1042 1894 1 SM
1042 1894 1 SM
1,
No. 2, Juli 2013, pp. 227-232
Abstract: Human Resources (HR) Department is department which handled all the employee’s
needs from many aspects, which is training, medical, uniform, etc. All employee fulfillments done
by a workflow that called Standard Operating Procedure (SOP). HR Department always doing
development by doing improvement in fulfillment employee’s needs and this process happened
fast enough that affect to SOP discrepancy between HR sub-Department. There are six SOP’s
that is not corresponding between HR sub-Department generates misunderstanding in practice,
such as Training, Medical, Uniform, Special Leave, ID Card, Pension Fund SOP. Therefore a
new SOP that corresponding is needed to accommodate all the changes that happened. Now the
SOP that is not corresponding, in the future needs PIC who responsible to update the SOP by
using method and template that already provide so that will be corresponding/uniformity SOP
between HR sub-Department.
adalah membuat standarisasi proses yang baru melakukan perbaikan proses. SOP lama yang
dan sesuai dengan perubahan yang terjadi dimiliki oleh sub-Departemen HR dibuat dan
untuk menghindari ketidaksesuaian antar sub- dipantau oleh satu posisi yang tidak berhubungan
Departemen HR. SOP yang diperbaharui langsung dengan praktik yang terjadi di
disusun berdasarkan kebijakan perusahaan dan Departemen HR, sehingga hasilnya menjadi kurang
hanya terbatas untuk Departemen HR, maksimal. Departemen HR juga belum memiliki
termasuk di dalamnya proses-proses yang ada metode pembaharuan standar yang dijadikan acuan
di dalam sub-Departemen HR, dan data diambil dalam melakukan pembaharuan SOP. Metode yang
dari bulan November 2012 sampai dengan April pasti membantu Departemen HR memiliki format
2013. SOP yang standar dan mengindari metode
penyusunan SOP yang berbeda apabila disusun oleh
Metode Penelitian orang yang berbeda.
Metode yang digunakan dalam penyusunan SOP Pennetuan SOP yang Diperbaharui
yang baru adalah pengembangan berkala, dalam Diskusi dan wawancara dilakukan dengan Manager
metode ini bisa memilih dua metode dalam dan Supervisor sub-Departemen HR terkait SOP
pengembangan berkala yaitu pegembangan lama yang perlu diperbaharui beserta dengan sub-
sebagian dan keseluruhan. Metode yang dipilih prosesnya. Hasil diskusi dan wawancara yaitu
yaitu pengembangan berkala dan sebagian, artinya terdapat enam SOP yang perlu diperbaharui, yaitu
adalah dalam penyusunan SOP lebih terjadwal dan SOP Training, SOP Medical, SOP Uniform, SOP ID
merupakan program kerja wajib departemen yang Card, SOP Leave Khusus, dan SOP Pension Fund.
dilaksanakan sesuai keputusan bersama. Sub-proses SOP harus dikaji ulang berdasarkan
Pengembangan sebagian karena tidak secara SOP yang alam dan juga praktik yang terjadi
keseluruhan SOP yang dimiliki oleh Departemen sekarang di Perusahaan. Subject Matter Expert
HR diperbaharui. Format penyusunan yang (SME) yaitu Supervisor sub-Departemen HR
digunakan adalah flowchart, karena proses yang kedepannya selam wawancar dilakukan dapat
disusun memiliki banyak keputusan yang harus melakukan penambahan maupun pengurangan
diambil dalam proses tersebut. Flowchart dalam sub-proses. Penambahan/pengurangan sub-proses
penulisannya menggunakan simbol-simbol yang tidak boleh mempengaruhi isi dan tujuan SOP
sudah ditentukan bersama oleh perusahaan, tersbeut dibuat, sebagai contoh dengan
dimana setiap simbol mempresentasikan makna pengurangan sub-proses membuat SOP menjadi
tertentu dari kegiatan atau keputusan tertentu. terputus, dan efek-efek lainnya.
deskripsi SOP, bab kedua adalah ruang lingkup SME/PIC yang kedepannya bertanggung jawab
SOP, bab ketiga adalah diagram dan detik deskripsi, dan menjadi sumber informasi penyusunan SOP.
bab keempat adalah dokumen pendukung SOP, dan F. Posisi
yang terakhir adalah bab kelima yaitu referensi
SOP. Posisi SME/PIC yang memperbaharui dokumen
SOP.
Template Awal SOP G. Deskripsi
Template pertama yang merupakan identitas dari Deskripsi status SOP yaitu draft, di-review, dan
dokumen dan SOP secara garis besar dapat dilihat disetujui, arti dari ketiga status ini yaitu:
pada bagian ini.
Draft memiliki arti yaitu SOP masih
Logo Nama Proses A
merupakan rancangan awal.
Perusahaan
Versi SOP PIC yang Bertanggungjawab Tanggal Berlaku Status SOP di-review apabila SME/PIC telah
Pencatatan Perubahan Dokumen B melakukan review tetapi belum disetujui oleh
C D E F G Manager sub-Departemen HR.
Status SOP disetujui apabila sudah disetujui
oleh Manager sub-Departemen HR dan ini jga
berarti SOP sudah dapat digunakan sebagai
dasar pada praktik kerja Departemen HR.
Daftar Isi H
229
Hadiwiyono ., et al. / Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) Departemen Human Resources (HR) Di PT. X / Jurnal Titra, Vol. 1,
No. 2, Juli 2013, pp. 227-232
diagram, flowchart yang dimasukkan dalam bab sebelumnya posisi yang ini diisi oleh HR
tiga: Contact Center.
Penyusunan flowchart menggunakan simbol-
simbol seperti pada Tabel 1. Setiap simbol
memiliki fungsi masing-masing. Khusus untuk
penggambaran sebuah proses menggunakan
simbol nomor tiga, pada simbol tersebut
dilengkapi dengan kode aktivitas dan pihak
yang terlibat dalam aktivitas tersebut. Kode
aktivitas memiliki standar penulisan, sehingga
terdapat konsistensi dan standar pada kode
aktivitas tersebut. Kode aktivitas terdiri dari
tiga bagian. Bagian pertama adalah kode nama
proses, bagian kedua adalah nomor sub-proses
Gambar 2. Template diagram flowchart SOP, dan bagian ketiga adalah nomor aktivitas.
Kode nama proses mencerminkan nama
proses yang terangkum dalam SOP tersebut,
A. Nama Proses
jumlah maksimal huruf yang digunakan untuk
Judul atau nama proses yang dibuat dalam kode nama proses adalah empat huruf. Contoh
flowchart tersebut. kode nama proses untuk SOP Training adalah
B. Halaman flowchart TRNG, untuk SOP ID Card adalah ID, dan
seterusnya sesuai dengan nama proses. Kode
Halaman dituliskan untuk memudahkan
bagian kedua adalah kode nomor sub-proses
pembaca sehingga membeda flowchart proses
SOP, format yang digunakan untuk kode ini
yang satu dengan yang lainnya.
adalah 3.1, 3.2, 3.3, dan seterusnya. Angka tiga
C. Employee digunakan karena menyesuaikan dengan
Karyawan internal PT. X yang akan terlibat urutan daftar isi yaitu untuk diagram flowchart
langsung dalam proses. sendiri ditempatkan di bab ketiga. Kode ini
disesuaikan juga dengan jumlah sub-proses
D. Line Manager
yang ada di dalam SOP, sebagai contoh terdapat
Manager dari karyawan bersangkutan yang empat sub-proses di dalam SOP, berarti kode
terlibat dalam proses. yang dipakai yaitu 3.1-3.4. Kode bagian ketiga
E. Supervisor/Admin Sub-Departemen HR adalah kode nomor aktivitas yang merupakan
kode penomoran untuk setiap aktivitas. Kode
Baris ini khusus untuk Supervisor/Admin dari
nomor aktivitas dimulai dari 01, 02, 03, dan
sub-Departemen HR yang terlibat dalam proses.
seterusnya, kode nomor aktivitas akan berulang
F. Manager Sub-Departemen HR dari 01, jika memulai sub-proses yang baru.
Manager HR yang terlibat dalam proses. Setiap kode aktivitas memiliki fungsi
masing-masing, sehingga dibuat menjadi tiga
G. Other
bagian. Kode nama proses adalah kode utama
Departemen di luar HR atau pihak internak merupakan pengenal dari proses mana aktivitas
maupun eksternal di luar Departemen HR yang tersebut berasal. Kode nomor sub-proses bisa
terkait dengan proses. berfungsi sebagai sebuah urutan rangkaian sub-
proses dalam proses atau bisa juga tidak
Template flowchart digunakan dengan merupakan urutan. Kode ini juga menjadi
alasan yaitu sesuai dengan pernyataan pembeda antara satu sub-proses dengan sub-
menurut Richard Stup (2001) dalam jurnalnya proses lainnya, kode ini juga membantu untuk
dengan judul “Standard Operating Procedures: mencari proses yang ingin dicari dengan lebih
a writing guide” bahwa format flowchart cepat. Kode ini merupakan bantuan jika terjadi
digunakan ketika banyak keuputusan yang proses yang berlompat dalam sub-proses dan
harus diambil dalam proses tersebut. Template sebagai bantuan penulisan deskripsi di bagian
diagram flowchart memiliki perbedaan dengan tabel detil deskripsi.
sebelumnya, terdapat PIC yang berbeda dari
sebelumnya. Tambahan PIC yaitu Supervisor
sub-Departemen HR dan beberapa pekerjaan
yang dilakukan oleh HR Contact Center diambil
alih oleh Supervisor Sub-Departemen HR.
Posisi ini baru saja ditambahkan dan
230
Hadiwiyono ., et al. / Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) Departemen Human Resources (HR) Di PT. X / Jurnal Titra, Vol. 1,
No. 2, Juli 2013, pp. 227-232
Daftar Pustaka