PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN

KEBIJAKAN
No. Dokumen : SOP/UKM/ SB/202
No. Revisi :0
Tanggal Terbit : 14/01/2017
SOP Halaman : 1/3
KABUPATEN UPTD
ROKAN HILIR PUSKESMAS
SINABOI
dr. Sherman Wirly
Ditetapkan Oleh
NIP. 196801272000121001

1. Pengertian Suatu panduan pengendalian dokumen kebijakan sistem manajemen mutu

yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan yang diatur dalam prosedur ini.
2. Tujuan Agar terkendalinya kerahasiaan, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan
sirkulasi dokumen kebijakan
3. Kebijakan Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Sinaboi Nomor : 022/KAPUS/V/2017
Tentang Kewajiban Penanggung Jawab Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
Puskesmas dan Pelaksana UKM Puskesmas.
4. Referensi  UUD Nomor 36 tahun 2009 tentang kesehatan
 PERMENKES nomor 75 tahun 2014 tentang puskesmas
 PERMENKES nomor 46 tahun 2015 tentang akreditasi
 Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat
Pertama,Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan , Direktorat Bina
Upaya Kesehatan Dasar, Tahun 2015
5. Prosedur 1. Identifikasi penyusunan atau perubahan dokumen kebijakan
2. Penyusunan dokumen kebijakan
 Kepala Puskesmas bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
identifikasi atau perubahan serta penyusunan dokumen kebijakan.
3. Pengesahan dokumen kebijakan
 Kepala Puskesmas mengesahkan dokumen kebijakan
4. Sosialisasi dokumen kebijakan
 Kepala Puskesmas melakukan sosialisasi dokumen
 Kebijakan kepada seluruh pelaksana supaya dapat diketahui dan
dijalankan.
5. Pencatatan, distribusi dan penarikan dokumen kebijakan
Sekretaris tim akreditasi bertugas dalam pengendalian dokumen kebijakan
meliputi :
a. Penomoran dokumen kebijakan
 b. Pencatatan dalam daftar dokumen eksternal atau internal
c. Menyerahkan dokumen kebijakan kepada pelaksana untuk
menggandakan
d. Mendistribusikan dokumen kebijakan yang sudah diberi stempel
terkendali
e. Menarik dokumen kebijakan lama apabila dokumen ini adalah
dokumen kebijakan pengganti serta mengisi format usulan
penambahan atau penarikan dokumen kebijakan
f. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan
membubuhkan stempel “kedaluwarsa” dan menyimpan dokumen
kebijakan tersebut selama 2 tahun
g. Memusnahkan dokumen kebijakan sesuai dengan waktu yang telah
ditetapkan
6. Penyimpanandokumen kebijakan
a. Dokumen kebijakan asli (masterdokumen kebijakan yang sudah
dinomori dan sudah ditandatangani) disimpan di secretariat tim
akreditasi.
b. Dokumen kebijakan foto kopi disimpan di masing-masing unit
puskesmas
c. Dokumen kebijakan harus diletakkan di tempat yang mudah dilihat,
diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana
7. Penataan dokumen kebijakan
Penataan dokumen kebijakan dikelompokkan menurut kelompok
pelayanan
8. Revisi atau perubahan dokumen kebijakan
a. Dilaksanakan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan
sesuai pejabat yang berwenang
b. Setiap kali revisiseluruhhalamanakanmengalamiperubahan
c. Isi revisiatauperubahanharustercatatpadariwayatperubahandokumen
d. Tanggalterbitdokumenkebijakanditulis di atas yang menandatangani

6. Diagram Alir
Identifikasi
penyusunan atau Penyusunan dokumen kebijakan
perubahan dokumen
kebijakan

Sosialisasi dokumen kebijakan Pengesahan dokumen kebijakan

 Pencatatan, distribusi dan
penarikan dokumen kebijakan Penyimpanandokumen kebijakan

7. Unit Terkait Semua Unit

8. Rekaman Historis

No Yang dirubah Isi Perubahan Tanggal Mulai Diberlakukan

 PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN
KEBIJAKAN
No. Dokumen : SOP/UKM/ SB/202
No. Revisi :0
DAFTAR Tanggal Terbit : 14/01/2017
KABUPATEN TILIK Halaman : 1/1 UPTD
ROKAN HILIR PUSKESMAS
SINABOI
Tidak
No Kegiatan Ya Tidak
Berlaku

1. Apakah Petugas melakukan identifikasi penyusunan atau

perubahan dokumen kebijakan?
2. Apakah petugas melakukan penyusunan dokumen kebijakan?

3. Apakah petugas melakukan pengesahan dokumen kebijakan?

4. Apakah Penanggungjawab Program UKM membuat surat

undangan?
5. Apakah petugas mensosialisasi dokumen kebijakan?

6. Apakah petugas menyimpanan dokumen kebijakan?

7. Apakah petugas menata dokumen kebijakan?

Apakah petugas melakukan revisi atau perubahan dokumen

8.
kebijakan?

CR : …………………………%.
Ket Scoring :
Ya :1
Tidak : 2

Compliance Rate = ∑ Ya x 100%

∑ Ya + ∑ Tidak

(Sumber Standar Penyusunan Akreditasi 2015)

Sinaboi,14 Januari 2017

Pelaksana / Auditor

(……………………..)