LAPORAN PELAKSANAAN

PENINGKATAN KINERJA SATUAN KERJA (PKSK)

Optimalisasi Pengendalian Pelaksanaan Pembangunan Kegiatan PISEW

Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang, Kabupaten Bintan Melalui
Instrumen Pengendalian Berbasis Google Sheets dan Form Fisik

Disusun Oleh

Sunarto, S.T.
199211132018021001

BALAI PENGEMBANGAN KOMPETENSI PUPR WILAYAH I MEDAN

PELATIHAN PISK BIDANG PERMUKIMAN ANGKATAN II
2021

1
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas
karunia dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan pelaksanaan PKSK dengan
judul “Optimalisasi Pengendalian Pelaksanaan Pembangunan Kegiatan PISEW Tahap I di
Desa Seri Kuala Sempang, Kabupaten Bintan Melalui Instrumen Pengendalian Berbasis
Google Sheets dan Form Fisik”. Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada penguji
(Dra. Yuni Erni Aguslin, M.Si.), coach (Dr. Ir. Andreas Suhono, M.Sc.), mentor (Istiadi
Nugroho, S.T.), tim kerja efektif, serta pihak-pihak lainnya yang tidak dapat penulis
sebutkan satu per satu. Besar harapan penulis pelaksanaan PKSK ini dapat menjadi contoh
dan acuan dalam pengembangan dan penajaman pengendalian pada kegiatan PISEW tidak
hanya di Provinsi Kepulauan Riau, namun juga pada provinsi-provinsi lainnya.
Demikian laporan pelaksanaan PKSK ini disampaikan. Atas perhatiannya
diucapkan terima kasih.

Tanjungpinang, 4 Agustus 2021

Sunarto, S.T.

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................................... 2

DAFTAR ISI ........................................................................................................................ 3

DAFTAR TABEL ................................................................................................................ 5

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................... 6

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................... 8

1.1 Latar belakang ............................................................................................... 8

1.2 Identifikasi dan Penapisan Masalah .............................................................. 9

1.3 Identifikasi dan Analisis Akar Masalah....................................................... 12

1.4 Tujuan PKSK ............................................................................................... 13

1.5 Manfaat PKSK ............................................................................................. 13

BAB II DESKRIPSI GAGASAN PENINGKATAN KINERJA SATUAN KERJA

(PKSK)................................................................................................................................ 15

2.1 Konsep Gagasan PKSK ............................................................................... 15

2.2 Rencana Organisasi PKSK .......................................................................... 16

2.3 Tahapan Pelaksanaan PKSK ....................................................................... 17

2.4 Pemetaan Stakeholders dan Strategi Komunikasi ....................................... 18

2.5 Potensi Kendala dan Strategi Penanganan................................................... 21

2.6 Target Progres yang Akan Dilaporkan Pada Fase Aktualisasi .................... 22

BAB III OUTPUT DAN OUTCOME PKSK .................................................................. 23

3.1 Output Aktualisasi PKSK ............................................................................ 23

3.2 Outcome Aktualisasi PKSK......................................................................... 43

BAB IV DESKRIPSI HASIL PELAKSANAAN PKSK ................................................ 45

4.1 Sandingan Rancangan dan Hasil Pelaksanaan Tahapan PKSK ................... 45

4.2 Catatan Hasil Pelaksanaan ........................................................................... 49

3
 4.3 Laporan Monitoring Pelaksanaan PKSK ..................................................... 50

BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI ............................................................ 51

5.1 Kesimpulan .................................................................................................. 51

5.2 Rekomendasi ............................................................................................... 51

4
 DAFTAR TABEL

Tabel 1-1 Informasi Lokus Kegiatan PKSK.......................................................................... 8

Tabel 1-2 Penapisan Masalah Menggunakan Metode USG ................................................ 10
Tabel 2-1 Jadwal Pelaksanaan PKSK .................................................................................. 18
Tabel 2-2 Identifikasi Potensi Kendala ............................................................................... 22
Tabel 3-1 Ringkasan Output dan Outcome Aktualisasi PKSK ........................................... 44
Tabel 4-1 Sandingan Rancangan dan Hasil Pelaksanaan Tahapan PKSK .......................... 45
Tabel 4-2 Ceklis Monitoring Pelaksanaan PKSK ............................................................... 50

5
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1-1 Penajaman Analisis Pemecahan Masalah Menggunakan Why Analysis ......... 12
Gambar 2-1 Gagasan PKSK ................................................................................................ 16
Gambar 2-2 Struktur Organisasi PKSK............................................................................... 16
Gambar 2-3 Pemetaan Stakeholders Melalui Analisis Kuadran ......................................... 19
Gambar 2-4 Strategi Komunikasi ........................................................................................ 21
Gambar 2-5 Pemetaan Stakeholders Setelah Strategi Komunikasi ..................................... 21
Gambar 3-1 Lembar Asistensi ............................................................................................. 23
Gambar 3-2 Nota Dinas ke PPK PKP ................................................................................. 24
Gambar 3-3 Nota Dinas PPK PKP ke Kasatker .................................................................. 25
Gambar 3-4 SK Tim Kerja Efektif ...................................................................................... 26
Gambar 3-5 Form Pengendalian Proses Kegiatan Berbasis Google Sheets ........................ 27
Gambar 3-6 Form Pengendalian Waktu Berbasis Google Sheets ....................................... 27
Gambar 3-7 Form Pengendalian Volume (Form Fisik)....................................................... 28
Gambar 3-8 Form Pengendalian Mutu (Form Fisik) ........................................................... 29
Gambar 3-9 Form Pengendalian Biaya Berbasis Google Sheets (1) Grafik Termin dan (2)
Analisis Grafik Biaya .......................................................................................................... 30
Gambar 3-10 Diagram Alir Form Pengendalian Proses Kegiatan ...................................... 31
Gambar 3-11 Diagram Alir Form Pengendalian Volume ................................................... 32
Gambar 3-12 Diagram Alir Form Pengendalian Mutu........................................................ 33
Gambar 3-13 Diagram Alir Form Pengendalian Waktu ...................................................... 34
Gambar 3-14 Diagram Alir Form Pengendalian Biaya ....................................................... 35
Gambar 3-15 Surat Instruksi Penggunaan Form Pengendalian ........................................... 36
Gambar 3-16 Komunikasi Via Zoom Meeting Dengan TAPr dan Ass TAPr ..................... 37
Gambar 3-17 Komunikasi Dengan BKAD dan Fasilitator Masyarakat .............................. 37
Gambar 3-18 Pengisian Form Pengendalian Proses Kegiatan ............................................ 38
Gambar 3-19 Pengisian Form Pengendalian Volume ......................................................... 38
Gambar 3-20 Pengisian Form Pengendalian Mutu.............................................................. 39
Gambar 3-21 Pengisian Form Pengendalian Waktu............................................................ 40
Gambar 3-22 Pengisian Form Pengendalian Biaya (Grafik Termin) .................................. 40
Gambar 3-23 Pengisian Form Pengendalian Biaya (Analisis Grafik Biaya) ...................... 41

6
Gambar 3-24 Dokumentasi Penggunaan Form Pengendalian ............................................. 42
Gambar 3-25 Media Penyimpanan Data Drive ................................................................... 43
Gambar 4-1 Asisten Gagasan PKSK dengan Kasatker dan Mentor (PPK PKP) ................ 46
Gambar 4-2 Komunikasi Via Zoom Meeting Dengan PPK PKP dan Calon Tim Kerja
Efektif .................................................................................................................................. 47
Gambar 4-3 Penandatanganan SK Tim Kerja Efektif oleh Kepala Satuan Kerja
Pelaksanaan Prasarana Permukiman Provinsi Kepulauan Riau .......................................... 47

7
 1 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Program Pengembangan Infrastruktur Sosial Ekonomi Wilayah (PISEW) adalah
bertujuan untuk meningkatkan dan mengembangkan infrastruktur guna mendorong
pertumbuhan ekonomi kawasan permukiman di Kecamatan. Kegiatan PISEW
dilaksanakan dengan pola kegiatan pembangunan infrastruktur berbasis masyarakat. Salah
satu indikator kinerja keberhasilan kegiatan PISEW adalah meningkatnya kemampuan
pelaksana dalam pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi. Adapun hal tersebut dapat
terlaksana melalui penguatan dan pelaksanaan sistem monitoring dan evaluasi.
Berangkat dari kondisi tersebut, maka perlu untuk dilakukan peningkatan
pengendalian dalam sistem monitoring dan evaluasi baik berbentuk administrasi maupun
teknis. Salah satunya adalah melalui pengendalian proses kegiatan (administrasi) dan
pengendalian volume, mutu, waktu, dan biaya (teknis) pada kegiatan PISEW. Selanjutnya
dilakukan penentuan lokus kegiatan sebagai pilot project dan dipilihlah Desa Seri Kuala
Sempang, Kecamatan Seri Kuala Lobam. Berikut adalah informasi terkait dengan kegiatan
PISEW di Desa Seri Kuala Sempang yang dapat dilihat pada Tabel 1-1.

Tabel 1-1 Informasi Lokus Kegiatan PKSK

Paket Pekerjaan Pembangunan Kios Komersil dan Akses Taman Wisata – PISEW
Ukuran/ Dimensi Kios (12 x 7 m); Serbaguna (8 x 7 m), serta Gazebo dan Taman (4
unit)
Anggaran Rp 600.000.000,00
Desa Seri Kuala Sempang
Kecamatan Seri Kuala Lobam
Kabupaten Bintan
Provinsi Kepulauan Riau

8
 Di dalam juknis kegiatan PISEW sudah terdapat format-format yang digunakan
dalam melaksanakan kegiatan tersebut mulai dari persiapan hingga pasca pelaksanaan.
Untuk mengoptimalkan format-format yang sudah ada tersebut, maka perlu dilakukan
peningkatan pengendalian yang akan berdampak pada prinsip 5T yaitu tepat mutu, tepat
waktu, tepat biaya, tepat volume, dan tertib administrasi. Dalam mengakomodir prinsip 5T
tersebut, maka dibuatlah bentuk pengendalian berupa form pengendalian proses kegiatan
(tertib administrasi), form pengendalian volume (tepat volume), form pengendalian mutu
(tepat mutu), form pengendalian waktu (tepat waktu), dan form pengendalian biaya (tepat
biaya). Form pengendalian tersebut diakomodir melalui tool berupa google sheets dan form
fisik. Adapun form fisik adalah untuk form pengendalian mutu, sedangkan form-form
pengendalian lainnya menggunakan google sheets. Selain itu, disediakan media
penyimpanan administrasi melalui media google drive.

1.2 Identifikasi dan Penapisan Masalah

Berangkat dari latar belakang terkait dengan sistem monitoring dan evaluasi di lokus
kegiatan PISEW di Desa Seri Kuala Sempang, Kecamatan Seri Kuala Lobam, maka
identifikasi masalah yang ditemukan antara lain sebagai berikut:
a. Belum optimalnya mekanisme pengaduan di Desa Seri Kuala Sempang;
b. Minimnya pengendalian baik pada proses kegiatan pelaksanaan pembangunan maupun
pekerjaan fisik kegiatan PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang;
c. Belum maksimalnya keterlibatan dan peran serta anggota BKAD Kec. Seri Kuala
Lobam dalam pelaksanaan kegiatan;
d. Minimnya penguatan kapasitas fasilitator masyarakat melalui pelatihan atau OJT di
Desa Seri Kuala Sempang;
e. Belum optimalnya implementasi aspek teknis dan kriteria pada proses perencanaan
infrastruktur di Desa Seri Kuala Sempang;
f. Belum optimalnya kemampuan masyarakat dalam menyusun rencana pembangunan
kawasan di Desa Seri Kuala Sempang;
g. Minimnya kelembagaan masyarakat di Kecamatan Seri Kuala Lobam dalam
melakukan perencanaan dan pengelolaan pembangunan.
Dari ketujuh identifikasi masalah tersebut, selanjutnya dilakukan penapisan dengan
menggunakan metode USG (Urgency, Seriousness, Growth). Untuk penajaman dan
mendapatkan inovasi pemecahan masalah yang tepat, maka hasil penapisan dari metode

9
USG tersebut selanjutnya akan dilakukan analisis kembali dengan menggunakan Why
Analysis, yaitu teknik interogatif berulang untuk mencari sebab akibat yang mendasari isu
tersebut. Penapisan masalah dengan menggunakan metode USG dapat dilihat pada Tabel
1-2.

Tabel 1-2 Penapisan Masalah Menggunakan Metode USG

No. Isu Urgency Seriousness Growth Total Peringkat

Belum optimalnya
mekanisme
1 4 4 4 12 III
pengaduan di Desa
Seri Kuala Sempang
Minimnya
pengendalian baik
pada proses kegiatan
pelaksanaan
2 pembangunan 5 4 5 14 I
maupun pekerjaan
fisik kegiatan PISEW
Tahap I di Desa Seri
Kuala Sempang
Belum maksimalnya
keterlibatan dan peran
serta anggota BKAD
3 4 4 5 13 II
Kec. Seri Kuala
Lobam dalam
pelaksanaan kegiatan
Minimnya penguatan
kapasitas fasilitator
masyarakat melalui
4 4 4 4 12 III
pelatihan atau OJT di
Desa Seri Kuala
Sempang
5 Belum optimalnya 4 4 4 12 III

10
No. Isu Urgency Seriousness Growth Total Peringkat

implementasi aspek
teknis dan kriteria
pada proses
perencanaan
infrastruktur di Desa
Seri Kuala Sempang
Belum optimalnya
kemampuan
masyarakat dalam
6 menyusun rencana 4 4 3 11 IV
pembangunan
kawasan di Desa Seri
Kuala Sempang
Minimnya
kelembagaan
masyarakat di
Kecamatan Seri Kuala
7 Lobam dalam 4 4 3 11 IV
melakukan
perencanaan dan
pengelolaan
pembangunan
Sumber: Hasil Analisis Penulis (2021)
• Urgency : mempertimbangkan seberapa mendesak sebuah isu untuk diangkat yang
berkaitan dengan waktu.
• Seriousness : mempertimbangkan seberapa serius dan besar sebuah isu untuk diangkat.
• Growth : mempertimbangkan seberapa besar kemungkinan isu mampu berkembang
di kemudian hari.

Berdasarkan metode USG ditemukan bahwa masalah utama yang diangkat adalah
”Minimnya pengendalian baik pada proses kegiatan pelaksanaan pembangunan maupun

11
pekerjaan fisik kegiatan PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang”. Pemilihan masalah
tersebut menjadi masalah utama dikarenakan keberadaan dan kesesuaian dokumen pada
proses kegiatan pelaksanaan pembangunan sangat penting untuk akuntabilitas serta alat
kendali volume, mutu, waktu, dan biaya akan sangat mempengaruhi output pekerjaan fisik.
Selain itu permasalahan ini serius untuk dikendalikan karena berkaitan dengan
akuntabilitas, serta kendali volume, mutu, waktu, dan biaya output pekerjaan fisik, serta
apabila tidak dikendalikan maka dapat berpotensi pada temuan dan output pekerjaan fisik
tidak sesuai spesifikasi.

1.3 Identifikasi dan Analisis Akar Masalah

Hasil penapisan masalah yang diperoleh dari metode USG yaitu ”Minimnya
pengendalian baik pada proses kegiatan pelaksanaan pembangunan maupun pekerjaan fisik
kegiatan PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang” selanjutnya akan dilakukan analisis
kembali dengan menggunakan Why Analysis. Analisis tersebut dapat dilihat pada Gambar
1-1.

Minimnya pengendalian baik pada proses

kegiatan pelaksanaan pembangunan
maupun pekerjaan fisik kegiatan PISEW
Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang
WHY?

Masih minimnya instrumen pengendalian

pada proses kegiatan pelaksanaan
pembangunan, serta belum optimalnya
pengendalian pekerjaan fisik kegiatan
PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala
Sempang
WHY?

Perlunya instrumen pengendalian pada

proses kegiatan pelaksanaan
pembangunan (akuntabilitas), serta alat
pengendalian pekerjaan fisik (volume,
mutu, waktu, dan biaya) kegiatan PISEW
Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang

Gambar 1-1 Penajaman Analisis Pemecahan Masalah Menggunakan Why Analysis

12
 Berdasarkan hasil analisis dengan menggunakan Why Analysis, ditemukan bahwa
akar permasalahannya adalah perlu adanya perlunya instrumen pengendalian pada proses
kegiatan pelaksanaan pembangunan (akuntabilitas), serta alat pengendalian pekerjaan fisik
(volume, mutu, waktu, dan biaya) kegiatan PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang.
Adapun inovasi atau ide untuk mengakomodir permasalahan tersebut adalah dengan
membuat form pengendalian proses kegiatan pembangunan kegiatan PISEW di Desa Seri
Kuala Sempang, Kecamatan Seri Kuala Lobam (tertib administrasi), form pengendalian
volume (tepat volume), form pengendalian mutu (tepat mutu), form pengendalian waktu
(tepat waktu), dan form pengendalian biaya (tepat biaya). Untuk form pengendalian proses
kegiatan akan menggunakan media google sheets dan disediakan media penyimpanan
dalam bentuk google drive. Selain form pengendalian proses kegiatan, form pengendalian
lainnya yang menggunakan media google sheets adalah form pengendalian waktu dan
biaya. Sedangkan form pengendalian volume dan mutu akan menggunakan form fisik.
Dengan adanya form-form pengendalian tersebut diharapkan dapat menghasilkan output
pekerjaan yang memiliki prinsip 5T (tepat volume, tepat mutu, tepat waktu, tepat biaya,
dan tertib administrasi).

1.4 Tujuan PKSK

Adapun tujuan dari PKSK ini adalah sebagai berikut:
1. Menyediakan form pengendalian proses kegiatan pelaksanaan pembangunan PISEW
Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang melalui media google sheets;
2. Menyediakan media penyimpanan dokumen-dokumen yang dibutuhkan pada proses
kegiatan pelaksanaan pembangunan PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang
dalam bentuk google drive;
3. Menyediakan form pengendalian volume (form fisik), mutu (form fisik), waktu
(google sheets), dan biaya (google sheets) untuk pekerjaan fisik kegiatan PISEW
Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang;
4. Menyediakan diagram alir penggunaan form pengendalian proses kegiatan, volume,
mutu, waktu, dan biaya.

1.5 Manfaat PKSK

Adapun manfaat dari PKSK ini antara lain sebagai berikut:

13
1. Individu
a. Mengembangkan inovasi dan berkontribusi terhadap pengendalian proses
kegiatan pelaksanaan pembangunan PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala
Sempang;
b. Mengaplikasikan inovasi keahlian dalam menyediakan alat kendali volume,
mutu, waktu, dan biaya pada pekerjaan fisik kegiatan PISEW Tahap I di Desa
Seri Kuala Sempang.
2. Organisasi
a. Memudahkan Satker dalam mengidentifikasi dan melakukan verifikasi sejauh
mana proses kegiatan pelaksanaan pembangunan PISEW Tahap I di Desa Seri
Kuala Sempang;
b. Meningkatnya bentuk pengendalian pekerjaan fisik sehingga dapat mendorong
pelaksanaan pembangunan yang tepat volume, mutu, waktu, dan biaya.
3. Stakeholders
a. Menyediakan tool bagi tim TAPr, Ass. TAPr, BKAD, dan FM dalam mengontrol
proses kegiatan pelaksanaan pembangunan PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala
Sempang;
b. Membantu BKAD Kec. Seri Kuala Lobam dan FM dalam meningkatkan
pengendalian volume, mutu, waktu, dan biaya pada pekerjaan fisik kegiatan
PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang.

14
 2 BAB II
DESKRIPSI GAGASAN PENINGKATAN KINERJA
SATUAN KERJA (PKSK)

2.1 Konsep Gagasan PKSK

Berangkat dari salah satu keberhasilan indikator kinerja kegiatan PISEW yaitu
meningkatnya kemampuan pelaksana dalam pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi, maka
dilakukan identifikasi terhadap indikator tersebut pada salah satu lokasi kegiatan PISEW
Tahap I yaitu di Desa Seri Kuala Sempang. Permasalahan yang ditemukan seperti
minimnya instrumen pengendalian terhadap keberadaan dan kesesuaian dokumen, media
penyimpanan online dokumen-dokumen pada proses kegiatan pelaksanaan pembangunan
di tingkat Kecamatan (memuat tahap persiapan, perencanaan, pelaksanaan, dan pasca
pelaksanaan) di Desa Seri Kuala Sempang, serta masih dibutuhkannya alat kendali
tambahan pada pekerjaan fisik untuk volume, mutu, waktu, dan biaya, maka perlu untuk
mengembangkan dan membuat form-form pengendalian untuk mengakomodir
permasalahan tersebut melalui form pengendalian proses kegiatan pembangunan kegiatan
PISEW di Desa Seri Kuala Sempang, Kecamatan Seri Kuala Lobam (tertib administrasi),
form pengendalian volume (tepat volume), form pengendalian mutu (tepat mutu), form
pengendalian waktu (tepat waktu), dan form pengendalian biaya (tepat biaya). Untuk form
pengendalian proses kegiatan akan menggunakan media google sheets dan disediakan
media penyimpanan dalam bentuk google drive. Selain form pengendalian proses kegiatan,
form pengendalian lainnya yang menggunakan media google sheets adalah form
pengendalian waktu dan biaya. Sedangkan form pengendalian volume dan mutu akan
menggunakan form fisik. Dengan adanya instrumen pengendalian tersebut melalui form-
form pengendalian, maka diharapkan dapat memetakan dan mengendalikan proses
kegiatan pembangunan PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang (tertib administrasi),
serta mengendalikan pekerjaan fisik (volume, mutu, waktu, dan biaya) pada kegiatan
PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang. Secara ringkas, gagasan PKSK dapat dilihat
pada Gambar 2-1.

15
 Gambar 2-1 Gagasan PKSK

2.2 Rencana Organisasi PKSK

Dalam melaksanakan gagasan PKSK, diperlukan organisasi untuk mewujudkan
gagasan tersebut sesuai dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai. Struktur organisasi
PKSK tersebut dapat dilihat pada Gambar 2-2.

Gambar 2-2 Struktur Organisasi PKSK

16
2.3 Tahapan Pelaksanaan PKSK
Adapun tahapan pelaksanaan PKSK yang dilakukan selama masa pelaksanaan dari
gagasan PKSK antara lain sebagai berikut:
1. Melakukan asistensi dengan internal Satker PPP Provinsi Kepulauan Riau terkait
dengan gagasan PKSK;
2. Membuat nota dinas terkait dengan pelaksanaan PKSK dan permohonan untuk
pembentukan tim kerja efektif;
3. Membentuk tim kerja efektif
- Melakukan komunikasi dengan calon anggota tim kerja efektif;
- Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan Kasatker perihal SK Tim Kerja
Efektif.
4. Mengidentifikasi dan menyusun form pengendalian proses kegiatan dan form
pengendalian untuk volume, mutu, waktu, dan biaya untuk pelaksanaan kegiatan
PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang
- Mengidentifikasi dan listing proses kegiatan pelaksanaan pembangunan sesuai
dengan Juknis, serta bentuk pengendalian volume, mutu, waktu, dan biaya;
- Mengidentifikasi parameter pengendalian yang akan ditampilkan pada form;
- Menyusun form pengendalian melalui media google sheets dan form fisik.
5. Membuat diagram alir penggunaan form pengendalian;
6. Melakukan koordinasi dengan PPK PKP terkait dengan instruksi untuk penggunaan
form pengendalian di lapangan;
7. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan stakeholders perihal form
pengendalian;
8. Mengimplementasikan form pengendalian proses kegiatan melalui google sheets,
form pengendalian volume dan mutu melalui form fisik, serta form pengendalian
waktu dan biaya melalui google sheets untuk pelaksanaan kegiatan PISEW Tahap I
di Desa Seri Kuala Sempang;
9. Melakukan penyediaan drive sebagai wadah penyimpanan data dari proses kegiatan
tersebut.
Jadwal pelaksanaan gagasan PKSK dapat dilihat pada Tabel 2-1.

17
 Tabel 2-1 Jadwal Pelaksanaan PKSK

2.4 Pemetaan Stakeholders dan Strategi Komunikasi

Dalam pelaksanaan PKSK, tentunya akan melibatkan stakeholders yang terdiri dari
stakeholders internal dan stakeholders eksternal. Jumlah stakeholders yang teridentifikasi
adalah sebanyak 16 stakeholders yang terdiri dari 4 stakeholders internal dan 12
stakeholders eksternal. Adapun masing-masing stakeholders yang terlibat adalah sebagai
berikut:
1. Stakeholder internal
a. Direktur Pengembangan Kawasan Permukiman (PKP);
b. Kepala Balai Prasarana Permukiman Wilayah Kepulauan Riau;
c. Kepala Satker Pelaksanaan Prasarana Permukiman Provinsi Kepri;
d. PPK Pengembangan Kawasan Permukiman.
2. Stakeholder eksternal
a. Tim Pelaksana Provinsi (TPPr) Kepulauan Riau;
b. Tim Pelaksana Kabupaten (TPK) Bintan;

18
 c. Tenaga Ahli Provinsi (TAPr);
d. Asisten Tenaga Ahli Provinsi (Ass TAPr)
e. Fasilitator Masyarakat (FM)
f. Camat Seri Kuala Lobam
g. BKAD Kec. Seri Kuala Lobam
h. Anggota Dewan Dapil Prov. Kepri
i. Kepolisian
j. BPKP
k. Kejaksaan
l. Masyarakat
Selanjutnya stakeholders yang telah teridentifikasi dianalisis dengan analisis kuadran
untuk memetakan stakeholders berdasarkan tipenya. Analisis ini dilakukan untuk
memetakan secara singkat pola hubungan yang menggambarkan kekuatan dan kelemahan
yang ada serta membantu bagaimana melakukan penguatan hubungan untuk dampak yang
lebih besar dengan melibatkan partisipasi aktif stakeholders. Pemetaan stakeholders
berdasarkan analisis kuadran dapat dilihat pada Gambar 2-3.

Gambar 2-3 Pemetaan Stakeholders Melalui Analisis Kuadran

Keterangan:
Promoters : memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga kekuatan untuk
membantu membuatnya berhasil atau menggagalkannya.

19
Defenders : memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya
dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi
kegiatan.
Latents : tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam kegiatan,
tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika
mereka menjadi tertarik.
Apathetics : kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak
mengetahui adanya kegiatan.

Berdasarkan pemetaan stakeholders melalui analisis kuadran, selanjutnya dilakukan

strategi komunikasi antara lain sebagai berikut:
1. Internal
a. Melaporkan kegiatan dalam bentuk rapat mingguan/ rapat lainnya;
b. Diskusi terkait kegiatan melalui WhatsApp Group.
2. Eksternal
a. Melakukan pembahasan kegiatan melalui rapat daring serta diskusi melalui
WhatsApp Group baik kepada Tim Pelaksana Provinsi, Tim Pelaksana Kabupaten,
maupun tim lapangan;
b. Memberikan instruksi pekerjaan kepada Tenaga Ahli Provinsi, Asisten Tenaga
Ahli Provinsi dan Fasilitator Masyarakat yang selanjutnya dikoordinasikan dengan
Tim Pelaksana Provinsi, Tim Pelaksana Kabupaten, Camat dan Badan Kerjasama
Antar Desa;
c. Melakukan pembinaan kepada Tenaga Ahli Provinsi, Asisten Tenaga Ahli
Provinsi, Badan Kerjasama Antar Desa, dan Fasilitator Masyarakat dalam
pelaksanaan kegiatan;
d. Sosialisasi kegiatan kepada masyarakat melalui Camat;
e. Melakukan pendampingan dan konsultasi kepada Kepolisian, BPKP, dan
Kejaksaan;
f. Melakukan diskusi terbuka (konsultasi) dengan Anggota Dewan Dapil Kepri
terkait dengan program yang sedang berjalan.
Strategi komunikasi yang dilakukan untuk masing-masing stakeholders dapat dilihat pada
Gambar 2-4.

20
 Gambar 2-4 Strategi Komunikasi

Setelah dilakukan strategi komunikasi, pemetaan identifikasi stakeholders yang diharapkan

dapat dilihat pada Gambar 2-5.

Gambar 2-5 Pemetaan Stakeholders Setelah Strategi Komunikasi

2.5 Potensi Kendala dan Strategi Penanganan

Dalam melaksanakan kegiatan PKSK tentunya harus dilakukan identifikasi potensi
kendala dan strategi untuk penanganannya. Identifikasi tersebut dapat dilihat pada Tabel 2-
2.

21
 Tabel 2-2 Identifikasi Potensi Kendala

2.6 Target Progres yang Akan Dilaporkan Pada Fase Aktualisasi

Adapun target progres yang akan dilaporkan pada fase aktualisasi antara lain sebagai
berikut:
1. Instrumen pengendalian berupa form pengendalian proses kegiatan melalui media
google sheets, form pengendalian volume (form fisik), form pengendalian mutu
(form fisik), form pengendalian waktu (google sheets), dan form pengendalian biaya
(google sheets);
2. Form pengendalian proses kegiatan yang diakomodir adalah pada tahap
pembangunan di tingkat Kecamatan yang terdiri dari proses persiapan, perencanaan,
pelaksanaan, dan pasca pelaksanaan untuk kegiatan PISEW Tahap I di Desa Seri
Kuala Sempang;
3. Form pengendalian volume, mutu, waktu, dan biaya yang akan diaktualisasikan
adalah pada Minggu ke-13 dan Minggu ke-14 pelaksanaan kegiatan PISEW Tahap I
di Desa Seri Kuala Sempang;
4. Media penyimpanan drive yang berisikan dokumen atau data pendukung dari proses
kegiatan kegiatan PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang;
5. Diagram alir penggunaan form pengendalian proses kegiatan dan pekerjaan fisik
(volume, mutu, waktu, dan biaya).

22
 3 BAB III
OUTPUT DAN OUTCOME PKSK

3.1 Output Aktualisasi PKSK

Output yang dihasilkan dari aktualisasi PKSK adalah tersedianya instrumen
pengendalian berupa form-form pengendalian pada proses kegiatan, volume, mutu, waktu,
dan biaya sehingga prinsip 5T (tepat volume, tepat mutu, tepat waktu, tepat biaya, dan
tertib administrasi) dapat diakomodir didalam kegiatan PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala
Sempang. Adapun ouput-ouput yang dihasilkan dari masing-masing kegiatan pada masa
aktualisasi PKSK adalah sebagai berikut:
1. Melakukan asistensi dengan internal Satker PPP Provinsi Kepulauan Riau terkait
dengan gagasan PKSK

Gambar 3-1 Lembar Asistensi

23
2. Membuat nota dinas terkait dengan pelaksanaan PKSK dan permohonan untuk
pembentukan tim kerja efektif

Gambar 3-2 Nota Dinas ke PPK PKP

24
 Gambar 3-3 Nota Dinas PPK PKP ke Kasatker

3. Membentuk tim kerja efektif

- Melakukan komunikasi dengan calon anggota tim kerja efektif;
- Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan Kasatker perihal SK Tim Kerja
Efektif.

25
 Gambar 3-4 SK Tim Kerja Efektif

4. Mengidentifikasi dan menyusun form pengendalian proses kegiatan dan form

pengendalian untuk volume, mutu, waktu, dan biaya untuk pelaksanaan kegiatan
PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang
- Mengidentifikasi dan listing proses kegiatan pelaksanaan pembangunan sesuai
dengan Juknis, serta bentuk pengendalian volume, mutu, waktu, dan biaya;

26
- Mengidentifikasi parameter pengendalian yang akan ditampilkan pada form;
- Menyusun form pengendalian melalui media google sheets dan form fisik.

Gambar 3-5 Form Pengendalian Proses Kegiatan Berbasis Google Sheets

Gambar 3-6 Form Pengendalian Waktu Berbasis Google Sheets

27
 FORM PENGENDALIAN VOLUME

Detail Data Pekerjaan

Nama Proyek

Kegiatan Pekerjaan

Lokasi Pekerjaan

Periode

Sisa Penggunaan
Kumulatif Penggunaan Total Stok Material s.d. Volume Material Rencana Penggunaan Realisasi Penggunaan Sisa Penggunaan Stok Material s.d.
No. Rincian Pekerjaan Material Periode Jumlah
Material s.d. Periode Lalu Periode Lalu Masuk Periode Ini Periode Ini Periode Ini Material Periode Ini Periode Ini
Lalu

Tindak Lanjut

Dibuat Oleh Diperiksa dan Diverifikasi Oleh

(…...................) (…...................)
BKAD Kecamatan Seri Kuala Lobam Fasilitator Masyarakat Kecamatan Seri Kuala Lobam

Gambar 3-7 Form Pengendalian Volume (Form Fisik)

28
 FORM PENGENDALIAN MUTU

Detail Data Pekerjaan

Nama Proyek : Referensi:
Kualitas Material
Kegiatan Pekerjaan : Dimensi dan Posisi
Lainnya
(X,Y,Z)
Jenis Ketidaksesuaian/ Kesesuaian
Lokasi Pekerjaan :
Drawing Metode Kerja

Info Lainnya : Spesifikasi Material yang disetujui

Uraian Ketidaksesuaian/ Kesesuaian

Kondisi Aktual: Kondisi Seharusnya:

Pemeriksaan Setelah Tindak Lanjut:

(Diterima/ Tidak Diterima) Tanggal:

Dibuat Oleh Diperiksa dan Diverifikasi Oleh

(…...................) (…......................)
BKAD Kec. Seri Kuala Lobam Fasilitator Masyarakat Kec. Seri Kuala Lobam

Gambar 3-8 Form Pengendalian Mutu (Form Fisik)

29
 (1)

(2)
Gambar 3-9 Form Pengendalian Biaya Berbasis Google Sheets (1) Grafik Termin dan
(2) Analisis Grafik Biaya

30
5. Membuat diagram alir penggunaan form pengendalian;

Gambar 3-10 Diagram Alir Form Pengendalian Proses Kegiatan

31
Gambar 3-11 Diagram Alir Form Pengendalian Volume

32
Gambar 3-12 Diagram Alir Form Pengendalian Mutu

33
Gambar 3-13 Diagram Alir Form Pengendalian Waktu

34
 Gambar 3-14 Diagram Alir Form Pengendalian Biaya

6. Melakukan koordinasi dengan PPK PKP terkait dengan instruksi untuk penggunaan
form pengendalian di lapangan

35
 Gambar 3-15 Surat Instruksi Penggunaan Form Pengendalian

7. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan stakeholders perihal form

pengendalian

36
Gambar 3-16 Komunikasi Via Zoom Meeting Dengan TAPr dan Ass TAPr

Gambar 3-17 Komunikasi Dengan BKAD dan Fasilitator Masyarakat

37
8. Mengimplementasikan form pengendalian proses kegiatan melalui google sheets,
form pengendalian volume dan mutu melalui form fisik, serta form pengendalian
waktu dan biaya melalui google sheets untuk pelaksanaan kegiatan PISEW Tahap I
di Desa Seri Kuala Sempang

Gambar 3-18 Pengisian Form Pengendalian Proses Kegiatan

Gambar 3-19 Pengisian Form Pengendalian Volume

38
Gambar 3-20 Pengisian Form Pengendalian Mutu

39
 Gambar 3-21 Pengisian Form Pengendalian Waktu

Gambar 3-22 Pengisian Form Pengendalian Biaya (Grafik Termin)

40
Gambar 3-23 Pengisian Form Pengendalian Biaya (Analisis Grafik Biaya)

41
Gambar 3-24 Dokumentasi Penggunaan Form Pengendalian

42
9. Melakukan penyediaan drive sebagai wadah penyimpanan data dari proses kegiatan
tersebut

Gambar 3-25 Media Penyimpanan Data Drive

3.2 Outcome Aktualisasi PKSK

Outcome yang diperoleh dari aktualisasi PKSK adalah terkendalinya dan terpetakan
dokumen-dokumen pada proses pembangunan kegiatan PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala
Sempang, serta meningkatnya bentuk pengendalian pada pekerjaan fisik di lapangan untuk
aspek volume, mutu, waktu, dan biaya. Tentunya outcome lain yang diperoleh adalah
terimplementasinya pengendalian melalui prinsip 5T (tepat volume, tepat mutu, tepat
waktu, tepat biaya, dan tertib administrasi) untuk kegiatan PISEW Tahap I di Desa Seri
Kuala Sempang. Adapun kedepannya instrumen pengendalian ini dapat direplikasi dan
diaplikasi pada kegiatan PISEW lainnya yang ada di Provinsi Kepulauan Riau. Ringkasan
output dan outcome aktualisasi PKSK dapat dilihat pada Tabel 3-1.

43
Tabel 3-1 Ringkasan Output dan Outcome Aktualisasi PKSK

44
 4 BAB IV
DESKRIPSI HASIL PELAKSANAAN PKSK

4.1 Sandingan Rancangan dan Hasil Pelaksanaan Tahapan PKSK

Adapun sandingan rancangan dan hasil pelaksanaan tahapan PKSK dapat dilihat
pada Tabel 4-1.
Tabel 4-1 Sandingan Rancangan dan Hasil Pelaksanaan Tahapan PKSK

Rancangan Tahapan PKSK

Realisasi Tahapan PKSK

45
 Detail dari pelaksanaan tahapan PKSK adalah sebagai berikut:
1. Asistensi dengan internal Satker PPP Provinsi Kepulauan Riau direncanakan
dilaksanakan pada M1 bulan Juli hingga awal M2 bulan Juli yaitu dari tanggal 1 - 7
Juli 2021. Adapun realisasi dari pelaksanaannya dilakukan asistensi sebanyak dua
kali yaitu kepada Kepala Satuan Kerja Pelaksanaan Prasarana Permukiman Provinsi
Kepulauan Riau dan juga Mentor (PPK PKP) masing-masing pada tanggal 2, 5 dan 7
Juli 2021. Realisasi pelaksanaan tersebut masih sesuai dengan rentang rencana
pelaksanaan asistensi dan hasil asistensi dituangkan dalam bentuk lembar asistensi
yang dapat dilihat pada Gambar 3-1. Dokumentasi pelaksanaan asistensi dapat dilihat
pada Gambar 4-1.

Asistensi Gagasan PKSK dengan Asistensi Gagasan PKSK dengan

Mentor (PPK PKP) Kasatker

Gambar 4-1 Asisten Gagasan PKSK dengan Kasatker dan Mentor (PPK PKP)

2. Nota Dinas terkait dengan pelaksanaan PKSK dan juga permohonan pengesahan
untuk pembentukan tim kerja efektif direncanakan dilakukan pada tanggal 1 – 5 Juli
2021. Pada pelaksanaannya Nota Dinas diterbitkan pada tanggal 2 Juli 2021 yang
berupa Nota Dinas ke PPK PKP dan Nota Dinas PPK PKP ke Kasatker PPP Provinsi
Kepulauan Riau. Adapun Nota Dinas tersebut dapat dilihat pada Gambar 3-2 dan
Gambar 3-3.

3. Rencana pembentukan tim kerja efektif adalah dari tanggal 1 – 5 Juli 2021.
Pembentukan tim kerja efektif dimulai dengan melakukan komunikasi dengan calon
tim kerja efektif serta melakukan komunikasi dan koordinasi dengan Kepala Satuan
Kerja Pelaksanaan Prasarana Permukiman Provinsi Kepulauan Riau perihal

46
 penerbitan SK Tim Kerja Efektif. Adapun komunikasi dengan calon tim kerja efektif
dilakukan pada tanggal 2 Juli 2021 melalui zoom meeting dan dapat dilihat pada
Gambar 4-2. Selanjutnya nama-nama yang tergabung didalam SK Tim Kerja Efektif
ditandatangani dan disahkan oleh Kepala Satuan Kerja Pelaksanaan Prasarana
Permukiman Provinsi Kepulauan Riau yang dapat dilihat pada Gambar 4-3. SK Tim
Kerja Efektif diterbitkan pada tanggal 5 Juli 2021. Realisasi pelaksanaan
pembentukan tim kerja efektif sudah sesuai dengan rencana.

Gambar 4-2 Komunikasi Via Zoom Meeting Dengan PPK PKP dan Calon Tim Kerja
Efektif

Gambar 4-3 Penandatanganan SK Tim Kerja Efektif oleh Kepala Satuan Kerja
Pelaksanaan Prasarana Permukiman Provinsi Kepulauan Riau

47
4. Identifikasi dan penyusunan form pengendalian proses kegiatan, volume, mutu,
waktu, dan biaya direncanakan akan dilakukan dari tanggal 5 – 16 Juli 2021.
Identifikasi dan penyusunan form dimulai dengan identifikasi dan listing proses
kegiatan pelaksanaan sesuai dengan Juknis yang dilakukan dari tanggal 5 – 8 Juli
2021. Selanjutnya dilakukan identifikasi parameter pengendalian yang dibutuhkan
untuk ditampilkan pada masing-masing form pengendalian yang dilakukan pada
tanggal 7 Juli 2021. Penyusunan form pengendalian proses kegiatan berbasis google
sheets dilakukan pada tanggal 9, 12 – 13 Juli 2021, form pengendalian volume dalam
bentuk form fisik dilakukan pada tanggal 13 – 14 Juli 2021, form pengendalian mutu
dalam bentuk form fisik dilakukan pada tanggal 14 – 15 Juli 2021, serta form
pengendalian waktu dan biaya berbasis google sheets dilakukan pada tanggal 14 – 16
Juli 2021. Realisasi identifikasi dan penyusunan form pengendalian telah sesuai
dengan rencana awal. Form pengendalian proses kegiatan berbasis google sheets
dapat dilihat pada Gambar 3-5, form pengendalian waktu berbasis google sheets
dapat dilihat pada Gambar 3-6, form pengendalian volume (form fisik) dapat dilihat
pada Gambar 3-7, form pengendalian mutu (form fisik) dapat dilihat pada Gambar 3-
8, form pengendalan waktu berbasis google sheets dapat dilihat pada Gambar 3-9.

5. Rencana pembuatan diagram alir penggunaan form pengendalian adalah pada tanggal
15 – 16 Juli 2021. Adapun pelaksanaannya adalah diagram alir form pengendalian
proses kegiatan, form pengendalian volume, dan form pengendalian mutu terealisasi
pada tanggal 15 Juli 2021. Sedangkan untuk diagram alir form pengendalian waktu
dan form pengendalian biaya terealisasi pada tanggal 16 Juli 2021. Diagram alir
tersebut dapat dilihat pada Gambar 3-10, Gambar 3-11, Gambar 3-12, Gambar 3-13,
dan Gambar 3-14.

6. Surat instruksi penggunaan form pengendalian dari PPK PKP direncanakan akan
diterbitkan setelah form pengendalian beserta diagram alirnya disusun, yaitu pada
tanggal 19 Juli 2021. Adapun pelaksanaannya adalah sesuai dengan rencana, yaitu
pada tanggal 19 Juli 2021. Surat instruksi tersebut dapat dilihat pada Gambar 3-15.

7. Koordinasi dan komunikasi dengan stakeholders terkait dengan form pengendalian

direncanakan akan dilakukan pada tanggal 19 – 20 Juli 2021. Adapun pada
pelaksanaannya, koordinasi dan komunikasi dengan Tenaga Ahli Provinsi beserta

48
 dengan Asisten Tenaga Ahli Provinsi dilakukan pada tanggal 19 Juli 2021.
Sedangkan koordinasi dengan BKAD dan Fasilitator Masyarakat dilakukan pada
tanggal 20 Juli 2021. Dokumentasi dari koordinasi dan komunikasi dapat dilihat pada
Gambar 3-16 dan Gambar 3-17.

8. Implementasi form-form pengendalian direncanakan untuk dilakukan dari tanggal 21

Juli – 13 Agustus 2021. Mengingat bahwa seminar akhir PKSK akan dilakukan pada
awal Agustus 2021, maka hasil yang dilaporkan adalah sampai dengan tanggal 30
Juli 2021. Form – form pengendalian mulai digunakan dari tanggal 21 – 30 Juli 2021
dimana periode tersebut jatuh pada M13 dan M14 pelaksanaan pekerjaan di
lapangan. Adapun form-form pengendalian yang telah terisi dapat dilihat pada
Gambar 3-18, Gambar 3-19, Gambar 3-20, Gambar 3-21, dan Gambar 3-22. Untuk
dokumentasi kegiatan dapat dilihat pada Gambar 3-23 dan Gambar 3-24.

9. Penyediaan drive direncanakan dilakukan pada tanggal 2 Juli 2021 dan sesuai dengan
rencana tersebut, drive telah tersedia pada tanggal 2 Juli 2021. Drive tersebut
menjadi wadah penyimpanan data dari proses kegiatan PISEW Tahap I di Desa Seri
Kuala Sempang. Drive penyimpanan tersebut dapat dilihat pada Gambar 3-25.

4.2 Catatan Hasil Pelaksanaan

Berdasarkan hasil pelaksanaan gagasan PKSK yang telah dilakukan maka diperoleh
instrumen pengendalian berupa form pengendalian proses kegiatan (google sheets), form
pengendalian volume (form fisik), form pengendalian mutu (form fisik), form
pengendalian waktu (google sheets), dan form pengendalian biaya (google sheets). Form
pengendalian dalam bentuk form fisik untuk pengendalian volume dan mutu adalah
berbentuk hardcopy. Sedangkan untuk form pengendalian proses kegiatan dapat diakses
melalui https://bit.ly/proseskegiatan, form pengendalian waktu melalui
https://bit.ly/formpengendalianwaktu, serta form pengendalian biaya melalui
https://bit.ly/formpengendalianbiayaa. Untuk media penyimpanan drive yang berisikan
dokumen-dokumen pada proses kegiatan di Desa Seri Kuala Sempang dapat diakses
melalui https://bit.ly/datadesasks.

49
4.3 Laporan Monitoring Pelaksanaan PKSK
Monitoring yang dilakukan selama pelaksanaan PKSK adalah berdasarkan detail
kegiatan pada jangka pendek dimana dengan monitoring tersebut dapat memastikan semua
tahapan kegiatan dan juga outputnya dapat tercapai sesuai dengan tenggat waktu.
Monitoring tersebut dilakukan dengan menggunakan daftar output yang harus dicapai
beserta dengan tenggat waktunya dan dapat dilihat pada Tabel 4-2.
Tabel 4-2 Ceklis Monitoring Pelaksanaan PKSK
Rencana Realisasi Kelengkapan Kesesuaian
No. Kegiatan Output
Pelaksanaan Pelaksanaan Ada Tidak Iya Tidak
Melakukan asistensi dengan internal Satker PPP Provinsi
1 1 - 7 Juli 2021 2 & 5 Juli 2021 Lembar Asistensi v v
Kepri terkait dengan gagasan PKSK
Membuat nota dinas terkait dengan pelaksanaan PKSK
2 1 - 5 Juli 2021 2 Juli 2021 Nota Dinas v v
dan permohonan untuk pembentukan tim kerja efektif
3 Membentuk tim kerja efektif
- Melakukan komunikasi dengan calon anggota tim kerja
1 - 5 Juli 2021 2 Juli 2021
efektif SK Kepala Satker v v
- Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan Kasatker
1 - 5 Juli 2021 5 Juli 2021
perihal SK tim kerja
4 Mengidentifikasi dan menyusun form pengendalian proses
kegiatan dan form pengendalian untuk volume, mutu,
waktu, dan biaya pelaksanaan kegiatan PISEW Tahap I di
Desa Seri Kuala Sempang
- Mengidentifikasi dan listing proses kegiatan pelaksanaan
pembangunan sesuai Juknis, serta bentuk pengendalian 5 - 8 Juli 2021 5 - 8 Juli 2021
volume, mutu, waktu, dan biaya
- Mengidentifikasi parameter pengendalian yang akan
7 - 8 Juli 2021 7 Juli 2021
ditampilkan pada form
- Menyusun form pengendalian melalui google sheets dan Form Pengendalian
9, 12, & 13 Juli
form fisik Proses Kegiatan v v
2021
(google sheets)
Form Pengendalian
13 - 14 Juli 2021 v v
Volume (Form Fisik)
9, 12 - 16 Juli Form Pengendalian
2021 14 - 15 Juli 2021 v v
Mutu (Form Fisik)
Form Pengendalian
14 - 16 Juli 2021 v v
Waktu (google sheets)
Form Pengendalian
14 - 16 Juli 2021 v v
Biaya (google sheets)
5 Membuat diagram alir penggunaan form pengendalian
Diagram Alir Form
Pengendalian Proses
Kegiatan; Diagram Alir
Form Pengendalian
Volume; Diagram Alir
15 - 16 Juli 2021 15 - 16 Juli 2021 Form Pengendalian v v
Mutu, Diagram Alir
Form Pengendalian
Waktu; Diagram Alir
Form Pengendalian
Biaya
6 Melakukan koordinasi dengan PPK PKP terkait dengan
instruksi untuk penggunaan form pengendalian di Surat Instruksi dari
19 Juli 2021 19 Juli 2021 v v
lapangan PPK

7 Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan

stakeholders perihal form pengendalian 19 - 20 Juli 2021 19 - 20 Juli 2021 Dokumentasi v v

8 Mengimplementasikan form pengendalian proses kegiatan

(google sheets), form pengendalian volume (form fisik),
21 Juli - 13
form pengendalian mutu (form fisik), waktu (google 21 - 30 Juli 2021 Dokumentasi v v
Agustus 2021
sheets), dan biaya (google sheets) pelaksanaan kegiatan
PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang
9 Melakukan penyediaan Drive sebagai wadah
2 Juli 2021 2 Juli 2021 Drive v v
penyimpanan data dari proses kegiatan tersebut

50
 5 BAB V
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pelaksanaan gagasan PKSK, maka diperoleh kesimpulan sebagai
berikut:
1. Terkendalinya ketersediaan dan kesesuaian dokumen pada proses kegiatan PISEW
Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang melalui form pengendalian proses kegiatan.
Melalui form tersebut, dokumen – dokumen dapat terpetakan dan teridentifikasi
dengan baik sehingga dapat memenuhi prinsip tertib administrasi;
2. Tersedianya drive penyimpanan data untuk wadah digitalisasi dokumen – dokumen
proses kegiatan PISEW Tahap I di Desa Seri Kuala Sempang;
3. Melalui keberadaan alat kendali tambahan berupa form pengendalian volume, mutu,
waktu, dan biaya, maka pengendalian di lapangan lebih meningkat dan menjadi
antisipasi untuk risiko yang dapat terjadi kedepannya terkait aspek volume, mutu,
waktu, dan biaya. Keberadaan form-form pengendalian tersebut telah mengakomodir
prinsip tepat volume, tepat mutu, tepat waktu, dan tepat biaya.

5.2 Rekomendasi
Adapun rekomendasi dari hasil pelaksanaan gagasan PKSK adalah perlunya update
dan pengembangan terhadap alat kendali tambahan pada pekerjaan fisik untuk
mengakomodir pengendalian volume, mutu, waktu, dan biaya. Selain itu, wadah
digitalisasi dokumen-dokumen pada proses kegiatan untuk pelaksanaan program PISEW
kedepannya sebaiknya diberlakukan sehingga keberadaan dan kesesuaian dokumen dapat
terkendali dengan baik. Rencana untuk jangka menengah selanjutnya adalah perlu untuk
mengembangkan mekanisme pelaporan dari proses kegiatan yang sudah dilakukan, serta
untuk jangka panjang adalah dapat disediakan draft aplikasi sebagai pengembangan dari
media google sheets.

51