Administrasi Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Gawat Darurat,

dan Rawat Inap

NOMOR DOKUMEN NOMOR HALAMAN

RSCMD/SPO/FO/APP/001 REVISI 1/10
STANDAR -
PROSEDUR TANGGAL TERBIT Ditetapkan,
OPERASIONAL
01 Agustus 2021 dr.R. Dwinanto Ariwibowo, MARS
Dir. Operasional RS Citra Medika

PENGERTIAN Merupakan penjabaran Alur Administrasi pelayanan pasien rawat jalan,

Gawat Darurat dan Rawat Inap
Tujuan Sebagai acuan penetapan alur pendaftaran untuk pasien rawat jalan, gawat
darurat dan rawat inap dalam menerima pelayanan kesehatan di RS Citra
Medika Depok
KEBIJAKAN 1 Undang-undang No.26 Tahun 2009 Tentang Kesehatan
2 Peraturan Walikota (Perwali) Nomor 87 Tahun 2019 Tentang
Petunjuk Teknis Pembiayaan Jaminan Kesehatan Bagi Masyarakat
Miskin
3 Peraturan Walikota (Perwali) Nomor 53 Tahun 2020 Tentang
Pedoman Pelaksanaan Pelayanan Jaminan Persalinan
4 Keputusan Direktur Rumah Sakit Citra Medika Depok Nomor 036 /
DIR-SK/RSCMD/V/2017 Tentang Kebijakan Pelayanan Rumah
Sakit Citra Medika Depok
5 Sk Direktur RS Citra Medika Depok Nomor 001/RSCMD-
DIR/VIII/2021 Tentang Penetapan SPO administrasi penerimaan
pasien untuk rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap di RS Citra
Medika Depok
PROSEDUR 1 Proses Pendaftaran Rawat Jalan :
a. Pengertian
Rawat Jalan adalah pelayanan yang diberikan kepada pasien yang
tidak mendapatkan pelayanan rawat inap
b. Prosedur Pendaftaran Rawat Jalan
Menurut jenis kedatangannya pasien dapat dibedakan menjadi :
- Pasien baru adalah pasien yang baru pertama kali datang ke
rumah sakit untuk keperluan berobat
- Pasien lama adalah pasien yang pernah datang sebelumnya
untuk keperluan berobat
1) Pasien umum
- Receptionist menanyakan kartu berobat pasien (untuk pasien
 Administrasi Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Gawat Darurat,
dan Rawat Inap

NOMOR DOKUMEN NOMOR HALAMAN

RSCMD/SPO/FO/APP/001 REVISI 2/10
STANDAR -
PROSEDUR TANGGAL TERBIT Ditetapkan,
OPERASIONAL
01 Agustus 2021 dr.R. Dwinanto Ariwibowo, MARS
Dir. Operasional RS Citra Medika

lama) atau mencatat data / identitas pasien dengan lengkap

(untuk pasien baru)
- Menanyakan kepada pasien tentang poli yang akan dituju
- Receptionist menyerahkan pendaftaran pasien kebagian rekam
medis untuk dicarikan berkas status pasien rawat jalan sesuai
dengan nomor rekam medik dan selanjutnya status pasien rawat
jalan diantarkan oleh petugas rekam medis poli
- Arahkan pasien ke poli yang dituju sambil memberikan kartu
berobat pasien
- Bagian rekam medik mencatat di buku kunjungan pasien di
fasilitas pelayanan kesehatan
2) Pasien dengan menggunakan kartu BPJS
- Petugas melakukan pengecekan kepersertaan pasien tersebut
- Apabila kartu BPJS aktif, maka peserta tersebut bisa di
daftarkan sebagai pasien di RS Citra Medika Depok dan berhak
mendapatkan pelayanan yang dibutuhkan
- Apabila kartu BPJS terdapat keterangan tunggak bayar, dapat
memastikan kemampuan / ketidakmampuan peserta untuk
membayar tunggakan iuran
- Apabila peserta mampu membayar, petugas bisa mengarahkan
peserta untuk melunasi tunggakan iuran dan denda yang
dikenakan ke kantor BPJS Kesehatan KC Depok
- Apabila peserta tidak mampu membayar tunggakan, petugas
bisa mengarahkan peserta untuk mengikuti program pemerintah
yaitu bansos
2 Proses Pendaftaran Rawat Inap
a. Pengertian
Pasien rawat inap adalah pasien yang dinyatakan oleh dokter yang
memeriksa, baik yang masuk melalui rawat jalan poliklinik maupun
gawat darurat, unutk diobservasi dan atau mendapatkan tindakan
 Administrasi Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Gawat Darurat,
dan Rawat Inap

NOMOR DOKUMEN NOMOR HALAMAN

RSCMD/SPO/FO/APP/001 REVISI 3/10
STANDAR -
PROSEDUR TANGGAL TERBIT Ditetapkan,
OPERASIONAL
01 Agustus 2021 dr.R. Dwinanto Ariwibowo, MARS
Dir. Operasional RS Citra Medika

medis lebih lanjut sehingga perlu dirawat inap

b. Prosedur Pendaftaran rawat inap
- Dokter mengajurkan pasien untuk rawat inap
- Atas persetujuan pasien/keluarga/penanggung jawab pasien,
perawat IGD/POLI memberitahu receptionist bahwa pasien
akan dirawat inap
- Perawat mengarahkan keluarga / penanggung jawab pasien
untuk mendaftarkan pasien rawat inap ke receptionist
- untuk pasien yang masuk melalui IGD, receptionist
menanyakan Kartu Berobat pasien (untuk pasien lama) atau
mencatat data/identitas pasien dengan lengkap(untuk pasien
baru)
1) Untuk Pasien Umum
- Receptionist menawarkan tarif jasa rawat inap secara jelas
kepada kelaurga / penanggung jawab pasien
- Apabila sudah ada kesepakatan dari keluarga / penanggung
jawab pasien, maka receptionist memberikan form “surat
pernyataan pasien umum” kepada keluarga/penanggungjawab
pasien untuk diisi dan ditandatangani
- Receptionist meminta jaminan rawat inap kepada
keluarga/penanggungjawab pasien berupa KTP/SIM atau tnda
pengenal lainnya
- Setelah form “surat pernyataan pasien umum” diisi dan
ditandatangani oleh pasien , form tersebut dimasukkan ke
dalam status pasien
- Receptionist menjelaskan kepada pasien/kelaurga tentang
persetujuan umum (general concent), hak pasien dan keluarga
serta surat pernyataan pemilihan DPJP
- Receptionist menginformasikan ke bagian rawat inap mengenai
kamar yang akan dipergunakan pasien guna mempersiapkan
 Administrasi Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Gawat Darurat,
dan Rawat Inap

NOMOR DOKUMEN NOMOR HALAMAN

RSCMD/SPO/FO/APP/001 REVISI 4/10
STANDAR -
PROSEDUR TANGGAL TERBIT Ditetapkan,
OPERASIONAL
01 Agustus 2021 dr.R. Dwinanto Ariwibowo, MARS
Dir. Operasional RS Citra Medika

segala kelengkapan dan fasilitasnya

- Perawat rawat inap mempersiapkan ruangan pasien baru
- Setelah ruang rawat inap siap, perawat memberitahu
receptionist bahwa ruangan telah siap untuk ditempati
- Receptionist memberitahu perawat IGD ruangan yang telah
dipersiapkan
- Perawat IGD mengantar pasien ke ruangan rawat inap
2) Untuk pasien dengan menggunakan Asuransi
- Receptionist menanyakan kepemilikan asuransi kesehatan yang
dimiliki pasien
- Bila pasien masuk pada jam kerja, minta pasien untuk
mengambil jaminan yang dikeluarkan oleh perusahaan/
asuransi terkait. Bila pasien masuk diluar jam kerja, jaminan
diambil keesokan harinya, pada saat jam kerja
- Meminta lembar jaminan, photocopy kartu asuransi, dan surat
rujukan dari puskesmas (kecuali kasus emergency) sebagai
pelengkap tagihan
- Meminta pasien melengkapi persyaratan lainnya yang
berhubungan dengan tagihan asuransi yang dimiliki
- Bila syarat administrasi belum lengkap, keluarg /
penanggungjawab pasien diberi waktu maksimal 2x24 jam
untuk memenuhi persyaratannya (selama pasien rawat inap).
Jika tidak dipenuhi, pasien dianggap UMUM
- Receptionist menjelaskan kepada pasien/keluarga tentang
persetujuan umum (general concent), hak pasien dan keluarga
serta sura pernyataan pemilihan DPJP
- tentukan dan beritahu keluarga / penanggungjawab pasien
tentang kamar yang akan ditempati oleh pasien sesuai dengan
jatah yang telah ditentukan asuransi yang terkait, denngan
mengelompokkan Dewasa (Pria/wanita) dan atau anak
 Administrasi Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Gawat Darurat,
dan Rawat Inap

NOMOR DOKUMEN NOMOR HALAMAN

RSCMD/SPO/FO/APP/001 REVISI 5/10
STANDAR -
PROSEDUR TANGGAL TERBIT Ditetapkan,
OPERASIONAL
01 Agustus 2021 dr.R. Dwinanto Ariwibowo, MARS
Dir. Operasional RS Citra Medika

- bila pasien meminta untuk naik kelas perawatan (kecuali

Janjesnas, JKA,dan JKN mandiri kelas 3, pasien/ keluarga
harus mengisi “naik kelas rawatan” di formulir persetujuan
umum (general concert)
- receptionist menginformasikan kebagian rawat inap mengenai
kamar yang akan dipergunakan pasien guna mempersiapkan
segala kelengkapan dan fasilitasnya
- perawat mempersiapkan ruangan pasien baru
- setelah ruangan rawat inap siap, perawat memberitahu
receptionist bahwa ruangan telah siap untuk ditempati
- receptionist memberitahu perawat IGD ruangan yang telah
disiapkan
- perawat IGD mengantar pasien ke ruangan rawat inap
3) pasien dengan menggunakan kartu BPJS
- petugas melakukan pengecekan kepersertaan pasien tersebut
- apabila kartu BPJS aktif, maka peserta tersebut bisa didaftarkan
sebagai pasien di RS Citra Medika Depok dan berhak
mendapatkan pelayanan yang dibutuhkan
- Apabila kartu BPJS terdapat keterangan tunggak bayar, maka
petugas dapat memastikan kemampuan/ketidakmampuan
peserta untuk membayar tunggakan iuran
- Apabila peserta mampu membayar, petugas bisa menggarahkan
peserta untuk melunasi tunggakan iuran dan denda yang
dikenakan ke kantor BPJS
- Apabila peserta tidak mampu membayar tunggakan, petugas
bisa mengarahkan peserta untuk mengikuti program pemerintah
yaitu bansos
4) Belum Terdaftar sebagai peserta BPJS :
- Petugas mengarahkan peserta untuk mengikuti program
pemerintah yaitu bansos
 Administrasi Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Gawat Darurat,
dan Rawat Inap

NOMOR DOKUMEN NOMOR HALAMAN

RSCMD/SPO/FO/APP/001 REVISI 6/10
STANDAR -
PROSEDUR TANGGAL TERBIT Ditetapkan,
OPERASIONAL
01 Agustus 2021 dr.R. Dwinanto Ariwibowo, MARS
Dir. Operasional RS Citra Medika

- Petugas melakukan pengecekan KTP peserta dan memastikan

peserta tersebut berdomisili sesuai KTP kota Depok atau diluar
Kota Depok
- Apabila domisili peserta sesuai KTP Kota Depok maka,
petugas meminta kelengkapan berkas seperti :
- Photo copy KTP Depok yang masih berlaku atau SKTT 2 (dua)
lembar
- Photo Copy KK Depok yang masih berlaku 2 (dua) lembar
- Surat permohonan penerima bantuan pembiayaan JAMKES
- Surat keterangan rawat inap / rujukan dari puskesmas
- hasil verifikasi dari puskesmasi minimal 11 kriteria dari 13
kriteria
- surat keterangan tidak mampu dari keluarahan mengetahui
RT,RW
- Surat Permohonan bantuan pembiayaan jaminan kesehatan di
luar kuota PBI jaminan kesehatan dari kelurahan ditunjukkan
kepada walikota Depok
- Surat kuasa (apabila pengurusan berkas dilakukan bukan oleh
keluarga)
- Apabila domisili peserta tidak sesuai dengan KTP Kota Depok,
maka petugas meminta surat keterangan tempat tinggal dan
untuk selanjutnya meminta peserta untuk melengkapi syarat
yang telah disebutkan pada poin nomor 3)
- Apabila peserta merupakan bukan warga Kota Depok, petugas
mengarahkan peserta untuk kembali ke daerah asal dan apabila
peserta tidak memiliki identitas, maka petugas mengarahkan
pendamping peserta untuk mengurus kelengkapan berkas di
Dinas Sosial, yaitu :
- Surat Keterangan Kepolisian / Satpol PP
- Surat Rawat Inap
 Administrasi Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Gawat Darurat,
dan Rawat Inap

NOMOR DOKUMEN NOMOR HALAMAN

RSCMD/SPO/FO/APP/001 REVISI 7/10
STANDAR -
PROSEDUR TANGGAL TERBIT Ditetapkan,
OPERASIONAL
01 Agustus 2021 dr.R. Dwinanto Ariwibowo, MARS
Dir. Operasional RS Citra Medika

- Surat Rekomendasi Dinsos

3 Proses Pendaftaran pasien Gawat Darurat

a. Pengertian
Pasien gawat darurat adalah suatu kondisi dimana pasien tiba-tiba
dalam keadaan gawat, karena mengancam nyawa atau kecacatan
anggota badannya sehingga memerlukan penanganan segera
b. Prosedur pendaftaran pasien gawat darurat
- Pada saat pasien dilakukan triage, keluarga dianjurkan untuk
melakukan pendaftaran pasien
- Petugas receptionist mengambil data pasien
- Meminta keluarga untuk melengkapi persyaratan berhubungan
dengan tagihan asuransi yang dimiliki
- Bila syarat administrasi belum lengkap, keluarg /
penanggungjawab pasien diberi waktu maksimal 2x24 jam
untuk memenuhi persyaratannya (selama pasien rawat inap).
- Jika tidak dipenuhi, pasien dianggap UMUM
- Receptionist menjelaskan kepada pasien/keluarga tentang
persetujuan umum (general concent), hak pasien dan keluarga
serta sura pernyataan pemilihan DPJP
- tentukan dan beritahu keluarga / penanggungjawab pasien
tentang kamar yang akan ditempati oleh pasien sesuai dengan
jatah yang telah ditentukan asuransi yang terkait, denngan
mengelompokkan Dewasa (Pria/wanita) dan atau anak
- bila pasien meminta untuk naik kelas perawatan (kecuali
Janjesnas, JKA,dan JKN mandiri kelas 3, pasien/ keluarga
harus mengisi “naik kelas rawatan” di formulir persetujuan
umum (general concert)
- receptionist menginformasikan kebagian rawat inap mengenai
kamar yang akan dipergunakan pasien guna mempersiapkan
 Administrasi Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Gawat Darurat,
dan Rawat Inap

NOMOR DOKUMEN NOMOR HALAMAN

RSCMD/SPO/FO/APP/001 REVISI 8/10
STANDAR -
PROSEDUR TANGGAL TERBIT Ditetapkan,
OPERASIONAL
01 Agustus 2021 dr.R. Dwinanto Ariwibowo, MARS
Dir. Operasional RS Citra Medika

segala kelengkapan dan fasilitasnya

- perawat mempersiapkan ruangan pasien baru
- setelah ruangan rawat inap siap, perawat memberitahu
receptionist bahwa ruangan telah siap untuk ditempati
- receptionist memberitahu perawat IGD ruangan yang telah
disiapkan
- perawat IGD mengantar pasien ke ruangan rawat inap
4 Proses Penerimaan Pasien Gawat Darurat ke Unit Rawat Inap
a. Pengertian
Prosedur penerimaan pasien rawat inap adalah tata cara penerimaan
pasien yang akan dirawat agar dapat berjalan dengan lancar dan
tertib
b. Prosedur proses penerimaan pasien Gawat Darurat ke Unit Rawat
Inap
- Pasien datang ke ruangan diantar oleh perawat IGD disertai
dengan status pasien
- Pasien diantar oleh perawat IGD dan perawat ruang rawat inap
ke kamar yang telah disiapkan
- Perawat IGD melakukan serah terima pasien dan status pasien
kepada perawat rawat inap
- Perawat rawat inap memperkenakan diri dan menjelaskan hak
dan kewajiban kepada pasien serta tata tertib di ruang rawat
inap
- Perawat melaksanakan program orientasi kepada pasien,
memberitahu tentang denah ruangan, letak kamar mandim
ruangan perawatan dan memberitahu fasilitas yang tersedia
serta cara penggunannya. Perawat memberitahu tentang jadwal
kegiatan rutin ruangan antara lain waktu makan, kunjungan
dokter dan jam besuk
- Melaksanakan asuhan keperawatan mulai dari pengkajian
 Administrasi Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Gawat Darurat,
dan Rawat Inap

NOMOR DOKUMEN NOMOR HALAMAN

RSCMD/SPO/FO/APP/001 REVISI 9/10
STANDAR -
PROSEDUR TANGGAL TERBIT Ditetapkan,
OPERASIONAL
01 Agustus 2021 dr.R. Dwinanto Ariwibowo, MARS
Dir. Operasional RS Citra Medika

sampai evaluasi
5 Proses Observasi pasien
a. Pengertian
Melakukan penilaian dan pengawasan kepada pasien yang sudah
diatasi kegawatdaruratannya
b. Prosedur
- Dokter jaga memutuskan pasien yang memerlukan observasi
- Observasi dilakukan oleh perawat dan dokter jaga
- Observasi dilakukan tiap 5-15 menit sesuai dengan tingkat
kegawatdaruratannya
- Hal-hal yang perlu diobservasi :
• Keadaan umum pasien
• Kesadaran pasien
• Airway (jalan nafas)
• Tanda-tanda vital
- Apabila dalam masa observasi keadaan pasien memburuk maka
perawat yang melakukan observasi akan melaporkan kepada
dokter jaga
- Dokter jaga melakukan re-assesment terhadap kondisi pasien
- Observasi kepada pasien emergency dilakukan maksimal dalam
waktu 6 jam selanjutnya penderita dialihkan ke ruang ICU /
kamar operasi / rumah sakit lain
- Observasi kepada pasien urgent dan non urgent dilakukan
maksimal dalam waktu 6 jam untuk kemudian diputuskan
apakah penderita boleh pulang atau dialihkan ke ruang
ICU/Kamar operasi/ Rumah sakit lain
- Perkembangan pasien selama observasi dicatat di formulir
catatan perkembangan terintegritas
6 Proses Mengelola pasien bila tidak tersedia kamar
a. Pengertian
 Administrasi Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Gawat Darurat,
dan Rawat Inap

NOMOR DOKUMEN NOMOR HALAMAN

RSCMD/SPO/FO/APP/001 REVISI 10/10
STANDAR -
PROSEDUR TANGGAL TERBIT Ditetapkan,
OPERASIONAL
01 Agustus 2021 dr.R. Dwinanto Ariwibowo, MARS
Dir. Operasional RS Citra Medika

Tindak lanjut terhadap pasien yang akan dirawat inap di RS Citra

Medika Depok tetapi ruangan yang dituju penuh/tidak tersedia
tempat tidur kosong
b. Prosedur
- Perawat rumah sakit yang bertanggung jawab terhadap pasien
memastikan bahwa tempat tidur ke ruangan yang akan dituju
benar-benar tidak ada/ penuh
- Petugas receptionist menawarkan ruangan kelas lain yang
tersedia
- Jika pasien/ keluarga setuju, pihak receptionist meminta
pasien/keluarga pasien untuk mengisi surat pernyataan bersedia
ditempatkan sementara di ruang tersebut
- Jika pasien/keluarga pasien tetap menolak kelas lain, maka
ditawarkan alternatif rumah sakit lain

INSTANSI TERKAIT Instalasi Gawat Darurat, Ruang perawatan Rawat Inap, Front Office,
Costumer Service, Kasir, marketing