Pelayanan Pemesanan Tiket

Dalam kegiatan suatu Travel Agent,pengurusan booking/reservation ini cukup rumit,karena

semuanya harus dilakukan dengan cara seteliti mungkin apa yang diminta dan diinginkan oleh yang
melakukan reservation tersebut.

Untuk dapat melakukan suatu reservation, biasanya Biro Perjalanan menyediakan suatu file yang
khusus dibuat untuk itu, yang pengguaannya kadang-kadang dapat juga untuk keperluan reservation
lainnya.

Kalau ada yang hendak mengadakan suatu reservation maka datanya dicatat dalam file tersebut,
siapa orangnya, dimana alamatnya, dan kalau ada juga nomor teleponnya, kemana tujuannya,
menggunakan pesawat apa, kelas yang diinginkan dan apakah tiket yang dipesan tersebut one-way
atau round trip.

Disinilah pentingnya seorang petugas pada Travel Agent harus menguasai penggunaan ABC World
Airways & brosur lainnya untuk dapat memberikan segala macam informasi yang diinginkan oleh
orang yang melakukan reservation tersebut.

Untuk dapat memberikan pelayanan yang baik untuk tujuan reservation ini, maka seorang petugas
yang khusus untuk itu hendaklah terlebih dahulu mengetahui hal-hal sebagai berikut:

1. Cara Penulisan Nama Klien

Penulisan nama seseorang oleh Travel Agent hendaklah selalu dengan “block letters” (huruf
cetak), lebih diutamakan menggunakan nama keluarga (family name). Di Indonesia misalnya,
digunakan nama suku/marga, seperti Hutabarat,Manuputti,Manopo,Sutan Pamuncak. Untuk pria
ditambah dengan ‘Mr’ dan untuk wanita ditambah dengan ‘Miss’ atau ‘Mrs’. Dengan demikian jelas
yang mana pria & wanita. Biasanya penulisan nama itu juga diikuti dengan menuliskan nama kecil
orang yang bersangkutan/menambahkan ‘Christian Name’ dimuka nama keluarganya tadi. Sebagai
contoh: Mr. Robert Hutabarat, Mrs. Theresia Sumampaw, Miss Lanny Ong, Mr. Adam Malik, Mrs.
Kaudu, Miss Erita Kinan.

Khusus untuk anak-anak (2 tahun- 12 tahun) ditulis dengan nama orang tuanya, ayah atau ibu
dengan mencatat umurnya, kemudian dibelakanv nama tersebut dibubu tulisan CHD (Children).
Demikian pula halnya dengan nama bayi dituliskan juga nama orang tuanya (ayah atau ibu) dengan
membubuhi di belakang nama tersebut dengan tulisan INF (infant atau bayi) dan mencatat
umurnya. Adapun yang termasuk bayi adalah anak-anak yang berumur maks.2 tahun.

Dalam menerima reservation biasanya klien kita tidak selalu datang ke kantor, karena itu kadang-
kadang reservation dilakukan melalui telepon. Agar tidak melakukan kesalahan mencatat nama
orang yang akan memesan,dan menghindarkan hal-hal yang tidak diinginkan, maka cara
menyebutnya selalu dieja ulang dengan menggunakan ‘Spelling’ sebagai berikut

Code Spelling of The Airline

A = Alfa I = India Q = Quebec Y = Yankee

B = Bravo J = Juliet R = Romeo Z = Zulu

C = Charlie K = Kilo S = Sierra

D = Delta L = Lima T = Tango

E = Echo M = Mike U = Uniform

F = Foxtrot N = November V = Victor

G = Golf O = Oscar W = Wiskey

H = Hotel P = Papa X = X-ray

2. Personal Data

Untuk dapat mengisi file yang sudah disediakan dengan benar maka untuk itu petugas yang
bersangkutan harus mengumpulkan data orang yang sedang dipesankan tempatnya, dengan
menanyakan secara langsung kepada orang yang bersangkutan. Untuk itu perlu dicatat nama yang
lengkap, alamag terakhir, passport, dan visa ( untuk orang asing perlu dicatat kewarganegaraannya),
tanggal hari datang dan rencana ke berangkatannya, airlines yang diinginkan, kelas yang diminta,
dan alat pembayaran yang mungkin dilakukan. Mengenai passport dan visa harus diperhatikan
nomor dan tanggal serta tempat dikeluarkan serta sampai kapan berlakunya kedua dokumen
tersebut.

3. Penulisan hari/tanggal dan bulan

Untuk penulisan tanggal pada umumnya dilakukan dengan menggunakan 2 angka. Misalnya
untuk tanggal 1 Juli 1975 maka penulisan yang benar adalah seperti berikut: 01 Juli ’75. Sedangkan
untuk singkatan biasanya digunakan kode-kode untuk hari dan bulan sebagai berikut:

Untuk Hari

Senin/Monday/Mon atau (1)

Selasa/Tuesday/Tu atau (2)

Rabu/Wednesday/We atau (3)

Kamis/Thursday/Th atau (4)

Jum’at/Friday/Fri atau (5)

Sabtu/Saturday/Sa atau (6)

Minggu/Sunday/Su atau (7)

Untuk Nama Bulan

Januari/January atau Jan Juli/July atau Jul

Februari/February atau Feb Agustus/August atau Aug

Maret/March atau Mar September/September atau Sep

April/April atau Apr Oktober/October atau Oct

Mei/May atau May November/November atau Nov

Juni/June atau June Desember/December atau Dec