POLICY BRIEF

PENINGKATAN MUTU LAYANAN MELALUI SIMRS TERINTEGRASI DAN REKAM

MEDIS ELEKTRONIK SEBAGAI UPAYA REDUKSI LAMA WAKTU TUNGGU
PELAYANAN RAWAT JALAN
DI RSGM GUSTI HASAN AMAN

Disusun oleh:
Annisa Kurniasari
NIM. 2220930320061

PROGRAM STUDI MAGISTER KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS

KEDOKTERAN
UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT
BANJARBARU
2023
 HALAMAN PENGESAHAN

POLICY BRIEF

PENINGKATAN MUTU LAYANAN MELALUI SIMRS TERINTEGRASI DAN REKAM

MEDIS ELEKTRONIK SEBAGAI UPAYA REDUKSI LAMA WAKTU TUNGGU
PELAYANAN RAWAT JALAN
DI RSGM GUSTI HASAN AMAN

Disusun oleh:
Annisa Kurniasari
NIM. 2220930320061

Telah disetujui untuk diseminarkan pada tanggal

31 Mei 2023

Oleh:

Pembimbing Fakultas Pembimbing Instansi

Prof. Dr. dr. H. Syamsul Arifin, M.Pd Dr. drg. Maharani Laillyza A., Sp.PM
NIP. 19750218 200212 1 008 NIP. 19770418 200912 2 001
 HALAMAN PENGESAHAN

POLICY BRIEF

PENINGKATAN MUTU LAYANAN MELALUI SIMRS TERINTEGRASI DAN REKAM

MEDIS ELEKTRONIK SEBAGAI UPAYA REDUKSI LAMA WAKTU TUNGGU
PELAYANAN RAWAT JALAN
DI RSGM GUSTI HASAN AMAN

Disusun oleh:
Annisa Kurniasari
NIM. 2220930320061

Telah disahkan dan diterima dengan baik pada tanggal

31 Mei 2023
Oleh:
Pembimbing Fakultas Pembimbing Instansi

Prof. Dr. dr. H. Syamsul Arifin, M.Pd Dr. drg. Maharani Laillyza A., Sp.PM
NIP. 19750218 200212 1 008 NIP. 19770418 200912 2 001

Mengetahui,
Koordinator Magang, Koordinator Program Studi,

Leni Marlinae, SKM, MKL Dr. dr. Didik Dwi S., M.Kes, M.Med.Ed
NIP. 19770412 200501 2 002 NIP. 19720307 199702 1 002
 POLICY BRIEF

PENINGKATAN MUTU LAYANAN MELALUI SIMRS TERINTEGRASI

DAN REKAM MEDIS ELEKTRONIK SEBAGAI UPAYA REDUKSI LAMA WAKTU TUNGGU
PELAYANAN RAWAT JALAN DI RSGM GUSTI HASAN AMAN

Pendahuluan RINGKASAN KEBIJAKAN

Waktu tunggu pelayanan merupakan
salah satu aspek yang menentukan mutu
suatu rumah sakit. Waktu tunggu adalah
waktu yang digunakan oleh pasien untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan mulai
dari pendaftaran hingga masuk ke dalam
ruang dan mendapatkan pemeriksaan
dokter dengan estimasi waktu ideal adalah
kurang dari 60 menit (Bustani et al. 2015;
Laeliyah and Subekti 2017; Dewi, Machmud,
and Lestari 2019). Waktu tunggu pelayanan
pasien menjadi masalah yang banyak
ditemui dalam pelaksanaan pelayanan
rumah sakit. Semakin lama waktu tunggu
pasien dalam mendapatkan pelayanan,
maka dapat menyebabkan ketidakpuasan
pasien terhadap kinerja rumah sakit
(Laeliyah and Subekti 2017; Siltonga 2018).
ANNISA KURNIASARI
NIM. 2220930320061
Kategori ideal untuk lamanya waktu tunggu
pasien adalah 30-60 menit, jika lebih dari 60
menit, maka dapat dikatakan bahwa waktu
tunggu pelayanan termasuk kategori buruk.
Rumah Sakit Gigi dan Mulut Gusti Hasan
Aman Kalimantan Selatan memiliki rata-rata
waktu tunggu lebih dari 60 menit. Hal ini
menyebabkan ketidak puasan pasien dan
menurunkan indikator mutu rumah sakit.
Salah satu penyebab lamanya waktu tunggu
pasien adalah pelayanan dokumen rekam
medis rawat jalan. Hal ini memerlukan waktu
dalam pencarian rekam medis, pendataan
pasien, distribusi rekam medis ke poli rawat
jalan hingga penataan dokumen rekam
medis. Salah satu solusi dalam pengurangan
waktu distribusi dan penataan rekam medis
adalah dengan pemanfaatan SIM-RS
terintegrasi dan Rekam Medis Elektronik.
 Kementerian Kesehatan Republik
Indonesia mengatur waktu tunggu pasien
dengan tujuan untuk menyediakan
pelayanan rawat jalan pada hari kerja rumah
sakit yang cepat dan mudah diakses oleh
pasien. Hal ini sesuai dengan Keputusan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia no
129/Menkes/SK/II/2008. Kepuasan pasien
perlu tetap dijaga dan dikondisikan agar
selalu baik agar pasein sebagai pelanggan
tetap loyal terhadap rumah sakit (Siltonga
2018; Bustani et al. 2015; Departemen
Kesehatan Republik Indonesia 2008).
Menurut Bustani (2015), kategori waktu
tunggu pelayanan pasien di rumah sakit
dibagi menjadi tiga. Kategori lama jika waktu
tunggu pasien mendapatkan pelayanan
dokter melebihi 90 menit, kategori sedang
dengan jarak waktu tunggu antara 30-60
menit, dan kategori cepat jika jarak waktu
tunggu pasien mendapatkan pelayanan
kurang dari 30 menit (Bustani et al. 2015).
Rumah sakit gigi dan mulut gusti hasan
aman, sebagai instansi pemerintah provinsi
Kalimantan Selatan, terus berupaya menjaga
mutu dan kepuasan pasien menjadi prioritas.
Berdasarkan hasil pengukuran indikator
mutu tahun 2022 tentang waktu tunggu
pasien dalam mendapatkan pelayanan di
rumah sakit, rata-rata waktu tunggu pasien
lebih dari 60 menit. Hal ini menunjukkan
bahwa waktu tunggu pasien mendapatkan
pelayanan di Rumah Sakit Gigi dan Mulut
Gusti Hasan Aman Kalimantan Selatan masih
lebih dari standart batas minimal waktu
tunggu pelayanan. Rerata waktu tunggu
pasien dalam mendapatkan perawatan ini
tentunya mendapatkan perhatian serius
dalam manajemen rumah sakit untuk
meningkatkan mutu dan kepuasan pasien.
Menurut Ulfa (2017), salah satu penyebab
lamanya waktu tunggu pasien adalah
pelayanan bidang dokumen rekam medis
rawat jalan. Perekam medis memerlukan
waktu yang relatif lama dalam pencarian
rekam medis, pendataan pasien, distribusi
rekam medis ke poli rawat jalan hingga
penataan dokumen rekam medis. Sedangkan
menurut Departemen Kesehatan RI, waktu
pelayanan dokumen rekam medis paling
lama adalah 10 menit (Departemen
Kesehatan RI 2006; Ulfa 2017).
Pelayanan rekam medis sebagai pintu
awal yang menentukan waktu tunggu
pelayanan pasien seharusnya mendapatkan
perhatian khusus agar bisa dipersingkat
namun tetap efektif dan efisien. Untuk
mempersingkat waktu tunggu pasien dalam
mendapatkan pelayanan dokumen rekam Setelah mendapatkan prioritas
medis, dapat dilakukan dengan cara masalah. Proses identifikasi faktor penyebab
meningatka sumber daya yang ada di bagian masalah dilakukan dengan menggunakan
rekam medis. Sumber daya yang diagram fishbone. Diagram fishbone yang
ditingkatkan dapat berupa peningkatan terdiri dari 5M + 1E yaitu man (manusia),
sumber daya manusia, maupun peningkatan machine (mesin), method (metode), material
sumber daya sarana dan prasarana yang ada (bahan produksi), measurement
dengan memanfaatkan perkembangan dan (pengukuran), dan environment
kemajuan teknologi informasi dan IPTEK (lingkungan).
(Ulfa 2017; Dewi, Machmud, and Lestari Kegiatan selanjutnya adalah
2019). Salah satu upaya peningkatan sarana melakukan analisa faktor internal meliputi
prasarana dalam koridor rekam medis rumah kekuatan (strengths) dan kelemahan
sakit adalah pemanfaatan rekam medis (weakness), serta analisa faktor eksternal
elektronik yang mengintegrasikan rekam meliputi peluang (opportunity) dan ancaman
medis dengan teknologi informasi (threats, kemudian menentukan strategi
terkini(Andriani, Kusnanto and Istiono, penyelesaian masalah dengan menggunakan
2017). analisa SWOT (kuantitatif).

Metodologi Hasil dan Kesimpulan

Kegiatan dilakukan di Poli Gigi Umum Berdasarkan rekapitulasi
RSGM Gusti Hasan Aman. Diawali dengan perhitungan nilai dari ketiga kelompok
proses identifikasi masalah kemudian diikuti kriteria dengan metode Hanlon (Kuantitatif)
dengan menetapkan prioritas masalah maka masalah ketepatan waktu tunggu
dengan menggunakan metode Hanlon rawat jalan < 60 menit menjadi prioritas yang
(Kuantitatif). Metode Hanlon (Kuantitatif) utama dengan skor prioritas sebesar 184.
menggunakan 3 kriteria (besarnya masalah, Hasil analisa fishbone terhadap faktor
keseriusan masalah, efektivitas intervensi Man (Manusia) adalah jumlah tenaga
masalah) untuk mendapatkan skor prioritas pendukung pelayanan (non medis) masih
(Mariska Urhmila and Rafika Aulia Sari 2021). belum mencukupi. Faktor Machine (Mesin)
yang dapat diidentifikasi antara lain SIMRS
sudah tersedia, namun masih dengan fitur
yang sederhana menyebabkan kendala pada
proses terintegrasinya data pasien.
Pengggunaan rekam medis yang masih
manual menyebabkan proses pada bagian
admisi pasien sampai distribusi rekam medis
memerlukan waktu yang lama. Faktor
Method (Metode) tentang SPO tentang
distribusi rekam medis yang tidak dilengkapi
dengan indikator waktu. Tidak adanya
indikator waktu menyebabkan proses
distribusi rekam medis tidak terkendali.
Faktor Material selalu berkaitan dengan
kelengkapan sarana, prasarana, dan
kurangnya fasilitas teknologi informasi
sebagai pendukung pelayanan. Monitoring
dan evaluasi yang tidak dilakukan sesuai
jadwal menjadi faktor penyebab masalah
dari faktor Measurement. Faktor penyebab
lainnya yang dapat diidentifikasi adalah
adanya persaingan inovasi pelayanan antar
rumah sakit, rumah sakit lain yang mulai
menggunakan rekam medis, adanya undang
undang tentang rekam medis elektronik.
Kolaborasi antara faktor – faktor tersebut
dianalisis sebagai faktor penyebab lamanya
waktu tunggu pelayanan rawat jalan.
Hasil dari perhitungan Matriks IFAS
diperoleh skor untuk kekuatan sebesar 2,75,
skor untuk kelemahannya adalah sebesar
1,78. Jadi total skor IFAS adalah sebesar 0,97.
Perbandingan antara kekuatan dan
kelemahan, menunjukkan bahwa organisasi
dapat memberdayakan kekuatannya dengan
baik dan berusaha menutupi berbagai
kelemahan. Artinya, RSGM Gusti Hasan
Aman memiliki posisi internal yang kuat
(Strong Internal Position).
Hasil dari perhitungan Matriks EFAS
diperoleh skor untuk peluang sebesar 2,50,
skor untuk ancamannya adalah sebesar 2,00.
Jadi total skor EFAS adalah sebesar 0,50.
Perbandingan antara peluang dan ancaman,
menunjukkan bahwa peluang yang dimiliki
RSGM Gusti Hasan Aman bisa dimanfaatkan
untuk menutup Ancaman yang ada.
 Gambar 1 Diagram Layang

Dari diagram layang (Gambar 1) Rekomendasi Kebijakan

didapatkan berada di posisi kuadran I 1. Pengembangan SIMRS Terintegrasi
(positif, positif). Posisi ini menunjukkan SIMRS adalah solusi bagi rumah sakit
RSGM Gusti Hasan Aman adalah sebuah untuk transformasi digital. Sistem teknologi
organisasi yang kuat dan juga memiliki informasi komunikasi yang memproses dan
peluang yang besar. Oleh karena itu, mengintegrasikan seluruh alur proses
rekomendasi strategi yang diberikan adalah pelyanan rumah sakit dalam bentuk jaringan
agresif, artinya RSGM Gusti Hasan Aman koordinasi, pelaporan dan prosedur
dalam kondisi prima dan mantap sehingga administrasi untuk memperoleh informasi
sangat dimungkinkan untuk terus melakukan secara tepat dan akurat (Sulaini, Askafi, and
ekspansi, memperbesar pertumbuhan dan DAroini 2020).
meraih kemajuan secara maksimal. Strategi 2. Penggunaan Aplikasi Rekam Medis
yang disusun adalah menggunakan kekuatan Elektronik
untuk memanfaatkan peluang jangka Efisiensi pelayanan melalui
panjang. minimalisasi waktu tunggu dapat
diwujudkan dengan penggunaan aplikasi UTARA’. Jurnal E-Biomedik (EBm). Vol.
Rekam Medis Elektronnik (RME). Pasien 3.
tidak perlu menunggu proses distribusi 3. Departemen Kesehatan Republik
rekam medis manual yang memakan waktu Indonesia. 2008. Standar Pelayanan
cukup lama. Rekam Medis Elektronik Minimal Rumah Sakit. Jakarta:
mendukung kemudahan akses karena dapat Kementerian Kesehatan RI.
diakses secara bersamaan oleh pengguna 4. Departemen Kesehatan RI. 2006.
yang berbeda (yang memiliki otoritas). RME Pedoman Penyelenggaraan Dan
membantu memberikan dukungan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di
pelayanan pasien tepat waktu, efektif, dan Indonesia. Jakarta: Departemen
efisien (Rika Andriani, Wulandari, and Kesehatan Republik Indonesia.
Margianti 2022). 5. Dewi, Suspenti, Rizanda Machmud, and
Yuniar Lestari. 2019. ‘Analisis Waktu
Referensi Tunggu Rawat Jalan Di Rumah Sakit
1. Andriani, Rika, Hari Kusnanto, and Umum Daerah Dr Achmad Darwis Suliki
Wahyudi Istiono. 2017. ‘ANALISIS Tahun 2019’. Jurnal Kesehatan Andalas.
KESUKSESAN IMPLEMENTASI REKAM Vol. 8. http://jurnal.fk.unand.ac.id.
MEDIS ELEKTRONIK DI RS UNIVERSITAS 6. Laeliyah, Nur, and Heru Subekti. 2017.
GADJAH MADA’. Jurnal Sistem ‘Waktu Tunggu Pelayanan Rawat Jalan
Informasi 13 (2): 90. Dengan Kepuasan Pasien Terhadap
https://doi.org/10.21609/jsi.v13i2.544. Pelayanan Di Rawat Jalan RSUD
2. Bustani, Neti M, A Joy Rattu, Josephine Kabupaten Indramayu’. Jurnal
S M Saerang, Sam Ratulangi, Jurusan Kesehatan Vokasional 1 (2): 102–12.
Ilmu, Kesehatan Masyarakat, Bidang http://journal.ugm.ac.id/jkesvo.
Minat, Kajian Administrasi, and Rumah 7. Mariska Urhmila, and Rafika Aulia Sari.
Sakit. 2015. ‘ANALISIS LAMA WAKTU 2021. ‘Edukasi Hipertensi Sebagai
TUNGGU PELAYANAN PASIEN RAWAT Peningkatan Pengetahuan Kesehatan
JALAN DI BALAI KESEHATAN MATA Masyarakat RT 01 Dukuh Ketalo Bantul’.
MASYARAKAT PROPINSI SULAWESI
 Jurnal Pengabdian Masyarakat
Indonesia 3 (2).
8. Rika Andriani, Dewi Septiana
Wulandari, and Rizka Siwi Margianti.
2022. ‘Rekam Medis Elektronik Sebagai
Pendukung Manajemen Pelayanan
Pasien Di RS Universitas Gadjah Mada’.
Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi
Kesehatan Imelda (JIPIKI) 7 (1): 96–107.
https://doi.org/10.52943/jipiki.v7i1.59
9.
9. Siltonga, Timbul Mei. 2018. ‘Faktor-
Faktor Yang Berpengaruh Terhadap
Lama Waktu Tunggu Rawat Jalan Di
Rumah Sakit Santa Elisabeth Batam
Tahun 2016’. Jurnal ARSI 4 (2): 161–72.
10. Sulaini, Zuin, Eka Askafi, and Ahsin
DAroini. 2020. ‘NTEGRASI SIMRS DAN
MSDM DI INSTALASI FARMASI RSUD
NGUDI WALUYO WLINGI’. Jurnal Ilmu
Manajemen 9 (2).
11. Ulfa, Henny Maria. 2017. ‘STANDAR
PELAYANAN MINIMAL WAKTU
TUNGGU DI PENDAFTARAN PASIEN
RAWAT JALAN DI RSUD PETALA BUMI
PROVINSI RIAU’. Jurnal Photon 8 (1).