TUGAS INDIVIDU

1. Pentingnya komunikasi dalam organisasi publik

a. Apa pengertian komunikasi dalam organisasi publik?
Komunikasi dalam organisasi publik merujuk pada proses pertukaran informasi,
gagasan, dan pemahaman antara individu, kelompok, atau unit organisasi di dalam
suatu entitas publik. Organisasi publik mencakup instansi pemerintah, badan
pemerintah daerah, lembaga pemerintah non-departemen, serta badan-badan publik
lainnya yang bertanggung jawab untuk menyediakan layanan dan memenuhi
kebutuhan masyarakat.
Komunikasi dalam organisasi publik berperan penting dalam menjalankan fungsi
dan tanggung jawabnya secara efektif. Ini melibatkan komunikasi vertikal,
horizontal, dan diagonal antara manajemen, staf, pemimpin, dan karyawan. Tujuan
utama komunikasi dalam organisasi publik adalah untuk memfasilitasi aliran
informasi yang akurat, konsisten, dan terbuka, sehingga memungkinkan organisasi
untuk beroperasi dengan baik.
Ada beberapa teori yang relevan dengan komunikasi dalam organisasi publik:
 Teori Sistem Komunikasi: Menekankan pentingnya pemahaman konteks
organisasi dan bagaimana komunikasi mempengaruhi keseluruhan sistem
organisasi. Teori ini berpendapat bahwa komunikasi yang baik diperlukan untuk
membangun keberlanjutan organisasi publik.
 Teori Persuasi: Fokus pada bagaimana pesan dapat dipengaruhi dan mengubah
sikap, perilaku, dan pendapat individu. Dalam konteks organisasi publik, teori ini
digunakan untuk mempengaruhi masyarakat dalam mendukung kebijakan atau
program tertentu.
 Teori Komunikasi Organisasi: Mengkaji proses komunikasi dalam konteks
organisasi, termasuk elemen seperti saluran komunikasi, struktur organisasi, dan
karakteristik individu yang mempengaruhi komunikasi. Teori ini membantu
memahami bagaimana komunikasi dapat ditingkatkan di dalam organisasi publik.
Sumber Referensi:
 Broom, G. M., & Dozier, D. M. (1990). Using research in publik relations:
Applications to program management. Prentice Hall.
  Dervin, B., & Foreman-Wernet, L. (2003). Sense-making methodology reader:
Selected writings of Brenda Dervin. Hampton Press.
 Grunig, J. E., & Hunt, T. (1984). Managing publik relations. Holt, Rinehart &
Winston.

b. Mengapa komunikasi efektif sangat penting dalam organisasi publik?

Komunikasi efektif sangat penting dalam organisasi publik karena berperan dalam:
 Membangun kepercayaan dan citra positif: Komunikasi yang baik membantu
membangun kepercayaan masyarakat terhadap organisasi publik. Ketika
informasi disampaikan secara akurat, terbuka, dan konsisten, masyarakat akan
merasa yakin dan memiliki persepsi positif terhadap kinerja organisasi.
 Meningkatkan partisipasi masyarakat: Komunikasi yang efektif memfasilitasi
partisipasi aktif masyarakat dalam proses pengambilan keputusan publik. Ketika
masyarakat memiliki akses yang baik terhadap informasi dan dipersilahkan untuk
berpartisipasi, mereka dapat memberikan masukan berharga, memberikan
dukungan, dan merasa memiliki keputusan yang diambil oleh organisasi publik.
 Menghindari konflik dan kebingungan: Komunikasi yang jelas dan terbuka dapat
mengurangi kemungkinan konflik dan kebingungan di dalam organisasi publik.
Dengan menyampaikan informasi dengan baik, tujuan, kebijakan, dan peran
setiap individu atau unit organisasi dapat dipahami dengan jelas, mengurangi
peluang terjadinya kesalahpahaman atau konflik yang merugikan.
 Meningkatkan efisiensi dan kinerja organisasi: Komunikasi yang efektif
memastikan aliran informasi yang tepat waktu dan akurat di dalam organisasi
publik. Hal ini memungkinkan para anggota organisasi untuk bekerja secara
terkoordinasi, menghindari duplikasi pekerjaan, dan mengambil keputusan yang
tepat. Dengan demikian, komunikasi yang efektif berkontribusi pada peningkatan
efisiensi dan kinerja organisasi secara keseluruhan.
 Memenuhi tuntutan transparansi: Di era informasi saat ini, tuntutan akan
transparansi semakin meningkat. Organisasi publik harus mampu menyampaikan
informasi yang relevan kepada masyarakat, menyoroti keputusan dan kebijakan
yang diambil, serta memberikan pemahaman yang jelas tentang tujuan dan
kinerja organisasi. Komunikasi yang efektif membantu memenuhi tuntutan ini
dan membangun kepercayaan publik.
c. Apa strategi yang dapat digunakan untuk memperbaiki komunikasi internal dalam
organisasi publik?
Untuk memperbaiki komunikasi internal dalam organisasi publik, strategi berikut
dapat digunakan:
 Membangun budaya komunikasi terbuka: Promosikan budaya komunikasi
yang terbuka, di mana setiap anggota organisasi merasa nyaman untuk berbagi
informasi, gagasan, dan masukan. Ini dapat dilakukan melalui pelatihan,
penekanan pada kolaborasi, dan menciptakan saluran komunikasi yang mudah
diakses.
 Meningkatkan saluran komunikasi: Pastikan tersedianya saluran komunikasi
yang efektif dan efisien di dalam organisasi. Selain komunikasi formal seperti
rapat dan memo, gunakan juga saluran komunikasi digital seperti surel,
intranet, atau platform kolaboratif untuk memfasilitasi aliran informasi yang
cepat dan mudah diakses oleh seluruh anggota organisasi.
 Mendorong komunikasi dua arah: Penting untuk mendorong komunikasi yang
dua arah, di mana anggota organisasi dapat memberikan masukan, umpan
balik, dan pertanyaan. Ini dapat dilakukan melalui sesi dialog terbuka,
pertemuan rutin dengan manajemen, atau penggunaan alat umpan balik yang
anonim.
 Klarifikasi peran dan tanggung jawab: Pastikan semua anggota organisasi
memahami peran dan tanggung jawab mereka. Komunikasikan ekspektasi
dengan jelas dan pastikan ada saluran komunikasi yang baik antara manajemen
dan karyawan untuk memperjelas tujuan, prioritas, dan harapan.

d. Bagaimana organisasi publik dapat meningkatkan komunikasi dengan pemangku

kepentingan eksternal seperti masyarakat, media, dan pemerintah?
Untuk meningkatkan komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal seperti
masyarakat, media, dan pemerintah, organisasi publik dapat menerapkan strategi
berikut:
 Mengadopsi pendekatan proaktif: Organisasi publik harus aktif dalam
menginisiasi komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal. Misalnya,
menyelenggarakan pertemuan, diskusi terbuka, atau mengadakan sesi tanya
 jawab dengan masyarakat. Dengan mengambil inisiatif untuk berkomunikasi,
organisasi publik dapat membangun hubungan yang lebih kuat dan
meningkatkan pemahaman bersama.
Contoh: Organisasi publik menyelenggarakan forum masyarakat untuk
membahas rencana pembangunan kota baru. Masyarakat diundang untuk
memberikan masukan, kekhawatiran, dan saran mereka, sehingga
memungkinkan organisasi publik untuk menggabungkan perspektif
masyarakat dalam perencanaan mereka.
 Membentuk kemitraan dengan media: Media memiliki peran penting dalam
menyampaikan informasi kepada masyarakat. Organisasi publik dapat
membangun hubungan yang baik dengan media melalui konferensi pers,
siaran pers, atau pertemuan secara rutin. Memastikan tersedianya informasi
yang akurat dan relevan kepada media dapat membantu organisasi publik
mengelola citra mereka dan meningkatkan pemahaman publik.
Contoh: Organisasi publik menyediakan siaran pers berkala tentang kegiatan
dan proyek yang sedang dilakukan. Mereka juga menyediakan juru bicara
yang kompeten dan tersedia untuk memberikan informasi tambahan atau
menjawab pertanyaan dari media.
 Membangun jejaring dengan pemerintah dan lembaga lainnya: Organisasi
publik dapat memperkuat komunikasi dengan pemerintah dan lembaga lain
yang memiliki peran penting dalam konteks mereka. Ini dapat mencakup
pertemuan berkala, kolaborasi dalam program atau proyek, serta berbagi
informasi yang relevan. Dengan membangun jejaring yang kuat, organisasi
publik dapat memperoleh dukungan, sumber daya, dan pemahaman yang
diperlukan dari pemangku kepentingan eksternal.
Contoh: Organisasi publik menjalin kemitraan dengan lembaga swasta untuk
menyelenggarakan program pelatihan dan peningkatan keterampilan bagi
masyarakat. Dalam kerangka ini, organisasi publik bekerja sama dengan
lembaga swasta untuk mengidentifikasi kebutuhan masyarakat, mendapatkan
dana, dan menyediakan fasilitas yang diperlukan.
Sumber Referensi:
  Brønn, P. S., & Vidaver-Cohen, D. (2009). Corporate communication
strategies in government organizations: Exploring the paradox. Publik
Relations Review, 35(3), 245-247.
 Ledingham, J. A., & Bruning, S. D. (1998). Relationship management in
publik relations: Dimensions of an organization-publik relationship. Publik
Relations Review, 24(1), 55-65.
 Zaharna, R. S. (2009). ConceptualFoundations for Publik Diplomacy. In
Publik Diplomacy: A Global Perspective (pp. 23-41). Palgrave Macmillan.

2. Kepemimpinan Transformasional
a. Apa saja tugas dan peran pemimpin transformasional dalam memimpin tim
atau organisasi publik? Bagaimana cara pemimpin transformasional
memotivasi dan mempengaruhi kinerja tim?
 Mengartikulasikan visi yang inspirasional: Pemimpin transformasional
mengkomunikasikan visi yang jelas dan inspirasional kepada tim atau
organisasi. Mereka membantu anggota tim untuk memahami tujuan jangka
panjang dan pentingnya perubahan yang diinginkan dalam mencapai
keunggulan organisasi.
 Mendorong inovasi dan kreativitas: Pemimpin transformasional mendorong
anggota tim untuk berpikir di luar batas dan mengembangkan ide-ide baru.
Mereka menciptakan budaya di mana gagasan inovatif didukung, memberikan
ruang untuk eksperimen, dan menghargai kontribusi anggota tim.
 Memberikan perhatian individu: Pemimpin transformasional memperhatikan
dan mendukung pertumbuhan pribadi dan profesional anggota tim. Mereka
memahami kebutuhan individu, memberikan dukungan, dan menciptakan
lingkungan kerja yang mendukung perkembangan karyawan.
 Memotivasi dan mempengaruhi: Pemimpin transformasional menggunakan
pengaruh dan motivasi untuk meningkatkan kinerja tim. Mereka memberikan
inspirasi, memberikan pemahaman yang jelas tentang tujuan, memberikan
umpan balik yang konstruktif, dan mendorong anggota tim untuk melampaui
harapan.
b. Bagaimana cara menerapkan kepemimpinan transformasional dalam
pelaksanaan kegiatan di instansi Anda? Bagaimana Anda mengaplikasikan
strategi kepemimpinan transformasional untuk mencapai tujuan organisasi
dan meningkatkan kinerja tim?
 Artikulasikan visi dan tujuan: Sampaikan visi yang jelas dan tujuan
transformasional kepada anggota tim. Komunikasikan secara terus-menerus
mengenai arah yang diinginkan dan pentingnya perubahan tersebut.
 Berikan contoh kepemimpinan yang baik: Jadilah contoh kepemimpinan
transformasional dengan menunjukkan integritas, semangat, dan komitmen
terhadap visi dan nilai-nilai organisasi. Tunjukkan kepedulian dan perhatian
kepada anggota tim.
 Dorong kolaborasi dan partisipasi: Mendorong kolaborasi di antara anggota
tim dan memberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam pengambilan
keputusan. Libatkan anggota tim dalam merencanakan dan melaksanakan
kegiatan untuk mencapai tujuan bersama.
 Fasilitasi pembelajaran dan pengembangan: Berikan peluang untuk
pengembangan pribadi dan profesional anggota tim melalui pelatihan,
mentoring, atau program pengembangan lainnya. Berikan umpan balik
konstruktif dan dorong anggota tim untuk terus belajar dan berkembang.

c. Bagaimana cara mengukur kinerja tim dan organisasi dalam menerapkan

kepemimpinan transformasional? Bagaimana Anda mengevaluasi dan
meningkatkan kepemimpinan transformasional dalam instansi Anda?
Untuk mengukur kinerja tim dan organisasi dalam menerapkan kepemimpinan
transformasional, dapat menggunakan beberapa metode dan indikator berikut:
 Survei kepuasan karyawan: Melakukan survei yang melibatkan karyawan
untuk menilaitingkat kepuasan mereka terhadap kepemimpinan
transformasional, motivasi, dan iklim kerja di organisasi. Survei ini dapat
memberikan wawasan tentang sejauh mana kepemimpinan transformasional
mempengaruhi kinerja dan kepuasan karyawan.
 Pengukuran keterlibatan karyawan: Melalui pengukuran tingkat keterlibatan
karyawan, misalnya dengan menggunakan skala atau indikator yang relevan,
sehingga dapat mengetahui sejauh mana kepemimpinan transformasional
mempengaruhi tingkat keterlibatan karyawan dalam pekerjaan dan organisasi.
 Evaluasi pencapaian tujuan: Memantau dan mengevaluasi sejauh mana tim
atau organisasi mencapai tujuan yang ditetapkan. Ini dapat melibatkan
pengukuran kuantitatif seperti peningkatan dalam output atau hasil yang
diukur, serta evaluasi kualitatif melalui umpan balik dari pemangku
kepentingan eksternal.
 Evaluasi perkembangan individu: Melakukan evaluasi perkembangan individu
anggota tim berdasarkan pencapaian target dan kompetensi yang diharapkan.
Evaluasi ini dapat memberikan gambaran tentang sejauh mana kepemimpinan
transformasional mempengaruhi perkembangan individu dalam mencapai
tujuan organisasi.
Untuk meningkatkan kepemimpinan transformasional dalam instansi, dapat
melakukan langkah-langkah berikut:
 Pelatihan dan pengembangan kepemimpinan: Menyediakan pelatihan dan
pengembangan bagi pemimpin di organisasi untuk meningkatkan pemahaman
dan keterampilan kepemimpinan transformasional. Ini dapat meliputi pelatihan
komunikasi, manajemen perubahan, pemberian umpan balik, dan
pengembangan kemampuan inspirasional.
 Mendorong partisipasi dan keterlibatan: Mendorong partisipasi aktif dan
keterlibatan anggota tim dalam pengambilan keputusan dan perencanaan
kegiatan. Berikan ruang bagi anggota tim untuk berkontribusi dengan ide dan
gagasan inovatif.
 Mendukung budaya pembelajaran: Membangun budaya organisasi yang
mendorong pembelajaran dan pengembangan terus-menerus. Dorong anggota
tim untuk mengambil risiko, belajar dari kegagalan, dan berbagi pengetahuan
dan pengalaman mereka.
 Pemberian umpan balik yang terbuka: Memberikan umpan balik yang terbuka,
jelas, dan konstruktif kepada anggota tim. Berikan pengakuan dan apresiasi
atas kontribusi mereka serta dorong mereka untuk terus tumbuh dan
meningkatkan kinerja mereka.
Dengan mengimplementasikan strategi kepemimpinan transformasional ini, tujuan
organisasi dapat tercapai yang lebih baik dan meningkatkan kinerja tim dalam
lingkup organisasi pemerintah daerah.