FORM FAILURE MODE DAN EFFECT ANALYSIS

Unit kerja : Pendaftaran

Proses yang dianalisis : Proses Alur Pelayanan pendaftaran
Tim FMEA Peran
Ketua : dr. Agusdian Rodianingsih Memimpin proses FMEA
Anggota : 1. Melakukan penilaian untuk tiap model
1. Ramiyah kesalahan/kegagalan
2. Menghitung RPN
3. Menentukan kegiatan untuk mengatasi masalah
Menentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut
2. Fahrul R berhasil menggambarkan alur yang baru dengan adanya
solusi tersebut
Notulen : Nila imtihani, S. Kep.Ns Mencatat hasil FMEA

I. Gambarkan alur proses yang akan dianalisis

Pasien mengambil kartu antrian. Pasien menunjukkan kartu. Petugas menentukan kunjungan baru/lama. Bila pasien baru, menyatakan
unit layanan yang akan dituju. Petugas menulis identitas pada kartu rawat jalan pasien. Untuk pasien lama, mencari status rekam
medis sesuai nomor RM pasien. Kemudian, petugas membuat status rekam medis menulis hari dan tanggal pelayanan terhadap pasien
baru dan lama. Menulis registrasi pasien pada buku register pasien. Petugas menyerahkan kembali kartu pasien. petugas menarik
biaya retribusi pelayanan bagi pasien luar wilayah. Petugas mengantar berkas rekam medis ke ruang pelayanan yang dituju.

II. Identifikasi failure modes

No Tahapan proses
1 Mengambil kartu antrian
2 Pasien menunjukkan kartu identitas
3 Menentukan ruang pemeriksaan yang dituju
4 Menentukan kunjungan baru/lama
5 Mencari rekam medis pasien
6 Menulis identitas pasien dan tanggal kunjungan
7 Menulis registrasi pasien pada buku register
8 kunjungan
Menyeerahkan kembali kartu pasien
9 Menarik biaya retribusi bagi pasien luar wilayah
Petugas mengantar berkas rekam medis pada ruang
10
pemeriksaan yang dituju
Failure modes
Pasien tidak ada saat dipanggil
Pasien salah mengambil jenis nomor antrian (nomor antrian sesuai usia)
Pasien tidak membawa kartu
Kartu identitas yang ditunjukkan salah
Petugas salah menentukan ruang pelayanan yang dituju
Penentuan jenis kunjungan baru atau lama tidak tepat
Rekam medis pasien tidak ditemukan
Keterlambatan penyediaan rekam medis
Identitas dan tanggal kunjungan pasien tidak lengkap
Identitas pasien tidak lengkap
Tidak melakukan register pada buku register pasien
Kartu identitas hilang
Kesalahan penarikan retribusi pada pasien
Pelayanan pengantaran rekam medis lama
III. Tujuan melakukan analisis FMEA
1. Meminimalkan risiko dari pelayanan pendaftaran di loket
2. Mengetahui penyebab terjadinya insiden yang kemungkinan bisa terjadi
3. Merumuskan pemecahan atau solusi dan rencana tindak lanjut insiden keselamatan pasien yang kemungkinan bisa terjadi

IV. Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode
No Tahapan proses
1 Mengambil kartu antrian
2 Pasien menunjukkan kartu identitas
3 Menentukan ruang pemeriksaan yang dituju
4 Menentukan kunjungan baru/lama
5 Mencari rekam medis pasien
Failure modes Akibat
Pasien tidak ada saat dipanggil Waktu pelayanan menjadi lebih lama
Pasien salah mengambil jenis nomor antrian (nomor antrian sesuai usia) Waktu pelayanan menjadi lebih lama
Pasien tidak membawa kartu identitas Identitas pasien tidak dapat ditulis lengkap
Kartu identitas yang ditunjukkan salah Salah identifikasi pasien
Petugas salah menentukan ruang pelayanan yang dituju Pelayanan pasien terhambat
Penentuan jenis kunjungan baru atau lama tidak tepat Pasien dapat memiliki lebih dari satu rekam medis
Rekam medis pasien tidak ditemukan Petugas tidak mengetahui riwayat penyakit pasien
Keterlambatan penyediaan rekam medis Penanganan pasien terhambat

Salah identifikasi pasien

6 Menulis identitas pasien dan tanggal kunjungan Identitas dan tanggal kunjungan pasien tidak lengkap
Pasien tertukar

Menulis registrasi pasien pada buku register Tidak melakukan register pada buku register pasien Petugas kesulitan mencari nomor rekam medis pasien
7
kunjungan lama
8 Menyeerahkan kembali kartu pasien Kartu identitas hilang Ketidakpuasan pasien
9 Menarik biaya retribusi bagi pasien luar wilayah Kesalahan penarikan retribusi pada pasien Ketidakpuasan pasien
Petugas mengantar berkas rekam medis pada ruang
10 Pelayanan pengantaran rekam medis lama Ketidakpuasan pasien
pemeriksaan yang dituju
V. Identifikasi kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, dan deskripsikan upaya-upaya yang sudah dilakukan (kalau ada) untuk mengatasi failure mode
No
Tahapan proses
1 Mengambil kartu antrian
2 Pasien menunjukkan kartu identitas
Menentukan ruang pemeriksaan yang dituju
3 Pelayanan pasien terhambat
Menentukan kunjungan baru/lama
4 Pasien dapat memiliki lebih dari satu rekam medis
5 Mencari rekam medis pasien
6 Menulis identitas pasien dan tanggal kunjungan
7 Menulis registrasi pasien pada buku register
8 kunjungan
Menyeerahkan kembali kartu pasien
9 Menarik biaya retribusi bagi pasien luar wilayah Kesalahan penarikan retribusi pada pasien
Petugas mengantar berkas rekam medis pada ruang
10
pemeriksaan yang dituju
Akibat Penyebab Upaya yang telah dilakukan
Failure modes
Pasien tidak mendengar Petugas memanggil ulang pasien sebanyak
Pasien tidak ada saat dipanggil Waktu pelayanan menjadi lebih lama
3x
Pasien Pulang
Pasien tidak mengetahui jenis nomor Petugas memberi informasi tentang jenis
Pasien salah mengambil jenis nomor antrian (nomor antrian sesuai usia) Waktu pelayanan menjadi lebih lama
antrian kartu nomor antrian
Pasien tidak mengetahui kelengkapan Memasang informasi tentang syarat
Pasien tidak membawa kartu identitas Identitas pasien tidak dapat ditulis lengkap
pendaftaran pendaftaran puskesmas
Pasien tidak mengetahui kesalahan
Kartu identitas yang ditunjukkan salah Salah identifikasi pasien Meminta kartu identitas yang benar
kartu identitas yang dibawa
Petugas salah menentukan ruang pelayanan yang dituju Petugas salah menentukan ruang Petugas bertanya kepada rekan jika bingung
pemeriksaan menentukan ruang pemeriksaan untuk pasien
Penentuan jenis kunjungan baru atau lama tidak tepat Memberikan informasi pasien persyaratan
Pasien tidak membawa kartu identitas
pendaftaran
Rekam medis tidak dikembalikan Mengingatkan petugas ruang pemeriksaan
Rekam medis pasien tidak ditemukan Petugas tidak mengetahui riwayat penyakit pasien
dalam
Petugas1x24
lamajam
mencari RM terutama untuk mengembalikan RM 1 x 24 jam
Menempelkan nomor RM pada kartu
Keterlambatan penyediaan rekam medis Penanganan pasien terhambat pada pasien tidak membawa kartu
identitas pasien
kunjungan
Salah identifikasi pasien
Petugas tidak menulis lengkap identitas
Identitas dan tanggal kunjungan pasien tidak lengkap
pasien Mengkonfirmasi petugas dan pasien
Pasien tertukar
ketidaklengkapan identitas pada rekam medis
Mengingatkan petugas untuk selalu menulis
Tidak melakukan register pada buku register pasien Petugas kesulitan mencari nomor rekam medis pasien Petugas lupa menulis buku register
Petugas tidak segera menyerahkan buku register kunjungan pasien
Kartu identitas hilang Ketidakpuasan pasien Menerapkan SOP pendaftaran
kartu identitas
Petugas belum memahami besar tarif Menyediakan informasi besaran tarif
Ketidakpuasan pasien
retribusi pada pasien retribusi pasien
Koordinator di loket
ruang pendaftaran mengatur
Pelayanan pengantaran rekam medis lama Ketidakpuasan pasien Kekurangan jumlah petugas
petugas pencari dan pembawa rekam medis
VI. Lakukanpenghitungan RPN (Risk Priority Number), dengan menggunakan matriks sebagai berikut

S O D
No Tahapan proses Failure modes Akibat Penyebab Upaya yang telah dilakukan RPN
(Severity) (Occurrence) (Detectability)

Pasien tidak mendengar

Petugas memanggil ulang pasien
Pasien tidak ada saat dipanggil Waktu pelayanan menjadi lebih lama 1 5 2 10
sebanyak 3x
1 Mengambil kartu antrian Pasien Pulang

Pasien salah mengambil jenis nomor Pasien tidak mengetahui jenis nomor Petugas memberi informasi tentang
Waktu pelayanan menjadi lebih lama 2 3 2 12
antrian (nomor antrian sesuai usia) antrian jenis kartu nomor antrian
Pasien tidak mengetahui kelengkapan Memasang informasi tentang syarat
Pasien tidak membawa kartu identitas Identitas pasien tidak dapat ditulis lengkap 3 8 5 120
pendaftaran pendaftaran puskesmas
2 Pasien menunjukkan kartu identitas
Pasien tidak mengetahui kesalahan
Kartu identitas yang ditunjukkan salah Salah identifikasi pasien 2 2 Meminta kartu identitas yang benar 2 8
kartu identitas yang dibawa
Menentukan ruang pemeriksaan yang Petugas salah menentukan ruang Petugas bertanya kepada rekan jika
Petugas salah menentukan ruang
3 dituju pelayanan yang dituju Pelayanan pasien terhambat 4 4 bingung menentukan ruang 4 64
pemeriksaan
pemeriksaan untuk pasien
Menentukan kunjungan baru/lama Penentuan jenis kunjungan baru atau
lama tidak tepat Memberikan informasi pasien
4 Pasien dapat memiliki lebih dari satu rekam medis 3 Pasien tidak membawa kartu identitas 8 1 24
persyaratan pendaftaran

Mengingatkan petugas ruang

Rekam medis tidak dikembalikan dalam
Rekam medis pasien tidak ditemukan Petugas tidak mengetahui riwayat penyakit pasien 4 6 pemeriksaan untuk mengembalikan 3 72
1x24 jam
RM 1 x 24 jam

5 Mencari rekam medis pasien

Petugas lama mencari RM terutama
Keterlambatan penyediaan rekam Menempelkan nomor RM pada kartu
Penanganan pasien terhambat 2 pada pasien tidak membawa kartu 9 8 144
medis identitas pasien
kunjungan

Menulis identitas pasien dan tanggal Identitas dan tanggal kunjungan pasien Salah identifikasi pasien Petugas tidak menulis lengkap identitas Mengkonfirmasi petugas dan pasien
6 6 8 ketidaklengkapan identitas pada rekam 8 384
kunjungan tidak lengkap pasien
Pasien tertukar medis
Menulis registrasi pasien pada buku Tidak melakukan register pada buku Mengingatkan petugas untuk selalu
7 register kunjungan register pasien Petugas kesulitan mencari nomor rekam medis pasien lama 2 Petugas lupa menulis buku register 5 menulis buku register kunjungan 5 50
pasien
Menyeerahkan kembali kartu pasien Petugas tidak segera menyerahkan kartu
8 Kartu identitas hilang Ketidakpuasan pasien 6 1 Menerapkan SOP pendaftaran 1 6
identitas
Kesalahan penarikan retribusi pada Petugas belum memahami besar tarif Menyediakan informasi besaran tarif
9 Menarik biaya retribusi bagi pasien lu Ketidakpuasan pasien 5 2 1 10
pasien retribusi pada pasien retribusi pasien di loket
Petugas mengantar berkas rekam Koordinator ruang pendaftaran
Pelayanan pengantaran rekam medis
10 medis pada ruang pemeriksaan yang Ketidakpuasan pasien 6 Kekurangan jumlah petugas 2 mengatur petugas pencari dan 5 60
lama
dituju pembawa rekam medis
 Tetapkan threshold untuk memilih failure mode yang akan diselesaikan dan, tetapkan
VII. failure mode apa saja yang akan diselesaikan. (Gunakan Diagram Pareto)

Failure modes: (urutkan dari RPN Persentase

No RPN Kumulatif Keterangan
tertinggi ke terendah) kumulatif
Identitas dan tanggal kunjungan pasien
1 tidak lengkap 384 384 39.83

2 Keterlambatan penyediaan rekam medis 144 528 54.77

3 Pasien tidak membawa kartu identitas 120 648 67.22
4 Rekam medis pasien tidak ditemukan 72 720 74.69
Petugas salah menentukan ruang pelayanan
5 64 784 81.33 Cut of point
yang dituju

6 60 844 87.55
Pelayanan pengantaran rekam medis lama
Tidak melakukan register pada buku
7 register pasien 50 894 92.74

8 Penentuan jenis kunjungan baru atau lama 24 918 95.23

tidak tepat

9 Pasien salah mengambil jenis nomor 12 930 96.47

antrian (nomor antrian sesuai usia)
10 Pasien tidak ada saat dipanggil 10 940 97.51
11 10 950 98.55
Kesalahan penarikan retribusi pada pasien
12 Kartu identitas yang ditunjukkan salah 8 958 99.38
13 Kartu identitas hilang 6 964 100.00
VIII. Diskusikan dan rencanakan kegiatan/tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modes tersebut, tetapkan penanggung jawab dan kapan akan dilakukan:
No Tahapan proses
Pasien menunjukkan kartu
1 Identitas pasien tidak dapat ditulis lengk
identitas
2 Mencari rekam medis pasien
Menulis identitas pasien dan
3 6
tanggal kunjungan
IX. Pelaksanaan kegiatan dan evaluasi:
No Tahapan proses
Pasien menunjukkan kartu
1 Identitas pasien tidak dapat ditulis lengk
identitas
2 Mencari rekam medis pasien
Menulis identitas pasien dan
3 6
tanggal kunjungan
Upaya yang telah Kegiatan yang Penanggung
Failure modes Akibat S (Severity) Penyebab O (Occurrence) D (Detectability) RPN Waktu
dilakukan direkomendasikan jawab
Membuat dan menempatkan
Memasang informasi PJ UKP dan
Pasien tidak membawa kartu Pasien tidak mengetahui media informasi kelengkapan
3 8 tentang syarat pendaftaran 1 24 koordinator Maret 2023
identitas kelengkapan pendaftaran syarat pendaftaran pada meja
puskesmas ruangan
loket pendaftaran
Mengingatkan petugas
PJ UKP dan
Rekam medis pasien tidak Petugas tidak mengetahui riwayat Rekam medis tidak ruang pemeriksaan untuk Revisi SOP pengembalian
4 6 3 72 koordinator Maret 2023
ditemukan penyakit pasien dikembalikan dalam 1x24 jam mengembalikan RM 1 x 24 rekam medis
ruangan
jam
April, Juli,
Petugas lama mencari RM Monitoring dan evaluasi
Keterlambatan penyediaan rekam Menempelkan nomor RM Oktober,
Penanganan pasien terhambat 2 terutama pada pasien tidak 9 8 144 berkala waktu penyediaan Tim PMKP
medis pada kartu identitas pasien Desember
membawa kartu kunjungan rekam medis < 5 menit
2023
Salah identifikasi pasien
Mengkonfirmasi petugas
PJ UKP dan
Identitas dan tanggal kunjungan Petugas tidak menulis lengkap dan pasien Revisi SOP pengisian rekam
8 8 384 koordinator Apr-23
pasien tidak lengkap identitas pasien ketidaklengkapan identitas medis
ruangan
pada rekam medis
Pasien tertukar
Upaya yang telah Kegiatan yang Penanggung
Failure modes Akibat S (Severity) Penyebab O (Occurrence) D (Detectability) RPN Waktu Kegiatan yang dilakukan S O D PRN
dilakukan direkomendasikan jawab
Membuat dan menempatkan Menyediakan media
Memasang informasi PJ UKP dan
Pasien tidak membawa kartu Pasien tidak mengetahui media informasi kelengkapan informasi syarat 12
3 8 tentang syarat pendaftaran 1 24 koordinator Maret 2023 3 4 1
identitas kelengkapan pendaftaran syarat pendaftaran pada meja pendaftaran di loket
puskesmas ruangan
loket pendaftaran pendaftaran
1. Pembinaan petugas oleh
Mengingatkan petugas PJ UKP tentang SOP
PJ UKP dan
Rekam medis pasien tidak Petugas tidak mengetahui riwayat Rekam medis tidak ruang pemeriksaan untuk Revisi SOP pengembalian Pengembalian rekam 24
4 6 3 72 koordinator Maret 2023 4 2 3
ditemukan penyakit pasien dikembalikan dalam 1x24 jam mengembalikan RM 1 x 24 rekam medis medis. 2. SOP
ruangan
jam Pengembalian rekam medis
diperbaiki
Pencatatan harian
April, Juli,
Petugas lama mencari RM Monitoring dan evaluasi kecepatan waktu
Keterlambatan penyediaan rekam Menempelkan nomor RM Oktober, 24
Penanganan pasien terhambat 2 terutama pada pasien tidak 9 8 144 berkala waktu penyediaan Tim PMKP penyediaan rekam medis. 2 4 3
medis pada kartu identitas pasien Desember
membawa kartu kunjungan rekam medis < 5 menit Monitoring dan evaluasi
2023
berkala setiap 3 bulan
Salah identifikasi pasien
1. Pembinaan petugas oleh
Mengkonfirmasi petugas
PJ UKP dan PJ UKP tentang SOP
Identitas dan tanggal kunjungan Petugas tidak menulis lengkap dan pasien Revisi SOP pengisian rekam 36
8 8 384 koordinator Apr-23 Pengisian rekam medis 4 3 3
pasien tidak lengkap identitas pasien ketidaklengkapan identitas medis
ruangan . 2. SOP
Pasien tertukar pada rekam medis
Pengisian rekam medis
X. Susun SOP baru sesuai dengan hasil analisis dan pelaksanaan FMEA:

1. SOP Pengembalian rekam medis

2. SOP Pengisian rekam medis
3. Media informasi berisi kelengkapan syarat pendaftaran di buat dan di
tempatkan pada meja loket pendaftaran
4. Monitoring dan evaluasi indikator mutu pelayanan pasien dengan
waktu tunggu ≤ 5 menit