PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN
No Dokumen :
Terbitke :
SOP No.Revisi :
Tgl.Diberlaku :
Halaman : 1/2

PUSKESMAS LAMNO Ners. OGIAN SAHPUTRA,S.Kep

NIP. 19831125 200504 1 001

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen UKM yang digunakan
sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian UKM.
a. Pengendalian dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen –
dokumen sistem manajemen UKM yang mencakup
pembuatan, distribusi, pengunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/ metode yang diatur dalam prosedur ini.
b. Dokumen dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/ diperbahrui secara
berkala sesuai perubahan- perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya.
c. Dokumen tidak dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalaha
bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/
diperbahrui dank arena tidak diperuntukan sebagai acuan
kerja.
2. Tujuan
3. Kebijakan Kepala UPTD Puskesmas
4. Referensi Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan
Tingkat Pertama, Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan,
Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar, Tahun 2015
5. Prosedur 1. Identifikasi penyusunan atau perubahan dokumen kebijakan
2. Penyusunan dokumen kebijakan. Kepala Puskesmas
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan identifikasi atau
perubahan serta penyusunan dokumen kebijakan
3. Pengesahan dokumen kebijakan. Kepala Puskesmas
mengesah kan dokumen kebijakan
4. Sosialisasi dokumen kebijakan. Kepala Puskesmas melakukan
sosialisasi dokumen kebijakan kepada seluruh pelaksana
supaya dapat diketahui dan dijalankan
5. Pencatatan, distribusi dan penarikan dokumen kebijakan
Sekretaristim akreditasi bertugas dalam pengendalian
dokumen kebijakan meliputi :
a. Penomoran dokumen kebijakan
b. Pencatatan dalam daftar dokumen eksternal atau internal
c. Menyerahkan dokumen kebijakan kepada pelaksana untuk
mengandakan
d. Mendistribusikan dokumen kebijakan yang sudah diberi
stempel terkendali
e. Menarik dokumen kebijakan lama apabila dokumen ini
adalah dokumen kebijakan penganti serta mengisi format
usulan penambahan atau penarikan dokumen kebijakan
f. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku
dengan membutuhkan stempel “kadaluarsa” dan
menyimpan dokumen kebijakan tersebut selama 2 tahun
g. Memusnahkan dokumen kebijakan sesuai dengan waktu
yang telah ditetapkan
6. Penyimpanan dokumen kebijakan
a. Dokumen kebijakan asli ( master dokumen kebijakan
yang sudah dinomori dan sudah ditanda tangani )
disimpan disekretariat tim akreditasi.
b. Dokumen kebijakan fotocopy disimpan dimasing- masing
unit Puskesmas
c. Dokumen kebijakan harus diletakkan di tempat yang
mudah dilihat, diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana
7. Penataan dokumen kebijakan. Penataan dokumen kebijakan
dikelompokkan menurut kelompok pelayanan
8. Revisi atau perubahan dokumen
a. Dilaksanakan setelah proses pengkajian serta mendapat
pengesahan sesuai pejabat yang berwenang
b. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami
perubahan
c. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada riwayat
perubahan dokumen
d. Tanggal terbit dokumen kebijakan ditulis diatas yang
menandatangani
9. Bagan Alir Identifikasi
Penyusunan atau Penyujsunan
perubahan dokumen dokumen kebijakan
kebijakan

Pengesahan
dokumen kebijakan

Sosialisasi dokumen
kebijakan

Pencatatan, distribusi
dan penarikan
dokumen kebijakan

Penyimpanan
dokumen kebijakan

Penataan dokumen
kebijakan

Revisi atau perubahan

dokumen kebijakan

10. Unit Terkait Semua Unit Terkait