PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT KERJA

INSTALASI GIZI RSU AVISENA

RUMAH SAKIT UMUM AVISENA

2023

1
 DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN...........................................................................................................3

BAB II GAMBARAN UMUM..................................................................................................5

BAB III VISI MISI TUJUAN & BUDAYA KERJA RUMAH SAKIT UMUM AVISENA....8

BAB IV BAGAN STRUKTUR ORGANISASI.......................................................................10

BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT.............................................................................11

BAB VI URAIAN JABATAN.................................................................................................12

BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA...................................................................................15

BAB VIII POLA KETENAGAAN...........................................................................................16

BAB IX KEGIATAN ORIENTASI.........................................................................................18

BAB X PERTEMUAN/RAPAT...............................................................................................20

BAB XI PELAPORAN.............................................................................................................22

2
 BAB I
PENDAHULUAN

Rumah sakit sebagai salah satu fasilitas kesehatan merupakan sumber daya kesehatan
yang sangat diperlukan dalam mendukung penyelenggaraan upaya kesehatan.
Penyelenggaraan pelayanan kesehatan di rumah sakit mempunyai karakteristik dan organisasi
yang sangat kompleks. Berbagai jenis kegiatan dan jenis tenaga kesehatan dengan perangkat
keilmuan yang beragam berinteraksi satu sama lain.
Isu globalisasi mengisyaratkan bahwa mekanisme pasar akan semakin didominasi oleh
perusahaan atau organisasi yang mampu memberikan pelayanan atau menghasilkan produk
unggulan yang memiliki daya saing tinggi dalam memanfaatkan peluang pasar. Kondisi
tersebut berlaku pula bagi industri jasa kesehatan khususnya rumah sakit.
Dampak globalisasi terhadap kegiatan pelayanan kesehatan di Indonesia semakin marak
dan menjadi semakin nyata dengan berdirinya rumah sakit pemodal asing. Jasa pelayanan
kesehatan telah berubah menjadi bentuk industri pelayanan kesehatan yang menimbulkan
persaingan dalam memberikan jasa pelayanan kesehatan untuk mendapatkan pelanggan
sebanyak-banyaknya.
Rumah Sakit Umum Avisena sebagai salah satu rumah sakit swasta yang berada di
wilayah Cimahi Selatan, memiliki pelayanan berbasis medis dan keperawatan. Sebagai
fasilitas pelayanan publik, orientasi Rumah Sakit Umum Avisena diarahkan kepada kepuasan
konsumen dengan berusaha memberikan pelayanan semaksimal mungkin bagi masyarakat.
Usaha untuk meningkatkan kualitas pelayanan dilakukan melalui penyediaan tenaga-
tenaga yang profesional dan kompeten di bidangnya, peralatan yang memadai dan standar
pelayanan yang tinggi. Strategi pengembangan Rumah Sakit Umum Avisena diarahkan untuk
dapat mengantisipasi tuntutan kebutuhan masa kini dan tantangan masa depan yang harus
dipenuhi.
Rumah Sakit Umum Avisena sebagai instansi pelayanan masyarakat diharapkan mampu
mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki untuk menghasilkan keuntungan yang memadai.
Keuntungan baik dalam aspek sosial yang merupakan visi yang melekat dalam peran rumah
sakit dan keuntungan dalam aspek finansial agar Rumah Sakit Umum Avisena dapat terus
bertahan dan mengembangkan diri. Dalam usaha mencapai tujuan, Rumah Sakit Umum
Avisena diharapkan dapat mengaplikasikan manajemen strategis pada tahun 2018. Melalui

3
manajemen strategis, diharapkan Rumah Sakit Umum Avisena dapat menyiapkan diri untuk
menghadapi tantangan di masa mendatang.
Manajemen strategis merupakan kegiatan kolektif yang menyangkut pemahaman
tentang hakekat dan implikasi dari perubahan eksternal, kemampuan untuk mengembangkan
strategi yang efektif dalam menghadapi perubahan dan kemauan serta kemampuan untuk
mengelola secara aktif momentum organisasi. Adalah merupakan suatu keharusan bagi
manajer rumah sakit, untuk memahami perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungannya.
Seorang manajer tidak hanya responsif terhadap perubahan tetapi harus mampu menciptakan
masa depan. Rumah Sakit Umum Avisena harus semakin berusaha meningkatkan dan
mengembangkan pelayanan kesehatan yang diiringi dengan pengembangan fasilitas-fasilitas
pendukung. Untuk menentukan kegiatan atau program yang akan dilakukan, diperlukan suatu
rencana yang disusun secara sistematis yang mencakup rencana pengembangan serta dana
yang diperlukan. Perencanaan yang sistematis merupakan langkah awal untuk menetapkan
tujuan dan sasaran yang diinginkan serta langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai
tujuan tersebut.

4
 BAB II
GAMBARAN UMUM

1. Sejarah Rumah Sakit

Rumah Sakit Avisena berawal dari sebuah praktik dokter bersama atas prakarsa dr.
Lia Yuliana Elsis Yunda selaku pemilik yang dimulai sejak tahun 2007 dan
dikembangkan menjadi Rumah Sakit Umum tahun 2010 sampai dengan tahun 2012
dibawah pengelolaan Yayasan Avisena Mandiri Sejahtera.
Seiring dengan perubahan waktu dan pengelolaan rumah sakit awalnya dikelola oleh
Yayasan Avisena Mandiri Sejahtera dialihkan pengelolaannya kepada PT Avisena
Mandiri Sejahtera dan adanya tuntutan dari masyarakat agar rumah sakit memberikan
pelayanan kesehatan yang lebih.
Berangkat dari latar belakang tersebut PT Avisena Mandiri Sejahtera selaku pemilik
Rumah Sakit Umum Avisena berkeinginan untuk meningkatkan status menjadi Rumah
Sakit Umum Kelas D yang pengembangannya dilaksanakan secara bertahap. Dengan
dikeluarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK.02.03/I/0527/2015
mengenai Penetapan Kelas Rumah Sakit Umum Avisena menjadi Rumah Sakit Kelas D
tertanggal 2 Maret 2015 dan Surat Izin Walikota Cimahi Nomor
503.37/002/1392/KPPT/2015 tentang Izin Operasional Tetap Rumah Sakit Umum Kelas
D tertanggal 23 Juni 2015, maka sejak tanggal dikeluarkannya izin operasional tetap
tersebut Rumah Sakit Umum Avisena dapat melayani kasus-kasus umum dengan
kapasitas 50 tempat tidur ditambah fasiltas-fasilitas pendukung pelayanan lainnya.
Pada tahun 2020 tipe Rumah Sakit Umum Avisena berubah menjadi Rumah Sakit
Tipe Kelas C berdasarkan Surat Izin Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
Satu Pintu Kota Cimahi Nomor 503.43/001/0507/DPMPTSP/2020 tentang Izin
Operasional Rumah Sakit Tipe C.
Rumah Sakit Umum Avisena berlantai tiga, berdiri di atas tanah seluas 2.164,9 m2
dengan bangunan seluas 1.533,1 m2. Lantai satu digunakan untuk kebutuhan IGD, Rawat
Jalan, Hemodialisa, Rekam Medik, Farmasi, Laboratorium, Radiologi, Gizi , Ruang
Kebidanan, Rehabilitasi medis dan Administrasi kantor. Lantai dua digunakan untuk
kebutuhan, Kamar Operasi, ICU, Logistik Farmasi, IT, Kantor Keuangan, Rekam Medik
dan Binatu. Lantai tiga digunakan untuk ruang Rawat Inap. Total tempat tidur Rumah
Sakit Umum Avisena saat ini adalah 101 tempat tidur ditambah dengan fasilitas lain yang
mendukung pelayanan.

5
 Dengan motto “Melayani Dengan Sepenuh Hati”, kami senantiasa bekerja dengan
sopan santun, rendah hati, dan penuh tanggung jawab untuk kebaikan dunia dan akhirat.
Sesuai dengan visi dan misinya Rumah Sakit Umum Avisena mencoba menjadi rumah
sakit swasta tipe C terbaik di Cimahi dalam hal pelayanan dan kunjungan pasien, tanpa
membedakan ras, agama maupun sosial ekonominya.

2. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit

Rumah Sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan paripurna,
pendidikan dan pelatihan, pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan.
Dalam melaksanakan tugasnya Rumah Sakit menyelenggarakan fungsi:
a. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan
paripurna di wilayah Cimahi Selatan;
b. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan tenaga kesehatan dalam rangka
meningkatkan kemampuan sumber daya manusia dalam pemberian pelayanan
kesehatan melalui unit diklat yang ada;
c. Melaksanakan administrasi rumah sakit;
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pemilik Rumah Sakit Umum
Avisena melalui Rapat yang dilakukan oleh pemilik yang nantinya di sampaikan
melalui direktur rumah sakit.

6
 BAB III
VISI MISI TUJUAN & BUDAYA KERJA
RUMAH SAKIT UMUM AVISENA

1. VISI RUMAH SAKIT UMUM AVISENA

Menjadi Rumah Sakit Swasta Tipe C terbaik di Cimahi dalam hal pelayanan dan
kunjungan pasien.
2. MISI RUMAH SAKIT UMUM AVISENA
a. Menjadikan Rumah Sakit Umum Avisena Sebagai pusat pelayanan pasien yang
mengutamakan kenyamanan pasien sehingga merasa dirumah
b. Memberi Pendidikan kepada karyawan untuk mempunyai jiwa yang melayani,
Empati, Ikhlas, Jujur, Amanah dan professionalMenjadikan Rumah Sakit Umum
Avisena merupakan pilihan pertama pasien untuk berobat di Cimahi
3. TUJUAN
a. TUJUAN JANGKA PANJANG
1) Mengusahakan standar kualitas pelayanan yang bermutu kepada pasien sebagai
prioritas utama dan SDM yang bekerja di Rumah Sakit Umum Avisena.
2) Mengusahakan terbentuknya SDM yang unggul sebagai tenaga profesional yang
beriman dan bertaqwa.
3) Secara bertahap meningkatkan kesejahteraan karyawan rumah sakit.
4) Menjadikan total quality management sebagai jiwa Rumah Sakit Umum Avisena
dalam meningkatkan kinerja dan kualitas secara berkesinambungan.
5) Ikut serta melaksanakan program pemerintah untuk meningkatkan mutu
kesehatan masyarakat.
b. TUJUAN JANGKA PENDEK
1) Memantapkan kesiapan semua instalasi di Rumah Sakit Umum Avisena dalam
menghadapi akreditasi.
2) Memperbaiki dan menyempurnakan mutu kualitas pelayanan kepada pasien,
baik pasien rawat jalan maupun rawat inap dengan memperbaiki prosedur
pelayanan. Melengkapi sarana pengobatan dan meningkatkan kualitas sumber
daya manusia.
3) Meningkatkan produktivitas karyawan Rumah Sakit Umum Avisena dengan
pelatihan untukmenlngkatkan keterampilan, pengetahuan serta menciptakan

7
 suasana kerja yang harmonis dengan memperbaiki/menyempurnakan peraturan
ketenagakerjaan yang sudah ada.
4. BUDAYA KERJA RUMAH SAKIT UMUM AVISENA
a. Budaya kerja yang terdapat di Rumah Sakit Avisena adalah :
1) Amanah
2) Visioner
3) Empati
b. Janji Hati Rumah Sakit Umum Avisena dalam pelaksanaan dan pengamalan budaya
kerja :
(A) Amanah penuh kesungguhan adalah jiwa kami.
(V) Visioner, maju dan berkembang adalah langkah kami.
(I) Iman dan taqwa melandasi kerja kami.
(S) Semangat, kreatif, kerjasama dan terampil adalah identitas kami.
(E) Empati dan memuliakan pelanggan adalah karakter kami.
(N) Nyaman dan kepuasan pelanggan adalah tujuan kami.
(A) Antusias dan berkarya adalah keseharian kami.

8
 BAB IV
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI

BAB V

STRUKTUR ORGANISASI UNIT

DIREKTUR PT. AVISENA MANDIRI

DIREKTUR RSU AVISENA

MANAGER PENUNJANG MEDIS

SUPERVISOR PENUNJANG MEDIS

KOORDINATOR INSTALASI GIZI

STAFF
INSTALASI 9
GIZI
10
 BAB VI

URAIAN JABATAN

4.1 Koordinator Instalasi Gizi

Koordinator Instalasi Gizi sebagai penanggung jawab umum organisasi unit pelayanan
gizi yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit dengan berdasarkan ketentuan dan
peraturan kepegawaian yang berlaku dan merangkap sebagai ahli gizi bagian rawat
inap dan konsultasi gizi.
A. Tanggung Jawab :
- Menyelenggarakan kegiatan pelayanan dan penyuluhan gizi kepada pasien
rawat jalan dan rawat inap.
B. Wewenang :
- Memberikan masukan kepada manajemen rumah sakit tentang kegiatan
pelayanan gizi rumah sakit.
C. Uraian Tugas :
- Membuat dan mengusulkan menu makanan / minuman untuk :
a. Pasien tanpa diet (makan biasa)
b. Pasien dengan diet khusus
- Berkoordinasi dengan kepala urusan tata boga dalam hal penerimaan bahan
makanan, penyimpanan, pengolahan, penyajian dan pendistribusian makanan
- Mengontrol data diet pasien dan perubahan data diet setiap shift.
- Berkoordinasi dengan bidang keperawatan dan Dokter Penanggung Jawab
Pelayanan (DPJP) untuk ketentuan diet pasien dan memberikan usulan untuk
memotivasi pasien untuk konsul ke dokter spesialis gizi.
- Menginformasikan kepada pasien tentang diet yang harus dipatuhi oleh pasien
selama pasien menjalani perawatan.
- Menindaklanjuti secara rutin daya terima pasien terhadap makanan yang
diberikan dan berkoordinasi dengan bidang keperawatan untuk melaporkan ke
DPJP / dokter gizi (bagi pasien dengan diet khusus).
- Membuat program kerja pelayanan gizi.

11
4.2 Staff Instalasi Gizi
4.2.1 Penanggung Jawab Logistik
A. Tanggung Jawab
- Bertanggung jawab mengawasi kelancaran bahan makanan dan
distribusi bahan makanan
- Bertanggung jawab mengawasi stok persediaan bahan makanan di
gudang penyimpanan
B. Wewenang
- Memberikan masukan kepada koordinator instalasi gizi mengenai
pengadaan sarana, prasarana dan juga pengadaan logistik
C. Tugas Pokok
- Membuat perencanaan bahan makanan kering dan basah yang
diperlukan

- Membuat pesanan bahan makanan kering dan basah setiap 2x dalam

seminggu

- Melakukan pengecekan bahan makanan kering dan segar secara

berkala

- Membuat laporan bulanan untuk bahan makanan kering dam segar

- Mencatat barang-barang inventaris instalasi gizi

4.2.2 Penanggung Jawab Produksi

A. Tanggung Jawab
- Bertanggung jawab mengawasi kelancaran penyelenggaran makan
untuk pasien rawat inap
- Bertanggung jawab dalam pengadaan makanan dan snack pasien
rawat inap sesuai permintaan dan menu yang ditetapkan
- Bertanggung jawab menjaga mutu maupun cita rasa masakan
B. Wewenang
- Merubah menu apabila bahan yang diperlukan tidak ada dengan
persetujuan ahli gizi

12
 - Memberikan masukan atau ide bila ada menu kreasi baru

C. Tugas Pokok
1) Membantu PJ logistik dan ahli gizi dalam pemantauan penyelenggaran
makanan
2) Mengontrol kegiatan produksi makanan (persiapan, pengolahan dan
pemorsian makanan) di Instalasi Gizi
3) Membantu dalam penyajian makanan untuk VIP & Kelas 1

13
 BAB VII

TATA HUBUNGAN KERJA

Tata hubungan kerja Instalasi Gizi Rumah Sakit Umum Avisena dalam melaksanakan
tugasnya menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplikasi yang dimana
Koordinator Instalasi Gizi Rumah Sakit Umum Avisena dalam melaksanakan tugasnya
bertanggungjawab kepada Direktur melalui Bidang Penunjang Medis.
Koordinator Instalasi Gizi Rumah Sakit Umum Avisena berkoordinasi dengan Dokter,
Koordinator Urusan Rumah Tangga, Koordinator Keperawatan, Koordinator Keuangan,
Koordinator Farmasi dalam melaksanakan tugasnya sebagai penyelanggara makanan untuk
pasien di Rumah Sakit Umum Avisena. Dan berkoordinasi dengan Staf Kesehatan
Lingkungan serta IPSRS untuk mewujudkan hygiene personal dan sanitasi lingkungan di
Instalasi Gizi.
Koordinator Instalasi Gizi Rumah Sakit Umum Avisena wajib memberikan
bimbingan dan petunjuk pelaksanaan tugas kepada Staff Gizi di Instalasi Gizi Rumah Sakit
Umum Avisena, yaitu :
1. PJ Logistik
2. PJ Produksi
3. Staff Pelayanan Makan Pasien

14
 BAB VIII

POLA KETENAGAAN

Dalam upaya mempersiapkan tenaga sekretariat yang handal, perlu kiranya melakukan
kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah
mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat
dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
organisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi. Unit kerja
penujang medis, perkantoran dan umum menggunakan metode WISN untuk menghitung
kebutuhan tenaga kerja. Langkah-langkah dalam menghitung kebutuhan tenaga dengan
metode WISN :
Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif yang terdiri atas hari kerja efektif dan
jam efektif. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti
dengan perhitungan sebagai berikut :

KODE FAKTOR HARI JUMLAH

A Hari Kalender 365 hari
B Libur Kerja (52) hari
C Hari Libur Nasional (20) hari
D Cuti Tahunan (12) hari
Hari Kerja Efektif 281 hari

Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang
hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti ke kamar mandi, istirahat makan, dan
sebagainya. Jam kerja formal dalam sehari adalah 7 jam, allowance diperkirakan 20% dari
jumlah jam kerja formal, sehingga waktu kerja dalam satu tahun adalah :
Waktu kerja = (281 x 7) – 20% = 1/574 jam/tahun
a. Menghitung beban kerja
b. Menghitung jumlah pegawai yang efektif dan efisien dengan rumus sebagai berikut :
15
 Beban Kerja
Jumlah Pegawai =
Waktu Produktif
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Gizi Rumah
Sakit Umum Avisena berdasarkan perhitungan kebutuhan tenaga kerja adalah sebagai
berikut :
Waktu Rata 2
0.13 jam
Jam Efektif 1.574 jam
Beban kerja 12.592
Jumlah Pegawai =12.592 / 1.574
= 8 orang

Jabatan Pendidikan Pengalaman dan kualifikasi Jumlah Kebutuhan

Koordinator D-III/D-IV/S1 Gizi  Mempunyai STR 1
Instalasi Gizi  Jurusan Gizi Klinik
 Menguasai MSPMI/RS
(Manajemen Sistem
Penyelenggaraan Makanan
Institusi/Rumah Sakit)
Pegawai/staf  Kompetensi 7
- SMA/SMK penyelenggaraan makanan
banyak

16
 BAB IX

KEGIATAN ORIENTASI

1. Pengertian
Pengertian orientasi merupakan langkah awal penyesuaian dan latihan bagi karyawan
baru. Program ini dilakukan agar mereka mampu mengembangkan diri dalam
mengerjakan tugas-tugas dilingkungannya dengan baik.
2. Tujuan
a. Memperkenalkan lingkungan di Instalasi Gizi Rumah Sakit Umum Avisena dan
Ruang Rawat Inap Pasien
b. Memperkenalkan struktur organisasi Instalasi Gizi Rumah Sakit Umum Avisena
c. Mengetahui Visi, Misi
d. Memperkenalkan SPO di Instalasi Gizi Rumah Sakit Umum Avisena
3. Sasaran
Tenaga Instalasi Gizi baru
4. Waktu
Orientasi dilaksanakan setiap ada pegawai baru. Lama orientasi 1-3 bulan
5. Pelaksana
Bimbingan langsung orientasi dilakukan oleh Kepala Instalasi Gizi.
6. Mekanisme
a. Jadwal dan format penilaian disesuaikan dengan jadwal orientasi
b. Penilaian orientasi dilakukan oleh Kepala Instalasi Gizi dan Staf Instalasi sesuai
bagiannya masing-masing

17
 7. Materi
Materi orientasi diberikan kepada semua pegawai baru berdasarkan latar belakang
pendidikan
HARI MATERI WAKTU PENANGGUNGJAWAB
Ke 1-2 Gambaran Umum Mengenai Instalasi Kepala Instalasi Gizi
Gizi (visi, misi, tujuan, struktur
organisasi) fungsi Instalasi Gizi dan
pengenalan seluruh ruangan di Rumah
Sakit Umum Avisena umumnya dan
khusunya di Ruangan Rawat Inap
pasien serta ruangan yang berhubungan
dengan pemberian makan pasien dan
karyawan
Ke 2-3 Hygiene personal (cuci tangan 7 Kepala Instalasi Gizi
langkah WHO) dan Sanitasi
Lingkungan
Ke 4-6 Pengetahuan tentang peraturan, SOP Kepala Instalasi Gizi
dan jobdeskription di Instalasi Gizi
(waktu kerja dan jadwal dinas)
Ke 8-10 Pengadaan Bahan Makanan Segar dan Staf Gizi Bagian
spesifikasinya Pengadaan Makanan Segar
Ke 11-13 Pengadaan Bahan Makanan Kering dan Staf Gizi Bagian
Barang Habis Pakai dan spesifikasinya Pengadaan Bahan
Makanan Kering dan
Bahan Habis Pakai
Ke 14-16 Pengetahuan tentang standar porsi dan Kepala Instalasi Gizi
standar menu
Ke 18- 30 Pengolahan makanan mulai dari Seluruh Staf Gizi bagian
persiapan, peracikan, dan pemasakanan pelayanan makanan pasien
sesuai standar porsi dan protap yang dan karyawan
telah ditetapkan dan diet serta
pembuatan snack
Ke 18- 30 Rekapan Daftar Permintaan Makan Seluruh Staf Gizi bagian
Pasien pelayanan makanan pasien
dan karyawan
Ke 18- 30 Memahami dan mengerti tempat, nama Seluruh Staf Gizi bagian

18
 dan jumlah ruangan yang ada di pelayanan makanan pasien
Rumah Sakit Umum Avisena. dan karyawan
Ke 18- 30 Prosedur pencucian alat makan dan alat Seluruh Staf Gizi bagian
masak pelayanan makanan pasien
dan karyawan
Ke 18- 30 Pengenalan buku-buku tentang Staf Gizi Bagian
pencatatan pencatatan harian, Administrasi
mingguan maupun bulanan di Instalasi
Gizi
Ke 18- 30 Pengenalan inventaris barang di Staf Gizi Bagian Inventaris
Instalasi Gizi Alat
Ke 18- 30 Menghitung jumlah porsi untuk Staf Gizi Bagian Litbang
laporan bulanan Menu
Ke 40 Jenis Penyakit dan Dietnya Kepala Instalasi Gizi
Untuk Evaluasi, Materi, dan Waktu kembali ke awal

BAB X

PERTEMUAN/RAPAT

1. Pengertian
Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki
kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan suatu
masalah tertentu.
2. Tujuan
a. Tujuan Umum :
Mengkoordinasikan, monitoring, mengevaluasi, dan memberikan pengarahan
terhadap staf gizi dalam melaksanakanan pelayanan gizi khususnya tentang
penyelenggaraan makanan untuk pasien dan karyawan untuk mempertahankan
dan meningkatkan kualitas pelayanan gizi di Rumah Sakit Umum Avisena.
b. Tujuan Khusus :
- Meningkatkan kualitas dan kinerja staf gizi dalam melaksanakan
penyelenggaraan makanan untuk pasien dan karyawan.
- Mengevaluasi kinerja staf dan hasil kerja di Instalasi Gizi
19
 - Meningkatkan koordinasi, komunikasi, dan kerjasama yang baik antar staf
gizi.
- Mengetahui permasalahan-permasalahan yang terjadi di lapangan berkaitan
dengan penyelenggaraan makanan kepada pasien dan membahas solusi untuk
permasalahan tersebut bersama-sama
- Sebagai salah satu alat pengawasan dan pengendalian mutu pelayanan gizi
3. Kegiatan Rapat
Rapat dilakukan, diadakan dan dipimpin oleh Kepala Instalasi Gizi dan diikuti oleh
seluruh staf di Instalasi Gizi.
Rapat ada 2 macam yaitu :
1) Rapat Rutin
Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap 1 Bulan Sekali
Jam : 11.30 – 12.00
Tempat : Instalasi Gizi
Peserta : Seluruh Staf Instalasi Gizi

Materi :
1) Administrasi Gizi yang berisi pencatatan – pencatatan pemasukan,
pengeluaran dan pemakaian barang
2) Manajemen Sistem Pelayanan Makanan Institusi Rumah Sakit
(MSPMI/RS)
3) Pengadaan Makanan mulai dari pemesanan sampai pendistribusian
makanan
4) SOP dan Jobdeskription di Instalasi Gizi
5) Materi Penyakit dan Diet
6) Pengetahuan Tentang Formula Enteral
7) Pelayanan Makanan Pasien dengan Prinsip The Better Hospital Food
8) Hygiene dan Sanitasi
9) Penelitian dan Pengembangan Menu
10) Pemantauan Kualitas Pelayanan Pasien Melalui pemberian kuisioner
kepada pasien rawat inap

20
 11) Peraturan-pertautan di Rumah Sakit Umum Avisena dan di Instalasi Gizi
12) Dll
Kelengkapan Rapat :
a. Daftar hadir
b. Notulen rapat
c. Laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan
2) Rapat Insidentil
Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas
dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Seluruh Staf Instalasi Gizi
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibaha
Kelengkapan rapat :Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan.

21
 BAB XI

PELAPORAN

1. Pengertian
Pelaporan merupakan sistem atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala
bentuk kegiatan yang ada terkait dengan kegiatan Pelayanan di Instalasi Gizi Rumah
Sakit Umum Avisena.
2. Jenis Laporan
Laporan dibuat oleh staf instalasi gizi sesuai bagiannya dan Kepala Instalasi Gizi dan
penanggungjawab Kepala Instalasi Gizi. Adapun jenis laporan sebagai berikut :
a. Laporan Harian
1) Laporan jumlah porsi makan pasien harian sesuai kelas dan dietnya
2) Laporan asuhan gizi pasien rawat inap
3) Laporan konsultasi gizi di ruang rawat inap dan rawat jalan
b. Laporan Bulanan
1) Laporan jumlah porsi makan pasien harian sesuai kelas dan dietnya
2) Laporan asuhan gizi pasien rawat inap
3) Laporan konsultasi gizi di ruang rawat inap dan rawat jalan
4) Laporan inventaris alat
5) Laporan realisasi belanja bahan makanan dan barang di instalasi gizi
c. Laporan Tahunan
1) Laporan jumlah porsi makan pasien harian sesuai kelas dan dietnya
2) Laporan asuhan gizi pasien rawat inap
3) Laporan konsultasi gizi di ruang rawat inap dan rawat ralan
4) Laporan inventaris alat
5) Laporan realisasi belanja bahan makanan dan barang di instalasi
Adapun secara garis besarnya ada 3 hal yang merupakan kegiatan pencatatan
pelaporan di Instaladi Gizi Rumah Sakit Umum Avisena, yaitu:
1. Pencatatan Pelaporan tentang Ketenagaan/Personel
a. Pencatatan harian daftar hadir pegawai, waktu masuk, dan waktu pulang kantor
b. Laporan penilaian prestasi kinerja pegawai setiap 6 bulan sekali
2. Pencatatan Pelaporan tentang Inventaris Peralatan
22
 a. Membuat kartu peralatan, yang memuat tentang nama perkakas, model, tahun,
tanggal digunakan dan perlakuan lain tentang perkakas tersebut.
b. Buku besar tentang nama, jumlah, model dan keterangan tentang perlengkapan
dan perkakas yang dimiliki
c. Formulir untuk melaporkan kerusakan perkakas atau permohonan penggantian
perkakas, perlengkapan atau tambahan peralatan
d. Formulir pelaporan perlengkapan, peralatan untuk tiap tiga bulanan dan tahunan
Bila diperlukan disediakan kolom untuk laporan tertulis
3. Pencatatan Pelaporan tentang Operasional PGRS (Pelayanan Gizi Rumah Sakit)
1) Pencatatan pelaporan tentang Penggunaan Anggaran Belanja Bahan Makanan
a. Pencatatan dan tabulasi tentang pemasukan dan pemakaian bahan
makanan harian untuk pasien selama satu putaran menu
b. Rekapitulasi tentang pemasukan dan pemakaian bahan makanan selama
triwulan dan tahunan
c. Perhitungan biaya penggunaan bahan makanan bulanan, triwulan, dan
tahunan
d. Perhitungan harga pemakaian bahan makanan perorang perhari rata-rata
dalam satu putaran menu
e. Pelaporan tentang konduite rekanan tahunan
2) Pencatatan Pelaporan Kegiatan Pelayanan Gizi di Ruang Rawat Inap
a. Pencatatan harian pasien di ruang rawat atau buku catatan makan pasien
b. Formulir permintaan makanan pasien harian
c. Laporan bulanan tentang macam dan jumlah penyuluhan gizi yang
diberikan setiap bulan
d. Laporan tahunan kegiatan pelayanan gizi di ruang rawat inap tentang
macam dan jumlah penyuluhan gizi yang diberikan selama 1 tahun
3) Pencatatan Pelaporan Kegiatan Penyuluhan/Konsultasi dan Rujukan Gizi
a. Pencatatan harian nama, diagnosa dan macam diit pengunjung atau yang
dirujuk
b. Formulir atau leaflet/booklet berbagai diit khusus dan makanan sehat
c. Formulir rujukan kasus gizi

23