MAKALAH

PENGAWASAN MANAJEMEN PERKANTORAN

“Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Mata Kuliah Manajemen Perkantoran”
Dosen Pengampu: Drs. T Darmansah, MA

Disusun Oleh :

Disusun Oleh:

Kelompok 12
Mulia Ardiansah Harahap (0307213156)
Elsa Elitia Hasibuan (0307213144)

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SUMATERA UTARA MEDAN
2022/2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kepada Allah SWT atas berkat dan rahmat kami dapat
menyelesaikan penyusunan makalah pada mata kuliah manajemen Manajemen Perkantoran yang
berjudul Pengawasan Manajemen Perkantoran.
Penyusunan makalah ini merupakan salah satu tugas untuk mata kuliah Manajemen
Perkantoran. Kami mengucapkan banyak terima kasih kapada Bapak Drs. T Darmansah, MA
selaku dosen yang telah memberikan tugas ini sehingga kami dapat menambah pengetahuan serta
wawasan sesuai dengan bidang studi yang kami tekuni.
Kami menyampaikan ucapan terima kasih yang tidak terhingga kepada pihak yang
terelibat secara langsung maupun tidak langsung, sumber-sumber materi sebagai bahan referensi
yang membantu kami dalam penyusuan makalah ini.
Dalam penulisan makalah ini mungkin masih banyak terdapat kekurangan baik dalam
materi maupun dalam penulisan. Oleh sebab itu, kritik dan saran yang sangat membangun kami
butuhkan dari semua pihak sehingga kedepan nya kami bisa menjadi lebih baik dalam menyusun
makalah.

Kelompok 12

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................... i
DAFTAR ISI................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ....................................................................................... 1
C. Tujuan Penulisan ......................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................ 3
A.Pengertian Konsep Dasar Pengawasan Manajemen Perkantoran ................ 3
B. Tujuan dan Bidang Bidang Pengawasan Manajemen Perkantoran ............. 5
C. Elemen Elemen Pengawasan Manajemen Perkantoran .............................. 8
D. Sifat, Waktu dan Mekanisme Pengawasan Manajemen Perkantoran ......... 10
BAB III PENUTUP ....................................................................................... 18
A. Kesimpulan ................................................................................................. 18
B. Saran ............................................................................................................ 18
DAFTAR PUSTAKA

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan, yang
berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi
sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu fungsi ini juga dapat digunakan untuk
memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan pada hal tersebut. Selain itu pelaporan
administrasi perkantoran juga sama pentingnya. Hal ini bertujuan untuk pertanggung jawaban
atas administrasi sebuah organisasi atau perkantoran. Tidak dilaksanakannya kedua fungsi ini
oleh seorang manajer administrasi atau lifecycle akan mengkibatkan kurang efektifnya proses
administrasi, yang ada pada gilirannya akan berpengaruh terhadap kinerja departemen, devisi
maupun stakeholders yang lain.
Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh
seorang controller (pengawas). Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi
adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan
rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan
pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau
perbaikan.
Pengkontrolan yang baik pada suatu departemen tidak berdampak optimal bagi suatu
organisasi apabila pengawasan pada departemen lainnya tidak dilakukan sebagaimana
mestinya. Untuk itulah, melakukan atandarisasi pengawasan di setiap bagian, baik yang
bersifat kualitatif maupun kuantitatif, mutlak dilakukan untuk mendapatkan tingkat kinerja
yang diharapkan. Mudah- mudahan makalah ini dapat menjadi pengantar untuk mengetahui
kepemimpinan ini dengan lebih lanjut.
B. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian Pengawasan Manajemen Perkantoran ?

2. Bagaimana Tujuan Pengawasan Manajemen Perkantoran ?

3. Bagaimana Bidang Bidang Pengawasan Manajemen Perkantoran ?

4. Bagaimana Elemen Elemen Pengawasan Manajemen Perkantoran ?

5. Bagaimana Sifat dan Waktu Manajemen Perkantoran?

1
6. Bagaimana Mekanisme Pengawasan Manajemen Perkantoran?

C. Tujuan Penulisan

1. Untuk Mengetahui Pengertian Pengawasan Manajemen Perkantoran ?

2. Untuk Mengetahui Tujuan Pengawasan Manajemen Perkantoran ?

3. Untuk Mengetahui Bidang Bidang Pengawasan Manajemen Perkantoran ?

4. Untuk Mengetahui Elemen Elemen Pengawasan Manajemen Perkantoran ?

5. Untuk Mengetahui Sifat dan Waktu Manajemen Perkantoran?

6. Untuk Mengetahui Mekanisme Pengawasan Manajemen Perkantoran?

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Konsep Dasar Pengawasan Manajemen Perkantoran

Pengawasan (Controlling) merupakan salah satu fungsi manajemen, yang dibutuhkan
untuk menjamin agar semua keputusan, rencana dan pelaksanaan kegiatan mencapai tujuan
dengan hasil yang baik dan efisien. Pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh
kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan
sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh
seorang controller (pengawas). Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi
adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan
rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan
pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau
perbaikan. Sasaran pengawasan menurut Fayol, adalah untuk menunjukkan kelemahan-
kelemahan dan kesalahan-kesalahan dengan maksud memperbaikinya dan mencegah agar
tidak terulang kembali.
Controlling atau pengawasan di dalam bahasa Arab memiliki makna yang sama
dengan kata ar-Riqobah. Di dalam al-Qur’an, kata ini disebutkan pada beberapa ayat yang
secara umum menunjukkan tentang adanya fungsi pengawasan, terutama pengawasan dari
Allah swt. Ayat-ayat tersebut di antaranya adalah:
QS. An-Nisa [4]: 1

َُّ ‫جهَا َوب‬

ًُ ‫َث ِم ْنهمَا رِج‬
‫َال َكثِيرًا‬ َ ‫حدَةُ َوخَلَقَُ ِم ْنهَا َز ْو‬ ِ ‫يََٰٓأَيُّهَا ٱل َّناسُ ٱتَّقواُ َربَّكمُ ٱلَّذِى خَلَ َقكم مِن نَّ ْفسُ َو‬
‫م َرقِيبًا‬ُْ ‫ان عَلَ ْيك‬ َُ ‫ٱّلل َك‬ َُّ ِ‫م ُۚ إ‬
َُ َّ ‫ن‬ َُ ‫َٱْلَ ْرحَا‬
ْ ‫هۦ و‬ َ ‫ٱّلل ٱلَّذِى ت‬
َُ ‫َسآَٰءَل‬
ُِ ِ‫ون ب‬ َُ َّ ُ‫ِسآَٰ ًُء ُۚ وَٱتَّقوا‬
َ ‫َون‬

Artinya : “Hai sekalian manusia, bertakwalah kepada Tuhan-mu yang telah

menciptakan kamu dari seorang diri, dan dari padanya Allah menciptakan isterinya; dan dari
pada keduanya Allah memperkembang biakkan laki-laki dan perempuan yang banyak. Dan
bertakwalah kepada Allah yang dengan (mempergunakan) nama-Nya kamu saling meminta
satu sama lain dan (peliharalah) hubungan silaturrahim. Sesungguhnya Allah selalu menjaga
dan mengawasi kamu".

3
 Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang sangat berkaitan erat dengan
pencapaian tujuan organisasi, sehingga pengawasan dalam organisasi apapun menjadi mutlak
dilakukan. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Terry, (Terry, 2007:15) yang mengatakan
bahwa: “Dalam rangka pencapaian tujuan suatu organisasi, termasuk negara sebagai
organisasi kekuasaan terbesar seyogyanya menjalankan fungsi-fungsi manajemen yang terdiri
dari: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), memberi dorongan (actuating),
dan pengawasan (controlling)” (Terry, 2007:15). Menurutnya, pengawasan sebagai upaya
kontrol birokrasi ataupun organisasi harus dilaksanakan dengan baik, karena: “Apabila tidak
dilaksanakan, cepat atau lambat akan mengakibatkan mati/hancurnya suatu organisasi atau
birokrasi itu sendiri”
Hal tersebut juga didukung oleh Situmorang (Situmorang, 2005:8) dalam bukunya
Aspek Hukum Pengawasan Melekat dalam Lingkungan Aparatur Pemerintah, yang
mengatakan bahwa: “Sebagai salah satu fungsi manajemen, mekanisme pengawasan suatu
organisasi memang mutlak diperlukan. Pelaksanaan suatu rencana dan program tanpa diiringi
dengan suatu sistem pengawasan yang intensif dan berkesinambungan jelas akan
mengakibatkan lambatnya, atau bahkan tidak *tercapainya sasaran dan tujuan yang telah
ditentukan.”
Pendapat yang sama juga dikemukakan oleh Mc. Farland seperti yang dikutip
Handayaningrat sebagai berikut: “Control is the process by which an executive gets the
performance of his subordinate to correspond as closely as posible to chosen plans, orders,
objectives, or policies. (Pengawasan ialah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui
apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana,
perintah, tujuan atau kebijaksanaan yang telah ditentukan).
Menurut Harahap (2001 : 14), Pengawasan adalah keseluruhan sistem, teknik, cara
yang mungkin dapat digunakan oleh seorang atasan untuk menjamin agar segala aktivitas
yang dilakukan oleh dan dalam organisasi benar-benar menerapkan prinsip efisiensi dan
mengarah pada upaya mencapai keseluruhan tujuan organisasi.
Sedangkan menurut Maringan (2004 : 61), pengawasan adalah proses dimana
pimpinan ingin mengetahui hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan bawahan sesuai
dengan rencana, perintah, tujuan, kebijakan yang telah ditentukan. Selain itu menurut Dessler
(2009 : 2), menyatakan bahwa pengawasan (Controlling) merupakan penyusunan standar -
seperti kuota penjualan, standar kualitas, atau level produksi; pemeriksaan untuk mengkaji
prestasi kerja aktual dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan; mengadakan
tindakan korektif yang diperlukan.

4
B. Tujuan dan Bidang bidang Pengawasan Manajemen Perkantoran
• Tujuan Pengawasan Manajemen Perkantoran

Menurut Husnaini (2001 : 400), tujuan pengawasan adalah sebagai berikut :

1. Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan,
dan hambatan.
2. Mencegah terulang kembalinya kesalahan, penyimpangan, pemborosan, danhambatan.3.
Meningkatkan kelancaran operasi perusahaan. Melakukan tindakan koreksi terhadap
kesalahan yang dilakukan dalam pencapaian kerja yang baik.
3. Meningkatkan kelancaran operasi perusahaan. Melakukan tindakan koreksi terhadap
kesalahan yang dilakukan dalam pencapaian kerja yang baik

Menurut Maringan (2004 : 62), Pengawasan terbagi 4 yaitu:

a. Pengawasan dari dalam perusahaanPengawasan yang dilakukan ole atasan untuk
mengumpul data atau informasi yang diperlukan oleh perusahaan untuk menilai kemajuan
dan kemunduran perusahaan.
b. Pengawasan dari luar perusahaan Pengawasan yang dilakukan oleh unit diluar perusahaan .
Ini untuk kepentingan tertentu.
c. Pengawasan Preventif Pengawasan dilakukan sebelum rencana itu dilaksakaan. Dengan
tujuan untuk mengacah terjadinya kesalahan/kekeliruan dalam pelaksanaan kerja.
d. Pengawasan Represif Pengawasan Yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan
agar hasilnya sesuai dengan yang direncanakan.

Menurut Griffin (2000:156), tujuan dari fungsi pengawasan dibagi menjadi empat
bagian, yaitu:
1) Adaptasi Lingkungan
Adaptasi Lingkungan bermaksud agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan
perubahan yang terjadi dilingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal
maupun lingkungan eksternal.dengan demikianfungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk
memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang telah ditetapkan,
akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, karena
sangat memungkinkan perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan terjadi

5
memungkinkan perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan terjadi berbagai
perubahan dilingkungan yang dihadapi perusahaan.
2) Meminimumkan Kegagalan
Meminimumkan Kegagalan maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan kegiatan
produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin oleh karena itu
perusahaaan perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat
diminimumkan.
3) Meminimumkan Biaya
Meminimumkan Biaya maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan
maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan.maka untuk
meminimumkan biaya sangat diperlukan adalah pengawasan.
4) Antisipasi Kompleksitas Organisasi,
Antisipasi Kompleksitas Organisasi maksudnya adalah agar perusahaan dapat
mengantispasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks kompleksitas tersebut mulai dari
pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur yang terkait
denganmanajemen organisasi.

Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas. maka pengawasan bertujuan:
1) Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul.
2) Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada.
3) Mencegah penyimpangan
4) Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana,
5) Memperoleh efisiensi dan efektifitas.
6) Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab.

Di dalam al-Qur’an, fungsi pengawasan dapat terungkap di antaranya pada QS. As-Shof: 3:

َُ ‫ٱّلل أَن تَقولواُ مَا‬

َ ‫ل تَ ْفعَل‬
ُ‫ون‬ ُِ َّ ‫د‬
َُ ‫َكب َُر َم ْق ًتا عِن‬

Artinya : “Amat besar kebencian di sisi Allah bahwa kamu mengatakan apa-apa yang
tidak kamu kerjakan.”
Ayat tersebut memberikan ancaman dan peringatan terhadap orang yang mengabaikan
pengawasan terhadap perbuatannya. Selain ayat tersebut, terdapat beberapa ayat yang
menjelaskan tentang pengawasan antara lain dalam QS. al-Sajdah: 5
6
 َ ‫ما تَعُ ُّد‬
ُ‫ون‬ َ َُ‫ان ِم ْقدَار َُٰٓهۥ أَ ْلف‬
َّ ‫سنَةُ ِم‬ َُّ ‫ٱْلَرْضُِ ث‬
ُِ ‫م يَ ْعرجُ إِ َل ْي‬
َُ ‫ه فِى يَ ْومُ َك‬ ْ ‫مآَٰ ُِء إِ َلى‬ َّ
َ ‫ٱلس‬ َُ‫ٱْلَ ْم َُر مِن‬
ْ ُ‫يدَبِر‬

Artinya : “Dia mengatur urusan dari langit ke bumi, kemudian (urusan) itu naik
kepada-Nya dalam satu hari yang kadarnya adalah seribu tahun menurut perhitunganmu.”
Kandungan ayat di atas menjelaskan bahwa Allah SWT adalah pengatur alam. Keteraturan
alam raya ini, merupakan bukti kebesaran Allah swt dalam mengelola alam ini.

• Bidang-Bidang Pengawasan Manajemen Perkantoran

Dalam kenyataannya pengawasan tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di
perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat
pengawasan dapat dilakukan pada bidang:
1) Produksi
Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari pembeli, kemudian
melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini meliputi pula
pengawasan persediaan barang dan pengawasan kualitas serta kuantitas produk.
2) Pemasaran
Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen. Oleh
karena itu biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi adakalanya bagi perusahaan yang
cukup besar sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan mengumpulkan informasi dari pasar.
3) Keuangan
Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan
pengawasan yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam masalah
keuangan yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang digunakan.
4) Personalia
Bidang ini merupakan factor penting yang akan ikut menentukan tercapainya tujuan
suatu organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas dari bidang ini
adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan pegawai
agar mampu menyelesaikan tugas- tugasnya secara efektif dan efisien guna menunjang
tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi.
5) Administrasi (Perkantoran)
Bidang ini merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan perusahaan
dapat tercapai dan karyawan merasa puas.
7
 Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa aspek yaitu sebagai berikut:
1) Ditinjau dari fokusnya, pengawasan terdiri dari:
a. Pengawasan pendahuluan (preliminary control)
Pengawasan ini memastikan bahwa sebelum kegiatan dimulai, maka sumber daya manusia,
bahan dan modal yang diperlukan sudah dianggarkan.
b. Pengawasan bersamaan (concurret control) Pengawasan bersama memantau operasi yang
berjalan untuk memastikan bahwa berbagai tujuan tengah direalisasikan. Pengendaliaan
bersamaan terutama diimplementasikan melalui kegiatan penyelidikan dari para manajer.
c. Pengawasan umpan balik (feedback control) Sistem pengawasan umpan balik biasanya
berfokus pada hasil-hasil akhir sebagai dasar perbaikan berbagai tindakan masa depan.

2) Dilihat dari objeknya, pengawasan terdiri dari:

a. Pengawasan administrative
Pengawasan yang dilakukan pada bidang atau bagian pekerjaan yang
fungsinya dikategorikan sebagai tugas administrasi dalam suatu organisasi. misalnya pada
bagian keuangan, bagian personalia.
b. Pengawasan operatif
Pengawasan yang dilakukan pada bidang atau bagian yang fungsinyamelaksanakan pekerjaan
operatif dalam suatu organisasi, bagian pabrik, bagian pemasaran, maintenance, dan lain-lain.

3) Dilihat dari subjeknya, pengawasan terdin dari:

a. Pengawasan intern
Pengawasan yang dilakukan khusus ditujukan pada pelaku-pelaku dan fungsi-fungsi yang
berada didalam organisasi.
b. Pengawasan ekstern Pengawasan yang dilakukan khusus ditujukan pada subjek atau faktor-
faktor dan fungsi-fungsi yang berada diluar organisasi.

C. Elemen-Elemen Pengawasan Manajemen Perkantoran

Esensi kontrol terletak pada pengawasan langkah-langkah yang ada dikaitkan dengan
hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses perencanaan. Elemen-elemen esensial
dalam tiap sistem kontrol adalah:
1) Tujuan yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, kebijaksanaan, standar,
norma, aturan keputusan, kriteria, atau tolak ukur.

8
 Elemen ini menuntut perhatian akan masa yang akan datang atas apa yang diinginkan
dan apa yang diharapkan, Usaha untuk meramalkan kejadian yang akan datang merupakan
dasar untuk menafsirkan kejadian yang aktual sedang berjalan. Ramalan yang lemah
sekalipun, merupakan kerangka kerja untuk lebih baik memahami pengalaman. Kriteria yang
ditentukan sebelumnya dapat diterapkan dengan bebas. Tujuannya bisa dinilai oleh orang
lain, baik atau tidak baik.

2) Alat pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan (bila mungkin secara kuantitatif).
Langkah ini pada umumnya menuntut perhatian khusus dan pengeluaran. karena
pencatatan dan laporan-laporan haruslah disusun untuk menyampaikan informasi dalam
bentuk yang cocok untuk sistem kontrol. Pengukuran- pengukuran prestasi aktual harus
dalam unit sama dengan yang ditentukan kriteria sebelumnya. Pelaporan prestasi aktual yang
benar menaikkan nilai sistem kontrol. Perbaikan- perbaikan dalam pemprosesan data yang
baru ini meningkatkan kecepatan pelaporan data-data tersebut.

3) Alat untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria

Teknik tersebut seperti ratio, kecenderungan, ekuasi matematis, dan peta- peta
membantu mengartikan pengukuran-pengukuran prestasi aktual dengan menunjukan
hubungan antara pengalaman aktual atas kriteria yang ditetapkan terdahulu. Gunanya
pembandingan prestasi yang lalu dengan prestasi yang sudah direncanakan ialah tidak hanya
untuk mengetahui apabila ada kesalahan tetapi juga untuk memungkinkan manajer
meramalkan problem di masa datang.

4) Beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan seperti untuk mencapai hasil
yang diinginkan.
Suatu sistem kontrol ialah tahap membuat koreksi. Elemen keempat ini melibatkan
suatu keputusan untuk tidak melakukan kegiatan apapun apabila prestasi "tidak terkontrol".
Dua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi manajer dalam mengambil tindakan korektif
ialah:
1) Mengambil tindakan justru ketika tidak diperlukan.
2) Salah mengambil langkah justru ketika langkah korektif diperlukan.
Suatu sistem kontrol yang baik harus memberikan beberapa dasar yang membantu
manajer mengestimasikan resiko-resikonya sehubungan dengan tipe- tipe kekeliruan di atas.

9
Sudah barang tentu, tes akhir suatu sistem kontrol ialah tindakan korektifnya jatuh pada
waktu yang tepat.

D. Sifat, Waktu dan Mekanisme Pengawasan Manajemen Perkantoran

•Pengawasan Menurut Sifatnya
a. Pengawasan preventif.
Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum dimulainya suatu
kegiatan atau sebelum terjadinya pengeluaran keuangan. Tujuan pengawasan ini adalah :
1) Mencegah terjadinya tindakan-tindakan yang menyimpang dari dasar yang telah
ditentukan.
2) Memberikan pedoman bagi terselenggaranya pelaksanaan kegiatan secara efisien dan
efektif.
3) Menentukan kewenangan dan tanggung jawab sebagai instans 10 sehunbungan dengan
tugas yang harus dilaksanakan.

b. Pengawasan Detektif
Pengawasan detektif adalah suatu bentuk pengawasan yang dilakukan dengan
meneliti dan mengevaluasi dokumen-dokumen laporan pertanggungjawaban Bendaharawan.
Berdasarkan cara melakukan pengawasan detektif dibedakan menjadi dua, yaitu :

1) Pengawasan dari jauh.

Pengawasan dilakukan dengan cara meneliti laporan pertanggung jawaban Bendahawan,
beserta bukti-bukti pendukungnya.

2) Pengawasan dari dekat.

Pengawasan dilakukan di tempat diselenggaranya kegiatan administrasi.

3. Pengawasan Menurut Ruang Lingkupnya

a. Pengawasan Internal.
Pegawasan internal dibagi menjadi dua yaitu pengawasan dalam arti sempit, yaitu
pengawasan internal yang dilakukan aparat yang berasal dari internal lingkungan Departemen
atau Lembaga yang diawasi.

10
 Sedangkan pengawasan internal dalam arti luas adalah pengawasan internal yang
dilakukan oleh aparat pengawas yang berasal dari lembaga khusus pengawas yang dibentuk
secara internal oleh Pemerintah atau lembaga Eksekutif.
b. Pengawasan Eksternal Adalah suatu bentuk pengawasan yang dilakukan oleh suatu unit
pengawas yang sama sekali berasal dari lingkungan organisasi eksekutif.

4. Pengawasan Menurut Metode Pengawasannya

a. Pengawasan Melekat
Pengawasan melekat adalah pengawasan yang dilakukan oleh Pimpinan atau atasan
langsung suatu organisasi atau unit kerja terhadap bawahannya dengan tujuan untuk
mengetahui atau menilai program kerja yang ditetapkan telah dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Pengawasan Fungsional
Adalah pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawas fungsional, baik yang
berasal dari internal Pemerintah, maupun dari lingkungan eksternal Pemerintah. Pengawasan
merupakan salah satu fungsi organik administrasi dan manajemen, karena apabila fungsi ini
tidak dilaksanakan, cepat atau lambat akan menyebabkan matinya/hancurnya suatu
organisasi. Karena itu agar pengawasan mendapatkan hasil yang diharapkan, pimpinan suatu
organisasi harus mengetahui ciri-ciri suatu proses pengawasan.

Ciri-ciri itu menurut Rahardjo (2012:193) ialah:

1. Pengawasan harus bersifat fact finding arti bahwa pelaksanaan fungsi pengawasan harus
menemukan fakta-fakta tentang bagaimana tugas-tugas 11dijalankan dalam organisasi.
2. Pengawasan harus bersifat preventif yang berarti bahwa proses pengawasan itu dijalankan
untuk mencegah timbulnya penyimpanganpemyimpangan dan penyelewengan-
penyelewengan dari rencana yang telah ditentukan.
3. Pengawasan diarahkan pada masa sekarang yang berarti bahwa pengawasan hanya dapat
ditujukan terhadap kegiatan-kegiatan yang kini sedang dilaksanakan.
4. Pengawasan hanyalah sekedar alat untuk meningkatkan efisiensi.
Pengawasan tidak boleh dipandang sebagai tujuan.
5. Karena pengawasan hanya sekedar alat administrasi dan manajemen, maka pelaksanaan
pengawasan itu harus mempermudah tercapainya tujuan.
6. Pelaksanaan harus efisien. Jangan sampai terjadi pengawasan malahan menghambat usaha
peningkatan efisiensi.

11
7. Pengawasan tidak dimaksudkan untuk terutama menentukan siapa yang salah jika tidak
ada ketidakberesan, akan tetapi untuk menemukan apa yang tidak betul.
8. Pengawasan harus bersifat membimbing agar supaya para pelaksana meningkatkan
kemampuannya untuk melakukan tugas yang ditentukan baginya. 12

Didalam buku juga dijelaskan sifat dan waktu pengawasan yaitu

1) Preventif Control Pengawasan yang dilakukan maksud sebelum kegiatan tidak terjadi
supaya dikerjakan dengan penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan
menggunakan beberapa cara, yaitu :
a) Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau
dibuat tata tertib.
b) Membuat pedoman-pedoman kerja.
c) Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pembuat kesalahan.
d) Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.
e) Mengorganisasikan segala macam kegiatan.
f) Menentukan sistem koordinasi pemeriksaan pelaporan

2) Represive Control
Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan
kegiatan, agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran dapat tercapai. Hal ini
bisa dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
a) Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah ditentukan.
b) Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan dan mencari solusinya.
c) Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para
penanggungjawabnya.
d) Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan.
e) Menilai kembali ditentukan.

3) Pengawasan yang dilakukan di tengah proses penyimpangan terjadi

Pengawasan ini penyimpangan yang dilakukan di tengah proses terjadi untuk
menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
4) Pengawasan berkala

12
 Pengawasan berkala yaitu pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali
atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.
5) Pengawasan mendadak
Pengawasan mendadak ialah pengawasan yang dilakukan secara mendadak tanpa ada
pemberitahuan terlebih dahulu.

Dalam pelaksanaan pengawasan yang harus diperhatikan beberapa hal sebagai

berikut:
a. Akurat; setiap data harus akurat, jika tidak mengakibatkan organisasi tidak tepat dalam
mengambil keputusan untuk mengoreksi suatu penyimpangan.
b. Tepat waktu; informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan dievaluasi jika hendak diambil
tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan.
c. Obyektif dan Komprehensif informasi dalam sistem pengawasan harus dapat dipahami dan
dianggap obyektif oleh individu yang menggunakannya.
d. Dipusatkan pada titik pengawasan strategis; sistem pengawasan sebaiknya dipusatkan pada
daerah yang paling banyak kemungkinan akan terjadi penyimpangan dari standart.
e. Ekonomis; biaya untuk implementasi sistem sebaiknya lebih kecil daripada keuntungan
yang diperoleh dari sistem itu.
f. Fleksibel; sistem harus fleksibel agar organisasi lebih mudah bertindak untuk mengatasi
perubahan yang kurang menguntungkan kesempatan baru. atau memanfaatkan kesempatan
g. Dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi; idealnya jika sistem tersebut dapat
menghasilkan prestasi yang tinggi diantara para anggota membangkitkan perasaan bahwa
organisasi dengan mereka memiliki otonomi, tanggung jawab dan kesempatan untuk
mencapai tujuan.
h. Dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi. Hal ini disebabkan oleh:
~Setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan
seluruh operasi.
~ Informasi pengawasan harus sampai kepada orang yang memerlukannya.

•Selain daripada itu, pelaksanaan pengawasan harus juga memperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
1) Pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan. Untuk masing-masing
pengawasannya pun berbedaa-beda, antara organisasi kecil dan besar juga berbeda. kegiatan
cara

13
2) Pengawasan harus segera melaporkan setiap ade penyimpangan, jika ada penyimpangan
yang terlambat diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan memperumit tindakan korektif
yang akan dilakukan.
3) Pengawasan harus berorientasi jauh ke depan
4) Manajemen perlu membuat perkiraan situasi yang mungkin akanterjadi pada organisasi di
masa depan harus akurat dan obyektif.
5) Pengawasan Dalam melakukan pengawasan, perlu dicari alternatif-alternatif rencana untuk
situasi yang memungkinkan.
6) Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. Jika satu bagian membuat kekeliruan,
maka hal itu harus diatasi bersama-sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu kesatuan
organisasi.

Selanjutnya langkah-langkah dan proses pengawasan harus dilaksanakan dengan cara:

a) Menetapkan standard dan metode untuk mengukurprestasi. Misalkan beberapa target yang
harus dicapai/ beberapa jumlah produksi yang harus dicapai:
b) Mengukur prestasi kerja, hal ini merupakan proses yang berkesinambungan dan berulang-
ulang yang frekuensinya tergantung pada jenis aktiitasnya, sebaiknya dilakukan dengan
segera agar waktunya tidak terlalu panjang;
c) Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar;
d) Merupakan kelanjutan dari kedua langkah terdahulu yaitu membandingkan antara langkah
pertama dan langkah kedua dan Mengambil tindakan korektif, apabila tidak ada
penyimpangan pada langkah pertama dan kedua maka manajemen tidak perlu melakukan
tindakan apa-apa.

Tapi jika sebaliknya, maka manajemen perlu melakukan tindakan korektif.

1) Preventif control, adalah pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk
menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya.

2) Repressive control, adalah pengawasan yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam
pelaksanaannya, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga hasilnya
sesuai dengan diinginkan

3) Pengawasan saat proses penyimpangan dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.

14
4) Pengawasan berkala, adalah pengawasan yang dilakukan secara berkala misalnya per
bulan, per semester, dan lain-lain.

5) Pengawasan mendadak (sidak), adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak

untuk mengetahui apa pelaksanaan atau peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan atau tidak
dilaksanakan dengan baik. Pengawasan mendadak ini sekali-kali perlu dilakukan, supaya
kedisiplinan karyawan tetap terjaga baik.

6) Pengamatan melekat (waskat) adalah pengawasan yang dilakukan secara integratif mulai
dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.

•Waktu pengawasan yang efektif:

Pengawasan yang efektif berarti pengawasan yang tepat sesuai dengan proses yang
harus dilaluinya, tanpa menyimpang dari sistem yang dianut, sehingga tahapan yang
dilaluinya benar. Sistem pengawasan yang efektif mempunyai karakteristik:

1) Akurat (accurate)
Ketidakakuratan data akan menyebabkan kesalahan dalam menarikkesimpulan, bahkan dapat
menimbulkan kesalahan yang tidak perlu.

2) Secara Ekonomi Realistik (ekonomically reslistic)

Pengeluaran biaya untuk implementasi pengawasan harus ditekan seminimum mungkin,
sehingga terhindar dari pemborosan yang tak berguna.

3) Tepat Waktu (timely)

Sistem pengawasan akan efektif jika dilakukan dengan cepat disaat penyimpangan diketahui.
Jika terjadi keterlambatan dalam reaksi terhadap penyimpangan, kerugian yang dihadapi akan
semakin besar.

4) Realistik Secara Organisasi (Organizationally realisticy

Sistem pengawasan harus dapat digabungkan dengan realitas organisasi. Misalkan individu
harus dapat melihat hubungan antara tingkat prestasi yang harus dicapainya dan imbalan yang
akan menyusul kemudian.

15
5) Dipusatkan pada pengawasan strategis (focused on strategic control Pengawasan
hendaknya diarahkan pada titik-titik kunci (yang memiliki points) nilai strategis) sehingga
penyimpangan di bidang ini cepat diketahui dan dapat dihindarkan timbulnya kegagalan
pencapaian tujuan.

6) Terkoordinasi dengan arus kerja organisasi (coordinated with the organization's work
flow)

7) Objektif dan Komprehensif (objective and Comprehensible) Makin objektif sistem

pengawasan, makin besar kemungkinannya bahwa individu dengan sadar dan efektif akan
merespon informasi yang diterima,demikian pula sebaliknya.

8) Fleksibel (flexible) Sistem pengawasan harus memiliki tingkat keluwesan yang tinggi.
sehingga standar-standar pengawasan tetap dapat dipergunakan meskipun situasi dan konsisi
berubah.

9) Diterima para anggota organisasi (accepted by organization members) Sistem pengawasan

hendaknya dijelaskan terlebih dahulu kepada semua anggota organisasi.

• Mekanisme Pengawasan Manajemen Perkantoran

Berikut ini merupakan cara pelaksanaan pengawasan yang baik dan harus
diperhatikan, yaitu:
1) Pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan. Untuk masing-masing
kegiatan cara pengawasannya pun berbeda-beda, antara organisasi kecil dan besar juga
berbeda.

2) Pengawasan harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, jika ada penyimpangan
yang terlambat diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan memperumit tindakan korektif
yang akan dilakukan.

3) Pengawasan harus berorientasi jauh ke depan. Manajemen perlu membuat perkiraan situasi
yang mungkin akan terjadi pada organisasi di masa depan.

16
4) Pengawasan harus akurat dan obyektif Agar pengawasan menjadi obyektif, maka mutlak
diperlukan suatu ukuran sebagi pedoman pelaksanaannya.

5) Pengawasan harus fleksibel. Dalam melakukan pengawasan, perlu dicari alternatif-

alternatif rencana untuk situasi yang memungkinkan.

6) Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. Jika satu bagian membuat kekeliruan,
maka hal itu harus diatasi bersama-sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu kesatuan
organisasi

Selanjutnya, langkah-langkah pengawasan harus dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1) Menetapkan standard and metode untuk mengukur prestasi. Misalkan beberapa target yang
harus dicapai beberapa jumlah produksi yang harus
dicapai.

2) Mengukur prestasi kerja, hal ini merupakan proses yang berkesinambungan dan berulang-
ulang yang frekuensinya tergantung pada jenis aktiitasnya, sebaiknya dilakukan dengan
segera agar waktunya tidak terlalu panjang.

3) Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar

4) Merupakan kelanjutan dari kedua langkah terdahulu yaitu membandingkan antara langkah
pertama dan langkah kedua.

5) Mengambil tindakan korektif, apabila tidak ada penyimpangan pada langkah pertama dan
kedua maka manajemen tidak perlu melakukan tindakan apa-apa. Tapi jika sebaliknya, maka
manajemen perlu melakukan tindakan korektif. Tindakan ini dapat berupa perubahan aktifitas
organisasi atau pada standar kerja yang telah ditetapkan semula.

17
 BAB III
PENUTUP

A.Kesimpulan
Pengawasan (Controlling) merupakan salah satu fungsi manajemen, yang dibutuhkan
untuk menjamin agar semua keputusan, rencana dan pelaksanaan kegiatan mencapai tujuan
dengan hasil yang baik dan efisien. Pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh
kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan
sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengawasan memiliki tujuan untuk menemukan kemacetan, mencegah

penyimpangan, melakukan koreksi, memperoleh efisiensi dan efektifitas, dan mempertebal
rasa tanggung jawab dan dapat dilakukan pada bidang produksi, pemasaran, keuangan,
personalia, dan administrasi.

Sifat dan waktu pengawasan (control) dibedakan atas preventive control, represive
control, pengawasan yang dilakukan tengah proses penyimpangan terjadi, pengendalian
berkala, dan pengendalian mendadak.

B. Saran
Penulis menyadari bahwa makalah diatas banyak sekali kesalahan dan jauh dari
kesempurnaan. Penulis akan memperbaiki makalah tersebut dengan berpedoman pada banyak
sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan
saran mengenai pembahasan makalah dalam kesimpulan di atas.

18
 DAFTAR PUSTAKA

Amirulloh. 2015. Pengantar Manajemen Fungsi, Proses, Pengawasan. Jakarta: Mitra Wacana
Media.
Darmansah, Tengku 2019, Manajemen Perkantoran. Medan: Lembaga Peduli Pengembangan
Pendidikan Indonesia (LPPPI).
Rahmawati. 2014. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta: Graha Ilmu
Sayuti, Abdul Jalaludin. 2013. Manajemen Kantor Praktis. Bandung: Alfabeta Siagian,
Sondang P. 2007.
Fungsi-Fungsi Manajerial. Jakarta: Bumi Aksara. Sukoco. Badri Munir. 2005. Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga
Syamsi, Ibnu 1994. Pokok-Pokok Organisasi & Manajemen. Jakarta: Rincka Cipta.
Noer Rohmah. 2019, Pengawasan Pendidikan Dalam Persfektif Al-Qur'an Dan Hadist,
Tarbiyatuna: Jurnal Pendidikan Ilmiah Vol. 4 No. 2 Manajemen Perkantoran
Yeni Rachmawati. 2008, Manajemen Perkantoran, Prenada Media. Jakarta

19