SOP - Akuntansi Keuangan - 02

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
AKUNTANSI KEUANGAN
Finance & Accounting Procedure | 20XX |
_________________________________________________________________________________
DAFTAR ISI
I. Prosedur Transaksi Kas dan Bank

1. Penerimaan Kas
2. Pengeluaran Kas
3. Pengambilan Cek
4. Penyetoran Uang ke Bank
5. Pencatatan Transaksi Kas dan Bank
II. Prosedur Pembelian dan Penerimaan Barang

1. Pesanan Pembelian
2. Penerimaan Barang yang Dipesan
3. Penerimaan Barang Bukan Pesanan
4. Pembuatan PPB (Pemberitahuan Penerimaan Barang)
5. Prosedur Retur Pembelian (Nota Debet Barang - NDB)
III. Prosedur Penjualan dan Pengeluaran Barang

1. Penerimaan Pesanan Penjualan
2. Pembuatan SPB (Surat Penyerahan Barang)
3. Pengeluaran Barang
4. Pembuatan NKR (Nota Kredit)
5. Penerimaan Barang Retur
6. Pembuatan Nota Bonus
7. Pengeluaran Barang Bonus
8. Pembuatan SPB Bonus
9. Beli Sewa
IV. Prosedur Pengelolaan Piutang dan Penagihan

1. Penyimpanan Faktur
2. Pembuatan Daftar Penagihan
3. Pelaksanaan Penagihan
4. Penerimaan Hasil Penagihan
5. Pengembalian Faktur yang Tidak Tertagih
6. Prosedur Inkaso Cek/Giro Jatuh Tempo
7. Pemberitahuan Hasil Inkaso
8. Cek/Giro yang Ditolak
_________________________________________________________________________________
BAGIAN I
PROSEDUR TRANSAKSI KAS DAN BANK
1. PROSEDUR PENERIMAAN KAS
A. DISKRIPSI PROSEDUR
Pada dasamya uang yang dapat diterima kasir hanyalah yang menjadi hak perusahaan
untuk menerimanya.
Prosedur penerimaan kas dimulai sejak pembuatan Bukti Masuk Kas (BMK) Oleh
bagian yang berkepentingan dan berakhir saat Kasir menerima uang tunai.
Prinsip Pengawasan Intern yang diterapkan dalam Prosedur Penerimaan Kas ini
adalah:
1. Dokumen pendukung terlebih dahulu harus disetujui Oleh Supervisor yang
bersangkutan.
2. Bukti Masuk Kas dibuat oleh bagian / petugas di luar kasir.
3. Untuk memastikan bahwa penerimaan tersebut merupakan hak dan perusahaan,
Bukti Masuk Kas harus diverifikasi dan ditambah kode perkiraan oleh bagian
Akuntansi Keuangan.
4. Semua penerimaan uang dicatat dalarn Buku Setoran Kas yang disimpan di bagian
Akuntansi Keuangan.
Sistem Otorisasi pada Prosedur Penerimaan Kas adalah sebagai berikut :
Otorisasi Penerimaan Kas ditunjukkan dengan paraf Kuasa Kas (Ka Divisi) atau
pejabat lain yang ditunjuk pada Bukti Masuk Kas
B. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

Unit Organisasi yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini adalah :
1. Bagian yang berkepentingan.
2. Kasir
3. Akuntansi Keuangan.
4. Kepala/Manajer Divisi
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan Prosedur Penerimaan Kas antara lain:
1. Bukti Masuk Kas (BMK) rangkap 2
2. Dokumen pendukung Iain
_________________________________________________________________________________
D. CATATAN
Catatan yang ada dalam prosedur ini adalah:
1. Buku Setoran Kas
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
1. Bagian yang berkepentingan :
a. Menyiapkan dokumen pendukung yang diperlukan.

b. Membuat Bukti Masuk Kas (BMK) rangkap 2
c. Mintakan persetujuan supervisor yang bersangkutan.
d. Mintakan persetujuan bagian Akuntansi Keuangan selaku verifikator
e. Serahkan uang yang akan disetor pada kasir beserta BMK yang telah di
persetujuan kuasa kas (Manajer Divisi).
2. Akuntansi Keuangan :
a. Menerima Bukti Kas Masuk (BMK) rangkap 2

b. Meneliti Bukti Kas Masuk beserta dokumen pendukungnya
c. Tambahkan kode perkiraan buku besar dan sub buku besar.
d. Bubuhkan paraf dan cap “verifikator”
e. Catat dalam Buku Setoran Kas
f. Teruskan BMK dan Buku Setoran Kas kepada Kuasa Kas untuk mendapat
persetujuan.
3. Kuasa Kas :
a. Periksa Bukti Masuk Kas apakah sudah diparaf oleh Supervisor dan telah
diperiksa oleh verifikator.
b. Bubuhkan paraf pada kolom “disetujui” di BMK dan Buku Setoran Kas
4. Kasir :
a. Periksa apakah BMK sudah disetujui Supervisor, diperiksa verifikator dan disetujui
oleh Kuasa Kas.
b. Terima dan hitung jumlah uang yang disetorkan
c. Bubuhkan paraf pada Buku Setoran Kas dan BMK
d. Kembalikan Buku Setoran ke Bagian Akuntansi Keuangan.
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PENERIMAAN KAS
Bag. Yang Berkepentingan Akuntansi & Keuangan Kasir
BMK
Disetujui
Spv.
BMK
disetujui
Buku Setoran Otorisasi
Verifikator: periksa, isi

kode akun, persetujuan
Buku Setoran
BMK 2
1
BMK
Rp
Rp
Prosedur pencatatan
transaksi Kas/Bank
_________________________________________________________________________________
2. PROSEDUR PENGELUARAN KAS
Pada dasamya uang yang dapat dikeluarkan oleh kasir hanyalah yang menjadi
kewajiban perusahaan untuk membayar.
Prosedur Pengeluaran Kas dimulai sejak pembuatan Bukti Keluar Kas oleh bagian
yang berkepentingan dan di-akhiri pada saat Kasir membayarkan uang tunai
kepada yang berkepentingan.
Prinsip Pengawasan Intern yang diterapkan dalam Prosedur Pengeluaran Kas ini
adalah sebagai berikut :
1. Dokumen pendukung terlebih dahulu harus disetujui oleh Supervisor yang
bersangkutan.
2. Untuk meyakinkan bahwa pengeluaran tersebut merupakan kewajiban
perusahaan, Bukti Keluar Kas harus di-verifikasi oleh bagian Akuntansi
Keuangan dan ditambahkan kode perkiraan.
3. Penerima uang membubuhkan tandatangan pada BKK sebagai tanda terima.
Sistem Organısasi pada prosedur pengeluaran kas adalah :

Otorisasi pengeluaran Kas ditunjukkan dengan paraf Kuasa Kas (Kepala/Manajer
Divisi) atau pejabat lain yang ditunjuk pada Bukti Keluar Kas (BKK).

Unit organisasi yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini antara lain :
1. Bagian yang berkepentingan
2. Kasir
3. Akuntansi Keuangan
4. Kepala/Manajer Divisi
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan Prosedur Pengeluaran Kas antara lain
:
1. Bukti Keluar Kas (BKK) rangkap 2
2. Dokumen pendukung lain
D. CATATAN
Tidak ada
_________________________________________________________________________________
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
1. Bagian yang berkepentingan :
a. Menyiapkan dokumen pendukung yang diperlukan

b. Membuat Bukti Keluar Kas (BKK) rangkap 2
c. Mintakan persetujuan dari Supervisor yang terkait
d. Mintakan persetujuan Bagian Akuntansi Keuangan selaku verifikator
e. Serahkan BKK yang telah disetujui oleh kuasa kas pada kasir
f. Bubuhkan tanda tangan pada Bukti Keluar Kas
g. Terima uang sebagaimana yang tersebut dalam BKK
a. Menerima Bukti Keluar Kas (BKK) rangkap 2

b. Memeriksa Bukti Keluar Kas beserta dokumen pendukung lainnya
c. Tambahkan kode perkiraan Buku Besar dan Sub Buku Besar
d. Bubuhkan paraf dan cap “verifikator”
e. Teruskan BKK kepada Kuasa Kas untuk disetujui
f. Teruskan BKK kepada Kuasa Kas untuk disetujui
3. Kuasa Kas :
a. Periksa Bukti Keluar Kas apakah sudah diparaf oleh supervisor dan telah
diperiksa Verifikator
b. Bubuhkan paraf pada kolom disetujui di BKK
4. Kasir :
a. Periksa apakah BKK telah diparaf oleh Supervisor, diperiksa oleh

verifikator dan disetujui oleh Kuasa Kas
b. Minta tanda tangan yang bersangkutan sebagai tanda terima uang.
c. Bayarkan jumlah uang sebagaimana yang tertera pada BKK
d. Bubuhkan cap “LUNAS” pada BKK dan dokumen pendukung
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PENGELUARAN KAS

Bag. Yang Berkepentingan Akuntansi & Keuangan Kasir
Dok
pendukung
2
1
BMK
Dok
pendukung
Disetujui
2
Spv. 1
BMK

kode akun, persetujuan
disetujui
Otorisasi
Dok
pendukung
2
1
BMK
Rp
Rp
Prosedur pencatatan
transaksi kas/bank
_________________________________________________________________________________
3. PROSEDUR PENGAMBILAN CEK
Prosedur pengambilan cek untuk menambah uang kas atau untuk keperluan lain
dimulai dari adanya jumlah uang kas yang telah mencapai jumlah minimum yang
telah ditetapkan dan berakhir dengan diterimanya uang dari bank oleh kasir.
Prinsip Pengawasan Intern yang diterapkan dalam prosedur ini adalah sebagai
berikut :
1. Cek hanya berlaku apabila ditandatangani oleh Kuasa Bank
2. Setiap pengambilan cek harus dibuatkan Bukti Maşuk Kas dan Bukti Keluar
3. BMK dan BKB diperiksa oleh bagian Akuntansi Keuangan selaku verifikator
4. Penerimaan uang dicatat dalam Buku Setoran Kas yang disimpan di Bagian
Akuntansi Keuangan.
Sistem Otorisasi di dalam Prosedur ini adalah :
Otorisasi pengambilan cek ditunjukkan dengan tanda tangan Kuasa Bank pada cek
yang akan diambil serta paraf Manajer Keuangan pada BMK dan BKB.

Unit Organisasi yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini antara lain:
1. Kasir
3. Kepala Divisi / Kuasa Bank
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah:
1. Bukti Maşuk Kas (BMK) rangkap 2
2. Bukti Keluar Bank (BKB) rangkap 2
3. Buku Cek
D. CATATAN
Catatan yang digunakan dalam prosedur ini adalah:
1. Buku Setoran
E. LAPORAN
Tidak ada.
_________________________________________________________________________________
F. URAIAN KEGIATAN
1. Kasir :
a. Memeriksa jumlah uang kas mencapai tingkat minimum atau adanya

keperluan pembayaran Iain
b. Menyiapkan cek yang akan diambil
c. Menerima BMK dan BKB yang telah ditandatangani oleh Manajer Divisi
dan Cek yang telah ditanda tangani Kuasa Bank
d. Membubuhkan paraf pada Buku Setoran Kas
e. Menguangkan cek yang telah ditanda tangani Kuasa Bank
f. Menyimpan uang dalam peti uang
a. Menerima cek dari kasir yang telah diisi jumlahnya

b. Membuat Bukti Masuk Kas (BMK) dan Bukti Keluar Bank (BKB) masing-
masing dalam rangkap 2
c. Tambahkan kode perkiraan pada BMK dan BKB
d. Mencatat jumlah uang yang akan diambil pada Buku Setoran
e. Menyampaikan cek kepada Kuasa Bank, semua dokumen dan Buku Setoran
kepada Kepala Divisi untuk di persetujuan
f. Meneruskan cek, semua dokumen dan Buku Setoran kepada kas.
3. Kepala Divisi / Kuasa Bank :
a. Periksa apakah BMK dan BKB telah diperiksa oleh verifikator

b. Bubuhkan tanda tangan pada cek yang akan diambil serta paraf pada BMK
dan BKB dan Buku Setoran Kas.
c. Serahkan cek dan dokumen pada kasir
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PENGAMBILAN CEK
Kasir Akuntansi & Keuangan Bank
Uang kas mencapai

jml minimal atau
untuk keperluan lain
Cek
1-2
BMK Buku setoran
kas

1-2 kode akun,
BKB persetujuan
Disetujui,
otorisasi
Brankas
Cek
1-2 1-2
BMK BKB Rp
Prosedur pencatatan
transaksi kas/bank
_________________________________________________________________________________
4. PROSEDUR PENYETORAN UANG TUNAI KE BANK
Prosedur penyetoran uang tunai ke bank dimulai sejak adanya jumlah uang tunai
yang telah melampaui batas maksimum sehingga yang ditetapkan dan di akhiri
dengan penyetoran uang tunai ke bank oleh kasir.
Prinsip Pengawasan Intern yang diterapkan dalam prosedur ini adalah:
1. Setiap penyetoran uang tunai ke bank didukung dengan dokumen Keluar Kas
(BKK) dan Bukti Maşuk Bank (BMB)
2. BKK dan BMB disetujui oleh bagian Akuntansi Keuangan selaku verifikator
3. Setoran ke bank menggunakan formulir yang diterbitkan oleh bank yang
bersangkutan.
4. Bukti setoran yang telah ada tanda terima di bank yang bersangkutan.
Dilampirkan pada Bukti Keıuar Kas (BKK).
Sistem otorisasi dalam prosedur ini adalah :
Otorisasi penyetoran uarıg tunai ke bank diturıjükkan derıgan paraf Kuasa Kas
pada Bukti Keluar Kas (BKK) dan Bukti Maşuk Bank (BMB).

Unit Organisasi yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Kasir
3. Kepala/Manajer Terkait
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Bukti Keıuar Kas (BKK) rangkap 2
2. Bukti Maşuk Bank (BMB) rangkap 2
3. Setoran Bank yang diterbitkan oleh bank yang bersangkutan
D. KEGIATAN
Tidak ada.
E. LAPORAN
Tidak ada
_________________________________________________________________________________
F. URAIAN KEGIATAN
1. Kasir :
a. Memastikan bahwa jumlah uang kas melebihi batas maksimum
b. Menyiapkan setoran bank dengan formulir yang diterbitkan oleh bank yang
bersangkutan.
c. Menyampaikan tanda Setoran Bank ke Bagian Akuntansi Keuangan
d. Menerima BKK dan BMB yang telah di persetujuan oleh Kepala Divisi
bersangkutan.
e. Menyetorkan uang tunai ke bank
f. Lampirkan tanda setoran bank pada BKK
a. Menerima tanda setoran bank dari kasir

b. Membuat BKK dan BMB masing-masing rangkap 2
c. Bubuhkan paraf selaku verifikator
d. Tambahkan kode perkiraan pada BKK dan BMB
e. BKK dan BMB dimintakan persetujuan Kepala Divisi
f. Teruskan tanda setoran, BKK dan BMB pada kasir
3. Kepala Divisi :
a. Menerima BKK dan BMB yang telah di paraf di Bagian Akuntansi

Keuangan.
b. Bubuhkan persetujuan pada BKK dan BMB
c. Sampaikan pada BKK dan BMB yang telah disetujui kepada kasir
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PENYETORAN TUNAI KE BANK
Kasir Akuntansi & Keuangan Bank
Uang kas melebihi

batas maksimum
1
SET BANK

1-2 kode akun,
BKK persetujuan
1-2
Disetujui,
BMB
otorisasi
2
Brankas
1
SET BANK
Rp
1-2 1-2
BMK BKB
1
SET
BANK
Prosedur pencatatan transaksi

kas/bank
_________________________________________________________________________________
5. PROSEDUR PENCATATAN TRANSAKSI KAS DAN BANK

Prosedur pencatatan transaksi kas dan bank dimulai sejak diterimanya bukti
transaksi kas dan bank oleh kasir dan berakhir setelah daftar mutasi kas dan bank
didistribusikan oleh Bagian Akuntansi Keuangan.
Prinsip Pengawasan Intern yang diterapkan dalan prosedur ini adalah:
1. Saldo kas menurut daftar mutasi kas sebelum disetujui oleh Kepala Divisi
Terkait dicocokkan dengan mata uang tunai.
2. Saldo bank menurut daftar mutasi bank, secara periodik dicocokkan dengan
daftar Rekening Koran yang diterima bank.
Sistem otorisasi dalam prosedur ini adalah:
Otorisasi pencatatan transaksi kas dan bank ditunjukkan dengan paraf Kepala
Divisi pada daftar mutasi kas dan mutasi bank .

Unit organisasi yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Kasir
2. Kepala Divisi
3. Kepala Akuntansi Keuangan.
C. DOKUMEN
a. Bukti MasukKas (BMK) rangkap 2
b. Bukti Keluar Kas (BKK) rangkap 2
c. Bukti Masuk Bank (BMB) rangkap 2
d. Bukti Keluar Bank (BKB) rangkap 2
e. Dafìar Rekening Koran dari Bank
f. Dokumen Pendukung Lainnya
D. CATATAN
Catatan yang dilakukan dalam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Daftar Mutasi Kas dan Bank masing-masing rangkap 2
2. Entry transaksi kas dan bank di komputer
_________________________________________________________________________________
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
l. Kasir :
a. Menerima BMK, BKK, BMB dan BKB masing-masing rangkap 2
b. Entry-kan semua data dari dokumen yang ada dalam komputer
c. Tambahkan nomor urut menurut komputer pada dokumen yang di-entry
d. Pada akhir jam kerja cetak draft Mutasi Kas dan Mutasi Bank
e. Cocokkan saldo kas dengan jumlah uang tunai yang ada.
f. Apabila daftar Rekening koran dan bank telah datang, cocokkan saldo
mutasi bank dengan saldo Rekening Koran
g. Apabila saldo kas telah cocok dengan uang tunai, cetak mutasi kas dan
mutasi bank dalam rangkap 2 dan ditandatangani
h. Mintakan persetujuan Kepala Divisi pada daftar mutasi kas dan bank
i. Sampaikan pada bagian Akuntansi Keuangan lembar 2 dan daftar mutasi
kas dan bank beserta semua dokumen pendukungnya.
2. Kepala Divisi :
a. Periksa sepintas Mutasi Kas dan Mutasi Bank dari Kasir dalam rangkap 2
beserta semua dokumen pendukungnya
b. Periksa kebenaran data yang ada baik kode rekening maupun jumlah
c. Apabila Kode rekening telah benar maka :
 Lembar ke I berikut dokumen ke kasir
 Lembar ke 2 berikut dokumen untuk arsip Akuntansi Keuangan
d. Apabila terdapat kesalahan entry kode perkiraan, agar dilakukan koreksi
melalui komputer di bagian Akuntansi Keuangan
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PENCATATAN TRANSAKSI KAS/BANK

KASIR AKUNTANSI & KEUANGAN
2 2
1 1
BMK/BKK BMB/BKB
ENTRY DATA
Kode Akun, Uraian, Jumlah
Periksa
Cetak mutas Salah

kas/bank
Benar Koreksi
2
1
Mutasi kas
Mutasi bank
Disetujui
cocokan
kepala div
1
Rp R/C Bank Mutasi kas
Mutasi bank
2
BMB/BKB 1
BMK/BKK
2
BMK/BKK 1
BMB/BKB
Mutasi
Kas/Bank
Arsip Arsip
_________________________________________________________________________________
BAGIAN II
PROSEDUR TRANSAKSI PEMBELIAN

DAN PENERIMAAN BARANG
1. PROSEDUR PEMANTAUAN PERSEDIAAN
Prosedur ini berisi langkah-langkah yang harus diambil untuk dapat memantau
posisi persediaan setiap saat, baik posisi stok, posisi pending order, pesanan
pending, tanggal expired date serta nomor produksi.
Di dalam prosedur ini terdapat tiga macam posisi stok yaitu :
 Stok Fisik : Stok riil yang ada di gudang atau stok yang barangnya
benar-benar tersedia di gudang.
 Stok Teknis : Jumlah barang yang masih dapat dijual atau stok fisik
dikurangi SPB yang belum dilayani.
 Stok Ekonomis : Sisa stok sesuai dengan data akuntansi atau stok
fisik ditambah dengan pengeluaran lain yang belum
dibuatkan SPB.
Beberapa istilah yang digunakan dalam prosedur ini antara lain :

 Pending Order : yaitu pesanan pembelian barang ke bagian produksi/pabrik
yang barangnya belum diterima.
 Pesanan Pending: yaitu pesanan dari pelanggan yang karena suatu hal belum
dapat dilayani (pesanan belum dibuatkan SPB).
 Expired Date : yaitu tanggal batas kadaluwarsa suatu produk yang
dicantumkan pabrik pada SPB.
 Nomor Produksi : Nomor pengenalan produksi yang dicantumkan oleh bagian
produksi/pabrik pada setiap kemasan produk.
Prinsip Internal Control yang digunakan dalam prosedur ini adalah:

Semua data yang ditampilkan di layar komputer tidak dapat di-edit. Data tersebut
hanya untuk dilihat.

Unit organisasi yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini adalah :
1. Administrasi Penjualan
2. Supervisor atau pejabat lain yang berminat
_________________________________________________________________________________
C. URAIAN KEGIATAN
1. Pemantauan posisi stok :

Contoh :
a. Operasikan komputer dengan aplikasi pemesanan
b. Arahkan kursor pada daftar barang, pilih barang yang diinginkan, akan
muncul nama barang dengan menunjukkan :
 Posisi Stok Teknis
 Posisi Stok Fisik
 Posisi Stok Ekonomis
2. Pemantauan Pending Order dan Pesanan Pending :

Contoh:
Melalui aplikasi pemesan, lihat daftar pesanan dari pelanggan yang belum
dilayani, terinci per Surat Permintaan dari pelanggan.
3. Memantau nomor produksi dan tanggal expired date :
Contoh :
Melalui aplikasi pemesanan, lihat daftar nomor produksi, tanggal expired dan
jumlah yang bersangkutan.
4. Memantau persediaan barang lainnya :
Contoh :
Melalui aplikasi pemesanan, lihat persediaan barang lainnya.
_________________________________________________________________________________
2. PROSEDUR PEMBUATAN SURAT PESANAN PEMBELIAN
Prosedur Pembuatan Surat Pesanan Pembelian dimulai sejak diketahui adanya
jumlah persediaan yang telah mencapai batas minimum dan berakhir setelah Surat
Pesanan Pembelian di-distribusikan.
1. Telah ada ketentuan mengenai jumlah minimum
2. Surat pesanan pembelian menggunakan formulir yang telah ditetapkan
3. Dalam formulir Surat Pesanan Pembelian dicantumkan data penjualan 4 bulan
yang lalu, transaksi penjualan 3 bulan yang akan datang dan posisi persediaan
saat ini.
Otorisasi ditunjukkan dengan tanda tangan Kepala Divisi terkait (pejabat lain yang
ditunjuk) pada Surat Pesanan Pembelian

Unit Organisasi yang terkait dalam pelaksanâan prosedur ini adalah:
1. Administrasi Pembelian
2. Supervisor
3. Penanggung Jawab barang
4. Kepala Divisi
5. Gudang
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dalam melaksanakan prosedur ini adalah:
1. Surat Pesanan Pembelian (SPPb)
D. CATATAN
Tidak ada.
E. LAPORAN
Tidak ada.
_________________________________________________________________________________
F. URAIAN KEGIATAN
1. Administrasi Pembelian :
a. Periksa posisi stok pada setiap awal bulan melalui Laporan Posisi
Persediaan.
b. Teruskan barang-barang yang harus dipesan dalam bulan tersebut sesuai
kriteria persediaan yang ada.
c. Dalam bulan berjalan, adakah permintaan khusus dari pelanggan yang harus
segera dipesankan ke pusat.
d. Entrikan barang-barang yang dipesan pada komputer
e. Cetak Surat Pesanan Pembelian (SPPb) dalam rangkap 2
f. Sampaikan kepada Supervisor untuk diperiksa
g. Mintakan tandatangan penanggung jawab berwenang
h. Mintakan tanda tangan Kepala Divisi atau pejabat lain yang ditunjuk
i. Distribusikam Surat Pesanan Pembelian sebagai berikut :
 Lembar ke I ke Supplier (fax/email), aslinya diarsip Bagian Adm
Pembelian
 Lembar ke 2 bagian gudang (sebagai arsip)
2. Supervisor :
a. Periksa Surat Pesanan Pembelian yang diajukan oleh bagian Administrasi
Pembelian terutama mengenai penjualan 4 bulan yang lalu dan transaksi
penjualan 3 bulan berikutnya.
b. Bubuhkan paraf pada Surat Pesanan Pembelian.
3. Penanggung jawab bagian produksi/pabrik/prinsipal :

a. Periksa kebenaran posisi stok dan jumlah pesanan yang diajukan
b. Bubuhkan paraf pada Surat Pesanan Pembelian
4. Kepala Divisi :
a. Periksa apakah Surat Pesanan Pembalian telah diparaf Supervisor
b. Bubuhkan tanda tangan pada Surat Pesanan Pembelian
5. Gudang :
a. Terima copy Surat Pesanan Pembelian
b. Arsipkan, untuk memenksa barang yang kelak akan diterima
c. Pantau melalui monitor adanya Surat Pesanan yang masih pending
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PEMBUATAN SURAT PESANAN

PEMBELIAN
Administrasi Pembelian Gudang
Lihat Monitor:Posisi stok,

pending order, kebutuhan
rencana penjualan
Entry data: kode

SPPb yang diterbitkan dapat
2 barang, jumlah, no
dipantau.
1 urut SPPb, nama
barang
SPPb
SPPb
Difax/email ke pemasok
Arsip
Arsip
_________________________________________________________________________________
3. PROSEDUR PENERIMAAN BARANG YANG DIPESAN
Prosedur penerimaan barang yang dipesan dımulai sejak adanya barang pesanan
yang masuk di gudang dan berakhir setelah barang disimpan dan surat pengantar
ditanda tangani oleh Kepala Gudang untuk disampaikan kembali kepada pengirim.
Prinsip Pengawasan Intern yang diterpakan dalam prosedur ini adalah:
1. Gudang hanya menenma barang sesuai yang dipeşan.
2. Sebelum surat pengantar ditanda tangani, terlebih dahulu barang diperiksa baik
jumlahnya maupun kondisinya.
Otorisasi penerimaan barang ditunjukkan dengan tanda tangan Kepala Gudang
pada Surat Pengantar Barang.
B. UNIT ORGANISASI TERKAIT

Unit organisasi yang terkait dengan pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Gudang
2. Supervisor atau pejabat lain
C. DOKUMEN
1. Surat Pengantar Barang
2. Copy Surat Pesanan Pembelian (SPPb)
D. CATATAN
Tidak ada
E. LAPORAN
Tidak ada
F. URAIAN KEGIATAN
1. Gudang :
a. Terima barang dari pengirim
b. Bandingkan Surat pengantar dengan copy Surat Pesanan Pembelian
c. Apabila sama, maka :
 Hitung banyaknya, cocokkan dengan surat pengantar
 Periksa kondisinya, apakah ada yang rusak
_________________________________________________________________________________
 Apabila terdapat yang rusak, buat berita acara pemeriksaan dan minta
petugas pengantar barang untuk menandatangani
 Periksa dan catat nomor produksi dan tanggal expired date, pada surat
pengantar
 Tanda tangani surat pengantar barang
 Kembalikan Surat Pengantar lembar ke 1 arsipkan surat pengantar
lembar ke 2
 Barang disimpan di gudang yang bersangkutan.
d. Apabila tidak sama, mintakan persetujuan Supervisor:

 Disetujui :
o Apabila barang yang diterima lebih sedikit dibanding dengan
SPPb, kembali ke prosedur no c. 1
o Kekurangan barang tersebut menjadi pesanan yang belum
terpenuhi
o Apabila barang yang diterima lebih banyak dibanding SPPb, maka:
1) Atas barang yang diterima Iebih banyak dibanding dengan
SPPb, lakukan prosedur no. c. 1 dan seterusnya.
2) Atas barang selebihnya, lakukan sesuai dengan prosedur
“Penerimaan Barang Bukan Pesanan”
 Apabila tidak disetujui, barang beserta surat pengantar dikembalikan
kepada pengirim.
2. Supervisor :
a. Periksa ketidaksamaan barang dengan Surat Pesanan Pembelian
b. Pertimbangkan aspek operasional terhadap ketidaksamaan tersebut
c. Berikan keputusan diterima atau tidak dan disampaikan ke gudang
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PENERIMAAN BARANG YANG DIPESAN
Pengirim Gudang
Bandingkan SPPb
2 dengan SPPb
1
Surat
Pengantar Tidak Cocok Cocok
Brg Hasil
perbandingan
Disetujui
Persetujuan
Spv.
Tidak disetujui
2 Barang diterima,
surat pengantar
1
Brg ditandatangani
Surat
Pengantar
Dikembalikan ke
pengirim
1
Surat 1 2 Brg
Pengantar Surat
Pengantar
Prosedur
PembuatanPPB
_________________________________________________________________________________
4. PROSEDUR PENERIMAAN BARANG BUKAN PESANAN
Prosedur ini dimulai sejak gudang menerima kiriman barang yang sebelumnya
tidak dipesan (tidak ada SPPb) dan berakhir pada saat barang ditolak dan
dikembalikan atau diterbitkannya SPPb oleh Bagian Administrasi Penjualan karena
barang akan diterima.
Prinsip Pengawasan Intern yang diterapkan dalam prosedur ini adalah :
1. Semua barang yang maşuk ke gudang (dari pembelian) hanıs berdasarkan Surat
Pesanan Pembelian (SPPb).
2. Surat Pesanan Pembelian (SPPb) hanya diterbitkan oleh bagian adminitrasi
penjualan.
3. Gudang hanya dapat melakukan entry data barang maşuk, apabila telah ada data
pesanan barang yang di entry oleh bagian administrasi penjualan.
Otorisasi Penerimaan barang bukan pesanan yang ditunjukkan dengan paraf
supervisor pada surat pesanan pengantar barang dari pengirim.

1. Gudang
C. DOKUMEN
1. Surat Pengantar Barang dari pengirim
2. Surat Pesanan Pembelian (SPPb)
D. CATATAN
Tidak ada.
E. LAPORAN
Tidak ada.
_________________________________________________________________________________
F. URAIAN KEGIATAN
1. Gudang :
a. Terima barang dari pengirim
b. Minta persetujuan Supervisor apakah dapat diterima atau tidak
c. Apabila tidak disetujui, barang kembalikan lagi kepada pengirim
d. Apabila setuju, maka:
 Teruskan Surat Pengantar ke Bagian Administrasi Penjualan untuk
dibuatkan Surat Pesanan Pembelian (SPPb).
 Terima copy SPPb dan Surat Pengantar
 Seterusnya sesuai dengan prosedur Penerimaan Barang Pesanan
2. Administrasi Penjualan :
a. Terima Surat Pesanan dari bagian gudang
b. Periksa apakah ada persetujuan Supervisor untuk menerima barang kiriman
tersebut.
c. Masukkan data barang yang diterima ke dalam komputer/sistem pencatatan
penempatan pesanan.
d. Seterusnya sesuai dengan prosedur Pembuatan Surat Pesanan Pembelian
(SPPb).
G. FLOWCHART PROSEDUR PENERIMAAN BARANG BUKAN PESANAN

_________________________________________________________________________________
Pengirim Gudang Adm Penjualan

Disetujui
2 Persetujuan
Spv.
1
Surat
Pengantar Tidak 1
Brg disetujui Surat
Pengantar
Barang & Surat Pengantar

dikembalikan lagi ke pengirim
Prosedur Pembuatan
Pesanan Pembelian
1
Surat Pengantar
SPPB 1
Prosedur Penerimaan
barang yang dipesan
5. PROSEDUR PEMBUATAN PEMBERITAHUAN PENERIMAAN BARANG

(PPB)
_________________________________________________________________________________
Prosedur pembuatan PPB dimulai sejak barang diterima oleh gudang dan berakhir
setelah PPB dicetak dan di-distribusikan.
Otorisasi pembuatan PPB ditunjukkan dengan tanda tangan Kepala Gudang pada
PPB tersebut.

1. Gudang
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan prosedur ini adalah :
1. Pemberitahuan Penerimaan Barang (PPB) rangkap 2
D. CATATAN
Catatan yang diguankan dalam prosedur ini antara lain :
1. Kartu Label
2. Kartu Gudang
3. Entry Komputer
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
1. Gudang
a. Panggil nomor SPPb melalui komputer atas barang yang diterima
b. Catat/input jumlah barang yang diterima
c. Catat/input data nomor produksi dan tanggal expired date
d. Cetak PPB dalam rangkap 2
e. Tandatangani dan distribusikan sebagai berikut :
 Lernbar ke 1 ke bagian Äkuntansi Keuangan
 Lernbar ke 2 ke gudang (arsipkan)
f. Catat dalam Kartu Label
2. Bagian Akuntansi Keuangan :
a. Terima PPB dari gudang
_________________________________________________________________________________
b. Pantau melalui komputer atas PPB tersebut

c. Tambahkan harga pada masing-masing barang apabila atas barang yang
bersangkutan belum ada masternya.
d. Cetak PPB berikut harganya untuk bukti Akuntansi Keuangan
e. Bubuhkan paraf selaku verifikator
f. Arsipkan PPB tersebut dengan dilampiri PPB dari gudang
G. FLOWCHART PROSEDUR PEMBUATAN PPB
GUDANG Akuntansi & Keuangan Adm. Penjualan
Prosedur Penerimaan
_________________________________________________________________________________
Barang
Surat 2
Pengantar
Arsip
Entry data: No. SPPb,

jumlah barang, no prod,
expired date, no urut Posisi stok di update
2 Entry data: No. PPb, harga

satuan, perkiraan lawan,
jumlah harga, jurnal
PPB 1 penerimaan barang
PPB 1
telah ditambah harga
Arsip
Arsip
6. PROSEDUR RETUR PEMBELIAN (NRP)
_________________________________________________________________________________
Prosedur retur pembelian dimulai sejak dipastikan adanya barang yang telah
memenuhi syarat untuk di-retur dan berakhir setelah SPB lembar ke 4 dan ke 2 yang
telah ditanda tangani pemasok diserahkan ke bagian administrasi penjualan.
Prisnsip Pengawasan Intern yang diterapkan dalam prosedur ini adalah:
1. Jenis barang yang akan di retur adalah stok perusahaan (dapat dipantau melalui
komputer).
2. Dipastikan fisik barang yang akan di retur tidak dapat dijual dengan prosedur
normal.
3. Jenis dan jumlah barang yang dikembalikan sesuai yang tercantum pada NDB
dan SPB.
4. Selama barang dalam perjalanan pengiriman, bagian gudang menahan SPB
lembar ke 4 sebagai bukti adanya perintah pengeluaran barang
5. Penyerahan barang ke pengantar barang menggunakan buku ekspedisi sebagai
media serah terima.
6. Setelah gudang mengeluarkan barang, stok fisik berkurang. Namun stok
ekonomis berkurang setelah gudang melakukan release gudang.
Otorisasi pernbuatan NDB/SPB ditunjukkan dengan tanda tangan kepala
Divisi/pejabat yang ditunjuk pada NDB/SPB tersebut.

Unit Organisasi yang terkait dalam prosedur ini adalah :
2. Gudang
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah :
1. Nota Debet Barang (NDB)
2. Surat Penyerahan Barang (SPB)
D. CATATAN
Catatan yang digunakan dalam prosedur ini adalah :
1. Buku Registrasi NDB
2. Kartu Label
3. Buku Ekspedisi Pengiriman
E. LAPORAN
Tidak ada.
_________________________________________________________________________________
F. URAIAN KEGIATAN
a. Terima laporan kondisi barang yang memenuhi syarat untuk diretur.
b. Melalui aplikasi Retur Pembelian Lokal tentukan barang dan jumlah yang
akan diretur.
Harga satuan yang muncul adalah harga rata-rata persediaan. Edit dengan
harga pokok terakhir. Cetak NDB dan SPB rangkap 4.
c. Mintakan tanda tangan Kepala Divisi atau pejabat yang ditunjuk.
d. Catat NDB/SPB pada Buku Registrasi NDB
e. Masukkan dalam file sementara NDB lembar ke I
f. Sampaikan ke gudang SPB lembar ke I s/d 4 dengan menggunakan buku
registrasi NDB sebagai media serah terima.
g. Terima kembali SPB lembar ke 4 & I yang telah ditandatangani pemasok
atau petugas perusahaan pengrnman barang.
h. Keluarkan dari file sementara, NDB. Lampirkan SPB lembar ke 1 pada NDB
dan serahkan kepada bagian Akuntansi Keuangan dengan menggunakan
Buku Registrasi
i. Arsipkan SPB lembar ke 4.
2. Gudang
a. Pastikan adanya barang yang memenuhi syarat untuk di retur. Cetak dan
sampaikan Laporan Kondisi Persediaan ke Baaian Administvasi Penjualan
b. Terima SPB lembar ke I s/d 4 yang telah dari bagian administrasi penjualan.
c. Siapkan barang yang akan di retur sesuai dengan SPB
d. Catat/Input jumlah barang yang akan dikeluarkan ke dalam komputer
e. Serahkan barang kepada pengantar barang disertai dengan SPB lembar I s.d 3
menggunakan buku ekspedisi sebagai media serah terima.
f. Masukkan pada arsip sementara SPB I embar ke 4.
g. Barang dikirim ke pemasok. Minta tanda terima dari pemasok atau petugas
perusahaan cargo/pengiriman barang. Serahkan SPB lembar ke 2 kepada
pelanggan.
h. Catat dalam kartu barang.
i. Arsipkan SPB lembar ke 3
j. Teruskan SPB lembar ke I & 4 kepada bagian administrasi pengualan dengan
buku ekspedisi.
G. FLOWCHART PROSEDUR RETUR PEMBELIAN (NDB)
Pemasok Gudang Adm Penjualan

_________________________________________________________________________________
Ada barang yang memenuhi

syarat untuk diretur
Laporan kondisi Laporan kondisi

barang barang
SPB 1 Entry data: nama supplier.

jenis barang, jumlah, no
Brg SPB 2 produksi, expired date, cetak
SPB 3 NDB/SPB
SPB 4
SPB 4
Persetujuan SPB 3
sementara
SPB 2
SPB 1 SPB 1
SPB 2 NDB 1
Brg
SPB 3
SPB 4 Lihat monitor: No.
SPB, input jumlah,
NDB terjurnal
NDB 1
Pelanggan diminta SPB 4
menandatangani SPB. SPB 1
SPB 2
SPB lbr 2 ditinggal di SPB 4
pelanggan. SPB 1
SPBlbr 1 & 2 dibawa
kembali.
Arsip Arsip
BAGIAN III
_________________________________________________________________________________
PROSEDUR TRANSAKSI PENJUALAN

DAN PENGELUARAN BARANG
1. PROSEDUR PENERIMAAN PESANAN PENJUALAN
Prosedur Penerimaan Pesanan Penjualan dimulai sejak diterimanya pesanan dari
pelanggan baik lisan maupun tertulis dan berakhir setelah diterbitkannya Surat
Pesanan Intern dan syarat penjualan yang ditetapkan.
Prinsip Pengawasan Intern yang diterapkan dalam prosedur ini adalah semua
penjualan harus ada surat pesanannya.
Sistem Otorisasi dalam prosedur ini adalah :
Otorisasi penerimaan pesanan ditunjukkan dengan paraf Supervisor pada surat
pesanan

Unit Organisasi yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini antara lain :
2. Supervisor
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan prosedur ini adalah
1. Surat Pesanan (SP) intern I lembar
D. CATATAN
Tidak ada.
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
1. Administrasi Penjualan:
a. Menerima pesanan penjualan melalui telepon atau secara lisan melalui

petugas lapangan. Pada contoh ini menggunakan aplikasi (bila anda belum
menggunakan aplikasi, silahkan sesuaikan dengan kondisi perusahaan)
_________________________________________________________________________________
b. Isi tanggal surat pesanan.

c. Tuliskan nomor SP ekstern apabila ada
d. Tulis nama depan pelanggan, akan muncul deretan nama pelanggan, dengan
nama depan yang sama pilih pelanggan yang dimaksud.
e. Akan tampil stok teknis yang bersangkutan
f. Tulis jumlah barang yang dipesan
g. Data PPN otomatls muncul 10% namun apabila pesanan tanpa PPN dapat
diisi dengan 0%.
h. Isi persen diskon sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
i. Muncul tampilan untuk meneliti data yang telah dimasukkan, betul atau salah.
j. Setelah semua pesanan dimasukkan, muncul tampilan untuk meneliti data
yang dimasukkan.
k. Apabila telah benar, SP intern dapat dicetak
l. Cetak SP Intern 1 lembar
m. Bubuhkan paraf selaku penerima pesanan
n. Mintakan paraf Supervisor
2. Supervisor atau pejabat yang lebih tinggi:
a. Terima Surat Pesanan (SP) Intern

b. Berikan catatan mengenai syarat penjualan apabila atas transaksi tersebut
diperlakukan secara khusus di luar kebijakan operasional yang berlaku.
c. Pengembangan syarat penjualan dari yang telah ditetapkan dalam kebijakan
pokok, agar dimintakan ijin dari kantor pusat
d. Kembalikan SP tersebut kepada bagian administrasi penjualan untuk di
evaluasi.
G. FLOWCHART PROSEDUR PENERIMAAN PESANAN PENJUALAN

_________________________________________________________________________________
BAGIAN PENJUALAN
Surat pesanan Pesanan melalui telp,

eksternal fax, email, atau
langsung.
Entry data: pelanggan,

barang dan jumlah
Surat pesanan
internal
Periksa
stok
Periksa
plafon kredit
Setujui
Spv
Surat pesanan Surat pesanan

internal internal
Pending
Prosedur pembuatan
order
Faktur/SPB
_________________________________________________________________________________
2. PROSEDUR EVALUASI PESANAN PENJUALAN
Prosedur ini dimulai sejak SP Intern diterbitkan dan berakhir setelah syarat-syarat
penjualan ditetapkan.
1. Pengendalian persediaan secara otomatis
2. Pemantauan piutang secara akurat
3. Pengendalian pelaksanaan kebijakan operasional melalui komputer.
Sistem Otorisasi dalam prosedur ini adalah:
Tidak ada.

l. Administrasi Penjualan
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan prosedur ini adalah:
I. Surat Pesanan (SP) Intern
D. CATATAN
Tidak ada.
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
l. Administrasi Penjualan:
Buka komputer dengan aplikasi PENJUALAN dengan menu PESANAN D/
PELANGGAN (pada contoh ini perusahaan menggunakan aplikasi pesanan, bila
perusahaan belum menggunakan aplikasi sejenis, silahkan sesuaikan).
Dari deretan menu-menu pilihan, entry-kan nomor Surat Pesanan Intern atas
pesanan yang akan dilayani.
_________________________________________________________________________________
3. PROSEDUR PEMBUATAN FAKTUR DAN SURAT PENYERAIIAN

BARANG
Prosedur ini dımulai sejak ditetapkannya syarat-syarat penjualan atas satu pesanan
penjualan dan berakhir setelah SPB diserahkan ke gudang.
1. SPB/Faktur hanya dapat diterbitkan apabila data pesanan memenuhi syarat.
2. SPB/Faktur dicetak di atas formulir pre number
3. SPB/Faktur dicetak dengan nomor urut secara otomatis.
4. Apabila barang tidak tersedia, SPB tidak dapat diterbitkan.
5. Semua SPB ditanda tangani oleh penanggung jawab barang.
6. Penyerahan SPB ke gudang menggunakan buku ekspedisi.
7. Jumlah barang atas SPB yang diterbitkan telah mengurangi posisi stok teknis,
walaupun barang belum dikeluarkan oleh gudang.
8. Walaupun teiah terbit SPB/Faktur tetapi kalau barang belum dikeluarkan oleh
gudang dan gudang belum melakukan entry barang keluar, belum merubah
posisi stock ekonomis dan belum menjadi omzet.
Otorisasi dalam pembuatan SPB/Faktur, ditunjukkan dengan tanda tangan Kepala
Divisi (Pejabat Lain yang ditunjuk) pada SPB/Faktur yang bersangkutan.

2. Penanggung Jawab barang
3. Kepala Gudang
4. Gudang
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan prosedur ini adalah:
1. Surat Pesanan (SP) rangkap 2.
2. Surat Penyerahan Barang (SPB) rangkap 4
D. CATATAN
Catatan yang dilakukan dalam prosedur ini adalah:
_________________________________________________________________________________
1. Buku Ekspedisi SPB

2. Buku Registrasi SPB Faktur
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
a. Pilih SP yang akan dilayani dan entry-kan nomor SP tersebut di komputer

melalui aplikasi evaluasi pesanan.
b. Masukkan jumlah jumlah barang yang akan dilayani.
Apabila barangnya tidak tersedia (Stock tidak mencukupi) maka komputer
akan menolak. Masukkan kembali SP tersebut dałam file pending order.
c. Tentukan nomor produksi dan tanggal expired date atas barang yang
dikeluarkan sesuai dengan data yang ada di komputer.
Seyogyanya barang dengan expired date tertua, yang dikeluarkan lebih
dahulu.
d. Tentukan penggunaan harga jual, apakah "otomatis” atau "manuał” :
 Apabila "Otomatis ” harga barang memakai master harga yang telah
ada di dałam komputer.
 Apabila "manuał” harga barang harus di-entry-kan.
e. Entry-kan surat penjuałan sebagaimana yang ditetapkan dałam kebijakan
operasional atau pendapatan supervisor, yaitu meliputi:
 Besarnya diskon dałam faktur
 Tanggal jatuh Tempo
f. Cetak SPB/Faktur dałam rangkap 6 dengan formulir pre number yang telah
tersedia, yaitu:
 Lembar I dan 6 : Faktur
 Lembar 2 s.d 5 : SPB (selanjutnya disebut secara berurutan SPB Lbr ke
I s.d 4)
g. Bubuhkan paraf sebagai pembuat SPB
h. Catat SPB/Faktur tersebut dałam buku registrasi SPB/Faktur
i. Mintakan tanda tangan Penanggung Jawab barang/produk pada SPB
j. Mintakan tanda tangan Kepala Divisi (Pejabat lain yang ditunjuk) pada
SPB dan faktur beserta buku registrasi SPB sebagai bukti otorisasi.
k. Sampaikan ke gudang semua SPB (lembar I s/d 4) dengan menggunakan
buku registrasi SPB sebagai media serah terima.
_________________________________________________________________________________
l. Faktur dimasukkan ke dałam faktur sementara, sampai diterimanya tanda

terima barang dari pelanggan.
2. Penanggung Jawab Barang/Produk:
a. Terima SPB lembar ke I s/d 4 dari bagian administrasi penjualan.

b. Periksa kebenaran penulisan pada SPB
c. Periksa kelengkapan SPB terutama Surat Pesanan yang telah ditanda
tangani oleh Penanggung Jawab Barang/Produk dari pelanggan.
d. Bubuhkan tanda tangan dan identitas penting lainnya pada SPB
e. Kembalikan SPB yang telah ditandatangani pada bag. Administrasi.
3. Kepala Divisi:
a. Terima SPB rangkap 4 dan faktur rangkap 2

b. Periksa kelengkapan SPB
c. Periksa paraf pembuat dan tanda tangan penanggung jawab barang/produk.
d. Bubuhkan tanda tangan sebagai tanda otorisasi pada SPB/Faktur dan paraf
pada buku registrasi.
e. Kembalikan SPB dan faktur yang telah ditandatangani kepala Bag.
Administrasi penjualan.
4. Gudang:
a. Terima SPB lembar I s/d 4 yang dilampiri SP lembar I
b. Tanda tangani buku registrasi SPB sebagai tanda terima
c. Kembalikan buku ekspedisi SPB yang telah ditandatangani
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PEMBUATAN FAKTUR DAN SPB
Adm. Penjualan GUDANG

Prosedur pengeluaran
Prosedur penerimaan barang
pesananan
Surat pesanan 1
internal
Periksa komputer: pilih SP dan

barang yang akan dilayani, input
jumlah, cetak
SPB yang diterbitkan dapat
dipantau
Faktur 2
Buku registrasi
SPB 4 SPB
SP 1
SPB 3
SPB 2 SPB 4
SPB 3
SPB 1
Faktur 2 1 SPB 2
Faktur 1 Faktur
SPB 1
File
Persetujuan sementara
otorisasi
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PENYERAHAN FAKTUR
Administrasi Penjualan PIUTANG
Prosedur penerbitan Prosedur penngeluaran

Faktur /SPB barang
File
Sementara
Dapat dipantau: faktur

Faktur 1 SPB 1 yang diterbitkan, saldo
piutang
SPB 2
Buku Registrasi
Faktur 1
Disimpan
_________________________________________________________________________________
4. PROSEDUR PENGELUARAN BARANG
Prosedur pengeluaran barang dimulai sejak diterimanya SPB oleh gudang dan
berakhir setelah SPB lembar yang ke dua ditandatangani pelanggan dan lembar ke
satu disampaikan kepada bagian administrası penjualan.
Prinsip Pengawasan Intern yang diterapakan dalam prosedur ini adalah:
1. SPB yang diterbitkan oleh bagian administrasi, dapat dipantau dari komputer
gudang.
2. Penyerahan barang beserta SPB kepada pengantar barang, menggunakan
ekspedisi pengiriman.
3. Selama barang dalam pengiriman, SPB lembar ke 2 ditahan di gudang sebagai
bukti adanya Perintah Pengeluaran Barang
4. Tanda tangan pelanggan (penerima barang) pada SPB lembar ke 1 dan 4
sebagai bukti penerimaan barang
5. Penyerahan SPB lembar ke I dan 4 dari gudang ke bagian administrasi
menggunakan buku ekspedisi.
Sistem Otorisasi dalam prosedur Ini adalah:
Otorisasi pengeluaran barang ditunjukkan dengan paraf kepala gudang yang
bersangkutan.
1. Gudang
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah
1. Surat Penyerahan Barang (SPB) lembar ke I s/d 4 2,
2. Surat Pesanan (SP) lembar I
D. CATATAN
Catatan yang digunakan dalam prosedur ini adalah
1. Buku ekspedisi pengiriman
2. Buku registrasi SPB
3. Kartu Label
E. LAPORAN
Laporan yang digunakan dalam prosedur ini adalah:
1. Laporan Penjualan
2. Laporan Persediaan
_________________________________________________________________________________
F. URAIAN KEGIATAN
1. Gudang:
a. Terima SPB lembar 1 s/d 4 dan SP lembar ke I
b. Siapkan barang yang akan dikirim sesuai nomor produksi dan tanggal expired
date yang tercantum dalam SPB
c. Bubuhkan paraf pada SPB sebagaI bukti barang siap dikirim
d. Masukkan jumlah barang yang akan dikeluarkan
e. Serahkan barang pada petugas pengirim beserta SPB lembar 1,2 dan 3
f. Masukkan pada arsip sementara, SPB lembar ke 4
g. Petugas pengirim menyerahkan barang pada pelanggan
Penanggung jawab barang/produk pelanggan diminta menandatangani SPB
lembar ke I s/d 3 serta SP lembar I sebagai tanda terima barang pesanan resmi.
SPB lembar ke 3 ditinggal di pelanggan.
h. Catat dalam label (kartu gudang)
i. Arsipkan SPB lembar ke 2
j. Temskan SPB lembar I dan 4 serta SP lembar I ke bagian administrasi
penjualan.
2. Bagian Administrasi Penjualan:
a. Terima SPB lembar ke I dan 4 beserta SP lembar I dari gudang
b. Lampirkan pada faktur yang bersangkutan, SPB lembar ke I
c. Arsipkan SPB lembar 4 dilampiri SP lembar 1
d. Cetak laporan-laporan pada akhir bulan:
 Laporan Penjualan
 Laporan Persediaan
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PENGELUARAN BARANG
Customer Gudang Adm Penjualan
Prosedur penerbitan
SPB & Faktur
Barang
Disetujui SP 1 4
gudang
3
2
SPB 1
Barang
File
SP 1 SPB 3 sementara
SPB 2
SPB 1
Tunjuk no. SPB yang Dipantau: SPB yang

direalisir, input jumlah, telah direalisir dan SPB
penjualan terjurnal yang belum terealisir
Customer diminta
menandatangani SPB & SP,
SPB lbr 3 ditinggal di
customer, SPB lbr 1&2, SP lbr
SPB 4
1 diminta kembali SP 1
SPB 1
SPB 4
Buku SPB 4
SPB 1 ekspedisi
SP 1
Arsip
Arsip
Prosedur penyerahan
faktur
_________________________________________________________________________________
5. PROSEDUR PEMBUATAN NOTA KREDIT ATAS TAMBAHAN
POTONGAN HARGA
Prinsip Pengawasn Intern yang diterapkan dalam prosedur ini adalah:
1. Nota Kredit selalu menunjuk nomor faktur yang terkait
2. Nota Kredit diterbitkan bersamaan dengan penerbitan faktur, kecuali hal-hal
khusus.
3. Nota kredit yang diterbitkan dicatat dalam buku registrasi
4. Dicetak di atas form pre number
Otorisasi Nota Kredit ditunjukkan dengan tanda tangan Kepala Divisi pada nota
kredit yang bersangkutan.

Unit Orgamsasi yang terkait dalam prosedur ini adalah:
2. Kepala Divisi
3. Piutang
C. DOKUMEN
1. Nota Kredit (NKR) rangkap 2
D. CATATAN
1. Buku Registrasi NKR
E. LAPORAN
Laporan NKR
F. URAIAN KEGIATAN
l. Administrasi Penjualan
a. Periksa syarat-syarat penjualan pada SP
b. Siapkan komputer dengan aplikasi NKR
c. Masukkan nomor faktur yang akan diterbitkan NKR
_________________________________________________________________________________
d. Masukan besarnya NKR dałam %
e. Cetak NKR dałam rangkap 2
f. Catat NKR yang diterbitkan dałam buku registrasi NKR
g. Mintakan tanda tangan Kepala Divisi
h. Distribusikan sebagai berikut:
 Lembar ke I ke bagian Piutang
 Lembar ke 2 Arsip
i. Cetak Laporan NKR pada akhir bulan
2. Kepala Divisi
a. Terima NKR dan buku registrasi NKR
b. Periksa apakah jumlah potongan harga masih dałam batas kebijakan
operasional
c. Bubuhkan tanda tangan pada NKR dan paraf pada buku registrasi NKR
d. Kembalikan NKR dan buku registrasi pada bagian administrasi untuk di-
distribusikan.
3. Piutang
a. Menerima NKR lembar I
b. Disimpan
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PEMBUATAN NOTA KREDIT ATAS TAMBAHAN
POTONGAN HARGA (BIAYA KERJASAMA PENJUALAN - BKP)
Administrasi Penjualan PIUTANG
Prosedur penerimaan
pesanan
Surat pesanan
Syarat penjualan ditetapkan

dengan tambahan potongan
harga diluar faktur Dapat dipantau: NKR
yang diterbitkan, saldo
piutang
Entru data: no faktur,

persen NKR
NKR 1
2
NKR 1
Buku registrasi Disetujui

Ka Div
NKR
NKR 2
Arsip Disimpan
_________________________________________________________________________________
6. PROSEDUR PENERIMAAN BARANG RETUR

Prosedur penerimaan barang retur dimulai sejak adanya pengembalian barang dari
pelanggan ke gudang dan berakhir setelah NKB didistribusikan oleh bagian
administrasi penjualan.
1. Setiap pengembalian barang, selalu diperiksa kondisinya dan asal barang yang
bersangkutan (Faktur/SPB)

1. Gudang
2. Supervisor
C. DOKUMEN
1. Surat Pengantar Barang dari pelanggan
2. Pemberitahuan Penerimaan Barang (PPB)
3. Nota Kredit Barang (NKB)
D. CATATAN
l. Buku Registrasi NKB
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
1. Gudang:
a. Terima barang dari pelanggan dengan surat pengantar
b. Periksa Kondisi Barang, Asal Barang dari penjualan dengan SPB mana. Hitung
jumlahnya dan cocokkan dengan surat pengantar
_________________________________________________________________________________
c. Minta persetujuan supervisor

d. Apabila ditolak, barang dikembalikan ke pelanggan
e. Apabila diterima tanda tangani surat pengantar dan kembalikan lernbar ke I
pada pelanggan. Lembar ke 2 arsipkan.
f. Simpan barang di tempat yang ditentukan
g. Masukkan data ke komputer dengan aplikasi NKB atau aplikasi sejenis:
 Macam barang
 Jumlah yang diterima
 Nomor produksi dan tanggal expired date
 Berasal dari faktur/SPB nomor berapa
h. Cetak PPB dałam rangkap 2
i. Setelah ditanda tangani, distribusikan sebagai berikut:
 Lembar ke 1 ke administrasi penjualan
 Lembar ke 2 arsipkan
j. Catat di label (kartu barang)
2. Supervisor:
a. Teliti surat pengembalian barang dari pelanggan.
b. Pastikan pengembalian tersebut tidak menyimpang dengan kebijakan
operasional yang telah ditetapkan.
c. Putuskan pengembalian tersebut diterima atau ditolak dengan
mempertimbangkan aspek operasional.
a. Terima PPB lembar ke 1
b. Melalui aplikasi NKB, apabila identifikasi faktur asal barang tersebut benar,
harga akan otomatis dihitung oleh komputer.
c. Apabila komputer tidak dapat memperoleh data harga, harus dimasukkan secara
manuał.
d. Cetak NKB dałam łangkap 2
e. Catat NKB dałam buku registrasi NKB
f. Mintakan tanda tangan Kepala Divisi
g. Distribusikan NKB sebagai berikut:
 Lembar I ke bagian piutang
 Lembar 2 sebagai arsip
h. Arsip PPB lembar ke I
4. Kepala Divisi:
a. Periksa NKB yang diajukan oleh bagian administrasi
b. Tandatangani NKB dan bubuhkan paraf pada buku registrasi
c. Kembalikan NKB dan Buku remstrasi pada bagian administrasi
_________________________________________________________________________________
5. Piutang:
a. Terima NKB lembar ke I
b. Simpan
6. Bagian Akuntansi Keuangan

a. Cetak PPB berikut harganya untuk bukti Akuntansi Keuangan
b. Arsipkan PPB dan NKB tersebut
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PENERIMAAN BARANG RETUR
Customer Gudang Adm Penjualan
Barang Periksa: kondisi barang, asal Periksa: tambahkan harga

barang, jumlah, minta
2 persetujuan spv.
SP 1
1
ditolak Disetujui PPB
Spv
Kembalikan ke customer Fiinance
Diterima
Entry harga pokok, PPB terjurnal,
pastikan faktur yg bersangkutan,
1 terbentuknya NKB & NDR, cetak
Surat Barang
Surat pengantar 1 NKB NDR, jurnal NKB NDR
pengantar 2
Arsip NKB
Entry Data: jenis NDR 1

barang, jumlah, kode
produksi, cetak PPB
2
PPB 1
Arsip
Arsip
Prosedur penyimpanan
faktur
_________________________________________________________________________________
7. PROSEDUR PEMBUATAN NOTA BONUS

Pemberian Bonus Barang pada prinsipnya adalah pemberian cuma-cuma oleh
pabrikan/perusahaan kepada pelanggan apabila memenuhi syarat sebagaimana
yang telah ditetapkan.
Setelah periode bonus berakhir, sejumlah bonus yang diberikan kepada pelanggan
tersebut dianggap sebagai pengembalian barang dari pelanggan pada
pabrikan/perusahaan (retur pembelian).
Prosedur pembuatan Nota Bonus dimulai sejak syarat penjualan mengenai
pemberian bonus, ditetapkan dan berakhir setelah nota bonus disampaikan ke
gudang.
Prinsip pengawasan intern yang dalam prosedur ini diterapkan:
1. Dalam Nota Bonus menunjuk nomor SPB
2. Dikeluarkan bersamaan dengan SPB yang bersangkutan.
Otorisasi Pembuatan Nota Bonus ditunjukkan dengan tanda tangan Kepala Cabang
(pejabat lain yang ditunjuk) pada Nota Bonus yang bersangkutan.

2. Kepala Divisi
3. Gudang
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan untuk pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Nota Bonus rangkap 4
D. CATATAN
Tidak ada.
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
_________________________________________________________________________________
a. Pastikan adanya pemberian bonus pada satu penjualan
b. Entry data bonus
 Nomor SPB
 Nama Barang
 Jumlah Bonus
 Nomor produksi dan expired date
c. Cetak Nota Bonus dalam rangkap 4
Stok teknis telah terkurangkan namun stock fisik dan ekonomis belum
terkurangkan.
d. Mintakan persetujuan Kepala Divisi
e. Sampaikan Nota Bonus lembar I s/d 4 ke gudang bersama-sama dengan
SPB yang bersangkutan menggunakan Buku Ekspedisi.
2. Kepala Divisi:
a. Terima Nota Bonus yang diajukan oleh bagian administrasi penjualan
(bersama-sama SPB yang bersangkutan)
b. Periksa kebenaran pemberian bonus tidak menyimpang dari kebijakan
c. Tanda tangani Nota Bonus tersebut
d. Kembalikan Nota Bonus ke bagian administrasi penjualan
3. Gudang:
Terima Nota Bonus lembar I s/d 4
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PEMBUATAN NOTA BONUS
Administrasi Penjualan Gudang
Prosedur penerimaan
pesanan
Surat pesanan
Syarat penjualan ditetapkan,

antara lain pemberian BONUS
Entry data: No SPB, jenis dan

jumlah barang
4
3
2
Nota bonus
1
4
3
Disetujui
pimpinnan 2
Nota bonus
1
Prosedur pengeluaran barang

bonus
8. PROSEDUR PENGELUARAN BARANG BONUS

_________________________________________________________________________________
Prosedur pengeluaran barang dimulai sejak Nota Bonus diterima oleh gudang dan
berakhir setelah barang bonus dikeluarkan serta bonus di-distribusikan.
Pengawasan Intern yang diterapkan dalam prosedur ini adalah:
Pada waktu barang masih dalam perjalanan pengiriman, gudang menahan nota
bonus lembar ke 3.
Otorisasi pengeluaran barang bonus ditunjukkan dengan paraf Kepala Gudang pada
Nota Bonus yang bersangkutan.

1. Gudang
C. DOKUMEN
1. Nota Bonus
D. CATATAN
Catatan yang dilakukan dalam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Label
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
l. Gudang:
a. Terima Nota Bonus rangkap 4
b. Siapkan barang seperti tersebut di dalam nota
c. Masukkan jumlah barang bonus yang dikeluarkan
Stok fisik telah terkurang kan namun stok ekonomis belum
d. Sampaikan barang beserta Nota Bonus lembar 1 s/d 2 dan 4 kepada
petugas pengirim bersama-sama dengan barang komersialnya
_________________________________________________________________________________
e. Nota Bonus lembar 3 masukkan dalam arsip sementara

f. Barang diserahkan pelanggan dengan mendapat tanda terima pada Nota
Bonus lembar 1 dan 2. Lembar ke 4 diserahkan pada pelanggan.
g. Catat Pengeluaran Bonus dalam label
h. Distribusikan Nota Bonus tersebut :
 Lembar 1 dan 2 ke bagian administrasi penjualan
 Lembar 3 arsipkan
a. Terima Nota Bonus lembar I dan 2
b. Arsipkan nota bonus lembar ke 2
c. Kumpulkan Nota Bonus lembar 1 dalam arsip sementara
9. PROSEDUR PEMBUATAN SPB/NDB BONUS

_________________________________________________________________________________
Prosedur pembuatan SPB/NDB Bonus dimulai sejak selesainya periode bonus dan
berakhir setelah SPB/NDB bonus disampaikan ke pabrikan/perusahaan.
1. Laporan Pengeluaran bonus merupakan rekapitulasi penjualan dan banyaknya
bonus yang diberikan
2. SPB bonus dibuat berdasarkan rekapitulasi bonus secara otomatis
Otorisasi penerbitan SPB Bonus ditunjukkan dengan tanda tangan Kepala Divisi
pada surat bonus yang bersangkutan.

2. Kepala Divisi
3. Gudang
C. DOKUMEN
1. Nota Bonus lembar ke 1
2. SPB Bonus rangkap 4
D. CATATAN
1. Buku Registrasi NDB
E. LAPORAN
Laporan yang dibuat dalam prosedur ini adalah
1. Laporan Bonus
F. URAIAN KEGIATAN
_________________________________________________________________________________
l. Administrasi Penjualan :
a. Setelah periode bonus berakhir, cetak laporan bonus rangkap 4
b. Masukkan data NDB
c. Cetak SPB/NDB Bonus dalam rangkap 4
d. Mintakan tanda tangan Kepala Divisi, dengan menyertakan Laporan
Bonus
e. Distribusikan SPB/NDB bonus dengan dilampiri laporan bonus, sebagai
berikut:
SPB/NDB Laporan Bonus Nota Bonus Tujuan

Bonus
Lembar 1 Lembar 1 Lembar 1 Pabrik/produksi
Lembar 2 Lembar 2 Gudang
Lembar 3 Lembar 3 Lembar 2 Arsip
Lembar 4 Lembar 4 Finance
2. Kepala Divisi:
a. Periksa Laporan Bonus
b. Tanda tangani SPB/NDB bonus
3. Gudang
a. Terima SPB bonus lembar ke 2 dan laporan bonus lembar ke 2
b. Masukkan SPB bonus dengan menunjuk masmg-masmg Nota Bonus
sebagaimana tersebut dalam laporan bonus
c. Arsipkan SPB dan Laporan Bonus
G. FLOWCHART PROSEDUR PEMBUATAN SPB/NDB BONUS

_________________________________________________________________________________
Gudang Adm Penjualan Pabrik/Produksi
Prosedur pengeluaran
barang bonus
Nota bonus 1
Cetak rekap bonus, entry

data NDB;supplier, kode
SPB 3 akun cetak SPB/NDB
SPB 4 SPB 2
Tunjuk no SPB, no
nota barang, NDB SPB 3 NDB 1
dijurnal
SPB 2
NDB 1
Arsip
Buku registrasi NDB
Disetujui
Ka Div
SPB 4
Arsip
_________________________________________________________________________________
10. PROSEDUR JUAL BELI SEWA

Prosedur jual beli sewa dimulai sejak adanya kesepakatan penjualan beli sewa dan
berakhir setelah kuitansi angsuran beli sewa diserahkan ke bagian piutang.
Prinsip Pengawasan Intern yang diterapkan dalam proses ini adalah:
Semua penjualan beli sewa didasarkan pada kontrak jual beli sewa.

Unit Organisasi yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini adalah
2. Kepala Divisi
3. Piutang
C. DOKUMEN
1. Kontrak Jual Beli sewa kontrak rangkap 3
2. Kuitansi angsuran beli sewa
D. CATATAN
Tidak ada.
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
a. Diketahui ada kesepakatan penjualan secara beli sewa
b. Buatkan kontrak Jual Beli Sewa dalam rangkap 3
c. Mintakan tanda tangan Kepala Divisi
d. Mintakan tanda tangan Pelanggan
e. Serahkan pada pelangggan kontrak lernbar ke 2
f. Barang dapat dikeluarkan sesuai dengan prosedur penjualan biasa
g. Arsipkan kontrak jual beli lernbar 1 dan lernbar ampaikan bagian akuntansi
h. Buatkan kuitansi-kuitansi angsuran beli sewa sebanyak yang ditetapkan dalam
kontrak
i. Mintakan tanda tangan pimpinan pada semua akuntansi angsura.
_________________________________________________________________________________
2. Kepala Divisi:
a. Periksa kontrak jual beli sewa yang diajukan oleh bagian Administrasi
Penjualan
b. Tandatangani kontrak tersebut
c. Tandatangani semua kuitansi angsuran beli sewa
3. Piutang:
a. Terima kuitansi piutang angsuran beli sewa
b. Simpan secara terpisah dengan faktur-faktur penjualan
_________________________________________________________________________________
BAB IV
PROSEDUR PENGELOLAAN PIUTANG DAN PENAGIIIAN
1. PROSEDUR PENYIMPANAN FAKTUR

Prosedur penyimpanan faktur dimulai sejak diterimanya faktur/NKR oleh bagian
Piutang dan berakhir setelah faktur yang akan jatuh tempo dipisahkan tersendiri.
Prinsip Pengawasn Intern yang diterapkan dałam prosedur ini adalah:
1. Semua faktur tercatat dałam registrasi faktur
2. Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah faktur dengan saldo piutang
menurut komputer/sistem.
Sistem Otorisasi:
Tidak ada

Unit Organisasi yang terkait dałam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Bagian Piutang
2. Bagian Akuntansi Keuangan
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dałam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Faktur asli
2. NKR asli
3. NKB asli
D. CATATAN
Tidak ada
E. LAPORAN
Laporan yang ada dałam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Laporan piutang
2. Laporan pelaksanaan piutang
_________________________________________________________________________________
F. URAIAN KEGIATAN
I . Bagian Piutang:
a. Terima Faktur dari bagian Penjualan
b. Masukkan ke dałam map masing-masing pelanggan
c. Sortasi faktur-faktur yang akan jatuh tempo dan masukkan ke dałam map
faktur jatuh tempo masing-masing tanggal
d. Keluarkan dari tempat penyimpanan faktur yang telah jatuh tempo dan akan
segera ditagihkan
e. Terima faktur yang gagal ditagihkan dari penaglll
f. Masuk kegiatan pada huruf “c”.
2. Akuntansi Keuangan:
Secara periodik lakukan pemeriksaan intern secara bertahap dengan langkah
sebagai berikut:
a. Cetak dari komputer/sistem pencatatn daftar saldo piutang pada suatu waktu
untuk pelanggan yang dipilih
b. Cetak juga daftar faktur yang belum terbayar atas pelanggan tersebut di atas
c. Lakukan inventarisasi faktur/NKR/NKB baik yang telah jatuh tempo
maupun yang belum, dari pelanggan yang dipilih tersebut
d. Cocokkan hasil inventarisasi dengan daftar dari komputer/sistem pencatatan
e. Buat laporan pemeriksaan piutang
f. Sampaikan laporan pemeriksaan piutang kepada kepała Divisi dan
kemudian arsipkan
g. Lakukan hal serupa pada periode berikutnya, untuk pelanggan yang lain
lagi
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PENYIMPANAN FAKTUR
P I U T A NG
Prosedur penyerahan Prosedur penerimaan

faktur hasil tagihan
Faktur baru Faktur gagal
Tempat
penyimpanan
faktur baru
Sortir Tempat
penyimpanan
faktur JT
Pantau: faktur baru yang telah jatuh

tempo dan harus ditagih, faktur gagal
yang harus ditagih ulang
Prosedur pembuatan daftar

penagihan
_________________________________________________________________________________
2. PROSEDUR PEMBUATAN DAFTAR PENAGIHAN

Prosedur pembuatan daftar penagihan dimulai sejak adanya faktur yang jatuh
tempo dan siap ditagih, berakhir setelah faktur siap untuk ditagih.
Prinsip Pengawasan Intern yang diterapkan dałam prosedur ini adalah:
1. Fungsi Penagihan dipisahkan dengan fungsi penyimpanan
2. Setiap kali terjadi serah terima faktur dari satu petugas ke petugas yang lain
selalu dilakukan perhitungan dan ada tanda tangan sebagai bukti tanda terima
3. Faktur jatuh tempo terpantau secara otomatis..

1. Piutang
2. Penagih
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dałam prosedur ini adalah:
1. Faktur Jatuh Tempo
2. Daftar Penagihan (DP) rangkap 4
D. CATATAN
Tidak ada.
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
l. Piutang:
a. Buka file faktur di komputer/sistem pencatatan
b. Cetak daftar semua faktur yang telah jatuh tempo termasuk faktur-faktur
lama.
c. Pilih faktur yang akan ditagih
d. Sortir menurut rute petugas penagihan
e. Lampirkan faktur-faktur pada DP yang bersangkutan
f. Serahkan DP beserta faktur pada Penagih
_________________________________________________________________________________
g. Ambil DP lembar ke 4 bukti adanya penyerahan faktur

2. Petugas Penagih:
a. Terima Faktur yang akan ditagih dari Piutang
b. Tanda tangani DP lembar 1 s/d 4
c. Kembalikan DP lembar 1 kepada Piutang
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PEMBUATAN DAFTAR PENAGIHAN
PIUTANG PENAGIH
Buka file faktur, sort faktur

yang sudah JT, pilih no. Tempat
Faktur yang akan ditagih penyimpanan
faktur JT
Cetak DP Ambil faktur
4
3
2
Daftar 1 Faktur-faktur
penagihan
JT
Tanda terima
4
3
2
Daftar 1
Daftar 4
Penagihan
Penagihan
Faktur-faktur
JT
arsip
Prosedur pelaksanaan
penagihan
_________________________________________________________________________________
3. PROSEDUR PELAKSANAAN PENAGIHAN

Prosedur pelaksanaan penagihan dimulai sejak diterimanya faktur yang akan
ditagih oleh penagih, dan berakhir setelah hasil penagihan diserahkan kepada kasir.
Prinsip Pengawasan Intern yang diterapkan dałam prosedur ini adalah:
1. Setiap kali terjadi serah terima faktur dari satu petugas, ke petugas yang lain,
selalu dilakukan perhitungan dan dibuktikan dengan tanda tangan sebagai tanda
terima.
2. Pembayaran dengan Cek/Giro dari pelanggan didukung dengan Surat
Pernyataan oleh pelanggan yang bersangkutan.
Sistem Otorisasi:
Tidak ada.

1. Penagih
2. Kasir
3. Piutang
C. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dałam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Faktur yang ditagihkan
2. DP rangkap 4
3. Surat pernyataan pembayaran dengan cek/giro
4. BMK/BKK
D. CATATAN
Tidak ada.
E. LAPORAN
Tidak ada.
_________________________________________________________________________________
F. URAIAN KEGIATAN
1. Penagih:
a. Menerima Faktur yang akan ditagih dan DP lembar ke 1 s.d 3
b. Laksanakan penagihan dengan rute paling efektif.
c. Catat hasil penagihan, baik berupa uang tunai maupun cek/giro dalam DP
d. Apabila pelanggan membayar dengan cek/giro yang bukan rekeningnya
sendiri, minta agar pelanggan tersebut membuat surat pernyataan.
Namun apabila cek/giro tersebut rekeningnya sendiri, surat pernyataan
tidak perlu ditanda tangani dan fungsinya hanya sebagai catatan faktur
mana yang dibayar dengan cek/giro tersebut
e. Catat janji-janji pelanggan yang belum dapat membayar pada DP.
f. Cocokkan jumlah nilai faktur awal dengan hasil penagihan yang berupa
uang tunai, cek /giro dan faktur gagal.
g. Buatkan Bukti Masuk Kas atas penerimaan tagihan dan Bukti Keluar Kas
atas pembayaran NKR.
h. Serahkan semua hasil penagihan kepada Kasir beserta Bukti Kas yang
dilamplrkan DP lembar ke 1.
i. Serahkan semua faktur gagal tertagih, tanda terima faktur (jika ada) kepada
Bagian Piutang
j. Minta Bagian Piutang menandatangani DP ke 2 dan 3 sebagai tanda terima
hasil penagihan. Serahkan DP lembar ke 2 kepada Bagian Piutang dan
arsipkan DP lembar ke 3.
2. Kasir:
a. Terima hasil penagihan yang berupa uang tunai, cek/giro serta bukti kas.
b. Melaksanakan “Prosedur Penerimaan Hasil Tagihan Tunai dan Cek/Giro”
3. Piutang:
a. Terima hasil penagihan yang berupa faktur gagal tertagih, tanda terima
faktur, DP lembar ke 2 dan 3 yang telah ditandatangani kasir.
b. Melaksanakan “Prosedur Pengembalian Faktur Yang Tidak Tertagih”
G. FLOWCHART PROSEDUR PELAKSANAAN PENAGIHAN

_________________________________________________________________________________
PENAGIH KASIR PIUTANG
Prosedur pembuatan
daftar penagihan
3
2
Daftar 1
Penagihan
Faktur-faktur
JT
Proses
Penagihan
Faktur
Rp gagal
BMK 2
Pernyataan BMK 1 3
Cek/
pelanggan BG 2
DP 1
Rp
Pernyataan
pelanggan Cek/
Membuat BMK, mengisi DP BG
lbr 1,2 & 3
Prosedur penerimaan Faktur gagal

hasil penagihan tunai dan
cek/BG DP 3
DP 2
Prosedur pengembalian
faktur yang tidak tertagih
4. PROSEDUR PENERIMAAN HASIL PENAGIHAN TUNAI & CEK/GIRO

_________________________________________________________________________________
Prosedur penerimaan hasil penagihan dimulai sejak penagih menyerahkan semua
hasil penagihan kepada kasir dan berakhir pen an tunal maupun cek/giro.
1. Penerimaan tagihan tunai di-bukukan sesuai prosedur “penerimaan kas”
2. Hasil tagihan berupa cek/giro dicatat dalam buku cek/giro.

1. Kasir
C. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

1. Daftar Penagihan (DP) lembar 1 s/d 4
2. Bukti Masuk Kas (BMK)
3. Cek/Giro hasil penagihan
D. CATATAN
Tidak ada.
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
I. Kasir:
a. Terima DP lembar ke 1 s.d 3 yang telah di-isi hasil penagihan oleh penagih,
b. Terima Cek/Giro hasil penagih
c. Periksa kebenaran pengisian DP, kesesuaian DP dengan hasil tagihan yang
diserahkan penagih.
d. Periksa kebenaran Cek/Giro lengkap dengan Surat Pernyataan Pelanggan,
No. CeklfGiro, Nama bank, Jumlah Cek/Giro maupun Faktur Yang Terbayar
e. Terima uang tunai, hitung dan simpan.
f. Masukkan hasil penagihan pada komputer/sistem pencatatan, baik yang berupa
uang tunai maupun yang berbentuk cek/giro.
g. Tanda tangani DP lembar ke 2 dan 3 dan kembalikan pada penagih
h. Lampirkan DP lembar 1 pada Bukti Masuk Kas
_________________________________________________________________________________
i. Catat Cek/Giro dalam buku registrasi Cek/Giro

j. Simpan Cek/Giro
k. Cetak Laporan cek/giro mingguan.
G. GAMBAR PROSEDUR PENERIMAAN HASIL PENAGIHAN TUNAI DAN

CEK/GIRO
_________________________________________________________________________________
KASIR
Prosedur pembuatan
daftar penagihan
3 BMK 2
2 BMK 1
1 Rp
Cek/BG
Periksa & tanda tangani

DP
DP 1 DP 3
Rp
BMK 1 DP 2
Cek/BG
Kembalikan ke
penagih
BMK 2
Entry hasil
Simpan
tagihan
5. PROSEDÜR PENGEMBALIAN FAKTUR YANG TIDAK TERTAGIH

_________________________________________________________________________________
Prosedur pengembalian faktur yang tidak tertagih dimulai sejak Penagıh
menyerhakan faktur yang tidak tertagih ke bagian piutang dan berakhir setelah
faktur tersebut disimpan kembali.
Setiap kali terjadi serah terima faktur dari satu petugas ke petugas yang lain selalu
dilakukan perhitungan dan dibuktikan dengan tanda tangan sebagai tanda terima.
Sistem Otorisasi:
Tidak ada

Unit Organısasi yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Penagih
2. Bagian Piutang
C. DOKUMEN
Dokumen yang digıınakan dalam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. DP lembar 2 dan 3
2. Faktur yang tidak tertagih
D. CATATAN
Tidak ada.
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
l. Penagih:
a. Serahkan semua faktur yang tidak tertagih kepada bagian Piutang.
b. Apabila dalam satu DP semua faktıırnya tidak tertagih, mintakan
persetujuan pimpınan pada DP lembar I dan 4 sebagai tanda terima.
c. Mintakan tanda tangan bagian piutang pada DP lembar 2 dan 3 sebagai
tanda terima.
d. Serahkan DP lembar ke 2 kepada Bagian Piutang dan arsipkan DP lembar
ke 3.
_________________________________________________________________________________
2. Piutang:
a. Terima faktur yang tidak tertagih dari penagih.
b. Cocokkan faktur yang dikembalikan dengan DP lembar ke 2 dan 3
c. Periksa kelengkapan masing-masing faktur, terutama SPB asli
d. Pastikan kebenaran faktur gagal tersebut dengan memantau di
komputer/sistem pencatatan.
e. Tandatangani DP lembar ke 2 dan 3
f. Serahkan DP lembar ke 3 ke penagih
g. Arsipkan DP lembar ke 2
h. Simpan faktur pada kelompok faktur jatuh tempo.
G. GAMBAR PROSEDUR PENGEMBALIAN FAKTUR YANG TIDAK

TERTAGIH
PENAGIH PIUTANG
_________________________________________________________________________________
Prosedur
penerimaan Prosedur
hasil penagihan pelaksanaan
tunai dan penagihan
Cek/BG
Faktur
gagal tagih
DP 3 DP 3
DP 2
DP 2
BMK 2 Faktur gagal
tagih
Periksa dan tandatangani

DP
DP 3
DP 3
DP 2
Faktur gagal
tagih
Arsip Arsip
Simpan
6. PROSEDUR INKASO CEK/GIRO JATUH TEMPO
_________________________________________________________________________________
Prosedur Inkaso Cek/Giro jatuh tempo dimulai sejak adanya cek/giro yang sudah
jatuh tempo dan berakhir setelah bukti setoran Bank diterima oleh Kasir.
1. Tanggal jatuh tempo dipantau secara otomatis melalui komputer/sistem
pencatatan.
2. Posisi Cek/Giro yang ada setiap saat dapat dipantau melalui komputer/sistem
pencatatan.
3. Serah terima Cek/Giro selalu dengan tanda terima.
Otorisasi Inkaso Cek/Giro ditunjukkan dengan paraf Kepala Divisi pada Buku
Cek/Giro,

Unit Orgamsasr yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Kepala Divisi
2. Kasir
C. DOKUMEN
1. Cek/Giro yang akan di inkaso-kan
2. Setoran Bank
D. CATATAN
1. Buku Cek/Giro
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
l . Kasir:
_________________________________________________________________________________
a. Pantau melalui komputer/sistem pencatatan atas Cek/Giro yang jatuh tempo

b. Buat tanda Setoran Bank rangkap 2 (jumlah rangkap disesuaikan dengan form
yang tersedia di bank) dan dicatat dalam buku giro
c. Mintakan persetujuan Kepala Divisi pada Buku Cek dan Giro
d. Setorkan Cek/Giro ke bank.
e. Dapatkan Bukti Setoran Bank
f. Simpan Bukti Setoran Bank sampai cek/giro dinyatakan cair oleh bank.
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR INKASO CEK/BG JATUH TEMPO
Kasir Bank
Sort cek/BG yang telah jatuh

tempo untuk diinkasokan
2
Set Bank 1
Cek/BG
2
Buku Cek/BG
Set Bank 1
Cek/BG
Set Bank 2 Tanda terima
Arsip
_________________________________________________________________________________
7. PROSEDÜR PEMBERITAHUAN HASIL INKASO
Prosedur pemberitahuan hasil inkaso dimulai sejak diterimanya pemberitahuan, dari
bank mengenai hasil inkaso dan berakhir setelah hasil inkaso dibuatkan Bukti Maşuk
Bank.
1. Berhasil atau tidaknya inkaso dicatat dalam Buku Cek/Giro
2. Baru dicatat sebagai pelunasan piutang setelah ada kepastian bahwa inkaso
berhasil.
Sistem Otorisasi:
Otorisasi prosedur ini ditunjukkan dengan paraf Kepala Divisi pada Bukti Masuk
Bank.
B. UNT ORGANISASI YANG TERKAIT

Unit yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Kasir
2. Bagian Piutang
C. DOKUMEN
1. Daftar Penagihan (DP) rangkap 2
2. Bukti Maşuk Bank (BMB) rangkap 2
D. CATATAN
1. Buku Cek/Giro
E. LAPORAN
Tidak ada.
_________________________________________________________________________________
F. URAIAN KEGIATAN
1. Kasir:
a. Terima informasi clari Kasir tentang adanya Cek/Giro yang telah cair
b. Secara rutin hubungi pihak bank untuk mendapatkan informasi tersebut
c. Sampaikan infornmasi adanya Cek/Giro yang telah cair kepada bagian Piutang
d. Terima Bukti Masuk Bank, dilampiri DP atas Cek/Giro yang telah cair
e. Masukkan data faktur terbayar Cek/Giro yang cair tersebut.
2. Bagian Piutang:
a. Terima informasi dari kasir tentang adanya Cek/Giro yang telah cair
b. Melalui komputer, pilih Cek/Giro yang telah cair tersebut
c. Cetak DP rangkap 2
d. Buat Bukti Masuk Bank (BMB) rangkap 2
e. Catat dałam Buku Cek/Giro
f. Mintakan persetujuan Kepala Divisi pada BMB dan Buku Giro
g. Serahkan BMB dan DP masing-masing 2 lembar pada Kasir
h. Arsipkan DP lembar 2
_________________________________________________________________________________
G. FLOWCHART PROSEDUR PEMBERITAHUAN HASIL INKASO
KASIR PIUTANG
Pilih Cek/BG yang telah

Terima informasi adanya
cair
Cek/BG yang telah cair
Cetak DP
2
DP 1
Arsip
2
BMB 1
Disetujui
Buku Cek/BG
Ka Div
2
DP 1 BMB 1
Entry data
faktur terbayar
8. PROSEDUR CEK DAN GIRO YANG DITOLAK INKASONYA

_________________________________________________________________________________
Prosedur ini dimulai sejak Kasir menerima Cek/Giro yang ditolak dari Bank dan
berakhir setelah Cek/Giro tersebut diserahkan ke petugas operasional untuk diurus.
1. Cek/Giro yang ditolak, dicatat dalam Buku Cek/Giro
2. Identitas pelaku dapat dipantau dari Surat Pernyataan Pembayaran dengan
Cek/Giro
Sistem Otorisasi:
Tidak ada.

Unit Orgamsasi yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini adalah:
1. Kasir
2. Piutang
C. DOKUMEN
1. Cek/Giro yang ditolak
D. CATATAN
1. Buku Cek/Giro
E. LAPORAN
Tidak ada.
F. URAIAN KEGIATAN
_________________________________________________________________________________
1. Kasir:
a. Menerima Cek/Giro yang ditolak
b. Sampaikan pada bagian piutang
2. Bagian Piutang:
a. Terima Cek/Giro tolakan
b. Catat dalam buku Cek/Giro
c. Minta bagian operasional untuk mengurus
G. FLOWCHART PROSEDUR CEK/BG DITOLAK

_________________________________________________________________________________
KASIR PIUTANG
Cek/BG Cek/BG
Tolakan Tolakan
Surat Surat
keterangan keterangan
penolakan penolakan
Buku Cek/BG
Disetujui
pimpinan
Diurus khusus oleh bagian

operasional

SOP - Akuntansi Keuangan - 02

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SOP - Akuntansi Keuangan - 02

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

I. Prosedur Transaksi Kas dan Bank

II. Prosedur Pembelian dan Penerimaan Barang

III. Prosedur Penjualan dan Pengeluaran Barang

IV. Prosedur Pengelolaan Piutang dan Penagihan

PROSEDUR TRANSAKSI KAS DAN BANK

1. PROSEDUR PENERIMAAN KAS

B. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

1. Bagian yang berkepentingan :

a. Menyiapkan dokumen pendukung yang diperlukan.

a. Menerima Bukti Kas Masuk (BMK) rangkap 2

G. FLOWCHART PROSEDUR PENERIMAAN KAS

Bag. Yang Berkepentingan Akuntansi & Keuangan Kasir

Verifikator: periksa, isi

2. PROSEDUR PENGELUARAN KAS

Sistem Organısasi pada prosedur pengeluaran kas adalah :

B. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

1. Bagian yang berkepentingan :

a. Menyiapkan dokumen pendukung yang diperlukan

a. Menerima Bukti Keluar Kas (BKK) rangkap 2

a. Periksa apakah BKK telah diparaf oleh Supervisor, diperiksa oleh

G. FLOWCHART PROSEDUR PENGELUARAN KAS

Verifikator: periksa, isi

3. PROSEDUR PENGAMBILAN CEK

B. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

a. Memeriksa jumlah uang kas mencapai tingkat minimum atau adanya

a. Menerima cek dari kasir yang telah diisi jumlahnya

3. Kepala Divisi / Kuasa Bank :

a. Periksa apakah BMK dan BKB telah diperiksa oleh verifikator

G. FLOWCHART PROSEDUR PENGAMBILAN CEK

Kasir Akuntansi & Keuangan Bank

Uang kas mencapai

Verifikator: periksa, isi

4. PROSEDUR PENYETORAN UANG TUNAI KE BANK

B. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

a. Menerima tanda setoran bank dari kasir

a. Menerima BKK dan BMB yang telah di paraf di Bagian Akuntansi

G. FLOWCHART PROSEDUR PENYETORAN TUNAI KE BANK

Kasir Akuntansi & Keuangan Bank

Uang kas melebihi

Verifikator: periksa, isi

Prosedur pencatatan transaksi

5. PROSEDUR PENCATATAN TRANSAKSI KAS DAN BANK

B. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

G. FLOWCHART PROSEDUR PENCATATAN TRANSAKSI KAS/BANK

Cetak mutas Salah

PROSEDUR TRANSAKSI PEMBELIAN

1. PROSEDUR PEMANTAUAN PERSEDIAAN

Beberapa istilah yang digunakan dalam prosedur ini antara lain :

Prinsip Internal Control yang digunakan dalam prosedur ini adalah:

B. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

1. Pemantauan posisi stok :

2. Pemantauan Pending Order dan Pesanan Pending :

3. Memantau nomor produksi dan tanggal expired date :

4. Memantau persediaan barang lainnya :

2. PROSEDUR PEMBUATAN SURAT PESANAN PEMBELIAN

B. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

3. Penanggung jawab bagian produksi/pabrik/prinsipal :

G. FLOWCHART PROSEDUR PEMBUATAN SURAT PESANAN

Administrasi Pembelian Gudang

Lihat Monitor:Posisi stok,

Entry data: kode

3. PROSEDUR PENERIMAAN BARANG YANG DIPESAN

B. UNIT ORGANISASI TERKAIT