PENARIKAN / RECALL PERBEKALAN FARMASI

No.Dokumen No.Revisi Halaman

RSU BUNDA
MULIA SPO/PKPO/22/I/2022 00 1/ 5

Tanggalterbit Ditetapkan
Direktur RSU Bunda Mulia
STANDAR
04 Januari 2022
PROSEDUR
OPERASIONAL

Dr. BinsarP.Sitanggang,Sp.OG(K).,MH

Penarikan / recall pebekalan farmasi adalahtatacara penarikan

perbekalan farmasi yangkadaluarsa, rusak
PENGERTIAN (secarafisiktidaksepertisaatdiproduksi), atau ditarik dari peredaran
sehinggatidakmemenuhistandarmutu yang
disyaratkansetelahmelaluipelacakanretrospektif.
Sebagai acuan penerapan langkah - langkah dalam penarikan / recall
TUJUAN
perbekalan farmasi

Surat Keputusan Direktur RSU Bunda Mulia Nomor : 03/SK/DIR/I/2022

KEBIJAKAN
Tentang KebijakanManajemenPenggunaanObatRSU BundaMulia.
 A. Proses Penarikan / Recall PerbekalanFarmasi
1. Petugas yang menemukanperbekalanfarmasi yang perluditarik /
recall segeramelaporkannyakepadakepalainstalasifarmasi
2. Petugasmelakukanpenghapusan / penguranganstokperbekalan
farmasi yang direcall
B. PelabelanPerbekalanFarmasi yang Ditarik / Recall
1. Petugas menempatkan perbekalan farmasi yang direcall pada lokasi
terpisah
2. Petugas memberi label pada perbekalan farmasi meliputi nama
perbekalan farmasi, jumlah, no batch, tanggal kadaluarsa, alasan
perbekalan farmasi direcall (kadaluarsa, rusak, atau ditarik dari
PROSEDUR
peredaran)
C. Retur Perbekalan Farmasi dari Instalasi farmasi /
Laboratorium / Radiologi / KamarBedah/ atau Unit
Terkaitlainnya
1. Petugas membuat bukti retur perbekalan farmasi ke Gudang Farmasi
dan diketahui oleh kepalaruangan farmasi
2. Petugas mengembalikan perbekalan farmasi yang perlu ditarik /
recall ke Gudang bersama dengan bukti retur
3. Petugas Gudang farmasi menerima perbekalan farmasi tersebut dan
melakukan pencatatan nomor batch dan tanggal kadaluarsa

PENARIKAN / RECALL PERBEKALAN FARMASI

 No.Dokumen No.Revisi Halaman

SPO/PKPO/22/I/2022 00 2/5

RSU BUNDA
MULIA

D. Retur Perbekalan Farmasi dari Gudang ke Pembelian

Medis
1. Petugas Gudang mengeluarkan data perbekalan farmasi yang
akan diretur dari stok gudang
2. PetugasGudang membuat bukti retur perbekalan farmasi dan
diketahui oleh KepalaInstalasi Farmasi
3. Petugas Gudang mengembalikan perbekalan farmasi yang perlu
ditarik / recall ke PetugasPembelian dengan Bukti tertulis
4. Petugas Pembelian menerima perbekalan farmasi tersebut
dengan Bukti tertulis dan melakukan pencatatan nomor batch
dan tanggal kadaluarsa
5. Petugas Pembeliaan membuat Bukti tertulistersebut ke Instalasi
Farmasi rangkap 2 (lembar asli untuk instalasi Farmasi, lembar
kedua untuk arsip Pembelian)
6. Petugas Pembelian mencari faktur pembelian perbekalan farmasi
PROSEDUR yang akan diretur berdasarkan nomor batch dan tanggal
kadaluarsa untuk kemudian difotokopi
7. Petugas Pembelian menghubungi pemasok/distributor untuk
menginformasikan dan melakukan negosiasi penyelesaian retur
8. Setelah tercapai kesepakatan dengan pemasok, petugas
Pembelian membuat nota retur ke pemasok rangkap 2 (lembar
asli untuk pemasok, lembar kedua untuk arsip Pembelian. Nota
retur ke pemasok berisi :
a. Nama perbekalan farmasi
b. Jumlah
c. Nomor batch
d. Tanggal kadaluarsa
e. Harga beli
f. Alasan diretur
g. Tanda tangan petugas Pembeliandan tanda tangan penerima
retur perbekalan farmasi
 PENARIKAN / RECALL PERBEKALAN FARMASI

No.Dokumen No.Revisi Halaman

SPO/PKPO/22/I/2022 00 3/5
RSU BUNDA
MULIA

9. Petugas Pembelianmengembalikan perbekalan farmasi ke

pemasok/distributor beserta nota retur dengan melampirkan
fotokopi faktur pembelian perbekalan farmasi tersebut
10. Penyelesaian retur:
a. Pemasok mengganti dengan Perbekalan farmasi yang baik,
maka Petugas Pembelian membuat Bukti Penggantian Barang
rangkap 2, yang ditandatangani oleh Petugas Pembelian dan
Petugas Gudang Farmasi. Bukti Penggantian Barang lembar
pertama untuk arsip Gudang Farmasi, lembar kedua untuk
arsip Pembelian.
b. Pemasok mengganti uang sejumlah sesuai dengan faktur
pembeliannya, kemudian petugas pembelia menyetorkan uang
tunai tersebut. Petugas Pembelian membuat Bukti
Penggantian Uang rangkap 2, yang ditandatangani oleh
Petugas Pembelian dan Petugas Gudang Farmasi. Bukti
PROSEDUR
Penggantian Uang lembar pertama untuk arsip Gudang
Farmasi, lembar kedua untuk arsip Pembelian.
c. Pemasok mengeluarkan Credite Note / nota retur Perbekalan
farmasi untuk dikurangkan di pembayaran Faktur lainnya
yang akan jatuh tempo. Petugas Pembelian memberikan copy
nota retur ke Petugas Keuangan. Petugas Keuangan
melakukan pemotongan tagihan untuk faktur yang akan jatuh
tempo sesuai dengan copy nota retur dari Pemasok. Petugas
Keuangan memberikan fotocopy pemotongan faktur tagihan
kepada Petugas Pembelian. Petugas Pembelian Medis
membuat Bukti Pemotongan Faktur rangkap 2, yang
ditandatangani oleh Petugas Pembelian dan Petugas Gudang
Farmasi. Bukti Pemotongan Faktur lembar pertama untuk
arsip Gudang Farmasi, lembar kedua untuk arsip Pembelian.
 PENARIKAN / RECALL PERBEKALAN FARMASI

No.Dokumen No.Revisi Halaman

SPO/PKPO/22/I/2022 00 4 /5

RSU BUNDA
MULIA

11. Pengembalianretur :
a. Petugas gudang menerima Bukti Penggantian Barang
beserta perbekalan farmasi yang baik
b. Petugas gudang menandatangani Bukti Penggantian Barang
c. Petugas gudang memasukkan data ke dalam stok komputer
d. Petugas gudang bagian stok menata barang ke dalam rak dan
menambahkan dalam stok kartu
e. Petugas gudang menerima lembar Bukti Penggantian Uang
dan Bukti Pemotongan Faktur dari Bagian Pembelian
12. Petugas pembelian mendokumentasikan Bukti tertulis tersebut
dari Gudang Farmasi, Bukti Penerimaan Transfer out ke
Gudang Farmasi, nota retur ke distributor, bukti penggantian
uang, bukti penggantian barang, dan bukti pemotongan faktur.

PROSEDUR
E. Pemusnahan Perbekalan Farmasi Rusak / Kadaluarsa yang
Tidak Bisa Diretur
1. Kepala Instalasi Farmasi melakukan pelacakan retrospektif ,
mencatat / mendokumentasikan perbekalan farmasi yang rusak /
kadaluwarsa, dilaporkan ke Direktur.
2. Kepala Instalasi Farmasi membuat berita acara perbekalan
farmasi yang rusak / kadaluarsa yang memuat nama obat, jumlah
obat, tanggal kadaluwarsa, saksi-saksi yang ikut menyaksikan.
Berita acara ditujukan kepada Dinas terkait, Direktur rumah
sakit.
3. Kepala InstalasiFarmasi mengkoordinasikan pelaksanaan
penghapusan / pemusnahan obatdengan bekerja sama dengan
TPS LB3 untukmembuatjadwalpemusnahanperbekalanfarmasi.
 PENARIKAN / RECALL PERBEKALAN FARMASI

No.Dokumen No.Revisi Halaman

SPO/PKPO/22/I/2022 00 5/5

RSU BUNDA
MULIA

4. Para saksi yang ikut menyaksikan pemusnahan perbekalan

farmasi menandatangani laporan berita acara pemusnahan
perbekalan farmasi yang dibuat rangkap 2.
PROSEDUR
5. Petugas farmasi menyerahkan rangkap ke-2 dari
laporanberitaacarapemusnahankebagianadministrasii,
danrangkap ke-1 disimpansebagaiarsip/dokumenfarmasi
Instalasi farmasi, Gudang Farmasi, Ruang Perawatan, Keuangan,
Unit Terkait
Pemasok