Tugas 3 - Kelompok 2

ARS 4451 Start
DOKUMENTASI
TEKNIS DAN
MANAHEMEN PROYEK
Project Manager Concepts and Need Identification
DOSEN DR. IR. ARISTOTULUS ERNST TUNGKA

PENGAMPU Submit by : KELOMPOK 2
ST. MT. IPU. ASEAN. ENG.
ARS 4451
KELOMPOK 2
MARSELA SOMPOTAN MEILEONY KAGANSA ARCHIE LINTANG

20021102001 20021102012 20021102020
01
CHAPTER 1 PROJECT MANAGER CONCEPT 02
ATTRIBUTES OF
A PROJECT
Proyek adalah upaya untuk mencapai tujuan tertentu melalui serangkaian tugas unik yang saling
terkait dan pemanfaatan sumber daya secara efektif. Atribut berikut membantu mendefinisikan
suatu proyek.
Sebuah proyek memiliki tujuan yang jelas—hasil atau produk yang diharapkan. Tujuan suatu
proyek biasanya ditentukan dalam hal ruang lingkup, jadwal, dan biaya.
Sebuah proyek dilaksanakan melalui serangkaian tugas yang saling bergantung—yaitu,
sejumlah tugas tidak berulang yang perlu diselesaikan dalam urutan tertentu untuk mencapai
tujuan proyek.
Sebuah proyek menggunakan berbagai sumber daya untuk melaksanakan tugasnya. Sumber
daya tersebut dapat mencakup orang, organisasi, peralatan, material, dan fasilitas yang
berbeda
Sebuah proyek memiliki jangka waktu tertentu, atau masa hidup yang terbatas. Ini memiliki
waktu mulai dan tanggal dimana tujuan harus dicapai.
DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

ATTRIBUTES OF
A PROJECT
Proyek adalah upaya untuk mencapai tujuan tertentu melalui serangkaian tugas unik yang saling
terkait dan pemanfaatan sumber daya secara efektif. Atribut berikut membantu mendefinisikan
suatu proyek.
Suatu proyek mungkin merupakan usaha yang tidak dapat diselesaikan atau hanya dilakukan
sekali saja. Beberapa proyek, seperti merancang dan membangun stasiun luar angkasa,
bersifat unik karena belum pernah dicoba.
Sebuah proyek memiliki pelanggan. Pelanggan adalah entitas yang menyediakan dana yang
diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Ini bisa berupa seseorang, sebuah organisasi atau
kemitraan dari dua orang atau lebih atau organisasi.
Sebuah proyek melibatkan tingkat ketidakpastian. Sebelum suatu proyek dimulai, suatu
rencana disusun berdasarkan asumsi dan perkiraan tertentu. Asumsi-asumsi ini penting untuk
didokumentasikan karena akan mempengaruhi perkembangan anggaran proyek, jadwal dan
ruang lingkup pekerjaan.

ATTRIBUTES OF A PROJECT
Berikut ini adalah beberapa contoh proyek :
PEMENTASAN MENGEMBANGKAN DAN MERENCANAKAN MERANCANG DAN MEMBANGUN PUSAT

MEMPERKENALKAN PRODUK MENGIMPLEMENTASIKAN
PRODUKSI TEATER PERNIKAHAN PERBELANJAAN
BARU SISTEM KOMPUTER

FACTORS CONSTRAINING
PROJECT SUCCESS
Ruang lingkup proyek—juga dikenal sebagai ruang lingkup proyek atau
ruang lingkup pekerjaan—adalah semua pekerjaan yang harus dilakukan
untuk memuaskan pelanggan bahwa hasil (produk nyata atau barang yang
akan disediakan) memenuhi persyaratan atau kriteria penerimaan.
menyepakati dimulainya proyek.
Biaya suatu proyek adalah jumlah yang disetujui pelanggan untuk dibayar
agar hasil proyek dapat diterima. Biaya proyek didasarkan pada anggaran
yang mencakup perkiraan biaya yang terkait dengan berbagai sumber daya
yang akan digunakan untuk menyelesaikan proyek. Biaya ini mungkin
mencakup gaji orang-orang yang akan mengerjakan proyek, bahan dan
perlengkapan, penyewaan peralatan fasilitas, dan biaya subkontraktor atau
konsultan yang akan melaksanakan beberapa tugas proyek.

FACTORS CONSTRAINING
PROJECT SUCCESS
Jadwal suatu proyek adalah jadwal yang menentukan kapan setiap kegiatan
harus dimulai dan diakhiri. Tujuan proyek biasanya menyatakan waktu
penyelesaian lingkup proyek dalam jangka waktu tertentu yang disepakati oleh
pelanggan dan individu atau organisasi yang melakukan pekerjaan.
Tujuan dari setiap proyek adalah untuk menyelesaikan lingkup pekerjaan sesuai
anggaran pada waktu tertentu untuk kepuasan pelanggan. Untuk membantu
menjamin tercapainya tujuan ini, penting untuk mengembangkan rencana
sebelum memulai proyek; rencana ini harus mencakup semua tugas pekerjaan,
biaya terkait, dan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Ketika suatu proyek dimulai, keadaan yang tidak terduga dapat membahayakan
pencapaian tujuan proyek sehubungan dengan ruang lingkup, biaya atau
jadwal.

PHASE 1
Proyek “lahir” ketika suatu kebutuhan diidentifikasi oleh pelanggan—orang
atau organisasi yang bersedia menyediakan dana untuk memenuhi kebutuhan
tersebut. Fase pertama siklus hidup proyek ini melibatkan identifikasi
masalah kebutuhan, tim proyek, atau organisasi untuk mengatasi kebutuhan
yang teridentifikasi atau memecahkan masalah. Kebutuhan dan kebutuhan
tersebut biasanya dituangkan oleh pelanggan dalam sebuah dokumen yang
disebut request for proposal (RFP). Melalui RFP, pelanggan meminta
individu atau kontraktor untuk mengajukan proposal tentang bagaimana
mereka dapat menyelesaikan masalah, beserta biaya dan jadwal terkait.
PROJECT
LIFE CYCLE
PHASE 2
Fase kedua dari siklus hidup proyek adalah pengembangan usulan solusi
terhadap kebutuhan atau masalah. Fase ini menghasilkan pengajuan
proposal kepada pelanggan oleh satu atau lebih individu atau organisasi
(kontraktor) yang ingin pelanggan membayar mereka untuk menerapkan
solusi yang diusulkan. Pada fase ini, upaya cotractor lebih dominan.
Kontraktor yang tertarik untuk menanggapi RFP mungkin memerlukan waktu
beberapa minggu untuk mengembangkan pendekatan untuk memecahkan
masalah, memperkirakan jenis dan jumlah sumber daya yang akan
dibutuhkan serta waktu yang diperlukan untuk merancang dan menerapkan
solusi yang diusulkan. Setiap kontraktor mendokumentasikan informasi ini
PROJECT dalam proposal tertulis. Semua kontraktor mengajukan proposal mereka
LIFE CYCLE kepada pelanggan.

PHASE 3
Fase ketiga dari siklus hidup proyek adalah implementasi solusi yang
diusulkan. Fase ini dimulai setelah pelanggan memutuskan solusi mana yang
diusulkan yang paling memenuhi kebutuhan dan kesepakatan dicapai antara
pelanggan dan individu atau kontraktor yang mengajukan proposal. Fase ini,
disebut sebagai pelaksanaan proyek, melibatkan perencanaan rinci untuk
proyek tersebut dan kemudian melaksanakan rencana tersebut untuk
mencapai tujuan proyek.
PROJECT
LIFE CYCLE
PHASE 4
Fase terakhir dari siklus hidup proyek adalah penghentian proyek. Ketika
sebuah proyek selesai, aktivitas penutupan tertentu perlu dilakukan, seperti
memastikan bahwa semua kiriman telah diberikan dan diterima oleh
pelanggan, bahwa semua pembayaran telah dikumpulkan dan semua faktur
telah dibayar. Tugas penting selama fase ini adalah mengevaluasi kinerja
proyek untuk mengetahui apa yang dapat ditingkatkan jika proyek serupa
dilaksanakan di masa depan. Fase ini harus mencakup perolehan umpan
balik dari pelanggan untuk menentukan tingkat kepuasan pelanggan dan
apakah proyek memenuhi harapan pelanggan. Selain itu, umpan balik juga
PROJECT harus diperoleh dari tim proyek dalam bentuk rekomendasi untuk
meningkatkan kinerja proyek di masa depan.
LIFE CYCLE
THE PROJECT
MANAGEMENT PROCESS
Singkatnya, proses manajemen proyek berarti merencanakan pekerjaan dan

kemudian mengerjakan rencana tersebut. Seorang bintang pelatih mungkin
menghabiskan waktu berjam-jam untuk mempersiapkan rencana unik untuk
sebuah permainan; tim kemudian melaksanakan rencana untuk mencoba
mencapai tujuan—kemenangan. Demikian pula, manajemen proyek melibatkan
proses penetapan rencana terlebih dahulu dan kemudian melaksanakan rencana
tersebut untuk mencapai tujuan proyek.

THE PROJECT
MANAGEMENT PROCESS
Upaya front-end dalam mengelola suatu proyek harus difokuskan pada penetapan rencana dasar yang memberikan peta jalan
tentang bagaimana lingkup proyek akan diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran. Upaya perencanaan ini mencakup langkah-
langkah berikut:
1. Tentukan dengan jelas tujuan proyek.
2. Membagi dan mengelompokkan ruang lingkup proyek ke dalam “bagian-bagian” atau paket pekerjaan yang besar. Struktur
rincian kerja (WBS) adalah pohon hierarki elemen atau item pekerjaan yang diselesaikan atau dihasilkan oleh tim proyek selama
proyek berlangsung.
3. Menentukan aktivitas spesifik yang perlu dilakukan untuk setiap paket pekerjaan guna mencapai tujuan proyek.
4. Gambarkan aktivitas secara grafis dalam bentuk diagram jaringan.
5. Membuat perkiraan waktu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap kegiatan.
6. Membuat perkiraan biaya untuk setiap kegiatan.
7. Menghitung jadwal dan anggaran proyek untuk menentukan apakah proyek dapat diselesaikan dalam waktu yang diperlukan,
dengan alokasi dana, dan dengan sumber daya yang tersedia.
THE PROJECT
MANAGEMENT PROCESS
Perencanaan menentukan apa yang perlu dilakukan, siapa yang akan melakukannya,
berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan berapa biayanya. Hasil dari upaya ini adalah
rencana dasar. Meluangkan waktu untuk mengembangkan rencana yang matang
sangat penting untuk keberhasilan pencapaian proyek apa pun.
Rencana dasar suatu proyek dapat ditampilkan dalam bentuk grafik atau tabel formal
untuk setiap periode waktu (minggu, bulan) dari awal proyek hingga penyelesaiannya.
Informasi harus mencakup:
- Tanggal mulai dan selesainya setiap kegiatan
- Jumlah berbagai sumber daya yang akan dibutuhkan selama setiap periode waktu.
- Anggaran untuk setiap periode waktu, serta anggaran kumulatif dari awal proyek
hingga setiap periode waktu.

THE PROJECT
MANAGEMENT PROCESS
Setelah rencana dasar ditetapkan, rencana tersebut harus dilaksanakan. Hal ini
melibatkan pelaksanaan pekerjaan sesuai rencana dan pengendalian pekerjaan
sehingga lingkup proyek tercapai sesuai anggaran dan jadwal, untuk kepuasan
pelanggan.
Setelah proyek dimulai, penting untuk memantau kemajuan untuk memastikan bahwa
semuanya berjalan sesuai rencana. Pada tahap ini, proses manajemen proyek
melibatkan pengukuran kemajuan aktual dan membandingkannya dengan kemajuan
yang direncanakan.
Jika sewaktu-waktu proyek terlambat dari jadwal, melebihi anggaran, atau tidak
memenuhi spesifikasi teknis, tindakan perbaikan harus diambil agar proyek kembali
berjalan sesuai rencana.

THE PROJECT
MANAGEMENT PROCESS
Sebelum keputusan diambil untuk melaksanakan tindakan perbaikan, mungkin perlu
untuk mengevaluasi beberapa tindakan alternatif untuk memastikan tindakan perbaikan
akan membawa proyek kembali sesuai dengan ruang lingkup, waktu dan anggaran
yang sesuai dengan tujuannya. Sadarilah, misalnya, bahwa menambah sumber daya
untuk mengejar waktu dan kembali sesuai jadwal dapat berakibat pada pembatalan
anggaran yang direncanakan.
Kunci pengendalian proyek yang efektif adalah mengukur kemajuan aktual dan
membandingkannya dengan kemajuan yang direncanakan secara tepat waktu dan
teratur serta mengambil tindakan perbaikan, jika diperlukan. Berdasarkan kemajuan
aktual, dimungkinkan untuk memperkirakan jadwal dan anggaran penyelesaian
proyek. Jika parameter ini berada di luar batas tujuan proyek, tindakan perbaikan
perlu segera dilaksanakan.

Globalisasi menambah dimensi unik dalam pengelolaan proyek. Hal ini

mengubah dinamika proyek dan menambah lapisan kompleksitas yang
dapat berdampak buruk terhadap hasil proyek terkait perbedaan budaya
dan transaksi ekonomi multinasional.
Manajemen proyek global memerlukan seperangkat kompetensi tambahan.
Manajer proyek dan tim akan terbantu jika memiliki keterampilan bahasa
asing dan juga pengetahuan dan pemahaman tentang negara dan budaya
lain, serta geografi, sejarah dunia, dan ekonomi internasional (mata uang,
nilai tukar, transaksi ekspor/impor, dll).
Globalisasi dan internet juga telah membawa peluang baru bagi
perusahaan, seperti yang terlihat dalam elemen pekerjaan proyek
GLOBAL multisourcing ke lebih banyak peserta kompetitif di seluruh dunia serta
dalam pembelian bahan dan layanan dari pemasok di berbagai negara di
PROJECT seluruh dunia.
MANAGEMENT
BENEFITS OF PROJECT
MANAGEMENT
Manfaat utama penerapan teknik manajemen proyek adalah mendapatkan pelanggan

yang puas—apakah Anda pelanggan proyek Anda sendiri, seperti renovasi ruang
bawah tanah, atau bisnis yang dibayar oleh pelanggan untuk melaksanakan suatu
proyek. Menyelesaikan seluruh lingkup proyek dengan cara yang berkualitas, tepat
waktu, dan sesuai anggaran memberikan rasa kepuasan yang luar biasa. Bagi seorang
kontraktor, hal ini dapat menghasilkan bisnis tambahan dari pelanggan yang sama di
masa depan atau bisnis dari pelanggan baru yang dirujuk oleh pelanggan yang
sebelumnya puas.

BENEFITS OF PROJECT
MANAGEMENT
Faktor Penting Keberhasilan :
- Perencanaan dan komunikasi sangat penting untuk keberhasilan manajemen proyek.
- Meluangkan waktu untuk mengembangkan rencana menyeluruh sebelum memulai proyek sangat
penting untuk keberhasilan pencapaian proyek apa pun.
- Sebuah proyek harus memiliki tujuan yang jelas—hasil atau produk yang diharapkan.
- Libatkan pelanggan sebagai mitra.
- Untuk mencapai kepuasan pelanggan memerlukan komunikasi berkelanjutan dengan pelanggan
agar pelanggan selalu mendapat informasi dan untuk menentukan apakah ekspektasi telah berubah.
- Kunci pengendalian proyek yang efektif adalah mengukur kemajuan aktual dan
membandingkannya dengan kemajuan yang direncanakan secara tepat waktu dan teratur.
- Mempelajari dan memahami budaya dan adat istiadat peserta proyek lainnya akan menunjukkan
rasa hormat, membantu membangun kepercayaan, membantu mengembangkan tim proyek yang
efektif.

CHAPTER 2 NEEDS IDENTIFICATION 19
NEEDS
IDENTIFICATION
Identifikasi kebutuhan adalah fase awal dari siklus hidup proyek. Dimulai dengan
pengenalan akan suatu kebutuhan, masalah, atau peluang dan diakhiri dengan
diterbitkannya permohonan proposal (RFP). Pelanggan mengidentifikasi kebutuhan,
masalah, atau peluang untuk cara yang lebih baik dalam melakukan sesuatu dan oleh
karena itu melihat beberapa manfaat atau melaksanakan proyek yang akan
menghasilkan peningkatan atau keuntungan dibandingkan kondisi yang ada.

PROJECT SELECTION
Pemilihan proyek melibatkan evaluasi berbagai kebutuhan atau peluang dan kemudian memutuskan
mana yang harus dilanjutkan sebagai proyek yang akan dilaksanakan. Manfaat dan konsekuensi,
kelebihan dan kekurangan, plus minus dari setiap peluang perlu diperhatikan dan dievaluasi.
Mereka bisa bersifat kuantitatif, berwujud dan tidak berwujud. Manfaat kuantitatif dapat berupa
finansial, seperti peningkatan penjualan atau pengurangan biaya. Mungkin juga terdapat manfaat
tidak berwujud yang terkait dengan peluang seperti meningkatkan citra publik perusahaan atau
semangat kerja karyawan. Beberapa konsekuensinya mungkin kurang nyata, seperti hambatan
hukum atau reaksi dari kelompok advokasi tertentu. Langkah-langkah dalam pemilihan proyek
adalah sebagai berikut:
Kembangkan serangkaian kriteria yang akan digunakan untuk mengevaluasi peluang tersebut.
Buatlah daftar asumsi-asumsi yang akan dijadikan dasar setiap peluang.
Kumpulkan data dan informasi untuk setiap peluang untuk membantu memastikan keputusan
cerdas mengenai pemilihan proyek.
Evaluasi setiap peluang berdasarkan kriteria.

PREPARING A REQUEST
FOR PROPOSAL
Tujuan mempersiapkan permintaan proposal adalah untuk menyatakan,

secara komprehensif dan rinci, apa yang diperlukan, dari sudut pandang
pelanggan, untuk memenuhi kebutuhan yang teridentifikasi. RFP yang baik
memungkinkan kontraktor atau tim proyek memahami apa yang diharapkan
pelanggan sehingga mereka dapat menyiapkan proposal menyeluruh yang
akan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan harga yang realistis.

PREPARING A REQUEST FOR PROPOSAL

Berikut adalah beberapa pedoman untuk menyusun permintaan
proposal resmi kepada kontraktor eksternal:
1. RFP harus memberikan pernyataan kerja (SOW_. SOW berkaitan 7. RFP mungkin menyatakan ketentuan pembayaran yang ingin
dengan ruang lingkup proyek, menguraikan tugas atau elemen digunakan pelanggan.
pekerjaan yang diinginkan pelanggan untuk dilakukan oleh kontraktor 8. RFP harus menyatakan jadwal yang dibutuhkan dalam
atau tim proyek. penyelesaian proyek.
2. RFP harus mencakup kebutuhan pelanggan, yang menentukan 9. RFP harus memberikan instruksi mengenai format dan isi proposal
spesifikasi dan atribut. kontraktor.
3. RFP harus menyatakan hasil apa yang diharapkan oleh pelanggan 10. RFP harus menunjukkan tanggal jatuh tempo pelanggan
dari kontraktor atau tim proyek. mengharapkan calon kontraktor untuk mengajukan proposal.
4. RFP harus mencantumkan item apa pun yang dipasok pelanggan. 11. RFP dapat mencakup kriteria evaluasi.
5. RFP mungkin menyatakan persetujuan yang diperlukan oleh 12. Dalam kasus yang jarang terjadi, RFP akan menunjukkan dana yang
pelanggan. dimiliki pelanggan untuk dibelanjakan pada proyek tersebut.
6. Beberapa RFP menyebutkan jenis kontrak yang ingin digunakan
pelanggan.

SOLICITING PROPOSAL
Setelah RFP disiapkan, pelanggan meminta proposal dengan memberi tahu

calon kontraktor bahwa RFP tersedia. Salah satu cara bagi pelanggan untuk
melakukan hal ini adalah dengan mengidentifikasi kelompok kontraktor
terpilih terlebih dahulu dan mengirimkan salinan RFP kepada masing-masing
kontraktor.
Meskipun demikian, proyek dapat bersifat bisnis atau informal. Semuanya
dimulai dengan identifikasi kebutuhan, masalah dan peluang dan kemudian
berlanjut ke pendefinisian pelanggan mengenai ruang lingkup, persyaratan,
anggaran dan jadwal untuk apa yang ingin dicapai.

Tugas 3 - Kelompok 2

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tugas 3 - Kelompok 2

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ARS 4451 Start

DOSEN DR. IR. ARISTOTULUS ERNST TUNGKA

MARSELA SOMPOTAN MEILEONY KAGANSA ARCHIE LINTANG

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

PEMENTASAN MENGEMBANGKAN DAN MERENCANAKAN MERANCANG DAN MEMBANGUN PUSAT

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

LIFE CYCLE kepada pelanggan.

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

Singkatnya, proses manajemen proyek berarti merencanakan pekerjaan dan

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

Globalisasi menambah dimensi unik dalam pengelolaan proyek. Hal ini

Manfaat utama penerapan teknik manajemen proyek adalah mendapatkan pelanggan

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

Tujuan mempersiapkan permintaan proposal adalah untuk menyatakan,

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

PREPARING A REQUEST FOR PROPOSAL

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

Setelah RFP disiapkan, pelanggan meminta proposal dengan memberi tahu

DOKUMENTASI TEKNIS DAN MANAHEMEN PROYEK

Anda mungkin juga menyukai