TCK Digitalisasi Dok Dan Data Pertanahan 2023

KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/
BADAN PERTANAHAN NASIONAL

SEKRETARIAT JENDERAL
Jdan Sisingamaqada I'lonnr 2 Jakarta Selatan 12014 Kdk Pos 1403 Tdepon: 722&101, 7393939 emd: sutd@*bpn.go.id
Nomor $/ rxot otf not

/v, ltort ,"1rr1", tt jwt'r 1Ct3
Sifat Segera
Lampiran 1 (satu) berkas
Hal Penyampaian Tata Cara Ke{a
Digitalisasi Dokumen dan Validasi
Data Pertanahan Tahun Anggaran
2023
Yth. Para Kepala Kantor Wilayal

Badan Pertanahan Nasional
di Seluruh Indonesia
Dalam rangka kegiatan Digitalisasi Dokr:-men dan Validasi Data
Pertanahan Tahun Anggaran 2023, bersama ini disampaikan Tata Cara Kerja
Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data Pertanahan Tahun Anggaran 2O23
sslagairnana terlampir yang dapat digunakan untuk dijadikan pedoman dalam
pelaksanaan peke{aan tersebul
Demikian untuk menjadi perhatian.
a.n. Menteri Agraria Ruang/

Kepala Badan nal
Plt. !a
Suyus f,
NIP. 196706 T]VA I,IAT
Tembusan:
1. Menteri Agrari^ dan Tata Ruang/ Kepala Badan Pertanahan Nasional, di
Jakarta;
2. Wakil Menteri Agrada dan Tata Ruang/wakif Kepata Badan Pertanahan
Nasional, di Jakarta.
//,/gai Pa/,xArl f,,"p"rrg"

DIGITALISASI
DOKUMEN DAN
VALIDASI DATA
PERTANAHAN
TATA CARA
KERJA
r_\
7
Kementeria n
ATR/B PN
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Allah SwT karena berkat rahmat dan perkenan-Nya
penyusunan Tata Cara Kerja Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data Pertanahan ini
dapat diselesaikan dengan baik. Tata Cara Kerja ini disusun dalnm rangka
memberikan panduan pelaksanaan kegiatan Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data
Pertanal.an yang berisi standar minimal dan kriteria telmis dalam pelaksanaan
kegiatan Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data Pertanahan yang harus dipenuhi.
Digitalisasi Dokurnen dan Validasi Data Pertanahan merupakan kegiatan yang

berkesina-mbungan dan terpadu dalam upaya membangun data elektronik pertanahan
yang akuntabel. Berkenaan dengan hal tersebut di atas diperlukan Tata Cara Kerja
dalam pelaksanaannya.
Akhirnya, dengan adanya Tata Cara Kerja ini diharapkan pelaksanaan kegiatan
Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data Pertanahan dapat dilaksanakan sesuai
dengan target yang telah ditetapkan serta menghasilkan data dan informasi yang
terstandar, komprehensif, dan terintegrasi yang dapat berkontribusi terhadap
pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional dalern rangka menyukseskan program-progra-m pemerintah,
baik yang berskala sektoral, regional maupun nasional.
Demikian untuk dapat dipedomani dalam pelaksanaan tugas.
Jakarta, 2023
Plt. Sekretaris J
Suyus indayana
NIP. 19670617199303100r
I
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................. i

DAFTAR ISI ....................................................................................................... ii
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... iii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ iii
DAFTAR TABEL ............................................................................................... iv
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1

1.1. UMUM................................................................................................ 1
1.2. DASAR HUKUM.................................................................................. 2
1.3. MAKSUD DAN TUJUAN ...................................................................... 4
1.4. RUANG LINGKUP ............................................................................... 5
1.5. DEFINISI ............................................................................................ 5
1.6. PENERIMA MANFAAT......................................................................... 6
1.7. PENYELENGGARAAN KEGIATAN DIGITALISASI DOKUMEN DAN
VALIDASI DATA PERTANAHAN ........................................................... 6
1.8. ORGANISASI PENYELENGGARA KEGIATAN ....................................... 8
1.9. MEKANISME PENYELENGGARAAN KEGIATAN .................................. 9
1.10. LOKASI PELAKSANAAN KEGIATAN DIGITALISASI DOKUMEN
PERTANAHAN .................................................................................. 10
BAB II DIGITALISASI DOKUMEN PERTANAHAN.............................................. 11

2.1. GAMBARAN UMUM .......................................................................... 11
2.2. SASARAN ......................................................................................... 15
2.3. MANFAAT ......................................................................................... 16
2.4. SPESIFIKASI TEKNIS ....................................................................... 16
2.5. PROSEDUR DAN TAHAP PELAKSANAAN .......................................... 18
BAB III VALIDASI DATA PERTANAHAN .......................................................... 35

3.1. LATAR BELAKANG ........................................................................... 35
3.2. GAMBARAN UMUM .......................................................................... 35
3.3. SASARAN ......................................................................................... 37
3.4. MANFAAT ......................................................................................... 38
3.5. SPESIFIKASI TEKNIS ....................................................................... 38
3.6. PROSEDUR DAN TAHAPAN PELAKSANAAN ..................................... 41
3.7. PEMELIHARAAN BASIS DATA PERTANAHAN ................................... 54
3.8. KELENGKAPAN DATA ...................................................................... 54
BAB IV PENUTUP ............................................................................................ 57
ii
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A CONTOH SURAT KEPUTUSAN PEMBENTUKAN TIM SWAKELOLA......... 58

LAMPIRAN B FORM 1 HASIL INVENTARISASI............................................................. 60
LAMPIRAN C FORM 2 KARTU KENDALI DOKUMEN/ARSIP ........................................ 61
LAMPIRAN D FORM 3 REKAP PROGRES PEKERJAAN ................................................ 62
LAMPIRAN E FORM 3a DETAIL PROGRES PEKERJAAN ............................................. 63
LAMPIRAN F FORM 4 DAFTAR PENCARIAN DOKUMEN ............................................. 64
LAMPIRAN G FORM 5 BERITA ACARA SERAH TERIMA/PEMINDAHAN DOKUMEN
PERTANAHAN ............................................................................................................. 65
LAMPIRAN H FORM 6 DAFTAR DOKUMEN YANG DIPINDAHKAN ............................... 66
LAMPIRAN I DAFTAR CEKLIST SAMPEL BUKU TANAH DAN SURAT UKUR ................ 67
LAMPIRAN J BERITA ACARA PENELITIAN VALIDASI BUKU TANAH DAN SURAT UKUR
................................................................................................................................... 68
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 1 STRUKTUR ORGANISASI PENYELENGGARA ........................…………………8
GAMBAR 2 ROADMAP TRANSFORMASI PELAYANAN PERTANAHAN…………. ............ 11
GAMBAR 3 DIAGRAM ALUR DIGITALISASI DOKUMEN PERTANAHAN……….. ............ 18
GAMBAR 4 CONTOH STEMPEL SCANNING/ALIH MEDIA........................................... 23
GAMBAR 5 CONTOH STEMPEL ELEKTRONIK ............................................................ 28
GAMBAR 6 CONTOH STEMPEL PADA DOKUMEN PERTANAHAN……….. ................... 29
GAMBAR 7 TAMPILAN UTAMA APLIKASI MANAJEMEN DOKUMEN ………… .............. 31
GAMBAR 8 PROSES PEMILIHAN MENU WARKAH DI302 ………………… .................... 32
GAMBAR 9 TAMPILAN MENU WARKAH DI302 ………………………………………………...32
GAMBAR 10 PROSES TAMBAH WARKAH DI302 BARU ………………………………………33
GAMBAR 11 PROSES PEMILIHAN FILE YANG AKAN DIUNGGAH …………….. ............ 33
GAMBAR 12 TAMPILAN FILE WARKAH PENGUKURAN …………………… .................... 34
GAMBAR 13 TAMPILAN DOKUMEN BERHASIL DIUNGGAH ……………....................... 34
GAMBAR 14 DIAGRAM ALUR DIGITALISASI DOKUMEN PERTANAHAN. .................... 41
GAMBAR 15 KUALITAS DATA PADA APLIKASI KKP .................................................... 43
GAMBAR 16 TAMPILAN HASIL VALIDASI DATA TEKSTUAL BUKU TANAH DI APLIKASI
KKP ............................................................................................................................. 46
GAMBAR 17 TAMPILAN MENU DARI BUKU TANAH DI APLIKASI KKP ........................ 46
iii
GAMBAR 18 NOTIFIKASI BUKA VALIDASI BUKU TANAH ........................................... 47
GAMBAR 19 MENU KONTER DESA/KELURAHAN ...................................................... 47
GAMBAR 20 PROSES PEMBUKUAN BUKU TANAH…………………………………………… 48
GAMBAR 21 PROSES PEMBUATAN BUKU TANAH BARU…………………………………… 48
GAMBAR 22 MENU SURAT UKUR………………………………………………………………… 49
GAMBAR 23 HASIL VALIDASI SURAT UKUR…………………………………………………… 49
GAMBAR 24 NOTIFIKASI PROSES BUKA VALIDASI SURAT UKUR………………………..50
GAMBAR 25 CONTOH STEMPEL VALIDASI/ENTRI DATA…………………………………...50
GAMBAR 26 ALUR KERJA KONTROL KUALITAS VALIDASI………………………………… 53
DAFTAR TABEL
TABEL 1 TUGAS DAN KEANGGOTAAN TIM PENYELENGGARA…………………...…........ 9

TABEL 2 SPESIFIKASI TEKNIS PERSONIL DIGITALISASI………...................................17
TABEL 3 SISTEM PENAMAAN FILE…………………………………………………………........24
TABEL 4 SPESIFIKASI TEKNIS PERSONIL VALIDASI…………………………………………39
TABEL 5 KRITERIA DATA BT/SU YANG DIVALIDASI..................................................42
iv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. UMUM
Kemajuan teknologi komunikasi dan
informasi yang pesat serta potensi
pemanfaatannya yang luas, membuka
peluang bagi pengaksesan,
pengelolaan dan pendayagunaan
informasi dalam volume yang besar
secara cepat dan akurat. Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional (ATR/BPN)
menyadari bahwa untuk
meningkatkan kualitas layanan publik
secara efektif, efisien, transparan dan
akuntabel. Perkembangan teknologi
komunikasi dan informasi di
pemerintahan dapat mengakomodasi “Digitalisasi layanan pertanahan adalah
program strategis dari Kementerian
aspirasi masyarakat untuk
ATR/BPN dan terus saya jadikan prioritas.
memperoleh informasi tentang apa Dan kemudian, saat ini juga kita akan
saja program-program yang sedang meningkatkan kemampuannya dengan
teknologi yang terkini seperti blockchain, itu
dilaksanakan dan berinteraksi dengan
untuk implementasi sertipikat elektronik”
masyarakat sesuai dengan amanat
Hadi Tjahjanto
Undang-Undang Nomor 11 Tahun
2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik dan Undang-Undang Nomor
14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.
Meningkatkan nilai kapasitas sistem teknologi informasi yang sudah ada tidak selalu
mengubah atau menggantikan sistem informasi yang sudah ada, akan tetapi hanya
menambahkan layanan pada sistem-sistem tersebut sehingga data dan informasi
dapat di representasikan dengan lebih baik dalam upaya membangun dan melihat
peluang bisnis di masa depan. Layanan elektronik menjadi jawaban atas hal tersebut
1
diatas. Dalam menuju layanan elektronik maka langkah pasti harus dilakukan, salah
satunya adalah melakukan alih media terhadap dokumen yang kita miliki menjadi
data digital yang data valid. Digitalisasi, validasi data, tekstual maupun spasial,
merupakan kegiatan yang saling terkait dan berlangsung secara berkelanjutan.
Dalam proses alih media dokumen pertanahan dan dalam rangka memberikan
jaminan kepastian hukum atas pelayanan elektronik yang diberikan, kesamaan yang
identik antara isi dokumen fisik/analog dan database pertanahan menjadi sebuah
kewajiban (digital twin). Oleh karena itu kegiatan digitalisasi dokumen wajib
ditindaklanjuti langsung dengan kegiatan validasi tekstual dan validasi spasialnya.
Selain itu, validitas data pertanahan merupakan kondisi yang harus tetap
dipertahankan secara berkelanjutan dalam proses pelayanan publik, hal ini memiliki
arti bahwa setiap perubahan dalam dokumen analog wajib diikuti dengan
perbaikan/updating database, dan demikian pula sebaliknya.
1.2. DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1960 Peraturan Dasar Pokok-Pokok Agraria
(Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 1960 Nomor 104, Tambahan Negara
Republik Indonesia Nomor 2043);
2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaga
Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 18);
3. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
5. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5071);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;
7. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah
8. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
1999 Nomor 194, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3912);
2
9. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan
Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm dan Media Lainnya dan Legalisasi
10. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5286);
11. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2020 tentang Kementerian Agraria dan Tata
Ruang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 83);
12. Peraturan Presiden Nomor 48 Tahun 2020 tentang Badan Pertanahan Nasional
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 84);
13. Keputusan Presiden Nomor 34 tahun 2003 tentang Kebijakan Nasional di Bidang
Pertanahan;
14. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis;
15. Keputusan Presiden Nomor 64/P Tahun 2022 tentang Pemberhentian dan
Pengangkatan Menteri Negara Kabinet Indonesia Maju Periode Tahun 2019-2024;
16. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional
Nomor 17 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan
Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan;
Nomor 16 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional;
Nomor 5 Tahun 2020 tentang Pelayanan Hak Tanggungan Terintegrasi Secara
Elektronik;
Nomor 7 Tahun 2019 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri
Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997 tentang
Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang
Pendaftaran Tanah;
Nomor 3 Tahun 2019 tentang Penerapan Tanda Tangan Elektronik;
Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan
3
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 686);
Nomor 10 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2018 Nomor 687);
23. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun
2013 tentang Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan Badan Pertanahan
Nasional Republik Indonesia;
24. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 1 Tahun 2010 tentang
Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan;
25. Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik
Indonesia Nomor 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan
Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah;
26. Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip
Digital;
27. Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan
Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik;
28. Peraturan Kepala ANRI Nomor 18 tahun 2012 tentang Pedoman Pembuatan dan
Pengumuman Daftar Pencarian Arsip (DPA) (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 2012 Nomor 237);
29. Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Pedoman Pemeliharaan
Arsip Dinamis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 818);
30. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar
Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif;
31. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar
Penyimpanan Fisik Arsip.
1.3. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dari penyusunan Tata Cara Kerja ini adalah untuk memberikan pedoman
dalam melaksanakan kegiatan Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data Pertanahan di
lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Tujuan disusunnya Tata Cara Kerja ini adalah agar terdapat standarisasi dan
keseragaman pemahaman dalam melaksanakan kegiatan Digitalisasi Dokumen dan
Validasi Data Pertanahan.
4
1.4. RUANG LINGKUP
Tata Cara Kerja Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data Pertanahan ini meliputi:
1. Kegiatan Digitalisasi Dokumen Pertanahan; dan
2. Kegiatan Validasi Data Pertanahan.
1.5. DEFINISI
1. Buku Tanah adalah dokumen dalam bentuk daftar yang memuat data yuridis dan
data fisik suatu objek pendaftaran tanah yang sudah ada haknya;
2. Data fisik adalah keterangan mengenai letak, batas dan luas bidang tanah dan
satuan rumah susun yang didaftar, termasuk mengenai adanya bangunan atau
bagian bangunan di atasnya;
3. Data yuridis adalah keterangan mengenai status hukum atau status penguasaan
bidang tanah dan satuan rumah susun yang di daftar, pemegang hak atau pihak
yang menguasai, dan hak pihak lain serta beban–beban lain yang membebaninya;
4. Digitalisasi adalah proses mengubah dokumen arsip warkah pendaftaran, buku
tanah dan surat ukur dari format analog menjadi format digital;
5. Gambar Ukur adalah tempat mencantumkan gambar suatu bidang tanah atau
lebih dan situasi sekitarnya serta data hasil pengukuran bidang;
6. Pendaftaran Tanah adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintah
secara terus menerus, berkesinambungan dan teratur, meliputi pengumpulan,
pengolahan, pembukuan, dan penyajian serta pemeliharaan data fisik dan data
yuridis, dalam bentuk peta dan daftar, mengenai bidang-bidang tanah dan satuan-
satuan rumah susun, termasuk pemberian tanda bukti haknya bagi bidang-
bidang yang sudah ada haknya dan hak milik atas satuan rumah susun serta hak-
hak tertentu yang membebaninya;
7. Surat Ukur adalah dokumen yang memuat data fisik suatu bidang tanah dalam
bentuk peta dan uraian;
8. Validasi adalah suatu proses pengujian kebenaran atas data elektronik yang
tersimpan dalam sistem informasi pertanahan sesuai dengan data fisik dan data
yuridis pada sertipikat tanah/Buku Tanah dan Surat Ukur;
9. Warkah adalah sekumpulan dokumen atau berkas yang digunakan sebagai dasar
pendaftaran suatu bidang tanah.
5
1.6. PENERIMA MANFAAT
INTERNAL EKSTERNAL
Penerima manfaat dari kegiatan ini Penerima manfaat eksternal

secara langsung adalah jajaran langsung adalah instansi
internal Kementerian Agraria dan lain/terkait serta masyarakat
Tata Ruang/Badan Pertanahan umum, khususnya masyarakat
Nasional, Pusat Data dan Informasi pemilik tanah dan pihak lain yang
Pertanahan dan LPPB, Sekretariat memiliki kepentingan atas tanah.
Jenderal, Kanwil Badan Pertanahan
Nasional Provinsi dan Kantor
Pertanahan Kabupaten/Kota.
1.7. PENYELENGGARAAN KEGIATAN DIGITALISASI DOKUMEN DAN VALIDASI

DATA PERTANAHAN
Dokumen/arsip warkah, Buku Tanah, dan Surat Ukur merupakan aset vital yang
menjamin kepastian hukum dari hasil pendaftaran tanah. Dengan demikian maka
Kantor Pertanahan memiliki tanggung jawab dalam melakukan pengelolaan
dokumen/arsip warkah, Buku Tanah, dan Surat Ukur sehingga terjaga
keberlangsungannya.
Selain itu, data pertanahan yang tersimpan dalam pangkalan data Kementerian
ATR/BPN merupakan hasil pencatatan yang dilakukan oleh Kantor Pertanahan.
Proses pencatatan data pertanahan tersebut diawali dengan kegiatan digitalisasi
dokumen pertanahan. Selanjutnya isi dari dokumen pertanahan dilakukan
pencatatan/entri ke dalam pangkalan data Kementerian ATR/BPN menggunakan
aplikasi Komputerisasi Kantor Pertanahan (KKP). Seluruh data pertanahan yang telah
atau akan dilakukan pencatatan wajib dilakukan validasi kebenaran dan
kelengkapannya secara berkelanjutan. Oleh sebab itu, Kantor Pertanahan memiliki
tanggung jawab terhadap kebenaran dan kelengkapan data tersebut.
Terkait dengan hal tersebut di atas, maka perlu adanya keterlibatan komponen-
komponen yang ada di Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan dalam
penyelenggaraan kegiatan Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data Pertanahan.
Adapun peranan dari setiap komponen Kantor Pertanahan dapat dijelaskan sebagai
berikut:
1. Kepala Kantor Pertanahan bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kegiatan

Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data Pertanahan;
6
2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha bertanggung jawab dalam kesuksesan
penyelenggaraan, ketersediaan alokasi anggaran, ketersediaan fasilitas kantor
dan sarana prasarana (tempat/ruang kerja serta kelengkapannya, jaringan
listrik), mekanisme pelaksanaan dan keamanan atas dokumen;
3. Kepala Seksi Survei Pemetaan serta Kepala Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran
Tanah, dalam hal ini bertanggung jawab dalam:
a. memastikan ketersediaan dan kebenaran dokumen, menetapkan prioritas

dokumen yang dialihmediakan;
b. memastikan bahwa seluruh dokumen telah memiliki relasi dengan pangkalan
data KKP;
c. mengoordinasikan proses kendali mutu terhadap pelaksanaan digitalisasi;
4. Validator adalah Pejabat Fungsional Umum/Tertentu, Pegawai Pemerintah Non

Pegawai Negeri, atau petugas dari Penyedia Jasa yang melaksanakan digitalisasi
maupun validasi, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Validator untuk Digitalisasi Dokumen Pertanahan bertanggung jawab dalam:

● Menata dan memilah arsip;
● Mengoperasikan scanner;
● Mengentri dan mengunggah dokumen dalam sistem KKP; serta
● Memastikan kualitas hasil digitalisasi sesuai dengan pangkalan data
KKP;
● Menyimpan Kembali dokumen hasil alih media.
b. Validator Buku Tanah/Surat Ukur untuk Validasi Data Pertanahan
bertanggung jawab dalam:
● Mengoperasikan komputer;
● Memvalidasi data dan mengentri data pertanahan ke dalam pangkalan
data KKP;
● Memastikan kebenaran dan kelengkapan data pertanahan yang dientri di
KKP;
● Memastikan kualitas hasil validasi sesuai dengan dokumen Buku Tanah
dan Surat Ukur.
5. Pengawas adalah Pejabat (Struktural/Fungsional) atau Pegawai Pemerintah Non

Pegawai Negeri yang mengawasi dan memantau pelaksanaan kegiatan;
6. Petugas Administrator Aplikasi Kantor Pertanahan bertanggung jawab dalam
mengelola profil Petugas Validator bagi pelaksana digitalisasi. Dalam hal petugas
7
pelaksana/operator adalah Penyedia Jasa, maka petugas pelaksana tersebut
wajib mendaftar pada Aplikasi Mitra ATR/BPN untuk mendapatkan profil
tersebut;
7. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Kantor Wilayah/Kantor Pertanahan
bertanggung jawab dalam:
a. menyiapkan dan menetapkan dokumen rencana pengadaan berupa dokumen

Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan dokumen Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan
draft Kontrak;
b. menyiapkan dokumen Kerangka Acuan Kerja, PPK dapat mengacu kepada
dokumen Tata Cara Kerja yang disiapkan oleh Kementerian ATR/BPN terkait
ketentuan teknis dan tahapan pekerjaan, serta dapat melakukan penyesuaian
terhadap volume pekerjaan maupun kriteria dokumen yang akan
dialihmediakan sesuai rekomendasi dari Tim Persiapan Kantor Pertanahan;
c. menyiapkan dokumen HPS dan RAB (untuk kegiatan swakelola) dengan
melakukan penelaahan kembali terhadap kesesuaian harga dengan
melakukan survei pasar atau mengkaji kembali harga dari dokumen kontrak
pekerjaan sejenis sebelumnya;
d. menyampaikan dokumen rencana pengadaan kepada Unit Layanan
Pengadaan untuk ditindaklanjuti;
e. mengawasi jalannya pelaksanaan kegiatan.
1.8. ORGANISASI PENYELENGGARA KEGIATAN

Untuk menjaga kelancaran penyelenggaraan kegiatan ini maka Kantor Pertanahan
harus membentuk Tim Penyelenggara Kegiatan. Struktur Tim Penyelenggara Kegiatan
dapat dilihat pada Gambar 1 berikut:
Tim Penyelenggara
Kepala Kantor
Pertanahan
Tim Persiapan Tim Pelaksana Tim Pengawas
Kantah Kantah/Penyedia Kantah/Kanwil

Jasa
Gambar 1 Struktur Organisasi Penyelenggara
8
Tugas dan keanggotaan dari setiap tim dapat dijelaskan pada Tabel 1 berikut:
Tabel 1 Tugas dan Keanggotaan Tim Penyelenggara
Tugas Keanggotaan
Memimpin setiap tim dalam Ketua

Tim Penyelenggara
melaksanakan kegiatan, melakukan
pengawasan dan evaluasi kegiatan,
serta bertanggung jawab terhadap
seluruh kegiatan
Menyusun dan menetapkan Sekurang-
Tim Persiapan
sasaran dan target kegiatan, kurangnya terdiri
rencana kegiatan, jadwal dari koordinator
pelaksanaan kegiatan, rencana dan anggota
biaya, serta rencana lokasi dan
sarana penunjang kegiatan
Melaksanakan, mencatat, Sekurang-
Tim Pelaksana
mengevaluasi kegiatan, serta kurangnya terdiri
melaporkan secara berkala dari koordinator
kemajuan pelaksanaan kegiatan dan anggota
dan penyerapan anggaran (swakelola) atau
Penyedia Jasa
Mengawasi persiapan dan Sekurang-
Tim Pengawas
pelaksanaan fisik maupun kurangnya terdiri
administrasi dari koordinator
dan anggota
1.9. MEKANISME PENYELENGGARAAN KEGIATAN

Sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang terkait Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah maka pelaksanaan kegiatan Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data
Pertanahan dapat dilakukan melalui dua mekanisme, yaitu secara Swakelola atau
dengan Penyedia Jasa.
1. Pelaksanaan kegiatan secara swakelola.
Pada prinsipnya, pelaksanaan kegiatan secara swakelola merupakan metode

pelaksanaan kegiatan yang memanfaatkan dan mengoptimalkan sumber daya
yang dimiliki oleh Kantor Pertanahan. Sumber daya yang dimaksud terdiri dari
sumber daya manusia maupun sumber daya peralatan atau prasarana yang
terdapat di Kantor Pertanahan.
9
Agar pelaksanaan kegiatan swakelola dapat berjalan secara optimal maka perlu
dibentuk Tim Penyelenggara Swakelola yang terdiri dari Tim Persiapan, Tim
Pelaksana, dan Tim Pengawas yang ditunjuk dan ditetapkan oleh PPK dengan
Surat Keputusan (LAMPIRAN A).
Apabila terdapat keterbatasan sumber daya pada Kantor Pertanahan, maka dapat
diambil beberapa langkah antisipasi sebagai berikut:
● Kantor Pertanahan dapat merekrut narasumber/instruktur/tenaga ahli
untuk terlibat dalam Tim Persiapan/Tim Pelaksana/Tim Pengawas dengan
tetap memperhatikan ketersediaan anggaran serta mengacu kepada
ketentuan Pengadaan Barang Jasa Pemerintah;
● Kantor Pertanahan dapat merencanakan penambahan peralatan/perangkat
melalui mekanisme sewa atau pengadaan pembelian dengan tetap
memperhatikan ketersediaan anggaran serta mengacu kepada ketentuan
Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah;
2. Pelaksanaan kegiatan dengan penyedia jasa.
Penyedia Jasa yang melaksanakan kegiatan adalah penyedia jasa yang telah
ditetapkan oleh Pejabat Pengadaan/Unit Pengadaan Barang dan telah melakukan
kontrak kerja dengan PPK. Dalam struktur penyelenggaraan kegiatan, Penyedia
Jasa tersebut berkedudukan sebagai Tim Pelaksana Kegiatan. Oleh sebab itu,
Kantor Wilayah/Kantor Pertanahan tetap berkewajiban untuk tetap membentuk
Tim Persiapan dan Tim Pengawas sebagaimana dijelaskan pada Tabel 1.
1.10. LOKASI PELAKSANAAN KEGIATAN DIGITALISASI DOKUMEN PERTANAHAN

Proses pelaksanaan kegiatan Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data Pertanahan
berlangsung di lingkungan Kantor Pertanahan dengan tetap memperhatikan faktor
keamanan dan kerahasiaan dokumen/arsip.
10
BAB II
DIGITALISASI DOKUMEN PERTANAHAN
2.1. GAMBARAN UMUM
Dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah 2020-2024, Kementerian ATR/BPN

memiliki visi salah satunya adalah Mewujudkan Kantor Layanan Modern dengan
memberikan produk dan layanan Pertanahan dan Tata Ruang secara elektronik.
Terkait dengan perwujudan visi tersebut, Kementerian ATR/BPN melaksanakan
Transformasi Digital guna memberikan kemudahan layanan pertanahan bagi
masyarakat. Tuntutan perbaikan terhadap pelayanan publik tersebut mendorong
Kementerian ATR/BPN untuk terus berbenah kearah yang lebih baik dan
bertransformasi, utamanya dalam menghadapi Revolusi Industri 4.0 dimana
pemanfaatan teknologi menjadi peran utama dalam memberikan kemudahan.
Kemudahan akses layanan publik, khususnya layanan pertanahan, juga menjadi

fokus penilaian dunia internasional. Hal ini terlihat jelas dengan adanya indikator
penilaian yang diinisiasi oleh Bank Dunia/World Bank melalui penilaian Ease of Doing
Business (EoDB), khususnya indikator Registering Property. Berdasarkan penilaian
EoDB pada tahun 2020, Indonesia mendapatkan peringkat 106 se-Asia Tenggara
untuk sektor Registering Property dengan nilai sebesar 60.0. Hal ini tentunya menjadi
refleksi bagi Kementerian ATR/BPN dalam mengambil langkah-langkah perbaikan
peringkat EoDB, yang salah satunya adalah dengan menerapkan layanan berbasis
elektronik.
Dalam rangka mencapai visi kelembagaan maka Kementerian ATR/BPN telah bersiap
dengan menentukan roadmap Transformasi Pelayanan Pertanahan (Gambar 2).
Gambar 2 Roadmap Transformasi Pelayanan Pertanahan
11
Berdasarkan roadmap transformasi pelayanan pertanahan tersebut, digitalisasi
dokumen menjadi salah satu prasyarat dalam mewujudkan transformasi layanan.
Digitalisasi dokumen pertanahan yang dimaksud adalah mengalihmediakan
dokumen fisik/kertas menjadi bentuk digital melalui proses scanning/pemindaian.
Dokumen pertanahan yang dimaksud adalah arsip/dokumen pertanahan yang masih
aktif/berlaku seperti: Buku Tanah, Surat Ukur, Gambar Ukur/Gambar Denah, dan
Warkah.
Fungsi dan peranan dokumen/arsip sangat diperlukan oleh Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional dalam menjalankan fungsi kegiatannya
sebagai berikut:
1. Aset Negara
Dari semua aset negara yang ada, arsip pertanahan adalah salah satu aset yang
berharga. Data-data tanah yang dihasilkan dari kegiatan administrasi
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional merupakan
warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan.
Seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia merupakan kesatuan tanah
air dari keseluruhan Bangsa Indonesia. Tanah merupakan perekat Negara
Kesatuan Republik Indonesia.
2. Alat Bukti Hukum (The ability to produce evidence of action)
Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip pertanahan yang dimiliki Kantor
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, Kantor
Wilayah BPN Provinsi dan Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota memiliki fungsi
sebagai legalitas atau bukti-bukti kepemilikan tanah. Hal tersebut sangat penting
untuk kenyamanan dalam setiap pelaksanaan kegiatan, untuk memberikan
kepastian hukum baik bagi pemerintah maupun kepada masyarakat.
3. Sumber Pengambilan Keputusan (Current and future policy formation and
management decision making)
Manajemen Kantor Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan
Nasional, Kantor Wilayah BPN Provinsi dan Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota
dalam kegiatan tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan
digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan untuk
saat ini maupun masa yang akan datang. Data dan informasi tersebut dapat
ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media baik media
elektronik maupun non elektronik.
12
Arsip yang disimpan merupakan sumber ingatan atau memori, serta merupakan bank
data yang dapat berfungsi sebagai rujukan pencarian informasi apabila diperlukan.
Dalam hal pemeliharaan arsip, terdapat beberapa faktor yang harus dipenuhi yaitu
antara lain:
1. Kewajiban Undang-Undang (Statutory obligation)

2. Pentingnya Arsip Negara digariskan dalam Undang undang No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan yang intinya bahwa seluruh aparatur negara berkewajiban
melaksanakan kegiatan penyimpanan dokumen/arsip sebagai bukti kegiatan
administrasi yang dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
3. Kebutuhan Audit (Audit requirements)
4. Penataan dokumen/arsip yang dikelola dengan baik akan memudahkan
pelaksanaan pemeriksaan/audit terhadap dokumen tersebut. Proses penelusuran
dokumen, pencarian informasi dan perbandingan antar dokumen atau data dapat
dilakukan dengan lebih cepat dan mudah.
5. Peningkatan pelayanan kepada masyarakat
6. Pengelolaan sistem manajemen kearsipan yang lebih baik menghasilkan informasi
dan data yang lengkap, akurat, tepat waktu dari sumber yang dapat dipercaya
dan dapat dipertanggungjawabkan. Sumber data tersebut berupa arsip atau
dokumen yang tersusun dengan baik, rapi, terstruktur, mudah di akses dan
terjamin keamanannya. Hal ini tentu akan meningkatkan pelayanan kepada
masyarakat baik dari waktu pelayanan, kualitas pelayanan dan efektivitas
pelayanan itu sendiri.
Dalam menjalankan kegiatan administrasi kearsipan yang dilakukan di lingkungan

Kementerian ATR/BPN, baik pusat maupun daerah, menghasilkan dokumen/arsip
yang bersifat dinamis karena digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Dokumen/arsip yang dihasilkan
dalam lingkungan Kementerian ATR/BPN meliputi:
1. Arsip Vital
Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya menjadi persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional bagi pencipta arsip. Contoh Buku Tanah, Surat Ukur,
Warkah (yang terdiri dari: Berkas Permohonan, Peta Bidang Tanah, Gambar Ukur,
Surat Keputusan Pemberian Hak, dll). Warkah yang disimpan oleh Kantor
Pertanahan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Sertipikat Tanah yang
13
diterbitkan oleh Kementerian ATR/BPN, di dalam warkah tersebut berisi berbagai
surat/berkas yang dipersyaratkan, terutama sekali adalah riwayat beserta bukti
penguasaan atau kepemilikan tanah. Jumlah lembar Warkah dapat bervariasi
tergantung dari jenis pelayanannya. Warkah dapat berisi, antara lain sebagai
berikut:
● Fotocopy identitas pemohon (KTP);
● Bukti perolehan tanah (Surat Penguasaan Tanah dari Pejabat yang berwenang,
Keterangan Waris, Letter C, Girik, Akta Verbonding/Belanda, Akta PPAT, dan
lainnya);
● Surat pendukung lainnya yang dipersyaratkan, seperti Surat Permohonan,
Surat Pernyataan, Berita Acara, dan lainnya;
● Dokumen pertanahan mengenai bidang tanah yang dibuat dalam proses
sertipikat (Peta Pendaftaran, Daftar Tanah, Surat Ukur, Buku Tanah, SK
Pemberian Hak Atas Tanah);
● Lampiran lain yang diperlukan (Fotocopy SPPT-PBB, bukti setor pajak, IMB).
2. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus. Contoh arsip aktif adalah dokumen yang dihasilkan dari kegiatan
penunjang kegiatan pokok pertanahan yang berupa dokumen perencanaan,
keuangan, kepegawaian, surat-menyurat, dan lainnya;
3. Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Arsip yang ada merupakan aset negara yang tidak ternilai harganya karena arsip
pertanahan yang saat ini dikelola merupakan arsip vital dan arsip terjaga. Tidak dapat
dibayangkan berapa nilai aset dokumen kepemilikan atas tanah yang ada diseluruh
Indonesia apabila tidak dikelola dengan baik dan diamankan untuk kepentingan
bangsa dan negara khususnya bagi seluruh rakyat Indonesia. Arsip berguna bagi
pimpinan dalam pengambilan keputusan, pelaporan, analisis dalam penentuan
langkah kebijakan. Disamping itu arsip juga dapat dijadikan alat
pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan sebagai alat bukti hukum. Arsip dapat
dijadikan sebagai Alat Bukti Hukum (The ability to produce evidence of action) apabila
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dalam rangkaian proses digitalisasi, arsip
hasil alih media yang dihasilkan harus memenuhi standar:
14
1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan
Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya Legalisasi; dan
3. ISO 23081-1: 2006, Information and Documentation Records Management Process.
Pada pelaksanaan kegiatan PTSL dengan target yang setiap tahun semakin meningkat
yaitu 9 juta bidang tanah pada tahun 2019 dan 10 juta bidang tanah di tahun 2020,
maka akan menghasilkan dokumen warkah dalam jumlah yang besar. Apabila
diasumsikan jumlah lembar tiap warkah adalah rata-rata 40 lembar maka akan ada
penambahan jumlah arsip sebanyak 40 juta lembar dalam bentuk kertas. Adanya
penambahan jumlah yang cukup signifikan tersebut tentunya menuntut pengelolaan
yang cermat untuk menghindari beberapa kendala yang sering timbul, seperti:
1. Tingkat kesulitan pencarian dokumen sangat tinggi;

2. Kecepatan pencarian dokumen sangat rendah;
3. Dokumen hilang ketika dibutuhkan;
4. Tidak ada batasan kewenangan akses terhadap dokumen;
5. Pertumbuhan jumlah dokumen yang berbanding lurus dengan kebutuhan
ruangan;
6. Jumlah SDM/tenaga yang mengurusi kearsipan sangat sedikit;
7. Akses pencarian dan biaya perawatannya;
8. Pada sisi lain, faktor alam seperti pelapukan, banjir, gempa dan tsunami juga
patut diperhitungkan dalam pengelolaan arsip agar bencana alam tersebut tidak
menghancurkan dokumen/arsip yang ada.
2.2. SASARAN
Sasaran dari kegiatan Digitalisasi Dokumen Pertanahan adalah, untuk:
1. Terciptanya pengelolaan arsip/dokumen elektronik pada lingkup sistem dokumen

manajemen pertanahan di lingkungan Kementerian ATR/BPN;
2. Terpenuhinya akuntabilitas dan ketentuan hukum pelaksanaan pengelolaan arsip
elektronik;
3. Terciptanya budaya pengelolaan arsip elektronik yang baik sesuai dengan
undang-undang kearsipan dan peraturan serta Tata Cara Kerjanya di lingkungan
Kementerian ATR/BPN;
15
4. Berkurangnya tingkat risiko yang berhubungan dengan pengelolaan arsip fisik;
5. Terciptanya efisiensi proses bisnis dalam pemberian pelayanan pertanahan

berbasis elektronik;
6. Terwujudnya kelengkapan data arsip dokumen pertanahan digital/elektronik;
7. Terjaminnya keamanan arsip digital/elektronik dari risiko-risiko
penyalahgunaannya;
8. Terciptanya inisiatif selanjutnya pada pengembangan sistem manajemen
dokumen elektronik yang akuntabel, cepat dan mudah diakses;
9. Terciptanya budaya tata kelola TIK yang baik melalui sistem arsip elektronik.
2.3. MANFAAT
Manfaat dari pelaksanaan kegiatan Digitalisasi Dokumen Pertanahan ini adalah

sebagai berikut:
1. Memberi kemudahan dan meningkatkan kualitas pelayanan pertanahan kepada

masyarakat serta mendukung pelaksanaan Ease Of Doing Business (EoDB);
2. Pengamanan dokumen dari risiko kebencanaan yang dapat menyebabkan
hilangnya dokumen fisik;
3. Percepatan pelaksanaan pendaftaran tanah dengan memanfaatkan dokumen
elektronik dalam proses pencarian maupun verifikasi berkas pendaftaran;
4. Arsip/dokumen elektronik dapat dimanfaatkan untuk proses validasi basis data
pertanahan sehingga data elektronik pertanahan menjadi lengkap dan akurat.
2.4. SPESIFIKASI TEKNIS

1. Peralatan
Pemanfaatan perangkat keras yang digunakan dalam kegiatan ini harus
memperhatikan dengan kondisi sebagai berikut:
a. Memenuhi standar teknis untuk pelaksanaan kegiatan ini;
b. Memenuhi aspek interkonektivitas dan kompatibilitas dengan sistem yang
digunakan.
Perangkat Keras untuk melaksanakan pekerjaan ini terdiri dari:

a. Scanner atau Kamera;
b. Aplikasi atau Layanan aplikasi pembaca karakter terhadap dokumen hasil
scan.
c. PC/Laptop;
d. Penunjang lainnya.
16
2. Personil
Apabila pelaksanaan digitalisasi dilakukan oleh Penyedia Jasa, maka spesifikasi
teknis terkait anggota Tim Pelaksana harus sesuai dengan Tabel 2 berikut.
Tabel 2 Spesifikasi Teknis Personil Digitalisasi
PERSONIL PENDIDIKAN PENGALAMAN
Tim Leader Minimal berpendidikan S1 bidang 2 pekerjaan sejenis

Teknologi Informasi/ Komputer/
Informatika/ Manajemen atau
sejenisnya
Koordinator Minimal D3 Teknologi 2 pekerjaan sejenis
Informasi/Komputer/Informatika/
Manajemen atau sejenisnya
Tenaga Operator Minimal SMA/SMK/STM/Setara atau X
Scanner D3
Tenaga Indexing Minimal SMA/SMK/STM/Setara X
/Data Entry
Tenaga Minimal D3 X
QC/Legalisasi
Tenaga Minimal SMA/SMK/STM/Setara X
Unggah/Upload
File
Baik pekerjaan yang dilakukan secara swakelola maupun pekerjaan yang
dilakukan oleh Penyedia Jasa, maka kepala seksi di lingkungan kerja harus
memberikan pembekalan kepada pelaksana sesuai dengan Tata Cara Kerja
Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data Pertanahan ini.
3. Standar Keluaran
Standar keluaran yang diharapkan dari hasil digitalisasi ini adalah:
a. Ketersediaan dokumen digital berupa dokumen .pdf yang Readable dan

Searchable (menggunakan fungsi OCR);
b. Dokumen .pdf yang dialih media memiliki resolusi 300 dpi, berwarna sesuai
aslinya serta dapat terbaca dengan jelas informasi yang terdapat pada
17
dokumen.
c. Semua lembar dokumen dilakukan alih media termasuk halaman album
warkah. Lembar kosong termasuk halaman belakang tidak dilakukan alih
media.
d. Dokumen yang telah dialihmediakan dan telah dibubuhi stempel elektronik.
e. Dokumen yang telah dialih media terunggah ke dalam database KKP.
f. Dokumen yang telah dialihmediakan tersusun dalam berkas seperti semula
dan ditempatkan kembali sesuai dengan sistem penataan dan penempatan
dokumen fisik pertanahan.
2.5. PROSEDUR DAN TAHAP PELAKSANAAN
1. Alur Kerja Digitalisasi Dokumen Pertanahan

Alur kerja kegiatan ini dapat dilihat pada Gambar 3 berikut:
Gambar 3 Diagram Alur Digitalisasi Dokumen Pertanahan
2. Tahapan Digitalisasi Dokumen Pertanahan

a. Persiapan
Sebelum melakukan digitalisasi dokumen pertanahan perlu dilakukan
persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas arsip yang akan dilakukan
digitalisasi. Tahapan kegiatan ini melibatkan Tim Persiapan, Tim Pelaksana,
dan Tim Pengawas. Peran setiap Tim dijelaskan sebagai berikut:
● Tim Persiapan, yang terdiri dari unsur Kantor Pertanahan berperan

dalam:
- Menentukan dan mempersiapkan dokumen Buku Tanah, Surat Ukur
18
dan Warkah Pendaftaran (DI208) yang akan di scan;
- Melakukan penyusunan mekanisme kerja digitalisasi dokumen
pertanahan;
- Menentukan tempat/ruangan yang memadai untuk pelaksanaan
digitalisasi;
- Memastikan ketersediaan internet dan listrik selama kegiatan
berlangsung.
● Tim Pelaksana (Kantor Pertanahan/Penyedia Jasa) berperan dalam

menentukan form, media dan peralatan yang akan digunakan untuk
pekerjaan digitalisasi. Form yang diperlukan pada kegiatan ini terdiri dari:
- Form 1. Hasil Inventarisasi (LAMPIRAN B);
- Form 2. Kartu Kendali Dokumen (LAMPIRAN C);
- Form 3. Rekap Progres Pekerjaan (LAMPIRAN D);
- Form 3a. Detail Progress Pekerjaan (LAMPIRAN E)
- Form 4. Daftar Pencarian Arsip (LAMPIRAN F);
- Form 5. Berita Acara Serah Terima Dokumen Pertanahan (LAMPIRAN
G)
- Form 6. Daftar Arsip Yang Dipindahkan (LAMPIRAN H).
● Tim Pengawas yang berasal dari unsur Kantor Wilayah/Kantor

Pertanahan berperan dalam menentukan petugas yang ditunjuk untuk
mengawasi pelaksanaan kegiatan digitalisasi serta melaksanakan kendali
mutu.
b. Pendataan dan Penataan (Inventarisasi Dokumen)

Tahap ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab Tim Persiapan dari Kantor
Pertanahan. Pada tahap pendataan dan penataan, bundel dokumen yang
sudah diambil dan dipindahkan ke tempat pemilahan kemudian dicatat atau
diinventarisasi. Hasil inventarisasi kemudian dituangkan dalam sebuah
daftar yang pada tahapan akhir, daftar tersebut sekaligus menjadi Daftar
Pencarian Arsip (DPA). Untuk memudahkan jalannya kegiatan digitalisasi
maka dalam setiap berkas dapat dicantumkan Kartu Kendali kegiatan untuk
memantau jalannya proses secara administrasi. Selanjutnya Kartu Kendali ini
berjalan mengikuti setiap langkah eskalasi pemrosesan masing-masing
dokumen, dan berakhir hingga dokumen bersangkutan kembali ke rak
semula. Adapun pencatatan pada kartu kendali ini meliputi: nomor urut, jenis
19
dokumen, nomor bundel dokumen, tahun, asal lokasi rak, jumlah dokumen,
tanggal pinjam, tanggal kembali, keterangan serta nama dan paraf para
petugas yang dilalui oleh dokumen tersebut. Proses pendataan dan penataan
dilakukan terhadap dokumen yuridis dan dokumen fisik bidang tanah, yaitu
Buku Tanah dan Surat Ukur, atau warkah lainnya yang diperlukan.
c. Pemilahan, Pengelompokan dan Penataan
Pekerjaan pemilahan, pengelompokan dan penataan dilakukan oleh Tim

Persiapan. Prosedur tahapan ini adalah memilah dokumen yang akan
dipindai/dialihmediakan dengan beberapa kondisi yaitu:
● Warkah (DI208), dilakukan pemilahan warkah dengan kriteria:

- Diutamakan Warkah yang datanya sudah terentri dalam KKP;
- Untuk bundel Warkah yang terdiri dari Warkah pendaftaran pertama
dan Warkah pemeliharaan dihitung sebagai 1 (satu) set warkah;
- Untuk Warkah tertentu yang penyimpanannya dengan dijilid maka
harus dilakukan pelepasan jilid, dibersihkan, dirapikan dan
diurutkan;
- Untuk Warkah yang buku tanahnya aktif namun belum ada dalam
sistem KKP maka Tim Persiapan harus berkoordinasi dengan seksi
terkait agar dilakukan entri buku tanah ke dalam sistem terlebih
dahulu;
● Buku Tanah, dilakukan pemilahan dan pengelompokan serta dilakukan

penataan dengan kriteria:
- Buku Tanah masih aktif yang belum dilakukan alih media dan
diutamakan yang sudah dientri dalam KKP;
- Buku Tanah Hak Guna Bangunan dan Hak Guna Usaha yang jangka
waktu hak-nya sudah berakhir dan belum dilakukan alih media;
- Buku Tanah Hak Guna Bangunan dan Hak Guna Usaha yang jangka
waktu hak-nya berakhir karena adanya pemecahan bidang dan
peningkatan hak tidak perlu dialihmediakan.
- Untuk buku tanah dengan kriteria di atas namun belum ada dalam
terkait agar dilakukan entri buku tanah ke dalam sistem terlebih
dahulu;
20
● Surat Ukur, dilakukan pemilahan dengan kriteria;
- Surat Ukur yang masih aktif yang belum dilakukan scanning dan
diutamakan yang sudah dientri dalam KKP;
- Surat Ukur Hak Guna Bangunan dan Hak Guna Usaha yang jangka
waktu hak-nya sudah berakhir dan belum dilakukan alih media;
- Surat Ukur Hak Guna Bangunan dan Hak Guna Usaha yang jangka
waktu hak-nya berakhir karena adanya pemecahan bidang dan
peningkatan hak tidak perlu dialihmediakan.
- Untuk surat ukur dengan kriteria di atas namun belum ada dalam
terkait agar dilakukan entri surat ukur ke dalam sistem terlebih
dahulu.
d. Serah Terima Berkas

Dokumen yang terhimpun dalam berkas yang akan didigitalisasi, terlebih
dulu diinventarisasi oleh Tim Persiapan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan
pemrosesan yang pelaksanaannya dilakukan secara bertahap disesuaikan
dengan anggaran.
Berkas yang telah diinventarisasi kemudian diserahterimakan yang ditandai

dengan penandatanganan Berita Acara Serah Terima Dokumen Pertanahan
dengan lampiran berupa Daftar Arsip Yang Dipindahkan (Form 5 dan Form 6)
antara Tim Persiapan dengan Tim Pelaksana. Berita Acara sekurang-
kurangnya memuat:
● Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya

digitalisasi;
● Keterangan mengenai jenis dokumen pertanahan yang dilakukan
digitalisasi;
● Keterangan bahwa digitalisasi dokumen pertanahan yang dibuat diatas
kertas atau sarana lainnya ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah
dilakukan sesuai dengan naskah aslinya;
● Tanda tangan dan nama jelas/lengkap pejabat yang bersangkutan.
Berita Acara dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan dilampiri dengan Daftar Arsip
yang dialihmediakan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dengan
ketentuan:
21
● Rangkap pertama untuk Kepala Kantor Pertanahan selaku pembina
kearsipan;
● Rangkap kedua untuk unit pengolah;
● Rangkap ketiga untuk unit kearsipan.
e. Pemindahan Dokumen
Dokumen dipindahkan Tim Pelaksana dari rak penyimpanan ke ruang atau
lokasi pemindaian. Alat angkut yang digunakan bisa berupa lori (trolley) atau
baki dengan kondisi yang memungkinkan dokumen tidak tercecer dalam
perjalanan. Penyediaan alat angkut ini diperlukan guna tercapainya efisiensi
kerja dan pengamanan terhadap fisik dokumen. Tetapi jika lokasinya
berdekatan misalnya masih dalam satu ruangan gedung, maka pemindahan
arsip cukup dilakukan tanpa alat.
f. Pemindaian (Scanning)
Pemindaian adalah proses perekaman, digitalisasi, atau alih media dari
dokumen fisik menjadi data atau file digital yang berbentuk .pdf. Kegiatan
pemindaian untuk dokumen pada umumnya menggunakan perangkat keras
berupa pemindai berkecepatan tinggi (High Speed Scanner) dengan jenis ADF
(Automatic Document Feeder). Tetapi dalam keadaan tertentu tidak menutup
kemungkinan menggunakan scanner jenis Flatbed atau jenis lain apabila
kondisi dokumen yang akan dipindai tersebut dinilai tidak memungkinkan

menggunakan jenis ADF. Tingkat kerapatan (resolusi) yang dihasilkan
minimum 300 dpi, dengan pertimbangan sebagai berikut:
● Informasi pada dokumen digital dapat dibaca dan dikenali dengan jelas
dan lengkap;
● Ciri, ukuran, dan hasil cetakan dari dokumen digital masih serupa dengan
sumber dokumen fisik aslinya;
● Jumlah ukuran (size) total file hasil digitalisasi masih sesuai dan
sebanding dengan daya tampung data storage;
● Beban terhadap sistem pemrosesan digitalisasi dan penyajian informasi
atau pencarian kembali dokumen digital masih ringan dan dapat
dilakukan dengan cepat;
Pada umumnya media kertas pada dokumen yang sudah berusia lebih dari
25 tahun akan mengalami penurunan tingkat kelenturannya sehingga bila
22
dipindai menggunakan scanner jenis ADF, akan merusak fisik dokumen
tersebut. Untuk menghindari resiko ini, maka langkah pemindaian harus
ditempuh dengan menggunakan scanner jenis Flatbed jenis lain, meski butuh
waktu pemrosesan yang agak lambat. Ketentuan pada proses scanning ini
adalah:
● Buku Tanah dan Surat Ukur di scan dalam format A3 atau dilembarkan
● Warkah (DI208) dalam format A4.
Setelah dokumen fisik dilakukan scanning/pemindaian maka dokumen

tersebut diberikan stempel sekurangnya memuat informasi dengan
ketentuan:
● Stempel dilekatkan pada dokumen pertanahan:
- Warkah, di tempat kosong pada halaman depan/cover;

- Buku Tanah, pada halaman Catatan Pendaftaran/Catatan Peralihan
terakhir;
- Surat Ukur, di tempat kosong pada halaman depan/cover;
● Tercantum kalimat: “Telah Dialihmediakan”/”Telah Discan”;
● Tercantum tanggal pelaksanaan kegiatan, yang menyatakan
waktu/kapan dokumen tersebut discan dan Nomor Kontrak Kegiatan (jika
dilakukan Penyedia Jasa);
● Tercantum Nama Pelaksana kegiatan, yang menyatakan siapa nama
petugas/Penyedia Jasa yang melaksanakan kegiatan scanning.
Telah Dialihmediakan
23/08/2020 PT. ANUGRAH SEJAHTERA
12/KNT-WARKAH.XI/PPK-PDIP/VII/2020
Gambar 4 Contoh Stempel Scanning/Alih Media
g. File Naming/Indexing dan Character Recognition

Setelah pemindaian, langkah selanjutnya adalah indexing, yakni melakukan
pengkodean file, penamaan subjek arsip, penomoran, dan berbagai bentuk
entri lain yang dibutuhkan untuk menjelaskan isi file image hasil pemindaian.
Selanjutnya file dimasukkan ke dalam folder dengan kode atau penamaan
yang sesuai dengan kelompok file bersangkutan. Penamaan file hasil scan
23
diurutkan berdasarkan tipe dokumen, contoh seperti pada tabel sebagai
berikut:
Tabel 3 Sistem Penamaan File
No Tipe Warkah Penamaan

1 Buku Tanah JenisHak_LimaDigitNomorHak
Contoh :
M_ 001435 (Buku Tanah Hak Milik)
Penyimpanan file disimpan ke dalam folder per wilayah
Contoh :
Dokumen Buku Tanah
Kecamatan Pasar Minggu
Kelurahan Ragunan
2 Surat Ukur Tipe SU_5DigitNomorSU_tahun

Contoh :
SU_ 00320_2010
Contoh :
Dokumen Surat Ukur
Kecamatan Pasar Minggu
Kelurahan Ragunan
2010
3 Warkah Format penamaan Warkah GU Nomor Tunggal :

Pengukuran GU_NomorGU_Tahun_NoDi302_Tahun302.pdf
Format penamaan Warkah GU Nomor Jamak :
Format strip:
GU_NomorGU-NomorGU_Tahun_NoDi302
NoDi302_Tahun302.pdf
Format penamaan apabila nomornya melompat:

GU_NomorGU~NomorGU_Tahun_NoDi302~NoDi302_Ta
hun302.pdf
4 Warkah Dinamakan apa adanya sesuai dengan nomor di

Pemberian Hak dokumen tetapi simbol “/” diubah menjadi “_”
Contoh :
02_HGB_BPN-75_2012
5 Warkah W_5 digit nomor DI 208_ tahun

Pendaftaran (DI208) Contoh :
W_00258_2005
24
Penyimpanan file disimpan dalam folder per tahun
Contoh :
2018
6 Warkah 302 W302_LimaDigitNomorDI302_Tahun

Contoh :
W302_01435_2015
Penyimpanan file disimpan ke dalam folder per jenis
dokumen dan per tahun
Contoh :
● Warkah 302
● 2015
7 Gambar Ukur GU_LimaDigitNomorGambarUkur_Tahun

Contoh :
GU_00142_2010
dan pertahun
Contoh :
● Gambar Ukur
● Kecamatan Pasar Minggu
● Kelurahan Ragunan
● 2010
● Penyimpanan file dalam folder per tipe warkah pertanahan, dan per tahun;
● Apabila terdapat nomor warkah ganda maka menggunakan ketentuan
penamaan sebagai berikut:
Sistem penamaan warkah nomor jamak atau lebih dari satu

No PENAMAAN FILE KASUS
1 W_00100_2000.pdf Normal
2 W_00101A_2000.pdf
Apabila ada Nomor DI 208/302 Double
W_00101B_2000.pdf
Apabila ada Nomor DI 208/302 dari

3 W_00102-00105_2000.pdf
sampai dengan
Apabila ada Nomor DI 208/302 lebih

4 W_00106~00109_2000.pdf
dari 1 dan loncat
Semua Nomor DI 208/302 Harus 5 Digit
25
h. Kontrol Kualitas (Quality Control) dan Validasi Hasil Pemindaian Melakukan
kontrol kualitas/Quality Control (QC) untuk memperbaiki image jika ada
image yang tidak layak untuk ditampilkan seperti image miring, image tidak
terbaca karena hasil scan yang tidak bagus dan melakukan pengecekan
metadata/index, file name dan metadata hasil bookmark yang sudah dibuat
sampai hasil tersebut disetujui oleh Kementerian ATR/BPN. Pekerjaan quality
control atau kontrol kualitas untuk pengendalian mutu hasil baik dari
pemindaian ataupun indexing, merupakan pekerjaan validasi dan verifikasi
atas kelayakan data dan hasil pemindaian, dan merupakan tahap pekerjaan
yang akan menentukan apakah file yang dihasilkan itu dapat dipakai atau
tidak. Kontrol kualitas terhadap hasil scan dan indexing ditentukan dari:
 Pengkodean file, penamaan subjek, pengisian tahun, dan sebagainya

sudah lengkap dan sesuai dengan tata laksana dan tuntutan sistem. Ini
dapat dilakukan misalnya dengan menghitung jumlah digit pada kode file,
koreksi terhadap redaksional pengetikan subjek, dan lain-lain;
 Tampilan image yang dihasilkan dari proses pemindaian sudah sesuai,
baik dari segi jumlah lembar fisik ataupun kualitasnya. Langkah ini
dilakukan dengan cara menghitung kembali jumlah halamannya dan
membandingkan fisik asli setiap lembar dokumen dengan tampilan image
dari file dokumen bersangkutan.
Jika jumlah atau isi file sudah benar dan hasilnya indeks sudah sesuai
dengan standar yang diharapkan, maka proses alih media/digitalisasi
dokumen dapat dilanjutkan ke fase berikutnya. Tetapi jika hasilnya dinilai
masih belum memadai, maka langkah yang harus dilakukan adalah:
● Menyerahkan lembar dokumen yang mungkin belum terpindai (terlewat)

untuk dilakukan pemindaian ulang, dan selanjutnya disisipkan (inserting)
sebagai bagian yang utuh dari halaman dalam file bersangkutan;
● Melakukan revisi redaksional dari hasil indeks (entri data) sebelumnya
jika ternyata belum lengkap atau tidak sesuai;
● Melakukan penyesuaian (adjustment) atau koreksi output image hasil
pemindaian. Tetapi jika ternyata langkah penyesuaian dan koreksi ini
dinilai masih belum juga memenuhi standar pemindaian, maka langkah
yang ditempuh adalah menyerahkan kembali lembar fisik dokumen arsip
tersebut ke bagian scanning untuk dilakukan pemindaian ulang dengan
26
setting khusus agar image yang dihasilkan benar-benar memenuhi
standar dokumentasi digital.
Selain tugas seperti di atas, langkah validasi dan verifikasi dari quality control
juga melakukan pemeriksaan terhadap autentikasi pada setiap hasil
pemindaian sebagai tanda keaslian atau autentikasi dari dokumen
bersangkutan. Jika sudah dianggap sesuai, maka pekerjaan proses
digitalisasi dapat dilanjutkan ke langkah berikutnya.
i. Autentikasi
Prosedur autentifikasi hanya dilakukan apabila Tim Pelaksana berasal dari
Penyedia Jasa. Kegiatan autentikasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk
memberikan autentikasi pada hasil digitalisasi (file .pdf), yang dilakukan oleh
petugas QC setelah melakukan kontrol kualitas terhadap file hasil scan
dimana autentikasi ini dapat berupa:
● Berita Acara autentikasi; atau

● Tanda/Stempel Elektronik yang dilekatkan/dibubuhkan pada hasil
digitalisasi, tanda tersebut dapat berupa kode yang secure yang
terasosiasi dan terintegrasi serta tersertifikasi.
Kementerian ATR/BPN tidak menyediakan stempel elektronik khusus,

penyedia dipersilahkan memilih sesuai dengan penyedia stempel elektronik
yang ada dan yang sudah terverifikasi. Adapun stempel elektronik yang
dimaksudkan harus memenuhi beberapa persyaratan, seperti:
● Stempel Elektronik yang dimaksud adalah stempel elektronik yang

dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang
tersertifikasi oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika (KOMINFO).
Proses autentifikasi ini untuk menjamin bahwa dokumen elektronik (hasil
scan) adalah asli dan sesuai/persis sama dengan aslinya/hardcopy-nya
(digital twin);
● Pada saat pembubuhan stempel elektronik, dokumen hasil pemindaian
tidak boleh dipindahkan ke sistem penyedia stempel elektronik secara
manual;
● Stempel Elektronik memiliki kemampuan menyimpan informasi privat di
dalamnya;
● Untuk pembacaan stempel elektronik yang telah dilekatkan pada
dokumen hasil digitalisasi dapat menggunakan aplikasi barcode reader
27
yang tersedia yang apabila stempel elektronik itu discan akan
menampilkan informasi nama perusahaan dan tanggal pelaksanaan
kegiatan;
● Menggunakan stempel elektronik berbentuk QR dimana terdapat gambar
atau logo Lembaga/Perusahaan ditengah-tengah stempel dengan rasio
minimum mencapai 70% dari keseluruhan kode;
● Stempel Elektronik berbentuk persegi dengan ukuran 1,5 x 1,5 cm;
● Stempel Elektronik dapat memberikan informasi validitas dari suatu
dokumen;
● Stempel Elektronik dapat memenuhi prinsip integrity dan non repudiation;
● Menggunakan token yang secure untuk proses pembubuhan seperti:
Biometric Authentication dan Disposable Uniquely Random Code;
● Stempel Elektronik dapat memuat informasi waktu pembubuhan pada
dokumen (timestamp).
Dokumen pertanahan fisik yang telah dipindai/scan, sebelum dikembalikan

pada tempat semula harus diberikan penandaan/stempel pada setiap
kesatuan berkas. Lokasi stempel pada area yang diperbolehkan dan tidak
mengganggu informasi dokumen, disarankan dilekatkan pada Catatan Buku
Tanah yang terakhir, ini merupakan bukti autentikasi terhadap fisik dokumen
pertanahan. Selanjutnya autentikasi pada file hasil scan/softcopy dapat
berupa pemberian kode pengaman atau dalam bentuk stempel elektronik dan
bentuk lainnya yang terasosiasi dan terintegrasi.
Gambar 5 Contoh Stempel Elektronik
28
j. Stempel pada Dokumen Pertanahan Analog
Setelah dilakukan legalisasi pada file hasil alih media (softcopy) maka langkah
selanjutnya adalah memberikan stempel “Dokumen ini Telah Dialihmediakan
dan Divalidasi” pada semua dokumen analog pertanahan khususnya Buku
Tanah dan Surat Ukur (tempatnya di catatan terakhir). Stempel tersebut
menyatakan bahwa dokumen hasil alih media sudah dinyatakan sesuai
dengan aslinya/fisiknya/digital twin (lihat langkah i. Autentikasi diatas)
Dokumen ini Telah

Dialihmediakan & Divalidasi
Gambar 6 Contoh Stempel pada Dokumen Pertanahan
k. Penyimpanan dan Penggandaan File.
Langkah pemrosesan selanjutnya adalah penyimpanan file hasil alih media ke

dalam memori komputer atau dimasukkan langsung ke dalam server (data
storage) sebagai database. Penyedia harus menyerahkan kepada pemilik
pekerjaan harddisk internal pada PC yang digunakan untuk menyimpan file
hasil scan. Pekerjaan ini juga masih tetap dalam pengawasan pengendalian
mutu (quality control).
l. Penyimpanan ke dalam DMS atau Server
Dokumen pertanahan yang sudah dilakukan digitalisasi kemudian dilakukan

penyimpanan ke dalam sistem yang sudah tersedia sehingga terintegrasi
dengan dokumen digital yang terdapat pada Aplikasi KKP. Penyimpanan hasil
digitalisasi ke dalam sistem pengelolaan dokumen dilaksanakan oleh
pelaksana pekerjaan melalui Aplikasi KKP. Batas waktu pelaksanaan
penyimpanan dalam KKP dapat disesuaikan dengan jangka waktu maksimal
keterlambatan pekerjaan.
m. Penyimpanan Kembali Dokumen Analog
Tim Pelaksana harus menata kembali dokumen seperti kondisi semula dan
disusun dengan mengacu kepada sistem penataan sebagaimana ketentuan
yang ada (referensi dari Biro Umum). Selanjutnya dokumen dikembalikan
29
dengan diikat dan disimpan terpisah dari dokumen yang belum
dialihmediakan. Untuk mempermudah pencarian di kemudian hari, dokumen
Buku Tanah, Surat Ukur dan Warkah lainya yang telah dialihmediakan,
disimpan dalam satu sampul untuk setiap bidangnya. Dokumen Buku Tanah,
Surat Ukur dan Warkah lainya yang telah dialihmediakan, disimpan secara
terpisah dari dokumen yang belum discan.
n. Penghitungan Bobot Pekerjaan
Bobot Tipe Dokumen yang dialihmediakan adalah Warkah (70%), BT (15%),

SU (15%) dari nilai harga satuan digitalisasi sesuai kontrak. Ilustrasi
penghitungan realisasi adalah sebagai berikut :
Target Volume 100.000, Harga Satuan Sesuai Kontrak = Rp.18.500
Nilai Warkah= Rp.18.500 x 70% = Rp.12.950
Nilai Buku Tanah = Rp.18.500 x 15% = Rp.2.775
Nilai Surat Ukur = Rp.18.500 x 15% = Rp.2.775
Di akhir pekerjaan didapatkan realisasi sebagai berikut :
Warkah BT SU Total
Volume Realisasi 100.000 81.000 74.000
Pembayaran (Rp) 1.295.000.000 224.775.000 205.350.000 1.725.125.000
Apabila ketersediaan Dokumen Warkah 208, Buku Tanah dan Surat Ukur
belum memenuhi terhadap target volume pekerjaan maka kekurangan
tersebut dapat dialihkan ke dalam dokumen Warkah 302 (Warkah
Pengukuran) dan atau Gambar Ukur dengan perbandingan bobot sebagai
berikut :
1. Warkah 302 (70%)

2. Gambar Ukur (15%)
30
Catatan :
- Gambar Ukur yang terdapat di dalam bundel Dokumen Permohonan

Pengukurannya merupakan satu kesatuan dan bagian tidak terpisahkan
dari Dokumen Warkah 302 sehingga untuk indexing sesuai ketentuan
penamaan Dokumen Warkah 302 dengan bobot 70%.
- Apabila Gambar Ukur terpisah dari bundel Dokumen Permohonan
Pengukurannya maka proses scanning dan indexing dilakukan masing-
masing berdasarkan ketentuan sistem penamaan file.
- Jika kuota digitalisasi Buku Tanah, SU, dan Warkah sudah habis namun
anggarannya masih ada, Kantor Pertanahan dapat mengalihkan digitalisasi
ke Gambar Ukur, Gambar Denah, dll (15%).
Tahapan Upload Warkah 302 ke dalam Aplikasi KKP
1. Setelah login masuk ke dalam menu Warkah
Gambar 7 Tampilan Utama Aplikasi Manajemen Dokumen
31
2. Kemudian pilih menu Warkah DI302
Gambar 8 Proses Pemilihan Menu Warkah DI302
3. Kemudian pilih menu Buat Baru
Gambar 9 Tampilan Menu Warkah DI302
32
4. Kemudian isi Nomor dan Tahun yang akan disimpan dan pilih Bundel Warkah
Pengukuran lalu Cari File
Gambar 10 Proses Tambah Warkah DI302 Baru
5. Pilih file yang akan diupload
Gambar 11 Proses Pemilihan File yang akan diunggah
33
6. Kemudian klik tombol Unggah
Gambar 12 Tampilan File Warkah Pengukuran
7. Dokumen berhasil diunggah/diupload
Gambar 13 Tampilan Dokumen Berhasil diunggah
34
BAB III
VALIDASI DATA PERTANAHAN
3.1. LATAR BELAKANG
Sejak dimulainya pendaftaran tanah di Indonesia hingga saat ini, bentuk dan format
Buku Tanah maupun Surat Ukur sudah mengalami beberapa kali perubahan.
Perubahan tersebut mengakibatkan elemen data yang tercantum dalam sertipikat
juga mengalami perubahan penambahan atau pengurangan. Sebagai contoh, sebelum
tahun 1970 sertipikat belum memiliki Surat Ukur. Selanjutnya, dalam satu Buku
Tanah dapat mengandung dua atau lebih data sertipikat. Sebagai contoh dalam kasus
peningkatan hak, dalam prakteknya dilakukan pencoretan nomor pada fisik Buku
Tanah yang sama sehingga data sebelum dan sesudah peningkatan menjadi satu.
Sementara dalam sistem elektronik, setiap nomor Buku Tanah merupakan entitas
tunggal sehingga perlu dilakukan ekstraksi data dari Buku Tanah analognya ke
masing masing nomor Buku Tanah yang relevan.
Pemeliharaan data juga sering kali menimbulkan inkonsistensi data. Sebagai contoh
apabila suatu bidang tanah mengalami pemisahan, maka luas aktual akan tercantum
pada catatan pemisahan atau seringkali diberikan catatan perubahan luasnya pada
Surat Ukur. Entri luas pada Surat Ukur harus mengikuti luas aktualnya, bukan luas
ketika pertama kali diterbitkan. Contoh lainnya adalah catatan adanya hak diatas hak
yang tidak dituliskan pada kolom penunjuk. Untuk menstandarkan nilai elemen data
yang dimasukkan kedalam database, perlu dibuatkan juknis agar informasi yang
dihasilkan dalam layanan elektronik sesuai dengan informasi aktual Buku Tanah.
Data elektronik tersebut tidak harus sama persis dengan Buku Tanah analognya,
namun informasi yang harus dikeluarkan harus bersesuaian dengan kronologis
perubahan elemen datanya.
3.2. GAMBARAN UMUM
Dalam rangka mendukung dan meningkatkan pelayanan publik di bidang

pertanahan, khususnya pendaftaran tanah, maka perlu disusun sebuah sistem
manajemen dokumen untuk mengatur dokumen-dokumen pertanahan lainnya
sehingga terwujud pengelolaan dan pemanfaatan dokumen pertanahan khususnya
Buku Tanah dan Surat Ukur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan serta bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Dokumen-dokumen tersebut memiliki peran utama dalam proses kegiatan
35
pendaftaran tanah baik sebagai output sebuah sistem maupun sebagai arsip
pertanahan yang harus dikelola. Buku Tanah dan Surat Ukur merupakan keluaran
dari sistem administrasi pertanahan yang disebut sistem Komputerisasi Kegiatan
Pertanahan (KKP). Basis data pertanahan merupakan basis data yang terpusat dalam
Data Center Pertanahan sehingga dapat diakses, dikelola dan disajikan secara
nasional dengan berbagai format penyajian dalam bentuk spasial maupun laporan
dan tabulasi.
Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi

pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan
pendayagunaan informasi khususnya dalam penyelenggaraan penyajian sistem
informasi pertanahan. Selain itu juga pemanfaatan teknologi komunikasi dan
informasi akan meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi dan akuntabilitas
penyelenggaraan pengelolaan data dan informasi pertanahan. Sistem KKP dapat
menyajikan data dan informasi skala nasional secara real time karena dalam sistem
ini mengintegrasikan kurang lebih 485 Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota di
seluruh Indonesia. Seiring dengan kemajuan teknologi komunikasi dan informasi
tersebut kebutuhan penyajian dan pengelolaan data pertanahan semakin meningkat.
Pemanfaatan data dan informasi pertanahan kian berkembang dan bervariasi dengan
tujuan memberikan kemudahan pengambilan keputusan dan analisis di berbagai
bidang baik politik, sosial, budaya, ekonomi serta pertahanan keamanan.
Di bidang ekonomi nasional, sistem administrasi pertanahan harus dapat mendukung

program-program strategis pemerintah khususnya Reforma Agraria menuju
masyarakat Indonesia yang berkeadilan sosial, tidak hanya itu proses pengadaan
tanah utamanya untuk kepentingan umum juga menjadi kegiatan pendukung
program strategis pemerintah dalam hal pembangunan infrastruktur mulai dari jalan
tol, jalan raya, akses antar provinsi, bandar udara, stasiun kereta dan lain sebagainya.
Yang tidak kalah penting adalah dalam hal menarik investor asing untuk
menanamkan modal di negara kita sehingga meningkatkan ekonomi usaha baik
makro dan mikro. Langkah pemerintah dalam hal memberikan kemudahan
penanaman modal untuk investor asing sudah banyak dilakukan melalui
pengurangan waktu proses dalam berbagai level birokrasi, perizinan dan pendaftaran
properti. Kementerian Agraria dan Tata Ruang berperan penting dalam memberikan
kemudahan di bidang pendaftaran properti/tanah yang bertujuan untuk memberikan
kepastian hukum dan perlindungan hukum kepada pemegang hak atas suatu bidang
36
tanah, satuan rumah susun dan hak-hak lain. Hal ini telah dikaji secara detail oleh
Bank Dunia dalam Ease of Doing Business (EODB). Hasil kajian EoDB tahun 2020
Indonesia menempati ranking 73 secara keseluruhan, tetapi untuk kemudahan dalam
hal Registering Property (pendaftaran properti) Indonesia menduduki posisi rangking
106. Hal ini tentunya menjadi refleksi bagi Kementerian ATR/BPN dalam mengambil
langkah–langkah perbaikan peringkat EoDB, yang salah satunya adalah dengan
menerapkan layanan berbasis elektronik yang didukung dengan tingkat validitas data
yang tinggi. Berbagai kebutuhan akan data dan informasi pertanahan di atas
menunjukkan bahwa Kementerian ATR/BPN memiliki tugas dan peran penting untuk
meningkatkan ekonomi skala nasional maupun internasional, untuk itu kegiatan
Validasi Buku Tanah dan Surat Ukur menjadi kegiatan dasar dan mutlak untuk
dilakukan. Data pertanahan yang akuntabel, akurat dan terpercaya menjadi modal
utama dalam memberikan kemudahan dan kelancaran dalam proses penyajian
informasi pertanahan, dimana informasi pertanahan yang dihasilkan dapat
digunakan sebagai sumber pengambilan keputusan di berbagai bidang seperti halnya
pada kegiatan pendaftaran tanah/registering property. Validitas data dan informasi
pertanahan menjadi modal dasar dalam membangun Sistem Informasi Pertanahan
yang akan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan strategis di tingkat
manajerial dalam hal pertanahan.
Kegiatan validasi data pertanahan ini diawali dengan memvalidasi eksisting data
elektronik pertanahan atau database pertanahan khususnya basis data Buku Tanah
dan Surat Ukur. Data elektronik pertanahan, selanjutnya disebut data pertanahan,
secara umum bisa dikelompokan menjadi 2 (dua) kategori yaitu: data pertanahan
tekstual selanjutnya disebut data tekstual yang mendeskripsikan dan
menginformasikan tentang kondisi-kondisi bidang tanah yang ada di sertipikat
tanah/Buku Tanah dan kedua adalah data pertanahan spasial selanjutnya disebut
data spasial yang mendeskripsikan posisi, bentuk dan geometri bidang tanah beserta
atribut yang melekat yang tersimpan dalam basis data spasial yang salah satu
tertuang dalam Surat Ukur.
3.3. SASARAN
Maksud dan tujuan dari kegiatan Validasi Data Pertanahan ini adalah, untuk:
1. Terciptanya kondisi data pertanahan yang valid dan akurat sehingga dapat
digunakan untuk peningkatan kualitas dan kuantitas pelayanan pertanahan;
37
2. Diperolehnya data pertanahan tekstual valid serta sesuai dengan Sertipikat/Buku
Tanah dan Surat Ukur, sehingga informasi elektronik pertanahan dapat disajikan
dengan akurat dan akuntabel;
3. Terwujudnya sistem informasi eksekutif berbasis data pertanahan yang valid;
4. Terselenggaranya analisis data guna mendukung pengambilan keputusan
strategis dibidang pertanahan;
5. Terhindar dari duplikasi dan anomali data sebagai akibat dari kesalahan proses
pencatatan dalam sistem aplikasi.
3.4. MANFAAT
Manfaat dari pelaksanaan kegiatan Validasi Buku Tanah dan Surat Ukur ini diantaranya
sebagai berikut:
1. Memberi kemudahan dan meningkatkan kualitas pelayanan pertanahan kepada

masyarakat serta mendukung pelaksanaan Ease Of Doing Business (EoDB);
2. Percepatan pelaksanaan pendaftaran tanah yang ditunjang dengan data
pertanahan yang valid dan akurat;
3. Pengambilan keputusan strategis di bidang pertanahan dapat dilaksanakan
dengan tepat seiring dengan data pertanahan yang valid;
4. Meningkatkan kepercayaan masyarakat dan stakeholder lainnya dalam hal
informasi pertanahan;
5. Mendukung tahapan penyelesaian sengketa dan konflik pertanahan, dengan
adanya kesesuaian data pada fisik Buku Tanah dengan data elektronik dalam
sistem KKP maka proses penyelesaian sengketa dan konflik pertanahan dapat
dicapai.
3.5. SPESIFIKASI TEKNIS
1. Peralatan
Pemanfaatan perangkat keras yang digunakan dalam kegiatan ini harus
memperhatikan dengan kondisi sebagai berikut:
a. Memenuhi standar teknis untuk pelaksanaan kegiatan ini;
b. Memenuhi aspek interkonektivitas dan kompatibilitas dengan sistem yang
digunakan.
Perangkat Keras untuk melaksanakan pekerjaan ini terdiri dari:
a. Printer
b. PC/Notebook/Laptop
38
c. Dan perlengkapan lain yang dibutuhkan.
2. Sumber Daya Manusia
Apabila pelaksanaan validasi dilakukan oleh Penyedia Jasa, maka spesifikasi
teknis terkait anggota Tim Pelaksana harus sesuai dengan Tabel 2 berikut.
Tabel 4 Spesifikasi Teknis Personil Validasi
PERSONIL PENDIDIKAN PENGALAMAN
Tim Leader Minimal berpendidikan S1 bidang 2 pekerjaan sejenis

Teknologi Informasi/ Komputer/
Informatika/ Manajemen atau
sejenisnya
Koordinator Minimal D3 Teknologi 2 pekerjaan sejenis

Informasi/Komputer/Informatika/
Manajemen atau sejenisnya
Tenaga QC Minimal D3 X
Tenaga Unggah Minimal SMA/SMK/STM/Setara X

/Upload File
Tenaga Validator/Entry Minimal SMA/SMK/STM/Setara X

Data
3. Standar Keluaran
Indikator untuk mengukur keseluruhan hasil pekerjaan adalah berdasarkan

output dari setiap fase pekerjaan yang dilalui, meliputi:
a. Rekapitulasi Daftar Hasil Pekerjaan Validasi;
b. Daftar Bidang Tanah per Desa/Kelurahan yang sudah tervalidasi.
Adapun ketentuan teknis dari keluaran hasil validasi data pertanahan adalah
sebagai berikut:
a. Proses validasi data tekstual Buku Tanah dilakukan dengan membandingkan

dan mencocokkan fisik Buku Tanah atau hasil digitalisasi/scanning Buku
Tanah dengan database KKP;
b. Buku Tanah yang divalidasi adalah Buku Tanah yang masih aktif dan
statusnya belum valid;
39
c. Surat Ukur yang divalidasi adalah Surat Ukur yang masih aktif dan statusnya
belum valid;
d. Validasi data tekstual ini dilakukan untuk semua atribut/field yang ada di
Surat Ukur dan Buku Tanah termasuk semua Catatan Peralihannya;
e. Setiap data dari hasil entri/digitasi di cetak dalam daftar dari menu yang
tersedia di Aplikasi KKP;
f. Validasi dilakukan secara elektronik pada Aplikasi KKP dan log hasil validasi
dapat dicetak sebagai data pendukung/evidence yang selanjutnya diketahui
oleh penanggung jawab validasi/pejabat struktural di Kantor Pertanahan;
g. Jika terdapat informasi pada fisik Buku Tanah/Surat Ukur yang meragukan
atau tidak layak, wajib dikoordinasikan/ditanyakan ke pejabat yang berwenang
di Kantor Pertanahan, untuk ditindaklanjuti sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
h. Jika melakukan koreksi terhadap data pada fisik Buku Tanah dan Surat Ukur,
maka wajib membubuhkan coret pada data yg diganti dan paraf pada data yang
dicoret (dengan pena) dan dilakukan oleh pejabat yang berwenang sesuai
dengan peraturan perundang-undangan.
i. Memastikan data bidang tanah tersebut sudah link antara Buku Tanah
dan/atau Surat Ukur;
j. Untuk data pertanahan yang terdapat catatan blokir, catatan sengketa, catatan
bidang tanah overlap dengan bidang lain, atau pada dokumen fisiknya terdapat
catatan dengan pensil yang tidak dapat diklarifikasi oleh pejabat yang
berwenang tetap dilakukan validasi dan selanjutnya dilakukan blokir internal
dan melaporkannya kepada Kantor Pertanahan untuk ditindaklanjuti;
k. Buku Tanah yang statusnya sudah tervalidasi tidak dapat dilakukan validasi
ulang.
l. Apabila Buku Tanah yang statusnya sudah tervalidasi hendak divalidasi ulang
maka diperlukan persetujuan dari Kepala Kantor Pertanahan disertai dengan
justifikasi perlunya validasi ulang serta dilampirkan bukti sebelum dan
sesudah dilakukan validasi ulang.
40
3.6. PROSEDUR DAN TAHAPAN PELAKSANAAN
1. Alur
Gambar 14 Diagram Alur Validasi Dokumen Pertanahan
2. Persiapan
Sebelum melakukan validasi data pertanahan, Tim Persiapan perlu melakukan
persiapan dan penelitian dengan mempertimbangkan berbagai aspek terkait rekam
data dalam sistem KKP serta dokumen arsip terkait. Untuk kelancaran pelaksanaan
kegiatan, beberapa hal yang harus dipersiapkan:
a. Melakukan persiapan-persiapan untuk pelaksanaan kegiatan, terkait data

Buku Tanah dan Surat Ukur yang akan divalidasi;
b. Melakukan pemilihan/inventarisasi data Buku Tanah dan Surat Ukur yang
akan divalidasi dengan kriteria sebagaimana terdapat pada table dan
dituangkan dalam daftar hasil Inventarisasi Jumlah Fisik Buku Tanah dan
Surat Ukur yang ada di Kantor Pertanahan;
c. Melakukan peminjaman arsip/dokumen fisik/hasil scan Buku Tanah dan
Surat Ukur, menggunakan Berita Acara Peminjaman dan Pengembalian;
d. Membuat rencana kerja/mekanisme/tahapan pekerjaan berdasarkan wilayah

per jenis hak maupun per tahun;
e. Menyusun jadwal pelaksanaan pekerjaan dan personil yang akan melakukan
pekerjaannya, dan informasi lainnya yang dianggap penting terkait dengan
pelaksanaan pekerjaan;
f. Mempersiapkan form-form dan format Berita Acara/Laporan yang akan
digunakan pada saat pelaksanaan pekerjaan;
g. Fasilitas yang harus disiapkan:
1) Menyediakan ruangan untuk bekerja;
41
2) Memastikan listrik selalu ada/nyala untuk kelancaran pekerjaan;
Tabel 5 Kriteria Data BT/SU Yang Divalidasi
Buku Tanah Status Status Sudah Belum Hak Hak

No
dan Surat Valid Belum Entri Entri Masih Sudah
Ukur Valid Berlaku Tidak
Berlaku
1 Hak Milik    
X X
2 Hak Guna    
Bangunan X 1)
3 Hak Guna    
Usaha X 1)
4 Hak    
Pengelolaan X X
5 Hak Pakai    
X X
6 Tanah Wakaf    
X X
Keterangan 1) BT/SU HGB dan HGU yang jangka waktu hak-nya berakhir bukan
karena pemecahan bidang dan peningkatan hak.
h. Membuatkan user login ke Aplikasi KKP sebagai petugas validator dan entri
data dengan durasi;
i. Menunjuk pegawai yang bertanggung jawab terhadap arsip untuk mengawasi
dan menandatangani BA Peminjaman dan Pengembalian dokumen.
3. Inventarisasi dan Analisis Data
Kegiatan inventarisasi Buku Tanah dan Surat Ukur sangat penting untuk
dilakukan, untuk memastikan kondisi fisik, kelengkapan dan jumlahnya dapat
memenuhi target/volume pekerjaan, meliputi:
a. Melakukan inventarisasi dokumen analog Buku Tanah dan Surat Ukur serta
memastikan kelengkapan datanya sesuai dengan target volume pekerjaan yang
dituangkan dalam Berita Acara Hasil Inventarisasi.
b. Melakukan analisis Buku Tanah dan Surat Ukur digital yang ada di dalam
basis data Kantor Pertanahan lokasi pekerjaan yang meliputi:
● Buku Tanah
- Menghitung dokumen analog semua Buku Tanah setiap bundel per desa
per jenis hak dan memastikan kelengkapan datanya;
- Memastikan apakah semua dokumen analog Buku Tanah telah terentri
dan tervalidasi di Komputerisasi Kegiatan Pertanahan (KKP);
42
- Melakukan analisis kondisi kualitas data pertanahan baik data tekstual
dan spasial melalui Aplikasi KKP seperti Gambar 1, untuk menjadi dasar
perencanaan kegiatan validasi data tekstual Buku Tanah (berapa jumlah
Buku Tanah yang belum terentri dan tervalidasi);
- Mendapatkan data dokumen Buku Tanah yang ada di KKP tetapi tidak
ada dokumen fisiknya untuk direkap dan dibuatkan Berita Acara untuk
penghapusan dokumen tersebut di KKP;
Gambar 15 Kualitas Data pada Aplikasi KKP
- Data elektronik yang ada di KKP baik yang status valid juga harus
dianalisis kembali, dan tidak menutup kemungkinan untuk divalidasi
ulang;
- Jika terdapat duplikasi data baik di data elektronik dan/atau di
dokumen analog Buku Tanah, hendaknya dikoordinasikan dengan
pejabat yang berwenang di Kantor Pertanahan agar dapat ditindaklanjuti
sesuai ketentuan dan peraturan perundang- undangan;
- Jika terdapat dokumen analog Buku Tanah tetapi tidak ada di data
elektronik di KKP, maka dilakukan entri data Buku Tanah sesuai dengan
panduan entri data;
- Jika terdapat Buku Tanah dengan wilayah yang sudah tidak sesuai
(akibat pemekaran wilayah), agar diinventarisir, dan dibuatkan Berita
Acara pemindahan wilayahnya hal ini dilakukan baik di fisik Buku
Tanahnya dan di data elektronik di KKP sesuai dengan ketentuan dan
peraturan perundang-undangan;
43
- Hasil analisa dituangkan dalam Berita Acara Pengumpulan, Verifikasi
dan Analisa Data.
● Surat Ukur
- Menghitung dokumen analog semua Surat Ukur setiap bundel per

tahun, terdapat 2 kemungkinan kondisi bundel/album Surat Ukur yang
masih tersimpan terpisah dengan Buku Tanah dan yang sudah menyatu
dalam album Buku Tanah;
- Jika kondisi Surat Ukur menyatu pada album/bundel Buku Tanah
maka inventarisasi dilakukan bersamaan pada saat menghitung Buku
Tanahnya;
- Jika terdapat duplikasi data baik di data elektronik dan/atau di
dokumen analog Surat Ukur, hendaknya dikoordinasikan dengan
pejabat yang berwenang di Kantor Pertanahan agar dapat ditindaklanjuti
sesuai ketentuan dan peraturan perundang-undangan;
- Jika terdapat dokumen analog Surat Ukur tetapi tidak ada di data
elektronik di KKP, maka dilakukan entri data tekstual Surat Ukur sesuai
dengan panduan entri data;
- Jika terdapat Surat Ukur dengan wilayah yang sudah tidak sesuai
(akibat pemekaran wilayah), agar diinventarisir, dan dibuatkan Berita
Acara pemindahan wilayahnya hal ini dilakukan baik di fisik Surat Ukur
dan di data elektronik di KKP sesuai dengan ketentuan dan peraturan
perundang-undangan;
- Hasil analisa dituangkan dalam Berita Acara Pengumpulan, Verifikasi
dan Analisa Data.
4. Validasi Data
Ketentuan dalam tahapan validasi data tekstual Buku Tanah dan Surat Ukur harus
memperhatikan sebagai berikut:
a. Validasi Tekstual Buku Tanah
Proses ini dilakukan untuk perekaman semua informasi yang terdapat pada
data Buku Tanah, baik data pendaftaran pertama kali maupun data pada
catatan pendaftarannya. Adapun fields/attribute dalam database KKP yang
sering kali kosong dan diperlukan validasi diantaranya adalah:
1) Nomor Hak tidak sesuai/kosong;

2) Nama Pemegang Hak, Nomor Seri Blanko tidak sesuai/kosong;
44
3) Luas (tertulis) yang angkanya ekstrim (tidak wajar)/ Luas tidak sesuai;
4) Catatan peralihan/pendaftaran yang tidak lengkap/tidak sesuai/kosong,
Catatan Pendaftaran Pertama harus sesuai dengan yang tertera di dalam
fisik Buku Tanah yang meliputi Nomor D.I (Daftar Isian) beserta tanggalnya,
Asal Hak dan Alas Hak, Penunjuk, Tanggal Pembukuan dan Tanggal
Penerbitan Sertipikat beserta penandatangannya;
5) Tanggal pembukuan dan tanggal penerbitan: tidak sesuai/Kosong;
6) Nama penanda tangan tidak sesuai/kosong;
7) Narasi pada petunjuk tidak sesuai/kosong;
8) Tanggal Terbit dan tanggal berakhir hak untuk yang berjangka waktu;
9) Tipe Pemilik dan Nama Pemilik Pertama pada sertipikat;
10) Dokumen pengukuran harus terisi baik Nomor, Tahun, Tipe
(GS/SU/SUS/PLL), Luas, dan NIB (Nomor Induk Bidang) jika ada, sehingga
link terhadap Buku Tanah bisa dilakukan, dan jika didalam fisik Buku
Tanah tidak tertulis maka dilakukan pencatatan (sebagai keterangan) dan
segera dilakukan koordinasi untuk memperoleh data yang sesuai dengan
petugas Arsip atau pegawai kantah terkait mengenai hal tersebut.
11) Catatan pendaftaran harus sesuai dengan yang tertera di dalam fisik Buku
Tanah baik catatan perubahan dan nomor D.I (Daftar Isian) beserta tanggal
penanda tangan serta penandatangannya sehingga urutan untuk catatan
pendaftaran bisa secara otomatis diurutkan berdasarkan tanggal
penandatanganannya.
Validasi Buku Tanah dilakukan oleh profil Validator Buku Tanah dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
1) Login ke dalam Aplikasi KKP, (jika pelaksana pihak ke-3 maka harus
dibuatkan user dengan profil Validator Buku Tanah oleh Admin Kantah
setempat);
2) Pilih menu Dokumen Hak dengan klik menu Dokumen -> Buku Tanah (Hak
Milik, Hak Guna Bangunan, Hak Guna Usaha, Hak Pengelolaan, Hak Pakai);
3) Pilih Provinsi -> Kabupaten -> Kecamatan -> Desa;
4) Masukkan Nomor Hak 5 digit terakhir -> klik Dokumen Hak-nya;
5) Cek dokumen digital dengan fisik Buku Tanah;
6) Klik pada Validasi apabila sudah sesuai dengan data yang tertera pada
fisik/scan Buku Tanah;
45
7) Buku Tanah sudah tervalidasi.
Gambar 16 Tampilan Hasil Validasi Data Tekstual Buku Tanah

di Aplikasi KKP
Apabila sudah dilakukan validasi tetapi masih terdapat atribut yang akan
diperbaiki/edit maka langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Pilih data Dokumen Hak/Buku Tanah pada daftar di bagian kiri;

2) Klik menu Buka Validasi;
3) Akan ada warning bahwa persetujuan buka validasi oleh Kepala Kantor,
maka akan menunggu persetujuan dari Kepala Kantor;
4) Jika Kepala Kantor sudah menyetujui maka ikon validasi akan muncul
kembali/aktif berwarna hijau dan proses validasi dapat diulang dari
langkah awal nomor 1 melakukan validasi.
Gambar 17 Tampilan Menu dari Buku Tanah di Aplikasi KKP
46
Gambar 18 Notifikasi Buka Validasi Buku Tanah
Kemungkinan kondisi data yang akan ditemukan dalam proses validasi data
pada Aplikasi KKP, sebagai berikut:
1) Data hasil scan/fisik Buku Tanah tidak ditemukan dalam basis data, jika
hasil scan tidak terdapat di dalam basis data maka harus dilakukan proses
entri data baru yang sama dan sesuai dengan hasil scan/fisik Buku Tanah;
2) Data pada basis data berbeda dengan hasil scan/fisik, maka harus
dilakukan updating data pada basis data yang disesuaikan dengan hasil
scan/fisik sehingga data pada basis data sama dengan dokumen fisik.
b. Entri Buku Tanah
Entri Buku Tanah dilakukan jika pada saat validasi Buku Tanah di database
KKP tidak ditemukan Buku Tanah dimaksud. Kondisi ini dimungkinkan karena
Buku Tanah yang lama dan diterbitkan sebelum adanya Aplikasi KKP. Berikut
adalah langkah-langkah entri Buku Tanah:
1) Booking Counter Desa
1. Login ke Aplikasi KKP web sebagai admin;
2. Klik menu Administrasi  pilih Konter Kelurahan/Desa;
Gambar 19 Menu Konter Desa/Kelurahan
3. Cari Nama Desa yang akan ditambahkan Buku Tanahnya;

4. Klik Buku Tanah sesuai Buku Tanah fisik yang belum terentri;
47
5. Masukan angka sejumlah Buku Tanah yang akan dientri;
6. Klik Proses;
Gambar 20 Proses Pembukuan Buku Tanah
2) Pembuatan Dokumen Hak
1. Klik Menu Dokumen  pilih Buku Tanah Hak Guna Bangunan;
2. Pilih menu ;
3. Pilih Nama Kegiatan  Propinsi Kabupaten  Kecamatan Desa;
4. Input Nomor Hak 5 digit terakhir  input tanggal penerbitan;
5. Klik OK dan Buku Tanah telah terbuat.
Gambar 21 Proses Pembuatan Buku Tanah Baru
c. Validasi Tekstual Surat Ukur
Validasi Surat Ukur dilakukan oleh profil Validator Surat Ukur dengan
melakukan pengecekan dengan fisik Surat Ukur telah diterima sudah sesuai
dan valid dengan dokumen digital Surat Ukur yang akan divalidasi dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
48
1) Cari Dokumen Surat Ukur dengan klik menu Dokumen  Surat Ukur;
2) Pilih Provinsi  Kabupaten  Kecamatan  Desa  Tipe SU;
3) Input nomor Surat Ukur 5 digit;
4) Input Tahun Surat Ukur  klik Cari  pilih Surat Ukur;
5) Cek dokumen digital dengan fisik Surat Ukur;
6) Pilih menu Validasi apabila memang sudah sesuai dan dokumen digital
Surat Ukur sudah tervalidasi;
Gambar 22 Menu Surat Ukur
Gambar 23 Hasil Validasi Surat Ukur
Apabila fisik dan digital dokumen Surat Ukur terdapat perubahan data dan
akan diperbaiki, maka langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Klik menu Buka Validasi;
49
2) Akan ada warning bahwa persetujuan buka validasi oleh Kepala
Infrastruktur Pertanahan;
Gambar 24 Notifikasi Proses Buka Validasi Surat Ukur
d. Pemberian Stempel Validasi

Setelah dokumen fisik dilakukan validasi/entri data maka dokumen tersebut
diberikan stempel sekurangnya memuat informasi dengan ketentuan:
1) Stempel dilekatkan pada dokumen pertanahan:

1. Warkah, di tempat kosong pada halaman depan/cover;
2. Buku Tanah, pada halaman Catatan Pendaftaran/Catatan Peralihan
terakhir;
3. Surat Ukur, di tempat kosong pada halaman depan/cover;
2) Tercantum kalimat: “Telah Divalidasi” dan/atau ”Telah Dientri”;
3) Tercantum Tanggal pelaksanaan kegiatan, yang menyatakan waktu/kapan
dokumen tersebut discan dan Nomor Kontrak Kegiatan (jika dilakukan
pihak ke-3);
4) Tercantum Nama Pelaksana kegiatan, yang menyatakan siapa nama
petugas/nama Badan Hukum atau pihak ke-3 (jika dilakukan pihak ke-3)
yang melaksanakan kegiatan validasi/entri data;

Gambar 25 Contoh Stempel Validasi/Entri Data
e. Kontrol Kualitas
Kontrol Kualitas dilakukan dengan menggunakan metode Four Eyes Principle.
Prinsip dari metode ini adalah bahwa sebuah data dinyatakan valid apabila ada
50
dua pihak yang menyatakan data telah valid, yaitu pihak pelaksana kegiatan
validasi dan pihak pengawas yang dalam hal ini adalah Tim Pengawas.
Adapun mekanisme pelaksanaan Kontrol Kualitas adalah sebagai berikut:
1) Pelaksana kontrol kualitas/Tim Pengawas adalah Aparatur Sipil Negara di

lingkungan Kantor Pertanahan/Kantor Wilayah. Petugas yang ditunjuk
untuk melakukan kontrol kualitas harus mempunyai pengetahuan,
pemahaman, dan pengalaman yang cukup tentang kualitas data utamanya
kegiatan validasi buku tanah.
2) Tanggung jawab petugas kontrol kualitas meliputi output Buku Tanah dan
Surat Ukur hasil kegiatan validasi sudah sesuai dengan informasi yang
tercatat pada Buku Tanah dan Surat Ukur fisik.
3) Volume Buku Tanah dan Surat Ukur yang wajib dilakukan kontrol kualitas
sebesar 10% dari volume kontrak pekerjaan.
4) Apabila kualitas hasil kegiatan validasi Buku Tanah dan Surat Ukur yang
dihasilkan oleh pihak ketiga tidak memenuhi syarat maka hasilnya tidak
dapat dilanjutkan ke tahap selanjutnya.
Lingkup pekerjaan kontrol kualitas adalah sebagai berikut:
● Memeriksa dokumen administrasi yang meliputi:

- Melakukan pengecekan jumlah volume pekerjaan
- Melakukan pengecekan dasar pelaksanaan pekerjaan (Surat
Keputusan atau Dokumen Kontrak)
- Melakukan pengecekan kesesuaian akun pelaksana
- Melakukan pengecekan jadwal pelaksanaan
● Memeriksa metodologi yang digunakan oleh pelaksana;
● Melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan;
● Menetapkan jumlah data yang akan dilakukan pemeriksaan, apabila
ditetapkan berdasarkan sampling maka jumlah data tersebut harus
memenuhi kaidah statistika;
● Informasi yang umumnya perlu diperhatikan saat melakukan kontrol
kualitas adalah:
- Nomor Hak tidak sesuai/kosong
- Nama Pemegang Hak, Nomor Seri Blanko tidak sesuai/kosong
- Luas (tertulis) yang angkanya ekstrim (tidak wajar)/luas tidak sesuai
51
- Catatan peralihan/pendaftaran yang tidak lengkap/tidak
sesuai/kosong. Catatan Pendaftaran Pertama harus sesuai dengan
yang tertera di dalam fisik Buku Tanah yang meliputi Nomor D.I (Daftar
Isian) beserta tanggalnya, Asal Hak dan Alas Hak, Penunjuk, Tanggal
Pembukuan dan Tanggal Penerbitan Sertipikat beserta
penandatangannya.
- Tanggal pembukuan dan tanggal penerbitan: tidak sesuai/kosong
- Nama penanda tangan tidak sesuai/kosong
- Narasi pada petunjuk tidak sesuai/kosong

- Tanggal Terbit dan tanggal berakhir hak untuk yang berjangka waktu
- Tipe Pemilik dan Nama Pemilik Pertama pada sertipikat
- Dokumen pengukuran harus terisi baik Nomor, Tahun, Tipe
(GS/SU/SUS/PLL), Luas, dan NIB (Nomor Induk Bidang) jika ada,
sehingga link terhadap Buku Tanah bisa dilakukan, dan jika didalam
fisik Buku Tanah tidak tertulis maka dilakukan pencatatan (sebagai
keterangan) dan segera dilakukan koordinasi untuk memperoleh data
yang sesuai dengan petugas Arsip atau pegawai kantah terkait
mengenai hal tersebut.
- Catatan pendaftaran harus sesuai dengan yang tertera di dalam fisik
Buku Tanah baik catatan perubahan dan nomor D.I (Daftar Isian)
beserta tanggal penanda tangan serta penandatangannya sehingga
urutan untuk catatan pendaftaran bisa secara otomatis diurutkan
berdasarkan tanggal penandatanganannya.
● Memastikan hasil buku tanah dan surat ukur yang telah dilakukan validasi
telah diberikan stempel validasi.
● Membuat laporan secara tertulis terkait pelaksanaan kegiatan kontrol
kualitas kepada Pejabat Pembuat Komitmen. Penyampaian laporan
dilakukan sekurang-kurangnya 3 (tiga) kali (awal-antara-akhir) dengan
melampirkan daftar hasil pemeriksaan hasil validasi (LAMPIRAN I).
52
Tim Pelaksana Tim Pengawas PPK/Kantor Pertanahan
Permohonan
Melakukan Persetujuan Hasil
Kontrol Kualitas
verifikasi BT Kegiatan Validasi
Kegiatan Validasi
dan SU Hasil Diterima
dengan
Validasi
Melampirkan
Laporan Detail
Hasil Validasi
Ditolak
ML
Output
Form Ceklist
hasil Verifikasi BT
dan SU
Laporan
Pelaksanaan
Kontrol Kualitas
Gambar 26 Alur Kerja Kontrol Kualitas Validasi
f. Penyimpanan Dokumen
Tahapan terakhir dalam kegiatan validasi ini adalah mengembalikan dokumen

fisik Buku Tanah dan Surat Ukur ke posisi penyatuan fisik Buku Tanah dan
Surat Ukur sesuai dengan NIB maupun Nomor Hak-nya, dan mengikuti
penyimpanan Buku Tanah yang per Jenis Hak dan per Desa/Kelurahan. Buku
Tanah dan Surat Ukur yang sudah disatukan kemudian diikat dan disimpan
pada tempat yang terpisah dari dokumen yang belum divalidasi. Untuk
mempermudah pencarian di kemudian hari, dokumen Buku Tanah dan Surat
Ukur yang telah divalidasi, disimpan dalam satu sampul untuk setiap
bidangnya.
53
3.7. PEMELIHARAAN BASIS DATA PERTANAHAN
Setelah seluruh dokumen pertanahan selesai dilakukan kegiatan digitalisasi

dokumen dan validasi data pertanahan, maka data dan informasi pertanahan yang
telah dibuat dan dijamin kebenaran serta kelengkapannya tersebut digunakan
sebagai satu-satunya sumber data dan informasi pelayanan pertanahan. Sebagai
masa transisi menuju transformasi digital Kementerian ATR/BPN, maka setiap
pelayanan pertanahan yang mengakibatkan perubahan pada dokumen pertanahan
wajib dilakukan pemeliharaan basis data pertanahan atau pencatatan pada kedua
sistem penyimpanan dokumen tersebut, yaitu: dokumen analog dan dokumen
elektronik pada basis data KKP. Dengan demikian validitas basis data pertanahan
yang ada di pangkalan data Kementerian ATR/BPN dapat dijamin identik dengan
dokumen analog secara berkelanjutan (sustainable digital twin). Hal ini menjadi
tanggung jawab Kantor Pertanahan yang dituangkan dalam Berita Acara Penelitian
Validasi Buku Tanah dan Surat Ukur (LAMPIRAN J).
3.8. KELENGKAPAN DATA

Untuk memastikan bahwa semua elemen data telah dimasukkan, maka untuk
dokumen dokumen pertanahan lama yang datanya tidak lengkap diberikan nilai
default sebagai berikut:
Elemen data pada buku tanah meliputi:

1. Nomor Hak : pemberian nomor hak atas tanah harus diisi sesuai dengan aturan
perundangan. Nomor hak yang tercatat terdiri dari: pertama nomor (8 digit) kode
wilayah letak tanah yaitu: provinsi, kabupaten/kota, kecamatan dan
desa/kelurahan masing-masing 2 digit; kedua nomor (1 digit) kode jenis hak serta
ketiga nomor hak (5 digit). Apabila nomor hak tidak ada, maka diisi dengan tanda
- (kurang).
2. Asal Hak : terdiri dari Konversi, Pemberian Hak, Pengakuan/Penegasan Hak,
Pemecahan, Pemisahan, Penggabungan, Perubahan Hak, Pembaruan Hak, Wakaf,
Hak Di Atas Hak dan Ganti Desa.
54
3. Alas Hak : terdiri dari informasi dokumen yang menjadi dasar kepemilikan atau
penggunaan atas bidang tanah. Alas hak diisi tipe atau jenis alas hak, nomor,
tanggal dan pembuat. apabila tipe tidak ada maka diisi dengan tanda - (kurang).
Apabila nomor tidak ada maka diisi dengan tanda - (kurang). Apabila tanggal tidak
ada maka diisi dengan 01-01-1900. Apabila pembuat tidak ada maka diisi dengan
- (kurang).
4. Desa : diisi dengan nama desa atau kelurahan letak bidang tanah.
5. Kecamatan : diisi dengan nama kecamatan letak bidang tanah.
6. Kabupaten/Kota : diisi dengan nama kabupaten/kota letak bidang tanah.
7. Provinsi : diisi dengan nama provinsi letak bidang tanah.
8. Nomor Surat Keputusan Pemberian Hak : diisi dengan nomor dan tanggal
keputusan, serta uang pemasukan yang dibayar, jika hak berasal dari pemberian
hak atas tanah negara atau hak pengelolaan
9. Penunjuk : diisi dengan informasi penunjuk nomor daftar isian atau catatan
pembatasan-pembatasan seperti kurang lengkapnya atau ada sengketa maupun
pembatasan-pembatasan yang bersangkutan dengan haknya, penggunaan tanah.
Dapat berupa rujukan atau dasar penguasaan atau alas hak dari bidang tanah.
10. Nomor Surat Ukur : diisi dengan nomor Surat Ukur (5 digit) dan tahun
pembuatannya.
11. Tanggal Surat Ukur : diisi dengan tanggal Surat Ukur tersebut dikeluarkan.
12. Luas : diisi dengan angka dan huruf dalam satuan meter persegi (m2).
13. Nomor Identifikasi Bidang : diisi dengan nomor identifikasi bidang tanah,
sebanyak 13 digit yaitu : dimulai dengan 2 digit kode provinsi, 2 digit kode
kabupaten, 2 digit kode kecamatan, 2 digit kode desa dan 5 digit terakhir adalah
nomor bidang tanah. Masing masing kode wilayah dipisahkan dengan tanda titik.
14. Pemilik : diisi dengan nama pemegang bidang tanah beserta hak yang dimilikinya,
data yang dimasukkan minimal nama, tanggal lahir, tempat lahir, untuk
perseorangan. Nama badan hukum/yayasan/atau identitas pemilik non
perorangan lainnya beserta nomor akta pendirian, tempat kedudukan. Apabila
nomor akta pemberian tidak ada, maka ditulis dengan tanda - (kurang). Apabila
tanggal pendirian tidak ada, maka ditulis dengan 01-01-1900. Apabila tempat
kedudukan tidak ada maka diisi dengan tanda - (kurang). Untuk Pemerintah,
instansi pemerintah diisi nama instansi.
15. Porsi Kepemilikan : diisi apabila jumlah pemegang haknya lebih dari satu. Jika
tidak dicantumkan porsi kepemilikan, maka masing-masing subjek yang ada
dalam sertipikat memiliki porsi yang sama.
55
16. ASN yang menandatangani pembukuan hak : Penandatangan Buku Tanah oleh
nama pejabat Kantor Pertanahan yang berwenang.
17. Jabatan yang menandatangani pembukuan hak : diisi jabatan Kepala Kantor
Pertanahan dalam hal pendaftaran tanah secara sporadik dan oleh Ketua Panitia
Ajudikasi dalam hal pendaftaran tanah secara sistematik.
18. Tanggal Pembukuan : diisi tanggal pembukuan dalam Daftar Penyelesaian
Pekerjaan Pendaftaran Tanah dan harus sama dengan tanggal penandatanganan
buku tanah. Dalam hal ketidaklengkapan pengisian tanggal pembukuan buku
tanah, maka dituliskan 01-01-1900.
19. Tanggal Penerbitan : diisi tanggal penandatanganan sertipikat oleh pejabat yang
berwenang dan harus sama dengan tanggal pembukuan biaya atau uang
pemasukan ke kas negara. Dalam hal ketidaklengkapan pengisian tanggal
pembukuan buku tanah, maka dituliskan 01-01-1900.
20. ASN yang menandatangani penerbitan sertipika t: diisi nama Penandatangan
penerbitan sertipikat oleh pejabat Kantor Pertanahan yang berwenang
21. Jabatan yang menandatangani penerbitan sertipikat : diisi nama jabatan pejabat
Kantor Pertanahan yang berwenang dalam menandatangani penerbitan sertipikat.
22. Daftar isian : diisi dengan nomor dan tahun daftar isian, pencatatan daftar isian
ini dilakukan setelah penandatangan sertipikat oleh pejabat yang berwenang.
23. Kode blanko : diisi dengan nomor seri blanko sertipikat yang digunakan.
24. Berlaku sejak : untuk hak yang berjangka waktu sebagaimana peraturan yang
berlaku, tanggal sejak hak diisi sesuai dengan isi Surat Keputusan
Pemberian/perpanjangan/pembaruan haknya. Untuk hak berjangka waktu yang
tidak ditulis tanggal berlaku pemberian haknya, maka dituliskan angka default
01-01-1900.
25. Berlaku sampai : untuk hak yang berjangka waktu sebagaimana peraturan yang
berlaku, tanggal berakhir hak diisi sesuai dengan isi Surat Keputusan
Pemberian/perpanjangan/pembaruan haknya. untuk hak berjangka waktu yang
tidak ditulis jangka waktu pemberian haknya, maka dituliskan angka default 01-
01-999.
56
BAB IV
PENUTUP
Tata Cara Kerja Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data Pertanahan ini disusun
untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan kegiatan Digitalisasi Dokumen dan
Validasi Data Pertanahan. Ketentuan mengenai kegiatan Digitalisasi Dokumen dan
Validasi Data Pertanahan yang sebelumnya menjadi tidak berlaku. Apabila
diperlukan, dokumen Tata Cara Kerja ini akan diperbarui sesuai dengan kebutuhan
dan perkembangan teknologi.
Dalam pelaksanaan kegiatan Digitalisasi Dokumen dan Validasi Data Pertanahan,

seluruh penyelenggara kegiatan ini wajib untuk memedomani tata cara kerja ini.
Tata Cara Kerja yang baik, tidak akan banyak memberikan manfaat bila tidak
didukung dengan implementasi dan pelaksanaan yang baik pula. Untuk itu,
komitmen dan konsistensi harus selalu terjaga agar kita mendapatkan manfaat
seperti yang diharapkan.
Selamat Bekerja.
57
LAMPIRAN A CONTOH SURAT KEPUTUSAN PEMBENTUKAN TIM SWAKELOLA
KOP SURAT
KEPUTUSAN PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

KEGIATAN ..................................................................
SATUAN KERJA ......................................................................
K/L/D/I ....................................
NOMOR : ..................................
TENTANG PEMBENTUKAN TIM KEGIATAN SWAKELOLA

KEGIATAN ..............................................................................
K/L/D/I ...................................
TAHUN ANGGARAN ........
Menimbang:
1. Bahwa untuk mengadakan pekerjaan …………… yang dilaksanakan secara Swakelola,
perlu dibentuk Tim Swakelola;
2. Bahwa para Pejabat/Petugas dibawah ini dipandang mampu dan memenuhi syarat untuk
melaksanakan tugas sebagai Tim Swakelola;
3. Bahwa untuk maksud tersebut maka perlu dikeluarkan Surat Pembentukan/ Penugasan;
Mengingat:
1. Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah;
2. Keputusan ……………………………………………………………………………;
3. …………………………………………………………………………….……….. dst.
MEMUTUSKAN
Menetapkan:
Kesatu: Membentuk Tim Swakelola yang terdiri dari Tim Perencana, Tim Pelaksana, dan Tim
Pengawas Kegiatan Swakelola di ……………., Pekerjaan ……………….., dengan susunan
sebagai berikut :
Tim Perencana :
1. Sdr. ……………………………….. sebagai Ketua Tim;
2. Sdr. ……………………………….. sebagai Sekretaris Tim;
3. Sdr. ……………………………….. sebagai Anggota Tim;
4. ……………………………………………………………… dst
Tim Pelaksana *:
(Untuk Swakelola Tipe 2: Instansi Pemerintah Lain Tim Pelaksana ditetapkan oleh Instansi
Pelaksana Swakelola)
4. ……………………………………………………………… dst
Tim Pengawas
4. ……………………………………………………………… dst
58
Kedua : Tim Perencana Kegiatan Swakelola mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai
berikut:
1. …………………………… ( Ketua Tim)
2. …………………………… ( Sekretaris Tim)
3. …………………………… ( Anggota Tim)
Tim Pelaksana Kegiatan Swakelola mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
(Untuk Swakelola Tipe 2: Instansi Pemerintah Lain Tim Pelaksana ditetapkan oleh Instansi
Pelaksana Swakelola)
1. …………………………… ( Ketua Tim)
3. …………………………… ( Anggota Tim)
Tim Pengawas Kegiatan Swakelola mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut
1. …………………………… ( Ketua Tim)
3. …………………………… ( Anggota Tim)
Ketiga: Kepada tim perencana, tim pelaksana, dan tim pengawas diberikan honorarium sesuai
kedudukannya dalam tim dan berdasarkan penugasan yang bersangkutan sebagaimana
ditetapkan melalui Surat Perintah Tugas (SPT) dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku;
Keempat: Apabila dipandang perlu tim perencana, tim pelaksana, dan tim pengawas dapat
merekrut tenaga narasumber/instruktur/tenaga ahli dari instansi atau kelompok masyarakat
yang dianggap memiliki kompetensi di bidangnya sesuai kegiatan swakelola yang akan
diselenggarakan.
Kelima: Masa tugas tim perencana, tim pelaksana, dan tim pengawas kegiatan swakelola
selama ... (…...) bulan dan atau dinyatakan berakhir setelah pelaksanaan kegiatan swakelola
dimaksud selesai, dengan terlebih dahulu menyampaikan laporan akhir;
Keenam: Segala biaya sebagai akibat dilaksanakannya keputusan ini dibebankan pada
Anggaran Kegiatan .................... Satuan Kerja .........K/L/D/I.................... Tahun Anggaran
.........
Ketujuh: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan bahwa apabila
dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan perbaikan.
Demikian agar penugasan ini dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan dengan penuh
tanggung jawab.
DITETAPKAN DI: ……………………………

PADA TANGGAL: ……………………………
Pejabat Pembuat Komitmen
………..
..................................
……………………….. NIP.
TEMBUSAN Surat Penugasan ini disampaikan kepada Yth. :

1. ………………………………………………………
2. ………………………………………………………dst
59
LAMPIRAN B FORM 1 HASIL INVENTARISASI
LAPORAN INVENTARISASI WARKAH

PEKERJAAN DIGITALISASI DAN VALIDASI DATA PERTANAHAN ………
No Tahun Warkah Jumlah
1
2
3
4
5
6
7
8
60
LAMPIRAN C FORM 2 KARTU KENDALI DOKUMEN/ARSIP
61
LAMPIRAN D FORM 3 REKAP PROGRES PEKERJAAN
LAPORAN REKAP PROGRES PEKERJAAN DIGITALISASI DAN VALIDASI DATA PERTANAHAN

KETERANGAN
Hasil Pekerjaan
….
Kantor Pertanahan ……….. Volume : ………..
KODE WILAYAH KECAMATAN KEL/DESA TIPE SU NO SU TAHUN
62
LAMPIRAN E FORM 3a DETAIL PROGRESS PEKERJAAN
DETAIL PROGRESS PEKERJAAN

CONTOH: SURAT UKUR YANG SUDAH DIGITALISASI
CONTOH (Hasil Digitalisasi Surat Ukur)
PEKERJAAN DIGITALISASI DAN

VERIFIKASI DATA
PERTANAHAN ………..
KANTOR PERTANAHAN ……….. Volume : ………..
JUMLAH SU/GS YANG SUDAH ADA DLM JUMLAH SU/GS YANG BELUM
BUNDEL JUMLAH SU/GS YANG ADA PADA JUMLAH SU/GS YANG SUDAH DIGITALISASI
DATABASE DIGITALISASI
BUNDEL
NO KECAMATAN KELURAHAN KODE DESA

NO. JENIS NOMOR TAHUN (Inventarisasi Fisik) (Inventarisasi Aplikasi KKP) (progress) (akhir)
BUNDEL SU/GS SU/GS [a] [b] [c] [c]-[d]
SU GS SUS PLL GD SU GS SUS PPL GD SU GS SUS PPL GD SU GS SUS PPL GD
63
LAMPIRAN F FORM 4 DAFTAR PENCARIAN DOKUMEN
DAFTAR DOKUMEN
Unit Pengolah:
Jenis
Nomor Kode Jumlah Tingkat Nomor
No Berkas Klasifikasi Arsip/ Tahun Berkas Perkembangan Rak Boks Keterangan
Uraian
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
(1) Nomor : Menuliskan nomor urut jenis arsip

(2) Nomor Berkas : Menuliskan nomor berkas arsip
(3) Kode Klasifikasi : Menuliskan tanda pengenal arsip yang dapat membedakan
antara klasifikasi yang satu dengan klasifikasi yang lain sesuai
Permen ATR/BPN No. 10/2018
(4) Jenis Arsip/Uraian : Menuliskan jenis arsip dan seluruh berkas yang
terkandung didalamnya
(5) Tahun : Menuliskan tahun terciptanya arsip
(6) Jumlah Berkas : Menuliskan jumlah arsip dalam setiap jenis arsip
(misalnya: eksemplar/folder/boks).
(7) Tingkat : Menguraikan tentang tingkat perkembangan arsip , seperti:
Perkembangan asli/copy/tembusan, dan lain-lain. Bila terdiri dari beberapa
tingkat perkembangan dicantumkan
seluruhnya.
(8) Rak : Menuliskan rak yang menunjukkan lokasi arsip disimpan.
(9) Nomor Boks : Menuliskan nomor yang menunjukkan lokasi pada boks berapa
jenis arsip disimpan.
(10) Keterangan : Menuliskan kelainan dan kekhususan yang ada, seperti:
kertas rapuh, berkas tidak lengkap, lampiran tidak ada, dan
sebagainya.
64
LAMPIRAN G FORM 5 BERITA ACARA SERAH TERIMA/PEMINDAHAN
DOKUMEN PERTANAHAN
BERITA ACARA
NOMOR : ...........................
PEMINDAHAN ARSIP DALAM RANGKA KEGIATAN DIGITALISASI
Pada hari ini .................... tanggal ............... bulan .............. tahun .........dilaksanakan
pemindahan arsip untuk pelaksanaan digitalisasi dengan media ………….. dari (Unit
Pengolah).............. ke .................. yang melibatkan:
1. Nama : ...........................................................
NIP : ...........................................................
Jabatan : ...........................................................
Dalam hal ini bertindak atas nama pimpinan Unit Pengolah ......................... yang selanjutnya
disebut PIHAK PERTAMA.
2. Nama : ...........................................................
NIK : ...........................................................
Jabatan : ...........................................................
Dalam hal ini bertindak atas nama....................yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
Menyatakan telah melaksanakan serah terima pemindahan arsip seperti tercantum pada
Daftar Arsip terlampir.
....................(tempat), .......................................
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

Nama Jabatan Nama Jabatan
ttd ttd
Nama Lengkap NIP Nama Lengkap

NIP
65
LAMPIRAN H FORM 6 DAFTAR DOKUMEN YANG DIPINDAHKAN
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN
Unit Pengolah:
Peminjaman Pengembalian
Jenis Berkas Berkas
Nomor Kode Jumlah Tingkat Rak/No.
No Arsip/ Tahun Boks Media Ket.
Berkas Klasifikasi Uraian Berkas Perkembangan
Tgl Paraf Tgl Paraf
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14)
Yang Menerima Yang Menyerahkan

(Pihak Kedua) (Pihak Pertama)
Jabatan Jabatan
ttd ttd
Nama Lengkap Nama Lengkap

NIP NIP
66
LAMPIRAN I DAFTAR CEKLIST SAMPEL BUKU TANAH DAN SURAT UKUR
DAFTAR CEKLIS SAMPEL BUKU TANAH DAN SURAT UKUR
PELAKSANA : PT. …..

KANTOR PERTANAHAN : KOTA…..
SK/NOMOR KONTRAK : ……
NOMOR
JENIS TIDAK
NO BUKU KECAMATAN DESA SESUAI
HAK SESUAI
TANAH
1 56371 MILIK LIMO LIMO 
4 56677 MILIK LIMO LIMO X
5 56779 MILIK LIMO LIMO X
dst.
PT. …… PENGAWAS
Nama Pelaksana Nama Pegawai

NIP…….
67
LAMPIRAN J BERITA ACARA PENELITIAN VALIDASI BUKU TANAH DAN
SURAT UKUR
BERITA ACARA PENELITIAN VALIDASI BUKU TANAH DAN SURAT UKUR

KABUPATEN/KOTA ……………………………. PROVINSI ……………………………….
Pada hari ini ………………., tanggal …………………… (…) bulan …………………… tahun
……………………. yang bertanda tangan di bawah ini:
No Nama dan NIP Jabatan

1 …………. Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota
2 …………. Kepala Seksi Survei Pemataan
3 …………. Kepala Seksi Penetapan Hak dan
Pendaftaran Tanah
Menerangkan bahwa:
1. Konten buku tanah pada Aplikasi KKP telah sesuai dengan Buku Tanah analog dengan
jumlah buku tanah valid sebanyak (….) buku tanah atau ………% dari …….. (jumlah)
buku tanah di Kabupaten/Kota …….;
2. Konten surat ukur pada Aplikasi KKP telah sesuai dengan Surat Ukur analog dengan
jumlah surat ukur valid sebanyak (….) surat ukur atau ………% dari …….. (jumlah) surat
ukur di Kabupaten/Kota …….;
3. Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap hasil kegiatan validasi buku tanah dan surat
ukur dan apabila terdapat kekeliruan akan diperbaiki sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Dibuat di ……………………………
Kepala Seksi
Survei Pemetaan
Kepala Kantor Pertanahan

Nama
NIP Kabupaten/Kota
Kepala Seksi Meterai dan Tanda Tangan

Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah
Nama
NIP
Nama
NIP
68

TCK Digitalisasi Dok Dan Data Pertanahan 2023

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

TCK Digitalisasi Dok Dan Data Pertanahan 2023

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/

BADAN PERTANAHAN NASIONAL

Nomor $/ rxot otf not

Yth. Para Kepala Kantor Wilayal

a.n. Menteri Agraria Ruang/

//,/gai Pa/,xArl f,,"p"rrg"

Digitalisasi Dokurnen dan Validasi Data Pertanahan merupakan kegiatan yang

Demikian untuk dapat dipedomani dalam pelaksanaan tugas.

KATA PENGANTAR ............................................................................................. i

BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1

BAB II DIGITALISASI DOKUMEN PERTANAHAN.............................................. 11

BAB III VALIDASI DATA PERTANAHAN .......................................................... 35

BAB IV PENUTUP ............................................................................................ 57

LAMPIRAN A CONTOH SURAT KEPUTUSAN PEMBENTUKAN TIM SWAKELOLA......... 58

TABEL 1 TUGAS DAN KEANGGOTAAN TIM PENYELENGGARA…………………...…........ 9

1.2. DASAR HUKUM

1.3. MAKSUD DAN TUJUAN

Penerima manfaat dari kegiatan ini Penerima manfaat eksternal

1.7. PENYELENGGARAAN KEGIATAN DIGITALISASI DOKUMEN DAN VALIDASI

1. Kepala Kantor Pertanahan bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kegiatan

a. memastikan ketersediaan dan kebenaran dokumen, menetapkan prioritas

4. Validator adalah Pejabat Fungsional Umum/Tertentu, Pegawai Pemerintah Non

a. Validator untuk Digitalisasi Dokumen Pertanahan bertanggung jawab dalam:

5. Pengawas adalah Pejabat (Struktural/Fungsional) atau Pegawai Pemerintah Non

a. menyiapkan dan menetapkan dokumen rencana pengadaan berupa dokumen

1.8. ORGANISASI PENYELENGGARA KEGIATAN

Tim Persiapan Tim Pelaksana Tim Pengawas

Kantah Kantah/Penyedia Kantah/Kanwil

Memimpin setiap tim dalam Ketua

1.9. MEKANISME PENYELENGGARAAN KEGIATAN

1. Pelaksanaan kegiatan secara swakelola.

Pada prinsipnya, pelaksanaan kegiatan secara swakelola merupakan metode

2. Pelaksanaan kegiatan dengan penyedia jasa.

1.10. LOKASI PELAKSANAAN KEGIATAN DIGITALISASI DOKUMEN PERTANAHAN

2.1. GAMBARAN UMUM

Dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah 2020-2024, Kementerian ATR/BPN

Kemudahan akses layanan publik, khususnya layanan pertanahan, juga menjadi

Gambar 2 Roadmap Transformasi Pelayanan Pertanahan

1. Kewajiban Undang-Undang (Statutory obligation)

Dalam menjalankan kegiatan administrasi kearsipan yang dilakukan di lingkungan

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

1. Tingkat kesulitan pencarian dokumen sangat tinggi;

Sasaran dari kegiatan Digitalisasi Dokumen Pertanahan adalah, untuk:

1. Terciptanya pengelolaan arsip/dokumen elektronik pada lingkup sistem dokumen

5. Terciptanya efisiensi proses bisnis dalam pemberian pelayanan pertanahan

Manfaat dari pelaksanaan kegiatan Digitalisasi Dokumen Pertanahan ini adalah

1. Memberi kemudahan dan meningkatkan kualitas pelayanan pertanahan kepada

2.4. SPESIFIKASI TEKNIS

Perangkat Keras untuk melaksanakan pekerjaan ini terdiri dari:

Tabel 2 Spesifikasi Teknis Personil Digitalisasi

PERSONIL PENDIDIKAN PENGALAMAN

Tim Leader Minimal berpendidikan S1 bidang 2 pekerjaan sejenis

Standar keluaran yang diharapkan dari hasil digitalisasi ini adalah:

a. Ketersediaan dokumen digital berupa dokumen .pdf yang Readable dan

2.5. PROSEDUR DAN TAHAP PELAKSANAAN

1. Alur Kerja Digitalisasi Dokumen Pertanahan

Gambar 3 Diagram Alur Digitalisasi Dokumen Pertanahan

2. Tahapan Digitalisasi Dokumen Pertanahan

● Tim Persiapan, yang terdiri dari unsur Kantor Pertanahan berperan

● Tim Pelaksana (Kantor Pertanahan/Penyedia Jasa) berperan dalam

● Tim Pengawas yang berasal dari unsur Kantor Wilayah/Kantor

b. Pendataan dan Penataan (Inventarisasi Dokumen)

c. Pemilahan, Pengelompokan dan Penataan