PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN
No. Dokumen : 025/I.2/3/2018
No. Revisi : 01
SOP Tanggal Terbit : 5 Maret 2018
Halaman :1–2
UPTD dr. Arief Gunawan
Puskesmas NIP. 19620223 198901 1 003
Godong II

1. Pengertian Pengendalian dokumen dan rekaman adalah pengendalian dokumen

internal, eksternal serta rekaman, dimana proses pengendalian dan
rekaman dokumen yang beredar adalah sah terbaru serta terdistribusi
sesuai pemegang dokumen.
2. Tujuan Sebagai acuan langkah-langkah pelaksanaan pengendalian dokumen dan
rekaman.
3. Kebijakan Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Godong II Nomor : 039 Tahun 2018
Tentang pengendalian dokumen dan rekaman UPTD Puskesmas Godong
II.
4. Referensi Pedoman Manajemen Puskesmas tahun 2017.
5. Prosedur/ 1. Proses pengendalian dokumen dimulai pada saat dokumen internal,
Langkah- eksternal dan rekaman sudah dimintakan persetujuan kepala
langkah puskesmas atau Ka. Subbag TU.
2. Bila masih ada perubahan dokumen atau penambahan dokumen segera
dilakukan pembahasan dengan unit terkait dan dimintakan persetujuan
kepala puskesmas atau Ka. Subbag TU.
3. Jika sudah benar, dokumen tersebut di beri nomor, tanggal terbit, no.
Revisi dan cap tanda tangan Kepala Puskesmas.
4. Dokumen didistribusikan sesuai dengan daftar pemegang dokumen serta
membubuhkan cap “dokumen terkendadi” dengan mengarsip dokumen
tersebut dibagian TU.
5. Apabila ada revisi, dokumen lama ditarik dan di cap “dokumen
kadaluarsa”.
6. Dokumen kadaluarsa disimpan dengan retensi 2 tahun, baru boleh
dimusnahkan dengan prosedur yang berlaku untuk pemusnahan
dokumen kadaluarsa.
6. Bagan Alir -
7. Hal-hal yang Perbubahan isi dokumen dan rekaman
perlu
diperhatikan
8. Unit terkait Semua unit layanan, jaringan dan jejaring UPTD Puskesmas Godong II
9. Dokumen Dokumen yang ada ( SK, pedoman, Panduan, SOP dan rekaman-rekaman
terkait yang lain di Puskesmas.
10. Rekaman
historis N Tanggal mulai
Yang diubah Isi Perubahan
perubahan O diberlakukan
1 Komponen SOP 8 item menjadi 10 item 5 maret 2018
2 Kop SOP SOP lama halaman ke-2 dan 5 maret 2018
seterusnya terdapat KOP
SOP, SOP baru halaman ke-2
dan seterusnya tdak terdapat
KOP SOP
3. Kepala UPTD SOP lama dr. Ekayanti 5 maret 2018
Puskesmas Lasiana, SOP baru dr. Arief
Godong II Gunawan
4 Referensi SOP lama Referensi 5 maret 2018
berdasarkan SK, SOP baru
berisi Pedoman manajemen
Puskesmas
5 Kebijakan SOP baru disesuaikan 5 maret 2018
dengan kebijakan regulasi
baru.
 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
No. Dokumen : 025/I.2/3/2018
Daftar No. Revisi : 01
Tilik Tanggal Terbit : 5 Maret 2018
Halaman : 1/1
UPTD dr. Arief Gunawan
Puskesmas NIP. 19620223 198901 1 003
Godong II

NO URAIAN KEGIATAN YA TIDAK TB

1 Apakah petugas memberikan nomor pada semua dokumen

sesuai pedoman pengendalian dokumen dan rekaman?

2 Apakah penanggung jawab Program/Unit Pelayanan dapat

mengusulkan perubahan atau penambahan dokumen kepada
Tim Mutu dengan mengisi form usulan
penambahan/perubahan dokumen?

3 Apakah Tim Mutu menganalisis usulan

penambahan/perubahan dokumen?

4 Apakah Tim Mutu memberikan persetujuan?

5 Apakah penanggung jawab Program/Unit Pelayanan

membuat draft dokumen dan menyerahkan kepada tim mutu?

6 Apakah Tim Mutu membuat dokumen yang baru dan

merubah nomor revisi?

7 Apakah Tim Mutu menyerahkan dokumen yang baru untuk

disetujui dan disahkan Kepala Puskesmas?

8 ApakahTim Mutu mendistribusikan semua dokumen dan

rekaman kepada pemegang dokumen?

9 ApakahTim Mutu menarik dokumen yang sudah tidak berlaku

untuk dimusnahkan?

Compliance rate ( CR ) .....................%

……………………………..,…………..

Pelaksana / Auditor

(……………………………................)