Perhubungan Awam

1.0 PENGENALAN
Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha berterusan ke arah
memperkembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu
untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek, rohani,
emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada Tuhan.
Usaha ini adalah bagi melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu,
bertanggungjawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta
memberi sumbangan terhadap keharmonian dan kemakmuran masyarakat dan
negara.
Berdasarkan Falsafah Pendidikan Negara, sekolah yang mempunyai
tanggungjawab untuk melahirkan pelajar yang cemerlang samada dari segi
kurikulum atau kokurikulum. Disebabkan penubuhan sekolah adalah sebuah
organisasi yang dipandang tinggi oleh masyarakat dan merupakan harapan ibu
bapa untuk melihat anak-anak mereka yang dihantar di sana dididik dengan
sempurna dan akhirnya mencapai keputusan yang cemerlang.
Hasil daripada falsafah tersebut maka lahirlah idea untuk memberi
kesedaran terhadap ibu bapa atau masyarakat peranan yang dimainkan oleh
anggota sekolah iaitu pihak pentadbir sekolah,guru-guru, kaki tangan dan murid-
murid. Dengan adanya hari terbuka peringkat sekolah, maka para ibu bapa dapat
peluang dengan jelas matlamat yang ingin disampaikan atau peluang untuk
bertemu dengan guru-guru untuk mendaptkan maklumat mengenai
perkembangan anak-anak mereka. Untuk menjayakan hari tersebut terdapat
peranan pegawai perhubungan awam amat penting untuk merealisasikan hari
terbuka ini dengan jayanya dengan perancangan yang teliti.

1.1 Objektif Kajian

Objektif kajian adalah membincangkan peranan pegawai perhubungan
awam dalam merancang sambutan hari terbuka peringkat sekolah dengan
membuat publisiti dan merancang aktiviti sambutan pada hari tersebut.

1.2 Kaedah Kajian

Kaedah kajian yang dijalankan adalah kaedah rujukan perpustakaan
dengan merujuk buku-buku, jurnal, temubual dengan guru-guru yang pernah
terlibat dengan program ini dan perbincangan dengan rakan-rakan yang
mengikuti pengajian Strategi Perhubungan Awam serta tutor di samping melayari
internet yang berkaitan dan kertas kerja yang ada kaitan dengan tajuk yang
dibincangkan.

1.3 Batasan Kajian

Merangkumi ruang lingkup definisi publisiti, perancangan segala aktiviti
sambutan, pendekatan perhubungan awam dalam melaksanakan publisiti dan
aktiviti yang terlibat pada majlis sambutan hari terbuka di Sekolah Kebangsaan
FELDA Mengkawang, Ajil, Hulu Terengganu.

2.0 PERHUBUNGAN AWAM

Perhubungan awam boleh didefinisikan sebagai suatu fungsi pengurusan
yang bersifat berterusan dan dirancang di mana sesebuah organisasi akan
mencari jalan untuk mendapat dan mengekalkan persefahaman, simpati dan
sokongan daripada mana-mana pihak yang berkenaan. Ini dijalankan dengan
cara menilai pendapat awam terhadap organisasi mereka supaya dapat
berhubung dan menyampaikan dasar, polisi dan peraturan-peraturan mereka
serta mencapainya melalui perancangan dan penyelesaian yang lebih lengkap
untuk kepentingan bersama.
 Menurut Hamdan Adnan, perhubungan awam adalah sebagai suatu fungsi
pengurusan yang berwatak berterusan dan terancang, melalui mana-mana
organisasi-organisasi awam atau swasta dan institusi-institusi mencari jalan
untuk menjalin dan mengekalkan persefahaman, simpati dan sokongan daripada
sesiapa saja yang ada kaitan dengan mereka secaramenilai pendapat awam
mengenai diri mereka supaya dapat mengkorelasasikan seberapa boleh dasar-
dasar dan peraturan-peraturan mereka untuk mencapai melalui sebaran meluas
maklumat-maklumat yang dirancang bagi mendapatkan kerjasama yang lebih
berhasil serta penyelesaian yang lebih cekap untuk kebaikan bersama.

Menurut Muhamad Rosli Selamat, berdasarkan Websters International

Dictionary edisi ketiga mentafsirkan perhubungan awam sebagai suatu promosi
bagi menjalin hubungan yang rapat dan baik di antara institusi dengan individu-
individu lain, public khas atau masyarakat umum melalui penyebaran maklumat.
Adalah menjadi tanggungjawab asas sesebuah organisasi untuk menjana
maklumat kerana tanpa maklumat tidak mungkin sesebuah organisasi boleh
berfungsi.

Manakala menurut Bahtiar Mohamad, Hassan Abu Bakar dan Saidathul

Nizah Mat Tazin, perhubungan awam merupakan aktiviti promosi yang dirancang
untuk membina nama baik bagi individu atau pun institusi. Berdasarkan pelbagai
definisi yang dinyatakan maka jelaslah perhubungan awam merupakan suatu
yang penting dalam melaksanakan program sesesuatu ogganisasi dalam
menyampaikan maklumat kepada public. Publik kini memerlukan maklumat
tentang sesesuatu organisasi dengan terkini. Segala tindakan dan perlakuan
organisasi akan menggambarkan imej organisasi keseluruhannya. Organisasi
mesti bersedia menonjolkan imej yang baik dan aktiviti perhubungan awam
adalah penghubung antara public dan organisasi.

Selain itu, selaras dengan amalan perhubungan awam adalah dalam

pembuatan keputusan yang komplek terutamanya dalam masyarakat plural.
Fungsinya perhubungan awam menjadi lebih efektif melalui sumbangan kepada
persefahaman bersama antara kumpulan dan institusi. Perhubungan awam
berkhidmat dengan kepelbagaian yang meluas dalam masyarakat dan
memerlukan mempunyai hubungan yang baik dengan masyarakat bagi
menjayakan misi organisasi. Pengurusan organisasi perlu memahami sikap dan
nilai publik dalam usaha mencapai matlamat organisasi.

2.1 Peranan Perhubungan Awam

Dasar perhubungan awam adalah bertujuan untuk mempastikan imej baik
sesesuatu organasasi terpelihara dan dipertingkatkan melalui persefahaman,
penerimaan, kepercayaan dan kerjasama yang diperolehi berkaitan layanan dan
perkhidmatan yang berkualiti, cekap dan berkesan dalam hubungannya dengan
orang ramai. Dengan demikian menjadi tugas dan tanggungjawab pihak yang
terbabit menyampaikan sesesuatu aktiviti organisasi bagi membolehkan
masyarakat umum membulatkan pandangan dan sikap mereka terhadap
organisasi.

Menurut Muhamad Rosli Selamat, perhubungan awam merupakan

komponon penting dalam pengurusan sesebuah organisasi dan ia dianggap
sebagai salah satu fungsi pengurusan moden. PR berfungsi untuk memantau
proses komunikasi dua hala antara organisasi dengan public-publiknya. Di
samping itu PR juga digunakan sebagai alat untuk menilai dan mengukur tahap
kejayaan dan kegagalan sesuatu proses komunikasi berkenaan. Komunikasi dua
hala bermatlamat untuk mewujudkan persefahaman di antara organisasi dengan
public di mana melalui proses komunikasi tersebut pendapat public dapat
dikumpul untuk dijadikan sandaran perencanaan dan perancangan proses PR.

Seterusnya, dalam mengalami proses PR yang berkesan memerlukan

usaha pemikiran, perencanaan dan organisasi yang dinamik dan rasional di
kalangan setiap individu ahli organisasi. Bagi tujuan tersebut, setiap individu
yang terlibat mestilah mempunyai pengetahuan, kejujuran, kewibawaan,
kesetiaan dan kesungguhan dalm menjalankan tugas bagi menjamin kesan dan
objektif organisasi tercapai.

2.2 Definisi Publisiti

Menurut Kamus Dewan Edisi Keempat, publisiti bermaksud 1. teknik
menarik perhatian umum terhadap sesuatu ( ch. Barangan, personality, dsb )
terutamanya melalui media massa : 2. perhatian umum : seberapa boleh ia
mahu mengelakkan diri, daripada : 3. maklumat yang disebarkan untuk menarik
perhatian umum : memberi, yang secukup-cukupnya tentang barang-barang
keluaran kami.

Menurut Hamdan Adnan,publisiti ialah usaha-usaha atau kegiatan-

kegiatan bagi mendapatkan liputan dari media.massa. Publisiti berlaku akibat
penerangan atau maklumat yang telah disebarkan mengenai acara-acara yang
telah dirancang. Boleh dikatakan publisiti digunakan untuk membuat liputan
yang dikehendaki pihak penganjur.

Berdasarkan maksud yang dinyatakan, publisiti memainkan peranan yang

penting dalam menyebarkan maklumat bagi memastikan agenda organisasi
difahami dan ikuti dengan teliti oleh pengguna. Perancangan yang teliti
diperlukan dalam melaksanakan publisiti bagi menjamin kefahaman pengguna
dengan sesuatu tujuan organisasi dan mencapai matlamatnya.

2.3 Kaedah Publisiti Hari Terbuka

Perhubungan awam secara sedar atau tidak telah dilaksanakan oleh
semua pihak dan organisasi dalam menjalankan sesuatu matlamat. Perhubungan
awam adalah satu usaha yang dirancang dengan secara sistematik, terancang
dan berterusan bagi menjalin dan mengekalkan hubungan antara dua pihak
untuk menyatakan sesuatu objektif agar tercapai dengan berkesan.

Terdapat pelbagai kaedah yang digunakan untuk memastikan segala

aktiviti perhubungan awam kerana ia berfungsi sebagai menyampaikan sesuatu
mesej. Sebagai seorang pengamal perhubungan awam, mestilah tahu apa yang
boleh dilakukan dan melihat keberkesanan sesuatu kaedah yang digunakan.

Menurut Bahtiar Mohamad, Hassan Abu Bakar dan Saidatul Nizah Mat
Tazin terdapat beberapa kriteria keberkesanan publisiti yang mesti dipatuhi agar
ianya berkesan iaitu :

2.3.1 Maklumat Berkualiti

Penggunaan perkakasan akan menghasilkan maklumat yang tepat.
Misalnya penggunaan teknologi komputer akan memastikan maklumat yang
seragam dan kebolehpercayaaan yang tinggi. Penyebaran maklumat mengenai
hari terbuka peringkat sekalah perlu disesuaikan dengan mesej yang hendak
disampaikan bagi memastikan mesej yang dihantar berkualiti.
2.3.2 Kesesuaian Saluran Dan Persekitaran
Penggunaan saluran akan memberikan kesan yang baik, mencetuskan
kesedaran, minat dan kehendak (media massa). Pengiklanan, jika menggunakan
saluran yang sesuai akan menghasilkan impak yang besar. Jadi, untuk memberi
kesan dan sebaran yang mendalam tentulah penggunaan televisyen, akhbar,
radio dan internet. Oleh itu membuat keputusan dan pengukuhan dalam
pemilihan saluran adalah penting bagi memastikan perkakasan yang digunakan
adalah berkesan.

2.3.3 Dirancang Dan Bermatlamat

Segala perkakasan yang hendak digunakan mesti rancang dengan teliti
bagi matlamat jangka panjang dan jangka pendek. Perancangan yang dibuat
mestilah berdasarkan kajian dan perencanaan yang dilakukan oleh individu
dalam organisasi iaitu dengan mengenalpasti publik sasaran yang terlibat,
kecekapan dan keberkesanan kos sesuatu perkakasan yang hendak digunakan.

2.3.4 Pendekatan Bersepadu Dalam Strategi Pelaksanaan

Pendekatan bersepadu yang dimaksudkan ialah dengan mendapatkan
penglibatan publik dan komitmen daripada semua pihak dalam organisasi.
Strategi pelaksanaan ini akan mewujudkan pasukan kerja yang baik.

2.4 Perancangan Publisiti

Berdasarkan kriteria yang digariskan, maka menjadi tugas dan
tanggungjawab pegawai perhubungan awam menepati kriteria tersebut agar
segala perancangan hari terbuka peringkat sekolah dapat dilaksanakan dengan
jayanya. Segala publisiti mengenai hari terbuka tersebut mestilah diketahui
umum berdasarkan garis panduan yang ditetapkan.

Sebagai seorang guru yang dipertanggungjawabkan dalam mengurus dan

memastikan majlis Hari Terbuka ditempat penulis bertugas iaitu di Sekolah
Kebangsaan FELDA Mengkawang, Ajil berjalan lancar, pelbagai publisiti telah
dijalankan.

Publisiti adalah maklumat yang mempunyai nilai berita daripada sumber

luar yang digunakan oleh media. Ia adalah kaedah yang tidak boleh dikawal
dalam perletakan mesej dalam sesebuah media kerana sumber tidak membayar
apa-apa kepada pihak media atas berita yang disiarkan. Publisiti membawa
berita dalam media massa tentang organisasi berkaitan dengan pelbagai sumber
yang ingin didedahkan.

Bagi memastikan publisiti mengenai hari terbuka tersebut diketahui

umum, maka perancangan yang teliti mesti dilaksanakan. Contohnya
penggunaan kain rentang, mesej yang hendak disampaikan mestilah menarik
dan mempunyai nilai berita untuk difahami publik. Pemilihan warna dan kata-
kata yang ditulis mestilah ringkas dan difahami dengan mudah tujuan dan
objektifnya.

Selain itu, publisiti yang dimaksudkan mestilah ada nilai berita. Nilai berita
ini dapat ditentukan berdasarkan publik yang terlibat, siapa orang kenamaan
yang hadir untuk merasmikan hari tersebut atau keunikan yang ada dalam hari
terbuka tersebut. Ini mesti difikirkan agar majlis yang dirancang dapat memikat
perhatian publik dan menjadikan hari tersebut penuh bermakna. Ini akan
meninggalkan kesan yang mendalam terhadap publik yang hadir dan
memanfaatkan peluang yang pada hari tersebut. Nilai berita akan menjadi
indikator kepada publisiti yang baik.

Dalam penonjolan publisiti, gambar juga memainkan peranan yang

penting untuk mempromosi hari tersebut. Ini berdasarkan ungkapan sekeping
gambar dapat menceritakan pelbagai cerita. Dengan ini dapat membangkitkan
emosi publik untuk menghadiri hari terbuka tersebut. Gambar yang dilukis atau
dipamerkan atau ditontonkan sama ada melalui kain rentang atau risalah yang
diedarkan mestilah menarik dan warna kerana gambar warna mudah untuk
difahami dan menarik. Di samping itu, pemilihan gambar mestilah sesuai dengan
tema yang hendak dimaklumkan kepada publik.

Di samping itu, penggunaan radio juga memainkan peranan dalam

memberitahu publik tentang agenda yang hendak dilaksanakan. Pemilihan
siaran tempatan yang sesuai dengan kawasan yang diwakili memudahkan dan
memilih publik yang sekitar dengan sasaran. Segala pemberitahuan yang
hendak disampaikan mestilah ringkas dan difahami oleh pendengar. Selain itu,
temu ramah juga boleh diadakan di radio untuk menyampaikan maklumat
kepada pendengar dan memberi maklumat mengenai hari terbuka dengan lebih
jelas. Dalam temu ramah, pegawai perhubungan awam mestilah mempunyai
persediaan yang rapi untuk memaklumkan kepada pendengar tentang aktiviti
yang terdapat pada hari terbuka tersebut.
Segala jawapan dalan sesi temu ramah mestilah menyakinkan dan
memberi kefahaman mengapa hari terbuka diadakan. Selain itu, masa siaran
juga memainkan peranan utama dalam penyampaian maklumat kerana publik
hanya mendengar pada waktu-waktu yang tertentu sahaja. Di sini memerlukan
perbincangan pegawai perhubungan awam dengan pihak stesen radio dalam
melaksanakan mesej yang akan disampaikan berkesan.

Publisiti yang baik seharusnya diatur secara khusus dalam menggunakan

khidmat media bagi sesuatu tujuan. Dalam hal ini, penglibatan yang besar perlu
dilakukan oleh pengamal perhubungan awam. Apabila pihak media dijemput
dalam acara tertentu untuk tujuan publisiti, perkara asas yang perlu difikirkan
aktiviti yang akan dijalankan pada hari tersebut, tetamu kenamaaan yang hadir,
tempat acara berlangsung dan atur cara majlis bagi memudahkan pihak media
menghadirinya dan memberi publisiti secara terus dan menarik perhatian publik
untuk sama-sama menghadirinya. Di samping itu, pakej yang terdapat pada hari
terbuka mestilah menarik dan tersusun selain mempunyai kelainan daripada hari
terbuka sekolah-sekolah lain yang pernah mengadakan hari terbuka tersebut.
Contohnya menjemput artis yang mempunyai ramai peminat untuk
menyampaikan motivasi.

Hari terbuka peringkat sekolah merupakan hari yang ditunggu-tunggu

oleh masyarakat untuk berkunjung ke sekolah untuk mengetahui secara lebih
dekat tentang aktiviti-aktiviti yang ada di samping mengambil peluang untuk
bertemu dengan guru-guru yang mengajar anak-anak mereka. Dengan
penganjuran ini, pegawai perhubungan awam mestilah memainkan peranan
untuk menyedarkan masyarakat tentang aktivi yang berlangsung ini dengan
jelas tepat dan berkesan. Penggunaan risalah yang diedarkan ke setiap rumah,
dilekatkan di kereta dan ditampal di tempat ibadat seperti masjid, balai raya
serta dipokok-pokok juga adalah langkah yang berkesan untuk memaklumkan
kepada masyarakat tentang program yang dianjurkan ini. Risalah-risalah yang
disediakan mestilah mempunyai maklumat yang jelas, ringkas dan berkesan
tentang maklumat hari terbuka tersebut.
3.0 KESIMPULAN
Perhubungan awam merupakan penterjemahan dalam hubungan antara
seseorang individu dengan individu yang lain atau antara sesebuah organisasi
dengan publiknya. Dalam pelaksanaan yang dijalankan merupakan sesuatu
perhubungan yang tidak dilakukan secara sedar atau tidak tetapi merupakan
suatu perhubungan yang nyata. Perhubungan awam merangkumi semua bentuk
komunikasi dengan pihak-pihak yang ada kaitan dengan sesebuah organisasi.
Dalam perhubungan awam adalah satu usaha komunikasi yang terancang yang
sentiasa meninjau pendapat publik dan mewujudkan aktiviti komunikasi yang
sesuai untuk menjalinkan kesesuaian dalam mentafsir hubungan di antara dua
pihak. Dalam melaksanakan tugas perhubungan awam, mestilah ada sifat
kejujuran dan adil dalam perancangan publisiti atau tugas tertentu bagi
menghasilkan objektif sesesuatu organisasi tercapai dan teugas yang dihasilkan
atau diarahkan difahami dengan jelas akan menghasikan hubungan yang erat
antara dua hala.

Perhubungan awam adalah sebagai fungsi pengurusan mestilah diurus

secara seimbang untuk memastikan setiap pelaksanaannya berjalan dengan
lancar dan maklumat yang disampaikan difahami dengan jelas. Segala
perancangan yang teliti, tersusun, fakta yang lengkap akan memudahkan
penjelasan antara sesebuah organisasi dengan publik. Ini adalah kerana
perhubungan awam merupakan komponen penting dalam sesebuah organisasi
dan merupakan penggerak dalam melaksanakan tugas akan memberi kesan
kepada publik. Publik memerlukan maklumat yang tepat dan jelas untuk
memberi dan bersana-sama dalam melaksanakan objektif yang hendak dicapai.
Di samping itu, perhubungan awam adalah alat untuk meningkatkan kerjasama
di antara organisasi dengan publiknya dengan usaha yang dijalankan oleh
pegawai yang bertanggungjawab. Pegawai perhubungan awam mestilah
mempunyai kemahiran yang luas dalam menyampaikan mesej kepada publik
dengan yakin dan berkesan di samping mempunyai tanggungjawab yang tinggi
dalam melaksanakan tugas.