No. Dok.

: mtm/ACCT/SOP/01
STANDART OPERASIONAL Revisi : Original
PROSEDURE Tgl. Berlaku : 1 Oktober 2010
Halaman : 1 dari 7
ML, PR, PO

NAMA DEPT POSISI TT TGL

DISIAPKAN OLEH

DISAHKAN OLEH
 No. Dok. : mtm/ACCT/SOP/01
STANDART OPERASIONAL Revisi : Original
PROSEDURE Tgl. Berlaku : 1 Oktober 2010
Halaman : 2 dari 7
ML, PR, PO

I. LATAR BELAKANG
Adanya permintaan pengadaan dan pembelian barang.

II. TUJUAN
Sebagai dasar dalam penentuan prosedur standar untuk pengadaan bahan-
bahan, alat, material, asset dan lain-lain sebagai sarana operasional,
sekaligus sebagai alat kontrol system dalam penentuan parameter kualitas
untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan menentukan pemasok
(supplier / vendor) yang kooperatif. Dimana hal ini merupakan standar
ketentuan dan kebijakan dari PT. Indraco.

III. RUANG LINGKUP

Melakukan dan mengadakan pembelian barang melalui ML dan PR yang
diproses melalui pembuatan PO.

IV. DEFINISI
 Market List adalah form yang berisi daftar belanja semua kebutuhan
kitchen yang berupa bahan makanan yaitu sayur, buah, ikan dan daging.
 Purchase Order adalah form yang dibuat berdasarkan ML atau PR.
 Purchase Request adalah form permintaan pengadaan barang untuk semua
department kecuali food.

V. URAIAN PROSEDUR
1. MARKET LIST
Dibuat dan dipersiapkan oleh Chef atau yang ditunjuk untuk kebutuhan
harian di kitchen (misalkan : sayur, buah, daging / ayam, ikan laut,
groseris dan lain-lain sesuai dengan yang tercantum dalam list) dengan
tanda tangan chef atau yang ditunjuk, Purchasing Officer, Cost Controller
dan persetujuan Accounting Manager dengan ketentuan sebagai berikut :

 Dalam hal pengadaan barang, posisi barang di store seharusnya pada

level minimun stok dan pemesanan barang harus di sesuaikan dengan
kebutuhan operasional agar tidak lebih dari stok maksimum.
 Permintaan barang diajukan ke bagian Purchasing selambat-lambatnya
satu hari sebelum barang dipergunakan.
 Harga barang-barang hasus berdasarkan harga yang kompetitif atau
berdasarkan kontrak harga (untuk sayur dan buah) dan barang-barang
yang dibeli harus sesuai dengan standar kualitas yang telah
ditentukan.
 Menentukan lebih dari satu supplier untuk pengadaan suatu jenis
barang khusus atau jenis barang yang umum dengan volume dan nilai
yang melebihi sejumlah batas nilai tertentu (sesuai dengan kebijakan
management yang akan dievaluasi secara periodik).
 No. Dok. : mtm/ACCT/SOP/01
STANDART OPERASIONAL Revisi : Original
PROSEDURE Tgl. Berlaku : 1 Oktober 2010
Halaman : 3 dari 7
ML, PR, PO

 Barang dapat dipesan setelah ML (berikut PO) ditanda tangani oleh

Accounting Manager.

2. PURCHASE REQUEST
Dibuat dan dipersiapkan oleh Department Head dalam hal permintaan
barang atau material baik untuk operasional (expenses) maupun
pengadaan berupa asset, untuk itu diatur dengan ketentuan sebagai
berikut :

A. Department Pemesan (user)

 Pastikan bahwa jenis barang bukan termasuk barang-barang
store room.
 Tuliskan tanggal saat barang dibutuhkan dan dapat diistimasi
lamanya proses PR / PO maupun situasi pasar.
 Tentukan barang yang diminta dengan klasifikasinya secara detail
/ jelas (merek, type, ukuran dan lain-lain).
 Jumlah atau satuan barang harus jelas, misalkan : pcs, dozen, kg,
liter, meter dan sebagainya.
 Setiap permintaan memungkinkan dibuat PR terpisah menurut
jenis ataupun kegunaanya, contohnya: antara kapital asset
dengan kebutuhan expenses atau antara kebutuhan barang-
barang makanan / minuman dengan guest / office supplier dan
lain sebagainya.
 Jumlah permintaan sesuaikan dengan limit ataupun
kebutuhannya.
 Jelaskan maksud dari pada pembelian barang / material tersebut
dan tuliskan pada kolom PR yang telah tersedia.
 Untuk permintaan yang bersifat segera (urgent) dan non budget
harus minta persetujuan Management terlebih dahulu (lihat
plafon otorisasi) sebelum PR diserahkan ke Purchasing.
 Tanda tangan oleh Department Head atau staff yang ditunjuk
(bila Department Head berhalangan hadir).

B. Purchasing
 Membuat permintaan penawaran harga / quotation yang
ditujukan kepada beberapa supplier. Untuk barang-barang khusus
atau barang-barang umum yang nilainya diatas nilai tertentu
(sesuai dengan ketentuan management) harus ada minimal dua
penawaran harga dari supplier yang berbeda.
 Lampirkan penawaran / quotation pada PR, sesuai dengan detail
permintaan di PR dan tuliskan harga penawaran pada kolom yang
telah tersedia.
 No. Dok. : mtm/ACCT/SOP/01
STANDART OPERASIONAL Revisi : Original
PROSEDURE Tgl. Berlaku : 1 Oktober 2010
Halaman : 4 dari 7
ML, PR, PO

 Tanda tangan Purchasing Officer, telah di cek oleh Cost

Controller, persetujuan Accounting Manager dan General
Manager.

3. PURCHASE ORDER
Purchase Order dibuat oleh Bagian Purchasing dengan ketentuan sebagai
berikut :
 Tentukan supplier / vendor sesuai dengan harga yang kompetitif dan
reasonable berikut kwalitas atau standard barang yang diminta /
dibutuhkan.
 Lampirkan PR dan quotation pada PO.
 Tanda tangan Purchasing Offiser, re-check / tanda tangan Cost
Controller dengan persetujuan Accounting Manager dan General
Manager.

Note : PR / PO tidak berlaku untuk advertensi, entertainment, sumbangan,

komisi, pemesanan koran / majalah, pembayaran dokter, kontrak TV channel
dan sejenisnya.
 No. Dok. : mtm/ACCT/SOP/01
STANDART OPERASIONAL Revisi : Original
PROSEDURE Tgl. Berlaku : 1 Oktober 2010
Halaman : 5 dari 7
ML, PR, PO

VI. LAMPIRAN
DAILY MARKET LIST

PURCHASE REQUEST
 No. Dok. : mtm/ACCT/SOP/01
STANDART OPERASIONAL Revisi : Original
PROSEDURE Tgl. Berlaku : 1 Oktober 2010
Halaman : 6 dari 7
ML, PR, PO
PURCHASE ORDER
 No. Dok. : mtm/ACCT/SOP/01
STANDART OPERASIONAL Revisi : Original
PROSEDURE Tgl. Berlaku : 1 Oktober 2010
Halaman : 7 dari 7
ML, PR, PO

FLOW CHART ML dan PR

TANGGUNG JAWAB DESKRIPSI DOKUMEN

Ex.Chef / Staff yang ditunjuk ML

DH Masing-masing departemen PR

Signed by GM

Purchasing
PO AM

PURCHASING

Fax

Supplier/Vendor