EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN OBAT

(Studi kasus di Instalasi Farmasi RSUD Rupit Kabupaten Musi Rawas Utara)

ABSTRAK

Latar belakang : Sejak tahun 2019, RSUD Rupit telah mengaplikasikan SIMRS. Salah satunya
sistem informasi manajemen yang digunakan yaitu sistem informasi manejemen obat. Hanya saja
pengelolaannya masih dilakukan secara manual yang mengakibatkan banyak data yang
terabaikan dan dampaknya sangat dirasakan dalam pengambilan keputusan. Akibat lainnya yang
ditimbulkan yaitu masih banyak terdapat kekosongan obat, stok obat dalam proses
perencanaannya tidak sesuai kebutuhan serta masih ada perbedaan data manual dan komputer.
Dalam penerapan sistem informasi manajemen obat, masih terdapat banyak kendala kendala
yang menyebabkan aplikasi tidak bisa dijalankan atau digunakan. Mengetahui hal tersebut baik
tidaknya kualitas yang dihasilkan suatu sistem, berjalan tidaknya aplikasi yang ada maka
diperlukan evaluasi.
Tujuan : Untuk mengevaluasi penerapan Sistem Informasi Manajemen Obat dalam pengelolaan
obat di Instalasi Farmasi RSUD Rupit meliputi komponen Input, Procces, Output.
Metode : Jenis penelitian ini merupakan penelitian kualitatif, dengan menggunakan rancangan
penelitian studi kasus. Data yang dikumpulkan berupa data kualitatif. Informasi didapat dari
format checklist observasi, telaah dokumentasi dan wawancara mendalam.
Hasil : Penerapan Sistem Informasi Manajemen Obat di Instalasi Farmasi RSUD Rupit yaitu
sudah tersedianya program aplikasi sistem, dimana terdapat 2 (dua) macam model dalam
pengelolaan obat yaitu: sistem Inventori dan billing system. Dari segi proses pengembangan
sistem informasi manajemen obat belum melibatkan pihak manajemen, termasuk juga belum
adanya instalasi teknologi informasi dan petugas khusus nya sendiri yang bertugas sebagai
pengelola dan perawatan maupun pengembangan program aplikasi. Kurangnya kerja sama antar
unit-unit, dan tidak ada koordinasi antara lini yang baik dengan pihak yang saling terkait, antara
pihak manajemen dengan pihak instalasi farmasi rumah sakit. Belum adanya SOP/Protap sebagai
pedoman kerja yang jelas dan batasan-batasan pekerjaan bagi petugas yang menggunakan billing
system. Belum adanya peralatan seperti komputer dan printer yang memadai guna mendukung
jalannya program aplikasi sistem serta arus tegangan listrik yang masih tidak stabil. Pengelolaan
sistem Informasi Manajemen Obat di Instalasi farmasi RSUD Rupit belum optimal karena proses
penerapannya sistem inventori dan billing sysyem belum berbasis komputer. Sehingga output
yang dihasilkan belum dapat untuk pengambilan keputusan.
PENDAHULUAN
Sesuai Permenkes Nomor 82 Tahun 2013 menyebutkan bahwa setiap rumah sakit wajib
melakukan penerapan dan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).
Sistem informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah suatu sistem teknologi informasi
komunikasi (terkomputerisasi) mulai dari peginputan data, proses pengelolaan data dan
penyajian data dan informasi yang cepat, tepat dan akurat, serta mengintegrasikan seluruh alur
proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur
administrasi untuk mendukung kinerja dan manajerial dalam pengambilan keputusan.
Sejalan kebutuhan manajerial untuk pengambilan keputusan yang akurat, valid, cepat dan
transparan, serta berhasil guna dan berdaya guna, maka RSUD Rupit telah mengaplikasikan
SIMRS ini sejak tahun 2019. Salah satu sistem informasi manajemen yang digunakan yaitu
sistem informasi manajemen obat di instalasi farmasi. Sistem informasi manajemen obat sangat
dibutuhkan oleh instalasi farmasi untuk pengelolaan data informasi obat di rumah sakit dan
mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan tepat, karena jika pengelolaan informasi
dilakukan secara manual, banyak data yang tidak valid dan terabaikan dan dampaknya sangat
dirasakan dalam pengambilan keputusan. Dalam penerapannya, banyak terdapat kendala-kendala
yang membuat aplikasi sistem informasi manajemen obat di instalasi farmasi ini tidak berjalan
sesuai yang diharapkan, maka perlu dilakukan evaluasi terhadap penerapan sistem informasi
manajemen obat di Instalasi Farmasi RSUD Rupit.

TUJUAN PENELITIAN
Untuk mengevaluasi penerapan Sistem informasi manajemen obat dalam pengelolaan obat di
Instalasi Farmasi RSUD Rupit..

METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dimana metode ini menitikberatkan pada
data kualitatif. Penelitian ini juga berkeinginan mengungkap data atau informasi secara
mendalam dan sebanyak mungkin mengenai kendala apa saja dalam penerapan sistem informasi
manajemen obat pada instalasi farmasi RSUD Rupit.

INFORMAN
Informan penelitian adalah kepala Instalasi Farmasi, 1 orang petugas bagian gudang obat dan
administrasi, 2 orang petugas bagian apotik rawat jalan dan rawat inap, 1 orang petugas bagian
pengelola data dan informasi dan 1 orang petugas Instalasi sarana dan prasarana.
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
Checklist dan wawancara mendalam (indepth interview) berupa daftar pertanyaan yang terkait
dengan sistem informasi manajemen obat pada instalasi farmasi dan unit pendukung lainnya
yang terkait dalam penerapan sistem informasi manajemen obat pada instalasi farmasi di RSUD
Rupit.

TEKNIK ANALISIS DATA

Mengumpulkan data hasil wawancara, mereduksi data, kategorisasi data dengan memilah –
milah, penyajian data tersusun dalam bentuk tabel dengan pola hubungan atau kaitan antara satu
kategori dengan kategori lainnya. Menarik kesimpulan dengan bukti yang valid dan konsisten
(Moleong, 2018).

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan hasil wawancara, latar belakang penerapan aplikasi sistem informasi manajemen
obat berbasis komputer di instalasi farmasi RSUD Rupit dari awal pembuatan tahun 2019 sampai
dengan sekarang, yang mengingikan adanya penerapan aplikasi sistem informasi manajemen
obat adalah petugas di instalasi farmasi dan petugas pengelola data dan informasi RSUD Rupit.
Berdasarkan hasil wawancara, kendala dalam penerapan sistem informasi manajemen obat di
instalasi farmasi RSUD Rupit secara umum meliputi :
a. Belum ada perencanaan, struktur dan desain dalam penerapan aplikasi sistem informasi
manajemen obat di Instalasi farmasi RSUD Rupit.
b. Belum ada SDM yang khusus sebagai petugas entri semua databased dan data pelayanan
ke komputer.
c. Belum ada petugas khusus Instalasi teknologi informasi yang menyebabkan tidak
berjalannya proses penerapan maupun perawatan dan pengembangan aplikasi sistem
informasi manajemen obat pada Instalasi farmasi RSUD Rupit.
d. Faktor teknis komponen sistem informasi yaitu peralatan komputer dan printer yang
belum memadai dan tegangan listrik yang masih belum stabil.
Tabel 1. Informan

No Tingkat/Jenis
Unit Kerja Jumlah Usia
. Pendidikan
1. Apoteker Ka. Instalasi Farmasi 1 28 tahun
2. D-III Farmasi Ka. Unit Apotik R.Jalan & Inap 2 27 dan 28 tahun
3. D-III Perekam Medis Pengelola data dan informasi 1 34 tahun
4. D-III Kesling Ka. Instalasi Sarana Prasarana 1 29 tahun
 Tabel 2. Penggunaan sistem informasi manajemen obat manual dan komputerisasi pada
proses pengumpulan data, pengelolaan dan analisis data, dan penyajian data..

Proses Sistem Manual Sistem Komputerisasi

Pengumpulan data Merekap semua data dan Tidak digunakan untuk
mengacu pada faktur obat baru proses pengumpulan data
mengentri kedalam komputer

Dilakukan dengan cara

Pengelolaan dan analisis data manual dan dibantu dengan Tidak digunakan untuk
komputer. Proses perencanaan proses pengelolaan dan
kebutuhan obat pertama analisis data
dicatat dulu kedalam buku
baru dientri ke komputer.
Penyajian data yang
Penyajian Data digunakan dalam bentuk
Tidak digunakan untuk
laporan tertulis dan tabel
proses penyajian data

KESIMPULAN
1. Penerapan Sistem informasi manajemen obat di Instalasi farmasi RSUD Rupit
a. Program dan aplikasi sistem informasi manajemen sudah ada, tetapi tata kelola dalam
penerapannya belum ada instruksi yang jelas dari pihak manajemen
b. Instalasi teknologi informasi sendiri belum ada di RSUD Rupit. Berdasarkan tingkat
pendidikannya, sudah ada petugas yang memiliki latar belakang pendidikan formal,
hanya saja dalam pelaksanaan tugasnya belum bisa mengelola aplikasi sistem
informasi manajemen obat di Instalasi farmasi RSUD Rupit.
c. Penerapan sistem informasi manajemen obat dalam proses kegiatan pengelolaan obat
dan sistem inventori obat belum terkomputerisasi (masih dilakukan secara manual),
yang menyebabkan ketidakakuratan data dalam proses perencanaan, pengadaan,
distribusi dan penggunaan obat.

2. Keadaan input sistem informasi manajemen obat pada Instalasi farmasi RSUD Rupit
a. Organisasi yang berkaitan dengan struktur organisasi, tupoksi dan SOP, belum
memberikan dukungan yang kuat dalam pelaksanaan sistem informasi manajemen
obat, karena lemahnya koordinasi antara pihak instalasi farmasi, dan manajemen.
b. SDM di bidang kefarmasian saati ini sudah memadai, baik dari segi kuantitas dan
kualitasnya.
c. Sarana dan prasarana secara umum belum mampu mendukung penerapan sistem
informasi manajemen obat pada Instalasi farmasi RSUD Rupit.
d. Data pada penggunaan billing system di Unit Apotik Instalasi Farmasi belum sesuai
dengan kebutuhan transaksi pembayaran dan penagihan.

3. Keadaan proses sistem informasi manajemen obat pada Instalasi farmasi RSUD Rupit
 a. Proses pengumpulan data sistem inventori secara umum dilakukan satu kali sebulan
biasanya di akhir bulan.
b. Pengolahan data dan analisis data pada sistem inventori belum terkomputerisasi,
kemungkinan kesalahan pada data sangat besar, sehingga belum dapat memberikan
informasi yang dapat membantu untuk pengambilan keputusan.
c. Penyajian data sistem inventori secara umum dalam bentuk format laporan dan tabel
sehingga belum memberikan informasi yang dapat membantu untuk pengambilan
keputusan.

4. Keadaan output sistem informasi manajemen obat pada Instalasi farmasi RSUD Rupit
a. Informasi yang dihasilkan oleh penggunaan sistem informasi manajemen obat di
Instalasi farmasi RSUD Rupit sebagai bahan pengambilan keputusan sangat rendah.
Output data yang dihasilkan sistem inventori belum dapat dijadikan sebagai sumber
utama informasi. Data manual menjadi sumber utama dan yang paling dipercaya
sebagai bahan pengambilan keputusan.

DAFTAR PUSTAKA
http://etd.repository.ugm.ac.id/penelitian/detail/61934
Rendita Dwibarto, dr.Lutfan Lazuardi, Ph.D. (2013)
EVALUASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN OBAT PADA INSTALASI FARMASI
RUMAH SAKIT GRHASIA YOGYAKARTA

http://etd.repository.ugm.ac.id/penelitian/detail/46366
IRWANI, Maria, Dra. Siti Munawaroh, Apt., M.Kes (2010)
Evaluasi penggunaan sistem informasi manajemen obat pada instalasi farmasi Kabupaten-Kota
se-Propinsi DIY

http://etd.repository.ugm.ac.id/home/detail_pencarian/127816
ADRISA PRAMUDITO, Dr. Dra. Erna Kristin, M.Si.; Dr.dr. Andreasta Meliala, M.Kes., MAS
EVALUASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN OBAT DI INSTALASI FARMASI
RUMAH SAKIT UMUM UMI BAROKAH BOYOLALI

https://opac.perpusnas.go.id/DetailOpac.aspx?id=1133305
Metodologi penelitian kualitatif / penulis, Prof. DR. Lexy J. Moleong, M.A.
Edisi revisi ; Cetakan ketiga puluh delapan, Juli 2018
Penerbitan Bandung : PT Remaja Rosdakarya, 2018