Pengendalian (Controlling)

Pengertian Pengendalian (Controlling)

Menurut Jones and George (2003:331)

Pengendalian adalah proses dimana para manajer memantau dan

mengatur bagaimana sebuah organisasi dan segenap anggotanya
menjalankan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan
organisasi secara efisien dan efektif. Dalam pengendalian, para manajer
memantau dan mengevaluasi apakah strategi dan struktur organisasi
bekerja seperti yang dikehendaki, bagaimana hal-hal tersebut dapat
ditingkatkan dan bagaimana harus diubah jika tidak bekerja.
Pengertian Pengendalian (Controlling)
a. Pengendalian atau dalam bahasa Inggris disebut dengan Controlling
merupakan salah satu fungsi penting manajemen yang harus
dilakukan oleh semua manajer untuk mencapai tujuan
organisasinya.
b. Pengendalian dapat diartikan sebagai fungsi manajemen untuk
memastikan bahwa kegiatan dalam organisasi dilakukan sesuai
dengan yang direncanakan.
c. Fungsi Pengendalian atau controlling ini juga memastikan sumber-
sumber daya organisasi telah digunakan secara efisien dan efektif
untuk mencapai tujuan organisasinya.
Fungsi Pengendalian
a. Fungsi Pengendalian pada dasarnya dilakukan di semua jenis
organisasi baik yang berupa komersial maupun yang non-
komersial dan dilakukan di semua tingkatan manajemen yaitu
manajemen puncak, manajemen tingkat menengah maupun
manajemen tingkat bawah.
b. Fungsi Pengendalian akan membandingkan kinerja aktual
organisasi dengan standar yang ditentukan, menemukan
penyimpangan dan upaya untuk mengambil tindakan korektif.
c. Fungsi pengendalian ini juga membantu merumuskan
perencanaan di masa yang akan datang.
d. Fungsi pengendalian akan membantu dalam membawa siklus
manajemen kembali ke perencanaan.
Empat Langkah Pengendalian
Menetapkan Standar (Establishing Standards)

a. Yang dimaksud dengan Standar disini adalah sasaran atau

target yang harus dicapai dalam menjalankan fungsi
manajemen.
b. Standar ini akan digunakan untuk mengukur dan
mengevaluasi kinerja dari suatu unit kerja, departemen
ataupun organisasi secara keseluruhan.
c. Standar dapat juga disebut sebagai kriteria untuk menilai
kinerja organisasi atau unit kerja dari organisasi tersebut
Klasifikasi Standard
• Tangible (terukur atau nyata) – Measurable Standards, seperti:
• Waktu yang harus dicapai (Time),
• Biaya (Cost),
• Penjualan (Sales),
• Pangsa pasar (Market Share),
• Produktivitas (Productivity)
• Hingga laba yang harus dicapai (Profit).
• Intangible (Tidak Terukur atau tidak berwujud) – Contohnya:
• Sikap dan tingkah laku seorang karyawan,
• Penyimpangan pekerjaan seorang karyawan,
• Kreativitas karyawan ataupun kesetiaan pelanggan.
Mengukur Kinerja (Performance Measurement)

• Pengukuran kinerja harus berada pada unit atau satuan

yang sama dengan kriteria yang telah ditentukan.
• Unit/satuan atau tolak ukur harus terdefinisi dengan baik
dan seragam sepanjang proses pengukuran atau penilaian
ini.
• Misalnya, jika kita menentukan standar produktivitas adalah
dalam bentuk satuan persentasi (%), kita harus tetap
menggunakan persentasi (%) untuk mengukurnya dan tidak
boleh menggunakan satuan lain seperti biaya (Rupiah) untuk
mengukurnya.
Membandingkan kinerja aktual dengan Standar yang
ditentukan (Comparison of actual and standard performance)

a. Langkah perbandingan ini merupakan langkah aktif yang

harus dikerjakan oleh manajemen.
b. Penyimpangan dapat didefinisikan sebagai kesenjangan
antara kinerja aktual dengan target atau standar yang
ditetapkan.
c. Seorang Manajer harus mengetahui dua hal dalam langkah
ini, yaitu bentuk penyimpangan yang terjadi dan penyebab
terjadinya penyimpangan.
Mengambil tindakan koreksi/perbaikan
(Taking Corrective Action)
a. Mengambil tindakan perbaikan.
b. Jika penyimpangan yang terjadi merupakan penyimpangan kecil
yang masih dapat diterima maka tidak perlu melakukan tindakan
korektif.
c. Namun jika penyimpangan yang terjadi adalah penyimpangan besar
yang telah melampai batas yang dapat diterima maka harus segera
mengambil tindakan perbaikan dan mengambil tindakan-tindakan
pencegahan supaya tidak terjadi lagi dikemudian hari.
Plan, Do, Check, Act (PDCA)
• Perencanaan,
• Pengerjaan,
• Pengecekan,
• Tindak lanjut.
Model manajemen perusahaan ini dicetuskan oleh Walter
Shewhart dan dikembangkan oleh W. Edwards Deming dengan
tujuan untuk proses perbaikan perusahaan atau individu.
Model manajemen ini bisa digunakan untuk membantu industri
atau perusahaan agar keluar dari stagnasi.
Plan
Plan adalah suatu tahapan perencanaan yang dimulai dengan
identifikasi masalah dengan memanfaatkan teknik 5 W, yaitu:
a. what (apa),
b. who (siapa),
c. when (kapan),
d. where (di mana),
e. why (mengapa) yang selanjutnya dilengkapi dengan
teknik root cause analysis.
Do
a. Mengerjakan berbagai hal yang sebelumnya sudah direncanakan.
Pengerjaan itu bisa berupa hal kecil untuk mengukur hasil dari
solusi yang sebelumnya sudah dirancang pada tahapan yang
pertama.
b. Kemungkinan akan ada banyak masalah yang tidak diperkirakan
terjadi. Disarankan untuk melakukan rencana dalam skala yang
lebih kecil terlebih dahulu dalam lingkungan yang sudah
terkendali.
c. Agar tahapan Do ini bisa menjadi lebih sukses, sebaiknya
dilakukan standarisasi agar seluruh orang yang terlibat dalam
prosesnya mengetahui dengan pasti tugas dan tanggung
jawabnya masing-masing.
Check
a. Pada fase check ini, harus dilakukan pemeriksaan yang intensif.
b. Check adalah suatu fase yang paling penting untuk bisa
menyelesaikan rencana yang sudah dibuat, menghindari
kesalahan kedua, dan menjalankan seluruh tahapan agar lebih
sukses.
c. Tahapan check dilakukan dengan mengaudit eksekusi dan
memantau apakah rencana tersebut sudah sesuai dengan
rancangan awalnya.
d. Berbagai permasalahan yang mungkin timbul dalam fase do akan
bisa dievaluasi di dalam tahapan ini dan selanjutnya harus bisa
dieliminasi.
Act
a. Pada tahapan ini, seluruh tahapan yang sudah diperbaiki harus
berdasarkan evaluasi dari fase do dan check yang didalamnya
terdapat upaya dalam mengidentifikasi masalah dalam
implementasi rencana yang ada.
b. Pada fase act adalah fase yang terakhir yang ada pada siklus
PDCA. Namun, seluruh tahapannya akan terus berulang.
c. Setelah tahapan ini berhasil dilalui, maka model PDCA yang telah
dikembangkan bisa dijadikan sebagai suatu standar baru di
dalam perusahaan.
d. Diperlukan komitmen untuk selalu melakukan perbaikan secara
berkelanjutan agar bisa meningkatkan produktivitas dan juga
efisiensi bisnis.
PDCA pada ISO 55001
Praktek Pengendalian
 Kebersihan, Conditional, kondisi yang bisa mendorong FAILURE MANAGEMENT
terjadinya kerusakan – misalnya pelumas
Keterlumasan, Incipient, mulai terbentuk kerusakan –
tercemar air, konduktifitas air tinggi
Kekencangan, misalnya akibat pelumas kehilangan fungsinya,
Ketercemaran terjadi gesekan metal-to-metal
+ PM, PdM
PM, PaM PaM Impending, muncul gejala – dengan analisis vibrasi
PM, PdM
diketahui adanya frekuensi kegagalan
PaM bearing/bearing failure frequency

PM, PdM
Eliminate PaM Precipitous, telah terjadi kerusakan
tidak fatal, bisa diperbaiki
Failure
Prevent CM = Fixed it after break
Failure + PaM

Prevent + Catastrophic, kerusakan fatal

terjadi – bearing rusak, shaft
Predict Failure macet, unit tidak berproduksi

Predict Failure, CM = Fixed it after break +

Prevent Loss PaM + Capital Investment

Prevent Bigger
Loss End of Life
Pengoperasian dan Umur Aset
LIFE Exceed the
Below the Achieve the
EVALUATION AGING
Expectation
Expectation Expectation
OPERATING HOUR

MACHINE AGED
DUE TO LONG OPERATION
BETTER OPERATION AND
MAINTENANCE TECHNOLOGY FOR
ACCELERATION OF AGING DUE TO LESS LIFE PROLONGATION
QUALITY OF O&M, INSTALLATION, DESIGN, &
FREQUENT START- STOP AND SUDDEN LOAD
FLUCTUATION

MACHINE LIFE DUE TO AGING

Expectation
❖ Menjamin pembangkit dapat beroperasi secara ekonomis sesuai (atau melebihi) umur ekspektasinya
 Model Pengamanan Instalasi
hazard ‘hard’ barriers ‘soft’ barriers
reduction

hazard accident
or loss

• physical • generic • people’s

• procedures
controls systems behaviors

In order to reduce the potential for future major incidents and losses, three layers of protection are to be considered:
• plant – engineering hardware, control systems, and layouts to eliminate, control and mitigate potential hazards to people,
and improve productivity.
• processes – management systems to identify, control and mitigate risks, and drive continuous operational
improvement.
• people – capability of our people in terms of leadership skills, relevant knowledge and experience, and the organizational
culture they create.
• • • •

In layers of protection, ‘hard barriers’ are more reliable than ‘soft barriers’, but all rely on people
20
 Prosedur lokal tidak
diketahui dengan baik oleh
petugas pemadam
kebakaran

Kerusakan Menyeting ulang pembuangan

Saringan Kesalahan personil Tidak adanya prosedur
Fire Hydrants governorpada jalur sambunganDeluge System
menciptakan karena tidak penanganan kebakaran
tidak diketahui genangan oli
mengalami Penundaan
kerusakanberoperasimengikuti pada pengaplikasian
manual prosedur
Kegagalan
saatvacuum
instalasibreakers sistem Duluge merupakan
evakuasi
Tidak ada sejarah
Kegagalan vacuummenyebabkan
breakers waktu shut penyebab kerusakan sehingga
menyebabkan down
modifikasi pada Terjadi
waktulebih
shut lama Katup
Pengendalian pada jalur yang mengurangi
deluge Keputusan untuk tidak
keandalan sistem
Saringan
pembangkit yang pada
downdapat jalur
lebih lama kebocoran oli
saringan pembuangan
berlokasi di ruang menggunakan Deluge
memberikan pembuangan
desain yangdibiarkanmengalamiTurbin,kegagalan
mengalami System untuk menghindari
detail yang terbuka sehingga menekan
dapat diyakini mengakibatkan pipa
keterlambatan dalam kerusakan pembangkit dan
Kegagalan
saluran pembuangan Selalu
berpindah Disebabkan oleh
pengoperasian Banyak Faktor
memperburuk kebakaran
 Praktek Pengendalian:
Pengkatagorian dan Pemodelan
ASSET MANAGEMENT LANDSCAPE SUBJECTS

26
 Praktek Pengendalian:
Pengelolaan Aset dalam Perusahaan
 Melakukan assessment terhadap: (1) praktek-praktek yang telah
diterapkan Organisasi, (2) performa yang dihasilkan kemudian (3)
dihitung tingkat maturity-nya. Tindakan ini merupakan langkah awal
menuju PAM yang berkelanjutan dan sebagai dasar bagi: (1) kebijakan,
(2) strategi dan (3) tujuan AM.

Legend: PAM = Physical Asset Management; AM = Asset Management

Perjalanan peningkatan AM yang sukses dimulai dari: (1) visi yang jelas (AM policy), (2)
roadmap terstruktur (AM strategy) dan (3) penilaian KPI dengan target peningkatan yang
spesifik. Rencana implementasi yang rinci dikompilasi dan disebarkan ke seluruh organisasi.
Manajemen perubahan diterapkan untuk memobilisasi karyawan dan mengatasi hambatan
yang ada.

Legend: PAM = Physical Asset Management; AM = Asset Management, KPI = Key Performance Indicators
HSSE harus menjadi salah satu prioritas utama dalam pemenuhan terhadap: (1)
undang-undang dan (2) hukum yang berlaku, seperti halnya (3) membangun budaya
HSSE.
Harus dipastikan bahwa seluruh pemenuhan terhadap: (1) undang-undang dan (2)
hukum, (3) ketaatan terhadap aturan HSSE dan (4) tahapan-tahapan HSSE selama
pekerjaan pemeliharaan diselesaikan secara regular.

Legend: HSSE = Health Safety Security Environmental

Menerapkan cara penilaian/scorecard AM di seluruh Organisasi dalam rangka memberi
target kinerja yang jelas kepada setiap pegawai yang terlibat dalam AM. Cara penilaian
tersebut akan digunakan untuk mengidentifikasi manfaat yang nyata yang dapat
disampaikan dengan cepat agar momentum dan kredibilitasnya terjaga.

Legend: AM = Asset Management

Tulang punggung sistem aset manajemen adalah asset register yang lengkap dan akurat
termasuk asset atribute yang relevan. Asset register tersebut harus disusun dan
dipelihara di EAMS, berdasarkan pengujian asset identification and verification (AIV)
yang lengkap. “Kesuksesan AIV bergantung pada (1) keakurasian data, (2) seluruh bisnis
proses ((a) identifikasi aset, (b) verifikasi keberadaan fisik aset, (c) penandaan (labeling)
aset dan (d) collecting asset-related data) serta (3) suitable mobile data capturing
devices.” Rencana pemeliharaan yang ada dihubungkan dengan asetnya, agar siap
untuk mendukung work management process.

EAMS = Enterprise Asset Management System

Esensi dari manajemen pemeliharaan adalah perencanaan dan pengaturan seluruh
pemeliharaan tactical dan non-tactical melalui work order. Seluruh work order
kemudian direncanakan untuk memastikan ketersedian sumber daya yang ada dan
dijadwalkan sesuai waktu yang tersedia. Realisasi biaya dan pekerjaan rinci yang telah
selesai dilaksanakan diambil dari work order untuk keperluan analisis dan pelaporan.
Penggunaan EAMS yang benar yang didukung dengan fasilitas mobile diperlukan untuk
menjalankan dan mendukung proses.

EAMS = Enterprise Asset Management System

Kontraktor menjadikan perpanjangan sumber daya yang penting bagi organisasi AM,
untuk itu kontraktor harus dikelola secara efektif. Prosesnya dimulai dari: (1) keputusan
aktivitas AM apa saja yang akan dialih-dayakan, (2) sistem pemilihan kontraktor, (3)
kontrak perjanjian, (3) pengelolaan pekerjaan kontraktor, (4) administrasi kontrak dan
(5) membangun hubungan win-win dengan kontraktor.

Legend: AM = Asset Management

Langkah pertama menuju sistem manajemen spare parts yang efektif adalah
kemampuan mengatur seluruh spare part tersebut. Untuk itu diperlukan pengaturan
gudang yang baik dimana seluruh spare part dapat disimpan secara aman dan diisi
ulang secara tepat waktu. Pengaturan dan pengorganisasian gudang yang: (1)
menerapkan prinsip-prinsip 5S, (2) mengimplementasikan dasar pengelolaan
pergudangan dan (3) menerapkan KPI, serta (4) melatih staf dalam mengoperasikan
gudang yang efektif.

5S = Sort, Set In Order, Shine, Standardize and Sustain; KPI = Key Performance Indicator
Dengan telah dibangunya “basic system” upaya untuk perbaikan dan
optimalisasi dapat dimulai, difokuskan pada major losses dan
improvement opportunities. Pendekatan pemecahan masalah yang
disusun dengan baik digunakan untuk menemukan dan
mengeliminasi penyebab-penyebab permasalahan, untuk
memastikan perbaikan performa yang substasial dan berkelanjutan.
Yang menjadi perhatian utama pada ilmu manajemen aset adalah kegagalan peralatan.
Langkah selanjutnya adalah melakukan review dan memperbaiki taktik pemeliharaan yang
ada saat ini, berdasarkan analisis kekritisan peralatan, historikal dan potensi kegagalan,
begitu pula konsekuensi dari kegagalan. Hasilnya adalah kombinasi yang optimal antara (1)
condition-based maintenance, (2) usage-based maintenance dan (3) run-to-failure decisions.
Saat condition-based maintenance telah dipilih sebagai taktik pemeliharaan yang dianjurkan
maka harus dipastikan bahwa teknik-teknik condition monitoring telah diimplementasikan
dengan baik, seperti: analisis pelumas, analisis vibrasi, ultrasonic dan thermography.
Aktivitas condition monitoring harus diintegrasikan secara penuh dengan proses work
planning and control (WPC) untuk mencegah kegagalan secara efektif.
Staf operasi bekerja dengan aset setiap saat, oleh karena itu mereka pada posisi terbaik
dalam mencegah dan menditeksi kegagalan. Kemampuan operator untuk menjalankan tugas
tersebut menjadi sangat penting, diantaranya adalah (1) mengoperasikan aset secara benar,
(2) menjaga kebersihan, (3) melakukan inspeksi defect secara regular, (4) mengerjakan
perbaikan minor atau adjustment, dan membantu staf pemeliharaan jika diperlukan.
Dalam rangka memaksimalkan peralatan dalam kondisi siap dioperasikan, data velocity dan
respon cepat dalam menangani masalah merupakan faktor kunci sukses. Implementasi
sistem dan teknologi diperlukan untuk: (1) mendefinisikan dan mengelola tingkat layanan,
(2) mengotomatisasikan komunikasi dengan front-line-staf dan (3) mengirim pesan kepada
manajer terkait mengenai perubahan status work order dan parameter-parameter SLA.

Legend: SLA = Service Level Agreement

Pada tahap awal telah dibangun gudang spare part, selanjutnya sebagai bagian dari upaya
perbaikan, langkah selanjutnya adalah mengoptimalkan ketersediaan spare part. (1) Histori
penggunaan spare part, (2) peralatan kritis, (3) supplier lead times dan (4) perencanaan
pemeliharaan digunakan untuk mengidentifikasikan: (a) cadangan/stock yang sudah usang
atau yang berlebih, (b) mengeliminasi duplikasi dan (c) mendefinisikan optimal stock levels.
Langkah akhir dari perjalanan PAM adalah membangun sustainable asset management
system dengan tata kelola yang bersih. Aset harus dibuat daftarnya secara benar, serta
dengan nilai aset yang benar dimana aset didepresiasi secara benar dan divalidasi setiap
tahun. Perlu dilakukan penganggaran dan kontrol keuangan, baik untuk pengeluaran kapital
maupun operasional, dan seluruh manajer/direktur harus memonitor KPI keuangan.

Legend: PAM = Physical Asset Management; KPI = Key Performance Indicators

Perlu dibangun proses dan sistem yang dapat mengidentifikasikan dan menilai semua risiko
yang terkait dengan aset selama seluruh siklus hidup (whole life cycle) aset. Hal ini berlaku
untuk kedua proses yaitu baik top-down maupun bottom-up, dimulai dari pengaruh aset fisik
terhadap risiko bisnis dan juga melakukan criticality analysis pada masing-masing aset.
Output atau hasilnya adalah risk register yang rinci beserta tindakan yang diperlukan yaitu
berupa cara pengobatan dan pengendaliannya.
Walaupun di organisasi yang bersifat padat modal, SDM tetap merupakan aset paling
berharga bagi organisasi. Struktur organisasi AM yang tepat yang memiliki tanggungjawab
yang jelas untuk seluruh aktivitas AM harus disusun. Berdasarkan peran tersebut maka
kerangka kompetensi dan perencanaan pelatihan harus disusun, didukung dengan
kebutuhan pelatihan AM yang mencakup 39 pokok bahasan.

Legend: SDM = Sumber Daya Manusia; AM = Asset Management

Pada kondisi AM yang telah dewasa, organisasi membentuk kemitraan strategis dengan
pemasok, kontraktor, konsultan dan bahkan dengan pemain lain dalam industri. Hubungan
kerjasama didasari pada tujuan bersama, saling menghormati, kesepakatan yang jelas dari
kemitraan dan situasi yang menguntungkan kedua belah pihak.

Legend: AM = Asset Management

Sebagai bagian dari lanjutan program HSSE, upaya khusus dilakukan untuk meminimalkan
carbon footprint dengan cara mengidentifikasi dan menangani area konsumsi energi yang
berlebihan. Hasilnya adalah penghematan energi dari tahun ke tahun dan bisnis yang
berkelanjutan.
Puncak dari manajemen aset adalah manajemen siklus hidup aset (life cycle management),
di mana setiap aset penting telah direncanakan untuk dioptimalkan nilainya, berdasarkan
biaya siklus hidup (life-cycle costs), kematangan teknologi, dan sisa masa manfaat (remaining
useful life). Melakukan review terhadap rencana penggantian (replace) atau
memperbaharuhi (refurbishment) masing-masing aset dalam konteks perkiraan kebutuhan
produk/jasa, yang menghasilkan suatu rencana portfolio aset dan keputusan investasi
kapital. Proyek kapital yang telah disetujui untuk membangun aset baru lalu dikelola sesuai
dengan best practice.
Terima Kasih