PEMERIKSAAN UNIT FARMASI

Halaman
No. Dokumen No Revisi : 0
RSIA Pura Raharja 1-2
Ditetapkan

Standar Prosedur Tanggal terbit:

Operasional
drg. Retnowati H.MM
Direktur
Pengertian Suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti
secara obyektif mengenai pernyataan – pernyataan tentang kegiatan Unit
Farmasi, dengan tujuan untuk menerapkan tingkat kesesuaian antara
pernyataan – pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan,
serta penyampaian hasil – hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan
Tujuan 1. Memastikan bahwa regulasi dan pedoman Rumah Sakit yang berlaku pada
Unit Farmasi telah dipahami dan diimplementasikan secara konsisten di
setiap fungsi dan level sesuai area tanggung jawab unit kerja.
2. Memastikan bahwa kinerja Unit Farmasi dapat ditingkatkan melalui
supervisi dan rekomendasi yang terukur dan aplikatif sebagai bagian dari
program pengembangan berkelanjutan Rumah Sakit.
3. Mendorong peran serta aktif karyawan pada Unit Farmasi untuk dapat
menjadi bagian dari indikator keberhasilan tim Unit Farmasi.
Kebijakan Surat Keputusan Direktur Nomor 437A.B/DIR-RSPR/XI/2010 tanggal
15 Nopember 2019, tentang Pemberlakuan Pedoman Kerja Satuan
Pemeriksa Internal di RSIA Pura Raharja.
Prosedur 1. Perencanaan Pemeriksaan
1.1 Kepala Bagian SPI mengusulkan jadwal kegiatan pemeriksaan Unit
Farmasi kepada Direktur untuk disetujui.
1.2 Direktur memberikan disposisi dan surat tugas kepada Pemeriksa
untuk menjalankan pemeriksaan pada Unit Farmasi.
1.3 Pemeriksa melakukan sosialisasi dan koordinasi dengan Kepala
 Bagian Penunjang Medis guna memastikan jadwal kegiatan yang
dimaksud dapat diikuti sesuai disposisi Direktur.
1.4 Pemeriksa memberikan daftar kebutuhan informasi berkitan dengan
kegiatan pemeriksaan Unit Farmasi, yaitu:
a. Jadwal pemeriksaan
b. Dokumen regulasi yang berlaku di Unit Farmasi
c. Catatan atau rekaman kinerja Unit Farmasi
1.5 Unit Farmasi menyiapkan dokumen dan catatan yang diperlukan
dalam proses pemeriksaan.

2. Pelaksanaan Pemeriksaan
2.1 Pemeriksa memberikan briefing awal dalam opening meeting kepada
terperiksa dan atasannya untuk memastikan bahwa detail kegiatan
pemeriksaan telah dipahami.
2.2 Pemeriksa yang ditunjuk menjelaskan kepada Kepala Unit Penunjang
Medis mengenai lembar kerja dan panduan pemeriksaan yang akan
dijalankan
2.3. Kepala Bagian Penunjang Medis atau Kepala Unit Farmasi
menjelaskan lingkup area kerja Unit Farmasi yang meliputi;
a. Regulasi, perijinan dan pedoman yang berlaku di Unit Farmasi
b. Proses pemesanan barang medis dan non medis ke Unit
Pengadaan
c. Proses penerimaan barang dari Unit Pengadaan
d. Proses penyimpanan barang medis dan non medis.
e. Proses distribusi barang medis dan non medis.
f. Proses pengelolaan barang kadaluarsa.
g. Proses Stock Opname barang
h. Proses pelayanan Rawat Jalan
i. Proses pelayanan Rawat Inap
j. Proses pelayanan pasien UGD
k. Proses pelayanan Ruang Operasi
 l. Proses pelayanan Farmasi Klinis di Rawat Inap
m. Proses pencampuran Obat dan UDD di Rawat Inap
n. Proses penanganan keluhan di Unit Farmasi
2.4 Pemeriksa melakukan observasi kegiatan Unit Farmasi bersama
Kepala Unit Farmasi dan petugas lapangan yang ditunjuk.
2.5 Pemeriksa wajib mencatat regulasi, peraturan atau SPO, SPM,
regulasi obat kronis, obat BPJS di Rawat Jalan (Obgyn & Non
Obgyn) yang berlaku di Unit Farmasi yang menjadi acuan kegiatan.
2.6 Pemeriksa melakukan tinjauan dokumen, analisa data dan wawancara
langsung dengan petugas untuk mengukur kesesuian kegiatan sesuai
lingkup Unit Farmasi.
2.7 Apabila dibutuhkan penelusuran dokumen dan data dengan unit
terkait lainnya, Pemeriksa wajib menginformasikan kepada Kepala
Bagian pada unit terkait tersebut.
2.8 Penelusuran dokumen dan data pada unit terkait bukan merupakan
merupakan obyek pemeriksaan pada unit tersebut namun masih
masuk dalam lingkup Unit Farmasi.
2.9 Pemeriksa dapat mencatat temuan lapangan terkait hasil pemeriksaan
dalam 3 kriteria:
a. Kriteria Observasi atau Saran, merupakan jenis temuan yang
bersifat masukan kepada unit terkait guna menyempurnakan
sistem atau pedoman yang telah ada agar lebih efektif dan
efisien. Pada kriteria ini unit terkait tidak wajib untuk memenuhi
namun harus dapat memastikan bahwa sistem yang sudah ada
dapat terpelihara implementasinya dengan baik.
b. Kriteria Temuan Minor, yaitu terjadi penyimpangan
implementasi terhadap regulasi, pedoman atau SPO yang
berlaku sehingga berpotensi menimbulkan kesalahan,
ketidaksesuaian atau kerugian yang bersifat sementara atau
insidental. Ketidaksesuaian tersebut tidak berdampak meluas
atau berulang.
 c. Kriteria Temuan Mayor, yaitu terjadi penyimpangan
implementasi terhadap regulasi, pedoman atau SPO yang
berlaku sehingga berpotensi menimbulkan kesalahan,
ketidaksesuaian atau kerugian yang bersifat masif, berulang atau
besar. Ketidaksesuaian tersebut dapat berdampak hingga
terjadinya berhentinya pelyananan, operasional unit kerja atau
rumah sakit.
2.10 Pemeriksa melaporkan detail laporan harian pemeriksaan kepada
Kepala Bagian SPI sesuai form nomor 1 Laporan Harian
Observasi.
2.11 Pemeriksa membuat berita acara hasil pemeriksaan secara
keseluruhan dalam form 2 Laporan Hasil Pemeriksaan.
2.12 Form Laporan Hasil Pemeriksaan berisi tentang temuan – temuan
hasil tinjauan lapangan, dokumen, data dan hasil wawancara yang
diperoleh selama pemeriksaan berikut rekomendasi yang diberikan
oleh Pemeriksa.
2.13 Diskusi hasil pemeriksaan
2.14 Form Laporan Hasil Pemeriksaan ditandatangani oleh Pemeriksa,
Kepala Unit Terkait dan Kepala SPI.

3. Rencana Perbaikan dan Tindak Lanjut

3.1 Kepala SPI menyerahkan form Laporan Hasil Pemeriksaan kepada
Direktur.
3.2 Direktur memberikan disposisi kepada Unit Farmasi untuk
menindaklanjuti laporan hasil pemeriksaan tersebut sesuai dengan
jadwal yang disepakati.
3.3 Bagian SPI melakukan monitoring dan evaluasi pemenuhan
rekomendasi minimal setiap seminggu sekali.
3.4 Pemeriksa yang bertanggung jawab atas kegiatan pemeriksaan tersebut
membuat laporan progres perbaikan kepada Kepala SPI dalam laporan
bulanan SPI.
 3.5 Kepala SPI membuat rangkuman seluruh hasil monitoring dan
evaluasi seluruh bagian terkait dalam laporan bulanan SPI.
Unit Terkait Seluruh Kepala Bagian