PEDOMAN PELAYANAN

LOKET PENDAFTARAN

DINAS KESEHATAN KABUPATEN BONDOWOSO

PUSKESMAS TENGGARANG
TAHUN 2021
 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Puskesmas adalah Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota yang
bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja.
Puskesmas Tenggarang adalah salah satu dari UPTD Dinas Kesehatan Kabupaten
Bondowoso dengan wilayah kerja yang mencakup 12 desa yang ada di Kecamatan
Tenggarang
Untuk mencapai visinya Puskesmas Tenggarang menyelenggarakan upaya
kesehatan perorangan dan upaya kesehatan masyarakat, salah satunya adalah pendaftaran
pasien. Dalam menyelenggarakan upaya pendaftaran pasien di Puskesmas perlu ditunjang
dengan pelayanan loket pendaftaran yang bermutu.
Sesuai dengan perkembangan di bidang kesehatan telah terjadi pergeseran orientasi
pelayanan kesehatan dari pelayanan kuratif menjadi pelayanan promotif dan prefentif,
maka lebih luasnya pelayanan mencakup pelaksanaan proses pendaftaran pasien,
pemberian informasi untuk mencegah kesalahan dalam mengidentifikasi pasien dan
memperlancar pelayanan di puskesmas.
Dalam melaksanakan pelayanan pendaftaran di Puskesmas, agar dapat berjalan
dengan baik dan dapat memenuhi kebutuhan pasien maka Puskesmas Tenggarang
menyusun “PEDOMAN PELAYANAN LOKET PENDAFTARAN PUSKESMAS
TENGGARANG.”

B. TUJUAN PEDOMAN
1. TUJUAN UMUM
Terlaksananya pelayanan Pendaftaran yang bermutu di Puskesmas Tenggarang.

2. TUJUAN KHUSUS
Sebagai acuan bagi tenaga kesehatan dalam melaksanakan pelayanan Pendaftaran di
Puskesmas Tenggarang.

C. SASARAN PEDOMAN
Sasaran Pedoman Pelayanan Loket Pendaftaran adalah Petugas Pelayanan di Loket
Pendaftaran.

D. RUANG LINGKUP PEDOMAN

Ruang lingkup pelayanan meliputi ruangan Loket Pendaftaran dan tempat
penyimpanan Rekam Medis.
E. BATASAN OPERASIONAL
Batasan operasional dalam Pelayanan Loket Pendaftaran dan adalah proses
pendaftaran pasien yang akan memanfaatkan pelayanan di Puskesmas Tenggarang, baik
pasien baru maupun pasien lama.
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA

Untuk dapat melaksanakan fungsinya dan menyelenggarakan pelayanan Loket
Pendaftaran di Puskesmas, dibutuhkan sumber daya manusia yang mencukupi baik
jumlah maupun mutunya. Pola ketenagaan minimal harus dimiliki oleh Puskesmas.
Adapun tenaga di Loket Pendaftaran Puskesmas sebagai berikut :

No JENIS TENAGA KUALIFIKASI JUMLAH

1 Penanggung jawab S1 Rekam Medis 1
pelayanan loket
pendaftaran
2 Pelaksana pelayanan loket SMA 1
pendaftaran

Untuk pembagian kerja masing masing petugas berdasarkan TUPOKSI yang

sesuai kompetensinya.
1. Penanggung jawab loket pendaftaran di Puskesmas mempunyai tugas:
a. Membuat rencana kerja staf bulanan
b. Membuat standar operasional prosedur loket
c. Menyusun rencana usulan kebutuhan loket
d. Mencatat dan mendaftar pasien yang berobat di buku register
e. Memberikan informasi hak dan kewajiban pasien seta bukti pelakasanaannya
f. Memberikan informasi lainnya pada pasien
g. Mengentry data data pasien pada simpus dan pcare
h. Mengisi dan mengantar data rekam medik sesuai tujuan
i. Menyusun dan mencatat sasaran mutu dan manajemen resiko loket
j. Mengisi format loket SP2TP
k. Mengisi format loket standarisasi puskesmas
l. Mengisi format loket laporan tahunan, profil
m. Mengisi format loket penilaian kinerja puskesmas
n. Menjaga kebersihan dan kerapian loket
o. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepala puskesmas
p. Berperan aktif dalam peningkatan mutu dan kinerja puskesmas serta upaya
pemberdayaan masyarakat
2. Uraian tugas penanggung jawab rekam medik:
a. Menyusun rencana usulan kegiatan rekam medik
b. Menyusun standar operasional prosedur rekam medik
c. Menyusun pedoman rekam medik
d. Menyusun format rekam medik sesuai pedoman rekam medik yang berlaku
e. Menjaga kerahasian rekam medik
f. Menyimpan dan menata rekam medik

3. Uraian tugas bendahara penerima pembantu:

a. Mencatat penerimaan karcis bayar dari semua unit setiap hari
b. Menyetor semua penerimaan dari semua unit ke kas daerah sesuai format yang
berlaku
c. Membuat laporan keuangan bulanan
d. Membuat buku kas umum dan buku kas bantu
e. Membuat berita acara tribulan.

Uraian tugas admin loket:

1. Membuat rencana kerja staff bulanan
2. Membuat standar operasional prosedur loket
3. Menyusun rencana usulan kebutuhan loket
4. Mencatat dan mendaftar pasien yang berobat di buku register
5. Memberikan informasi hak dan kewajiban pasien serta bukti pelaksanaannya
6. Memberikan informasi lainnya pada pasien
7. Mengentry data pasien pada simpus dan pcare
8. Mengisi dan mengantar data rekam medik sesuai tujuan
9. Menyusun dan mencatat sasaran mutu dan manajemen resiko loket
10. Mengisi format loket SP2TP
11. Mengisi format loket standarisasi puskesmas
12. Mengisi format loket laporan tahunan, profil
13. Mengisi format loket penilaian kinerja puskesmas
14. Menjaga kebersihan dan kerapian loket
15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepala puskesmas
16. Berperan aktif dalam peningkatan mutu dan kinerja puskesmas serta upaya
pemberdayaan masyarakat.
B. DISTRIBUSI KETENAGAAN

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI

PELAYANAN PENDAFTARAN

KEPALA PUSKESMAS TENGGARANG

Dr. Slamet Santoso

KOORDINATOR UKP

Dr. Feny Maya Lestari

PENANGGUNG JAWAB LOKET PENDAFTARAN

Ari Prabowo

PELAKSANA LOKET PENDAFTARAN

Ketut Riyanto

C. JADWAL KEGIATAN
Pelayanan Pendaftaran buka setiap hari kerja sesuai jam pelayanan sebagai berikut :
- Senin s/d Kamis : 08.00 – 12.00
- Jumat : 08.00 – 10.30
- Sabtu : 08.00 – 11.00
 BAB III
STANDAR FASILITAS

Sarana adalah suatu tempat, fasilitas dan peralatan yang langsung terkait dengan
Pelayanan klinis. Sedangkan prasarana adalah tempat, fasilitas dan peralatan yang Secara
tidak langsung mendukung pelayanan kesehatan. Dalam upaya mendukung Pelayanan
Puskesmas diperlukan sarana dan prasarana yang memadai.

A. DENAH RUANG LOKET PENDAFTARAN

2 1

3
RUANG RUANG
TUNGGU
REKAM 4
6
MEDIS

KETERANGAN
No. 1 : Komputer
No. 2 : Kursi petugas
No. 3 : Printer
No. 4 : Set ATK
No. 5 : lembar rekam medis kosong, buku register, form survey kepuasan
No. 6 : kursi petugas

B. STANDAR FASILITAS
1. PERLENGKAPAN
a. Meja pendaftaran
b. Kursi petugas
c. Komputer
d. Tempat sampah
e. Microphone dan Speaker Aktif
f. Kipas Angin
g. Rak penyimpanan rekam medis
2. PERALATAN
NO JENIS ALAT JUMLAH
1 Buku Register Pendaftaran 1 Buah
2 Alat Tulis Kantor 1 set
3 Nomor Antrian 80 buah
4 Buku Rekam Medis Sesuai kunjungan
pasien baru
5 Microphone dan Speaker Aktif 1 set
6 Komputer 1 set
 BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

A. LINGKUP KEGIATAN
Lingkup kegiatan di Loket Pendaftaran adalah :
1. Pelayanan pendaftaran pasien
2. Pelaporan data bulanan jumlah kunjungan pasien

B. LANGKAH KEGIATAN
1. Pelayanan Pendaftaran
Pendaftaran adalah tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke unit
pelayanan yang merupakan bagian dari alur pelayanan Puskesmas. Pelayanan pertama
kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di Puskesmas adalah Pendaftaran
Pasien.
a. Jenis Pasien Yang Datang Ke Puskesmas
Pasien yang datang ke Puskesmas Keboan merupakan pasien rawat jalan.
Menurut status kegawatannya, dibedakan menjadi :
1) Pasien Gawat Darurat
Pasien Gawat Darurat berhak mendapatkan prioritas pelayanan pendaftaran.
2) Pasien Non Gawat Darurat.
Menurut jenis kedatangannnya, dapat dibedakan menjadi :
1) Pasien Baru
Pasien Baru adalah Pasien yang baru pertama kali datang ke Puskesmas
untuk keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan
2) Pasien Lama
Pasien Lama adalah Pasien yang pernah datang sebelumya untuk keperluan
mendapatkan pelayanan kesehatan
b. Prosedur Pendaftaran Pasien
1) Pasien datang mengambil nomor antrian.
2) Petugas pendaftaran memanggil pasien berdasarkan nomer antrian.
3) Petugas menyapa pasien dengan 3S (Senyum, Salam, Sapa).
4) Petugas menanyakan tujuan kedatangan pasien.
5) Petugas memprioritaskan pelayanan pasien Gawat Darurat dengan
mendahulukan pelayanan pendaftaran.
6) Petugas menanyakan apakah pasien sudah pernah berkunjung ke Puskesmas
Keboan atau belum untuk menentukan status pasien lama atau pasien baru.
7) Untuk pasien lama :
a) Petugas pendaftaran menanyakan Kartu identitas berobat pasien
 b) Petugas loket pendaftaran mengambil berkas Rekam Medik bagi
pasien tersebut.
c) Petugas melakukan identifikasi pasien sesuai dengan prosedur
identifikasi pasien.
d) Apabila pasien tercatat sebagai peserta BPJS, petugas memeriksa
status kepesertaan pasien dan entry kunjungan di aplikasi pcare.
e) Petugas melakukan pencatatan kunjungan pasien pada Buku Register
Pendaftaran.
f) Petugas mempersilakan pasien menuju ruang tunggu pelayanan yang
dibutuhkan.
8) Untuk pasien baru :
a) Petugas pendaftaran menanyakan Kartu Identitas Pasien (KTP / KK /
Kartu Identitas lain yang berlaku)
b) Petugas loket pendaftaran menanyakan apakah pasien memiliki kartu
BPJS atau tidak.
- Jika pasien mempunyai kartu BPJS, petugas memeriksa status
kepesertaan pasien dan entry kunjungan di aplikasi pcare.
- Jika pasien tidak memiliki kartu BPJS, petugas mencatat
sebagai pasien umum.
c) Petugas loket membuatkan Rekam Medik dan Kartu Identitas Berobat
bagi pasien tersebut.
d) Untuk pasien baru dengan status pasien umum, petugas membuatkan
tanda bukti pelayanan antara lain :
- Retribusi (khusus untuk Pasien umum).
kemudian meminta pasien untuk membayar biaya administrasi dan
kembali ke bagian pendaftaran.
e) Apabila pasien telah selesai melakukan pembayaran administrasi
pendaftaran, Petugas menyerahkan Kartu Identitas Berobat kepada
pasien, dan memberi tahu pasien agar kartu tersebut selalu dibawa
setiap berkunjung ke Puskesmas Keboan untuk keperluan pelayanan
kesehatan.
f) Petugas melakukan pencatatan kunjungan pasien pada Buku Register.
g) Petugas mempersilakan pasien menuju ruang tunggu pelayanan yang
dibutuhkan.
c. Alur Pendaftaran Puskesmas Tenggarang:
d. Persyaratan Pendaftaran
Adalah Persyaratan teknis dan Administrasi yang diperlukan untuk mendapatkan
pelayanan sesuai dengan jenis pelayanannya. Persyaratan pelayanan di bagian
pendaftaran, dengan posisi yang mudah dilihat oleh pasien.
Persyaratan Loket Pendaftaran:
1) Membawa Kartu Identitas Berobat (bagi pasien lama)
2) Membawa kartu identitas diri (KTP /KK /SIM/ Identitas lainnya)
3) Membawa kartu tanda kepesertaan BPJS bagi anggota BPJS (ASKES / BPJS
Mandiri/ KIS/ KJS).
e. Jenis Pelayanan
Jenis Pelayanan adalah jenis pelayanan berupa upaya kesehatan perseorangan
tingkat pertama yang diberikan oleh Puskesmas kepada Masyarakat, dengan
ketentuan sebagai berikut :
1) Jenis pelayanan berupa upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama yang
diselenggarakan di Puskesmas Tenggarang.
2) Tersedia informasi tentang jenis pelayanan sehingga pasien mengetahui dan
memahami jenis pelayanan Puskesmas serta dapat memanfaatkanya.
Adapun jenis pelayanan berupa upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama
yang diselenggarakan di Puskesmas Tenggarang antara lain :
1) Pelayanan Gawat Darurat
2) Pelayanan Rawat Jalan
- Pelayanan Pemeriksaan Umum
- Pelayanan Kesehatan Gigi
- Pelayanan KIA / KB
- Pelayanan Imunisasi
- Pelayanan TB dan Kusta
- Pelayanan VCT dan IMS
- Pelayanan Lansia dan KRR
- Pelayanan Gizi
- Pelayanan Sanitasi
3) Pelayanan Penunjang
- Pelayanan Laboratorium
4) Pelayanan Kamar Obat

f. Hak dan Kewajiban Pasien

1) Hak- hak pasien meliputi :
 i. Mendapatkan penjelasan lengkap tentang rencana tindakan medis yang akan
dilakukan dokter.
ii. Bisa meminta pendapat dokter lain (second opinion).
iii. Mendapat pelayanan medis sesuai dengan kebutuhan.
iv. Bisa menolak tindakan medis yang akan dilakukan dokter bila ada keraguan.
v. Bisa mendapat informasi rekam medis

2) Kewajiban Pasien adalah sebagai berikut :

i. Memberikan informasi yang lengakap, jujur dan dipahami tentang masalah
kesehatannya.
ii. Mematuhi nasehat dan petunjuk dokter.
iii. Mematuhi ketentuan yang berlaku disarana pelayanan kesehatan.
iv. Memberikan imbalan jasa atas pelayanan yang diterima.
 BAB V
SARANA (LOGISTIK)

Kebutuhan logistik untuk pelaksanaan pelayanan Loket Pendaftaran Puskesmas

Tenggarang direncanakan dalam Perencanaan Puskesmas. Pengadaan logistik berasal dari
pengadaan logistik Bendahara Barang puskesmas Tenggarang.
Untuk pengadaan logistik, unit pendaftaran setiap awal tahun membuat pengajuan
logistik yang dibutuhkan.
Daftar logistik di Loket Pendaftaran di Puskesmas Tenggarang adalah sebagai berikut :

No NAMA
1. Buku Register pendaftaran pasien
2 Rekam Medis
3 Kartu Identitas Berobat
4 Karcis pasien
5 Lembar laporan pelayanan rawat jalan BPJS
6 Lembar laporan pelayanan rawat jalan umum
7 Lembar rekapitulasi retribusi bulanan
 BAB VI
KESELAMATAN PASIEN

Tujuan dari ditetapkannya sasaran keselamatan pasien adalah untuk mendorong

perbaikan spesifik dalam keselamatan pasien.
Untuk meningkatkan keselamatan pasien perlu dilakukan pengukuran terhadap
sasaran-sasaran keselamatan pasien. Indikator pengukuran sasaran keselamatan pasien di
loket sebagai berikut ini:
1. Tidak terjadinya kesalahan identifikasi pasien
Identifikasi pasien yang tepat meliputi tiga detail wajib, yaitu: nama, umur, nomor rekam
medis pasien. Kegiatan identifikasi pasien dilakukan pada saat pendaftaran, pemberian
obat, pengambilan spesimen atau pemberian tindakan
2. Peningkatan komunikasi efektif
Komunikasi efektif, yang tepat waktu, akurat, lengkap, jelas, dan yang dipahami oleh
pasien/penerima akan mengurangi kesalahan, dan menghasilkan peningkatan keselamatan
pasien. Komunikasi dapat secara elektronik, lisan, atau tertulis. Komunikasi yang paling
mudah mengalami kesalahan adalah perintah diberikan secara lisan dan yang diberikan
melalui telpon. Komunikasi lain yang mudah terjadi kesalahan adalah pelaporan kembali
hasil pemeriksaan klinis, seperti laboratorium klinis menelpon unit pelayanan untuk
melaporkan hasil pemeriksaan segera/ cito.
3. Pengurangan terjadinya risiko infeksi di puskesmas
Agar tidak terjadi risiko infeksi, maka semua petugas Puskesmas Tenggarang wajib
menjaga kebersihan tangan dengan cara mencuci tangan 6 langkah dengan menggunakan
handrubs. Enam langkah cuci tangan pakai handrubs harus dilaksanakan pada lima
keadaan, yaitu:
a. Sebelum kontak dengan pasien
b. Setelah kontak dengan pasien
c. Sebelum tindakan aseptik
d. Setelah kontak dengan cairan tubuh pasien
e. Setelah kontak dengan lingkungan sekitar pasien
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Untuk keamanan dan kenyamanan bagi setiap petugas yang memberikan pelayanan
kesehatan, terutama untuk mencegah tertularnya penyakit, maka petugas dalam melaksanakan
pelayanan diwajibkan memperhatikaan keamanan diri dengan menerapkan prinsip PPI,
termasuk di Unit Pendaftaran.
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

A. Proses Pengendalian Mutu

Dalam perencanaan sampai dengan pelaksanaan kegiatan di loket pendaftaran perlu
diperhatikan keselamatan pasien dengan melakukan identifikasi resiko terhadap segala
kemungkinan yang dapat terjadi pada saat pelaksanaan kegiatan. Upaya pencegahan resiko
terhadap pasien harus dilakukan untuk tiap-tiap kegiatan yang akan dilaksanakan.
Pengendalian mutu pelayanan klinis merupakan kegiatan untuk mencegah terjadinya
masalah terkait pelayanan pengobatan atau mencegah terjadinya kesalahan pengobatan /
medikasi (medication error), yang bertujuan untuk keselamatan pasien.
Unsur-unsur yang mempengaruhi mutu pelayanan sebagai berikut:
a. Unsur masukan (input), yaitu sumber daya manusia, sarana dan prasarana, ketersediaan
dana, dan Standar Prosedur Operasional.
b. Unsur proses, yaitu tindakan yang dilakukan, komunikasi, dan kerja sama.
c. Unsur lingkungan, yaitu kebijakan, organisasi, manajemen, budaya, respon dan tingkat
pendidikan masyarakat.
Pengendalian mutu pelayanan klinis terintegrasi dengan program pengendalian mutu
pelayanan klinis Puskesmas yang dilaksanakan secara berkesinambungan.
Kegiatan pengendalian mutu pelayanan klinis meliputi:
a. Perencanaan, yaitu menyusun rencana kerja dan cara monitoring dan evaluasi untuk
peningkatan mutu standar.
b. Pelaksanaan, yaitu:
1. Monitoring dan evaluasi capaian pelaksanaan rencana kerja(membandingkan antara
capaian dengan rencana kerja)
2. Memberikan umpan balik terhadap hasil capaian.
c. Tindakan hasil monitoring dan evaluasi yaitu:
1. Melakukan perbaikan kualitas pelayanan standar
2. Meningkatkan kualitas pelayanan jika capaian sudah memuaskan.
 BAB VIII
PENUTUP

Pedoman Pelayanan Loket Pendaftaran Puskesmas Tenggarang ini digunakan sebagai

acuan pelaksanaan pelayanan Loket Pendaftaran di Puskesmas Tenggarang. Untuk
keberhasilan pelaksanaan Pedoman Pelayanan Loket Pendaftaran Puskesmas Tenggarang
diperlukan komitmen dan kerja sama semua pihak.
Hal tersebut akan menjadikan Pelayanan Loket Pendaftaran di Puskesmas Tenggarang
semakin optimal dan dapat dirasakan manfaatnya oleh pasien dan masyarakat yang pada
akhirnya dapat meningkatkan citra puskesmas dan kepuasan terhadap proses pelayanan
pendaftaran kepada pasien maupun masyarakat.
 DAFTAR PUSTAKA

1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2014 Tentang Tenaga

Kesehatan.
2. Peraturan menteri kesehatan RI nomor 11 tahun 2017 tentang Keselamatan pasien
3. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 43 Tahun 2019 tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat.