LAPORAN AKHIR

KEGIATAN BPPTN
DAN
LAPORAN TAHUNAN

UNIT ARSIP IPB

2016
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat
dan petunjuk-NYA sehingga Laporan Akhir Pelaksanaan Kegiatan Dana Bantuan
Pengembangan Perguruan Tinggi Negeri (BPPTN) dan Laporan Tahunan Unit Arsip IPB
Tahun 2016 ini dapat diselesaikan dengan baik sesuai jadwal yang ditetapkan.
Pada tahun ini buku Laporan Tahunan dijadikan satu dengan buku Laporan
Pelaksanaan Kegiatan BPPTN Unit Arsip 2016. Laporan tahunan diterbitkan dalam rangka
memenuhi pertanggungjawaban aktivitas dan program-program kerja Unit Arsip IPB yang
dilaksanakan selama kurang lebih setahun, sepanjang tahun 2016. Baik menggunakan dana
masyarakat (DM) dan dana operasional maupun dari dana proyek (BPPTN). Laporan ini
juga dapat dijadikan sebagai alat kendali atau alat penilaian kinerja Unit Arsip IPB dan
pegawai yang bekerja di unit ini.
Semoga laporan tahunan akhir ini dapat bermanfaat dan memberikan kontribusi positif
bagi peningkatan kinerja Unit Arsip khususnya dan IPB secara keseluruhan, menyangkut
kearsipan dan hal-hal yang berkaitan, bahkan dapat menjadi salah satu kontribusi kecil bagi
pengembangan sistem kearsipan nasional. Diharapkan penyelenggaraan kegiatan pengelolaan
dan pelayanan arsip di IPB secara bertahap dan berkesinambungan dapat lebih baik,
memenuhi standar nasional dan internasional dalam pengelolaan dan layanan arsip serta
sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sehingga dapat lebih bermanfaat bagi warga IPB dan
masyarakat pada umunya.
Tahun 2016 ini menjadi tahun istimewa bagi kami di Unit Arsip IPB, karena IPB
mendapat penghargaan dalam bidang kearsipan, yaitu ketika Rektor IPB diberi penghargaan
oleh Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI), karena komitmen Rektor IPB mengembangkan arsip
perguruan tinggi.
Saran dan kritik membangun untuk perbaikan laporan ini di masa yang akan datang
sangat diharapkan dari semua pihak. Untuk itu kami ucapkan terima kasih.

Bogor, Januari 2017

Kepala Unit Arsip IPB

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR i

DAFTAR ISI ii

1. PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang 1
B. Tujuan 2
C. Ruang Lingkup 2
D. Dasar Hukum 2
E. Visi, Misi, Mandat, Tugas dan Fungsi 3
F. Alur Arsip di IPB 4
G. Organisasi 6
2. PELAKSANAAN KEGIATAN 8
A. Kegiatan yang Dilaksanakan Menggunakan Dana
BPPTN 8
B. Kegiatan yang Dilaksanakan Menggunakan Dana
Operasional 8
C. Kegiatan Lainnya 8
D. Kegiatan per Bidang 9
a. Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip 9
b. Bidang Layanan Arsip dan pembinaan Kearsipan 12
c. Tata Usaha 20
3. ASPEK PENDANAAN 22
4. HASIL PELAKSANAAN KEGIATAN 22
5. PEMANFAATAN HASIL 25
6. HAMBATAN PELAKSANAAN DAN UPAYA
MENGATASINYA 26
7. RENCANA KEBERLANJUTAN 29
8. PENUTUP 30
9. LAMPIRAN OUTPUT PELAKSANAAN KEGIATAN 31

ii
 1. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sebagai salah satu unit kerja yang tergolong masih baru keberadaannya di
lingkungan IPB, dan sesuai dengan Peraturan Rektor No.13/IT3/PK/2012 tentang
Kebijakan Kearsipan IPB, maka Visi, Misi dan Tujuan didirikannya Unit Arsip IPB adalah
sebagai berikut.
Visi Arsip IPB adalah : Menjadi lembaga kearsipan perguruan tinggi bertaraf
internasional untuk dapat memberikan layanan kearsipan yang mendukung pelaksanaan tri
dharma perguruan tinggi IPB. Sedangkan misinya adalah : (1) Mendukung pelaksanaan
visi dan misi IPB; (2) Memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang
kearsipan; (3) Memberi layanan kearsipan kepada seluruh warga IPB dan masyarakat
umum secara efektif dan efisien sesuai dengan ketentuan yang berlaku; serta (4) Menjadi
jembatan sejarah masa lalu, masa kini dan masa depan IPB. Adapun Tugas dan fungsinya
adalah : (1) Menjadi pusat historis dari aktivitas IPB; (2) Melakukan pengelolaan arsip
yang bernilai guna tinggi bagi kepentingan IPB; (3) Menyediakan pelayanan informasi
untuk memudahkan pelaksanaan tri dharma IPB; (4) Menjadi pusat penyimpanan arsip
inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dan arsip statis
(permanen) IPB; serta (5) Menjadi pusat pembinaan kearsipan IPB.
Hal ini sejalan dengan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 tahun 2009, serta diperkuat oleh Kepmen Diknas Nomor 37 tahun 2006 tentang
Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas; Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan
Pendidikan Tinggi RI Nomor 51 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi; serta Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 24 tahun 2011 tentang Pengelolaan Arsip
Perguruan Tinggi. Sesuai dengan tugas dan fungsinya, maka Unit Arsip IPB harus
mengakuisisi, mengolah dan melayankan arsip inaktif dan arsip statis serta melakukan
pembinaan kearsipan di lingkungan IPB, baik pembinaan pengelolaan arsip di unit kerja
maupun pembinaan tenaga fungsional arsiparis dan tenaga pengelola arsip pada umumnya.
Hal ini dilakukan agar layanan kearsipan senantiasa prima dilakukan dan memuaskan para
pengguna arsip, baik sivitas akademika IPB maupun non sivitas IPB atau masyarakat luas.
Sesuai dengan perkembangan, maka Unit Arsip IPB kini bertugas pula untuk
mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi publik.

1
B. Tujuan
Tujuan diadakannya berbagai kegiatan dan program kearsipan sepanjang tahun
2016 agar Tugas dan Fungsi (Tusi) yang diemban oleh Unit Arsip IPB dapat dilaksanakan
dengan baik sesuai dengan visi dan misi unit kerja, yaitu melaksanakan pengelolaan dan
layanan kearsipan di lingkungan IPB, sesuai standar kearsipan yang didukung oleh
pedoman kerja dan POB tertulis, sehingga tercipta sistem layanan kearsipan yang
memuaskan semua pihak.

C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Unit Arsip IPB adalah mengumpulkan dan mengelola serta
melayankan Arsip Statis dan Arsip Inaktif yang terkait dengan IPB yang berumur diatas 10
tahun, serta melakukan pembinaan kearsipan baik SDM kearsipan, sistem kearsipan, dan
kelembagaan kearsipan serta tata naskah dinas di lingkungan IPB. Ke depan ruang lingkup
pekerjaan di unit ini akan dikembangkan sesuai dengan peraturan terbaru yaitu mencakup
pula kegiatan mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi publik.

D. Dasar Hukum
Dalam melaksanakan tugas dan kegiatan, Unit Arsip IPB senantiasa berlandaskan
undang-undang dan peraturan yang berlaku antara lain :
1) Undang-Undang No.43/2009 tentang Kearsipan;
2) Undang-Undang No.14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
3) Undang-Undang No. 11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
4) Peraturan Pemerintah No.28/2012 tentang Pelaksanaan UU No.43/2009 tentang
Kearsipan;
5) Kepmendiknas No.37/2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas;
6) Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI Nomor 20 tahun 2015
tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan
Pendidikan Tinggi; Junto Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi
RI Nomor 51 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian
Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi;
7) Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) No.24/2011 tentang
Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi;

2
8) Surat Edaran Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan No. 1320/A.P2/SE/2012
tentang Pengelolaan Arsip di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan;
9) Ketetapan Majelis Wali Amanat IPB No.125/MWA-IPB/2013 tentang Pengesahan
Struktur Organisasi IPB;
10) Peraturan Rektor IPB No.05/I3/HM/2010 tentang Pengelolaan Informasi Publik IPB;
11) Peraturan Rektor IPB No.13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan IPB;
12) Peraturan Rektor IPB No.14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip IPB;
13) Keputusan Rektor IPB No.20/IT3/OT/2014 tentang Struktur Organisasi Unit Arsip
IPB;
14) Peraturan Rektor IPB No.12/IT3/TU/2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di
Lingkungan IPB (sedang direvisi setelah keluarnya Peraturan Menteri Riset,
Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI Nomor 20 tahun 2015 tentang Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi).

E. Visi, Misi, Mandat, Tugas dan Fungsi

Visi dan Misi

Visi : Menjadi lembaga kearsipan perguruan tinggi bertaraf internasional untuk dapat
memberikan layanan kearsipan yang mendukung pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi
IPB.
Misi :
1) Mendukung pelaksanaan visi dan misi IPB;
2) Memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang kearsipan;
3) Memberi layanan kearsipan kepada seluruh warga IPB dan masyarakat umum secara
efektif dan efisien sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Mandat Unit Arsip
Mandat Rektor IPB yang diberikan kepada Unit Arsip IPB yang disampaikan dalam Pidato
Pelantikan Pejabat IPB pada hari Senin, tanggal 10 Februari 2014 adalah sebagai berikut:
“... untuk menjadi lembaga kearsipan bertaraf internasional guna mendukung
pelaksanaan tridharma perguruan tinggi IPB, memenuhi standar nasional dan
internasional dalam bidang kearsipan; serta memberi layanan kearsipan secara
efektif dan efisien sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Unit Arsip menjadi pusat
historis dari aktivitas IPB; sebagai pusat koordinasi manajemen kearsipan di

3
lingkungan IPB dan pusat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dan arsip statis (permanen) IPB; Menjadi
pusat acuan untuk standar dan pedoman kearsipan IPB; dan membantu melakukan
pembinaan profesi arsiparis di lingkungan IPB.”

Tugas dan Fungsi Unit Arsip

1) Menjadi pusat historis dari aktivitas IPB;
2) Melakukan pengelolaan arsip yang bernilai guna tinggi bagi kepentingan IPB;
3) Menyediakan pelayanan informasi untuk memudahkan pelaksanaan tri dharma IPB.
4) Menjadi pusat koordinasi manajemen kearsipan di lingkungan IPB;
5) Menjadi pusat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya
10 (sepuluh) tahun dan arsip statis (permanen) IPB;
6) Menjadi pusat acuan untuk standar dan pedoman kearsipan IPB;
7) Menjadi pusat konsultasi, pelatihan, dan bimbingan manajemen kearsipan IPB;
8) Menjadi koordinator pembinaan profesi arsiparis di lingkungan IPB.

Tugas dan Fungsi Masing-masing Bidang

Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip
1) Menyusun rencana akuisisi arsip;
2) Mengkoordinir kegiatan akuisisi arsip;
3) Menyusun rencana pengolahan arsip;
4) Mengkoordinir kegiatan pengolahan arsip;
5) Membantu kepala Unit Arsip dalam membuat laporan pelaksanaan program kerja
Unit Arsip IPB dalam Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip;

Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan

1) Menyusun rencana layanan arsip;

2) Mengkoordinir kegiatan layanan arsip;
3) Menyusun rencana pembinaan kearsipan;
4) Mengkoordinir kegiatan pembinaa kearsipan;
5) Membantu kepala Unit Arsip dalam membuat laporan pelaksanaan program kerja
Unit Arsip IPB dalam Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan IPB;

F. Alur Arsip di IPB

Arsip yang tercipta dan arsip yang diterima di IPB melalui alur siklus hidup sampai
menjadi arsip statis permanen atau musnah dapat digambarkan sebagaimana alur berikut.

4
Alur Tahap Pengelolaan Arsip Menuju ke Arsip Statis di Unit Arsip IPB

5
G. Organisasi
Unit Arsip IPB melaksanakan tugas menyusun, merencanakan, mengkoordinasikan,
melaksanakan, dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan dalam mengelola dan
mengembangkan arsip dan kearsipan IPB. Sejak tahun 2015 struktur organisasi Unit Arsip
IPB dilengkapi dengan dilantiknya Oman Suratman, S.Ag sebagai Kepala Tata Usaha Unit
Arsip berdasarkan Surat Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor
298/IT3/KP/2015 Tentang Pengangkatan Kepala Tata Usaha Unit Arsip IPB. Dengan
demikian kini struktur organisasi Unit Arsip IPB adalah sebagai berikut:

Kepala Unit
Arsip

Kepala Tata Usaha

Kepala Bidang Kepala Bidang

Akuisisi dan Pengolahan Layanan Arsip dan
Arsip Pembinaan Kearsipan

Personil lengkap Unit Arsip IPB adalah sebagai berikut:

Kepala Unit Arsip : Drs. B. Mustafa, M.Lib.
Kepala Tata Usaha : Oman Suratman, S.Ag.
Staf Tata Usaha : Sri Handini Suprihati, Siti Juhroh,
Gunawan, S.Ag, Ir. Anita
Handayani,
Andri Novandi, Mawardi
Kepala Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip : Dra. Sri Nooryani, MM
Staf Subbagian Akuisisi dan Pengolahan Arsip : Wartono, Roesdy Trijadhi, Dahlan,
Sudrajat
Kepala Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan: Ir. Setyo Edy Soesanto, S.Th.I, M.Pd
Staf Subbagian Akuisisi dan Pengolahan Arsip : Sunartin, Musahar Anwar SIP,
Ikhwan, Drs. Lugiana, Suhendar

6
7
 2. PELAKSANAAN KEGIATAN
Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi Unit Arsip IPB tersebut telah
dilakukan berbagai kegiatan dan program kearsipan dalam tahun 2016 yaitu:
1. Kegiatan yang Dilaksanakan Menggunakan Dana BPPTN
Kegiatan yang dilaksanakan menggunakan Dana BPPTN di Unit Arsip IPB selama tahun
2016 hanya dua yaitu: Kegiatan Pengembangan Layanan Kearsipan dan Kegiatan
Pengadaan Sarana Kearsipan. Rincian kegiatan diuraikan di bagian belakang laporan ini.

2. Kegiatan yang dilaksanakan menggunakan Dana Operasional

Beberapa kegiatan yang dilaksanakan di Unit Arsip IPB menggunakan Dana
Operasional yaitu:
1. Melaksanakan kegiatan operasional sehari-hari di unit kerja;
2. Melakukan pengolahan arsip statis dan inaktif diatas 10 tahun;
3. Memberikan layanan kearsipan bagi pengguna arsip di lingkungan IPB;
4. Melakukan pembinaan kearsipan di lingkungan IPB;
5. Melakukan pembinaan pejabat fungsional arsiparis di lingkungan IPB;
6. Memelihara sistem kearsipan yang sudah digunakan selama ini;
7. Melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana kearsipan;
8. Mengikuti Seminar, Workshop, Rakor, Raker dan Bimtek/Diklat kearsipan dan profesi
kearsipan yang dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau
instansi lain terkait;
9. Melanggan Cloud System di PT Telkom/ANRI dalam keikutsertaan serta partisipasi
aktif dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasinal (SIKN) dan Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional (JIKN);
10. Menerima kunjungan tamu-tamu rombongan studi banding kearsipan ke Unit Arsip
IPB;

3. Kegiatan Lainnya
Beberapa kegiatan lain yang dilaksanakan oleh Unit Arsip IPB dan kegiatan yang diikuti
oleh staf Unit Arsip IPB adalah:
1. Penambahan staf dari mutasi eks staf Biro Umum 1 (satu) orang dan 1 (satu) orang staf
kebersihan eks staf Departemen Ilmu Komputer menjadi staf Unit Arsip IPB;
2. Berpartisipasi dalam berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh IPB;

8
3. Bekerjasama dengan Direktorat Sumberdaya Manusia dalam melaksanakan Diklat
Tematik Dasar Kearsipan sebanyak 32 (tigapuluh dua) orang peserta dan Diklat
Pengangkatan Arsiparis Ahli sebanyak 18 (delapan belas) orang peserta;
4. Unit Arsip membantu dalam pengumpulan arsip dalam rangka penulisan Buku Sejarah
IPB Jilid 2;
5. Kepala Unit Arsip berpartisipasi sebagai penguji dalam kegiatan Ujian Dinas PNS IPB
Golongan II;
6. Membantu mengolah arsip dinamis (aktif dan inaktif) serta arsip statis beberapa unit
kerja di lingkungan IPB;
7. Ikut membantu dalam pelaksanaan proses pendidikan kearsipan di Program Diploma 4
Universitas Terbuka sebagai narasumber;
8. Menjadi narasumber dalam bimtek dan diklat kearsipan di beberapa instansio luar IPB,
yaitu antara lain Universitas Lampung (Unila);
9. Bekerjasama dengan Kantor Sekretariat Rektor dan Bidang Hukum Kantor Humas
menyusun dan merevisi Peraturan Rektor tentang Tata Naskah Dinas IPB beserta
lampirannya berupa Buku Pedoman Tata Naskah Dinas;

4. Kegiatan per Bidang

a. Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip

Tugas dan fungsi Bidang Akuisi dan Pengolahan Arsip yaitu menyusun,
merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan
dalam mengakuisisi dan mengolah arsip di tingkat IPB, serta membantu Kepala Unit Arsip
dalam membuat laporan dan pelaksanaan program kerja Unit Arsip IPB dalam bidang
Akuisisi dan Pengolahan Arsip. Bidang ini dipimpin oleh seorang kepala bidang yaitu
Dra. Sri Nooryani, MM (arsiparis pertama) dan dilaksanakan oleh empat orang staf yaitu
Wartono (arsiparis penyelia), Roesdy Trijahdi (arsiparis penyelia), Ikhwan (arsiparis
penyelia), dan Sudrajat.

Rencana Kegiatan Tahun 2016

Rencana kegiatan Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip adalah sebagai berikut:
1) Melaksanakan akuisisi arsip statis secara rutin dari unit kerja;
2) Melakukan pengolahan arsip statis yang diakuisisi dari unit kerja;

9
3) Membantu unit kerja dalam melakukan pemilahan dan pengolahan serta penataan
arsip dinamis berdasarkan permintaan;
4) Membantu unit kerja di lingkungan IPB dalam program penyusutan arsip;

Capaian Kegiatan Tahun 2016

Selama tahun 2016 telah berhasil dilakukan kegiatan sebagai berikut:
a) Akuisisi dan Pengolahan Arsip Statis
Pada tahun ini telah mengakuisisi arsip statis dari Prof. Dr. Ir. A.M. Satari berupa
sebanyak 465 ekseplar buku.

b) Pengolahan Arsip Statis

Pengolahan arsip statis yang diolah pada tahun 2016 adalah arsip statis dari Sekolah
Pascasarjana tahun 2001 – 2005 sebanyak 250 boks, dan mengolah arsip statis dari
Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan IPB sebanyak 78 boks (491
berkas).

c) Membantu Memilah, Mengolah, Menata Arsip Dinamis di unit kerja

No. Mengolah arsip unit kerja / Volume (berkas) Keterangan
pribadi
1. Biro Keuangan tahap 2 75 boks Arsip dinamis
2. Sekretariat WRAK 51 Boks Arsip dinamis
3. Sekretariat Rektor 20 boks Arsip dinamis
4. Prof. Dr. Ir Edy Guhardja* 20 boks Arsip statis
*) dalam rangka membantu Tim Penyusun Buku Sejarah IPB

Secara kumulatif selama tahun 2014 s/d 2016 telah dilakukan kegiatan akuisisi dan
pengolahan arsip sebagai berikut:

10
 DAFTAR AKUISISI ARSIP TAHUN 2014 S/D 2016
BERDASARKAN UNIT KERJA

JUMLAH
NO
UNIT KERJA 2014 2015 2016
Foto Tekstual Tekstual
1 Humas 135.941 - -
2 Faperta 1.128 15 -
3 FKH 62 17 -
4 FPIK 519 - -
5 FAPET 38 43 -
6 Fahutan 1.901 61 -
7 FATETA 20 152 -
8 FMIPA - 50 -
9 FEMA 14 17 -
10 FEM 11.988 43 -
11 Diploma 847 - -
12 Pascasarjana 234 1.926 -
13 Ditmawa 2.376 - -
14 MWA 800 -
15 Senat Akademik 1.749 - -
16 LPPM 2.337 - -
17 Dit AP 1.827 - -
18 Rektorat - 36 -
19 WRAK - - 491
20 Buku Prof. Satari - - 465
Jumlah 161.781 2360 956

DAFTAR AKUISISI ARSIP TAHUN 2014 S/D 2016

BERDASARKAN JENIS ARSIP
JUMLAH
Total
NO JENIS ARSIP 2014 2015 2016
(lembar) (berkas) (berkas)
1 Foto digital 161.781 - - 161.781
2 Arsip tekstual - 2.360 491 2.851
Jumlah 161.781 2.360 491 164.632

d) Membantu program penyusutan arsip di unit kerja

Selama tahun 2016 Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip tidak melakukan program
penyusutan arsip unit kerja, karena arsip yang ada di unit kerja masa retensinya
belum habis.

11
e) Penataan ulang boks arsip
Telah dilakukan penataan ulang boks arsip dan label-labelnya di depo arsip di ruang
depo baru (eks MKDU) sebanyak 120 meter lari arsip

f) Lain-lain
Pada tahun 2016 Bidang Akusisi dan Pengolahan arsip menerima tenaga kependidikan
dari Fakultas Kedokteran Hewan IPB, Sdr. Didi Syaeful Bahri untuk magang
pengolahan arsip inaktif selama 2 hari yaitu tanggal 31 Agustus s.d 1 September 2016.

g) Rencana Kegiatan tahun 2017

Rencana kegiatan Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip adalah sebagai berikut:
1) Melaksanakan akuisisi arsip statis secara rutin dari unit kerja;
2) Melakukan pengolahan arsip statis yang diakuisisi dari unit kerja;
3) Membantu unit kerja dalam melakukan pemilahan dan pengolahan serta penataan
arsip dinamis berdasarkan permintaan;
4) Membantu unit kerja dalam program pembentukan Record Center;

b. Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan

Tugas Pokok Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan yaitu menyusun
merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, mengevaluasi kegiatan-kegiatan dalam
kegiatan pelayanan arsip dan pembinaan kearsipan tingkat IPB dan membantu Kepala
Unit Arsip dalam membuat laporan dan pelaksanaan program kerja Unit Arsip IPB dalam
bidang layanan arsip dan pembinaan Kearsipan. Adapun fungsi Bidang Layanan Arsip dan
Pembinaan Kearsipan adalah mengelola layanan arsip dan mengelola pembinaan
kearsipan. Bidang ini dipimpin oleh seorang kepala bidang yaitu Ir. Setyo Edy Susanto,
S.Th.I. M.Pd.(arsiparis muda) dan dilaksanakan oleh empat orang staf yaitu Sunartin
(arsiparis penyelia), Mushahar Anwar, Dahlan (arsiparis penyelia) dan Drs. Lugiana.

Rencana Kegiatan Tahun 2016

Rencana kegiatan disusun berdasarkan hasil diskusi dengan pimpinan dan seluruh staf
bidang yaitu:
A. Program kerja layanan arsip
1. Penambahan data koleksi arsip dan pencocokan dengan fisiknya;

12
 2. Pemeriksaan fisik arsip statis dan inaktif 10 tahun ke atas;
3. Penggunaan software penelusuran arsip;
4. Penyediaan komputer untuk penelusuran arsip;
5. Pembenahan ruang layanan arsip;
6. Penambahan rak arsip.
B. Program kerja pembinaan kearsipan
1. Revisi daftar klasifikasi arsip;
2. Revisi jadwal retensi arsip;
3. Pemeriksaan kode unit di IPB;
4. Revisi panduan hak akses dan keamanan arsip;
5. Revisi Tata Naskah Dinas;
6. Pembinaan arsiparis (pemahaman, keterampilan, dan kenaikan pangkat)
7. Persiapan pembentukan Central File di departemen dan unit-unit;
8. Persiapan pembentukan Record Center di fakultas/lembaga dan rektorat;
9. Pembuatan dan pengisian konten web unit arsip.
10. Penambahan jumlah arsiparis.
11. Penerapan SIKS di Unit Arsip;
12. Penerapan SIKN di Unit Arsip;
13. Penambahan jumlah arsiparis IPB;
14. Pembuatan POB Bidang LAPK;
15. Revisi Daftar Arsiparis IPB;
16. Pembuatan Daftar Pengelola Arsip IPB.
17. Penambahan konten web Unit Arsip;

Capaian Kegiatan Tahun 2016

A. Program kerja layanan arsip
1. Inventarisasi data koleksi dan fisik arsip.
Pengumpulan data masih terus dilakukan dan akan dikelompokkan berdasarkan
waktu dan klasifikasinya. Adapun jenis dan jumlah arsip yang dimiliki saat ini
adalah sebagai berikut :

No Jenis Arsip Jumlah

1 Arsip Surat KHO 3209

13
 2 Arsip Laporan Penelitian 3656
3 Arsip Surat Direktorat Kemahasiswaan 9943
4 Arsip Gambar Proyek Pembangunan Gedung 8112
5 Personal file Pensiunan Dosen IPB 327
6 Personal file Pensiunan Tenaga Kependidikan IPB 232
7 Data ijazah dan transkrip mahasiswa S1 11800
8 Arsip ijazah dan transkrip mahasiswa S0 5600
9 Arsip DVD film kegiatan mengenai IPB 129
10 Jumlah arsiparis IPB 27
11 Arsip surat Direktorat PKHA 144
12 Arsip dokumen Direktorat Sarana dan Prasarana 1671
13 Buku koleksi di ruang rektor (Sekretaris Eksekutif) 2752
14 Arsip surat Direktorat Keuangan 1895
15 Arsip Peraturan Rektor IPB 2727
16 Arsip surat WRAK 864
17 Buku dari Sekretariat WRAK 827
18 Buku dari Sekretariat WRSP 926
19 Arsip album foto 163
20 Foto digital 161262
21 Arsip profesor dan orasi ilmiah 222
22 Arsip mahasiswa S2 Pascasarjana IPB tahun 2001 sd 2008 3435
23 Arsip mahasiswa S3 Pascasarjana IPB tahun 2001 sd 2008 936
24 Arsip Buku Koleksi Prof. Satari 465
JUMLAH 221324

2. Cek fisik arsip statis dan inaktif 10 tahun ke atas.

Pemeriksaan fisik arsip dimaksudkan untuk menyesuaikan antara data digital
dengan data fisiknya, dan baru dilakukan sebagian kecil saja, karena masih belum
sesuai antara data fisik dengan data digitalnya, meliputi arsip laporan penelitian,
buku-buku dari Sekretariat Eksekutif, buku-buku dari Sekretariat WRSB, buku-
buku dari Sekretariat WRAK, arsip pensiunan pegawai, dan arsip foto.

14
 3. Penerapan Software penelusuran Arsip (SIKD, SIKS, dan Winisis)
Software yang digunakan adalah microsoft Excel dan SIKD (Sistem Informasi
Kearsipan Dinamis), yang bisa digunakan untuk penelusuran arsip maupun
pengiriman surat digital. SIKD ini digunakan untuk layanan penelusuran arsip yang
masih dinamis saja, serta dikombinasikan dengan penelusuran arsip menggunakan
Winisis dan MS Excel.

4. Penyediaan komputer untuk penelusuran arsip

Untuk proses penelusuran koleksi arsip di ruang layanan diperlukan satu set
komputer yang telah terinstal dengan software penelusurannya. Untuk saat ini baru
ada satu komputer yang digunakan.

5. Pembenahan ruang layanan arsip

Ruang layanan arsip yang ada sudah cukup memadai dilihat dari segi luasan dan
kebutuhan pengguna. Pembenahan yang dilakukan meliputi posisi rak dan jenis
koleksi yang tersusun dalam rak.

6. Penambahan rak dan lemari arsip

Rak yang digunakan di ruang layanan telah bertambah dengan adanya rak khusus
untuk arsip kartografi serta rak-rak dan lemari arsip.

B. Program kerja pembinaan kearsipan

1. Revisi daftar klasifikasi arsip
Revisi daftar klasifikasi arsip belum selesai dilakukan, dan akan dilanjutkan pada
tahun 2017, yang terdiri atas klasifikasi substantif dan klasifikasi fasilitatif.
Klasifikasi substantif terdiri atas Pendidikan dan Pengajaran (PP), Kemahasiswaan
(KM), Penelitian (PN), Pengabdian kepada Masyarakat (PM), Tata Pamong
Perguruan Tinggi (DT), serta Data dan Informasi Akademik (AK). Klasifikasi
Fasilitatif terdiri atas : Hukum (HK), Organisasi dan Ketatalaksanaan (OT),
Kerjasama (KS), Hubungan Masyarakat (HM), Perencanaan (PR), Perlengkapan
(LK), Ketatausahaan (TU), Kerumahtanggaan (RT), Informatika/SIM/TIK (TI),
Pendidikan dan Pelatihan (DL), Pengkajian dan Pengembangan (PG), Pengawasan
(WS), Kepegawaian (KP), dan Keuangan (KU).

15
2. Revisi jadwal retensi arsip
Revisi jadwal retensi arsip (JRA) telah selesai dilaksanakan, meliputi pencantuman
retensi kuantitatif pada retensi yang masih kualitatif, serta penggantian keterangan
‘dinilai kembali’ menjadi keterangan ‘musnah’ atau ‘permanen’. Jadwal retensi
arsip ini belum disahkan oleh rektor karena masih dalam proses persetujuan dari
kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

3. Pemeriksaan kode unit di IPB

Pemeriksaan ulang kode seluruh unit di IPB dilakukan setiap tahun untuk
menyesuaikan bila terjadi perubahan organisasi IPB. Pemeriksaan telah selesai
dilakukan dengan Unit Arsip sebagai unit terakhir dengan kode IT3.46. Kode unit
ini dicantukan pula dalam tata naskah dinas, sebagai salah satu bagian kode yang
dicantumkan dalam nomor surat.

4. Revisi panduan hak akses dan keamanan arsip

Revisi panduan hak akses dan keamanan arsip masih terus dilakukan, dan akan
dilanjutkan pada tahun 2017, yang isinya meliputi penentuan siapa saja yang boleh
mengakses arsip serta penentuan jenis arsip apa saja yang terbuka untuk publik,
serta mengikuti pada perubahan yang dilakukan pada JRA.

5. Revisi tata naskah dinas

Tata naskah dinas dalam bentuk Peraturan Rektor nomor 12/IT3/TU/2014 sudah
selesai dilakukan sesuai dengan perubahan kementerian, melalui kerjasama antara
Unit Arsip, Sekretariat Rektor serta Kantor Hukum, Promosi dan Humas.
Diharapkan awal tahun 2017 Peraturan Rektornya akan terbit.

6. Penerapan SIKD di Unit Kerja

Penerapan SIKD dilakukan terbatas di Unit Arsip menggunaan server di DIDSI
(Direktorat Integrasi Data Sistem Informasi), ternyata SIKD tidak dapat menerima
arsip yang mundur waktunya, dan harus arsip yang sesuai waktunya (real time).
Input parameter SIKD meliputi data unit, kode klasifikasi, retensi arsip, dan
operator input. Data parameter yang sudah selesai diinput adalah data unit, kode
klasifikasi dan retensi arsip, sedangkan untuk operator input masih belum selesai
dan akan dilanjutkan pada tahun 2017.

16
7. Perancangan Record Center di Unit Arsip dan Rektorat
Record Center sudah diadakan di Unit Arsip yang fungsinya untuk menyimpan
arsip inaktif yang retensinya diatas 10 tahun. Namun untuk Record Center di
Rektorat masih belum dapat dilaksanakan karena terkendala terbatasnya tempat
dan sumberdaya manusianya.

8. Pembinaan arsiparis (pemahaman, keterampilan, dan kenaikan pangkat)

Bentuk pembinaan arsiparis diantaranya adalah pertemuan rutin seluruh arsiparis
setiap 4 bulan sekali, mengikuti magang di perguruan tinggi lain dan ANRI,
bimbingan teknis di ANRI, pelatihan internal, mengikuti workshop dan seminar.
Sedangkan untuk kenaikan pangkat arsiparis telah dilaksanakan bimbingan dan
bantuan penghitungan angka kredit, penyusunan bukti fisiknya, serta pemeriksaan
terhadap seluruh berkas sebelum dikirim ke Direktorat Sumberdaya Manusia.

9. Penerapan Central File di Unit Arsip

Untuk mendukung proses manajemen arsip dinamis diperlukan tempat
penyimpanan arsip dinamis yang disebut Central File dan terletak di setiap unit
kerja termasuk di Unit Arsip. Namun karena kendala tempat dan sumberdaya
manusia, maka di Unit Arsip masih digabungkan tempatnya di ruang Tata Usaha,
dan SDM nya masih dirangkap oleh pegawai TU.

10. Penambahan konten web Unit Arsip

Konten web Unit Arsip (arsip.ipb.ac.id) telah dilakukan penambahan terutama
tentang produk hukum berupa peraturan kepala ANRI maupun peraturan menteri,
baik dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi,
maupun dari Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

11. Penerapan SIKS di Unit Arsip

Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) di Unit Arsip telah dilaksanakan dengan
menggunakan server sistem cloud system dari Telkom bekerja sama dengan Arsip
Nasional Republik Indonesia.

17
12. Penerapan SIKN di Unit Arsip
Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) di Unit Arsip telah dilaksanakan
dengan menggunakan server sistem cloud system dari Telkom bekerja sama dengan
Arsip Nasional Republik Indonesia.

13. Penambahan jumlah arsiparis

Jumlah arsiparis untuk tahun 2016 tidak mengalami peningkatan sehingga totalnya
tetap berjumlah 27 orang. Proses penambahan arsiparis dilakukan dengan adanya
kebijakan inpassing (penyesuaian) untuk kategori arsiparis keterampilan, dan telah
didaftar sebanyak 3 orang. Namun karena prosesnya cukup lama maka ditahun
2016 belum keluar SK nya, dan diharapkan tahun 2017 sudah keluar SK nya,
sehingga jumlah akan bertambah 3 orang. Adapun komposisi arsiparis adalah
sebagai berikut :

No Uraian Jumlah
1. Arsiparis di Unit Arsip 9
2. Arsiparis diluar Unit Arsip 18
3. Arsiparis Tingkat Keterampilan 25
4. Arsiparis Tingkat Keahlian 2
5. Jumlah arsiparis 27

14. Pembuatan POB Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan

POB Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan belum dapat dilaksanakan
pada tahun 2016 dan akan dilaksankan pada tahun 2017.

15. Revisi Daftar Arsiparis IPB

Data arsiparis IPB telah direvisi berupa satu tabel dengan kolom: No, Nama, NIP,
Kepangkatan (Pangkat, Golongan, TMT), Jabatan Fungsional (Jabatan, TMT1,
TMT 2, TMT Pemeliharaan), dan Angka Kredit Terakhir.

16. Pembuatan Daftar Pengelola Arsip IPB

Daftar Pengelola Arsip IPB belum dapat disusun pada tahun 2016 dan akan
dilaksanakan pada tahun 2017 bekerjasama dengan Sekretariat Rektor.

18
Hambatan dan Solusi
A. Hambatan
Beberapa hambatan yang ada diantaranya adalah:
1. Web unit arsip belum berjalan dengan baik sehingga proses promosi agak terhambat
terutama untuk promosi keluar IPB;
2. Aliran arsip dari unit pencipta arsip belum berjalan dengan baik, hal ini karena
masih banyak unit yang masih ingin menyimpan arsipnya sendiri, serta
pemusnahan arsipnya belum sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan;
3. Masih banyaknya pengelola arsip yang menyimpan arsipnya dengan sistem surat
masuk dan surat keluar, sehingga menyulitkan dalam penyusutannya.

B. Solusi
Solusi dari hambatan yang ada diantaranya adalah :
1. Menghubungi pihak DIDSI (Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi) agar
web Unit Arsip dapat tayang melalui server IPB sehingga dapat tayang dengan baik
dan tinggal mengisi kontennya;
2. Mengadakan bimbingan teknik dan pelatihan-pelatihan kearsipan tentang tata
naskah dinas, pemberkasan, penyusutan serta sosialisasi tentang klasifikasi arsip
dan jadwal retensi arsip;
3. Mengadakan pertemuan rutin arsiparis yang lebih sering.

Rencana Kegiatan Tahun 2017

A. Program kerja layanan arsip
1. Inventarisasi data koleksi dan fisik arsip;
2. Cek Fisik arsip statis dan inaktif 10 tahun keatas;
3. Penerapan Software penelusuran Arsip (SIKD, SIKS, dan SIKN/JIKN);
4. Penyediaan Hardware penelusuran Arsip;
5. Pembenahan Ruang layanan;
6. Penambahan Rak Arsip.

B Program kerja pembinaan kearsipan

1. Revisi Daftar Klasifikasi Arsip;
2. Revisi Jadwal Retensi Arsip;

19
 3. Peningkatan tupoksi Tim Penilai Arsiparis di IPB;
4. Revisi Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip;
5. Revisi Tata Naskah Dinas dan kode unit di IPB;
6. Penerapan SIKD di Unit Arsip;
7. Perancangan Record Center di Unit Arsip dan Rektorat;
8. Pembinaan Arsiparis (4 kali pertemuan);
9. Pemantauan perkembangan pangkat dan jabatan arsiparis;
10. Penambahan konten web Unit Arsip;
11. Penerapan SIKS dan SIKN di Unit Arsip;
12. Penyelenggaraan diklat teknis dan diklat pengangkatan arsiparis
13. Penambahan jumlah arsiparis IPB (minimal 8 orang);
14. Pembuatan POB Bidang LAPK (minimal 3 POB);
15. Revisi Daftar Arsiparis IPB;
16. Pembuatan Daftar Pengelola Arsip IPB;
17. Pengiriman peserta diklat/workshop/seminar

c. Tata Usaha
Kesekretariatan dan Persuratan
Kegiatan kesekretariatan dan persuratan di Unit Arsip sudah dilakukan sesuai dengan
standar dan peraturan pengelolaan arsip. Beberapa unit kerja sudah belajar di Unit
Arsip bagaimana cara mengelola arsip dinamis dan arsip statis.

SDM
SDM Kearsipan di Unit Arsip ada sebanyak 19 orang. Sedangkan yang berstatus
pejabat fungsional arsiparis hanya sembilan orang yaitu 2 orang arsiparis tingkat ahli
dan tujuh orang arsiparis tingkat terampil.

Sedangkan untuk tingkat IPB, SDM Fungsional Arsiparis dan pengelola arsip IPB saat
ini belum memadai jumlah dan kualitasnya. Jumlah arsiparis terampil adalah 25 orang
dan arsiparis ahli hanya dua orang. Dalam waktu tiga tahun ke depan, delapan orang
arsiparis arsiparis terampil akan pensiun, dan belum ada lagi penambahan arsiparis
fungsional. Data Arsiparis Fungsional terlampir. Diklat pengangkatan arsiparis ahli
sudah dilaksanakan bekerja sama dengan Direktorat SDM dan Pusdiklat ANRI pada

20
tahun 2016. Diharapkan dari diklat tersebut dapat diangkat arsiparis fungsional
tingkat ahli setidaknya delapan orang.

Unit Arsip juga selalu melaksanakan kegiatan pembinaan kesehatan staf melalui
kegiatan olahraga rutin ringan di dalam lingkungan kampus IPB bagi staf setiap hari
Jumat sekaligus memperkenalkan keberadaan Unit Arsip di IPB;

Kunjungan ke Unit Arsip

Selama tahun 2016 Unit Arsip menerima kunjungan dari berbagai pihak untuk
melakukan studi banding atau melaksanakan kegiatan magang dan Prakerin siswa
dalam bidang persuratan dan kearsipan. Daftar kunjungan ke Unit Arsip IPB
terlampir.

Sarana dan Prasarana seta Pemeliharaan

Dalam tahun 2016 Unit Arsip telah mengadakan peralatan kearsipan melalui dana
BPPTN dengan nilai sebesar Rp. 96.450.000,-. Selain itu menggunakan Dana
Operasional telah diadakan satu unit komputer desktop dan satu unit printer berwarna.
Daftar Inventaris Peralatan Kearsipan terlampir. Selain itu telah dilakukan kegiatan
pengecatan dinding tembok di ruang lantai dasar, pemasangan krei di ruang lantai
bawah, reparasi AC.

Kegiatan lain yang dilakukan adalah pembuatan seragam kerja staf dan pembuatan
Kalender Unit Arsip IPB; Selain itu Unit Arsip juga membantu pengelolaan Ruang
Training Direktorat SDM

Pertambahan Ruang Arsip

Pada tahun 2016 Unit Arsip mendapat tambahan ruang untuk pengolahan dan depo
arsip, yaitu ruang eks MKDU di Gedung Perpustakaan Lantai Dasar dengan luas
keseluruhan adalah 324,80 M2, yang akan digunakan sebagai ruang kerja pengolahan
arsip, ruang staf, depo arsip, dapur, mushollah, dan toilet.

21
 3. ASPEK PENDANAAN
Dalam hal aspek pendanaan dapat dilaporkan sebagai berikut:
A. Kegiatan yang menggunakan Dana BPPTN
Dana yang digunakan untuk beberapa kegiatan yang berasal dari Dana BPPTN adalah
sebagai berikut:
No. Kegiatan Waktu Biaya (Rp.)
1. Pengembangan Layanan November s/d Desember 20.000.000,-
Kearsipan 2016
2. Pengadaan Sarana Kearsipan Oktober s/d Desember 2016 96.450.000,-

B. Kegiatan yang menggunakan Dana Operasional

Dana Operasional yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sehari-hari di Unit Arsip
IPB adalah sebesar Rp. 70.925.485,- dari alokasi pagu anggaran sebesar Rp. 70.928.270,-

C. Kegiatan lainnya
Beberapa kegiatan lain yang dilaksanakan tidak menggunakan dana dari Unit Arsip IPB
melainkan menggunakan dana dari Unit Kerja lain di lingkungan IPB yaitu Direktorat
Sumber Daya Manusia dan Kantor Sekretariat Rektor.

4. HASIL PELAKSANAAN KEGIATAN

Hasil yang dicapai setelah melaksanakan kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:
A. Kegiatan yang didanai oleh BPPTN:
Setelah kedua kegiatan tersebut dilaksanakan hasilnya adalah sebagai berikut:
a. Pengembangan Layanan Kearsipan
No. Uraian Kegiatan Volume (berkas) Keterangan
1. Penerbitan dan Penyebaran Brosur 2500 eks. Terdiri atas 5 judul
Kearsipan brosur @ 500
eksemplar
2. Penerbitan dan Penyebaran Booklet 40 eks.
Kearsipan
3. Pencetakan Map Unit Arsip 200 eks.
4. Pembuatan Panel Kearsipan 2 unit

22
 b. Pengadaan Sarana Kearsipan
No. Uraian Volume
Pengadaan lemari peta/kartografi
1. Plan File Alba PF-360, 6 laci, ukuran A0, Ukuran: 5 Unit
H830xW1300 xD 990
Pengadaan Lemari Arsip
2. VIP V602 Lemari Sliding Kaca 2 pintu, tebal 0,6mm, 5 Unit
1830x900x450, buah, plat 0,6mm
Lemari gambar gantung
3. L52A-Vertical; Double Elephant, Size (WxDxH): 2 Unit
915x508x1321 mm
4. Rak arsip
P100xL40xT200Cm, Tebal siku tiang 1 mm, Ukuran siku 4x6, 38 Unit
tebal nampan rak 0,8 mm, tiang siku tanpa sambungan

B. Kegiatan yang didanai oleh Dana Operasional

Melaksanakan berbagai kegiatan yang menggunakan dana operasional yaitu antara lain
sebagai berikut:
1. Mengikuti Seminar, Workshop, Rakor, Raker dan Diklat kearsipan dan profesi
kearsipan yang dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau
instansi lain terkait;
2. Melakukan pembinaan kearsipan beberapa unit kerja di lingkungan IPB;
3. Melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana kearsipan;
4. Melakukan pembinaan pejabat fungsional arsiparis di lingkungan IPB;
5. Memelihara sistem kearsipan yang sudah digunakan selama ini;
6. Melanggan Cloud System di PT Telkom/ANRI dalam keikutsertaan serta partisipasi
aktif dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasinal (SIKN) dan Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional (JIKN);
7. Melaksanakan kegiatan operasional sehari-hari di unit kerja;
8. Memberikan layanan kearsipan bagi pengguna arsip di lingkungan IPB;
9. Menerima rombongan tamu kunjungan studi banding kearsipan ke Unit Arsip IPB;
10. Menerima mahasiswa PKL dari UHAMKA Jakarta;
11. Menerima siswa magang prakerin dari SMK sekitar kampus IPB;
12. Mengolah arsip Sekretariat Rektor;
13. Bekerjasama dengan Direktorat Sumberdaya Manusia IPB dan Pusdiklat ANRI
melaksanakan Diklat Tematik Persuratan dan Kearsipan untuk 32 orang arsiparis dan
pengelola arsip di lingkungan IPB selama 32 jam tanggal 11 April sampai dengan 06

23
 Juni 2016 dengan silabus dari Pusdiklat ANRI serta narasumber dari Pusdiklat ANRI
ditambah narasumber dari Unit Arsip IPB;
14. Bekerjasama dengan Direktorat Sumberdaya Manusia IPB dan Pusdiklat ANRI
melaksanakan Diklat Pengangkatan Arsiparis Ahli selama 285 jam tanggal 11 April
sampai dengan 24 Juli 2016 dengan silabus dari Pusdiklat ANRI serta narasumber dari
Pusdiklat ANRI ditambah narasumber dari Unit Arsip IPB;
15. Menjadi anggota tim penguji Ujian Dinas Golongan II PNS IPB;
16. Menugaskan Drs. B. Mustafa, M.Lib sebagai Juri Pegawai Berprestasi tingkat IPB
untuk kategori Arsiparis;

17. Menjadi tempat praktek prakerin siswa (Praketek Kerja Industri) siswa dari SMK
Pelita Ciampea, SMK Pandu 2 Cibungbulang, dan SMK Informatika dan
Telekomunikasi Bogor. Daftar peserta prakerin siswa di unit Arsip tahun 2016
terlampir;
18. Menerima sejumlah rombongan tamu kunjungan studi banding dari Unit Arsip luar
IPB. Daftar peserta kunjungan tamu riombongan studi banding ke Unit Arsip tahun
2016 terlampir;
19. Menjadi tempat penelitian kearsipan oleh mahasiswa Universitas Hamka (UHAMKA)
Jakarta;
20. Menugaskan Drs. B. Mustafa, M.Lib untuk menjadi narasumber dalam workshop
Pengembangan Kearsipan Perguruan Tinggi dengan topik Pengelolaan Arsip
Perguruan Tinggi di Universitas Lampung (UNILA) Lampung;
21. Menugaskan Drs. B. Mustafa, M.Lib untuk menjadi narasumber dalam workshop
Pengembangan Kearsipan Perguruan Tinggi dengan topik Otomasi Pengelolaan Arsip
Perguruan Tinggi di Universitas Lampung (UNILA) Lampung;
22. Menungaskan Drs. B. Mustafa, M.Lib dan Ir. Setyo Edy Soesanto, S.Th.I, M.Pd untuk
menjadi pesertra Bimtek dan Sertifikasi Calon Tim Penilai Arsiparis Fungsional yang
dilaksanakan oleh Kemenristek Dikti dbekerja sama dengan ANRI di Jakarta;
23. Mengikuti Seleksi Tendik Berprestasi tingkat IPB tahun 2016, dengan peserta adalah
Ir. Anita Handayani yang memperoleh prestasi predikat Juara 1 tingkat IPB;
24. Mengirimkan Ir. Setyo Edy Soesanto, S.Th.I, M.Pd mengikuti Lomba Arsiparis
Teladan Tingkat Nasional yang diselenggarakan oleh ANRI Jakarta dan mendapat
predikat Juara 3;

24
25. Mengikutkan Dra. Sri Nooryani sebagai peserta kegiatan Bimbingan Teknis
Pengawasan Kearsipan di ANRI Jakarta;
26. Mengikutkan Dra. Sri Nooryani sebagai pesarta dalam kegiatan Internalisasi tentang
Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis dan Standar Kualitas Hasil Kerja Jabatan
Fungsional Arsiparis di ANRI Jakarta;
27. Menugaskan Dra. Sri Nooryani untuk Mengajar Diklat Tematik Kearsipan untuk topik
"Pola Klasifikasi" yang diselenggarakan oleh Direktorat SDM IPB untuk lingkungan
IPB;
28. Menugaskan Dra. Sri Nooryani untuk Mengajar Diklat Tematik Kearsipan untuk topik
"Pengelolaan Arsip Inaktif" yang diselenggarakan oleh Direktorat SDM IPB untuk
lingkungan IPB;
29. Menugaskan Dra. Sri Nooryani untuk Mengajar Diklat Tematik Kearsipan untuk topik
"Akuisisi Arsip Statis" yang diselenggarakan oleh Direktorat SDM IPB untuk
lingkungan IPB;

5. PEMANFAATAN HASIL
Setelah melaksanakan kegiatan tersebut diatas maka hasilnya dapat dimanfaatkan sebagai
berikut:
1. Media berupa brosur, booklet, map arsip serta panel-panel informasi kearsipan kiranya
dapat menjadi media promosi keberadaan dan manfaat Unit Arsip di lingkungan IPB
dan lebih luas lagi dapat dikenal oleh masyarakat luas.
2. Unit Arsip dapat bekerja sama dengan unit kerja lain di lingkungan IPB untuk lebih
memperkenalkan keberadaan dan manfaat Unit Arsip di IPB dan untuk masyarakat
pada umumnya.
3. Unit Arsip IPB dapat bekerja sama dengan instansi lain terkait di luar IPB secara
nasional sehingga keberadaan Unit Arsip IPB dapat lebih dikenal;
4. Instrumen pengelolaan arsip dan persuratan berupa pedoman yang telah tersusun
kiranya dapat digunakan sebagai acuan pengelolaan persuratan dan arsip secara standar
dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
5. Sarana dan peralatan kearsipan yang sudah diadakan dan dimanfaatkan diharapkan
dapat lebih meningkatkan mutu pengelolaan dan pelayanan kearsipan di IPB;
6. Dengan mengikuti berbagai kegiatan berupa seminar/workshop/rakor/diklat/bimtek/
magang, maka arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan IPB dapat mempunyai

25
 wawasan dan pengetahuan serta keterampilan dalam bidang kearsipan dan pengelolaan
serta pelayanan arsip yang standar, modern serta sesuai dengan ketentuan yang
berlaku;
7. Dengan ikut sertanya staf Unit Arsip IPB dalam berbagai kegiatan kearsipan skala
nasional terutama sebagai narasumber atau sebagai peserta maka Unit Arsip secara
khusus dan IPB pada umumnya mempunyai reputasi yang baik dalam bidang ini secara
nasional;

6. HAMBATAN PELAKSANAAN DAN UPAYA MENGATASINYA

Beberapa hambatan dalam melaksanakan kegiatan yang direncanakan serta kegiatan yang
sudah dilaksanakan adalah sebagai berikut:
1. Nama Unit Arsip maupun manfaat langsung arsip belum merata dikenal oleh
berbagai pihak, terutama stakeholder di lingkungan IPB. Masih perlu perjuangan
panjang, terus menerus dan konsisten untuk memperkenalkan berupa advokasi dan
promosi keberadaan dan manfaat arsip bagi semua kalangan;
2. Trust atau “Kepercayaan” dari bebagai kalangan terutama pihak pemilik arsip
untuk menitipkan arsipnya di Unit Arsip IPB belum merata dimiliki oleh banyak
kalangan, sehingga menyulitkan dalam kegiatan akuisisi arsip; Perlu promosi dan
advokasi manfaat dan keberadaan Unit Arsip IPB sebagai pusat penyimpanan
arsip statis dan arsip inaktif yang berumur diatas 10 tahun. Untuk itu Unit Arsip
IPB perlu dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang memadai untuk
melaksanakan tugas-tugas tersebut;
3. Keterbatasan SDM yang handal baik dari segi jumlah maupun kualifikasi serta
kualitas masih jauh dari ideal untuk mengelola arsip secara modern dan
profesional dengan jumlah arsiparis tingkat terampil hanya 25 orang dan arsipars
tingkat ahli hanya dua orang untuk melayani sekitar 140 lebih unit kerja di
lingkungan IPB yang sudah mempunyai banyak sekali arsip dari puluhan tahun
lalu yang sama sekali belum diolah dengan cara standar sesuai pertauran yang
berlaku; Dalam waktu tiga tahun ke depan akan segera pensiun 10 orang arsiparis
terampil;

26
 4. Keterbatasan ruangan penyimpanan arsip yang semakin hari semakin banyak
jumlahnya setelah diakuisisi dari unit kerja merupakan persoalan besar yang sudah
dirasakan saat ini; Perlu segera menambah ruang penyimpanan arsip statis dan
arsip inaktif yang saat ini sudah tidak tertampung dalam ruangan yang ada;
5. Instrumen dan SOP serta peraturan-peraturan yang mendukung kearsipan IPB
belum lengkap dimiliki, sehingga ruang gerak pengembangan arsip belum leluasa;
Perlu dibuat lagi dan direvisi beberapa peraturan tentang kearsipan dalam lingkup
IPB dan SOP untuk melengkapai SOP yang sudah ada;
6. Keterbatasan dana dan semakin berkurangnya dana (dana operasional hanya 72
juta dalam satu tahun sedangkan tahun 2015 sebelumnya berjumlah 100 juta
rupiah dan dana BPPTN hanya sekitar 110 juta dalam satu tahun yang sebelumnya
tahun 2015 sebesar 200 juta rupiah) juga tidak bisa dipungkiri sangat membatasi
ruang gerak pengembangan kearsipan di IPB pada tahun 2016. Sehubungan
dengan itu di masa datang diharapkan dana operasional maupun dana
program/kegiatan kearsipan dapat lebih ditingkatkan.

Tantangan Unit Arsip IPB

Tantangan ke depan kearsipan di IPB adalah terkait SDM, ruangan dan depo arsip,
sarana dan prasarana kearsipan, khasanah arsip yang tersebar dan trust dari unit kerja
untuk menyerahkan arsipnya ke Unt Arsip.

1) SDM
Kondisi SDM Kearsipan di IPB saat ini belum memadai dan belum mecukupi
kebutuhan. Dengan jumlah unit kerja di lingkungan IPB sebanyak lebih dari 140 unit
kerja, yang terdiri dari fakultas, departemen, lembaga dan pusat-pusat, direktorat dan
kantor-kantor serta unit penunjang, namun hanya terdapat 25 orang arsiparis fungsional
tingkat terampil dan dua orang arsiparis fungsional tingkat ahli. Bahkan dalam waktu tiga
tahun, ada sepuluh orang tenaga fungsional arsiparis tingkat terampil yang akan pensiun.
Daftar lengkap kondisi fungsional arsiparis IPB dapat dilihat pada lampiran buku laporan
tahunan ini. Idealnya setiap unit kerja terdapat satu tenaga fungsional arsiparis. Sehingga
masih dibutuhkan sekitar lebih dari 100 lagi tambahan tenaga fungsional arsiparis, serta
masih dibutuhkan tambahan 10 arsiparis tingkat ahli.

27
2) Ruangan Depo Arsip
Depo penyimpanan arsip IPB merupakan hal lain yang juga menjadi kendala saat ini.
Saat ini Unit Arsip IPB belum mempunyai depo arsip secara khusus dan memadai luasnya
untuk menyimpan sejumlah besar arsip yang ada dan akan terkumpul. Beberapa unit kerja
sudah mau menitipkan atau menyerahkan arsipnya ke Unit Arsip, namun Unit Arsip
sendiri belum punya ruang depo penyimpanan arsip yang memadai untuk menyimpan arsip
tersebut. Gedung arsip di Jalan Bungur Kampus Darmaga IPB saat ini diisi dengan
koleksi arsip peta kartografi dan koleksi gambar-gambar proyek pembangunan gedung di
IPB. Namun gedung ini belum dilengkapi dengan sarana lemari penyimpanan peta yang
memadai. Selain itu pengelolaannya masih dibawah Direktorat Sarpras.

3) Arsip yang tersebar

Banyak sekali arsip statis dan inaktif yang berumur diatas 10 tahun yang tersimpan
tersebar di berbagai tempat tanpa pengelolaan yang baik sesuai dengan aturan yang
berlaku dan tidak disimpan secara khusus sehingga bercampur-baur dengan barang-barang
lain yang nonarsip. Arsip-arsip tersebut perlu didata dan dikelola dengan sistem yang baik
agar dapat terselamatkan dan dapat dilayankan dengan baik secara terpadu.

4) Trust
Trust atau kepercayaan unit kerja dan warga IPB pada umumnya masih kurang untuk
menyerahkan dan menyimpan arsip statis dan arsip inaktifnya ke lembaga kearsipan yang
telah dibentuk di IPB yaitu Unit Arsip. Hal ini antara lain disebabkan karena masih
kurangnya sosialisasi atas tupoksi Unit Arsip IPB.

5) Sarana dan prasarana kearsipan

Unit Arsip IPB belum mempunyai sarana dan prasarana kearsipan yang memadai
untuk melakukan pengelolaan dan layanan arsip. Bahkan sampai saat ini kebanyakan
peralatan yang digunakan adalah pinjaman inventaris milik Perpustakaan IPB. Pada tahun
2016 ada tambahan beberapa peralatan namun masih sangat kurang dibandingkan dengan
kebutuhan. Sebagian dari peralatan tersebut diserahkan ke Record Center di beberapa
fakultas. Daftar penambahan peralatan dan daftar peralatan yang diserahkan ke Record
Center terlampir.

28
 7. RENCANA KEBERLANJUTAN
Dalam rangka keberlanjutan kegiatan dan layanan kearsipan di Unit Arsip IPB, hal-hal
berikut perlu dilakukan:
1. Perlu segera disusun Grand Design Pengembangan dan Penyelenggaraan Kearsipan
IPB yang dapat menjadi Blue Print dan Road Map program-program pengembangan
dan penyelenggaraan Kearsipan di IPB ke depan;
2. Perlu segera menambah jumlah SDM kearsipan dan meningkatkan kualitas SDM yang
sudah ada. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk mempercepat penambahan
SDM kearsipan adalah dengan melaksanakan Diklat Pengangkatan Arsiparis Terampil
dan Arsiparis Ahli yang dilaksanakan di dalam IPB dengan bekerja sama dengan
Direktorat SDM IPB dan Pusdiklat ANRI, karena harus menggunakan Kurikulum dan
Modul Standar yang sudah dibuat oleh ANRI serta atas bantuan instruktur kompeten
dari ANRI;
3. Perlu penambahan dana operasional dan dana BPPTN untuk melaksanakan program-
program dan kegiatan yang sangat diperlukan dalam pengelolaan dan penyelenggaraan
kearsipan yang modern dan profesional sesuai standar kearsipan;
4. Perlu dan sangat mendesak penambahan ruangan penyimpanan (depo arsip) dan
pengolahan serta layanan arsip yang sudah sangat terbatas;

Dalam tahun 2017 setidaknya direncanakan dan diharapkan disetujui akan dilaksanakan
kegiatan berikut dengan menggunakan dana BPPTN dan DM yaitu:
1. Promosi dan pengembangan layanan kearsipan;
2. Pembuatan SOP Kearsipan;
3. Pemusnahan arsip;
4. Penyusunan buku pedoman Grand Design Kearsipan IPB;
5. Mengikuti Seminar/Magang/Rakor/Workshop Kearsipan;
6. Serta berbagai kegiatan kearsipan lain yang mungkin dilaksanakan dengan
menggunakan dana dan kemampuan yang ada misalnya : pemeliharaan website dan
konten website, Lomba Kearsipan Unit Kerja; Mengikuti Pemilihan Arsiparis
Berprestasi tingkat IPB dan Tingkat Nasional, melaksanakan seminar dan sebagainya.

Rencana Kegiatan Berdasarkan SIMAKER IPB

29
 Berdasarkan matriks pada SIMAKER IPB, rencana kegiatan Unit Arsip hanya
terdapat pada kolom berikut:

E133 Persentase kenaikan jabatan fungsional Capaian usulan DUPAK tendik fungsional 2,00
tertentu tenaga kependidikan tertentu yang disetujui

Jumlah Tendik Fungsional Tertentu 7,00

% kenaikan jabatan fungsional tertentu tenaga 28,57

kependidikan

E134 Rata-rata jumlah pelatihan yang diikuti Capaian Jumlah Pelatihan yang diikuti Tendik 1,00
oleh tenaga kependidikan

Capaian Jumlah Pelatihan bagi Tendik 1,00

Rata-rata capaian jumlah pelatihan yang 1,00
diikuti oleh tenaga kependidikan

Dalam rangka mengukur capaian dari akuisisi dan layanan arsip dan terintegrasi
dengan SIMAKER IPB, Unit Arsip IPB mengusulkan untuk menambahkan pada
MATRIKS SIMAKER IPB kolom berikut:

Dxxx Jumlah arsip statis yang diakuisisi Capaian jumlah arsip statis yang diakuisisi

Dxxx Jumlah arsip statis yang digunakan Capaian jumlah arsip statis yang digunakan

8. PENUTUP
Seluruh kegiatan dan program yang direncanakan dan dilaksanakan oleh Unit Arsip
IPB sepanjang tahun 2016 telah dituangkan dalam buku Laporan Akhir Unit Arsip IPB
tahun 2016 ini, yang tahun ini digabung menjadi satu buku dengan Laporan Pelaksanaan
Kegiatan Bantuan Pengembangan Perguruan Tinggi Negeri (BPPTN). Secara garis besar
program kegiatan dikelompokkan menjadi program dan kegiatan yang dilaksanakan
menggunakan dana dari BPPTN, program kegiatan yang dilaksanakan menggunakan dana
operasional dari Dana Masyarakat (DM) serta kegiatan lain yang dikerjakan berdasarkan
kerjasama dengan unit kerja lain. Laporan tahunan ini diterbitkan dalam rangka
memenuhi pertanggungjawaban aktivitas dan program-program kerja Unit Arsip IPB yang
dilaksanakan selama kurang lebih setahun, sepanjang tahun 2016. Laporan ini juga dapat

30
dijadikan sebagai alat kendali atau alat penilaian kinerja Unit Arsip IPB dan pegawai yang
bekerja di unit ini.
Semoga laporan ini dapat bermanfaat dan memberikan kontribusi positif bagi
peningkatan kinerja Unit Arsip khususnya dan IPB secara keseluruhan, bahkan dapat
menjadi salah satu kontribusi kecil bagi pengembangan sistem kearsipan nasional.
Diharapkan penyelenggaraan kegiatan pengelolaan dan pelayanan arsip di IPB secara
bertahap dan berkesinambungan dapat lebih baik, memenuhi standar nasional dan
internasional dalam pengelolaan dan layanan arsip serta sesuai dengan peraturan yang
berlaku. Sehingga dapat lebih bermanfaat bagi warga IPB dan masyarakat pada umunya.

9. LAMPIRAN OUTPUT PELAKSANAAN KEGIATAN

Lampiran 1 : DATA ARSIPARIS DI LINGKUNGAN IPB TAHUN 2016

No Nama/NIP Unit Kerja Pangkat/ Gol/ Jabatan/ Tahun

TMT TMT Mulai
Pensiun
1. Ir. Setyo Edy Susanto, UNIT ARSIP Penata Tk I/IIId/2009 Arsiparis Muda 2025
S.Th.I Agustus 2014
196711221993031003
2 Sri Handini Suprihati UNIT ARSIP PenataTk. I/IIId/2013 Arsiparis Penyelia 2020
196201141982112001 2013
3 Wartono UNIT ARSIP Penata/IIId/2014 Arsiparis Penyelia 2017
195912151987031002 2014
4 Ikhwan UNIT ARSIP Penata/IIIc/2013 Arsiparis Penyelia 2022
196402251985031001 2013
5 Siti Juhroh UNIT ARSIP Penata/IIIc/2013 Arsiparis Penyelia 2023
196502081986022001 2014
6 Sunartin UNIT ARSIP Penata/IIIc/2013 Arsiparis Penyelia 2013
196504241986032001 2013
7 Roesdi Trijadhi UNIT ARSIP Penata/IIIc/2013 Arsiparis Penyelia 2022
196410041989031001 2013
8 Dahlan UNIT ARSIP Penata Muda Tk. I Arsiparis 2021
196309161985031003 /IIIb/2008 Pelaksana
Lanjutan 2008
9 Minarni DIT. MAWA Penata Tk.I/IIId/2013 Arsiparis Penyelia 2023
196503151987022002 2014
10 RE. Mawardi Direktorat Penata Muda Tk I Arsiparis 2018
196002081989021002 SDM /IIIb/2009 Pelaksana
Lanjutan 2008
11 Suwarni Dep.t. PSP- Penata/IIIc/2011 Arsiparis Penyelia 2019
196108171981032002 FPIK 2011
12 Dian Hartatiati Direktorat Penata/IIIc/2011 Arsiparis Penyelia 2022
196408101987032001 SDM 2011
13 Encep Supriatna FPIK Penata Muda Tk. I Arsiparis 2026
196807021990031002 /IIIb/2011 Pelaksana

31
 Lanjutan 2011
14 Acep Haerul Yunus Fateta Penata Muda Tk. I Arsiparis 2019
196102201981031001 /IIIb/20013 Pelaksana
Lanjutan 2013
15 Siti Rustini YTSL, Faperta Penata Muda Tk. I Arsiparis 2022
196407171987022001 /IIIb/2008 Pelaksana
Lanjutan 2008
16 Agus Ridwan Fahutan Penata Muda Tk. I Arsiparis 2022
196408231987031002 /IIIb/2004 Pelaksana
Lanjutan 2008
17 Siti Sofah DPT Faperta Penata/IIIc/2013 Arsiparis Penyelia 2023
196503031986032002 2013
18 Suparman ITSL- Faperta Penata Muda Tk. I Arsiparis 2018
196001021981031007 /IIIb/2001 Pelaksana
Lanjutan 2008
19 Mansyur FMIPA Pengatur Tk. I Arsiparis 2020
196206291987021001 /IId/2004 Pelaksana 2008
20 Lina Meliantina Fahutan DHH Penata Muda / Arsiparis 2029
197105201993032001 IIIa/2005 Pelaksana
Lanjutan 2008
21 Soelarsih / DMNH/Fahut Penata/IIIc/2013 Arsiparis Penyelia 2020
196202041987032001 an 2013
22 Titin Martini DKSHE Penata/IIIc/2013 Arsiparis Penyelia 2018
196005031983032001 Fahutan 2013
23 Karna SPS Penata/IIIc/2013 Arsiparis Penyelia 2018
196003171986031001 2013
24 Satriyadi Fapet Penata Muda Tk. I Arsiparis 2024
1966611221987031001 /IIIb/2007 Pelaksana
Lanjutan 2008
25 Tuti Yuneliah DITSL Penata Muda Tk. I Arsiparis 2019
196106301981032001 Faperta /IIIb/2009 Pelaksana
Lanjutan 2009
26 Miniarsih DAH Faperta Penata Muda Tk. I Arsiparis 2023
196509181987022001 /IIIb/2007 Pelaksana
Lanjutan 2009
27 Dra. Sri Nooryani Unit Arsip Penata Tk. I Arsiparis Pertama 2025
196701141993032001 IPB III/d

Lampiran 2 : DAFTAR INVENTARIS PENGADAAN BPPTN 2016

No. Uraian Volume

Lemari peta/kartografi
1. Plan File Alba PF-360, 6 laci, ukuran A0, Ukuran: H830xW1300 5 Unit
xD 990
Lemari Arsip
2. VIP V602 Lemari Sliding Kaca 2 pintu, tebal 0,6mm, 5 Unit
1830x900x450, buah, plat 0,6mm
Lemari gambar gantung
3. L52A-Vertical; Double Elephant, Size (WxDxH): 915x508x1321 2 Unit
mm
4. Rak arsip
P100xL40xT200Cm, Tebal siku tiang 1 mm, Ukuran siku 4x6, tebal 38 Unit
nampan rak 0,8 mm, tiang siku tanpa sambungan

32
Lampiran 3 : DAFTAR NAMA SEKOLAH YANG PKL DI UNIT ARSIP 2016

No. Nama Sekolah Tanggal Keterangan

1. SMK PELITA CIAMPEA 5 Januari s/d 5 April
18 April s/d 17 Juni 4 (empat) angkatan
20 Juni s/d 16 September masing-masing
19 September s/d 30 6 (enam) orang
Desember
2. SMK PANDU 2 KAB. BOGOR 4 Januari s/d 4 Maret 1 angkatan/ 5 orang
3. SMK INFORMATIKA dan 28 September s/d 28
TELEKOMUNIKASI Nopember 1 angkatan/ 3 orang

Lampiran 4 : DAFTAR TAMU ROMBONGAN STUDI BANDING KE UNIT

ARSIP 2016

No. Tanggal Asal Instansi Jumlah

1. 22 Januari Telkom University Bandung 2 orang
2 16 Juli Arsip Universitas UPI Bandung 5 orang
3. Agustus s/d Dosen Muda Dikti 10 orang
November 2016
4. 16 Novemebr Direktorat jendral Minyak dan Gas 45 orang
Bumi Jakarta

33