INTEGRASI DATA ANGGARAN DAN MONITORING

BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI SEBAGAI

BAHAN PENYUSUNAN KEBIJAKAN DINAS PU SDA
TARU PROVINSI JAWA TENGAH

Nama Diklat : Diklatpim Tingkat IV Angkatan CVII

Tahun : 2017
Ruang lingkup inovasi : Provinsi
Cluster inovasi : PU SDA TARU & Bina Marga
Inovator : Meitri Yuswardhanu Suryahadi, ST., M.Eng.
Jabatan : Kasubbag. Program Dinas PU SDA TARU
Instansi : Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

Latar Belakang

Subbagian Program, yang berada di bawah Sekretariat, mempunyai tugas, melakukan

penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan pelaksanaan kebijakan,
monitoring, evaluasi dan pelaporan di Bidang Program, berdasarkan Peraturan
Gubernur Jawa Tengah Nomor 60 Tahun 2016 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja
Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air Dan Penataan Ruang Provinsi Jawa
Tengah. Saat ini perkembangan teknologi maju begitu pesatnya dan mempunyai
dampak positif bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, untuk
menjadi lebih mudah, lebih cepat dan lebih murah. Di era globalisasi ini, dengan
adanya teknologi, perkembangan informasi juga semakin maju, memberikan imbas
yang menguntungkan bagi kebutuhan manusia yang meningkat akan informasi.
Informasi merupakan hal yang sangat penting dalam berbagai kegiatan yang
dilakukan oleh manusia. Suatu data anggaran berupa Dokumen Pelaksanaan Anggaran
merupakan data yang sangat penting sebagai dasar kinerja dan kelancaran kerja
organisasi. Dokumen perlu disusun dan ditata dengan sebaik-baiknya agar dapat
membantu para pimpinan/pengambil kebijakan dalam menyusun suatu rencana
kegiatan dan mengambil sebuah keputusan. Monitoring merupakan proses
pengumpulan data dan pengukuran kemajuan suatu pelaksanaan kegiatan untuk
memantau kegiatan yang sedang berlangsung sesuai dengan perencanaan dan
prosedur yang telah disepakati. Informasi data anggaran dan data monitoring menjadi
informasi penting dalam perumusan kebijakan pada tahun anggaran  berjalan dan  atau
proses penganggaran tahun anggaran berikutnya. Dengan adanya kemajuan teknologi
informasi, hal tersebut sangat membantu dalam penyediaan data yang terintegrasi,
baik data anggaran maupun data monitoring, sehingga proses akses data akan menjadi
lebih mudah dan tidak akan memakan waktu lama. Proyek Perubahan yang
dilaksanakan diharapkan dapat memberikan manfaat untuk penyediaan data tanpa
batasan jumlah karena bersifat digital; cepat dalam penyediaan informasi data;
memotong alur birokrasi karena langsung dapat diakses; memberikan pelayanan
prima melalui keterbukaan informasi kepada publik dengan lebih mudah dan cepat
terkait informasi yang dibutuhkan; mendukung aparatur dalam pengambilan suatu
keputusan; memudahkan pengumpulan data dukung, monitoring dan evaluasi dalam
rangka penyusunan data dan pelaporan kinerja; serta dapat untuk mendapatkan materi
yang tidak diterbitkan lagi.

Manfaat

Proyek Perubahan yang dilaksanakan diharapkan dapat memberikan manfaat kepada:

A.   Reformasi Birokrasi

1.    Penyediaan data tanpa batasan jumlah karena bersifat digital.

2.    Cepat dalam penyediaan informasi data.

3.    Memotong alur birokrasi karena langsung dapat diakses.

B.   Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik

1.    Memberikan pelayanan prima melalui keterbukaan informasi kepada publik.

2.    Penyediaan dokumen dalam bentuk digital memberi kemudahan akses bagi publik
untuk lebih mudah dan cepat terkait informasi yang dibutuhkan.

A.   Manfaat Bagi Kinerja Organisasi

1.    Penyajian data lebih cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

2.    Mendukung aparatur dalam pengambilan suatu keputusan.

3.    Peningkatan kualitas dalam penyusunan program dan anggaran SKPD

4.    Memudahkan pengumpulan data dukung, monitoring dan evaluasi dalam rangka
penyusunan data dan pelaporan kinerja.
5.    Kemampuan untuk mendapatkan materi yang tidak diterbitkan lagi

6.    Berpotensi untuk menampilkan materi dalam format yang tidak dapat dicapai
karena jumlah dokumen yang banyak dan berat

B.   Manfaat Bagi Stakeholder

1.    Kemudahan akses terhadap dokumen

2.    Meningkatkan pengetahuan akan informasi bagi pengguna di luar SKPD.

Milestone

N
Tahapan Output Waktu
o
JANGKA PENDEK
Rapat persiapan proyek
perubahan / Koordinasi
Stakeholders :

a.  Penyusunan materi rapat

Terjalinnya koordinasi dan
koordinasi; Minggu I
1 kesepakatan dukungan dari
Oktober 2017
stakeholders
b.  Rapat koordinasi dengan
Stakeholder internal;

c.   Penandatanganan kesepakatan

dukungan Stakeholders
Pembentukan Tim Efektif:

a.   Penyusunan draft SK Tim

Efektif;

b.   Perumusan dan pembagian tugas

Terbentuknya Tim Efektif dengan SK
Tim Efektif; Minggu II
2 Kepala OPD serta penjelasan tugas dan
Oktober 2017
jadwal
c.    Penyusunan jadwal kegiatan tim
efektif;

d.   Rapat penjelasan Tim Efektif;

e.   Pengesahan draft SK Tim Efektif

N
Tahapan Output Waktu
o
Pembuatan Sistem Aplikasi:

a.   Koordinasi penyusunan sistem

aplikasi Minggu III –
3 Tersedianya sistem aplikasi IV  Oktober
b.   Penyusunan rancangan aplikasi 2017
(desain aplikasi)

c.    Pembuatan aplikasi
Pengumpulan
materi content aplikasi:
Minggu I
a.   Koordinasi dengan tim penyiapan Tersedianya data
4 Nopember
dan pengolah data untuk content aplikasi
2017
b.   Penyiapan data / content untuk
pengisian fitur aplikasi
Uji coba aplikasi

a.   Install aplikasi Minggu II

Sistem aplikasi dapat beroperasi sesuai
5 Nopember
rancangan
b.   Pengisian content 2017

c.    Uji coba

Sosialisasi Sistem Aplikasi

a.   Penyiapan Bahan/ Materi

Sosialisasi Minggu III
Terinformasikannya Sistem Aplikasi
6 Nopember
kepada Stakeholders
b.   Penentuan Target/ Sasaran 2017
Peserta

c.    Pelaksanaan Sosialisasi

Peluncuran Sistem Aplikasi

d.   Persiapan peluncuran Sistem Minggu III

7 Aplikasi Tersedianya Sistem Aplikasi Nopember
2017
e.   Pelaksanaan peluncuran Sistem
Aplikasi
8 Evaluasi pelaksanaan dan Tersusunnya            laporan monitoring Minggu IV
pelaporan dan evaluasi Nopember
2017
N
Tahapan Output Waktu
o

a.  Rapat koordinasi dan evaluasi

dengan tim efektif

b.  Menyampaikan hasil pelaksanaan

proper kepada mentor

c.   Penyusunan laporan dan

pengesahan

JANGKA MENENGAH
1 Entri data Data masuk dalam sistem aplikasi
Monitoring dan evaluasi pelaksanaan Tersusunnya            laporan monitoring
Desember 2017
proyek perubahan dan evaluasi
2 – Juni  2018

JANGKA PANJANG
1 Entri data Data masuk dalam sistem aplikasi
Membangun sistem informasi Sistem informasi pengelolaan data
2
pengelolaan data berbasis WEB berbasis WEB
Juli - Desember
Tersusunnya            laporan monitoring 2018
Monitoring dan evaluasi pelaksanaan dan evaluasi
3
proyek perubahan