Observasi fisik persediaan adalah proses memeriksa dan menghitung secara

langsung persediaan fisik suatu organisasi atau perusahaan. Tujuan dari

observasi fisik persediaan adalah untuk memverifikasi keberadaan, kondisi,
dan kuantitas persediaan yang ada.

Berikut adalah langkah-langkah umum yang dilakukan dalam observasi fisik

persediaan:

1. Persiapan: Persiapkan daftar persediaan yang akan diperiksa dan pastikan

bahwa ruang penyimpanan atau gudang tersedia untuk melakukan observasi.
Siapkan juga alat yang diperlukan, seperti penghitung barang, penggaris,
timbangan, atau peralatan lainnya yang sesuai dengan jenis persediaan yang
diobservasi.
2. Penghitungan Awal: Mulailah dengan menghitung dan mencatat jumlah awal
persediaan pada saat observasi dimulai. Ini bisa dilakukan dengan cara
menghitung dan mencatat jumlah persediaan di setiap lokasi penyimpanan.
3. Pemeriksaan Fisik: Lakukan pemeriksaan fisik terhadap setiap jenis persediaan.
Periksa kondisi fisik barang, seperti kerusakan, tanggal kedaluwarsa (jika
berlaku), atau tanda-tanda kecacatan lainnya. Pastikan untuk mencatat semua
temuan yang relevan.
4. Penghitungan: Hitung jumlah persediaan secara akurat. Gunakan alat bantu
seperti penghitung barang, timbangan, atau peralatan lainnya sesuai dengan
kebutuhan. Pastikan untuk mencatat jumlah yang tepat dan memastikan
konsistensi antara jumlah fisik yang dihitung dan catatan persediaan yang
ada.
5. Verifikasi: Bandingkan hasil penghitungan fisik dengan catatan persediaan
yang ada. Periksa apakah ada selisih antara jumlah fisik dan jumlah yang
tercatat dalam sistem persediaan. Selisih ini dapat disebabkan oleh perbedaan
dalam pencatatan, kerugian atau kerusakan barang, atau faktor lain yang
perlu diidentifikasi dan dijelaskan.
6. Penyesuaian: Jika terdapat selisih antara persediaan fisik dan catatan
persediaan, identifikasi penyebabnya dan lakukan penyesuaian yang sesuai.
Hal ini mungkin melibatkan pembaruan catatan persediaan atau mengambil
tindakan korektif, seperti melakukan investigasi terhadap penyebab selisih
atau mengganti persediaan yang rusak atau hilang.
7. Pelaporan: Buat laporan hasil observasi fisik persediaan yang mencakup
temuan, selisih, dan tindakan yang diambil. Laporkan juga saran perbaikan
atau langkah-langkah pencegahan untuk menghindari selisih persediaan di
masa mendatang.

Observasi fisik persediaan merupakan langkah penting dalam menjaga

akurasi dan keandalan sistem persediaan suatu organisasi. Dengan melakukan
observasi secara teratur, organisasi dapat mengidentifikasi dan mengatasi
masalah persediaan, mengurangi kerugian, dan meningkatkan efisiensi
operasional.

Persyaratan observasi persediaan dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan

karakteristik organisasi atau perusahaan. Namun, berikut adalah beberapa persyaratan
umum yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan observasi fisik persediaan:

1. Persiapan yang Matang: Sebelum melakukan observasi, pastikan persiapan yang matang
telah dilakukan. Hal ini meliputi pemilihan waktu yang tepat, penentuan tim yang akan
terlibat, dan perencanaan yang baik untuk melibatkan departemen atau bagian terkait.

2. Akses ke Lokasi Persediaan: Pastikan tim observasi memiliki akses penuh ke semua area
penyimpanan persediaan yang akan diperiksa. Ini termasuk gudang, rak penyimpanan, atau
area lain di mana persediaan disimpan. Koordinasikan dengan pihak terkait untuk
memastikan keamanan dan ketersediaan akses.

3. Peralatan dan Alat Bantu: Pastikan bahwa tim observasi memiliki peralatan dan alat bantu
yang sesuai untuk melakukan penghitungan dan pemeriksaan fisik persediaan. Misalnya,
penghitung barang, timbangan, alat pengukur, atau peralatan khusus lainnya yang
diperlukan untuk jenis persediaan tertentu.

4. Catatan Persediaan yang Tersedia: Dapatkan akses ke catatan persediaan yang ada,
seperti sistem inventaris atau catatan manual, yang mencakup informasi tentang jumlah,
deskripsi, dan lokasi persediaan. Hal ini penting untuk membandingkan jumlah fisik yang
diamati dengan catatan persediaan yang ada.

5. Identifikasi Barang dan Kondisi: Selama observasi fisik, pastikan setiap barang
diidentifikasi secara jelas dan akurat. Jika mungkin, gunakan tanda pengenal atau label yang
jelas pada setiap barang. Selain itu, periksa juga kondisi fisik persediaan, termasuk
kerusakan, tanggal kedaluwarsa (jika berlaku), atau tanda-tanda kecacatan lainnya.

6. Tim yang Terlatih: Pastikan tim yang melakukan observasi fisik persediaan terlatih dalam
prosedur dan metode yang diperlukan. Mereka harus memahami dengan baik tujuan
observasi, penggunaan alat bantu, penghitungan yang akurat, dan dokumentasi yang benar.

7. Keamanan dan Kebijakan: Patuhi kebijakan keamanan yang berlaku saat melakukan
observasi persediaan. Pastikan bahwa semua langkah observasi dilakukan dengan
memperhatikan keamanan barang, lingkungan kerja, dan integritas data.

8. Pemisahan Tugas: Idealnya, adopsi prinsip pemisahan tugas dalam tim observasi
persediaan. Ini berarti ada pemisahan tanggung jawab antara penghitungan fisik,
pemeriksaan barang, pencatatan, dan verifikasi. Hal ini membantu mencegah kesalahan
atau penyalahgunaan yang tidak disengaja.

8. Pelaporan Hasil: Setelah observasi selesai, buat laporan hasil observasi yang
mencakup temuan, selisih persediaan, tindakan yang diambil, dan rekomendasi
perbaikan jika ada. Laporkan hasil secara akurat

Untuk menjaga pengendalian yang baik terhadap perhitungan fisik persediaan, berikut
adalah beberapa langkah yang dapat diambil:

1. Kebijakan dan Prosedur yang Jelas: Tetapkan kebijakan dan prosedur yang jelas terkait
perhitungan fisik persediaan. Pastikan bahwa semua anggota tim yang terlibat memahami
dan mengikuti prosedur yang ditetapkan dengan benar. Ini termasuk metode penghitungan,
frekuensi perhitungan, dokumentasi yang diperlukan, dan langkah-langkah pencegahan
terhadap kesalahan atau penyalahgunaan.

2. Pemisahan Tugas: Terapkan prinsip pemisahan tugas dalam proses perhitungan fisik
persediaan. Ini berarti memisahkan tanggung jawab antara orang yang melakukan
penghitungan fisik, pemeriksaan barang, pencatatan, dan verifikasi. Hal ini membantu
mencegah kesalahan atau penyalahgunaan yang tidak disengaja.
3. Penggunaan Alat Bantu dan Teknologi: Gunakan alat bantu dan teknologi yang sesuai
untuk mendukung perhitungan fisik persediaan. Misalnya, penggunaan penghitung barang
elektronik, barcode scanner, atau sistem inventaris otomatis dapat membantu
meningkatkan akurasi dan efisiensi perhitungan.

4. Verifikasi dan Rekonsiliasi: Selalu lakukan verifikasi dan rekonsiliasi antara hasil
perhitungan fisik dengan catatan persediaan yang ada dalam sistem. Bandingkan dan
analisis selisih yang mungkin terjadi dan temukan penyebabnya. Pastikan untuk melakukan
penyesuaian yang diperlukan untuk memperbaiki ketidakcocokan antara persediaan fisik
dan catatan sistem.

5. Pelabelan dan Identifikasi yang Jelas: Pastikan setiap barang dalam persediaan dilabeli
atau diidentifikasi secara jelas. Ini membantu menghindari kesalahan dalam penghitungan
dan mempermudah identifikasi persediaan saat perhitungan berikutnya.

6. Pelatihan dan Kesadaran: Melakukan pelatihan reguler kepada anggota tim yang terlibat
dalam perhitungan fisik persediaan. Tingkatkan kesadaran mereka tentang pentingnya
akurasi dan pengendalian persediaan. Berikan pemahaman tentang prosedur yang benar
dan praktik terbaik dalam melakukan perhitungan fisik.

7. Pemantauan dan Audit: Lakukan pemantauan dan audit secara periodik terhadap
perhitungan fisik persediaan. Ini bisa dilakukan oleh tim internal atau pihak eksternal yang
independen. Pemantauan dan audit membantu mengevaluasi efektivitas kontrol yang ada
dan mengidentifikasi area di mana perbaikan diperlukan.

8. Pelaporan dan Analisis: Buat laporan yang lengkap dan akurat mengenai hasil perhitungan
fisik, selisih persediaan, penyebab selisih, dan tindakan yang diambil. Lakukan analisis
terhadap data perhitungan fisik untuk mengidentifikasi tren, pola, atau masalah yang perlu
diatasi.

Dengan menerapkan pengendalian yang kuat terhadap perhitungan fisik persediaan,

organisasi dapat meningkatkan akurasi dan
keandalan data persediaan, mengurangi risiko kehilangan atau kerugian persediaan, dan
meningkatkan efisiensi operasional.

Dalam audit observasi fisik persediaan, berbagai keputusan dapat diambil berdasarkan hasil
observasi dan temuan yang ditemukan. Berikut adalah beberapa contoh keputusan audit
yang mungkin diambil:

1. Konfirmasi Kecocokan Persediaan: Jika hasil perhitungan fisik persediaan sesuai dengan
catatan persediaan yang ada dalam sistem, keputusan audit dapat menegaskan bahwa
persediaan telah tercatat dengan benar dan tidak ditemukan perbedaan signifikan. Dalam
hal ini, tidak diperlukan penyesuaian atau tindakan korektif.

2. Penyesuaian Persediaan: Jika ditemukan selisih antara persediaan fisik dan catatan
persediaan yang signifikan, keputusan audit dapat melibatkan penyesuaian persediaan yang
diperlukan. Penyesuaian ini bertujuan untuk memperbaiki perbedaan dan memastikan
akurasi catatan persediaan yang ada dalam sistem.

3. Investigasi Selisih: Jika terdapat selisih persediaan yang tidak dapat dijelaskan atau
memiliki penyebab yang tidak jelas, keputusan audit dapat melibatkan melakukan
investigasi lebih lanjut. Tim audit dapat melakukan penyelidikan untuk mengidentifikasi
penyebab selisih dan mengusulkan tindakan perbaikan yang diperlukan.

4. Rekomendasi Perbaikan: Berdasarkan hasil audit dan temuan observasi fisik persediaan,
keputusan audit dapat melibatkan penyusunan rekomendasi perbaikan. Rekomendasi ini
dapat berkaitan dengan perbaikan prosedur penghitungan, peningkatan pengendalian
persediaan, atau langkah-langkah pencegahan untuk mengurangi risiko kesalahan atau
penyalahgunaan persediaan di masa mendatang.

5. Pelaporan Hasil Audit: Setelah audit observasi fisik persediaan selesai, keputusan audit
dapat mencakup penyusunan laporan audit yang menggambarkan temuan, selisih
persediaan, tindakan yang diambil, dan rekomendasi perbaikan. Laporan audit ini akan
disampaikan kepada pihak yang berwenang, seperti manajemen atau pemangku
kepentingan terkait.

Penting untuk dicatat bahwa keputusan audit dalam observasi fisik persediaan akan sangat
tergantung pada konteks, tujuan audit, dan kebijakan serta prosedur yang berlaku dalam
organisasi atau perusahaan yang sedang diaudit.