PERANCANGAN e-CRM SEBAGAI STRATEGI

PENINGKATAN DAN MEMEPERTAHANKAN JUMLAH

MAHASISWA PADA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
MAKASSAR

A. Latar Belakang
Dunia usaha dan bisnis dewasa ini saling bersaing. Demi keberlanjutan
usaha tersebut maka manajemen yang baik saja belum cukup untuk menahan
tekanan persaingan di luar perusahaan. Untuk dapat mempertahan daya saingnya,
perusahaan harus memiliki strategi bisnis dan ditunjang oleh system informasi. Saat
ini system informasi sangat mendukung perusahaan dalam melaksanakan bisnis
untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan. Lembaga perguruan tinggi
swasta adalah salah satu jenis Lembaga bisnis dengan produk jasa. Adapun prioritas
utamanya berupa pelayanan Pendidikan berdasarkan visi dan misi Lembaga
tersebut. Strategi bisnis pada Lembaga Pendidikan perlu dirancang agar memiliki
daya tahan terhadap competitor yang bergerak di bidang yang sama dan memiliki
pandangan bersikap.

Universitas Muhammadiyah Makassar adalah salah satu perguruan tinggi

yang berada di Kota Makassar Sulawesi Selatan yang sedang berkembang pesat.
Bagi PTS (Perguruan Tinggi Swasta), jumlah mahasiswa baru merupakan hal yang
sangat penting dalam kelangsungan berjalannya roda organisasi karena
bagaimanapun juga sebuah PTS masih mengandalkan pendapatannya dari uang
kuliah mahasiswa. Walaupun sumber-sumber lainnya seperti dari hibah atau
pendapatan lainnya memungkinkan akan tetapi porsinya tidak sebesar pendapatan
dari uang kuliah mahasiswa. Mahasiswa berupakan bagian pelanggan yang harus
mendapatakan pelayanan terbaik termasuk ketika masih menjadi calon mahasiswa,
setiap PTS harus bersaing ketat untuk mendapatkan perhatian.
 Teknologi informasi dapat membantu menangani permasalahan data calon
mahasiswa yang jumlahnya besar. e-CRM (Electronic Customer Relationship
Management) merupakan perpaduan antara ilmu pemasaran dan teknologi
informasi yang dapat membantu pengelolaan relasi antara Perguruan Tinggi Swasta
(PTS) dengan calon mahasiswanya (Ruslan, 2018). Alasan tersebut menjadikan
web sangat diperlukan untuk pengelolaan relasi atau hubungan komunikasi
pemasaran antara siswa SLTA atuapun calon mahasiswa baru dengan tim
pemasaran kampus Unismuh Makassar. Oleh karena itu, dapat diketahui bahwa e-
CRM sangat membantu PTS dalam menjalankan fungsi pengelolaan data
mahasiswa.

B. Rumusan Masalah

Masalah yang dialami di Universitas Muhammadiyah Makassar, meliputi:

1. Bagaimana merancang strategi sistem informasi yang menggambarkan

terintegrasinya data mahasiswa Universitas Muhammadiyah Makassar?
2. Bagaimana menyusun rencana perancangan e-CRM pengelolaan
relasi/hubungan antara calon mahasiswa dengan pihak pemasaran
Universitas Muhammadiyah Makassar?

C. Pembahasan

1. Use Case Diagram

Dari pengamatan di lapangan dapat dilihat sistem yang sedang berjalan

saat ini seperti gambar di bawah ini:
 Gambar 1. Use Case Diagram yang sedang berjalan

Setelah melihat sistem yang berjalan saat ini perlu dibangun suatu sistem yang baru
agar dapat memenuhi kepuasa layanan kepada stakeholder.

a. Sistem Akademik Kampus

Penggunaan sistem akademik kampus dimunculkan agar pengelolaan data

akademik maupun data non akademik dapat dipermudah. Pelaporan data akademik
ke pemerintah dalam hal ini PDDIKTI (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi).
Dengan penerapan siakad, pengambilan keputusan dalam pengembangan kampus
lebih cepat dan akuran.

b. Sistem Pembayaran Online

Universitas Muhammadiyah Makassar menerima pembayaran kuliah dari

mahasiswa dengan cara menggunakan loket yang tersedia. Hal ini dirasa tidak
efisien dan efektif serta keamanan bagi mahasiswa karena terjadi antrian yang
cukup panjang. Dengan penerapan sistem pembayaran online ini, mahasiswa tidak
lagi harus datang ke kampus hanya untuk sekedar membayar uang kuliahnya.
Sistem pembayaran online ini juga mempermudah bagian keuangan untuk
memonitor jika ada tunggakan dari mahasiswa.
 c. SPMB Online

Adanya SPMB (Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru) online sangat

menguntungkan karena dari SPMB online ini calon mahasiswa dapat menilai dan
meyakinkan mereka terhadap kampus Univeristas Muhammadiyah Makassar.
Dapat disimpulkan bahwa SMPB online ini sangat perlu untuk di digitalisasi.
SPMB online ini juga memudahan bagian akademik mendata calon mahasiswa
baru.

d. E-learning

Penggunan E-learning ditujukan agar mahasiswa lebih mendapatkan

pengalaman yang lebih luas dan mendapat keuntungan bagi mahasiswa karena
mereka dapat melakukannya dimana saja dan kapan saja tidak terbatas oleh ruang
dan waktu.

e. Aplikasi Kampus

Mahasiswa harus mengetahui informasi terkini dari kampus mereka. Oleh

sebab itu, Universitas Muhammadiyah Makassar sudah menyediakan layanan
kepada mahasiswa berupa aplikasi mahasiswa. Aplikasi ini berisikan informasi-
informasi yang berguna untuk mahasiswa, seperti berita dari program studi, bagian
akademik, bagian keuangan dan informasi lainnya untuk menjadikan efektif
penggunaannya.

2. Perancangan ERD

Adapun perancangan ERD e-CRM Pada Perguruan Tinggi Swasta (PTS)

ini terdapat 6 (enam) entitas diantaranya 3 (tiga) entitas utama yaitu entitas
Siswa, Entitas Guru dan Entitas Sekolah dan memiliki 7 relasi, pada laporan
jurnal ini hanya 1 relasi yang ditampilkan yaitu relasi Di Kirim yang berfungsi
untuk menghubungkan antara entitas Siswa, entitas Sekolah dengan entitas
SMS Marketing sehingga dapat terlihat jelas atribut apa saja yang dibutuhkan
dari ketiga (3) entitas tersebut guna merelasikan data siswa yang dikirim
pesan SMS seperti terlihat pada gambar ERD berikut ini :
 Gambar 2. ERD e-CRM Pada Perguruan Tinggi Swasta (PTS)

Sedangkan 3 (tiga) entitas lainnya adalah SMS Marketing, entitas Email

Marketing, entitas Telemarketing. Relasi lainnya adalah Di Kirim untuk
merelasikan antara entitas Siswa, Sekolah dan entitas Email Marketing
sedangkan relasi lainnya adalah Di Telepon yaitu untuk merelasikan antara
entitas Siswa, Sekolah dan entitas Telemarketing Marketing.

3. Perancangan Struktur Menu

Perancangan Struktur Menu ini dikelompokan berdasarkan modul Data

Potensial, modulAplikasi Respon, Modul Registrasi, Modul Laporan dan
Setting. Menu Modul Data Potensial berfungsi sebagai menu untuk Entri Data
siswa, data Guru BK dan data Sekolah kemudianMenu Export Data yang terdiri
dari menu SMS Marketing, Email Marketing dan Telemarketing. Menu Aplikasi
Respon berisi halaman-halaman web yang berfungsi untuk mengentri data
respon SMS, Email dan Telepon. Menu Laporan ini berisi halaman laporan
Rekapitulasi Data dan Grafiknya sehingga dapat dianalisis oleh manager
pemasaran, seperti terlihat pada gambar Struktur Menu e-CRM berikut ini :

Gambar 3. Struktur Menu e-CRM Pada Perguruan Tinggi Swasta (PTS) Susun

Struktur menu ini bersifat user friendly sehingga user dengan mudah
menggunakannya.

4. Perancangan e-CRM

Setelah melakukan analisa SI yang diinginkan, maka selanjutnya dilakukan

proses menganalisa rancangan CRM dengan menggunakan pendekatan Goal,
Question, Metric atau GQM. GQM digunakan untuk menentukan customer
needs yang dibutuhkan dalam pembangunan bisnis proses yang baru. Analisa
ini dilakukan dengan cara:

a) Penentuan business goals

b) Berdasarkan dari goal itu dibuatlah serangkaian pertanyaan-
pertanyaan sejelas mungkin.
c) Melakukan spesifikasi terhadap pengukuran yang dibutuhkan untuk
menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.

Informasi yang dubutuhkan dalam pencapaian business goal, penulis

memperolehnya dengan melakukan survey dan wawancara kepada sejumlah
pihak yang terkait, yakut:
 a) Ketua Yayasan Universitas Muhammadiyah Makassar.
b) Ketua Universitas Muhammadiyah Makassar.
c) Wakil Ketua Universitas Muhammadiyah Makassar

Dari hasil wawancara yang dilakukan dengan menggunakan CRM diharapkan

Universitas Muhammadiyah Makassar dapat:

a) Meningkatkan jumlah mahasiswa.

b) Meiningkatkan pelayanan kepada mahasiwa\
c) Meningkatkan kepuasan pengguna lulusan.
a. CRM Yang Diajukan

Dari metric diatas kita dapat simpulkan kebutuhan masing-masing customer.

1. Kebutuhan Dari Mahasiswa

a) Kebutuhan sistem informasi.
b) Kebutuhan akademik
c) Kebutuhan pelayanan pengaduan
2. Kebutuhan orang tua mahasiswa
a) Kebutuhan sistem informasi
b) Hubungan dengan kampus
3. Kebutuhan alumni
a) Tracer alumni
b) Info lowongan kerja
c) Legalitas (ijazahnya terdaftar dan status kelulusannya diakui)
d) Informasi akreditasi kampus
4. Kebutuhan industri
a) Sebagai mitra/partner yang saling menguntungkan
b) Kebutuhan lulusan yang sesuai dengan kualifikasi dan kompetensinya

5. Tindakan Dalam Memenuhi Kebutuhan Customer

Agar kebutuah masing-masing customer diatas dapat dipenuhi, maka perlu

ada tindakan penambahan maupun pengembangan dari sistem yang ada
maka diperlukan perbaikan fasilitas akademik, penambahan sistem
informasi, dan peningkatan skill karyawan

6. Perbaikan Fasilitas Akademik

a. Peningkatan fasilitas ruang kelas Peningkatan fasilitas ruang kelas ini

berupa penambahan fasilitas penyejuk ruangan, white board, proyketor
di tiap ruang kelas dan lain sebainya.
b. Peningkatan fasilitas perpustakaan Penambahan buku, jurnal, dan
fasilitas penunjang perpustakaan lainnya.
 c. Peningkatan fasilitas laboratorium seperti Laboratorium Komputer
Programming, Laboratoium Komputer Multimedia, Laboratorium
Jaringan Komputer, Laboratorium Hardware, dan Peningkatan bandwith
internet

7. Penambahan Sistem Informasi

Sistem informasi yang ada di Unismuh Makassar saat ini masih hanya sebatas
sistem informasi akademik. Kedepan penambahan sistem informasi seperti
sistem informasi keuangan. Sistem informasi ini pun dapat diakses oleh orang
tua mahasiswa, agar mereka dapat memantau perkembangan anaknya selama
kuliah di Unismuh Makassar.

8. Peningkatan Skill

Peningkatan skill karyawan perlu di tingkatkan khususnya dalam melayani

mahasiswa. Peningkatan kualifikasi dosen juga sangat penting.

9. Identifikasi Kebutuhan Informasi

Bagian yang penting supaya sukses dalam implementasi sebuah software,

khususnya CRM, dibutuhkan informasi-informasi yang akurat dan tepat
sasaran. Informasi yang dibutuhkan itu adalah:
a) Informasi lulusan/alumni Informasi lengkap mengenai mahasiswa dari
semenjak mereka kliah sampai lulus. Informasi ini dapat berupa asal
mahasiswa (sekolah atau daerah), prestasi yang diraih, kompetensi,
dan informasi lainnya
b) Informasi industry Informasi mencakup data pengguna alumni (profil
perusahaan), Kerjasama yang pernah dilakukan dengan lembaga
perguruan tinggi lainnya, kompetensi yang dibutuhkan oleh industry,
informasi mengenai karir, dan magang untuk staf maupun mahasiswa.
c) Informasi mahasiswa Informasi yang lengkap mengenai data
perkuliahan. Data ini berupa jadwal perwalian, registrasi, jadwal
kuliah, materi kuliah serta data dari mahasiswa.
 Gambar 6. Model Sistem Informasi Diajukan

Dari gambar model di atas dapat dilihat bahwa, model aplikasi CRM terdapat
bagian internal dan eksternal. Bagian Internal menyangkut :

a. Internal
- Bag.Akademik dan staf pengajar Informasi mahasiswa merupakan
tanggung jawab dari bagian akademik dan staf pengajar.
- Para Pengambil Keputusan informasi mengenai segmentasi dan
tantangan pasar serta ancaman, analisis harga dan kebijakan,
informasi complaint dan informasi budget
- Penerimaan Mahasiswa Baru Penyediaan informasi tentang
peminat maupun calon mahasiswa.
- Pusat Layanan Karir Menyediakan informasi kepada alumni atau
lulusan tentang industry yang membutuhkan.
b. Eksternal
Akses informasi bagi pelanggan eksternal dapat diakses melalui
internet.

D. Kesimpulan

1. Terintegrasinya data siswa yang merupakan calon mahasiswa potensial baik

berupa data utama siswa, data siswa yang sudah di lakukan SMS, Email
 ataupun sudah ditelepon melalui perancangan database relasional dengan
menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram). Sehingga kebutuhan
akan data secara lengkap guna memaksimalkan pemanfaatan eCRM dapat
terwujud.
2. Perancangan e-CRM pengelolaan relasi/hubungan antara calon mahasiswa
dengan pihak pemasaran Universitas Muhammadiyah Makassar menjadi
landasan dalam tahap pembangunan sistem e-CRM Pada Perguruan Tinggi
Swasta (PTS) sehingga proses pembangunan sistem informasi e-CRM
Pemasaran PTS ini akan dengan mudah, cepat dan maksimal hasil
pembangunan e-CRM nya.