jadwal Mensosialisasikan
downtime migrasi Care, Tim dapat membuat terkait re-engineering
karena tidak sesuai Datacom keterlambatan jaringan kepada
dengan schedule Planning, & proyek. customer sejak jauh
maintenance sistem Project hari.
meraka. Manager
6 Adaptasi tim Tim Datacom Adaptasi yang Memastikan pada
operasioanl terhadap Planning lambat dapat vendor bahwa training
teknologi baru yang mempengaruhi yang dilakukan harus
dipakai kurang keterlambatan secara detail dan
lancar. proses migrasi. mencakup semua
teknologi yang di
deliver.
7 Kesalahan desain Vendor & Kesalahan pada Memastikan bahwa
terkait capacity Principal capacity planning desain yang diajukan
palnning yang menyebabkan cost oleh vendor sudah
berujung pada meningkat dan sesuai kebutuhan
penambahan harus ditentukan dengan melakukan
perangkat. siapa yang rapat utk meriview
menanggung cost desain secara rutin.
tersebut.

6. Kesimpulan
Berdasarkan hasil maka dapat disimpulkan bahwa analisis keuangan teknik
menggunakan metode mutually exclusive alternatif dapat digunakan untuk memilih alternatif
terbaik pada penyelenggaraan vCPE PT. ABC dengan tujuan dasar meningkatkan performansi
dan SLA kepelanggan.
Dengan menggunakan metode mutually exclusive alternatif, didapatkan hasil
perhitungan Nilai NPV alternative 1 (Advantech) (USD108,037.56) lebih baik dibanding nilai
NPV alternative 2 (RAD) (USD 80,692), Nilai IRR alternative 1 (23%) lebih baik dibanding
nilai IRR alternative 2 (21%), dan Nilai PBP alternative 1 dan alternative 2 masuk dalam range
investasi menguntungkan. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa alternatif 1 menjadi
alternative terbaik bagi PT. ABC untuk untuk meningkatkan performansi dan menjaga Service
Level Agreement (SLA) ke pelanggan-pelanggan korporasi sehingga dapat meningkatkan
revenue dan mengurangi biaya operasional.

10
 DAFTAR PUSTAKA

A guide to the Project Management Body of Knowledge. 2013. Fifth Edition. Newton Square,
PennsyIvania : Project Management Institute, Inc
Heagney, Joseph. 2015. Fundamentals of Project Management. Fifth Edition. American
Management Association.
Liu, Yuna. 2022. Evaluation Method Based on NPV and IRR. Advances in Economics, Business
and Management Research. Atlantis Press.
Sullivan, William G., Elin M. Wicks & James T. Luxhoj. 2006. Engineering Economy,
Thirteenth Edition. Upper Saddle River, New Jersey: Pearson Prentice Hall.

11
 MANAJEMEN VIRTUAL TIM PROYEK
STUDI KASUS PROYEK PESAWAT TEMPUR PERUSAHAAN LOCKED MARTIN

A. Identifikasi Masalah
Perusahaan Locked Martin merupakan sebuah produsen pesawat yang dibentuk
pada 1995 dengan merger dari Lockheed Corporation dengan Martin Marietta yang berkantor
pusat di Bethesda, Maryland dan mempekerjakan 116.000 orang di seluruh dunia. Perusahaan
menjadi kontraktor utama untuk pertahanan Amerika Serikat. Pada 2003 hampir 80% dari
pelanggannya adalah Departemen Pertahanan Amerika Serikat dan Pemerintahan Federal
Amerika Serikat lainnya.
Perusahaan mendapatkan mega proyek untuk membuat model baru pesawat tempur.
Dalam rencana pengerjaannya, lebih dari 80 pemasok akan bekerja di 187 lokasi diseluruh dunia
untuk mendesain dan membangun komponen-komponen dari pesawat tempur ini. 75 anggota
grup teknologi di divisi aeronautics milik Lockhed akan menghubungkan pemasok bersama
dengan angkatan udara, laut, dan darat amerika serikat memantau perkembangan dan melakukan
perubahan produksi dan desain ditengah-tengah proses jika diperlukan. Proyek ini diharapkan
mampu terselesaikan dengan kurun waktu 4 tahun.
Dengan perbedaan lokasi pekerjaan maka perusahaan dituntut agar dapat melalukan
managemen proyek secara virtual. Perusahaan menggunakan teknologi dalam berkomunikasi
seperti menggunakan metode shared document, papan tulis elektronik dimana mereka bisa
menggambar design atau chart dan lainnya mampu merespon secara real time. Hal ini tentunya
memerlukan strategi dan job design yang tepat untuk proyek tersebut karena bisa jadi akan
muncul beberapa masalah dalam prosesnya.

B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dari kasus ini yaitu :
1. Bagaimana perusahaan Lockheed Martin dapat memperoleh keuntungan dengan
menggunakan virtual tim untuk proyek pesawat temput?
2. Bagaimana perusahaan Lockheed Martin menghadapi masalah yang muncul dalam
penerapan strategi virtual tim ?

12
C. Tujuan
1. Mengetahui keuntungan yang diperoleh perusahaan Lockheed Martin dalam penerapan
virtual tim untuk proyek pesawat tempur.
2. Mengetahui solusi dari permasalahan yang muncul dalam penerapan strategi virtual tim.

D. Kajian Pustaka
1. Virtual Project Team
Virtual Project Teams yaitu tim yang tersebar secara geografis, melibatkan penggunaan
media elektronik, termasuk e-mail, Internet, dan konferensi jarak jauh, untuk
menghubungkan bersama anggota tim proyek yang tidak ditempatkan di tempat fisik yang
sama. Virtual Project Teams memulai dengan asumsi bahwa hambatan fisik atau pemisahan
ruang membuatnya tidak praktis bagi anggota tim untuk bertemu secara teratur, secara tatap
muka. Oleh karena itu, Virtual Project Teams melibatkan pembuatan media komunikasi
alternatif yang memungkinkan semua anggota tim untuk tetap berhubungan, memberikan
kontribusi kepada proyek yang sedang berlangsung, dan mengomunikasikan semua informasi
terkait proyek yang diperlukan dengan semua anggota tim proyek lainnya. Virtual Project
Teams menggunakan teknologi untuk memecahkan masalah pelik yang secara produktif
menghubungkan mitra proyek yang tersebar secara geografis.
Beberapa tantangan permasalahan yang menjadi kesulitan tersendiri dalam sebuah
proyek (Zowghi, 2002):
a. Keragaman budaya pelanggan dan bisnis
b. Mencapai partisipasi yang tepat dari pengguna sistem dan petugas lapangan
c. Kurangnya komunikasi informal dan berkurangnya kesadaran dari konteks kerja lokal
d. Berkurangnya tingkat kepercayaan (trust)
e. Kesulitan dalam mengelola konflik dan berdiskusi terbuka tentang kepentingan
f. Kesulitan dalam mencapai pemahaman bersama mengenai kebutuhan (requirement)
g. Pertemuan pengambilan keputusan menjadi tidak efektif
h. Penundaan (delay)

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola project tim virtual adalah sebagai
berikut:
a. Membangun kepercayaan
Membangun kepercayaan adalah faktor penting dalam suksesnya bekerja secara virtual.

13
 Kepercayaan tentu akan lebih mudah terbentuk jika kita bertemu langsung secara wujud
fisik dibanding dunia maya. Namun bukan berarti secara virtual kita tidak dapat
mengembangkan kepercayaan. Hal-hal berikut ini dapat meningkatkan kepercayaan
seperti: melakukan pertemuan rutin secara virtual dengan tim dan beri kesempatan anggota
tim untuk saling mengenal satu sama lain, bangun visi dan sasaran bersama, berikan
kesempatan anggota tim untuk mengambil peran dan menyelesaikan tanggung jawabnya,
pantau kerja tim dan tawarkan dukungan kepada anggota tim, diskusikanlah isu-isu yang
terjadi dalam organisasi dan tim, undang tim memberikan saran dan masukan, rayakan
kesuksesan tim. Semua itu bisa dilakukan secara virtual.
b. Kejelasan arah dan sasaran tim
Tim virtual membutuhkan lebih banyak kejelasan mengenai gambaran besar, mengenai
arah dan sasaran yang akan dicapai oleh organisasi dan tim. Jadi, sangat penting manajer
merumuskan visi bersama tentang apa yang ingin dituju tim virtualnya dan komunikasikan
kepada seluruh anggota tim.
c. Kejelasan peran, tugas dan tanggung jawab, serta hasil yang harus dicapai
Manajer harus memperjelas peran, tugas dan tanggung jawab, serta hasil yang harus
dicapai setiap anggota tim. Ketidakjelasan semua itu akan membuat mereka bingung dan
dapat menurunkan motivasi kerja. Dengan bekerja secara virtual, manajer tidak akan bisa
mengamati secara langsung dan memantau proses pekerjaan timnya setiap saat karena
mereka tidak berada pada satu lokasi yang sama. Manajer akan lebih berorientasi pada
pemantauan output atau hasil kerja dari pada proses kerja tim.
d. Mengembangkan proses kerja yang mendukung bekerja secara virtual
Dengan diberlakukannya bekerja secara virtual, otomatis banyak proses kerja yang
sebelumnya manual berubah menjadi virtual. Beragam proses kerja
seperti: brainstorming dan berbagi ide, menyusun rencana dan jadwal kerja, pengambilan
keputusan, meminta persetujuan anggaran, perizinan, menyiapkan laporan dan sebagainya,
sudah lagi tidak efisien jika masih harus manual. Untuk memberikan kemudahan, manajer
dapat menggunakan beragam perangkat teknologi dan aplikasi virtual yang memudahkan
proses kerja dan terciptanya kolaborasi tim virtual, seperti: project management tools,
Google Document dan lain-lain.
e. Memberikan kesempatan tim menemukan ritme kerjanya
Bekerja secara virtual mungkin belum menjadi budaya masyarakat Indonesia secara
umum. Manajer harus memberikan waktu bagi timnya menemukan ritme kerjanya. Di
awal-awal, tim pasti mengalami ketidaknyamanan karena ketidakbiasaan bekerja secara

14
 virtual. Banyak anggota tim pun masih gaptek dalam penggunaan berbagai teknologi
komunikasi virtual. Untuk bisa segera menemukan ritme kerjanya, maka berikanlah
sosialisasi atau pelatihan singkat mengenai bagaimana memulai pertemuan secara virtual
berikut panduan teknis penggunaan teknologi komunikasinya seperti Google Hangout,
Zoom dan sejenisnya. Sebaiknya pilihlah teknologi komunikasi yang paling sesuai dengan
kebutuhan organisasi dan mudah digunakan. Kecepatan mempelajari teknologi
komunikasi di tim bisa jadi berbeda-beda. Maka materi sosialisasi bisa dibuat beragam
menyesuaikan kondisi tim.
f. Mengembangkan interaksi positif dengan setiap anggota tim
Untuk meningkatkan motivasi kerja setiap anggota tim, dibutuhkan interaksi positif antara
manajer dengan setiap anggota timnya. Maka perlu sebuah strategi untuk mewadahinya.
Pertemuan one on one antara manajer dan setiap anggota timnya adalah strategi jitu untuk
memastikan tim produktif.

E. Metode
Metodologi yang digunakan dalam penulisan ini adalah studi literatur yang berhubungan
dengan metode-metode untuk mendapatkan manajemen virtual team dalam sebuah
proyek.

F. Pembahasan
1. Analisis Keuntungan Strategi Virtual Team
Keuntungan yang bisa diperoleh oleh Lockheed Martin dalam pengerjaan proyek dengan
menggunakan virtual tim adalah sebagai berikut :
a. Memperoleh pekerja berbakat yang tidak terbatas pada lokasi tertentu. Dengan
dilakukan perekrutan di berbagai wilayah atau negara, kemungkinan memperoleh
pekerja berbakat yang tersebar di wilayah-wilayah yang berbeda menjadi lebih besar
sehingga bisa memperoleh human capital yang lebih mampu meningkatkan kinerja
organisasi atau perusahaan.
b. Peningkatan produktivitas dikarenakan akan muncul fleksibilitas waktu dan tempat
kerja dimana pekerja bisa menyesuaikan waktu dan tempat kerja sesuai kondisi pekerja
tersebut berada tanpa harus datang pada pusat dimana organisasi itu berada. Dengan ini,
keborosan waktu dalam hal perjalanan bisa dikurangi dan target penyelesaian produk
bisa lebih cepat dilempar ke pasaran.

15
 c. Memperluas peluang pasar. Manfaat ini berkaitan dengan akses langsung ke peluang
pasar yang berbeda. Memiliki work team yang terletak di berbagai wilayah di dunia
memungkinkan organisasi bisnis untuk memiliki target pasar langsung dengan
pelanggan di seluruh dunia.
d. Pengurangan biaya. Biaya yang dimaksudnya disini adalah biaya yang dibutuhkan untuk
perjalanan bagi pekerja untuk berkomunikasi dan bekerjasama dalam satu tempat dalam
menyelesaikan pengerjaan produk yang ada. Biaya ini bisa dihilangkan dikarenakan
pekerja cukup bekerja sesuai dengan wilayah nya masing – masing dan cukup
berkomunikasi dan bekerjasama jarak jauh melalui teknologi komunikasi dan komputer.
Disini bisa dikatakan cuma akan muncul biaya pendistribusian komponen dari produk
itu sendiri tanpa ada biaya perjalanan dari pekerjanya.
e. Meningkatkan kepuasaan bekerja. Keuntungan ini merupakan keuntungan tidak
langsung dari virtual teams. Pekerja biasanya akan lebih bahagia terhadap pekerjaannya
jika memperoleh kontrol dimana dan kapan dia bisa bekerja karena dalam virtual teams,
hal tersebut sangat dimungkinkan bisa dilakukan. Kepuasaan bekerja biasanya akan
diikuti dengan peningkatan performa dari pekerjaan tersebut.

2. Analisis Risk and Mitigation

Masalah bisa muncul dalam proses yang tentunya akan mengganggu perjalanan proses
dalam pengerjaan produk yang akan diselesaikan. Adapun potensi masalah tersebut bisa di
identifikasikan sebagai berikut :
Tabel 1. Risiko dan Mitigasi Proyek
Deskripsi Risiko Mitigasi
Adanya halangan dalam hal bahasa dan 1. Peningkatan knowledge yang dimiliki
budaya. pekerja lewat training atau syarat
Pengorganisasian yang berskala luas dan pengrekrutan dimana ada keharusan
memiliki wilayah di beberapa negara akan memiliki kemampuan menggunakan
menimbulkan masalah jika pekerjanya bahasa internasional ( english language )
memiliki keterbatasan dalam baik aktif maupun pasif.
berkomunikasi menggunakan bahasa 2. Penetapan standar budaya kerja dalam
internasional ditambah dengan organisasi yang mampu menjembatani
kecenderungan menggunakan budaya kerja perbedaan budaya yang ada di beberapa
sesuai yang ada wilayahnya. Terkadang wilayah pekerja dimana berfokus pada
budaya kerja ini bertentangan dengan budaya kerja yang mampu
pekerja yang ada di wilayah lainnya. meningkatkan kinerja dari organisasi
tersebut.

16
Deskripsi pekerjaan dan tujuan pengerjaan
di setiap wilayah haruslah jelas. Jika ada
satu wilayah yang tidak diberi arahan yang
benar mengenai pekerjaan apa yang harus
lakukan dengan pedoman tertentu,
dimungkinkan wilayah tersebut akan
menghasilkan produk yang tidak maksimal
bahkan tidak perlu dihasilkan akibat
melakukan pekerjaan yang seharusnya
tidak dilakukan.
Konflik waktu akibat berbeda lokasi secara
geografis. Waktu menjadi hal yang utama
dalam pengaturan proses pengerjaan
produk apalagi yang berskala internasional.
Dalam strategi virtual teams, jika
perencanaan waktu nya tidak matang akan
menimbulkan masalah seperti adanya
tumpang tindih waktu pengerjaan sehingga
proses produksi jadi terhambat. Akan
muncul suatu wilayah yang belum siap
memulai produksi akibat waktu yang tidak
pas dan bersesuaian dengan kondisi
wilayah tersebut padahal barang yang akan
diproses telah datang duluan atau
sebaliknya.
Penentuan orang-orang yang menjadi
penghubung utama yang mewakili wilayah
kerja dan orang orang yang memiliki
kemampuan teknologi.
Jika salah dalam memilih orang yang
mempunyai jenis pekerjaan tersebut diatas
sangat dimungkinkan akan menghambat
kinerja dari wilayah tersebut. Orang yang
dipasrahi mewakili wilayah kerja seperti
pemimpin atau manajer untuk suatu
wilayah jika tidak memahami apa-apa yang
harus dilakukan di wilayah kerjanya maka
akan mempersulit pekerja-pekerja
dibawahnya dan mempengaruhi
produktivitas dari wilayah tersebut. Bisa
jadi tidak bisa berkomunikasi dan
bersinergi dengan wilayah lainnya. Begitu
pula untuk orang-orang yang memegang
17
1. Adanya pedoman yang jelas mengenai
deskripsi pekerjaan untuk semua
wilayah pekerja menyesuaikan
kemampuan yang bisa dimaksimalkan di
wilayah tersebut.
2. Adanya pedoman yang jelas mengenai
produk yang harus dihasilkan untuk
masing-masing wilayah dengan standar-
standar yang ditentukan.
Penjadwalan waktu yang matang kepada
tiap-tiap wilayah kerja dengan
pertimbangan menyesuaikan kondisi dan
waktu di wilayah tersebut. Diberikan pula
alternatif-alternatif penjadwalan waktu jika
muncul masalah di suatu wilayah yang
mengakibatkan terhambat waktu
pengerjaan produk di wilayah tersebut.
1. Untuk orang-orang dipasrahi sebagai
perwakilan dari wilayah tersebut,
haruslah dipilih orang mengerti betul
strategi dan pekerjaan yang harus
dijalankan sesuai dengan pedoman yang
telah ditetapkan di masing-masing
wilayah.
2. Untuk orang yang memegang teknologi,
dipilih orang yang memiliki knowledge
yang cukup pada bidang teknologi yang
dipegangnya dan mau belajar dan
mengikuti terhadap pengembangan
teknologi yang ada di organisasi
tersebut.
bidang teknologi guna membantu proses
pengerjaan produk dengan strategi virtual
teams, jika tidak bisa menguasai sepenuh
teknologi tersebut dengan segala
pengembangannya maka akan menghambat
proses produksi.

Masalah perilaku karena kekurangan dalam
kontak interpersonal secara dekat.
Perilaku yang membebankan pekerjaan
kepada wilayah lain atas kesalahan
pengerjaan produk untuk wilayahnya
dengan menutupi kesalahan tersebut supaya
secara kasat mata tidak terlihat ketika
diserahkan wilayah lain bisa jadi muncul
sebagai perilaku menyimpang karena tidak
muncul kesadaran tentang tujuan untuk
bersama dalam organisasi tersebut. Hal ini
akan mengurangi kualitas standar dari
produk yang dihasilkan dan bisa merugikan
organisasi itu sendiri.
Perlu dilakukan pendekatan dan pertemuan
bagi wakil-wakil dari masing-masing
wilayah ke pusat organisasi dalam kurun
waktu tertentu untuk selalu menyamakan
semangat dalam mencapai tujuan
organisasi dan wakil tersebut mampu
memberi pengaruh yang baik kepada para
pekerja di wilayahnya dengan melakukan
komunikasi yang terbuka dan jujur.

18
 DAFTAR PUSTAKA

Alnsour, Belal Hasem. 2014. The Use of Virtual Project Teams for Project Management
in Jordanian Corporations. Eurasian Journal of Business and Management.
Pinto, J. K. 2013. Project Management: Achieving Competitive Advantage. Upper
Saddle River, NJ: Pearson.
Zowghi, Didar & Daniel Damian. 2002. The impact of stakeholders’ geographical
distributiononmanaging requirements in a multi-site organization. International Conference on
Requirements Engineering, Sydney

19
1