Dokumen

Tugas 2
MATA KULIAH OTOMASI DALAM KEARSIPAN
1. Perusahaan X menyediakan informasi dan penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif

guna masa depan. Pada suatu kasus yang berhubungan dengan hukum, Perusahaan X
berusaha untuk melindungi posisinya dengan menunjukkan bukti dan akuntabilitas
kinerjanya. Sehingga dalam praktiknya, Perusahaan X memiliki harus komponen utama
yang berhubungan dengan input, proses dan output dalam kegiatan pengarsipannya.
Oleh karena itu, pilar atau dasar terpenting dalam pengembangan kearsipan bagi
perusahaan tersebut salah satunya berhubungan dengan suprastruktur.
Pertanyaan: Berdasarkan studi kasus di atas, jelaskan input, proses dan output dari
suprastruktur dalam menentukan keberhasilan kegiatan pengarsipan dari Perusahaan X.
Jawab:
Dalam konteks studi kasus Perusahaan X, suprastruktur merujuk pada komponen utama
yang berhubungan dengan input, proses, dan output dalam kegiatan pengarsipannya.
Berikut adalah penjelasan mengenai input, proses, dan output dari suprastruktur dalam
menentukan keberhasilan kegiatan pengarsipan Perusahaan X:
Input: Input dalam suprastruktur pengarsipan Perusahaan X terdiri dari berbagai jenis
dokumen dan informasi yang menjadi dasar atau sumber data yang perlu diarsipkan. Ini
bisa termasuk dokumen-dokumen resmi seperti kontrak, surat perjanjian, laporan
keuangan, dokumen perusahaan, dan dokumen hukum lainnya. Selain itu, data
elektronik seperti email, file digital, dan rekaman audio atau video juga merupakan
bagian dari input. Input ini dapat berasal dari berbagai departemen atau unit kerja di
dalam perusahaan, termasuk keuangan, sumber daya manusia, penjualan, produksi,
atau departemen lainnya.
Proses: Proses dalam suprastruktur pengarsipan Perusahaan X melibatkan
langkahlangkah yang dilakukan untuk mengelola dan mengarsipkan input tersebut.
Proses ini mencakup beberapa tahapan, seperti identifikasi dokumen yang perlu
diarsipkan, pengindeksan atau pemberian label, klasifikasi berdasarkan kategori atau
jenis dokumen, pengorganisasian dalam sistem pengarsipan yang terstruktur,
This study source was downloaded by 100000867513646 from CourseHero.com on 11-09-2023 08:34:16 GMT -06:00
https://www.coursehero.com/file/216050236/Lembar-Jawaban-Tugas-2otomasi-dalam-kearsipan-DONEdocx/
penyimpanan fisik atau digital yang aman, serta pemeliharaan dan pengawasan arsip
selama masa retensi yang ditetapkan. Proses ini juga dapat melibatkan penggunaan
teknologi seperti sistem manajemen dokumen atau perangkat lunak pengarsipan yang
memudahkan pengelolaan dan pencarian dokumen.
Output: Output dari suprastruktur pengarsipan Perusahaan X adalah hasil dari proses
pengarsipan yang mencakup beberapa aspek. Pertama, output berupa arsip yang
terstruktur dan dapat diakses dengan mudah. Arsip tersebut harus tersusun secara logis
dan sistematis, sehingga memudahkan pencarian dan penemuan kembali dokumen yang
diperlukan. Kedua, output juga mencakup bukti yang menunjukkan akuntabilitas kinerja
Perusahaan X, seperti dokumentasi transaksi atau kegiatan bisnis yang terekam dengan
jelas. Ketiga, output ini juga berfungsi sebagai alat untuk mempertahankan posisi hukum
perusahaan, dengan menyediakan bukti yang diperlukan dalam kasus hukum atau audit.
Terakhir, output juga mencakup laporan atau dokumentasi yang menjelaskan kegiatan
pengarsipan yang dilakukan, pemenuhan kebijakan atau peraturan, serta evaluasi
keberhasilan pengarsipan dalam menjaga integritas dan ketersediaan informasi.
2. Perusahan X membutuhkan sumberdaya manusia yang terdiri dari pimpinan dan

karyawan. Dalam menujukkan etos kerja yang prima, diperlukan berbagai cara yang
disesuikan dengan gaya kepemimpinan. Sebab gaya kepemimpimam memiliki
elemenpenting dalam menentukan pengelolaan arsip. Berdasarkan aturan yang ada,
Perusahan X memiliki fungsi dalam merumuskan dan memberikan dukungan
penyelenggaraan kearsipan. Permasalahan yang terjadi di Perusahan X ialah gaya
kepemimpinan yang dilakukan kurang efektif apabila disasarkan pada kemampuan
pegawai yang ternyata tidak semua pegawainya memiliki tingkat atau kompetensi yang
sama tingginya. Melihat kasus yang terjadi di Perusahaan X sebelum menentukan gaya
kepemimpinan yang tepat, terdapat faktor yang mempengaruhinya.
Pertanyaan: Jelaskan faktor apa saja yang sekiranya membuat perusahan X belum bisa
berjalan secara efektif?
Jawab:
Berdasarkan kasus yang terjadi di Perusahaan X, terdapat beberapa faktor yang dapat
mempengaruhi ketidakefektifan perusahaan dalam menjalankan operasionalnya.
Faktor-faktor tersebut meliputi:
1. Ketidaksesuaian antara gaya kepemimpinan dan kemampuan pegawai: Salah satu
faktor yang dapat menyebabkan ketidakefektifan adalah ketidaksesuaian antara
gaya kepemimpinan yang diterapkan dengan kemampuan atau kompetensi pegawai.
Jika gaya kepemimpinan tidak sesuai dengan tingkat kompetensi pegawai, hal ini
dapat menghambat kinerja mereka dan mengurangi efektivitas operasional
perusahaan.
2. Kurangnya pengembangan kompetensi pegawai: Jika perusahaan tidak memberikan
dukungan atau peluang pengembangan kompetensi bagi pegawai, hal ini dapat
menyebabkan ketidakseimbangan dalam tingkat kemampuan mereka. Kurangnya
pengembangan kompetensi akan mempengaruhi produktivitas, kualitas kerja, dan
efektivitas pegawai dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka.
3. Kurangnya koordinasi dan komunikasi: Jika terdapat kurangnya koordinasi dan
komunikasi antara pimpinan dan karyawan, atau antara departemen yang berbeda
di dalam perusahaan, hal ini dapat menghambat aliran informasi yang diperlukan
untuk menjalankan operasional secara efektif. Kurangnya koordinasi dan komunikasi
dapat mengakibatkan ketidakjelasan tujuan, perencanaan yang tidak terkoordinasi,
dan kurangnya sinergi dalam bekerja.
4. Tidak adanya pengukuran kinerja yang jelas: Jika perusahaan tidak memiliki sistem
pengukuran kinerja yang jelas dan terukur, maka sulit untuk mengetahui sejauh
mana karyawan dan perusahaan mencapai tujuan yang ditetapkan. Tidak adanya
pengukuran kinerja yang jelas dapat menyebabkan kebingungan dalam menilai
kinerja dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.
3. Teknologi informasi dan komunikasi berkembang sangat cepat menuntut Sumber Daya
Manusia yang kompeten untuk mengimbangi laju perkembangan teknologi.
Pertanyaan: Tentukan peningkatan Sumber Daya Manusia khususnya arsiparis dalam
mendukung kegiatan manajemen kearsipan?
Jawab:
Peningkatan Sumber Daya Manusia, khususnya arsiparis, dapat sangat mendukung
kegiatan manajemen kearsipan dalam mengimbangi perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang cepat.
Beberapa langkah yang dapat diambil untuk meningkatkan Sumber Daya Manusia
arsiparis dalam mendukung kegiatan manajemen kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Pendidikan dan Pelatihan: Memberikan pendidikan dan pelatihan yang relevan
kepada arsiparis untuk mengembangkan pemahaman mereka tentang teknologi
informasi dan komunikasi terkini serta aplikasinya dalam pengelolaan arsip.
Pelatihan tersebut dapat mencakup penggunaan perangkat lunak arsip elektronik,
manajemen basis data, keamanan informasi, dan teknik pengolahan arsip digital.
2. Update Pengetahuan: Mendorong arsiparis untuk terus memperbarui pengetahuan
dan keterampilan mereka dalam bidang kearsipan dan teknologi informasi. Ini dapat
dilakukan melalui partisipasi dalam seminar, konferensi, dan pelatihan terkait
kearsipan, serta membaca literatur terbaru dan mengikuti perkembangan industri
kearsipan.
3. Kolaborasi dan Jaringan Profesional: Mendorong arsiparis untuk terlibat dalam
jaringan profesional dan berkolaborasi dengan praktisi kearsipan lainnya. Ini dapat
melibatkan bergabung dengan asosiasi kearsipan, berpartisipasi dalam forum diskusi
online, atau mengikuti grup komunitas yang berfokus pada praktik terbaik dan
inovasi dalam pengelolaan arsip.
4. Pengembangan Kompetensi Digital: Memastikan bahwa arsiparis memiliki
pemahaman yang baik tentang penggunaan teknologi digital dalam kegiatan
kearsipan. Ini meliputi kemampuan untuk mengelola arsip elektronik, menggunakan
perangkat lunak arsip elektronik, melakukan penelusuran dan pemulihan arsip
digital, serta menjaga keamanan dan integritas informasi dalam format digital.
5. Peran Strategis: Memberikan arsiparis peran yang lebih strategis dalam organisasi,
sehingga mereka dapat berkontribusi dalam perumusan kebijakan kearsipan dan
pengambilan keputusan terkait penggunaan teknologi informasi dalam pengelolaan
arsip. Dengan demikian, arsiparis dapat membantu memastikan bahwa kegiatan
kearsipan selaras dengan tujuan dan strategi perusahaan.
4. Teknologi jaringan terus dikembangkan sebagai upaya untuk menghubungkan antar
perangkat komputer. Pemanfaatan jaringan dalam otomasi kearsipan mengacu pada
pertukaran informasi. Pembuatan jaringan di organisasi tentu membutuhkan arsitektur
jaringan.
Pertanyaan: Tentukan arsitektur jaringan untuk mendukung otomasi dalam kearsipan?
Jawab:
Arsitektur jaringan yang tepat dapat mendukung otomasi dalam kearsipan. Berikut
adalah beberapa arsitektur jaringan yang dapat digunakan untuk mendukung otomasi
dalam kearsipan:
1. Local Area Network (LAN): Arsitektur jaringan LAN biasanya digunakan di dalam
suatu bangunan atau lokasi terbatas. LAN dapat digunakan untuk menghubungkan
perangkat komputer di berbagai departemen atau unit kerja dalam organisasi.
Dalam konteks kearsipan, LAN dapat digunakan untuk menghubungkan komputer
yang digunakan dalam pengelolaan arsip, memungkinkan pertukaran informasi dan
akses yang mudah antara pengguna arsip.
2. Wide Area Network (WAN): Arsitektur jaringan WAN digunakan untuk
menghubungkan lokasi yang jauh secara geografis. Dalam konteks kearsipan, WAN
dapat digunakan untuk menghubungkan perangkat komputer di berbagai kantor
cabang atau lokasi yang terpisah. Dengan menggunakan WAN, organisasi dapat
mengakses dan berbagi arsip secara efisien antar lokasi, memfasilitasi kolaborasi dan
koordinasi yang lebih baik dalam pengelolaan arsip.
3. Cloud-based Network: Arsitektur jaringan berbasis cloud dapat digunakan untuk
menyimpan dan mengelola arsip secara online melalui penyedia layanan cloud.
Dengan menggunakan jaringan berbasis cloud, organisasi dapat mengakses arsip dari
berbagai lokasi dan perangkat dengan koneksi internet. Arsitektur ini memungkinkan
akses yang fleksibel, skalabilitas, dan pemulihan data yang mudah dalam kegiatan
otomasi kearsipan.
4. Virtual Private Network (VPN): Arsitektur jaringan VPN memungkinkan pengguna
untuk mengakses jaringan organisasi secara aman melalui koneksi internet. Dalam
konteks kearsipan, pengguna dapat menggunakan VPN untuk mengakses arsip
secara aman dari luar jaringan organisasi, misalnya ketika bekerja dari rumah atau
saat sedang berada di luar kantor. Arsitektur ini menjaga keamanan dan kerahasiaan
informasi dalam kegiatan otomasi kearsipan.
Sumber Referensi
• Ariani, D. W. (2022). Pengantar Bisnis (Edisi ke-3, Cetakan ke-1. Penerbit Universitas
Terbuka.
• Nugroho, R. A., & Astuti, R. D. (2018). Penerapan Sistem Elektronik Arsip dalam
Meningkatkan Efektivitas Pengelolaan Arsip pada PT ABC. Jurnal Teknik Informatika dan
Sistem Informasi.
• Riani, N. K. (2020). Perencanaan dan Implementasi Sistem Manajemen Dokumen untuk
Meningkatkan Kualitas Kearsipan pada Dinas XYZ Kota ABC. Jurnal Ilmiah Teknik
Informatika.
• Suyatno, A., & Damayanti, I. M. (2019). Pengelolaan Arsip Digital: Studi Pada
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Jurnal Bina Praja: Journal of
Home Affairs Governance.
• Ardhani, D. P. (2019). Rekayasa Jaringan Komputer: Panduan Praktis Implementasi
Jaringan di Kantor, Rumah, dan Sekolah.
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

Dokumen

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Dokumen

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tugas 2

MATA KULIAH OTOMASI DALAM KEARSIPAN

1. Perusahaan X menyediakan informasi dan penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif

2. Perusahan X membutuhkan sumberdaya manusia yang terdiri dari pimpinan dan

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

Anda mungkin juga menyukai