FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS ( FMEA)

RUANG PENDAFTARAN & REKAM MEDIS

TIM FMEA
Ketua PMKP : dr. WidyaSafitri
Sekretaris ; Mey Sin Bakona, SKM
Anggota : Ns. Faulo Rozie, S,Tr,Kep
Fita Yuliani Waruwu, A.Md. Keb
Ketua Tim Mutu : dr. Yuniarman Waruwu

Tujuan Pembentukan Tim FMEA adalah :

Untuk melakukan penilaian, analisis dan menyusun rekomendasi perbaikan untuk
unit kerja pendaftaran

Tugas Tim FMEA adalah :

a. Melakukan analisis
b. Menyusun rekomendasi perbaikan
c. Melaksanakan perbaikan prosedur (Jika Ada)

I. ALUR PROSES YANG DIANALISA

Pasien mengambil
nomor antrian

Petugas memanggil pasien

Petugas mengidentifikasi pasien

Petugas Mencatat Identitas Pasien Ke

Buku Register dan Rekam Medis

Petugas meminta pasien

menunggu pelayanan
diruang tunggu
 II. IDENTIFIKASI FAILURE MODE

Pasien mengambil
nomor antrian
Pasien tidak
mengambil
nomor antrian

Petugas memanggil pasien

Pasien tidak ada saat

dipanggil
Petugas mengidentifikasi pasien

 Kesalahan dalam
identifikasi
pasien Petugas Mencatat Identitas Pasien Ke
 Pasien tidak
Buku Register dan Rekam Medis
membawa ktp/kk
 Pasien tidak
membawa kartu
bpjs  Kesalahan dalam
mencatat identitas
Petugas meminta pasien
pasien menunggu  Kesalahan dalam
pelayanan diruang menentukan poli
tunggu tujuan pasien
 Kartu rekam
medis tertukar

Tempat duduk di poli

yang dituju penuh

III. TUJUAN MELAKSANAKAN ANALISIS FMEA

Analisis FMEA dalam unit kerja pendaftaran pasien di puskesmas dilakukan
untuk mengenali/mendeteksi kegagalan/kesalahan yang mungkin akan timbul
serta akibatnya dan mengenali penyebab terjadinya sebelum menjadi masalah
yang berbahaya dalam ruangan pendaftaran baik bagi pasien maupun petugas

IV. IDENTIFIKASI AKIBAT JIKA TERJADI FAILURE MODE UNTUK TIAP-TIAP FAILURE
MODE

No Failure Mode Efect/Akibat

1 Pasien tidak mengambil nomor Antrian pasien menjadi kacau
antrian
2 Pasien tidak ada saat di panggil Pelayanan pasien terhambat
3 Kesalahan dalam identifikasi  Kesalahan penulisan identitas dalam
pasien rekam medis pasien
 Rekam medis pasien tertukar
 Kesalahan poli tujuan pasien
4 Pasien tidak membawa KTP/KK  Salah identifikasi pasien
 Waktu pencarian rekam medis lebih
 lama
 Waktu pelayanan pasien terhambat
5 Pasien tidak membawa kartu  Tidak bisa melakukan entri P-Care
BPJS  Status pasien menjadi umum dan
dikenakan biaya apabila ada
tindakan
6 Kesalahan dalam mencatat Pelayanan terhambat
identitas pasien
7 Kesalahan dalam menentukan Pelayanan terhambat
poli tujuan pasien
8 Kartu rekam medis tertukar Petugas poli salah dalam memberikan
terapi karena riwayat penyakit pasien
yang tidak sesuai
9 Tempat duduk di poli yang dituju Pasien tidak ada saat di panggil
penuh sehingga memperlambat pelayanan

V. IDENTIFIKASI PENYEBAB DARI TIAP FAILURE MODE DAN UPAYA YANG TELAH
DILAKUKAN UNTUK MENGATASI FAILURE MODE

No Failure Mode Penyebab Upaya Yang Ada

1 Pasien tidak  Pasien tidak mengetahui  Sosialiasi Alur pelayanan
mengambil ada nomor antrian kepada pasien
nomor antrian  Pasien tidak mengerti  Penyimpanan nomor
alur pendaftaran antrian ditempat yang
puskesmas dapat terlihat oleh pasien
 Nomor antrian tidak
terlihat oleh pasien
2 Pasien tidak ada  Pasien menunggu di luar  Perbaikan SOP
gedung pendaftaran saat pasien
saat di panggil
 Pasien tidak mendengar dipanggil lebih 3 kali tidak
saat dipanggil ada dilanjutkan ke nomor
 Pasien pulang setelah antrian berikutnya
ambil nomor antrian  Sosialisasi alur
pendaftaran kepada
pasien
3 Kesalahan dalam  Pasien tidak mengerti  Petugas lebih teliti dan
identifikasi pertanyaan dari petugas komunikatif
pasien  Petugas tidak melakukan  Petugas memahami dan
identifikasi pasien sesuai menerapkan SOP
SOP
4 Pasien tidak  Pasien lupa membawa  Sosialisasi syarat syarat
kartu identitas yang di butuhkan untuk
membawa
pendaftaran pasien
KTP/KK  Pencarian rekam medik
menggunakan nama
kepala keluragaa pasien
5 Pasien tidak  Pasien lupa membawa  Sosialisasi syarat syarat
membawa kartu kartu BPJS yang di butuhkan untuk
BPJS pendaftaran pasien
 Penelusuran status BPJS
dengan NIK
6 Kesalahan dalam  Petugas pendaftaran  Petugas lebih teliti dan
mencatat kurang teliti dalam komunikatif
identitas pasien mencatat identitas pasien  Petugas memahami dan
menerapkan SOP
7 Kesalahan dalam  Petugas kurang teliti  Petugas lebih teliti
menentukan poli dalam melakukan  Double check oleh petugas
tujuan pasien identifikasi pasien di poli

8 Kartu rekam  Petugas kurang teliti  Petugas lebih teliti

dalam melakukan  Double check idetitas
medis tertukar
identifikasi pasien pasien oleh petugas di poli
 9 Tempat duduk di  Keterbatasan tempat  Penambahan kursi di
poli yang dituju duduk ruang tunggu masing-
penuh  Ada beberapa petugas masing ruangan
yang duduk di ruang  Petugas memahami SOP
tunggu pasien dan menunggu di
ruangan masing-masing

VI. PERHITUNGAN RPN

O D
Tahapan S RPN
Failure Mode Akibat (Kemungkinan (Kemudahan
Proses (Severity) (SxOxS)
Terjadi) Deteksi)

Pasien Pasien tidak Antrian pasien 5 5 2 50

mengambil mengambil menjadi kacau
nomor nomor
antrian
antrian

Petugas Pasien tidak Pelayanan 5 4 2 40

memanggil ada saat di pasien
pasien terhambat
panggil

Petugas Kesalahan  Kesalahan 8 4 4 128

mengidentifi dalam penulisan
kasi pasien identifikasi identitas
pasien dalam rekam
medis pasien
 Rekam medis
pasien
tertukar
 Kesalahan
poli tujuan
pasien
Pasien tidak  Salah 5 4 3 60
identifikasi
membawa
pasien
KTP/KK  Waktu
pencarian
rekam medis
lebih lama
 Waktu
pelayanan
pasien
terhambat
Pasien tidak  Tidak bisa 3 3 2 18
membawa melakukan
kartu BPJS entri P-Care
 Status pasien
menjadi
umum dan
dikenakan
biaya apabila
ada tindakan
Petugas Kesalahan Pelayanan 7 5 3 105
Mencatat dalam terhambat
Identitas mencatat
identitas
Pasien Ke
pasien
Buku
Register
dan Rekam
 Medis

Kesalahan Pelayanan 6 3 4 72
dalam terhambat
menentukan
poli tujuan
pasien
Kartu rekam Petugas poli 7 4 4 112

medis salah dalam

memberikan
tertukar
terapi karena
riwayat
penyakit pasien
yang tidak
sesuai

Petugas Tempat Pasien tidak 3 2 2 12

meminta duduk di poli ada saat di
pasien yang dituju panggil
penuh
menunggu sehingga
pelayanan memperlambat
diruang pelayanan

VII. FAILURE MODE YANG AKAN DISELESAIKAN

O %
D
Tahapan S (Kemungki RPN Komul %
Failure Mode Akibat (Kemudah
Proses (Severity) nan (SxOxS)
an Deteksi) atif
Terjadi)

Petugas Kesalahan
 Kesalahan 8 4 4 128 128 21,44
mengide dalam penulisan
ntifikasi identifikasi
identitas
pasien dalam rekam
pasien
medis pasien
 Rekam medis
pasien
tertukar
 Kesalahan
poli tujuan
pasien
Petugas Kartu rekam Petugas poli 7 4 4 112 240 40,20
Mencata medis salah dalam
t memberikan
tertukar
Identitas terapi karena
Pasien riwayat penyakit
Ke Buku pasien yang
Register tidak sesuai
dan
Rekam
Medis

Petugas Kesalahan Pelzayanan 7 5 3 105 345 57,78

Mencata dalam terhambat
t mencatat
identitas
Identitas
Pasien pasien
Ke Buku
Register
zdan
Rzekam
Medis

Petugas Kesalahan Pelayanan 6 3 4 72 417 69,84

Mencata dalam terhambat
t menentukan
poli tujuan
Identitas
pasien
Pasien
Ke Buku
Register
dan
Rekam
Medis

Petugas Pasien tidak  Salah 5 4 3 60 477 79,89

mengide identifikasi
membawa
ntifikasi pasien
KTP/KK  Waktu
pasien
pencarian
rekam medis
lebih lama
 Waktu
pelayanan
pasien
terhambat
Pasien Pasien tidak Antrian pasien 5 5 2 50 527 88,27
mengam mengambil menjadi kacau
bil nomor
antrian
nomor
antrian

Petugas Pasien tidak Pelayanan 5 4 2 40 567 94,97

memang ada saat di pasien
gil terhambat
panggil
pasien

Petugas Pasien tidak  Tidak bisa 3 3 2 18 585 97,98

mengide membawa melakukan
ntifikasi kartu BPJS entri P-Care
pasien  Status pasien
menjadi
umum dan
dikenakan
biaya apabila
ada tindakan
Petugas Tempat Pasien tidak ada 3 2 2 12 597 100
meminta duduk di saat di panggil
pasien poli yang sehingga
dituju
menung memperlambat
penuh
gu pelayanan
pelayan
an
diruang

VIII. RENCANA TINDAK LANJUT UNTUK MENGATASI FAILURE MODE

RPN
Tahapan Failure Kegiatan Yang Penanggu Wakt
Akibat S O D (SxOxD
Proses Mode Direkomendasikan ngjawab u
)

Pasien Pasien Antrian 5 5 2 50  Sosialiasi Alur PJ Febru

mengamb tidak pasien pelayanan kepada Pendaftar ari
il nomor mengambi menjadi pasien an 2022
l nomor  Penyimpanan
antrian kacau
antrian nomor antrian
ditempat yang
dapat terlihat oleh
pasien
Petugas Pasien Pelayanan 5 4 2 40  Perbaikan SOP PJ Febru
memangg pendaftaran saat Pendaftar ari
tidak ada pasien
il pasien terhambat pasien dipanggil an 2022
saat di lebih 3 kali tidak
ada dilanjutkan ke
panggil
nomor antrian
berikutnya
 Sosialisasi alur
pendaftaran
kepada pasien
Petugas Kesalahan  Kesalahan 8 4 4 128  Petugas lebih teliti PJ Febru
mengiden dalam penulisan dan komunikatif Pendaftar ari
tifikasi identifikas identitas  Petugas an 2022
i pasien dalam memahami dan
pasien
rekam menerapkan SOP
medis
pasien
 Rekam
medis
pasien
tertukar
 Kesalahan
poli
tujuan
pasien
Pasien  Salah 5 4 3 60  Sosialisasi syarat PJ Febru
identifikas syarat yang di Pendaftar ari
tidak
i pasien butuhkan untuk an 2022
membawa  Waktu pendaftaran pasien
KTP/KK pencarian  Pencarian rekam
rekam medik
medis menggunakan
lebih lama nama kepala
 Waktu keluragaa pasien
pelayanan
pasien
terhambat
Pasien  Tidak bisa 3 3 2 18  Sosialisasi syarat PJ Febru
tidak melakuka syarat yang di Pendaftar ari
membawa n entri P- butuhkan untuk an dan 2022
kartu Care pendaftaran pasien petugas
BPJS  Status  Penelusuran PCare
pasien status BPJS
menjadi dengan NIK
umum
dan
dikenakan
biaya
apabila
 ada
tindakan
Petugas Kesalahan Pelayanan 7 5 3 105  Petugas lebih teliti PJ Febru
Mencatat dalam terhambat dan komunikatif Pendaftar ari
Identitas mencatat  Petugas an 2022
identitas memahami dan
Pasien Ke
pasien menerapkan SOP
Buku
Register
dan
Rekam
Medis

Kesalahan Pelayanan 6 3 4 72  Petugas lebih teliti PJ Febru

dalam terhambat  Double check oleh Pendaftar ari
menentuk petugas di poli an dan 2022
an poli Petugas di
tujuan Poli
pasien
Kartu Petugas poli 7 4 4 112  Petugas lebih teliti PJ Rekam Febru
salah dalam  Double check Medis dan ari
rekam
memberikan idetitas pasien oleh Petugas di 2022
medis petugas di poli Poli
terapi
tertukar karena
riwayat
penyakit
pasien yang
tidak sesuai

Petugas Tempat Pasien tidak 3 2 2 12  Penambahan PJ Febru

meminta duduk di ada saat di kursi di ruang Masing- ari
pasien poli yang panggil tunggu masing- masing 2022
dituju masing ruangan ruangan
menungg sehingga
penuh  Petugas pelayanan
u memperlamb
memahami SOP di
pelayana at pelayanan dan menunggu di Puskesma
n diruang ruangan masing- s
masing Bawolato

IX. PELAKSANAAN KEGIATAN DAN EVALUASI

Berdasarkan perhitungan RPN dan perhitungan dalam menentukan cut off point
didapatkan 6 modus kegagalan, yaitu :
1. Kesalahan dalam identifkasi pasien
2. Kartu rekam medis tertukar
3. Kesalahan dalam mencatat identitas pasien
4. Kesalahan dalam menentukan poli tujuan pasien
5. Pasien tidak membawa KTP/KK
6. Pasien tidak mengambil nomor antrian
Dari 6 modus kegagalan ini, harus ditindak lanjuti dengan solusi :
1. Petugas lebih teliti dan komunikatif serta memahami dan menerapkan SOP
2. Dilakukan double check rekam medis oleh petugas diruangan
3. Sosialisasi syarat syarat yang di butuhkan untuk pendaftaran pasien
4. Sosialiasi Alur pelayanan kepada pasien
5. Perbaiki SOP Pendaftaran
 A. PELAKSANAAN KEGIATAN
N Kegiatan Waktu Pelaksanaan Hasil Keterangan
o
1 Petugas lebih teliti dan Februari-seterusnya Terjadi
komunikatif serta penurunan
memahami dan nilai RPN
menerapkan SOP
2 Dilakukan double check Februari-seterusnya Terjadi
rekam medis oleh petugas penurunan
diruangan nilai RPN

3 Sosialisasi syarat syarat Februari Terjadi

yang di butuhkan untuk penurunannilai
pendaftaran pasien RPN

4 Sosialiasi Alur pelayanan Februari Terjadi

kepada pasien penurunan
nilai RPN
5 Perbaiki SOP Pendaftaran Februari Terjadi
penurunan
nilai RPN

B. EVALUASI KEGIATAN

No Proses Apa yang Penyebab Efek S O D RPN Ket

/langkah mungkin kegagalan kegagalan
gagal terhadap
pasien
1 Petugas lebih Tidak Sosialisasi Salah 4 2 1 8 Terjad
teliti dan terlaksannya SOP tidak mengidentifi i
komunikatif SOP secara maksimal kasi pasien penur
serta keseluruhan unan
memahami nilai
dan RPN
menerapkan
SOP
2 Dilakukan Rekam Petugas Salah 5 2 1 10 Terjad
double check medis lupa pemberian ipenu
rekam medis tertukar melakuka obat dan runan
oleh petugas n double penatalaksa nilai
diruangan check naan RPN
penanganan
penyakit
3 Sosialisasi Pasien Petugas Pasien akan 3 1 2 6 Terjad
 syarat syarat tidak tidak jelas menjadi ipenu
yang di paham dalam pasien runan
butuhkan syarat- melakuku umum dan nilai
untuk sayarat kn diharuskn RPN
pendaftaran yang sosialisasi membayar
pasien dibutuhka biaya
n untuk pengobatan
pendaftara
n
4 Sosialiasi Alur Pasien Petugas Pelayanan 4 1 1 4 Terjad
pelayanan tidak tidak jelas terhambat, ipenu
kepada pasien paham dalam pasien runan
alur melakuku menunggu nilai
pelayanan kn terlalu lama RPN
di sosialisasi
puskesmas
5 Perbaiki SOP Tidak Sosialisasi Pelayanan 3 1 1 3 Terjad
Pendaftaran terlaksannya SOP tidak pasien ipenu
SOP secara maksimal terhambat runan
keseluruhan nilai
RPN

X. SOP YANG BARU SEBAGAI HASIL DARI ANALISIS FMEA

1. Waktu Pelayanan Loket Pendaftaran

Buka : 08.00 WIB-15.00 WIB
2. Petugas melakukan persiapan dengan memakai masker, mencuci tangan dan
menjaga jarak aman
3. Pasien datang
4. Pasien kasus gawat darurat langsung diarahkan ke UGD, kemudian
keluarga/perawat melapor ke loket dan diarahkan untuk mendaftar
5. Petugas informasi memberikan nomor antrian kepada pasien
6. Petugas informasi mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu
7. Petugas memanggil pasien sesuai dengan nomor antrian
8. Pemanggilan pasien sebanyak 3 kali, jika pasien tidak ada dilanjutkn
dengan nomor antrian selanjutnya
9. Pasien memberikan kartu jaminan kesehatan (ASKES/BPJS) ke loket
pendaftaran dan menunjukkan kartu identitas, kemudian menunggu di
panggil di ruang tunggu
10.Petugas mencari rekam medis untuk pasien lama sesuai dengan nomor
rekam medic
11.Petugas membuat rekam medis baru untuk pasien baru sesuai dengan
instruksi kerja membuat rekam medis pasien dan nomor rekam medis