PEMERINTAH KABUPATEN BANYUWANGI

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS GLADAG
Jl. Tawang Alun No. 217 – Gladag Rogojampi (68462)
Telp (0333) 631618
Email : pkmgladag@yahoo.co.id

MANAJEMEN RESIKO
PELAYANAN LOKET PENDAFTARAN
UPTD PUSKESMAS GLADAG

I. PENDAHULUAN
Pelayanan loket pendaftaran merupakan wilayah beresiko ke tiga
dalam lingkup kegiatan di UPTD Puskesmas Gladag yang menunjang
mutu sebuah pelayanan kesehatan. Banyaknya fasilitas kesehatan di
wilayah kerja sekitar sehingga masyarakat bebas memilih tempat
pelayanan kesehatan sesuai yang diinginkan. Hal ini menyebabkan
masyarakat dapat mempertimbangkan dan menilai pelayanan yang
dilakukan oleh fasilitas kesehatan tersebut. Oleh karena itu, Tim Mutu di
UPTD Puskesmas Gladag telah melakukan idenfikasi keluhan pasien
yang berkunjung ke UPTD Puskesmas Gladag.
Salah satu metode yang telah dikembangkan untuk
mengidentifikasi, mengukur dan mencegah terjadinya medical error
adalah Failure Modes Effect Analysis (FMEA). FMEA adalah s uatu alat
mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci, dan mengenali model-model
adanya kegagalan / kesalahan
kesalahan pada suatu prosedur, melakukan penilaian
terhadap tiap model kesalahan/kegagalan, denga nmencari penyebab terjadinya,
mengenali akibat dari kegagalan / kesalahan, dan mencari solusi dengan
melakukan perubahan disain/prosedur.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam metode FMEA (Failure
Mode and Effect Analysis) adalah :
1. Memilih dan Menetapkan Proses Yang Beresiko Tinggi
2. Membuat Flow Chart (diagram alur) yang rinci yaitu menetukan titik awal dan
akhir dari proses dan menganalisa flow chart
3. Mengidentifikasi kemungkinan kegagalan proses dan efek yang ditimbulkan ke
pasien
4. Mengidentifikasi kemungkinan tingkat keparahan dari efek tersebut ke pasien
5. Tim FMEA melakukan mengidentifikasi masalah dengan alat bantu fish bone
dengan tujuan menemukan akar penyebab masalah
 6. Desain ulang dengan cara melakukan curah pendapat untuk menentukan dan
menetapkan desain baru
7. Melakukan uji coba desain baru : diawali dengan sosialisasi desain baru
kepada petugas terkait
8. Evaluasi desain baru dengan cara mengukur efektifitas hasil desain ulang
dengan parameter sesuai hasil pengukuran resiko tahap sebelumnya.

A. Memilih dan Menetapkan Proses yang beresiko Tinggi

Area prioritas di UPTD Puskesmas Gladag ditentukan dengan kriteria 3H (High
Risk, High Cost, High Volume) dan I P (Kecenderungan terjadi masalah). Area
prioritas yang sudah disepakati di UPTD Puskesmas Gladag adalah :
1. Pelayanan Obat
2. Pelayanan Laboratorium
3. Pelayanan Loket Pendaftaran
4. Pelayanan Umum
5. Pelayanan KIA, KB dan Imunisasi
Area prioritas yang ingin diperbaiki dengan FMEA adalah Pelayanan Loket
Pendaftaran.

B. Membuat Flow Chart

Mulai

Petugas menyiapkan semua kebutuhan proses pendaftaran

Pasien datang ke loket pendaftaran mengambil no antrian

Petugas memanggil no urut antrian pasien

Petugas menyiapkan rekam medis

Petugas memasukkan data pasien ke simpus dan untuk pasien

BPJS langsung di entri pcare

Petugas mengantar rekam medis sesuai unit yang di tuju

Selesai
C. Mengidentifikasi kemungkinan kegagalan proses dan efek yang ditimbulkan ke pasien

No Proses Failure mode Cause Failure Effect Failure Keparahan Frekuensi Kemungkina
kejadian n di deteksi
1. Petugas Hilangnya no urut No antrian di bawa Pasien mendaftar Tidak Jarang Mudah
menyiapkan antrian pasien pasien pulang tidak sesuai dengan parah dideteksi
semua kebutuhan no antrian
proses
pendaftaran
2. Pasien datang ke Ketidak tahuan pasien Tempat untuk Pasien mendaftar Tidak Jarang Mudah
loket pendaftaran tentang prosedur mengambil nomor tidak sesuai dengan parah dideteksi
mengambil no pendaftaran yang harus antrian kurang terlihat no antrian
antrian mengambil nomor jelas oleh psien
antrian terlebih dahulu
3. Petugas Pasien tidak mendengar 1. Tidak ada pengeras Petugas mendaftar Tidak Jarang Mudah
memanggil no urut petugas memanggil no suara tidak sesuai dengan parah dideteksi
antrian pasien antrian 2. Pasien menunggu no urut anrian
terlalu jauh dari
ruang tunggu

4. Petugas Rekam medis tidak Rekam medis tidak ada Pasien menunggu Parah sering Mudah
menyiapkan rekam ketemu / hilang di rak terlalu lama dideteksi
medis
5. Petugas Petugas tidak dapat Pasien tidak membawa Data pasien yang Tidak Jarang Mudah
memasukkan data melakukan entry data kartu kartu BPJS memiliki kartu BPJS parah dideteksi
pasien ke simpus Pcare tidakdi entri di
dan untuk pasien aplikasi Pcare
BPJS langsung di
entri pcare
7. Petugas mengantar Petugas salah Petugas pendaftaran Pasien lama di Parah jarang Mudah
rekam medis sesuai memasukkan berkas salah memberikan panggil dideteksi
unit yang di tuju rekam medis ke unit nomor antrian pelayanan
pelayanan
D. Mengidentifikasi kemungkinan tingkat keparahan dari efek tersebut ke pasien
No Proses Kegagalan OCC SEV DET RPN Prioritas
1. Petugas Hilangnya no urut 2 1 1 2 6
menyiapkan antrian pasien
semua kebutuhan
proses
pendaftaran
2. Pasien datang ke Ketidak tahuan pasien 3 2 3 18 4
loket pendaftaran tentang prosedur
mengambil no pendaftaran yang harus
antrian mengambil nomor
antrian terlebih dahulu
3. Petugas Pasien tidak mendengar 5 2 3 30 2
memanggil no urut petugas memanggil no
antrian pasien antrian
4. Petugas Rekam medis tidak 6 7 4 128 1
menyiapkan rekam ketemu
medis
5. Petugas Petugas tidak dapat 2 3 2 12 5
memasukkan data melakukan entry data
pasien ke simpus Pcare
dan untuk pasien
BPJS langsung di
entri pcare
7. Petugas mengantar Petugas salah 4 3 2 24 3
rekam medis sesuai memasukkan berkas
unit yang di tuju rekam medis ke unit
pelayanan
E. Proses prioritas yang bisa diselesaikan
No Proses RPN Komulatif % Komulatif
1 Petugas menyiapkan rekam 128 128 59,8 %
medis
2 Petugas memanggil no urut 30 158 73,8 %
antrian pasien
3 Petugas mengantar rekam medis 24 182 81,9 %
sesuai unit yang di tuju
4 Pasien datang ke loket 18 200 85 %
pendaftaran mengambil no
antrian
5 Petugas memasukkan data 12 212 99 %
pasien ke simpus dan untuk
pasien BPJS langsung di entri
pcare
6 Petugas menyiapkan semua 2 214 100%
kebutuhan proses pendaftaran

Keterangan : masalah prioritas yang bisa diselesaikan adalah dengan presentase

komulatif <80%

F. Membuat alternatif pemecahan masalah berdasarkan proses prioritas

No. Proses Kegagalan Rencana Tindak Lanjut

1 Petugas menyiapkan
rekam medis
2 Petugas memanggil no
urut antrian pasien
Rekam medis tidak 1.Membuat buku bantu kendali
ketemu / hilang rekam medis
2.Menata rekam medis
berdasarkan desa dan
diurutkan mulai nomor terbesar
sampai terkecil
3.Pengusulan map rekam medis
Pasien tidak 1. Pengusulan pengeras suara
mendengar petugas 2. Memanggil pasien dengan
memanggil no antrian nomor urutan selanjutnya
G. Membuat alternatif pemecahan masalah berdasarkan proses prioritas

No. Proses Kegagalan Rencana Tindak Lanjut

1 Petugas menyiapkan
rekam medis
2 Petugas memanggil no
urut antrian pasien
Rekam medis tidak 1. Membuat buku bantu kendali
ketemu / hilang rekam medis
2. Menata rekam medis
berdasarkan desa dan
diurutkan mulai nomor
terbesar sampai terkecil
3. Pengusulan map rekam medis
Pasien tidak 1. Pengusulan pengeras suara
mendengar petugas 2. Memanggil pasien dengan
memanggil no antrian nomor urutan selanjutnya

Mengetahui, Koordinator Loket Pendaftaran

Kepala UPTD Puskesmas Gladag UPTD Puskesmas Gladag

dr. ZAENAL ABIDIN RUSNANI

NIP. 19700705 200212 1 009 NIP. 19601107 198602 2 002