Understanding the Three-Step Writing Process

Proses penulisan tiga langkah membantu memastikan bahwa pesan yang dibuat
efektif untuk memenuhi kebutuhan audiens dan efisien dalam memanfaatkan waktu
dengan sebaik-baiknya.
1. Plan
● Analisa Situasi
● Mengumpulkan Informasi
● Pilih media dan saluran
● Mengatur Informas
2. Tulis
● Beradaptasi dengan audiens anda
● Tulis Pesan
3. Selesai
● Merevisi Pesan
● Menghasilkan Pesan
● Mengoreksi Pesan
● Sebarkan Pesan
Optimizing Your Writing Time
Dengan mengetahui berapa banyak waktu yang dimiliki serta metode untuk
merangkai tulisan yang baik dalam waktu yang dimiliki dapat megoptimalkan proses
menulis. Hal ini dilakukan untuk menghindari
Planning Effectively
Pentingnya perencanaan yang matang untuk memastikan informasi yang
diberikan dengan format dan sasaran yang tepat. Melalui rencana yang matang, dapat
dibuat informasi yang ringkas dan menarik, terutama dapat menyelematkan dari
kesehalahan.

Analyzing The Situation

Setiap upaya komunikasi tertentu akan dibuat menyesuaikan dengan situasi dan
kondisi yang sedang dihadapi atau akan dituju.

Defining your Purpose

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum: menginformasikan, membujuk, atau
berkolaborasi dengan audiens. Tujuan ini membantu menentukan pendekatan
keseluruhan yang perlu diambil, mulai dari mengumpulkan informasi hingga
mengatur pesan.

● Will anything change as a result of your message?

● Is your purpose realistic?
 ● Is the time right?
● Is your purpose acceptable to your organization?

Developing an Audience Profile

Untuk mendapatkan perhatian dari para pendengar, informasi yang

disampaikan harus menarik agar dapat diserap dengan baik.

● Identify your primary audience

Untuk beberapa pesan, anggota audiens tertentu mungkin lebih penting
daripada yang lain. Jangan abaikan kebutuhan anggota yang kurang
berpengaruh, tetapi pastikan Anda mengatasi kekhawatiran para pengambil
keputusan utama.

● Determine audience size and geographic distribution

Sebuah pesan yang ditujukan kepada 10.000 orang yang tersebar di seluruh
dunia mungkin memerlukan pendekatan yang berbeda dari yang ditujukan
kepada selusin orang di ujung lorong.

● Determine audience composition

Carilah persamaan dan perbedaan dalam budaya, bahasa, usia, pendidikan,
peringkat dan status organisasi, sikap, pengalaman, motivasi, bias,
keyakinan, dan faktor lain yang mungkin mempengaruhi keberhasilan pesan

● Gauge audience members' level of understanding

Jika anggota audiens berbagi latar belakang umum Anda, mereka mungkin
akan memahami materi Anda tanpa kesulitan. Jika tidak, pesan Anda akan
membutuhkan unsur pendidikan untuk membantu orang memahaminya.

● Understand audience expectations and preferences

Misalnya, akankah anggota audiens Anda mengharapkan detail lengkap atau

hanya ringkasan poin utama? Secara umum, untuk komunikasi internal,
semakin tinggi organisasi pesan

● Forecast probable audience reaction

Reaksi dari audiens akan mendukung penyampaian pesan apakah sudah
tersampaikan dengan baik atau tidak.

Gathering Information
Terdapat beberapa teknik yang dapat dilakukan dalam proses pengumpulan informasi
seperti menemukan, mengevaluasi, dan memproses informasi.

● Consider the audience's perspective

● Listen to the community
● Read reports and other company documents
● Talk with supervisors, colleagues, or customer
● Ask your audience for input

Uncovering Audience Needs

kebutuhan informasi audiens akan terlihat jelas, atau pembaca akan dapat
memberi tahu apa yang mereka butuhkan. Namun, dalam situasi lain, orang
mungkin tidak dapat mengartikulasikan dengan tepat apa yang mereka inginkan.
Jika seseorang mengajukan permintaan yang tidak jelas atau luas, ajukan
pertanyaan untuk mempersempit fokus.

Finding your focus

Menggunakan beberapa teknik penemuan untuk membantu menghasilkan ide

dan mengungkap kemungkinan jalan untuk penelitian. Salah satu teknik populer
adalah menulis bebas, di mana menulis apa pun yang terlintas dalam pikiran,
tanpa berhenti untuk melakukan koreksi apa pun, untuk jangka waktu tertentu.

Providing required information

Salah satu cara yang baik untuk menguji ketelitian pesan adalah dengan
menggunakan pendekatan jurnalistik: Periksa untuk melihat apakah pesan Anda
menjawab siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.

● Be sure the information is accurate

Kualitas informasi yang diberikan sama pentingnya dengan kuantitas. Informasi

yang tidak akurat dalam pesan bisnis dapat menyebabkan sejumlah masalah,
mulai dari rasa malu dan kehilangan produktivitas hingga masalah keamanan
dan hukum yang serius

● Be sure the information is ethical

Pastikan informasi yang disampaikan dalam sebuah pesan sudah sesuai dengan
etika dan terhindar dari segala kesalahan penggunaan kata.
 ● Be sure the information is pertinent

Audiens akan memproritaskan informasi yang berhubungan dengan situasi dan

kondisi yang sedang mereka hadapi. Untuk itu beberapa hal yang dapat
disampaikan dalam informasi, melihat dari analisa situasi audiens itu sendiri.