LAPORAN PENGALAMAN KERJA LAPANGAN

ANALISIS KELENGKAPAN FORM RESUME MEDIS PASIEN RAWAT

INAP BPJS TERHADAP KELANCARAN KLAIM BPJS
DI RUMAH SAKIT JIWA PROF. HB. SAANIN PADANG
TAHUN 2023

Disusun oleh:

1. Muthia Azzahra 2010070160001

2. Indri Mayani 2010070160004
3. Sevia Etika Ambarsari 2010070160007
4. Tara Hafizah R 2010070160010
5. Utari Nurul Fajri 2010070160012
6. Ryan Pratama Putra 2010070160014

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS BAITURRAHMAH PADANG
TAHUN AKADEMIK 2022/2023

i
 PERNYATAAN PERSETUJUAN

Laporan PKL di Rumah Sakit Jiwa Prof. HB. Saanin Kota Padang Tahun
2023, telah disetujui untuk diseminarkan dihadapan Tim Penguji Laporan PKL
Program Studi Administrasi Rumah Sakit, Fakultas Kesehatan Masyarakat,
Universitas Baiturrahmah Padang.

Padang, 8 Februari 2023

Komisi Pembimbing:

Pembimbing Fakultas Pembimbing Lapangan

(Nurmaines Adhyka, SKM, MARS) (Ermaini. L, SKM, MARS)

i
 PERNYATAAN PERSETUJUAN

Laporan PKL di Rumah Sakit Jiwa Prof. HB. Saanin Kota Padang Tahun
2023, telah diperiksa, disetujui dan dipertahankan dihadapan Tim Penguji
Laporan PKL Program Studi Administrasi Rumah Sakit, Fakultas Kesehatan
Masyarakat, Universitas Baiturrahmah Padang dan dinyatakan lulus pada tanggal:

Padang,
Komisi Pembimbing

Pembimbing Fakultas Pembimbing Lapangan

(Nurmaines Adhyka, SKM, MARS) (Ermaini. L, SKM, MARS)

Diketahui
Direktur Rumah Sakit Jiwa Prof. HB. Saanin

(dr. Aklima, MPH)

Universitas Baiturrahmah
Fakultas Kesehatan Masyarakat
Dekan,

Hary Budiman, SKM, M.Kes

ii
 TIM PENGUJI SEMINAR LAPORAN PKL
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI RUMAH SAKIT
FAKUKTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS BAITURRAHMAH

Padang,
Penguji I

Ns. Novria Ningsih S.Kep, MARS

Penguji II

Ermaini. L, SKM, MARS

Penguji III

Drg. Intan Kamala Aisyiah MARS

iii
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan
rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan pelaksanaan
sekaligus penulisan laporan Pengalaman Kerja Lapangan yang dilaksanakan di
RSJ Prof. HB. Saanin Padang yang dilaksanakan pada tanggal 16 Januari 2023
sampai dengan 16 Februari 2023, dengan baik dan lancar.
Kegiatan Pengalaman Kerja Lapangan di RSJ Prof. HB. Saanin Padang ini
merupakan salah satu proses dalam menyelesaikan Program Studi S1
Administrasi Rumah Sakit Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas
Baiturrahmah yang memberikan banyak pengalaman dan pengetahuan. Oleh
karena itu, tidaklah berlebihan bila kesempatan ini penulis mengucapkan terima
kasih kepada:
1. Bapak Hary Budiman, SKM, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan
Masyarakat Universitas Baiturrahmah.
2. Ibu Sevilla Ukhtil Huvaid, SKM, M.Kes selaku Wakil Dekan 1 Fakultas
Kesehatan Masyarakat Universitas Baiturrahmah.
3. Ibu Sri Mindayani, SKM, MKM, selaku Wakil Dekan 3 Fakultas Kesehatan
Masyarakat Universitas Baiturrahmah.
4. Ibu Novia Zulfa Hanum, SKM, MKM, selaku Ketua Program Studi S1
Administrasi Rumah Sakit Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas
Baiturrahmah.
5. Ibu drg. Intan Kamala Aisyiah, MARS selaku ketua Pelaksana Pengalaman
Kerja Lapangan
6. Ibu Nurmaines Adhyka, SKM, MARS selaku Pembimbing Fakultas
Pengalaman Kerja Lapangan di RSJ Prof. HB. Saanin Padang.
7. dr. Aklima, MPH selaku Direktur RSJ Prof. HB. Saanin Padang.
8. Ibu Ermaini. L, SKM, MARS selaku Pembimbing Lapangan Pengalaman
Kerja Lapangan di RSJ Prof. HB. Saanin Padang
iv
9. Seluruh Staf bagian Manajemen Resiko, Pelayanan Medik, PMKP, Logistik
Farmasi, Aset dan Perlengkapan, TU dan Sekretariat , SDM, SPI, dan
Casemix RSJ Prof. HB. Saanin Padang yang telah membimbing selama kami
melaksanakan Pengalaman Kerja Lapangan (PKL).
10. Seluruh Pegawai RSJ Prof. HB. Saanin Padang yang melayani dan
membimbing kami dengan baik agar dapat beradaptasi dengan baik di
lingkungan Rumah Sakit.
11. Bapak/Ibu dosen yang telah memberikan saran, nasihat, dan dukungan kepada
penulis.
12. Kepada Orang Tua, Saudara, dan Sahabat penulis yang selalu memberi doa
dan dukungan kepada penulis.
13. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah
membantu penulis sehingga dapat menyelesaikan Laporan Pengalaman Kerja
Lapangan ini.

Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas semua bantuan yang telah
diberikan kepada penulis. Penulis menyadari penulisan laporan Pengalaman Kerja
Lapangan ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan
kritik dan saran yang bersifat membangun demi terciptanya hasil laporan yang
baik. Dengan segala kerendahan hati, semoga laporan Pengalaman Kerja
Lapangan ini bermanfaat bagi semua pihak.

Padang, 8 Februari 2022

Penulis

v
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.......................................................................................
HALAMAN PERSETUJUAN.......................................................................i
KATA PENGANTAR....................................................................................iv
DAFTAR ISI...................................................................................................vi
DAFTAR TABEL...........................................................................................viii
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................ix
DAFTAR LAMPIRAN...................................................................................x
BAB I PENDAHULUAN...............................................................................1
1.1 Latar Belakang......................................................................................1
1.2 Tujuan Kegiatan....................................................................................5
1.2.1 Tujuan Umum..............................................................................5
1.2.2 Tujuan Khusus.............................................................................5
1.3 Manfaat Kegiatan..................................................................................5
1.3.1 Manfaat Bagi Mahasiswa............................................................5
1.3.2 Manfaat Bagi Universitas............................................................5
1.3.3 Manfaat Bagi Instansi..................................................................6
BAB II GAMBARAN UMUM LOKASI PKL.............................................7
2.1 Sejarah dan Profil.................................................................................7
2.1.1 Sejarah RSJ Prof. HB. Saanin Padang.........................................7
2.1.2 Profil RSJ Prof. HB. Saanin Padang...........................................8
2.2 Struktur Organisasi...............................................................................12
BAB III GAMBARAN UMUM RUANG LINGKUP PKL.........................15
3.1 Bidang SDM.........................................................................................15
3.2 Bidang Pelayanan Medik......................................................................18
3.3 Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.........................................21
3.4 Bidang Kesekretariatan dan Pemasaran................................................22
3.5 Manajemen Risiko................................................................................25
3.6 Logistik Farmasi...................................................................................32
3.7 Satuan Pengawasan Internal.................................................................39
vi
 3.8 Casemix................................................................................................42
3.8.1 Analisis Situasi Casemix.............................................................46
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .......................................................52
4.1 Analisis Situasi.....................................................................................52
4.2 Identifikasi Masalah..............................................................................53
4.3 Penentuan Prioritas Masalah.................................................................55
4.4 Diagram Fishbone.................................................................................56
4.5 Metode PDSA.......................................................................................58
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN..........................................................59
5.1 Kesimpulan...........................................................................................59
5.2 Saran.....................................................................................................59
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................60
LAMPIRAN....................................................................................................62

vii
 DAFTAR TABEL
Tabel 1. Penilaian Dampak Risiko...........................................................................29
Tabel 2. Penilaian Probabilitas/Frekuensi.................................................................29
Tabel 3. Tindakan Sesuai Tingkat & Bands Risiko..................................................30
Tabel 4. Hubungan Dampak dan Probabilitas Evaluasi Risiko.................................31
Tabel 5. Data Klaim Pending Ranap Bulan Oktober................................................48
Tabel 6. Data Klaim Pending Ranap Bulan November.............................................50
Tabel 7. Data Klaim Pending Ranap Bulan Desember.............................................50
Tabel 8. Metode USG...............................................................................................55
Tabel 9. Metode PDSA.............................................................................................58

viii
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Logo RSJ Prof. HB. Saanin Padang..........................................................8
Gambar 2. Struktur Organisasi RSJ Prof. HB. Saanin Padang..................................12
Gambar 3. Proses Manajemen Risiko.......................................................................27
Gambar 4. Diagram Fishbone...................................................................................56

ix
 DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Laporan Harian.....................................................................................63
Lampiran 2. Absensi Harian.....................................................................................64
Lampiran 3. Dokumentasi Kegiatan.........................................................................65
Lampiran 4. Peta Lokasi PKL..................................................................................67
Lampiran 5. Link Youtube.......................................................................................69
Lampiran 6. Artikel Pengabdian...............................................................................70

x
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Definisi sehat menurut WHO merupakan suatu keadaan sejahtera yang
meliputi fisik, mental, dan sosial yang tidak hanya bebas dari penyakit atau
kecacatan. Maka kesehatan jiwa juga bukan sekedar terbebas dari gangguan tetapi
lebih kepada gangguan perasaan, kesejahteraan, dan kebahagiaan. Ketiga
komponen tersebut dapat mempengaruhi pikiran, perasaan, dan perilaku. Apabila
fungsi kejiwaan seseorang terganggu, maka dapat mempengaruhi bermacam-
macam fungsi lainya seperti mempengaruhi paada ingatan, psikomotor, proses
pikir, persepsi, kepercayaaan diri, dan gangguan emosional (WHO, 2016).
Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah Sakit diselenggarakan
berasaskan Pancasila dan didasarkan kepada nilai kemanusiaan, etika dan
profesionalitas, manfaat, keadilan, persamaan hak dan anti diskriminasi,
pemerataan, perlindungan dan keselamatan pasien, serta mempunyai fungsi sosial.
Salah satu mutu pelayanan yang harus dijaga di rumah sakit adalah adanya
penyelenggaraan rekam medis menurut (Undang- Undang No 44, 2009)
Rumah sakit jiwa merupakan salah satu contoh rumah sakit yang memiliki
kewajiban untuk meningkatkan kesehatan bagi masyarakat, terutama masyarakat
yang memiliki masalah pada kejiwaannya. Namun, saat ini beberapa rumah sakit
jiwa tidak hanya memberikan pengobatan untuk pasien dengan masalah
kejiwaannya saja tetapi juga menangani pasien dengan penyakit non jiwa.
Selain itu, ada rumah sakit jiwa yang sudah bekerja sama dengan program
pemerintah yaitu Jaminan kesehatan nasional. Salah satu contohnya RS. Jiwa
Prof. HB. Saanin Padang.
Rumah sakit yang bekerja sama dengan BPJS memiliki tim CASEMIX.
Casemix merupakan upaya pengendalian biaya pelayanan Rumah sakit di

1
Indonesia. Sistem Casemix adalah system pembiayaan pelayanan kesehatan yang
berhubungan dengan mutu, pemerataan dan keterjangkauan, yang merupakan
unsur-unsur dalam mekanisme pembayaran biaya pelayanan kesehatan untuk
pasien yang berbasis khusus. Adapun definisi dari sistem casemix menurut
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 27 Tahun 2014 adalah pengelompokan
diagnosis dan prosedur dengan memacu pada ciri klinis yang mirip atau sama
dengan penggunaan sumber daya atau biaya perawatan yang mirip atau sama
menggunakan software grouper (Kemenkes R.I., 2014).
Menurut Permenkes RI No 269/menkes/III/2008 rekam medis adalah berkas
yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasein
(Kementerian Kesehatan RI, 2008). Dengan demikian untuk memperoleh rekam
medis yang baik sejak awal diperlukan adanya kelengakapan berkas yang akurat
karena sebagai acuan baiknya berkas rekam medis itu digunakan(Menteri
Kesehatan Republik Indonesia, 2008).
Salah satu formulir penting dalam rekam medis yaitu adanya resume medis
yang terisi dengan lengkap, tepat dan akurat. Resume medis adalah ringkasan
seluruh perawatan dan pengobatan pasien yang dilakukan oleh tenaga kesehatan,
dan harus ditandatangani oleh dokter yang merawat pasien (Sampurna & Hatta,
2008). Kelengkapan resume medis adalah cerminan mutu rekam medis dan
pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit. Hal yang akan penting dalam berkas
rekam medis adalah ketersediannya saat dibutuhkan dan kelengkapan
pengisiannya. Kelengkapan berkas rekam medis oleh tenaga kesehatan akan
memudahkan tenaga kesehatan lain dalam memberikan tindakan, atau terapi
kepada pasien dan juga sebagai sumber data pada bagian rekam medis dalam
pengolahan data yang kemudian akan menjadi sebuah infromasi yang berguna
bagi pihak managemen dalam menentukan langkah- langkah strategis untuk
pelayanan kesehatan (Pardede, 2020).
Selain guna menunjang sebagai sumber data yang akurat kelengkapan rekam
medis sangat membantu dalam proses kelancaran pengklaiman BPJS. Di dalam
undang-undang nomor 24 tahun 2011 tentang badan penyelengara jaminan sosial
2
(BPJS) adalah suatu badan hukum publik tujuan diberlakukannya adalah untuk
memenuhi kebutuhan kesehatan masyarakat yang layak yang diberikan kepada
setiap orang yang telah membayar iuran atau iurannya dibayarkan oleh
pemerintah (Flores, 2011).
Peserta BPJS Kesehatan dibagi menjadi dua kelompok, yaitu Penerima
Bantuan Iuran (PBI) dan Mandiri (Undang-Undang RI Nomor 24 Tahun 2011).
Menurut Buku Panduan Praktis Administrasi Fasilitas Kesehatan BPJS,
kelengkapan informasi sangatlah penting untuk proses pembayaran klaim tagihan
pasien pada fasilitas kesehatan. Kelengkapan informasi yang dimaksud yaitu
kelengkapan informasi medis yang bersumber dari resume medis yang merupakan
bagian dari dokumen rekam medis dan merupakan salah satu syarat yang harus
ada pada saat pengajuan klaim tagihan pasien rawat inap. Oleh karena itu petunjuk
verifikasi klaim disusun secara khusus dengan tujuan agar dapat menjadi acuan
bagi verifikator BPJS Kesehatan maupun bagi fasilitas kesehatan dalam rangka
menjaga mutu layanan dan efisiensi biaya pelayanan kesehatan bagi peserta BPJS
Kesehatan (Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2022).
Resume medis merupakan bagian dari dokumen rekam medis berupa
lembaran yang sangat penting dan mendasar dalam formulir rawat inap dan
menjadi bukti yang dilampirkan pada saat klaim, maka kelengkapan isinya
menjadi tanggung jawab tenaga kesehatan khususnya dokter. Adapun kegunaan
resume medis yaitu untuk mengetahui secara singkat tentang keluhan utama dan
keluhan penyakit sekarang. Informasi yang terkandung didalam resume medis
yang menjadi pedoman dalam keakuratan kode diagnosa yang nantinya akan
diakui oleh pihak BPJS Kesehatan dalam proses klaim terdiri dari indikasi pasien
dirawat, riwayat penyakit (anamnesis), pemeriksaan fisik, pemeriksaan diagnostik
dan laboratorium, tindakan diagnostik/prosedur terapi dan obat yang diberikan
selama pasien dirawat inap (Kemenkes R.I., 2014).
Informasi medis yang terdapat dalam resume medis tersebut akan mendukung
tenaga coder dalam melakukan pengkodean diagnosa secara akurat berdasarkan
ICD-10 dan mengacu kepada buku Pedoman PMK Nomor 76 Tahun
2016/Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 76 Tahun 2016 tentang Pedoman
3
IndonesianCase Base Groups (INA-CBG) dalam Pelaksanaan Jaminan Sosial
Kesehatan Nasional. Keakuratan kode diagnosa sangat mempengaruhi kualitas
pembayaran biaya kesehatan dengan sistem case-mix (PMK 76 Tentang Pedoman
Indonesian Case Based Groups (INA CBG’s) Dalam Pelaksanaan Jaminan
Kesehatan Nasional, 2016). (Kementerian Kesehatan, 2011)
Dalam pengkodean diagnosis yang akurat, komplet dan konsisten akan
menghasilkan data yang berkualitas. Ketepatan dalam pemberian kode diagnosis
merupakan hal penting yang harus diperhatikan oleh tenaga perekam medis,
kualitas data terkode merupakan hal penting bagi kalangan tenaga personel
Manajemen Informasi Kesehatan. Ketepatan data diagnosis sangat krusial di
bidang manajemen data klinis, penagihan kembali biaya, beserta hal-hal lain yang
berkaitan dengan asuhan dan pelayanan kesehatan(Maimun et al., 2018)
Ketidaklengkapan pengisian resume medis dapat menyebabkan data riwayat
penyakit pasien tidak berkesinambungan dengan sebelumnya sehingga
mengakibatkan proses pengobatan lanjutan terganggu. Penelitian Utomo (2016)
dengan rata-rata ketidaklengkapan resume medis sebesar 38,8%, menyatakan
bahwa resume medis yang tidak lengkap ini dapat mengganggu proses pengobatan
lanjutan. Ketidaklengkapan pengisian resume medis juga menyebabkan
penumpukan berkas rekam medis sehingga mengakibatkan keterlambatan
pengembalian dokumen rekam medis (Mirfat, 2017), serta penundaan verifikasi
klaim pasien rawat inap (Rendarti, 2019). Masalah lain yang dapat timbul adalah
terjadinya masalah dalam manajemen mutu. Mutu resume medis tergantung pada
informasi yang dimasukkan oleh petugas yang mengisi resume medis. Resume
medis dapat dikatan bermutu jika sesuai dengan standar kelengkapan yaitu 100%.
Penelitian Chastuti dkk. (2014) dengan rata-rata kelengkapan resume medis
sebesar 84,23%, menyatakan bahwa kelengkapan resume medis dapat
menentukan mutu resume medis di rumah sakit.(Maharani et al., 2022)
Maka dari itu kelengakapan berkas rawat inap sangat berpengaruh terahadap
suatu proses pengklaiaman yang dimana adalah suatu tugas pengaturan mengenai
pengelolaan pengajuan dokumen klaim pada INA-CBGS dan pembayaran
pelayaan kesehatan. INA-CBGS sendiri merupakan suatu aplikasi yang digunakan
4
rumah sakit, untuk mengajukan klaim kepada pemerintah. Dan juga suatu
instrumen untuk menghitung pembayaran kepada rumah sakit dengan sistem
berdasarkan penyakit yang diderita pasein, arti dari Case Base Group (CBG) yaitu
cara pembayaran perawatan pasein berdasarkan diagnosis dan kasus yang relatif
sama. Maka dari itu kelengkapan berkas rekam medis menjadi salah satu faktor
utama pendukung pengklaiman di rumah sakit. Namun pada kenyatannya
kelengkapan berkas rekam medis masih banyak yang belum lengkap.
Berdasarkan data hasil rekapan Klaim pending ranap BPJS pada bulan
Oktober, November dan Desember pada tahun 2022 pada rsj Prof. Hb. Saanin
padang, dapat disimpulkan bahwa data klaim pending ranap pada bulan Oktober
terdapat 5 data klaim pasien pending, pada bulan November terdapat 1 data klaim
pasien pending dan pada bulan Desember terdapat 4 data klaim pasien pending.
Berdasarkan data rekapan hasil data klaim pending ranap tersebut, dapat
disimpulkan bahwa terdapat perbandingan yang terjadi pada data klaim pending
ranap di bulan , Oktober, november dan Desember pada tahun 2022. Dimana
jumlah data klaim pending pada bulan Oktober tahun 2022 mengalami 5 data
yang pending, namun pada bulan november sudah mengalami penurunan dengan
jumlah 1 data yang pending dan pada bulan Desember mengalami kenaikan
dengan jumlah 4 data yang pending.
Berdasarkan paparan dari latar belakang tersebut, kelompok tertarik untuk
mengambil pembahasan pada bidang casemix yang berjudul “ Analisis
kelengkapan form resume medis pasien rawat inap di rsj. Prof. Hb.saanin padang”
1.2 Tujuan
1.2.1 Tujuan Umum
Untuk mengetahui alasan dari penyebab ketidaklengkapan resume
medis rawat inap serta faktor apa saja yang berpengaruh dari
ketidaklengkapan resume medis rawat inap terhadap kelancaran klaim bpjs
kesehatan.
1.2.2 Tujuan Khusus
1. Untuk mengetahui bagian-bagian dari Rumah Sakit Jiwa Prof. HB. Saanin
Padang
5
 2. Untuk mengetahui Kelancaran Klaim BPJS Kesehatan di RS. Jiwa Prof.
HB. Saanin Padang
3. Untuk mengetahui permasalahan dalam Klaim BPJS Kesehatan di RS.
Jiwa Prof. HB. Saanin Padang
4. Untuk mengetahui pemecahan permasalahan di RS. Jiwa Prof. HB. Saanin
Padang
1.3 Manfaat Kegiatan
1.3.1 Manfaat Bagi Mahasiswa
Dapat meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam menyelesaikan
permasalahandan pemecahan masalah yang ada di Rumah Sakit dengan
menggunakan metode PDSA.
1.3.2 Manfaat Bagi Universitas
Mahasiswa dapat Meningkatkan pengetahuan tentang bagian-bagian
dari Rumah Sakit
1. Mahasiswa dapat Meningkatkan pengetahuan tentang Kelancaran Klaim
BPJS Kesehatan di Rumah Sakit
2. Mahasiswa dapat mengetahui permasalah yang ada pada rumah sakit
3. Mahasiswa dapat mengetahui cara pemecahan permasalahan pada rumah
sakit
1.3.3 Manfaat Bagi Instansi
1. Hasil dari laporan pengalaman kerja lapangan ini dapat memberikan
rekomendasi pemecahan masalah yang ada di rumah sakit.
2. Dengan hasil laporan PKL ini dapat meningkatkan citra rumah sakit
tersebut
3. Serta dengan hasil laporan PKL ini juga dapat mendukung program
pendidikan pemerintah.

6
 BAB II
GAMBARAN UMUM LOKASI PKL

2.1 Sejarah dan Profil Lokasi PKL

2.1.1 Sejarah RSJ Prof. HB. Saanin Padang
Pada tahun 1932 di Padang terdapat dua tempat penampungan orang
sakit jiwa. Lokasi pertama di belakang Rumah Sakit Tentara di Parak Pisang
(Sekarang Rumah Sakit Tentara Reksodiwiryo) disebut sebagai
Doorganghuisvoor Krankzinnigen, dan ini merupakan bagian dari Militaire
Hospital dan lokasi kedua di tempat RSJ sekarang, disebut sebagai Koloni
Orang Sakit Djiwa (KOSD) Ulu Gadut. Di Ulu Gadut ini orang sakit jiwa
melakukan kegiatan pertanian (sawah, ladang dan perkebunan). Setelah
diresmikan berdiri pada tahun 1932 disebut Rumah Sakit Jiwa Parak Pisang,
dan Ulu Gadut adalah tempat Koloni Orang Sakit Djiwa.
Pada zaman Revolusi 1945 terjadi pengungsian orang sakit jiwa secara
keseluruhan dari Parak Pisangke KOSD Ulu Gadut karena situasi semakin
tidak aman dan 21 Januari 1947, waktu agresi Belanda terjadi lagi
evakusi/pengungsisan karena situasi tidak aman lagi dari Ulu Gadut ke Sawah
Lunto, menumpang dan bergabung dengan RSU Sawah Lunto (Pimpinan
RSU waktu itu Dr. H. Hasan Basri Sa`anin Dt. Tan Pariaman) kemudian
bernama Rumah Perawatan Sakit Djiwa (RPSD).
Tahun 1954 dilakukan pembangunan kembali serta pemugaran bangsal-
bangsal di Ulu Gadut dan pasien dikembalikan secara bertahap, dan KOSD
diubah namanya menjadi Rumah Sakit Jiwa Ulu Gadut. Sejak tahun 1961
statusnya diubah menjadi Rumah Sakit Jiwa Pusat Ulu Gadut Padang
(kapasitas 110 tempat tidur) dan berakhir sampai tahun 2000. Berdasarkan
surat Menkes-Kesos RI No 1735/Menkes-Kesos/2000 tanggal 12 Desember
2000 perihal Pengalihan UPT dimana kepemilikan Rumah Sakit Jiwa Prof.
Dr. HB. Sa`anin Padang berada dibawah Pemerintah Daerah Provinsi
Sumatera Barat.

7
 Dalam pelaksanaan tugas dan kegiatan RSJ mengacu kepada Peraturan
Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor: 7 Tahun 2010 Tentang Organisasi
dan Tata Kerja Rumah Sakit Jiwa Prof. HB. Saanin Padang dan Peraturan
Gubernur Sumatera Barat No. 6 tahun 2011 tentang Rincian Tugas Pokok,
Fungsi dan Tata Kerja Rumah Sakit Jiwa Prof. HB. Saanin Padang dan
Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor: 440-538-2011.
Pada tahun 2010 Terjadi perubahan SOTK berdasakan Perda Nomor 7
Tahun 2010 tentang SOTK RSJ Prof. HB. Saanin Padang dan Pergub Nomor
6 Tahun 2011 tentang Tupoksi RSJ Prof. HB. Saanin Padang. Selanjutnya
pada tahun 2011 berdasarkan Keputusan Gubernur Sumatera Barat Nomor:
440-538.2011 RSJ Prof. HB. Saanin Padang berubah status menjadi PPK
BLUD Provinsi Sumatera Barat secara penuh.
Pada tahun 2021 Terjadi perubahan SOTK berdasarkan Peraturan
Gubernur Sumatera Barat Nomor 37 Tahun 2021 tentang Kedudukan,
Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Unit Pelaksana
Teknis Daerah RSJ Prof. DR. HB. Saanin Datuak Tan Pari.
2.1.2 Profil RSJ Prof. HB. Saanin Padang
A. Makna Logo RS. Jiwa Prof. HB. Saanin Padang

Gambar 1. Logo RSJ Prof. HB. Saanin Padang

Logo ini merupakan pengembangan dari logo trisula psikologi.
Huruf ke 23 Yunani yaitu Y yang disebut Psi, di dalam psikologi Psi ini
diartikan sebagai jiwa, yang juga merupakan huruf pertama dari kata
“Psyche” (Yunani) yang berarti pikiran atau jiwa. Arti dari logonya
8
(simbol trisula dan lingkaran) adalah lingkaran teratas visi dari RSJ
Prof. HB. Saanin Padang yaitu “Pusat Unggulan Kesehatan Jiwa
Indonesia” dan trisula merupakan penopang dari visi tersebut. Tonggak
di tengah yang mengerucut ke atas menandakan ketegasan dan
kemandirian serta menandakan pelayanan yang Ramah, Cepat, Tepat
dan Terbaik.
Lengkungan di antara tonggak yang menyerupai tanduk merupakan
identitas wilayah yakni Minangkabau.Warna hijau dan biru yang
merupakan warna lembut melambangkan harapan akan kesembuhan
serta merupakan warna yang dekat dengan alam yang diidentikkan
dengan warna untuk kesembuhan, ketenangan ini didasarkan
lingkungan di rumah sakit ini yang dominan berwarna hijau dan biru.
Tipografi menggunakan Arial Black yang menyimbolkan kemandirian
dan ketegasan. Nama rumah sakit yang melengkung seperti tersenyum
melambangkan mengutamakan pelayanan yang ramah dan
menyenangkan serta akan menerima semua pasien dari kalangan mana
pun.
B. Sambutan Direktur RS. Jiwa Prof. HB. Saanin Padang
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-
Nya sehingga Buku Profil RSJ Prof. HB. Saanin Padang adalah
“Mengutamakan Pelayanan yang Ramah, Cepat, Tepat dan Terbaik”
yang dilaksanakan oleh segenap manajemen dan seluruh pegawai RSJ
Prof. HB. Saanin Padang dengan memberikan pelayanan sesuai standar,
meningkatkan kompetensi dan profesionalisme Sumber Daya Manusia,
serta melakukan inovasi dan pengembangan pelayanan yang sesuai
standar. Semoga profil ini dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan
dan bermanfaat bagi kepentingan peningkatan kualitas pelayanan
kesehatan khususnya kesehatan jiwa dan penanggulangan
ketergantungan NAPZA. Kontribusi dan partisipasi dari semua pihak
akan menjadi masukan yang berarti dalam rangka mencapai Visi dan
Misi RSJ Prof. HB. Saanin Padang.
9
C. Visi dan Misi Pemerintah Provinsi Sumatera Barat
RSJ Prof. HB. Saanin Padang merupakan rumah sakit milik
Pemerintah Provinsi Sumatera Barat. Adapun visi dari Pemerintah
Provinsi Sumatera Barat yaitu: “Terwujudnya Sumatera Barat yang
Madani dan Sejahtera”. Dan misi dari Pemerintah Provinsi Sumatera
Barat yaitu:
1. Meningkatkan tata kehidupan yang harmonis, agamais, beradat, dan
berbudaya berdasarkan falsafah “Adat Basandi Syarak, Syarak
Basandi Kitabullah”.
2. Meningkatkan tata pemerintahan yang baik, bersih dan profesional.
3. Meningkatkan sumber daya manusia yang cerdas, sehat, beriman,
berkarakter, dan berkualitas tinggi.
4. Meningkatkan ekonomi masyarakat berbasis kerakyatan yang
tangguh, produktif, dan berdaya saing regional dan global, dengan
mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya pembangunan daerah.
5. Meningkatkan infrastruktur dan pembangunan yang berkelanjutan
serta berwawasan lingkungan.
D. Visi, Misi, Motto, dan Nilai RSJ Prof. HB. Saanin Padang
Visi RSJ Prof. HB. Saanin Padang adalah Pusat Unggulan
Kesehatan Jiwa di Indonesia. Adapun misi untuk mewujudkan visi
tersebut yaitu:
1. Memberikan Pelayanan Kesehatan Jiwa
2. Meningkatkan Kemandirian Rumah Sakit
Motto rumah sakit untuk mengimplementasikan misi RSJ Prof.
HB. Saanin Padang yang diaplikasikan dalam bentuk program dan
kegiatan adalah “Mengutamakan Pelayanan yang Ramah, Cepat, Tepat
dan Terbaik”.
RSJ Prof. HB. Saanin Padang memiliki nilai yang menjadi prioritas
atau pedoman rumah sakit dalam memberikan pelayanan baik kepada
pasien maupun sesama staf rumah sakit yaitu :“IKHLAS (Integritas,
Kebersamaan, Harga Diri, Luhur Budi, Amanah dan Setia)”.
10
E. Pimpinan RS. Jiwa Prof. HB. Saanin Padang
Pimpinan yang memimpin RSJ Prof. HB. Saanin Padang mulai dari
awal didirikan hingga sekarang sebagai berikut:
1) Tahun 1937 – 1942: dr. SjofianRassad
2) Tahun 1942 – 1946: dr. Moezbar
3) Tahun 1946 – 1950: dr. Jazir Dt. Mudo
4) Tahun 1950 – 1956: dr. H. HB. Sa’anin Dt. Tan Pariaman
5) Tahun 1956 – 1958: dr. Med. J. Metz
6) Tahun 1958 – 1961: dr. Jazir Dt. Mudo
7) Tahun 1961 – 1964: dr. TjioWieTek (dr. HadiTjandrawinata)
8) Tahun 1964 – 1970: dr. TjoeKian Ham (P. Hamdani)
9) Tahun 1970 – 1972: dr. PamusukHarahap, Sp.KJ
10) Tahun 1972 – 1976: dr. Darmuis, Sp.KJ
11) Tahun 1976 – 1981: dr. PamusukHarahap, Sp.KJ
12) Tahun 1981 – 1992: dr. Darmuis, Sp.KJ
13) Tahun 1992 – 2000: dr. H. NazifManaf, Sp.KJ
14) Tahun 2000 – 2007: dr. H. HereyeziTahir, Sp.KJ
15) Tahun 2007 – 2015: dr. KurniawanSedjahtera, Sp.KJ
16) Tahun 2015 – 2018: dr. Lily Gracediani, M.Kes
17) Tahun 2019 – 2020:drg. Ernoviana, M.Kes
18) Tahun 2021 – Sekarang: dr. Aklima, MPH

11
2.2 Struktur Organisasi

Gambar 2. Struktur Organisasi RSJ Prof. HB. Saanin Padang

A. Jenis Pelayanan
Berdasarkan SK Direktur Rs. Jiwa Prof. HB. Saanin Padang dengan
nomor 800/227/HK-KP/III-2020 jenis pelayanan yang dilakukan pada RS.
Jiwa Prof. HB Saanin Padang terdiri dari:
1. Poliklinik Jiwa/Psikiatri
 Klinik jiwa dewasa
 Klinik jiwa anak dan remaja
 Klinik jiwa lansia (psikogetriatri)
 Layanan pemeriksaan kesehatan mental
 Layanan visum Et Repertum Psikiatrikum (verp)
 Pelayanan psikitri adiksi
2. Poliklinik non jiwa
 Klinik syaraf (Neurologi)
 Klinik penyakitdalam (Interne)
12
  Klinik TB Dots
 Klinik anak (pediatri)
 Klinik tumbuh kembang
 Klinik gigi dan mulut
 Klinik memori
 Klinik kesehatan umum
 Medical check up
 Layanan nyeri
3. Poliklinik psikologi
 Layanan psikolog klinis
 Layananpsikolog kliis anak dan remaja
 Pemeriksaan intelegensi
 Pemeriksaan kepribadian
 Pemeriksaan bakat dan minat
 Pemeriksaan kematangan usia sekolah
 Pemeriksaan untuk melanjutkan studi
 Pemeriksaan untuk dunia kerja
 Pemeriksaan untuk kelayakan pengasuhan
 Pemeriksaan untuk kelayakan pengampunan
 Pemeriksaan untuk kasus hukum
4. Poliklinik rehabilitasi medik
 Klinik kedokteran fisik dan rehabilitasi
 Layanan fisioterapi
 Layanan terapiokupasi
 Layanan terapi wicara
 Layanan padagogik
Pada RS.Jiwa Prof. HB. Saanin Padang memiliki beberapa komite yaitu
sebagai berikut:
a. Komite Mutu dan Keselamatan Pasien

13
b. Komite Medik
c. Komite Keperawatan
d. Komite PPI
e. Komite SPI

14
 BAB III
GAMBARAN UMUM RUANG LINGKUP PKL

Pada RS. Jiwa Prof. HB. Saanin Padang telah dilakukan Pengalaman Kerja
Lapangan (PKL) yang meliputi 4 ruang lingkup tempat pelaksanaan PKL adalah
sebagai berikut:
3.1 Bidang SDM
Bagian Sumber Daya Manusia, Penelitian dan Pengembangan mempunyai
tugas pokok dan bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Umum, Keuangan
dan Sumber Daya Manusia dalam perencanaan, pengorganisasian, monitoring dan
evaluasi bagian sumber daya manusia, penelitian dan pengembangan rumah sakit.
(Gubernur et al., 2021)
A. Kabag SDM, Penelitian, dan Pengembangan
Kepala Bagian Sumber Daya Manusia, Penelitian dan Pengembangan
mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Menyusun rencana pengelolaan sumber daya manusia, pendidikan dan
pelatihan serta penelitian dan pengembangan;
b. Mengkoordinir pengelolaan sumber daya manusia, pendidikan dan
pelatihan serta penelitian dan pengembangan;
c. Melaksanakan kendali mutu pada bagian sumber daya manusia, penelitian
dan pengembangan; dan
d. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pengelolaan di bagian sumber daya
manusia, penelitian dan pengembangan
Uraian tugas dan fungsi dari Kepala Bagian SDM, Penelitian dan
Pengembangan sebagai berikut:
a. Menyusun program, prosedur, pedoman, dan standar pelayanan pada
bagian sumber daya manusia, penelitian dan pengembangan;
b. Merumuskan perencanaan pengembangan sumber daya manusia,
pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan sesuai
dengan pedoman yang berlaku untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah
sakit;
15
c. Merumuskan perencanaan dan melaksanakan manajemen sumber daya
manusia rumah sakit;
d. Melakukan pengawasan, bimbingan dan pembinaan melekat kepada
masing-masing sumber daya manusia;
e. Melaksanakan penempatan/mutasi/rotasi pegawai;
f. Melaksanakan mengatur peningkatan mutu sumber daya manusia;
g. Melaksanakan monitoring dan evaluasi mutu sumber daya manusia,
pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan; dan
h. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.
Bagian Sumber Daya Manusia, Penelitian dan Pengembangan
membawahi sebagai berikut:
a. Sub Bagian Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia; dan
b. Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan Serta Penelitian dan Pengembangan
B. Sub. Koordinator Kepegawaian dan Pengembangan SDM
Sub Bagian Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian Sumber Daya Manusia,
Penelitian dan Pengembangan dalam pengelolaan kepegawaian sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
Sub Bagian Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.
Mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Menyusun rencana pengelolaan kepegawaian dan pengembangan sumber
daya manusia rumah sakit;
b. Mengkoordinir pelaksanaan pengelolaan kepegawaian dan pengembangan
sumber daya manusia;
c. Melaksanakan kendali mutu kepegawaian dan pengembangan sumber daya
manusia;
d. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pengelolaan kepegawaian dan
pengembangan sumber daya manusia.
Uraian tugas dan fungsi meliputi:
a. Menyusun dan mengusulkan regulasi, informasi kepegawaian, prosedur,
pedoman dan standar pelayanan kepegawaian;
16
b. Menyusun dan mengusulkan rencana kebutuhan sumber daya manusia
rumah sakit sesuai dengan standar ketenagaan dan kebutuhan rumah sakit;
c. Menyusun standar pengelolaan kepegawaian sesuai dengan peraturan yang
berlaku;
d. Menyusun dan mengusulkan program rotasi, mutasi dan promosi;
e. Melaksanakan standar disiplin dan kode etik kepegawaian;
f. Melaksanakan koordinasi orientasi dan penempatan pegawai baru;
g. Melaksanakan pembinaan pegawai, pengembangan karir maupun
peningkatan kesejahteraan pegawai;
h. Memproses dan pengusulan penjatuhan hukuman disiplin pegawai sesuai
peraturan dan ketentuan yang berlaku;
i. Mengelola pelaksanaan cuti seluruh tenaga rumah sakit;
j. Melaksanakan pembinaan, pengarahan kepegawaian dan pengembangan
sumber daya manusia;
k. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kepegawaian dan pengembangan
sumber daya manusia; dan
l. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
C. Sub. Koordinator Diklat
Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan serta Penelitian dan Pengembangan
mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Sumber Daya Manusia,
Penelitian dan Pengembangan dalam pengelolaan pendidikan, pelatihan dan
penelitian sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan serta Penelitian dan Pengembangan
mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Menyusun rencana pengelolaan sub bagian Pendidikan dan Pelatihan serta
Penelitian dan Pengembangan;
b. Mengkoordinir pelaksanaan pengelolaan sub bagian Pendidikan dan
Pelatihan serta Penelitian dan Pengembangan;
c. Melaksanakan kendali mutu, kendali biaya sub bagian Pendidikan dan
Pelatihan serta Penelitian dan Pengembangan; dan

17
 d. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pengelolaan sub bagian Pendidikan
dan Pelatihan Serta Penelitian dan Pengembangan;

Uraian tugas dan fungsi meliputi;

a. Mengelola kegiatan pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan
pengembangan sesuai dengan standar dan kebutuhan rumah sakit;
b. Mengelola dan menyelenggarakan pelaksanaan program Pendidikan dan
Pelatihan serta Penelitian dan Pengembangan ;
c. Melaksanakan pengelolaan survei kepuasan masyarakat;
d. Melaksanakan pembinaan, pengarahan dan pendokumentasian dalam
pelaksanaan kegiatan sub bagian Pendidikan dan Pelatihan serta Penelitian
dan Pengembangan;
e. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan sub bagian
Pendidikan dan Pelatihan serta Penelitian dan Pengembangan; dan
f. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.
3.1.1 Analisis Situasi
a. Tupoksi atau tugas di dalam bidang kepegawaian sudah terjalankan
dengan baik.
b. Pengelolaan struktur organisasi dibagian kepegawaian dan diklat
yang belum efektif, karena kepala bagian dari dua bidang tersebut
dipimpin oleh satu orang kepala bagian.Belum adanya SOP
tersendiri yang dimiliki oleh bidang SDM, karena SOP SDM ini
masih tergabung dengan bidang Humas.

3.2 Bidang Pelayanan Medik

Bidang Pelayanan Medis mempunyai tugas membantu Wakil Direktur
Pelayanan untuk melaksanakan kegiatan perencanaan, pengorganisasian,
monitoring dan evaluasi serta pengembangan pelayanan medis;
Bidang Pelayanan Medis mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Perumusan rencana pelayanan medis;
b. Pengkoordiniran pelaksanaan pelayanan medis;
c. Pelasanaan kendali mutu, kendali biaya dan keselamatan pasien; dan
18
d. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi pelayanan medis.
Uraian tugas dan fungsi meliputi :
a. Melaksanakan dan mengembangkan program kerja di lingkungan bidang
pelayanan medis berdasarkan rencana strategis sebagai pedoman pelaksanaan
operasional tugas;
b. Melaksanakan dan mensosialisasikan program, prosedur, pedoman dan standar
pelayanan di pelayanan medis;
c. Melaksanakan dan mensosialisasikan pengembangan pelayanan sesuai dengan
pedoman yang berlaku untuk peningkatan mutu pelayanan medis;
d. Melaksanakan peningkatan mutu pelayanan, peningkatan dan keselamatan
pasien;
e. Mengkoordinasikan pelayanan visum psikiatrikum dan medisolegal;
f. Mengkoordinasikan pelaksanaan pelayanan medis;g. melaksanakan
pengembangan, monitoring dan evaluasi serta pengendalian mutu pelayanan
medis; dan
g. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.
Bidang Pelayanan Medis membawahi:
a. Koordinator Pengendalian Mutu dan Pengembangan
Koordinator Pengendalian Mutu dan Pengembangan, mempunyai tugas
membantu Kepala Bidang Pelayanan Medis dalam merencanakan, memproses,
menyusun, kebutuhan dan terselenggaranya kegiatan pengembangan pelayanan
medis.
Untuk menyelenggarakan tugas koordinator Pengendalian Mutu dan
Pengembangan mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Penyusunan rencana seksi pengendalian mutu dan pengembangan;
2. Pelaksanaan pengorganisasian kegiatan Pengendalian Mutu dan
Pengembangan;
3. Penyusunan pengembangan pelayanan medis; dan
4. Pelaksanaan pengembangan kendali mutu, kendali biaya dan keselamatan
pasien.

19
 Uraian tugas dan fungsi koordinator Pengendalian Mutu dan Pengembangan,
meliputi:
1. Menyusun regulasi, informasi pelayanan medis, prosedur, pedoman dan
standar pelayanan sebagai pedoman kegiatan;
2. Menyusun pengendalian mutu dan pengembangan pelayanan medis sesuai
dengan standar dan kebutuhan Rumah Sakit;
3. Menyusun pengembangan tenaga medis sesuai dengan standar dan kebutuhan
Rumah Sakit;
4. Melakukan pengelolaan dan pengendalian pasien;
5. Menyelenggarakan pelayanan visum psikiatrikum dan medisolegal;
6. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan; dan
7. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.
b. Koordinator Ketenagaan, Etik dan Profesi Pelayanan Medis.
Koordinator Ketenagaan, Etik dan Profesi Pelayanan Medis mempunyai tugas
membantu Kepala Bidang Pelayanan Medis dalam merencanakan, memproses,
menyusun, kebutuhan dan terselenggaranya kegiatan monitoring dan evaluasi di
bidang Ketenagaaan, Etik Dan Profesi Pelayanan Medis.
Untuk menyelenggarakan koordinator Ketenagaan, Etik dan Profesi
Pelayanan Medis mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Penyusunan rencana monitoring dan evaluasi ketenagaan, etik dan profesi
pelayanan medis;
2. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi ketenagaan, etik dan profesi pelayanan
medis; dan
3. Penyusunan dan melaporkan kegiatan monitoring dan evaluasi ketenagaan, etik
dan profesi pelayanan medis.
Uraian tugas dan fungsi Koordinator Ketenagaan, Etik dan Profesi Pelayanan
Medis, meliputi:
1. Menyusun dan melakukan tindak lanjut monitoring dan evaluasi ketenagaan,
etik dan profesi pelayanan medis;
2. Melakukan pembinaan, pengarahan dalam pelaksanaan ketenagaan, etik dan
profesi pelayanan medis;
20
3. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan dibawah seksi
ketenagaan, etik dan profesi pelayanan medis;
4. Menyusun rencana kebutuhan ketenagaan, etik dan profesi pelayanan medis;
5. Merekomendasikan permintaan kebutuhan bahan dan peralatan pada unit
pelayanan medis;
6. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain yang berkaitan dengan kegiatan
pengembangan dan pemeliharaan, fasilitasi pelayanan medis;
7. Melakukan pengendalian terhadap penggunaan alat dan bahan pada unit
pelayanan medis;
8. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas seksi Ketenagaan, Etik dan Profesi
serta fasilitasi pelayanan medis dan memberikan saran pertimbangan kepada
atasan sebagai bahan perumusan kebijakan; dan
9. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.
3.2.1 Analisis Situasi
a. Masih belum mempunyai kabid yang tetap,sehingga tidak
efektifnya dalam melalukan tugas manajerial di bagian
pelayanan medik

3.3 Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien

Mutu adalah bentuk persepsi yang dipahami berbeda oleh orang yang
berbeda, namun berimplikasi pada prioritas tertentu. Peningkatan mutu adalah
pendekatan pendidikan, edukasi berkelanjutan dan perbaikan proses-proses
pemberian pelayanan kesehatan sesuai kebutuhan pasar dan pihak-pihak yang
berkepentingan lainnya.
Definisi Mutu RS Jiwa Prof. HB. Sa’anin Padang adalah derajat
kesempurnaan pelayanan RS Jiwa Prof. HB. Sa’anin Padang untuk memenuhi
kebutuhan masyarakat konsumen akan pelayanan kesehatan yang sesuai dengan
standar profesi dan standar pelayanan dengan menggunakan potensi sumber daya
yang tersedia di RS Jiwa Prof. HB. Sa’anin Padang secara wajar, efisien, efektif
serta diberikan secara aman dan memuaskan sesuai dengan norma, etika, hukum

21
dan sosio budaya dengan memperhatikan keterbatasan dan kemampuan Rumah
Sakit dan masyarakat konsumen.
a. Program peningkatan mutu dan keselamatan pasien sebagai berikut:
1. Pengukuran mutu indikator
2. Peningkatan perbaikan mutu
3. Pengurangan varian dengan penerapan PPK
4. Mengukur dampak efesiensi
5. Pelaporan dan analisis IKP
6. Penerapan SKP
7. Pelatihan staf PMKP
8. Komunikasi capaian mutu
9. Budaya keselamatan
10. Manajemen resiko
b. Tujuan
1. Tujuan Umum
Terlaksananya peningkatan mutu pelayanan Prof. HB.Sa’anin Padang secara
berkelanjutan dan berkesinambungan.
2. Tujuan Khusus
a) Tersusunya sistem monitoring upaya peningkatan mutu pelayanan
melalui pemantauan indikator prioritas rumah sakit dan unit kerja.
b) Menjamin terlaksananya program keselamatan pasien serta monitoring
kinerja individu dan unit.

3.4 Tata Usaha dan Kesekretariatan

Koordinator Bagian Tata Usaha, Aset dan Perlengkapan mempunyai tugas
membantu Kepala Bagian Umum dalam pelaksanaan tugas dan kebijakan teknis
administrasi tata usaha, aset dan perlengkapan di rumah sakit. Tata Usaha dan
Kesekretariatan memiliki dua bagian yang membawahi, terdiri dari:
A. Koordinator Bagian Umum, Asset dan Perlengkapan
Untuk menyelenggarakan tugas Koordinator Bagian Tata Usaha, Aset
dan Perlengkapan mempunyai fungsi sebagai berikut:
22
1. Penyusunan perencanaan ketatausahaan, aset dan perlengkapan;
2. Pengkordiniran ketatausahaan, aset dan perlengkapan;
3. Pelaksanaan kendali mutu tata usaha, aset dan perlengkapan; dan
4. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi tata usaha, aset dan perlengkapan.
Uraian tugas dan fungsi Koordinator Bagian Tata Usaha, Aset dan
Perlengkapan, meliputi:
1. Menyusun dan mengusulkan pengembangan layanan tata usaha, aset dan
perlengkapan sesuai dengan standar dan kebutuhan Rumah Sakit;
2. Melaksanakan dan mempersiapkan surat menyurat, penggandaan,
pendistribusian, pengiriman, penyimpanan surat dokumen dan
pengarsipan;
3. Melaksanakan pengelolaan kegiatan tata usaha, aset dan perlengkapan di
Rumah Sakit;
4. Melaksanakan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan di Rumah Sakit;
5. Melaksanakan pengelolaan dokumentasi, rapat -rapat dan pertemuan;
6. Melaksanakan pembinaan, pengarahan dalam pelaksanaan tugas;
7. Melaksanakan monitoring dan evaluasi sub bagian tata usaha, aset dan
perlengkapan; dan
8. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan
3.4.1 Analisi Situasi
a. Pada bidang Tata Usaha telah dilakukan korespondensi, disposisi
dan pengarsipan surat in aktif yang sudah sesuai dengan standar
ketentuan.
b. Prosedur penanganan surat masuk sudah sesuai dengan pedoman.
c. Kurangnya fasilitas rak arsip untuk menyimpan berkas dibagian
kesekretariatan.
d. Pada bidang Asset dan perlengkapan masih ada kebutuhan pasien
yang belum terpenuhi, karena persediaan harus menunggu
persetujuan dari Pemerintah Provinsi.

23
 e. Gudang penyimpanan persediaan pada bidang asset dan
perlengkapan sudah tertata dengan baik dan sudah memiliki
kapasitas ruangan yang luas
B. Koordinator. Bagian Pemasaran, Organisasi, Hubungan Masyarakat
dan Hukum
Koordinator Bagian Pemasaran, Organisasi, Hubungan Masyarakat dan
Hukum mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Umum dalam hal
menyelenggarakan Pemasaran, Organisasi, Hubungan Masyarakat dan
Hukum Rumah Sakit.
Untuk melaksanakan tugas Koordinator Bagian Pemasaran, Organisasi,
Hubungan Masyarakat dan Hukum mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Pelaksanaan perencanaan pemasaran, organisasi, hubungan masyarakat
dan hukum rumah sakit;
b. Pengkoordiniran pelaksanaan pemasaran, organisasi, hubungan
masyarakat dan hukum Rumah Sakit.
c. Pelaksanaan pembinaan pelaksanaan pemasaran, organisasi, hubungan
masyarakat dan hukum rumah sakit.
d. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pemasaran, organisasi,
hubungan masyarakat dan hukum Rumah Sakit.
Uraian tugas dan fungsi KoordinatorBagian Pemasaran, Organisasi,
Hubungan Masyarakat dan Hukum, meliputi:
a. Menyusun dan mengusulkan regulasi, prosedur, pedoman, dan standar
pelayanan dibawah sub bagian pemasaran, organisasi, hubungan
masyarakat dan hukum.
b. Menghimpun, menelaah, menginformasikan, menyebarluaskan peraturan
perundang-undangan dan pelayanan rumah sakit.
c. Menyusun dan mengusulkan pengembangan sub bagian pemasaran,
organisasi, hubungan masyarakat dan hukum sesuai dengan standar dan
kebutuhan rumah sakit.
d. Melaksanakan penyusunan kebijakan dan pengelolaan organisasi Rumah
Sakit.
24
e. Melaksanakan pengelolaan pemasaran dan pengaduan masyarakat.
f. Menyiapkan bahan pembinaan, penyusunan perundang-undangan dan
produk hukum rumah sakit.
g. Menyiapkan bahan, mengkoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan
organisasi dan tatalaksana.
h. Melaksanakan kegiatan hubungan masyarakat dan keprotokolan.
i. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas sub pemasaran, organisasi,
hubungan masyarakat dan hukum dan memberikan saran pertimbangan
kepada atasan sebagai bahan perumusan kebijakan.
j. Melaksanakan pembinaan dan pengarahan dalam pelaksanaan tugas.
k. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas.
l. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
3.4.2 Analisis Situasi
a. Belum adanya SOP yang terbaru untuk kehumasan, tetapi bidang
humas sudah menggunakan SPO informasi layanan publik.
b. Belum optimalnya promosi kegiatan di rumah sakit dimedia sosial
khususnya di twitter, dan tiktok karena masih barunya akun tiktok
yang dikelola oleh bidang Humas.
c. Telah melaksanakan aktivitas marketing eksternal di lingkungan
Institusi Pendidikan, seperti perjanjian kerjasama antara Institusi
Pendidikan dengan rumah sakit.

3.5 Manajemen Risiko

Risiko adalah potensi terjadinya kerugian yang timbul dari proses/kegiatan
saat sekarang atau kejadian pada masa yang akan datang. Manajemen Risiko
adalah kegiatan pengendalian yang menyeluruh berupa identifikasi dan
evaluasi untuk meminimalisir risiko cedera dan kerugian pada pasien,
karyawan rumah sakit, pengunjung dan organisasinya.
Manajemen Risiko Terintegrasi adalah proses identifikasi, analisis,
evaluasi dan pengelolaan semua Risiko yang potensial dan diterapkan
terhadap semua unit/bagian/program/kegiatan mulai dari penyusunan rencana
25
strategis, penyusunan dan pelaksanaan program dan anggaran,
pertanggungjawaban dan monitoring dan evaluasi serta pelaporan.
1. Tujuan Manajemen Risiko
Tujuan manajemen risiko dalam pelayanan kesehatan, sebagai berikut:
a. Meminimalkan kemungkinan kejadian yang akan memiliki
konsekuensi negatif bagi konsumen/pasien, staf dan organisasi.
b. Meminimalkan risiko kematian, cidera dan/atau penyakit bagi
konsumen/pasien, karyawan dan orang lain sebagai akibat dari
pelayanan yang diberikan.
c. Meningkatkan hasil asuhan pasien.
d. Mengelola sumber daya secara efektif.
e. Mendukung kepatuhan terhadap regulasi/peraturan perundang-
undangan dan memastikan kelangsungan dan pengembangan
organisasi.
2. Faktor yang menentukan keberhasilan penerapan Manajemen Risiko
meliputi:
a. Komitmen pimpinan terhadap kebijakan, proses, dan rencana
tindakan.
b. Pihak yang ditetapkan untuk secara langsung bertanggung jawab guna
mengoordinasikan Proses Manajemen Risiko.
c. Kesadaran setiap pejabat dan/atau Pegawai di lingkungan
Kementerian terhadap prinsip Manajemen Risiko untuk menciptakan
kultur/ budaya yang tepat dan memahami manfaat yang dapat
diperoleh dari Manajemen Risiko yang efektif;
d. Kebijakan Manajemen Risiko yang merinci peranan dan tanggung
jawab dari unsur pimpinan dan staf pada setiap unit kerja;
e. Metodologi Manajemen Risiko yang menyeluruh;
f. Pelatihan tentang Manajemen Risiko untuk tujuan kepedulian Risiko
bagi seluruh pejabat dan/atau Pegawai; dan
g. Pemantauan yang terus menerus mengenai aktivitas pengendalian
Risiko.
26
3. Strategi penerapan Manajemen Risiko
Strategi penerapan menajemen di RSJ Prof. HB. Saanin Padang meliputi:
a. Melakukan penilaian Risiko dan pengendalian Risiko yang
mempunyai dampak negatif yang signifikan terhadap pencapaian
tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan;
b. Menyiapkan sarana dan prasarana yang meliputi sumber daya
manusia, infrastruktur, dan prosedur operasional standar;
c. Mengintegrasikan Manajemen Risiko dalam perencanaan,
pelaksanaan dan pertanggungjawaban program dan kegiatan untuk
mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
d. Melakukan pemantauan secara terus menerus untuk perbaikan pada
saat pelaksanaan, pertanggungjawaban, dan ataupun untuk bahan
perencanaan berikutnya.
4. Proses Manajemen Risiko
Proses manajemen risiko merupakan kegiatan kritikal dalam manajemen
risiko, karena merupakan penerapan daripada prinsip dan kerangka kerja yang
telah dibangun. Proses manajemen risiko di RSJ Prof. HB. Saanin Padang
terdiri dari tiga proses besar, yaitu:

Gambar 3. Proses Manajemen Risiko

a. Penetapan Konteks
Penetapan konteks bertujuan untuk mengidentifikasi dan
mengungkapkan sasaran organisasi, lingkungan dimana sasaran hendak

27
dicapai, stakeholders yang berkepentingan, dan keberagaman kriteria risiko,
dimana hal-hal ini akan membantu mengungkapkan dan menilai sifat dan
kompleksitas dari risiko. Di RSJ Prof.HB. Saanin Padang Terdapat enam
kategori risiko yang perlu ditentukan dalam penetapan konteks, yaitu:
a. Risiko terkait asuhan pasien
b. Risiko terkait staf medis/klinis
c. Risiko terkait karyawan
d. Risiko terkait properti
e. Risiko keuangan
f. Risiko lainnya
b. Identifikasi Risiko
Proses identifikasi risiko meliputi identifikasi semua kemungkinan
yang dapat berimbas secara negatif terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
Proses identifikasi risiko menelaah semua potensi sumber risiko baik yang
berasal dari sumber internal maupun sumber eksternal. Tujuan dari
identifikasi risiko adalah mendapatkan daftar dari semua skenario kerugian
dan /atau kehilangan kesempatan, serta potensi dampakyang timbul dari
sumber risiko tersebut.Pada masing-masing ruangan/unit di RSJ Prof.HB.
Saanin Padang memiliki daftar risiko yang nantinya akan dikumpulkan.
Daftar resiko dibuat dan dianalisis oleh masing-masing kabag.
c. Analisis Risiko
Analisis risiko dilakukan dengan melakukan perkiraan tingkat
kemungkinan dan besarnya dampak yang dapat terjadi. Alat bantu yang bisa
digunakan dalam mengidentifikasi risiko pada masing-masing unit di RSJ
Prof.HB. Saanin Padang yaitu:
1) Insiden/indikator keselamatan pasien
2) Insiden staf medis
3) Insiden K3
4) Hasil inspeksi/ronde fasilitas dan lingkungan RS
5) Hasil asesmen PPI
6) Keuangan RS
28
 7) Komplain, pengaduan, atau keluhan
8) Indikator kinerja/mutu
Derajat resiko dapat ditentukan dengan analisis matriks grading risiko
yang berdasarkan pada dampak dan probabilitasnya.
a. Dampak (Consequences)
Penilaian dampak/ akibat suatu insiden adalah seberapa berat akibat
yang dialami pasien mulai dari tidak ada cedera sampai meninggal.
b. Probabilitas/Frekuensi/Likelihood
Penilaian tingkat probabilitas/frekuensi risiko adalah seberapa
seringnya insiden tersebut terjadi.
Tabel 1. Penilaian Dampak Risiko

Tabel 2. Penilaian Probabilitas/Frekuensi

Penilaian Probabilitas/Frekuensi
Tingkat Risiko DESKRIPSI
1 Sangat jarang / Rare (> 5tahun/kali)
2 Jarang / Unlikely (> 2-5 tahun/kali)
3 Mungkin / Possible (1-2 tahun/kali)
4 Sering / Likely (beberapa kali/tahun)
5 Sangat sering / almost certain (tiap
minggu/bulan)

Setelah nilai Dampak dan Probabilitas diketahui, kemudian dimasukkan

dalam Tabel Matriks Grading Risiko untuk menghitung skor risiko dan
mencari warna bands risiko. Bands risiko adalah derajat risiko yang
29
 digambarkan dalam empat warna. Cara untuk menentukan skor risiko adalah
sebagai berikut:
a. Tetapkan nilai frekuensi
b. Tetapkan nilai dampak
c. Skor risiko didapat dengan mengalikan nilai dampak dan nilai
probabilitas
Skor Risiko = Dampak x Probabilitas

Sedangkan cara untuk menentukan warna bands risiko adalah dengan

melihat titik temu antara kolom nilai dampak dan baris nilai frekuensi. Akan
didapatkan kemungkinan empat warna bands sesuai dengan derajat risikonya,
yaitu biru (rendah), hijau (moderat), kuning (tinggi) dan merah (ekstrim).
Warna "bands" risiko akan menentukan investigasi yang akan dilakukan
sebagaimana tercantum dalam tabel 3, yaitu:
a. Bands biru dan hijau : Investigasi sederhana
b. Bands kuning dan merah : Investigasi Komprehensif / RCA
Warna Bands merupakan hasil pertemuan antara nilai dampak yang
diurut kebawah dan nilai probabilitas yang diurut kesamping kanan.

Tabel 3. Tindakan Sesuai Tingkat & Bands Risiko

1. Evaluasi Risiko

30
 Evaluasi risiko menetapkan tingkat risiko yang telah
teridentifikasi dan memperbandingkan dengan kriteria risiko yang
telah dibuat. Tingkat risiko ditetapkan berdasarkan hubungan dari
tingkat kemungkinan dan tingkat dampak sebagaimana terlihat dalam
tabel berikut :

Tabel 4. Hubungan Dampak dan Probabilitas Evaluasi Risiko

2. Pengelolaan Risiko
Pada tahap ini merumuskan rencana menangani risiko sisa secara
mendalam. Dalam banyak kasus, hampir tidak mungkin
menghilangkan semua risiko. Rencana penanganan risiko
dimaksudkan untuk:
a. Menghindari tindakan/transaksi tertentu (avoid);
b. Meminimalkan tingkat kemungkinan suatu risiko;
c. Menghilangkan atau mengurangi dampak risiko; atau
d. Memindahkan risiko.
Kelima proses besar tersebut didampingi oleh dua proses yaitu:
1. Komunikasi dan konsultasi

31
 Komunikasi dan konsultasi penting dalam mengidentifikasi para
pemilik risiko yaitu pihak yang bertanggung jawab dalam
implementasi risiko. Para pemilik risiko juga harus menyadari para
pihak yang terkait dengan rencana penanganan risiko, batasan dalam
penanganan risiko hingga kesiapan budget penanganan risiko.
Komunikasi penting dalam setiap tahapan menyangkut
perubahan risiko, penetapan prioritas risiko, penetapan asumsi risiko
hingga pelaporan risiko. Risiko yang telah diidentifikasi dan dinilai
dicatat dalam risk register. Risk register perlu ditandatangani para
pihak agar kesamaan persepsi lebih terjamin. Asumsi dan informasi
yang tercantum dalam risk register bersifat dinamis dan dapat
direvisi untuk setiap periode pelaporan.
2. Monitoring dan review
Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa implementasi
manajemen risiko telah berjalan sesuai dengan perencanaan yang
dilakukan. Hasil monitoring dan review juga dapat digunakan
sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan perbaikan terhadap
proses manajemen risiko.
3.6 Logistik Farmasi
Istilah manajemen logistik rumah sakit didefinisikan oleh Aditama (2003)
yaitu ilmu pengetahuan serta proses mengenai perencanaan dan penentuan
kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta
penghapusan material/alat-alat. Tujuan manajemen logistik adalah
menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah
yang tepat pada waktu dibutuhkan, keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi
dimana ia dibutuhkan, dan dengan total biaya yang terendah.
Penyelenggaraan logistic memberikan kegunaan (utility) waktu dan tempat.
Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu
kegiatan yang bersifat manajerial berupa pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dan kegiatan pelayanan farmasi
klinik. Kegiatan tersebut harus didukung oleh sumber daya manusia, sarana,
32
dan peralatan. Bentuk pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit.
Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan merupakan suatu
siklus kegiatan dari Instalasi Gudang Farmasi Rumah Sakit dalam
menyediakan obat, bahan obat, alat kesehatan, yang dimulai dari:
1. Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis sediaan farmasi,
alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan kebutuhan.
Pemilihan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan bahan medis habis
pakai ini berdasarkan:
1. Formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi.
2. Standar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
yang telah ditetapkan.
3. Pola penyakit.
4. Efektivitas dan keamanan.
5. Pengobatan berbasis bukti.
6. Mutu.
7. Harga.
8. Ketersediaan di pasaran
9. Formularium Rumah Sakit disusun mengacu kepada Formularium
Nasional.
10. Formularium Rumah Sakit merupakan daftar obat yang disepakati staf
medis fungsional, disusun oleh Tim Farmasi dan Terapi (TFT) yang
ditetapkan oleh Pimpinan Rumah Sakit.
11. Formularium Rumah Sakit harus tersedia untuk semua penulis resep,
pemberi obat, dan penyedia obat di Rumah Sakit.
2. Perencanaan
Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah
dan periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk
menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan
33
 efisien. Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan obat
dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan.
a. Dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain
1) konsumsi,
2) epidemiologi,
3) Kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi
b. Perencanaan perbekalan farmasi harus mempertimbangkan :
1) Anggaran yang tersedia
2) Penetapan prioritas
3) Sisa persediaan
4) Data pemakaian periode yang lalu
5) Waktu tunggu pemesanan
6) Rencana pengembangan
Pengadaan dapat dilakukan melalui:
1. Pembelian
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah:
a. Kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai, yang meliputi kriteria umum dan kriteria mutu obat
b. Persyaratan pemasok
c. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Pemantauan rencana
pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.
2. Produksi sediaan farmasi
Instalasi Farmasi Rumah Sakit dapat memproduksi sediaan tertentu
apabila:
a. Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran
b. Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri
c. Sediaan Farmasi dengan formula khusus
d. Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking
e. Sediaan Farmasi untuk penelitian

34
 f. Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat
baru (recenterparatus)
3. Sumbangan/dropping/hibah
4. Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap
penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai sumbangan/dropping/hibah.
3. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis,
spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam
kontrak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua
dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik.
Standar Operasional Prosedur penerimaan obat adalah:
a. Periksa keabsahan faktur meliputi nama dan alamat Pedagang Besar
Farmasi (PBF) serta tanda tangan penanggung jawab dan stempel PBF.
b. Mencocokkan faktur dengan obat yang datang meliputi jenis dan
jumlah serta nomor batch sediaan.
c. Memeriksa kondisi fisik obat meliputi kondisi wadah dan sediaan serta
tanggal kadaluwarsa. Bila rusak maka obat dikembalikan dan minta
diganti.
d. Setelah selesai diperiksa, faktur ditandatangani dan diberi tanggal serta
distempel. Faktur yang asli diserahkan kepada sales sedang salinan
faktur disimpan oleh apotek sebagai arsip.
e. Semua sediaan farmasi dan BMHP segera setelah diterima harus
segera disimpan dalam tempat penyimpanan sesuai standar.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
a. Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS), untuk bahan
berbahaya
b. Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai Certificate of Origin.
c. Sertifikat Analisa Produk.
d. Khusus vaksin dan enzim harus diperiksa cool box dan catatan
pemantauan suhu dalam perjalanan.
35
4. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara
dengan cara menempatkan sediaan farmasi dan BMHP yang diterima pada
tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat
merusak mutu obat.
Tujuan penyimpanan adalah untuk memelihara mutu sediaan farmasi,
menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab, menghindari
kehilangan dan pencurian, serta memudahkan pencarian dan pengawasan.
Aspek umum yang perlu diperhatikan:
a. Area penyimpanan obat di gudang dan satelit farmasi tidak boleh
dimasuki selain oleh petugas farmasi yang diberi kewenangan.
b. Area penyimpanan obat di ruang perawatan tidak boleh dimasuki
selain oleh petugas yang diberi kewenangan oleh kepala ruangan.
c. Sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai
dilindungi dari kehilangan atau pencurian di semua area rumah sakit,
misal diberi CCTV, penggunaan kartu stok dan akses terbatas untuk
Instalasi Farmasi.
d. Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan obat
diberi label yang secara jelas dapat dibaca, memuat nama, tanggal
pertama kemasan dibuka, tanggal kadaluwarsa dan peringatan khusus.
e. Obat yang dikeluarkan dari wadah asli, seperti sediaan injeksi yang
sudah dikemas dalam syringe harus diberi etiket: nama pasien dan
identitas lain (nomor rekam medik dan/atau tanggal lahir), tanggal
dibuka dan tanggal kedaluwarsa setelah dibuka.
f. Obat dan bahan kimia yang didistribusikan dengan pengemasan ulang
(repacking) harus diberikan etiket: nama, konsentrasi/kekuatan,
tanggal pengemasan dan beyond use date (BUD).
g. Tersedia rak/lemari dalam jumlah cukup untuk memuat sediaan
farmasi, alat kesehatan dan BMHP.
h. Jarak antara barang yang diletakkan di posisi tertinggi dengan langit-
langit minimal 50 cm.
36
i. Langit-langit tidak berpori dan tidak bocor
j. Tersedia pallet yang cukup untuk melindungi sediaan farmasi dari
kelembaban lantai.
Obat yang memerlukan kewaspadaan tinggi (high alert). Obat High
Alert adalah obat yang harus diwaspadai karena berdampak serius pada
keselamatan pasien jika terjadi kesalahan dalam penggunaannya.
Obat High Alert mencakup:
a. Obat risiko tinggi, yaitu sediaan farmasi dengan zat aktif yang akan
menimbulkan kematian atau kecacatan bila terjadi kesalahan (error)
dalam penggunaannya (contoh: insulin, heparin atau kemoterapeutik).
b. Obat yang terlihat mirip dan kedengarannya mirip (Nama Obat Rupa
dan Ucapan Mirip/NORUM, atau Look Alike Sound Alike/LASA)
c. Elektrolit konsentrat contoh: kalium klorida dengan konsentrasi sama
atau lebih dari 2 mEq/ml, kalium fosfat, natrium klorida dengan
konsentrasi lebih dari 0,9% dan magnesium sulfat injeksi dengan
konsentrasi 50% atau lebih.
d. Elektrolit konsentrasi tertentu, contoh: kalium klorida dengan
konsentrasi 1 mEq/ml, magnesium sulfat 20% dan 40%.
e. Elektrolit konsentrat dan elektrolit konsentrasi tertentu hanya tersedia
di Instalasi Farmasi/ Satelit Farmasi.
f. Elektrolit konsentrat dan elektrolit konsentrasi tertentu disimpan
dengan lokasi akses terbatas dan penandaan yang jelas untuk
menghindari kesalahan pengambilan dan penggunaan.
g. Penyimpanan obat LASA/NORUM tidak saling berdekatan dan diberi
label khusus sehingga petugas dapat lebih mewaspadai adanya obat
LASA/NORUM.
Obat Narkotika dan Psikotropika
a. Obat Narkotika dan Psikotropika masing-masing harus disimpan dalam
lemari yang terpisah, sesuai dengan ketentuan Perundang-undangan
yang berlaku.

37
 b. Obat narkotika disimpan dalam lemari dengan satu pintu dan dua jenis
kunci yang berbeda.

c. Harus ditetapkan seorang penanggung jawab terhadap lemari narkotika

dan psikotropika. Kunci lemari khusus dikuasai oleh Apoteker
penanggungjawab/Apoteker yang ditunjuk dan pegawai lain yang
dikuasakan.

d. Kunci lemari narkotika dan psikotropika tidak boleh dibiarkan

tergantung pada lemari.
Setiap pergantian shift harus dilakukan pemeriksaan stok dan serah
terima yang didokumentasikan.
5. Pendistribusian
Distribusi adalah kegiatan menyalurkan sediaan farmasi dan BMHP di
rumah sakit untuk pelayanan pasien dalam proses terapi baik pasien rawat
inap maupun rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis dan
BMHP.
Tujuan dari pendistribusian ini adalah:
Tersedianya sediaan farmasi dan BMHP di unit-unit pelayanan secara
tepat waktu, tepat jenis dan jumlah.
Distribusi sediaan farmasi dan BMHP dapat dilakukan dengan cara:
Sistem distribusi sentralisasi, yaitu distribusi dilakukan oleh Instalasi
Farmasi secara terpusat ke semua unit rawat inap di rumah sakit secara
keseluruhan.
Sistem distribusi desentralisasi, yaitu distribusi dilakukan oleh
beberapa depo/satelit yang merupakan cabang pelayanan di rumah sakit.
6. Pemusnahan dan pengembalian
Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai bila:
a. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu;
b. Telah kedaluwarsa;

38
 c. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan
kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan; dan/atau
d. Dicabut izin edarnya.
Pemusnahan yang dilakukan rumah sakit siti rahmah menggunakan
jasa pihak ketiga karena lokasi rumah sakit yang berada di sekitar rumah
penduduk dan kampus dapat mencemari udara sekitar.
Pengembalian obat dilakukan bila obat sudah hampir masuk expire
date, pengembalian obat dilakukan dengan cara mencari faktur
pemesanan obat yang sesuai dengan tempat distributor pemesanan.
Kemudian nanti pihak distributor yang akan memproses apakah obat
tersebut akan diganti dengan yang baru atau dana nya yang akan
dikembalikan.
7. Pelaporan
Dalam kegiatan pelaporan adapun laporan yang dibuat di RSJ. Jiwa
Prof. HB. Saanin Padang adalah:
a. Pelaporan internal, yang dilaporkan kepada manajemen apotek
berupa laporan pembelian, laporan penjualan, laporan stok opname,
dan lain-lain yang berhubungan dengan manajemen di RSI Siti
Rahmah.
b. Pelaporan eksternal yang ditujukan kepada piak lain yang
bersangkutan diluar lingkup atau manajemen RSI Siti Rahmah
seperti laporan narkotika dan psikotropika yang dilakukan secara
online setiap bulan melalui aplikasi yang dilaporkan kepada dinas
kesehatan kota padang, Provinsi, dan BPOM.

3.7 Satuan Pengawasan Internal

Satuan Pengawasan Intern (SPI) adalah penyelenggara salah satu unsur
pengendalian intern yang penting, yaitu merupakan aparat
pemeriksa/pengawas intern rumah sakit. Makna pengawasan ini meliputi
semua kegiatan baik yang bersifat medis maupun non medis/administratif,
namun karena untuk hal-hal yang bersifat medis tehnis sudah ditangani oleh
39
Komite Medik, maka tugas atau ruang lingkup tugas SPI hanya pada masalah
administratif manajerial.

A. Tugas Pokok SPI

Adapun tugas pokok Satuan Pengawasan Intern adalah melakukan
pengawasan terhadap pelaksanaan tugas semua satuan kerja, baik struktral,
fungsional maupun yang non struktural seperti pantia, tim dan sebagainya,
agar dapat bejalan sesuai dengan rencana dan peraturan perundangan yang
berlaku.
B. Fungsi SPI
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, SPI mempunyai fungsi
sebagai berikut:
1. Pemeriksaan, meliputi:
a. Pelaksaan kegitan operasonal, termasuk kegiatan pelayanan, namun
hanya aspek manajerial/administratif saja.
b. Penyelenggaraan Admnistrasi Umum seperti logistik, Perlengkapan,
Keskretariatan dan Perencanaan.
c. Pengelolaan kepegawaian
d. Pengelolaan Keuangan
2. Pemantauan terhadap pelaksanaan kegiatan.
3. Penilaian, Pengujian, dan Pengusutan terhadap laporan, baik yang
berasal dari satuan kerja/perorangan maupun dari masayrakat. Laporan
dari satuan kerja dapat bersifat reguler/rutin maupun insidentil.
C. Organisasi SPI
Kedudukan Satuan Pengawasan Internal adalah dibawah direktur dan
bertangung jawab lansung dibawah Direktur, dan dipimpin oleh seorang
Kepala, yaitu kepala Satuan Pengawasan Internal.Yang dibantu oleh
beberapa Pemeriksa dan petugas yang mengurusi Tata Usaha.
D. Hubungan Kerja

40
 Meskipun tugas pokok SPI adalah pengawasan, namun dalam
pelaksaannya tidak terlepas dari fungsi pembinaan dan yang terpenting
adalah bahwa kehadiran SPI adalah membantu memecahkan masalah
kearah peningkatan kinerja dan efisiensi. Dengan demikian maka sudah
sewajarnya bila SPI bertindak sebagai konsultan bagi obyek yang
diperiksa utuk maslah pelaksanaan tugas diluar medis tehnis.
E. Mekanisme Kerja
Ada dua program utama SPI, yaitu:
1. Program Pemeriksaan Rutin, yaitu pemeriksaan yang direncanakan
untuk kurun waktu satu tahun, yang dituangkan dalam bnetuk
rencana pemeriksaan tahunan, yang disahka Direktur.
2. Program Pemeriksaan Khusus, yaitu pemeriksaan diluar rencana,
yang bersifatnya mendadak atas perintah Direktur.

Dalam melakukan pemeriksaan, pemeriksa selalu membawa surat

tugas yang ditandatangani oleh Kepala Satuan Pengawasan Intern.
Meskipun pemeriksaan rutin itu terencana, namu pelaksanaanya dilakukan
secara mendadak, dalam arti obyek pemeriksaan tidak diberitahu terlebih
dahulu.
F. Laporan Hasil Pemeriksaan
Karena sifat pengawasan juga bermakna pembinaan, maka dalam
membuat Laporan Hasil Pemeriksaan, baik yang bersifat Rutin maupun
Khusus, harus mencakup:
1. Temuan, yaitu masalah yang ditemuai di lapangan yang menjelaskan
dan menguraikan penyimpangan yang terjadi.
2. Penyebab timbulnya masalah, agar diketahui pokok permasalahan serta
melibatkan siapa saja dalam penyimpangan yang terjadi
3. Akibat yang ditimbulkan dengan adanya masalah tersebut, serta
masalah apa saja yang akan terjadi jika hal itu tidak dipecahkan.
4. Saran pemecahan masalah, yaitu berupa saran tindak lanjut yang harus
dilaksanakan oleh pihak-pihak yang berkompeten dalam menangani

41
 masalah tersebut. Menguasai (bukan harus ahli) pengelolaan Keuangan
dan Perlengkapan serta Kepegawaian.
5. Memahami kegiatan operasional Pelayanan Medik

Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) diserahkan kepada Direktur dan

Wakil Direktur yang berkepentingan, untuk segera ditindak lanjuti secara
kedinasan sesuai kewenangan.
Dimasa mendatang untuk Rumah Sakit Pemerintah, LHP juga
ditembuskan ke Inspektorat Jenderal atau aparat pengawasan Pemerintah
Daerah setempat, hal ini dimaksudkan agar kegiatan SPI secara
keseluruhan akan terpanta dalam meningkatkan pengawasan intern
Departemen, selain juga dimaksudkan agar independensi SPI terjamin.
G. Personalisa SPI
Mengingat tugas SPI cukup berat maka petugas pemeriksa SPI harus
mempunyai klasifikasi sebagai berikut:
1. Minimal berpendidikan SI bidang kesehatan. Untuk yang non
kesehatan diutamakan dari Ekonomi/Akutansi, dan sudah
berpengalaman kerja di Rumah Sakit.
2. Rumah Sakit Mempunyai kredibilitas dan integritas yang cukup baik
3. Khusus untuk jabatan Kepala SPI, seyogyanya yang berpendidikan
bidang Kesehatan/Kedokteran dan telah mendapat pendidikan
tambahan atau berpengalaman dalam manejemen Rumah Sakit

3.8 Casemix
a. Definisi Casemix
Casemix merupakan sistem pembayaran kesehatan yang
berhubungan dengan mutu, pemerataan, dan keterjangkauan pelayanan
kesehatan. Permasalahannya masih tinggi biaya pelayanan kesehatan,
sehingga pemerintah melalui program casemix menetapkan standarisasi
biaya pelayanan kesehatan pada pasien Jamkesmas.
Menurut Department of Health, State of Western Australia (2011),
Casemix dapat merujuk pada campuran kasus (mix of cases) yang melipu
42
ti rentang dan jenis kasus dari pasien yang dilayani oleh rumah sakit atau
pelayanan kesehatan lainnya. Sistem Casemix membantu perencanaan da
n manajemen dari sistem pelayanan kesehatan.
Adapun definisi dari Sistem casemix menurut Peraturan Menteri Kes
ehatan RI Nomor 27 tahun 2014 adalah pengelompokan diagnosis dan pr
osedur dengan mengacu pada ciri klinis yang mirip/sama dan penggunaan
sumber daya/biaya perawatan yang mirip/sama, pengelompokan dilakuka
n dengan menggunakan software grouper.
1. Fungsi Pelayanan Casemix
Manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan kebijakan program
Casemix INA CBG’secara umum dapat dilihat dari sisi Medis
maupun Ekonomi. Dari segi medis, para klinisi dapat
mengembangkan perawatan pasien secara komprehensif, tetapi
langsung kepada penanganan penyakit yang diderita oleh
pasien.Secara ekonomi, dalam hal ini keuangan(costing) jadi lebih
efisien dan efektif dalam penganggaran biaya kesehatan.
2. Manfaat bagi pasien
a) Adanya kepastian dengan dalam pelayanan dengan prioritas
pengobatan berdasarkan derajat keparahan
b) Dengan adanya target lama hari rawat (length of stay) pasien
mendapatkan perhatian lebih dalam tindakan medis dari para
petugas rumah sakit
c) Pasien mendapatkan kualitas kesehatan yang lebih baik
d) Menerima sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis
pakai sesuaidengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku
e) Mengurangi pemeriksaan dan menggunakan alat medis yang
berlebihan olehtenaga medis sehingga resiko yang dihadapi
pasien.
3. Manfaat bagi Rumah Sakit
a) Rumah Sakit mendapat pembiayaan berdasarkan kepada beban
kerja sebenarnya
43
 b) Dapat meningkatkan mutu dan efisiensi pelayanan Rumah sakit
c) Bagi dokter atau klinisi dapat memberikan pengobatan yang tepat
untuk kualitas pelayanan lebih baik berdasarkan derajat
keparahan, meningkatkan komunikasi antar spesialis atau
multidisiplin ilmu agar perawatan dapat secara komprehensif serta
dapat memonitor QA (Quality assessment) dengan cara yang lebih
objektif.
d) Perencanaan budget anggaran pembiayaan dan belanja yang lebih
akurat.
e) Dapat untuk mengevaluasi kualitas pelayanan yang diberikan oleh
masing-masing klinisi.
f) Keadilan (equity) yang lebih baik dalam pengalokasian budget
anggaran.
g) Mendukung sistem perawatan pasien dengan menerapkan Clinical
Pathway.
Pelayanan Casemix RS. Jiwa Prof. HB. Saanin Padang
1. Rawat Jalan
a) Pengumpulan berkas
Pada RSJ Prof. HB. Saanin Padang, untuk melakukan entry
data klaim BPJS pasien rawat jalan harus dilakukan pengumpulan
berkas pertama sekali.
b) Cek data
Setelah berkas dikumpulkan maka selanjutnya dilakukan cek
data untuk memastikan kelengkapan berkas.
c) Coding
1) Menerima berkas billing dari bagian pemberkasan casemix
2) Melakukan input data pasien dan data pelayanan kedalam
program E - KLAIM INA-CBG’s
3) Melakukan input diagnosis kedalam program
4) INA-CBG’s menggunakan kode ICD sesuai dengan ICD-10

44
 5) Melakukan konsultasi dan meminta perbaikan resume kepada
DPJP apabila ditemukan diagnosis atau tindakan kedokteran
yang tertulis dalam resume pasien tidak sesuai dengan terapi,
hasil pemeriksaan penunjang.
d) Verivikasi
Verifikator Klaim Rawat Jalan :
1) Memeriksa soft copy pemeriksaan penunjang sesuai resume.
2) Memeriksa pemeriksaan yang ada di soft copy sesuai resume.
3) Menganalisa hasil grouper.
4) Finalisasi klaim
e) Pengajuan Klaim ke BPJS
2. Rawat Inap
a) Pengumpulan berkas
Pada RSJ Prof. HB. Saanin Padang, untuk melakukan entry
data klaim BPJS pasien rawat inap harus dilakukan pengumpulan
berkas pertama sekali.
b) Costing
1) Rekap keuangan
2) Menerima data dari Scaner
3) Mencocokkan data pasien
4) Melakukan scan
5) Menyerahkan ke Coding
c) Coding
1) Menerima file dari bagian coding
2) Melakukan input data pasien dan data pelayanan
3) Melakukan input diagnosis kedalam program
4) INA-CBG’s menggunakan kode ICD sesuai dengan ICD-10
5) Melakukan konsultasi dan meminta perbaikan resume kepada
DPJP apabila ditemukan diagnosis atau tindakan kedokteran
yang tertulis dalam resume pasien tidak sesuai dengan terapi,
hasil pemeriksaan penunjang.
45
 d) Verifikasi
Verifikatror Klaim Rawat Inap :
1) Memeriksa soft copy pemeriksaan penunjang sesuai resume.
2) Memeriksa pemeriksaan yang da di soft copy sesuai resume.
3) Menganalisa hasil grouper.
4) Finalisasi klaim
e) Pengajuan Klaim ke BPJS
3.8.1 Analisis Situasi
a. Sudah tersedianya komputer dan laptop dibagian casemix tetapi
ada yang rusak sehingga memperlambat kerja petugas casemix
contohnya: seperti terjadinya kerusakan komputer pada petugas
pencetak kwitansi. Sertatersedianya rak penyimpanan untuk
menyimpan berkas klaim BPJS pasien pada bagian casemix.
b. Telah dilakukan rekapitulasi kesalahan pengerjaan berkas klaim
yang dikembalikan, klaim yang tidak tertagih, dan besaran
piutang.
c. Ketidaksesuaian antara tanda tangan DPJP dengan cap stempel
dokter yang diberikan pada lembar resume medis pasien rawat
inap, ditemukan sebanyak 5% yang terjadi ketidaksesuaian ttd
DPJP dengan cap stempel dari 200 form resume medis pasien
yang ada setiap bulannya
d. Kesalahan dalam penempatan penulisan diagnosa utama dengan
diagnosa sekunder pada lembar SPBK, ditemukan sebanyak 5%
kesalahan penempatan penulisan diganosa pada lembar SPBK
dari 200 lembar SPBK pasien yang ada setiap bulannya
e. Tidak dituliskan jam visite DPJP yang bertanggung jawab pada
pasien rawat inap dilembar rekam medis, ditemukan sebanyak
15% yang tidak dituliskan jam visite DPJP dan perawat yang
bertanggung jawab dari 150 berkas yang ada setiap bulannya

46
f. Tidak adanya tanda tangan DPJP penyakit dalam pada lembar
konsul pasien, ditemukan sebanyak 25% yang tidak ada ttd DPJP
penyakit dalam dari 200 berkas pasien yang ada setiap bulannya
g. Tidak adanya konfirmasi antara jam masuk pasien ke rumah sakit
dan jam meninggal pasien di resume medis pasien, ditemukan
sebanyak 5% yang tidak ada konfirmasi jam masuk pasien dengan
jam meninggal pasien dari 200 berkas pasien yang ada setiap
bulannya
h. Adanya selisih tarif yang dituliskan pada lembar informed
consent contoh pasien yang dirawat di kelas A ingin pindah
kamar ke VIP atau ke tingkat yang lebih tinggi.
i. Tidak sesuainya tanggal pulang pasien pada billing berbeda
dengan surat keterangan pulang pasien, ditemukan sebanyak 15%
yang tidak sesuai tanggal pulang pasien dengan surat keterangan
pulang pasien dari 200 berkas yang setiap bulannya

47
 BPJS KESEHATAN CABANG PADANG
DATA KLAIM PENDING RANAP BULAN OKTOBER TAHUN 2022
DI RSJ. PROF. HB. SAANIN PADANG

Tabel 5. Data Klaim Pending Ranap Bulan Oktober

No No. SEP Tgl. SEP Tgl. Pulang No. Kartu Nama Biaya Ket
Peserta Pengajuan
1 0301R0020922V001577 20/9/2022 1/10/2022 1321578382 Krisdeny 6,332,400 Sesuaikan
kode
gabungan
DM dan
Ulkas di
E11.5
Lembar
konsul tidak
dittd oleh
dpjp penyakit
dalam
2 0301R0020922V001931 23/9/2022 14/10/2022 2290037073 Revi 6,332,400 Jawaban
konsul intern
tidak ada ttd
dpjp SpPD
3 0301R0020922V00011 3/10/2022 16/10/2022 2908801383 Yurnelis 7,598,900 Konfirmasi
diagnosa
syok
hipovolemic
pada pasien
apakah
dikonsul ke
SPPD, karena
tidak ada

48
 dalam catatan
konsul
4 0301R0020922V000166 4/10/2022 25/10/2022 277217662 Hamdan 6,332,400 Konfirmasi
diagnosa
hipokalemi
pada pasien
apakah
dikonsul ke
SPPD karena
tidak ada
dalam catatan
konsul
5 0301R0020922V000264 5/10/2022 19/10/2022 15581002 Zulkarnaini 12,491,500 Konfirmasi
diagnosa
hiperkalemi
pada pasien
apakah
dikonsul ke
SPPD karena
tidak ada
dalam catatan
konsul

49
 BPJS KESEHATAN CABANG PADANG
DATA KLAIM PENDING RANAP BULAN NOVEMBER TAHUN 2022
DI RSJ. PROF. HB. SAANIN PADANG

Tabel 6. Data Klaim Pending Ranap Bulan November

No No. SEP Tgl. SEP Tgl. Pulang No. Kartu Nama Biaya Ket
Peserta Pengajuan
1 0301R0020922V002361 31/10/2022 1/11/2022 1324107652 Edison 5,509,800 Konfirmasi
jam masuk
RS dan jam
meninggal

BPJS KESEHATAN CABANG PADANG

DATA KLAIM PENDING RANAP BULAN DESEMBER TAHUN 2022
DI RSJ. PROF. HB. SAANIN PADANG

Tabel 7. Data Klaim Pending Ranap Bulan Desember

No No. SEP Tgl. SEP Tgl. Pulang No. Kartu Nama Biaya Ket
Peserta Pengajuan
1 0301R0020922V001247 18/08/2021 20/12/2022 251332571 Amirhasan 19,211,600 Selisih Tarif
2 0301R0020922V00026 03/11/2022 17/12/2022 3112003798 Fitri 4,737,500 Lampirkan
penilaian
WHO DAS
3 0301R0020922V001871 23/11/2022 13/12/2022 280794328 Jasril 5,664,100 Konfirmasi
penatalaksan
aan S01.1
dan entrikan
kodenya
4 0301R0020922V002427 30/11/2022 20/12/2022 1684419388 Roza 6,332,400 Lengkapi
Triana berkas scan

50
 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisis Situasi

Analisis situasi merupakan tahap pengumpulan data yang ditempuh peneliti
sebelum merancang dan merencanakan program. Analisis situasi bertujuan untuk
mengumpulkan informasi mencakup jenis dan bentuk kegiatan, pihak atau publik
yang terlibat, tindakan dan strategi yang akan diambil, taktik, serta anggaran biaya
yang diperlukan dalam melaksanakan program. fokus perencanaan program,
mulai dari masalah kesehatan yang dihadapi, masalah ketersediaan sumber daya
keuangan dan fasilitas, hingga masalah yang terkait dengan pihak stakeholder
yang memiliki kepentingan terhadap program kesehatan.
Hasil analisis situasi ini sangat penting, untuk menemukan keterkaitan antar
masalah kesehatan dimasyarakat dengan layanan kesehatan yang disediakan oleh
provider (puskesmas, rumah sakit, dinkes). disamping itu juga melihat keterikatan
masing - masing sumber daya (resources) baik sdm, finansial, dan lainnya yang
bisa digunakan untuk memaksimalkan keberhasilan program. Berikut dijelaskan
analisis situasi dari bidang casemix pada RS. Jiwa Prof. HB. Saanin Padang
sebagai berikut:
a) Sudah tersedianya komputer dan laptop dibagian casemix tetapi ada yang rusak
sehingga memperlambat kerja petugas casemix contohnya: seperti terjadinya
kerusakan komputer pada petugas pencetak kwitansi. Serta kurang tersedianya
rak penyimpanan untuk menyimpan berkas klaim BPJS pasien pada bagian
casemix.
b) Ketidaksesuaian antara tanda tangan DPJP dengan cap stempel dokter,
ditemukan sebanyak 5% yang terjadi ketidaksesuaian ttd DPJP dengan cap
stempel dari 200 form resume medis pasien yang ada setiap bulannya
c) Kesalahan dalam penempatan penulisan diagnosa utama dengan diagnosa
sekunder, ditemukan sebanyak 5% kesalahan penempatan penulisan diganosa
pada lembar SPBK dari 200 lembar SPBK pasien yang ada setiap bulannya

51
d) Tidak dituliskan jam visite DPJP yang bertanggung jawab pada pasien rawat
inap, ditemukan sebanyak 15% yang tidak dituliskan jam visite DPJP dan
perawat yang bertanggung jawab dari 150 berkas yang ada setiap bulannya
e) Tidak adanya tanda tangan DPJP penyakit dalam, ditemukan sebanyak 25%
yang tidak ada ttd DPJP penyakit dalam dari 200 berkas pasien yang ada setiap
bulannya
f) Tidak adanya konfirmasi antara jam masuk pasien ke rumah sakit dan jam
meninggal pasien. ditemukan sebanyak 5% yang tidak ada konfirmasi jam
masuk pasien dengan jam meninggal pasien dari 200 berkas pasien yang ada
setiap bulannya
g) Adanya selisih tarif di informed consent
h) Tidak sesuainya tanggal pulang pasien pada billing, ditemukan sebanyak 15%
yang tidak sesuai tanggal pulang pasien dengan surat keterangan pulang pasien
dari 200 berkas yang setiap bulannya
4.2 Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah merupakan bagian dari proses penelitian yang dapat
dipahami sebagai suatu upaya untuk mendefinisikan masalah yang ada dan
membuat permasalahan tersebut dapat diukur dan diuji. Identifikasi masalah ini
adalah proses untuk menentukan apa saja yang menjadi bagian inti dari sebuah
penelitian Secara umum, identifikasi masalah terdiri dari 3 langkah yaitu:
a. Menemukan dan masalah yang ada (Problem).
b. Mengidentifikasi sumber permasalahan (Root cause).
c. Menciptakan kalimat isu/kalimat permasalahan (Problem Statement) yang
menjelaskan permasalahan yang sudah diidentifikasi.

Berikut identifikasi masalah di bagian casemix pada rawat inap di RS. Jiwa
Prof. HB. Saanin Padang sebagai berikut:
a. Kurang tersedianya fasilitas untuk melakukan tugas pegawai
i. Tersedia: dilengkapi dengan fasilitas yang cukup seperti: monitor, rak
penyimpanan atau rak arsip berkas rekam medis pasien.
ii. Tidak tersedia: tidak dilengkapi dengan fasilitas yang cukup.

52
b. Ketidaksesuaian antara tanda tangan DPJP dengan cap stempel dokter di
lembar resume medis pasien
i. Sesuai: ditandatangani oleh DPJP dengan cap stempel yang diberika
sudah sesuai
ii. Tidak sesuai : terjadinya pemalsuan tanda tangan DPJP
c. Kesalahan dalam penempatan penulisan diagnosa utama dengan diagnosa
sekunder di lembar SBPK.
i. Tepat: sesuai dengan penempatannya berdasarkan kode diagnosa ICD-
10/ICD-9
ii. Tidak tepat: tidak sesuai dengan penempatan penulisan diagnosanya
d. Tidak dituliskan jam visite DPJP yang bertanggung jawab pada pasien
rawat inap di lembar CPPT
i. Ada: dituliskan jam visite DPJP dan perawat
ii. Tidak ada: tidak dituliskannya jam visite DPJP dan perawat
e. Tidak adanya tanda tangan DPJP penyakit dalam
i. Ada: ditandatangani oleh DPJP penyakit dalam pada lembar konsul
pasien
ii. Tidak ada: tidak adanya tanda tangan DPJP penyakit dalam pada lembar
konsul pasien
f. Tidak adanya konfirmasi antara jam masuk pasien ke rumah sakit dan jam
meninggal pasien
i. Ada: terdapat konfirmasi antara jam masuk pasien dan jam meninggal
pasien
ii. Tidak ada: tidak ada terdapatr konfirmasi antara jam masuk pasien dan
jam meninggal pasien.
g. Adanya selisih tarif pada saat dilakukan pengklaiman berkas rawat inap
i. Ada: terdapat selisih tarif pada saat dilakukan pengklaiman berkas rawat
inap
ii. Tidak ada: tidak terdapat selisih tarif pada saat dilakukan pengklaiman
berkas rawat inap

53
 h. Tidak sesuainya tanggal pulang pasien pada billing dengan surat
keterangan pulang pasien
i. Sesuai: adanya kesesuaian tanggal pulang pasien dengan surat
keterangan pulang pasien
ii. Tidak sesuai: tidak adanya kesesuaian tanggal pulang pasien dengan
surat keterangan pulang pasien.

4.3 Penentuan Prioritas Masalah Menggunakan USG

Metode USG merupakan salah satu cara menetapkan urutan prioritas masalah
dengan metode teknik scoring. Proses untuk metode USG dilaksanakan dengan
memperhatikan urgensi dari masalah, keseriusan masalah yang dihadapi, serta
kemungkinan bekembangnya masalah tersebut semakin besar. Hal tersebut dapat
dijelaskan sebagai berikut:
1. Urgency atau urgensi, yaitu dilihat dari tersedianya waktu, mendesak atau
tidak masalah tersebut diselesaikan.
2. Seriousness atau tingkat keseriusan dari masalah, yakni dengan melihat
dampak masalah tersebut terhadap produktifitas kerja, pengaruh terhadap
keberhasilan, membahayakan system atau tidak.
3. Growth atau tingkat perkembangan masalah yakni apakah masalah tersebut
berkembang sedemikian rupa sehingga sulit untuk dicegah.
Berikut dibawah ini adalah prioritas masalah di bagian casemix pada RS.
Jiwa Prof. HB. Saanin Padang sebagai berikut:

Tabel 8. Metode USG

No Masalah U S G Total Rangking

1 Kurang tersedianya fasilitas komputer dan 3 4 3 10 6
rak penyimpanan di ruangan casemix
2 Tidak sesuai tanda tangan DPJP dengan cap 5 5 4 14 1
stempel di resume medis pasien
3 Kesalahan dalam penempatan penulisan 4 4 3 11 3
diagnosa penyakit di lembar SBPK
4 Tidak dituliskan jam visite DPJP di Rekam 3 3 4 10 7
Medis
5 Tidak adanya tanda tangan DPJP penyakit 4 4 4 12 2

54
 dalam di lembar konsul pasien
6 Tidak adanya konfirmasi antara jam masuk 3 3 3 9 8
pasien dan jam meninggal pasien di lembar
resume medis pasien pulang
7 Adanya selisih tarif 4 3 4 11 4
8 Tidak sesuainya tanggal pulang pasien 4 3 3 10 5
dengan surat keterangan pulang pasien

4.4 Diagram Fishbone

Untuk menentukan penyebab masalah prioritas terpilih diatas maka kelompok
menggunakan diagram tulang ikan (Fishbone) untuk membantu menemukan
penyebab masalah. Dapat dilihat pada bagan dibawah ini.

Gambar 4. Diagram Fishbone

55
 Material :
Man : Methode :
1. Dokter dan Perawat kurang 1. Penulisan Form Resume
SOP yang sudah ada
teliti dalam melakukan Medis Pasien kurang
tugasnya terhadap Form belum dijalankan jelas
Resume Medis Pasien pasien 2. Kurang tersedianya rak
dengan baik oleh
2. Petugas Casemix harus lebih untuk penyimpanan
kompeten terhadap form petugas berkas rekam medis
resume medis pasien pasien

Environment:
1. Kurangnya motivasi terhadap dokter,
perawat dan petugas petugas casemix
dalam bekerja
2. Kurangnya melakukan pendidikan dan
pelatihan terhadap dokter, perawat dan
petugas casemix dalam melakukan
pemahaman kerja
Money :
Keterlambatan dalam
mengembalikan form resume
medis ke bagian casemix dapat
56
mengakibatkan penundaan
pendapatan rumah sakit.
Analisis Kelengkapan
Form Resume Medis
Pasien pada rawat inap
di RS. Jiwa Prof. HB.
Saanin Padang

57
4.5 PDSA

Tabel 9. Metode PDSA

The Aim Kesesuaian tanda tangan DPJP dengan cap stempel pada form resume
medis pasien mencapai 90%
The Measure Melakukan kesesuaian pengisian tanda tangan DPJP dengan cap
stempel pada form resume medis pasien diatas 90%

The Change 1. Meningkatkan pengetahuan terhadap Dokter, Perawat dan Petugas

Casemix mengenai Form Resume Medis Pasien Rawat Inap
2. Membuat kebijakan standar dalam pengisian form Resume Medis
pasien

Plan Melakukan sosialisasi terhadap kelengkapan pengisian Form resume

medis pasien pulang oleh profesional pemberi asuhan (PPA) secara
lengkap dengan berdasarkan standar prosedur operasional (SOP).

Do Melakukan sosialisasi terhadap kelengkapan pengisian Form resume

medis pasien pulang dengan mempersiapkan TOR yang berkoordinasi
dengan bidang diklat.
Study Melihat hasil sosialisasi terhadap kelengkapan pengisian Form resume
medis pasien pulang yang telah dilakukan.
Act Selanjutnya melakukan evaluasi kembali terhadap rencana yang dibuat
dan mencari alternatif pemecahan masalah lain.

58
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan
1. Setelah melakasanakan kegiatan PKL di RS. Jiwa Prof. HB. Saanin
Padang, dari data yang didaptkan saat PKL ditemukan permasalahan
yang dijumpai pada form kelengkapan berkas rekam medis pasien rawat
inap terhadap kelancaran klaim BPJS dibidang casemix RS. Jiwa Prof.
HB. Saanin Padang.
2. Dari permasalahan pada kelengkapan form resume medis pasien rawat
inap terhadap kelancaran klaim BPJS kelompok menentukan prioritas
masalah yaitu tidak sesuai tanda tangan DPJP dengan cap stempel di
resume medis pasien.
3. Penyebab utama prioritas masalah dari segi sumber daya manusia adalah
dokter dan perawat kurang teliti dalam melakukan tugasnya terhadap
form resume medis pasien dan petugas casemix kurang kompeten
terhadap form resume medis pasien.
4. Untuk pemecahan masalah-masalah yaitu ada 3 tindakan perbaikan yang
dilaksanakan diantaranya:
a. Pihak rumah sakit melakukan sosialisasi mengenai pengisian form
resume medis pasien yang baik dan lengkap kepada petugas casemix,
dokter dan perawat.
b. Melakukan penelusuraan form Resume Medis diruang perawatan, dan
c. Perencanaan sosialisasi sudah ditahap pembuatan TOR.
5.2 Saran
1. Adanya kesadaran tinggi bagi petugas casemix, perawat dan dokter untuk
melengkapi berkas rekam medis secara baik dan benar.
2. Adanya kebijakan berupa pelatihan tentang pengisian form resume medis
pasien, sehingga tercapainya tujuan mengenai kelengkapan pengisian
resume medis pasien.

59
 DAFTAR PUSTAKA

Flores, Y. (2011). uu no 24 tahun 2011. Phys. Rev. E, 24.

http://ridum.umanizales.edu.co:8080/jspui/bitstream/6789/377/4/Mu�oz_Za
pata_Adriana_Patricia_Art�culo_2011.pdf

Gubernur, P., Barat, S., Organisasi, S., Dan, T., Serta, F., Kerja, T., Pelaksana, U.,
Daerah, T., & Sakit, R. (2021). Gubernur sumatera barat.

Kemenkes R.I. (2014). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 27 Tahun 2014

Tentang Petunjuk Teknis Sistem INA CBGs.

Kementerian Kesehatan. (2011). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor

1171/MENKES/PER/IV/2011. Perarturan Pedia, 1–38.
https://peraturanpedia.id/peraturan-menteri-kesehatan-nomor-1171-menkes-
per-iv-2011/

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2022). Panduan Layanan Peserta

Jaminan Kesehatan Nasional Kartu Indonesia Sehat (JKN-KIS). Riskedas
2018,3, 103-111. Kemenkes 2022, 3, 103–111.

Maharani, N., Deharja, A., Wijayanti, R. A., Setiawan, D., & Putra, H. (2022). J-
REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan ANALISIS FAKTOR
YANG BERHUBUNGAN DENGAN KELENGKAPAN RESUME MEDIS –
LITERATURE REVIEW J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi
Kesehatan. 3(2), 119–130.

Maimun, N., Natassa, J., Trisna, W. V., & Supriatin, Y. (2018). Pengaruh
Kompetensi Coder terhadap Keakuratan dan Ketepatan Pengkodean
Menggunakan ICD 10 di Rumah Sakit X Pekanbaru Tahun 2016.
KESMARS: Jurnal Kesehatan Masyarakat, Manajemen Dan Administrasi
Rumah Sakit, 1(1), 31–43. https://doi.org/10.31539/kesmars.v1i1.158

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia No.780/Menkes/Per/VIII/2008. In Penyelenggaraan
Pelayanan Radiologi.
60
 http://www.hukor.depkes.go.id/uploads/produk_hukum/PMK_No._85_ttg_P
ola_Tarif_Nasional_Rumah_Sakit_.pdf

Pardede, R. (2020). Kelengkapan Resume Medis Dan Keakuratan Kode Diagnosis

Klaim Bpjs Rawat Inap Di Rsup Dr. M. Djamil Padang, Indonesia. Jurnal
Kesehatan Medika Saintika, 11(2), 300.
https://doi.org/10.30633/jkms.v11i2.787

undang- undang no 44. (2009). 27(7), 1–5.

61
LAMPIRAN

62
Lampiran 1. Laporan Harian

63
Lampiran 2. Absensi Harian

64
Lampiran 3. Dokumentasi Kegiatan

1. Kegiatan orientasi dan serah terima Mahasiswa

65
2. Dokumentasi Kegiatan Mahasiswa

3. Dokumentasi Bimbingan

66
 4. Dokumentasi Pemateri

Lampiran 4. Peta Lokasi PKL

67
68
Lampiran 5. Link Youtube

69
Lampiran 6. Artikel Pengabdian

70